Manual do Usurio

Visual Estmatic

Manual do Usurio

Copyright Todos os direitos reservados. Proibida a reproduo

Manual do Usurio

Visual Estmatic

NDICE 1. COMENTRIOS................................................................................................................................................................ 1.1. Apresentao do Sistema (uso, benefcios, caractersticas).................................................................................7 1.2. Requisitos para implantao do Visual Estmatic....................................................................................................7 2. CADASTROS...................................................................................................................................................................... 2.1. Cadastro de Fornecedores.....................................................................................................................................9 2.2. Cadastro de Produtos.............................................................................................................................................9 2.3. Cadastro de Componentes do Produto................................................................................................................12 2.4. Cadastro de Transportadora..................................................................................................................................13 2.5. Cadastro de Embalagens.......................................................................................................................................13 2.6. Cadastro de Unidade de Medida ..........................................................................................................................13 2.7. Cadastro de Centro de Custo................................................................................................................................13 2.8. Cadastro de Departamento....................................................................................................................................14 2.9. Compra ..................................................................................................................................................................14 2.10. Outros Cadastros.................................................................................................................................................14 2.10.1. Cadastro de Grupos...........................................................................................................................14 2.10.2. Cadastro de Subgrupos......................................................................................................................14 2.10.3. Cadastro de Alquotas por Estado....................................................................................................14 2.10.4. Cadastro de Classificaes Fiscais.................................................................................................15 2.10.5. Cadastro de Natureza das Operaes..............................................................................................15 2.10.6. Cadastro de Formas de Pagamento.................................................................................................15 2.10.7. Cadastro de Tipos de Tributao.....................................................................................................15 2.10.8. Cadastro de Situaes Tributrias ..................................................................................................15 2.10.9. Cadastro de Bancos..........................................................................................................................16 3. PROCESSOS ....................................................................................................................................................................... 3.1. Pedido de Compra.................................................................................................................................................18 3.2. Entrada de Produtos..............................................................................................................................................18 3.3. Sada\Requisio...................................................................................................................................................19 3.4. Saldo Inicial dos Pordutos....................................................................................................................................20 3.5. Ajuste de Estoque..................................................................................................................................................21 3.6. Devoluo Outras(+).............................................................................................................................................22 3.7. Devoluo Outras(-).............................................................................................................................................22 3.8. Recalculo de Estoque...........................................................................................................................................23 3.9. Transferncia de Produtos/Departamento..........................................................................................................23 3.10. Ordem de Produo.............................................................................................................................................24 3.11. Transferncia de Ordem de Produtos.................................................................................................................25 4. RELATRIOS...................................................................................................................................................................... 4.1. Definio de funo.............................................................................................................................................27 4.2. Arvore de relatrios.............................................................................................................................................27 5. OUTROS............................................................................................................................................................................... 5.1. Configuraes.........................................................................................................................................................30 5.2. Configurao de Acesso........................................................................................................................................31 5.3. Muda Usurio.........................................................................................................................................................31 5.4. Formatar Disquete..................................................................................................................................................31 5.5. Backup (Cpia de Segurana)................................................................................................................................31 5.6. Atualizao de Sistema..........................................................................................................................................31 5.7. Importao de dados da verso DOS ...................................................................................................................31 5.8. Reindexao............................................................................................................................................................31 3

Manual do Usurio

Visual Estmatic

5.9. Consiste Arquivos.................................................................................................................................................32 5.10. Exporta Efiscal....................................................................................................................................................32 5.11. Informaes sobre Suporte...............................................................................................................................32

Manual do Usurio

Visual Estmatic

A EMPRESA
Em 1990, quando ainda no existia Internet, sequer se pensava em laptop e muito menos em computador de uso pessoal, nascia a Folhamatic Tecnologia em Sistemas. Assim como o mercado de softwares, a empresa cresceu, evoluiu e mais: tornou-se lder em seu segmento. Atualmente, ela conta com sete mil clientes e mantm um ritmo de crescimento de 15% ao ano. Com departamentos exclusivos para programao, anlise, pesquisa, atualizao e testes, a Folhamatic ganhou o mercado com o desenvolvimento de softwares administrativos multifuncionais, de fcil utilizao por funcionrios treinados, adaptveis a qualquer ramo da empresa cliente, e, sobretudo, atualizados diariamente de acordo com a legislao brasileira. Um dos diferenciais da empresa no se limitar a ser uma simples fornecedora de softwares. A Folhamatic Tecnologia em Sistemas se dedica manuteno e atualizao dos softwares de seus clientes. O empresrio e/ou contador utilizam os Sistemas Folhamatic dentro de seus escritrios e tiram suas dvidas por telefone ou on line, de maneira fcil, prtica e rpida. O empenho de toda a equipe, aliado a investimentos constantes em estrutura e pessoal alavanca o crescimento da Folhamatic, que hoje conta com 157 colaboradores.

Manual do Usurio

Visual Estmatic

CAPTULO 1

Manual do Usurio 1 - COMENTRIOS 1.1 - APRESENTAO DO SISTEMA Finalidade do Sistema Este Sistema foi desenvolvido para gerenciar o Estoque e seus Processos.

