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AR
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ARQUIVOLOGIA

IA
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RO
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M
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A
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-M
AR
IA
NA
RO
CH
A

ARQUIVOLOGIA
Olá queridos amigos e amigas, nesse material vamos
falar sobre um tema que é a disciplina de arquiv-
ologia. Nesse tópico abordaremos os principais
assuntos cobrados em provas de concursos sobre o
tema.
Nessa introdução, é muito importante lembrar que
o diferencial para uma boa prova nesse tema é o
domínio de um glossário específico da arquivologia,
por isso será de grande ajuda uma obra chamada
dicionário brasileiro de terminologia arquivística.
Este dicionário possui uma versão online no site do
arquivo nacional e se durante nossos estudos houver
alguma dúvida sobre um termo mais específico,
certamente essa obra vai nos ajudar muito.
Sem mais delongas queridos amigos e amigas, vamos
lá, vamos dar início aos nossos trabalhos.
1. Conceito de Arquivologia
ARQUIVOLOGIA é uma disciplina das ciências da
informação que estuda as informações contidas em
documentos de arquivo em outras, palavras arquiv-
ologia é um rol de conhecimentos teóricos e práticos
voltados para a organização e gestão dos arquivos,
tais como: organização e direção de arquivos,
gestão de documentos, recuperação da informação,
-0
microfilmagem, conservação, preservação e de
documentos, etc.
OS
1.1. Documento
Podemos entender como documento o objeto que
NT
transpõe uma informação.
Um documento é formado necessariamente por
SA
dois objetos:
• Informação
• Suporte
S
DO
A
CH
O suporte (papel, CD, fita, microfilme) mais o
RO
conteúdo ou informação nele registrado.
Caso não exista um ou outro desses objetos, não há
que se falar em documento.
NA
Embora não seja palpável, um “disco virtual” é con-
siderado um suporte para as informações nele reg-
IA
istradas.
AR
ARQUIVOLOGIA
M
Documento é um termo também polissêmico,
posto que se pode considerar documento qualquer
suporte que registre informações.
A
CH
São documentos as camadas da terra escavadas
pelos geólogos, os vestígios materiais de civilizações
desaparecidas investigadas pelos arqueólogos, os
RO
registros orais de grupos humanos estudados pe-
los antropólogos e sociólogos ou a correspondên-
cia, mapas, contratos privados ou públicos que são
NA
pesquisadas pelos historiadores.
A partir do momento em que se fortalece a ideia
IA
de que tudo é história, todos os registros, vestígios,
marcas deixadas pela humanidade servem para
AR
orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre
determinada coisa ou fato.
-M
Tal abrangência de características físicas e
simbólicas dos documentos, alguns mantidos no
seu próprio local de produção (como as montanhas,
60
solos e edificações), outros reunidos em ambientes
diversos do lugar onde foram produzidos como os
museus, bibliotecas e arquivos, levou à construção
39
de referenciais teóricos e práticos de organização e
preservação.
69
08
1.2. Arquivo
Como visto no conceito anterior, o estudo da
87
Arquivologia vai se debruçar sobre o estudo dos
documentos do arquivo. Assim, entendemos que o
documento é uma informação contida em um deter-
minado suporte.
Porém, agora, vamos compreender o que é um
arquivo.
Podemos classificar inicialmente, os arquivos de
quatro maneiras:
1. Conjunto de documentos produzidos e acu-
mulados por uma entidade coletiva, pública ou
privada, pessoa ou família, no desempenho de
suas atividades, independentemente da na-
tureza do suporte.
2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a
custódia, o processamento técnico, a con-
servação e o acesso aos documentos.
3. Instalações onde funcionam os arquivos.
4. Móvel destinado a guarda de documentos.
Cabe entender, que todas elas cabem e são possíveis,
mas a primeira costuma ser a mais comum e mais
presente nas provas.
Por fim, a Lei 8.159/1991 averba em seu artigo
segundo sobre o conceito legal de Arquivo.
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta
Lei, os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público e entidades privadas, em decor-
rência do exercício de atividades específicas,
3
 bem como por pessoa física, qualquer que seja
o suporte da informação ou a natureza dos
documentos.
2. Classificação dos Documentos
Tópico muito importante da nossa disciplina é a
classificação dos documentos, sendo assim vamos
falar sobre as principais.
Além disso, uma das principais formas de organizar
qualquer elemento é agrupar em conjuntos com
características comuns. Com isso, os critérios de
classificação de documentos figuram como auxílio
fundamental nessa etapa.
Existem diversas formas de classificar, dentre as
quais figuram:
Cabe acrescentar, que se um documento é formado
pela soma entre suporte e informação a classificação
sempre levará em conta um dos dois aspectos.
2.1. Valor
-0
A classificação quanto ao valor leva em consideração
qual o motivo do uso da informação, ou seja, qual é
OS
o objetivo daquela informação em si.
Podemos dividir essa classificação em valor:
1. Administrativo: ajudar a administração no ex-
NT
ercício de suas funções (ofício).
2. Fiscal: comprovar transações de mercado (nota
SA
fiscal).
3. Informativo: aumentar o repertório informa-
cional (jornal).
S
4. Legal: são usados como provas em processos le-
DO
gais (imagens).
5. Probatório: comprovam ocorrências (certidão).
6. Primário: motivo pelas quais são geradas (ad-
A
ministrativo)
7. Secundário: valor diferente do primário
CH
(histórico/ cultural)
8. Permanente: guardados para sempre. (carta de
RO
Pero Vaz de Caminha)
Ainda, vale ressaltar, que não são valores exclu-
dentes, o que significa dizer, que podemos ter o
agrupamento de mais de um valor.
NA
Além disso, estudaremos com mais calma os três
últimos conceitos quando entrarmos no tópico Ciclo
IA
Vital Arquivístico.
AR
4 ARQUIVOLOGIA
M
2.2. Gênero
Conceitualmente temos que a classificação de
A
acordo com o gênero é feita em relação ao sistema
de signos que os executores/ produtores usaram
CH
para registrar a mensagem.
Basicamente, podemos traduzir como qual o suporte
RO
foi escolhido para colocar a informação, lembro que
esse “sistema de signos” são características notórias
ao primeiro contato com o documento.
1. Textuais: quando seu enfoque é baseado em lin-
NA
guagem escrita. Exemplos: memorandos, ofícios,
circulares. Suportes: papel, microfilme, CD.
IA
2. Audiovisuais: quando são feitos de material es-
pecial e registram som e imagem. Exemplos:
AR
Filmes, palestras. Suportes: fitas, DVD, CD.
3. Cartográficos: quando reproduzem em escalas
menores uma área geográfica. Exemplos: mapas,
-M
maquetes, plantas. Suportes: papel, CD.
4. Iconográficos: quando enfoca figuras e imagens.
Exemplos: fotografias, cartazes, gravuras, pôsteres
60
5. Informáticos: são documentos produzidos,
tratados e armazenados em computador. Exem-
39
plo: disco flexível (disquete), disco rígido e disco óp-
tico.
69
6. Sonoros: são documentos com dimensões e ro-
tações variáveis, contendo registros fonográfi-
08
cos. Exemplo: discos e fitas audiomagnéticas.
7. Filmográficos: são documentos em películas
87
cinematográficas e fitas magnéticas de imagens
(tapes), conjugadas (ou não), em trilhas sonoras,
com bitolas dimensões variáveis, contendo ima-
gens em movimento. Exemplos: filmes e fitas vid-
eomagnéticas.
8. Micrográficos: são documentos em suporte
fílmico resultante da microprodução de imagens,
mediante a utilização de técnicas específicas. Ex-
emplo: microficha, microfilme em rolo, cartão e
jaqueta.
2.3. Espécie
A classificação quanto a espécie é aquela que leva
em consideração o aspecto formal do documento,
assim como as informações nele conditas.
Cada documento carrega consigo um rol de infor-
mações, sendo assim, a depender do conteúdo de
tais conjunto de dados classificamos de acordo com
a espécie.
1. Ato normativo: normatizam atividades criando
imposições (compulsoriedade). Ex: leis, decretos,
estatuto, portaria.
2. Enunciativos ou opinativo: esclarecem assuntos
visando fundamentar uma solução, dão opinião e
emitem um parecer. Ex: parecer, relatório, voto.
3. Assentamento (factual): Registram fatos de
maneira unilateral. Ex.: ata, termo, auto de infração,
apostila.
 4. Ajuste (pactual): acordo de vontade com a
administração e tem como principal característica Uma boa dica para diferenciar entre Rascunho
a bilateralidade ou vontade mútua. Ex.: tratado, e Minuta é: o rascunho não está pronto, já na

