Manual Basico de Operacoes Sistema SP Sem Papel Documentos Digitais

MANUAL BÁSICO DE OPERAÇÕES
SISTEMA DOCUMENTOS DIGITAIS

Versão 20 – 09/12/2022
1
SUMÁRIO
1. ACESSO AO SISTEMA ......................................................................................................6
1.1. PÁGINA DE ACESSO .........................................................................................................6
1.2. PÁGINA DE ACESSO: ENTRAR ...........................................................................................6
1.3. RECUPERAR A SENHA ......................................................................................................7
1.4. TROCAR SENHA ............................................................................................................. 10
1.5. TROCAR E-MAIL DO USUÁRIO ........................................................................................ 11
1.6. NAVEGAR POR MAIS DE UMA UNIDADE ........................................................................ 11
1.7. GESTÃO DE IDENTIDADE ................................................................................................ 12
1.7.1. CADASTRO DE CARGO .................................................................................................. 13
1.7.2. CADASTRO DE UNIDADE .............................................................................................. 15
1.7.3. CADASTRO DE FUNÇÃO DE CONFIANÇA ....................................................................... 19
1.7.4. CADASTRO DE PESSOA ................................................................................................. 21
1.7.5. ENVIO DE E-MAIL PARA NOVOS USUÁRIOS .................................................................. 23
1.8. CONFIGURAÇÕES PARA RECEBER NOTIFICAÇÃO POR E-MAIL ......................................... 24
1.9. CADASTRO DE MARCADOR LOCAL ................................................................................. 26
1.10. MESA VIRTUAL .............................................................................................................. 29
1.10.1. SÍMBOLOS EXIBIDOS NA MESA VIRTUAL....................................................................... 31
1.10.2. SEÇÕES EXIBIDAS NA MESA VIRTUAL ............................................................................ 32
1.10.3. SITUAÇÕES EXIBIDAS NA MESA VIRTUAL ...................................................................... 33
1.11. QUADROS QUANTITATIVOS ........................................................................................... 33
2. PRODUÇÃO .................................................................................................................. 36
2.1. MODELOS DE DOCUMENTOS ......................................................................................... 36
2.2. PROPRIEDADES DOS DOCUMENTOS .............................................................................. 36
2.3. CRIAR DOCUMENTO ...................................................................................................... 37
2.4. INCLUIR DADOS INICIAIS E REDIGIR O DOCUMENTO ...................................................... 37
2.5. EDITAR DOCUMENTO .................................................................................................... 44
2.6. EXCLUIR DOCUMENTO................................................................................................... 45
2.6.1. EXCLUIR DOCUMENTO TEMPORÁRIO ........................................................................... 45
2.6.2. CANCELAR DOCUMENTO FINALIZADO .......................................................................... 46
2
2.6.3. REFAZER DOCUMENTO FINALIZADO ............................................................................. 46
2.6.4. CANCELAR DOCUMENTO ASSINADO OU AUTENTICADO ............................................... 47
2.7. FINALIZAR DOCUMENTO ............................................................................................... 48
2.8. ASSINAR DOCUMENTO .................................................................................................. 50
2.8.1. ASSINAR DOCUMENTO MODELO “DESPACHO” ............................................................. 55
2.8.2. ASSINAR DOCUMENTO COMO SUBSTITUTO ................................................................. 56
2.8.3. GERENCIAR POSSÍVEIS SUBSTITUTOS ........................................................................... 58
2.8.4. ASSINAR DOCUMENTO POR FUNÇÃO ........................................................................... 60
2.8.5. CRIAR DOCUMENTO PARA OUTRO USUÁRIO ASSINAR ................................................. 61
2.8.6. CRIAR DOCUMENTO COM MÚLTIPLAS ASSINATURAS ................................................... 62
2.8.7. ACESSAR DOCUMENTO ................................................................................................ 66
2.8.7.1. ACESSAR DOCUMENTO – REPONSÁVEL PELA ASSINATURA ........................................... 66
2.8.7.2. ACESSAR DOCUMENTO – COSSIGNATÁRIO ................................................................... 67
2.8.8. ASSINAR DOCUMENTOS EM LOTE ................................................................................ 68
3. USO ............................................................................................................................. 71
3.1. CAPTURAR E AUTENTICAR DOCUMENTO ....................................................................... 71
3.1.1. CAPTURAR DOCUMENTO NA FUNCIONALIDADE CRIAR NOVO ...................................... 71
3.1.2. CAPTURAR DOCUMENTO NA FUNCIONALIDADE INCLUIR DOCUMENTO ........................ 74
3.1.3. AUTENTICAR DOCUMENTO CAPTURADO ...................................................................... 75
3.1.4. AUTENTICAR E ASSINAR DOCUMENTO CAPTURADO INTERNO ...................................... 78
3.2. INCLUIR DOCUMENTO ................................................................................................... 81
3.3. JUNTAR DOCUMENTOS ................................................................................................. 85
3.4. DESENTRANHAR ............................................................................................................ 89
3.5. ANOTAR ........................................................................................................................ 94
3.6. DUPLICAR ...................................................................................................................... 96
3.7. DEFINIR MARCADOR ..................................................................................................... 97
3.8. CRIAR VIA.................................................................................................................... 101
3.8.1. CANCELAR VIA ............................................................................................................. 102
3.9. APENSAR..................................................................................................................... 103
3.9.1. DESAPENSAR ............................................................................................................. 105
3
3.10. SOBRESTAR ................................................................................................................. 106
3.10.1. DESOBRESTAR ........................................................................................................... 106
3.11. RECEBER DOCUMENTO .............................................................................................. 107
3.12. VER DOCUMENTO COMPLETO.................................................................................... 111
3.12.1. REORDENAR DOCUMENTOS ....................................................................................... 112
3.12.2. SALVAR O DOCUMENTO NO FORMATO PDF ............................................................... 115
3.13. VISUALIZAR HISTÓRICO .............................................................................................. 117
3.14. VISUALIZAR HISTÓRICO DE TRAMITAÇÃO ................................................................... 119
3.15. PESQUISAR ................................................................................................................ 121
3.15.2 FERRAMENTA DE BUSCA “...” ..................................................................................... 124
3.16. UTILIZAR ARQUIVO AUXILIAR ..................................................................................... 125
3.17. DEFINIR ACOMPANHAMENTO.................................................................................... 127
3.18. CIÊNCIA ..................................................................................................................... 130
3.19. GERAR PROTOCOLO ................................................................................................... 133
3.19.1. CONSULTA DE PROTOCOLO NO PORTAL DO PROGRAMA SP SEM PAPEL ..................... 135
3.19.2. PROTOCOLO DE DESPACHO........................................................................................ 136
4. TRAMITAÇÃO............................................................................................................. 138
4.1. REDEFINIR ACESSO ...................................................................................................... 138
4.2. TRAMITAR................................................................................................................... 139
4.2.1. DEFINIR PRAZO DE DEVOLUÇÃO ................................................................................. 141
4.3. TRAMITAR EM LOTE .................................................................................................... 145
5. VINCULAR .................................................................................................................. 148
6. ENVIAR PARA VISUALIZAÇÃO EXTERNA ...................................................................... 152
7. ARQUIVAMENTO ....................................................................................................... 155
7.1. INCLUIR TERMO DE ENCERRAMENTO........................................................................... 155
7.2. ARQUIVAR CORRENTE ................................................................................................. 155
7.3. DESARQUIVAR CORRENTE ........................................................................................... 157
7.4. INCLUIR TERMO DE REATIVAÇÃO ................................................................................. 158
8. RECLASSIFICAÇÃO ...................................................................................................... 159
8.1. RECLASSIFICAR ............................................................................................................ 159
4
9. GERAR CÓDIGO ÚNICO............................................................................................... 162
9.1. ENVIAR AO SIAFEM .................................................................................................... 164
10. FORMATAÇÃO DE DOCUMENTO EM PDF .................................................................... 166
10.1. COMO REDUZIR A RESOLUÇÃO DO PDF ...................................................................... 166
10.2. COMO GERAR PDF NO PADRÃO PDF/A....................................................................... 167
11. GESTÃO ..................................................................................................................... 172
11.1. INDICADORES DE GESTÃO............................................................................................ 172
11.2. DOCUMENTOS FORA DO PRAZO .................................................................................. 173
11.3. DOCUMENTOS POR DEVOLUÇÃO PROGRAMADA ......................................................... 174
11.4. TEMPO MÉDIO DE TRAMITAÇÃO POR ESPÉCIE DOCUMENTAL ...................................... 176
11.5. TOTAL DE DOCUMENTOS POR ÓRGÃO INTERESSADO................................................... 177
ANEXO 1: EDITOR DE TEXTO DO SISTEMA DOCUMENTOS DIGITAIS ............................................ 179
ANEXO 2: Portaria UAPESP/SAESP 3, de 08-10-2020 (MANUAL DE ORIENTAÇÃO PARA USO DO
AMBIENTE DIGITAL DE GESTÃO DOCUMENTAL DO PROGRAMA SP SEM PAPEL) ......................... 194
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1. ACESSO AO SISTEMA
1.1. PÁGINA DE ACESSO
Para acessar o sistema, utilize o endereço eletrônico do Portal do Programa SP Sem Papel:
http://www.spsempapel.sp.gov.br.
Após acessar o Portal, clique em “Entrar” para se identificar.
Atenção: Recomenda-se o uso do navegador Google Chrome.
1.2. PÁGINA DE ACESSO: ENTRAR

Passe o cursor do mouse em “Serviços” e, depois, clique em “Documentos Digitais”.
Para efetuar o acesso, os usuários deverão informar o CPF e a senha recebida por e-mail. Depois,
deverão clicar em “Entrar”.
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Em seu primeiro acesso, os servidores deverão ler e aceitar um termo de responsabilidade de uso do
sistema.
Atenção: Os usuários que não têm conhecimento de sua matrícula e de sua senha deverão procurar
o administrador local para que este lhes forneça os dados para acesso.
1.3. RECUPERAR A SENHA

Para recuperar a senha, os usuários deverão clicar em “Esqueceu sua senha?”.
Na página seguinte, os usuários deverão informar o CPF, fazer a verificação de segurança

selecionando a opção “Não sou um robô” e, por fim, clicar em “Próximo”.
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Os usuários deverão selecionar o e-mail e clicar em “Enviar Código”, para receberem o código de
verificação no e-mail cadastrado.
Atenção: Caso não localizem a mensagem em sua caixa de entrada, os usuários deverão verificar a
caixa de spam. Caso ainda não localizem a mensagem, deverão procurar o administrador local para
verificar o endereço de e-mail cadastrado e alterá-lo, se necessário.
O sistema informará que o código foi encaminhado para o e-mail do usuário. Os usuários deverão
clicar em “Fechar”.
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Os usuários deverão localizar a mensagem enviada e copiar o código informado.
Os usuários deverão preencher o código de verificação e demais informações necessárias e, então,

clicar em “Redefinir Senha”.
Atenção: Para aumentar a força da senha, os usuários deverão utilizar letras maiúsculas, letras minúsculas e
números totalizando, no mínimo, seis caracteres.
O sistema exibirá uma mensagem confirmando a redefinição da senha. Para ser direcionado à
página inicial, os usuários deverão clicar em “Ir para Login”.
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1.4. TROCAR SENHA
Para trocar senha de acesso ao sistema, o usuário deve clicar no “MENU”, em “Administração” e,
em seguida, clicar em “Trocar senha”.
Na página seguinte, o usuário deve digitar as informações solicitadas. A nova senha deve conter no
mínimo 6 caracteres entre letras e números. A força da senha será exibida ao lado direito do campo
“Repetição da nova senha”. Para finalizar, deve clicar em “OK”.
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1.5. TROCAR E-MAIL DO USUÁRIO
Para trocar o e-mail cadastrado no sistema, o usuário deve clicar no “MENU”, em “Administração”
e, em seguida, “Trocar Email do Usuário”.
Na página seguinte, serão carregados, automaticamente, a matrícula do usuário e o e-mail

cadastrado. Para alterar o e-mail, digite o novo endereço eletrônico no campo, repita a operação e
clique em “OK” para finalizar a operação.
1.6. NAVEGAR POR MAIS DE UMA UNIDADE

Após acessar o sistema, os usuários com lotação em mais de uma unidade poderão navegar pelas
múltiplas matrículas utilizando a seta indicativa ao lado da sigla da unidade.
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Atenção: Caso os usuários estejam lotados em mais de uma unidade, mas não estejam visualizando
todas elas, deverão entrar em contato com o administrador local para verificar seu cadastro.
1.7. GESTÃO DE IDENTIDADE

As operações de “Gestão de Identidade” serão utilizadas pelos administradores locais para fazer o
gerenciamento do cadastro de usuários e manter os dados dos servidores de sua unidade
atualizados.
Para utilizar as operações, o administrador local deverá acessar o “MENU” e clicar em “Gestão de
Identidade”.
É possível efetuar “Cadastro de Cargo”, “Cadastro de Unidade”, “Cadastro de Função de

Confiança”, “Cadastro de Pessoa” e “Envio de E-mail para Novos Usuários”.
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1.7.1. CADASTRO DE CARGO
Para visualizar os cargos já cadastrados no sistema e ainda alterar sua denominação, no campo
“Nome”, o administrador local deve preencher com o nome que deseja pesquisar (pode preencher
com apenas parte da palavra, sendo no mínimo de três letras) e clicar em “Pesquisar”.
Atenção: Se o administrador local quiser pesquisar todos os cargos já cadastrados no

órgão/entidade, basta deixar o campo “Nome” em branco e clicar em “Pesquisar”.
Após clicar em “Pesquisar”, aparecem os resultados da pesquisa na seção “Cargos cadastrados”. Se

precisar editar o nome de um cargo já cadastrado, o administrador local deve clicar na seta e, em
seguida, clicar em “Alterar”.
O cargo também poderá ser inativado clicando em “Inativar”. Já se precisar ser reativado, clique em
“Ativar”.
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Ou poderá ser excluído ao clicar em “Excluir”.
Atenção: Somente é possível inativar ou excluir o cadastro de cargo que não tiver usuário vinculado
a ele. Portanto, caso seja necessário inativar ou excluir algum cargo, o(s) usuário(s) deverá(ão)
ter(em) seu(s) cadastro(s) alterado(s) antes da ação de inativação ou exclusão. Além disso, para
excluir o cadastro de cargo, ele não poderá ter sido editado antes.
Para cadastrar um cargo ainda não inserido no sistema, o administrador local deve clicar em
“Incluir”.
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Atenção: O administrador local deve se atentar às normativas internas para a criação de cargos no
sistema.
Na página seguinte, deve informar o nome do cargo a ser criado, no campo “Nome”, e clicar em
“OK”. O nome do cargo deve ser definido pelo próprio órgão ou entidade.
Atenção: Note que é possível carregar uma planilha de cargos a serem criados no sistema ao clicar
em “Carregar planilha”. A planilha deve estar no formato “.xlsx” e deve ser preenchida seguindo as
orientações da página.
1.7.2. CADASTRO DE UNIDADE

Para visualizar as unidades já cadastradas no sistema e fazer alterações, no campo “Nome”, o
administrador local deve preencher com o nome que deseja pesquisar (pode preencher com apenas
parte da palavra, sendo no mínimo de três letras) e clicar em “Pesquisar”.
Atenção: Se o administrador local quiser pesquisar todas as unidades já cadastradas no

15
Após clicar em “Pesquisar”, aparecem os resultados da pesquisa na seção “Unidades cadastradas”.
Se o administrador local precisar alterar o cadastro de uma unidade, deve clicar na seta e, em
seguida, clicar em “Alterar”.
A unidade também poderá ser inativada ao clicar em “Inativar”.
Atenção: Somente é possível inativar a unidade que não contiver documentos em sua posse nem
usuários lotados nela. Portanto, caso seja necessário inativar alguma unidade, os documentos
deverão ser tramitados para outra unidade e o(s) usuário(s) lotado(s) deverá(ão) ter(em) seu(s)
cadastro(s) alterado(s) antes da ação de inativação.
O administrador local também pode fazer a suspensão de tramitação de documentos para unidades
que serão inativadas, em decorrência de sua extinção ou reestruturação, e que ainda não podem ser
excluídas do sistema, por causa da posse de seus documentos. O uso dessa funcionalidade auxilia na
preparação da unidade que será inativada, gerindo seus documentos, porém, sem receber, em
tramitação, novos documentos. Entretando, não suspende a criação de documentos pelos usuários
lotados na unidade.
Para isso, deverá clicar na seta localizada na coluna “Opções”e escolher “Suspender Tramitação”.
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Ao clicar em “Suspender Tramitação”, o sistema solicita confirmação da operação; o administrador
local deve clicar em “Sim”.
Atenção: O usuário que tentar tramitar um documento a uma unidade suspensa receberá a
mensagem: “A unidade está suspensa para o recebimento de documentos. Favor Inserir outra
unidade”.
Pronto, essa unidade não receberá documentos tramitados!

Para retomar a tramitação de documentos para a unidade, o administrador local deve clicar na seta
localizada na coluna “Opções”e, em seguida, clicar em “Ativar Tramitação”.
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Para cadastrar uma unidade ainda não inserida no sistema, o administrador local deve clicar em
“Incluir”.
Atenção: O administrador local deve se atentar às normativas internas para a criação de unidades
no sistema.
Na página seguinte, informar os dados solicitados para a criação da unidade e clicar em “OK”. São
campos obrigatórios de preenchimento: “Nome”, “Sigla” e “Localidade”.
Atenção: Note que é possível carregar uma planilha de unidades a serem criadas no sistema ao clicar
em “Carregar planilha”. A planilha deve estar no formato “.xlsx” e deve ser preenchida seguindo as
orientações da página.
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1.7.3. CADASTRO DE FUNÇÃO DE CONFIANÇA
Para visualizar as funções de confiança já cadastradas no sistema e ainda alterar sua denominação,
no campo “Nome”, o administrador local deve preencher com o nome que deseja pesquisar (pode
preencher com apenas parte da palavra, sendo no mínimo de três letras) e clicar em “Pesquisar”.
Atenção: Se o administrador local quiser pesquisar todas as funções de confiança já cadastradas no

Após clicar em “Pesquisar”, aparecem os resultados da pesquisa. Se precisar editar o nome de uma
função já cadastrada, o administrador local deve clicar na seta e, em seguida, clicar em “Alterar”.
A função de confiança também poderá ser inativada clicando em “Inativar”. Já se precisar ser
reativada, clique em “Ativar”.
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A função de confiança poderá ser excluída ao clicar na seta e, em seguida, em “Excluir”.
Atenção: Somente é possível inativar ou excluir o cadastro de função de confiança que não tiver
usuário vinculado a ele. Portanto, caso seja necessário inativar ou excluir alguma função de
confiança, o(s) usuário(s) deverá(ão) ter(em) seu(s) cadastro(s) alterado(s) antes da ação de
inativação ou exclusão. Além disso, para excluir o cadastro de função de confiança, ele não poderá
ter sido editado antes.
Para cadastrar uma função de confiança ainda não inserida no sistema, o administrador local deve
clicar em “Incluir”.
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Atenção: O administrador local deve se atentar às normativas internas para a criação de funções de
confiança no sistema.
Na página seguinte, informar o nome da função de confiança a ser criada e clicar em “OK”.
Atenção: Note que é possível carregar uma planilha de funções de confiança a serem criadas no
sistema ao clicar em “Carregar planilha”. A planilha deve estar no formato “.xlsx” e deve ser
preenchida seguindo as orientações da página.
1.7.4. CADASTRO DE PESSOA

Para visualizar os usuários de seu órgão/entidade já cadastrados no sistema e ainda alterar seu
cadastro, o administrador local deve utilizar, como filtros (podendo ser combinados), os campos
“Cargo”, “Função de Confiança”, “Unidade”, “Nome”, “Nome Abreviado”, “CPF”, “E-mail”, “RG
(incluindo dígito)” e clicar em “Pesquisar”.
Atenção: Se o administrador local quiser pesquisar todos os usuários já cadastrados no

órgão/entidade, é só deixar todos os campos, isto é, todos os filtros em branco e clicar em
“Pesquisar”.
Após clicar em “Pesquisar”, aparecem os resultados da pesquisa na seção “Pessoas cadastradas”. Se

precisar alterar o cadastro de um usuário, o administrador local deve clicar na seta localizada na
coluna “Opções” e, em seguida, clicar em “Alterar”.
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O usuário também poderá ser inativado ao clicar em “Inativar”.
Atenção: Somente é possível inativar usuários que não tenham documentos em sua posse.
Portanto, caso seja necessário inativar algum usuário, os documentos deverão ser tramitados para
outro usuário antes da ação de inativação.
Para cadastrar determinado usuário, o administrador local deve clicar em “Incluir”.
Na página seguinte, deve-se informar os dados solicitados para a criação de usuário e clicar em
“OK”. São campos obrigatórios de preenchimento: “Cargo”, “Unidade”, “CPF”, “Nome”e “E-mail”.
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Atenção: Note que é possível carregar uma planilha de usuários a serem inseridos no sistema ao
clicar em “Carregar planilha”. A planilha deve estar no formato “.xlsx” e deve ser preenchida
seguindo as orientações da página.
Ao selecionar o campo “Enviar automaticamente o e-mail com os dados de acesso para o Usuário”,
o e-mail com matrícula e senha é encaminhado diretamente ao usuário.
É fundamental que o cargo, a função de confiança e a unidade do usuário já estejam cadastrados no

sistema. Caso não estejam, realize os passos respectivos às operações de cadastro de cargo, função
de confiança e unidade.
O usuário pode optar por assinar seu nome de forma abreviada. Para que o usuário tenha essa
possibilidade, o administrador local, quando efetuar o cadastro, deverá indicar a forma abreviada no
campo específico.
Atenção: Recomenda-se que o administrador local não faça alterações no campo “E-mail”. O
próprio usuário deve fazer essa alteração, por meio do “MENU”, “Administração” e “Trocar E-mail
do Usuário”.
1.7.5. ENVIO DE E-MAIL PARA NOVOS USUÁRIOS

Para notificar os novos usuários cadastrados, que não tiveram o envio de e-mail feito
automaticamente, o administrador local deve clicar em “Envio de E-mail para Novos Usuários”,
disponível em “MENU”, “Gestão de Identidade”.
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Em seguida, o administrador local pode pesquisar por unidade, nome do usuário ou CPF. Caso os
usuários pertençam a unidades diferentes, o administrador local deve clicar em “Unidade” e marcar
as unidades onde deseja pesquisar. Após realizar a seleção de pesquisa, deve clicar em “Pesquisar”.
O sistema retorna os resultados, conforme a seleção feita. O administrador local deve, então, clicar
em “Enviar E-mail” para que o e-mail seja enviado aos usuários relacionados na seção “Pessoas”.
1.8. CONFIGURAÇÕES PARA RECEBER NOTIFICAÇÃO POR E-MAIL

O usuário do sistema pode ser notificado por e-mail mediante algumas movimentações realizadas
no sistema.
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Para configurar as notificações que deseja receber por e-mail, clique em “MENU” e, em seguida, em
“Administração”. Depois, clique em “Receber notificações por email”.
Na próxima página, serão exibidas as ações que podem gerar uma notificação. Para obter
informações sobre cada ação, clique no ícone correspondente.
Na coluna “Receber”, clique em “Ativar”. Assim, você receberá notificações de todas as ações que
foram ativadas.
25
Caso queira inativar uma notificação, clique em “Inativar”.
Atenção: A configuração das notificações consideradas de “Recebimento obrigatório” é realizada de

acordo com o perfil de cada órgão/entidade pelo Administrador Local.
1.9. CADASTRO DE MARCADOR LOCAL

O usuário de determinada unidade poderá criar até dez marcadores para uso exclusivo de sua
unidade.
Atenção: Apenas os usuários com permissão para uso da funcionalidade “Cadastro de Marcadores”
poderão criar os marcadores locais. Assim, o Administrador Local deverá encaminhar, por meio do
ITSM, os dados de até dois usuários que deverão ter permissão para criar marcadores.
Para iniciar a criação de um marcador local, no “MENU”, clique em “Ferramentas” e, em seguida,

clique em “Cadastro de Marcadores”.
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Na próxima página, serão exibidos os marcadores já criados por um usuário da unidade. Para criar
um novo marcador, clique em “Incluir”.
Em seguida, preencha os “Dados do Marcador” e clique em “OK”.
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Atenção: Ao preencher a “Data de Ativação”, o usuário escolhe a data em que este marcador estará
disponível para os usuários de sua unidade.
O(s) marcador(es) criado(s) pelo usuário da unidade estará(ão) disponível(is) na funcionalidade

“Definir Marcador” na seção “Local”.
Se necessária a edição ou a exclusão de um determinado marcador, retorne à relação de

marcadores acessando o “MENU” e, em “Ferramentas”, clique em “Cadastro de Marcadores”. Na
relação de marcadores, utilize os ícones correspondentes à edição ou à exclusão na coluna
“Opções”.
O usuário também poderá acompanhar o histórico de edição ao clicar no ícone correspondente a

esssa ação.
28
1.10. MESA VIRTUAL
A “Mesa Virtual” é a primeira página do sistema. A imagem a seguir apresenta as funções de cada
item.
• Logo: sempre que clicar no logo “Sem Papel”, o sistema voltará para a “Mesa Virtual”.
• MENU: apresenta funcionalidades de acordo com as permissões de cada usuário no sistema.
• Documentos: apresenta em outro formato as funcionalidades que já estão disponíveis na página
principal.
• Busca rápida por número do documento: para utilizá-la, é preciso saber:
o Para os documentos do ano corrente: sigla do documento e número (exemplo: OFI5 =
OFI-2020/00005).
o Para os documentos dos anos anteriores: sigla do documento, número e ano (exemplo:
OFI-2019/1 = OFI-2019/00001).
• Informações do acesso e o botão para sair do sistema.
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• Pesquisar: é possível pesquisar por “Situação”, “Ano de Emissão”, “Responsável pela
Assinatura”, dentre outras opções. No item “Pesquisar Documento”, haverá mais detalhes sobre
a pesquisa.
• Usuário e Unidade: em “Usuário”, são indicados os documentos que estão em posse do usuário;
em “Unidade”, é indicada a somatória dos documentos em posse do usuário e daqueles
pertencentes aos demais colaboradores da unidade.
• Filtrar documentos da mesa: é possível filtrar documentos somente entre aqueles exibidos na
mesa, por número ou palavra-chave. Esse recurso está disponível tanto para a mesa do usuário
quanto para a mesa da unidade.
• Recarregar Mesa: funcionalidade que permite atualizar a “Mesa Virtual”. A atualização é feita
automaticamente a cada cinco minutos. O usuário pode forçar a atualização, a cada ação
realizada, clicando no símbolo correspondente.
• Configurações da “Mesa Virtual” (símbolo da engrenagem): funcionalidade que permite uma
série de ações na “Mesa Virtual”, listadas a seguir:
o Trazer anotações nos docs.: identifica com ícone de post-it, os documentos que contêm
anotações.
o Exibir indicador de doc. avulso ou composto: identifica, no campo número, os
documentos compostos (Processo, Expediente, Prontuário e Dossiê) e os avulsos
(Memorando, Ofício, Ata etc.).
o Exibir vias canceladas: carrega na seção “Outros” os documentos que possuem, no
campo situação, o status de cancelado.
o Exibir pasta Aguardando Ação de Temporalidade: carrega na seção “Aguardando Ação
de Temporalidade” todos os documentos que foram arquivados.
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o Exibir em ordem crescente: ordena os documentos de acordo com a sua ordem de
criação e/ou recebimento.
o Exibir Usuário em Posse do Documento: carrega uma coluna na “Mesa Virtual”
indicando o usuário que tem a posse do documento.
o Exibir datas em dia, mês e ano: exibe as datas dos documentos na coluna “Tempo” em
formato DD/MM/AAAA.
o Qtd. de documentos a trazer: permite ao usuário escolher a quantidade de documentos
que quer visualizar por seção. O número mínimo é 5 e o máximo é 500.
o Limpar configurações: retoma as configurações padrão de visualização da “Mesa
Virtual”.
• “Mesa Virtual”: são apresentados todos os documentos relacionados à matrícula do usuário e de
sua unidade. Os documentos são separados por seção, conforme a situação e andamento. Cada
seção é acompanhada de dois ícones, que apresentam a quantidade de documentos
direcionados ao usuário e a quantidade de documentos que estão na unidade. Cada seção
contém cinco colunas, que indicam: o tempo em que os documentos foram criados, o número, a
sua descrição, a origem e a situação.
• Criar Novo: botão que permite a criação de documentos no sistema.
1.10.1. SÍMBOLOS EXIBIDOS NA MESA VIRTUAL
Alguns símbolos são apresentados na “Mesa Virtual” na coluna “Situação”, sendo eles:
Este símbolo é visualizado na coluna “Origem” e indica que o prazo de devolução do

documento está próximo do vencimento.
Este símbolo é visualizado na coluna “Origem” e indica que o documento está fora do
prazo de devolução, ou seja, o prazo de devolução do documento está vencido.
Este símbolo é visualizado na coluna “Situação” e indica que o documento possui

alguma anotação.
Este símbolo é visualizado na coluna “Número” e indica que o documento é

