2020

José Netto
INTRODUÇÃO

Eu escuto constantemente colegas relatando que tem

problemas com a secretária. Um estudo realizado pelo
SEBRAE em São Paulo revelou que 92% dos Médicos têm ou já
tiveram problemas relacionados à sua secretária.

A maioria pensa que mudar de pessoa é a melhor solução.

Porém se o Profissional continuar pecando nas etapas
fundamentais para se ter uma secretária de alto padrão, os
problemas continuarão a se repetir.

Em linhas gerais o “efeito secretária problemática” acontece

por três motivos (todos relacionados ao Médico):
Falha no recrutamento
Falha em treinamento
Falha em motivação

Você há de convir comigo que todo consultório de sucesso

precisa de uma recepção exemplar né?.

É como aquele ditado: “A porta de entrada é a serventia da

casa”. Então vamos resolver este desafio de uma vez por
todas. Afinal, o Médico AM (Acelerador Médico) é sedento
pela excelência

Boa leitura!
CONCEITOS

Antes de nos aprofundarmos nas etapas que precedem a

aquisição de uma secretária de excelência é importante
reconhecermos as características de alguém deste nível.

Eu costumo dizer que existem três categorias de secretária. A

NÍVEL C é aquela que faz tudo que lhe é solicitado, inclusive
bem feito. Aquela NÍVEL B é a secretária que faz tudo aquilo
que é preciso, mesmo que ninguém lhe solicite isso. Por fim,
tem o NÍVEL A, onde se encontram os colaboradores que
fazem mais do que o esperado, costumam dar um passo além
e surpreendem com frequência os seus líderes.

É esta pessoa NÍVEL A que eu e você estamos em busca.

Secretárias deste nível são focadas em resultados e não em
tarefas. Adoram bater metas, afinal, se sentem motivadas por
desafios e, além disso, não demonstram sentimentos de
medo, pois sabem do seu potencial.

Em que nível está a sua secretária ? Uma coisa é certa, cada

Médico tem a secretária que merece. Quem não assume um
estilo de liderança moderno, não pode desfrutar de bons
colaboradores. Então vamos lá, se caiu a ficha que tem sido
omisso quanto ao sucesso de sua secretária, chegou a hora de
aprender os seus papéis neste processo.

Siga em frente e obtenha clareza deste processo!

1ª Fase: RECRUTAMENTO

Recrutar é selecionar, separar, escolher alguém pro seu time.

Se esta etapa for mal feita as outras certamente trarão
frustrações..

Sim, você pode deixar esta etapa nas mãos de uma empresa
de Recursos Humanos, porém isto é recomendado mais para
grandes empresas, onde já se tem uma cultura e processos
bem definidos. Para a maioria dos consultórios Médicos, é
mister que ele mesmo execute esta importante etapa.

Em linhas gerais é mais importante escolher com base em

virtudes, princípios e valores do que em competências,
habilidades e indicações informais de amigos. Esta últimas
podem ser aprendidas, já virtudes dificilmente.

De forma prática, um bom recrutamento obedece as

subetapas resumidas pela sigla CHAP.

C -> COMPETÊNCIAS
H -> HABILIDADES
A -> ATITUDES
P - > PRINCÍPIOS

A ordem de importância vai do C para o P.

Vamos esmiuçar mais isso ?

1ª Fase: RECRUTAMENTO

A competências envolvem virtudes relacionadas à pessoas,

como liderança, gestão de pessoas, comunicação, persuasão,
inovação.

Isto pode ser avaliado pelo currículo, cargos anteriores , cartas

de recomendações e, inclusive, às explicações que a própria
candidata à uma vaga dá sobre suas competências, quando
questionada. Sim, saber isto tem a sua importância, mas não
se apegue a isso, tudo isto pode ser aprendido facilmente com
um bom programa de treinamento.

Habilidade é destreza, aptidão e se refere mais à capacidades

técnicas para exercer certas atividades, como enviar e-mails,
fazer manutenção das impressoras, fazer o balanço financeiro,
organização.

Habilidades quando faladas são suspeitas, então pense num

cenário, durante uma entrevista, onde a aspirante à uma vaga
tenha a chance de demonstrar suas habilidades.. Peça que
envie um e-mail, uma planilha ou agende uma demonstração.
Mais uma vez, habilidades são facilmente treináveis, por isso
esta etapa não deve ser a de maior peso.
1ª Fase: RECRUTAMENTO

Atitude é uma virtude fundamental para uma secretária

capaz de resolver problemas. De nada adianta as
habilidades e competências se não houver disposição
de demonstrá-las. Pessoas sem atitude dificilmente
irão mudar com o tempo.
Por isso essa etapa é fundamental.

Coloque um objeto no chão e observe se a entrevista

apanha. Simule situações embaraçosas pra ver como a
pessoa se sai em situações inesperadas. Coloque
desafios pra pessoa resolver, situações desafiadoras de
preferência. Uma boa pergunta seria: “Por que eu NÃO
deveria de contratar ?” Isso é totalmente inesperado e
testa a capacidade de resiliência e aflora atitudes
inteligentes, se existirem.