Visual Estmatic

Nas rotinas de Cadastro voc adiciona os dados que sero utilizados nos processos, por exemplo: dados dos Produtos Finais e Matrias prima como (Cdigo, Descrio, etc...), Dados dos Fornecedores como (Cdigo, Nome, Endereo, etc...) e assim para todos os cadastros. Nos processos voc registra as movimentaes de estoque por tipo de Movimento, por exemplo: Entradas...: Compras, Devoluo, Requisio e Ajustes. Sadas.......: Requisio, Devoluo de Compras a Ajustes. Os Relatrios e Consultas fornecero as informaes necessrias para um controle eficaz do seu estoque, como relatrios de movimentaes, rvore de Produtos, entre outros. A quem se destina? O Visual Estmatic um Sistema de Estoque destinado a todos os portes de empresas e ramos de atividade Indo desde uma Industria de Grande porte at uma Micro-empresa. Benefcios Gerenciamento total da rea de Estoques com as seguintes funes: Controle do Saldo de Produtos e Matria-Prima, pela movimentao do estoque, controla Saldos Mnimos e Materiais em Ponto de Pedido. Consultas / Relatrios dos Materiais , movimentos de Estoques e saldos atuais. Emisso de relatrios Gerenciais, por Produto, por Fornecedores, por Centro de Custo, entre outros. Resumo de movimentos e valorizao do estoque. Se possuir o Pacote TimeWin, o sistema estar trabalhando completamente integrado com o Financeiro e Faturamento, efetuando operaes do sistema totalmente On-line. Todos os relatrios podem ser exibidos em vdeo antes de serem impressos, tendo tambm a opo de serem salvos como arquivos. Caractersticas Linguagem e Padres Utiliza moderna linguagem e avanados recursos de programao , tornando-se completo e ao mesmo tempo de fcil utilizao. Independncia de pessoal especializado em informtica para oper-lo. Desenvolvido em Delphi, trabalha com arquivos de padro Dbsys, facilitando a integrao com outros sistemas e geradores de relatrios. Todo processo de impresso segue um padro onde o usurio poder emitir em Impressora, Tela ou Arquivo com vrios formatos como html, xls, pdf, jpg, rtf, informando a data da emisso e a quantidade de cpias. 1.2. REQUISITOS PARA INSTALAO. O Visual Estmatic possui um programa de instalao para simplificar o trabalho do usurio. Para instalar o Visual Estmatic, basta verificar alguns requisitos necessrios, que so os seguintes: Microcomputador 900 Mhz ou superior 128 MB de Memria RAM ou Superior.. Winchester (Disco Rgido) com 5 GB de espao livre Sistemas Compatveis com Windows, 98, ME, 2000, XP. Impressora de 80 ou 132 Colunas instalada

Manual do Usurio

Visual Estmatic

CAPTULO 2

Manual do Usurio

Visual Estmatic

2. CADASTROS 2.1. CADASTRO DE FORNECEDORES Para acessar o cadastro de Fornecedores no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Fornecedores. Outra maneira de acessar este cadastro, atravs do boto de atalho Fornecedores na tela principal do sistema. Incluindo um novo fornecedor: Clique no boto Incluir, automaticamente ser gerado um cdigo (apenas numrico) seqencial, e tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha os campos informando os dados relativos ao fornecedor que esta sendo cadastrado. Aps a incluso de todos os dados clique no boto Gravar. Caso possua o sistema Visual Finamatic e o mesmo esteja integrado com o sistema de contabilidade informar dados aos seguintes campos: Crdito = Compra de Mercadorias e Servios Dbito = Fornecedor / Duplicatas a Pagar 2.2. CADASTRO DE PRODUTOS Para acessar o cadastro de Produtos no sistema, escolha o menu Cadastros e em seguida Produtos. Outra maneira de acessar o cadastro, atravs do boto de atalho Produtos na tela principal do sistema. neste cadastro que sero informados os dados dos produtos a serem utilizados na emisso de Oramentos, Pedidos de Venda e nota Fiscal. Se estiver controlando o estoque atravs do sistema Estwin, este cadastro tambm poder ser visualizado no Estoque, com os mesmos dados aqui informados. Incluindo um novo produto: Clique no boto Incluir, se tiver sido configurada uma mascara para o cdigo do produto, este assumir as configuraes do parmetro, seno ter que ser informado manualmente neste campo, depois de informado o cdigo do produto tecle Enter. Ser exibida uma tela como mostrada na figura abaixo.

Nesta tala sero informados descritivos do produto ou servio. Os campos mostrados em azul so de preenchimento obrigatrio, informaremos a descrio do produto, que ser o nome com o qual ele ser identificado posteriormente, informaremos tambm o grupo e subgrupo ao qual este produto pertence, sua unidade de medida , se possuir uma srie , ser informada neste momento para futuramente ser utilizada na composio da lista de preos. 9

Manual do Usurio

Visual Estmatic

Tambm sero informado o valor de venda, a classificao do item, que vai definir se este item um produto de produo prpria , revenda, industrializado por terceiros ou se um servio. Informaremos o tipo de item, dizendo se o mesmo Produto Final , Matria Prima ou se os dois ao mesmo tempo (Somente sero utilizados no faturamento os produtos que tiverem marcado no Tipo de Item Produto final) , informaremos se o produto possui embalagens, e os dados referentes embalagem. Aps clicaremos sobre a aba Tributos, ser exibida a tela como mostrada abaixo.

Nesta tela sero informados os dados referentes tributao do Produto, como sua Classificao Fiscal , Cdigo de Tributao, Situao Tributria, Alquotas de IPI, ICMS, ISS e suas devidas Redues. Aps clicaremos sobre a aba Estoque, ser exibida a tela como indicado na figura a seguir.