composto.
Este símbolo é visualizado na coluna “Número” e indica que o documento é avulso.
31
1.10.2. SEÇÕES EXIBIDAS NA MESA VIRTUAL
Em cada uma das seções, são apresentados diversos documentos conforme o momento em que se
encontram. Entre as seções dos documentos, encontram-se:
• Alertas: Documentos assinados que foram tramitados e tiveram prazos de devolução definidos
no momento da tramitação. Documentos finalizados ou assinados que foram identificados com
alguns marcadores1 da funcionalidade “Definir Marcador”. Documentos aguardando assinatura
do próprio responsável. Documentos aguardando assinatura pelo cossignatário e após a sua
efetivação.
• Pendente de assinatura: Documentos que precisam ser assinados pelo usuário.
• Caixa de entrada: Documentos que foram tramitados para a unidade e/ou para o usuário e
aguardam serem recebidos. Após o recebimento, o documento passará para outra seção, como
o caso dos documentos que possuem marcadores atribuídos, os quais passarão a serem exibidos
apenas na seção “Alertas”.
• Em elaboração: Documentos temporários, que ainda estão em elaboração pelo usuário, mesmo
que tenham um marcador atribuído.
• Aguardando andamento: Documentos assinados e/ou autenticados pelo usuário que aguardam
algum tipo de encaminhamento. Também ficam nessa situação documentos cujo responsável
pela assinatura é diferente daquele que os produziu e os documentos ainda não foram assinados
pelo cossignatário.
• Acompanhando: Documentos produzidos por um agente, mas que são acompanhados por outro
usuário. O usuário pode acompanhar esses documentos tanto como “Interessado” quanto como
“Gestor”. Nesta seção, também podem ser encontrados os documentos sobrestados.
• Pronto para assinar: Documentos que estão revisados e podem receber a assinatura de seus
responsáveis.
• Pendente de revisão: Documentos que estão aguardando a revisão dos usuários responsáveis
por sua assinatura.
• Aguardando Ação de Temporalidade: Documentos arquivados cumprindo seus prazos de guarda
conforme as tabelas de temporalidade de documentos oficializadas.
• Outros: Documentos tramitados para órgão externo ao sistema e documentos cancelados.
1 Exemplo de marcadores: Extraviado; Despacho Pendente de Assinatura; Anexo Pendente de Assinatura; Popular; A
Devolver Fora do Prazo; Aguardando Devolução Fora do Prazo; Pendente de Anexação; Fora do Prazo; Necessita
Providência; Urgente; Idoso; Retenção de INSS; Prioritário; Restrição de Acesso; Prazo de Assinatura Expirado; Demanda
Judicial Prioridade Baixa; Demanda Judicial Prioridade Média; Demanda Judicial Prioridade Alta.
32
1.10.3. SITUAÇÕES EXIBIDAS NA MESA VIRTUAL
As situações são exibidas na “Mesa Virtual” e são atualizadas conforme o documento é elaborado e
tramitado. Entre as situações apresentadas, há:
• Em Elaboração: Documentos temporários em elaboração. Documentos que ainda não foram
finalizados ou assinados pelo usuário.
• Gestor: Documentos em que o usuário foi marcado como gestor e que está acompanhando,
podendo, assim, ter ciência e colaborar na elaboração deles.
• Interessado: Documentos em que o usuário foi marcado como interessado e que está
acompanhando, podendo, assim, visualizá-los.
• Aguardando Andamento: Documentos já recebidos na caixa de entrada (exceto aqueles com
prazo de devolução) que aguardam encaminhamento; e documentos novos cuja
assinatura/autenticação já tenha sido registrada e que estejam prontos para serem tramitados
conforme o caso.
• A Receber: Documentos que foram tramitados ao usuário ou à sua unidade que aguardam
recebê-los.
• A Devolver: Documentos já recebidos na caixa de entrada que possuem prazo de devolução e
aguardam andamento.
• Responsável pela assinatura: Documentos nos quais o usuário é o responsável pela assinatura.
• Pendente de Assinatura: Documentos que foram finalizados e aguardam a assinatura e/ou
autenticação.
• A Revisar: Documentos ainda não finalizados e nos quais o usuário conste como responsável
pela assinatura.
• Sobrestado: Documentos marcados para não serem movimentados, pois apresentam alguma
pendência.
• Em Trâmite: Documentos que foram tramitados e aguardam seu recebimento. Quando o
destinatário recebê-los, os documentos saem da “Mesa Virtual” do remetente.
• Transferido a Órgão Externo: Documentos que foram tramitados a órgãos que não integram o
Programa SP Sem Papel. A tramitação desses documentos ocorreu por outros meios eletrônicos,
não por meio do sistema Documentos Digitais.
1.11. QUADROS QUANTITATIVOS
Para visualizar os documentos que estão sendo produzidos ou estão em tramitação relacionados ao
usuário e sua unidade, clique em “MENU” e, posteriormente, em “Quadros Quantitativos”.
33
Na página seguinte, os documentos são apresentados. Use as informações contidas nas colunas
“Usuário” e “Unidade” para localizar o documento desejado.
Ao clicar sobre o link do número, o usuário é direcionado à página de resultados de pesquisa e a

relação de documentos visualizada pode ser exportada para uma planilha eletrônica.
34
35
2. PRODUÇÃO
2.1. MODELOS DE DOCUMENTOS
Para a criação de documentos, o sistema conta com uma série de modelos previamente
cadastrados. Os modelos apresentam formatação predefinida para os documentos.
Os usuários poderão criar documentos diretamente no sistema Documentos Digitais. Ou poderão
criar documentos capturados, que são aqueles de origem externa ao sistema, os quais podem ser
físicos ou gerados em outros sistemas.
Atenção: Ao escolher um modelo, o sistema atribuirá automaticamente ao documento sua

classificação, conforme os planos de classificação oficializados. Assim, o documento já carrega seu
código de classificação e seu tempo de guarda e destinação (eliminação ou guarda permanente),
seguindo as tabelas de temporalidade também oficializadas. Portanto, é fundamental a correta
escolha do modelo, de acordo com o documento que se quer produzir. Caso tenha dúvidas, o
usuário deve procurar um representante da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA)
para auxiliá-lo.
Os modelos referentes às atividades-meio estão disponíveis e são comuns a todos os usuários. Já os

modelos das atividades-fim são específicos para os usuários de seus próprios órgãos ou entidades.
Caso não seja localizado um modelo da atividade-fim de seu órgão ou entidade, os usuários devem
entrar em contato com a CADA.
2.2. PROPRIEDADES DOS DOCUMENTOS
Conforme as ações são realizadas nos documentos, o sistema exibe suas propriedades e
informações, como Vias, Propriedades do Documento (Produzido/Capturado), Situação do
Documento, Nível de Acesso, Tramitação, dentre outros.
36
2.3. CRIAR DOCUMENTO
Criar um documento significa utilizar o sistema para produzir um documento digital. Para criar um
documento, acesse a opção “Criar Novo” na “Mesa Virtual”.
2.4. INCLUIR DADOS INICIAIS E REDIGIR O DOCUMENTO

O sistema apresenta a página a seguir para a criação de um documento. As informações a serem
inseridas na criação de um documento dependerão do modelo selecionado pelo usuário.
37
A seguir, apresentamos os itens que devem ser preenchidos ao selecionar o modelo de documento
“Memorando”.
Nessa página, há os seguintes campos:
Selecione o Modelo: selecione o modelo do documento a ser criado na lista apresentada ou escreva
o nome do modelo no campo de pesquisa.
Responsável pela Assinatura: informe a matrícula ou o nome do responsável pela assinatura do

documento. O nome indicado nesse campo será apresentado ao final do documento.
38
Por padrão, esse campo é preenchido automaticamente com os dados do usuário. Quando desejar
alterar a informação, escreva o nome ou a matrícula da pessoa desejada. Ou faça uma busca,
clicando no botão “...”.
Pronto! O campo “Responsável pela Assinatura” será preenchido.
39
Meus textos padrão: selecionar o modelo predefinido, se houver. São textos que ficam
armazenados no sistema e visíveis para todos os usuários da unidade, facilitando a produção
posterior de novos documentos com conteúdo similar.
Para elaborar um texto padrão, o usuário deve seguir o fluxo abaixo:
- Criar o texto que deseja utilizar como padrão, preenchendo os campos do modelo de documento
escolhido.
- Clicar em “+”
- Informar o nome do “Texto Padrão” e clicar no botão “OK”.
40
Os “Meus textos padrão” ficam disponíveis quando se clica nas setas; selecione aquele que desejar.
Os textos podem ser encontrados por meio da pesquisa e são apresentados em ordem alfabética.
Para localizar um texto, digite seu nome ou parte dele.
Se desejar alterar um texto padrão, selecione-o, clique no ícone de edição e altere o que precisar:
O sistema não permite salvar dois textos padrão com o mesmo nome, apresentando a mensagem
abaixo. Clique em “Fechar”.
41
Dados Complementares do (Documento)
Interessado: aquele que tem interesse na solicitação.
Assunto: matéria, objeto ou tema tratado no documento.
Número de Referência: número de controle atribuído pela unidade ao documento.
Texto do (Documento): conteúdo do documento. O editor de texto disponível no sistema permite o
uso de recuos de títulos, destaques de fonte (negrito, itálico, subscrito, sublinhado), numeração,
formatação de estrutura, produção de tabela, inserção de caracteres especiais e definição de recuos
específicos. Também permite a colagem de textos extraídos de outro editor de texto.
Para mais informações, consulte o “Anexo 1 – Editor de texto do sistema Documentos Digitais”.
42
Atenção: Os campos preenchidos em dados complementares tornam-se o campo de descrição do
documento, permitindo a sua localização em “Pesquisar”. Os campos podem ser diferentes, a
depender do modelo selecionado.
- Recurso Nota de Rodapé: está disponível, também, o recurso para criar notas de rodapé nos
documentos. Para incluir uma nota de rodapé, clique no ícone correspondente no editor de texto.
Na próxima página, informe o texto de referência ou escolha um texto digitado anteriormente para
aquele documento. O usuário terá alguns recursos de edição para alterar o estilo e a formatação da
fonte da nota de rodapé.
As notas de rodapé serão exibidas nos documentos, conforme segue:
43
Atenção: O usuário poderá apagar a nota de rodapé. Para tanto, deverá excluir o link com a
numeração de referência. Para acessar a nota de rodapé, rapidamente, o usuário deve clicar sobre o
link azul exibido no documento.
OK: cria um documento temporário (TMP-XXXXX), direcionando o usuário para a página de trabalho
com ele, contendo as funcionalidades disponíveis a depender da situação do documento.
Visualizar Documento: permite a visualização do documento em sua forma completa, considerando
sua formatação final.
Voltar: retorna para a “Mesa Virtual”.
Atenção: Enquanto o documento for temporário, será possível editá-lo ou excluí-lo e será exibido na
“Mesa Virtual”, na seção “Em Elaboração”.
2.5. EDITAR DOCUMENTO

Enquanto o documento não for assinado, será possível editá-lo. Para realizar a edição, clique em
“Editar”.
44
Atenção: Todos os dados do documento poderão ser editados. O modelo de documento só poderá
ser alterado enquanto este for temporário (TMP-XXXXX).
2.6. EXCLUIR DOCUMENTO
Apenas o documento não assinado poderá ser excluído. Para os demais documentos, o usuário
deverá fazer outras ações, conforme segue.
Atenção: Apenas o responsável pela assinatura poderá excluir o documento.
2.6.1. EXCLUIR DOCUMENTO TEMPORÁRIO

Para realizar a exclusão de um documento não assinado e que está na situação “Em Elaboração”,
clique em “Excluir”.
45
2.6.2. CANCELAR DOCUMENTO FINALIZADO
Para excluir um documento finalizado e que já possui numeração oficial, clique em “Cancelar”.
O sistema exibe uma mensagem em pop-up perguntando se deseja cancelar o documento pendente
de assinatura. Se desejar, clique em “OK”.
Após o cancelamento, o documento é tornado sem efeito e passa a ser exibido na seção “Outros”.
2.6.3. REFAZER DOCUMENTO FINALIZADO
Essa funcionalidade cancela o documento com numeração oficial e cria um documento temporário
com conteúdo idêntico que poderá ser editado ou excluído. Para isso, clique em “Refazer”.
46
Atenção: O uso da funcionalidade “Refazer” permitirá ao usuário alterar a seleção do modelo de
documento, visto que, para os documentos finalizados (com numeração definitiva), não é mais
possível editar o modelo, mas apenas alterar os dados complementares na funcionalidade “Editar”.
O documento finalizado também pode ser cancelado, para tanto clique em “Cancelar”.
2.6.4. CANCELAR DOCUMENTO ASSINADO OU AUTENTICADO

Um documento já assinado e/ou autenticado não pode ser excluído. Contudo, se há a necessidade
de cancelar o documento, o usuário deverá utilizar a funcionalidade “Cancelar”. Para prosseguir com
a ação de cancelamento em um documento juntado a outro, é necessário que ele esteja
desentranhado.
Para cancelar um documento já assinado ou autenticado, clique em “Cancelar”.
Atenção: Apenas o responsável pela assinatura pode cancelar um documento.
47
O sistema exibe uma mensagem em pop-up informando que essa operação tornará o documento
sem efeito. Se desejar, clique em “OK”.
Ao solicitar o cancelamento de um documento, o usuário deve informar o motivo e clicar em “OK”.
Após o cancelamento, o documento torna-se sem efeito, não podendo sofrer nenhuma ação,
apenas “Desfazer Cancelamento”.
2.7. FINALIZAR DOCUMENTO
Para finalizar um documento sem assinatura ou sem autenticação, clique na funcionalidade
“Finalizar”.
48
Após a finalização, o documento recebe numeração definitiva e data. A assinatura fica pendente
(destacada em vermelho) até que o documento seja assinado. Em “Vias”, também é possível
verificar que o documento está pendente de assinatura.
A numeração definitiva atribuída ao documento após a sua finalização é composta das seguintes
informações: Sigla do Órgão-Sigla do Tipo do Documento-Ano/Número Sequencial. Quando o
documento for finalizado, recebe etiqueta de situação “Pendente de Assinatura”, na “Mesa
Virtual”.
Caso o usuário queira fazer a edição e a correção do conteúdo (ou de outros dados, como
responsável pela assinatura, por exemplo) antes de o documento ser assinado, utilize a
funcionalidade “Editar”.
49
Atenção: Ao editar um documento finalizado, não será mais permitida a alteração do modelo de
documento. Se houver a necessidade de alterar o modelo, utilize a funcionalidade “Refazer”.
2.8. ASSINAR DOCUMENTO

Para assinar e concluir a criação do documento, clique em “Assinar”.
Será apresentada a seguinte página com o documento criado.
50
Para assinar o documento com senha, verifique, em “Formas de assinatura”, se a opção “Senha”
está selecionada.
Senha: Indica que o documento será assinado com número de matrícula e senha. Essa caixa de
seleção está marcada por padrão e deve ser desabilitada sempre que o servidor for assinar o
documento utilizando certificado digital.
Certificado Digital: Para selecionar essa opção para assinar o documento, é necessário ter a
extensão “assijus” instalada no navegador.
Para assinar, clique no botão “Assinar”.
51
Na sequência, informe a sua senha e clique em “OK”.
Após a assinatura, o documento está pronto para o devido encaminhamento.

O documento assinado recebe, no rodapé, uma URL e a marca da assinatura. Para acessar o
endereço da web, no qual será possível verificar a autenticidade da assinatura, clique em
“Visualizar”.
52
Em seguida, clique no link para consulta da autenticidade do documento.
Quando o documento for assinado, ele deixará de ser exibido na “Mesa Virtual”, na seção “Em
Elaboração”, passando a ser apresentado na seção “Aguardando Andamento”.
Atenção: Após a assinatura do documento, não será possível editá-lo ou excluí-lo, apenas cancelá-lo.
Para mais detalhes, verifique em “Cancelar Documento Assinado ou Autenticado”.
Caso o usuário tenha o “Nome Abreviado” informado em seu cadastro, ao assinar um documento, o
nome abreviado será exibido no campo de identificação do responsável pela assinatura.
53
Ao visualizar o documento após a assinatura, no rodapé será exibido o nome completo do usuário.
54
2.8.1. ASSINAR DOCUMENTO MODELO “DESPACHO”
Ao assinar um documento modelo “Despacho”, o responsável pela assinatura poderá disponibilizar
seu conteúdo para o interessado externo visualizar.
Para isso, na página de assinatura do documento, deve ser selecionada a opção “Disponibilizar no
Acompanhamento do Protocolo”.
Ao selecionar a disponibilização de protocolo, será exibida uma mensagem de confirmação. Clique

em “OK” se desejar continuar.
Quando o interessado externo protocolar uma solicitação de serviço, além de acompanhar o

andamento de sua solicitação, ele poderá identificar possíveis pendências informadas pelo agente
público no despacho, ou seja, terá acesso ao conteúdo do documento.
55
Ao clicar em “Ver”, o interessado externo tem acesso ao documento na íntegra.
2.8.2. ASSINAR DOCUMENTO COMO SUBSTITUTO

O produtor do documento poderá assiná-lo em substituição a outro usuário, desde que está seja
substituição oficial.
Durante a criação do documento, selecione “Substituto”, localizado próximo do campo do nome do
usuário.
56
Em “Responsável pela Assinatura”, informe o usuário que irá assinar esse documento em
substituição oficial a outro usuário. Logo abaixo, em “Em Substituição de”, insira os dados de quem
está sendo substituído documento.
Para incluir a informação nesses campos, digite a matrícula ou o nome. Ou faça a busca por nome,
por número de matrícula, clicando em “...”.
Após o preenchimento dos demais campos necessários à criação do documento, finalize o

documento para que a funcionalidade “Assinar” fique disponível para assinatura do substituto.
Note que o usuário responsável pela assinatura é diferente do usuário que assinará em substituição.
57
Observe: Ao assinar como substituto, é apresentada a expressão “EM EXERCÍCIO” ao lado da
identificação do cargo.
2.8.3. GERENCIAR POSSÍVEIS SUBSTITUTOS

Essa funcionalidade permite que o próprio usuário cadastre usuário(s) substituto(s) a ele. O(s)
substituto(s) cadastrado(s) poderá(ão) ter acesso à “Mesa Virtual” do usuário que o(s) cadastrou,
podendo, inclusive, movimentar e assinar documentos se necessário.
Para cadastrar usuário(s) substituto(s) clique em “MENU”, em “Administração” e, em seguida, em
“Gerenciar possíveis substitutos”.
Na próxima página, clique em “Incluir”.
58
O usuário deverá informar sua matrícula, como titular, no campo “Titular”, e no campo “Substituto”
informar qual usuário poderá ter acesso a sua “Mesa Virtual”, por fim informar o período de
validade dessa substituição.
O usuário substituto poderá ser alterado ou excluído pelo usuário que o indicou. Para tanto, retorne
ao “MENU” e, em “Gerenciar possíveis substitutos”, escolha uma das opções “Alterar” ou “Excluir”.
2.8.3.1. ACESSANDO A MESA VIRTUAL DO SUBSTITUTO E ASSINANDO DOCUMENTOS

A “Mesa Virtual” do titular fica disponível para o substituto, disponibilizando, assim, todas as
funcionalidades. Todos os documentos assinados e as ações realizadas pelo usuário em substituição
59
a outro ficarão registrados no histórico com o nome do usuário que está em substituição e o cargo
do usuário substituído.
Realizada a inclusão de substituto, o usuário poderá acessar a “Mesa Virtual” do titular acessando
“MENU”, “Substituir” e clicando no nome; automaticamente, o sistema carregará a “Mesa Virtual”
do usuário substituído, permitindo acesso aos documentos sob posse do usuário ou de sua unidade.
Assim, o substituto pode movimentar e assinar os documentos que são de responsabilidade do

titular. Para assinaturas, o sistema exibirá uma mensagem no rodapé informando o responsável pela
assinatura e o assinante do documento.
2.8.4. ASSINAR DOCUMENTO POR FUNÇÃO
Por padrão, o sistema apresenta na assinatura do usuário os dados de seu cargo, conforme cadastro.
No entanto, na Administração, alguns agentes públicos exercem, para além de seu cargo, uma
função,como Presidente de Comissão, Coordenador da CADA, Ouvidor etc.
Se o agente público precisar assinar um documento no exercício dessa função, durante a criação do
documento, ele deve clicar em “Personalizar”, localizado ao lado do campo “Substituto”, e
preencher as informações “Função” e “Unidade”.
60
Atenção: A opção de assinatura personalizada só deve ser usada se a função for diferente daquela
atribuída no cadastro do usuário.
Após o preenchimento dos demais campos necessários à criação do documento, finalize e assine.
2.8.5. CRIAR DOCUMENTO PARA OUTRO USUÁRIO ASSINAR
Ao criar o documento, no campo “Responsável pela Assinatura”, informe o nome do usuário
responsável pela assinatura do documento. Ou faça uma busca, clicando no botão “…”.
Para que o documento esteja relacionado na “Mesa Virtual” do responsável pela assinatura, após o
preenchimento dos demais campos necessários e conclusão da criação do documento, ele precisará
ser finalizado.
Ao ser finalizado, o documento será exibido na “Mesa Virtual” do usuário que criou o documento,
na seção “Aguardando Andamento”, com a situação “Pendente de Assinatura”.
61
Na mesa do usuário responsável pela assinatura, o documento será exibido na seção “Pendente de
Assinatura”, na situação “Responsável pela Assinatura”.
Atenção: Ao marcar uma pessoa como responsável pela assinatura, o documento não é tramitado
automaticamente para ela. Ele estará disponível para a assinatura do responsável e continuará na
posse de quem o elaborou para o devido encaminhamento.
Assim que o documento for assinado pelo responsável, ele sai da pendência de assinatura e passa a
aguardar andamento na “Mesa Virtual” do seu criador.
2.8.6. CRIAR DOCUMENTO COM MÚLTIPLAS ASSINATURAS
Um documento no sistema pode conter múltiplas assinaturas. Antes de assiná-lo, ou seja, enquanto
ele for temporário ou após sua finalização, é possível incluir quantos cossignatários desejar. Clique
em “Incluir Cossignatário”.
O sistema apresenta a página a seguir para a seleção do cossignatário. No campo “Cossignatário”,

digite o nome ou a matrícula da pessoa desejada. Ou faça a busca por nome, por matrícula, por
unidade ou por órgão, clicando em “...”.
62
Uma página de pesquisa é aberta para localizar o cossignatário. Preencha os dados e clique em
“Pesquisar”.
Após a escolha do cossignatário, clique em “Incluir”.
Os cossignatários adicionados aparecem listados. Na coluna “Excluir”, é possível remover

cossignatários adicionados.
63
O sistema apresenta o documento com as assinaturas pendentes em vermelho.
Enquanto o documento não for assinado pelo responsável e pelo cossignatário, ele será apresentado
na “Mesa Virtual” do usuário que o elaborou na seção “Pendente de Assinatura”. Para o(s)
cossignatário(s), o documento aparecerá na seção “Aguardando Andamento” com a situação “A
revisar”.
64
Atenção: Assim que o cossignatário assinar o documento, ele deixa de ser passível de edição.
Após a assinatura do responsável, o cossignatário verá o documento na sua “Mesa Virtual”, na

seção “Pendente de Assinatura”, na situação “Responsável pela Assinatura”.
Os cossignatários só podem ser incluídos ou excluídos se o documento não estiver assinado. Para
excluir cossignatário, clique no botão “Excluir”, no painel “Cossignatários”, do lado direito da
página.
65
Atenção: Quando os cossignatários forem da mesma unidade, poderão assinar o documento a
qualquer tempo independente da ordem em que foram incluídos. Caso existam cossignatários de
outra(s) unidade(s), o documento ficará habilitado para eles assinarem somente depois que os
cossignatários da unidade produtora assinarem.
2.8.7. ACESSAR DOCUMENTO

Na página de criação de um documento que está sendo produzido dentro de um documento
composto, o produtor pode selecionar o recurso “Acessar Documento”.
Ao selecionar esse recurso, o produtor do documento pode indicar se o responsável pela assinatura
e/ou cossignatário(s) pode visualizar todo o documento composto antes de proceder a sua
assinatura.
Atenção: Esse recurso deverá ser usado apenas se o responsável pela assinatura e/ou cossignatário
for de uma unidade diferente da unidade do produtor do documento. Com uso desse recurso, não
será mais necessário marcar os usuários nem definir acompanhamento para ter ciência do conteúdo
do documento completo.
2.8.7.1. ACESSAR DOCUMENTO – REPONSÁVEL PELA ASSINATURA

Para permitir a visualização do documento composto completo pelo responsável pela assinatura, o
produtor deve selecionar a opção “Acessar Documento”.
66
Atenção: Após terminar a criação do documento, o produtor deve “Finalizar” este documento para
que fique disponível na seção “Pendente de Assinatura”, da “Mesa Virtual”, do responsável pela
assinatura. Para acessar o documento completo, o usuário precisa clicar no número do documento
no diagrama localizado em “Documentos Relacionados”.
2.8.7.2. ACESSAR DOCUMENTO – COSSIGNATÁRIO

Para permitir a visualização do documento composto completo pelo(s) cossignatário(s), primeiro, o
produtor deve clicar em “Incluir Cossignatário”.
Na página seguinte, indicar o(s) cossignatário(s) e clicar em “Incluir”.
67
Em seguida, selecionar a opção “Acessar Documento”.
Atenção: Após terminar a criação do documento, o produtor deve “Finalizar” este documento para
que fique disponível na “Mesa Virtual” do(s) cossignatário(s).
2.8.8. ASSINAR DOCUMENTOS EM LOTE

No sistema, é possível assinar simultaneamente diversos documentos. Esse é o caso, por exemplo,
dos Ordenadores de despesas, que assinam muitos documentos diariamente.
Na “Mesa Virtual”, clique em “Documentos”, na sequência, em “Assinar em Lote”.
68
Na página seguinte, serão apresentados todos os documentos pendentes de assinatura nos quais o
usuário foi indicado como responsável pela assinatura. Para visualizar o documento, clique no seu
número.
Para assinar em lote, o usuário deverá selecionar os documentos que deseja assinar e clicar em
“Assinar”.
69
É necessário informar o número da matrícula e a senha e clicar em “Assinar”. Em seguida, deve
digitar sua senha e clicar em “OK”.
Atenção: Para que o documento seja assinado e juntado pela operação “Assinar em Lote”, o
responsável pela assinatura precisa ter acesso ao documento composto (documento principal). Caso
contrário, os documentos assinados em lote terão que ser juntados um a um.
70
3. USO
3.1. CAPTURAR E AUTENTICAR DOCUMENTO
Capturar um documento no sistema significa incluir documentos produzidos fora do sistema
Documentos Digitais. Os documentos, para serem inseridos no sistema, devem estar em formato
PDF/A.
Com relação ao tamanho dos arquivos, o sistema determina um limite de 10MB por arquivo
capturado, mas não há limite para o total de capturados incluídos ou juntados a um documento
composto.
Também são requisitos para o sistema que a resolução desses arquivos seja de 200 dpi, preto e
branco, que são recomendações do CONARQ, para garantir a máxima fidelidade entre o documento
digitalizado e o documento original.
Todos os documentos capturados devem ser autenticados. Alguns documentos capturados, aqueles
identificados como “Documento Capturado Interno”, além de autenticados, devem ser assinados.
Atenção: Na impossibilidade de capturar o documento recebido (físico ou eletrônico) por motivo de

formato, suporte ou tamanho de arquivo não compatível, por exemplo, arquivos de áudio, plantas
em AutoCAD, o usuário deverá:
- incluir no processo ou expediente, por meio do modelo “Informação”, registro de que o
documento composto contém documento físico ou armazenado em dispositivo eletrônico (pen
drive, CD-ROM etc.).
- registrar o objeto físico ou a mídia de armazenamento no SPdoc ou em outro sistema de controle
de documentos físicos, com a mesma classificação do documento composto.
- tramitar fisicamente o objeto físico ou a mídia de armazenamento para a unidade de destino.
Os usuários poderão incluir documentos PDF/A, ou seja, capturar documentos utilizando as

funcionalidades “Criar Novo” ou “Incluir Documento”.
Para mais informações, consulte o “Anexo 2 – Manual de orientação para uso do ambiente digital
de gestão documental do Programa SP Sem Papel”.
3.1.1. CAPTURAR DOCUMENTO NA FUNCIONALIDADE CRIAR NOVO
Para capturar um documento, acesse a funcionalidade “Criar Novo” na “Mesa Virtual”.
71
Em “Selecione o modelo”, escolha uma das opções para a captura de acordo com o documento :
• “Correspondência Externa – Capturado”;

• “Pedido de Vista – Capturado”;
• “Documento Capturado” (deverá ser incorporado a um documento composto);
• “Documento Pessoal Capturado” (deverá ser incorporado a um documento composto);
• “Documento Capturado Interno” (deverá ser incorporado a um documento composto);
• “Parecer Jurídico – Capturado Interno”;
• “Parecer Técnico – Capturado Interno”.
Atenção: Caso o usuário identifique a necessidade de outros modelos de documentos capturados,
para serem disponibilizados na funcionalidade “Criar Novo”, ele deve entrar em contato com o
Arquivo Público do Estado por meio da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso – CADA do
seu órgão/entidade.
Após a seleção, o sistema apresenta a página a seguir para a captura de um documento. Os campos
podem divergir de acordo com o modelo selecionado.
72
• Selecione o Documento: anexe, em formato PDF/A, o documento que deverá ser capturado.
• Assunto: matéria, objeto ou tema tratado no documento.
• Tipo do Documento: selecione uma das opções disponíveis, de acordo com o documento que
será capturado.
• Tipo de Conferência: selecione uma das opções disponíveis, de acordo com o documento que
será capturado. A seguir, apresentamos orientações sobre cada tipo de conferência:
o Cópia Autenticada Administrativamente: cópias de documentos originais devidamente
conferidas e validadas pelo agente público, ou seja, aquelas em que o usuário, dotado de
fé pública, atesta a autenticidade de forma administrativa. O documento gerado, em PDF,
pelo Serviço Documentos Digitais, é considerado uma cópia autenticada
administrativamente, pois apresenta elementos (como o QR Code e o código de barras)
que permitem que o destinatário confirme a sua autenticidade.
o Cópia Autenticada por Cartório: documentos que possuem o selo cartorial, o que
significa que foram autenticados em cartório por autoridade competente.
o Cópia Simples: documentos advindos de fontes como editores de texto (como o Word),
planilhas eletrônicas (como o Excel) e documentos simples recebidos por e-mail, sobre os
quais não é possível verificar se se trata de documento original ou fotocópia, ou que não
estão em papel timbrado, ou ainda que estejam assinados, porém, claramente, se trata
de cópias.
o Documento Original: documento original recebido pelo agente público e aferido por ele,
independentemente se produzido em outro sistema eletrônico (assinado com certificado
digital) ou fisicamente (em papel com assinatura).
• OK: botão para finalizar a elaboração do documento.
73
Observe: Todo novo documento capturado, uma vez autenticado, tem uma numeração definitiva.
3.1.2. CAPTURAR DOCUMENTO NA FUNCIONALIDADE INCLUIR DOCUMENTO

Primeiro, abra o documento composto, em seguida, clique na funcionalidade “Incluir Documento”.
Atenção: Estarão disponíveis, na funcionalidade “Incluir Documento”, os modelos de documento

capturados que não possuem classificação documental, assim, ao serem juntados ao documento
composto assumem a classificação do documento principal.
Em “Selecione o modelo”, escolha uma das opções para a captura.

