Apostila Gerentes Epm 2013

TREINAMENTO – MICROSOFT PROJECT SERVER 2013
GERENTES DE PROJETO
| MICROSOFT PROJECT SERVER 2013 – GERENTES DE PROJETO 2

INTRODUÇÃO
Olá! Seja bem-vindo ao treinamento do Microsoft Project Server 2013 para Gerentes de Projeto.
O Microsoft Project Server 2013 é a ferramenta corporativa desenvolvida pela Microsoft que permite que as
empresas possam gerenciar de maneira colaborativa e eficiente todo o trabalho e os projetos que precisam ser
entregues na companhia.
O principal objetivo da ferramenta é oferecer às empresas maior facilidade e rapidez na gestão de suas ações
corporativas, efetuando a monitoria, o acompanhamento do progresso, a verificação de disponibilidade e
alocação dos recursos, dos prazos e custos de seus projetos através de uma combinação de ferramentas e
soluções personalizadas disponíveis aos colaboradores da empresa.
O Microsoft Project Server 2013 é uma solução de gerenciamento de projetos baseada em um ambiente de
servidor. A combinação das ferramentas do Microsoft Project Professional 2013 e do Project Server 2013,
aliadas as funcionalidades do SharePoint Server 2013, oferece um poderoso ambiente empresarial de gestão de
projetos, programas e portfólios corporativos, permitindo que a gestão destes itens seja feita de maneira
colaborativa e integrada.
O principal objetivo deste treinamento é auxiliar os Gerentes de Projeto a entender, aplicar e maximizar o
conhecimento das principais funcionalidades do Microsoft Project Server 2013, de modo a obter as qualificações
e conhecimentos técnicos necessários para dinamizar a gestão de seus projetos.
Bem-vindo a bordo!

SOBRE OS TREINAMENTOS DO MICROSOFT PROJECT SERVER 2013
Os treinamentos para gerenciamento de projetos utilizando o Microsoft Project Server 2013 estão divididos em
três categorias principais, e a abrangência de cada conteúdo é dada de acordo com o perfil dos participantes. As
três principais categorias dos treinamentos são:
 GESTÃO DE PROJETOS, PROGRAMAS E PORTFÓLIO COM O MICROSOFT PROJECT SERVER 2013 – GERENTES DE PROJETO
Este treinamento tem no seu público alvo gerentes, coordenadores e líderes de projeto, e capacita profissionais
com estes perfis nas funcionalidades e recursos para gerenciar projetos, programas e portfólios de maneira
eficaz e colaborativa, através da utilização do Microsoft Project Server e do Microsoft Project Professional 2013.
 CONFIGURAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DO MICROSOFT PROJECT SERVER 2013 – ADMINISTRADORES
Treinamento direcionado a Administradores de TI do Microsoft Project Server. Este treinamento provê as

habilidades necessárias para configurar e gerenciar o Microsoft Project Server de acordo com as necessidades
da organização.
 COLABORAÇÃO EM PROJETOS COM O MICROSOFT PROJECT SERVER 2013 – EQUIPES DE PROJETO
Para integrantes de Equipe de Projetos, este treinamento prático apresenta as funcionalidades do PWA (Project
Web App) como ferramenta colaborativa, e é de fundamental importância para aqueles que participam de
projetos corporativos.

ÍNDICE
1. I N TR O D U Ç ÃO AO M I C RO S O F T P R O J EC T S E R VE R 2013 ............................ 7
1.1. Entendendo as terminologias do Project Server 2013............................................... 8
1.2. Entendendo ciclo de comunicação do Project Server 2013 ...................................... 8
1.3. Funções no Project Server 2013.................................................................................. 9
2. CICLO D E C RI AÇ ÃO D E PR O J E TO S .................................................... 12
3. T R AB AL H AN DO COM O P R O J EC T W EB A P P ......................................... 15
3.1. Utilizando o painel de inicialização rápida ............................................................... 16
4. T R AB AL H AN DO COM O MS P RO J EC T P R O F E S S I O N AL ............................. 19
4.1. Entendendo o cache local ......................................................................................... 20
4.2. Abrindo projetos existentes ....................................................................................... 20
4.3. Criando novos projetos .............................................................................................. 21
4.3.1. Desenvolvimento do cronograma .................................................................................. 21
4.3.2. Adicionando recursos...................................................................................................... 22
4.3.2.1. Recursos Locais .............................................................................................................. 25
4.4. Informações do projeto .............................................................................................. 26
4.5. Salvando o projeto no servidor .................................................................................. 27
4.6. Publicando o projeto .................................................................................................. 28
4.7. Criando um projeto diretamente no Project Server ................................................. 29
5. N A VE G AÇ ÃO NO P R O J E C T S E R V ER ................................................... 33
5.1. Projetos ....................................................................................................................... 33
5.1.1. Central de projetos .......................................................................................................... 33
5.1.2. Centro de Aprovação ....................................................................................................... 34
5.1.3. Aprovações de fluxo de trabalho .................................................................................... 34
5.2. Meu trabalho .............................................................................................................. 34
5.2.1. Tarefas ............................................................................................................................. 35
5.2.2. Quadro de horários ......................................................................................................... 35
5.2.3. Questões e riscos ............................................................................................................ 35
5.3. Recursos ..................................................................................................................... 35
5.3.1. Central de Recursos ........................................................................................................ 35
5.3.2. Visualizando as atribuições do recurso ......................................................................... 38
5.3.3. Editando detalhes dos recursos ..................................................................................... 38
5.3.4. Relatórios de status ............................................................. Erro! Indicador não definido.
5.4. Business Intelligence ................................................................................................. 40
5.5. Configurações ............................................................................................................. 40
5.6. Bibliotecas .................................................................................................................. 41

6. A C O M PA N H AM E N T O D O S P R O J E TO S ................................................. 43
6.1. Informando o progresso das tarefas ......................................................................... 43
6.2. Métodos para Informar o Progresso das Atividades ................................................ 44
6.2.1. Informando o percentual concluído ............................................................................... 44
6.2.2. Faixa de opções das tarefas ........................................................................................... 49
6.2.2.1. Enviar ............................................................................................................................... 49
6.2.2.2. Tarefas ............................................................................................................................. 49
6.2.2.3. Período ............................................................................................................................. 52
6.2.2.4. Dados ............................................................................................................................... 53
6.2.2.5. Exibir ................................................................................................................................ 54
6.2.2.6. Mostrar/Ocultar ............................................................................................................... 56
6.2.2.7. Mostrar/Ocultar ............................................................................................................... 56
6.3. Atualizando o cronograma ......................................................................................... 56
6.3.1. Histórico de atualizações ................................................................................................ 58
6.3.2. Gerenciar regras .............................................................................................................. 58
6.4. Informando horas trabalhadas .................................................................................. 59
7. E S P AÇ O S D E TR AB AL H O D O P RO J ET O ................................................ 62
7.1. Informando riscos do projeto .................................................................................... 62
7.1.1. Trabalhando com riscos existentes................................................................................ 63
7.2. Outras opções do site de projeto .............................................................................. 64
7.3. Gerenciando documentos do projeto........................................................................ 64
8. R E L A TÓ R I O DE S T AT U S .......................... E R RO ! I N DI C AD O R N ÃO DE FI N I D O .
8.1. Respondendo a um relatório de status ......................... Erro! Indicador não definido.
8.2. Submetendo um Relatório de Status não Enviado ....... Erro! Indicador não definido.
8.3. Visualizando respostas dos Relatórios de Status ......... Erro! Indicador não definido.
9. G E RE N C I AN DO A S C O N F I G U R AÇ Õ ES P ES S O AI S ..................................... 67
9.1. Gerenciando meus alertas e lembretes ................................................................... 67
9.2. Gerenciando alertas e lembretes dos meus recursos ............................................. 68
9.3. Gerenciamento de Representantes .......................................................................... 69
9.4. Atuar como Representante ........................................................................................ 70

1. I NTRODUÇÃO AO M ICROSOFT P ROJECT S ERVER 2013
Com o Microsoft Project Server 2013, as organizações podem gerenciar e coordenar suas ações corporativas de
maneira mais eficaz, desde projetos que ocorrem apenas uma única vez a programas complexos, abrangendo
todo o ciclo de vida de um projeto.
O Project Server 2013 é uma ferramenta desenhada para ser acessada via Microsoft Project Professional 2013, e
também através de um navegador web utilizando o Microsoft Project Web App (PWA).
Os gerentes de projetos, os gerentes de recursos e os administradores devem instalar e utilizar o Microsoft