Nesta tela ser exibido um resumo das movimentaes de entradas e sadas que foram efetuadas para este produto, temos ainda a opo de informarmos um estoque mximo e mnimo para este produto, quanto possui no ponto de pedido, seu lote mnimo para compra, o ultimo custo ser informado automaticamente, se estiver utilizando o sistema de estoque Estwin o mesmo ser capturado no processo de entrada de notas. Podemos informar tambm o valor unitrio de custo deste produto para que o mesmo posteriormente seja utilizado pelo sistema de estoque nas entradas de Nota Fiscal. O saldo do produto no estoque e seu preo mdio so calculados automaticamente utilizando as entradas e sadas do mesmo. Aps clicaremos sobre a aba Complemento, ser exibida a tela como indicada na figura a seguir.

10

Manual do Usurio

Visual Estmatic

Nesta tela podemos informar mais algumas observaes sobre o produto, para que as mesmas possam ser utilizadas posteriormente na emisso de Oramentos, Pedidos de Venda e Nota Fiscal. Aps clicaremos na aba Ficha Tcnica, ser exibida a tela como mostrado a seguir.

Nesta tela podemos informar Informaes tcnicas complementares sobre o produto, estes dados podem ser formatados de acordo com sua preferncia, basta clicar com o boto direito do mouse sobre a tela e selecionar a opo editar. Esta ficha poder ser importada posteriormente no pedido de venda, podendo ser impressa juntamente com os dados do pedido. Aps clicaremos na aba Sintegra, ser exibida a tela como mostrado abaixo.

11

Manual do Usurio

Visual Estmatic

Nesta tela informaremos o perodo de validade para as informaes sobre este produto no sistema Sintegra, para que posteriormente possamos efetuar a exportao para o Sintegra. Aps clicaremos novamente sobre a aba Manuteno e depois sobre o boto Grava, com isso o produto j estar cadastrado, podendo ser utilizado nos processos de faturamento e Estoque 2.3. CADASTRO DE COMPONENTES DO PRODUTO Para acessar o cadastro de Componentes do Produto no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Componentes do produto. Neste cadastro que sero informadas as composies dos produtos, ou seja , de quais matrias primas e em que quantidade , o produto final composto. Este cadastro ser utilizado nos processos de ordem de produo, e tambm ser responsveis pela baixa das matrias primas, que sero baixadas conforme informada neste cadastro. Incluindo um novo Componente: Pressione a tecla F4, para selecionar o Produto Final ou Semiproduto que deseja compor. Para incluir as matrias primas e suas quantidades pressione a tecla Insert e logo aps a tecla F4, selecione a matria prima e informe sua respectiva quantidade, que ser de acordo com a unidade previamente definida no cadastro do produto. Aps informar os componentes do produto, basta clicar em grava para que seja atualizado seu cadastro, se futuramente houver necessidade de alteraes na composio, basta entrar novamente na mesma efetuar as alteraes de incluso ou excluso de componentes, ou at mesmo alteraes nas quantidades. Para efetuar alteraes nas quantidades basta selecionar o componente que deseja alterar e teclar Enter, ser exibida na tela as quantidades definidas anteriormente podendo ser alteradas conforme a necessidade, para excluir componentes, basta selecionar o componente que deseja excluir e logo aps pressionar o a tecla Delete, para que as alteraes sejam aceitas pelo sistema, clique sobre o boto Grava. Este processo exibido na figura a seguir.

12

Manual do Usurio

Visual Estmatic

2.4. CADASTRO DE TRANSPORTADORA Para acessar o cadastro de Transportadora no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Transportadora. Incluindo uma nova Transportadora: Clique no boto Incluir, automaticamente ser gerado um cdigo (apenas numrico) seqencial, que poder ser alterado pelo usurio, e tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha os campos informando os dados relativos a Transportadora que esta sendo cadastrada. Aps a incluso de todos os dados clique no boto Gravar. 2.5. CADASTRO DE EMBALAGENS Para acessar o cadastro de Embalagens no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Embalagens. Incluindo uma nova Embalagem: Clique no boto Incluir, automaticamente ser gerado um cdigo (apenas numrico) seqencial, que poder ser alterado pelo usurio, e tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha os campos informando os dados relativos a Embalagem que esta sendo cadastrada. Aps a incluso de todos os dados clique no boto Gravar. 2.6. CADASTRO DE UNIDADES DE MEDIDA Para acessar o cadastro de Unidades de Medida no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Unidade de Medida. Incluindo uma nova Unidade de Medida: Clique no boto Incluir, informe a sigla da unidade que est cadastrando, exemplo MT para metro, e tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha a descrio da Unidade de Medida. Aps a incluso de todos os dados clique no boto Gravar.

