PRODUO CULTURAL NA BAHIA

Teorias e Prticas na realizao de projetos Tayane Bragana de Almeida

PRODUO CULTURAL NA BAHIA

Teorias e Prticas na realizao de projetos Tayane Bragana de Almeida

Cultura como tudo aquilo que, no uso de qualquer coisa, se manifesta para alm do mero valor de uso. Cultura como aquilo que, em cada objeto que produzimos, transcende o meramente tcnico. Cultura como usina de smbolos de um povo. Cultura como conjunto de signos de cada comunidade e de toda a nao. Cultura como o sentido de nossos atos, a soma de nossos gestos, o senso de nossos jeitos. Trecho do discurso de Gilberto Gil ao assumir o cargo de Ministro da Cultura. Braslia, 2 de janeiro de 2003

SUMRIO 07 11 17 25 27 31 34 36 43 57 66 67 70 71 72 73 76 77 81 84 85 87 89 91 Apresentando Discutindo Cultura Entendendo a Produo Cultural e a Gesto Cultural Etapas da produo Cultural: pr-produo, produo e ps-produo A PR-PRODUO O MOMENTO DE PLANEJAR Ter a idia Analisar a viabilidade da idia Transformar idia em projeto Modelar o projeto Buscar financiamento Comear o projeto A PRODUO O MOMENTO DE EXECUTAR E CONTROLAR Assinar contratos Executar as atividades Acompanhar o cronograma Gerir o oramento Registrar e documentar o processo Realizar o projeto A PS-PRODUO O MOMENTO DE AVALIAR Desmontar e organizar o material Avaliar os resultados Elaborar relatrios e preencher formulrios Agradecer Referncias Bibliogrficas e sugestes de leitura

Apresentando

Produo Cultural na Bahia: Teorias e Prticas na realizao de projetos um manual que se dedica a detalhar o processo de concepo, planejamento, execuo e avaliao de um projeto cultural, intercalando discusses tericas com questes prticas do processo. O produto aborda aspectos mais genricos, essenciais para no momento da elaborao e do planejamento de um projeto, e traz especificidades da Produo Cultural na Bahia, principalmente no que diz respeito aos mecanismos de financiamento disponveis no Estado. A inteno do Manual oferecer um produto voltado para pessoas que pretendem comear a trabalhar com produo cultural ou para os que j realizam projetos culturais de forma amadora e que pretendem buscar informaes para realizar o trabalho de forma mais profissional. O produto tem foco nos produtores e grupos do interior do Estado, que tm pouco acesso a atividades de formao e capacitao em produo cultural. Apesar de ser til para artistas que realizam suas prprias produes, destaco neste Manual a importncia do trabalho de produo ser realizado por algum dedicado exclusivamente a esta funo dentro do projeto. O objetivo aqui no , de forma alguma, oferecer frmulas prontas, receitas de bolo ou verdades absolutas. O trabalho se caracteriza em apresentar aes e atividades que permitem que o projeto seja realizado de forma mais tranquila, atravs de um planejamento bem feito e detalhado. As aes descritas resultam de um processo de pesquisa de conceitos e publicaes acadmicas, e de um processo de reflexo acerca do exerccio da profisso. Os tpicos do projeto partem tambm da consulta e dilogo com profissionais da rea e com novos produtores, a fim de detectar quais os contedos mais importantes a serem abordados. Apresento, ento, o meu Trabalho de Concluso de Curso, desejando que este contribua para a atuao dos profissionais aos quais o dedico. Boa leitura!

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Discutindo Cultura

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Para comear a esboar um Manual de Produo Cultural, precisamos deixar claro de que idia ou idias de cultura estamos tratando. A inteno aqui no apresentar um nico conceito, at porque no existe uma definio exata do que cultura. Vamos, ento, fazer um levantamento de diferentes entendimentos do termo e discorrer sobre qual ou quais os conceitos mais aplicados hoje, e quais as implicaes para o campo cultural. Uma das primeiras idias define cultura como um conjunto de objetos que no so naturais. Um mrmore ou uma pedra, por exemplo, so objetos naturais, e uma esttua esculpida nesses objetos passa a ser um objeto ou produto cultural, resultado da ao do homem. Uma outra definio vai tratar de cultura como o processo de desenvolvimento humano, a o cultivo da mente e do esprito. Neste sentido, fala-se de cultura querendo falar, na verdade, de grau de instruo ou de conhecimento acumulado. o conceito acolhido quando se diz, por exemplo, que algum culto. Isaura Botelho apresenta duas perspectivas: a sociolgica vai definir cultura como um circuito organizacional que estimula, por diversos meios, a produo, a circulao e o consumo de bens simblicos. Ou seja, h o entendimento da cultura como expresso artstica em sentido restrito. J perspectiva antropolgica entende a cultura como tudo que o ser humano elabora e produz - simblica e materialmente falando - atravs da interao social entre os indivduos. Essa ltima perspectiva foi adotada pelo Ministrio da Cultura MinC - desde o comeo da gesto de Gilberto Gil, em 2003. Em um dos seus discursos, Gil definiu cultura como usina e conjunto de signos de cada comunidade e de toda a nao. Como eixo construtor de nossas identidades, construes continuadas que resultam dos encontros entre as mltiplas representaes do sentir, do pensar e do fazer brasileiros e a diversidade cultural planetria. A Organizao das Naes Unidas para a Educao, a Cincia e a
1 THIRY-CHERQUES, 2006, p. 24. 2 BOTELHO, p. 4.