A
convênio, contrato. minuta o documento está pronto só faltando

CH
5. Comprobatório: comprovam acontecimentos, ajustes de diagramação e acabamentos.
fatos. Ex.: certidões, atestados, traslados. Assim, no primeiro caso podemos citar como ex-
6. Correspondência: ligados aos normativos, pois emplo um livro em construção, já no segundo,

RO
viabilizam sua execução. Ex.: divulga circular, um livro pronto já enviado para a editora pelo
carta, ofício, memorando, notificação, edital, aviso. autor.
Podemos entender que a lei é um ato normativo,

NA
porém, a publicação dela no Diário Oficial seria um
ato de correspondência. 2.6. Formato (Grau de preparação)

IA
Classificação conforme as características físicas de
2.4. Tipo (Tipologia) apresentação, técnicas de registro, estrutura da

AR
informação e conteúdo do documento.
Conceitualmente temos como a configuração que 1. Apostila: forma de apresentação de conteúdo
o documento assume de acordo com a atividade encadernado ou não.

-M
geradora.
2. Carta: forma de correspondência entre entidades
Basicamente, podemos entender que é quando e particulares.
temos mais informações sobre a espécie.
3. Livro: material escrito, denso e diagramado.

60
Cabe ainda, dizer que é a tipificação da espécie, ou
4. Planta: representação de determinado espaço
seja, dá mais informações sobre qual a atividade que
geográfico.

39
gerou determinada espécie de documento.
5. Ofício: correspondência oficial entre autoridades.
69
Tipo = espécie + atividade geradora
Lei de acesso a informação 2.7. Natureza do Assunto
08

Esse tema, talvez, poderia até ser trabalhado de

Lei (espécie) de acesso à informação (tipo). forma separada, uma vez que apresenta um rol
87

Contrato (espécie) de prestação de serviço (tipo). enorme de pontos específicos.

Decreto (espécie) legislativo (tipo); Porém, irei trata-lo dentro do constructo de classifi-
-0

Termo de posse. Edital de abertura. Contrato de cação de documento, pois é uma das formas de se
gestão. organizar as informações.
OS

Ata de reunião Boletim de ocorrência. Basicamente, é a classificação que ocorre de acordo

com a informação e o grau de sigilo que ela possa vir
a ter ou não.
NT

2.5. Forma Em primeira análise, o documento pode ter duas

classificações.
Aqui, nós vamos ter a maneira como o documento
SA

1. Ostensivo: sem qualquer restrição de acesso.

é disponibilizado para o consulente (aquele que
Prescindem de sigilo. Conteúdo do documento
consulta).
não gera dano para a organização. # Acesso
Há outras formas, porém, entre as principais aberto.
S

podemos citar.
2. Sigiloso: documento que, pela natureza de seu
DO

1. Original: é o documento gerado em si, sem conteúdo, sofre restrição de acesso. Respeita
passar por nenhuma forma de reprografia ou prazos máximos de restrição ao acesso.
transformação.
Em relação aos sigilosos, esses ainda têm uma
A

2. Cópia: quando a partir do documento original subdivisão específica de acordo com a Lei 12.527
faz-se uma cópia para qualquer fim, seja esse
CH

de 2011 chamada Lei de Acesso a Informação.

restringir acesso ao documento original, preservar
Segundo a natureza do grau de sigilo e a extensão
a documentação ou mesmo ampliar o número de
de circulação do assunto, dividem-se em três
RO

unidades.
categorias, a saber:
3. Rascunho: documento ainda não acabado em
2.1. Ultrassecretos: quanto ao assunto abordado
seu conteúdo, faltando partes importantes para
no documento, somente devam ter acesso as
ser dado como finalizado.
NA

pessoas intimamente ligadas ao seu estudo e

4. Minuta: quando em relação ao conteúdo ele manuseio.
está pronto, mas faltam elementos de ajuste e
IA

formatação.
AR

ARQUIVOLOGIA 5
M

Assuntos classificados como ultrassecretos: são
aqueles de política governamental de alto nível e
segredos de Estado, tais como negociações para
alianças políticas e militares; planos de guerra; de-
scobertas e experiências científicas de valor excep-
cional; informações sobre política estrangeiras de
alto nível;
2.2. Secreto: quanto ao assunto abordado
no documento, somente devam ter acesso as
pessoas que não estejam ligadas intimamente
ao seu estudo e manuseio, sejam autorizadas a
deles tomar conhecimento funcionalmente.
Assuntos classificados como secretos: são referentes
a planos, programas e medidas governamentais; os
assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que,
sem comprometer e excepcional grau de sigilo da
matéria original, necessitam de maior difusão, tais
como: pianos ou detalhes de operações militares;
planos ou detalhes de operações econômicas ou
financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou mate-
riais já existentes; dados de elevado interesses sob
aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais
e militares de países estrangeiros e meios de proces-
sos pelos quais foram obtidos; materiais criptográf-
icos importantes que não tenham recebido classifi-
cação interior;
2.3. Reservados: quanto ao assunto, não devam
-0
ter o acesso e nem o conhecimento do público,
em geral. Recebem essa classificação, entre
outros, programas e projetos e as suas respec-
OS
tivas ordens de execução; cartas.
Observação: De acordo com a lei n. 12.527 de 18 de
NT
novembro de 2011 que regula o acesso a informações
previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do §
SA
3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição
Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de
1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e
dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
S
e dá outras providências. Em seu artigo de número
DO
24 dá-se a seguinte menção:
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades
A
públicas, observado o seu teor e em razão de sua impre-
CH
scindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado,
poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta
ou reservada.
RO
§ 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à
informação, conforme a classificação prevista no
caput, vigoram a partir da data de sua produção e são
os seguintes:
NA
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II - secreta: 15 (quinze) anos; e
IA
AR
6 ARQUIVOLOGIA
M
III - reservada: 5 (cinco) anos.
§ 2o As informações que puderem colocar em risco
a segurança do Presidente e Vice-Presidente da
A
República e respectivos cônjuges e filhos(as) serão
CH
classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até
o término do mandato em exercício ou do último
mandato, em caso de reeleição.
RO
§ 3o Alternativamente aos prazos previstos no §
1o, poderá ser estabelecida como termo final de
restrição de acesso a ocorrência de determinado
NA
evento, desde que este ocorra antes do transcurso do
prazo máximo de classificação.
§ 4o Transcorrido o prazo de classificação ou
IA
consumado o evento que defina o seu termo final,
a informação tornar-se-á, automaticamente, de
AR
acesso público.
§ 5o Para a classificação da informação em determinado
-M
grau de sigilo, deverá ser observado o interesse
público da informação e utilizado o critério menos
restritivo possível, considerados:
I - a gravidade do risco ou dano à segurança da
60
sociedade e do Estado; e
39
II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o
evento que defina seu termo final.
69
E ainda sobre o decreto nº 7.845, de 14 de novembro
de 2012 que revoga o decreto lei 4.553 de 2002 são
considerados graus de sigilo grau de sigilo: indicação
08
do grau de sigilo, ultrassecreto (U), secreto (S) ou
reservado (R).
87
3. Princípios da arquivologia
Dentro da gestão arquivística há uma série de
princípios que precisam ser obedecidos para que ela
ocorra de forma adequada.
Cabe ressaltar, que essa tem sido uma das principais
temáticas que vem sendo cobrada nas provas.
A seguir, veremos cada um desses princípios e suas
aplicações práticas.
3.1. Princípio da Proveniência
(Procedência)
Datado como o princípio mais antigo (1840), ele
forma o fundo de arquivo (1º princípio de classifi-
cação).
3.1.1. Respeito aos Fundos
Fundo: Conjunto de documentos de uma mesma
proveniência.
Fundo fechado: Fundo que não recebe acréscimos
de documentos, em função de a entidade
 produtora não se encontrar mais em atividade. Ex.: quando cito um Boletim de Ocorrência imedi-
Fundo aberto: Quando ainda podem ser acres- atamente você consegue relacionar o documento
centados novos documentos em função do fato com a possível entidade que tenha o gerado. Assim