Por fim, busque pelos valores da entrevistada. Pesquise

o histórico profissional, a vida familiar, as origens, as
questões emocionais, os objetivos de vida. Lembre-se:
virtudes não tem como treinar, desenvolver, aprender.
As crenças são muito profundas e não deve ser o seu
dever transformá-las.
2ª Fase: TREINAMENTO

Se você soube selecionar, agora é só treinar e motivar a

sua secretária e “lapidar” este diamante.

O primeiro passo é você criar processos e sistemas para

o seu consultório, ou seja, métodos de trabalho, não
apenas regras, mas passos a serem seguidos. Isso vai te
economizar energia nestas etapas.

Portanto elabore o manual da sua empresa, em que

contenha checklists, fluxogramas e vídeos instrutivos.
Isto vai trazer clareza sobre o caminho que sua nova
secretária deverá percorrer.

Os best – sellers FEITAS PARA VENCER e FEITAS PARA

DURAR, do famoso escritor Jim Collins conclui que os
colaboradores costuma dar o melhor de si quando se
envolvem numa causa maior da empresa. Então elabore
a missão, visão e valores do seu consultório e fale sobre
isso com sua secretária.

Desta forma se estabelecerá um ótimo clima

organizacional, com cultura de colaborar uns com os
outros, o que chamamos cultura da empresa.
2ª Fase: TREINAMENTO

O objetivo maior desta etapa é desenvolver a

secretária. Para tanto, é imprescindível um programa
anual de treinamento, que incluam treinamentos
técnicos, científicos e motivacionais. Você deve ser o
cabeça deste programa, um líder que inspira e engaja.

Por fim, a sua secretária precisa de seus feedbacks. Mas

cuidado, se focar em reclamações e pontos de melhoria
estará dando um tiro no pé. O senso crítico vai criar
repulsa contra a sua mensagem na mente da sua
secretária e não vai gerar mudanças.

Então se atenha em dar mais feedbacks positivos do

que negativos. Elogie, sorria, abrace, estes são
feedbacks positivos. E para cada 7 positivos você faz um
negativo, os chamados pontos de melhoria. Este modo
de agir é testado e produz reais mudanças,
principalmente se você conseguiu criar um propósito ou
causa maior para as atividades da sua empresa. Algo
além de lucros ou atendimentos.
3ª Fase: MOTIVAÇÃO

Como motivar sua secretária ? Se você soube

selecionar esta deve ser uma pessoa automotivada.
Mesmo assim, cumpra o seu papel e isto é simples e
podemos resumir numa frase:

PARTICIPE DO SONHO DA SUA SECRETÁRIA

Pergunte como ela desejaria que fosse a vida dela daqui

a 5 ou 10 anos e pergunte como ela pensa que você
pode ajudá-la. Depois crie maneias de ajudar mesmo e
tornar este sonho dela realidade.

O Reconhecimento também é algo bem motivador.

Você pode fazer isso verbalmente ou mesmo com
presentes, lembrancinhas após uma viagem sua e
recompensas por metas batidas.

Para os membros do Grupo Acelerador Médico por

exemplo, eu disponibilizei um PDF – 10 maneiras de
aumentar as consultas particulares.

Coloque metas de consultas para a sua secretária e

ainda dê-lhe ferramentas como essas para lhe ajudar a
conseguir bater. Isso a manterá motivada.
UM PEDIDO ESPECIAL

Bom, espero que este EBOOK te ajude.

Confesso que dediquei muito tempo
para escrever e editar ele pra você.

Se você de alguma maneira sente valor

na minha mensagem, por favor preste
atenção no que irei te falar a seguir.
PRECISAMOS NOS UNIR

Antigamente não se via tantas ondas de ódio

contra a classe Médica. Hoje em dia
aumentaram 800% o número de processos
contra nós.

Há pessoas que filmam cada passo e exigem

que o Médico não descanse, não se alimente,
não respire.

Governantes baixando de forma absurda os

honorários médicos. Convênios se negando a
pagar procedimentos já realizados pelo
cirurgião.

Precisamos recuperar a nossas Classe!

PRECISAMOS NOS UNIR

O ACELERADOR MÉDICO, antes de mais nada, tem essa

missão de valorizar o Profissional de Saúde.

Por isso eu te peço uma pequena mas importante ajuda.

Só copiar o link de acesso ao grupo VIP de Whatzapp do
Acelerador Médico e enviar para seus grupos de
Médicos, Estudantes ou Demais Profissionais de Saúde.

Precisamos nos unir e aprender estratégias para

brilharmos e recebermos todo o respeito que
merecemos.

Se enviar para seus amigos mais próximos esta corrente

vai se fortalecer.

A Medicina precisa dessa revolução! Posso contar com

você ?

Então segue o link:

https://chat.whatsapp.com/EjLe6wmfUkS6Lhdp3jAUR5

Muito Obrigado! Tem um ditado que diz: “Quando a maré

sobe todos os barcos sobem juntos”
Médico Otorrinolaringologista – ABORLCCF
Professor do curso Médico da UPE
MBA em Marketing – USP
Sócio diretor da Clínica Ottus
Criador do Método Acelerador Médico
que já impactou positivamente a carreira
de dezenas de Médicos em todo o Brasil

“Vivemos a melhor época na Medicina Brasileira”