GESTO POR PROCESSOS Objetivo da Metodologia

Sensibilizao e Capacitao de todos os profissionais da Prefeitura sobre Gesto por Processos

*Fonte (Apostila do Grupo GEPRO Formao de Facilitadores).

GESTO POR PROCESSOS Objetivo da Metodologia

GRUPO DE FACILITADORES: Sergio Gesto por Processos Rosana Assessoria Sandra Meio Ambiente Jamal Planejamento Liliam Restaurante Jos Nilton Unitransp Jocelina Suprimentos

Objetivo da Metodologia

OBJETIVO DA APRESENTAO

Entender O QUE e COMO a Gesto por Processos ser implantada em toda Prefeitura.

Absorver os conceitos associados Gesto por Processos, alinhando o conhecimento de todos para a anlise e melhoria dos processos.

GESTO POR PROCESSOS Objetivo da Metodologia

CONCEITOS BSICOS

PROCESSO
Conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas, que transformam Objetivo da em Metodologia no tempo, insumos produtos ou servios.
Uma srie de etapas com valor agregado que converte uma entrada (fornecida por um fornecedor) em uma sada (fornecida a um cliente).
Processo

Insumos Produtos Fornecedor Servios

Requerimentos
Cliente

Cliente

Objetivo da Metodologia

Fonte: Programa de Qualidade Par Obras.

CLIENTE: qualquer rgo, empresa, pessoa, departamento ou outro processo interno que receba os produtos e servios gerados. Os clientes podem ser externos empresa ou Objetivo da Metodologia internos. FORNECEDOR: qualquer rgo, empresa, pessoa ou departamento que fornea insumos (produto, servio ou informao) ao processo em questo. Assim, tambm os fornecedores podem ser externos ou internos.

MISSO: A misso representa a finalidade unidade, ou seja, a razo de sua existncia .

da

Objetivo da Metodologia

VISO: A viso representa o sonho, queremos ser, num futuro prximo.

o que

DESCRIO DO NEGCIO: O negcio Objetivo da Metodologia deve descrever o que feito e para quem se faz, detalhando-se, ainda, os produtos, os clientes de cada produto, os fornecedores e os insumos necessrios para elaborao de um determinado produto.

INSUMOS/ENTRADAS: Fatores que entram na preparao de um Produto ou Servio.

PRODUTOS/SERVIOS/SADAS: de um trabalho.

Resultado

FLUXOGRAMA: a representao grfica da seqncia de passos de um processo. Deve mostrar da Metodologia as Objetivo atividades (passos, tarefas, operaes e decises) e as seqncias que elas se desenvolvem.

Resultado da Atividade / Etapa

Incio ou Fim de processo

N Documento(s) / Relatrio(s) Deciso a ser tomada

Direo do Fluxo

Conexo (numerada seqencialmente)

INDICADORES: expresso numrica, simblica ou verbal usada para caracterizar atividades (eventos, Objetivo da Metodologia objetos, pessoas), em termos quantitativos e qualitativos, com o objetivo de mensurar o valor dessas atividades e os mtodos associados.
50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 1 T rim . 2 T rim . 3 T rim . 4 T rim .

N de re c la m a e s re fe re n te a o tra n s p o rte fre ta d o .

DESCONEXES: Todo o desvio, erro ou no conformidade que dificulta ou impede o alcance de Objetivo dadesejada Metodologia uma situao dentro de um processo ou sub-processo.

Objetivo da Metodologia HISTRICO

Origem: PLANES 2003 Anlise do Cenrio externo e ambiente interno Definido como questo estratgica Adoo da Gesto por Processos na PRDU

Objetivo da Metodologia OBJETIVO

Promover a Gesto por Processos como modelo de administrao da Prefeitura.

Produto Final Prtica de gesto por processos incorporada por todas as reas da Prefeitura.

Objetivo da Metodologia PRODUTOS RESULTANTES

Grupo capacitado; Processos crticos identificados, revisados, gerenciados e estabilizados; Processos implantados; Sistemtica de medio dos processos implantada.

Processo e a Estrutura Objetivo da Organizacional Metodologia

O timo de um sistema diferente da soma dos timos das partes que o compem, vistas isoladamente.

Objetivo da Metodologia Processos e sua

Gesto

Todo trabalho realizado numa organizao faz parte de um processo, portanto no existe um produto ou servio oferecido sem um processo. Processo o resultado da articulao de: Pessoas Instalaes Equipamentos, e Outros recursos (materiais, ...)

Critrios para a modelagem Objetivo da Metodologia de Processo

Todo trabalho viabilizado atravs de uma rede de processos; Toda pessoa faz parte de um processo; Todo processo gera um produto (sada); Todo processo tem clientes (internos ou externos); Todo processo requer entradas; Todo processo tem fornecedores.