A
de a entidade produtora continuar em atividade. como, quando falo de uma escola você consegue

CH
imaginar quais seriam os possíveis documentos
por ela gerados: matrículas, provas e elementos
Averba, que os arquivos devem ser organizados por afins.
fundos de documentos, de modo a respeitar a origem

RO
dos documentos, não podendo ser misturados aos
fundos de outras entidades acumuladoras. 3.3. Princípio da Unidade ou Unicidade
Fundamental para a organização dos arquivos, uma

NA
vez que organiza/ respeita a origem do documento Todo documento possui um caráter único pelo
que é direcionado ao fundo correlacionado à sua contexto de produção, ou seja, pela finalidade que
origem. ele atende agrupado as suas características.

IA
Proveniência territorial: Respeitar o território onde Mesmo que você possa utilizar qualquer método de
reprografia para a produção de cópias, o que você

AR
foram gerados.
terá serão cópias de um documento único.
Ainda, cada documento visa atender a uma neces-
Ex: Os documentos originados das atividades da

-M
sidade específica.
Polícia Federal devem ser agrupados separadamente
dos originados das atividades da Polícia Rodoviária
Federal. Ex.: original e cópia (valores diferentes). Se digita-

60
lizar (suportes distintos) e assim sucessivamente.

39
3.1.2. Respeito a Ordem Original
Cabe acrescentar, que ele será considerado único
Dentro dos arquivos, agrupados de acordo com a se produzido em via única e se, apesar de ter igual
69
proveniência, os documentos devem obedecer a conteúdo, for remetido a vários remetentes.
ordem original, ou seja, deveria conservar o arranjo
08

dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o

produziu.
87

A ordem original deve ser mantida material e intelec- 3.4. Princípio da Indivisibilidade
tualmente. (Integralidade)
-0

Material: Ordem física em que os documentos foram Os fundos de arquivo devem ser preservados sem
acumulados. dispersão, mutilação, alienação, destruição não
autorizada ou adição indevida. Esse princípio deriva
OS

Ex.: essa folha vem atrás da outra e etc. do princípio da proveniência.

Ainda, não se pode rasurar, rasgar ou gerar nenhuma
NT

espécie de dano ou divisão de conteúdo e suporte

Intelectual: A ordem em que os documentos foram
sem a devida autorização para tal.
produzidos dentro de uma sequência lógica, de um
Tal cuidado se dá, uma vez que o documento poderá
SA

contexto.
ser utilizado como prova em instâncias posteriores.

Ex.: Processos de tribunais seguindo a ordem dos

S

acontecimentos e respeitando o devido processo

legal.
DO

3.5. Princípio da Cumulatividade

O arquivo é resultado de uma formação progressiva,
3.1.3. Pertinência Temática natural, orgânica e contínua.
A

Ocorre quando, sem levar em conta princípio da Assim, como no princípio da proveniência podemos
CH

proveniência, os documentos são reclassificados retomar o conceito de fundo aberto e fechado.

por assunto.
Fundo fechado: Fundo que não recebe acréscimos
RO

3.2. Princípio da Organicidade

de documentos, em função de a entidade produtora
Os arquivos refletem a estrutura, as funções e as não se encontrar mais em atividade.
atividades da entidade produtora e acumuladora em Fundo aberto: Quando ainda podem ser acrescen-
NA

suas relações internas e externas. Estabelece vínculo tados novos documentos em função do fato de a
natural e orgânico entre os documentos. entidade produtora continuar em atividade.
IA
AR

ARQUIVOLOGIA 7
M
 Com isso, dizemos que enquanto o fundo está Desapensação Separação de documento
aberto o princípio da cumulatividade está operando, ou processo juntado por
já quando o fundo se encontra fechado o princípio Apensação.

A
cessa.
Desmembramento Dividir para um novo

CH
processo.
3.6. Princípio da Reversibilidade Desentranhamento Retirada de folhas ou

RO
volumes de um processo.
A possibilidade de, se necessário, o procedimento
ou tratamento aplicado nos arquivos poderá ser Acesso Possibilidade de consulta
revertido com a devida autorização para tal. aos documentos e infor-
mação.

NA
Função arquivística
Ex.: reverter o processo de arquivamento. destinada a tornar

IA
acessíveis os documentos
e promover sua utilização.
3.7. Princípio da Imparcialidade

AR
Classificação dos
Como já foi dito aqui, todo documento é gerado pelo documentos quanto ao

-M
seu valor primário, ou seja, nasce para cumprir uma à natureza do assunto,
função na organização. podem ser ostensivos (sem
Dessa forma, o documento não tem intenção de restrição de acesso) ou
incriminar ninguém nem causas nada que não seja o sigilosos (com restrição ao

60
cumprimento de uma finalidade funcional. acesso).
Arranjo (organizar: Sequência de operações

39
físico) intelectuais e físicas que
Ex.: o registro de presença é apenas um cumpri-
visam à organização
mento legal, ele pode vir a servir como prova da
69
dos documentos de um
presença ou não de alguém em determinado local,
arquivo ou coleção, de
mas não nasce com esse objetivo. Ele é gerado
08
acordo com um plano
(o registro) apenas pela finalidade funcional de
ou quadro previamente
anotar a presença.
87

estabelecido.
Arranjar = Organizar
-0

os documentos de um
arquivo/coleção.
4. Banco de Conceitos
Depósito Local de guarda de
OS

documentos.
Juntada Apensação ou anexação de Entrada de documentos
um processo a outro. sob custódia temporária,
NT

Junção de documentos a sem a cessação de

um processo. propriedade.
SA

Anexação Juntada, em caráter defin- Arquivamento Sequência de operações

itivo, de documento ou (guarda ordenada) intelectuais e físicas que
processo a outro processo, visam à guarda ordenada
S

na qual prevalece, para de documentos.

