GUIA DO

SÍNDICO
administradora de condomínios
O QUE VOCÊ VAI ENCONTRAR AQUI:

Introdução – Funções do Síndico ................... 03

Parte 1. Gestão de condomínio ........................ 04

- Por onde comerçar ............................................ 05
- Como ir além ........................................................ 14

Parte 2. Administradora de condomínios ... 20

- Como identificar a necessidade ................... 21
- Como escolher .................................................... 22
 INTRODUÇÃO: FUNÇÕES DO SÍNDICO
O síndico é o responsável por grande parte da organização do condomínio e seu
trabalho merece ser reconhecido, assim como o de toda equipe que o acompanha.

A única forma de se tornar síndico é sendo eleito por maioria dos votos
em assembleia que tem o objetivo, na ordem do dia, de fazer essa votação.
Uma vez eleito, ele se torna o principal responsável pelo condomínio, e se
encarrega pela remuneração e regularização de funcionários, manutenção
de áreas comuns e até pela boa convivência entre vizinhos.

O síndico é um representante legal do condomínio e pode representá-lo

em juízo, quando solicitado, além de cuidar de toda a documentação do
condomínio. Muita responsabilidade, não é mesmo? E não para por aí, mais
do que ser muito bom com burocracias, o síndico deve ter habilidades
para lidar com pessoas. Deve mediar situações entre moradores e/ou con-
tratados, ter a imparcialidade para resolver dilemas do condomínio e
tomar grandes decisões em prol dos moradores.

Agora, já conseguimos ter uma visão da dimensão do trabalho do síndico e

da sua importância em nosso dia a dia. Por isso, preparamos esse Guia
para que você possa usar como modelo para uma gestão eficiente, tran-
quila e transparente. Mas não fique somente por aqui, se precisar de ajuda,
busque informações com profissionais qualificados, estamos à disposição!

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 PARTE 1: GESTÃO DO CONDOMÍNIO
Você acabou de se tornar síndico do seu condomínio ou está preocupado em ter uma
gestão eficiente e não sabe por onde começar as atividades?

Tudo bem, sem pânico, você não é o primeiro nem será o último a passar
por essa situação.

A verdade é que grande parte dos síndicos, que muitas vezes até
assumiram o cargo por falta de outros interessados, acabam descobrindo
rapidamente a complexidade se ser um síndico. Contas atrasadas,
inadimplentes, processos desconhecidos e outras dores de cabeça
costumam simbolizar a bandeira de boas vindas do novo síndico nos
condomínios.

Pensando no seu cenário, a Alamo preparou um guia para orientar de

maneira simples e rápida os síndicos. Se seguir à risca, acredite, você vai
tirar de letra esta nova função em sua vida e inclusive se divertir com ela.
Lembre-se, o síndico é uma peça fundamental para a harmonia do
condomínio e a sua dedicação vai ajudar a vida de muitos.

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 POR ONDE COMEÇAR

8 PASSOS PARA INICIAR SUA GESTÃO

1
ESTEJA CIENTE
DA REAL SITUAÇÃO
DO CONDOMÍNIO
Antes de começar o trabalho, é necessário verificar o que foi feito
para entender quais serão os próximos passos. Compreender a
situação da inadimplência do condomínio, se há processos
judiciais ou problemas na estrutura do prédio, por exemplo, são
passos importantes para evitar riscos e realizar o planejamento
de ações futuras.

Deve-se também conversar com o zelador sobre a manutenção

do local, procure saber as reclamações mais comuns e entender o
histórico dos condôminos mais exigentes ou problemáticos.
Outro ponto importante é analisar, junto com a comissão, a pasta
de prestação de contas, identificando falhas e oportunidades de
redução da taxa de condomínio.

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 POR ONDE COMEÇAR

8 PASSOS PARA INICIAR SUA GESTÃO

2
BUSQUE
INFORMAÇÕES
CORRETAS
É fundamental que o síndico tenha conhecimento da legislação
que se aplica ao condomínio. Saber dos direitos e deveres e a
responsabilidade civil e criminal inerente ao cargo é
imprescindível. A legislação e as decisões do judiciário sobre
determinados assuntos sofrem frequentes mudanças e você
precisa estar ciente disto. O Blog da Alamo constantemente
informa sobre estes assuntos, busque fontes confiáveis de
informação para se manter atualizado.

Leia sempre as principais regras e determinações que estão no

Código Civil dos artigos 1.331 a 1.357, além da Lei 4.591 de 1964.
Depois delas, busque entender as regras determinadas pela
Convenção ou Estatuto do condomínio. Nessa, os condôminos
podem opinar e votar, mas lembre-se que somente 2/3 podem
alterar as regras que existem.