Após a seleção, o sistema apresenta a página a seguir para a captura de um documento:

• Selecione o Documento: anexe, em formato PDF/A, o documento que deverá ser capturado.
74
• Assunto: matéria, objeto ou tema tratado no documento.
• Tipo do Documento: selecione uma das opções disponíveis, de acordo com o documento que
será capturado.
• Tipo de Conferência: selecione uma das opções disponíveis, de acordo com o documento que
será capturado. A seguir, apresentamos orientações sobre cada tipo de conferência:
o Cópia Autenticada Administrativamente: cópias de documentos originais devidamente
conferidas e validadas pelo agente público, ou seja, aquelas em que o usuário, dotado de
fé pública, atesta a autenticidade de forma administrativa. O documento gerado, em PDF,
pelo Serviço Documentos Digitais, é considerado uma cópia autenticada
administrativamente, pois apresenta elementos (como o QR Code e o código de barras)
que permitem que o destinatário confirme a sua autenticidade.
o Cópia Autenticada por Cartório: documentos que possuem o selo cartorial, o que
significa que foram autenticados em cartório por autoridade competente.
o Cópia Simples: documentos advindos de fontes como editores de texto (como o Word),
planilhas eletrônicas (como o Excel) e documentos simples recebidos por e-mail, sobre os
quais não é possível verificar se se trata de documento original ou fotocópia, ou que não
estão em papel timbrado, ou ainda que estejam assinados, porém, claramente, se trata
de cópias.
o Documento Original: documento original recebido pelo agente público e aferido por ele,
independentemente se produzido em outro sistema eletrônico (assinado com certificado
digital) ou fisicamente (em papel com assinatura).
• OK: botão para finalizar a elaboração do documento.
Atenção: Para o modelo “Documento Capturado Interno”, além dos dados relacionados acima, o
usuário deve indicar o “Responsável pela Assinatura”.
3.1.3. AUTENTICAR DOCUMENTO CAPTURADO

Para autenticar e concluir a captura do documento, clique em “Autenticar”. Essa funcionalidade
garante que o documento capturado equivale ao documento apresentado e ao tipo de conferência
que foi realizada.
75
Será apresentada a seguinte página, com as informações do documento capturado.
Para autenticar o documento com senha, verifique, em “Formas de autenticação”, se a opção

“Senha” está selecionada.
76
Senha: Indica que o documento será autenticado com número de matrícula e senha. Essa caixa de
seleção está marcada por padrão e deve ser desabilitada sempre que o servidor for autenticar o
Certificado Digital: Para selecionar essa opção para autenticar o documento, é necessário ter a
Na sequência, informe a senha e clique em “OK”. O número da matrícula já estará preenchido.
Após a autenticação, o documento está pronto para o devido encaminhamento.

O documento capturado será exibido na “Mesa Virtual”, na seção “Aguardando Andamento”,
durante sua elaboração e após sua autenticação.
77
3.1.4. AUTENTICAR E ASSINAR DOCUMENTO CAPTURADO INTERNO
O Documento Capturado Interno é um modelo de documento que permite a captura de arquivos
digitais criados em outros sistemas que precisem ser assinados, por exemplo, a Nota de Empenho
emitida pelo SIAFEM.
Os documentos devem ser autenticados antes de serem assinados. Para tanto, clique em
“Autenticar” e depois clique em “Assinar”.
Será apresentada a seguinte página, com as informações do documento capturado. Para autenticar
o documento com senha, verifique, em “Formas de autenticação”, se a opção “Senha” está
selecionada. Clique em “Autenticar”.
78
Senha: Indica que o documento será autenticado com número de matrícula e senha. Essa caixa de
seleção está marcada por padrão e deve ser desabilitada sempre que o servidor for autenticar o
Certificado Digital: Para selecionar essa opção para autenticar o documento, é necessário ter a
Após autenticar o documento, clique em “Assinar”.
Atenção: Caso seja necessário, é possível incluir mais signatários no “Documento Capturado
Interno”. Para tanto, clique em “Incluir Cossignatários” antes de clicar em “Assinar”. As informações
de assinatura ficam registradas no histórico do documento e marcadas no rodapé, com matrícula do
usuário, cargo ou função de confiança e unidade.
79
Será apresentada a seguinte página com as informações do “Documento Capturado Interno”. Para
assinar documento com senha, verifique, em “Formas de assinatura”, se a opção “Senha” está
selecionada.
Senha: Indica que o documento será assinado com número de matrícula e senha. Essa caixa de
seleção está marcada por padrão e deve ser desabilitada sempre que o servidor for assinar o
Certificado Digital: Para selecionar essa opção para assinar o documento, é necessário ter a
Após a autenticação e a assinatura, o documento está pronto para o devido encaminhamento.

80
3.2. INCLUIR DOCUMENTO
Para incluir um novo documento a um documento principal (que necessariamente precisa ser um
documento composto) já criado no sistema, clique em “Incluir Documento”. Essa funcionalidade
permite produzir ou capturar item documental dentro do documento composto.
No sistema, a funcionalidade “Incluir Documento” é equivalente a juntar.
O sistema apresenta a página a seguir para a inclusão de um documento. Selecione o modelo,

indique o responsável pela assinatura e preencha os dados solicitados.
Após preencher todos os dados do documento, clique em “OK”.
81
Após a inclusão e a finalização, o vínculo entre os documentos será apresentado no diagrama
“Documentos Relacionados”, no lado direito da página, por meio de uma linha cheia.
Quando o documento for assinado, ele será efetivamente juntado, e o diagrama será apresentado
por meio de uma seta tracejada.
Todos os documentos assinados e incluídos no documento principal serão apresentados na parte

inferior da página.
82
O documento destacado em vermelho indica aquele no qual se está trabalhando no momento.
Para acessar outro documento que está sendo exibido na página, clique no item do diagrama
desejado ou no link do documento apresentado na parte inferior da página.
Atenção: Para incluir um documento, é fundamental ter certeza que se está no documento
principal, ou seja, no primeiro do diagrama “Documentos Relacionados”, no lado direito da página.
Quando estiver no documento principal, você não verá a caixa “Documentos Relacionados”.
83
Não é possível desfazer a inclusão do documento, apenas “Desfazer Juntada”.
Atenção: Essa ação estará disponível até que outra ação seja realizada no documento principal. Caso
não seja possível “Desfazer Juntada”, utilize a funcionalidade “Desentranhar”.
Após juntar o documento avulso sem assinatura ao documento composto, o sistema indicará na
seção “Pendências” que o documento ainda não foi juntado. O documento composto poderá ser
tramitado mesmo que haja pendências; nesse caso, o documento que possui pendência permanece
na mesa do produtor ou do responsável pela assinatura, mas pode ser visualizado pelo destinatário.
Portanto, antes de tramitar, é necessário que as pendências sejam concluídas.
84
3.3. JUNTAR DOCUMENTOS
Essa funcionalidade permite incorporar um documento a outro, isto é, juntar dois documentos já
criados no sistema Documentos Digitais.
Atenção: Para incorporar um documento a outro, os dois documentos devem estar disponíveis na
“Mesa Virtual” do usuário que fará a incorporação.
Para incorporar os documentos, selecione, na “Mesa Virtual”, aquele que será o secundário e, com
esse documento aberto, clique na funcionalidade “Juntar”.
O sistema apresenta a página para a seleção do documento principal. No campo “Documento”,

selecione a opção “Documento Interno” e faça a busca, conforme indicado a seguir.
85
Na página exibida, localize o documento utilizando os filtros disponíveis na pesquisa.
Em seguida, localize o documento que será o principal e clique no número.
Atenção: O usuário deve selecionar o documento composto com a indicação de letras A ou V (V-XX).
86
Clicando no número do documento, ele é selecionado. Para finalizar a operação de juntada, clique
em “Ok”.
Após realizada a operação “Juntar”, o vínculo entre os documentos será apresentado no diagrama
“Documentos Relacionados”, no lado direito da página com a seta tracejada.
O documento destacado em vermelho indica aquele no qual se está trabalhando no momento.
87
Para mudar de documento, clique no item do diagrama desejado ou no link do documento
apresentado na parte inferior da página.
Quando estiver no documento principal, será exibida uma página similar à página abaixo, na qual
não será apresentado o diagrama “Documentos Relacionados”.
Para desfazer a juntada, clique em “Desfazer Juntada”. Essa funcionalidade permite desfazer a
incorporação enquanto não for realizada outra operação no documento.
88
3.4. DESENTRANHAR
A funcionalidade “Desentranhar” permite retirar item documental incluído em um documento
composto, mesmo após a realização de outras operações. Ela só deve ser utilizada nos casos de
retirada de:
- Item documental juntado indevidamente;
- Item documental juntado em duplicidade.
Deve ser evitado o uso da funcionalidade “Desentranhar” para desincorporar documentos, uma vez
que a incorporação é considerada um procedimento definitivo. Portanto, a desincorporação
somente deve ser realizada nos casos de erro de procedimento, ou seja, quando o documento tiver
sido incorporado indevidamente a outro documento.
Para desentranhar documentos juntados, selecione o documento a ser retirado e clique em
“Desentranhar”.
89
O sistema apresenta a página para a inclusão da data, nome da autoridade responsável pelo
desentranhamento e motivo. No campo “Responsável”, digite o nome ou a matrícula da pessoa
desejada; ou faça a busca pelo nome ou pela matrícula do usuário. Todos os campos são de
preenchimento opcional, com exceção do “Motivo”.
Preencha os campos e clique em “OK”.
Para concluir o “Desentranhamento” do documento, clique em “Ver/Assinar” no evento criado

abaixo do documento para assinar o “Termo de Desentranhamento”.
90
Atenção: O documento que foi desentranhado será substituído automaticamente pelo “Termo de
Desentranhamento”, documento que atesta seu desentranhamento. O documento composto
manterá a mesma numeração das páginas, uma vez que o “Termo de Desentranhamento” assumirá
a numeração das paginas retiradas.
O “Termo de Desentranhamento” será aberto em uma nova janela. Para assinar, clique em
“Assinar”.
Na sequência, informe a sua senha e clique em “OK”.
91
Para visualizar a assinatura do documento, basta verificar em “Evento”.
No documento principal, clicando em “Ver Documento Completo”, é possível visualizar que o

documento desentranhado foi substituído pelo “Termo de Desentranhamento”.
92
Atenção: Para desentranhar um documento sobrestado, é necessário, primeiro, realizar a ação de
dessobrestamento do documento.
Caso deseje desfazer a operação, clique em “Desfazer Desentranhamento”.
Atenção: Esta ação só é permitida enquanto nenhuma outra operação for realizada no documento
principal, incluindo sua assinatura.
O sistema solicita a confirmação da operação, clique em “OK”. Ao “Desfazer Desentranhamento”, o

documento avulso volta a compor o documento composto. A operação fica registrada em
“Histórico”.
93
3.5. ANOTAR
Para registrar uma breve informação temporária em um documento/item documental (tipo Post-it),
clique em “Anotar”.
O sistema exibe uma mensagem de alerta avisando que a anotação é apenas um lembrete e que não
constitui o documento, podendo, assim, ser excluída em qualquer tempo.
94
Na página seguinte, preencha as informações solicitadas e clique em “Ok”.
É possível visualizar a anotação na parte inferior do documento. Para excluir a anotação, clique em
“Excluir”.
95
Atenção: A anotação poderá ser excluída apenas pelos usuários da mesma unidade que fez a
inclusão.
3.6. DUPLICAR
Para criar um novo documento, de mesma espécie e com os mesmos dados do atual, mas com outro
número de controle e, ainda, podendo ter outra assinatura, clique em “Duplicar”.
Atenção: A funcionalidade “Duplicar” não faz nenhuma ação no documento produzido

anteriormente.
Ao clicar em “Duplicar”, será exibida uma mensagem de confirmação. Para prosseguir, clique em
“OK”.
96
Ao confirmar a operação, um novo documento temporário, com os mesmos dados do documento
duplicado, será criado. O documento atual pode ser editado, pois se apresenta na condição de
“Temporário”.
Para concluir a criação do documento duplicado, ele deverá ser assinado.

3.7. DEFINIR MARCADOR
Para atribuir um ou mais marcadores de importância para o documento, clique em “Definir
Marcador”.
Na página seguinte, selecione o marcador disponível. A operação deve ser repetida, caso seja
necessário acrescentar outro marcador.
Atenção: A relação de marcadores pode variar a depender da unidade em que o usuário está
cadastrado.
97
Ao selecionar o marcador, é possível incluir um texto, como uma anotação. Para isso, redija o texto e
clique em “Gravar”.
Atenção: Ao selecionar o marcador “Restrição de Acesso”, o documento está sendo apenas

sinalizado como acesso restrito. Se o servidor quiser restringir, de fato, o acesso, é preciso clicar em
“Redefinir Acesso”
Os marcadores e os textos aparecem na seção “Marcadores”.
98
Para excluir os marcadores, clique no símbolo de lixeira. O marcador será excluído. Somente o
criador do marcador pode realizar sua exclusão.
Os marcadores, ao serem selecionados, ficam visíveis na coluna “Situação” da “Mesa Virtual”. Os

documentos finalizados ou assinados com marcadores atribuídos serão exibidos na seção “Alertas”
da “Mesa Virtual”.
99
Enquanto não forem recebidos, os documentos serão exibidos na seção “Caixa de Entrada” da
unidade e/ou do usuário para qual o documento foi tramitado, e, também, na seção “Alertas” da
“Mesa Virtual”.
Após o recebimento do documento que possui um marcador atribuído, este passará a ser exibido
apenas na seção “Alertas”, e estará na situação “Aguardando Andamento”.
100
3.8. CRIAR VIA
A funcionalidade “Criar Via” permite criar vias de um documento avulso, atribuindo a essas vias o
mesmo número de controle, o mesmo conteúdo e a mesma assinatura, podendo ser tramitado para
diferentes destinatários.
Para criar via do documento, clique em “Criar Via”.
O detalhamento da via criada fica na seção “Vias” que será apresentada do lado direito do
documento. Nesta seção, há um ícone verde que atualiza a situação das vias.
101
Atenção: O sistema permite atualmente a criação de até 21 vias. Caso o usuário queira tramitar um
número maior de vias, deverá fazê-lo por e-mail. Nesse caso, é preciso, então, fazer download do
arquivo assinado/autenticado em PDF e incluir uma anotação no documento digital.
3.8.1. CANCELAR VIA

A funcionalidade “Cancelar Via” permite cancelar qualquer via de um documento, exceto o
documento original. Apenas a via selecionada será cancelada.
Para cancelar uma via do documento, selecione-a na seção “Vias”. A via selecionada será destacada
em negrito e itálico.
Em seguida, clique em “Cancelar Via”.
102
Será exibida uma mensagem de confirmação, clique em “Ok” para continuar.
3.9. APENSAR
A funcionalidade “Apensar” permite unir, em caráter temporário, documentos avulsos a
documentos compostos ou ainda documentos compostos a documentos compostos que
apresentem relação entre si e que devam ser tramitados para um mesmo usuário ou uma mesma
unidade.
Para apensar um documento que será considerado secundário, clique em “Apensar”.
103
Na página seguinte, indique o número deste documento ou faça a busca do documento principal
clicando em “…”.
Clique no número para selecionar o documento a ser apensado.
Atenção: Caso o usuário não altere os filtros, a pesquisa buscará, por padrão, os documentos
produzidos nos últimos 31 dias.
Selecionado o documento, clique em “OK”.
Após o apensamento, o vínculo entre os documentos será apresentado no diagrama “Documentos

Relacionados”, no lado direito da página.
104
Atenção: Não é necessário juntar o Termo de Apensamento.
3.9.1. DESAPENSAR
Para separar documentos apensados sempre que for solucionada a demanda que justificou a sua
união temporária, clique em “Desapensar”. O desapensamento deve ser feito sobre o documento
secundário.
Atenção: Não é necessário juntar o Termo de Desapensamento.
105
3.10. SOBRESTAR
Para suspender o andamento de um documento e ainda impedir que qualquer operação seja feita
nele, clique em “Sobrestar”.
Atenção: O documento sobrestado pode ser visualizado na seção “Acompanhando” da Mesa

Virtual.
Caso o sobrestamento tenha sido feito de forma inadequada, clique em “Desfazer Sobrestar” e
assim retoma a situação anterior do documento.
Para mais informações, consulte o “Anexo – Manual de orientação para uso do ambiente digital de
gestão documental do Programa SP Sem Papel”.
3.10.1. DESOBRESTAR
Para retirar a suspensão incluída ao sobrestar o documento, clique em “Desobrestar”.
106
Caso o desobrestamento tenha sido feito de forma inadequada, clique em “Desfazer Dessobrestar”
e assim retoma a situação de sobrestamento do documento.
3.11. RECEBER DOCUMENTO

Quando um documento for tramitado para o usuário ou para a unidade à qual esse documento
pertence, será apresentado na “Mesa Virtual” na seção “Caixa de Entrada” do usuário e da unidade,
na situação “A Receber”.
107
Antes de receber um documento, verifique, na coluna “Situação”, parando o mouse sobre a
indicação “A Receber”, se ele não foi tramitado especificamente para outro usuário de sua unidade,
para assim evitar o recebimento indevido do documento.
Para receber o documento, clique sobre seu número.

O sistema vai apresentar a seguinte mensagem: “Deseja receber o documento?”.
108
Ao clicar em “Não”, as funcionalidades ficam bloqueadas, só permitindo a leitura do documento.
Caso seja necessário ter acesso às funcionalidades, ou seja, tomar posse e realizar ações no
documento, clique no botão azul com o ícone de um envelope.
109
E, em seguida, clique em “Sim”, para receber o documento.
Após receber o documento, ele deixará de ser exibido na seção “Caixa de Entrada” da “Mesa
Virtual” e ficará disponível na seção “Aguardando Andamento”.
110
O documento com prazo de devolução atrasado, marcado com triângulo vermelho, após o
recebimento, será exibido na “Mesa Virtual” na seção “Alertas”.
3.12. VER DOCUMENTO COMPLETO
Para visualizar todo o documento, clique em “Ver Documento Completo”.
Na próxima página, é possível ver, à esquerda, uma lista dos documentos que integram o conjunto
documental, capturados ou criados no sistema.
111
O documento pode ser visualizado em:
• “HTML”: por padrão, é a forma como o documento se apresenta;
• “PDF”: gera o documento com marcas de código de barras, código QR, assinatura e/ou
autenticação.
• “PDF Sem Marcas”: permite visualizar o documento completo sem nenhum tipo de
marcação, como as marcas de assinatura, com exceção as assinaturas com certificado
digital. Seu objetivo é oferecer mais uma opção para visualizar os documentos.
3.12.1. REORDENAR DOCUMENTOS

É possível reordenar a visualização dos documentos. A funcionalidade “Reordenar Documentos”
tem efeito apenas na sua visualização, portanto, não altera a sequência dos itens documentais. Para
112
isso, clique em “Ver Documento Completo”. Em seguida, clique nas duas setas ao lado de “Relação
de Documentos/Unidade”.
Ao clicar nas setas, você pode mudar a ordem dos documentos, arrastando os itens tracejados, para
cima ou para baixo.
Após realizar as modificações necessárias na ordem de visualização do documento, clique em

“Salvar”.
113
Para voltar a ordem original, clique no botão “Retornar para ordem original”.
Também é possível clicar na funcionalidade “Desfazer Ordenar”, disponível junto às demais

funcionalidades do documento.
114
Será exibida uma mensagem de confirmação. Para confirmar o cancelamento da operação, clique em “OK”.
3.12.2. SALVAR O DOCUMENTO NO FORMATO PDF

Para salvar o documento no formato PDF, utilize as opções de visualização de “PDF” em “Ver
Documento Completo”.
115
Para salvar o documento, clique no ícone de download.
Também é possível utilizar a funcionalidade “Visualizar” para salvar no formato PDF, porém essa
funcionalidade apenas visualiza e salva o item documental selecionado.
116
Na página seguinte, serão apresentadas as opções de impressão ou download do documento.
3.13. VISUALIZAR HISTÓRICO

Para visualizar o histórico de todo o documento, clique em “Histórico”.
117
Será apresentada a página a seguir, que mostra o histórico das informações do documento principal
e as informações dos documentos juntados e vias, quando houver.
Para visualizar informações sobre a tramitação, clique em “Protocolo”.
118
Uma nova página é aberta, contendo o “Protocolo de Transferência”, com as informações de
tramitação, como usuário remetente, destinatário e data.
Para voltar ao documento, clique no botão “Voltar”.

3.14. VISUALIZAR HISTÓRICO DE TRAMITAÇÃO
Para visualizar o “Histórico de Tramitação”, clique em “Pesquisar”.
119
Digite as informações do documento que deseja visualizar e clique em “Buscar” na parte inferior da
página.
O sistema retorna com os dados de pesquisa. Ao lado direito do documento, clique no ícone lupa,
para visualizar o histórico de tramitação.
120
Ao clicar na lupa, veem-se as movimentações de tramitação, juntada, arquivamento,
desarquivamento e cancelamento.
Atenção: Caso o documento não contenha histórico de tramitação, ao passar o mouse sobre a lupa,
aparecerá a mensagem “Não tem Histórico de Tramitação”.
3.15. PESQUISAR
3.15.1 PESQUISAR
Para localizar documentos e informações no sistema, acesse a opção “Pesquisar” na “Mesa Virtual”.
Será apresentada a página abaixo para seleção de um ou mais parâmetros de busca. Primeiro, é
necessário selecionar o ano e o mês da busca (o intervalo máximo da pesquisa é de 31 dias).
121
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122
Ao preencher os campos combinados “Órgão”, “Espécie” e “Ano de Emissão” ou o campo “Número
do Documento”, a pesquisa será realizada pelo ano indicado.
Atenção: O resultado da pesquisa apresenta o(s) documento(s) em todas as situações indicadas na

“Mesa Virtual”, portanto, alguns documentos serão exibidos mais de uma vez ao fazer uma pesquisa
por apresentar(em) mais de uma situação.
O resultado é apresentado na mesma página e são exibidos os documentos que correspondem aos
filtros selecionados. Use as informações apresentadas para localizar o documento desejado. Clique
no número para abrir o documento.
O usuário pode exportar os dados da pesquisa para uma planilha eletrônica, para isso ele deve clicar
em “Exportar”.
123
Atenção: O usuário só conseguirá visualizar o conteúdo dos documentos que estão em sua unidade,
que foram tramitados para ele em algum momento ou que foram criados por ele e não tiveram seu
acesso restrito posteriormente.
3.15.2 FERRAMENTA DE BUSCA “...”

Para realizar uma busca rápida de usuário, unidade ou documento, utilize o botão “...”, disponível em
algumas funcionalidades, conforme o exemplo a seguir.
Após clicar no botão “...”, na página que se abre, novos campos e filtros ficam disponíveis para pesquisa.
Escolha um deles e digite pelo menos uma letra no campo da informação desejada. Em seguida, clique em
“Pesquisar” ou em “Buscar”, de acordo com a funcionalidade onde está realizando a pesquisa.
O sistema retorna uma busca que pode ser a matrícula e o nome de usuários, unidades ou documentos.
Clique no hyperlink (em azul) para selecionar a informação desejada.
124
3.16. UTILIZAR ARQUIVO AUXILIAR
No sistema, é possível compartilhar arquivos auxiliares (em formatos diferentes do pdf, como em
excel, word, jpeg etc.) de caráter acessório no documento digital. Porém, esses arquivos não
integrarão o documento digital e, por esse motivo, não são visualizados quando o documento é
salvo no formato PDF.
Para incluir um arquivo auxiliar, clique em “+ Incluir Arquivo” na seção “Arquivos Auxiliares”, do
lado direito da página.
Clique em “Escolher Arquivo” para selecionar o arquivo auxiliar. E clique em “Ok” para carregar o
documento.
125
O arquivo será apresentado na seção “Arquivos Auxiliares” e na parte inferior da página.
Caso deseje retirar o arquivo, clique em “Desfazer Anexação de Arquivo Auxiliar”. Também é
possível cancelar a inclusão do anexo clicando em “Cancelar”, do lado direito da página, em
“Arquivos Auxiliares”.
126
O arquivo auxiliar poderá ser retirado a qualquer momento. Para visualizar, clique no nome do
documento.
Se ocorrer um novo upload do documento com o mesmo nome do arquivo, o sistema substituirá o
arquivo anterior. Porém, se o nome do arquivo tiver sido alterado, o sistema preservará os dois (o
atual e o anterior).
Atenção: Os arquivos auxiliares não integram o conteúdo oficial do documento, por esse motivo,
não são visualizados quando o documento é salvo no formato PDF/A. Os arquivos auxiliares devem
ser utilizados somente para o compartilhamento de documentos e informações de caráter acessório
ou complementar.
3.17. DEFINIR ACOMPANHAMENTO
A funcionalidade “Definir Acompanhamento” permite que o usuário se cadastre (ou cadastre outra
pessoa) para acompanhar, na “Mesa Virtual”, a movimentação de um documento na condição de
gestor ou de interessado. O gestor pode fazer alterações no documento enquanto este não estiver
assinado, já o interessado poderá apenas acompanhar a sua movimentação.
Para vincular um documento a um perfil de usuário, clique em “Definir Acompanhamento”.
127
O sistema apresenta a página para a seleção do acompanhamento. Nessa página, no campo
“Responsável”, digite o nome ou a matrícula da pessoa desejada. Ou faça a busca.
Na sequência, selecione o perfil desejado e clique em “OK”.
Para retirar a vinculação de um documento a um perfil, clique em “Desfazer Definição de

Acompanhamento”.
128
O usuário vinculado ao documento por meio de definição do perfil deverá acompanhar as eventuais
tramitações do documento em sua “Mesa Virtual” na seção “Acompanhando”.
Caso o usuário deseje cancelar a marcação de “Definição de Acompanhamento”, basta clicar em

“Excluir Acompanhamento” na seção “Perfis”. Essa operação pode ser realizada pelo usuário
marcado ou pelo usuário que realizou a operação.
129
O cancelamento fica registrado no histórico do documento, com uma coloração mais clara dos
demais itens.
3.18. CIÊNCIA
Para sinalizar conhecimento do teor de um documento avulso, o usuário pode utilizar a
funcionalidade “Ciência”. No entanto, cada usuário pode fazer essa ação apenas uma vez em
determinado documento. A “Ciência” só pode ser indicada em documentos avulsos (memorandos,
ofícios, atas etc.).
130
Na página seguinte, é possível escrever uma anotação de ciência, em até 255 caracteres. Para
concluir, clique em “OK”.
O texto de ciência aparecerá na parte inferior da página. Essa ação gera uma página dentro do
documento. Você pode visualizá-la clicando em “Ver”.
131
Caso tenha necessidade de desfazer a ciência em determinado documento, o usuário tem a opção
de usar a funcionalidade “Desfazer Ciência”.
132
3.19. GERAR PROTOCOLO
Utilize a funcionalidade “Gerar Protocolo” para entregar um número de acompanhamento ao
interessado externo ao sistema que queira acompanhar o andamento do seu documento.
Com essa funcionalidade, interessado externo não visualiza o conteúdo dos documentos, com
exceção ao Despacho, caso tenha sido disponibilizado pelo agente público no protocolo de
acompanhamento. É possível visualizar todo o seu conteúdo e ainda acompanhar a movimentação
do documento composto, por meio do link gerado no protocolo.
Uma nova página será aberta, contendo o “Número do Protocolo” gerado e o link de acesso para
consulta do andamento do documento.
133
O link direcionará para a página de autenticação, onde deve ser inserido o número do protocolo
(campo “Código do Protocolo”) e feita a verificação de captcha. Para isso, selecione a opção “Não
sou um robô”.
Ao clicar em “Autenticar”, será possível realizar o acompanhamento do protocolo.

