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A Post I La Microsoft Access 2007
A Post I La Microsoft Access 2007
Álvaro Neves
Ano 2009/2010
Índice
O que é o Access ....................................................................................................................... 6
Conceitos Fundamentais sobre Bases de Dados ........................................................................ 6
O que é uma Base de Dados .................................................................................................. 6
Ficheiros, Tabelas, Registos e Campos ................................................................................... 6
As Bases de Dados Relacionais .............................................................................................. 8
Activar o Access ........................................................................................................................ 9
Opções na Página de introdução do Access 2007 .................................................................. 9
Criar Base de Dados ................................................................................................................ 10
Componentes Específicos do Ecrã de Abertura do Access........................................................ 11
Separadores do Friso no Access 2007 .................................................................................. 11
Painel de Navegação ........................................................................................................... 12
A Criação de Base De Dados ................................................................................................ 13
Tabelas ................................................................................................................................... 13
O que é uma Tabela ............................................................................................................ 13
Criação de uma Tabela ........................................................................................................ 14
Criar tabela por Inserção de Dados ...................................................................................... 14
Criar tabela em Vista de Estrutura ....................................................................................... 15
Descrição do Ecrã de Construção da Tabela ......................................................................... 16
Chave Primária .................................................................................................................... 18
Adicionar uma chave primária de Numeração Automática .................................................. 20
Definir a Chave Primária...................................................................................................... 21
Relações.............................................................................................................................. 22
Relações entre Tabelas ................................................................................................... 22
Formulários ........................................................................................................................... 27
Assistente de Formulários .................................................................................................. 28
Modo de Estrutura............................................................................................................ 28
Controlos ........................................................................................................................... 30
Consultas ................................................................................................................................ 30
Consulta simples ................................................................................................................. 31
Parâmetros ......................................................................................................................... 33
Consultas de Sumarização ................................................................................................... 34
Consultas com duas ou mais tabelas ................................................................................... 34
Relatórios ............................................................................................................................... 35
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Modo Estrutura ................................................................................................................... 35
Secções de um relatório .................................................................................................. 35
Assistente ........................................................................................................................... 36
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Índice de Figuras
Figura 1 - Exemplo de uma ficha (registo) num ficheiro de moradas de clientes ........................ 6
Figura 2 - Estrutura de dados no Access .................................................................................... 7
Figura 3 - Estrutura de um registo e campo de uma tabela ........................................................ 7
Figura 4 - Exemplo de trocas de informação numa base de dados relacional ............................. 8
Figura 5 - Arranque do Access 2007 .......................................................................................... 9
Figura 6 - Indicação do nome de uma nova base de dados ...................................................... 10
Figura 7 - Nova Base de Dados e Painel de Navegação............................................................. 10
Figura 8 - Separadores do Friso ............................................................................................... 11
Figura 9 - Objectos na Base de Dados ...................................................................................... 12
Figura 10 - Caixa de diálogo de criação da base de dados ........................................................ 13
Figura 11- Criar tabela por inserção dos dados ........................................................................ 14
Figura 12 - Fechar Tabela ........................................................................................................ 15
Figura 13 - Nomear tabela....................................................................................................... 15
Figura 14 - Definição automática da estrutura da tabela ......................................................... 15
Figura 15 - Mudança de modo de visualização e gravação ....................................................... 16
Figura 16 - Ecrã de construção da estrutura da tabela ............................................................. 16
Figura 17 - Relação entre Tabelas ............................................................................................ 19
