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CURSO DE TELEMENSAGENS

Sucesso com Telemensagens


Do Iniciante ao Profissional

2 Edio Revisada / 2008


Coordenao e Projeto: AS2 Sistemas (Aristeu Sales / Alexandre Sales) www.as2.com.br 1. Administrao de Empresas

Direitos Reservados
expressamente proibida a reproduo de qualquer parte desta obra sem autorizao expressa dos autores (Lei n 5.998, de 14/12/1973).

CURSO DE TELEMENSAGENS
Aprenda a Ganhar Dinheiro com Telemensagens. Uma tima oportunidade de Iniciar um Negcio e ter uma Renda Extra.
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programas@arquivodigital.net / arquivodigital.net@gmail.com ndice

CAPTULO 1 - INFORMAES BSICAS ..................................................................................... Introduo A Histria das Telemensagens As Vantagens de se Abrir uma Agncia de Telemensagens Abrindo uma Empresa de Telemensagens O Investimento Necessrio As Vantagens de Utilizar o Servio de Telemensagens O Segredo do Sucesso Conceitos: - O que Telemensagem - Agncia de Telemensagens - Usurio do servio de Telemensagem - Telemensagens Informatizada - Programas e arquivos de udio - Trabalhando com Sentimentos. 2 - MONTANDO A AGNCIA ...................................................................................... O Local de Funcionamento A Escolha do Nome da Agncia A Linha Telefnica Aparelho Transmissor de Mensagens - Aparelhos de Telefone - Adaptadores para Computador Identificador de Chamadas (Bina) Aparelho de Som / Reprodutor de CDs Equipamentos de Informtica - Computadores: Desktop e Notebook - Sistema Operacional - Kit Multimdia - Gravador de DVD e CD - Impressoras - Fones de ouvido - Mdias de armazenamento - Modems e Roteadores CDs e DVDs de Mensagens Kit para Montagem de Agncia de Telemensagens Instalao e Operao do Kit para Telemensagens Fornecedores de Produtos e Aparelhos para Telemensagens Horrio de Funcionamento
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CAPTULO 3 - ROTINAS DE TRABALHO ..................................................................................... Como Funciona a Agncia de Telemensagens O Atendimento O Envio da Mensagem Datas Comemorativas Agenda de Datas e Servios, Cadastro de Clientes e Catlogo de Mensagens Os Diversos Tipos de Mensagens

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4 - ESTRATGIAS DE MARKETING ............................................................................. Como Conquistar os Clientes Como Fidelizar o Cliente Divulgao / Propaganda Frases Prontas

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5 - PREOS E FORMAS DE COBRANA ..................................................................... Tipos de Servios (Mensagens Fonadas) Como Calcular o Preo do Servio Os Sistemas de Cobrana O Vale Mensagem 6 - OUTROS PRODUTOS E SERVIOS ......................................................................... Formas de Aumentar o Faturamento Produtos e Servios: - DVD / CD Mensagem - DVDs e CDs Personalizados - Carta Mensagem / Mensagem Escrita / TeleCarta - Cestas - Flores - Mensagem ao Vivo - Transmisso Viva-voz - Gravao da Voz no Final da Mensagem - Gravao da Reao - Escolha do Fundo Musical - Serenatas - Caixa de Bombons - ChocoMensagem Como Gravar DVDs e CDs CAPTULO 7 - DICAS DIVERSAS ................................................................................ Dicas Importantes para Telemensagens Dicas de Sucesso nos Negcios (Para Qualquer Atividade)

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APNDICE A ............................................................................................................ Programas para Automao de Agncias de Telemensagens: - Telemensagens 5 - Clientes e Servios - Kit Card - Carto Mensagem - Mdulo: Telemensagens Escritas

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APNDICE B ............................................................................................................ Convertendo CDs de udio para MP3

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CAPTULO 1: INFORMAES BSICAS


INTRODUO Esta apostila destina-se a ensinar os procedimentos necessrios para a instalao e funcionamento de uma Agncia de Telemensagens. Estas informaes sero de bastante utilidade para quem est iniciando um novo negcio e no conhece o produto com o qual vai trabalhar ou para quem j atua no ramo e no teve uma formao ou treinamento adequado necessrios para alcanar a lucratividade desejada e a independncia financeira. Diversas tcnicas de trabalho sero abordadas, desde a montagem e operao do equipamento, as formas de atendimento e cobrana at estratgias de marketing para o sucesso da agncia. Sero apresentadas tambm diversas dicas, exemplos e informaes sobre o funcionamento de uma agncia informatizada utilizando a verso mais atual do programa Telemensagens Clientes e Servios. No Apndice A voc encontrar detalhes dos nossos programas para automao de Agncias de Telemensagens.

A HISTRIA DAS TELEMENSAGENS No h um registro histrico verdadeiro do incio das Telemensagens. Possivelmente este empreendimento foi iniciado no Brasil devido as suas caractersticas: uma forma barata e criativa de presentear ou homenagear uma pessoa. Muitas agncias afirmam terem sidas as pioneiras no ramo, dando o crdito da criao a locutores de rdio que iniciaram a atividade como passatempo e depois a profissionalizaram. Pesquisando na Internet voc poder verificar algumas semelhanas na histria de agncias de telemensagens que esto h mais tempo no ramo. No incio o servio no era profissional e utilizava-se fitas K-7 e a transmisso por telefone - com aparelhos caros e linhas de transmisso precrias - era de pssima qualidade. Com o passar do tempo a oferta de aparelhos e linhas de telefone aumentou e o CD substituiu a fita K-7. Atualmente os CDs esto sendo substitudos pelos DVDs e arquivos de udio digital para computadores como o MP3 e WMA. Hoje existem diversos estdios especialistas em produzir suas prprias mensagens com profissionais experientes e diversas empresas fornecedoras de produtos para telemensagens que disponibilizam vrios modelos de aparelhos e milhares de temas de mensagens.

