UNIO EDUCACIONAL DE BRASLIA UNEB INSTITUTO DE CINCIAS EXATAS ICEX CURSO DE GRADUAO EM ADMINISTRAO DE SISTEMAS DE INFORMAO DISCIPLINA: DIPLOMAO II

PLANEJAMENTO ESTRATGICO ICAM Instituto de Cultura Arte e Msica de Braslia

ERICCO CAMPOS BAZZO LUCIANE AFFONSO LUCENA MARCONI NOBRE PAIM THIAGO OLIVEIRA TEIXEIRA

Braslia DF 2007 1

ERICCO CAMPOS BAZZO LUCIANE AFFONSO LUCENA MARCONI NOBRE PAIM THIAGO OLIVEIRA TEIXEIRA

PLANEJAMENTO ESTRATGICO ICAM Instituto de Cultura Arte e Msica de Braslia

Trabalho apresentado como concluso da disciplina Trabalho de Diplomao II, do curso de graduao em Administrao de Sistemas de Informao como parte dos requisitos para obteno do Ttulo de Bacharel. Orientador: Professor MSc. Roberto Palds.

Braslia DF 2007 2

Ficha Cartogrfica
Lucena, Luciane Affonso/ Bazzo, Ericco Campos/ Paim, Marconi Nobre/ Oliveira, Thiago. Planejamento Estratgico ICAM Instituto de Cultura Arte de Msica de Braslia/ Luciane Affonso Lucena/ Ericco Campos Bazzo/ Marconi Nobre Paim/ Thiago Oliveira Teixeira. Unio Educacional de Braslia UNEB, 2007. Trabalho apresentado como concluso da disciplina Trabalho de Diplomao II do curso de Administrao de Sistemas de Informao como parte dos requisitos para o titulo de bacharel.

ERICCO CAMPOS BAZZO LUCIANE AFFONSO LUCENA MARCONI NOBRE PAIM THIAGO OLIVEIRA TEIXEIRA

PLANEJAMENTO ESTRATGICO ICAM Instituto de Cultura Arte e Msica de Braslia

Trabalho de concluso aprovado como requisito final para obteno do grau de Bacharelado da Unio Educacional de Braslia UNEB. Habilitao: Bacharel Data de aprovao: ____/____/_______

DEDICATRIA Dedicamos este trabalho, com muito carinho, aos nossos familiares que sempre estiveram ao nosso lado ao longo da vida.

AGRADECIMENTOS Aos professores que ao longo de nossa vida nos passaram para os o seus nosso conhecimentos

crescimento pessoal e profissional. E aos funcionrios da UNEB que sempre nos atenderam com muita educao e dedicao.

SUMRIO 1. Levantamento Estratgico .............................................................................. 11 1.1. Misso, estratgias, objetivos e fatores crticos de sucesso ................... 11 1.1.1. Histrico da instituio ...................................................................... 11 1.1.2. Insero regional .............................................................................. 12 1.1.3. Identidade Corporativa ..................................................................... 12 1.1.4. Objetivos Institucionais ..................................................................... 13 1.2. Estratgia da organizao ....................................................................... 13 1.2.1. Organizao Acadmica e Administrativa ........................................... 13 1.2.2. Estrutura Organizacional...................................................................... 14 1.2.3. Orgos Colegiados .............................................................................. 15 1.2.4. Orgos de apoio s atividades acadmicas ........................................ 15 1.2.5. Organizao e gesto de pessoal........................................................ 15 1.2.5.1. Corpo Docente .............................................................................. 15 1.2.5.2. Titulao docente .......................................................................... 16 1.2.5.3. Poltica de qualificao .................................................................. 16 1.2.5.4. Plano de expanso ........................................................................ 17 1.2.5.5. Poltica de seleo ......................................................................... 17 1.2.5.6. Corpo tcnico - Administrativo....................................................... 18 1.2.6. Diagrama dos macro-processos .......................................................... 18 1.2.7. Descrio dos processos ..................................................................... 19 2. Anlise da situao atual ................................................................................ 20 2.1. Levantamento de sistemas ...................................................................... 20 2.1.1. Sistema de matrculas.......................................................................... 20 2.1.2. Sistema gerencial................................................................................. 20 2.1.3. Sistema de controle de funcionrios .................................................... 20 2.1.4. Sistema de controle de alunos ............................................................. 21 2.1.5. Recursos musicais ............................................................................... 21 2.1.6. Equipamentos de informtica............................................................... 21 2.2. Recursos e sistemas de informtica para apoio acadmico e administrativo ...................................................................................................... 22 2.2.1. Plano de atualizao tecnolgica e manuteno de equipamentos .... 22 2.2.2. Infra-estrutura para atendimento aos portadores de necessidades especiais ......................................................................................................... 24 2.2.3. Levantamento dos projetos em andamento ......................................... 24 2.2.4. Levantamento dos custos de informtica............................................. 24 2.2.5. Produtos ............................................................................................... 25 2.2.5.1. Inventrio e descrio dos sistemas ............................................. 25 2.2.5.2. Modelo de dados conceitual .......................................................... 26 2.2.5.3. Modelagem conceitual do sistema ................................................ 27 2.2.5.3.1 Modelagem de caso de uso ..................................................... 27 2.2.5.3.2 Diagrama de caso de uso ........................................................ 27 2.2.5.3.3 Diagrama de atividades ............................................................ 28 2.2.5.3.4 Diagrama de componentes ....................................................... 29 2.2.5.3.5 Diagrama de execuo ............................................................. 29 7

