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As origens dos primeiros eventos

Os primeiros registos que identificaram esses deslocamentos, que
podemos considerar como origens do turismo, mais
especificamente do turismo de eventos, foram os jogos olímpicos
da Era Antiga,datados de 776 a.C.

Outro tipo de acontecimentos identificados na antiguidade foram as

festas Saturnálias, instituídas em 500 a.C. , das quais derivam o
carnaval.

O primeiro evento realizado, denominado congresso, aconteceu em

377 a.C., em Corinto, este congresso reuniu todos os delegados das
cidades gregas, que elegeram Filipe o generalíssimo da Grécia nas
lutas contra a Pérsia.

 Eventos religiosos
◦ Os principais Concílios Para o Turismo de Eventos, a Idade Média foi
bastante significativa, pois praticamente plantou as
 Eventos culturais bases para o desenvolvimento deste tipo de
◦ Representações teatrais turismo. Foi marcada por uma série de eventos
religiosos e comerciais, que causaram o
 Eventos comerciais deslocamento de um grande número de pessoas,
◦ Feiras comerciais como membros do clero, mercadores e outros.

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A revolução industrial causou grandes

mudanças na sociedade transformando a
economia manual em mecanizada.
Todas essas mudanças que se processaram
refletiram também nos tipos de eventos
realizados, causando o aparecimento dos
eventos científicos e técnicos.
São aqueles promovidos por entidades ligadas aos
ramos das ciências. Conforme as suas
características, podem denominar-se: mesas-
redondas, simpósios, seminários, conferências,
cursos, painéis, congressos e outros.

O primeiro congresso científico ocorreu em

1681, em Roma. Foi um congresso de
Medicina Geral, que deu início a eventos de
cunho não religioso. Posteriormente surgem
os eventos técnicos. O primeiro deles foi o
Congresso de Viena, que aconteceu em 1815,
após a derrota de Napoleão

Organização de Eventos

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Conceito de Evento

Atualmente, o evento, em função dos objetivos O dicionário de língua portuguesa define «evento» como «acontecimento, ocorrência,

fixados, do grande número de pessoas que envolve e das sucesso», ou seja, um facto que cause impacto e seja razão para notícia.
diversas expectativas e necessidades que estas pessoas
apresentam, tornou-se uma importante atividade “o facto acontece”, ou seja, tem uma data de realização, uma hora de início e fim, além de
um local, como é óbvio
economica e social, que deve ser tratada de forma
profissional.

Conceitos, objetivos e justificativas

•O que é um evento?
•O termo evento “adquiriu valor semântico próprio, significando acontecimento especial,
antecipadamente planeado e organizado, que reúne pessoas ligadas a interesses comuns”.
•“São ações utilizadas como ferramentas de comunicação e marketing, aplicadas para reunirem um
grupo de potenciais consumidores, com o objetivo de conhecer determinados produtos e/ou O evento deve causar impacto, valendo-se da criatividade não só durante a sua
realização, como antes, através de uma promoção e divulgação adequadas.
serviços.”
•“Ação do profissional mediante pesquisa, planeamento, organização, coordenação, controle e Espera-se sempre que qualquer evento seja bem sucedido, pois um
implantação de um projeto, visando atingir o seu público – alvo com medidas concretas e resultados acontecimento deve ser recordado pela positiva e não pela negativa.
projetados."
A verificar-se esta última situação, as consequências são desastrosas não só
•
•“Muito mais do que um acontecimento de sucesso, uma festa ou mesmo uma estratégia de para a organização, como para os patrocinadores, pois o público irá sempre
marketing, podemos dizer que o evento é uma soma de esforços e ações planeadas com o objetivo associar aquela marca ou produto ao evento.
de alcançar resultados definidos junto do público - alvo”.
A possibilidade de vir a ser notícia é o que atrai os patrocinadores para o
•É um momento único que tem “nome, local determinado e espaço de tempo predefinido” e tende a Investimento nesta forma de comunicação. Um evento que não seja notícia
aproximar pessoas com interesses comuns, produtos ou serviços promovendo uma perfeita interação não traz valor para as marcas nem propicia a aquisição de novos clientes.
entre eles. Um evento poderá, também, servir para difundir ideias, promover tendências, divulgar
roteiros, assumindo o papel de verdadeiro veículo de comunicação e interação.