Project Professional 2013. Todos os outros colaboradores envolvidos no projeto (executivos, membros de
equipe etc.) utilizam o Project Web App (PWA), um produto web, para visualizar as informações armazenadas no
banco de dados do Microsoft Project Server. O Microsoft Project Server 2013 possui a seguinte arquitetura:

O Project Server 2013 possui grande flexibilidade e uma vasta lista de recursos, tais como:
 O controle de orçamento e os recursos de custo proporcionam melhor percepção e controle das

finanças;
 A função de propostas no Project Web App gerencia planos e atividades antes da aprovação do projeto;
 O recurso de Planejamento de Atividades do Project Web App que ajuda a gerenciar atividades de
operação em andamento após a conclusão do projeto;
 O serviço de Análise de Dados, que possibilita aos usuários criar cubos do analisador de portfólio, para
análise e geração de relatórios sofisticados através do Excel Services.
1.1. Entendendo as terminologias do Project Server 2013
Para trabalhar melhor com o Project Server, se faz necessário o entendimento de alguns conceitos que
direcionaram o uso correto da aplicação:
 Projeto Corporativo – projeto criado com o Project Professional 2013 conectado ao Project Server 2013,
e salvo no banco de dados ou importado via assistente de importação;
 Recurso Corporativo – recurso pertencente ao Pool de recursos corporativo, sincronizados com o Active
Diretor (AD) da empresa;
 Recurso Local – recurso criado localmente no projeto e não pertencente ao Pool de recursos
corporativo;
 Check-in (recursos ou projetos) – processo de “desbloqueio”, realizado no momento da devolução do

item (recursos ou projetos) após sua edição, e que o libera para que outros usuários possam editá-lo e/ou
modificá-lo;
 Check-out (recursos ou projetos) – processo de “bloqueio”, realizado no momento da seleção do item

para edição, e que permite que outros usuários tenham acesso ao item somente como leitura.
1.2. Entendendo ciclo de comunicação do Project Server 2013
1. O ciclo de comunicação no Project Server 2013 tem início quando o gerente do projeto cria e salva
o plano de projeto no banco de dados do sistema. Neste momento, o projeto está visível apenas
para o gerente de projetos via Microsoft Project Professional.
2. Finalizado o processo de planejamento, o gerente publica o projeto, tornando-o visível para outros
usuários que tenham permissão para ver o projeto no sistema (executivos, membros de equipe
etc.)
3. No final de cada fase de relatórios, integrantes da equipe relatam o progresso realizado e o

andamento das atividades.

4. O gerente do projeto recebe e revisa as atividades atualizadas pela equipe do projeto, podendo
aceitar ou rejeitar cada atualização individualmente ou processá-las juntas.
5. Após aceitar ou rejeitar cada atualização de uma atividade, o gerente do projeto salva o projeto e
publica as últimas mudanças no cronograma do projeto.
6. Os executivos e membros da alta administração da empresa poderão consultar os relatórios

gerencias criados para atender os objetivos de negócio da companhia, através da central de
Business Intelligence.
A qualquer momento, os executivos e demais interessados, como clientes internos ou externos, caso possuam
acesso à aplicação, podem visualizar as informações de todos os projetos publicados dentro do portfólio de
projetos da empresa. Também é possível, a usuários com as devidas permissões, visualizar a alocação e a
disponibilidade dos recursos da empresa, de modo a avaliar quando estes estão disponíveis para participar de
atividades e receber tarefas de projetos.
1.3. Funções no Project Server 2013
Uma parte importante do planejamento e da utilização do Project Server 2013 de maneira eficaz no ambiente
organizacional é a identificação das funcionalidades que se deseja que as pessoas tenham acesso. De acordo
com a função associada a cada membro da empresa, o sistema irá permitir ou restringir o tipo de informações
que ela poderá acessar, visualizar e editar.
O Microsoft Project Server 2013 possui grupos padrão que descrevem os tipos de permissões mais comuns de
acordo com a hierarquia organizacional em um ambiente de gerenciamento de projetos. Após identificar o
requerimento para cada membro da companhia, deve-se associá-los com os grupos existentes para que eles
recebam as permissões de acordo com suas características.
Os grupos padrão do Microsoft Project Server 2013 estão listados abaixo:
Administradores: de modo geral, os Administradores possuem acesso a todas as funcionalidades do Microsoft

Project Server 2013. Os colaboradores da empresa que fazem parte deste grupo são responsáveis, entre outros
pontos, por:
o Gerenciar as contas dos usuários e os níveis de permissão no Project Server 2013;

o Criar campos personalizados de acordo os requisitos da empresa;
o Controlar as exibições das tabelas, visualizações e campos personalizados;
o Configurar os relatórios e indicadores da empresa.
Executivos: os usuários pertencentes a este grupo, de um modo geral, visualizam o status e o progresso dos
projetos e as alocações e atribuições dos recursos. Funcionalidades de colaboração do Project Server (riscos,
documentos e produtos, por exemplo) geralmente não são atribuídas a este perfil.
Gerentes de Projetos: o grupo de Gerentes de Projetos possui as características e definições para usuários que
exercem esta função. É necessário que se efetue um bom planejamento para que se defina no Microsoft Project
Server quais informações estarão acessíveis a usuários com este perfil. Por padrão, o grupo de Gerente de
Projetos não é autorizado a visualizar todos os projetos da empresa – ele visualiza apenas aqueles projetos por
ele criados ou os quais ele foi associado como recurso. Uma configuração que pode ser criada de acordo com as
regras de negócio da empresa é a permissão para que os Gerentes de Projeto visualizem todos os projetos
corporativos, possuindo a permissão de modificar apenas aqueles por ele criados.
Gerentes de Recursos: este grupo possui as características e configurações de um Gerente de Recursos.

Tipicamente, o Gerente de Recursos efetua a gestão de alguns recursos em particular (um gerente funcional que
é responsável pela gestão dos Programadores da empresa, por exemplo) ou é responsável pela gestão direta de
um grupo de recursos (por exemplo, o Gerente do departamento de Operações e Suporte Técnico). Ao utilizar o
perfil de Gerente de Recursos, é possível atribuir uma determinada atividade para este gerente que, por sua vez,
irá repassá-la a um ou mais membros de sua equipe. Este tipo de abordagem é especialmente interessante em
empresas com grandes equipes de trabalho, pois os Gerentes de Projeto podem contar com a colaboração dos
Gerentes de Recursos para melhor alocação das pessoas disponíveis para executar as atividades.
Membro de Equipe: os usuários pertencentes a este grupo são, por padrão, aqueles responsáveis pela execução
das tarefas dos projetos corporativos. Por padrão, usuários com este perfil podem acessar as tarefas e projetos
sob sua responsabilidade através do PWA (Project Web App) e informar o progresso e status das atividades,
além de poder interagir com as ferramentas colaborativas informando riscos, documentos e produtos. Como em
todos os outros perfis, também é possível configurar os níveis de acesso e permissões para Membros de Equipe,
de acordo com as regras de negócio da empresa.

Anotações
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2. C ICLO DE CRIAÇÃO DE P ROJETOS
A criação de projetos no Project Server 2013 possui um processo de execução que interliga e conecta a
utilização de duas ferramentas: o MS Project Professional e o Project Web App – PWA.
No Project Professional, os gerentes de projeto irão criar seus cronogramas, definir as datas de início ou fim dos
projetos e atribuir recursos às tarefas, entre outras atividades que caracterizam a iniciação e personalização dos
projetos da empresa. Já no PWA, os gerentes terão uma visão geral do portfólio de projetos da empresa, bem
como irão realizar atividades relacionadas à execução dos projetos pelos membros de equipe, como aceitar ou
recusar atualizações de progresso, solicitar relatórios de status, associar documentos, riscos e questões aos
projetos entre outros.
As tabelas abaixo exibem as principais atividades realizadas pelos gerentes de projeto em cada uma das
ferramentas:
Durante o processo de criação de projetos no Project Server, importantes passos do fluxo de trabalho são
realizados no Project Professional. Por padrão, apenas os gerentes de projeto e os administradores terão esta
ferramenta instalada em suas estações de trabalho, uma vez que apenas indivíduos com estas características
farão parte do grupo com permissões para criar novos projetos corporativos e acompanhar o seu progresso.
Para facilitar a compreensão e o entendimento do ciclo de criação de projetos no Project Server através do
Project Professional, o workflow abaixo lista as principais ações a serem realizadas pelos gerentes de projeto:

Definir a data de início ou fim do projeto
Criar o cronograma do projeto
Criar a equipe da empresa e atribuir recursos às tarefas
Salvar a linha de base do projeto
Salvar o projeto no servidor
Publicar o projeto
Ao seguir estes seis passos no Project Professional, os gerentes de projeto irão disponibilizar no ambiente
colaborativo todas as informações necessárias para que os envolvidos no projeto (recursos, executivos entre
outros) possam executar as atividades sob sua responsabilidade.