2.2.5.4. Descrio do modelo de segurana fsica e lgica das informaes ..................................................................................................................... 30 2.2.5.5. Indicadores de volume de processamento .................................... 30 2.2.5.6. Diagnstico da situao atual........................................................ 30 2.2.5.7. Aes de curto prazo..................................................................... 31 3. Elaborao da soluo.................................................................................... 31 3.1. Identificao dos processos a serem readequados................................. 31 3.2. Diretrizes de tecnologia ........................................................................... 32 3.3. Arquitetura de informaes ...................................................................... 33 3.4. Arquitetura de sistemas ........................................................................... 34 3.4.1. Sistema de Matrculas Online .............................................................. 34 3.4.2. Sistema Gerencial Online .................................................................... 34 3.4.3. Sistema de Controle de Funcionrios Online....................................... 35 3.4.4. Sistema de Controle de alunos Online................................................. 35 3.4.5. Sistema de Aprendizado Online........................................................... 35 3.5. Arquitetura tcnica ................................................................................... 36 3.6. Descrio dos processos novos e readequados ..................................... 37 4. Planejamento e execuo do plano Diretor .................................................... 37 4.1. Estratgias de implantao...................................................................... 38 4.2. Plano de implementao ......................................................................... 40 5. Retorno sobre Investimento (ROI) .................................................................. 42 6. Custo ............................................................................................................... 43 6.1. Planilha de custos .................................................................................... 43 6.1.1 - Novos hardwares ................................................................................. 43 6.1.2 Novos softwares.................................................................................. 44 6.1.3 - Rede de computadores/ segurana fsica ........................................... 44 6.1.4 Recursos humanos ............................................................................. 45 6.1.5 Total geral dos custos ......................................................................... 45 7. Concluso ....................................................................................................... 46 8. Bibliografia ...................................................................................................... 47

LISTA DE TABELAS

Tabela 1 Plano de expanso............................................................................... 17 Tabela 2 Custos de informtica........................................................................... 24 Tabela 3 Lista dos sistemas e situao .............................................................. 25 Tabela 4 Tipos de planejameto ........................................................................... 33 Tabela 5 Infra-estrutura de TI.............................................................................. 36 Tabela 6 Portal Internet ....................................................................................... 40 Tabela 7 TIC e misso ........................................................................................ 41 Tabela 8 Cronograma de execuo das etapas ................................................. 42 Tabela 9 Custo Novos Hardwares .................................................................... 43 Tabela 10. Novos Softwares propostos ................................................................. 44 Tabela 11. Material Redes e Segurana Fsica ..................................................... 44 Tabela 12. Recursos Humanos .............................................................................. 45 Tabela 13 Custo Total da Implementao .......................................................... 45

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 - Organograma da empresa ..................................................................... 14 Figura 2 - Arquitetura de Informao e Estrutura dos sistemas de informao ..... 18 Figura 3 - Descrio dos processos ....................................................................... 19 Figura 4 Estrutura de Rede ................................................................................. 22 Figura 5 Modelo de dados conceitual ................................................................. 26 Figura 6 Diagrama de casos de uso ................................................................... 27 Figura 7 Diagrama de atividades ........................................................................ 28 Figura 8 Diagrama de componentes ................................................................... 29 Figura 9 Diagrama de execuo ......................................................................... 29 Figura 10 Organizao do departamento de TI .................................................. 33 Figura 11 Perspectivas do Balanced Scorecard ................................................. 38 Figura 12 Contexto do portal ............................................................................... 41

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1. Levantamento Estratgico O Instituto de Cultura Arte e Msica de Braslia ICAM, tem como objetivo o aprimoramento de seus alunos em diversos tipos de instrumentos e a disseminao de conhecimentos culturais nas reas: musical, artes, dana alm de permitir a incluso de crianas no mundo musical. Atualmente, a escola oferece cursos como teoria musical, violo, guitarra, bateria, contrabaixo, teclado, canto, musicalizao infantil alm de cursos fora da rea musical como dana de salo, teatro e artesanato. 1.1. Misso, estratgias, objetivos e fatores crticos de sucesso A misso do ICAM fornecer conhecimento musical e artstico de qualidade a todas as parcelas da populao com preos acessveis e uma grande variedade de reas. A instituio visa contratao dos melhores profissionais das reas musicais e artsticas e a perseguio das melhorias e inovaes educacionais e tecnolgicas. O ICAM tem uma equipe de apoio interessada na qualidade de servio ao cliente e na melhoria dos processos de negcio. O corpo docente altamente preparado para prover o melhor ensino de maneira didtica, clara e de qualidade. A instituio visa ser um centro de talentos artsticos e concentrador de habilidades musicais, teatrais e artesanais, atuando como plo de talentos de Braslia. A integrao entre as diversas reas culturais torna o ICAM como um centro cultural que possibilita a difuso cultural e contribui com a sociedade gerando lazer e senso cultural desde a educao infantil at o ensino de adultos. 1.1.1. Histrico da instituio A instituio nasceu da iniciativa de seus dois scios majoritrios (Eliser e Silvana Lucena) em abril de 2006 contando com apenas 3 professores e os scios atuando como professores e administradores da empresa. No final de 2006 a 11

escola j contava com 13 professores de msica e professores de dana de salo, artesanato e teatro. Neste perodo, a escola evoluiu de 5 para 86 alunos. Atualmente a instituio conta com 20 professores de msica alem de professores de dana de salo, artesanato e teatro. A escola conta com 130 alunos e em fase de constante expanso. Encontra-se localizada na 907 sul, nas instalaes do colgio e faculdade Nossa Senhora de Ftima. 1.1.2. Insero regional O ICAM est localizado em Braslia DF na Asa Sul nas instalaes do colgio e faculdade Nossa Senhora de Ftima. O ICAM concorre com as principais escolas de msica de Braslia como Escola de Msica de Braslia BEM, BSB Musical e Faculdade de msica da UnB. O diferencial a integrao cultural e o preo acessvel que possa prover musica e cultura populao. No contexto regional, a instituio pretende ser a terceira fora de musica de Braslia concorrendo diretamente com a BSB Musical em 10 anos. 1.1.3. Identidade Corporativa O ICAM tem como misso institucional desenvolver as potencialidades musicais e artsticas de seus alunos de forma que se transformem em msicos de qualidade e reconhecidos no mercado. O ICAM visa ser uma das maiores foras artsticas de Braslia formando profissionais de alta qualidade com grande capacidade de penetrao no mercado de Braslia e do Brasil. Com sua grande responsabilidade social, a instituio visa consolidar mais um meio de acesso cultura para a populao.