2.7. CADASTRO DE CENTRO DE CUSTO Para acessar o cadastro de Centro de Custo no sistema, escolha o Menu Cadastros e em seguida Centro de Custo. Incluindo um novo Centro de Custo: 13

Manual do Usurio

Visual Estmatic

Clique no boto Incluir, informe o cdigo do Centro de Custo (Se tiver informado uma mascara para o Centro de Custo, o Cdigo seguir o padro informado no parmetro) , e tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha a Descrio do Centro de Custo. Logo aps basta clicar sobre o boto grava para concluir o cadastro. Este mesmo centro de Custo ser utilizado tambm no Estoque e no Sistema Financeiro. 2.8. CADASTRO DE DEPARTAMENTO Para acessar o cadastro de Departamento, escolha o Menu Cadastros e em seguida Departamento. Incluindo um novo Departamento: Clique no boto Incluir, automaticamente ser gerado um cdigo (apenas numrico) seqencial, e tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha os campos informando os dados relativos ao Departamento que esta sendo cadastrado. Aps a incluso de todos os dados clique no boto Gravar. 2.9. COMPRAS

Neste cadastro sero informados dados especficos de compras, como cadastro de produtos por fornecedor. Podendo ser informados grupos de produtos para cada um dos fornecedores, alm de ter a opo de fazer o cadastro por itens tambm, este cadastro ser utilizado futuramente para efetuar a cotao dos produtos. Nesta opo tambm poderemos cadastrar os compradores da empresa, e observaes para serem utilizadas no pedido de compra.
2.10.OUTROS CADASTROS 2.10.1. CADASTRO DE GRUPOS

Para acessar o cadastro de Grupos, escolha o menu Cadastros \ Outros Cadastros \ Grupos. Incluindo um novo Grupo: Clique no boto Incluir, automaticamente ser gerado um cdigo conforme o definido nos parmetros, aps tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha a Descrio do Grupo. Logo aps basta clicar sobre o boto grava para concluir o cadastro. Este Grupo ser utilizado tambm no Estoque no processo de Cadastro de Produtos.
2.10.2. CADASTRO DE SUBGRUPOS

Para acessar o cadastro de Subgrupos, escolha o menu Cadastros \ Outros Cadastros \ Subgrupos. Incluindo um novo Subgrupo: Clique no boto Incluir, automaticamente ser gerado um cdigo conforme o definido nos parmetros, aps tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha a Descrio do Subgrupo. Logo aps basta clicar sobre o boto grava para concluir o cadastro. Este Subgrupo ser utilizado tambm no Estoque no processo de Cadastro de Produtos.
2.10.3. CADASTRO DE ALIQUOTAS POR ESTADO

Para acessar o cadastro de Alquotas por Estado , escolha o menu Cadastros \ Outros Cadastros \ Alquotas por Estado. Incluindo uma nova Alquotas por Estado: Clique no boto Incluir, digite a sigla do estado, logo aps tecle Enter , preencha os campos com os dados referentes ao cadastro das alquotas, clique sobre o boto grava para concluir o cadastro. Estas alquotas sero utilizadas no processo de Emisso de nota fiscal.

14

Manual do Usurio
2.10.4. CADASTRO DE CLASSIFICAO FISCAL

Visual Estmatic

Para acessar o cadastro de Classificao Fiscal , escolha o menu Cadastros \ Outros Cadastros \ Classificao Fiscal. Incluindo uma nova Classificao Fiscal: Clique no boto Incluir, digite um cdigo para a Classificao Fiscal logo aps tecle Enter , preencha os campos com os dados referentes ao cadastro da classificao Fiscal, clique sobre o boto grava para concluir o cadastro. Esta Classificao ser utilizada no Cadastro de Produtos
2.10.5. CADASTRO DE NATUREZA DE OPERAO

Para acessar o cadastro de Natureza de Operao, escolha o Menu Cadastros \ Outros cadastros e em seguida Natureza de Operao. Incluindo uma nova Natureza de Operao: Clique no boto Incluir, informe o cdigo do CFOP, e tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha a descrio da Natureza de Operao e logo aps clique no boto Gravar. Esta natureza de operao ser utilizada no processo de emisso de Notas Fiscais no Faturamento e no processo de entradas de Notas no Estoque.
2.10.6.CADASTRO DE FORMAS DE PAGAMENTO

Para acessar o cadastro de Formas de Pagamento no sistema, escolha o Menu Cadastros \ Outros Cadastros \ e em seguida Formas de Pagamento. Incluindo uma nova Forma de Pagamento: Clique no boto Incluir, automaticamente ser gerado um cdigo (apenas numrico) seqencial, e tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha os campos informando os dados relativos a Forma de Pagamento (Os campos marcados em azul so de preenchimento obrigatrio). Logo aps basta clicar sobre o boto grava para concluir o cadastro.
2.10.7. CADASTRO DE TIPOS DE TRIBUTAO

Para acessar o cadastro de Tipos de Tributao, escolha o Menu Cadastros \ Outros Cadastros \ e em seguida Tipos de Tributao. Incluindo um novo Tipo de Tributao: Clique no boto Incluir, automaticamente ser gerado um cdigo (apenas numrico) seqencial, e tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha os campos informando os dados relativos ao Tipo de Tributao que esta sendo cadastrado. Logo aps basta clicar sobre o boto grava para concluir o cadastro.
2.10.8.CADASTRO DE SITUAO TRIBUTRIA

Para acessar o cadastro de Situao Tributria, escolha o Menu Cadastros \ Outros Cadastros \ e em seguida Situao Tributria. Incluindo uma nova Situao Tributria: Clique no boto Incluir, automaticamente ser gerado um cdigo (apenas numrico) seqencial, e tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha os campos informando os dados relativos Situao Tributria que esta sendo cadastrado. Logo aps basta clicar sobre o boto grava para concluir o cadastro. Esta situao tributria estar sendo utilizada no cadastro de produtos.