Anotações
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3. T RABALHANDO COM O P ROJECT W EB A PP
Ao trabalhar com o Microsoft Project Server 2013, a maioria das atividades realizadas pelos Executivos,
Gerentes de Projetos, Membros de Equipe e demais usuários se dão através da utilização do Project Web App –
também conhecido como PWA. O PWA é o ambiente colaborativo do Project Server 2013, e é acessado pelos
usuários através do browser, com base no endereço do servidor EPM. No Project Web App, os usuários poderão,
entre outras ações, realizar as seguintes atividades:
GRUPO AÇÕES REALIZADAS NO PWA

 Visualizar o progresso geral dos projetos
Executivos
 Visualizar relatórios gerenciais

 Visualizar relatórios gerenciais
 Atribuir, responder e gerenciar Questões e Riscos
 Submeter e gerenciar Documentos de projeto
 Submeter e gerenciar Discussões da Equipe
Gerentes de Projeto
 Atualizar o progresso de tarefas
 Aprovar o progresso das tarefas enviadas pelos membros de equipe
 Aprovar os quadros de horário enviados pelos membros de equipe
 Solicitar relatório de status a membros de equipe

 Atribuir e responder a Questões e Riscos
 Submeter e visualizar Documentos de projeto
 Atualizar o progresso de tarefas
Membros de Equipe
 Submeter quando de horário solicitados por Gerentes de Projeto
 Submeter relatórios de status solicitados por Gerentes de Projeto
 Submeter novos itens para Discussões da Equipe
Lembre-se que, apesar de estas serem as ações mais comuns para os grupos do Microsoft Project
Server 2013, as configurações de acesso de cada grupo poderão ser personalizadas pelo
administrador do EPM, de acordo com as regras internas de cada empresa.
Para se conectar ao Project Server através do PWA, você precisa saber a URL (endereço) onde o site está
publicado. Abra o Internet Explorer e, no campo Endereço, insira a URL do Project Web App. Para que se possa
facilitar o acesso posterior ao projeto, recomendamos que você salve a URL do Project Web App na sua lista de
Favoritos do Internet Explorer.
Após digitar o endereço do PWA no Internet Explorer, você será direcionado para o espaço dos projetos da sua
empresa. A janela abaixo ilustra a visualização inicial do PWA:

Você pode utilizar o painel Inicialização Rápida, exibido do lado esquerdo da tela, para navegar em outras áreas
do Project Web App e do Windows SharePoint Services.
Se a sua organização estabeleceu espaços de trabalhos do SharePoint para projetos, os mesmos serão exibidos
embaixo do painel Lembretes. Serão exibidos os espaços de trabalho do Projeto que o usuário atual tem
permissão de visualização.
3.1. Menu de inicialização rápida
O Menu de Inicialização Rápida, presente do lado esquerdo da página do Project Web App, é exibida toda vez
que se efetua login no PWA. Ela possibilita a navegação rápida entre as principais seções existentes no Project
Web App, e apresenta as seguintes guias:
Página Inicial: Retorna à página inicial do Project Web App.
Projetos: esta seção contém:
1. Clicando em Central de Projetos, caso tenha as permissões necessárias, você terá acesso ao portfólio de
projetos corporativos da sua empresa;
Aprovações: esta seção contém:
1. A lista de atividades a serem aprovadas pelo Gerente de Projetos;
Tarefas: esta seção possui duas subseções:

1. Clicando em Tarefas, você poderá visualizar todas as tarefas encaminhadas a você por outros gerentes
de projeto;
2. Em Quadro de Horários irão constar as planilhas de trabalho que foram solicitadas a você por outros
gerentes de projeto;
Recursos: esta seção contém:
1. Atribuição e Distribuição dos Recursos disponíveis no EPM.
Relatórios: nesta seção você poderá acessar a central de Business Intelligence:
1. A central de BI traz relatórios padrão e permite que sejam construídos relatórios conforme a
necessidade da corporação.
Diferenças: No EPM 2010 a barra de inicialização trazia mais itens porém a com a otimização e novo padrão que
traz TILES (links promovidos que são ícones dinâmicos) é possível deixar a aparência de seu EPM mais enxuta.

Anotações
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4. T RABALHANDO COM O MS P ROJECT P ROFESSI ONAL
Para utilizar o MS Project Professional conectado a um servidor, você deve possuir um usuário válido, atrelado a
uma conta com permissões de gerente de projetos. Você pode facilmente logar com sua conta do Project Server
a partir do Project Professional, bastando para isso saber a URL do Project Web App.
Para criar uma conta do Project Server, você deve seguir os passos:
1. Inicie o Microsoft Project Professional 2013;

2. Clique no menu Arquivo <aba> Informações  Contas do Project Server;
3. Clique no botão Adicionar:
4. Em Nome da Conta, insira o nome de exibição da conta;
5. Em URL do Project Server, insira a URL do Project Web App. Selecione a opção Definir como conta
padrão e clique em OK:
Caso o seu Project Server não esteja usando SSL (HTTPS) a seguinte mensagem aparecerá. Clique em Sim:
Na parte inferior da caixa de diálogo, escolha se você deseja se conectar automaticamente ou manualmente. Se
você escolher a opção Detectar estado da conexão automaticamente, o Project tentará detectar o Project
Server usando a conta com a qual você está logado no Windows.
Se você escolher a opção Controlar o Estado da Conexão Manualmente, a caixa de diálogo abaixo será exibida
quando você abrir o Project Professional, dando-lhe a oportunidade de escolher a conta que deseja utilizar para
se conectar ao Project Server e definir usuário e senha diferentes dos que você está logado no Windows na
sessão atual.

Você tem a opção de trabalhar com um projeto enquanto conectado com o Project Server, ou trabalhar com o
projeto em um ambiente stand-alone. Você faz essa escolha quando inicia o Project Professional.
A título de exemplo, suponha que você utilize o Project a partir de um laptop enquanto viaja. Durante seu
tempo fora do escritório, você quer manter o controle do tempo que gasta trabalhando. Se você controla o
estado de conexão manualmente, como descrito na seção anterior, selecione o perfil na caixa de diálogo Contas
do Project Server e, então, clique no botão Trabalhar off-line.
4.1. Entendendo o cache local
Quando você salva um novo projeto no Project Server 2013, o sistema salva automaticamente uma cópia do
projeto em sua estação de trabalho. Quando você altera esse projeto, o sistema salva as alterações no Project
Server e no arquivo salvo localmente. Caso você esteja trabalhando em um projeto com o laptop fora da rede,
quando você o conectar a rede novamente, as informações salvas no Cache Local serão salvas no Project Server.
4.2. Abrindo projetos existentes
Para abrir os projetos que estão armazenados no servidor, no Project Professional 2013, clique em Arquivo 
Abrir. O sistema disponibilizará os projetos salvos no cache. Para visualizar a lista de todos os projetos
armazenados no Project Server, clique em Recuperar a lista de todos os projetos do Project Server.
Selecione o projeto que deseja, e clique em Abrir:

4.3. Criando novos projetos
Conforme visto em seções anteriores, uma boa parte do trabalho do gerente de projetos que utiliza o Project
Server é realizada no Project Professional. De modo geral, o gerente de projetos irá criar seus cronogramas,
determinar as datas de início e término do projeto e o método de controle, além de salvar as linhas de base e
organizar a alocação dos recursos que irão trabalhar nas tarefas, entre outras atividades. Resumindo, todas as
atividades que antecedem a publicação de projetos no Project Server devem ser realizadas no Project
Professional.
4.3.1. Desenvolvimento do cronograma
Vejamos o exemplo de cronograma que foi criado:

Este projeto modelo tem como principal objetivo implantar um escritório de projetos no ambiente da
companhia, e seu cronograma está dividido em fases, subfases, atividades e milestones. Vamos agora identificar
as principais atividades que devem ser realizadas pelo gerente de projetos no Project Professional antes da
publicação no Project Server.
4.3.2. Adicionando recursos
Ao trabalhar com o Project Professional sem estar conectado ao servidor, o gerente de projetos utiliza a
funcionalidade da Planilha de Recursos para cadastrar todas as pessoas e materiais que irão participar do seu
projeto. Já quando a empresa faz a opção por trabalhar com o Project Server, esta abordagem deixa de ser
utilizada com a mesma frequência, uma vez que todos os recursos da companhia farão parte do Pool de
Recursos corporativo, e serão compartilhados pelos gerentes de projeto da empresa, conforme as regras de
negócio vigentes.
Para adicionar recursos da empresa a seus projetos, no Project Professional, siga a trilha Recurso  Adicionar
Recurso  Criar Equipe da Empresa. Você será direcionado a uma janela onde poderá visualizar todos os
recursos da empresa aos quais você tenha permissão para adicionar ao seu projeto:
Selecione os recursos que deseja que façam parte da equipe de trabalho do seu projeto e clique em Adicionar.
Ao executar esta ação, estes recursos aparecerão automaticamente na Planilha de Recursos do Project
Professional:

É interessante perceber que como os recursos estão sendo importados de uma base corporativa
(a qual é comummente conhecida como Pool de Recursos), todas as informações dos recursos já
são automaticamente importadas (taxa padrão, caledário etc.), evitando assim que possam
ocorrer divergencias nas informações dos recursos entre os gerentes de projeto da empresa.
Ao voltar à visualização do Gráfico de Gantt, o gerente de projetos poderá alocar os recursos às tarefas do
projeto conforme sua necessidade:

Uma informação muito importante que deve ser ressaltada é que as funcionalidades existentes no Microsoft
Project Professional, como as views de Gráfico de Recursos, Uso dos Recursos e Planejador de Equipe,
continuam disponíveis para apoio ao gerenciamento quando da utilização do Microsoft Project Server 2013:
4.3.2.1. Recursos Locais
Conforme visto nesta seção, os recursos do Microsoft Project Server são corporativos, pois fazem parte do Pool
de Recursos da Empresa. Entretanto, não são incomuns situações nas quais o gerente de projeto precisa
cadastrar recursos que não pertencem à organização, como um consultor ou uma empresa terceirizada. Em
situações como esta, o gerente de projeto pode cadastrar os recursos diretamente na Planilha de Recursos.
Estes são Recursos Locais, que não pertencem à base da companhia mais que exercerão atividades
exclusivamente neste projeto.
O Project Professional irá adicionar um símbolo de recurso local a todos os recursos que forem cadastrados no
projeto e não pertencerem ao Pool corporativo:

4.4. Informações do projeto
Uma das principais funcionalidades que o Microsoft Project Server oferece às empresas é a possibilidade de
efetuar a segmentação de seus projetos e iniciativas corporativas com características específicas, que permitam
o filtro e a classificação dos projetos nos relatórios de análise.
De um modo geral, classificar um projeto significa informar quais são os requisitos de negócio ele visa atender,
quais as informações gerenciais da companhia este projeto carrega e como ele será visualizado dentro do
portfólio corporativo.
De acordo com as características do seu negócio, cada empresa irá possuir seus próprios critérios de
classificação e segmentação. Estas informações são levantadas no momento da configuração do Project Server
(após sua instalação), e em seguida disponibilizadas para que todos os gerentes de projeto a utilizem.
Para preencher as informações que classificarão seu projeto, siga a trilha Projeto  Informações Sobre o
Projeto. Você será direcionado a uma janela onde poderá visualizar e preencher todos os campos que são
requeridos. Nesta mesma janela você também poderá definir o método de agendamento do projeto (se pela
data de início ou de término) e também definir qual o calendário corporativo que o projeto irá utilizar como
padrão:

De acordo com as características de cada empresa, os campos de classificação dos projetos
poderão ser obrigatórios ou não. Os campos marcados com o sinal de asterisco (*) são
considerados obrigatórios, e o projeto não poderá ser salvo enquanto estes campos não
receberem informações.
4.5. Salvando o projeto no servidor
Após realizar todas as atividades inerentes ao planejamento do projeto, como desenvolver o cronograma, alocar
os recursos, preencher as informações do projeto, salvar a linha de base e etc., o gerente precisa armazenar as
informações no servidor. Na abordagem do trabalho que é realizado através da utilização das funcionalidades do
Project Server, todos os projetos criados na empresa serão armazenados no servidor, de modo que todas as
informações estejam centralizadas em um único ambiente e evitando possíveis perdas dos cronogramas em
virtude de problemas nas máquinas dos gerentes de projeto, diferentemente do que acontece com usuários que
utilizam o Project Professional localmente. Para salvar o projeto no servidor, siga a trilha Arquivo  Salvar
Como. Perceba que a caixa de diálogo Salvar no Project Server oferece uma visualização diferente da caixa de
diálogo Salvar Como padrão dos produtos do Microsoft Office. Também é interessante notar que as informações
de classificação do projeto, já inseridas anteriormente, ficam disponíveis na janela. Aplique o nome desejado ao
projeto e clique em Salvar.

Se você clicar no botão Salvar Como Arquivo, você poderá salvar seu projeto localmente, caso não deseje que
ele seja inserido no servidor neste momento (posteriormente, você poderá abrir o projeto local e salvá-lo no
servidor).
4.6. Publicando o projeto
Quando um projeto é salvo no servidor, ele não está disponível e visível às pessoas que com ele possuem
relação direta ou indireta (recursos, executivos, gerentes de recurso etc.). Para notificar às pessoas alocações e
atividades a serem realizadas (recursos), bem como disponibilizar informações gerais do projeto (executivos), o
gerente deve publicá-lo. A publicação garante que todos os envolvidos naquela iniciativa tenham conhecimento
das informações a que tem direito, de modo que o gerente possa controlar o seu progresso de maneira
centralizada, compartilhando informações com as pessoas certas, no momento adequado.
Para publicar um projeto, após este estar salvo, siga a trilha Arquivo  Publicar. Ao publicar um projeto, além de
garantir o compartilhamento das informações com os respectivos interessados, o gerente também irá
determinar a criação do Site de Projeto. O Site de Projeto é um espaço colaborativo criado pelo SharePoint e
vinculado ao projeto para que seus integrantes (gerente, executivos, membros de equipe etc.) possam gerar e
compartilhar documentos, riscos, questões, produtos entre outros itens. Visualize o site do projeto e clique em
publicar.

4.7. Criando um projeto diretamente no Project Server
Uma alternativa oferecida pelo Microsoft Project Server aos usuários é a criação de projetos diretamente pelo
servidor. Esta opção pode ser muito útil quando existe um workflow ou modelos de cronogramas atrelados aos
tipos de projeto da empresa, o que facilita a sequência de trabalho do gerente de projetos. Os projetos criados
diretamente no Project Server, caso tenham sido configurados na empresa, podem estar vinculados a modelos
de organogramas, evitando assim que se gaste tempo desnecessário na elaboração da estrutura analítica do
projeto.
Para criar um projeto diretamente no Project Server, você deve estar posicionado na seção Central de Projetos.
Do lado esquerdo superior da Faixa de Opções, clique em Novo e escolha o tipo de projeto desejado:
Você será direcionado à página de detalhes do projeto, onde deverá conceder mais informações a respeito
desta nova iniciativa:
Após clicar em Salvar, o projeto será criado e armazenado na base de dados do Project Server.

Já com o projeto criado, você poderá criar a equipe de trabalho, através da utilização dos recursos do Pool de
Recursos Corporativos. Para adicionar recursos ao seu projeto, clique no item Detalhes do Projeto (na janela
lateral esquerda) e, sem seguida, Criar Equipe (localizado na Faixa de Opções, na seção superior).
Você poderá selecionar os recursos que irão integrar a equipe de projeto e clicar no botão Adicionar. Após
terminar as edições, clique em Salvar:

A criação de projetos diretamente no servidor, apesar de simples e eficaz, possui algumas
desvantagens. Sua utilização não permite, por exemplo, que os recursos sejam associados às
tarefas, bem como não é possível trabalhar com um nível de detalhamento maior do projeto,
como definir sua Linha de Base ou seu método de agendamento.