AS VANTAGENS DE SE ABRIR UMA AGNCIA DE TELEMENSAGENS Iniciar uma Agncia de Telemensagens - como qualquer outro negcio - um trabalho que vai exigir muita dedicao, propaganda, material e equipamentos de qualidade, tempo disponvel e muito carinho at conseguir obter resultados compensadores. Basicamente, este servio recebe chamadas telefnicas de pessoas solicitando o envio de mensagens e envia a telemensagem no horrio determinado pelo cliente. Aps a transmisso da telemensagem, preciso dizer quem ofereceu a homenagem. O funcionrio deve ser bastante corts com o destinatrio. A Telemensagens um dos negcios mais vantajosos conforme listamos: 1 - Qualquer pessoa pode ter uma agncia de telemensagem desde que tenha uma linha telefnica acessvel e equipamentos adequados. 2 - Voc trabalha por conta prpria e o atendimento pode ser feito por seu filho, filha, esposa, marido ou outro parente que, alm de desenvolver tcnicas de atendimento ao pblico, trabalhar em casa e ajudar de forma significativa no oramento da famlia.
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3 - Requer um investimento baixo, um treinamento simples e tem um retorno favorvel e imediato dependendo das condies da telemensagem. Pode, as vezes, ser faturado em um s dia ou data comemorativa. 4 - uma atividade bem agradvel, muito simples e fcil de realizar. Pode ser iniciada somente com um atendente. 5 - rpido e fcil de montar pois utiliza apenas um telefone adaptado e um computador multimdia com placa de som e fax-modem. 6 - No necessita de um ponto comercial para se estabelecer. Voc transforma um cmodo do seu escritrio, loja ou da prpria residncia na Agncia de Telemensagens. 7 - Por ser uma prestao de servios no necessrio possuir uma firma registrada, economizando com funcionrios, encargos trabalhistas, abertura de firma, contadores. Dependendo do investimento que for fazer recomendado o registro de firma. O item Abrindo uma Empresa de Telemensagens traz informaes sobre o registro de empresas de telemensagens. recomendado uma anlise de mercado e a procura de entidades como o SEBRAE para investir e iniciar um empreendimento de maior porte. 8 - um negcio em que vem crescendo muito nos ltimos tempos e que requer somente criatividade e ateno para obter sucesso. ABRINDO UMA EMPRESA DE TELEMENSAGENS Por ser uma prestao de servios no necessrio possuir uma firma registrada mas dependendo do tamanho do investimento recomendado o registro de firma. Escolher o tipo de atividade e abrir uma empresa apenas o comeo de um longo processo. Antes de se lanar no mercado como empresrio necessrio saber quais so as OPORTUNIDADES e quais so os RISCOS que a atividade escolhida oferece. O SEBRAE - Servio Brasileiro de Apoio a Micro e Pequenas Empresas - orienta e capacita os empreendedores no desenvolvimento de seus negcios. Acesse www.sebrae.com.br para obter mais informaes e a localizao do posto de atendimento do SEBRAE em sua Cidade/Estado. Por enquanto no existe legislao especfica regulamentando a atividade de prestao de servios de telemensagem. O empreendimento est dispensado de obter registro ou autorizao de funcionamento em rgos fiscalizadores especficos de atividades regulamentadas, bastando as inscries exigveis das sociedades empresrias em geral. A pessoa jurdica tambm no est sujeita responsabilidade tcnica, ou seja, no se exige do empreendimento a manuteno, em seus quadros, de profissional habilitado junto a rgo ou conselho de classe fiscalizador de profisso regulamentada. Todavia, recomenda-se ao empreendedor consultar o ECAD (Escritrio Central de Arrecadao e Distribuio), a fim de obter informaes detalhadas sobre a eventual exigncia de direitos autorais para a execuo do servio. O ECAD (www.ecad.org.br) uma entidade personalizada, sem fins lucrativos, organizada, mantida, dirigida e administrada por associaes civis de autores e titulares de direitos conexos. O INVESTIMENTO NECESSRIO Com um pequeno investimento qualquer pessoa pode ter uma Agncia de Telemensagens. Podem ser encontrados atualmente dois formatos de agncias de telemensagens: a Tradicional que utiliza equipamentos de som e a Informatizada que utiliza computadores. Com o advento do uso do computador os modelos tradicionais esto migrando para o formato de agncia informatizada pela facilidade de uso e melhoria na qualidade de atendimento.
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Para montar uma Agncia de Telemensagens necessrio:


1 - Uma linha de telefone comum: comercial ou residencial. Esta linha pode ser utilizada tambm para uso pessoal mas recomendvel que se utilize uma linha exclusiva.

2 - Um aparelho de telefone adaptado, com filtro anti-rudos para computador, para transmitir mensagens fonadas. Com ou sem bina (identificador de chamadas).

3 - Um computador multimdia com os seguintes requisitos: a) Drive de DVD ou CD. Gravador de DVD recomendado para que poder expandir a quantidade de servios oferecidos. b) Placa de som. Atualmente as placas de som so embutidas na placa-me do computador (onboard) mas, apesar de apresentarem boa qualidade, recomendado que se utilize uma placa de som off-board que apresenta qualidade melhor de som. c) Placa de fax-modem O equipamento deve apresentar os requisitos mnimos: - Processador Pentium 3 (Pentium 4 ou Dual-Core/Core2Duo recomendados). - 512 de memria RAM (1GB recomendado e 2GB para utilizao com o Windows Vista). - HD de 80GB (discos com maior capacidade podem armazenar maior quantidade de mensagens agilizando a localizao das mesmas e o atendimento) .

4 - Mensagens de udio, no formato preferencial MP3, com temas variados.

5 - Uma pessoa para fazer a cobrana (com moto ou bicicleta). Esta pessoa poder tambm fazer panfletagem para a agncia. Pode se utilizar tambm outras formas de cobrana como depsitos e transferncias bancrias. Para recebimento atravs de bancos verifique os servios oferecidos e opte por possuir conta em mais de um banco dando preferncia aos que possuem maior quantidade de agncia e locais de atendimento diversificados (como comrcios, lotricas, etc.).

6 - Fazer divulgao e propaganda da agncia utilizando os classificados de jornais, revistas e panfletos.

7 - Um atendimento de qualidade, que fundamental em qualquer negcio. 8 - Programa gerenciador de clientes e pedidos.

O Telemensagens Clientes e Servios o melhor soluo em software na sua categoria para automao de pedidos, envio de mensagens e administrao da agncia. Ele traz uma excelente relao custo x benefcio para o seu empreendimento, oferecendo os recursos mais modernos para o mercado de telemensagens. O Telemensagens Clientes e Servios foi especialmente desenvolvido seguindo orientaes de diversos clientes que trabalham com telemensagens e atende a todas as necessidades. um programa de fcil instalao e utilizao com arquivo de ajuda e manual explicativos e tira-dvidas on-line. Com ao uso do Telemensagens Clientes e Servios voc pode aumentar a eficincia dos seus atendimentos e diminuir os custos, possibilitando um melhor resultado financeiro. AS VANTAGENS DE UTILIZAR O SERVIO DE TELEMENSAGENS 1 - O cliente pode presentear um amigo, um parente, a pessoa que ama, o patro ou empregado, o professor, o vizinho pelo seu aniversrio, casamento ou formatura... de uma forma barata, bastante original e significativa, sem a necessidade de ir loja para comprar um presente. 2 - A mensagem por telefone ir proporcionar uma grande emoo pessoa homenageada. 3 - Alm de emocionar a pessoa que est recebendo a telemensagem uma opo inteligente para demonstrar sentimentos.
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4 - Seja qual for o motivo: aniversrio, casamento, amizade, romance, formatura, noivado, conforto, otimismo, etc. sempre haver na agncia de telemensagens uma mensagem com tudo aquilo que o cliente gostaria de dizer. 5 - As mensagens so enviadas rapidamente. O cliente pode, ainda no trabalho, se despedir de uma amigo que est viajando naquele dia, tirar sarro do time dele que perdeu ou parabenizar algum que voc s poder ver no final de semana. O SEGREDO DO SUCESSO O principal segredo para obter sucesso neste ramo apostar na sua criatividade e bom atendimento. O servio de telemensagens grande oportunidade para montar o seu prprio negcio com um investimento muito baixo e uma margem de lucro alta, mesmo com pouca divulgao. Voc ir ganhar dinheiro presenteando e emocionando pessoas sem sair de casa. Nos tempos de crise e desemprego as pessoas passam a buscar alternativas usando sua criatividade. A Agncia de Telemensagens uma alternativa para as pessoas que gostariam de uma ter renda extra ou o seu prprio negcio, e no podem ou no querem trabalhar fora, e no possuem capital para grandes investimentos. Esse um negcio que pode ser iniciado como complemento para sua renda familiar e em pouco tempo, utilizando-se do seu esforo e criatividade, se transformar em sua principal fonte de renda. O risco desse tipo de atividade muito baixo. O sucesso do empreendimento ir depender muito do seu grau de envolvimento. Reserve uma parte do lucro para novas propagandas. Assim voc garantir a permanncia e o reconhecimento da sua marca e da sua empresa. Ao iniciar o trabalho na Agncia de Telemensagens voc ir oferecer as mensagens fonadas e posteriormente poder expandir o seu negcio e aumentar o seu faturamento oferecendo outros produtos como cestas, flores e mensagens escritas, de acordo com as suas habilidades e criatividade. Os produtos oferecidos pelas Agncias de Telemensagens possuem um custo muito baixo e so de grande aceitao pelo pblico. Voc poder adaptar os produtos j existentes oferecendo aos seus clientes produtos e servios personalizados. Conquiste o seu cliente com a qualidade de seus servios e um bom atendimento e ele se tornar um cliente fiel. CONCEITOS O Que Telemensagem uma mensagem de udio, com voz feminina ou masculina, adulta ou infantil, gravada em CD ou em formato de arquivos de udio para computadores (mp3, wav, wma...) acompanhada ou no de um fundo musical apropriado para cada mensagem (mensagens de udio que no possuem fundo musical e permitem a escolha da msica de fundo so chamadas de capela). A telemensagem enviada por telefone atravs de um aparelho especial Esta uma maneira original de mandar um recado para uma pessoa e tambm bastante utilizada para parabenizar, cumprimentar, homenagear ou simplesmente emocionar quem recebe a mensagem. A Telemensagem um forma muito simples de surpreender e fazer algum feliz com originalidade e um custo muito baixo. A pessoa que recebe a mensagem fica muito emocionada (e na maioria das vezes retribui a mensagem) e a pessoa que ofereceu fica to contente com o resultado que certamente ser um consumidor fiel dos servios da agncia.

