MANUALIZAO Elaborao e Uso de Manuais

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Preliminar

Trataremos de manuais vinculados movimentao de processos. Esses manuais apontam o como fazer. Os indicadores para o uso de manuais esto ligados aos processos de: Divulgao Coordenao Anlise Treinamento
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Objetivos

Permitir que a reunio de informaes dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada atue como instrumento facilitador do funcionamento da organizao. O manual vale como instrumento de permanente consulta, sem ser o nico no qual executivos e executantes devem pautar seu trabalho.
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Estratgia para a Manualizao

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Itemizar os modelos manualizados: antes da aplicao de modelos, necessrio que sejam identificados os vrios tipos de manual que a organizao demanda. Qualificar a Manualizao: detalhamento do que ser manualizado, ou seja, sero selecionados os modelos. Elaborar o manual: a colocao em prtica dos estudos realizados anteriormente; Distribuir o manual.
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Tipos e Tcnicas de Manualizao (1)

Manual de Organizao, Manual de estrutura: tem como escopo a prpria organizao.

Manual de Instrues, Manual de Normas e Procedimentos, Manual de Processo, Manual de Servios: definem normas diretrizes e o detalhamento de como fazer o trabalho de natureza burocrtica.
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Tipos e Tcnicas de Manualizao (2)

Manual de Formulrios: define a finalidade, o preenchimento, a distribuio e a utilizao dos formulrios em uso na empresa. Manual de Normas: semelhante a qualquer regulamento interno ou regimento. Manual de seqncia Administrativa: descreve as fases e as operaes de cada processo, citando os rgos e as pessoas que as executam, bem como os volumes de trabalho em cada fase (no o manual que mais se recomenda no Brasil).
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Tipos de Manuais (1)

Manual de Instrues Instrues Origem reas de Operao Justificativas das Instrues Manual de Normas e Procedimentos Objetivo Classificao dos Assuntos Preparo e Emisso de Normas Padres para redao comunicaes normativas Modificao de Normas

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Tipos de Manuais (2)

Manual de Processo

Normas Bsicas Processo Interface Normas bsicas Roteiro de Execuo Roteiro de superviso Normas legais Roteiro de Execuo Formulrios Interface Roteiro de Superviso
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Manual de Servios (a)

Manual de Servios (b)

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Tipos de Manuais (3)

Manual de Formulrios

Objetivos Freqncia Preenchimento Fluxograma Interface Anexos

Manual de administrativa

Seqncia

Processo Formulrios Volume Espao Fsico Cuidados na Superviso

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Recomendaes Finais

O manual elaborado para quem no sabe. Quem sabe no o consulta. Elabore o manual em folhas soltas, para melhor atualizao. fundamental a existncia de um padro esttico que inclua obrigatoriamente a redao e a apresentao de cada manual interessante a adoo de um sistema de modificao que permita uma fcil referncia e/ou busca.
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MANUALIZAO

Formulao e Anlise Estrutural

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Objetivos (1)

Explicar os objetivos e diretrizes bsicas da empresa, sua penetrao no mercado e na sociedade em geral. Relatar a histria da empresa, desde sua fundao at a atualidade. Demonstrar de forma coordenada e organizada, a estrutura organizacional da empresa necessria para conseguir os objetivos e diretrizes traadas. Definir a funo, a posio hierrquica, as responsabilidades, as relaes e a autoridade dos cargos decorrentes desta estrutura
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Objetivos (2)

Atender s exigncias das normas internacionais (srie ISO 9000). Ou mesmo da srie ISSO 14000 que trata das questes ambientais.

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Em termos de Manualizao no plano estrutural, a incluso de alguns itens que assegurem uma leitura e interpretao sistmica da organizao. 13 PO11

Tipos e Tcnicas de Manualizao 1. Manual de Poltica

Processo decisrio (unidades de direo) Delegao de autoridade Processo decisrio (unidades de assessoramento e de execuo de 1o. e 2o. Nveis). Coordenao global Interveno ambiental
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2. Manual de Organizao (a)

Polticas e diretrizes organizacionais. Estrutura orgnica Competncias Estatutos e regimentos internos Quadro de pessoal

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2. Manual de Organizao (b)

Introduo Objetivos do manual Definio das finalidades e objetivos da organizao Organogramas parciais e global Descrio por unidades Descrio de cargos
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2. Manual de Organizao (c)

Objetivo Estrutura Interna Linhas de autoridade

Ascendente
Descendente

Funes

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2. Manual de Organizao (d)

Preliminares Quadro Organizacional Planos de ao

natureza

estratgica natureza operacional

Envolvimento ambiental
circunstancial permanente

Atuao individualconceitual
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Recomendaes Finais (1)

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A elaborao do manual deve incluir: uma abertura do texto; sumrio de assuntos; grficos explicativos. Forma de impresso do texto. Desenho do gabarito da folha. Qualidade do papel. Cor do papel Perfurao da folha (quando for o caso) Formato da folha padro
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Recomendaes Finais (2)

Para a capa do manual deve ser considerado (quando for o caso):

tamanho gravao ferragens

O uso de divisrias para separar os vrios segmentos interessante. O manual deve ser visto como um documento que subsidia os trabalhos de cada pessoa na empresa. A linguagem escrita tem de estar ao alcance de quem l e usa o manual.
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