Anotações
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5. N AVEGAÇÃO NO P ROJECT S ERVER
Como o Microsoft Project Server é baseado em uma plataforma SharePoint, sua navegabilidade é realizada
através de links que direcionam o usuário às seções desejadas, os quais estão concentrados na faixa de Início
Rápido. Este capítulo será dedicado a apresentar as principais seções do Project Server 2013, assim como suas
funcionalidades mais importantes.
5.1. Projetos
Na seção Projetos, os usuários poderão navegar por 3 subcategorias: Central de Projetos, Centro de Aprovação e
Aprovações do Fluxo de Trabalho.
5.1.1. Central de projetos
A categoria Central de Projetos é responsável por exibir aos gerentes e executivos o panorama geral dos
projetos que constituem o portfólio da companhia. Esta categoria é composta de diferentes views, que
permitem ao usuário visualizar os projetos do portfólio sob diferentes aspectos. A título de exemplo, vejamos as
views abaixo:
View ‘Detalhamento geral de projetos’ View ‘Projetos por Marca’
A seção de exibição da Central de Projetos também permite que os usuários executem uma série de ações, entre
as quais se destacam:
o Ampliar ou reduzir o zoom dos cronogramas dos projetos;

o Filtrar os projetos (utilizado os modelos de filtro existentes ou criando filtros personalizados);
o Ir para o Site de Projeto de um determinado projeto;
o Exportar a lista de projetos para o Excel;
o Imprimir a lista de projetos;
o Entre outras ações.
Ainda na Central de Projetos, os usuários podem clicar em um projeto específico para visualizar os detalhes do
seu cronograma, fazer edições e realizar lançamentos de informações gerais, como seu progresso:

5.1.2. Centro de Aprovação
O Centro de Aprovação é a seção do Project Server onde os gerentes de projeto podem aprovar ou rejeitar o
progresso das tarefas informado pelos recursos. Ao acessar esta seção, os gerentes irão visualizar todas as
informações de progresso informadas pelos recursos e que requerem sua intervenção para atualização dos
cronogramas.
5.1.3. Aprovações de fluxo de trabalho
Nesta seção, os gerentes de projeto irão atuar na aprovação de workflows da criação de projetos e tarefas. Este
recurso só estará disponível nos casos das empresas que fizerem opção pela sua utilização e que o tenham
configurado.
5.2. Meu trabalho
A seção Meu Trabalho é responsável por oferecer aos gerentes de projeto e membros de equipe informações
sobre tarefas, atividades e questões e riscos que requerem sua intervenção. Esta seção está dividida em três
subcategorias: Tarefas, Quadro de Horários e Questões e Riscos.

5.2.1. Tarefas
Na seção tarefas, os membros de equipe poderão visualizar as tarefas sob sua responsabilidade e informar seu
progresso aos gerentes que as enviaram.
5.2.2. Quadro de horários
Nesta seção, caso esteja configurada pela empresa, os membros de equipe irão efetuar o lançamento das horas
trabalhadas, não só nos projetos, mas também de outras atividades, períodos de folga, férias, licenças e etc.
Estes lançamentos deverão ser aprovados pelos gerentes para que sejam validados e armazenados no sistema.
5.2.3. Questões e riscos
A seção de Questões e Riscos tem por finalidade armazenar e exibir ao usuário todos os itens que forem criados
pelos gerentes de projeto e membros de equipe e a ele associados, de modo que se possa realizar a monitoria e
o controle destes itens.
5.3. Recursos
A seção Recursos tem como principal finalidade oferecer ao gerente de projetos meios de gerenciar os recursos
que integram o Pool de Recursos corporativo. São duas as subcategorias existentes na seção Recursos: Central
de Recursos e Relatórios de Status.
5.3.1. Central de Recursos
A Central de Recursos é uma importante aliada dos gerentes de projeto que utilizam o Microsoft Project Server,
uma vez que oferece a possibilidade de avaliar o trabalho de alocação previsto para os recursos corporativos,
bem como a disponibilidade de alocação.
Ao clicar na seção Central de Recursos, você poderá visualizar todos os recursos corporativos aos quais possui
permissão de visualização:

Ao selecionar um ou mais recursos, clique no botão Disponibilidade o Recurso para realizar uma análise
detalhada da disponibilidade e da alocação do recurso selecionado:
Você pode escolher diferentes mecanismos de análise do recurso selecionado ao selecionar uma das views
existentes na caixa de seleção Exibir, na parte superior da janela. Ao selecionar a opção Trabalho de Atribuição
por Projeto, por exemplo, o Microsoft Project Server irá exibir a alocação do recurso selecionado de acordo com
os projetos nos quais ele possui alocação:

Você também pode clicar no botão Atribuições do Recurso para visualizar, em formato do Gráfico de Gantt, as
alocações do recurso de acordo com os projetos em que ele participa:
Na página de Disponibilidade de Recursos temos quatro tipos de informação referente às atribuições dos
recursos selecionados:
o Capacidade do Recurso baseada no seu calendário padrão

o Disponibilidade
o Atribuições de Trabalho nos projetos que fizer parte da Equipe
o Horas lançadas nos Quadros de Horários.

No gráfico visualizamos o total de disponibilidade dos recursos selecionados na linha vermelha e nas barras
coloridas é possível identificar o trabalho atribuído a cada um dos recursos. Na lista de visões temos quatro
opções de visões padrão.
o Trabalho
o Disponibilidade do Recurso
o Trabalho de Atribuições por Projeto
o Trabalho de Atribuições por Recurso
Na Visão de Trabalho de Atribuições por Projeto visualizamos as atribuições dos recursos por todos os projetos
publicados no Project Server e dos Quadros de Horários deles.
5.3.2. Visualizando as atribuições do recurso
Na página da Central de Recursos podemos visualizar as atribuições de um ou vários recursos através de todos
os projetos publicados no Project Server. Após selecionar os recursos desejados, utilize o botão de scroll do
mouse para rolar à parte inferior da janela, que oferece os detalhes da atribuição dos recursos:
5.3.3. Editando detalhes dos recursos
Caso seu perfil possua as permissões necessárias, é possível realizar alterações das informações dos membros
de equipe na Central de Recursos. A edição pode ser realizada para alterar, por exemplo, quem é o gerente de
recursos responsável pela gestão do quando de horário do recurso. Para realizar a edição dos detalhes dos
recursos, selecione os recursos que deseja alterar e clique em Editar em Massa.

Qualquer alteração realizada nessa página será aplicada para todos os recursos selecionados na página da
Central de Recursos. Por exemplo, se editarmos a opção Gerente de Quadro de Horários, o gerente que for
selecionado será aplicado para os dois recursos selecionados no momento.

5.4. Business Intelligence
Dentre as novas funcionalidades incorporadas ao Microsoft Project Server 2013, a central de Business
Intelligence é, sem sombra de dúvidas, uma das mais importantes e produtivas. Ela é responsável por consolidar
todas as informações dos projetos corporativos, de modo a oferecer aos executivos e gerentes um painel de
visualização global do portfólio de projetos da empresa.
A Central de Business Intelligence permite que você colabore, descubra e gerencie as informações necessárias
para impulsionar os negócios e os objetivos estratégicos da companhia. Com o recurso de Business Intelligence,
os usuários dispõem das estratégias certas de aprofundamento dos negócios que possibilitam a tomada de
decisões conscientes e o avanço gradual dos negócios, através da análise do portfólio de projetos corporativos.
Ao clicar na Central de Business Intelligence, você poderá visualizar os Dashboards gerenciais criados de acordo
com as regras de negócio da sua empresa, de modo a acompanhar em tempo real o andamento dos projetos
corporativos.
Clique no Dashboard que desejar para visualizar as informações dos projetos:
5.5. Configurações
As seções de configurações oferecem aos usuários a possibilidade de definir parâmetros individuais de trabalho
com o Microsoft Project Server. O usuário poderá configurar os seguintes itens:
o Configurações pessoais: gerenciar o modo de recebimento dos seus alertas e lembretes, dos alertas e
lembretes dos seus recursos e também seus trabalhos enfileirados;
o Configurações do servidor: poderá visualizar os recursos sob os quais possui permissão para visualizar a
disponibilidade e alocação e poderá fechar as tarefas do seu projeto (processo de check-out) para
atualização.

5.6. Bibliotecas
A seção de bibliotecas pode ser utilizada pelas empresas para armazenar e compartilhar a documentação
padrão utilizada durante o ciclo de vida dos projetos, como modelos de Ata de reunião, Status Report, Termos
de Abertura e Encerramento do projeto, Solicitações de Mudança entre outros documentos utilizados pela
empresa.