Ilka Tenan (2002), Eventos, São Paulo: Editora Aleph, p. 14.

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Conceitos, objetivos e justificativas

Eventos especiais
Podemos classificar os eventos quanto à sua natureza:
São apresentações, rituais ou celebrações específicas, planeadas e criadas para marcar
ocasiões especiais ou para atingir metas e objetivos específicos de cunho social, cultural • Desportivo – Competição, apresentação.
ou corporativo. Os atributos que lhe propiciam uma atmosfera especial são: a
• Cultural –Teatro, Festival, Mostra, etc.
singularidade, o espírito festivo, a qualidade, a autenticidade, a tradição, a temática e o
simbolismo, entre outros. • Político- Apresentação, comemoração, lançamento.
Allen, Johnny et all, Organização e gestão de eventos, 2003). • Educativos/formativos - Workshops, congressos, convenções,
jornadas, conferências.
Um evento especial reconhece um momento único no tempo, com cerimonia e ritual,
para satisfazer necessidades específicas. • Empresarial - Palestras, Seminários, Feiras, Oficinas, Encontros
(Goldblatt)
Profissionais, Convenções.

Quando o evento reveste-se de uma importância reconhecida, devido aos seus • Outros - confraternizações; almoços, jantares.
participantes ou as conseqüências decorrentes de seus resultados. Exemplo. Reunião G7

 Os eventos institucionais são aqueles cujo

objectivo é desenvolver, manter ou aperfeiçoar a  Os esporádicos são aqueles que se realizam sem
imagem da empresa. Convidar os clientes da periodicidade predefinida, sendo executados
empresa para um retiro de fim-de-semana, no quando é do interesse da empresa, como no caso
qual poderiam participar em actividades de lazer, do lançamento de um novo produto.
pode cumprir a finalidade de os manter
satisfeitos e fiéis.  Os periódicos têm uma periodicidade fixa,
realizando-se uma vez por mês ou por ano.
 Os eventos promocionais têm como objetivo a
venda de produtos. Um exemplo são as feiras,
 Os de oportunidade distinguem-se dos
onde as empresas apresentam os seus produtos esporádicos por serem desenvolvidos no âmbito
e realizam promoções especiais para os tentar de ações externas à empresa, aproveitando, por
comercializar. exemplo, datas comemorativas.

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Quanto à abrangência geográfica Quanto ao tamanho

O tamanho de um evento é definido
 Local - quando os participantes são da mesma cidade.

 Regional - quando os participantes são da mesma cidade ou de cidades

próximas.
• pela quantidade de pessoas

 Nacional - quando os participantes são provenientes de varias cidades de • pela sua abrangência geográfica e
outras regiões do país.
• pela quantidade de recursos envolvidos.
 Internacional - quando os participantes são provenientes de vários países do
mundo.

 Pequeno evento - número de participantes Médio Evento - número de participantes entre

inferiores a 250 pessoas. 250 e 1000 pessoas.

abrangência local ou regional, Abrangência nacional ou internacional.

recursos envolvidos na ordem dos 10.000 recursos envolvidos na ordem dos
euros. 100.000 euros.

Organização de Eventos Organização de Eventos

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Grande evento – número de
participantes entre 1000 e 10.000
pessoas.
abrangência internacional. recursos
envolvidos na ordem dos 500.000
euros.
Organização de Eventos
Fechados - Quando todos os participantes fazem
parte de um determinado grupo específico -
funcionários de uma mesma empresa ou grupo
empresarial, profissionais de um mesmo segmento,
sócios de uma determinada entidade.
Abertos - quando os participantes não precisam
preencher nenhum pré-requisito para participar, a
não ser fazer a inscrição.
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Super Evento - número de participantes entre 10.000
e 100.000 pessoas.
 Abrangência internacional.
recursos envolvidos na ordem de 1.000.000 euros.