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Cultura UNESCO consolida, num documento chamado Declarao Universal sobre a Diversidade Cultural, lanado em 2002, a seguinte definio de cultura: o conjunto dos traos distintivos espirituais e materiais, intelectuais e afetivos que caracterizam uma sociedade ou um grupo social e que abrange, alm das artes e das letras, os modos de vida, as maneiras de viver juntos, os sistemas de valores, as tradies e as crenas. Essa definio guia tambm a Conveno sobre a Proteo e Promoo da Diversidade das Expresses Culturais, publicao da UNESCO em 2005, a qual foi assinada pelo Brasil. Assim, o pas se compromete a formular polticas e aes alinhadas com esta definio. Percebemos que o conceito sugerido pela UNESCO se aproxima bastante do adotado pelo MinC desde 2003. Neste Manual, damos destaque a eles, pois so os conceitos que tm norteado as aes e polticas pblicas no Brasil. A adoo de definies mais amplas permite que o poder pblico passe a formular polticas para outras modalidades de expresses culturais, que antes no eram contempladas, como por exemplo as culturas populares, afro-brasileiras, de gnero, de orientao sexual, etc. a partir desse cenrio que se desenvolve o setor cultural no Brasil, e podemos perceber um movimento de expanso da cultura com relao a demais campos. A Cultura ganha uma nova dimenso, inclusive do ponto de vista econmico: so destinados cada vez mais recursos, por meio de leis de incentivo, Fundos e Editais ou injeo de verba pela iniciativa privada. A cultura tem, felizmente, deixado de ser a cereja do bolo e passa a ser vista como um elemento importante, enquanto forma de expresso e representao e enquanto gerao de renda. O ento Ministro da Cultura, Gilberto Gil, em um dos seus discursos, afirmou que:

UNESCO, p. 2.

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Um bem simblico um produto cultural, poltico e econmico simultaneamente. Como envolve custos de criao, planejamento e produo , obviamente, uma fonte geradora de emprego e renda. Uma fonte de lucro para empresas e de captao de divisas para pases exportadores de bens e servios culturais. Ou seja: alm de dar emprego em casa, a produo cultural pode trazer dinheiro de fora. Hoje, o mercado internacional de bens e servios culturais extremamente dinmico, envolvendo bilhes e bilhes de dlares. O atual Ministro da Cultura, Juca Ferreira, afirmou em um dos seus primeiros discursos que a preservao e o financiamento das atividades culturais significam dar condies para que nossa populao se mantenha viva com seus valores e tradies, com suas inovaes criativas e sua experimentao de horizontes novos. Percebemos, assim, que a cultura passa a ser entendida a partir de uma outra lgica, ganhando importncia e visibilidade cada vez maiores. No Estado da Bahia, as polticas e diretrizes tm seguido a mesma linha do Governo Federal. A adoo de um conceito mais amplo de cultura pela Secretaria de Cultura SECULT - permitiu a criao de novos setores na Secretaria e em rgos vinculados, para que possam dar conta de linguagens que at ento no eram contempladas pelas polticas pblicas de cultura. As aes de interiorizao e descentralizao de recursos tm tido destaque entre essas polticas: o mecanismo de iseno fiscal estadual, o FAZCULTURA, estabelece que 50% dos recursos sero destinados a projetos do interior. Os editais tm, normalmente, estabelecido quantidade mxima de projetos a serem aprovados por Territrios de Identidade, para evitar a concentrao de recursos em uma mesma regio. Com a expanso do setor cultural, o aumento na quantidade de manifestaes culturais contempladas por polticas pblicas e o surgimento de novas formas de financiamento e de captao de recursos para projetos culturais,

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a procura por profissionais capacitados aumenta. Com a sistematizao dos processos de gesto da cultura, fica mais fcil transmitir esse conhecimento e diminuir a informalidade e o improviso na rea. Assim, os produtores e gestores passam a ser realmente vistos como profissionais.

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Entendendo a Produo Cultural e a Gesto Cultural

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Com a expanso do campo cultural e das possibilidades de atuao nesse campo, precisamos entender qual o perfil, as atribuies e funes dos profissionais intermedirios deste campo. So estes os produtores e gestores culturais, responsveis principalmente pela comunicao e troca entre os agentes envolvidos em todo o processo. A professora e pesquisadora Linda Rubim vai chamar esses novos profissionais de organizadores da cultura. Segundo ela, essa atividade busca, deste modo - atravs do acionamento de uma variedade de recursos: financeiros, materiais, tcnicos, tecnolgicos, humanos, etc - tornar vivel e dar concretude aos produtos e eventos decorrentes dos processos de imaginao e inveno desenvolvidos pelos criadores culturais.4 Rubim vai dizer ainda que existem diferentes nomenclaturas possveis para estes profissionais. Entre os mais comuns esto animador cultural, promotor cultural e produtor cultural. Sobre o termo animador cultural, Rubim afirma que tem, quase sempre, uma certa marca de militncia poltica e social, de algo alternativo s estruturas e prticas existentes(...). Uma atuao que mescla umbilicalmente poltica e cultura, que mistura e torna as diferentes atividades do sistema cultural como algo inespecfico5. Os usos que se fazem desse termo o relacionam a essa militncia ou, de alguma forma, agitao cultural. O professor Francisco Paulo de Melo Neto apresenta os conceitos para produo e promoo cultural, entendendo a produo cultural como algo que lida com o mundo simblico, da abstrao, da sensibilidade e da criatividade subjetiva, ou seja, relacionado ao processo de criao. A promoo cultural seria o que lida com as variveis tcnicas do mercado, as questes de oferta e demanda de produtos, perfil e comportamento do consumidor, anlise de tcnicas e demais aspectos6. Podemos ver que o uso que fazermos desses termos se confundem: normalmente o que chamamos de produo cultural se relaciona com a definio de promoo cultural.
4 RUBIM, 2005, p. 21 5 RUBIM, 2005, p. 21 6 MELO NETO, 2000, p. 42