Anotações
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6. A COMPANHAMENTO DOS PROJETOS
Quando da publicação de um projeto no Microsoft Project Server, todos os recursos que possuem envolvimento
e responsabilidades, sejam elas a de informar progresso, a de compartilhar documentos e informações ou a de
monitorá-lo, serão notificados pelo sistema no PWA – Project Web App.
O PWA é um espaço geral que agrega e comporta o portfólio de projetos da empresa, exibindo aos envolvidos,
de acordo com seu nível de permissão, os Lembretes, a Central de Projetos, as Aprovações entre outras
funcionalidades do Project Server.
A visualização da janela inicial do PWA irá variar de empresa para empresa, de acordo com as funcionalidades
que estão sendo usadas e as características pré-definidas em cada ambiente de projeto. No seu modelo padrão,
a home do PWA é subdividida nas seguintes seções: Meu trabalho, Projetos, Recursos, Relatório, Aprovações,
Configurações Pessoais e Documentos. Através da utilização dos recursos e funcionalidades existentes em cada
uma das seções, os gerentes de projeto irão controlar o andamento do portfólio de iniciativas da empresa,
conforme visto no capítulo anterior.
Este capítulo tem como principal objetivo explorar as principais funcionalidades oferecidas pelo Microsoft
Project Server para que os gerentes de projeto possam visualizar, monitorar e controlar o andamento e o
progresso dos projetos empresariais.
6.1. Informando o progresso das tarefas
Cada vez que um novo projeto é criado e publicado no Microsoft Project Server 2013, os recursos que estão
associados às tarefas deste projeto são informados de sua atribuição pelo Project Web App. De acordo com a
realização e execução das atividades, cabe aos recursos a missão de informar ao gerente do projeto o
andamento do progresso das tarefas sob sua responsabilidade. Como os gerentes de projeto também podem
ser recursos alocados em tarefas, iremos observar quais as ações requeridas para as duas funções, sob o ponto
de vista de Membro de Equipe do projeto e sob o ponto de vista de Gerente de Projeto.
Ao acessar o PWA, a página inicial do sistema irá informar se o usuário possui tarefas a realizar na seção
Controle seu trabalho:
Quando o recurso clicar no lembrete de tarefas Você tem ..... novas tarefas atribuído a você, o Project Web App
irá direcioná-lo aos projetos aos quais este possui tarefas atribuídas:

6.2. Métodos para Informar o Progresso das Atividades
O Microsoft Project Server 2013 oferece às empresas 02 maneiras de informar o progresso das tarefas. A
diferença entre cada método de acompanhamento são as informações de progresso as tarefas do projeto serão
coletadas pelo sistema. A configuração do método de acompanhamento de progresso é realizada durante a fase
de configuração do Project Server no ambiente da empresa, onde os administradores, gerentes e outros
envolvidos avaliam qual o método que melhor atende os requisitos de negócio da companhia. Os métodos
disponíveis são:
o Porcentagem do trabalho concluído – este método permite aos recursos apontar a porcentagem do
trabalho concluído e a estimativa de trabalho restante;
o Trabalho realizado e trabalho restante – permite aos recursos inserir o trabalho realizado e o
trabalho restante para cada uma de suas tarefas atribuídas.
6.2.1. Informando o percentual concluído
Nesta seção iremos trabalhar sob o ponto de vista de um membro de equipe (recurso do projeto), que possui
tarefas atribuídas por outros gerentes de projeto e tem a responsabilidade de informar progresso. Para o
trabalho que está sendo desenvolvido, a configuração aplicada exige o usuário informe o progresso das tarefas
utilizando o primeiro método, Porcentagem do trabalho concluído. Conforme você pode visualizar, existem
inúmeras tarefas associadas ao usuário que está logado no sistema, pertencentes a variados projetos.
Ao clicar em cima do nome da tarefa, o usuário poderá visualizar e alterar os detalhes das atribuições,
determinando seu progresso. Clique em uma tarefa para visualizar suas informações de maneira detalhada:

As informações detalhadas da tarefa são divididas em seções, para que o usuário possa controlar e informar de
maneira mais organizada o progresso das atividades sob sua responsabilidade. Estas seções serão resumidas
abaixo:
o Detalhes Gerais – esta seção exibe os detalhes das datas esperadas para início e término da tarefa,
além do seu trabalho total, porcentagem concluída e trabalho restante;
o Alterações recentes da tarefa – Exibe o histórico de alterações, atualizações e aprovações da tarefa;
o Anexos – permite que você visualize questões, problemas e documentos armazenados no Windows
SharePoint Services e que estão relacionados à tarefa;
o Contatos – permite que você visualize as pessoas que são membros de equipe neste projeto;
o Atribuições relacionadas – exibe outras tarefas que podem ser predecessoras ou sucessoras da
tarefa atual;
o Anotações – permite que você adicione ou visualize comentários a respeito da atualização da tarefa.
Para que você informe que houve progresso na tarefa a qual você está trabalhando, você pode utilizar o campo
Porcentagem concluída. Você pode informar o percentual concluído e clicar no botão Recalcular, para que o
Project Web App recalcule qual o montante de trabalho restante necessário para a finalização da tarefa. A título
de exemplo, digite 66% no campo Porcentagem Concluída e clique em Recalcular:

Caso seja necessário informar ao gerente do projeto dados relevantes relacionados ao progresso informado,
clique na seção Anotações:

Após atualizar e inserir anotações na tarefa, clique em Salvar. Você verá que o Project Web App irá registrar a
informação de progresso na coluna Andamento, bem como irá exibir a indicação de que a tarefa possui um
comentário na coluna Indicadores:
Para enviar ao gerente de projeto as atualizações feitas na tarefa, selecione a tarefa através do botão de caixa
de seleção à esquerda e depois clique no botão Enviar Status.
Sempre que você desejar enviar as informações de atualização de tarefa para o gerente do
projeto, você deve selecionar as tarefas antes de clicar no botão Enviar Selecionados. Caso o
status das tarefas não sejam enviados os gerentes de projeto, as modificações realizadas ficarão
registradas no PWA, porém não serão compartilhadas com o gerente do projeto e demais
usuários.
Após o envio da atualização do progresso das tarefas, o fluxo de trabalho do Microsoft Project Server fará com
que o gerente do projeto receba esta informação, podendo aprová-las ou não. Caso as atualizações sejam
aceitas, o gerente de projetos responsável pelas aprovações irá executar uma nova publicação do projeto, de
modo que você irá visualizar um indicador informando que a atribuição foi aceita e atualizada.
É importante observar que o Microsoft Project Server possui um mecanismo de ajuda ao usuário, que permite a
visualização do Status do Processo das atividades conforme sua execução.
Progresso da tarefa informado, porém ainda não enviado ao gerente de projetos...

Progresso da tarefa informado e enviado ao gerente de projetos...
Progresso da tarefa aceito e publicado pelo gerente no cronograma do projeto...
Há também a possibilidade de informar o progresso das tarefas do projeto de maneira direta, sem a necessidade
de abertura da janela de detalhes. Ao acessar o painel Tarefas, presente na seção Meu Trabalho, os membros
de equipe visualizam o quadro com as informações das tarefas as quais estão alocados, com o nome da tarefa,
seu início e fim, o percentual concluído e etc. Para informar o percentual de progresso das tarefas de maneira
simples, basta que o recurso clique na coluna % do Trabalho Concluído e digite de forma direta o seu progresso:
O Microsoft Project Server irá informar que alterações foram realizadas e precisam ser salvas. Caberá ao
membro de equipe salvar as alterações e, quando for o momento necessário, enviar as atualizações do status
das tarefas ao gerente de projetos.

6.2.2. Faixa de opções das tarefas
O Microsoft Project Server 2013 oferece aos membros de equipe maneiras diferentes de organizar, filtrar,
agrupar e atualizar as atividades sob sua responsabilidade. As principais ações que podem ser realizadas nas
tarefas estão concentradas na Faixa de Opções das Tarefas, a qual iremos analisar de maneira mais detalhada
nesta seção.
A Faixa de Opções de Tarefas está subdividida em abas que concentram ações comuns ao usuário. Estas abas
podem ser visualizadas na parte inferior da faixa, e estão distribuídas da seguinte forma:
o Enviar
o Tarefas
o Período
o Dados
o Exibir
o Mostrar/Ocultar
o Compartilhar
6.2.2.1. Enviar
Nesta aba, conforme visto anteriormente, o usuário poderá salvar o status de progresso das tarefas sempre que
executar alguma atualização, bem como poderá enviar estas informações de atualização ao gerente de projetos.
6.2.2.2. Tarefas
Esta aba de controle permite que o recurso possa realizar atividades com as tarefas dos projetos em que
participa, e também de outros projetos. Ao clicar no botão Inserir Linha, o usuário terá três opções de escolha:
Criar uma nova tarefa, Adicionar-se a uma tarefa existente ou Inserir tarefas da equipe.

Criar nova tarefa
Os membros de equipe, ao utilizar o Microsoft Project Server, poderão propor novas tarefas nos projetos do
portfólio, as quais poderão ser aceitas ou recusadas pelos gerente de projeto. Clique no botão Adicionar Linha 
Adicionar Nova Tarefa para sugerir uma nova atividade, conforme ilustrado abaixo:
Para que esta tarefa esteja disponível no cronograma do projeto selecionado, caberá ao gerente deste projeto
sua aprovação.
Adicionar-se a uma tarefa

Os membros de equipe também poderão solicitar que sejam adicionados às tarefas que já estejam planejadas
no cronograma dos projetos. Para adicionar-se a uma tarefa, clique no botão Adicionar Linha  Adicione-se a
uma tarefa.