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 POR ONDE COMEÇAR

8 PASSOS PARA INICIAR SUA GESTÃO

3 DESCENTRALIZE

Reunir uma boa equipe é muito importante, nenhum trabalho se

faz sozinho. Busque a contratação de uma administradora de
condomínio competente, que irá auxiliar o síndico nas tomadas
de decisão e aconselhá-lo com base na experiência de mercado,
além de oferecer conselho fiscal e jurídico.

Em casos técnicos específicos, sempre que um problema for

apresentado, consulte e/ou contrate especialistas em engenharia,
elevadores, leis trabalhistas, entre outros.

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 POR ONDE COMEÇAR

8 PASSOS PARA INICIAR SUA GESTÃO

4 SEJA
TRANSPARENTE

Realizar a prestação de contas é uma obrigação.

Questões como saldo bancário, inadimplência, demonstrativo de
receitas e despesas e tudo o que envolver as finanças do
condomínio devem ser divulgadas.

Além de um dever, este é um ponto crucial para conquistar a

confiança dos moradores. Além da transparência, a co-partici-
pação e o envolvimento de todos também é fundamental. Apesar
de o síndico ter autonomia para tomar decisões sem realizar
assembleias, todos os moradores podem e devem ser
consultados quando alguma mudança afetar suas vidas.

Informação e Transparência: Comunicar os procedimentos, regras,

obras e divulgar as receitas e despesas são parte fundamental
para manter uma gestão eficiente e que atende a todos.
Mantenha-se atento nisso e não deixe divulgar todas as infor-
mações necessárias.
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 POR ONDE COMEÇAR

8 PASSOS PARA INICIAR SUA GESTÃO

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DEFINA HORÁRIOS E
FORMAS DE ATENDIMENTO
A MORADORES
Uma forma de ganhar confiança dos moradores é realmente
fazendo a diferença em seu dia a dia. No entanto, esta não pode
se tornar uma tarefa árdua e estressante.

Defina horários, prazos de atendimento e até a forma como o

morador deve dirigir a sua reclamação ou opinião ao síndico.
Assim, você evita interfones em momentos de descanso e outras
surpresas desagradáveis que podem vir atreladas ao trabalho de
síndico.

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 POR ONDE COMEÇAR

8 PASSOS PARA INICIAR SUA GESTÃO

6 SEJA PROFISSIONAL

Evite a situação corriqueira em que moradores que eram amigos,

se tornam inimigos por questões como uma discordância ou a
aplicação de uma multa. O síndico deve ter em mente que críti-
cas e oposição de outros fazem parte do processo e dizem res-
peito apenas à administração, não ao lado pessoal.

O contrário também é verdadeiro. Por se tratar do cargo com

maior poder em um condomínio, o síndico não deve abusar da
sua posição aplicando práticas ilegais, como se vingar de
administrações anteriores, de vizinhos ou qualquer outro assunto.

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 POR ONDE COMEÇAR

8 PASSOS PARA INICIAR SUA GESTÃO

7 PREVINA-SE
DE FRAUDES

O segredo para evitar algumas velhas armadilhas pode estar em

boas práticas de gestão. Por exemplo, evitar conta bancária pool,
conta na qual a administradora fica com o dinheiro de vários con-
domínios, em vez de ter uma conta individualizada por prédio.
Isso aumenta as chances de fraudes e erros.

Também indica-se que sempre faça pelo menos três orçamentos

antes de contratar qualquer empresa para trabalhar no condomí-
nio. Para comparar valores, vale a pena conversar com outros
síndicos e colegas para ter ideia de quanto o serviço custou em
situações semelhantes.

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 POR ONDE COMEÇAR

8 PASSOS PARA INICIAR SUA GESTÃO

8 FAÇA O
ACOMPANHAMENTO

Cabe ao síndico o papel de controlar as finanças e a manutenção

geral do condomínio. Práticas como um checklist anual a ser feito
pelo zelador para identificar o que precisa ser corrigido, podem
ser fundamentais para qualificar uma boa gestão.

Falando em zelador, normalmente, este também é o primeiro a

descobrir quando alguma coisa está indo mal. É importante estar
atento ao que ele reporta, pois pequenos detalhes podem ser
sintomas de uma situação mais grave. Não realizar manutenção
preventiva pode aliviar as contas momentaneamente, mas
também pode gerar um grande reparo que prejudique as finanças
e a gestão do condomínio.

Para finalizar, o síndico deve, mensalmente, analisar um relatório

comparando as receitas e despesas entre o mês anterior e o atual,
para identificar a variação nos custos do condomínio ou aumento
expressivo da inadimplência.
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VOCÊ SABIA?
Qualquer obra, com exceção daquelas de emergência, ou seja, que trazem risco
iminente ao patrimônio ou vida dos condôminos, devem ser aprovadas em assembleia
por quórum específico. As obras úteis, necessárias e voluptuárias devem ser aprovadas
por quórum diferente.

