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Guia completo

para administrar
condomínio
com sucesso
03
Introdução

05
Desenvolva um bom
planejamento

08
Aprenda como lidar com
a inadimplência no condomínio

13
Crie regras para as áreas
de lazer do condomínio

16
Tenha uma gestão
transparente

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Resolva problemas com
eficiência

22
Conclusão

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Sobre a Condac
Introdução
INTRODUÇÃO

A vida em qualquer condomínio pode ser bastante


complexa, especialmente para a pessoa que toma a frente
da parte administrativa do prédio. Mesmo assim,
é comum encontrar cada vez mais síndicos que se dedicam
à função no condomínio concomitantemente
a uma carreira tradicional do mercado.

Nesses casos, cumprir ambas as obrigações pode ser um


grande desafio. Se você também encontra essa dificuldade,
saiba que pode se beneficiar com um bom planejamento
e algumas mudanças nos processos de gestão.
Que tal começar agora mesmo? Acompanhe o nosso guia e
aprenda a fazer uma administração de condomínio eficiente!

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Desenvolva um bom
planejamento
INTRODUÇÃO

Todo processo é melhor executado com preparo adequado. FINANCEIRO


Em um condomínio, o planejamento é fundamental porque
permite ao síndico cumprir uma variedade de tarefas e O planejamento financeiro do condomínio deve considerar o saldo
responsabilidades que são essenciais para a boa vivência existente, a taxa de inadimplência e eventuais questões trabalhistas.
dos moradores. Veja abaixo como tratar dos principais
assuntos com antecedência: É importante que o síndico analise a folha de pagamento para evitar horários
mal ajustados ou escalas mal feitas que geram acréscimos nos custos gerais.

Também é essencial comparar a previsão de gastos com as despesas


realizadas para identificar possíveis falhas no controle do orçamento.

QUESTÕES LEGAIS

É papel do síndico conhecer e atender o regimento interno e analisar as


deliberações das últimas assembleias realizadas no condomínio.

Uma boa forma de garantir o atendimento de questões legais é fazer o


mapeamento constante de seguros, contratos e prazos de vencimento
importantes — como AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) e
recarga dos extintores.

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DESENVOLVA UM BOM PLANEJAMENTO

BENS DE USO COMUM

Cuidar do patrimônio também exige planejamento para garantir que todos


os espaços comuns do condomínio estejam em perfeitas condições de uso.
É necessário elaborar um programa periódico contendo os prazos e detalhes
dos serviços necessários para a manutenção de bens e equipamentos.

Além de aumentar a vida útil dos espaços do edifício, o cumprimento


adequado das manutenções também reduz custos extras com
reparos e reformas.

CRONOGRAMA DE ATIVIDADES

O planejamento é uma etapa importante para a definição de um


cronograma de atividades. Nesse documento, o síndico pode agendar
as datas e horários dos principais encontros para que moradores se
programem e possam participar das discussões.

Além das assembleias, é importante planejar reuniões com os


conselhos e comissões. Nesses momentos, a presença de uma
assessoria especializada pode ser útil para resolver casos mais
pontuais ou polêmicos.

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Aprenda como lidar com a
inadimplência no condomínio
APRENDA COMO LIDAR COM A INADIMPLÊNCIA NO CONDOMÍNIO

Um condomínio residencial se estrutura quase como uma


pequena empresa, já que sua saúde financeira depende de
boas práticas de todos os moradores.

Ainda assim, é comum encontrar casos de inadimplência


que prejudicam a administração de toda uma unidade.
Veja abaixo como lidar com esse problema e evitar
a recorrência dos atrasos:

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APRENDA COMO LIDAR COM A INADIMPLÊNCIA NO CONDOMÍNIO

ACOMPANHE A SITUAÇÃO DAS CONTAS ESTIMULE O ADIANTAMENTO DOS PAGAMENTOS

Manter as contas em dia e prever gastos é uma tarefa Em um condomínio, ninguém é obrigado a pagar contas
bastante complicada quando se tem condôminos muito antes da véspera de vencimento. Ainda assim, nada
inadimplentes. Em tempos de instabilidade econômica, o impede que o síndico conscientize o grupo de moradores para
número de famílias que atrasam o pagamento das obrigações que quitem suas obrigações com antecedência.
pode até aumentar.
Além de trazer segurança para que o gestor preveja gastos
Para amenizar esse problema, o síndico deve acompanhar a e pague dívidas ou despesas do condomínio, essa atitude
situação financeira do condomínio pelo menos uma vez por também é benéfica para os moradores. Com a diminuição dos
semana. Manter uma contabilidade eficiente e registrar esses atrasos, todos saem ganhando com o orçamento equilibrado
dados em uma planilha também pode facilitar a identificação para novos investimentos.
e abordagem rápida dos indivíduos que ainda não realizaram
o pagamento.

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APRENDA COMO LIDAR COM A INADIMPLÊNCIA NO CONDOMÍNIO

NÃO CANCELE OU REDUZA AS MULTAS

Evite ao máximo oferecer acordos ou reduzir o valor atrasado dos


condôminos inadimplentes. Ao cancelar a cobrança de uma multa
ou flexibilizar o processo de pagamento, o síndico estimula o
devedor a ter a mesma atitude no próximo mês.