Inserir tarefas da equipe
Os membros de equipe também podem atribuir a si mesmo tarefas que foram direcionadas para a equipe.
Clique no botão Adicionar Linha  Inserir tarefas da equipe para atribuir a si próprio tarefas criados pelo
gerente de projetos à equipe.
Importar
O Microsoft Project Server 2013 permite que os membros de equipe realizem a importação do Quadro de
Horários, para que as horas lançadas no Quadro sejam agregadas às horas trabalhadas no projeto. Lembre-se
que esta funcionalidade só estará disponível se sua empresa estiver com a funcionalidade do Quadro de
Horários habilitada.
Reatribuir
Você pode reatribuir tarefas alocadas a você a outros membros de equipe do Project Server, caso não esteja
disponível ou não seja a pessoa com os conhecimentos necessários para executar a atividade. Selecione a tarefa
que deseja encaminhar a outro membro e clique no botão Reatribuir.

Remover tarefa
Você pode propor ao gerente de projetos que determinadas tarefas sejam excluídas do cronograma. Para
executar esta ação, selecione a tarefa desejada e clique em Remover tarefa. O Project Server irá questioná-lo
sobre se deseja prosseguir com a eliminação, e após efetuar a confirmação, você identificará que a tarefa
eliminada recebe um destaque diferenciado no painel de tarefas:
É importante lembrar-se sempre que todas as alterações e atualizações de tarefas realizadas

pelos membros de equipe irão requerer aprovação do gerente de projetos para serem
confirmadas pelo Microsoft Project Server 2013.
6.2.2.3. Período
Ao trabalhar nesta aba, os membros de equipe poderão selecionar os períodos nos quais desejam visualizar as
tarefas sob sua responsabilidade. Clique em Selecionar Período para definir a visualização desejada:

6.2.2.4. Dados
A aba dados permite aos membros de equipe a possibilidade de modificação dos modos de exibição, a execução
de filtros e o agrupamento das tarefas sob sua responsabilidade, facilitando a visualização destes itens.
Por padrão, os Modos de Exibição desta aba são configurados internamente pelos administradores da
ferramenta, não havendo maneiras de intervenção do usuário. Entretanto, os membros podem executar filtros
para visualizar as tarefas de acordo com a sua necessidade. Clique no botão Filtro  Personalizar Filtro para
configurar as características dos filtros que desejar aplicar às suas tarefas:
Você também pode agrupar as tarefas dos projetos de acordo com características que julgar necessário. Para
isso, clique em Grupo Personalizado.

6.2.2.5. Exibir
Os membros de equipe podem utilizar esta aba para modificar o modo de exibição de suas tarefas, bem como
como a duração, o trabalho e as datas serão mostradas no modo de exibição. Para modificar a visualização das
tarefas, clique em Layout e escolha entre Gráfico de Gantt, Dados Divididos em Fases ou Folha de Dados (o
modo de exibição padrão do Microsoft Project Server é Dados Divididos em Fases).
Modo de Exibição de tarefas Gráfico de Gantt...

Modo de Exibição Folha de dados...
Clique no botão Unidades para determinar como os campos de duração, trabalho e datas serão exibidos:
Você poderá utilizar os botões Aplicar ou Reduzir para aumentar ou diminuir o zoom do Gráfico de Gantt das
suas tarefas. Caso seja necessário, utilize o botão Rolar para Tarefa para visualizar a área do Gráfico de Gantt da
tarefa selecionada.

6.2.2.6. Mostrar/Ocultar
Os campos Mostrar/Ocultar permitem que os membros de equipe habilitem a visualização das horas reais
trabalhadas, horas extras realizadas e envio de comentários quando do envio de atualizações de progresso nas
tarefas.
6.2.2.7. Mostrar/Ocultar
Utilize os botões da aba de compartilhamento para exportar os dados da visualização das tarefas para Excel,
para imprimir os dados da visualização ou para exibir a plotagem das tarefas no calendário.
6.3. Atualizando o cronograma
Conforme acompanhamos nos tópicos anteriores deste capítulo, cada nova atualização de progresso realizada
pelos recursos precisa ser aprovada para que o cronograma seja atualizado com as informações reais. Ao efetuar
login no PWA, o gerente de projetos será informado de todas as tarefas que foram atualizadas pelos recursos na
seção Lembretes:

Ao clicar no aviso de aprovação da atualização de tarefa, você será conduzido à janela que apresenta as
informações a respeito das atualizações enviadas, como o tipo de atualização, o recurso que as enviou, os
comentários, o projeto ao qual as atualizações pertencem e etc.:
Ao selecionar a tarefa e clicar no botão Visualizar Atualizações, o Project Server mostra como ficará o
cronograma caso você aceite as informações de atualizações enviadas pelo recurso:
Da mesma maneira como vimos na seção de atualização do progresso das tarefas, os gerentes de projeto podem
utilizar a Faixa de Opções de Aprovações para navegar, filtrar, organizar, selecionar períodos e definir
agrupamentos para visualizar as atualizações enviadas pelos recursos.
Caso as atualizações enviadas estejam de acordo com o esperado, você poderá, com a tarefa selecionada, clicar
no botão Aceitar. Esta ação irá atualizar o cronograma e você poderá visualizá-lo assim que acessar o Microsoft
Project Professional. Caso clique no botão Rejeitar, o cronograma não será atualizado e o membro de equipe
responsável pelo envio da atualização será notificado. Após finalizar o processo, você poderá registrar o log das
ações executadas:

Após visualizar as atualizações no cronograma, é necessário republicar o projeto utilizando o Microsoft Project
Professional.
Lembre-se sempre, após quaisquer alterações realizadas no progresso dos projetos, sejam elas
por modificação no cronograma, nos custos, nas alocações e etc., ou simplesmente pela
atualização do progresso feito por um recurso, o gerente de projetos deve publicar novamente
o projeto, para que o cronograma mais atualizado seja disponibilidado aos recursos e para que
os executivos da empresa tenham visibilidade do portfólio de projetos.
6.3.1. Histórico de atualizações
Na Faixa de Opções de Aprovações, você pode clicar no botão Histórico  Atualizações de Status para visualizar
todo o histórico das aprovações e/ou rejeições do progresso das tarefas enviados pelos membros de equipe:
6.3.2. Gerenciar regras
Você pode também criar regras para automatizar o processo de aprovação das atualizações de tarefas. Clique no
botão Gerenciar Regras para criar novas regras personalizadas.
Clique no botão Novo para adicionar uma nova regra e defina suas características de execução:

Quando a nova regra tiver sido criada, você poderá executar as ações que forem necessárias, como editar,
copiar ou excluir a regra, executar regras selecionadas ou executar todas as regras.
6.4. Informando horas trabalhadas
Conforme vimos no início desse capítulo, além de possibilitar que os recursos informem o percentual concluído
das tarefas, o Project Server 2013 também aceita configurações que permitem que você controle o tempo e o
progresso das tarefas através da utilização de quadro de horários diários. O sistema de quadro de horários do

Project Server 2013 permite que sua empresa gerencie todas as horas de trabalho dos recursos envolvidos em
projetos. Ao optar por esse método, você também poderá controlar períodos onde não houve trabalho, como
férias ou licença médica.
A única diferença em relação ao lançamento da informação de horas trabalhadas, comparada com o % de

progresso, é que os recursos irão lançar as informações de trabalho diário no timesheet do Project Server e,
quando estas horas forem aceitas pelo gerente de projetos, o percentual concluído das tarefas será calculado
automaticamente.