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1.1.4. Objetivos Institucionais O ICAM um instituto que visa promoo da cultura, msica e arte tendo por objetivos: Formao de profissionais de musica qualificados nos mais diversos instrumentos como teclado, guitarra, violo, flauta, dentre outros. Iniciao de crianas em estudos musicais visando o aumento da capacidade de raciocnio, a melhoria da percepo infantil, a integrao das crianas com o meio e com a cultura e outros. Prover noes culturais de teatro aos alunos para que estes tomem conscincia corporal, percam a timidez, descubram novos horizontes e aprendam a falar em pblico. Divulgar o artesanato como forma de demonstrao cultural dos diversos locais de origem dos artesanatos lecionados. Auxiliar, por meio da dana, em uma forma de divulgao cultural e de integrao entre as pessoas. Prover a integrao cultural entre os alunos e a sociedade com os concertos e saraus. 1.2. Estratgia da organizao 1.2.1. Organizao Acadmica e Administrativa O ICAM guiado pelo conjunto de normas internas que do o formato da estrutura organizacional e a forma de gesto acadmica e administrativa conforme descrito a seguir.

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1.2.2. Estrutura Organizacional A empresa composta por uma diretoria, uma secretaria, um setor financeiro e um quadro docente, conforme a figura 1.

Figura 1 - Organograma da empresa

A diretoria o rgo colegiado responsvel pelas decises em todos os mbitos da empresa. Ela abrange os diretores gerais de cada rea e os scios majoritrios da empresa. A secretaria responsvel por cuidar de todos os assuntos administrativos da instituio desde matriculas at abertura de turmas e controle de pautas. O setor financeiro responsvel pelo controle financeiro das contas da instituio. Realiza desde o controle do pagamento de matriculas como o pagamento da folha de salrios dos funcionrios, alem de lidar com patrocnios dentre outros. O quadro docente o setor responsvel por lecionar as aulas, preparar os cursos, dar orientaes pedaggicas dentre outros.

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1.2.3. Orgos Colegiados A diretoria o rgo colegiado da instituio. Os diretores se renem com os scios para realizar as decises estratgicas e tomar decises administrativas. A diretoria colegiada composta pelos seguintes membros: Diretor-Presidente Diretor-VP Diretor Financeiro Diretor Administrativo Diretor Pedaggico 1.2.4. Orgos de apoio s atividades acadmicas A secretaria fornece auxilio aos alunos na introduo aos cursos, auxilia na participao de estgios em orquestras e bandas. Existe tambm a integrao dos alunos s bandas profissionais por meio de shows oferecidos nos mbitos da escola com msicos com anos de experincia integrados com os novos msicos. 1.2.5. Organizao e gesto de pessoal Os funcionrios da instituio so muito bem qualificados e formados em reas especficas das disciplinas as quais lecionam provendo um ensino de qualidade e muito bem direcionado. Existe uma equipe de pedagogia que auxilia na gerao das aulas e no direcionamento do aprendizado dos alunos. 1.2.5.1. Corpo Docente O corpo docente altamente qualificado, formado nas mais diversas reas de atuao, com experincia acadmica e profissional de forma que possam passar a viso dos dois campos e dar aos alunos um aprendizado de qualidade. 15

1.2.5.2. Titulao docente Todos os docentes so formados em msica e so especialistas em cada um dos instrumentos. O corpo docente conta com dois doutores em msica, 3 mestres e 14 especialistas com cursos de musica dentro e fora do Brasil. Possuem docentes como atuantes contnuos na orquestra sinfnica e filarmnica de Braslia, alm de diversos msicos que possuem bandas profissionais que fazem shows por Braslia e pelo Brasil. 1.2.5.3. Poltica de qualificao Os docentes esto sempre buscando qualificao, participando de cursos no Brasil e no exterior. Estes cursos so financiados pela escola de msica e visam a melhoria da qualidade do ensino dos docentes sempre ensinando aquilo que existe de mais atual no mercado.

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1.2.5.4. Plano de expanso A instituio tem um plano de expanso com previses de crescimento anuais no prazo de 10 anos de acordo com a tabela 1.

Tempo Inicial 1 ano Atual (1 ano e meio) 2 anos 3 anos 4 anos 5 anos 6 anos 7 anos 8 anos 9 anos 10 anos

Percentual de crescimento 800% 61% 20% 11% 25% 10% 5% 2% 5% 10% 5%

Nmero de alunos 10 80 130 156 173 216 238 250 255 268 295 310 Fonte: ICAM

Tabela 1 Plano de expanso

A meta de crescimento para os prximos 10 anos, considerando uma necessidade de modificao das estruturas da escola de msica em 5 anos de existncia. O plano de expanso contempla a duplicao dos lucros no perodo de 5 anos com a inscrio dos alunos matriculados em mais de um curso e com a melhoria do nvel dos cursos com o aumento de grade horria e introduo de cursos avanados. 1.2.5.5. Poltica de seleo O critrio de seleo adotado pela empresa bem rigoroso, todos os professores devem possuir formao especifica e ter uma ampla experincia no mercado. Alem da analise curricular, um exame aplicado como parte do processo seletivo.

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1.2.5.6. Corpo tcnico - Administrativo O corpo tcnico-administrativo dotado de alta qualificao profissional. Capaz de atender ao pblico com presteza, qualidade, tica e velocidade, o corpo tcnico-administrativo solcito, proativo e empreendedor. 1.2.6. Diagrama dos macro-processos Como podemos verificar na figura 2 estao discriminados a arquitetura do sistema, suas divises e os atores que tm acesso aos sistemas discriminados.

Figura 2 - Arquitetura de Informao e Estrutura dos sistemas de informao

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1.2.7. Descrio dos processos

Na Figura 3, apresentado o processo organizacional, gerencial e estratgico da empresa onde o PETI - Planejamento Estratgico da Tecnologia da Informao o ponto de partida estratgico da instituio.

