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A importncia dos Sistemas de Informaes Gerenciais nas Organizaes

Pedro Soares e Silva1, Marco Eliezer1 Patrick A. Lima1, Antnio L. S. Cardoso1,2
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Escola de Administrao Universidade Federal da Bahia (UFBA) 41.100-903 Salvador BA Brasil Faculdade de Educao Universidade Federal da Bahia (UFBA) 40.110-100 Salvador BA Brasil
{pedro_oseb,marco.eliezer}@hotmail.com patrick.a.lima@gmail.com, antoniol@ufba.br

Resumo. Este artigo tem por objetivo demonstrar como os Sistemas de Informaes Gerenciais se faz ao mesmo tempo presente e necessrio nas organizaes contemporneas. Palavras-chave. SIG; Informao; Gerenciamento.

1. Conceitos Essenciais
A sigla SIG significa Sistemas de Informaes Gerenciais, seu estudo surgiu na dcada de 70 e focava os sistemas de informao computadorizados destinados a administradores. O SIG combina o trabalho terico da cincia da computao, da cincia da administrao e da pesquisa operacional com uma orientao prtica para o desenvolvimento de solues de sistema para problemas do mundo real e gerenciamento dos recursos da tecnologia de informao. [Bonfim, 28/05/2007] J para Gonalves (29/05/2007) Sistema de Informao de Gesto, Sistemas de Informaes Gerenciais (SIG) ou Management Information System (MIS), um sistema de informao, tipicamente baseado em computadores, utilizado numa organizao. A WordNet descreve um sistema de informao como "um sistema que consiste na rede de canais de comunicao numa organizao". Um sistema de informao composto por todos os componentes que recolhem, manipulam e disseminam dados ou informao. Inclui-se tipicamente hardware, software, pessoas, sistemas de comunicao como linhas telefnicas, e os dados propriamente ditos. Gonalves (29/05/2007) continua dizendo que as atividades envolvidas incluem a introduo de dados, processamento dos dados em informao, armazenamento de ambos, e a produo de resultados, como relatrios de gesto. Como rea de estudo tipicamente referida como gesto de tecnologias de informao. O estudo de sistemas de informao vulgarmente uma disciplina de administrao e gesto comercial, e envolve freqentemente desenvolvimento de software, mas tambm se distingue concentrando-se na integrao de sistemas computadorizados mediante os objetivos da organizao. Esta rea de estudo no deve, no entanto, ser confundida com Cincia da Computao, sendo esta mais terica e matemtica por natureza, ou com Engenharia dos computadores. No contexto empresarial, os sistemas de informao ajudam os processos de negcio e operaes, tomadas de deciso e estratgias competitivas. [Gonalves, 29/05/2007]

2. A Histria dos SIGs

Segundo Cardoso (01/01/2006), os SIs surgiram antes mesmo da informtica; baseados em tcnicas de arquivamento e recuperao de informaes de grandes arquivos. Havia a figura do Arquivador que era a pessoa responsvel em organizar, registrar, catalogar e recuperar dados se preciso. Eram