DO

referência o número do Ação pela qual a

processo mais antigo. autoridade determina a
Trata ainda do mesmo guarda de um documento,
assunto e da mesma cessada a sua tramitação.
A

pessoa. Unidade de Documentos tomados

CH

Apensação Juntada, em caráter arquivamento por base, para fins de

(provisório) temporário, com o objetivo classificação, arranjo,
de elucidar ou subsidiar a armazenamento e
RO

matéria tratada, conser- notação.

vando cada processo Tais conjuntos, em geral,
a sua identidade e são denominados pastas,
NA

independência. maços ou pacotilhas.

IA
AR

8 ARQUIVOLOGIA
M

5. Teoria das Três Idades (Ciclo Vital
Arquivístico)
Querido (a) amigo (a), chegamos ao nosso assun-
to mais importante, sem sombra de dúvida, o
mais cobrado em todas as provas de concursos
onde a disciplina de arquivologia é solicitada: ci-
clo vital dos documentos.
Então, muita atenção nesse assunto.
Ciclo vital dos documentos compreende as fases
pelas quais um documento ou um conjunto destes
passam dentro de uma organização, desde a sua
criação até a sua destinação final.
Tais fases são definidas de acordo com a frequência
de uso dos documentos dentro da instituição (pessoa
física ou jurídica, pública ou privada) e são divididas
em: primária, intermediária e permanente. Esse ciclo
também é conhecido como “teoria das três idades”.
Ademais, podemos entender o documento como
uma pessoa, ela nasce (primeira idade), fica adulta
(segunda idade) e envelhece (terceira idade).
Esse ciclo ocorre também com os documentos.
A seguir, veremos cada uma delas.
5.1. Arquivo Corrente
-0
Também conhecido como documento ou arquivo de
primeira idade, dinâmico, corrente e ativo.
Caracteriza-se por estar vinculado aos objetivos
OS
imediatos para os quais foram produzidos ou
recebidos em virtude das atividades pertinentes.
Outra peculiaridade é o seu uso constante dentro do
NT
órgão que o produziu.
Portanto, esse tipo de documento deve ficar o mais
SA
próximo possível da administração.
Podemos citar: os processos em andamento dentro
S
de um órgão público, os memorandos, as circulares
DO
etc.
A
Características:
CH
• Alta frequência de uso.
• Documento recém-criado.
• Localização física próxima ao acumulador do
RO
documento. (Descentralizados).
• Valor primário (Ativo)
• Possibilidade de uso em conjunto documental.
NA
• Objeto de consultas frequentes.
IA
AR
ARQUIVOLOGIA
M
5.2. Arquivo intermediário
Também denominado de arquivo secundário ou de
A
segunda idade, trata-se do conjunto de documentos
oriundos do arquivo corrente, que estão com baixa
CH
frequência de uso, aguardando sua destinação
final, podendo ser descartado ou o recolhido para o
RO
arquivo permanente.
Exemplos: regulamentos.
NA
Características:
• Baixa frequência de uso.
IA
• Documentos centralizados (questão financeira)
• Valor primário (Semiativo)
AR
• Aguardando prazo (prescricional ou precaucional).
• Vai ser descartado ou adquirir valor secundário.
-M
5.3. Arquivo permanente
É o conjunto de documentos arquivados em caráter
definitivo devido ao seu valor histórico, informativo
60
ou probatório, por isso, esses documentos não
podem ser descartados.
39
O arquivo permanente também é muito conhecido
como arquivo de terceira idade ou histórico.
69
08
Eis alguns tipos de documentos que podem compor
esse acervo: a planta de uma grande construção,
acordo ou tratado assinado entre países, registro de
87
fundação de um órgão público, etc.
Características:
• Pouco uso.
• Documentos de acesso público.
• Valor secundário (permanente).
• Não pode ser descartado.
5.4. Mudanças de fases
A arquivologia adota alguns termos técnicos para
demonstrar a passagem dos documentos de um
arquivo a outro, assim, quando um arquivo passa
da fase corrente para a intermediária, dizemos que
houve uma transferência. Quando o arquivo passa
da fase intermediária para a fase permanente,
dizemos que houve recolhimento ou guarda.
Vale ressaltar que não há obrigatoriedade de que o
documento passe necessariamente pela fase inter-
mediária, por isso, de acordo com a política adotada
pela instituição, o documento pode ser recolhido
diretamente do arquivo corrente para o permanente.
A CESPE/UNB costuma utilizar bastante os termos:
documentos em fase corrente, documentos em fase
intermediária, documentos de valor histórico. Essas
três definições se referem, respectivamente, às ideias
de arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo
permanente.
9
 Além disso, a Cespe também costuma usar os seguintes termos:

Guarda Temporária: são aqueles em que prevalece o interesse administrativo como determinante do seu

A
valor e, consequentemente, do seu prazo de retenção.

CH
Neste grupo estão incluídos, por exemplo, os documentos cujos textos tenham sido reproduzidos em sua
totalidade ou parcialmente e as informações essenciais acham-se recapituladas em outros; que apresentem
repetição da informação e qualidade técnica inferior; que sejam cópias e duplicatas de originais destinados à

RO
guarda permanente; que, mesmo originais, detêm interesse administrativo apenas por determinado período.

Guarda Eventual: são os documentos de interesse passageiro que não possuem valor administrativo e jurídico
para o órgão.

NA
Exemplo: material de divulgação de terceiros, convites e correspondência recebida que não se relacionam com o

IA
desempenho de nenhuma atividade do órgão.

AR
Documento público Documento público Documento público
corrente intermediário permanente

Aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentação,
Lei 8159:
constituam objeto de
-M
Não sendo de uso corrente Os conjuntos de documentos
no órgão produtor por razão de valor histórico, probatório
de interesse administrativo e informativo, que devem

60
Arquivos
consulta frequente. aguardam a sua eliminação ser definitivamente
públicos
ou recolhimento para guarda preservados.

Arquivo corrente:
Conjunto de documentos,
em tramitação ou não,
39
permanente.
Arquivo intermediário:
69 Arquivo permanente:
Conjunto de documentos Conjunto de documentos
originários de arquivos preservados em caráter
08

que, pelo seu valor correntes, com uso pouco definitivo em função de seu
Dicionário primário, é objeto de frequente, que aguarda valor.
destinação.
87

consultas frequentes pela Arquvo responsável pelo

entidade que o produziu, Arquivo responsável pelo arquivo histórico.
a quem compete a sua pré-arquivo.
-0

administração.
Atividade Fase ativa, viva. Semi-ativa. Pré-arquivo. Inativa. Definitivo, histórico.
OS

(uso)
Primário: ALTO FLUXO: Primário DECRESCENTE Secundário (histórico,
Valor (administrativo, fiscal e legal) (administrativo, fiscal e legal). cultural, probatório,
NT

informativo): Definitivo.
Restrito aos acumladores Restrito aos acumuldores ou Ostensivo (acesso aberto:
Acesso
SA

autorizados salvo sigilo).

Volume 100% Sensível diminuição 5-10% do total acumulado.
Próxima a quem acumula Fora da unidade Instituição arquivística.
S

os documentos. Ex: Arquivo acumuladora (reduz custos). Centralizado (custos).

DO

Localização setorial. Ex: Arquivo central.

física
Descentralizado ou Centralizado (custos).
centralzado.
A

Destruição de documentos Destruição de documentos NÃO é possível elminar

CH

que, na avaliação, foram que, na avaliação, foram documentos de arquivo

Eliminação
considerados sem valor considerados sem valor permanente. Inalienáveis e
permanente (expurgo). permanente (expurgo). imprescritíveis.
RO

Os documentos podem passar pelas três idades, mas obrigatoriamente apenas pelo arquivo corrente.
NA

Fundo Junta doc. De valor primário (corrente/intermediário)

Arranjo Junta doc. De valor secundário (fase permanente)
IA
AR

10 ARQUIVOLOGIA
M
 5.4.1. Fases
Processo de análise, avaliação e seleção da
1. Arquivo corrente: Criação (proveniência inter- documentação.