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Agncia de Telemensagens uma prestadora de servios de transmisso de mensagens por telefone. Atravs da agncia de telemensagens o usurio solicitar o envio de mensagens dos mais variados temas, de diversas ocasies como aniversrio e datas comemorativas, para quem desejar. Esta uma forma de prestao de servios que vem crescendo muito pois no exige um grande capital para investimento e proporciona um rpido retorno e garantido. Usurio do Servio de Telemensagem O cliente que utiliza o servio de telemensagem busca uma forma de demonstrar, em palavras, os seus sentimentos. Ele entrar em contato com a agncia e ir solicitar o envio da mensagem, escolhida entre vrios temas, para quem desejar. O pblico consumidor desse tipo de servio bastante amplo e diferenciado pois a telemensagem acessvel a todos os nveis sociais. O nmero de possveis clientes enorme pois, por ser o servio bem abrangente, todos podem ser clientes em potencial. Um usurio satisfeito ajuda a divulgar o servio aumentando cada vez mais a clientela. Telemensagens Informatizada Com o avano da informtica, o controle de clientes e o envio das mensagens foi facilitado. Um CD de udio pode conter aproximadamente 40 mensagens, um CD de dados pode conter mais de 300 mensagens em arquivos MP3 ou WMA e um DVD podem conter milhares de mensagens. Um programa de automao de agncia agiliza o cadastro dos clientes e pedidos e a procura e transmisso das telemensagens. Atravs de programas especficos - como o Kit Card - podem tambm ser criados e controlados Cartes Mensagens (um tipo de servio pr-pago). O computador pode ser utilizado para gravar CDs de udio personalizados ou apresentaes e mensagens em DVDs alm de criar diversos tipos de mensagens escritas (Carta Mensagem), mala direta e propagandas para a agncia. O Telemensagens Clientes e Servios e o Kit Card - Carto Mensagem possuem todas as caractersticas necessrias para a automao de agncias de telemensagens. Programas e Arquivos de udio para Computadores Arquivos de udio

Arquivo de udio MP3

O MP3 um formato de gravao para arquivos sonoros que possui alta fidelidade e compactao. Ele foi criado por orgos padronizadores e veio possibilitar o envio de msicas pela internet. o formato de udio mais popular para gravao de mensagens. O Telemensagens Clientes e Servios possui dois players de udio para execuo de mensagens no formato MP3: um player padro do programa e outro player baseado no Windows Media Player.

Arquivo de udio WAV

WAV a extenso de arquivos de udio Wave. Este formato de arquivo de udio foi criado pela Microsoft para a plataforma Windows e se tornou um padro em PCs, principalmente por ter sido aceito tambm pelo sistema operacional dos micros Macintosh, e permite a troca e a utilizao desses arquivos por diferentes plataformas e dispositivos. Ao contrrio dos arquivos de udio MIDI, o WAV registra voz alm de msica, porm ocupa muito espao. A gravao de voz no Telemensagens Clientes e Servios feita no formato WAV.
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Arquivo de udio MIDI

O Musical Instrument Digital Interface (MIDI) um protocolo destinado a gravao e execuo de msica em sintetizadores digitais suportado pela maioria das placas de som para PCs. O arquivo MIDI no o som, mas a informao sobre como a msica produzida, com comandos de notas, ausncia de notas, tempo, etc. A desvantagem a falta de controle especfico de som. Todas as placas de som geralmente j vm com programas para MIDI.

Arquivo de udio WMA

O formato WMA (Windows Media Audio) foi criado pela Microsoft e um concorrente para o formato pois possui tambm grande compactao e fidelidade de udio. Tanto o MP3 quando o WMA podem ser convertidos para o formato WAV o que possibilita que sejam gravados para CD de msica normal. Programas para execuo de arquivos de udio O Telemensagens Clientes e Servios possui dois players para execuo de mensagens de udio no formato MP3 que permitem tocar os arquivos sem a necessidade de outros programas (exceto para o player baseado no Windows Media Player que requer sua instalao). Ele permite a automatizao de todo o processo de transmisso da mensagem de udio desde a escolha da mensagem pelo cliente at a transmisso da mensagem e gravao da reao do destinatrio. Para executar ou alterar arquivos de udio os principais programas so:

WinAmp

o mais popular tocador de arquivos MP3. Toca tambm outros formatos de udio e possui vrios skins (peles para alterar o visual do programa) e suporte a diversos plugins para customizar o programa. Toca tambm o formato WMA. O programa distribuido gratuitamente.

Windows Media Player

o aplicativo da Microsoft para a execuo de animaes em formato WMA, WAV, MP3, ASF, Real Audio, Real Video, QuickTime, AVI e muito mais. Pode ser encontrado no CD de instalao do Windows ou em sites da internet em vrias verses. Possui uma interface bonita e suporte a skins (peles) que alteram o visual do programa. As novas verses podem no funcionar corretamente com o Windows 95 e NT. O download pode ser feito nos sites oficiais: www.windowsmedia.com www.microsoft.com.br Este so os principais programas para executar arquivos de udio mas h ainda diversas opes, freewares (gratuitas) e sharewares (pagas), desde simples tocadores especficos para um tipo de udio at opes sofisticadas que permitem at gravao de CDs e DVDs de udio e vdeo. Trabalhando com sentimentos A Agncia de Telemensagens deve fazer mais do que transmitir uma mensagem por telefone. Ela deve transmitir otimismo, amor, demonstrar sentimentos pessoa que recebe a mensagem. O servio prestado pela agncia permite presentear e emocionar uma pessoa, confortar, desejar parabns de uma maneira carinhosa e at mesmo reconciliar um casal.