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Os termos produo e produtor culturais tm sido mais usados para definir esse organizador da cultura, motivo pelo qual iremos adotar este conceito. importante destacar, entretanto, que a definio do termo no serve para designar todo e qualquer profissional que realize essa intermediao. Cada linguagem artstica e manifestao cultural tm necessidades de profissionais diferentes e, em cada uma dessas realidades, os profissionais podem assumir outras funes e nomenclaturas. Temos ainda o papel do gestor cultural. Cabe aqui uma discusso sobre o uso dos termos produtor e do gestor culturais. So duas denominaes diferentes para o mesmo profissional? Tratam-se de funes diferentes? Complementares? Uma mesma pessoa pode assumir as duas funes? No campo cultural, essas profisses ainda no esto bem definidas. O Guia do Estudante define o produtor cultural como aquele que cria e organiza projetos e outros produtos artsticos e culturais, como espetculos de teatro, dana e msica, produes cinematogrficas e televisiva, festivais, mostras e eventos. Pode trabalhar tanto com artistas quanto em organizaes e empresas voltadas para a rea cultural. Como produtor executivo, faz o oramento do projeto, define cronogramas e busca recursos para a montagem da obra. Em instituies e empresas, traa a poltica de investimentos no setor, analisa as propostas de patrocnio cultural que lhe so encaminhadas e verifica se so adequadas ao perfil da empresa. Atua ainda no gerenciamento de instituies e rgos pblicos culturais, elaborando polticas para a arte e a cultura.7 Percebemos que as atribuies listadas so diferentes entre si, e que poderiam certamente ser descritas como atividades de profissionais diferentes.
7 Guia do Estudante. Disponvel em <http://guiadoestudante.abril.com.br/profissoes/ comunicacao-informacao/producao-cultural-602234.shtml>

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O produtor e gestor Rmulo Avelar vai conceituar o produtor cultural como o profissional que cria e administra diretamente eventos e projetos culturais, intermediando as relaes dos artistas e demais profissionais da cultura com o Poder Pblico, as empresas patrocinadoras, os espaos culturais e o pblico consumidor de cultura8. Por gestor cultural, Avelar entende duas funes: o profissional que administra grupos e instituies culturais, intermediando as relaes dos demais profissionais da rea com o Poder Pblico, as empresas patrocinadoras, os espaos culturais e o pblico consumidor de cultura, ou ainda o profissional que desenvolve e administra atividades voltadas para a cultura em empresas privadas, rgos pblicos, organizaes no-governamentais e espaos culturais.9 Nessas definies, percebemos um claro recorte no papel do produtor e no papel do gestor, ainda que estas sejam atividades que possam ser executadas por uma mesma pessoa, em momentos diferentes. Percebemos, ento, que o produtor e o gestor culturais, apesar de possurem elementos em comum, executam funes diferentes dentro do campo cultural, e que essa separao resulta do amadurecimento da rea, que demanda profissionais mais especializados. Mais importante do que definir conceitos, no entanto, entender o que significa, efetivamente, ser um agente cultural dentro desse campo que se configura. As atividades de produo e gesto, por exemplo, envolvem intenso trabalho administrativo. O trabalho desses profissionais se constitui, basicamente, em gerir, organizar, administrar, planejar, acompanhar. So atividades que devem ser realizadas por algum designado para isso. comum vermos artistas assumindo a funo de produtores dentro de seus projetos, seja por falta de recursos para a contratao de um profissional ou por acreditar que se trata de uma atividade que pode ser executada por qualquer pessoa. Como afirma Rmulo Avelar, des8 9 AVELAR, 2008, p. 52 AVELAR, 2008, p. 52

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consideram seus limites pessoais e no se do conta de como difcil conciliar atividades to discrepantes como a de criao e produo. De um lado, esto procedimentos que lidam com questes subjetivas e, de outro, aes que dependem fundamentalmente da objetividade. Rosa Villas-Boas complementa: Os artistas e agentes culturais so excelentes mobilizadores, capazes de atrair com seus produtos grande nmero de pessoas e realizar muito, com poucos recursos, mas , todavia, esto distantes da capacidade de articular, formular idias concretas, construir projetos viveis, inclusive no mbito social, que contribuam para a elevao do nvel de conscincia nacional, salvo, claro, algumas excees.10 O acmulo de funes, apesar de ser uma prtica frequente na produo cultural brasileira, pode acabar resultando em produes feitas de forma pouco organizada. Avelar conclui que esse problema acaba por se tornar crtico s vsperas das estrias, lanamentos ou apresentaes dos produtos finais ao pblico. Essas ocasies so exatamente aquelas que obrigam os produtores a se dividirem entre incontveis demandas da equipe envolvida, dos patrocinadores, dos convidados e do pblico em geral. Quase sempre, o artista-produtor se v em reais dificuldades para conduzir atividades to diversas e em volume to grande.11 Obviamente, essa situao no algo que ir se reverter imediatamente, mas cabe aos artistas e demais agentes culturais, principalmente os que desejam atuar de forma mais profissional e organizada, comear a buscar produtores e gestores que dem conta da demanda administrativa, para que passem a se preocupar apenas com a criao.
10 RUBIM, 2005, p. 100. 11 AVELAR, 2008, p. 65

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Outra mudana importante no campo cultural a utilizao de ferramentas de administrao e gesto empresarial. Segundo Rosa Villas Boas, gestora do Teatro Sesi Rio Vermelho, a aplicao das ferramentas da gesto empresarial no setor cultural promover uma organizao maior, sem, contudo, provocar a perda do foco do nosso negcio e da criatividade, to inerente ao setor. Temos que perder o pudor e entender a cultura como uma atividade que precisa de sustentabilidade e de lucro. Para isso devemos vencer o preconceito que v as ferramentas de gesto como instrumentos complicados e burocrticos, que no se adequam s questes culturais.12

