O Papel do Arquivo na Gestão de Documentos

O Problema

Conforme estabelecido em Lei, a Gestão de Documentos está directamente ligada com o uso de
técnicas arquivísticas, que facilitam a localização, o acesso a informações, o relacionamento com
outros documentos e evitam perdas, prazos e acúmulo de documentos desnecessários. (SANTOS,
2002).

Entretanto, o uso adequado destas técnicas constitui um verdadeiro desafio para o serviço
Distrital de educação, Juventude e tecnologia Meluco colocando em causa a conservação,
localização e acesso a informação importante para a tomada de decisão, como resultado de
gestão inadequado dos documentos.

No que se refere a conservação, de referir que o recebimento e arquivamento face a desordem na

distribuição das tarefas, desconhecimento das normas por parte dos funcionários envolvidos feito
em arquivos inadequados, isto é, sem obedecer as especificidades de cada documento.

Nesta óptica de ideia de acordo com Freiberger(2012:32) e MIRANDA(2010) para que haja um
bom desempenho das funções no sistema de arquivamento, dois requisitos são essenciais, neste
caso, o primeiro afirma que o funcionário deve ter total e profundo conhecimento da organização
da empresa na qual trabalha.

Por sua vez, este fenómeno nos remete a dificuldade na localização de tais documentos, isso é
evidente por vezes o tempo que se leva para encontrar os documentos e nalguns casos resultam
na perca dos mesmos.

Num contexto macro, afecta o acesso a informação ao público no geral bem como os diversos
órgãos do estado deste às de base até as centras. Especificamente as direcções das escolas e os
departamentos internos afectando significativamente a tomada de decisão por parte dos seus
superiores hierárquicos. E em última análise os propósitos a que a organização pretende alcançar
são severamente afectados.

Nesse contexto, a pesquisa vai se motiva em compreender: qual a função e as atribuições do

arquivo na função pública, e como ele pode assumir um papel estratégico, tornando-se
um dos articuladores da gestão dedocumentos.