Ou seja, mesmo que pareça difícil, a dica é não abrir mão das
cobranças extras motivadas pelo atraso. Além de prevenir maiores
despesas, essa atitude valoriza as pessoas que se esforçam para
pagar suas contas antes do prazo de vencimento.

ABORDE OS INADIMPLENTES COM DISCRIÇÃO

Nunca aborde os condôminos inadimplentes de maneira


humilhante ou com atitudes grosseiras. Procure sempre priorizar
a comunicação formal e envie cobranças por cartas ou mensagens
de e-mail. Um diálogo amigável sempre será a melhor saída para
casos de atrasos e aumenta as chances de sucesso na cobrança.

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APRENDA COMO LIDAR COM A INADIMPLÊNCIA NO CONDOMÍNIO

APLIQUE PENALIDADES E ACIONE A JUSTIÇA

Toda pessoa passa por dificuldades em certos momentos


da vida, e tais situações podem causar o esquecimento de
algumas responsabilidades.

Ainda assim, o síndico deve tomar cuidado com aquelas pessoas


que, mesmo sem motivo aparente, continuam atrasando o
pagamento das contas ao condomínio.

Nesses casos, pode ser necessária uma cobrança do inadimplente


por ação judicial. Outras penalidades permitidas envolvem a
cobrança de multas e juros, proibição de voto ao devedor, proibição
de uso das áreas comuns do condomínio e também corte do gás e
da água (caso esses recursos sejam medidos individualmente).

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Crie regras para as
áreas de lazer do condomínio
CRIE REGRAS PARA AS ÁREAS DE LAZER DO CONDOMÍNIO

Os condomínios são modalidades de moradia bastante Como administrador-geral de um prédio, o síndico também deve se
procuradas por famílias que querem desfrutar de áreas de preocupar com a definição de regras e normas para o aproveitamento
lazer dentro do próprio edifício. Acontece que é justamente adequado dos espaços comuns. Isso evita as discussões entre vizinhos
essa variedade de espaços compartilhados que costuma e também previne a recorrência de estragos causados pelo mau uso dos
gerar brigas e conflitos entre os moradores. equipamentos e espaços do edifício.

SEPARE AS REGRAS POR AMBIENTE

Uma boa forma de garantir o bom uso das áreas de lazer do condomínio é
definir regras específicas para cada espaço ou ambiente.

O síndico pode, por exemplo, criar listas de atividades permitidas e


proibidas na área da piscina, playground, quadras esportivas, na área de
churrasqueira, academia, salão de festas, entre outros.

É importante que as regras sejam discutidas com os moradores antes da


aprovação. Essas informações farão parte da convenção do condomínio, que nada
mais é do que um documento que orienta a utilização dos espaços no prédio.

Pelo valor e complexidade que possui, a convenção pode ser elaborada com
ajuda de um advogado do Direito Imobiliário.

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CRIE REGRAS PARA AS ÁREAS DE LAZER DO CONDOMÍNIO

REVISE A CONVENÇÃO QUANDO NECESSÁRIO

Com o passar do tempo e com a possível mudança de alguns moradores,


a convenção do condomínio talvez precise de uma revisão. Esse processo
pode ou não gerar mudanças significativas no documento, contanto que
continue atendendo às exigências da grande maioria dos condôminos.

A revisão da convenção deve ser feita na presença dos moradores durante


uma assembleia. Muitas vezes, é preciso alterar pequenos detalhes, como
o horário de funcionamento de um espaço ou o número máximo de pessoas
permitida no local.

Lembre-se, porém, de que a convenção nunca deve conter itens que


contrariem as leis municipais, estaduais e federais.

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Tenha uma
gestão transparente
TENHA UMA GESTÃO TRANSPARENTE

Independentemente do tamanho, todo edifício de Confira outras vantagens de contar com os serviços de uma administradora:
condomínio precisa de uma gestão transparente e focada
no bem-estar dos moradores envolvidos. Acontece que GESTÃO EFICIENTE
a carga excessiva de tarefas pode ser muita coisa para
um único administrador, que acaba tendo que optar por A administradora cuida de todos os trabalhos burocráticos e maçantes:
algumas responsabilidades em detrimento de outras. organiza a papelada do condomínio, faz pagamentos, confere
recebimentos, entre outros detalhes.
Nessas situações, o síndico tem a possibilidade de
contratar uma administradora de condomínio para REPRESENTAÇÃO EM ÓRGÃOS PÚBLICOS
solucionar os principais problemas da unidade. Com apoio
extra para lidar com os processos, o profissional também A administradora é a empresa responsável por representar o condomínio
pode se dedicar a assuntos internos que tenham maior em diferentes órgãos públicos. Isso evita que o síndico ou condôminos
relevância para precisem largar atividades rotineiras para tratar de assuntos importantes.
o grupo de moradores.
ASSESSORIA NA CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

Com experiência e conhecimento dos principais serviços disponíveis


no mercado, a administradora terá condições de indicar os melhores
profissionais para trabalhar no condomínio.