Anotações
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7. E SPAÇOS DE TRABALHO DO PROJETO
Quando um novo Projeto é publicado, o Microsoft Project Server 2013 cria automaticamente um Espaço de
Trabalho do Projeto no SharePoint. Com base nas permissões do Microsoft Project Server 2013, todos os
envolvidos no projeto poderão ter acesso a esse site. Por meio do Espaço de trabalho do projeto, é possível,
entre outras ações:
o Gerenciar Riscos, Questões, Documentos e outros itens relacionados ao projeto;

o Ver o calendário dos eventos do projeto;
o Criar e trabalhar com tarefas associadas com o projeto, mas não incluí-las no plano do projeto;
o Participar em discussões sobre o projeto.
Para trabalhar com os Espaços de Trabalho do Projeto, vá à Central de Projetos, selecione o projeto desejado e
clique no ícone Site do Projeto:
7.1. Informando riscos do projeto
Os Riscos do projeto são um conjunto de eventos que podem ocorrer sob forma de ameaças ou oportunidades
que, caso se concretizem, influenciam o objetivo do projeto, negativa ou positivamente. Para informar um novo
risco do projeto, na seção Riscos, clique em Adicionar novo Item.
Você pode preencher as informações que identificam o Risco, informar seu grau de probabilidade, se existe
impacto em custo e também atribuir o risco a algum participante do projeto, entre outras atividades. Após
completar o preenchimento dos campos que compõem o Risco, clique em OK:

Após clicar em OK, o Project Web App irá exibir o novo Risco criado no Espaço de Trabalho de Projetos:
7.1.1. Trabalhando com riscos existentes
Existem duas maneiras de trabalhar com os riscos existentes: quando um membro da equipe atribui um risco a
você, ou quando você deseja editar um risco cadastrado no Espaço de Trabalho do Projeto. Se um membro da
equipe atribui um risco a você, o Project Web App irá informá-lo na página de entrada principal, assim que você
acessar o sistema:
Para visualizar o risco atribuído a você, clique no link exibido na página inicial do PWA. Para editar o risco, clique
no botão Editar Item e faça as alterações que forem necessárias.

7.2. Outras opções do site de projeto
Você também pode criar e atribuir, além dos riscos, outros itens através do Site de Projeto. As opções oferecidas
pelo Project Server 2013 são:
o Questões
o Entregas
o Eventos no Calendário
o Tarefas
Para criá-los, no Espaço de Trabalho do projeto, clique no item desejado, preencha as informações solicitadas e
clique em OK.
7.3. Gerenciando documentos do projeto
Um dos maiores benefícios de que dispomos ao utilizar o Microsoft Project Server 2013 para gerenciar os
projetos da empresa é a possibilidade de se criar, editar e inserir documentos no ambiente de Espaço de
Trabalho do Projeto. Esta ação permite que toda a documentação relacionada ao projeto, como planilhas de
orçamento, relatórios de status, cronograma de informações e etc., fique centralizada em um único local,
dispensando assim a utilização de correio eletrônico ou outros meios de comunicação para o compartilhamento
de documentos.
Através deste método de trabalho colaborativo, pode-se definir que todos os documentos relativos ao projeto
ficarão centralizados em uma única base de dados, de modo que todos os membros de equipe terão acesso a
eles (de acordo com suas permissões) quando for necessário, evitando assim que documentos se percam
durante o ciclo de vida do projeto ou demorem a chegar ao destinatário final.
Para anexar um novo documento ao projeto, na página inicial do Espaço de Trabalho do Projeto, clique em
Documentos do Projeto.
Para carregar um documento salvo localmente a essa biblioteca de documentos, clique em Adicionar
Documento. Caso deseje enviar vários documentos ao mesmo tempo, escolha a opção Carregar Múltiplos
Arquivos:

Insira as informações que descreverão o documento carregado:
Uma opção interessante é vincular o documento carregado a uma tarefa, de modo que este possa fornecer mais
subsídios e informações para o gerente de projeto e demais membros de equipe. Para vincular o documento a
uma tarefa, clique na aba Comandos Personalizados e em seguida no botão Vincular Itens:
Clique em OK e, na janela de Carregamento de documentos, OK novamente.
É interessante observar que a cada vez que um novo risco, documento, entrega ou qualquer outro elemento do
Site do Projeto é criado, o Project Server exibe o ícone deste elemento na Central de Projetos:

Anotações
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8. G ERENCIANDO AS CONFIGURAÇÕES PESSOAIS
Ao trabalhar com o Project Server 2013, você pode alterar e personalizar suas configurações pessoais,
configurando-as conforme achar necessário. As alterações permitidas pelo sistema são:
o Configuração dos seus alertas e lembretes pessoais;

o Configuração e gerenciamento dos alertas e lembretes dos meus recursos (caso o perfil seja de gerente
de recursos);
o Configuração e gerenciamento de Fila dos meus trabalhos;
o Gerenciamento dos meus representantes;
o Minha atuação como representante.
Para executar qualquer uma dessas ações, na seção Configurações, clique em Configurações Pessoais:
8.1. Gerenciando meus alertas e lembretes
Configure a frequência de envio de e-mails de alerta a respeito das suas tarefas, Relatórios de Status e falha nos
trabalhos em fila.

8.2. Gerenciando alertas e lembretes dos meus recursos
Configure as situações em que os seus recursos receberão alertas:

8.3. Gerenciamento de Representantes
Quando o gerente de projeto irá se ausentar da empresa, seja por motivo de viagem, férias ou algum tipo de
licença, ele pode eleger seu representante. Um representante poderá executar as atividades as quais o gerente
de projetos lhe dê permissão, de modo que a atualização do cronograma e das atividades inerentes ao projeto
não serão prejudicadas com a ausência deste gerente.
Para eleger seus representantes, na seção Configurações Pessoais, clique em Configurar Representantes. Em
seguida, no canto superior da janela, clique no ícone Novo:
Você deverá especificar quatro informações para eleger seu representante:
o Período: defina o período no qual o representante poderá representá-lo no gerenciamento do trabalho;

o Definir Representante: escolha quem será a pessoa a realizar as atividades (cabe ressaltar que algumas
empresas possuem políticas internas para esta definição – baseadas em nível hierárquico, por exemplo.
Verifique se sua empresa possui restrições para definição de representantes antes de efetivar a
escolha).
o Trabalho em nome de: o nome da pessoa que está requerendo o representante.

8.4. Atuar como Representante
Caso você tenha sido eleito como o representante de alguém e deseje executar as atividades encaminhadas a
esta pessoa, na seção Configurações Pessoais, clique em Atuar como Representante. Em seguida, no campo
superior esquerdo da janela, clique em Iniciar a Seção:
Você será notificado que está agindo como representante dessa pessoa, e poderá executar todas as atividades
que estavam sob a responsabilidade dela:
Após executar as atividades como representante, clique em Parar Seção para interromper a atuação.
A definição de representates obedece a posição hierárquica dos recursos da empresa, conforme

cadastramento prévio e definições de segurança do Microsoft Project Server 2013. Sendo assim,
recursos que não tenham o mesmo níve l hierárquico na estrutura da companhia não poderão
atuar como representantes durante a utilização da ferramenta.

Anotações
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6. Os executivos e membros da alta administração da empresa poderão consultar os relatórios

1.3. Funções no Project Server 2013

Os grupos padrão do Microsoft Project Server 2013 estão listados abaixo:

Administradores: de modo geral, os Administradores possuem acesso a todas as funcionalidades do Microsoft

o Gerenciar as contas dos usuários e os níveis de permissão no Project Server 2013;

Gerentes de Recursos: este grupo possui as características e configurações de um Gerente de Recursos.

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| MICROSOFT PROJECT SERVER 2013 – GERENTES DE PROJETO 12

Criar o cronograma do projeto

Criar a equipe da empresa e atribuir recursos às tarefas

Salvar a linha de base do projeto

Salvar o projeto no servidor

| MICROSOFT PROJECT SERVER 2013 – GERENTES DE PROJETO 13

| MICROSOFT PROJECT SERVER 2013 – GERENTES DE PROJETO 14

GRUPO AÇÕES REALIZADAS NO PWA

 Visualizar o progresso geral dos projetos

 Visualizar o progresso geral dos projetos

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3.1. Menu de inicialização rápida

Página Inicial: Retorna à página inicial do Project Web App.

Projetos: esta seção contém:

Aprovações: esta seção contém:

1. A lista de atividades a serem aprovadas pelo Gerente de Projetos;

Tarefas: esta seção possui duas subseções:

Recursos: esta seção contém:

1. Atribuição e Distribuição dos Recursos disponíveis no EPM.

Relatórios: nesta seção você poderá acessar a central de Business Intelligence:

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1. Inicie o Microsoft Project Professional 2013;

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4.1. Entendendo o cache local

4.2. Abrindo projetos existentes

Selecione o projeto que deseja, e clique em Abrir:

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4.3.1. Desenvolvimento do cronograma

Vejamos o exemplo de cronograma que foi criado:

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4.3.2. Adicionando recursos

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4.3.2.1. Recursos Locais

| MICROSOFT PROJECT SERVER 2013 – GERENTES DE PROJETO 25

| MICROSOFT PROJECT SERVER 2013 – GERENTES DE PROJETO 26

4.5. Salvando o projeto no servidor