12 RUBIM, 2005, p. 102

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Etapas da Produo Cultural

Um processo de produo pode ser dividido em trs etapas: pr-produo, produo e ps-produo. Vamos detalhar as aes mais importantes dentro de cada etapa, que podem ser aplicadas maioria dos projetos culturais. 25

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A pr-produo o momento de planejar

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Em qualquer atividade, esse o primeiro passo. Planejamento a determinao da direo a ser seguida para alcanar um resultado desejado13. Planejar significa pensar, fazer escolhas, definir objetivos, metas, aes. Nesse sentido, serve para orientar o criador a entender onde se quer chegar e quais os melhores caminhos a seguir, e no para engessar o processo de criao, como muitos pensam. O prprio planejamento no algo engessado: ele pode e deve sofrer alteraes sempre que for necessrio, pois um dos grandes benefcios do planejamento exatamente o de propiciar ao gestor maior segurana para a tomada de decises e efetivao das alteraes necessrias, diante de fatos inesperados14. Assim, o planejamento consiste em tentar prever os resultados do projeto e fazer anlise dos riscos e possibilidades deste. A partir daqui vou tratar de elaborao de projetos, considerando projeto como um planejamento das aes, e no simplesmente como uma ferramenta de obteno de recursos. Podemos e devemos - elaborar projetos para qualquer empreendimento que vamos comear, pois a partir dele que vamos administrar, gerir, executar, controlar e avaliar as aes. A elaborao de um projeto essencial tanto para a solicitao de apoios e patrocnios a instituies pblicas e privadas, como tambm para a produo de uma atividade artstico-cultural15 . Ou seja, o projeto no deve ser elaborado apenas para solicitao de apoio ou patrocnio, mas deve ser um planejamento que vai nortear a produo e execuo de qualquer atividade. Um dos principais problemas na elaborao ou execuo de projetos culturais consiste no fato dos projetos serem escritos simplesmente para aproveitar editais ou mecanismos de financiamento que estejam recebendo propostas, sem que o projeto seja bem fundamentado, os custos sejam bem estimados ou o objetivo seja bem definido. Esse projeto pode ser aprovado, mas provavelmente precisar de diversos remanejamentos e alteraes para que seja plenamente realizvel, ou ainda o projeto pode
13 LACOMBE; HEILBORN, apud. AVELAR, 2005, p. 176 14 AVELAR, 2005, p. 176 15 FUNCEB, 2010, p. 1

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ter problemas durante a administrao ou prestao de contas, por no ter planejado bem a forma de controle de gastos ou de atividades do seu projeto. Para tentar sanar esses problemas, detalhamos aqui aspectos importantes que devem ser pensados no momento da concepo e elaborao de um projeto. Todos esses aspectos so pensados na pr-produo, pois ela engloba toda a etapa de preparao do projeto, desde a concepo da idia at o incio das suas atividades. Cabe destacar que existem entendimentos diferentes de at onde vai a etapa de pr-produo. Podemos considerar que a pr-produo vai desde a concepo da idia at o momento em que o empreendedor firma algum compromisso que torna o projeto irreversvel . Podemos ainda considerar pr-produo como toda e qualquer atividade que corresponde ao planejamento do projeto. Ou seja, se mesmo aps assinar contrato e receber o recurso, ainda for necessrio definir cenrio, figurino, atraes do evento, essas atividades ainda sero consideradas pr-produo. com essa ltima definio de pr-produo que vamos trabalhar nas prximas pginas.

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TER A IDIA Todo projeto parte de uma idia inicial, que est relacionada a um motivo, a uma razo de existir. Esse motivo , normalmente, uma situao negativa ou uma carncia que o projeto pretende resolver. O primeiro passo, nesse caso, identificar qual o problema central do projeto, ou seja, qual a situao negativa, qual a carncia que precisa ser superada. Aqui partimos do ponto de que o projeto se origina de um problema, mas existem diversas situaes aonde o projeto vem na forma de uma idia, e no de uma anlise apurada do cenrio. Pelo fato de produtores e artistas viverem intensamente o ambiente no qual trabalham e criam, essa anlise, normalmente, feita dentro do prprio dia-a-dia. Nesse caso, quando temos uma idia de projeto estamos, normalmente, apresentando a soluo para um problema que j conhecido por ns. O primeiro passo para a avaliao da idia tentar perceber se ela realmente a melhor soluo para o problema. Vamos imaginar, por exemplo, a situao onde se tem a idia de um livro para preservar a memria de uma manifestao cultural especfica. Porm, pode acontecer da manifestao em questo fazer parte de uma cultura onde a transmisso de conhecimento feita de forma oral. Devemos avaliar, nesse caso, se um livro a melhor forma de preservar essa memria. Ele ser til para aquela comunidade? A transmisso de conhecimento dos mestres daquela cultura ser efetiva atravs desse formato? Se o projeto corresponder inteno de documentar a manifestao cultural em si, no seria melhor propor um documentrio baseado em depoimentos, ao invs de um livro escrito por um pesquisador externo quela cultura? Por outro lado, se o problema em questo for o fato de no haver pesquisas ou estudos sobre aquela cultura, o livro ser, provavelmente, a melhor forma de solucion-lo. Ou seja, quando se parte de uma idia devemos sempre voltar e tentar localizar qual o problema que a originou. A partir da iden-