15

Manual do Usurio
2.10.9.CADASTRO DE BANCOS

Visual Estmatic

Para acessar o cadastro de Bancos no sistema, escolha o Menu Cadastros \ Outros cadastros e em seguida Bancos. Incluindo um novo Banco: Clique no boto Incluir, automaticamente ser gerado um cdigo (apenas numrico) seqencial, que poder ser alterado pelo usurio, e tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha os campos informando os dados relativos ao Banco / Conta Corrente que esta sendo cadastrada. Aps a incluso de todos os dados clique no boto Gravar. Caso possua o sistema visual Finamatic e o mesmo esteja integrado com o sistema de contabilidade, informar no campo Conta Contbil, a conta do Banco no plano de contas. Facilidades: Permite o controle dos saldos e dos lanamentos efetuados por Banco, via extrato bancrio e extrato bancrio por centro de custos. O campo FLOAT existente neste cadastro informa quantos dias seu dinheiro ficar bloqueado no banco, e ser utilizado para clculo da data prevista de vencimento presente no lanamento de contas a receber. O sistema permite tambm, o cadastramento de banco internacionais, disponibilizando os campos ABA e SWIFT.

16

Manual do Usurio

Visual Estmatic

CAPTULO 3

17

Manual do Usurio

Visual Estmatic

3. PROCESSOS 3.1. PEDIDOS DE COMPRA Para acessar o processo de pedido de Compra no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Pedido de Compra. Outra maneira de acessar este processo, atravs do boto de atalho Pedido compra na tela principal do sistema. Incluindo um novo Pedido de Compra: Clique no boto Incluir, automaticamente ser gerado um cdigo (apenas numrico) seqencial, tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha os campos informando os dados relativos ao Pedido de compra conforme mostrado na figura a seguir.

Informe o Fornecedor, a data do pedido, o departamento, a Condio de Pagamento, o Banco, o Centro de Custo referente a este pedido, o Valor de desconto se possuir e o valor do Frete. Para inserir os produtos no corpo do Pedido pressione a tecla Insert, e selecione os dados referentes ao produto, logo aps pressione enter. Para incluir outro produto basta repetir o processo, para efetuar uma alterao em um produto que j foi lanado basta selecionar o produto e teclar Enter, ser aberta novamente a tela de incluso de produtos, onde os dados podem ser alterados novamente para uma incluso correta. Se desejar excluir um produto que j foi lanado no Pedido , basta clicar sobre ele e pressionar o boto Delete, ser exibida a mensagem Excluir Item? se clicar sobre a opo Sim ele excluir o produto do Pedido. Depois de preenchido os dados clique sobre o boto gravar. 3.2. ENTRADAS DE PRODUTOS Para acessar o processo de Entrada de produtos no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Entrada de Produtos. Outra maneira de acessar este processo, atravs do boto de atalho Notas de Entrada na tela principal do sistema. Incluindo uma nova Nota de Entrada:

18

Manual do Usurio

Visual Estmatic

Clique no boto Incluir, automaticamente ser gerado um cdigo (apenas numrico) seqencial, se esta nota possuir um pedido de compra, favor informar o numero do mesmo para que o sistema importe os dados existentes no pedido. Tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha os campos informando os dados relativos a Nota Fiscal de Entrada, conforme mostrado na figura a seguir.

Informe a data de entrada da Nota Fiscal, a data de Emisso, a Espcie, a Srie, o Centro de Custo, O departamento onde os produtos estaro dando entrada, a Condio de pagamento, o banco para pagamento, a Natureza de Operao referente entrada da mercadoria, o Cdigo para a integrao Contbil, o Modelo da Nota Fiscal, se a mesma possui ICMS Sobre IPI e o Valor do Frete. Para inserir os produtos no corpo da Nota pressione a tecla Insert, e selecione os dados referentes ao produto, logo aps pressione enter. Para incluir outro produto basta repetir o processo, para efetuar uma alterao em um produto que j foi lanado basta selecionar o produto e teclar Enter, ser aberta novamente a tela de incluso de produtos, onde os dados podem ser alterados novamente para uma incluso correta. Se desejar excluir um produto que j foi lanado na Nota, basta clicar sobre ele e pressionar o boto Delete, ser exibida a mensagem Excluir Item? se clicar sobre a opo Sim ele excluir o produto da Nota. Depois de preenchido os dados clique sobre o boto gravar. Se Possuir o sistema Visual Finamatic, o estoque estar trabalhando integrado com o financeiro, sero atualizados os dados referentes ao estoque dos produtos que foram inseridos, e o sistema vai gerar as duplicatas referentes a esta nota e encaminh-las ao Sistema Financeiro como Contas a Pagar, para que l sejam efetuados seus controles. 3.3. SAIDA / REQUISIO Para acessar o processo de Sada / Reaquisio no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Sada / Reaquisio. Incluindo uma nova Requisio: Clique no boto Incluir, automaticamente ser gerado um cdigo (apenas numrico) seqencial, tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha os campos informando os dados relativos ao Pedido de compra conforme mostrado na figura a seguir.