Figura 3 - Descrio dos processos

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2. Anlise da situao atual 2.1. Levantamento de sistemas Os sistemas atuais do ICAM atendem, com grande efetividade, a demanda exigida. Contudo, se todas as expectativas forem concretizadas, e visando um diferencial de mercado algumas melhorias sero necessrias. Essas novas modificaes permitiro que uma melhor gerencia de informaes auxiliem numa melhor tomada de deciso e viso do negocio. O sitema tambm sera um canal direto aos alunos que tero um meio por onde obter informaes relacionadas ao curso e ao tema musica. Nos tpicos seguintes sero discriminados os sistemas atuais do ICAM. 2.1.1. Sistema de matrculas responsvel pelo controle das matrculas do ICAM. Este sistema permite novas entradas de matrculas, pesquisas e alteraes nas matrculas j existentes. Possui a opo de arquivar uma matrcula, sendo esta opo utilizada para os alunos que no desejam mais continuar no ICAM. 2.1.2. Sistema Gerencial Este sistema auxilia a diretoria e os scios a tomarem decises, oferecendo dados relativos aos demais sistemas. Efetua o controle financeiro e administrativo da empresa, dando o suporte necessrio para os diretores e os scios. 2.1.3. Sistema de controle de funcionrios Possui cadastro de todos os funcionrios da empresa, com diversos dados dos mesmos. responsvel, tambm, pelo controle de presenas, frias e licenas utilizadas pelos seus funcionrios. 20

2.1.4. Sistema de controle de alunos utilizado para formar turmas, designar um professor para determinada matria, horrios das aulas, dentre outras funes. 2.1.5. Recursos musicais O ICAM dispe de diversos equipamentos musicais de forma a proporcionar a seus alunos o melhor aprendizado possvel. Esto disponveis instrumentos musicais diversos como guitarras, baixos, violes, baterias alm de outros equipamentos como amplificadores, microfones, afinadores eletrnicos dentre outros. 2.1.6. Equipamentos de informtica O ICAM dispe de estrutura de rede e computadores para que alunos, professores e outros funcionrios possam acessar os sistemas corporativos e at mesmo realizar pesquisas e consultas em torno do aprendizado oferecido. Esto disponveis quatro computadores: um localizado na sala da diretoria, um localizado na secretaria, outro localizado na sala dos professores e um no hall de entrada para acesso dos alunos. Todos os computadores dispem de sistema operacional Windows, acesso Internet e rede interna para acesso aos sistemas corporativos, softwares de leitura de partituras e simulao musical, software de emulao de instrumentos musicais e geradores de cifras de musicas. Est disponvel na estrutura um servidor com um servidor de aplicaes JBoss e banco de dados Postgres. O servidor uma mquina DELL com dois processadores e 4 GB de RAM. Esta mquina est disponvel como servidor para acesso via Internet por qualquer pessoa. Isto significa que todos os sistemas corporativos estaro disponveis para acesso via Internet. A rede montada por um roteador Cisco no qual so conectados o servidor e as estaes de trabalho. A estrutura da rede exibida na figura 4. 21

Figura 4 Estrutura de Rede

2.2.

Recursos e sistemas de informtica para apoio acadmico e administrativo

2.2.1. Plano de atualizao tecnolgica e manuteno de equipamentos As atualizaes dos recursos e sistemas do ICAM so feitas conforme a necessidade dos alunos e professores. As manutenes preventivas so realizadas eventualmente, visando ao perfeito funcionamento de todas as mquinas. A manuteno e conservao das mquinas so feitas por uma empresa terceirizada, especializada em manuteno de equipamentos. Com vista a uma utilizao que seja simultaneamente de qualidade, ordeira e satisfatria das mquinas e do sistema, o ICAM busca seguir as seguintes diretrizes:

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Substituio de peas ainda em condies de uso ou funcionamento cujo tempo de uso esteja prximo ao final do tempo de vida til; Reformas de instalaes e equipamentos de forma a minimizar a probabilidade da ocorrncia de incidentes e interrupes nas rotinas de trabalho; Reformas necessrias implementao de novas atividades; Reformas necessrias para a ampliao e/ou aumento da capacidade das atividades j existentes; Consertos e reformas necessrias aps a ocorrncia de acidentes e/ou incidentes; Reformas que atendem a minimizao e/ou eliminao de riscos de acidentes de alta ou altssima probabilidade. Alm disto, o ICAM possui normas e diretrizes que auxiliam na expanso e

atualizao dos sistemas. So elas: Apoiar os usurios na utilizao dos equipamentos e das ferramentas existentes no ICAM; Elaborar projeto de instalao de mquinas e equipamentos de processamento de dados e das redes de comunicao de dados; Especificar e acompanhar o processo de compra de equipamentos de informtica, de softwares e demais equipamentos necessrios para um bom funcionamento do sistema; Instalar, acompanhar e controlar a performance dos equipamentos e das redes de comunicao de dados; Planejar e implantar rotinas que melhorem a operao e segurana no uso dos equipamentos;

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2.2.2. Infra-estrutura para atendimento aos portadores de necessidades especiais O ICAM tem como uma de suas prioridades garantir o acesso, o ingresso e a permanncia em todos os servios que oferece comunidade para todos os pblicos, inclusive os portadores de necessidades especiais. Com isso, condies adequadas e seguras de acessibilidade autnoma s suas edificaes, espao, mobilirio e equipamentos foram e esto sendo estudadas para que tal objetivo seja pertinente. 2.2.3. Levantamento dos projetos em andamento O ICAM est em constante atualizao e seus sistemas seguem em constante evoluo. Alm disso, est sendo desenvolvido um sistema de controle de musicas e cifras. Este sistema visa armazenar musicas criadas ou compostas pelos alunos ou utilizadas pelos alunos para treinamento. Com o sistema, os alunos tero acesso direto s msicas de maneira rpida e com um mapa de posies nos instrumentos musicais para treinamento on-line dos alunos. 2.2.4. Levantamento dos custos de informtica Na tabela 2 est discriminado os equipamentos existentes no ICAM, bem como o valor de cada um.
Descrio do equipamento Micro computador IBM Athlon Sempron 2800, 1GB RAM, HD 80GB Servidor DELL Roteador Cisco Preo und.(R$) 1.600,00 10.000,00 9.000,00 Qtd. 4 1 1 Total(R$) 6.400,00 10.000,00 9.000,00

TOTAL
Tabela 2 Custos de informtica

25.400,00

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2.2.5. Produtos 2.2.5.1. Inventrio e descrio dos sistemas A tabela 3 mostra os sistemas que o instituto possui atualmente, demonstrando a situao de cada sistema (em uso ou em desenvolvimento).
Descrio do sistema Em uso Sistema de matriculas Sistema gerencial Sistema de funcionrios Sistema de alunos Sistema de msicas Tabela 3 Lista dos sistemas e situao X X X X X Situao dos sistemas Em desenvolvimento

a) Descrio sucinta da funcionalidade: Sistema de Matrculas - responsvel pelo controle das matrculas do ICAM. Este sistema permite novas entradas de matrculas, pesquisas e alteraes nas matrculas j existentes. Possui a opo de arquivar uma matrcula, sendo esta opo utilizada para os alunos que no desejam mais continuar no ICAM. Sistema Gerencial - Este sistema auxilia a diretoria e os scios a tomarem decises, oferecendo dados relativos aos demais sistemas. Efetua o controle financeiro e administrativo da empresa, dando o suporte necessrio para os diretores e os scios. Sistema de Controle de Funcionrios - Possui cadastro de todos os

funcionrios da empresa, com diversos dados dos mesmos. responsvel, tambm, pelo controle de presenas, frias e licenas utilizadas pelos seus funcionrios. Sistema de Controle de alunos - utilizado para formar turmas, designar um professor para determinada matria, horrios das aulas, dentre outras funes. 25