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CAPTULO 2 : MONTANDO A AGNCIA


A Agncia de Telemensagens pode funcionar em qualquer lugar (casa, loja ou escritrio) onde haja uma linha telefnica. Independente de onde esteja instalada a agncia - mesmo que funcione na sua residncia - deve se adotar o conceito de funcionamento de uma empresa. Para montar uma agncia de telemensagens fundamental ter, acima de tudo, organizao para se estabelecer um bom desempenho e lucratividade. necessrio que haja uma pessoa exclusiva para o atendimento e a organizao da rotina de trabalho da agncia. O funcionamento poder ser em horrio comercial ou em tempo integral (funcionando 24 horas por dia) dependendo da estrutura adotada pela agncia. Para demonstrar profissionalismo e credibilidade deve haver pontualidade na transmisso das mensagens e tomar os cuidados necessrios para no ocorrer descuidos com a agenda de pedidos. O LOCAL DE FUNCIONAMENTO A agncia poder funcionar em qualquer espao, pois no requer mais do que uma mesa para trabalhar. Para comear a montar a agncia voc precisar de uma mesa e um local, de preferncia silencioso, sem barulho de trnsito, crianas ou animais. Podem ser utilizadas para o trabalho mesas vendidas em lojas de equipamentos para informtica e escritrios. Estas mesas vem com local para guardar CDs e DVDs, escrever, espao para guardar relatrios e pastas e um computador e impressora para a agncia.
Modelos de mesas de informtica e escritrios

A ESCOLHA DO NOME DA AGNCIA Escolha um nome pequeno e original pois dessa forma ir facilitar a divulgao e a memorizao pelo cliente e ser mais fcil e barato coloc-lo em anncios. Um nome sugestivo e de fcil memorizao influir favoravelmente na imagem da agncia. Tome cuidado para no escolher nomes existentes. Faa uma pesquisa para verificar se na sua cidade no existe outra agncia com o nome que voc deseja utilizar. Crie com cuidado uma logomarca e um slogan para a sua agncia pois isso influir nos seus futuros negcios. Faa o registro do nome, principalmente para ser utilizado em site prprio na internet. O registro do domnio (nome do site) pode ser feito diretamente no site www.registro.br. Neste site podem ser obtidas todas as informaes para registro de domnios.

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Sugestes que voc poder utilizar na criao do nome: Nomes prprios, iniciais de nomes: Exemplos: - Afrodite Telemensagens - Aline Mensagens - Cristina Telemensagens - Bela Telemensagens - Beija-Flor Telemensagens Expresses simples e pequenas frases com palavras que lembrem sentimentos (amor, carinho, corao...): Exemplos: - Agncia de Telemensagens Coisas do Corao - Bate Corao Mensagens e Cestas - Telemensagens Dois Coraes - Tele-Cestas - Telemensagens e Cestas - Telemensagens Doce Lembrana - Doce Emoo Mensagens - Telemensagens Al Doura - Fantasia Telemensagem - Magia Telemensagem - Cantinho da Mensagem - Laos de Ternura Telemensagens - Mensagem para Voc - Sonho Mgico Telemensagem

Palavras estrangeiras (amore, love, angel, sweet...) Exemplos: - Amore Mio Mensagens - Angel Telemensagens - Happy Days Cestas e Telemensagens

A LINHA TELEFNICA Atualmente grande a oferta de linhas telefnicas e por isso altamente recomendvel que haja uma linha exclusiva para a Telemensagem. Motivos para adquirir uma linha telefnica exclusiva: - Evitar que voc misture seus telefonemas pessoais com os telefonemas de clientes da agncia. Caso voc esteja recebendo uma ligao pessoal poder estar perdendo um cliente que esteja tentando entrar em contato com a agncia. - Suas ligaes pessoais podero ficar prejudicadas por causas das ligaes recebidas pela agncia. Algum parente poder estar ligando, por exemplo, e o telefone estar ocupado. - Voc no saber identificar se o telefonema pessoal ou se um cliente (caso no possua um identificador de chamadas) e no saber se atende ou no em um momento inoportuno. - Fica difcil dividir o custo do servio de telemensagens com o custo dos telefonemas pessoais para o clculo de despesas da agncia. Caso voc no possua condies de ter outra linha telefnica tome os seguintes cuidados: - Explique a todos em casa, especialmente as crianas, que este telefone dever ser atendido com bastante cautela. Deve se tomar cuidado para no deixar pessoas despreparadas atenderem o telefone, principalmente para a agncia que estiver funcionando dentro da prpria residncia.
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- Deve se manter o profissionalismo, mesmo no trabalho em casa, pois atravs do atendimento do telefone que ser passada a primeira impresso para o seu cliente. - Fazer os telefonemas pessoais, sempre que possvel, fora do horrio de atendimento da agncia. - Informe aos seus amigos e familiares que seu telefone tambm ser utilizado na agncia de telemensagens. Dessa forma voc tambm estar divulgando os seus servios. - Para calcular o custo da sua agncia conta telefnica voc dever fazer um histrico das suas contas anteriores e calcule uma mdia. Ao receber a sua conta, j com as ligaes da agncia includas, retire essa mdia calculada para obter o custo. - Saiba separar a sua vida pessoal da profissional. Nunca divulgue o seu telefone celular, comercial (caso trabalhe fora) ou o outro telefone residencial para clientes. Atravs desses telefones voc no poder enviar ou demonstrar mensagens ou resolver assuntos da sua agncia. APARELHO TRANSMISSOR DE MENSAGENS Para a transmisso de mensagens fonadas so utilizados aparelhos de telefones especiais com adaptadores para computadores com placa e caixas de som. Aparelhos de Telefone Existem diversas marcas e modelos de telefones especiais para transmisso de mensagens e diversos fornecedores desses produtos.

O modelo bsico um aparelho padro, de funcionamento simplificado, que possui uma chave comutadora (interruptor) para voz/som e um pino P2 estreo para ser conectado ao computador na placa ou caixas de som. O volume ser controlado pelo prprio controle do sistema operacional do computador.

Para iniciar a utilizao do aparelho voc dever conectar a tomada do telefone na linha telefnica e, dependendo do modelo utilizado, na fonte de energia.