Objetivo da Objetivo da Metodologia Gesto por Processo

Tornar os processos:

Eficazes - de forma a viabilizar os resultados

desejados, a eliminao de erros e a minimizao de atrasos

Eficientes - Otimizao do uso dos recursos Adaptveis - capacidade de adaptao s

necessidades variveis do usurio e organizao

Cadeia das Relaes Causais do Objetivo da Metodologia Sucesso das Organizaes

Considerando: SUCESSO = OBJETIVO ESTRATGICO Sucesso depende de SATISFAO DO CLIENTE Satisfao do cliente depende de VALOR AGREGADO PELO PRODUTO O Sucesso da Organizao depende do VALOR AGREGADO PELO PRODUTO Valor agregado depende de CUSTOS e/ou PRAZOS e/ou QUALIDADE e/ou MARCA Os quais dependem dos PROCESSOS

VISO TRADICIONAL X VISO DE PROCESSOS Objetivo da Metodologia

ATRIBUTOS 1 - Foco 2 - Relacionamento Primrio 3 - Orientao 4 - Quem toma deciso VISO TRADICIONAL Chefe Cadeia de comando Hierrquica Gerncia VISO POR PROCESSO Cliente Cliente - Fornecedor Processo Todos os participantes

5 - Estilo

Autoritrio

Participativo

As mudanas significativas na por Processos Objetivo Gesto da Metodologia

Sistema de trabalho que exige novas habilidades, maior autonomia e compartilhamento de responsabilidade; Sistema gerencial descentralizado estimulando a cooperao e comunicao direta; Promove o trabalho em equipe, avaliando os resultados pelos resultados da equipe (fim do individualismo); As decises so baseadas nas necessidades dos clientes; Quebra do paradigma da viso por funo, passando para a viso do todo. GESTO POR PROCESSOS UMA MUDANA CULTURAL!

ESTGIOS DA EVOLUO PARA A ORGANIZAO POR PROCESSOS Objetivo da Metodologia

ETAPAS A Processos, que processos? Onde estamos B C D E Identificamos Melhoramos Redistribumos Nossa nossos os processos nossos recursos organizao macroprocesso, essenciais. ao longo de foi processos, nossos processos desenhada subprocessos e essenciais e pela lgica atividades. atribumos a de nossos responsabilidade processos. a um dono de processo.

PAPIS E RESPONSABILIDADES
Papel Caractersticas Objetivo da Metodologia
Conhecimento Global da organizao Ter viso completa e influncia sobre as mudanas no processo Lideranas das reas por onde passa o processo Conhecedores de como o processo realizado Conhecedor da metodologia e ferramentas da qualidade e estar ligado rea estratgica Representantes das reas que recebem os resultados do processo Representantes das reas que fornecem as entradas para o processo Representantes das reas que contribuem para as melhorias do processo

Responsabilidades
Viabilizar os recursos necessrios Iniciar, dirigir e dar suporte ao projeto Informar questes inter-reas dono do processo Descrever como o trabalho feito Facilitar a reviso e melhoria de processos Estabelecer suas necessidades para que o processo contemple Estabelecer suas necessidades, de forma a oferecer insumos adequadamente Contribuir com conhecimento para o redesenho do processo

Patrocinador Dono do Processo Colaboradores tticos Agentes de Melhoria Facilitador

Clientes

Fornecedores Fornecedores parceiros

FLUXO DA METODOLOGIA

Objetivo da Metodologia
ETAPA 1

A
ETAPA 5

Planejamento Estratgico
Anlise do processo
ETAPA 2

Entendimento do negcio
ETAPA 6

ETAPA 3

Redesenho do processo

Identificao do processos crticos

ETAPA 7

Implementao do processo Processo(s) escolhido(s) ?

Sim ETAPA 4

No

ETAPA 8

Gerenciamento do Processo

Requisitos clientes e fornecedores do processo

Sim

Novas melhorias ?

No

Etapa 1

Planejamento Estratgico Objetivo da Metodologia

Parte do processo de gesto de uma organizao, permitindo a construo do futuro que se deseja, a partir de objetivos viveis e realistas. Esclarece a misso, traduz a viso e a estratgia em objetivos claros, associados a indicadores, metas e prazos.