Na próxima página, são apresentadas informações resumidas referentes ao documento, tais como
descrição e forma de autenticação ou assinatura, bem como o histórico das últimas movimentações
do documento em questão.
134
3.19.1. CONSULTA DE PROTOCOLO NO PORTAL DO PROGRAMA SP SEM PAPEL
Também é possível consultar o andamento do documento, a partir do seu protocolo, no portal do
Programa SP Sem Papel (www.spsempapel.sp.gov.br).
Para realizar a consulta, passe o cursor do mouse em “Serviços” e, em seguida, clique em “Consulta
de Protocolo”.
Insira o número de protocolo no campo “Código do Protocolo”, realize a verificação CAPTCHA e, por
fim, clique em “Autenticar”.
135
3.19.2. PROTOCOLO DE DESPACHO
Na página “Acompanhamento e Autenticação do Protocolo”, por meio da opção “Ver”, o
interessado externo tem acesso ao conteúdo do “Despacho” (desde que a opção “Disponibilizar no
Acompanhamento do Protocolo” tenha sido selecionada no momento da assinatura). Uma página
do navegador é aberta para visualização do documento.
Uma nova página é aberta no navegador com a visualização do “Despacho” na íntegra.
136
137
4. TRAMITAÇÃO
4.1. REDEFINIR ACESSO
Para limitar o acesso de um documento entre pessoas, por ter conteúdo sigiloso ou com informação
pessoal, o usuário pode utilizar a funcionalidade “Redefinir Acesso”.
Atenção: O sistema permite indicar diferentes usuários. Para isso, repita a operação descrita abaixo.
No campo “Responsável”, é preciso inserir os dados do usuário que terá acesso ao documento. A
data é de preenchimento opcional.
Se for preciso, utilize a pesquisa, no ícone “...”, para localizar a matrícula de usuário. Definido o
usuário, clique em “OK”.
É possível verificar quem são os usuários com acesso ao documento na seção “Nível de Acesso”, à
direita do documento: o produtor, o responsável pela assinatura (se esse não for o produtor) e o(s)
cossignatário(s), quando houver.
138
Ao alterar o nível de acesso do documento, o produtor, o responsável pela assinatura e o(s)
cossignatário(s) continua(m) tendo acesso ao documento. O documento deixa de ser “Limitado
entre unidades” e passa a ser “Limitado entre pessoas”.
Atenção: Para que o documento continue sendo limitado entre pessoas, o usuário tem que tramitar
o documento para o usuário específico e não para a unidade, e essa ação terá que se repetir a cada
nova tramitação.
4.2. TRAMITAR
A funcionalidade “Tramitar” permite enviar o documento para outro usuário ou para outra unidade
do próprio órgão ou de outro órgão integrado ao sistema.
Para tanto, clique em “Tramitar”.
Será apresentada a página para a seleção do campo “Destinatário” a partir de uma das três opções:
139
• Unidade: unidade dos órgãos e entidades que estão integrados ao Documentos Digitais.
• Usuário: matrícula de usuário do sistema.
• Externo: órgãos ou entidades que não integram o Documentos Digitais. Esse trâmite não
acarreta o envio digital do documento. Portanto, além de fazer essa operação, será necessário
salvar o documento no formato PDF/A e enviá-lo como anexo de mensagem eletrônica ou por
outro meio. Ao realizar uma tramitação externa, o documento será exibido na “Mesa Virtual”,
na seção “Outros”, na situação “Transferido a Órgão Externo”, e poderá ser recebido
novamente a qualquer tempo. Não será permitida nenhuma ação no documento até que o
usuário tome a posse dele novamente. Para selecionar o destinatário do documento, digite a
sigla da unidade ou a matrícula do usuário. Caso não saiba essas informações, localize o
destinatário no campo “...”.
Atenção: O cadastro de órgãos ou entidades que não integram o serviço Documentos Digitais e que,
portanto, receberão um documento por tramitação externa, deve ser solicitado à Prodesp por meio
de chamado ITSM. No entanto, o cadastro destes órgãos ou entidades não acarreta o envio do
documento.
Após clicar no destinatário, os campos são preenchidos automaticamente pelo sistema. Clique em
“OK” para concluir a tramitação.
140
O campo de “Data de Devolução” não é de preenchimento obrigatório e deve ser usado quando o
documento tramitado necessitar retornar para o usuário/unidade que realizou a tramitação.
Ao realizar a tramitação, o sistema retorna para a página do documento. Na lateral direita, na seção
“Tramitação”, é mostrado o diagrama indicando as unidades por onde o documento já foi
tramitado. A unidade destacada em vermelho indica onde o documento está ou para onde foi
tramitado e o número do passo da tramitação.
Atenção: A tramitação de um documento composto (processo, expediente, prontuário e dossiê) é

realizada pelo documento principal.
O documento tramitado será exibido na “Mesa Virtual”, na seção “Caixa de Entrada”, tanto da
unidade quanto do usuário indicado como destinatário.
4.2.1. DEFINIR PRAZO DE DEVOLUÇÃO
Opcionalmente, é possível incluir o prazo de devolução do documento, preenchendo o campo “Data
da Devolução” (XX/XX/XXXX – formato da data). A data de devolução deve ser preenchida apenas
quando houver necessidade do documento ser devolvido para a posse do usuário ou da unidade que
o tramitou.
141
Para preencher a data, clique em “Data de Devolução”.
Uma mensagem explicando seu uso será exibida. Caso seja necessário, preencha a inclusão da data
e clique em “Ok”.
Neste caso, expirado o prazo, se o documento não tiver retornado para a unidade que cadastrou a
data de devolução, ele será exibido na “Mesa Virtual”, na seção “Alertas”, na situação “Aguardando
Devolução Fora do Prazo”.
Atenção: O preenchimento da data não implica em sua devolução automática, portanto, o

documento deve ser tramitado de volta à origem. Será exibido, na seção “Alertas” da “Mesa
Virtual”, um ícone informando que o prazo está próximo do vencimento e/ou já vencido.
Após a tramitação, o remetente verá o detalhamento do prazo dentro do documento, na seção

“Vias” ou “Volumes”, no lado direito da página.
142
O destinatário verá a situação “A Devolver” na “Mesa Virtual”. Na lateral direita do documento, em
“Vias” ou “Volumes”, ele também verá o detalhamento do prazo.
A funcionalidade “Desfazer Tramitação” permite desfazer a tramitação do documento enquanto ele

não for recebido pelo usuário ou pela unidade de destino. Essa ação pode ser realizada apenas pelo
usuário que fez a tramitação.
Para tanto, clique em “Desfazer Tramitação”.
143
O sistema apresenta uma mensagem para confirmação. Clique em “OK”.
A ação de “Desfazer tramitação” ficará registrada no “Histórico” do documento, conforme imagem

a seguir.
144
4.3. TRAMITAR EM LOTE
Na barra de menu superior, clique em “Documentos” e, depois, na funcionalidade “Tramitar em
Lote”.
Na página que se abre, serão apresentados os campos de seleção do destinatário e os documentos

disponíveis para tramitação.
É possível tramitar documentos para unidade, usuário e externo.
• Unidade: unidade dos órgãos e entidades que estão no sistema.
• Usuário: usuário do sistema por meio da sua matrícula.
• Externo: órgãos e entidades que não estão no sistema. Esse trâmite não acarreta o envio
digital do documento. Portanto, além de fazer essa operação, será necessário salvar o
documento no formato PDF e enviá-lo como anexo de mensagem eletrônica.
145
Para selecionar o destinatário do documento, escreva o nome, a sigla da unidade ou órgão ou a
matrícula do usuário do destinatário desejado. Ou faça a busca, clicando no ícone de reticências
“(...)”.
Ao clicar no ícone de reticências “(...)”, localize a unidade ou o usuário desejado.

om o destinatário já indicado, selecione, na tabela abaixo, os documentos que deseja tramitar e
clique em “Tramitar” para realizar a tramitação em lote.
Pronto! A tramitação foi realizada! Na página que se abre, haverá as informações sobre a tramitação
em lote. Caso queira gerar o protocolo de tramitação, clique em “Gerar Protocolo”.
146
Uma nova página é aberta contendo o “Protocolo de Tramitação”. Se necessário, o usuário poderá
imprimir o protocolo por meio do botão “Imprimir”.
147
5. VINCULAR
A funcionalidade “Vincular” permite criar uma relação entre dois documentos quando estes
tratarem de mesmo assunto ou se complementarem. Esta vinculação é apenas referencial e
apresentada por meio de um link na lateral direta do documento.
Isso significa que cada documento poderá seguir seu fluxo individualmente, como por exemplo, ser
tramitado para diferentes destinos.
Para vincular um documento a outro, clique em “Vincular”.
Atenção: Essa funcionalidade só fica disponível em documentos finalizados, assinados ou

autenticados. E somente usuários que possuam o mesmo nível de acesso conseguirão ver o
conteúdo do documento vinculado.
Na página seguinte, indique o “Tipo de Vínculo” e o “Documento” a ser vinculado:
Além da vinculação comum, pelo assunto, o sistema permite indicar os vínculos: “Alterado por”,
“Revogado por” ou “Cancelado por”:
148
Após pesquisar e selecionar o documento ao qual o usuário pretende vincular, os campos são
preenchidos automaticamente. Clique em “OK” para concluir a ação.
A relação entre os documentos aparece no diagrama “Documentos relacionados”:
Atenção: O usuário consegue estabelecer quantos vínculos desejar e para diferentes documentos.
Todas as vinculações ficam registradas no “Histórico” do documento com a opção “Cancelar”.
149
Ao clicar em “Cancelar”, no “Histórico”, preencha os dados (os campos não são obrigatórios) e
clique em “OK”.
No caso de vínculo por revogação, a indicação aparece junto da assinatura do documento,

verificável na funcionalidade “Ver Documento Completo”.
A funcionalidade “Desfazer Vinculação” fica disponível quando for a última ação sofrida pelo
documento.
150
151
6. ENVIAR PARA VISUALIZAÇÃO EXTERNA
Para permitir acesso ao conteúdo de um documento a um interessado externo ao Programa SP Sem
Papel, clique em “Enviar para Visualização Externa”. Essa funcionalidade gera um código e um link e
os envia para o e-mail do interessado.
Atenção: Para o interessado ter acesso a todos os documentos que compõem um documento
composto, o usuário do sistema deverá usar a funcionalidade “Enviar para Visualização Externa” em
cada documento.
Na página que se abre, preencha o nome e o e-mail do interessado e clique em “Enviar”.
O interessado receberá um e-mail com o código de acesso ao documento. Para visualizar tanto o
conteúdo do documento, quanto sua movimentação, é necessário clicar no link disponibilizado.
152
O link enviado para o interessado direciona para a página de autenticação com os campos “Número
de referência” e “Código de acesso ao documento” já preenchidos. O interessado deve fazer a
verificação de captcha, selecionando a opção “Não sou um robô” e clicar em “Autenticar”.
Pronto! O interessado passa a acessar o conteúdo e as movimentações do documento. Consegue

ainda verificar a autenticidade da assinatura do documento, clicando na indicação da assinatura na
lateral direita da página.
153
154
7. ARQUIVAMENTO
7.1. INCLUIR TERMO DE ENCERRAMENTO
Sempre que o documento precisar ser encerrado, o usuário deve seguir o fluxo a seguir:
• Para documentos avulsos:
o Selecionar o documento;
o Selecionar a funcionalidade “Arq. Corrente”.
• Para documentos compostos:
o Selecionar o documento;
o Selecionar a funcionalidade “Incluir Documento”;
o Selecionar o modelo “Termo de Encerramento” e informar o nome, o cargo e a unidade
da autoridade que determinou o encerramento do documento.
o Assinar o “Termo de Encerramento”;
o Selecionar a funcionalidade “Arq. Corrente”.
7.2. ARQUIVAR CORRENTE
Para encerrar a tramitação de um documento e dar início à contagem de seus prazos de guarda na
Unidade Produtora, clique em “Arq. Corrente”.
A notificação a seguir será apresentada em documentos compostos. Para prosseguir, clique no

botão “Sim”.
155
Atenção: O documento arquivado teve sua tramitação encerrada e a contagem do seu prazo de
guarda iniciada. Ao ser arquivado, o documento fica em posse apenas da unidade, e não do usuário.
Se o documento foi arquivado por engano, clique em “Desfazer Arquivamento Corrente”.
O sistema pedirá uma confirmação, clique em “OK”.
156
7.3. DESARQUIVAR CORRENTE
Se o documento precisar ser reativado para voltar à tramitação, clique em “Desarq. Corrente”. Essa
funcionalidade reativa o documento, zerando a contagem de seu prazo de guarda e permitindo que
ele seja tramitado novamente.
Após efetuar o desarquivamento de um documento composto, o usuário deve incluir o “Termo de

Reativação”.
157
7.4. INCLUIR TERMO DE REATIVAÇÃO
Sempre que o documento precisar ser reativado, o usuário deve seguir o fluxo abaixo:
• Selecionar o documento.
• Selecionar a funcionalidade “Incluir Documento”.
• Selecionar o modelo “Termo de Reativação” e informar o nome, o cargo e a unidade da
autoridade que determinou a reativação do documento.
• Assinar o “Termo de Reativação”.
Com a reativação, o documento é transferido da seção “Aguardando Ação de Temporalidade” para
a seção “Aguardando Andamento”, da “Mesa Virtual”.
158
8. RECLASSIFICAÇÃO
8.1. RECLASSIFICAR
Para alterar a classificação atribuída ao documento, clique em “Reclassificar”. Essa funcionalidade
será disponibilizada somente para membros da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso
(CADA) dos órgãos e entidades.
Na página seguinte, informe a data, o nome do responsável, a nova classificação e o motivo. Por fim,
clique em “OK”.
A reclassificação fica identificada na seção “Propriedades do Documento (Produzido)”, bem como

em seu “Histórico”. Porém, a reclassificação não altera o conteúdo do documento nem a
classificação inicial constante na folha-líder de documento composto.
159
Sempre que concluir a reclassificação de um documento composto, será necessário juntar o “Termo
de regularização de cadastro”, pois assim a reclassificação será registrada no corpo do documento.
Com o documento composto aberto, selecione a funcionalidade “Incluir Documento” e escolha o
modelo “Termo de regularização de cadastro”.
Na página do modelo de documento, há os seguintes campos:
Escolha o tipo de regularização: selecione “Classificação”.
Demais dados a serem preenchidos:

• Informar o nome, o cargo e a unidade da autoridade competente que está solicitando a
regularização da classificação do documento.
• Preencher o campo “De” com a atual classificação do documento (incorreta) e o campo
“Para” com a sua nova classificação (correta).
• Indicar se a alteração da classificação está sendo realizada em conformidade com o Plano de
Classificação de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-
160
Meio ou em conformidade com o Plano de Classificação de Documentos das Atividades-Fim
do órgão/entidade, aprovado pelo Arquivo Público do Estado.
• Indicar o ato normativo que oficializou o Plano de Classificação de Documentos das
Atividades-Fim, quando essa opção for selecionada.
Após preencher todos os dados, clique em “OK”.
Em seguida, clique em “Assinar”.
Para mais informações, consulte o “Anexo 2 – Manual de Orientação para uso do ambiente digital
161
9. GERAR CÓDIGO ÚNICO
Para gerar o Código Único, com o processo aberto, clique em “Incluir Documento”.
Selecione o modelo “Ficha de Integração SIAFEM”.
Em seguida, preencha os campos solicitados e clique em “OK”.
162
Atenção: Caso se trate de processos legados, preencha também os campos “Processo” e
“Desdobramento” e clique em “OK”.
Verifique se as informações estão corretas e, em seguida, clique em “Finalizar” para gerar o Código
Único.
Observe que o Código Único fica disponível na Ficha. Para concluir a juntada da Ficha ao Processo,
clique em “Assinar”.
163
Selecione uma das opções de assinatura e clique em “Assinar”.
9.1. ENVIAR AO SIAFEM

Depois de assinar o documento, é necessário enviar o código gerado para o Contabiliza SP. Para isso,
clique em “Enviar ao SIAFEM”.
Atenção: Somente usuários do Contabiliza.SP conseguem utilizar essa funcionalidade.
164
Na próxima página, informe usuário e senha do SIAFEM e, em seguida, clique em “OK”.
Pronto! Os dados do processo são incluídos no SIAFEM.
165
10. FORMATAÇÃO DE DOCUMENTO EM PDF
10.1. COMO REDUZIR A RESOLUÇÃO DO PDF
Para diminuir o tamanho do arquivo PDF (alterar a resolução), clique em “Arquivo” e, em seguida,
“Imprimir”.
Selecione a impressora “Adobe PDF” e clique em “Propriedades”.
Atenção: Caso o usuário não localize a impressora “Adobe PDF”, é necessário realizar sua instalação.
Para isso, procure o suporte técnico de seu órgão.
Em configurações, selecionar a opção “Menor tamanho do arquivo”.
166
10.2. COMO GERAR PDF NO PADRÃO PDF/A
• A PARTIR DE UM DOCUMENTO WORD
Escolha a opção “Salvar como”.
167
Na mesma página selecione a opção “PDF (*.pdf)” e clique em “Mais opções”.
Clique em “Opções”.
Marque a opção “Compatível com PDF/A” e clique em “OK”.
168
Clique em “Salvar”.
Ao abrir o arquivo você poderá observar a informação de que o arquivo está em conformidade com
o padrão PDF/A.
Se você clicar em “Habilitar edição” a seguinte mensagem será exibida.
169
• A PARTIR DE UM DOCUMENTO PDF
Com o arquivo PDF aberto, clique em “Arquivo” e, em seguida, clique em “Imprimir”.
Selecione a impressora “Adobe PDF” e clique em “Propriedades”.
Atenção: Caso o usuário não localize a impressora “Adobe PDF”, é necessário realizar sua instalação.
Para isso, procure o suporte técnico de seu órgão!
170
Em configurações padrão, selecione uma das opções para “PDF/A”.
171
11. GESTÃO
11.1. INDICADORES DE GESTÃO
O relatório “Indicadores de Gestão” permite visualizar os seguintes indicadores de produção em
determinado período: total de documentos produzidos, de páginas geradas e de documentos
tramitados.
Esse tipo de pesquisa pode ser utilizado apenas pelo usuário que tiver liberação de acesso. Para
solicitar o acesso, abra um chamado para a Prodesp, via ITSM.
Para fazer a busca, na “Mesa Virtual”, clique em “Gestão” e, em seguida, em “Indicadores de
Gestão”.
Será apresentada a página a seguir para selecionar os parâmetros de busca.
Nessa página, há os seguintes filtros:

• Data inicial: para informar a data inicial da consulta (preenchimento obrigatório).
• Data final: para informar a data final da consulta (preenchimento obrigatório).
• Unidade: possibilita a consulta pela unidade da pessoa cadastrada.
• Usuário: possibilita a consulta pelo nome ou matrícula do usuário.
Ao preencher os filtros, clique em “Pesquisar”, serão exibidos os documentos que atendem aos
filtros selecionados. A data informada para o final do período da pesquisa (“ATÉ”) deverá ser do
mesmo mês/ano que a data informada para o início do período (“DE”).
172
Atenção: Para maior precisão na consulta, todos os filtros podem ser aplicados simultaneamente ou
em separado, de acordo com a conveniência do usuário.
Para realizar uma nova pesquisa, clique em “Voltar”.
11.2. DOCUMENTOS FORA DO PRAZO

O relatório “Documentos fora do prazo” permite uma busca dos documentos produzidos, cuja data
de devolução esteja “em aberto” e seja anterior à data final do período pesquisado.
Para fazer a busca, na “Mesa Virtual”, clique em “Gestão” e, em seguida, em “Documentos Fora do
Prazo”.
173
Atenção: Para maior precisão na consulta, todos os filtros podem ser aplicados simultaneamente ou

11.3. DOCUMENTOS POR DEVOLUÇÃO PROGRAMADA
O relatório “Documentos por Devolução Programada” permite uma busca dos documentos
produzidos com data de devolução programada.
Para fazer a busca, na “Mesa Virtual”, o usuário habilitado deve clicar em “Gestão” e, em seguida,
em “Documentos por Devolução Programada”.
174

Observe: Para maior precisão na consulta, todos os filtros podem ser aplicados simultaneamente ou
175
11.4. TEMPO MÉDIO DE TRAMITAÇÃO POR ESPÉCIE DOCUMENTAL
O relatório “Tempo Médio de Tramitação Por Espécie Documental” permite uma busca dos
documentos tramitados. Ele sumariza e calcula a média do tempo de tramitação por espécie
documental.
Para fazer a busca, na “Mesa Virtual”, clique em “Gestão” e, em seguida, em “Tempo Médio de
Tramitação Por Espécie Documental”.

176

11.5. TOTAL DE DOCUMENTOS POR ÓRGÃO INTERESSADO
O relatório “Total de Documentos por Órgão Interessado” permite sumarizar as tramitações dos
documentos produzidos por nome do documento.
Para fazer a busca, na “Mesa Virtual”, clique em “Gestão” e, em seguida, em “Total de Documentos
por Órgão Interessado”.
177
178
ANEXO 1: EDITOR DE TEXTO DO SISTEMA DOCUMENTOS DIGITAIS
179
EDITOR DE TEXTO
Para documentos com campo de texto, é possível utilizar os recursos disponíveis no editor de texto,
visando sua formatação, como inclusão automática de dados e na construção de tabelas, por
exemplo.
1. ESTILOS DE FORMATAÇÃO
Para acessar os recursos de formatação disponíveis, clique na seta do canto superior esquerdo do
editor de texto e verifique as opções.
Por padrão, o texto apresenta recuo à direita. Para desfazer essa definição ou, ainda, aplicar um
recuo maior ao parágrafo, clique em “Com recuo” na seção “Estilos de bloco”.
Para ampliar a fonte do texto, selecione o trecho desejado e clique em “Título” (fonte grande) ou
“Subtítulo” (fonte média) na seção “Estilos de bloco”.
180
Para realçar o texto, selecione o trecho desejado e clique em “Marcador” na seção “Estilos de texto
corrido”.
A opção “Normal” não faz nenhuma alteração no texto.
2. RECORTAR OU COPIAR
Para recortar parte do texto, selecione o trecho desejado e clique no ícone da ação “recortar”.
Para copiar parte do texto, selecione o trecho desejado e clique no ícone da ação “copiar”.
181
Para colar, no texto, trecho recortado ou copiado, digite ctrl+v (o ícone da ação “colar” não está
habilitado)
//
Para colar sem formatação, no texto, trecho recortado ou copiado, digite ctrl+shift+v (o ícone da
ação “colar como texto sem formatação” não está habilitado)
//
O ícone da ação “colar do Word” também não está habilitado. Portanto, para colar trecho recortado
ou copiado do Word, deve ser digitado ctrl+v (a formatação original não é mantida).
//
182
3. DESFAZER E REFAZER
Caso seja necessário desfazer sua última ação realizada no texto, clique no ícone da ação “desfazer”.
Para recuperar o que foi desfeito, clique no ícone da ação “refazer”.
4. LOCALIZAR E SUBSTITUIR
Para localizar no texto uma palavra ou expressão, clique no ícone da ação “buscar”.
Na caixa que se abre, selecione as opções da busca: “Coincidir Maiúsculas e Minúsculas”, “Coincidir
a palavra inteira” ou “Coincidir cíclico” (que considera todas as formas das palavras). Em seguida,
digite o termo e clique em “Localizar”.
183
Para substituir palavras ou expressões, clique no ícone da ação “substituir”.
Na caixa que se abre, selecione as opções da busca: “Coincidir Maiúsculas e Minúsculas”, “Coincidir
a palavra inteira” ou “Coincidir cíclico” (que considera todas as formas das palavras). Em seguida,
digite o termo a ser substituído em “Procurar por” e o termo novo em “Substituir por” e clique em
“Substituir” para substituir apenas em uma entrada ou em “Substituir Tudo” para substituir o termo
em todo o corpo do texto.
5. SELECIONAR TUDO
Para selecionar todo o texto digitado, clique no ícone da ação “selecionar tudo”.
6. NEGRITO, ITÁLICO, SUBSCRITO, SUBLINHADO, TAXADO, REMOVER FORMATAÇÃO

Para formatar a fonte do texto em negrito, itálico, subscrito, sublinhado ou taxado, selecione o
trecho desejado e clique nos ícones correspondentes:
• “B” para negrito;
• “I” para itálico;
• “x2” para subscrito;
184
• “U” para sublinhado; ou
• “S” para tachado.
Para remover a formatação aplicada à fonte do texto e retornar à formatação inicial, selecione o
trecho desejado e clique no ícone “Tx”.
7. LISTA NUMERADA E LISTA SEM NÚMERO

Para elencar uma relação de itens no texto, com marcadores numerados, selecione o trecho
desejado e clique no ícone correspondente ao recurso de “Lista numerada”.
Pronto! Agora você tem uma lista de itens numerada.
185
Para elencar uma relação de itens no texto com bullets (•), selecione o trecho desejado e clique no
ícone correspondente ao recurso de “Lista sem número”.
Pronto! Agora você tem uma lista com marcadores.
8. DIMINUIR OU AUMENTAR RECUO

Para aumentar ou diminuir o recuo de parágrafo, selecione o trecho desejado e clique nos ícones
das ações “Diminuir recuo” e “Aumentar recuo” respectivamente.
9. ALINHAMENTO DO TEXTO
Para alinhar o texto à esquerda, à direita, centralizar ou justificar, clique nos ícones
correspondentes.
186
10. INSERIR TABELA
Para construir tabelas dentro do corpo do texto, clique no ícone de tabela.
Na caixa que se abre, formate a tabela, indicando:

• número de linhas, tamanho da largura, número de colunas, tamanho da altura;
• cabeçalho na primeira linha (o texto inserido na primeira linha fica automaticamente em
negrito), na primeira coluna (o texto inserido na primeira coluna fica automaticamente em
negrito), em ambas (o texto inserido na primeira linha e na primeira coluna fica
automaticamente em negrito), ou nenhum cabeçalho;
• espaçamento do texto, borda da tabela, margem interna;
• alinhamento do texto (à esquerda, à direita ou justificado);
• legenda e resumo das informações da tabela.
Por fim, clique em “OK”.
187
Atenção: Dependendo do cumprimento da tabela em vertical (tanto pela quantidade de colunas,
quanto de quantidade de caracteres), a tabela perde a formatação, excedendo o espaço do
documento.
11. INSERIR NOTA DE RODAPÉ

Para incluir nota de rodapé no texto, selecione o trecho que deve receber esse complemento e
clique no ícone correspondente ao recurso da nota de rodapé.
Digite as informações complementares e clique em “OK”.
Alguns recursos de edição de texto ficam disponíveis para serem aplicados à “Nota de Rodapé”.
A nota de rodapé ainda pode ser formatada e ajustada com relação ao seu espaçamento dentro do
documento.
É possível visualizar a “Nota de Rodapé” no final da página do documento em que foi inserida.
188
12. INSERIR CARACTERES ESPECIAIS
Para inserir caracteres especiais ao texto, clique no ícone da ação “inserir caracteres especiais”
(“Ω”).
O editor de texto disponibiliza 240 caracteres diferentes, selecione o que desejar.
13. INSERIR QUEBRA DE PÁGINA

Para inserir quebra de página, isto é, dividir o texto em mais de uma página, clique no ícone da ação
“inserir quebra de página”.
189
Ao visualizar e/ou imprimir o documento, o texto aparecerá dividido em duas páginas:
14. CÓDIGO FONTE

Para acessar o código-fonte do texto, clique em “Código-Fonte”.
Atenção: o código-fonte é uma linguagem de programação, portanto só pode ser acessada antes da
assinatura do documento.
Para desfazer essa visualização, clique novamente em “Código-Fonte”.