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tificao do problema que podemos definir as caractersticas e formato mais adequados ao produto, de modo a garantir que o projeto realmente solucionar o problema. Do contrrio, o projeto ser frgil e dificilmente ser bem avaliado em um processo de seleo. Sendo assim, o mais importante, inicialmente, identificar qual o problema central. Devemos ter em mente que cada projeto deve partir de um nico problema a ser solucionado: vrios problemas devem gerar vrios projetos diferentes, que devem ser elaborados de forma isolada. Posteriormente esses projetos podem ser reunidos em um multiprojeto ou em um programa, mas importante que cada um seja pensado de forma separada, com justificativas, cronogramas, oramentos e equipes tcnicas independentes um do outro. Ao tentar isolar o problema, devemos ter cuidado para no confundir com uma hiptese de soluo. Quando se tenta um financiamento para um projeto qualquer, o problema a ser solucionado nunca ser a falta de dinheiro. O dinheiro a forma de viabilizar a soluo para um problema que pode ser, por exemplo, o fato de nmeros circenses estarem se perdendo com o passar do tempo. Assim, ser elaborado um projeto visando a preservao da memria, que pode resultar em oficinas de capacitao de novos artistas circenses, num livro ou num documentrio, entre outras possibilidades, a depender da soluo que o criador do projeto julgue ser a mais relevante para o problema. Ou seja, depois de detectar o problema central e a possvel soluo do problema, precisamos pensar no produto que o projeto vai gerar. Um produto qualquer classe de bens tangveis ou intangveis, incluindo bens materiais, servios e at idias17. Em alguns casos, o produto facilmente identificado quando se detecta o problema. Em outros, preciso um esforo maior para tentar defin-lo, pois pode haver vrios produtos necessrios para a soluo de um problema. Nesse caso,

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THIRY-CHERQUES, 2006, p. 38

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o esforo deve se concentrar em identificar o produto que melhor contribua para a soluo, ou que seja mais relevante, ou ainda cuja obteno seja mais factvel18 . No caso dos nmeros circenses, por exemplo, o produto ser X novos artistas circenses capacitados, se o projeto se tratar de oficinas de capacitao, ou X livros publicados/distribudos no caso do projeto prever publicao ou distribuio de livros. Existe, porm, a possibilidade do produto ser indeterminvel. Num projeto de pesquisa, por exemplo, nunca saberemos dizer exatamente o que ser encontrado ou descoberto. Nesse caso, o projeto deve ser dimensionado a partir da definio do tempo, do perodo que ser necessrio para realizar a pesquisa. mediante a limitao do tempo, da durao, que se objetiva, que se torna claro e distinto o propsito do projeto, quando a prpria temtica, por sua natureza, no pode ser precisada.19

18 THIRY-CHERQUES, 2006, p. 46/47 19 THIRY-CHERQUES, 2006, p. 52

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ANALISAR A VIABILIDADE DA IDIA Uma vez definidos o problema central, a soluo possvel e o produto gerado pelo projeto, precisamos analisar a viabilidade dessa idia. Primeiramente, devemos pensar se o momento econmico e poltico pode interferir positiva ou negativamente na execuo do projeto. A recuperao da economia nacional e a retomada dos investimentos em cultura por empresas so exemplos de momento econmico favorvel. A existncia de editais ou programas de incentivo pblicos aos investimentos culturais um exemplo de momento poltico favorvel. Devemos analisar em seguida o que poderia inviabilizar o projeto. Que ameaas podem fazer com que o projeto no possa ser executado? Essa anlise vai estar muito relacionada s condies geogrficas, econmicas, polticas e s especificidades de cada linguagem artstica. Se percebermos que o projeto tem boas chances de dar certo, devemos partir para um levantamento de informaes gerais sobre o projeto e o campo que ele pretende abordar. Devemos pensar nas seguintes questes: O que o projeto ir gerar? Quais os beneficirios potenciais? Quanto, aproximadamente, ir custar? Quem teria interesse em financiar? Alm dessas perguntas, devemos tambm tentar responder s questes propostas por Rmulo Avelar: O universo do projeto em perspectiva suficientemente conhecido ou sero necessrios outros estudos para maior familiarizao do tema?

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A idia indita? Existem registros de experincias similares j realizadas? Em caso afirmativo, quais foram os resultados? Em que a nova proposta se diferencia daquilo que j foi realizado? Quais so os atributos que podero ser explorados como diferenciais? Qual o perfil do pblico-alvo da ao? Quantas pessoas se pretende atingir? Em quais localidades? Quais so os potenciais parceiros para a viabilizao de uma proposta dessa natureza?20 Responder a essas perguntas confrontar a idia que temos em nossa cabea com a realidade. nesse momento que comeamos a colocar o p no cho e transformar uma idia em algo concreto.

20 AVELAR, 2005, p. 177

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TRANSFORMAR IDIA EM PROJETO Depois que respondermos todas as questes propostas, j saberemos que a idia que temos executvel. A partir da, vamos comear a formatar um projeto. Os projetos, da forma como so elaborados e apresentados dentro do campo cultural, ainda so muito subjetivos e abstratos. A inteno desse manual apresentar ferramentas que permitam construir um projeto mais coerente e concreto. Obviamente, as ferramentas apresentadas aqui no so as nicas possveis para elaborao de um projeto. Elas so apresentadas por considerarmos que so as que oferecem melhor resultado nesse processo de elaborao. A ferramenta que sugerimos para acompanhamento e visualizao do projeto a chamada matriz de estrutura lgica. A matriz de estrutura lgica um grfico que resume as condies gerais de um projeto. Destina-se a: a) permitir uma viso imediata, no-detalhada, do objeto, das intenes e das condies do projeto; b) fixar critrios e meios de verificao de recursos e metas; c) indicar as premissas e condies externas ao projeto.21 Essa a Matriz de Estrutura Lgica:
Descrio Finalidades Objetivo/ Produto Metas Recursos Fonte: Thiry-Cherques, 2006, p. 69 Indicadores Meios de Verificao Premissas