19

Manual do Usurio

Visual Estmatic

Informe a Data de movimento o Departamento onde sero efetuadas as baixas dos produtos, a qual Centro de Custo se refere esta movimentao e uma Observao pra posterior identificao. Para inserir os produtos no corpo da Requisio e pressione a tecla Insert, e selecione os dados referentes ao produto, logo aps pressione enter. Para incluir outro produto basta repetir o processo, para efetuar uma alterao em um produto que j foi lanado basta selecionar o produto e teclar Enter, ser aberta novamente a tela de incluso de produtos, onde os dados podem ser alterados novamente para uma incluso correta. Se desejar excluir um produto que j foi lanado na Requisio, basta clicar sobre ele e pressionar o boto Delete, ser exibida a mensagem Excluir Item? se clicar sobre a opo Sim ele excluir o produto do Pedido. Depois de preenchido os dados clique sobre o boto gravar. 3.4. SALDO INICIAL DOS PRODUTOS Para acessar o processo de Saldo Inicial no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Sada / Reaquisio. Incluindo saldo inicial para os produtos: Clique no boto Incluir, automaticamente ser gerado um cdigo (apenas numrico) seqencial, tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha os campos informando os dados relativos ao saldo do produto conforme mostrado na figura a seguir.

20

Manual do Usurio

Visual Estmatic

Para inserir o Saldo inicial para os produtos, pressione a tecla Insert, e selecione os dados referentes ao produto, logo aps pressione enter. Para incluir outro produto basta repetir o processo, para efetuar uma alterao em um produto que j foi lanado basta selecionar o produto e teclar Enter, ser aberta novamente a tela de incluso de produtos, onde os dados podem ser alterados novamente para uma incluso correta. Se desejar excluir um produto que j foi lanado, basta clicar sobre ele e pressionar o boto Delete, ser exibida a mensagem Excluir Item? se clicar sobre a opo Sim ele excluir o produto do Pedido. Depois de preenchido os dados clique sobre o boto gravar. 3.5. AJUSTE DE ESTOQUE Para acessar o processo de Ajuste de Estoque no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Ajuste de Estoque / Ajuste de Produtos. Ajustando o Estoque dos produtos: Clique no boto Incluir, automaticamente ser gerado um cdigo (apenas numrico) seqencial, tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha os campos informando os dados relativos ao saldo do produto conforme mostrado na figura a seguir.

21

Manual do Usurio

Visual Estmatic

Para inserir o Saldo dos produtos, pressione a tecla Insert, e selecione os dados referentes ao produto, logo aps pressione enter. Para incluir outro produto basta repetir o processo, para efetuar uma alterao em um produto que j foi lanado basta selecionar o produto e teclar Enter, ser aberta novamente a tela de incluso de produtos, onde os dados podem ser alterados novamente para uma incluso correta. Se desejar excluir um produto que j foi lanado, basta clicar sobre ele e pressionar o boto Delete, ser exibida a mensagem Excluir Item? se clicar sobre a opo Sim ele excluir o produto do Pedido. Depois de preenchido os dados clique sobre o boto gravar. 3.6. DEVOLUO OUTRAS (+) Para acessar o processo de Devoluo Outras (+) no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Devoluo Outras (+). Efetuando uma Devoluo Outras (+) : Clique no boto Incluir, automaticamente ser gerado um cdigo (apenas numrico) seqencial, tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha os campos informando os dados relativos ao saldo do produto conforme mostrado na figura a seguir.

Para efetuar a devoluo dos produtos dos produtos, pressione a tecla Insert, e selecione os dados referentes ao produto, logo aps pressione enter. Para incluir outro produto basta repetir o processo, para efetuar uma alterao em um produto que j foi lanado basta selecionar o produto e teclar Enter, ser aberta novamente a tela de incluso de produtos, onde os dados podem ser alterados novamente para uma incluso correta. Se desejar excluir um produto que j foi lanado, basta clicar sobre ele e pressionar o boto Delete, ser exibida a mensagem Excluir Item? se clicar sobre a opo Sim ele excluir o produto do Pedido. Depois de preenchido os dados clique sobre o boto gravar. 3.7. DEVOLUO OUTRAS (-) Para acessar o processo de Devoluo Outras (-) no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Devoluo Outras (-). Efetuando uma Devoluo Outras (-) : Clique no boto Incluir, automaticamente ser gerado um cdigo (apenas numrico) seqencial, tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha os campos informando os dados relativos ao saldo do produto conforme mostrado na figura a seguir.

22

Manual do Usurio

Visual Estmatic

Para efetuar a devoluo dos produtos dos produtos, pressione a tecla Insert, e selecione os dados referentes ao produto, logo aps pressione enter. Para incluir outro produto basta repetir o processo, para efetuar uma alterao em um produto que j foi lanado basta selecionar o produto e teclar Enter, ser aberta novamente a tela de incluso de produtos, onde os dados podem ser alterados novamente para uma incluso correta. Se desejar excluir um produto que j foi lanado, basta clicar sobre ele e pressionar o boto Delete, ser exibida a mensagem Excluir Item? se clicar sobre a opo Sim ele excluir o produto do Pedido. Depois de preenchido os dados clique sobre o boto gravar. 3.8. RECALCULO DE ESTOQUE Para acessar o processo de Recalculo de Estoque no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Recalculo de Estoque . Efetuando um Recalculo de estoque: Selecione o cdigo do produto que deseja recalcular, informe a partir de quando deseja recalcular este produto, Clique sobre o boto recalcular. OBS ( muito importante que seja efetuado o processo de Backup do Sistema antes de efetuar o recalculo). Este processo apaga o saldo do produto selecionado, verifica todas as entradas e sadas que foram efetuadas e recalcula automaticamente o Saldo do produto selecionado. Se preferir recalcular o saldo do estoque inteiro, basta deixar o campo Cdigo do Produto em branco, o que vai influenciar na velocidade deste processo, vai ser a quantidade de movimentao que foi efetuada a partir do perodo selecionado. Aps o termino do processo de Recalculo de estoque, efetuar uma reindexao do sistema, no menu Outros / Reindexao.