Sistema de Controle de msicas - Este sistema visa armazenar musicas criadas ou compostas pelos alunos ou utilizadas pelos alunos para treinamento. b) Descrio da tecnologia utilizada Todos os sistemas so desenvolvidos em Java utilizando as mais modernas tecnologias de desenvolvimento de sistemas tomando como base o processo definido no RUP. c) Levantamento do processo de desenvolvimento e manuteno Os sistemas so utilizados freqentemente durante o perodo de 9 da manh at as 19 horas. Os horrios de pico so os perodos de 11 da manh at 13 horas e de 17 horas at 18 horas. Os perodos de manuteno so de 22 horas at 05 da manh. 2.2.5.2. Modelo de dados conceitual O modelo de dados conceitual do sistema visa apresentar os principais elementos de negcio do sistema e a interao entre eles. A figura 5 mostra o modelo de dados conceitual do sistema atual do instituto.

Figura 5 Modelo de dados conceitual

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2.2.5.3. Modelagem conceitual do sistema So apresentados diagramas em UML com a representao da interao entre os sistemas. So apresentados os atores do sistema interagindo com os sistemas e os prprios sistemas interagindo entre si. 2.2.5.3.1 Modelagem de caso de uso O diagrama de casos de uso deixa claro quais so os envolvidos diretamente com o sistema e fornece uma viso geral do escopo e das suas funcionalidades do ponto de vista dos atores. Os documentos de casos de uso definem detalhadamente as funcionalidades do sistema, e base principal para atividades posteriores de modelagem (GILLEANES, 2004). 2.2.5.3.2 Diagrama de caso de uso O diagrama de caso de uso descreve as funcionalidades do sistema percebidas por atores externos. Um ator interage com o sistema podendo ser um usurio, dispositivo ou outro sistema. Este caso de uso demonstra o atual sistema utilizado pelo ICAM.

Figura 6 Diagrama de casos de uso

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2.2.5.3.3 Diagrama de atividades Diagrama que demonstra como o fluxo de solicitaes processado pelo sistema. Est a maneira que o atual sistema se comporta para processar as informaes de um aluno do ICAM.

Figura 7 Diagrama de atividades

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2.2.5.3.4 Diagrama de componentes Demonstra a interao dos sistemas atuais do ICAM, bem como o sentido do fluxo de informaes dos mesmos.

Figura 8 Diagrama de componentes

2.2.5.3.5 Diagrama de execuo Diagrama de execuo mostrando o mapa dos servidores atuais do ICAM e clientes que os acessam.

Figura 9 Diagrama de execuo

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2.2.5.4.

Descrio do modelo de segurana fsica e lgica das

informaes Atualmente, o ICAM no dispe de estrutura de segurana para controle de acesso rede e nem controle de acesso externo como firewalls, VLANs ou outros. O acesso ao sistema via internet realizado via servidor de acesso Embratel dedicado sendo a segurana sujeita ao servidor de acesso Embratel. 2.2.5.5. Indicadores de volume de processamento O ICAM no dispe de estrutura de monitoramento para obter indicadores de acesso ou volume de processamento. O volume de processamento estimado de 200 acessos dirios sendo deste acesso via internet. No so encontradas informaes suficientes para dispor de onde proveniente o acesso porm deduzse que a grande maioria do acesso de Braslia uma vez que o ICAM no se prope, no atual momento, a ser um centro de atendimento nacional. 2.2.5.6. Diagnstico da situao atual Foi identificado que o ICAM dispe de uma infra-estrutura de rede pequena e muito rudimentar. Esta estrutura no possui nenhum controle de segurana e nem estrutura de monitoramento dos dados. No presente momento, est sendo desenvolvido um sistema para melhoria de aprendizado dos alunos e no existe um plano de melhoria contnua do parque tecnolgico, infra-estrutura ou rol de sistemas. notada uma falta de controle do gerenciamento de processos do ICAM e uma falta de organizao para melhor gesto dos processos de negcio. Os sistemas de TI ainda so muito dispersos e desorganizados.

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2.2.5.7. Aes de curto prazo Em curto prazo, importante que seja redesenhado o processo de negcio da instituio, visando um melhor controle e melhoria dos processos de negcio da instituio. necessria uma verificao dos planos de ao e da estratgia da empresa no que diz respeito TI para que sejam tomadas as decises mais inteligentes focando em resultados e no crescimento da instituio. vislumbrada uma nova vertente de cursos on-line que deve ser levada a frente com foco. 3. Elaborao da soluo 3.1. Identificao dos processos a serem readequados As organizaes necessitam de informaes oportunas e conhecimento personalizados, para efetivamente auxiliar os seus processos decisrios e a sua gesto empresarial, principalmente por estarem enfrentando um mercado altamente competitivo, globalizado e turbulento (Rezende, 2002). As rpidas mudanas que esto ocorrendo no ambiente dos negcios exigem que as organizaes se adaptem e busquem novas formas de competir e se diferenciar da concorrncia. Uma das foras que est provocando maiores mudanas a TI, que o ncleo de muitas das inovaes utilizadas pelas organizaes para terem sucesso ou mesmo sobreviverem. A TI utilizada como ferramenta para promover a competitividade e adquirir e/ou sustentar uma vantagem competitiva frente a seus concorrentes. Este crescente uso estratgico da TI ocorre em virtude de uma mudana na concepo do papel da informao nas organizaes (Neves , 1999) Por muito tempo, a TI foi considerada como um mero suporte organizao, um centro de custo que no gerava qualquer retorno ao negcio, mas as aplicaes de TI foram crescendo dentro das organizaes se antes a tecnologia era utilizada apenas para automatizar tarefas e eliminar o trabalho humano, aos poucos ela passou a enriquecer todo o processo organizacional, 31