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THIRY-CHERQUES, 2006, p. 68

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Vamos, a partir daqui,descrever o seu preenchimento. Comeamos a preencher na vertical, ou seja, primeiro vamos dar a Descrio (Coluna 2) de cada um dos elementos da coluna 1. Na coluna 1, temos os seguintes elementos: Finalidades: aquilo a que o projeto serve. Finalidade sempre genrica, mas nunca abstrata. Ou seja, no se deve dizer que a finalidade do projeto contribuir para a melhoria da cultura, mas pode se dizer, por exemplo, que contribuir para a preservao do patrimnio de tal localidade ou comunidade. Um projeto pode ter mais de uma finalidade. Um projeto de instalao de um pequeno museu pode ter como finalidade resgatar o patrimnio local, promover o interesse na preservao e estimular outras iniciativas culturais na regio22. Objetivo e Produto: o que ser alcanado quando o projeto estiver concludo. O objetivo e o produto so descritos juntos porque esto profundamente relacionados. Quando o objetivo de um projeto for, por exemplo, capacitar novos artistas, o produto ser X artistas capacitados. Diferente das finalidades, cada projeto deve ter apenas um objetivo e um produto. Metas: produtos intermedirios que, quando combinados, so suficientes para que o objetivo do projeto seja alcanado. As metas so sempre quantificveis, pois a partir delas que poderemos checar e atestar a realizao integral do projeto. Por exemplo, para um projeto de capacitao de novos artistas, as metas podem ser o nmero de professores contratados, o nmero de alunos selecionados para receber a capacitao, a quantidade de horas-aula ministradas. So pequenos objetivos que vo sendo cumpridos e que indicam o progresso e a consecuo do projeto. Recursos: tudo o que necessrio para que cada meta seja alcanada. Devem ser expressos na forma de recursos humanos, materiais, intangveis e financeiros. No necessrio, a princpio, especificar cada recurso, mas pensar de forma geral e estimada o que necessrio. Pode-se pensar, por
22 THIRY-CHERQUES, 2006, p. 70

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exemplo, quantos instrutores sero necessrios, se deve ser elaborado material didtico e quais os custos envolvidos nisso, que instalaes fsicas so necessrias para as aulas, etc. Esses recursos sero detalhados no momento da elaborao do oramento. Para facilitar o entendimento, vamos usar o exemplo de um projeto que visa preservar a memria da arte circense, atravs do resgate de nmeros que j no so mais executados nos espetculos circenses. Os exemplos abaixo no do conta de tudo o que necessrio para o projeto, mas serve como exemplificao do que deve ser pensado nessa fase: Finalidade: promover o resgate de nmeros circenses que deixaram de ser executados. Objetivo: capacitar 20 novos artistas para executar os nmeros Produto: 20 artistas circenses capacitados Metas: contratao de professores, seleo de alunos para receber a capacitao, realizao das oficinas de capacitao. Recursos: Humanos - artistas ou mestres circenses que ainda dominem as tcnicas de execuo dos nmeros, apesar de no execut-los mais Materiais Equipamentos circenses e de segurana; material didtico. Financeiros Valor para pagamento dos artistas e mestres que vo ministrar as oficinas de capacitao, valor para deslocamento e hospedagem dos artistas enquanto estiverem ministrando as oficinas. A partir da, vamos comear a definio de Indicadores (Coluna 3). Um indicador um dispositivo que fornece medidas e deve dar informaes sobre qualidade (especificao); quantidade; durao; grupoinstituio-alvo; local, etc.23 A Matriz de Estrutura Lgica requisita indicadores para todos os elementos da Coluna 1. Ou seja, precisamos definir algo que nos indique que as finalidades, metas e objetivos foram realizados. Vamos exemplificar a definio de indicadores:
23 THIRY-CHERQUES, 2006, p. 72

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Se a finalidade promover o resgate de nmeros circenses que deixaram de ser executados, o indicador pode ser a execuo desses nmeros pelos artistas capacitados. Ou seja, se os artistas forem capazes de executar os nmeros, podemos entender de que a finalidade foi atingida. Se o objetivo capacitar 20 novos artistas para executar os nmeros, tendo como produto os 20 artistas circenses capacitados, o indicador vai ser o nmero de artistas formados, ou seja, o nmero de artistas que efetivamente concluram o curso. Se a meta contratao de professores, o indicador o nmero de professores contratados. Se a meta a seleo de alunos para receber a capacitao, o indicador nmero de alunos selecionados. Se a meta a realizao das oficinas de capacitao, o indicador a quantidade de horasaula ministradas. Para os recursos, os indicadores sero as formas de pagamento ou obteno desses recursos. So as unidades de medida que podem, posteriormente, serem transportadas para o oramento. Ou seja, os indicadores de contratao de instrutores podem ser hora/aula. Os indicadores de compra de equipamento circense e de segurana podem ser equipamento/aluno e os indicadores de recursos financeiros podem ser diria/ pessoa ou deslocamento/pessoa. Aps o preenchimento da Coluna 3, vamos para os Meios de Verificao (Coluna 4). Os meios de verificao so as fontes de informao sobre os indicadores, isto , a forma como vem expressos os indicadores . De forma mais simples, trata-se de onde vamos encontrar as informaes sobre os indicadores.24 Os meios de verificao devem ser acessveis e no devem impactar em muitos gastos para o projeto. Para constatar a execuo dos nmeros circenses pelos artistas capacitados, podemos nos guiar por um Relatrio de Aula dos instrutores, no qual os instrutores vo indicar o aprendizado dos alunos e dizer se eles dominaram ou no a tcnica de execuo do nmero. Para constatar
24 THIRY-CHERQUES, 2006, p. 72

