Gesto de documentos

Introduo Tendo presente a importncia do arquivo, no como mero depsito de documentos mas como centro dinmico de informaes, necessrio se mostra regulamentar do arquivo , nomeadamente a nvel de gesto eficiente da documentao, entendida como conjunto de actividades e procedimentos tcnicos que tm como objectivo a racionalizao e eficcia na criao, recolha, acondicionamento, conservao, organizao, descrio, utilizao, avaliao, seleco e eliminao da documentao, tanto na fase de arquivo corrente como de arquivo intermdio e na remessa para o arquivo definitivo, e, bem assim, na transposio de informao para novos suporte O que uma Portaria de Gesto de Documentos 1.1 Elementos constitutivos da Portaria de Gesto de Documentos Os Portaria de Gesto de Documentos so constitudos por um: Regulamento de Conservao Arquivstica do qual consta: Uma Tabela de Seleco Um modelo de Auto de Entrega Um modelo de Guia de Remessa de Documentos Um modelo de Auto de Eliminao 1.2. Funes da Portaria de Gesto de Documentos um diploma legal, publicado no Dirio da Repblica, que regulamenta: Os prazos de conservao de todos os documentos produzidos e recebidos por um organismo; Os procedimentos para a eliminao dos documentos sem valor nem para a Instituio produtora nem para a Memria Colectiva; Os procedimentos para a remessa de documentos para o Arquivo Intermdio e para o Arquivo Histrico 1.3 Vantagens de uma Portaria de Gesto de Documentos A aplicao da Portaria de Gesto de Documentos traz muitos benefcios: Evita a acumulao de documentos sem interesse administrativo ou histrico, ou seja, produzem. reduz a massa documental e liberta espao fsico nos servios que os

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Agiliza a recuperao de informao. Ao dispor mais facilmente das informaes necessrias ao seu funcionamento, as unidades orgnicas iro ganhar prestao de servios aos utilizadores internos. mais eficincia na

Garante a preservao de documentos com interesse nacional e cria condies para que seja exercido o Direito Memria preservando documentos com interesse para a Histria da Instituio

1.4 Legislao aplicvel ao Arquivo Decreto lei 447/88 de 10 de Dezembro Encontra-se actualmente em curso a reviso global do regime jurdico dos arquivos. No entanto, parece premente alterar, desde j, as disposies legais relativas publicao das portarias que orientam a avaliao, seleco e eliminao de documentao que deixa de ter interesse administrativo. , na verdade, indispensvel que neste processo intervenham obrigatoriamente os servios que superintendem na poltica arquivstica, pois s assim se pode assegurar que o interesse histrico do material do arquivo seja correctamente apreciado e que, na avaliao, relao e eliminao dos documentos, se sigam critrios uniformes e tecnicamente correctos. Tendo sido ouvidos os rgos de governo prprio das regies autnomas: Nos termos da alnea a) do n. 1 do artigo 201. da Constituio, o Governo decreta o seguinte: Artigo 1. 1 - So aprovadas, por portaria conjunta do ministro que superintende nos servios e entidades envolvidos e do membro do Governo responsvel pela rea da cultura, as normas que regulam a pr-arquivagem da documentao na posse de: a) Servios da administrao directa e indirecta do Estado; b) Autarquias locais; c) Instituies particulares de solidariedade social; d) Pessoas colectivas de utilidade pblica administrativa; e) Outras entidades pblicas ou privadas cujos arquivos sejam declarados de relevante interesse cultural por despacho do membro do Governo responsvel pela rea da cultura.

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Decreto-Lei 121/92, de 02 de Julho

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Decreto-Lei n 121/92, de 2 de Julho Estabelece os princpios de gesto de documentos relativos a recursos humanos, financeiros e patrimoniais dos servios da administrao directa e indirecta do Estado O presente diploma insere-se na reviso global do regime jurdico dos arquivos, iniciada pelo Decreto-Lei n 447/88, de 10 de Dezembro. Ao proceder-se identificao sistemtica da documentao produzida pela administrao directa e indirecta do Estado na gesto dos seus recursos humanos, financeiros e patrimoniais, inicia-se um processo de normalizao das designaes das sries documentais e do destino final que a cada uma delas atribudo. Procura-se racionalizar o ciclo de vida dos documentos de arquivo, controlando o seu crescimento atravs da avaliao e seleco, minimizando-se os custos da conservao de todos os documentos produzidos como resultado das mltiplas actividades do Estado. Se a conservao dos documentos de menos valor ameaa a sobrevivncia dos mais valiosos, torna-se legtimo adoptar medidas arquivsticas que garantam a conservao permanente destes. Nessa medida, uma poltica arquivstica coerente tende no s a tornar mais racional e rentvel a utilizao e a conservao administrativa dos documentos e da informao como promove a adequada preservao dos acervos de conservao permanente, facilitando a tarefa da investigao histrica. Neste sentido, torna-se necessrio definir um corpo normativo que sustente uma actuao integrada a nvel da gesto dos documentos produzidos e recebidos pelos organismos e servios da administrao directa e indirecta do Estado, em ordem a permitir libertar espaos, programar eliminaes de documentos e recuperar cada processo em tempo til. Para o efeito, prev-se a aprovao de uma tabela geral de avaliao, seleco e eliminao de documentos. Essa tabela poder no conter desde j os prazos de conservao administrativa dos documentos, aspecto sobre o qual ainda se tem de trabalhar, tendo em vista a normalizao Foram ouvidos os rgos de governo prprio das Regies Autnomas dos Aores e da Madeira. Assim:

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Nos termos da alnea a) do n 1 do artigo 201 da Constituio, o Governo decreta o seguinte: Artigo 1 Tabela geral de avaliao, seleco e eliminao de documentos 1 -A avaliao, seleco e eliminao da documentao de arquivo produzida e recebida pelos organismos e servios da administrao directa e indirecta do Estado, no mbito exclusivo das suas funes de gesto de recursos humanos, gesto dos ecursos financeiros e gesto dos recursos patrimoniais, findos os prazos de conservao administrativa, realizada nos termos da tabela geral de avaliao, seleco e eliminao de documentos, a aprovar por portaria do Primeiro-Ministro, ouvidos os rgos de governo prprio das Regies Autnomas. 2 -A tabela geral de avaliao, seleco e eliminao de documentos de arquivo visa: a) Assegurar a conservao e remessa para arquivo definitivo da documentao considerada de conservao permanente e promover a eliminao da restante, findos os prazos de conservao administrativa; b) Complementar ou orientar a elaborao de tabelas, em conformidade com o que determina o n 1 do artigo 1 do Decreto-Lei n 447/88, de 10 de Dezembro; c) Apoiar as tarefas tendentes classificao de documentos. Artigo 2 Prazos de conservao administrativa 1 -Os prazos de conservao administrativa da documentao referida no n 1 do artigo anterior do presente diploma sero fixados por portaria do Primeiro-Ministro, ouvidos os rgos de governo prprio das Regies Autnomas dos Aores e da Madeira. -Enquanto no for publicado o diploma referido no nmero anterior, os prazos de conservao administrativa sero fixados nos termos previstos pelo Decreto-Lei n 447/88, de 10 de Dezembro.

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Artigo 3 Eliminao 1 -Findos os prazos administrativos de conservao, a documentao referida no n 1 do artigo 1 que seja destituda de valor secundrio deve ser eliminada. 2 -A eliminao dos documentos deve obedecer a critrios de confidencialidade e racionalidade. 3 -A eliminao de documentos acompanhada de um auto de eliminao, do qual deve constar uma relao das unidades arquivsticas objecto de destruio ou alienao, identificadas quanto sua provenincia, e que constitui prova de abate patrimonial. 4 - vedada a eliminao de documentos de arquivo que no estejam devidamente previstos na tabela de avaliao, seleco e eliminao sem o parecer favorvel do organismo incumbido de promover a coordenao da poltica arquivstica nacional. Artigo 4 1 Remessa de documentos para arquivo definitivo 1 -Deve ser remetida para arquivo definitivo, findos os prazos administrativos de conservao, a documentao referida no n 1 do artigo 1 considerada de conservao permanente pela tabela geral de avaliao, seleco e eliminao de documentos. 2 -A remessa de documentos ser acompanhada por um auto de entrega, que dela far prova jurdica, e por uma guia de remessa destinada identificao e controlo da documentao remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo. Artigo 5 Substituio de suporte 1 -A substituio de suporte de documentos rege-se por critrios de segurana, autenticao e legalidade.

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2 - A substituio de suporte de documentao de conservao permanente apenas ser possvel mediante autorizao expressa do organismo coordenador da poltica arquivstica, a quem competir a definio dos seus pressupostos tcnicos. Artigo 6 Organismo coordenador Compete ao organismo incumbido de promover a coordenao da poltica arquivstica nacional, designado na tabela por organismo coordenador: a) Superintender e fiscalizar a aplicao da tabela geral referida no n 1 do artigo 1; b) Promover a actualizao da tabela geral referida no n 1 do artigo 1 e a sua articulao com as tabelas especficas referidas na alnea b) do n 2 do mesmo artigo; c) Normalizar os critrios e os instrumentos de eliminao, substituio de suporte e remessa para arquivo definitivo da documentao referida no n 1 do artigo 1 Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 21 de Maio de 1992. -Anbal Antnio Cavaco Silva - Artur Aurlio Teixeira Rodrigues Consolado -Mrio Fernando de Campos Pinto. Promulgado em 17 de Junho de 1992. Publique-se. O Presidente da Repblica, MRIO SOARES. Referendado em 19 de Junho de 1992. Pelo Primeiro-Ministro, Joaquim Fernando Nogueira, Ministro da Presidncia.