2 simples, mas exigiam um grande esforo para mant-los atualizados e recuper-los. As informaes em papis no permitiam a facilidade de cruzamento e anlise dos dados. Por ex., o inventrio de estoque de uma empresa era uma tarefa difcil, pois a atualizao dos dados no era uma tarefa prtica e quase sempre envolvia muitas pessoas e a probabilidade de ocorrer erros. O incio dos SIs foi marcado pela simplicidade dos dados, informaes, mtodos e tcnicas, tambm pela limitao do sistema e ineficincia. A primeira gerao dos SIs era orientada operao, automatizada atravs de grandes computadores e depois migrada para microcomputadores. Nas empresas surgiram sistemas especialistas, destinados a executarem uma determinada tarefa, como, por ex., um sistema de folha de pagamento. Os sistemas forneciam informaes para um determinado setor da empresa e isso era um avano. Os SIs evoluram paralelamente s tecnologias de informtica e telecomunicaes. Com o advento das redes e da evoluo da capacidade de processamento e armazenamento computacional, novas formas de sistemas de informao apareceram com maior integrao das reas empresariais e disponibilidade dos dados at ento dispersos em vrios sistemas diferentes. [Cardoso, 01/01/2006] Na dcada de 1950-1960, os "sistemas eletrnicos de processamento de dados" apenas podiam ser adquiridos pelas maiores organizaes. Eram usados para registrar e armazenar dados de arquivo como artigos jornalsticos, e jornais especializados - papel de suporte s operaes. [Cardoso, 01/01/2006] Pelos anos 60, os "sistemas de informao de gesto" foram usados para gerar uma gama limitada de relatrios pr-definidos, incluindo relatrios de lucro (eram designados por P & L's na altura), balanos e relatrios de vendas. Tentava-se que atuassem no papel de suporte s tomadas de deciso, embora ainda no fossem capazes. [Cardoso, 01/01/2006] Pelos anos 70, os "sistemas de suporte deciso" foram introduzidos. Eram interativos no sentido de que o utilizador podia escolher numerosas opes e configuraes. No s o utilizador podia personalizar os resultados, mas tambm configurar os programas para as suas necessidades especficas. No entanto, isso teve o seu custo: como parte do acordo de aluguer do sistema, ter-se-ia que pagar a um tcnico de sistemas IBM para estar permanentemente no local. [Cardoso, 01/01/2006] A inovao nos anos 80 foi introduo da computao descentralizada. Em oposio a um nico (e grande) computador para toda a empresa, vrios PC's podiam ser espalhados pela organizao, o que significava que no era mais necessrio enviar o trabalho para o departamento de computadores para processamento (em fila de espera) e esperar pelos relatrios. [Cardoso, 01/01/2006]

3. Por que os SIGs so Essenciais?

Sistemas de Informao Gerencial ESSENCIAL nas organizaes modernas, segundo especialistas "sistemas de informao gerencial so o fluxo sangneo das organizaes" interligando as vrias operaes (remotas, virtuais, descentralizadas, parceiros, fornecedores, ...) formando um nico tecido integrado. [Cardoso, 1/1/2006] Segundo Pacheco (05/09/2007) os sistemas de informaes gerenciais podem ser de grande valia para a busca do lucro, na medida em que agilizam e simplificam processos, aumentando a eficincia da organizao. Alm disso, sua importncia se d, sobretudo, pois eles processam estes dados e fornecem informaes (relatrios) importantes sobre as diversas reas da organizao. A partir destas informaes, decises estratgicas podem ser tomadas, melhorando a eficincia da organizao e aumentando seu lucro. Um bom sistema de suporte ao relacionamento com clientes, por exemplo, pode gerar relatrios de potenciais interessados em novos produtos, permitindo organizao uma atitude ativa de marketing, gerando oportunidades maiores de negcios e lucros. Da mesma forma, um relatrio

3 detalhado de vendas por produto pode permitir companhia focar naqueles que tem maior sada e lucro, ou que tem maior contribuio no lucro da empresa, aumentando tambm sua eficincia. O mesmo ocorre nas diversas reas da empresa, sendo que todas so atendidas pelos sistemas de informao. [Pacheco, 05/09/2007]

4. O Diferencial Estratgico
Para Cardoso (01/01/2006), Sistemas de Informao Gerencial ou Management Information System (MIS) um sistema de informao, tipicamente baseado em computadores utilizado em uma organizao.

PAPEL DE SUPORTE ESTRATGICO: Os sistemas de informao podem ajudar no posicionamento competitivo de uma empresa e nas tomadas de deciso. O SIG possibilita aos diretores ter acesso imediato a todas as informaes do Banco de Dados e do Sistema na forma de grficos ou planilhas, contendo todos os dados necessrios para uma detalhada anlise gerencial. Assim, a qualquer momento, o diretor pode acompanhar os resultados de sua administrao, o que facilitar o planejamento de novas aes e a avaliao da instituio como um todo. PAPEL DE ACOMPANHAMENTO DE PERFORMANCE (Ttico): Os SIGs no se resumem anlise de dados e estatsticas: precisam ser utilizados como ferramenta de Administrao por objetivos (MBO - Management by objectives), e ajudam a: estabelecer objetivos relevantes e quantificados . Monitorizar resultados e performances (taxas de sucesso). Enviar alertas, em alguns casos diariamente, aos gestores de cada nvel da organizao, em todas as variaes entre resultados e objetivos pr-estabelecidos e oramentos.