190
15. PARÂMETRO
O editor de texto do sistema permite incluir, de forma automatizada, no corpo do texto, diversas
informações, como interessado, assunto, data, destinatário, sigla da unidade, entre muitos outras.
Para essas inclusões, posicione o cursor no local em que deseja incluir a informação e clique em
“Parâmetro”. São exibidas as opções para: “Documento em elaboração”, “Documento Pai” e
“Outros documentos”.
Na opção “Documento em elaboração”, selecione o seguinte parâmetro para inserir a informação no

documento:
• “Número”: número do documento em produção, quando finalizado;
• “Data”: data da finalização do documento, quando finalizado;
• “Nome do subscritor”: nome do usuário responsável pela assinatura do documento;
• “Nome da lotação do subscritor”: nome da unidade do responsável pela assinatura do
documento;
• “Sigla da lotação do subscritor”: sigla da unidade do responsável pela assinatura do
documento;
• “Sigla da lotação cadastrante”: sigla da unidade do usuário produtor do documento;
• “Descrição”: textos dos campos descritores (exemplos: Interessado; Assunto) do documento;
• “Destinatário”: não apresenta nenhum dado ao documento;
• “Campo de cadastro do doc”: não apresenta nenhum dado ao documento.
Na opção “Documento Pai” (refere-se ao documento composto), selecione o seguinte parâmetro
para inserir a informação no documento:
• “Número”: número do documento composto em que o documento está sendo juntado;
• “Data”: data do documento composto em que o documento está sendo juntado;
• “Nome do subscritor”: nome do usuário responsável pela assinatura do documento
composto em que o documento está sendo juntado;
• “Nome da lotação do subscritor”: nome da unidade do responsável pela assinatura do
documento composto em que o documento está sendo juntado;
• “Sigla da lotação do subscritor”: sigla da unidade do responsável pela assinatura do
documento composto em que o documento está sendo juntado;
191
• “Sigla da lotação cadastrante”: sigla da unidade do usuário produtor do documento
• “Descrição”: textos dos campos descritores (exemplos: Interessado; Assunto) do documento
• “Destinatário”: não apresentou nenhum dado ao documento;
• “Campo de cadastro do doc”: não apresentou nenhum dado ao documento.
Na opção “Outros documentos”, selecione o seguinte parâmetro para inserir a informação no
documento:
• “Relação de docs juntados ao modelo”: número do documento, quando indicada sua
espécie;
• “Último documento juntado do modelo”: número do documento, quando indicada sua
espécie;
• “Campo do último documento juntado ao modelo”: não apresenta nenhum dado.
Na opção “Documento Autuado”, os parâmetros não se aplicam ao serviço Documentos Digitais.
Na opção “Workflow”, os parâmetros não se aplicam ao serviço Documentos Digitais.
Clique em “Visualizar Documento” para verificar o documento após selecionar o parâmetro
desejado:
Verifique como ficou, no documento, a inserção do parâmetro “Nome da lotação do subscritor”:
192
193
ANEXO 2: Portaria UAPESP/SAESP 3, de 08-10-2020 (MANUAL DE ORIENTAÇÃO PARA USO DO
AMBIENTE DIGITAL DE GESTÃO DOCUMENTAL DO PROGRAMA SP SEM PAPEL)
194
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO
SECRETARIA DE PROJETOS, ORÇAMENTO E GESTÃO
UNIDADE DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
Portaria UAPESP/SAESP 3, de 08 – 10 - 2020
Substitui o Anexo da Resolução SG-57, de 30-9-

2019, que aprova o “Manual de orientação para
uso do ambiente digital de gestão documental
do Programa SP Sem Papel”, define
procedimentos e dá providências correlatas
O Coordenador da Unidade do Arquivo Público do Estado, em decorrência

de suas atribuições legais, em especial, a prevista na alínea “a”, IV, do art. 7º
do Dec. 54.276-2009,
Considerando que cabe à Unidade do Arquivo Público do Estado, órgão

central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP, rever e
atualizar, a qualquer tempo, por meio de Portaria do Coordenador, o “Manual
de orientação para uso do ambiente digital de gestão documental do
Programa SP Sem Papel”, conforme § 2º, artigo 1º da Resolução SG-57, de
30-9-2019, resolve:
Artigo 1º - O Anexo da Resolução SG-57, de 30-9-2019, que aprova o

“Manual de orientação para uso do ambiente digital de gestão documental do
Programa SP Sem Papel”, define procedimentos e dá providências
correlatas, fica substituído pelo Anexo que faz parte integrante desta Portaria.
Parágrafo único - O Manual a que se refere o “caput” deste artigo ficará

disponível no sítio eletrônico da Unidade do Arquivo Público do Estado, no
endereço
<http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/assets/legislacao/PortariaUAPESP
SAESP3_Manual_Orientacao_Uso_Ambiente_Digital_de_Gestao_Docume
ntal_v2_Site.pdf>.
Artigo 2º - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ANEXO
aquesere
fereoa
rtigo1ºda Reso
lução SGnº57
,de30
-9-2019
(Anexosubs
titu
ídope
laPo
rta
ria UAPESP
/SAESP3
,de08-
10-
2020
)
MANUAL DE ORIENTAÇÃO PARA USO DO AMBIENTE DIGITAL

DE GESTÃO DOCUMENTAL DO PROGRAMA SP SEM PAPEL
(VERSÃO2
)
1
SUMÁRIO
1
. PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS D
IGITA
IS.
...
...
...
...
...
...
...
...
...
....
...4
. AGENTES DAPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS D
2 IGITA
IS.
...
...
...
...
...6
3
. MODELOS DE DOCUMENTOS D
IGITA
IS.
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...8
. PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS H
4 ÍBR
IDOS
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
..11
5
. RECEB
IMENTO DE DOCUMENTOSPRODUZ
IDOSEMPAPEL
...
...
.. 14
6
.DIG
ITAL
IZAÇÃO DE DOCUMENTOS
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
. 19
7
. RECEB
IMENTO DE DOCUMENTOS ENV
IADOS POR CORRE
IO
ELETRÔN
ICO
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...23
.
8
. CAPTURA DE DOCUMENTOS
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
....
...
.27
. PRODUÇÃOETRAM
9 ITAÇÃO DE DOCUMENTOS COMINFORMAÇÕES
DE ACESSO RESTR
ITO
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...32
10
. C IA EM DOCUMENTOSAVULSOS
IÊNC ...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...38
11
. AUTUAÇÃO DEPROCESSOS
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
....
...40
12
. TRAM
ITAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA UN
IDADEINTERNA NÃO
INTEGRADA AO AMB
IENTE D
IGITAL DE GESTÃO
DOCUMENTAL
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
....
...
..44
13
. ENV
IO DE DOCUMENTOSPARA ÓRGÃOEXTERNO AO AMB
IENTE
D
IGITAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
.48
14
. CANCELAMENTO DE DOCUMENTOS PRODUZ
IDOS
D
IGITALMENTE
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
.52
15
. CANCELAMENTO DE DOCUMENTOSCAPTURADOS
...
...
....
...
...55
16
. APENSAMENTO DE DOCUMENTOS
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
..58
17
. DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS
...
...
...
...
...
...
....
...
...61
18
. INCORPORAÇÃO DE DOCUMENTOS
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...64
19
. REGULAR
IZAÇÃO DECADASTRO DE DOCUMENTO
...
...
...
...
...
.67
20
. CONSULTA DE DOCUMENTOS
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
..71
21
. PED
IDO DEV
ISTA DE DOCUMENTOS
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
.74
22
. ENCERRAMENTOEARQU
IVAMENTO DE DOCUMENTOS.
...
...
..77
23
. DESARQU
IVAMENTOE REAT
IVAÇÃO DE DOCUMENTOS.
...
...
.80
2
24
. TABELA COMPARAT
IVA ENTRE O AMB
IENTE F
ÍSICO E O
AMB
IENTE D
IGITAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
...
...
...
...
...
...
...
...82
. GLOSSÁR
25 IO DEESPÉC
IES DOCUMENTA
IS.
...
...
...
...
...
...
...
...
.. 87
REFERÊNC
IAS
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
.95
ANEXO
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...100
3
1
. PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS
OP
rog
rama SP Sem Pape
l,v
isa à p
rodução
, ges
tão
,tram
itação
,
a
rmazenamen
to,p
rese
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,segu
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tose
in
formações a
rqu
ivís
ticas em amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão
documen
tal
.
A p
rodução de documen
tos d
igi
tais imp
rime ma
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ficác
ia e
ce
ler
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inis
tra
tivos
,alémdecon
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rsos púb
licos e pa
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il
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amb
ien
tal
.
Noamb
ien
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“Documen
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O Dec
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ron
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“Documen
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.
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ien
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“Documen
tos D
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tais
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ror
ien
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4
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igi
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tal
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I- a mode
lagem de
documen
tosd
igi
tais
.
5
2
. AGENTES DA PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITA
IS
Pa
ra me
lho
r comp
reensão do p
rocesso de p
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 E
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 E
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l
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E
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)
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, de
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,
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Independen
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semp
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.
7
3
. MODELOS DE DOCUMENTOS DIGITAIS
Mode
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ixa detex
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teúdo pe
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SAIBA MAIS
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“Documen
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.
10
4
. PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS HÍBRIDOS
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3
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tar
,nodocumen
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, Te
rmodeEnce
rramen
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lume
F
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ferênc
ia numé
rica do documen
to d
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tal quelhe
da
ráp
rossegu
imen
toereg
ist
raroence
rramen
todovo
lumef
ísico
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tros
istemadecon
tro
le.
ATENÇÃO
!
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roduz
idos no amb
ien
te
d
igi
tal de ges
tão documen
tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”)
devem cump
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rda dos
vo
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roduz
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l,deaco
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rev
isto
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ral
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.
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ita
lizados ecap
turados pa
ra o amb
ien
te d
igi
tal
deges
tãodocumen
tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”):
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tosp
roduz
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ro,fo
lde
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to
o
fic
ial
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SAIBA MAIS!
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tal
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igi
tal de ges
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tal (
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tos
D
igi
tais
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tos.
12
ATENÇÃO
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ísicodevese
r
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radoemp
rog
ramains
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57,
de 30-
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,procedeu-
se o ence
rramen
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vo
lume
(s)f
ísico
(s)dodocumen
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ind
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ro
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tal
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tos D
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Te
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to quando o
documen
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rrado no Po
rta
l Sem
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l.
13
5
. RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS PRODUZIDOSEM PAPEL
Deaco
rdocomo Dec
reto nº 64
.355
,de 31deju
lho de 2019
,que
ins
titu
iu o P
rog
rama SP Sem Pape
l na Adm
inis
tração Púb
lica
Es
tadua
l, o agen
te púb
lico querecebe
r documen
to p
roduz
ido em
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l deve p
rocede
r à suaimed
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igi
tal
ização
, res
titu
indo o
o
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ina
laoin
teressado
,quandoposs
íve
l.
Ad
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tal
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imen
to p
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ra a
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igi
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tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”).
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igi
tal
izado deve se
r cap
turado pa
ra o amb
ien
te
d
igi
taldeges
tãodocumen
tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”)po
r me
iode
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iona
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 Co
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,
reque
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documen
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;
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ram
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“Documen
tos
14
D
igi
tais
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tc.
SAIBA MAIS
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T
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po
r me
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tos e
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rgão
/en
tidade
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fíc
io, ca
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,
reque
rimen
to,e
tc.
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tal
deges
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"Documen
tos D
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,fo
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il
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to de
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tal(
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tos D
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tais
");ou
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te, em a
rqu
ivo sepa
rado do a
rqu
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/A do
documen
to avu
lso
. Essa opção favo
rece à recupe
ração da
15
in
formação
, po
is o agen
te púb
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forma
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istema
desc
rito
resquesãoespec
íf
icospa
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.
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,oó
rgão
/en
tidadedevefo
rnece
raopo
rtado
r
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lo de
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to”
. Op
rotoco
lo,a
lémdecomp
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to na repa
rtição púb
lica
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teressadoacompanheoseuandamen
tope
lain
terne
t.
Pa
raem
it
irop
rotoco
lo,oagen
tepúb
licodeve
:
1
.Dig
ita
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top
roduz
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l;
2
. Cap
tura
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ra o amb
ien
te d
igi
tal de ges
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documen
tal (
“Documen
tos D
igi
tais
”), u
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lizando o mode
lo
ap
rop
riado
;
3
. Se
lec
iona
rafunc
iona
lidade“Ge
rarP
rotoco
lo”
;
4
. Imp
rim
ir o “P
rotoco
lo de Acompanhamen
to de Documen
to”
v
irtua
lmen
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ATENÇÃO
!
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r
me
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Inc
lui
r Documen
to”
, o agen
te
púb
lico deve se
lec
iona
r a func
iona
lidade “Ge
rar
P
rotoco
lo” d
ispon
íve
l na fo
lha l
íde
r do documen
to
compos
to.
16
SAIBA MAIS
!
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r me
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tan
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rotoco
lode
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to”
, oin
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ionado pa
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“Documen
tos D
igi
tais
”) es
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h
istó
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ram
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.
ATENÇÃO
!
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Sem Pape
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romove
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tab
il
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ien
tal
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lo uso datecno
log
ia dain
formação ecomun
icação
,
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lo de Acompanhamen
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de Documen
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jaimp
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l,
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/A,comoob
jet
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m
inim
iza
rao máx
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l.
17
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igi
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to
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to
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tal de
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“Documen
tos D
igi
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tepúb
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ral
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los
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fíc
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,
reque
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to,no
taf
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letc
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B
.Prese
rva
r o documen
to em pape
l, quando se t
rata
r de
documen
to cu
ja des
tinação na respec
tiva Tabe
la de
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ral
idade de Documen
tos se
ja a gua
rda pe
rmanen
te.
Exemp
los
:pa
rece
rtécn
ico
,pa
rece
rju
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icoe
tc.
ATENÇÃO
!
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igi
tal
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tituem os
documen
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ral
idade de
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tos
. Pa
ra ma
isin
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lte otóp
ico
D
igi
tal
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tos.
18
6
. DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
D
igi
tal
ização é o p
rocesso de conve
rsão de um documen
tof
ísico
pa
raofo
rma
tod
igi
tal
,po
r me
ioded
ispos
it
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riado
,ge
rando
umaf
ielrep
resen
tação
.
SAIBA MAIS
!
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ramaSPSemPape
l,cons
ide
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se:
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to-
dig
ita
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ido
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tro do amb
ien
te d
igi
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tal
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“Documen
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”) ou em ou
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p
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.
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/Aresu
ltan
te
dad
igi
tal
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roduz
idoempape
l.
No P
rog
rama SP Sem Pape
l,a d
igi
tal
ização tem a exc
lus
iva
f
ina
lidade de conve
rte
r pa
ra o fo
rma
to d
igi
tal documen
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jet
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ATENÇÃO
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igi
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“Documen
tos
D
igi
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imens
ionado pa
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igi
tal
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documen
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lacumu
ladanosó
rgãos
/en
tidades
.
19
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tal
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tos deve
,po
rtan
to,se
rrea
lizadaapenas
nassegu
intess
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:
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tos ex
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idos empape
l;
 Documen
tos in
tern
os receb
idos empape
ldeun
idadesquea
inda
nãoes
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teg
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ien
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igi
tal de ges
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tal
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“Documen
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igi
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tos in
ternos p
roduz
idosem pape
l, em deco
rrênc
ia de
ind
ispon
ibi
lidade tempo
rár
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ien
te d
igi
tal de ges
tão
documen
tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”).
ATENÇÃO
!
Odocumen
toreceb
idoempape
lquein
teg
rardocumen
to
compos
to p
roduz
ido em pape
l,se
rá a e
lejun
tado
, não
sendonecessá
riaasuad
igi
tal
ização
.
Ad
igi
tal
ização de documen
tosrea
lizada em con
form
idade com
as no
rmas e p
roced
imen
tos p
rev
istos na Le
ifede
ral n°12
.682
,
de 9 deju
lho de 2012 e no Dec
retofede
ral nº 10
.278
, de 18 de
ma
rço de 2020
, equ
ipa
ra o documen
to d
igi
tal
izado ao documen
to
f
ísicopa
ratodosose
fei
toslega
isepa
raacomp
rovaçãodequa
lque
r
a
toded
ire
itopúb
lico
,inc
lus
ivepa
raa
tende
raopode
rfisca
liza
tór
io
doEs
tado
. Asabe
r:
 P
rév
ia ava
liação dos documen
tos
, con
forme es
tabe
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tabe
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idadededocumen
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,de modoaiden
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,apósad
igi
tal
ização
,podemse
rel
iminados
eosquedevemse
rprese
rvados
.
 U
ti
lizaçãodep
roced
imen
tosetecno
log
iasqueassegu
rem
:
a
) ain
teg
ridade
,con
fiab
il
idade
,ras
treab
il
idade
,eaud
itab
il
idade
dosp
roced
imen
tosemp
regados
;
20
b
) oemp
regodepad
rõestécn
icosded
igi
tal
izaçãopa
raga
ran
tir
a qua
lidade da imagem
, da leg
ibi
lidade e do uso do
documen
tod
igi
tal
izado
;
c
) acon
fidenc
ial
idade
,quandoap
licáve
l;
d
) ain
terope
rab
il
idadeen
tres
istemasin
forma
tizados
.
 A
rmazenamen
todosdocumen
tosd
igi
tal
izadosemamb
ien
teque
assegu
re p
roteção con
tra a
lte
ração
, des
tru
ição e
, quando
cab
íve
l, con
tra o acesso e arep
rodução não au
tor
izados
;ea
indexação de me
tadados que poss
ibi
li
tem a loca
lização
, o
ge
renc
iamen
to e a con
ferênc
ia do p
rocesso de d
igi
tal
ização
ado
tado
.
 Obse
rvação dos pad
rões técn
icos m
ínimos (Anexo I
) e dos
me
tadados m
ínimos ob
riga
tór
ios (Anexo I
I) do Dec
reto n
.
10
.278
/2020
.
Os documen
tos na
to-d
igi
tais e osdocumen
tos d
igi
tal
izados
se subme
tem aos mesmosins
trumen
tos de ges
tão documen
tal
ap
licáve
is aos documen
tos p
roduz
idos em pape
l: P
lano de
C
lass
if
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ladeTempo
ral
idadede Documen
tos
.
Des
te modo
,podemse
rel
iminadosapósad
igi
tal
izaçãooso
rig
ina
is
de documen
tos cu
ja des
tinação na Tabe
la de Tempo
ral
idade de
Documen
tos se
ja a e
lim
inação
. Exemp
los
: o
fíc
io, ca
rta
,
reque
rimen
to,no
taf
isca
letc
.
Documen
tos quetenhamcomo des
tinação a gua
rda pe
rmanen
te,
devemse
rprese
rvadosemseusupo
rteo
rig
ina
l,a
indaquetenham
s
ido d
igi
tal
izados ecap
turados pa
ra o amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão
documen
tal (
“Documen
tos D
igi
tais
”). Exemp
los
: pa
rece
rtécn
ico
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pa
rece
rju
ríd
icoe
tc.
21
ATENÇÃO
!
É deve
r do agen
te púb
lico ve
rif
ica
r a qua
lidade do
documen
to d
igi
tal
izado an
tes de cap
tura-
lo pa
ra o
amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão documen
tal(
“Documen
tos
D
igi
tais
”). Somen
te com a ve
rif
icação da“
integ
ridade
daimagem
” do documen
to d
igi
tal
izado
, o documen
to
o
rig
ina
lpodese
rel
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22
7
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23
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25
2
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26
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30
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.
31
9
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tal(
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os campos de desc
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iona
lidade“Pesqu
isa Avançada
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campos também podem se
rvisua
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istema
.
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to “so
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ita a comp
ra de
a
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to”
, essain
formação pode
rá se
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lizada po
r ou
tros
agen
tes púb
licos
,ainda que e
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rmissão pa
ra
acessa
rocon
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to.
Po
r esse mo
tivo
, o agen
te púb
lico devetoma
r cu
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ra não
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fin
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” comin
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igi
tal
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/en
tidade
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igi
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tais
”).
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tepúb
lico
,él
imi
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to. No amb
ien
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igi
tal de ges
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tal(
“Documen
tos D
igi
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,
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um documen
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ido
, pode se
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r vá
rios
agen
tes
:
33
 Pe
lop
rodu
tor
;
 Pe
loresponsáve
lpe
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tura
;
 Pe
lo (s
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igna
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io (s
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 Po
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tor
.
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r
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:
 Pe
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lpe
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ticação
;
 Po
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ten
ticação
.
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” pode se
r
v
isua
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lo agen
te púb
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l pe
la
au
ten
ticação
,pe
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lpe
laass
ina
tura
,pe
lo(s
)
coss
igna
tár
io (s
) e po
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.
SAIBA MAIS!
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“
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”, po
r me
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lidade
“De
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.
34
Pa
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tal
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, o agen
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imi
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l de acesso
, ocon
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isua
lizado pe
los agen
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cap
tura
, mas de
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rvisua
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los dema
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rios da
un
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rodu
toroudoresponsáve
lpe
laau
ten
ticação
,con
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.
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!
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rgão
/en
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lic
ita
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tado
, po
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Documen
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,ae
labo
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los
dedocumen
tosquetenhampo
rpad
rãoon
íve
ldeacesso
“L
imi
tadoen
trepessoas
”.
35
ATENÇÃO
!
Emset
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rocesso
,
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ien
te,p
ron
tuá
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te
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to
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tal
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r
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ram
.
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resen
ta
sequenc
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re
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, arede
fin
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lmen
te. Nessecaso
,
nãobas
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fin
iron
íve
ldeacessoaop
rocessopo
r
me
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iona
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ir Acesso
”dispon
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l
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r.
T
ram
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O agen
te púb
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ita
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igi
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tal(
“Documen
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”),
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ram
ita
.
Exemp
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tona
to-d
igi
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ldeacesso
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fin
ido como“L
imi
tado en
trelo
tações
” nãot
ram
ita
r, apenas os
agen
tespúb
licoslo
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ina
tura e do (s
)
coss
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), que podem es
tarlo
tados em ou
tras un
idades
.
En
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tan
to, se e
lefo
rtram
itado pa
ra ou
tra un
idade,todos os
36
agen
tes púb
licoslo
tados na un
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tino passa
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r
acessoaoseucon
teúdo
.
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, documen
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temin
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tri
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ATENÇÃO
!
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ita
r documen
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agen
te púb
lico deve se ce
rti
fica
r que e
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a
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ien
ted
igi
tal
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tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”). Caso
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, documen
tos que demandem p
rov
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ias
u
rgen
tespodemf
ica
r“pa
rados
”naMesa V
irtual
.
37
10
. CIÊNCIA EM DOCUMENTOS AVULSOS
Mu
itas vezes
, um documen
to avu
lso (o
fíc
io ou memo
rando
, po
r
exemp
lo) passa po
rdive
rsos “pon
tos de t
ram
itação
” an
tes de
chega
ràun
idaderesponsáve
lpo
rin
icia
rop
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ien
te.
SAIBA MAIS
!
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,Div
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,
Cen
tros
, Núc
leos
, Se
tores e
tc.
) po
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ircu
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documen
tos são denom
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tos
” ou “
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t
ram
itação
”.
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.334
/2014
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ram
itação
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,“Pa
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rov
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..”
,“Pa
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..”
,“C
ien
te”
e
tc.
,queencam
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róx
imaun
idade
.
Pa
ra rea
liza
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ca
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truc
iona
l, não se cons
titu
indo
, no en
tan
to, em novos
documen
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lsos
,oagen
tepúb
licodeveu
ti
liza
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iona
lidade
“C
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ia”
.
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iona
lidade“C
iênc
ia”pe
rmi
tequeoagen
tepúb
licoreg
ist
reum
tex
to de a
té 255 ca
rac
teres
. Ain
formaçãoreg
ist
rada éinse
rida
comoumanovapág
inadodocumen
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lso
.
Enquan
to o documen
to nãofo
rtram
itado pa
ra ou
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idade
,a
c
iênc
iapodese
rdes
fei
ta.
38
ATENÇÃO!
O agen
te púb
lico pode da
rciênc
ia em um mesmo
documen
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lsoumaún
icavez
.
ATENÇÃO!
Apósasuajun
tadaemump
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ien
te,não
é ma
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íve
l“da
rciênc
ia”nodocumen
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lso
.
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lque
r man
ifes
tação
, a pa
rti
r de en
tão
, deve se
r
reg
ist
rada no documen
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to, po
r me
io da
inc
lusão de um novoi
tem documen
tal(
func
iona
lidade
“
Inc
lui
r Documen
to”
).
39
11
. AUTUAÇÃO DE PROCESSOS
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ien
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igi
taldeges
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tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”),
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ire
tamen
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las un
idades
,
semanecess
idadedeso
lic
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idadedeP
rotoco
lo.
Ass
im como no amb
ien
tef
ísico
, no amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão
documen
tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”) só podem se
rcr
iados os
p
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lass
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icaçãode Documen
tos
,
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fic
ial
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tor
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SAIBA MAIS
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imen
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lo,o
fic
ial
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lo Dec
retonº60
.334
/2014
,
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tor
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lic
ita
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:
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 Sec
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;
 Sec
retá
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to;
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te;
 Coo
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r;
 Au
tor
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ire
tor
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Se
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;
 Ou
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in
terna
.
40
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:
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. Se
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2
. Se
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iona
r o mode
lo co
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;
3
.Preenche
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rito
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rãoap
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tadosna
fo
lhal
íde
rdop
rocesso
;
4
. Se
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iona
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”;
5
. Con
fer
irasin
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lhal
íde
r
6
. Se
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iona
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iona
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. Vo
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iona
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, o documen
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lso (na
to-d
igi
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)
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radop
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;
8
. Se
lec
iona
r a func
iona
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” eind
ica
r o núme
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con
tro
ledop
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.
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turado
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jun
tadosequenc
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lhal
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.
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ten
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lpe
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ina
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.
SAIBA MAIS
!
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icia
léodocumen
tos
imp
lesouavu
lso
que mo
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rodução de um documen
to
compos
to: p
rocesso
, exped
ien
te, p
ron
tuá
rio ou
doss
iê.
41
Casoaau
tor
idadecompe
ten
teop
tepo
rnãoass
ina
ra fo
lhal
íde
rdo
p
rocesso
,ela deve so
lic
ita
r a au
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r me
io de memo
rando
p
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idonoamb
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igi
taldeges
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“Documen
tos
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tais
”). Nesse caso
, o agen
te púb
lico deve c
ria
rop
rocesso
ass
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lhal
íde
re,emsegu
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1
. Se
lec
iona
r,naseção“Agua
rdando Andamen
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irtua
l,
o memo
randodaau
tor
idadecompe
ten
teso
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tuação
dop
rocesso
;
2
. Se
lec
iona
r a func
iona
lidade “
Jun
tar
” eind
ica
r o núme
ro de
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tro
ledop
rocessorecémp
roduz
ido
;
3
. Vo
lta
r à Mesa V
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l e se
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iona
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rdando
Andamen
to”
, o documen
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igi
tal ou cap
turado
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rtu
radop
rocesso
;
4
. Se
lec
iona
r a func
iona
lidade “
Jun
tar
” eind
ica
r o núme
ro de
con
tro
ledop
rocessorecémp
roduz
ido
.
Após essas ope