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A chave de comutao do aparelho trabalha da seguinte forma: - Desligada: o telefone se torna um aparelho convencional permitindo uma conversao telefnica normal. dessa forma que voc ir atender, fazer ligaes e conversar com seus clientes. - Ligada: nesta posio o aparelho de telefone no transmite nem a voz do operador nem o som ambiente. dessa forma que ser enviada a telemensagem ou gravada a voz do cliente. O som transmitido pelo telefone o sinal gerado pela placa de som e o interlocutor estar ouvindo apenas a mensagem sem a interferncia de rudos do ambiente, preservando, dessa forma, a qualidade sonora. Voc ir ouvir a mensagem, a voz e a reao do cliente mas o cliente no poder ouvir voc ou qualquer outro rudo ambiente do seu local de trabalho. Em qualquer que seja a posio da chave voc poder ouvir o que o cliente diz do outro lado. Plug para conexo O aparelho de telefone adaptado possui um cabo com um plug P2 na ponta que dever ser conectado na sada de fone de ouvido do aparelho de som (ou caixa de som do computador) que voc vai utilizar para passar mensagens. Atravs desta ligao o som da mensagem ser enviado do seu sistema de som para o telefone. Se o aparelho possuir mais de um fio para conexo ele permitir, alm de transmitir mensagens, gravar a voz (reao) do cliente. Este outro cabo dever ser ligado na entrada para o microfone da placa de som do computador para gravar o som no disco rgido. Voc poder gravar a reao da pessoa caso o cliente queira e oferecer a reao, com a mensagem enviada, gravada em fita ou CD. Caso o aparelho de som tiver uma sada diferente, mais larga que o pino P2, voc dever utilizar um adaptador do tipo P4/P2 que poder ser encontrado em qualquer casa de produtos eletrnicos. O aparelho bsico para transmisso/gravao o utilizado pela maioria das agncias. Listamos abaixo todas as caractersticas encontradas em diversos tipos de aparelhos para telemensagens. Nem todas as opes estaro presentes no aparelho escolhido mas esta lista ir ajudar a escolher o aparelho mais adequado s suas necessidades e disponibilidade financeira. Os aparelhos mais incrementados, com diversas funes (que podem no serem totalmente utilizadas) so os mais caros. Os preos podem variar de R$40,00 (o aparelho bsico) at R$300,00 (aparelhos mais sofisticados). Caractersticas de diversos tipos de aparelhos telefnicos 1 - Aparelho para uso em sistemas informatizados para reproduo de mensagens, com filtro antirudo para computadores. 2 - Plug para conexo em placa de som de computadores para gravao da voz/reao ou complemento da mensagem. 3 - Plug para conexo em aparelhos que reproduzam CDs para transmisso de mensagens. 4 O aparelho opera diretamente em placas de som de computadores. 5 - Sistema de atendimento para pessoas que trabalham ou ficam muito tempo utilizando telefones que permite a operao do aparelho sem constante contato manual. 6 - Aparelho com identificador de chamadas acoplado com as seguintes funes: - Memria para armazenamento de chamadas recebidas/transmitidas. - Mostra o nmero e cdigo de rea. - Sistema para apagar as chamadas selecionadas. - Seleo de linguagem nos idiomas portugus, ingls, espanhol ou francs. - Horrio e durao da chamada recebida/transmitida. - Agenda para nomes. 7 - Msica ou mensagem de espera que executada enquanto o cliente aguarda o atendimento. 8 - Viva-voz que permite atender o chamado sem tirar o fone do gancho.
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9 - Luz indicadora de chamadas (sem rudo da campainha). 10 - Chave de desligamento da campainha. 11 - Memrias de acesso imediato a nmeros de telefone. 12 - Chave comutadora tone (tom) / pulse (pulso). 13 - Controle de volume do alto-falante. 14 - Chave Flash para sistema de PABX e atendimento simultneo. 15 - Tecla Mute para privacidade enquanto atende a uma ligao. 16 - Funcionamento em dois sistemas automaticamente (DTMF e FSK). O sistema DTMF o utilizado atualmente no Brasil. 17 - Tecla Redial automtico para discagem do ltimo nmero chamado com um simples toque. 18 - Chave de bloqueio de teclado. 19 - Operao a bateria ou conversor de energia. 20 - Discagem do nmero com o fone no gancho. 21 - Bloqueio de ligaes atravs de senha eletrnica para DDD, DDI e 0900. 22 - Fone de ouvido e microfone adaptvel a varias posies (Headset). 23 - Controle digital de volume. 24 - Filtro de linha para computador embutido no aparelho, eliminado o uso do acoplador hbrido e compatvel com qualquer placa de som. Alm desses tipos de aparelhos pode encontrar tambm: 1 - Aparelho para misturar msicas com mensagens sem fundo musical: Permite trabalhar com mensagens sem fundo musical. O aparelho possui 3 cabos com um pino modelo P2 para as seguintes funes: A) Cabo 1: deve ser conectado sada para fone de ouvido do sistema de som onde ir ser reproduzido o CD ou arquivo da mensagem sem fundo musical. B) Cabo 2: deve ser conectado sada para fone de ouvido do sistema de som onde ser reproduzido o CD ou arquivo do fundo musical (qualquer CD/Arquivo de msica). C) Cabo 3: deve ser ligado entrada para microfone (MIC) de um dos dois sistemas de som (aquele em que ser colocada a fita K-7) ou diretamente entrada de microfone da placa de som do computador. Alguns sistemas de computadores no aceitam a execuo de dois arquivos de udio (como no formato MP3) ao mesmo tempo. Para contornar este problema voc poder utilizar um arquivo de mensagem sem fundo musical tocando no computador e um CD/DVD de msica com fundo musical sendo executado no drive de CD/DVD-ROM. 2 - Aparelho de Espera Telefnica: Alguns fornecedores oferecem o aparelho de espera telefnica que substitui a msica do sistema de PABX ou o som de rdio FM (o qual poder veicular propagandas, inclusive do concorrente). O sistema diminui o risco de desligamento durante a espera em decorrncia de alguma demora no atendimento. E veicula mensagens publicitrias de sua empresa sem nenhum custo adicional. As mensagens so gravadas digitalmente em um CD para pr-atendimento (espera telefnica) com mensagem e fundo musical divulgando informaes de forma personalizada sobre a agncia, seus servios, nmero de telefone etc.

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Adaptadores para Computador O aparelho transmissor de mensagens possui dois cabos: - um (chamado de fone de ouvido) para ser plugado na entrada de fone de ouvido na caixa de som do computador ou diretamente na placa de som que possuir uma sada amplificada; - o outro fio (chamado de microfone) para gravar toda conversa que voc tiver no telefone e deve ser ligado na entrada de microfone da placa de som do computador.

Aparelho de telefone com dois fios 1 - transmite a mensagem 2 - grava a mensagem 3 - chave liga/desliga: falar ao telefone ou transmitir a mensagem

Nota Importante: Sempre que um fio estiver ligado ao aparelho o outro deve ficar desligado. Se os dois fios ficarem conectados ao mesmo tempo isto diminuir a vida til de seu aparelho telefnico em 70%, logo ele ir sobrecarregar a placa e queimar. Tomando este pequeno cuidado seu aparelho ter uma durao por tempo indeterminado.

Filtro anti-rudo

Conectado na ponta do fio atravs de encaixes elimina o rudo do cabo em que est conectado (um de cada vez). No ligar os dois cabos ao mesmo tempo. Quando um estiver ligado o outro dever estar desligado. Telebox O Telebox um adaptador que pode ser usado em qualquer telefone fixo, com ou sem fio, inclusive com bina. Ele permite o envio de telemensagem pelo computador e tambm pelo aparelho de som. Tem dois cabos, um que serve para transmitir a mensagem e o outro para gravar a reao ou dedicatria.

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Algumas das funes e equipamentos deste tipo de aparelho: - 2 cabos com conector RJ11 para linha e aparelho de telefone. - 2 cabos multi-funo para audio com plugs P2 stereo para gravar a reao. - permite transmitir telemensagem. - permite gravar a reao ou dedicatria atravs da entrada de microfone do computador. - permite o uso simultneo no computador e aparelho de som. - caso possua algum programa para VoIP como: Skype, MSN, Just-Voip instalado no micro, tambem poder ser utilizado o telefone sem fio ou comum no lugar dos fones e microfone convencional, podendo falar com mobilidade no caso telefone sem fio (neste caso recomendado o uso de internet em banda larga).

