Guia de boas pratica

Leia a seguir as orientações e observações relativas à fase de Preparação da

Avaliação Virtual, contemplando os seguintes temas:

Disponibilidade informada pelo avaliador e aceite da designação

Ofício de designação
Formulário Eletrônico
Análise Preliminar
Contato com a IES e agenda da visita
Ocorrência de avaliações simultâneas
Acesso e controle sobre a sala de videoconferência
1 - PREPARAÇÃO DA AVALIAÇÃO

A imagem abaixo é uma representação organizada do conteúdo encontrado nesta seção,

destacando quem tem ação prioritária nos temas, a partir de duas imagens:

1.1 - Disponibilidade informada pelo avaliador e aceite da designação

Desenvolvida inicialmente como alternativa às restrições à mobilidade e interações

social no contexto pandêmico, a avaliação externa in loco virtualizada acabou sendo
institucionalizada, pelos resultados exitosos que obteve na agilização do fluxo
avaliativo e na minimização de outros obstáculos de ordem logística à realização
das avaliações, em especial o atendimento a municípios de difícil acesso, pela
baixa disponibilidade de meios de transportes, por dificuldades geográficas ou
contingências meteorológicas restritivas.

A operacionalização, o monitoramento e o controle da Avaliação Externa Virtual in

Loco continuarão sendo realizados pela CGAV. E não haverá mudanças nos
procedimentos de indicação da disponibilidade no Sistema e-MEC e na sistemática de
designação. Continua sendo muito importante cumprir o compromisso com o período
indicado e responder o quanto antes à designação no sistema.

Atenção: pelo trabalho desenvolvido na avaliação externa virtual, os membros de

comissões continuarão recebendo o mesmo valor pago anteriormente pela visita in
loco presencial, sob a forma de Auxílio de Avaliação Educacional - AAE (fixado pelo
Decreto nº 6.092, de 2007), após a entrega do relatório final. Só não serão pagas
diárias e passagens, por não haver deslocamento.
1.2 - Ofício de designação

O ofício de designação permanece um documento de essencial leitura por parte dos

avaliadores. O ofício contém as informações e orientações básicas da avaliação a
ser realizada. Isso inclui dados da avaliação, contatos dos representantes da
instituição e do curso, endereço da IES/curso, entre outros, devendo portanto não
ser compartilhado por conter informações restritas.

Atenção: o ofício não contém mais informações sobre passagens, diárias,

ressarcimentos de trechos terrestres, entre outros procedimentos que não fazem
parte desse novo modelo de avaliação.

1.3 - Formulário Eletrônico

A institucionalização da Avaliação Externa Virtual in loco não trará mudanças ao

Formulário Eletrônico (FE) de avaliação. É indispensável que as informações e dados
necessários à caracterização da IES ou curso sejam preenchidos pela instituição nos
prazos determinados pela Portaria Normativa nº 840/2018, e em consonância com o
Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) ou com o Projeto Pedagógico de Curso
(PPC). Os dados e informações fornecidos e os documentos apensados no FE serão
preliminarmente estudados pela comissão e em seguida verificados no decorrer da
avaliação externa virtual.

A Comissão deve se dedicar a uma leitura cuidadosa, sobretudo para nortear-se

frente aos aspectos que requeiram maiores esforços de evidenciação. O FE não
integra o instrumento de avaliação, constituindo-se como ponto de partida potencial
para a demonstração de atendimento dos atributos previstos em cada indicador do
instrumento.

Os dados obtidos no FE podem ser usados para guiar as indagações iniciais da

Comissão nas entrevistas e reuniões e suscitar os primeiros apontamentos da IES
sobre cada atributo a ser demonstrado. Isso não implica reduzir o escopo de
verificações, pois continuam cabendo à IES e à Comissão, em um esforço
compartilhado e corresponsável, apresentar, cotejar e analisar todas as evidências
disponíveis para respaldar a atribuição do conceito pertinente.

1.4 - Análise Preliminar

A Análise Preliminar, desenhada para subsidiar as decisões regulatórias e o

processo avaliativo, não passará por mudanças em sua configuração no formato
virtual. As informações que compõem essa etapa continuam sendo aquelas elencadas no
tópico 4 da Nota Técnica nº16, CGACGIES/DAES, de dezembro de 2017.

A Análise Preliminar tem como finalidade oferecer uma síntese da missão, objetivos,
histórico, características e prioridades da instituição ou do curso avaliado.
Abarca os elementos fundamentais para a compreensão do modo de constituição da IES
ou curso e de suas condições para o funcionamento. As informações utilizadas na
Análise Preliminar estão presentes nos documentos apensados ao processo, mas seu
preenchimento no Formulário Eletrônico de avaliação (FE) é de responsabilidade dos
avaliadores. Essa análise deve ser elaborada previamente e, quando necessário,
essas informações deverão ser complementadas durante a avaliação virtual.

1.5 - Contato com a IES e agenda da visita

Tal como no formato presencial, com antecedência mínima de sete dias, o contato com
a IES deve ser estabelecido para a confirmação da agenda da visita e informes
preparatórios. Nessa oportunidade, o ponto focal da comissão comunica aos
representantes da IES ou Curso sobre a necessidade de disponibilização de alguns
documentos além dos já apensados no sistema e-MEC. Exemplos nesse sentido são os
relatórios de estudos e de avaliações internas expressamente citados nos critérios
de análise de alguns indicadores.

Atenção: a IES providenciará a transferência desses arquivos para o meio virtual a

partir de sete dias antes da visita virtual e até o último dia da visita, conforme
demandas da Comissão. Para esse compartilhamento seguro de documentos com a
Comissão, a IES utilizará seu meio próprio de armazenamento em nuvem. Recomenda-se
que nessa postagem, a IES organize os arquivos em pastas, de acordo com os temas e
atividades de verificação elencados na agenda de visita.