3.9. TRANSFERENCIA DE PRODUTOS / DEPARTAMENTO

23

Manual do Usurio

Visual Estmatic

Para acessar o processo de Transferncia de Produtos no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Transferncia de Produtos / Departamento.

3.10.

ORDEM DE PRODUO

Para acessar o processo de Ordem de Produo no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Ordem de Produo. Incluindo uma nova Ordem de Produo: Clique no boto Incluir, automaticamente ser gerado um cdigo (apenas numrico) seqencial, tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha os campos informando os dados relativos a Ordem de Produo conforme mostrado na figura a seguir.

24

Manual do Usurio

Visual Estmatic

Para inserir os produtos na ordem de produo, pressione a tecla Insert, e selecione os dados referentes ao produto, logo aps pressione enter. Para incluir outro produto basta repetir o processo, para efetuar uma alterao em um produto que j foi lanado basta selecionar o produto e teclar Enter, ser aberta novamente a tela de incluso de produtos, onde os dados podem ser alterados novamente para uma incluso correta. Se desejar excluir um produto que j foi lanado, basta clicar sobre ele e pressionar o boto Delete, ser exibida a mensagem Excluir Item? se clicar sobre a opo Sim ele excluir o produto do Pedido. Depois de preenchido os dados clique sobre o boto gravar. Depois de gravada a ordem de produo, se nas configuraes foi informado que o estoque de matrias primas baixado pela Ordem de Produo, vai ser neste momento que o estoque de matrias primas ser baixado, Mas se foi informada que a baixa efetuada pela transferncia de Ordem de Produo, somente no processo de transferncia que os materiais sero baixados. 3.11. TRANSFERNCIAS DE ORDEM DE PRODUO

Para acessar o processo de Transferncia de Ordem de Produo no sistema, escolha o Menu processos e em seguida Transferncia de Ordem de Produo. Efetuando o processo de Transferncia de Ordem de Produo: Clique no boto Incluir, automaticamente ser gerado um cdigo (apenas numrico) seqencial, tecle Enter para acessar a tela de Manuteno. Preencha os campos informando os dados relativos a Transferncia de Ordem de Produo conforme mostrado na figura a seguir.

Nesta tela informe a data do movimento, informe a qual Ordem de produo esta Transferncia se refere, para qual Departamento os produtos sero transferidos, logo aps clique sobre o boto grava, com isso os produtos contidos na Ordem de produo sero transferidos automaticamente para o Departamento indicado na Transferncia, podendo serem utilizados para o faturamento ou ate mesmo no prprio sistema de estoque em movimentaes internas.

25

Manual do Usurio

Visual Estmatic

CAPTULO 4

26

Manual do Usurio

Visual Estmatic

4. RELATRIAS 4.1. DEFINIO DA FUNO O sistema possui um conjunto completo de relatrios para controle do Estoque e gerencial, tendo tambm a opo de visualizar todos os relatrios em vdeo antes de imprimi-los, podendo tambm salv-los como arquivo. Os relatrios do sistema esto descritos abaixo. 4.2. 1. 1..1 1..2 1..3 1..4 1..5 1..6 2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. RVORE DOS RELATORIOS Cadastros Fornecedores Produtos Embalagens Unidade de Medida Componentes do Produto Componentes do Produto por grupo Outros Cadastros Grupos SubGrupos Classificao Fiscal Tipos de Tributao Situaes Tributria Relatrios de Estoque Movimentao por Centro de Custo Movimentao por Perodo Movimentao por Perodo / Departamento Saldo Estoque Atual Saldo Estoque Atual por data Selecionada Saldo Resumido por Grupo Entradas por Perodo Conferncia das Entradas 3.8.1. Por Fornecedor 3.8.2. Por Fornecedor com Produto Relatrios de Compras Resumo por Fornecedor Produtos por Fornecedor Produtos por Pedido Pedidos por Centro de Custo Relatrios Auxiliares Termo de Abertura Termo de Encerramento Livro Registro de Inventrio Materiais abaixo do mnimo Materiais acima do mximo Situao dos Produtos Situao dos Pedidos de Compras Devoluo Outras Devoluo de Notas 27

4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 5.9.

Manual do Usurio

Visual Estmatic

6.

Etiquetas

6..1 Parmetros da Etiqueta 6..2 Etiqueta de Clientes 6....2.1.Impressora Matricial 6....2.2.Impressora Jato de Tinta 6..3 Etiquetas de Vendedores 6....3.1.Impressora Matricial 6....3.2.Impressora Jato de Tinta 6..4 Etiquetas de Produtos 6....4.1.Impressora Matricial 6....4.2.Impressora Jato de Tinta

28

Manual do Usurio

Visual Estmatic

CAPTULO 5

29

Manual do Usurio

Visual Estmatic

5. 5.1.

OUTROS Configuraes Nesta opo sero configurados os parmetros do sistema, que so as configuraes iniciais do sistema para o seu bom funcionamento.

Nesta primeira tela Sero configurados as Mascaras do Produto, Grupo, Subgrupo, Mascara de Centro de Custo e Departamento. Utilize (L) Para Letras e (9) para Nmeros, exemplo se meu cdigo for seqencial numrico de cinco dgitos sua mascara ser 99999. No Momento em que for incluir o produto seu cdigo ser 00001, 00002, 00003, etc...