Figura 18 - Campo Código de Cliente ....................................................................................... 19
Figura 19 - Estrutura da Tabela................................................................................................ 20
Figura 20 - Propriedades do Campo ........................................................................................ 21
Figura 21 - Definir uma Chave Primária ................................................................................... 22
Figura 22 - Campos definidos como Chave Primária ................................................................ 22
Figura 23 - Janela onde se selecciona as tabelas ...................................................................... 25
Figura 24 - Estabelecimento das relações ................................................................................ 26
Figura 25 - Janela Relações...................................................................................................... 26
Figura 26 - Criação de um Novo Formulário............................................................................. 27
Figura 27 - Passo 1 do Assistente de Formulários .................................................................... 28
Figura 28 - Formulário Aluno ................................................................................................... 28
Figura 29 - Formulário Aluno na Vista de Estrutura ................................................................. 29
Figura 30 - Botão Folha de Propriedades ................................................................................. 29
Figura 31 - Propriedades do Formulário Aluno ........................................................................ 29
Figura 32 - Controlos ............................................................................................................... 30
Figura 33 - janela aonde se selecciona as tabelas .................................................................... 31
Figura 34 - Janela QBE ............................................................................................................. 32
Figura 35- Janela QBE com os campos assinalados .................................................................. 32
Figura 36 - Vista de Folha de Dados ......................................................................................... 33
Figura 37 - - Definição de Paramentos nas Consultas ............................................................... 33
Figura 38 - caixa de diálogo que é possível indicar o valor que o parâmetro vai tomar............. 33
Figura 39 - Cálculo da data de nascimento do aluno mais velho e do aluno mais novo ............ 34
Figura 40 - Consultas com duas ou mais tabelas ...................................................................... 34
Figura 41 - Relatório em modo de Estrutura ............................................................................ 35
Figura 42 - Selecção de campos assistente no de relatórios ..................................................... 36
Figura 43 - Escolha do modo de visualização dos dados........................................................... 37
Figura 44 - Escolha dos agrupamentos no assistente de relatórios .......................................... 37
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Figura 45 - Escolha da sequência de ordenação ....................................................................... 37
Figura 46 - Janela onde é definido o tipo de sumários a serem calculados e apresentados no
relatório.................................................................................................................................. 37
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O que é o Access
Uma base de dados é um conjunto de dados relacionados de acordo com uma ou varias regras
e um objectivo específico.
Um conjunto de informações, os colaboradores de uma empresa. As moradas de clientes e de
fornecedores, os stocks de produtos ou os alunos de uma turma podem ser os dados que
compõem uma base de dados.
Sobre esses dados é aplicado um conjunto de acções que têm como objectivo a sua gestão e a
obtenção de resultados, nomeadamente a criação de fichas de inserção e consulta de dados,
cálculos e estatísticas, relatórios, entre outros.
A base de dados é armazenada sob forma de um ou vários ficheiros, segundo uma estrutura
predefinida pelo utilizador. No Access 2007, tosas as informações são armazenadas em
tabelas, num ficheiro com extensão .ACCDB, apresentando-se da seguinte
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forma:
Ficheiros
Dados
Todos os registos de uma base de dados possuem uma estrutura de campos idêntica, variando
apenas o seu conteúdo:
Registo
Campos
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As Bases de Dados Relacionais
Uma base de dados relacional permite, para além da “simples” organização da informação. A
criação de relações entre grupos de informação distintos.
Existem, então, várias tabelas com dados, armazenadas num mesmo ficheiro. Embora,
individualmente, esses grupos de informação tenham um objectivo específico, a construção de
uma relação entre eles irá proporcionar ao utilizador uma maior compreensão dos dados.
Dados Dados
Clientes Produtos
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Activar o Access
A partir do ecrã do ambiente de trabalho do Windows tem duas opções de acesso ao Access:
Assim que activado o Access, é visualizado a página de Introdução ao Microsoft Office Access,
que nos questiona acerca da acção que pretendemos:
Nova Base de Dados em Branco: criar uma nova base de dados de Access: serão
construídos os vários objectos que compõem uma base de dados em Access.
Abrir Base de Dados Recente: abrir uma base de dados já existente, gravada em disco.
Modelos Locais: utilização de modelos já no computadores em utilização;
Modelos no Microsoft Office Online: acesso ao site da Microsoft, para utilização de
modelos adicionais.
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Criar Base de Dados
Suponhamos, então, que pretende criar uma nova base de dados e que, para tal, será
seleccionada a respectiva opção da caixa de diálogo da figura 5.
A primeira informação que o Access lhe irá solicitar é a indicação do nome da nova base de
dados e a sua localização:
Após indicar o nome e fazer clique no botão Criar, será então visualizado o novo Painel de
Navegação do Access 2007 no qual é aberta uma nova tabela, em modo de visualização “Folha
de Dados”.
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Componentes Específicos do Ecrã de Abertura do Access
No Access 2007 existem quatro separadores standard que, conjuntamente com o Botão do
Office, contem a generalidade das opções necessárias à concepção e formatação do
documento.
SEPARADORES
NOME FUNÇÃO
Base Contém as funções mais utilizadas na formatação, manipulação de
registos, ordenação e localização de texto.