Mega evento -número de participantes acima de
100.000 pessoas.
abrangência internacional.
recursos envolvidos na ordem de milhões de euros.

Organização de Eventos
Quanto ao custo de inscrição (para o participante)
As pessoas que participam num evento fazem-no por interesse
próprio, por oportunidade ou por necessidade. Seja como for,
haverá sempre um custo (de tempo, de energia ou de dinheiro)
envolvido na inscrição para o evento. A participação de uma
pessoa pode, dessa maneira, ser classificada em:
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 Participação gratuita e compulsiva - quando o

participante não tem escolha. Ele é obrigado pelas
circunstâncias, a participar do evento.

 Participação gratuita e livre - neste caso, existe,

quase sempre, algum interesse por parte do
promotor ou dos patrocinadores. Tipo de Eventos
 Participação paga e livre - quando a inscrição para o
evento tem um custo para o participante que pagará
por conta própria.

Conferência Palestra

Apresentação de um tema informativo, técnico Apresentação de um tema pré-determinado

ou científico por uma autoridade em determinado a um grupo pequeno, que já possui
assunto, para um grande número de pessoas, informação sobre o assunto. É menos
plateia. É mais formal que a palestra. A duração
ideal é no máximo uma hora e meia. E deve-se
formal que a conferência.
dividir o tempo em apresentação e sessão de
perguntas e respostas.

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Colóquio
Apresentado por um profissional de renome
e tem como objetivo o esclarecimento de
um tema ou a tomada de uma decisão.
Semelhante à conferência.
Seminário
É uma discussão de um tema proposto, do qual
se estuda todo o seu aspecto, procurados por
grupos e apresentados por representantes.
A duração do seminário é de um dia inteiro,
quando realizado em mais de um dia são
jornadas.
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Videoconferência
Apresentação de um tema a grupos de pessoas, que
tem interesse sobre um assunto, estando dispostos em
espaços diferentes e distantes. São utilizados recursos
audiovisuais e eletrónicos.
Workshop - É uma palestra divida em partes
teórica e prática.
Simpósio
Apresentação de um tema geral de grande interesse, que é
dividido em subtemas, por especialistas de renome, sendo
o seu objetivo final o intercâmbio de informações, com
tomadas de decisão. Os trabalhos são resumidos e
compilados em actas, e entregues aos participantes no
final do evento. A duração do simpósio é, em média, de
três dias.
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Congresso
 O congresso é um evento bastante
Reunião formal e periódica de pessoas, pertencentes
abrangente, podendo a ele agregar-se outros
a grupos profissionais com o mesmo interesse, com
acontecimentos, como seminários,
o objetivo de estudar, debater e chegar a
workshops, grupos de discussão e palestras,
conclusões sobre um tema geral, que é exposto em que funcionam no mesmo local, sendo que a
subtemas. As apresentações, trabalhos e propostas organização deste tipo de evento pode ser
são redigidos num documento único e entregues entregue a uma empresa especializada em
aos congressistas juntamente com as conclusões do congressos.
evento. Tem duração de cinco dias, é realizado
anual ou bienalmente.

 Encontro- Reunião de pessoas de uma mesma categoria

 Lisboa vai receber, entre 2016 e 2018, o ‘Web
Summit’, que irá trazer 40 mil pessoas ao
País e 175 milhões de retorno financeiro.
 Convenção – Evento interno de uma organização, empresa,
◦ http://economico.sapo.pt/noticias/portugal-recebeu-55-milhoes-de-turistas-de-
congressos-nos-ultimos-cinco-anos_229730.html
profissional para debater temas, apresentados por
representantes dos grupos participantes. As características do
encontro são semelhantes às do congresso, porém com menor
abrangência de público e menor período de duração – de um a
três dias.
entidade ou partido com o objectivo da formação, reciclagem,
avaliação, troca de experiências entre os participantes. São
utilizados vários tipos de reuniões na convenção. Geralmente
ocorre anualmente e dura de três a cinco dias.