ALINHA AS ESTRATGIAS DA ORGANIZAO PARA OBTENO DE RESULTADOS COERENTES E QUALIFICADOS

Planejamento Estratgico Resultados Prefeitura Objetivo da Metodologia

MISSO: Prover, prestar assessoria e servios em infraestrutura predial e urbana, alimentao, segurana e transporte, facilitando o desenvolvimento das atividades fins da Universidade, com compromisso com o ambiente e a qualidade de vida da comunidade universitria e a sociedade, observando a boa tcnica e otimizao de recursos.
O QUE FAZEMOS (negcios)
Alimentao Transporte Sinalizao viria Limpeza urbana Implantao e conservao de reas verdes Vigilncia Infra-estrutura

PARA QUEM FAZEMOS (clientes)

Unidades e/ou rgos Funcionrios Docentes Alunos rgos externos, governamentais Comunidade, sociedade

Planejamento Estratgico Resultados Prefeitura Objetivo da Metodologia

VISO: Ser uma administrao moderna, integrada e pr-ativa, atendendo as demandas de infraestrutura e servios da Universidade.
VALORES: Credibilidade Integrao Flexibilidade Otimizao de recursos Sucesso do cliente Qualidade de vida/ ambiental tica Boa tcnica QUESTES ESTRATGICAS: Marketing Infraestrutura Ateno ao cliente Integrao das reas Bom uso dos recursos Normalizao de procedimentos Atualizao tecnolgica Sistema gerencial Capacitao de RH Gerenciamento de processos

Etapa 2 - ENTENDIMENTO DO NEGCIO

Fornecedores Unidades e rgos Sociedade

Objetivo da Metodologia Entradas Processos

Demanda de Servios Oferecidos
Fornecer Alimentao Fornecer Transporte Organizar Trnsito Virio

Mapa de Relacionamento - Prefeitura

Sadas Alimentao disponibilizada Transporte Coletivo Disponib. Vias e Acessos Sinalizados Campus Limpo Alunos reas Verdes Conservadas Sociedade Prover Vigilncia Patrimon./ Pessoal Campus Seguro Infraest.Predial e Urbana disponvel, segura e adequada Funcionrios Clientes Docentes

Procuradoria Geral

Assessoria Jurdica

Prover Limpeza Urbana AEPLAN Recurso Oramentrio Implantar/Conserv. reas Verdes

rgos Reguladores Int.e Externos

Legislao e Regulament.

Empresas Privadas

Demanda de Infraestrutura

Prover Infraestrutura

rgos e Unidades

Etapa 3 IDENTIFICAO DOS PROCESSOS Objetivo da Metodologia CRTICOS

Porque atuar nos processos crticos? Para focalizar aquilo que realmente importante no momento Para suprir as necessidades imediatas dos clientes E os demais processos ? Todos sero objeto de melhorias, de acordo com a prioridade pr estabelecida; Facilitadores mais dedicados aos processos crticos.

Etapa 4 REQUISITOS DOS CLIENTES E Objetivo da Metodologia FORNECEDORES DO PROCESSO

OBJETIVOS: Construir uma viso comum, do processo, entre todos os envolvidos; Promover o intercmbio de idias e necessidades a respeito do processo sob a tica dos clientes, fornecedores e envolvidos no processo;

Etapa 5 Objetivo da Metodologia

ANLISE DO PROCESSO

OLHAR O PROCESSO SOB OS SEGUINTES ASPECTOS:

Fluxo: mtodo de transformar entradas e sadas

Eficcia: expectativa dos clientes atendidas

Eficincia: aproveitamento dos recursos p/ produzir as sadas

Tempo de ciclo: tempo p/ transformar entradas em sadas

Custo: dispndio de todo o processo

Etapa 5

ANLISE DO PROCESSO Objetivo da Metodologia

MAPA DE PROCESSO: Planejamento
Cliente Solicitao Anlise/definio encaminhamento Tem Projeto? Sim No Desenvolvimento de projeto Enviar para Licitao

Coord.

Fim

Projeto

Oram.

Oramento/ Adequaes

No H recurs. financ. Disponveis ? Sim

Pasta Tcnica

Elaborar Pasta Tcnica

Etapa 6

REDESENHO DO PROCESSO Objetivo da Metodologia

Conceitos e Valores:
Participao dos envolvidos no desenho do novo processo (maior representatividade, diferentes opinies, consenso) Padronizar como o trabalho deve ser feito o cliente sabe o que receber Fazemos melhor quando temos uma rotina padronizada e descrita Aplicao do conceito de MULTIFUNCIONALIDADE Realizar benchmarking

Etapa 7 IMPLEMENTAO DO PROCESSO Objetivo da Metodologia

Objetivos estabelecidos (Pr-requisitos); Roteiro de trabalho definido (Atividades/Produtos) Medio do mtodo

PARTICIPAO + INFORMAO = COMPROMETIMENTO

Mudanas Problemas Solues

As mudanas criam problemas, que exigem solues, que criam mudanas.

Objetivo da Metodologia