Criar Agrega a generalidade das opções criação de objectos no Access 2007
Dados Externos Contém as opções de importação, exportação, ligação e recolha de
dados.
Ferramentas da Agrega opções de validação e manutenção dos dados, verificação das
Base de Dados características da base de dados e/ou de objectos.
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Painel de Navegação
Ao criar ou abrir uma base de dados, os objectos disponíveis que foram criados, são
visualizáveis no Painel de navegação:
Tabelas: são os únicos objectos do Access que contêm os dados armazenados sob
forma de registos e campos;
Consultas: as consultas têm múltiplas funções no Access: são utilizadas para
seleccionar um conjunto de informação, normalmente segundo condições pré-
estabelecidas;
Formulários: também designados por ecrãs de apresentação, são utilizados para a
criação de fichas de inserção e de consulta de
dados;
Relatórios: os relatórios são normalmente
enviados para a impressora, podendo assumir
diversas formas, desde uma simples listagem a
listagens com agrupamentos de dados e
etiquetas;
Páginas: criação de páginas Web, com o
objectivo de consultar, alterar ou inserir dados
para as tabelas de uma base de dados. Também
podem representar outputs de informação, no
estilo dos relatórios;
Macros: as macros são constituídas por
conjuntos de comandos que têm por objectivos
automatizar funções na base de dados como,
por exemplo, imprimir um relatório ou copiar
um conjunto de dados;
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A Criação de Base De Dados
A partir deste momento, surge o painel de navegação sem qualquer objecto, podendo iniciar a
construção da base de dados, começando pela definição das tabelas.
Tabelas
Uma tabela é uma estrutura de dados agrupada segundo registos e campos, com o objectivo
de armazenar registos (“fichas”) de clientes, fornecedores, stocks ou vencimentos. Cada
registo terá campos idênticos, mas com conteúdos específicos (por exemplo, o nome do
cliente, a morada do fornecedor, o vencimento do colaborador). Cada conjunto de informação
será armazenado na sua tabela específica, podendo depois criar-se uma relação entre essas
tabelas, de forma a uma melhor compreensão e utilização dos dados nelas armazenados.
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Criação de uma Tabela
Posicionado no painel de navegação para criar uma nova tabela, há primeiro que decidir qual o
modo como pretende construi-la.
A criação de tabelas por inserção de dados é vantajosa para utilizadores com pouco
conhecimento de Access, pois permite criar uma tabela sem definir inicialmente quais os seus
campos.
Assim, é feita a inserção de um conjunto de dados, que serão interpretados pelo Access
quando a tabela for gravada, sendo feita automaticamente a atribuição dos tipos de campos,
consoante os dados inseridos em cada coluna da tabela.
1) No ecrã encontra-se já aberta a tabela em modo Folha de Dados, pelo que se pode
inserir de imediato os dados na tabela:
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2) Feche a tabela, através do botão no canto superior da respectiva janela ou, fazendo
clique com o botão direito do rato sobre o topo do separador, seleccione o comando
Fechar:
4) Ao mudar para o modo vista de estrutura, pode verificar a caracterização dos campos
face aos conteúdos inseridos:
Embora o processo descrito tenha a sua utilidade inquestionável, iremos dar preferência ao
modo de criação de tabelas no modo Vista de Estrutura.
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Figura 15 - Mudança de modo de visualização e gravação
Para além dos já habituais frisos, botões e comandos (que serão descritos à medida que forem
utilizados), o ecrã de construção da tabela é composto por quatro zonas distintas:
Nome do Campo: é a zona onde são digitados os nomes dos campos. O Access permite
ao utilizador uma grande flexibilidade na atribuição de um nome a um campo, nome
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esse que poderá ter até 64 caracteres de comprimento, incluído espaços e acentuação
portuguesa (exemplos: Código, Telefone, Data Abertura);
Tipo de Dados: zona de indicação do tipo de campo. É o tipo do campo que vai
determinar os dados que nele podemos armazenar;
o Texto: alfanumérico, pode conter até 255 caracteres, sendo normalmente
utilizado para nomes, moradas, códigos postais e outros dados compostos por
letras, números e outros dígitos;
o Memo: alfanumérico, pode armazenar até 64000 caracteres, sendo
normalmente utilizado para comentários, observações, explicações mais
detalhadas;
o Numero: para dados numéricos, com o objectivo de os utilizar em temos de
cálculos; subdivide-se em vários tipos/tamanhos como, por exemplo:
Byte 0 a 255
Inteiro -32,768 a 32,767
Inteiro Longo -2,147,487,648 a 2,147,487,647
-3.402823E38 a 3.402823E38
Simples
(7 dígitos de precisão decimal)
-1.79769313486232E308 a
Duplo 1.79769313486232E308
(15 dígitos de precisão decimal)
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Descrição: zona de descrição do campo, que será visualizada quando estiver a
preencher esse campo.