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 Semana- Acontecimento realizado com sete
dias de duração nos segmentos académico e
empresarial.
 Debate- Discussão entre duas pessoas
defendendo o seu ponto de vista, geralmente
antagonico e polémico. Pode ser aberto ao
público ou transmitido pelos meios de
comunicação.
 Primeira parte: apresentação do tema individualmente,
obedecendo às regras da conferencia.
 Segunda parte: debate entre os painelistas entre si e
repostas à plateia.
 Fórum- Evento caracterizado pela troca de
informações e debate de ideias, com a presença de
grandes audiências. Tem como objetivo a
participação da plateia, sempre numerosa.
Organização de Eventos
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Mesa-redonda – Debate com quatro a oito pessoas,
sobre um assunto polémico, controverso e de
interesse, tendo cada orador dez minutos para a sua
apresentação inicial. A mesa-redonda pode ser
aberta ou fechada.
Painel- Evento caracterizado por um quadro de
apresentações, no qual o orador principal e até
quatro painelistas explanam a sua visão sobre um
determinado tema. Normalmente é dividido em duas
partes distintas:
Entrevista coletiva- evento caracterizado pela presença de um
especialista em determinado assunto ou representante de uma
organização que será questionado sobre um tema que é do seu
conhecimento. Os questionários são formados pela imprensa.
Se houver apenas um entrevistado, a entrevista será exclusiva.
Curso – evento educativo onde se apresenta um tema
específico, com o objetivo do conhecimento, formação ou
reciclagem dos participantes, que não deve ultrapassar as 35
pessoas. A duração do curso depende de vários fatores,
variando entre mínimo de oito horas e máximo de doze meses.
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 Exposição – exibição pública de

uma produção artística, industrial,  As feiras são eventos direcionados para determinados
segmentos específicos, tendo uma duração média de uma
técnica ou científica. semana. São normalmente organizados por empresas
especializadas e realizam-se em pavilhões próprios para
exposições.

 Uma vez que as feiras possuem organização própria, a

 Feira – exibição pública com o escolha da data, do local e do tipo de divulgação fica a
cargo dos elementos que a integram. A disposição do
respetivo espaço e a divulgação da sua participação fica a
objetivo de venda direta ou indireta, cargo do expositor.

constituída por vários expositores.  As feiras permitem atrair uma grande parte dos
consumidores do seu público-alvo a um único local,
possibilitando a apresentação dos produtos ou serviços da
empresa de uma forma apelativa.

Eventos demonstrativos ou expositivos

 Para além da exposição de produtos e serviços, o expositor pode
concretizar outros objetivos, como:

 Contactar diretamente com os atuais e potenciais clientes, pois numa  Visita de Estudo – Formação de grupos de
feira ambos estarão presentes, sendo que o contato direto com os
clientes permite ainda recolher informações acerca das suas
necessidades, e verificar se todas elas estão a ser satisfeitas. Empresa ou
pessoas para viajar, com o objetivo de
por alguma sua concorrente. Desta forma, será possível planear com
mais segurança as decisões estratégicas da empresa no futuro.
conhecimento e formação.
 Desenvolver uma base de dados de clientes