A
na) ou recepção (proveniência externa) de docu- Também faz a confecção do PLANO DE
mentos (organicidade).

CH
CLASSIFICAÇÃO.
1.1. Se um arquivo corrente perder seu valor
primário, mas não adquirir valor secundário

RO
Código 001 020.1
> eliminação, sem sequer passar para o inter-
mediário. Normas
Documento Campanha publicitária
1.2. Se um arquivo corrente adquirir valor regulamentares
secundário e permanente > haverá recolhimento Enquanto

NA
Prazo de Corrente 4 anos
direto ao Arquivo permanente. vigorar
guarda
2. Transferência: Operação pela qual um conjunto Intermediário 10 anos

IA
de documentos passa do arquivo corrente para o Destinação
arquivo intermediário. # Arquivos intermediários final
Descartado Permanente

AR
são fruto da transferência! OBS: Microfilmar
3. Arquivo intermediário: Aguarda eliminação ou
recolhimento para guarda permanente. (arran-

jo). Aguarda prazo prescricional ou acautelatório.
4. Recolhimento: Entrada de documentos públicos
em arquivo permanente do arquivo inter-
-M
OBS: O documento 001 tem prazo de guarda de 14
anos (soma). O documento 020.1 tem valor histórico
(permanente).

60
mediário ou do corrente, quando adquirem valor
secundário e/ou permanente. Considerações:

39
Como pode ver, os documentos de arquivo NÃO
cumprem um prazo de guarda único, pois o período
69
Transferência corrente ⇒ intermediário de retenção varia conforme o documento e a própria
Recolhimento corrente/intermadiário tabela.
08

⇒ permanente: não elimina

mais! Portanto é errado dizer que todos os documentos de
87

arquivo da idade corrente devem ficar X anos ou que

após tantos anos de produção irão para o arquivo
-0

6. Tabela de Temporalidade permanente, pois podem ser eliminados antes.

Instrumento dinâmico para a gestão de documentos, A Tabela registra o ciclo de vida dos documentos,
OS

a ser atualizada sempre, a fim de incorporar constando prazo de arquivamento dos documentos
novos conjuntos de documentos que forem sendo no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo
intermediário e a destinação final (elimina ou guarda
NT

produzidos.
Tabela de temporalidade: instrumento de desti- permanente). Atentar que a elaboração não é livre
nação, aprovado por autoridade competente, que à autoridade, pois a lei pode definir arquivos que
SA

determina prazos e condições de guarda, tendo deverão ser de guarda permanente, por exemplo,
em vista a transferência, recolhimento, descarte ou ou que o seu prazo acautelatório ou prescricional na
eliminação de documentos. fase intermediária é de X anos.
S

Instrumento resultante da AVALIAÇÃO pela CPAD

DO

Lista de elaborações aprovada pela CPAD:

Comissão permanente de avaliação de
documentos (CPAD) Relação específica de documentos a serem elimi-
A

Decreto 4073. Art. 18. Em CADA órgão e entidade nados em uma ÚNICA operação, com autorização da
CPAD.
CH

da Administração pública federal será constituída

comissão permanente de avaliação de documentos,
que terá a responsabilidade de orientar e realizar A lista é feita com ANTES, com edital de eliminação,
RO

o processo de análise, avaliação e seleção da mas o TERMO de eliminação é feito APÓS a elimi-
documentação produzida e acumulada no seu nação dos documentos.
âmbito de atuação, tendo em vista a identificação
dos documentos para guarda permanente e a elimi-
NA

nação dos destituídos de valor.

Ex: A instituição só poderá eliminar documentos se
IA

tiver uma CPAD.

AR

ARQUIVOLOGIA 11
M
 Atividades do protocolo
7. Gestão de documentos/documental
Cuidado: As correspondências enviadas a particu-

A
lares no órgão público são recebidas e distribuídas
Conforme a Lei 8159, cabem alguns apontamentos.
aos destinatários pelo PROTOCOLO, mas NÃO são

CH
Art. 1º. É dever do poder público a Gestão de registradas (sem organicidade).
documentos e a proteção especial a documentos
de arquivo, como instrumento de apoio à adminis-

RO
tração, cultura, desenvolvimento científico e como Recebimento (correspondência/documento).
elemento de prova e informação; Receber: verificar se o documento está dirigido à
Art. 3º. Considera-se gestão de documentos o autoridade competente, se está redigido em termos

NA
conjunto de procedimentos e operações técnicas próprios, se selado devidamente quando necessário
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e ainda conferir os anexos, quando houver.
e arquivamento em fase corrente e intermediária,

IA
visando a sua eliminação ou recolhimento para Registro (insere dados de documento no sistema
guarda permanente. com código para acompanhar)

AR
• A classificação NÃO faz parte de um programa de Registro e Autuação: é o procedimento no qual o
gestão. protocolo cadastra o documento em um sistema

-M
• As fases de um programa NÃO são as Três idades. de controle (informatizado ou manual) atribuindo
• A prova pode pedir. Produção, Utilização, Desti- ao mesmo um número codificado de acompan-
nação: OK! hamento. A autuação, utilizada geralmente para

60
processos, é também conhecida como protoco-
• A gestão documental fala em fases: Corrente e
lização. O protocolo também é responsável pela
intermediária.
autuação de documentos advindos dos próprios

39
setores da organização dando início a processos
administrativos internos.
7.1. Primeira Fase: Produção
69
Elaboração de documentos em função das ativi- Classificação (ABRE e analisa assunto: classifica via
08

dades de um órgão ou setor. plano da instituição), salvo sigilo

Nesta fase, o arquivista deve priorizar apenas os Classificar: é o processo de analisar a correspondência
87

documentos FUNDAMENTAIS para as atividades e e outros documentos de modo a arrumá-los logica-

administração da instituição, evitando duplicação e mente em grupos (por assunto) ou séries para um
-0

emissão de vias desnecessárias. arquivamento sistemático.

Ex: Pode propor criação ou extinção de formulários

OS

Expedição e distribuição: ao destinatário (sigiloso vai

e modelos. fechado)
Distribuir / Expedição: remeter às seções compe-
NT

tentes para o devido estudo. É a atividade que

7.2. Segunda Fase: Protocolo (Utilização) consiste em enviar o documento ao destinatário.
Chama-se distribuição quando é interna e expedição
SA

Recebimento, registro, classificação, registro,

quando é externa (direcionada a outra instituição).
distribuição, tramitação, expedição e de organização
e ARQUIVAMENTO de documentos em fase corrente Expedição Externamente
S

e intermediária, bem como elaboração de normas Distribuição Internamente

de acesso à documentação (empréstimo e consulta)
DO

e à recuperação de informações.
Controle da Tramitação e Movimentação: protocolo
deverá fazer o controle da tramitação dos
A

7.2.1. Protocolo documentos mediante sistema manual ou informa-

tizado, no sentido de identificar os departamentos
CH

Setor voltado ao recebimento de correspondência e/ pelos quais passam os documentos. Tal controle
ou documentos. sobre a movimentação dos documentos é importante
para saber em que local se encontra determinado
RO

Todo órgão público possui uma área responsável

pelo registro e distribuição das correspondências documento em um dado momento, bem como para
que forem geradas internamente e nas que forem se consultar os últimos andamentos realizados na
recebidas, bem como responde por protocolizar sua tramitação.
NA

processos e sua tramitação.