auxiliando na otimizao das atividades e eliminando barreiras de comunicao. E, nesse novo cenrio, a TI comeou a assumir um papel muito importante nas organizaes: o de fator de crescimento de lucros e reduo de custos operacionais (Beal, 2001) A TI pode ser decisiva para o sucesso de uma organizao, contribuindo para que ela seja gil, flexvel e robusta. A fim de garantir esse resultado, necessrio traduzir a viso da empresa e sua estratgia em objetivos menores, para ento identificar as iniciativas de TI que melhor podem contribuir para alcan-los. As organizaes que conseguirem criar essa vinculao entre estratgia e TI, focalizando seus investimentos em tecnologia nas reas mais importantes para o sucesso da estratgia escolhida, certamente estaro no caminho certo para obter um excelente desempenho, meta principal de qualquer organizao. 3.2. Diretrizes de tecnologia O planejamento estratgico uma ferramenta de administrao construda a partir de uma viso empreendedora dos seus lderes, que conduz definio da misso organizacional e em conseqncia formao das polticas, valores, medidas, objetivos e metas atuais e futuras que orientaro a trajetria da organizao. Estratgia e planejamento tm significados distintos, mas devem coexistir, pois um precede o outro, e o planejamento fundamental para que os objetivos da empresa sejam alcanados. O planejamento estratgico o instrumento que organiza e ordena o que se pretende que acontea em determinado momento, e o planejamento estratgico o documento que formaliza essa sistematizao. Em linhas gerais, o planejamento estratgico o processo pelo qual se procura determinar como a organizao deve atuar em relao ao ambiente, definindo-se os objetivos e estratgias para alcan-lo. O planejamento, se bem executado, ajudar o empreendimento a concretizar sua viso, a corrigir os rumos e a encontrar oportunidades, e pode ser 32

classificada, segundo sua amplitude no tempo e na organizao da empresa, como de curso ou de longo prazo, ou seja, estratgico, ttico, operacional. Pode ser tambm, conforme a situao atual do ambiente, em adaptativo ou contingencial. A tabela 4 demonstra os diversos tipos de planejamento, coma descrio de cada um deles.

Tipo Estratgico Ttico Operacional Adaptativo Contingencial

Descrio Estabelece os objetivos gerais da empresa Implementa as atividades de alocao de recursos Estabelece padres e programas Garante a flexibilidade na resposta a mudana Prepara-se para situaes emergenciais Fonte: Torres. Tabela 4 Tipos de planejameto

3.3.

Arquitetura de informaes A nova rea de TI da organizao ser estruturada em reas para melhor

andamento da instituio. Com a separao das reas, cada setor poder focar nos seus resultados e conseguir ndices de qualidade melhores.

Figura 10 Organizao do departamento de TI

33

3.4.

Arquitetura de sistemas A nova estrutura de TI ser repensada e ser necessria a reestruturao

dos sistemas de TI da organizao. Todos os aplicativos utilizados pela organizao so desenvolvidos para os fins do ICAM. No existe nenhum software de prateleira adquirido para utilizao nos fins de negcio do ICAM. 3.4.1. Sistema de Matrculas Online responsvel pelo controle das matrculas do ICAM. Este sistema permite novas entradas de matrculas, pesquisas e alteraes nas matrculas j existentes. Possui a opo de arquivar uma matrcula, sendo esta opo utilizada para os alunos que no desejam mais continuar no ICAM. Est integrado ao sistema de alunos disponibilizando a incluso online no portal do ICAM e a integrao com o ambiente de aprendizagem. Permite o cadastro remoto e automtico para registro de pagamento de matrculas e disponibilizao de acesso sem interveno humana. 3.4.2. Sistema Gerencial Online Este sistema auxilia a diretoria e os scios a tomarem decises, oferecendo dados relativos aos demais sistemas. Efetua o controle financeiro e administrativo da empresa, dando o suporte necessrio para os diretores e os scios. Este sistema integra os novos conceitos de balanced scorecard, data warehouse e conceitos de gerenciamento de empresas e gerenciamento de TI como ITIL, PMBOK, COBIT dentre outros.

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3.4.3. Sistema de Controle de Funcionrios Online Possui cadastro de todos os funcionrios da empresa, com diversos dados dos mesmos. responsvel, tambm, pelo controle de presenas, frias e licenas utilizadas pelos seus funcionrios. O sistema de controle de funcionrios tem a comunicao online com seus professores por meio de mensagens ou ferramentas de chat online alm de disponibilizar ao professor a incluso de contedos para o aprendizado e a integrao do cadastro dos professores com o sistema de aprendizado. 3.4.4. Sistema de Controle de alunos Online utilizado para formar turmas, designar um professor para determinada matria, horrios das aulas, dentre outras funes. O sistema de controle de alunos permite o controle de turmas online pelos alunos, o cadastro online de turmas e formao de turmas para ensino distncia. 3.4.5. Sistema de Aprendizado Online utilizado para manter o controle de contedo online das turmas dos diversos instrumentos musicais, com orientao online, vdeos informativos, lies, dentre outros contedos. Permite a integrao com o sistema de matrculas para bloqueio ou desbloqueio de alunos e com o sistema de controle de alunos para disponibilizao de materiais e turmas aos alunos.

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3.5.

Arquitetura tcnica

Na tabela 5 esto as especificaes dos componentes tcnicos existentes:

Recursos
Rede Servidore - processamento Sistemas operacionais Computadores pessoais Sistemas de apoio deciso Sistemas gerenciais Sistemas para aprendizagem Sistema de correio eletrnico

Caractersticas
Redes estrela, exposio Internet Um servidor para processamento e disponibilizao dos aplicativos Windows(Cliente) e Linux(Servidor) 4 computadores Sistema gerencial online(BSC) Sistema gerencial online(DW) Sistema de aprendizagem(baseado no Moodle) MS Exchange

Tabela 5 Infra-estrutura de TI

Expecificao: Rede: Foram instalados 15 pontos de rede pensando em possiveis expanoes na rede. A banda utilizada de 8Mbps. Servidor de Processamento: Composto por equipamentos Pentium IV dual core 1.8 com 2 Gb de memoria ram, Disco rigido de 400 Gb e gravadora de dvd. Sistemas operacionais: Esto instalados nas estaes dos funcionarios 4 licenas do sistema operacional Windows XP e no servidor o sistema Linux RedHat 6.0 que gratuito.