 Recolher informações sobre a concorrência

 Lançar novos produtos

 Estabelecer novos contactos comerciais

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Conceitos, objetivos e justificativas
Questões importantes para o processo de desenvolvimento da
organização de um evento.
•Porque fazer o evento ? Razões que confirmem a importância e a
viabilidade de se produzir um evento.
•Quais serão os parceiros do evento ? Parceiros internos e externos.
•Quando será realizado o evento ?
•Onde será realizado o evento ? O local deve representar a melhor
escolha para o publico e para o promotor do evento.
•Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades,
desejos, expectativas do publico-alvo e deve estar alinhado com as
questões anteriores.
 Diferentes eventos terão diferentes objetivos:
 Objetivos económicos
◦ Percentagem de retomo sobre o investimento ou lucro desejado;
◦ Valor dos patrocínios atraídos.
 Assistência/participação
◦ Assistência total;
◦ Número de stands;
◦ Número de artistas internacionais e nacionais
 Qualidade
◦ Nível de satisfação do público, expositores, patrocinadores ou voluntários;
◦ Número de participantes, artistas ou oradores de reputação internacional;
◦ Quantidade das criticas do público, dos expositores ou dos voluntários.
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 Estreitamento das relações entre as pessoas
 Apresentação de bens/serviços
 Conquista de novos clientes/públicos
 Obtenção de informações sobre mercado e concorrentes
 Venda e lançamento de produtos
 Atualização profissional
 Divulgação e Promoção da imagem da organização
 Parcerias/Protocolos
 Angariação de fundos e outros apoios
De uma forma simples, o processo de planeamento consiste
em estabelecer o caminho que a organização quer
percorrer no futuro, através de estratégias e táticas, ou
seja, o planeamento pressupõe que determinem os meios
mais indicados, para que se atinjam os fins previamente
definidos.
Para a definição do caminho a trilhar, é necessário conhecer
e compreender os fatores internos, como, por exemplo, os
recursos disponíveis, e os fatores externos, dos quais
podemos referir as condições económicas disponíveis no
momento, entre outros. Ambos os fatores irão condicionar
as decisões a ser tomadas. Claro que um plano não é
estanque, pois deve ser adaptado ou alterado conforme as
necessidades.
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1. Definir objetivos do evento 4. Definir o tema do evento

Deve-se ter em conta o objetivo, conseguir defini-lo, torná-lo claro e preciso. Considerar Definir, explicitar e divulgar o tema do evento é muito importante e deverá ser feito rápida e
também a amplitude que se quer atingir, já que é necessário ter o controlo absoluto e integral antecipadamente, já que são passos que terão impacto em todas as outras fases. Será com base no
do ambiente, dos limites e de todas as fases da execução do evento. tema que se selecionarão os melhores sítios para a divulgação, a escolha do local, a execução dos

2. Verificar e analisar o orçamento disponível convites, que se definirá o material de apoio, as promoções, o merchandising, entre outras coisas.

Estabelecer um orçamento básico e conhecer o grau de flexibilidade. Desta forma será possível (em frase curta, objetiva, de impacto que sintetize os objetivos esperados)

distribuir a verba entre as atividades escolhidas, da melhor maneira possível, para atingir os 5. Definir o público-alvo do evento
resultados esperados. Deve-se definir, o mais especificamente possível, os segmentos sociais de que fazem parte, quais as
3. Definir as estratégias para o evento e apresentar o plano regiões geográficas de onde provêm e o seu perfil de consumo. Conhecendo-se o público-alvo, as

Depois de se definir as finalidades e o orçamento, pode-se escolher a melhor estratégia a adotar decisões seguintes serão mais claras, mais facilmente se conseguirá escolher a data, as horas e o

para conseguir alcançar o objetivo dentro do budget. Essa medida será um fator fundamental na local do evento.

realização e no sucesso do evento.

6. Definir a data do evento

Deve-se definir quais as melhores épocas para a organização. Depois, será necessário verificar os calendários
10. Vender quotas de financiamento do evento
regionais, nacionais ou até o internacional, feriados, datas comemorativas e eventos especiais programados que
possam envolver o público-alvo. Dependendo do tipo e dos objetivos do evento, fazer coincidir a data da sua (patrocinadores...maior visibilidade no público-alvo)
realização com um desses momentos comemorativos poderá favorecer ou prejudicar o comparecimento dos
convidados. 11. Reunir todas as equipas de colaboradores (no
7. Escolher horário(s) para o evento

8. Definir o local do evento

planeamento, execução e controle do evento para
O local tem a cara do evento?