Avaliação: Processo de análise de arquivo visando
IA

estabelecer a destinação final do documento (guarda

AR

12 ARQUIVOLOGIA
M
 permanente ou eliminação) de acordo com valores Tabela de temporalidade: Instrumento de desti-
probatórios ou informativos. nação, aprovado por autoridade competente, que
determina prazos e condições de guarda, tendo

A
em vista a transferência, recolhimento, descarte ou
Eliminação/Descarte: Destruição de documentos

CH
eliminação de documentos.
julgados destituídos de valor para guarda perma-
nente.

RO
7.3. Terceira Fase: Avaliação e Destinação
Avaliação: Processo de análise de documentos de

NA
arquivo que estabelece prazo de guarda e a desti-
nação, de acordo com os valores que lhes são

IA
atribuídos. (Ligada à Tabela de Temporalidade).
Comissão permanente de avaliação de
documentos (CPAD)

AR
Atribui valor aos documentos Segundo o Decreto 4073.
Art. 18. Em CADA órgão e entidade da Administração

Estabelece prazos de guarda e destinação (Tabela da
Temporalidade)
-M
pública federal será constituída comissão perma-
nente de avaliação de documentos, que terá a
responsabilidade de orientar e realizar o processo
de análise, avaliação e seleção da documentação

60
Prazo de guarda: Prazo definido na tabela de tempo-
produzida e acumulada no seu âmbito de atuação,
ralidade e baseado em estimativa de uso, em que
tendo em vista a identificação dos documentos para

39
documentos deverão ser mantidos no arquivo
guarda permanente e a eliminação dos destituídos
corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual
de valor.
a destinação é efetivada. Período de retenção.
69
Ex: A instituição só poderá eliminar documentos se
tiver uma CPAD.
08

Arquivo Valor Prazo de Guarda Processo de análise, avaliação e seleção da documen-

tação.
Corrente Primário (adm) Fixo
87

Também faz a confecção do PLANO DE

Intermediário Primário Fixo CLASSIFICAÇÃO.
-0

(destinação)
Permanente Secundário (hst) Não eliminar
8. Preservação e Conservação
OS

Após findar o prazo de guarda, dá destinação.

Nessa etapa composta não só dos arquivos perma-
Destinação: Decisão, com base na avaliação, quanto
NT

nentes, pois mesmo os arquivos correntes e

ao encaminhamento de documentos para guarda
intermediários servem para guardar, preservar e
permanente, descarte ou eliminação.
garantir o aceso ao documento.
SA

Descartar
Preservação tem por intenção a integridade
Exclusão de documentos de arquivo após avaliação
documental:
S

Eliminação A preservação seria o conjunto de medidas

DO

estratégicas, de ordem administrativa, política e

operacional que contribuem direta ou indiretamente
Destruição de documentos que, na avaliação, foram
para a preservação da integridade do patrimônio
considerados sem valor permanente.
A

documental.
a) Fragmentação (manual ou mecânica).
CH

De forma mais ampla: o que guardar, o que não

b) Pulverização. guardar, no que investir, cuidar da papelada, cuidar
c) Desmagnetização. do ambiente, comprar o mobiliário. Assim como,
RO

d) Reformatação. atividades conservacionistas e restauração.

A preservação de documento de arquivo, em
A incineração não deve mais ser utilizada por não qualquer suporte, depende dos procedimentos
NA

permitir a reciclagem e pela poluição. adotados em sua produção, tramitação, acondicio-

namento e armazenamento físico.
IA
AR

ARQUIVOLOGIA 13
M
 Controle de luminosidade: luz artificial com filtros
Preservação Conservação Restauração e bloqueadores, NÃO usar lâmpadas incan-
Objetivo Impedir que Interromper Revitalizar o descentes.

A
o documento o processo documento b) Umidade relativa (UR): 45-48%: Variação de 5%.

CH
se degrade: de deteri- degradado, Tanto o excesso como o clima seco. A taxa
objetiva oração do reaver seu adequada para manter um arquivo é 55%. Perigo
mantê-lo em documento, estado físico e da umidade: proliferação de microrganismos.

RO
seu estado impedir informações. c) Temperatura: 18 a 22ºC. Variação de 1%.
original. aumento de Oscilações bruscas provocam contração e
dano. alongamento do papel, além de facilitar o apare-

NA
cimento de microrganismos, insetos ou até de
Atuação Procedimentos Controle no Intervenção roedores.
em estruturas ambiente, direta no

IA
Químicos
físicas do manuseio documento, Poluição atmosférica: a celulose é atacada pelos

AR
acervo, como e acesso ao alterando ácidos, ainda que nas condições de conservação
nos edifícios, documento, sua estrutura mais favoráveis. Ex: Filtros, higienização.
móveis e pequena (suporte). Biológicos

-M
outros. intervenção. Insetos, fungos, roedores, traças, homem.
Manter o Impedir Reaver

60
original. Foco mais dano: informações. 8.2. Técnicas de Conservação
na estrutura. estabiliza (Legibilidade).

39
Envolve um conjunto de procedimentos estabi-
Foco no
lizadores que visam desacelerar o processo de
ambiente e degradação de documentos ou objetos provocados
69
documento. pelos agentes de deterioração de documentos.
Vistoria Higienizar,
08

MEDIDAS PREVENTIVAS
acondicionar.
Medidas feitas de forma antecipada para que não
87

problemas com o documento.

8.1. Agentes de Deterioração
-0

Medidas voltadas ao meio (controle ambiental):

São os que levam os documentos a um estado de • Temperatura e umidade relativa (termohi-
instabilidade FÍSICA ou QUÍMICA, com comprometi- drógrafo - lê temperatura e umidade do ar)
OS

mento de sua integridade e existência.

• Umidade relativa
• Qualidade do ar
NT

8.1.1. Fatores Internos (Suporte Físico) • Luminosidade

• Acidez do papel • Prevenção de infestação biológica
SA

- PH abaixo de 7 Ácido: Amarela • Segurança e proteção contra fogo e danos por

- PH 7 Neutro. Ideal. água.
- PH acima de 7 Alcalino • Limpeza do ambiente
S

• Qualidade das tintas pode comprometer a legibili-

• Vistoria
dade.
DO

• Oxidação de metal.
• Perda de cor (esmaecimento) de fotos e outros doc- Medidas voltadas ao documento:
umentos. • Acondicionamento (1ª Etapa): Material: Uso de
A

• Proximidade com campo magnético (magnético/ embalagem adequada para a guarda do documento,
CH

eletrônico). visando preservação e acesso. Ex: Colocar em papel,

pasta, envelope, caixa. # Não usar saco plástico para
8.1.2. Fatores Externos (Ambiente) acondicionar papel.
RO

Físicos • Armazenamento (2ª Etapa): Físico: Guarda

a) Luminosidade: do documento em local adequado a fim de maior
proteção. Ex: Depósito, colocar o invólucro em que
Deve-se evitar a exposição dos documentos à
está o documento em estante, armário, prateleira,
NA

luz natural (solar) e, ainda, à reprodução (digita-

arquivo. Ex: Mobiliário metálico. NÃO USAR MADEIRA.
lização), pois tais fatores contribuem para o
envelhecimento do papel.
IA
AR

14 ARQUIVOLOGIA
M
 Detalhes sobre acondicionamento, armazenamento De acordo com o Arquivo
e manuseio em geral:
Arquivo corrente Arquivo Arquivo

A
intermediário permanente
Papel neutro

CH
Pode ser Pode ser Pode ser
Poliéster
acondicionado em acondicionado em acondicionado em
Linho pasta suspensa. caixa-arquivo caixa-arquivo

RO
Capas plásticas, acrílico, PVC.
Uso frequente. Uso diminuído. Inativo.
NÃO UTILIZE PLÁSTICO PARA PAPEL

NA
Não usar cola branca (PVA), fita adesiva MEDIDAS CORRETIVAS:
⇒ Usa cola de amido (natural) Conversação por tratamentos específicos. A ameaça
está acontecendo e deve evitar que continue.