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o nmero de artistas formados, podemos consultar o nmero de Certificados emitidos. Sobre o nmero de professores contratados, podemos nos consultar os contratos assinados. Para o nmero de alunos selecionados, podemos consultar a Lista de Divulgao dos selecionados. Para a quantidade de horas-aula ministradas, podemos consultar um Livro de Ponto. Para os recursos humanos, o meio de verificao pode ser um Relatrio de Frequncia e, para recursos financeiros e materiais, podem ser recibos e notas ou cupons fiscais. Agora s resta estabelecer as Premissas (coluna 5), que fazem parte dos Pressupostos do projeto. Os pressupostos so condies necessrias e suficientes, externas ao projeto, para que a finalidade, o objetivo e as metas sejam alcanados e para que os insumos estejam disponveis25 e se dividem em premissas e restries. As premissas so fatores cuja ocorrncia considerada necessria para os fins do projeto.26 As restries so fatores que limitaro as opes do projeto. Por exemplo, um oramento predefinido, clusulas contratuais, etc.27 Devemos nos questionar sobre o que pode impedir a obteno dos resultados previstos nas colunas anteriores e, a partir disso, elaborar pressupostos, ou seja, condies bsicas, para alcanar tal finalidade, meta, objetivo, etc. Eles devem ser sempre escritos em forma de sentena positiva e nem todos os elementos da coluna 1 tem pressupostos, ou pode acontecer do pressuposto ser o mesmo para mais de um elemento. No caso do nosso exemplo, um dos pressupostos que os alunos continuem dispostos e interessados em aprender as tcnicas pretendidas. Os pressupostos sero necessrios para realizar uma anlise de risco do projeto e podem resultar em duas aes diferentes: uma, mais bvia e menos rara do que se pensa, o abandono ou a modificao radical do projeto devido a barreiras detectadas nessa

25 THIRY-CHERQUES, 2006, p. 73 26 THIRY-CHERQUES, 2006, p. 74 27 THIRY-CHERQUES, 2006, p. 73

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etapa de configurao. Pressupostos de alta probabilidade e negativos para o projeto podem, e devem, determinar seu abandono. Outra a incluso no projeto de atividades que diminuam o risco de ocorrncia de pressupostos desfavorveis.28 importante estar atento para fatores como Direitos Autorais, pois podem se caracterizar como restries ou fatores impeditivos para a execuo do projeto. Antes de comear a montar ou vender o projeto, preciso verificar a possibilidade de utilizao das obras de terceiros, prevendo nos gastos o devido pagamento aos autores, criadores e/ou compositores, quando for o caso. Com o preenchimento da Matriz de Estrutura Lgica, temos um panorama geral do que se quer realizar com o projeto. importante dizer que o papel da Matriz , justamente, forar a correo dos itens anteriores sempre que estes estivem mal determinados ou com qualquer problema. Assim, normal ter que voltar para as colunas anteriores alter-las, at que toda a Matriz esteja coerente. Segue na prxima pgina, como referncia, a Matriz preenchida de acordo com o exemplo trabalhado:

28 THIRY-CHERQUES, 2006, p. 73

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Descrio Finalidades Promover o resgate de nmeros circenses que deixaram de ser executados capacitar 20 novos artistas para executar os nmeros20 artistas circenses capacitados

Indicadores Execuo dos nmeros pelos artistas capacitados Nmero de artistas formados

Meios de Verificao Relatrio de Aula dos instrutores Certificados emitidos

Premissas

Objetivo/ Produto

Que os alunos continuem dispostos e interessados em aprender as tcnicas pretendidas

Metas

Contratao de professores, seleo de alunos para receber a capacitao e realizao das oficinas de capacitao

Nmero de professores contratados, nmero de alunos selecionados e quantidade de horas-aula ministradas - Hora/Aula - Equipamento/aluno - Diria/pessoa ou Deslocamento/ pessoa

Contratos assinados, lista de Divulgao dos selecionados e Livro de Ponto

Recursos

Humanos: artistas ou mestres circenses que ainda dominem as tcnicas de execuo dos nmeros, apesar de no execut-los mais; Materiais: Equipamentos circenses e de segurana; material didtico; Financeiros: Valor para pagamento dos artistas e mestres que vo ministrar as oficinas de capacitao, valor para deslocamento e hospedagem dos artistas enquanto estiverem ministrando as oficinas.

- Relatrio de Frequncia - Notas e cupons fiscais - Recibos

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MODELAR O PROJETO Depois de completar a Matriz de Estrutura Lgica, estamos prontos para elaborar - ou modelar - o projeto. Nesse momento, vamos organizar as informaes da Matriz em forma de texto, criando assim os tpicos do projeto. No existe um formulrio nico para a elaborao de projetos. Nos casos de mecanismos de financiamento, normalmente so disponibilizados formulrios especficos a serem preenchidos, que podem solicitar informaes diferentes - ou deixar de solicitar alguma delas - das que vamos listar aqui. No entanto, como estamos considerando a elaborao do projeto como uma ferramenta de planejamento, devemos detalhar ao mximo todas as informaes do projeto, atravs dos tpicos listados abaixo. No momento da elaborao do projeto, o ideal que todos esses tpicos sejam redigidos e, posteriormente, as informaes podem ser transportadas, com as adaptaes necessrias, para o modelo de formulrio que o mecanismo de financiamento exigir. Mesmo que o modelo de formulrio no solicite determinado campo, as informaes referentes a ele no devem ser descartadas, pois sero importantes no momento da execuo do projeto. Os tpicos apresentados a seguir constam normalmente nos formulrios de inscrio dos principais mecanismos de financiamento existentes na Bahia. So eles: Apresentao ou descrio do projeto: a descrio do objeto do projeto. O objeto pode ser uma ao, uma atividade ou um produto cultural29 . A apresentao deve trazer, de forma clara, o objeto e o produto do projeto, ressaltando a sua importncia. Se o projeto se tratar de uma proposta de continuao de trabalhos anteriores, deve apresentar histrico e resultado das edies passadas. Deve trazer, ainda, informaes sobre o nmero de pessoas envolvidas, a qual pblico ele se
29 FUNCEB, 2010, p. 2