Propriedades do campo: zona de definição das propriedades do campo. Todos os tipos
de campos possuem propriedades, sendo algumas comuns e outras específicas.
Chave Primária
Cada tabela da base de dados deverá ter um campo ou um conjunto de campos que
identifique de forma exclusiva cada registo armazenado na tabela. O campo em questão
denomina-se chave primária.
Uma chave primária de uma tabela é um campo ou conjunto de campos da tabela que
constitui um identificador exclusivo para cada linha.
Numa base de dados relacional tal como no Access 2007, os dados encontram-se divididos em
tabelas separadas por assuntos ou categorias de informação, sendo possível estabelecer
relações entre tabelas através dos campos das chaves primárias.
Por exemplo, um campo Código de Cliente na tabela Clientes pode ser apresentado na tabela
Serviços. Na tabela Clientes, trata-se da chave primária, enquanto na tabela Serviços,
denomina-se de chave externa.
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Figura 17 - Relação entre Tabelas
Deve escolher para chave primária um campo que apresente determinadas características,
como, por exemplo:
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Adicionar uma chave primária de Numeração Automática
Ao criar uma nova tabela na Vista de folha de Dados, o Access cria automaticamente uma
chave primária com o tipo de dados Numeração Automática. Para adicionar um campo de
chave primária numa tabela existente, terá de abrir a tabela na Vista de Estrutura:
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Figura 20 - Propriedades do Campo
Uma forma de identificar cada registo de uma tabela com um número de identificação
exclusivo, como por exemplo, um número de série ou código, consiste em definir um campo
da tabela com uma chave primária com as seguintes características: o campo desta chave
primária terá de identificar de forma exclusiva cada linha, nunca poderá estar vazio nem
conter valor nulo e raramente deve ser alterado.
Para definir de forma explícita uma chave primária, é necessário utilizar a Vista de Estrutura:
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Figura 21 - Definir uma Chave Primária
Relações
Uma base de dados bem estruturada não deve permitir redundâncias, isto é, dados
duplicados. Isto pode ser feito dividindo os dados em muitas tabelas baseadas em assunto, de
forma a armazenar cada ocorrência apenas uma vez.
Para que a informação possa ser utilizada, o Access deve ter um mecanismo de reunir as
informações divididas. Para tal, deverá colocar campos comuns em tabelas relacionadas e
definir as relações entre as tabelas. Poderá depois criar consultas, formulários e relatórios que
apresentem informações de diversas tabelas de uma só vez.
• Um para Um
• Um para Vários
• Vários para Vários
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Relações Um para UM
Esta relação existe quando os campos que se relacionam são ambos Chaves Primárias em suas
respectivas tabelas. Cada um dos campos não apresenta valores repetidos. Na prática
existem poucas situações onde utilizaremos um relacionamento deste tipo.
Um exemplo poderia ser o seguinte: Imagine que todos os alunos estão registados na
tabela Alunos, destes apenas uma pequena parte participa na Tuna da Escola. Por
questões de projecto da BD, podemos criar uma segunda tabela "Alunos da Tuna", a qual
se relaciona com a tabela Alunos através de um relacionamento do tipo Um para Um.
Cada aluno somente é registado uma vez na Tabela Alunos e uma única vez na tabela
Alunos da Tuna. Poderíamos utilizar o campo NumeroAluno como o campo que relaciona
as duas Tabelas.
Por exemplo, um aluno registado, uma única vez, na tabela alunos pode aparecer várias
vezes na tabela Notas, tantas vezes quantas forem as notas obtidas ao longo do curso.
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armazenadas as diferentes notas dos alunos, e ao mesmo tempo aonde ficam armazenadas
as notas das diferentes disciplinas. Assim ao invés de termos um
relacionamento do tipo muitos para muitos, teremos dois relacionamentos do tipo um para
muitos.