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,tan
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to
in
icia
l passam a se
ritens documen
tais do p
rocesso
, con
forme
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ixo
:
P
rocesso-Fo
lhaL
íde
r
Memorandoso
lic
itandoaau
tuaçãodo p
rocesso
,
quandoforocaso
Documen
toIn
icia
l
42
ATENÇÃO
!
Naausênc
iadaass
ina
turadaau
tor
idadecompe
ten
tena
fo
lhal
íde
r,afo
rma
lizaçãodaso
lic
itaçãodaabe
rtu
rado
p
rocesso po
r me
io de memo
rando sefaz necessá
ria
pa
ra ev
ita
r poss
íve
is a
legações de “v
ício de
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tênc
ia”
, que pode
riamleva
r à anu
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to
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inis
tra
tivo
.
ATENÇÃO
!
Op
rocessotambém podese
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r de um
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ien
te que es
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ram
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ien
te
d
igi
taldeges
tãodocumen
tal(
“Documen
tos D
igi
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Nessas
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,oagen
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ien
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le. Aof
ina
ldop
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imen
to,
o documen
to ap
resen
tará duas fo
lhasl
íde
res
: a do
p
rocessoeadoexped
ien
te.
43
12
. TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA UNIDADE
INTERNA NÃO INTEGRADA AO AMBIENTE DIGITAL DE
GESTÃO DOCUMENTAL
Deaco
rdocomoa
rtigo3°do Dec
reto64
.355
/2019
,queins
titu
iuo
P
rog
rama SP SemPape
l,osusuá
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ien
te
d
igi
taldeges
tãodocumen
tal(
“Documen
tos D
igi
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rãoacesso
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tose
let
rôn
icospo
r me
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ivoemfo
rma
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igi
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ispon
ibi
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loó
rgãoouen
tidadede
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tordodocumen
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Desse modo
, semp
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ien
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44
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1
. Se
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r;
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let
rôn
ica
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rôn
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ien
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to;
6
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to.
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ien
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ien
te devese
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”,de modoavo
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rdando Andamen
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.
46
ATENÇÃO
!
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imen
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Documen
tos P
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idosem Pape
l.
47
13
. ENVIO DE DOCUMENTOS PARA ÓRGÃO EXTERNO AO
AMBIENTE DIGITAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Deaco
rdocomoa
rtigo3ºdo Dec
reto64
.355
/2019
,queins
titu
iuo
P
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rama SP SemPape
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ien
te
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igi
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tc.
,ele devesa
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l.
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igodeba
rras
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ten
tic
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.
48
ATENÇÃO
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lec
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...
”pa
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;
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. Se
lec
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;
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” com in
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lemen
tares
, como po
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lo, o nome da un
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49
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. Se
lec
iona
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l.
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ex
terno nate
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rgão ex
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. Inc
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r o nome do ó
rgão ex
terno no campo
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”, jun
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lemen
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2
. En
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inis
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tidade e so
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ita
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, pa
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, ped
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tro de ó
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ien
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tal(
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ien
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ido
, o agen
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:
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. Se
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ien
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” daMesa
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l;
2
. Se
lec
iona
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irtua
l.
50
ATENÇÃO
!
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let
ron
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l.
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D
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let
rôn
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;
 Comun
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, como po
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lo,
agendamen
to de reun
iões
, d
ivu
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even
tos
,etc
.
51
14
. CANCELAMENTO DE DOCUMENTOS PRODUZIDOS
DIGITALMENTE
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tooui
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talp
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igi
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ita
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tura
.
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to p
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igi
talmen
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:
1
. Se
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rdando Andamen
to”da
Mesa V
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l;
2
. Se
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3
. In
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tivodocance
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to.
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ra cance
lar um i
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tal p
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ido d
igi
talmen
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tepúb
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:
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. Se
lec
iona
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rdando
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irtua
l;
52
2
. Se
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iona
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tal
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to;
3
. Se
lec
iona
rafunc
iona
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4
. Se
lec
iona
roi
temdocumen
tal
:
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ias
”dodocumen
tocompos
todoqua
lele
fo
idesen
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. Naseção“Agua
rdando Andamen
to”da Mesa V
irtua
l.
5
. Se
lec
iona
rafunc
iona
lidade“Cance
lar
”;e
6
. In
forma
ro mo
tivodocance
lamen
to.
ATENÇÃO
!
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lamen
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tem documen
tal po
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necess
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to, o novoi
tem não pode
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se
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l, po
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l se
rá
inc
luídooTe
rmode Desen
tranhamen
to.
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temdocumen
talre
fei
tose
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reinc
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ina
l
dodocumen
tocompos
to.
Pa
ra ma
is in
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, consu
lte o tóp
ico
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tranhamen
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tos
.
ATENÇÃO
!
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larump
rocessoou
exped
ien
te emfo
rmação é necessá
rio
,pr
ime
iramen
te,
desen
tranha
rtodos osi
tensinc
luídos ou documen
tos
jun
tados
.
53
ATENÇÃO
!
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tatação da p
roduçãoindev
ida de
p
rocesso ou exped
ien
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ram
itado po
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ou
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ido a inc
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documen
tais e
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tada de documen
tos
,
recomenda
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to compos
to se
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ivado
.
Pa
ra ma
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formações
, consu
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ico
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rqu
ivamen
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tos
.
54
15
. CANCELAMENTO DE DOCUMENTOS CAPTURADOS
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tooui
temdocumen
talcap
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raoamb
ien
ted
igi
tal
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tãodocumen
tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”)devese
rcance
lado
semp
reque
:
 houve
rsidocap
turadoindev
idamen
te;
 apósasua au
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ticação
, houve
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ita
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rito
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ATENÇÃO
!
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l,
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igi
tal
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turado pa
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tal de
ges
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“Documen
tos D
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to
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lim
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.
Casoo documen
toempape
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idoe
lim
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to d
igi
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,ainda que cap
turado po
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engano
, deve se
rarqu
ivado no ambien
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igi
tal de
ges
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tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”) pe
lo
p
razo de
term
inado pe
latabe
la detempo
ral
idade de
documen
tos
.
55
SAIBA MAIS
!
Deaco
rdocomaLe
ifede
ral n°12
.682
,de 9deju
lho
de 2012
,al
terada pe
laLe
ifede
ral 13
.874
, de 20 de
se
temb
rode2019
,ecomo Dec
reto10
.278
,de18de
ma
rçode2020
,odocumen
tod
igi
tal
izadoseequ
ipa
rou
aodocumen
tof
ísicopa
ratodosose
fei
toslega
isepa
ra
a comp
rovação de qua
lque
rato de d
ire
ito púb
lico
,
inc
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tado
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Pa
ra ma
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, consu
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ico
D
igi
tal
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tos.
Pa
racance
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turado
,oagen
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. Se
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Mesa V
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2
. Se
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lar
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3
. In
forma
ro mo
tivodocance
lamen
to.
Pa
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lar um i
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tal cap
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, o agen
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1
. Se
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. Se
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tem documen
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tocompos
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. Se
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. Se
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temdocumen
tal
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ias
”dodocumen
tocompos
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fo
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. Naseção“Agua
rdando Andamen
to”da Mesa V
irtua
l.
56
5
. Se
lec
iona
rafunc
iona
lidade“Cance
lar
”;e
6
. In
forma
ro mo
tivodocance
lamen
to.
ATENÇÃO
!
O documen
to cap
turado só pode se
r cance
lado pe
lo
agen
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l po
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ticação
,
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lo “Documen
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Cap
turado I
nte
rno
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tepúb
licotemaopçãodere
fazê-
lo.
Afunc
iona
lidade“Re
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documen
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tranhamen
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57
16
. APENSAMENTO DE DOCUMENTOS
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lde No
rmaseP
roced
imen
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rotoco
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raa
Adm
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tração Púb
lica do Es lo (Dec
tado de São Pau reto n°
60
.334
/2014
),apensamen
toéop
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tos
,
em ca
ráte
rtempo
rár
io, quando asin
formações con
tidas em um
,
se
rvi
r de e
lemen
to e
luc
ida
tivo ousubs
idiá
rio pa
ra ains
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ou
tro oucom v
istas à un
ifo
rmização det
ratamen
to em ma
tér
ias
seme
lhan
tes
.
No amb
ien
tef
ísico
, o apensamen
to é um p
roced
imen
torea
lizado
apenas en
tre documen
toscompos
tos
, ma
is espec
if
icamen
te en
tre
p
rocessose
/ouexped
ien
tes
.
Nesse mesmoamb
ien
te, quando um documen
toavu
lsosubs
idiaa
tomada de dec
isão de um p
rocesso ouexped
ien
te,a p
rát
ica ma
is
comumét
ram
ita
rodocumen
toavu
lsonacon
tracapadodocumen
to
compos
to,p
resopo
rumc
lip me
tál
ico
.
Noamb
ien
ted
igi
taldeges
tãodocumen
tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”),
os documen
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resen
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, e po
r es
te mo
tivo
, nesse
amb
ien
te, afunc
iona
lidade“Apensa
r”também deve se
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il
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pa
ra un
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ráte
r tempo
rár
io, documen
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.
Des
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,semp
re que houve
r necess
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tos
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rtempo
rár
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tepúb
licodeve
:
1
. Se
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iona
r,na seção“Agua
rdando Andamen
to”daMesa V
irtua
l,
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to cons
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rado secundá
rio
, ou se
ja, aque
le quei
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idia
ratomadadedec
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tocons
ide
radocomo
p
rinc
ipa
l;
2
. Se
lec
iona
r afunc
iona
lidade “Apensa
r” eind
ica
r o núme
ro de
con
tro
ledodocumen
top
rinc
ipa
l.
58
ATENÇÃO
!
Noamb
ien
ted
igi
taldeges
tãodocumen
tal(
“Documen
tos
D
igi
tais
”), não há necess
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liza
r o
p
roced
imen
to po
r me
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rmo de
apensamen
to.
SAIBA MAIS!
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ram
ita
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tos
.
No amb
ien
te d
igi
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tão documen
tal
(
“Documen
tos D
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tais
”), afunc
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ram
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tos
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lou
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ram
itando um documen
to, o ou
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.
ATENÇÃO
!
Oamb
ien
ted
igi
taldeges
tãodocumen
tal(
“Documen
tos
D
igi
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”)nãope
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.
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ião tempo
rár
ia, os
documen
tos devem se
r desapensados
. Pa
ra desapensa
r os
documen
tos
,oagen
tepúb
licodeve
:
1
. Se
lec
iona
r,na seção“Agua
rdando Andamen
to”daMesa V
irtua
l,
odocumen
tosecundá
rio
;
2
. Se
lec
iona
rafunc
iona
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r”.
59
SAIBA MAIS!
Com o desapensamen
to, os documen
tosreadqu
irem a
suaind
ividua
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ltamat
ram
ita
rsepa
radamen
te.
60
17
. DESENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS
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roced
imen
tosdeP
rotoco
lopa
raa
Adm
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tado de São Pau reto nº
60
.334
/2014
),desen
tranhamen
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roced
imen
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.
Noamb
ien
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igi
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”),
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r” deve se
rut
il
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 I
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tadoemdup
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.
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to, ainc
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tal pode se
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des
fei
tapo
r me
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iona
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rJun
tada
”.
ra rea
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r o desen
tranhamen
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tem documen
tal no
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ien
te d
igi
tal de ges
tão documen
tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”),o
agen
tepúb
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:
1
. Se
lec
iona
r o documen
to compos
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Andamen
to”da Mesa V
irtua
l;
2
. Se
lec
iona
roi
tem documen
tal quese
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tranhado
, nal
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dedocumen
tosjun
tados
:
3
. Se
lec
iona
rafunc
iona
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tranha
r”;e
4
. In
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leo mo
tivododesen
tranhamen
to.
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tranhamen
to, oi
tem documen
tal se
ráinc
luído na
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rdando Andamen
to” da Mesa V
ir l, bem como na
tua
seção “Pendênc
ias
” do documen
to compos
to do qua
l e
le fo
i
desen
tranhado
.
61
Nes
tas
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,oagen
tepúb
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:
A
. Cance
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tal
,nocasodejun
tadaemdup
lic
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.
SAIBA MAIS!
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lamen
to de Documen
tos P
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igi
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te e Cance
lamen
to de Documen
tos
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tal em ou
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to compos
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.
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inas
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,os
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to,ind
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leo mo
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iona
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imen
to
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fin
it
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.
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rpo
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, po
rtan
to,só deve se
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lizada nos casos de
e
rro de p
roced
imen
to, ou se
ja, quando o documen
tot
ive
rsido
inco
rpo
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idamen
teaou
trodocumen
to.
62
SAIBA MAIS!
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rpo
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roced
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ráte
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de
fin
it
ivo
,documen
tosquet
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.
Dec
retonº60
.334
/2014
Cons
ide
rando que os dema
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tos re
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desen
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to, p
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lo Dec
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.334
/2014, nãose
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igi
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“Documen
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ien
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tal(
“Documen
tos D
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SAIBA MAIS !
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formações
,consu
lteotóp
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imen
to
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tos P
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l.
I
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tocompos
to,apa
rti
rdage
ração
decóp
iadodocumen
to nofo
rma
toPDF/Aesuainc
lusãocomo
documen
toin
icia
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tocompos
to.
63
18
. INCORPORAÇÃO DE DOCUMENTOS
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re que do
is documen
tos t
rata
rem do mesmo assun
to e
t
ive
rem as mesmas pa
rtes in
teressadas
, e
les devem se
r
inco
rpo
rados
.
Noamb
ien
ted
igi
taldeges
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“Documen
tos D
igi
tais
”),
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rpo
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r me
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iona
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O amb
ien
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igi
tal de ges
tão documen
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teainco
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:
 De documen
to avu
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to compos
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lque
r
espéc
ie)
;
 Deexped
ien
teaexped
ien
te;e
 Deexped
ien
teap
rocesso
.
Pa
rarea
liza
rumainco
rpo
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,oagen
tepúb
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:
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toavu
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tocompos
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1
. Se
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iona
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to avu
lso
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rdando
Andamen
to”da Mesa V
irtua
l;
2
. Se
lec
iona
r a func
iona
lidade “
Jun
tar
” eind
ica
r o núme
ro de
con
tro
ledodocumen
tocompos
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Exped
ien
teaexped
ien
teou p
rocesso
:
1
. Se
lec
iona
r o exped
ien
te cons
ide
rado como “documen
to
secundá
rio
”, na seção “Agua
rdando Andamen
to” da Mesa
V
irtua
l;
2
. Se
lec
iona
r a func
iona
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Jun
tar
” eind
ica
r o núme
ro de
con
tro
le do exped
ien
te ou p
rocesso cons
ide
rado como
“documen
top
rinc
ipa
l”;
3
. Se
lec
iona
r o “documen
to p
rinc
ipa
l”, na seção “Agua
rdando
Andamen
to” daMesa V
irtua
l;
64
4
. Se
lec
iona
rafunc
iona
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Inc
lui
r Documen
to”einc
lui
r Te
rmo
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rpo
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tor
idade que
de
term
inou a inco
rpo
ração e o núme
ro de con
tro
le do
“documen
tosecundá
rio
”.
Noamb
ien
ted
igi
taldeges
tãodocumen
tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”),
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rre ainco
rpo
ração de exped
ien
te a exped
ien
te ou
p
rocesso
, o exped
ien
teinco
rpo
rado é renume
rado
, segu
indo a
sequênc
ianumé
ricadaspág
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rinc
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l”.
En
tre
tan
to,os
istema não p
rese
rva
,de modov
isíve
l(comooco
rre
com os documen
tos f
ísicos
), a nume
ração que o exped
ien
te
inco
rpo
rado possu
ía an
ter
iormen
te. Isso pode p
rejud
ica
r a
recupe
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formação
,cons
ide
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rát
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inis
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lica:
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,po
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lo)
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tro i
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ran
te do
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ien
te;
b
) ainco
rpo
ração de exped
ien
te p
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ido po
r ou
tro ó
rgão a
exped
ien
teoup
rocessop
roduz
idoin
ternamen
te.
Enquan
to o s
istema nãofo
r ap
rimo
rado
, semp
re que o agen
te
púb
licot
ive
rnecess
idadedeve
rif
ica
ra nume
raçãodepág
inasque
oexped
ien
tepossu
íaan
tesdainco
rpo
ração
,eledeve
:
1
. Se
lec
iona
r o exped
ien
te nal
ista de documen
tosjun
tados ao
“documen
top
rinc
ipa
l”;
2
. Se
lec
iona
rafunc
iona
lidade“Ve
r Documen
to Comp
leto
”;
3
. Ve
rif
ica
ranume
raçãodepág
inasqueoexped
ien
teinco
rpo
rado
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luna"Re
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tos
/Un
idade
",loca
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rio
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la.
Po
r enquan
to, o amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão documen
tal
(
“Documen
tos D
igi
tais
”),nãope
rmi
teainco
rpo
raçãodep
rocesso
65
ap
rocesso.Po
resse mo
tivo
,semp
requedo
isp
rocessost
rata
rem
do mesmo assun
to et
ive
rem as mesmas pa
rtesin
teressadas
,o
agen
tepúb
licodeve
:
1
. Ge
rar a
rqu
ivo PDF
/A do p
rocesso cons
ide
rado como
“secundá
rio
”;
2
. Se
lec
iona
r op
rocesso cons
ide
rado como“p
rinc
ipa
l”,na seção
“Agua
rdando Andamen
to”daMesa V
irtua
l;
3
. Se
lec
iona
rafunc
iona
lidade“
Inc
lui
r Documen
to”einc
lui
racóp
ia
do p
rocesso “secundá
rio
” u
ti
lizando o mode
lo “Documen
to
Cap
turado
”;
4
. Selec
iona
rafunc
iona
lidade“
Inc
lui
r Documen
to”einc
lui
rTe
rmo
de Inco
rpo
ração
, in
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tor
idade que
de
term
inouainco
rpo
raçãoeo núme
rodecon
tro
ledop
rocesso
“secundá
rio
”;
5
. Se
lec
iona
r o p
rocesso “secundá
rio
”, na seção “Agua
rdando
Andamen
to”daMesa V
irtua
l;
6
. Se
lec
iona
rafunc
iona
lidade“Ano
tação
”ereg
ist
rarquecóp
iado
p
rocessofo
iinc
luídaemou
trop
rocesso
,ind
icandoonúme
rode
con
tro
ledes
teú
lt
imo
;
7
. Se
lec
iona
rafunc
iona
lidade“Sob
res
tar
”.
ATENÇÃO
!
Op
rocesso“secundá
rio
” deve pe
rmanece
rsob
res
tado
a
téqueop
rocesso“p
rinc
ipa
l”se
jaence
rrado
, momen
to
em que o agen
te púb
lico deve inc
lui
r Te
rmo de
Ence
rramen
to em ambos os p
rocessos
. Pa
ra ma
is
in
formações
, consu
lte o tóp
ico Ence
rramen
to e
A
rqu
ivamen
to de Documen
tos.
66
19
. REGULARIZAÇÃO DE CADASTRO DE DOCUMENTO
É o p
roced
imen
to de cor
rig
ir ou a
tua
liza
r as in
formações
cadas
tra
isdeumdocumen
to,semp
requehouve
rnecess
idade
.
Aoiden
tif
ica
ra necess
idade deco
rrig
iros dadoscadas
tra
is de um
documen
torecém p
roduz
ido,oagen
tepúb
licodeve
:
1
. Dup
lica
rodocumen
to,ge
randocóp
iacom mesmocon
teúdo
, mas
comnovonúme
rodecon
tro
le;
2
. Ed
ita
r o documen
to,a
lte
rando a c
lass
if
icação
, po
r me
io da
se
leção de novo mode
lo de documen
to, ou asin
formações
p
reench
idasnoscamposdedesc
rito
res
;
3
.Fina
liza
rodocumen
to;
4
. Ass
ina
rouau
ten
tica
rodocumen
to,con
formeocaso
;e
5
. Cance
lar o documen
to que ap
resen
ta dados cadas
tra
is
inco
rre
tos
.
En
tre
tan
to, no amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão documen
tal
(
“Documen
tos D
igi
tais
”), não é poss
íve
lsubs
titu
ir afo
lhal
íde
rde
um documen
tocompos
to,a qua
lcon
témoresumo deseus dados
cadas
tra
is.Po
resse mo
tivo
, quando o agen
te púb
licoiden
tif
ica
ra
necess
idade deco
rrig
ir ou a
tua
liza
r asin
formaçõescadas
tra
is de
um documen
to compos
toem trâm
ite(quejátenhareceb
idoa
inc
lusão dei
tens documen
tais
),e
le deveinc
lui
r, no documen
to,
Te
rmoderegu
lar
izaçãodecadas
tro.
Nessas
ituação
,oagen
tepúb
licodeve
:
Regu
lar
ização deIn
teressado ou Assun
to
1
. Se
lec
iona
r o documen
to compos
to na seção “Agua
rdando
Andamen
to”da Mesa V
irtua
l;
2
. Se
lec
iona
r afunc
iona
lidade“
Inc
lui
r Documen
to” ese
lec
iona
ro
mode
lo Te
rmoderegu
lar
izaçãodecadas
tro;
67
3
. Esco
lhe
r o t
ipo de regu
lar
ização que se
rá rea
lizada
:
“
Inte ”ou “Assun
ressado to”
;
4
. In
forma
ronome
,ca
rgoeun
idadedaau
tor
idadecompe
ten
teque
es
táso
lic
itando aregu
lar
ização dasin
formaçõescadas
tra
is do
documen
to;
5
.Preenche
r o campo de desc
rito
r “De
” com as in
formações
cadas
tra
isa
tua
isdodocumen
to(
inco
rre
tasoudesa
tua
lizadas
)e
ocampodedesc
rito
r“Pa
ra”comasnovasin
formaçõescadas
tra
is
(co
rre
tasoua
tua
lizadas
);
6
.Fina
liza
reass
ina
rote
rmo
.
ATENÇÃO
!
Apesa
r da rea
lização desse p
roced
imen
to, o
documen
to compos
to con
tinua
rá ap
resen
tando
in
formaçõesinco
rre
tasoudesa
tua
lizadasemsuafo
lha
l
íde
r. En
tre
tan
to,op
reench
imen
to dos campos de
desc
rito
res do Te
rmo de regu
lar
ização de cadas
tro
com as in
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rre
tas
, pe
rmi
tirá a sua
recupe
ração po
r me
io da func
iona
lidade “Pesqu
isa
Avançada
”e, consequen
temen
te, arecupe
ração do
documen
tocompos
tonoqua
lelefo
iinc
luído
.
68
ATENÇÃO
!
Aregu
lar
izaçãodein
teressado podese
rrea
lizadanos
casosde:
 a
lte
ração de nome
, quando set
rata
r de pessoa
f
ísica
;
 a
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ração de razão soc
ial
, quando se t
rata
r de
pessoaju
ríd
ica
;
 a
lte
ração do nome do ó
rgão
/en
tidade
, quando
oco
rre
rrees
tru
turaçãoadm
inis
tra
tiva
.
Regu
lar
ização de C
lass
ificação
Noamb
ien
ted
igi
taldeges
tãodocumen
tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”),
aregu
lar
ização dac
lass
if
icação de um documen
to é a
tribu
ição da
Com
issão de Ava
liação de Documen
tos e Acesso - CADA do
ó
rgão
/en
tidade
. Po
r esse mo
tivo
, o documen
to deve se
r
p
rev
iamen
tet
ram
itado pa
ra um deseus memb
ros
. Em posse do
documen
tocompos
to,o memb
roda CADAdeve
:
1
. Se
lec
iona
r o documen
to compos
rdando
Andamen
to”da Mesa V
irtua
l;
2
. Se
lec
iona
r a func
iona
lidade “Rec
lass
if
ica
r” e ind
ica
r a nova
c
lass
if
icaçãododocumen
tocompos
to;
3
. Se
lec
iona
r afunc
iona
lidade“
Inc
lui
r Documen
to” ese
lec
iona
ro
mode
lo Te
rmoderegu
lar
izaçãodecadas
tro;
4
. Esco
lhe
r no campo “T
ipo de regu
lar
ização
” a opção
“C
lass
if
icação
”;
5
. In
forma
ronome
,ca
rgoeun
idadedaau
tor
idadecompe
ten
teque
es
táso
lic
itandoaregu
lar
izaçãodac
lass
if
icaçãododocumen
to;
69
6
.Preenche
rocampodedesc
rito
r“De
”comaa
tua
lclass
if
icaçãodo
documen
to(
inco
rre
ta)eocampodedesc
rito
r“Pa
ra”comasua
novac
lass
if
icação(co
rre
ta)
;
7
. Ind
ica
rse a a
lte
ração dac
lass
if
icação es
tásendorea
lizada em
con
form
idadecom o P
lano de C
lass
if
icação de Documen
tos da
Adm
inis
traçãoPúb
lica do Es
tado de SãoPau
lo:A
tiv
idades
-Me
io
ou em con
form
idade com o P
lano de C
lass
if
icação de
Documen
tos das A
tiv
idades
-Fim do ó
rgão
/en
tidade
, ap
rovado
pe
lo A
rqu
ivoPúb
licodoEs
tado
;
8
. Ind
ica
r oa
to no
rma
tivo que o
fic
ial
izou o P
lano de C
lass
if
icação
de Documen
tos das A
tiv
idades
-Fim
, quando essa opção fo
r
se
lec
ionada
;
9
.Fina
liza
reass
ina
rote
rmo
.
ATENÇÃO
!
Ac
lass
if
icaçãoinco
rre
tacon
tinua
rásendo v
isíve
l na
fo
lhal
íde
rdo documen
to compos
to, en
tre
tan
to,e
la
se
rá a
lte
rada naseção“P
rop
riedades do Documen
to
(P
roduz
ido