Obras Necessárias Obras Úteis Obras voluptuária

São aquelas que evitam a
deterioração do patrimônio, são
obras que visam a conservação
e manutenção do condomínio,
como reparo de telhados,
reconstrução de muro que
sofreu queda, entre outras. Estas
precisam da maioria dos votos
de quem foi na
assembleia.
Essas obras precisam de 2/3 de
votos de todos condôminos.
São as obras que aumentam o
valor do patrimônio do
condomínio e facilitam o uso de
bens comuns, como
individualização de água e gás,
cobertura das vagas de
garagem, entre outras. Estas
precisam de 50% + 1 dos votos
do condomínio inteiro.
São obras que não aumentam o
uso habitual do patrimônio e
são realizadas pelo deleite ou
recreio, como a construção de
piscina, quadras, obras de
paisagismo ou decoração. Estas
obras precisam de 2/3 de votos
de todos condôminos.

13
 COMO IR ALÉM

4 DICAS QUE VALEM OURO PARA SUA GESTÃO

ORGANIZAÇÃO

1 A todo momento você estará lidando com um grande número de

dados, como cadastro de proprietários e inquilinos, arquivos e
documentos do condomínio, controle financeiro, controle de
terceiros, controle de funcionários, etc.

Sem sombra de dúvidas, manter a organização é fundamental

para realizar uma gestão eficiente e garantir o acesso aos dados
necessários sem perda de tempo ou controle administrativo do
condomínio.

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 COMO IR ALÉM

4 DICAS QUE VALEM OURO PARA SUA GESTÃO

AUXÍLIO
CONTÁBIL
E JURÍDICO

2
Não se pode esquecer que o condomínio é uma pessoa jurídica e
deve contar com um departamento que corresponda como tal. É
fundamental que se tenha o auxílio de um contador para
questões como Gestão tributária – cálculo para aplicação das
alíquotas, retenção e recolhimento do PIS, COFINS, CSLL, ISS,
INSS e IRF. Também se faz fundamental o auxílio de um advoga-
do para todas as questões legais que envolvem o condomínio.

Funcionários: Em condomínios que possuam funcionários,

espera-se do síndico a gestão adequada da mão de obra.
Ele deve observar e fiscalizar com base nas leis trabalhistas os
cumprimentos legais a fim de evitar ações judiciais e gastos
desnecessários.

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 COMO IR ALÉM

4 DICAS QUE VALEM OURO PARA SUA GESTÃO

PRESTAÇÃO
DE CONTAS

3
Se tiver feito o passo 01 corretamente, não será difícil cumprir
esta etapa. Periodicamente será necessário prestar contas da
administração do condomínio e é também por isso que questões
como acompanhamento dos investimentos de fundo reserva,
sistema de cobranças e controle de dados como nota fiscal e
registro de orçamentos deve fazer parte da sua rotina. Não deixe
para o último momento.

Contas do Condomínio: Para o condomínio funcionar, precisa de

contratos, energia, água, alguns usam gás, manutenções que
geram gastos. Portanto espera se que o síndico com boa adminis-
tração financeira possa manter todas as contas em dias evitando
a paralisação de algum serviço.

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 COMO IR ALÉM

4 DICAS QUE VALEM OURO PARA SUA GESTÃO

PACIÊNCIA

4
Por último, mas não menos importante, lidar com administração
de condomínios é também lidar com uma rede de pessoas. Para
isso, é preciso manter a calma e, principalmente, a ética diante de
todas as situações do dia a dia.

Antes de procurar um culpado, procure uma solução. Antes de

chamar a atenção, estabeleça comunicação e faça regras claras
para facilitar o convívio entre os moradores. Sabemos que não é
simples lidar com um grande número de pessoas, mas é
perfeitamente possível conviver em harmonia, com muito respeito
a todos.

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 PARTE 2:
ADMINISTRATORA DE CONDOMÍNIOS
 COMO IDENTIFICAR A NECESSIDADE
Administrar um condomínio não é tarefa fácil. Às vezes, mesmo com muito esforço, a gestão
se mostra deficiente. Quando este é o caso, o condomínio apresenta sinais de que precisa de
ajuda profissional. Veja alguns dos alertas mais comuns:

Falta tempo - Às vezes, se esquecer de cobrar algum inadimplente ou a

não elaboração de uma ata no regulamento do condomínio, podem
parecer inofensivos a curto prazo. No entanto, estes e outros detalhes que
acabam negligenciados pela falta de tempo, podem acabar prejudicando
seriamente tanto o convívio entre os moradores, quanto a saúde financeira
do condomínio.