Integridade Referencial
Dividir a informação por várias tabelas resolve os problemas de redundância e
inconsistência, mas criou outros. Por exemplo, se um registo numa tabela primária for
apagado e existirem registos relacionados noutra tabela, a BD fica inconsistente. De forma
semelhante, se for alterado o valor do campo comum de um registo da tabela primária, a
informação na BD deixará de ser consistente.
Se, por exemplo, os números dos alunos Maria Oliveira e Paulo Silva forem alterados na tabela
Alunos então estes alunos passarão a ter as notas trocadas entre eles.
Activando a opção Impor integridade referencial (como iremos fazer mais à frente), o
Access passa a validar os valores dos campos relacionados, de forma a garantir a
integridade referencial, e, portanto, a consistência da informação distribuída pelas tabelas.
Assim, todos os valores existentes no campo comum da tabela relacionada terão que
existir no campo comum da tabela primária. Na janela de relacionamentos, um
relacionamento com esta opção activada passa a ter indicação do lado 1 e do lado N, este
último representado por um símbolo de infinito (∞).
Note-se que a partir deste momento não é possível introduzir a informação na BD por
qualquer ordem. Os dados das tabelas primárias têm que ser introduzidos antes dos dados das
tabelas relacionadas.
Assim, para alterar o valor de um campo comum ou apagar um registo numa tabela
primária, é necessário antes alterar/apagar os registos relacionados. Para simplificar estas
tarefas que são frequentes, o Access permite que as alterações efectuadas na tabela
primária sejam automaticamente reflectidas nas tabelas relacionadas após confirmação
pelo utilizador.
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Quando a opção Impor integridade referencial é activada são disponibilizadas mais 2
opções:
Para definir a primeira relação entre o campo NumeroAluno da tabela Alunos e o campo
NumeroAluno da Tabela Notas procedemos da seguinte forma:
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1. Seleccionamos o campo NumeroAluno da tabela Alunos
3. Para terminar seleccionamos o botão Criar de modo a que a relação seja efectivada.
Os mesmos procedimentos devem ser levados de forma a estabelecer a relação entre o campo
DisciplinasID da Tabela Disciplinas e o campo DisciplinasID da tabela Notas.
Depois destas duas relações serem estabelecidas a janela Relações tem o seguinte formato
observado na Figura 25.
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Formulários
Os formulários são utilizados para que possamos implementar funcionalidades que não
seriam possíveis de ser implementadas com o uso de folhas de dados. A principal aplicação dos
formulários é a criação de ecrãs, que facilitam a entrada e a alteração de dados.
Ao criarmos um formulário, este deve ser baseado numa tabela ou consulta. Ao alterarmos um
registo no formulário, estas informações estão a ser alteradas, na prática, directamente na
tabela. O formulário, não é mais do que um ecrã gráfico, que facilita as operações com os
dados.
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• Formulário Automático: Tabelas: …vários registos por página com os campos
dispostos na horizontal, …
• Formulário Automático: Folha de dados: …e em folha de dados.
• Assistente de Gráficos: Criação de gráficos.
• Assistente de Tabelas Dinâmicas: Criação de formulários que apresentem os
dados de forma agregada organizados em dimensões através de Tabelas Dinâmicas do
Excel.
Assistente de Formulários
A maior parte das vezes, a melhor forma de construir um formulário é começar por usar o
assistente para construir o essencial da visualização da informação. Depois, na vista de
estrutura, efectuam-se pequenos ajustamentos e acrescentam-se controlos para associar
funcionalidades ao formulário.
Modo de Estrutura
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formulário para o modo estrutura
seleccionamos o comando Vista de
Estrutura. E o nosso formulário assume o
aspecto que se pode ver na Figura 29.
• Cabeçalho do Formulário: É
exibido no início da primeira
página do formulário.
• Rodapé do Formulário: É exibido
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Controlos
As peças utilizadas para a construção de um formulário são os controlos (Figura 32). Para além
de mostrar informação, os controlos permitem organizar e decorar o formulário, de forma a
tornar a sua utilização mais agradável e eficiente. Um controlo pode ser colocado em qualquer
uma das secções e tem também um conjunto de propriedades agrupadas da mesma forma
que nos formulários. Alguns controlos têm assistentes que facilitam a sua criação. A seguir são
descritos os principais controlos:
Figura 32 - Controlos
• Seleccionar - Essa é a ferramenta padrão quando é exibida a Caixa de Ferramentas. Com ela
que se move, dimensiona e selecciona controlos.