SUGESTÃO: que as pastas com os documentos disponibilizados pela IES sigam a lógica
do respectivo instrumento, sendo organizadas por dimensão ou eixo, abordando os
respectivos indicadores e que se organize uma pasta com os principais documentos
institucionais relevantes ao processo avaliativo.

1.6 - Ocorrência de avaliações simultâneas

Cabem aqui algumas observações sobre a ocorrência na mesma instituição de

avaliações externas virtuais simultâneas: dada a aleatoriedade do sistema de
designação, instituições maiores, com processos autorizativos de mais de um curso
tramitando paralelamente no e-MEC, podem vir a receber diferentes comissões
avaliadoras in loco ou avaliações externas virtuais em um mesmo período. As
comissões simultâneas são viabilizadas com o alinhamento prévio e com a realização
de reuniões e atividades de verificação conjuntas entre a IES e os avaliadores das
comissões.

O que se espera nesses casos é que os pontos focais de cada comissão e o

coordenador da IES exerçam a empatia e cooperem para que as verificações sejam
feitas com o devido rigor e o trabalho avaliativo seja otimizado.

Ao ser notificada da designação de comissões simultâneas, a instituição estabelecerá

contato com os pontos focais das comissões para dar início à organização das
agendas.

A IES cuidará para que os pontos focais das comissões simultâneas comuniquem-se
entre si e estabeleçam as atividades a serem realizadas conjuntamente e seus
horários, decidindo também qual das salas videoconferência será utilizada para a
realização e gravação dessas reuniões em comum. Mas cada comissão terá seu próprio
cronograma de atividades e preencherá seu relatório independentemente das decisões
tomadas por outras comissões.

A verificação conjunta dos ambientes e equipamentos da infraestrutura institucional

compartilhada pelos cursos exigirá uma atenção redobrada dos avaliadores a
capacidade de recursos humanos da IES em garantir uma transmissão de qualidade de
todos percursos, focalizações e demonstrações necessárias, sempre considerando a
pertinência das eventuais atividades em conjunto e a compatibilidade do tempo de
apreciação necessário.

Informados sobre a ocorrência de visitas simultâneas e colocados em contato pela

IES, os membros das Comissões terão a autonomia para julgar a conveniência do
trabalho conjunto, com bom senso e razoabilidade, respeitando as especificidades do
seu processo, mas tendo em vista também os ganhos trazidos pela troca de
informações e visão mais ampla da IES propiciada por esse trabalho conjunto.
Ao alinhar roteiros e modos de condução dos questionamentos nas reuniões, o
recomendável é que as Comissões evitem redundâncias, respeitando o tempo acordado
com os participantes. Deve-se priorizar uma abordagem sistemática e organizada dos
elementos de interesse de cada a avaliação, de modo que possa ser obtido um
conjunto suficientemente variado de evidências para cada atributo a ser comprovado.

1.7 - Respaldo relativo às gravações e condutas vedadas aos avaliadores

A gravação da Avaliação Externa Virtual in Loco será realizada para o atendimento

de sua finalidade pública, e permanecerá sob guarda do Inep, com caráter restrito
para uso interno.

Em linha com a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, o registro de imagem dos

participantes dispensa o consentimento formal do titular por tratar-se de atividade
indispensável para a obtenção dos dados necessários à execução, pela administração
pública, de políticas públicas previstas em lei.
Caberá ao ponto focal da comissão, na reunião de abertura da Avaliação Externa
Virtual in Loco com a instituição, dar publicidade à referida dispensa de
assinatura em termo de consentimento, reafirmando que a gravação se dá no exercício
das competências do INEP, com previsão legal nos artigos 11 e 23 da Lei Geral de
Proteção de Dados Pessoais (LGPD) .

Por outro lado, esse atrelamento da gravação a uma função específica implica,
segundo essa mesma norma, proibição aos avaliadores de realizar registros de áudio
e/ou vídeo das atividades avaliativas sem prévia anuência do INEP e de armazenar
áudios, vídeos e imagens das equipes da IES, bem como cópias de quaisquer
documentos disponibilizados pela IES.

1.8 - Acesso a sala de videoconferência

Dez dias antes da avaliação, o ponto focal receberá em sua caixa de mensagens no
sistema e-MEC o link de acesso e senha de administrador da sala de
videoconferência, na plataforma Microsoft Teams, na qual serão realizadas as
entrevistas e reuniões com os diferentes atores da comunidade acadêmica, conforme
agenda de visita pactuada entre membros da comissão avaliadora e equipe da IES ou
curso a ser avaliado. É assim recomendável que, após o aceite da designação e
durante os preparativos para a avaliação, os avaliadores chequem constantemente
esse canal de comunicação com o Inep e reportem à equipe da CGAV eventual demora
excessiva no recebimento do link e senha ou problema de acesso à sala virtual.

Integrantes da equipe da CGAV poderão acompanhar a realização das avaliações como

observadores, seja em interações da instituição com a comissão, seja na interação
privativa da comissão. Busca-se com isso obter insumos para a melhoria constante
dos procedimentos avaliativos. Nesses casos, o técnico da CGAV informará
previamente ao ponto focal da comissão, que dará ciência aos demais avaliadores e à
equipe da IES participante da videoconferência a ser observada.

Atenção: o link de acesso será enviado para todos os membros da comissão

avaliadora. Ainda assim, cabe ao ponto focal o controle dos acessos à sala virtual,
para manutenção do sigilo e da segurança das interações. Para que não ocorra
vazamento de dados ou intrusões na sala virtual, torna-se necessário manter sob
segurança as senhas de acesso utilizadas para a realização da avaliação externa.