Falta organização - Organizar os documentos e processos, mesmo que

pareça uma tarefa ingrata e repetitiva, é algo extremamente importante
para facilitar o trabalho de síndicos e o convívio entre os moradores a
curto e longo prazo.

Os problemas parecem se multiplicar - Este é um resultado decorrente

dos dois primeiros pontos elencados nesta lista. Quando não há a devida
estrutura para lidar com o dia a dia coletivo, os problemas podem surgir
por todos os lados, tornando a gestão mais complicada.

Falta assessoria e orientação profissional - Contadores, advogados, jar-

dineiros, engenheiros e seguranças são alguns dos profissionais que
podem ser necessários para uma boa administração do seu condomínio.
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 COMO ESCOLHER

4 PASSOS PARA ESCOLHER SUA ADMINISTRADORA

Tomar a decisão de escolha de uma administradora de condomínio é um momento muito importante que
deve ser levado a sério pelos condôminos. Apesar de extremamente delicado, assim como qualquer tomada
de decisão que influencie a qualidade da sua vida, este não é o momento de minimizar esforços para que se
faça a melhor escolha possível. Para te ajudar neste processo, transformamos este aparente bicho de 7
cabeças em 4 passos bem simples para serem seguidos. Vamos à elas?

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 COMO ESCOLHER

4 PASSOS PARA ESCOLHER SUA ADMINISTRADORA

1 REUNIÃO
INTERNA

O primeiro passo para tomar qualquer decisão, é fazer um

levantamento dos objetivos a serem alcançados. Nada melhor
que uma reunião interna, com a participação dos condôminos,
para levantar o maior número de detalhamento possível. É
importante relacionar as necessidades conjuntas que podem ser
atendidas a partir da contratação de uma administradora de
condomínios.

Para facilitar e incentivar a participação de todos, faça uma pauta

clara para ser acompanhada pelos participantes antes e durante a
reunião. O ideal é que os condôminos estejam totalmente cientes
do que se trata ea reunião previamente. Assim, eles podem se
preparar, levando suas dúvidas, sugestões e observações.

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 COMO ESCOLHER

4 PASSOS PARA ESCOLHER SUA ADMINISTRADORA

2 PESQUISA DE
MERCADO

Tão importante quanto o primeiro passo, a pesquisa de mercado

é responsável por grande parte da satisfação final do processo.
Comece sua pesquisa buscando indicações, converse com amigos
e síndicos de condomínios próximos ao seu. Você pode também
buscar na internet por empresas locais, de administração de
condomínio, que ofereçam depoimentos de pessoas reais sobre
os seus serviços.

Escolha uma empresa séria, transparente em seus processos.

Assim, não terá problemas futuros para acompanhar serviços da
prestadora. Buscar uma empresa que ofereça serviços completos
também é uma forma simples de minimizar dores de cabeça com
contratações de várias prestadoras de serviço.

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 COMO ESCOLHER

4 PASSOS PARA ESCOLHER SUA ADMINISTRADORA

3 FUNÇÃO DA
GESTORA

Agora é hora de entrar em contato com as administradoras de

condomínio que se destacaram no seu ranking de avaliação.
Neste momento, é muito importante ter a clareza do que de fato
é papel da gestora de condomínios. Conhecimento sobre leis
condominiais e de trabalho, dentre outros assuntos, devem ser
pontos de total domínio da administradora, por exemplo.

Certifique-se de estar alinhado com todos os pontos que são de

responsabilidade da administradora de condomínio contratada.
Assim, poderá trazer o diálogo para o melhor cenário esperado
por seu condomínio.

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 COMO ESCOLHER

4 PASSOS PARA ESCOLHER SUA ADMINISTRADORA

4 LEITURA DO
CONTRATO

Essencial para o fechamento de um bom negócio, a leitura do

contrato deve ser feita pacientemente. Se possível, com auxílio de
um advogado. A prestadora de serviços que melhor atendeu as
necessidades do condomínio foi escolhida e é importante que
esta cumpra tudo aquilo a que se propõe. A cláusulas do contrato
devem prever isso, assim como as obrigações do condomínio
com a contratada.

É muito importante que se leia todo o contrato e questione

pontos, sejam estes dúvidas simples ou questões consideradas
abusivas ou suspeitas.

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CONHEÇA A ALAMO
A Alamo Administradora de Condomínios tem como missão
oferecer soluções administrativas customizadas a condomínios e
empresas, alinhando qualidade, proatividade e conhecimento.

Nosso compromisso é inovar a administração de condomínios

residenciais, oferecendo serviços na medida certa de sua
necessidade. Com profissionais qualificados nas áreas jurídicas,
contábeis, administração financeira e recursos humanos.

Ficou alguma dúvida? Entre em contato! Estamos prontos para

ajudá-lo a tomar a melhor decisão para o seu condomínio.

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