Tem infraestruturas adequadas? “

discutir os procedimentos e ações a realizar)
O local é compatível com a disponibilidade financeira da empresa?
12. Contratar serviços de terceiros
9. Escolher a disposição da(s) sala(s) ou do(s) ambiente(s)

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13. Elaborar o programa e o conteúdo das palestras / conferências 20. Preparar o sistema de registo dos participantes/visitantes
/comunicações (horários, durações...) (construção de base de dados)
14. Elaborar e enviar convites (boa apresentação, conteúdo completo...)
21. Verificar o investimento total previsto para o evento
15. Desenvolver material promocional
(elaboração de um orçamento mais preciso e proceder a ajustes)
16. Definir promoções e atrações
22. Preparar formulários de controlo dos colaboradores
17. Definir mecanismos para a divulgação do evento
(acompanhar a implementação, ver se está a decorrer como
18. Contratar assessoria de imprensa
previsto e tomar decisões)
19. Definir mecanismos/pessoas para lidar com os acontecimentos de última
23. Preparar formulários e questionários de avaliação
hora

23. Avaliação dos resultados dos eventos  De acordo com os elementos apresentados caracterizar
 Colaboradores o tipo de evento que estão a organizar
 Evento
 Participantes  Fazer a verificação dos 23 passos
 Formação/Treino
 Bem/Serviço

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O que se vê durante o curto período de duração de um

evento é muito pouco em relação ao trabalho que dá
prepará-lo. I. É preciso gostar de um evento para que a
Giacaglia (2006, p. 211) organização resulte em sucesso.

II. O organizador deve estar ciente de que,

praticamente nunca, em qualquer evento, tudo dará
100% certo.

V. O organizador deve saber e fazer com que os demais

III. O organizador deve demonstrar conhecimento, também saibam que os resultados dos eventos não se
segurança e firmeza no que faz. … organizar é a sua limitam ao visível e ponderável a curto prazo.
especialidade.
IV. O organizador deve estar ciente de que ele é o maior VI. O organizador deverá referir-se às despesas de um
responsável pelo evento. evento como “investimento” e não como “custo”

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VII. O organizador deve estar ciente de que o bom
evento não é, necessariamente, aquele que tem maior
nível de investimento.
VIII. Mais vale um evento simples na mão que um
sofisticado a voar.
 O evento deve ser planeado para a sua
optimização com recursos, humanos,
materiais e financeiros. Assim, a organização
depois de definir a política estratégica ou
institucional do evento, deverá dispor dos
meios necessários ao empreendimento.
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IX. O participante/visitante/cliente deve estar em
primeiro lugar.
X. Entre os muitos organizadores de eventos quem se
diferencia é rei.
 A captação de eventos pode ser realizada
pelo poder público, iniciativa privada e
Convention & Visitors Bureau – CVB.
 Este processo é bastante complexo e divide-
se em três etapas distintas: preparação da
captação, captação e pós-captação.
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 A equipe da captação do CBV fará um
levantamento dos eventos internacionais
(congressos, seminários, simpósios e outros).
 Essas informações são recolhidas em várias
fontes, tais como: International Congress and
Convetion Association – ICCAou WTO,
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 International Association of convention &
Visitors Bureau – IACVB, associações de
classe e calendários do trade turístico
(companhias aéreas, centro de convenções,
hotéis), entre outras.
 A principal fonte utilizada é a ICCA
(International Congress and Convention
Association), uma organização que possui
membros em quase todos os países,
fornecendo a estes, em caráter exclusivo,
todas as referências sobre os congressos
mundiais.
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