36

3.6.

Descrio dos processos novos e readequados Aps uma anlise detalhada da situao, possvel observar um grande

problema na gerncia da Tecnologia da Informao ou por m formao dos profissionais em deter o conhecimento dos processos ou por falta de viso tcnica e administrativa da situao. Isso pde ser observado com a realizao de entrevistas com alguns funcionrios de departamentos diversos. A comunicao entre as equipes falha e os processos de negcio da empresa no so bem entendidos pelos diversos departamentos. Sendo assim, o processo no se torna otimizado e existe uma grande demanda por retrabalho ou por reorganizao frequente das reas em virtude da falha em executar o trabalho necessrio. Podese citar como exemplo, ao realizar a matrcula do aluno, este trabalho pode ter que ser feito diversas vezes por turnos diferentes e pela secretaria ou pelo departamento financeiro fazendo com que o setor financeiro refaa o trabalho j realizado pela secretaria para s depois receber o pagamento do aluno citado. A comunicao hoje o principal motivo da paralisao do crescimento de qualquer empresa, por isso detectou-se que o principal investimento necessrio na reorganizao dos processos de negcio e investimento em pessoas como treinamento, organizao dentre outros. 4. Planejamento e execuo do plano Diretor Tendo em vista os sintomas identificados na melhoria dos processos de negcio do ICAM, faz-se necessrio o investimento em comunicao com uma dose de aplicabilidade em comunicao entre pessoas sejam, funcionrio com aluno ou funcionrio com funcionrio e direo e funcionrio. Alm disso, necessrio o investimento em segurana e monitoramento da informao uma vez que estas atividades so inexistentes e se fazem necessrias com o crescente da utilizao dos aplicativos oferecidos pelo ICAM no ambiente Internet.

37

4.1.

Estratgias de implantao Para melhorar a comunicao na empresa sero utilizas duas ferramentas:

Balanced Scorecard - BSC Service Oriented Architecture SOA

A metodologia BSC permite atingir os seguintes alvos: Estratgia empresarial; Gerncia do negcio; Gerncia do servio e gesto da qualidade; Por estar mais prximo da gesto do conhecimento, a metodologia BSC permite a aproximao direta aos fatos.

Figura 11 Perspectivas do Balanced Scorecard

38

A Estratgia Empresarial do ICAM formar msicos de qualidade para atuarem nos melhores ambientes musicais regionalmente ou nacionalmente alm de disseminar e difundir a cultura a todas as parcelas da populao. Para Gerenciar o Negcio preciso que as informaes sejam precisas e eficazes. Para que uma deciso de compra seja tomada, ou qualquer outra ligada a custo, necessrio que esta deciso esteja embasada em planilhas, indicadores e outros meios precisos e bem elaborados para que o acompanhamento dos custos possa ser realizado ao longo dos meses e anos para que as decises venham sempre aumentar o patamar de crescimento da empresa. O aspecto mais importante sem dvida, o Gerenciamento do Servio e a Gesto da qualidade. Voltando aos pontos fracos j mencionados, pode-se observar que o principal fator crtico de erro est localizado nesta rea, por meio da distribuio de tarefas mal direcionadas, falta de focos nos processos organizacionais, decises equivocadas dos gerentes e falta de conhecimento do andamento dos dados e informaes na empresa. Por fim o SOA permitir a reorganizao dos processos de negcio e a componentizao dos mesmos de forma que os processos passem a ser mais conhecidos pelos analistas de TI e possam evoluir de maneira natural. Alm disso, a melhoria da segurana e da monitorao dos dados e informaes ser permitida pela aquisio de um firewall e uma ferramenta de monitorao de dados.

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4.2.

Plano de implementao sugerida a criao de um portal corporativo com todas as informaes e

acesso aos sistemas corporativos. Este portal tambm conter um sistema de aprendizado online para ensino de musica distncia. Na tabela 6 apresentado um esboo do portal com todas as informaes que o site deve conter.

Portal ICAM Funcionrio Online Institucional Misso V alores Viso Estrutura Organizacional Servios Corporativos Departamentos Misso Pessoas Servio On-line Pginas departamentais Histrico de Avisos Processos Viso Geral MacroProcessos SubProcessos Atividades Tarefas Processos e Departamentos Competncias Gesto da Informao e Projetos especiais Criatividade Inovao ltimas atualizaes do blog Colaborao Wiki de processos corporativos Fruns Blogs Corporativos Reunies On-line ltimas notcias de msica ltimas notcias de processos Comunicao Instantnea Usurio Logados Aluno Online Destaques Institucional Gesto Motivacional Processos Eventos Matrculas Gerencial Informao Ramais Estatsticas Preos de cursos Calendrio Acadmico Calendrio Corporativo Planejamento de frias

Conhecimento Biblioteca Corporativa Textos especializados Vdeos especializados Treinamento Banco de solues Manuais Dicas de msica Dicas de segurana Enquetes Lies de msica mais frequentadas Turmas e cursos Aniversariantes do ms Aniversariantes do dia

Tabela 6 Portal Internet

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O contexto do portal visa integrar as diversas informaes pertinentes empresa, por isso, a segurana deve estar dentro do contexto de informao, comunicao e do conhecimento. Este aspecto apresentado na figura 12.

Figura 12 Contexto do portal

Ao buscar interagir com as pessoas nasce um novo conceito dentro da tecnologia da informao, chamado de TIC Tecnologia da Informao e Comunicao, as pessoas ficam mais prximas umas das outras e a capacidade de crescimento no depende somente de um gerente de TI ou de profissionaischave mas sim de uma equipe bem informada e cooperada. Alm de agregar as funes Corporativas Tecnologia da Informao, nasce uma misso da nova TIC o qual toda equipe ir se basear para atingir suas metas, mostrado na tabela 7.

TIC e misso Corporativa Departamental Processos Unidades de negcio Projetos Modelos de Gesto Misso da TIC
Criar um ambiente de excelentes condies de aprendizagem e produtividade, para que os alunos desenvolvam ao mximo suas

Tecnologia da Informao Informtica TI Tecnologia da Informao TIC Tecnologia da Informao e Comunicao

potencialidades e possam se transformar em msicos competentes e os funcionrios possam se desenvolver e se transformar em profissionais competentes e responsveis, agentes de mudanas, capazes de responder e construir. O ambiente apoia seus utilizadores conduzindo para uma mentalidade inovadora, por meio da melhoria de processos e fornecendo novas tecnologias.