Os fabricantes fornecem modelos diferentes de adaptadores e telefones para a transmisso de telemensagens pelo computador. Ao adquirir um adaptador ou aparelho telefnico procure verifique antes o suporte que o fabricante fornecer para instalao e orientao quanto ao uso do equipamento. IDENTIFICADOR DE CHAMADAS - BINA

Este um item opcional, mas de grande utilidade, que permite que voc tenha controle total sobre as ligaes feitas e recebidas pelo seu telefone. O Bina um aparelho acoplado ao telefone que informa a origem da ligao antes que a chamada seja atendida. Com este aparelho voc fica sabendo quem est ligando e tem total liberdade para atender ou no o telefone. Ele possui um display que mostra o nmero que est chamando e, se possuir a funo de agenda de nomes e foi programado previamente, mostra tambm o nome de quem deseja falar. O Bina registra cada ligao recebida e efetuada e alguns modelos possuem a funo de registrar na memria as ligaes que no forem atendidas para posterior consulta.

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O funcionamento deste aparelho depende da sua linha telefnica ser digital (utilizar sinais DTMF ou FSK) e da habilitao do servio de identificao de chamadas pela companhia telefnica (que cobra uma taxa de instalao e utilizao do servio). Existem no mercado diversos modelos de identificadores e alguns aparelhos telefnicos j possuem o bina embutido. Pesquise o que mais se adapta as suas necessidades pois o preo bastante variado. Este aparelho fundamental caso uma pessoa seja contratada para o atendimento da agncia. Com o aparelho voc poder controlar registro das ligaes evitando surpresas indesejadas na sua conta telefnica. O aparelho Bina para a sua segurana e permite evitar trotes e ter um nmero a mais para contato e identificao do cliente. Os clientes da Telemensagem no precisam saber que sua agncia possui um identificador de chamadas. APARELHO DE SOM / REPRODUTOR DE CDS

Embora hoje j esteja caindo em desuso, algumas agncia de telemensagens ainda utilizam o formato chamado Tradicional que transmite a mensagem utilizando aparelhos de som que reproduzem CDs. Para este formato de agncia a escolha do aparelho pode variar desde um minisystem at uma aparelhagem sofisticada ou mesmo aparelhos portteis (discman). O som estar diretamente ligado ao telefone transmissor de mensagens atravs de um cabo. recomendvel que este aparelho de som seja exclusivo para uso na agncia alm de conhecer os comandos e teclas do aparelho que permitem acionar sua funes. MP3 Players So aparelhos de som para execuo de arquivos de udio no formato MP3. Existem diversos modelos, inclusive portteis, que permitem a execuo de mensagens no formato MP3 e CDs de udio.

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EQUIPAMENTOS DE INFORMTICA Computadores: Desktop e Notebook

Os modelos de computadores para uso em casa e empresas atualmente oferecem uma excelente performance para gerenciamento de clientes e pedidos e trabalho com arquivos de udio e vdeo. Devido a queda de preos os notebooks tambm so uma opo bastante atraente pois, alm da mobilidade, oferecem recursos equivalentes a computadores de mesa (desktops). Se no houver a necessidade de deslocar o equipamento e se for investir em somente uma mquina para iniciar as atividades da Agncia de Telemensagens os desktops ainda so a melhor opo para trabalhar. Os monitores LCD so a escolha obrigatria na aquisio de novos equipamentos porque alm da economia de espao tambm consomem menos energia que os montores convencionais (CRT). Alm da velocidade de processamento outros itens que devem ser observados so a disponibilidade de placa de som - item fundamental numa Agncia de Telemensagens - e de drive leitor e gravador de DVD/CD (padro atual) alm de placa fax-modem e placa de rede para interligar computadores e fazer conexo a internet banda larga. No referente a memria RAM quanto mais quantidade melhor a performance, mas as configuraes recomendadas levam em conta o Sistema Operacional utilizado conforme mais detalhes a seguir. Sistemas Operacionais

Os sistemas operacionais mais utilizados so o Windows e o Linux. Ambos os sistemas tem suas qualidades e defeitos. O Linux gratuito mas requer certo conhecimento tcnico para a instalao e uso dos programas alm de no existir, por enquanto, programas especficos para o gerenciamento de Telemensagens. O Windows um sistema pago mas traz maior facilidade de instalao e uso dos programas. As verses mais utilizadas so o Windows XP e o Vista. As edies bsicas (Home) destas verses so suficientes para o atendimento da agncia. Evite as Starter Edition que, apesar de mais baratas, trazem diversas restries, limitando o sistema a trabalhar com apenas trs aplicaes por vez. O Telemensagens Clientes e Servios foi desenvolvido para uso em ambas as verses do Windows: XP e Vista.

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Kit Multimdia Atualmente todos os computadores j saem de fbrica trazendo um Kit Multimdia (som e vdeo) como pea obrigatria. Este padro se deve ao baixo custo e a incorporao de diversos componentes, como a placa de som, na placa-me do equipamento. O Kit Multimdia bsico composto por: - Placa de som: que envia o som do computador para as caixas de som. A maioria das placas de som j vem embutidas na placa-me do computador (e so chamadas placas on-board). Existem tambm as placas off-board que so placas mais sofisticadas adquiridas separadamente para pessoas que trabalham diretamente com msica e aparelhagem de som pois possuem diversos canais de som e uma qualidade de udio bem superior. - Drive de DVD/CD: que permite tocar CDs de udio, arquivos de udio digital e executar programas. So encontrados em diversos modelos mas o padro atual o gravador de DVD-RW que permite a gravao de CDs e DVDs de udio e vdeo. - Caixas de som: para emitir o som das placas. Algumas possuem sada para fones de ouvido. Gravador de DVD e CD

Este tipo de drive permite que o computador grave, diretamente em DVD ou CD, programas, msicas ou arquivos de udio. Os drives podem ser externos (so ligados diretamente na porta USB ou paralela do computador e so mais lentos para gravao) ou internos (embutidos no gabinete do computador). Os discos utilizados para gravao so chamados DVD-R (Digital Versatile/Vdeo Disc-Recordable) ou CD-R (Compact Disc-Recordable). Com a exploso do uso da multimdia em computadores, h uma grande oferta desses perifricos com preos bastante acessveis. As alteraes de preo variam de acordo com a velocidade de leitura e de gravao do drive, assim como a quantidade de programas oferecidos. O gravador de DVD/CDs permite a gravao de discos magneto-pticos que so multiplataforma, podendo serem lidos em mquinas com sistema operacional Windows, Linux, Unix, Macintosh sem necessidade de converso. Alm do perifrico, necessrio adquirir os discos gravveis (DVD-R/W ou CD-R/W) especficos para esse tipo de mdia. Com um gravador de DVD/CDs pode se fazer backups, construir lbuns de fotografias utilizando cmeras digitais e distribuir para os amigos ou gravar msicas e ouvi-las no micro utilizado no trabalho. Ele permite tambm que empresas produzam sua prprias apresentaes de produtos, verses demo de programas ou cursos interativos para treinamento. Estdios de som especialistas em gravao de telemensagens utilizam o gravador para distribuir os DVD/CDs com mensagens de seus locutores. As agncias de telemensagens, para aumentar o faturamento, oferecem DVD/CDs com a gravao da mensagem, em udio ou vdeo, oferecida com dedicatria ou a reao do homenageado.

