Título: Manual Solicitação de Veículos da Frota Leves

Responsável: Leandro de Castro Ribeiro

1. OBJETIVO

IN
Descrever como ocorre a solicitação de um novo veículo para os profissionais da InterCement Brasil.

2. DEFINIÇÕES E SIGLAS

TCS - Tata Consultancy Services empresa prestadora de serviço para InterCement Brasil.
CNH - A Carteira Nacional de Habilitação é o documento oficial que comprova a capacidade de uma pessoa de
conduzir veículos.

3. RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES

Gestor: Informar os dados do profissional para solicitação do veículo e aprovação do pedido.

Facilities: Informar para TCS, a solicitação do gestor e modelo do veículo demandado.
TCS: Enviar para locadora as informações do modelo do veículo solicitado, de acordo com a região para entrega.
Locadora: Enviar o valor do veículo para aprovação da InterCement e a disponibilização do mesmo.

4. DESCRIÇÃO DA TAREFA

Quando é feita a comunicação por parte de um Gestor, para a área de Facilities, que terá aumento no quadro de
profissional e será necessário solicitação de um veículo, o mesmo deve enviar os dados do condutor (Cópia da
CNH, Matricula, Centro de custo da área, região de atividade do profissional e modelo do veículo).

A área de Facilities encaminha os dados para TCS e a mesma irá direcionar para a locadora, para que possa
elaborar a proposta do valor para o veículo e retornar para a TCS. Ao receber a proposta do veículo, a TCS
encaminhará por e-mail, para que a gestão da área de Facilities possa realizer a aprovação.

Após aprovação, a TCS enviará para a locadora a confirmação do pedido do veículo aprovado. A locadora envia
para a TCS e para o gestor da área de Facilities, o formulário referente ao pedido do carro, conforme Anexo I (print
abaixo), para assinatura.
Após a assinatura do pedido, iniciará o acompanhamento da entrega do veículo pelo site da locadora. Conforme o
contrato assinado, o prazo de entrega do veículo é de 90 dias (a locadora repassa o pedido do veículo para a
montadora produzir o carro, visto que são usados apenas carros novos).

Em paralelo, a locadora disponibiliza um carro reserva para o profissional, até o veículo novo ser entregue.

A locadora envia um e-mail para o gestor de frota (imagem abaixo), com as informações para a retirada do veículo,
assim que o mesmo se encontra disponível. O título do e-mail inicia-se da seguinte forma: (Aviso de
Disponibilização - …)
 O profissional é avisado por e-mail, pelo Gestor de Frota, referente a data e o endereço para retirada do veículo.
Em paralelo, a área de Facilities solicita para o profissional, o preenchimento do Termo de uso e Responsabilidade
Veicular conforme Anexo II (print abaixo).

Após a retirada do veículo pelo profissional responsável, o mesmo irá informar a necessidade dos dispositivos Sem
Parar e cartão alelo combustível.

Para solicitar o “Dispositivo Sem Parar”, o profissional responsável pelo veículo, deverá informar a área de
Facilities, os seguintes dados: Placa, Modelo, Ano do Carro e Centro de Custo. A área de Facilities solicitará para
o departamento comercial da empresa “Sem Parar”, o pedido para retirada do dispositivo.

O pedido será enviado em um formulário de Autorização para retirada do dispositivo “Sem Parar”, conforme o
Anexo III. O pedido tem validade de até 10 dias corridos, podendo ser retirado em qualquer loja “Sem Parar”. Caso
o dispositivo não seja retirado dentro deste prazo, o mesmo será encaminhado para o Escritorio das Nações
Unidas, aos cuidados da área de Facilities.

Para cartão alelo combustível, o gestor do profissional precisará informar a área de Facilities, o saldo que será
inserido no cartão, o centro de custo e o endereço do profissional, para que seja feita a aquisição. A entrega do
cartão ocorrerá no escritório das nações unidas, em até 7 dias úteis, assim, após o recebimento, o cartão será
enviado via correio para o endereço de correspondência do profissional, o qual deve confirmar o recebimento do
mesmo, para o seu desbloqueio.

5. ANEXO

Anexo I – Formulário – Pedido de Carros e de atividade de Gestão de Frota

Anexo II - Termo de uso e Responsabilidade Veicular

Anexo III - Autorização para retirada de dispositivos Sem Parar.