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TENHA UMA GESTÃO TRANSPARENTE

COBRANÇA ADEQUADA DOS INADIMPLENTES PRESENÇA DE DEPARTAMENTO JURÍDICO

Cobrar pagamentos de moradores inadimplentes é uma situação Uma empresa administradora sempre conta com advogados
incômoda para qualquer pessoa. A boa notícia é que uma na sua equipe. Isso traz vantagens para os proprietários
administradora pode fazer isso de maneira rápida e eficiente, do condomínio, que recebem assistência jurídica sempre
tirando toda a responsabilidade do síndico do condomínio. que necessário.

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Resolva problemas
com eficiência
RESOLVA PROBLEMAS COM EFICIÊNCIA

A experiência de vida no condomínio pode ser muito DIALOGUE SEMPRE


boa, mas também costuma envolver desentendimentos
entre vizinhos. Nessas situações, a presença do síndico é Na presença de qualquer conflito, a tentativa de diálogo deve ser a primeira opção
importante para ouvir as partes envolvidas no conflito e de qualquer síndico. Muitas vezes, a confusão ocorre entre vizinhos de porta que
evitar problemas maiores. sequer consideraram um encontro para conversar e resolver o problema.

Além de reclamações comuns (por causa de barulho Nesses casos, o síndico precisa ouvir a versão dos envolvidos no conflito para,
de música ou latido de cachorro, por exemplo), a má depois, aconselhar e orientar cada parte. Se a estratégia não tiver êxito, é
administração do próprio síndico também motivar o necessário agendar um encontro com ambos no mesmo local para chegar a
surgimento de brigas dentro do condomínio. Veja dicas para um acordo tranquilo.
resolver e prevenir todo tipo de situação:
MANTENHA UM REGULAMENTO INTERNO

A criação de um regulamento interno detalhado pode ser eficiente para a


prevenção de conflitos no condomínio. Com apoio desse documento, todos os
moradores estarão amparados durante as decisões e possíveis punições.

Para garantir conhecimento geral das regras, o síndico precisa discutir o


regulamento e aprová-lo na presença dos demais moradores. Após essa
etapa, é importante distribuir cópias do documento ou deixá-lo visível em
uma área comum do condomínio.

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RESOLVA PROBLEMAS COM EFICIÊNCIA

CONSULTE OS CONDÔMINOS FAÇA A PRESTAÇÃO DE CONTAS


NAS DECISÕES IMPORTANTES
Os problemas com assuntos financeiros sempre são motivo para
Embora seja figura de destaque dentro do condomínio, desconfiança e descontentamento entre pessoas. É por isso que todo
o síndico nunca deve tomar decisões importantes sem o síndico tem obrigação de prestar as contas em dia, apresentando todas as
conhecimento dos condôminos. ações tomadas em períodos específicos.

Considere que qualquer escolha precipitada pode gerar o A prestação deve conter detalhes da movimentação financeira do
descontentamento de parte dos moradores, trazendo a condomínio, com os valores pagos e recebidos a cada mês. Essa relação
condição perfeita para a disseminação de fofocas e brigas. transparente vinda do gestor será fundamental para conquistar o respeito
das pessoas que residem no condomínio.
Essa dica vale em todo tipo de caso, ou seja, tanto para a
contratação de serviços de reforma quanto para a alteração Por fim, temos que considerar que nem todo problema pode
de alguma regra interna do condomínio. ser tomado e solucionado pelo síndico. As situações mais
complicadas exigem a intervenção de um profissional da área
jurídica ou especialista com experiência em conciliações.

Além de agilizar acordos, essa ajuda externa permitirá que o síndico


também desfrute do espaço de moradia com a mesma tranquilidade que
os demais proprietários.

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Conclusão
CONCLUSÃO

Se envolver com um grupo de moradores de condomínio


nunca é uma tarefa fácil, afinal, cada pessoa possui
necessidades e vontades distintas das demais. Ao síndico,
cabe ter paciência e pé no chão para controlar esse
ambiente de vivência em conjunto sem causar conflitos ou
brigas desnecessárias.

É claro que mesmo os profissionais mais centrados e organizados


podem precisar de um reforço em algum momento. Nessas situações,
o uso da tecnologia e o acompanhamento de uma administradora
especializada se tornam boas soluções para conquistar a eficiência na
rotina condominial.

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A Condac é uma administradora de condomínios focada em melhorar
a gestão dos processos internos do prédio. Oferece serviços para
a assessoria contábil, elaboração de contas, controle de finanças,
geração e controle de taxas de condomínio, emissão e controle de
boletos, controle de inadimplência e cobrança, folha de pagamento,
controle de encargos sociais e rescisão contratual trabalhista.
A fim de agregar soluções tecnológicas para o uso correto dos recursos,
a Condac mantém a busca constante por ideias e iniciativas que possam
valorizar os imóveis trabalhados e também a vida dos seus clientes.