• Rótulo – Utilizamos rótulos em formulários ou relatórios para mostrar textos descritivos, tais
como títulos, legendas ou instruções breves. Um rótulo pode ser anexo a um outro controlo.
Quando criamos uma caixa de texto, por exemplo, ela fica com um rótulo anexado que exibe
uma legenda para aquela caixa de texto. Quando criamos um rótulo utilizando a ferramenta
Rótulo, o rótulo fica isolado
• Caixa de texto - Utilizamos caixas de texto quer em formulários quer em relatórios para
exibir dados de uma tabela, ou de uma Consulta. Este tipo de caixa de texto é denominado de
caixa de texto acoplada porque está acoplada aos dados de um campo. As caixas de texto
podem também ser não acopladas. Por exemplo, quando criamos uma caixa de texto não
acoplada para exibir resultados de um cálculo ou para aceitar entrada de dados do utilizador.
Consultas
As consultas são utilizadas para visualizar, alterar e analisar dados de diferentes maneiras.
Também podemos utilizá-las como origem de registos para formulários e relatórios. Existem
vários tipos de consultas:
As consultas podem ser criadas com um assistente ou a partir do zero no modo Estrutura da
consulta.
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Usamos as consultas para seleccionar registos, actualizar tabelas ou efectuar cálculos.
Também pode acontecer precisarmos de dados calculados com base em um ou mais campos
de uma tabela. Nestas situações primeiro temos que montar uma consulta que nos forneça a
listagem desejada e, somente depois, podemos criar o relatório baseado na consulta montada
inicialmente.
Quando criamos uma consulta o Microsoft Access não grava juntamente com a consulta, os
dados por ela devolvidos. Ao salvar uma consulta, somente o comando SQL - Structured Query
Language é guardado. Cada vez que a consulta é executada, o comando SQL é executado e os
dados são devolvidos a partir das tabelas que fazem parte da consulta. No comando SQL está
toda a informação necessária para que o Microsoft Access execute a consulta, tais como:
campos a serem devolvidos, critérios de filtragem, ordenação dos resultados, campos
calculados, etc.
Consulta simples
Neste item aprenderemos a criar uma consulta simples. Vamos criar uma consulta baseada na
tabela Alunos A nossa consulta exibirá os campos (NumeroAluno, Nome, Apelido e Sexo) dos
alunos do sexo Masculino.
Para criarmos consultas no Microsoft Access não precisamos conhecer a linguagem SQL. O
Microsoft Access fornece-nos uma interface gráfica conhecida como QBE - Query By Example.
Esta interface é bastante simples de utilizar. O utilizador vai definindo a consulta, utilizando o
QBE e o Microsoft Access vai compilando os nossos pedidos criando o comando SQL
correspondente.
1) Abrir a base de dados que estamos a trabalhar (caso ainda não esteja aberta)
2) Seleccionar o separador Criar e no sub-separador carregar na opção Estrutura de
Consulta.
3) Depois no ecrã (Figura 33), tem que seleccionar as tabelas que contêm os campos que
necessitam. No nosso caso basta seleccionar a tabela Alunos. De seguida feche a
janela.
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(2)
Página 32
10. Como dissemos anteriormente as consultas conseguidas com ajuda do QBE tem uma
representação directa de um comando em SQL. Para visionarmos esse comando activa-se a
Vista de SQL. Neste caso concreto o comando apresentado é o seguinte: “SELECT
Alunos.NumeroAluno, Alunos.Nome, Alunos.Apelido, Alunos.Sexo FROM Alunos WHERE
(((Alunos.Sexo)="M"));”
Parâmetros
A utilização de constantes na definição de critérios em consultas leva a:
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Consultas de Sumarização
Frequentemente os utilizadores de uma BD estão interessados em analisar a informação lá
guardada de forma agregada. Por exemplo, para o director comercial de uma empresa pode
ser mais informativo analisar o total de vendas feitas por artigo do que os registos de vendas
individuais. As consultas de sumarização do Access permitem calcular este tipo de informação
estatística (somas, médias, etc) agrupando os registos por um ou mais campos.
Activando a opção Totais é acrescentada a linha Total à estrutura da consulta que dá acesso a
um menu, com as opções de sumarização:
Esta lista apresenta um conjunto de operações estatísticas que podem ser efectuadas em
grupos de valores: Soma; Média;Min (Menor valor); Max (Maior valor); Contar; DesvP
(Desviopadrão); Var (Variância); Primeiro (Valor do 1º registo); Ultimo (Valor do ultimo
registo).