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Impressoras

Diversos impressos e relatrios podem ser desenvolvidos e utilizados pela agncia. Os modelos de impressoras jato de tinta e lasers disponveis no mercado possuem preos acessveis e, nestes casos, deve se levar em conta, ao adquirir o equipamento, o custo do cartucho/toner de tinta. Existem tambm as impressoras multifuncionais que funcionam como impressora, copiadora, scanner e alguns modelos tambm trazem a opo de fax e so recomendados para o caso de haver a necessidade de utilizar todos estes tipos de equipamentos. So compactas e oferecem melhor custo/benefcio. Quanto as impressoras matriciais e fiscais elas so recomendadas para impresso em formulrios contnuos e cupons fiscais em bobinas mas no so indicadas para a impresso de impressos mais elaborados e grficos. As impressoras fiscais necessitam de homologao e so destinadas, prioritariamente, para a impresso de cupons fiscais. As matriciais permitem a impresso de cupons semelhantes aos emitidos por impressoras fiscais e diversos impressos e relatrios utilizando formulrio contnuo. O Telemensagens Clientes e Servios oferece diversos modelos de relatrios, impressos e recibos. So mais de 20 modelos/formulrios distribudos nos menus relatrios e impressos. Esto disponveis tambm impressos como cupom de pedido e relatrios padronizados para uso, de preferncia, em modelos de impressoras matriciais. Fones de ouvido

Fones de ouvido so tambm uma opo interessante de equipamento para ser utilizado no atendimento em Agncias de Telemensagens. Os fones de ouvido devem ser utilizados em substituio ao uso do fone do aparelho telefnico pois permitem que as mos fiquem livres para utilizar o computador ou executar outras tarefas. Para substituir o fone do aparelho telefnico deve se optar por um modelo que possua um microfone acoplado e verificar se o aparelho telefnico ou computador permite o uso deste modelo.
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Mdias de armazenamento Pendrives

O Pen Drive ou Memria USB Flash Drive um dispositivo de armazenamento constitudo por uma memria flash tendo aparncia semelhante de um isqueiro ou chaveiro e uma ligao USB que permite a sua conexo a uma porta USB de um computador. As capacidades de armazenamento atuais mais comuns variam de 512MB a 4GB MB. A velocidade de transferncia de dados pode variar dependendo do tipo de entrada. Eles oferecem vantagens potenciais com relao a outros dispositivos de armazenamento portteis, particularmente o disquete. So mais compactos, rpidos, tm maior capacidade de armazenamento, so mais resistentes devido a ausncia de peas mveis. Adicionalmente, tornou-se comum computadores sem drives de disquete. Portas USB por outro lado, esto disponveis em praticamente todos os computadores pessoais e notebooks. Em condies ideais as memrias flash podem armazenar informao durante 10 anos. MP3 e MP4

Alm de permitir o armazenamento de arquivos estes dispositivos executam arquivos de udio e vdeo, alm de trazerem diversas outras funcionalidades. So indicados para analisar ou verificar o contedo do udio das mensagens sem a necessidade de estar com o computador ligado. DVDs e CDs DVD-R e CD-R so discos vazios como fitas virgens. Os DVDs possuem por padro a capacidade de armazenar 4,7 GB de dados, enquanto que um CD armazena em mdia de 700 MB ou 80 minutos de udio. Os discos possuem uma longa vida til, so mais tolerantes umidade e s temperaturas extremas, e possuem a segurana como principal vantagem da gravao pois no h como alterar as informaes gravadas. Os DVD/CD-RWs (Rewritable) permitem a gravao e regravao em um mesmo disco apagando ou complementando as informaes gravadas anteriormente.

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Cartes de Memria

Carto de memria ou carto de memria flash um dispositivo de armazenamento de dados com memria flash utilizado em videogames, cmeras digitais, telefones celulares, palms/PDAs, MP3 players, computadores e outros aparelhos eletrnicos. Podem ser regravados vrias vezes e no necessitam de eletricidade para manter os dados armazenados. So portteis e suportam condies de uso e armazenamento mais rigorosos que outros dispositivos baseados em peas mveis. A leitura do carto feita conectando o equipamento (cmera, telefone, etc.) na porta USB do computador mas existem no mercado dispositivos para leitura direta de diversos formatos de cartes. Modems e Roteadores

O Modem o dispositivo utilizado para conexo Internet ou a outro computador. O prefixo Fax(-Modem) se deve ao fato de que o dispositivo pode ser utilizado para receber e enviar fax (facsmile). Basicamente, existem modems para acesso discado e banda larga. Os modems para acesso discado geralmente so instalados internamente no computador (em slots PCI) ou ligados em uma porta serial, enquanto os modems para acesso em banda larga podem ser USB, Wi-Fi ou Ethernet. O Roteador um equipamento usado para fazer a comunicao entre diferentes redes de computadores distantes entre si e tambm compartilhando a conexo a internet. Os modems e roteadores com tecnologia wireless (sem fios) permitem a conexo entre diferentes pontos sem a necessidade do uso de cabos - seja ele telefnico, coaxial ou ptico. CDS E DVDS DE MENSAGENS Um DVD convencional permite armazenar milhares de arquivos de udio MP3 - nomeados e numerados - e atualmente este tipo de mdia o padro para armazenamento deste tipo de mdia. Um CD de udio convencional armazena aproximadamente 40 mensagens, que podem ser reproduzido em qualquer aparelho de som ou 340 arquivos de dados, em mdia, com mensagens no formato MP3 que so utilizados no computador ou dispositivos com suporte a este tipo de arquivo. Existem arquivos de mensagens sem fundo musical (Capela) nos quais o cliente poder escolher o fundo musical na hora de enviar a mensagem. Esta funcionalidade conhecida como Telemix. Mantenha seu acervo de mensagens sempre atualizado. Adquirir novas mensagens no uma despesa e sim um investimento no seu trabalho.
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KIT PARA MONTAGEM DE AGNCIA DE TELEMENSAGENS O Kit de Telemensagens uma maneira prtica e rpida de montar sua agncia de telemensagens. O Kit Bsico composto por discos (DVDs ou CDs) com centenas ou milhares de mensagens gravadas no formato MP3. Os temas bsicos para serem utilizados inicialmente so: - Aniversrios: amigos, parentes (pais, irmos, avs, tios, primos e outros) e neutros. - Para namorados e romnticas - Para casamentos - Evanglicas e religiosas ...e para diversas datas comemorativas como Natal, Ano Novo, dia dos Namorados, dia das Mes, dia dos Pais, etc. Estes discos devem trazer as mensagens organizadas e uma lista com informaes que permitam a fcil localizao das mesmas por diversas opes. O Telemensagens Clientes e Servios possui uma funo que permite a leitura de pastas com mensagens gerando automaticamente uma tabela contendo as principais informaes dos arquivos facilitando e agilizando o atendimento da agncia. Tambm faz parte do Kit Bsico, para iniciar o negcio de telemensagens, o aparelho telefnico ou adaptador para a transmisso das mensagens. Existem inmeros kits para telemensagens no mercado, mas voc deve sempre tomar cuidado para somente adquirir produtos de boa qualidade. Caractersticas de diversos tipos de kits para telemensagens: Esta relao traz alguns dos componentes oferecidos em kits para telemensagens. A quantidade, qualidade, modelo e marcas variam de acordo com o fornecedor. 1 - Discos (em mdia de DVD ou CD) com centenas ou milhares de mensagens em formato MP3 entre vozes masculina e feminina, adultas e infantis - para serem utilizadas em computadores. 2 - Relao de mensagens e msicas dos discos 3 - Aparelho telefnico especial ou adaptador para ser ligado no computador ou no aparelho de som com chave adaptadora para envio de Mensagens. 4 - Aparelho ou adaptador que transmite a mensagem e grava a reao do homenageado. 5 - Aparelho que faz mixagem utilizando uma mensagem sem fundo musical e a msica escolhida. 6 - Modelos de formulrios impressos para facilitar o trabalho da agncia, incluindo formulrios para cadastramento de clientes, mensagens solicitadas e controle de cobrana. 7 - Manual de propaganda e marketing 8 - Modelos de propagandas 9 - Manual de instrues com dicas para instalao e funcionamento da agncia e utilizao do equipamento. 10 - Software para gerenciamento da agncia. O programa informatiza todo o servio da agncia, desde a solicitao do pedidos e transmisso da mensagem at a emisso de relatrios e do recibo de cobrana. Esta apostila contendo o Curso de Telemensagens traz todas as informaes para iniciar e manter uma Agncia de Telemensagens. O software Telemensagens Clientes e Servios automatiza todo o atendimento da agncia com o cadastro completo dos clientes e pedidos, transmisso da mensagem e gerao de recibos e relatrios para cobrana, consulta e tomada de deciso.