Conforme Cardoso (01/01/2006) afirma, em termos de qualidade total os Sistemas de Informao Gerenciais (SIG) fornecem conceitos, metodologias, tcnicas e ferramentas para os executivos das organizaes tomarem decises baseadas em informaes estratgicas, precisas, atualizadas e em tempo hbil qualquer programa que vise melhoria da qualidade est diretamente relacionado com a capacidade do gerenciamento estratgico e, portanto, com a capacidade de a direo de a empresa estar bem informada o mais rpido possvel, uma vez que a qualidade total dependente da informao para a sua performance. Nesse sentido, dos dados coletados, devem ser extradas as tendncias de mercado, bem como os problemas a serem resolvidos, seguidos de oportunidades de negcios e decises estratgicas que proporcionem melhorias para a empresa. Um sistema de informao que contemple no somente as informaes necessrias para a administrao, mas que possa diagnosticar e controlar aspectos fundamentais para o sucesso da empresa representa um suporte fundamental para gesto e planejamento, proporcionando condies favorveis para alcanar maior competitividade, eficincia e agilidade nas tomadas de decises gerenciais e estratgicas da organizao. [Cardoso, 01/01/2006]

5. Onde utilizar o SIG?

Afirma Cardoso (01/01/2006) que Sistemas de Informao baseados em computadores podem atuar em qualquer departamento, rea funcional ou seo de uma organizao. Desde o setor produtivo (cho de fbrica), no controle de estoque, na logstica e transporte, na rea de Marketing, Vendas, Jurdico, RH, Contas a Receber/Pagar, ... Os Sistemas de Informao so diferenciados nas suas funcionalidades, mas atualmente, a interface e o modo como so utilizados est se padronizando quando a organizao implanta um ERP. ERP so sistemas de informao integrada por uma base de dados comum e compartilhada com uma interface padro. [Cardoso, 01/01/2006]

6. Segurana
Pela sua natureza, todo sistema de informao por manipular dados e informaes muitas vezes confidenciais, deve ter embutida dentro dele funcionalidades de segurana e restries de acesso de maneira a evitar que as informaes sejam conhecidas por quem no deve. Imagine se os salrios ou benefcios de uma empresa estivessem abertos a todos os colaboradores, clientes ou fornecedores! [Cardoso, 01/01/2006]

7. Padronizao
Cardoso (01/01/2006) diz que no h padro para Sistemas de Informao. H aplicaes genricas tais como: ERP, SCM, CRM, BI, SGBD, etc... Os Sistemas de Informao devem ser orientados a objetivos corporativos de maneira a atender as necessidades das organizaes.

8. Benefcios, Eficincia e Problemas

De acordo com Cardoso (01/01/2006), os principais sistemas de Informao utilizados em qualquer organizao (comerciais, industriais, ONGs, religiosas, financeiras, pblicas) so: ERP, SCM, CRM, BI, SPTs, entre outros. Lista-se as seguintes vantagens na utilizao de Sistemas de Informao nas organizaes e que justificam sua implantao: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Recuperao e atualizao das informaes de maneira mais eficaz e rpida; Armazenamento das informaes em menor espao do que no sistema manual (papel); Vrios usurios podem compartilhar o mesmo dado e utiliz-lo em diferentes tarefas; Controle de redundncia das informaes; Forar a utilizao de padronizao; Controle de acesso (segurana); Definio de regras de Integridade (restries de consistncia).

Ele afirma ainda que a eficincia de Sistemas de Informao nas organizaes diretamente dependente de como foi realizado o planejamento para a sua adoo e implantao. Um bom planejamento, com recursos adequados, objetivos bem definidos com treinamento para os usurios tendem a tornar os Sistemas de Informao bem eficientes. Contudo, os erros mais comuns so segundo Cardoso (01/01/2006): 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. No atendimento dos objetivos a que se prope; No auxilia o atendimento das metas corporativas; Erros de funcionamento; Ausncia de funcionalidades; Falta de treinamento aos usurios; Ausncia de material de consulta; e No se comunicar com outros sistemas corporativos; Entre outros problemas.