)” date
la de v
isua
lização do documen
to
compos
to.
Nessecaso
,ainc
lusãodo Te
rmoderegu
lar
izaçãode
cadas
tro tempo
rfina
lidadereg
ist
rar nodocumen
to
onomedaau
tor
idadequeso
lic
itouarec
lass
if
icaçãoe
,
no seu h
istó
rico
, o nome do memb
ro da CADA que
rea
lizouop
roced
imen
to.
70
20
. CONSULTA DE DOCUMENTOS
O documen
to a
rmazenado no amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão
documen
tal(
“Documen
tos D
igi
tais
“)semp
repodese
rvisua
lizado
:
Documen
to p
roduz
ido d
igi
talmen
te
 Pe
lop
rodu
tor
;
 Pe
loresponsáve
lpe
laass
ina
tura
;
 Pe
lo(s
)coss
igna
tár
io(s
).
Documen
tocap
turado
 Pe
loresponsáve
lpe
laau
ten
ticação
.
SAIBA MAIS!
Os documen
tos cap
turados po
r me
io do mode
lo
“Documen
tocap
turadoin
terno
”podemse
rvisua
lizados
pe
lo responsáve
l pe
la au
ten
ticação
, pe
lo responsáve
l
pe
laass
ina
turaepe
lo(s
)coss
igna
tár
io (s
).
A
lém dos agen
tes púb
licos ac
imac
itados
, o documen
to podese
r
v
isua
lizado
:
Independen
temen
te detram
itação
 Pe
lo agen
te púb
lico ma
rcado como“Ges
tor
” ou“
Inte
ressado
”,
po
r me
ioda func
iona
lidade“De
fin
ir Acompanhamen
to”
;
 Po
rtodososusuá
riosdaun
idadedop
rodu
toroudoresponsáve
l
pe
la au
ten
ticação
, quando o seu n
íve
l de acessofo
r de
fin
ido
como“L
imi
tadoen
trelo
tações
”.
71
ATENÇÃO
!
Pa
ra que o agen
te púb
lico ma
rcadocomo“Ges
tor
” ou
“
Inte
ressado
”possate
racessoaocon
teúdodetodosos
i
tens documen
tais que in
teg
ram o documen
to
compos
to, a ma
rcação de acompanhamen
to deve se
r
rea
lizadaemsuafo
lhal
íde
r.
A med
idaem quetram
ita
 Po
r todos os usuá
rios da un
idade de des
tino
, quando o
documen
tofo
rtram
itadopa
raun
idade
;
 Apenas pe
lo des
tina
tár
io, quando o documen
tofo
rtram
itado
pa
rausuá
rio
.
Quando o agen
te púb
lico
, usuá
rio do amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão
documen
tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”), não t
ive
r pe
rmissão pa
ra
acessa
r o documen
to, os
istema re
torna
rá mensagem de e
rro
.
Nesses casos
, a so
lic
itação de consu
lta deve se
r rea
lizada
d
ire
tamen
tepa
raaun
idadedepossedodocumen
tod
igi
talpo
r me
io
dee
-ma
il
,te
lefoneoup
resenc
ialmen
te.
Jáaso
lic
itaçãoo
rigemex
terna(ó
rgãos deou
trosPode
res
,órgãos
de ou
tros en
tes da Fede
ração
, c
idadãos e
tc.
), deve se
r
encam
inhada pa
ra a Un
idade de P
rotoco
lo ou pa
ra o Se
rviço de
In
formação ao C
idadão - S
IC do ó
rgão
/en
tidade
, os qua
is se
enca
rrega
rão de encam
inhá
-la pa
ra a un
idade de posse do
documen
tod
igi
tal
.
Em ambos os casos
,oa
tend
imen
to à so
lic
itação de consu
lta
dependedeaná
liseeau
tor
izaçãodeau
tor
idadecompe
ten
te.
72
Au
tor
izado o acesso
, o agen
te púb
lico da un
idade de posse do
documen
topode
:
 Ma
rca
r o so
lic
itan
te como“
Inte
ressado
”, quando set
rata
r de
so
lic
itaçãorea
lizada po
r usuá
rio do amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão
documen
tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”);
 Sa
lva
r cóp
ia do documen
to, no fo
rma
to PDF
/A, no seu
compu
tado
r e env
iá-
la pa
ra o so
lic
itan
te como anexo de
mensageme
let
rôn
icains
tituc
iona
l;
 Agenda
r da
ta e ho
ra pa
ra que o so
lic
itan
te acesse o a
rqu
ivo
PDF
/A,con
tendocóp
iadodocumen
to,emcompu
tado
rins
talado
emun
idadedoó
rgão
/en
tidade
.
ATENÇÃO
!
Casoodocumen
toap
resen
tepa
rtess
igi
losas
,oagen
te
púb
licodevege
rara
rqu
ivoPDF
/Adosi
tensdocumen
tais
que não ap
resen
temres
trição de acesso
, aoinvés de
ge
rara
rqu
ivoPDF
/ACOMPLETO
,outa
rja
raspa
rtescom
res
triçãodeacesso
.
ATENÇÃO
!
No momen
to, a consu
lta do agen
te ex
terno ao
documen
to p
roduz
ido no amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão
documen
tal (
“Documen
tos D
igi
tais
”), po
r me
io do
“P
rotoco
lo de Acompanhamen
to de Documen
to”
en
tregue aoin
teressado
, es
táres
tri
ta ao h
istó
rico de
suat
ram
itação
.
73
21
. PEDIDO DE VISTA DE DOCUMENTOS
En
tende
-se po
r ped
ido de v
ista a so
lic
itação de consu
lta a
documen
torea
lizada pe
loin
teressado ou po
r seurep
resen
tan
te
lega
l.
F
icaac
rité
riodoó
rgão
/en
tidadeau
tor
iza
roenv
iodoped
idodev
ista
po
r me
io de co
rre
io e
let
rôn
ico
, bem como de
term
ina
r os
documen
tosquedevemse
rap
resen
tadospe
lorep
resen
tan
telega
l
pa
ra comp
rova
r sua leg
it
imidade de acesso ao documen
to
p
roduz
idonoamb
ien
ted
igi
taldeges
tãodocumen
tal(
“Documen
tos
D
igi
tais
”).
Receb
idooped
idodev
ista
, oagen
tepúb
licodeve
:
1
.Dig
ita
liza
rodocumen
to,quandoreceb
idoempape
l;
2
. Se
lec
iona
rafunc
iona
lidade“C
ria
r Novo
”ecap
tura
rodocumen
to
pa
ra o amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão documen
tal(
“Documen
tos
D
igi
tais
”)u
ti
lizandoo mode idode V
lo“Ped ista- Cap
turado”
;
3
.Tram
ita
r o documen
to cap
turado pa
ra aná
lise da au
tor
idade
compe
ten
te.
SAIBA MAIS
!
Após a d
igi
tal
ização ecap
tura pa
ra o amb
ien
te d
igi
tal
de ges
tão documen
tal (
“Documen
tos D
igi
tais
”),o
ped
idodev
istareceb
idoempape
lpodese
rel
iminado
.
Pa
ra ma
is in
formações sob
re os p
roced
imen
tos de
d
igi
tal
izaçãoedee
lim
inaçãodedocumen
tosempape
l,
consu
lteotóp
icoD
igi
tal
ização de Documen
tos.
74
SAIBA MAIS!
O ped
ido de v
ista também pode se
r p
roduz
ido
d
ire
tamen
te no s
istema
, po
r me
io do mode
lo
“Reque
rimen
todeped
idodev
istadedocumen
to”
,nos
casos em que oso
lic
itan
tefo
rse
rvido
r/func
ioná
rio da
Adm
inis
traçãoPúb
lica Es
tadua
leusuá
riodoamb
ien
te
d
igi
taldeges
tãodocumen
tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”).
rea
lizadopo
ragen
tepúb
lico
Oa
tend
imen
toaoped
idodev
istadependedeaná
liseeau
tor
ização
da au
tor
idade compe
ten
te, que deve se
r dada po
r me
io da
func
iona
lidade“C
iênc
ia”
.
Au
tor
izadooacesso
,oagen
tepúb
licodevesa
lva
rodocumen
tono
fo
rma
toPDF
/Ae
:
A
. Agenda
rda
taeho
rapa
raqueoin
teressadoouseurep
resen
tan
te
lega
l acesse o a
rqu
ivo PDF
/A em compu
tado
rins
talado em
un
idadedoó
rgãoouen
tidade
;ou
B
. Env
iaroa
rqu
ivo PDF
/A pa
ra oin
teressado ou pa
ra o seu
rep
resen
tan
te lega
l como anexo de mensagem e
let
rôn
ica
ins
tituc
iona
l.
ATENÇÃO
!
O ó
rgão
/en
tidade tem o deve
r de p
rotege
r os
documen
tos
,dadosein
formaçõespessoa
is,noste
rmos
da LA
I,a
rt. 31 e a
rt. 4° do Dec
reto nº 58
.052
/2012
,
bemcomo daLe
i Ge
ral deP
roteção de DadosPessoa
is
nº13
.709
,de14deagos
tode2018
.
75
As
imp
lesconsu
ltaaump
rocessoence
rradonãoéjus
tif
ica
tivapa
ra
asuarea
tivação
.Po
resse mo
tivo
,odocumen
tocap
turadosódeve
se
rinc
luídonop
rocessosee
lees
tive
remt
râm
ite
. Casoe
lees
teja
ence
rrado
, o documen
to cap
turado deve se
r a
rqu
ivado
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te.
ATENÇÃO
!
Nocasodeenv
iodoa
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, recomenda-
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e
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râm
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, aoinvés de
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.
SAIBA MAIS!
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tos D
igi
tais
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ia
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inis
tra
tivamen
te, po
r ap
resen
tar
e
lemen
tos(QR Codeecód
igodeba
rras
)quepe
rmi
tem
aodes
tina
tár
iocon
firma
rasuaau
ten
tic
idade
.
76
22
. ENCERRAMENTO E ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
Segundoo Manua
lde No
rmaseP
roced
imen
tosdeP
rotoco
lopa
raa
Adm
inis
tração Púb
lica do Es
tado de São Pau
lo (Dec
reto nº
60
.334
/2014
), ence
rramen
to é o a
to pe
lo qua
l o agen
te púb
lico
a
tes
ta quefo
ramtomadasereg
ist
radastodasas p
rov
idênc
iasem
re
laçãoaoob
jetododocumen
to.
Écomoence
rramen
to quese dáoin
ício dacon
tagemdos p
razos
degua
rdadosdocumen
toscompos
tos
,espec
ialmen
te,edea
lguns
documen
tosavu
lsos
.
Noamb
ien
ted
igi
taldeges
tãodocumen
tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”)
nãoex
isteafunc
iona
lidade“Ence
rramen
to”eoin
íciodacon
tagem
dos p
razos de gua
rda do documen
to se dá com o seu
“
Arqu
ivamen
to”
, inc
lus
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les documen
tos que têm a
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tagemdosseusp
razosdegua
rdain
iciadoscomasuap
rodução
,
comoéocasodoso
fíc
iose memo
randos
,po
rexemp
lo.
Desse modo
,oagen
tepúb
licodevesegu
iro p
roced
imen
toaba
ixo
,
semp
requefo
rconc
luídaat
ram
itaçãododocumen
to:
Documen
tos Avu
lsos
1
. Se
lec
iona
rodocumen
to,naseção“Agua
rdando Andamen
to”da
Mesa V
irtua
l;
2
. Se
lec
iona
rafunc
iona
lidade“A
rqu
iva
r Co
rren
te”
.
Documen
tos Compos
tos
1
. Se
lec
iona
rodocumen
to,naseção“Agua
rdando Andamen
to”da
Mesa V
irtua
l;
2
. Se
lec
iona
rafunc
iona
lidade“
Inc
lui
r Documen
to”
;
77
3
. Se
lec
iona
ro mode
loTe
rmodeEnce
rramen
to ein
forma
ronome
,
o ca
rgo e a un
idade da au
tor
idade que de
term
inou o
ence
rramen
tododocumen
to;
4
. Se
lec
iona
rafunciona
lidade“A
rqu
iva
r Co
rren
te”
.
Com o a
rqu
ivamen
to, o documen
to é t
rans
fer
ido da seção
“Agua
rdando Andamen
to” pa
ra a seção “Agua
rdando Ação de
Tempo
ral
idade
”daMesa V
irtua
l.
SAIBA MAIS!
O agen
te púb
lico pode ocu
lta
r a seção “Agua
rdando
AçãodeTempo
ral
idade
”da Mesa V
irtua
l.Bas
taacessa
r
o pa
ine
l“Con
figu
rações da Mesa V
irtua
l” po
r me
io do
bo
tão“eng
renagem
”,loca
lizadonoladod
ire
itodate
la,
e desma
rca
r a ca
ixa de se
leção “Ex
ibi
r pas
ta
Agua
rdando AçãodeTempo
ral
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”.
Emset
ratandode documen
tocompos
toh
íbr
ido
,édeve
rdaun
idade
que es
tive
r de posse do documen
to d
igi
tal comun
ica
r o seu
ence
rramen
to pa
ra a un
idaderesponsáve
l pe
lo a
rqu
ivamen
to da
pa
rtef
ísica (caso e
la não es
teja em sua posse
), a qua
l deve
rá
reg
ist
rarop
roced
imen
tonoSPdocouemou
tros
istemadecon
tro
le
dedocumen
tos
.
ATENÇÃO
!
An
tes do a
rqu
ivamen
to, o agen
te púb
lico devere
tira
r
even
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is ma
rcado
resquepossamex
ist
irnodocumen
to,
bemcomo cance
lar o acompanhamen
tocomo“Ges
tor
”
ou“
Inte
ressado
”.
78
ATENÇÃO
!
Oagen
tepúb
liconãodevea
rqu
iva
rumdocumen
toa
inda
em t
ram
itação
, ou que agua
rda ap
rovação de suas
con
tas pe
lo T
ribuna
l de Con
tas do Es
tado
,apenas pa
ra
re
tirá
-lodaMesa V
irtua
l.
Ac
rité
rio doó
rgão ouen
tidade
,as un
idades podemt
ram
ita
rseus
documen
tos pa
ra a Un
idade de A
rqu
ivo
, de modo acen
tra
liza
ro
con
tro
ledosp
razosdegua
rdaedes
tinaçãodosdocumen
tos
,como
oco
rrecomosdocumen
tosf
ísicos
.En
tre
tan
to,édeve
rda un
idade
inc
luroTe
i rmodeence
rramen
tonodocumen
tod
igi
tal
.
79
23
. DESARQUIVAMENTOE REATIVAÇÃO DE
DOCUMENTOS
Segundoo Manua
lde No
rmaseP
roced
imen
tosdeP
rotoco
lopa
raa
Adm
inis
tração Púb
lica do Es
tado de São Pau
lo (Dec
reto nº
60
.334
/2014
), rea
tivação é a re
tomada da t
ram
itação de um
documen
toence
rradopa
raco
lhe
rnovasins
truções
, man
ifes
tações
oudec
isões
,quandosu
rgi
remnovosfa
tos
.
Noamb
ien
ted
igi
taldeges
tãodocumen
tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”),
area
tivação do documen
to se dá com o seu desa
rqu
ivamen
to.
Desse modo
, semp
re que houve
r a necess
idade de re
toma
ra
t
ram
itação de um documen
to ence
rrado e a
rqu
ivado
, o agen
te
púb
licodevesegu
irop
roced
imen
toaba
ixo
:
Documen
tos Avu
lsos
1
. Se
lec
iona
r o documen
rdando Ação de
Tempo
ral
idade” daMesa V
irtua
l;
2
. Se
lec
iona
rafunc
iona
lidade“Desa
rqu
iva
r Co
rren
te”
.
Documen
tos Compos
tos
1
. Se
lec
iona
r o documen
rdando Ação de
Tempo
ral
idade”daMesa V
irtua
l;
2
. Se
lec
iona
rafunc
iona
lidade“Desa
rqu
iva
r Co
rren
te”
;
3
. Se
lec
iona
rafunc
iona
lidade“
Inc
lui
r Documen
to”;
4
. Se
lec
iona
r o mode
lo Te
rmo de Rea
tivação eind
ica
r o nome
,
ca
rgoeaun
idadedaau
tor
idadequede
term
inouarea
tivaçãodo
documen
to.
Comarea
tivação
,odocumen
toét
rans
fer
idodaseção“Agua
rdando
AçãodeTempo
ral
idade
”pa
raaseção“Agua
rdandoAndamen
to”da
Mesa V
irtua
l.
80
ATENÇÃO
!
Com o desa
rqu
ivamen
to, acon
tagem dos p
razos de
gua
rda do documen
to é in
ter
romp
ida (anu
lada
),
in
ician
do-
seacon
tagemdop
razonovamen
tequando
oco
rre
rnovoa
rqu
ivamen
to.
Po
r es
te mo
tivo
, emcaso deso
lic
itação deconsu
lta
ou de ped
ido de v
ista
, o documen
to não deve se
r
desa
rqu
ivado
, mas apenas d
ispon
ibi
lizado pa
ra
acesso
.
Pa
ra ma
isin
formações
,consu
lteostóp
icosConsu
lta
de Documen
tos e Ped
ido de V
ista de
Documen
tos.
81
24
. TABELA COMPARATIVAENTRE O AMBIENTEFÍSICO
E O AMBIENTE DIGITAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Os documen
tos d
igi
tais env
iados po
r ou
tros
ó
rgãos
/en
tidades in
teg
ran
tes do amb
ien
te
d
igi
tal de ges
tão documen
tal(
“Documen
tos
D
igi
tais
”)podemse
rreceb
idosd
ire
tamen
tepe
lo
usuá
rio
/un
idadededes
tino
,sema necess
idade
dein
termed
iaçãoda Un
idadedeP
rotoco
looudo
RECEBIMENTO gu
ichêdea
tend
imen
to.
Os documen
tos em pape
l devem
,
p
refe
renc
ialmen
te, con
tinua
r a se
r receb
idos
pe
la Un
idade de P
rotoco
lo ou pe
lo gu
ichê de
a
tend
imen
to.Pa
ra ma
isin
formações
,consu
lteo
tóp
ico Receb
imen
to de Documen
tos
P
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l.
Os documen
tos d
igi
tais env
iados pa
ra ou
tros
ó
rgãos
/en
tidades in
teg
ran
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ien
te
d
igi
tal de ges
tão documen
tal(
“Documen
tos
D
igi
tais
”) podem se
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idos d
ire
tamen
te
pe
lo usuá
rio
/un
idade
, sem in
termed
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rotoco
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ição
.
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igi
taispa
raó
rgãos
nãoin
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tes do amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão
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tal deve se
r rea
lizada po
r me
io do
env
iodecóp
iadodocumen
tonofo
rma
toPDF
/A,
anexadoà mensageme
let
rôn
icains
tituc
iona
l.
A exped
ição de documen
tos em pape
l,
p
roduz
idos an
tes daimp
lan
tação do amb
ien
te
d
igi
tal de ges
tão documen
tal(
“Documen
tos
D
igi
tais
”), devecon
tinua
rsendorea
lizada pe
la
Un
idadedeP
rotoco
looudeExped
ição
.
82
No amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão documen
tal
(
“Documen
tos D
igi
tais
”)os documen
tos podem
se
rtram
itados d
ire
tamen
te en
tre usuá
rios
. Se
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rio
, o usuá
rio pode inc
lui
rarqu
ivos
aux
il
iares no documen
to, com af
ina
lidade de
compa
rti
lha
rin
formações de ca
ráte
r acessó
rio
oucomp
lemen
tar
.
No amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão documen
tal
(
“Documen
tos D
igi
tais
”), os p
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se
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rtos d
ire
tamen
te pe
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, sem
necess
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lic
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rotoco
lo. Nesseamb
ien
te,nãohánecess
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rma
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to
convenc
iona
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to, inu
ti
lização dos
espaçosemb
rancoe
tc.Pa
ra ma
isin
formações
,
consu
lteotóp
icoAu
tuação de P
rocessos.
No amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão documen
tal
(
“Documen
tos D
igi
tais
”) o p
roced
imen
to é
rea
lizado po
r me
io da func
iona
lidade “
Inc
lui
r
Documen
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. Enquan
to no amb
ien
tef
ísico o
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to é p
roduz
ido fo
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to
compos
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isjun
tado a e
le, no amb
ien
te
d
igi
tal de ges
tão documen
tal(
“Documen
tos
D
igi
tais
”), o documen
to éinc
luído d
ire
tamen
te
den
trododocumen
tocompos
to.
Op
roced
imen
to no amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão
documen
tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”) éigua
l ao
rea
lizado no amb
ien
te f
ísico
. Após o
DESENTRANHAMENTO
desen
tranhamen
to, os
istemainse
re Te
rmo de
desen
tranhamen
to noloca
l co
rresponden
te à
pág
inaouaoin
terva
lodepág
inasre
tirado
.Pa
ra
83
ma
is in
formações consu
lte o tóp
ico
Desen
tranhamen
to de Documen
tos.
No amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão documen
tal
(
“Documen
tos D
igi
tais
”) o p
roced
imen
to é
rea
lizado po
r me
io dafunc
iona
lidade“
Jun
tar
”.
En
tre
tan
to, o amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão
documen
tal (
“Documen
tos D
igi
tais
”) não
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rmi
teainco
rpo
raçãodep
rocessoap
rocesso
,
bemcomonãop
rese
rva
,de modov
isíve
lecomo
re
ferênc
ia, a nume
ração que o documen
to
compos
toinco
rpo
rado possu
ía,comooco
rre no
amb
ien
tef
ísico
.Pa
ra ma
isin
formações
,consu
lte
otóp
icoInco
rpo
raçãode Documen
tos.
Op
roced
imen
to no amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão
documen
tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”) éigua
l ao
rea
lizadonoamb
ien
tef
ísico
.En
tre
tan
to,nãohá
a necess
idade de fo
rma
lizá-
lo po
r me
io da
inse
rção de Te
rmo de apensamen
to no
documen
to p
rinc
ipa
l e no(s
) apensado(s
).O
APENSAMENTO
amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão documen
tal
(
“Documen
tos D
igi
tais
”)pe
rmi
te,inc
lus
ive
, o
apensamen
to de documen
tos avu
lsos e
cap
turados em documen
tos compos
tos
. Pa
ra
ma
is in
formações
, consu
lte o tóp
ico
Apensamen
to de Documen
tos.
Op
roced
imen
to no amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão
documen
tal(
“Documen
tos D
igi
tais
”) éigua
l ao
rea
lizadonoamb
ien
tef
ísico
.En
tre
tan
to,nãohá
DESAPENSAMENTO
a necess
idade de fo
rma
lizá-
lo po
r me
io da
inse
rção de Te
rmo de desapensamen
to no
documen
top
rinc
ipa
leno(s
)apensado(s
).
84
Ape
rmissãopa
raconsu
ltaaodocumen
tod
igi
tal
es
táre
lac
ionadaaon
íve
ldeacessode
fin
idopa
ra
o seu mode
lo. Os agen
tes que não t
ive
rem
acessoaodocumen
todevemfaze
raso
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itação
de consu
lta pa
ra a un
idade de posse do
documen
to po
r me
io de e-
mai
l, te
lefone ou
p
resenc
ialmen
te.Aconsu
ltaédadad
ire
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te
CONSULTA
no s
istema ou po
r me
io de env
io de cóp
ia do
documen
to em fo
rma
to PDF
/A do documen
to.
No amb
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te d
igi
tal de ges
tão documen
tal
(
“Documen
tos D
igi
tais
”),nãoháaposs
ibi
lidade
deemp
rés
timo
,comooco
rrenoamb
ien
tef
ísico
.
Pa
ra ma
is in
formações
, consu
lte o tóp
ico
Consu
lta de Documen
tos.
No amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão documen
tal
(
“Documen
tos D
igi
tais
”), a consu
lta do
rep
resen
tan
telega
l ao documen
to érea
lizada
d
ire
tamen
te no s
istema
, em compu
tado
r
ins
taladoemun
idade doó
rgãoouen
tidade
,ou
PEDIDO DE VISTA po
r me
io do env
io decóp
ia emfo
rma
to PDF
/A
do documen
to. Não ex
iste
, po
rtan
to, a
poss
ibi
lidade de re
tirada do documen
to da
repa
rtição púb
lica
, como oco
rre no amb
ien
te
f
ísico
.Pa
ra ma
isin
formações
,consu
lteotóp
ico
Ped
ido de V
ista de Documen
tos.
No amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão documen
tal
(
“Documen
tos D
igi
tais
”), os documen
tos são
ence
rradoscom oseu a
rqu
ivamen
to,inc
lus
ive
ENCERRAMENTO aque
lesquetêmoseup
razodegua
rdacon
tados
da da
ta de sua p
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. Pa
ra ma
is
in
formações
,consu
lte otóp
icoEnce
rramen
to
eA
rqu
ivamen
to de Documen
tos.
85
No amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão documen
tal
(
“Documen
tos D
igi
tais
”), os documen
tos são
rea
tivados com o seu desa
rqu
ivamen
to. Pa
ra
REATIVAÇÃO
ma
is in
formações
, consu
lte o tóp
ico
Desa
rqu
ivamen
to e Rea
tivação de
Documen
tos
No amb
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te d
igi
tal de ges
tão documen
tal
(
“Documen
tos D
igi
tais
”),oa
rqu
ivamen
totem
ARQUIVAMENTO po
rfina
lidadeda
rin
ícioàcon
tagemdosp
razos
de gua
rda do documen
to,a
lém dere
tirá-
lo da
“mesadet
raba
lhov
irtua
l”.
86
25
. GLOSSÁRIO DEESPÉCIES DOCUMENTAIS
DOCUMENTOS SIMPLES OU AVULSOS
A
lva
rá: Documen
toque au
tor
iza
, ce
rti
ficaouconcedel
icença
, po
r
tempode
term
inado
, pa
raa rea
lizaçãodea
tosoueven
tos
. Ouque
reg
ist
ra p
rov
isãoespec
ial po
r me
io do qua
lju
iz au
tor
iza
,ap
rova
ou con
firma ce
rto a
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tado ou d
ire
ito
. Compe
tênc
ia de
ass
ina
tura
: Au
tor
idade ou agen
te compe
ten
te da adm
inis
tração
(Le
i 10
.177
/98
,ar
t.12
,II
,b)ou ju
ízes
.
A
ta: Documen
toquereg
ist
ra, resum
idamen
te,as oco
rrênc
ias de
umareun
ião
,assemb
leiaou sessão
.Embo
racomcon
teúdo suc
into
,
osre
latos dosfa
tost
ransc
ritos numa a
ta devem ap
resen
tar o
máx
imo de f
ide
lidade e p
rec
isão
. Compe
tênc
ia de ass
ina
tura
:
Pa
rtic
ipan
tes dareun
ião
,assemb
leiaou sessão
.
A
tes
tado: Documen
to que reg
ist
ra dec
laraçãofe
ita a pa
rti
r de
umarea
lidadeou de umfa
to cons
tatado
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ral
,ée
labo
rado
emfavo
rdeumapessoaecon
fecc
ionado aseuped
ido
. Cos
tuma
-
se con
fund
ir oa
tes
tado com a ce
rtidão po
r con
ta da redação
s
imi
lar
, po
rém oa
tes
tadoé uma dec
laração
, enquan
toa ce
rtidão
é uma t
ransc
rição f
iel doo
rig
ina
l. Compe
tênc
ia de ass
ina
tura
:
Au
tor
idade ou agen
te compe
ten
te da adm
inis
tração (Le
i
10
.177
/98
,ar
t.12
,II
,b)ou ju
ízes
.
Au
tor
ização: Documen
to que reg
ist
ra pe
rmissão ou
consen
timen
toexp
ressopa
raquea
lgose
jacump
rido
.Compe
tênc
ia
deass
ina
tura
:Au
tor
idade ouagen
tecompe
ten
te da adm
inis
tração
(Le
i 10
.177
/98
,ar
t.12
,II
,b)
.
87
Ca
rta: Documen
toquereg
ist
racomun
icaçãodeteo
rva
riadoen
tre
pa
rticu
laresoudeumpa
rticu
larpa
raumaau
tor
idadepúb
lica
.E/ou
documen
to de co
rrespondênc
ia do a
lto esca
lão da adm
inis
tração
púb
lica em comun
icações soc
iais deco
rren
tes de ca
rgo efunção
púb
licos
. Compe
tênc
ia de ass
ina
tura
: Au
tor
idade ou agen
te
compe
ten
tedaadm
inis
tração(Le
i10
.177
/98
,ar
t.12
,II
,b)
.
Ce
rtidão: Documen
to que reg
ist
ra a t
ransc
rição de a
lgo já
reg
ist
radoemdocumen
todeassen
tamen
to,e
labo
radosegundoas
no
rmasno
tar
iaisouju
ríd
ico
-adm
inis
tra
tivas
.Ace
rtidãopodea
inda
se
rre
tirada de um p
rocesso
,liv
ro ou documen
to ex
isten
te em
repa
rtição púb
lica e passada
,se não po
r no
tár
io, po
rfunc
ioná
rio
au
tor
izado
. Cos
tuma
-se con
fund
ir a ce
rtidão com o a
tes
tado po
r
con
ta da redação s
imi
lar
, po
rém a ce
rtidão é uma t
ransc
rição
leg
it
imada
, enquan
to o a
tes
tado é uma dec
laração
.Compe
tênc
ia
deass
ina
tura
:Au
tor
idadeouagen
te compe
ten
te da adm
inis
tração
(Le
i10
.177
/98
,ar
t.12
,II
,b)
.
Ce
rti
ficado: Documen
to quereg
ist
ra dec
laração ga
ran
tido
ra da
ve
rac
idadedeumfa
to,deumes
tadodeco
isas
,obomes
tadoou o
func
ionamen
to de um ob
jeto
/equ
ipamen
to. Asseme
lha
-se ao
a
tes
tado que
, en
tre
tan
to,ée
labo
rado
, usua
lmen
te, emre
lação à
pessoas
. Compe
tênc
ia de ass
ina
tura
: Au
tor
idade ou agen
te
compe
ten
tedaadm
inis
tração(Le
i 10
.177
/98
,ar
t.12
,II
,b)
.
Conv
ite: Documen
to po
r me
io do qua
l éso
lic
itada a p
resença de
a
lguémemeven
tooureun
ião
,nãoga
ran
tidoocompa
rec
imen
todo
conv
idado
. Compe
tênc
ia de ass
ina
tura
: Au
tor
idade ou agen
te
compe
ten
tedaadm
inis
tração(Le
i 10
.177
/98
,ar
t.12
,II
,b)
.
Convocação: Documen
to po
r me
io do qua
l se de
term
ina a
p
resença em depo
imen
to, even
to ou reun
ião
. Compe
tênc
ia de
88
ass
ina
tura
: Au
tor
idade ou agen
tecompe
ten
te da adm
inis
tração
(Le
i 10
.177
/98
,ar
t.12
,II
,b)
.
Comp
rovan
te: Documen
to que reg
ist
ra a rea
lização de uma
despesa
, de uma t
ransação ou de um a
to. Usua
lmen
te, é
ap
resen
tado fo
rma
to de rec
ibo ou no
ta. Compe
tênc
ia de
ass
ina
tura
: Au
tor
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ten
te da adm
inis
tração
(Le
i 10
.177
/98
,ar
t.12
,II
,b)
.
Dec
laração: Documen
to que reg
ist
ra a man
ifes
tação de uma
op
inião
, conce
ito
, reso
lução ou obse
rvação
. Compe
tênc
ia de
ass
ina
tura
: Au
tor
idade ou agen
te compe
ten
te da adm
inis
tração
(Le
i 10
.177
/98
,ar
t.12
,II
,b)
.
Dec
reto: Documen
toquereg
ist
raa
toadm
inis
tra
tivoquepodese
r
exped
ido pe
los pode
resJud
iciá
rio
, Leg
isla
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tivo
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riga
tór
ia, des
tinado a assegu
rar ou p
romove
rao
rdem
po
lí
tica
, soc
ial
,ju
ríd
ica ou adm
inis
tra
tiva
, podendo a
indate
r po
r
ob
jet
ivo regu
lamen
tar uma le
i,f
ixa
r no
rmas adm
inis
tra
tivas
,
nomea
r, p
romove
r ou dem
it
ir func
ioná
rios
. Compe
tênc
ia de
ass
ina
tura
: Gove
rnado
r. (Le
i 10
.177
/98
,ar
t.12
,I,a
).
De
libe
ração: Documen
toquereg
ist
raa
toadm
inis
tra
tivodec
isó
rio
sob
reassun
tosubme
tidoaes
tudoeàdec
isão
,pra
ticadopo
rórgão
co
leg
iado
. Compe
tênc
ia de ass
ina
tura
: Au
tor
idade ou agen
te
compe
ten
tedaadm
inis
tração(Le
i10
.177
/98
,ar
t.12
,I,c
).
Despacho:Documen
toquereg
ist
radec
isão
,ordemouop
iniãode
au
tor
idade compe
ten
te sob
re assun
to subme
tido à ap
rec
iação
,
v
isandoda
rprossegu
imen
toap
rocessoouexped
ien
te. Des
tinado
aoin
teressadoou às ou
tras un
idadesdaadm
inis
tração púb
lica
.
Compe
tênc
iadeass
ina
tura
: Gove
rnado
r,P
rocu
rado
r,Sec
retá
riode
89
Es
tado
, Sec
retá
rio Ad
jun
to, Che
fe de Gab
ine
te, Coo
rdenado
r,
P
res
iden
te, Ge
ren
te, a
té o meno
r n
íve
l de che
fia
/di
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idadeou
agen
tecompe
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tedaadm
inis
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.177
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,ar
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,II
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ien
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inis
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.177
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i10
.177
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,II
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.
90
Memo
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te, Coo
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iden
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, Ge
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vá
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.
Re
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,
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ia de ass
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.
91
Reque
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te compe
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inis
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(Le
i10
.177
/98
,ar
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,II
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.
Requ
isição: Documen
to quereg
ist
ra ped
ido de ma
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p
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. Compe
tênc
ia de ass
ina
tura
: Au
tor
idadeou
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tecompe
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tedaadm
inis
tração(Le
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.177
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,ar
t.12
,II
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.
Pa
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r: Documen
toquereg
ist
raop
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ial
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,se
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. Compe
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ia de ass
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:
Au
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idadeouagen
tecompe
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.177
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,
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,II
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.
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it
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descen
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lec
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l
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ica
, a ou
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.177
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,
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.
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lano:P
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imen
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lidade de
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p
revendo ação a se
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lizada
. Compe
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ia de ass
ina
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:
Au
tor
idadeouagen
tecompe
ten
tedaadm
inis
tração(Le
i10
.177
/98
,
a
rt.12
,II
,b)
.
92
P
roje
to: Emp
reend
imen
to a se
r rea
lizado den
tro de um
de
term
inado esquema que
, em ge
ral
, compo
rta p
lane
jamen
to,
pesqu
isa
, p
repa
ro e e
labo
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. Pode se
r a
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ite
tôn
ico
,
educac
iona
l, técn
ico
,cien
tíf
ico
, a
rtís
tico
, e
tc. Compe
tênc
ia de
ass
ina
tura
: Au
tor
idade ou agen
te compe
ten
te daadm
inis
tração
(Le
i 10
.177
/98
,ar
t.12
,II
,b)
.
P
rog
rama: Expos
ição sumá
ria de i
tens con
jugados a se
rem
cump
ridos em p
razo p
rev
isto
. Compe
tênc
ia de ass
ina
tura
:
Au
tor
idadeouagen
tecompe
ten
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inis
tração(Le
i10
.177
/98
,
a
rt.12
,II
,b)
.
Reso
lução: Documen
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ist
ra a
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tra
tivo pa
ra
d
isc
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ina
r ma
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tênc
ia de ass
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tura
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, P
rocu
rado
r
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tado
, Re
ito
r de Un
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i 10
.177
/98
,ar
t.12
,
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,b)
.
Te
rmo: Documen
toquereg
ist
rauma
toadm
inis
tra
tivo
, con
tra
tua
l,
de a
jus
te ou uma von
tade da Adm
inis
tração
. Compe
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ia de
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: Au
tor
idade ou agen
te compe
ten
te da adm
inis
tração
(Le
i10
.177
/98
,ar
t.12
,II
,b)
.
DOCUMENTOS COMPOSTOS
Doss
iê: Documen
to que nãot
ram
ita
, emque sereúnem peças
documen
tais de na
tureza d
ive
rsa
, pa
ra umaf
ina
lidade espec
íf
ica
.
Compe
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ia de ass
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tura
: Au
tor
idade ou agen
tecompe
ten
te da
adm
inis
tração(Le
i10
.177
/98
,ar
t.12
,II
,b)
.
93
Exped
ien
te: Documen
to quet
ram
ita pa
rain
forma
re/ou co
lhe
r
man
ifes
tações
, podendo es
tar ou não acompanhado de ou
tros
documen
tos
,reun
idos emto
rno de uma a
tiv
idade
, demanda ou
in
teressado
. Compe
tênc
ia de ass
ina
tura
: Au
tor
idade ou agen
te
compe
ten
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inis
tração(Le
i10
.177
/98
,ar
t.12
,II
,b)
.
P
rocesso: Documen
to de ca
ráte
r dec
isó
rio em que sereúnem
,
com a so
lic
itação de au
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idade compe
ten
te, documen
tos de
na
tureza d
ive
rsa
, que t
ram
itam no decu
rso de uma ação
adm
inis
tra
tiva
. Compe
tênc
ia de ass
ina
tura
: Gove
rnado
r,
Sec
retá
rio de Es
tado
, Sec
retá
rio Ad
jun
to, Che
fe de Gab
ine
te,
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r, Au
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idade a
té o n
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ire
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Se
rviço
,ou
troscasosemquehouve
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ive
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ísica ou
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idade ou agen
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ten
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, de 19 de ou
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te/asse
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islacao
/Dec
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o_22789_de_19_de_ou
tub
ro_1984
.pd
f>>
. Acessoem18 ma
r.2019
.
SÃOPAULO(Es
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. Dec
reto n
. 29
.838
, de 18 de ab
ril de 1989
.
D
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. Acessoem18 ma
r.2019
.
SÃOPAULO(Es
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.897
,de27deagos
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islacao
/Dec
ret
o_48897_de_27_de_agos
to_de_2004
.pd
f>>
. Acesso em 18 ma
r.
2019
.
97
SÃO PAULO(Es
tado
). Dec
reto n
. 48
.898
, de 27 de agos
to 2004
.
Ap
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lano de C
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islacao
/Dec
ret
o_48898_de_27_de_agos
to_de_2004
.pd
f>>
. Acesso em 18 ma
r.
2019
.
SÃOPAULO(Es
tado
). Dec
reto n
. 58
.052
, de 16 de ma
io de 2012
.
Regu
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.12
.527
,de18denovemb
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islacao
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f8dcbd4e
f45
f83257a010046e
f75?O
penDocumen
t>>
. Acessoem18 ma
r.2019
.
SÃOPAULO(Es
tado
). Dec
reto n
. 60
.334
, de 03 de ab
ril de 2014
.
Ap
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te/asse
ts/
leg
islacao
/Dec
ret
o_60334_de_3_%20de_ab
ri
l_2014
.pd
f>>
. Acessoem18 ma
r.2019
.
SÃO PAULO(Es
tado
). Dec
reto n
. 63
.382
, de 9 de ma
io de 2018.
Subs
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i osanexos do Dec
reto n
. 48
.898
, de 27 deagos
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,
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ivoes
tado
.sp
.gov
.br
/si
te/asse
ts/
leg
islacao
/99_De
c_63382_de_09_05_2018
.pd
f>>
. Acessoem18 ma
r.2019
.
98
SÃOPAULO(Es
tado
). Dec
reto n
. 64
.335
, de 31 deju
lho de 2019.
Ins
titu
i oP
rog
rama SP SemPape
l,seu Com
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ivoes
tado
.sp
.gov
.br
/si
te/asse
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islacao
/64555
.
pd
f>>
. Acessoem02 ago
.2019
.
SÃO PAULO (Es