• Agrupar Por - Agrega pelos valores deste campo. É possível agregar por mais do
que um campo;
• Expressão - Calcular valores baseados nas funções de sumarização apresentadas
acima. A expressão será indicada na linha campo como para os campos calculados
e tem que incluir obrigatoriamente uma função de sumarização;
• Onde - Selecção de registos. O critério propriamente dito é definido como noutra
consulta qualquer, isto é, nas linhas de Critério.
"Mostrar tabela" é só adicionar as tabelas onde Figura 40 - Consultas com duas ou mais tabelas
estão os dados necessários à consulta. Vamos fazer
um exemplo prático onde pretendemos apresentar as notas obtidas por um aluno. O aspecto
da consulta que pedimos é que se pode ver na Figura 40.
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Relatórios
Um relatório é a maneira de apresentar os dados num formato impresso. Como temos o
controlo sobre o tamanho e a aparência de todos os elementos de um relatório, é possível
exibir as informações da maneira como desejamos vê-las.
Para criar um relatório, ir ao separador Criar. Aparece então uma caixa de diálogo que permite
seleccionar o tipo de relatório a criar.
Como os outros elementos do Microsoft Access, um relatório possui um modo Estrutura, onde
são definidos os controlos e todos os demais elementos do relatório e outros modos, onde são
visualizados os resultados obtidos. Para visualizar, no ecrã, o resultado de um relatório,
utilizamos o modo Visualizar impressão (Pré-visualizar) e, para imprimir um relatório, nos
temos o modo Imprimir.
Modo Estrutura
O desenho de um relatório é quase igual ao de um formulário, sendo que o relatório possui
alguns controlos diferentes de formulários. O funcionamento dos relatórios está baseado em
duas fontes de informações: tabela ou consulta de origem, como fonte de dados, e a própria
estrutura do relatório. O vínculo entre um relatório e sua origem de dados é criado por
objectos gráficos chamados controlos. Os tipos de controlos são:
Secções de um relatório
As informações de um relatório podem estar divididas em secções. Cada secção tem uma
finalidade específica, sendo impressa em uma ordem previsível na página e no relatório.
No modo Estrutura, as secções são representadas como faixas e cada secção contida no
relatório é representada uma vez. No relatório impresso, algumas secções podem ser
repetidas várias vezes. Você determina onde as informações aparecem em cada secção
posicionando controlos, como rótulos e caixas de texto. (ver Figura 41)
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• Cabeçalho do relatório - O cabeçalho do relatório aparece uma vez no início de um
relatório (no início da primeira página do relatório).
• Cabeçalho da página - O cabeçalho da página aparece no topo de cada página do
relatório.
• Cabeçalho de grupo - Um cabeçalho de grupo aparece no início de um novo grupo
de registos. Pode ser utilizado para exibir informações que se aplicam ao grupo
como um todo, tal como o nome de um grupo.
• Secção detalhe - A secção detalhe contém o corpo principal dos dados de um
relatório. Esta secção é repetida para cada registo da origem do registo base do
relatório.
• Rodapé do grupo - Aparece no final de um grupo de registos. Utilizado para itens
como totais de grupos.
• Rodapé da página - O rodapé da página aparece na parte inferior de cada página
do relatório.
• Rodapé do relatório - O rodapé do relatório aparece uma vez ao final do relatório.
O tamanho das secções pode ser ajustado e suas propriedades definidas. Adicionalmente,
também é possível acrescentar ou remover cabeçalhos e rodapés sempre que se desejar. Os
cabeçalhos e rodapés, com excepção dos cabeçalhos e rodapés de grupo, são
adicionados/removidos aos pares.
Assistente
Podemos criar um relatório utilizando um Assistente de Relatório (Report Wizard). Um
Assistente de Relatório agiliza o processo de criação de um relatório porque faz todo o
trabalho básico para utilizador. Quando utilizamos um Assistente de Relatório, ele vai
solicitando aos utilizadores várias informações que lhe permite criar um relatório com base nas
nossas respostas.
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3. No passo seguinte vamos escolher como
desejamos ver os dados, no nosso caso
vamos escolher por Notas (Figura 43).
de agrupamentos queremos que existam no Figura 43 - Escolha do modo de visualização dos dados
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