Nesta tela informaremos como ser o processo de baixa de estoque de produtos acabados, se o mesmo ser pela Nota Fiscal de Sada ou pelo Pedido de Venda. Tambm podemos configurar nesta tela se a baixa das matrias primas ser efetuada pela ordem de produo ou pela Transferncia de Ordem de produo, podemos definir se no processo de Ordem de Produo ser permitido ou no saldo de produtos negativo. Vamos definir se no processo de Ordem de Produo ser utilizado o preo mdio ou preo unitrio. Configuraremos tambm se no processo de Entradas de Notas Fiscais quando importarmos um pedido de compra, se ser possvel alterao de campos como (Condio de Pagamento, Total da Nota e Total dos Produtos, se ser deduzido ICMS para o Calculo do Preo Mdio esse no estoque ser permitido Saldo de Produtos negativo.

30

Manual do Usurio

Visual Estmatic

Nesta tela definiremos se ser utilizado o validador de CPF / CNPJ, que verifica se a seqncia numrica digitada esta correta e se j no existe outro Cliente ou Fornecedor com o mesmo nmero de CPF / CNPJ, podemos configurar a quantidade de casas decimais para o campo de valor de venda e criar uma identificao para o relatrio de pedido de compra. 5.2. CONFIGURAO DE ACESSO Nesta opo sero cadastradas e alteradas senhas de acesso ao sistema, e efetuada a manuteno de senhas, onde so informadas as restries de acesso dos usurios. 5.3. 5.4. 5.5. MUDA USURIO Com esta opo podemos alterar o usurio sem sair do sistema. FORMATAR DISQUETE Esta opo abre a opo de formatao de disquetes do Windows.

BACKUP (CPIA DE SEGURANA) Esta opo far a copia de segurana do sistema, por padro o backup feito em disquete. Para efetuar o backup, apenas o computador onde o backup ser feito pode estar acessando o sistema, aps ter se certificado que nenhum outro computador esta como sistema aberto, insira no drive de disquete um disquete formatado, e logo aps clique na opo Iniciar , depois de concludo o backup ser exibido uma mensagem indicando que o backup foi concludo com sucesso depois s clicar em sair. OBS: Esta operao muito importante e deve ser efetuada constantemente, qualquer dvida referente a este processo entrar em contato com o suporte da Folhamatic. 5.6. ATUALIZA SISTEMA Esta operao ser utilizada somente quando for alterada a verso do sistema, onde sero informados os diretrios de origem e de destino para a substituio dos arquivos. 5.7. IMPORTAO DE DADOS DA VERSO DOS Esta funo somente ser utilizada por clientes que utilizavam a verso do sistema Estmatic em Dos e que necessitam converter os dados para verso Windows. Nesta opo possvel importar os cadastros processos e movimentaes que foram efetuadas no sistema em dos. 5.8. IMPORTAO DE DADOS (Layout Fatumatic) Com esta funo possvel importar dados como cadastras, por exemplo, a partir de um layout que fornecido pela Folhamatic Sistemas. 5.9. REINDEXAO Este processo exclui os ndices do sistema e cria novos ndices, deve ser utilizado somente com a orientao do suporte tcnico

31

Manual do Usurio 5.10.

Visual Estmatic

CONSISTE ARQUIVOS Esta rotina foi criada a efetuar correes no sistema devido a alteraes recentes, por exemplo, campos novos que foram acrescentados ou tirados do sistema. Esta opo deve ser utilizada com o auxilio do suporte da Folhamatic. 5.11. ALTERAO DE PREOS Esta rotina foi criada a efetuar correes no preo dos produtos, e pode ser efetuada por percentual ou por valor, e tambm pode ser definida para um produto , para uma faixa de produtos ou se deixarmos o campo cdigo do produto em branco ela ser alterada para todos os produtos. 5.12. EXPORTAR PARA E-FISCAL Esta opo possibilita a importao de dados, como cadastros de outro sistema, conforme Layout fornecido pela Folhamatic. 5.13. INFORMAES DO SUPORTE

O Suporte Tcnico FOLHAMATIC feito por telefone, fax e internet e atende de segunda a sexta-feira (exceto feriados) das 08:00h s 17:30h. O atendimento gratuito para clientes com contratos de atualizao vigentes e com o pagamento em dia. As atualizaes de sistemas sempre que existirem sero enviadas automaticamente pelo correio. Nossos clientes tambm podero retir-las na prpria FOLHAMATIC ou adquir-las via Internet sem custo adicional. O atraso de 15 dias ou mais no pagamento da taxa de manuteno e suporte acarretar imediata suspenso do atendimento. Entre em contato conosco: Fone (19) 3471 3900 Fax (19) 3471 3908

32

Manual do Usurio

Visual Estmatic

Folhamatic Americana SP (Matriz) Av. Paulista, 629 - Colina CEP: 13479-580 Callcenter (19) 3471-3900 Folhamatic So Paulo SP Av. Paulista , 1439 1 andar Bela Vista CEP: 01311 - 200 Callcenter (11) 3459-5700 Suporte para outras localidades Ribeiro Preto SP (16) 3968-3300 Santos SP (13) 3278-3900 So Jos dos Campos SP (12) 3925-3900 Curitiba PR (41) 3362 - 6206 Rio de Janeiro RJ (21) 2518 - 2418 Porto Alegre RS (51) 2108 - 3900

33