IA
Fotos e negativos • Higienização

AR
Proteção individual em embalagem de papel Limpar e remover as sujidades encontradas em
neutro (plástico não) um suporte documental. Podendo ser:
• Mecânica: Uso de pincel, flanela, aspirador de

Manuseio com luva de algodão
Arquivada em mobiliário de aço
Não se deve forçar a separação de uma fotografia
-M
pó, bisturi, pinça, espátula, cotonete, borracha
de vinil, máscara, papel, mata-borrão, peso.
• Química: Remover cola, fita adesiva, grampo,

60
da outra clipe. Usa-se solvente, mas se o suporte estiver
Se for necessário anotar, escrever no verso, com frágil essa etapa não poderá ser realizado, pois o

39
lápis macio documento pode vir a se fragmentar.
• Alisamento (planificação ou umidificação)
69
Diapositivos (slide) Coloca o documento em bandeja de aço inox-
idável, expondo-o à ação do ar com forte percen-
08
Acondicionamento adequado: cartelas flexíveis de tual de umidade (90-95%), durante 1 hora, em
polietileno câmara de umidificação. Após, passa ferro ou
87

Depois coloca em paste de capa dura na prensa manual folha por folha.
horizontal • Desinfestação (fumigação)
-0

Mobiliário metálico Fumigação utiliza produtos químicos que podem

Produzir duplicatas para projeções frequentes (luz ajudar a eliminar as ameaças. Ainda há o conge-
do projetor pode degradar) lamento (insetos vivos, ovos ou fundos) a fim de
OS

evitar o uso de venenos.

Microfilmes • Pequenos reparos (Estabilização)
NT

NÃO é restauração porque a legibilidade não fi-

Armazenado em cofre, arquivo ou armário à cou comprometida. Ex: Furos, pequenos rasgos.
prova de fogo
SA

E colocados em latas vedadas à umidade

Devem ser feitas duplicatas de segurança 9. Técnicas de Restauração
Sujeira retirada com pano umedecido para filmes
S

que não solte fiapo Objetiva revitalizar a concepção original

DO

(legibilidade).
Mapas Respeito ao material original
A

Acondicionamento: enrolado em tubo de PVC ou Plano inicial

papelão
CH

Autenticidade do documento
Armazenado em gaveteiro ou armário (Mobiliário
metálico)
O método ideal é AQUELE QUE AUMENTA A
RO

Se esticado: capa de papel neutro ou poliéster. RESISTÊNCIA DO PAPEL (SUPORTE) ao envelheci-

mento e às agressões externas do meio ambiente,
sem que advenha prejuízo quanto à legibilidade e
NA

flexibilidade e sem que aumente o peso e o volume.

São princípios básicos:
IA
AR

ARQUIVOLOGIA 15
M
 a) Legibilidade: leitura da obra. obtenção: o material não impede a passagem de
b) Estabilidade: materiais que não devem provocar raios ultravioletas e infravermelhos.
alterações. O volume do documento é reduzido, mas o PESO

A
c) Reversibilidade: o material aplicado como DUPLICA.

CH
acréscimo deve ser de fácil remoção.
9.1.5. Encapsulação
Moderno. Pouco uso.

Foco no documento e legibilidade!
9.1. Técnicas Restauradoras em papel
RO
O documento é colocado entre duas lâminas de
POLIÉSTER fixadas nas margens externas por fitas
adesivas nas duas faces.

NA
Entre o documento e a fita deve haver um espaço de
9.1.1. Banho de gelatina 3 mm, deixando o documento SOLTO entre as duas

IA
lâminas.
Baixo custo
9.1.6. Velatura

Mergulha o documento em gelatina ou COLA AMIDO
(tipo cera).
Não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e permite
AR
Aplica reforço de papel ou tecido em qualquer face
da folha, com alteração no documento.

-M
a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos.
Prejuízos: Os documentos tornam-se suscetíveis ao
9.2. Detalhes
ataque de insetos e fundos, além de exigir habili-

60
dades do executor (difícil). Banho de Não prejudica legibilidade, flexibi-
gelatina (cola) lidade, raio. Fungo.
9.1.2. Tecido

39
Encapsulação 2 lâminas poliéster. Cola c/ fita.
Processo de reparação em que são usadas folhas de 69 Fica solto.
tecido muito fino, aplicadas com PASTA DE AMIDO, Laminação 2 faces: 1 folha de seda + acetato
aumentando a durabilidade do papel de modo (ideal) celulose + prensa calor.
08
considerável.
Silking Crepeline de seda e cola amido
Prejuízos: O AMIDO proporciona o ataque de insetos (fungo). Prejudica tudo.
87

e fundos e impede o exame pelos raios ultravioletas

e infravermelhos e também reduz a legibilidade e Velatura Tecido ou papel
flexibilidade.
-0

FICAR ATENTO!
9.1.3. Silking
Conservação Restauração
OS

Caro e difícil. Estabilizar danos Revitalizar o documento

Usa tecido – crepeline ou musselina de seda – de
Alisamento Banho de gelatina
grande durabilidade, mas como usa ADESVO à base
NT

(planificação)
de AMIDO afeta as qualidades do documento.
Desinfestar (fumigação Encapsulação
Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, repro-
e congelamento)
SA

dução e exame por raios infravermelhos e

ultravioletas são POUCO prejudicados. Pequenos reparos Laminação
Higienização e limpeza Silking
9.1.4. Laminação
S
DO

*mais próximo do ideal

Processo em que se envolve o documento, nas duas
faces, com uma folha de papel de seda e outra de 10. Processos Reprográficos:
acetato de celulose, colocando-o numa prensa Microfilmagem e Digitalização
A

hidráulica com alta temperatura.

CH

O acetato de celulose, por ser termoplástico, adere

Conjunto de processos de reprodução que, em vez
ao documento, juntamente com o papel de seda,
de recorrerem aos métodos tradicionais de imprimir,
dispensando adesivo.
RO

recorrem às técnicas de:

A durabilidade e a qualidade permanentes do
• Microfilmagem
papel são mantidas sem perda de legibilidade e
flexibilidade, tornando-o IMUNE à pragas e fungos. • Heliografia
NA

Qualquer mancha resultante do uso pode ser • Xerografia (processo eletrostático): fotocopia:
removida com água e sabão. eletrofotografia
IA