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Instalao e Operao do Kit para Telemensagem Ao receber o seu Kit de Telemensagem, com os discos e o aparelho telefnico ou adaptador para telemensagem, procure um cmodo com uma mesa de sua casa, loja ou escritrio que possua tomadas de luz e telefone. O plug padro de linha do aparelho telefnico deve ser acoplado na tomada de telefone do cmodo o plug padro P2 do aparelho transmissor ou adaptador ser ligado na placa ou nas caixas de som do computador. Alguns aparelhos trazem uma chave comutadora, para cortar o microfone (que permite uma conversao normal) e transmitir o som da telemensagem sem o rudo ambiente. Como existem diversos modelos de equipamentos para telemensagens, ao adquirir um kit opte por um fornecedor que oferea assistncia para instalao e manuseio do aparelho. Os arquivos de mensagens de udio devero estar organizadas em pastas (diretrios) e nomeadas de acordo com o seu contedo facilitando e agilizando a procura por determinado tema. Para executar a mensagem basta localiz-la pela ordem alfabtica na pasta do DVD ou CD e toc-la atravs do programa de udio do computador. recomendado que o HD (disco rgido) do computador possua espao suficiente para armazenar todas as mensagens oferecidas em DVDs/CDs. Copie os arquivos do disco para o HD para facilitar e agilizar a localizao de mensagens no atendimento do cliente. O Telemensagens Clientes e Servios permite gerenciar todos os arquivos de mensagens MP3 do computador cadastrando automaticamente os arquivos e permitindo a localizao das mensagens por diversas opes. Aps escolhida a mensagem voc ir agendar a mensagem a transmitir, cadastra os dados do cliente e do destinatrio e no dia e hora marcados s selecionar o pedido e enviar a mensagem. Importante: Faa um teste com parentes ou amigos para verificar o volume e a nitidez da transmisso da mensagem.

Fornecedores de produtos e aparelhos para telemensagens Para a transmisso de mensagens necessrio um aparelho transmissor com eliminador de rudos (telefone apropriado). Mas caso voc possua um telefone compatvel, adquira somente o adaptador ou eliminador de rudos (filtro para a placa de som). Em sites de leilo como o Mercador Livre (www.mercadolivre.com.br) ou Toda Oferta (www.todaoferta.com.br) so oferecidos diversos equipamentos e kits para telemensagens. Podem ser feitas tambm pesquisas na internet utilizando sites de busca ou portais para obter informaes sobre revendedores de produtos para agncias de telemensagens. Inicie a busca pelas palavras Telemensagem ou Telemensagens. Tome cuidado para somente adquirir produtos de boa qualidade e de fornecedores idneos que possam prestar suporte e assistncia na instalao e uso do equipamento. Nota importante: No nos responsabilizamos pelo material dos fornecedores de equipamentos para Telemensagens. Nossa responsabilidade se restringe ao nosso programa que de nossa propriedade.

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HORRIO DE FUNCIONAMENTO Antes de iniciar o funcionamento da agncia voc dever determinar o horrio de atendimento. Muitas agncias de telemensagens - por serem localizadas na prpria residncia - colocam o servio disponvel 24 horas por dia. aconselhvel que sua agncia tenha um horrio fixo de atendimento e, se necessrio, de transmisso de mensagens para que voc tenha tempo para outras obrigaes e para o lazer. Ao elaborar um horrio de funcionamento dever haver organizao para no escolher horrios em que no ser possvel o atendimento. Exemplo de horrios: Atendimento: - Seg. a Sex. - 8 h. s 20 h. - Sb. - 8 h. s 14 h. - Dom. - no atende Transmisso de mensagens: - Seg. a Sex. - 7 h. s 22 h. - Sb. - 7 h. s 16 h. - Dom. - 8 h. s 11 h. Exemplo de divulgao do horrio: Atendemos de Domingo Domingo, inclusive nos Feriados e Datas Comemorativas. Voc poder adaptar estes horrios sugeridos as suas necessidades e disponibilidade de tempo. Alguns clientes podero solicitar o envio de mensagens fora do horrio determinado. Caso voc no possa atend-lo no horrio solicitado, pea desculpas e informe o seu horrio de atendimento. No caso de mensagens enviadas pela manh, mesmo antes do horrio de atendimento, recomendado que voc as aceite para agradar ao cliente que, por exemplo, quer ser o primeiro a cumprimentar o destinatrio pelo dia de seu Aniversrio. Informe sempre ao seu cliente o horrio em que voc pretende transmitir a mensagem (ou horrio disponvel) para que ele no fique aguardando o envio da mensagem, aparentando que o operador da agncia est atrasado na transmisso. O Telemensagens Clientes e Servios gera um Nmero Seqencial nico para cada pedido solicitado pelo cliente e este nmero do pedido pode ser passado como Protocolo para o cliente para o caso do mesmo desejar verificar o status do pedido e se a mensagem foi ou no transmitida. De posse do nmero de protocolo do pedido o usurio do Telemensagens Clientes e Servios consegue localizar rapidamente o registro do pedido pelo nmero e transmitir as informaes de status do mesmo para o cliente.

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Os dois primeiros captulos deste curso so oferecidos gratuitamente. Os captulos 1 e 2 so destinados a orientar quem est iniciando um negcio de Telemensagens e no conhece o produto ou no possui as informaes necessrias para a aquisio de equipamentos e implantao da agncia. O Curso Completo de Telemensagens com as demais informaes para manter e expandir o negcio de Telemensagens oferecido para o usurio que adquirir o software Telemensagens 5 Clientes e Servios.

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