tado
). A
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lico do Es
tado
. Ins
trução
Norma
tiva APE/SAESP n
.1,de 10 de março de 2009.Es
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ivoes
tado
.sp
.gov
.br
/si
te/asse
ts/
leg
islacao
/Ins
truc
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rma
tiva_10_3_2009
.pd
f>>
. Acessoem18 ma
r.2019
.
SÃO PAULO (Es

tado
). A
rqu
ivo Púb
lico do Es
tado
. Po
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ria
UAPESP/SAESP n
.2, de 04 de dezemb
ro de 2018. D
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tado
.sp
.gov
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/si
te/asse
ts/
leg
islacao
/105_Po
r
ta
ria_UAPESPSAESP_2_de_04_12_2018
.pd
f>. Acesso em 18 ma
r.
2019
.
SÃO PAULO(Es
tado
). Sec
reta
ria de Gove
rno
. Reso
lução SG
-57
, de
30 dese
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ro de 2019
. Ap
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.sp
.gov
.br
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te/asse
ts/
leg
islacao
/Reso
lucao
SG_Manua
l_SPSemPape
l.pd
f.pd
f>. Acessoem
:01ou
t.2020
.
99
ANEXO
DECRETO Nº 64
.355
, DE 31 DEJULHO DE 2019
Ins
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rama SP Sem Pape
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tãodocumen
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Púb
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inis
tração Púb
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tal
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imen
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ísica
,
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ica
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igi
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V
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s
istemaes
táope
rac
iona
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comore
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ia;
10
1
V
II– documen
toa
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ivís
tico
:documen
todea
rqu
ivoaquesere
fere
oinc
isoIX do a
rtigo 3º do Dec
reto nº 58
.052
, de 16 de ma
io de
2012
;
V
III– documen
tod
igi
tal
:documen
tocod
if
icadoemd
ígi
tosb
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rios
,
acess
íve
lein
terp
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lpo
r me
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tac
iona
l;
IX – documen
to d
igi
tal
izado
: documen
to ob
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conve
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tal
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rando uma f
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tona
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igi
tal
:documen
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,podendose
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;
b
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,quandoinco
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istemas
,po
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me
tadadosdereg
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icaçãoea
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X
I – fo
rma
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rqu
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:reg
ras e pad
rões desc
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rma
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igi
tal
,
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,fechado
,prop
rie
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ron
izado
;
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II – ges
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: con
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to de p
roced
imen
tos e
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lat
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rodução
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if
icação
, ava
liação
,
t
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itação
,uso
,arqu
ivamen
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iona
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ien
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a
rqu
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III – in
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: p
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lte
rado
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IV –leg
ibi
lidade
: qua
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il
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itu
ra
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to;
XV – me
tadados
: dados es
tru
turados que desc
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r, ge
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I– p
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lóg
icas e
f
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il
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,comv
istasà p
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rac
ter
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icas
10
2
f
ísicas
,lóg
icas e conce
itua
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igi
tais pe
lotempo
necessá
rio
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XV
II – p
rocesso e
let
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: sucessão de a
tos reg
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rados e
d
ispon
ibi
lizados em me
io e
let
rôn
ico
,in
teg
rado po
r documen
tos
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igi
taisoud
igi
tal
izados
;
XV
III– p
rocesso h
íbr
ido
:con
jun
toconce
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lmen
teind
ivis
íve
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documen
tos d
igi
tais e não d
igi
tais
, reun
idos em sucessão
c
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icamen
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tésuaconc
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tigo 3º – Sãoob
jet
ivosdoP
rog
rama SP SemPape
l:
I– p
roduz
ir documen
tos e p
rocessos e
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ranspa
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,semp
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I – imp
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ia e ce
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I
II – assegu
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tor
ia, da au
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, da
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ispon
ibi
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tais
,obse
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ifede
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.527
,de18
denovemb
rode2011
;
IV – assegu
rar a ges
tão
, a p
rese
rvação e a segu
rança de
documen
tosep
rocessose
let
rôn
icosnotempo
.
Ar
tigo 4º – Ac
lass
if
icaçãodain
formaçãos
igi
losaeap
roteçãode
dadospessoa
isnoamb
ien
ted
igi
taldeges
tãodocumen
taldeges
tão
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talobse
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rãoasd
ispos
içõesdaLe
ifede
ralnº12
.527
,de
18denovemb
rode2011
,do Dec
retonº58
.052
,de16de ma
iode
2012
,edasdema
isno
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is.
Ar
tigo 5º – A au
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ia, a au
ten
tic
idade e a in
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10
3
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rov
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ria nº 2
.200
-2, de 24 de agos
to de 2001
,
p
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ipó
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to.
§1º–Od
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ou
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u
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r me
iodeusuá
rioesenha
.
§ 2º – Os documen
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igi
tais ass
inados e
let
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rma des
te a
rtigose
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Ar
tigo 6º – Osa
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tal de ges
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rotoco
loem
it
idope
lo
s
istema
.
§ 1º – Sa
lvo d
ispos
içãolega
louregu
lamen
taremcon
trá
rio
,oa
to
ase
rpra
ticadoemp
razode
term
inadose
rácons
ide
radotempes
tivo
serea
lizado a
té asv
inteet
rês ho
rasec
inquen
tae nove m
inu
tos
doú
lt
imod
iadop
razo
,noho
rár
ioo
fic
ialde B
ras
íl
ia.
§2º– Nah
ipó
tesep
rev
istano§1ºdes
tea
rtigo
,casoos
istemase
to
rne ind
ispon
íve
l po
r mo
tivo técn
ico
, o p
razo se
rá
au
toma
ticamen
tep
ror
rogadoa
téasv
inteet
rêsho
rasec
inquen
ta
e nove m
inu
tos do p
rime
iro d
ia ú
ti
l segu
inte ao do re
torno da
d
ispon
ibi
lidade
.
§ 3º – Usuá
rios não cadas
trados no amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão
documen
taldeges
tãodocumen
talte
rãoacesso
,nafo
rmadale
i,a
documen
tos e p
rocessos e
let
rôn
icos po
r me
io de a
rqu
ivo em
fo
rma
to d
igi
tal
, d
ispon
ibi
lizado pe
lo ó
rgão ou en
tidade da
Adm
inis
traçãoPúb
licade
ten
tordodocumen
to.
10
4
Ar
tigo 7º - O p
roced
imen
to de d
igi
tal
ização obse
rva
rá as
d
ispos
ições daLe
ifede
ral nº 12
.682
, de 9 deju
lho de 2012
, bem
como os c
rité
riostécn
icos de
fin
idos pe
lo Com
itê de Gove
rnança
D
igi
talaquea
ludeoa
rtigo13des
tedec
reto
,devendop
rese
rva
ra
in
teg
ridade
,aau
ten
tic
idade
,aleg
ibi
lidadee
,sefo
rocaso
,os
igi
lo
dodocumen
tod
igi
tal
izado
.
§ 1º – A d
igi
tal
ização de documen
tosreceb
idos ou p
roduz
idos no
âmb
itodaAdm
inis
traçãoPúb
licase
ráacompanhadadacon
ferênc
ia
dain
teg
ridadedodocumen
to.
§2º– Acon
ferênc
iadain
teg
ridadeaquea
ludeo§1ºdes
tea
rtigo
deve
ráreg
ist
rarsehouveex
ibiçãodedocumen
too
rig
ina
l,decóp
ia
au
ten
ticada po
r se
rviços no
tar
iais e de reg
ist
ro, de cóp
ia
au
ten
ticadaadm
inis
tra
tivamen
teoudecóp
ias
imp
les
.
§3º– Nad
igi
tal
izaçãodedocumen
tos
,obse
rva
r-se-áosegu
inte
:
1
. osresu
ltan
tes de o
rig
ina
lse
rãocons
ide
radoscóp
iaau
ten
ticada
adm
inis
tra
tivamen
te;
2
. osresu
ltan
tes decóp
ia au
ten
ticada po
rse
rviços no
tar
iais e de
reg
ist
rose
rãocons
ide
radoscóp
iaau
ten
ticadaadm
inis
tra
tivamen
te;
3
.osresu
ltan
tesdecóp
ias
imp
lesse
rãoass
imcons
ide
rados
.
§4º– Oagen
tepúb
licoquerecebe
rdocumen
tonãod
igi
taldeve
rá
p
rocede
r à suaimed
iata d
igi
tal
ização
, res
titu
indo o o
rig
ina
l ao
in
teressado
.
§5º– Nah
ipó
tesedese
rinv
iáve
lad
igi
tal
izaçãoouares
titu
içãodo
documen
tonãod
igi
tal
,es
tef
ica
rásobgua
rdadoó
rgãoouen
tidade
da Adm
inis
tração Púb
lica
, podendo se
r e
lim
inado após o
cump
rimen
to de p
razos de gua
rda p
rev
istos nas Tabe
las de
Tempo
ral
idadede Documen
tosda Adm
inis
traçãoPúb
licadoEs
tado
de São Pau
lo, das a
tiv
idades
-me
io e das a
tiv
idades
-fim a quese
re
ferem
,respec
tivamen
te,os Dec
retosnº48
.898
,de27deagos
to
de2004
,enº48
.897
,de27deagos
tode2004
.
10
5
Ar
tigo 8º – O in
teressado pode
rá env
iar e
let
ron
icamen
te
documen
tosd
igi
tal
izadospa
rajun
tadaap
rocessoe
let
rôn
ico
.
§1º – Oteo
reain
teg
ridadedosdocumen
tosd
igi
tal
izadossãode
responsab
il
idade doin
teressado
, que responde
rá po
r even
tua
is
f
raudesnoste
rmosdale
i.
§2º– Osdocumen
tosd
igi
tal
izadosenv
iadospe
loin
teressadote
rão
va
lordecóp
ias
imp
les
.
§ 3º – A ap
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tação do o
rig
ina
l do documen
to d
igi
tal
izadose
rá
necessá
ria quando ale
i exp
ressamen
te oex
igi
r, ou nas h
ipó
teses
p
rev
istasnosa
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tedec
reto
.
Ar
tigo 9º – Ain
teg
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to d
igi
tal
izado pode
rá se
r
impugnada med
ian
te a
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tada de adu
lte
ração
,
h
ipó
teseemquese
ráins
tau
rado
,noâmb
itodorespec
tivoó
rgãoou
en
tidadeda Adm
inis
traçãoPúb
lica
,proced
imen
topa
rave
rif
icação
.
Ar
tigo 10 – Os ó
rgãos e en
tidades da Adm
inis
tração Púb
lica
pode
rão
, mo
tivadamen
te, so
lic
ita
r a ex
ibição do o
rig
ina
l de
documen
to d
igi
tal
izado ou env
iado e
let
ron
icamen
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lo
in
teressado
.
Ar
tigo 11 – Noscasosdeind
ispon
ibi
lidadedoamb
ien
ted
igi
talde
tão documen
ges tal de ges
tão documen
tal
, os a
tos pode
rão se
r
p
rat
icadosem me
iof
ísico
,procedendo
-se à opo
rtuna d
igi
tal
ização
noste
rmosdoa
rtigo7ºdes
tedec
reto
.
Pa
rág
rafoún
ico– Osdocumen
tosnãod
igi
taisp
roduz
idosnafo
rma
p
rev
ista no“capu
t” des
te a
rtigo
, mesmo após sua d
igi
tal
ização
,
deve
rão cump
rir os p
razos de gua
rda p
rev
istos nas Tabe
las de
Tempo
ral
idadede Documen
tosda Adm
inis
traçãoPúb
licadoEs
tado
de São Pau
lo, das a
tiv
idades
-me
io e das a
tiv
idades
-fim a quese
re
ferem
,respec
tivamen
te,os Dec
retosnº48
.898
,de27deagos
to
de2004
,enº48
.897
,de27deagos
tode2004
.
10
6
Ar
tigo 12 – No amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão documen
tal de ges
tão
documen
tal
, os documen
tos se
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lass
if
icados de
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rdo com os P
lanos de C
lass
if
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Adm
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licadoEs
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lo,dasa
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-me
io
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tiv
idades
-fim
, a que se re
ferem
, respec
tivamen
te, os
Dec
retosnº48
.898
,de27deagos
tode2004
,enº48
.897
,de27
deagos
tode2004
.
§ 1º – Os documen
tos d
igi
tais se
rão assoc
iados a me
tadados
desc
rit
ivos
,af
imdeapo
iarsuaiden
tif
icação
,indexação
,presunção
deau
ten
tic
idade
,prese
rvaçãoein
terope
rab
il
idade
.
§ 2º – O a
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to, a segu
rança e a p
rese
rvação de
documen
tos d
igi
tais cons
ide
rados de va
lor pe
rmanen
te deve
rão
obse
rva
rasno
rmaseospad
rõesde
fin
idospe
la Un
idadedoA
rqu
ivo
Púb
licodoEs
tado
.
§3º– Osdocumen
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igi
taisse
rãoe
lim
inadosnosp
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rev
istos
nas Tabe
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ral
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tração
Púb
licado Es
tado de SãoPau
lo,dasa
tiv
idades
-me
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tiv
idades
-
f
im,aquesere
ferem
,respec
tivamen
te,os Dec
retosnº48
.898
,de
27deagos
tode2004
,enº48
.897
,de27deagos
tode2004
.
Ar
tigo13 – F
icains
titu
ído
,jun
toàSec
reta
riade Gove
rno
,oCom
itê
de Gove
rnança D
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ramaSPSemPape
l,comassegu
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ições
:
I– p
ropo
rpo
lí
ticas
,es
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ias
,ações
,proced
imen
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p
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igi
tal
;
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tão
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tua
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igi
tal de ges
tão documen
tal de ges
tão
documen
tal
;
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II– con
tro
larosr
iscosdeco
rren
tesdadeg
radaçãodosupo
rte
,da
obso
lescênc
ia tecno
lóg
ica e da dependênc
ia de fo
rnecedo
r ou
fab
rican
te;
10
7
IV – f
ixa
r d
ire
trizes e pa
râme
tros a se
rem obse
rvados nos
p
roced
imen
tosdeimp
lan
taçãoe manu
tençãodoP
rog
rama SP Sem
Pape
l;
V– p
romove
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rticu
lação e a
linhamen
to de ações es
tra
tég
icas
re
lat
ivas ao P
rog
rama SP Sem Pape
l, em con
form
idade com a
po
lí
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tadua
ldea
rqu
ivoseges
tãodocumen
tal
;
V
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lisa
rpropos
tas ap
resen
tadas po
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tidades da
Adm
inis
tração Púb
lica
, re
lat
ivas ao amb
ien
te d
igi
tal de ges
tão
documen
tal de ges
tão documen
tal
, em
it
indo pa
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r técn
ico
conc
lus
ivo
;
V
II– d
isc
ipl
ina
rap
roduçãodedocumen
tosoup
rocessosh
íbr
idose
ap
rova
rosc
rité
riostécn
icosase
remobse
rvados nop
roced
imen
to
ded
igi
tal
ização
;
V
III – man
ifes
tar
-se
, quando p
rovocado
, sob
re h
ipó
teses não
d
isc
ipl
inadasnes
tedec
reto
,re
lat
ivasaoamb
ien
ted
igi
taldeges
tão
documen
taldeges
tãodocumen
tal
.
Pa
rág
rafo ún
ico – O Depa
rtamen
to de Ges
tão do S
istema de
A
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ivosdoEs
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rqu
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licodo
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tado
,fo
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rá o apo
io necessá
rio ao Com
itê de Gove
rnança
D
igi
talpa
radesempenhodesuasa
tribu
ições
.
Ar
tigo 14 – O Com
itê de Gove
rnança D
igi
talse
ráin
teg
rado po
r
rep
resen
tan
teserespec
tivossup
len
tesdes
ignadospe
lo Sec
retá
rio
de Gove
rno
,nasegu
intecon
form
idade
:
I– 3(
três
)da Sec
reta
riade Gove
rno
,sendo
:
a
)1(um
)do Gab
ine
tedo Sec
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rio
,quecoo
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ráost
raba
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;
b
)o Coo
rdenado
rda Un
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rqu
ivoPúb
licodo Es
tado
,órgão
cen
tra
ldo S
istemade A
rqu
ivosdoEs
tadode SãoPau
lo– SAESP
;
c
) 1 (um
) da Coo
rdenação de Tecno
log
ia da In
formação e
icação – CT
Comun IC;
I
I– 1(um
)daSec
reta
riadaFazendaeP
lane
jamen
to,ind
icadope
lo
T
itu
lardaPas
ta;
10
8
I
II – 1 (um
) da P
rocu
rado
ria Ge
ral do Es
tado
,ind
icado pe
lo
P
rocu
rado
r Ge
raldoEs
tado
;
IV– 1(um
)da Companh
iadeP
rocessamen
tode DadosdoEs
tado
de SãoPau
lo– PRODESP
.
§ 1º – Oreg
imen
toin
terno do Com
itê de Gove
rnança D
igi
talse
rá
ap
rovado med
ian
tereso
luçãodo Sec
retá
riode Gove
rno
.
§ 2º – O Com
itê de Gove
rnança D
igi
tal pode
rá conv
ida
r
espec
ial
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rgãoseen
tidadesda Adm
inis
traçãoPúb
licapa
ra,
sem p
reju
ízo de suas a
tribu
ições na o
rigem
, con
tribu
ir no
desenvo
lvimen
todeaçõesoup
roje
tosespec
íf
icos
.
§3º– Orep
resen
tan
teousup
len
teaquesere
fereoinc
isoIVdes
te
a
rtigopa
rtic
ipa
rádasde
libe
raçõesdoCom
itêde Gove
rnança D
igi
tal
nash
ipó
tesesemquenãohouve
rcon
fl
itodein
teresses
,obse
rvado
od
ispos
tonoa
rtigo18des
tedec
reto
.
§ 4º – Apa
rtic
ipação no Com
itê de quet
rataes
tea
rtigo nãose
rá
remune
rada
, mascons
ide
radase
rviçopúb
licore
levan
te.
Ar
tigo 15 – À Un
idadedo A
rqu
ivoPúb
licodoEs
tadode SãoPau
lo
cabe
:
I– sec
reta
ria
rasa
tiv
idadesdo Com
itêde Gove
rnança D
igi
tal
;
I
I – assesso
rar o Com
itê de Gove
rnança D
igi
tal naf
ixação de
d
ire
trizes e pa
râme
tros de imp
lemen
tação e manu
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tal de ges
tão documen
tal de ges
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tal
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con
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tica es
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l de a
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tão
documen
tal
;
I
II– p
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ron
ização da p
rodução de
documen
tos d
igi
tais
, defo
rma coo
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inis
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IV– aux
il
iareo
rien
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tidades da Adm
inis
tração
Púb
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tação
, execução e manu
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rog
rama SP
Sem Pape
l, obse
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libe
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itê de Gove
rnança
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tal
;
10
9
V– p
romove
res
tudosep
ropo
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riospa
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,
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rab
il
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, aná
liset
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ica
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tosd
igi
tais
.
§ 1º – O Coo
rdenado
r da Un
idade do A
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trin
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§ 2º – Ainc
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losdedocumen
tosd
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tãodocumen
taldeges
tãodocumen
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.897
,de27deagos
tode2004
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Ar
tigo 16 – Às Com
issõesdeAva
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inis
tração Púb
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.838
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ri
l
de1989
,nº48
.897
,de27deagos
tode2004
,enº58
.052
,de16
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,nosseusrespec
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tão documen
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tais
, obse
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ispos
to
nos§§1ºe2ºdoa
rtigo15des
tedec
reto
.
Ar
tigo 17 – Às un
idades de p
rotoco
lo dos ó
rgãos e en
tidades da
Adm
inis
tração Púb
licacabe mon
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11
0
Ar
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tidades da Adm
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tração Púb
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tal de ges
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Ar
tigo 19 – A manu
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tal de ges
tão documen
tal de ges
tão documen
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Pa
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inis
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tal
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Ar
tigo 20 – O rep
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5

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MANUAL BÁSICO DE OPERAÇÕES

SISTEMA DOCUMENTOS DIGITAIS

Atenção: Recomenda-se o uso do navegador Google Chrome.

1.2. PÁGINA DE ACESSO: ENTRAR

1.3. RECUPERAR A SENHA

Na página seguinte, os usuários deverão informar o CPF, fazer a verificação de segurança

Os usuários deverão preencher o código de verificação e demais informações necessárias e, então,

Na página seguinte, serão carregados, automaticamente, a matrícula do usuário e o e-mail

1.6. NAVEGAR POR MAIS DE UMA UNIDADE

1.7. GESTÃO DE IDENTIDADE

É possível efetuar “Cadastro de Cargo”, “Cadastro de Unidade”, “Cadastro de Função de

Atenção: Se o administrador local quiser pesquisar todos os cargos já cadastrados no

Após clicar em “Pesquisar”, aparecem os resultados da pesquisa na seção “Cargos cadastrados”. Se

1.7.2. CADASTRO DE UNIDADE

Atenção: Se o administrador local quiser pesquisar todas as unidades já cadastradas no

A unidade também poderá ser inativada ao clicar em “Inativar”.

Pronto, essa unidade não receberá documentos tramitados!

Atenção: Se o administrador local quiser pesquisar todas as funções de confiança já cadastradas no

1.7.4. CADASTRO DE PESSOA

Atenção: Se o administrador local quiser pesquisar todos os usuários já cadastrados no

Após clicar em “Pesquisar”, aparecem os resultados da pesquisa na seção “Pessoas cadastradas”. Se

Para cadastrar determinado usuário, o administrador local deve clicar em “Incluir”.

É fundamental que o cargo, a função de confiança e a unidade do usuário já estejam cadastrados no

1.7.5. ENVIO DE E-MAIL PARA NOVOS USUÁRIOS

1.8. CONFIGURAÇÕES PARA RECEBER NOTIFICAÇÃO POR E-MAIL

Atenção: A configuração das notificações consideradas de “Recebimento obrigatório” é realizada de

1.9. CADASTRO DE MARCADOR LOCAL

Para iniciar a criação de um marcador local, no “MENU”, clique em “Ferramentas” e, em seguida,

Em seguida, preencha os “Dados do Marcador” e clique em “OK”.

O(s) marcador(es) criado(s) pelo usuário da unidade estará(ão) disponível(is) na funcionalidade

Se necessária a edição ou a exclusão de um determinado marcador, retorne à relação de

O usuário também poderá acompanhar o histórico de edição ao clicar no ícone correspondente a

Este símbolo é visualizado na coluna “Origem” e indica que o prazo de devolução do

Este símbolo é visualizado na coluna “Situação” e indica que o documento possui

Este símbolo é visualizado na coluna “Número” e indica que o documento é

Este símbolo é visualizado na coluna “Número” e indica que o documento é avulso.

Ao clicar sobre o link do número, o usuário é direcionado à página de resultados de pesquisa e a

Atenção: Ao escolher um modelo, o sistema atribuirá automaticamente ao documento sua

Os modelos referentes às atividades-meio estão disponíveis e são comuns a todos os usuários. Já os

2.4. INCLUIR DADOS INICIAIS E REDIGIR O DOCUMENTO

Responsável pela Assinatura: informe a matrícula ou o nome do responsável pela assinatura do

Pronto! O campo “Responsável pela Assinatura” será preenchido.

- Informar o nome do “Texto Padrão” e clicar no botão “OK”.

As notas de rodapé serão exibidas nos documentos, conforme segue:

2.5. EDITAR DOCUMENTO

Atenção: Apenas o responsável pela assinatura poderá excluir o documento.

2.6.1. EXCLUIR DOCUMENTO TEMPORÁRIO

2.6.4. CANCELAR DOCUMENTO ASSINADO OU AUTENTICADO

Atenção: Apenas o responsável pela assinatura pode cancelar um documento.

Ao solicitar o cancelamento de um documento, o usuário deve informar o motivo e clicar em “OK”.

2.8. ASSINAR DOCUMENTO

Será apresentada a seguinte página com o documento criado.

Para assinar, clique no botão “Assinar”.

Após a assinatura, o documento está pronto para o devido encaminhamento.

Ao selecionar a disponibilização de protocolo, será exibida uma mensagem de confirmação. Clique

Quando o interessado externo protocolar uma solicitação de serviço, além de acompanhar o

2.8.2. ASSINAR DOCUMENTO COMO SUBSTITUTO

Após o preenchimento dos demais campos necessários à criação do documento, finalize o

2.8.3. GERENCIAR POSSÍVEIS SUBSTITUTOS

Na próxima página, clique em “Incluir”.

2.8.3.1. ACESSANDO A MESA VIRTUAL DO SUBSTITUTO E ASSINANDO DOCUMENTOS

Assim, o substituto pode movimentar e assinar os documentos que são de responsabilidade do

O sistema apresenta a página a seguir para a seleção do cossignatário. No campo “Cossignatário”,