A aplicação é rápida e a matéria prima de fácil • Digitalização

AR

16 ARQUIVOLOGIA
M
 O que faz: Duplicação, reprodução, cópia e microcópia
SEM impressão.
Auxilia o armazenamento de vários documentos
trocando o suporte para formato reduzido.
10.1. Microfilmagem
Desenvolvida no século XIX pelos franceses. Objetiva
preservação
Técnica que cria uma cópia extremamente reduzida
do documento original, passando-o do gênero
escrito para o gênero micrográfico (nas espécies
rolo de microfilme ou microfilme: filme de nitrato é o
material utilizado).
Logo, permite o registro, preservação e conservação,
alterando o suporte.
Vários papéis reproduzidos num rolo de microfilme:
diminui espaço de armazenamento. Em outros
termos, é processo de reprodução fotográfica
reduzida, chegando a quase 95% do documento
original.
Segundo os dispositivos legais:
“Entende-se por microfilmagem o resultado do
processo de reprodução em filme, de documentos,
dados e imagens, por meio de fotográficos ou
eletrônicos, em diferentes graus de redução.
A microfilmagem será feita em equipamentos que
garantam a fiel reprodução das informações, sendo
permitida a utilização de qualquer microforma.”
-0
Microfilme ou microficha:
OS
Mídia analógica de armazenamento para livros,
periódicos, documentos e desenhos.
NT
É documento eletrônico analógico (não é digital).
Exige, portanto, equipamento eletrônico para
acessar o documento: Leitora de microfilme ou
SA
microficha, a qual amplia a informação existente no
microfilme, permitindo sua visualização.
S
Lei 5433. Art. 1º. §2º. Os documentos microfilmados
DO
poderão, a critério da autoridade competente, ser
eliminados por incineração, destruição mecânica
ou por outro processo adequado que assegure a sua
A
desintegração.
CH
§4º. Os filmes negativos resultantes da microfil-
magem ficarão arquivados na repartição detentora
do arquivo, VEDADA sua saída sob qualquer pretexto.
RO
§5º. A eliminação ou transferência para outro local
dos documentos microfilmados far-se-á mediante
lavratura de termo em livro próprio pela autoridade
competente.
NA
§6º. Os originais dos documentos ainda em trânsito,
microfilmados não poderão ser eliminados antes
IA
do seu arquivamento.
AR
ARQUIVOLOGIA
M
Art. 2º. Os documentos de valor histórico não
poderão ser eliminados, podendo ser arquivados
A
em local diverso da repartição detentora dos
mesmos.
CH
Art. 4º. É dispensável o reconhecimento de firma da
autoridade que autenticar os documentos oficiais
RO
arquivados, para efeito de microfilmagem e os
traslados e certidões originais de microfilme.
Decreto. Art. 6º. Na microfilmagem poderá ser
utilizado qualquer grau de redução, garantida a
NA
legibilidade e a qualidade da reprodução.
Art. 11. Os documentos em tramitação ou em estudo
IA
poderão, a critério da autoridade competente, ser
microfilmados, não sendo permitida a sua elimi-
AR
nação até a definição de sua destinação final.
-M
10.1.1. Finalidade
Microfilme de substituição
60
É o microfilme que serve à preservação das infor-
mações contidas em documentos que serão
39
eliminados, tendo em vista a racionalização e
aproveitamento de espaço, desde que não tenham
69
valor histórico, isto é, apenas cabe em arquivo
corrente e arquivo intermediário.
08
NÃO se usa microfilme de substituição para arquivos
permanentes, de valor histórico!
87
Só substitui o suporte de documentos sem valor
histórico.
Aqui, o documento é trocado junto com o suporte e
o novo microfilme passa a ter valor de original.
Microfilme de preservação
Usa cópia e guarda o original. Ex: Rolo de filme com
sais de prata (prolonga vida útil em até 500 anos, se
armazenado entre 20º C e 40% UR).
Aplica quando o objetivo é microfilmar os documentos
tendo em vista a conservação dos originais, com a
finalidade de preservá-los dos desgastes oriundos
das consultas.
Aplicado nos arquivos permanentes, pois nesta fase
são arquivados os documentos históricos.
Os originais dos documentos considerados de valor
permanente jamais poderão ser eliminados, por
força da legislação em vigor. Logo, mesmo micro-
filmando o arquivo permanente, tais documentos
deverão permanecer arquivados também em sua
forma original.
Microfilme de segurança
Por questões de segurança, é o microfilme que serve
de cópia de segurança, isto é, faz cópia da cópia,
devendo ser armazenado em lugar distinto dos
originais.
17
 Decreto. Art. 5º. §1º. Será obrigatória, para efeito de A cópia digitalizada não será igual ao original e não
segurança, a extração de filme cópia do filme original. substitui o original que deve ser preservado.
§3º. O armazenamento do filme original deverá ser

A
em local diferente do seu filme cópia.

CH
10.2.1. Motivos da Digitalização
10.1.2. Vantagens da Microfilmagem
• Contribuir para o amplo acesso e disseminação

RO
• A microfilmagem é um processo REPROGRÁFICO dos documentos arquivísticos por meio da Tecn-
autorizado pela Lei 5433 e pelo Decreto 1799, ologia da Informação e Comunicação;
que conferem ao microfilme o mesmo valor legal • Permitir o intercâmbio de acervos documentais e

NA
do documento original. de seus instrumentos de pesquisa por meio de
• Redução sensível de espaço. (uma sala cheia de redes informatizadas;
papéis se transformar num rolo de microfilme). • Promover a difusão e reprodução dos acervos ar-

IA
Uma vez microfilmados, podem ser eliminados quivísticos não digitais, em formatos e apre-
(salvo se for arquivo permanente).

AR
sentações diferenciados do formato original;
• É digitalizável. • Incrementar a preservação e segurança dos doc-
• Acesso fácil: em razão das pequenas dimensões umentos arquivísticos originais que estão em

-M
da microforma, eficiência da catalogação, quan- outros suportes não digitais, por restringir seu
do comparados aos arquivos convencionais em manuseio.
papel.

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• Confidencialidade das informações: não podem
ser visualizadas a ol
10.2.2. Processo de Digitalização

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ho nu, pois exigem equipamento.
• Segurança: o arquivo de microfilme, devido ao Avaliação e seleção dos conjuntos documentais a
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pequeno volume, permite o seu acondiciona- serem digitalizados
mento em caixa forte (arquivo de segurança), O acervo arquivístico selecionado deve ser previa-
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protegido de sinistros (queima mais devagar que mente higienizado, identificado e organizado
papel). (arranjo, descrição e indexação).
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• Segurança 2: Por determinação legal, para cada O processo de digitalização deverá ser realizado,
microfilme produzido deverá ser extraído cópia preferencialmente, nas instalações das instituições
-0

de segurança, que deverá ser armazenada em detentoras do acervo documental, evitando seu
local distinto do filme original. transporte e manuseio inadequados, e a possibil-
• Durabilidade: As microformas duram muito idade de danos causados por questões ambientais,
OS

tempo. roubo ou extravio. (Pode ser terceirizado)

Recomenda-se a digitalização de conjuntos
documentais integrais, como fundos/coleções
NT

ou séries. No entanto, é possível digitalizar itens

10.2. Digitalização documentais isolados,
SA

Processo de conversão de um documento físico Devido frequência de uso, estado de conservação ou

para o formato digital por meio de um dispositivo alto valor intrínseco com necessidade de incremento
apropriado, como scanner. de sua segurança, sem, entretanto, descontextual-
izá-los do conjunto a que pertencem.
S

Não cria documento natudigitais (não passa por esse

DO

processo, já nasce digital).

GED faz a digitalização. Gestão eletrônica de ATENÇÃO
documentos: faz troca de suporte.
A

Suporte (x) para suporte informático. Microfilme Digitalização

Ainda, é a reprodução por varredura eletrônica em
CH

Mídia analógica de Meio eletrônico

disco ou outro suporte de alta densidade, permitindo armazenamento
a visualização do documento em terminal ou sua Tem valor legal Não tem valor legal
RO

impressão em papel.

Podem ser digitalizados:

• Texto
NA

• Imagem
• Voz
IA
AR

18 ARQUIVOLOGIA
M