9. Concluso
Sistemas de informao, nas organizaes modernas, so imprescindveis. praticamente impossvel falar em uma organizao ativa e eficiente na sociedade atual que no tenha sistemas de informao para relacionamento com clientes e fornecedores, automatizando seus processos. Com relao a SIG, existe uma crescente interdependncia entre estratgia, regras e procedimentos empresariais de um lado, SIG (software, hardware, data) e telecomunicaes de outro, afetando produtos, mercados, fornecedores e clientes. O SIG atualmente representa a competncia nuclear da empresa (core competence), desempenhando um papel estratgico para a mesma. J quanto mudana na natureza da tecnologia da informao, com o crescente poder e declnio de custos da tecnologia da informao, os usurios agora podem definir suas prprias aplicaes e sistemas simples de informaes sem a ajuda de programadores profissionais. E com a mudana no carter das aplicaes, os novos tipos de aplicaes requerem direta e prxima interao entre pessoal de suporte tcnico, gestores que usaro o sistema e o nvel executivo da empresa. Dentro da nova era da informao, a empresa deve apresentar-se como uma estrutura em rede que transcende os limites tradicionais do que hoje conhecemos como a empresa, fundamentada na informao e no conhecimento, onde o conhecimento se tornar o verdadeiro capital e a nfase na realizao das atividades se deslocar para o trabalhador intelectual.

10. Referncias
Bonfim, E. F. S. (28/05/2007) O que significa a sigla SIG? Sistema de Informao. Cardoso, A. (01/01/2006) Quais as origens histricas do SIG? Sistema de Informao. Cardoso, A. (01/01/2006) J existe algum mercado onde o conhecimento de SIG fundamental? Sistema de Informao. Cardoso, A. (01/01/2006) Quais as reas funcionais do SIG? Sistema de Informao. Cardoso, A. (01/01/2006) Como o SIG atua no nvel estratgico da organizao? Sistema de Informao. Cardoso, A. (01/01/2006) Como o SIG pode ajudar as empresas na implantao da qualidade total? Sistema de Informao. Cardoso, A. (01/01/2006) Qual o nvel de segurana de um SIG quanto ao gerenciamento de informaes? Segurana Digital. Cardoso, A. (01/01/2006) H um padro de aplicao do SIG? Sistema de Informao. Cardoso, A. (01/01/2006) Quais os principais benefcios de um SIG? Sistema de Informao. Cardoso, A (01/01/2006) Como podemos tornar eficiente o SIG dentro das organizaes? Sistema de Informao. Cardoso, A. (01/01/2006) Quais os possveis erros que podemos encontrar em um SIG? Sistema de Informao. Cardoso, A. (01/01/2006) Qual a importncia da sig nas organizaes? Sistema de Informao. Gonalves, A. (29/05/2007) O que significa a sigla SIG? Sistema de Informao. Pacheco, D. (09/05/2007) De que modo o sig pode ajudar as organizaes a obter o principal objetivo, o lucro? Sistema de Informao.

Questionamentos:
1. De acordo com o que voc leu, conceitue com suas palavras o que SIG? 2. Cardoso cita alguns sistemas de Informao desenvolvidos a cada dcada. No seu entendimento, qual a principal caracterstica dos Sistemas Abaixo: a. Sistemas eletrnicos de processamento de dados b. Sistemas de informao de gesto c. Sistemas de suporte deciso 3. Comente com suas palavras, por que os SIGs so Essenciais nas organizaes modernas? 4. Iremos falar mais durante o nosso curso sobre Segurana da Informao. Porm, se voc em uma organizao fosse o administrador de um SIG nesse mundo globalizado, como seria analisado esse ponto? Seria prioridade ou no? Por que? 5. Pontos Negativos foram citados no decorrer deste artigo. Como voc poderia minimizar essas caractersticas negativas dos SIGs. 6. Dentre os pontos positivos dos SIGs, classifique as vantagens por ordem de valor de 1 7 e justifique sua classificao.