Tabela 7 TIC e misso

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O portal buscar resolver problemas que no podem ser resolvidos atualmente porm os fatores mais importantes integrar, interagir, organizar e otimizar servios e tarefas focando sempre na misso institucional e nos princpios de gesto. A tabela 8 apresenta um cronograma com a execuo das etapas de implentao do novo sistema do ICAM.

Fonte: ICAM
Tabela 8 Cronograma de execuo das etapas

5. Retorno sobre Investimento (ROI) Dividimos esse retorno em: Fatores Qualitativos: Interao entre pessoas; Mecanismos de apoio gesto de pessoas; Realizao de pauta reunies; Video conferncia; Ambiente de aprendizagem online.

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Fatores Quantitativos: Aumento da produtividade em torno de 10% ao ms nos prximos 10 anos; Lucro na mesma prorporo da produtividade, sendo por volta de R$ 5.000,00 mdia/ms para os prximos 10 anos. O lucro foi calculado com base na futura receita que ser gerada pelos novos alunos que ingressarem no ICAM, subtraindo todos gastos necessrios para o seu funcionamento, inclusive a implementao do sistema atual. 6. Custo 6.1. Planilha de custos 6.1.1 - Novos hardwares

Novos Hardwares Equipamento Servidor Microcomputadores Switch Multifuncional Estabilizadores NoBreak Quantidade 01 04 01 01 04 01 TOTAL Total9 Custo Novos Hardwares Tabela Valor Unitrio R$ 5.110,00 R$ 1.999,00 R$ 150,00 R$ 400,00 R$ 89,00 R$ 269,00 Valor Total R$ 5.110,00 R$ 7.996,00 R$ 150,00 R$ 400,00 R$ 356,00 R$ 269,00 R$ 14.281,00

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6.1.2 Novos softwares

Novos Softwares Descrio Microsoft Windows XP Home Edition Full Microsoft Office 2003 Standard Norton Antivrus 2006 MySQL 04 01 TOTAL
Tabela 10. Novos Softwares propostos Total

Nmero de Licenas 04 04

Valor Unitrio R$ 499,00 R$ 399,00 R$ 69,00 Free

Valor Total R$ 1.996,00 R$ 1.596,00 R$ 236,00 Free R$ 3.828,00

6.1.3 - Rede de computadores/ segurana fsica

Rede de Computadores / Segurana Fsica Descrio Cabo UTP CAT 5 Conectores/Canaletas Aluguel Mensal ADSL Quantidade 01 Total
Tabela 11. Material Redes e Segurana Fsica

Valor Unitrio R$ 100,00

Valor Total R$ 180,00 R$ 125,00 R$ 100,00 R$ 405,00

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6.1.4 Recursos humanos Recursos Humanos Recurso Utilizado Programao Anlise de Sistemas Anlise de Redes Banco de Dados Treinamento do Sistema Quantidade de dias trabalhados 40 80 40 75 30 TOTAL
Tabela 12. Recursos Humanos

Valor unitrio/dia R$ 250,00 R$ 350,00 R$ 300,00 R$ 270,00 R$ 230,00

Valor total/horas R$ 10.000,00 R$ 28.000,00 R$ 12.000,00 R$ 20.250,00 R$ 6.900,00 R$ 77.150,00

6.1.5 Total geral dos custos

Total Geral dos Custos Novos Hardwares Novos Softwares Rede de Computadores / Segurana Fsica Recursos Humanos Valor Total do Projeto

R$ 14.281,00 R$ 3.828,00 R$ 405,00 R$ 77.150,00 R$ 95.664,00

Tabela 13 Custo Total da Implementao

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7. Concluso A preocupao da gerncia com a adeso a novos padres tecnolgicos e recursos fsicos em Hardware e Software fez com que deixassem de dar a devida importncia ao fator humano, a capacidade gerencial para garantir os fatores crticos de sucesso e harmonia dos processos de TI. Ento a proposta estratgica em Tecnologia de Informao propiciar um nvel de acessibilidade maior por parte dos sistemas, a integrao uniforme dos mesmos, controle em nvel de usurio e gesto. Os processos de negcio se tornavam redundantes e geravam retrabalho aos diversos setores da empresa. A infra-estrutura era muito rudimentar e sem nenhum controle de dados e controle de segurana. Faltava uma centralizao maior e controlada do fluxo de informaes, monitoramento e manuteno de certo modo defasados, por falta de profissionais capacitados para desenvolver trabalhos de auditoria e melhoria nos processos existentes. Com a adoo do plano estratgico de TI, a instituio estaria usando melhor os recursos e estrutura fsica e lgica dos sistemas de informaes, maior agilidade em respostas crticas, maior segurana, melhor gerenciamento dos sistemas de informao existentes, manuteno corretiva e principalmente preventiva da disponibilidade de servios. O aumento no quadro de pessoal dever acontecer e devero ser criados departamentos especficos para rea de Tecnologia da Informao. Tais profissionais devem ser gabaritados na rea de TI, projetos e gesto, a fim de analisar, desenvolver e acompanhar trabalhos e estratgias institucionais. Por fim, com este novo foco de TI na organizao, os processos de negcio tendem a melhorar e com o foco nos servios online, a instituio abre um novo leque de servios, indito no mercado at o momento, no se descuidando da segurana corporativa e da monitorao dos dados. A melhoria de processos permitira uma grande vantagem competitiva em relao as demais instituies alm da otimizao dos resultados do ICAM.

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8. Bibliografia

TURBAN, Efraim; RAINER JNIOR, R. Kelly; POTTER, Richard E. Administrao de Tecnologia da Informao: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003. PRESMAN, Roger S: Engenharia de Softweare, 6 Edio, So Paulo: McGrawHill, 2006. TORRES, N. A. Competitividade empresarial com a tecnologia da informao. So Paulo: Makron Books, 1995. MARTINS, Jos Carlos Cordeiro: Gerenciando Projetos de desenvolvimento de software com PMI, RUP e UML. 3 Edio, Rio de Janeiro, Brasport, 2006.

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