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destina e, finalmente, em que perodo e local ocorrer.30 Justificativa: Apresentao das razes para a realizao do projeto. Esse o momento que exige maior argumentao, pois o momento de convencimento da importncia do projeto e da capacidade do proponente em realiz-lo.31 Na justificativa, vo ser destacadas questes pensadas no primeiro momento de concepo do projeto: a idia indita? Em que se difere das demais? O que justifica e favorece sua execuo? importante detalhar esses aspectos e destacar os principais atributos e caractersticas do projeto. Objetivos: Indicao dos resultados que se pretende atingir, dos produtos finais a serem elaborados, bem como dos benefcios da ao ou atividade cultural, se possvel a curto, mdio e longo prazo.32 Nesse campo, costumam ser apresentados objetivos gerais e especficos. Como objetivo geral, transcrevemos o objetivo principal descrito na Matriz de Estrutura Lgica. As finalidades podem ser consideradas objetivos especficos, j que so, tambm, aes s quais o projeto se presta a realizar. Os objetivos devem ser expressos por tpicos e iniciados por verbos no infinitivo. Metas a atingir: As metas que detalhamos na Matriz de Estrutura Lgica e se referem a etapas que sero cumpridas para se alcanar o produto final. O cumprimento de cada uma das metas significa o trmino de uma etapa dentro do projeto e o avano para uma etapa seguinte. No entanto, as metas podem ser tambm a apresentao dos resultados a serem atingidos pelo projeto.33 Ou seja, nesse caso podem ser definidas tambm metas de nmero de apresentaes, quantidade de pblico e cidades atingidas, etc. As metas, nesse caso, vo servir para perceber, ao final do projeto, se o objeto foi plenamente realizado. Avaliao dos resultados: Apresentao de indicadores para avaliao

30 31 32 33

FUNCEB, 2010, p. 2 FUNCEB, 2010, p. 2 FUNCEB, 2010, p. 2 FUNCEB, 2010, p. 3

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do projeto.34 Na avaliao de resultados, vamos explicitar quais os indicadores e meios de verificao que sero utilizados, com base no que foi definido na Matriz de Estrutura Lgica. No preciso transcrever todos, mas deixar claro a partir de que dados, coletados a partir de determinados meios (relatrios, folhas de ponto, pesquisas de satisfao, etc.), sero realizadas as anlises quantitativas e qualitativas. Esse item pode ser escrito em forma de texto corrido ou em tpicos. Pblico alvo: Identificao do pblico, ou pblicos, ao qual o projeto se destina, presumindo, sempre que possvel, uma quantidade direta e indireta do pblico a ser atingido.35 A definio do pblico-alvo um dos aspectos mais importantes do projeto, por vrios motivos. Em primeiro lugar, a existncia de uma obra ou manifestao artstica e cultural, qualquer que seja, se justifica pela sua apreciao. Uma obra por si s no se basta, ela s completa quando compartilhada e experienciada por algum. Em segundo lugar, o principal interesse do patrocinador atingir, atravs da associao da sua marca a um projeto, um pblico especfico. Nesse caso, um patrocinador precisa saber se o pblico do projeto o mesmo pblico que deseja atingir. Quando o projeto financiado com dinheiro pblico, preciso tambm deixar claro em que aquela verba est sendo aplicada, e quem ser beneficiado com ela. Para definir o pblico-alvo, devemos tratar dos seguintes aspectos: Pblico que ser atingido diretamente corresponde ao nmero de espectadores, ouvintes, leitores, etc. Esse nmero pode ser definido a partir do nmero de cadeiras no local de realizao, do nmero de exemplares a serem distribudos, e, em caso de eventos em locais abertos, podem ser calculados a partir da rea do local, da mdia de pblico de edies anteriores ou da mdia de pblico de outros eventos realizados no mesmo espao.

34 35

FUNCEB, 2010, p. 3 FUNCEB, 2010, p. 3

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O perfil do pblico a ser atingido corresponde faixa etria, sexo, classe social, e em alguns casos, pode ser mais especfico, detalhando profisso ou rea de interesse. Nesse ponto, podemos nos basear tambm no perfil do local de realizao, uma vez que a escolha do local indica um pblico em potencial que costuma frequent-lo. A abrangncia do projeto indica se o projeto tem abrangncia local, regional, estadual, nacional, internacional.

LEMBRETE Muitas vezes, os produtores e proponentes de projetos argumentam que o pblico no pode ser estimado previamente, seja pelo potencial diverso do pblico, seja pelo projeto ser realizado em espao aberto. No entanto, devemos lembrar que diversos itens do projeto so definidos a partir do pblico-alvo. Como vamos definir, por exemplo, quantos programas, folders, cartazes e panfletos devemos confeccionar, se no soubermos quantas pessoas queremos atingir? Como decidir onde distribuir, ou se vamos fazer spots de rdio ou propaganda em carro de som, se no conhecermos o perfil do pblico que queremos atingir? Todo plano de divulgao precisa de um pblico-alvo definido e cabe a cada proponente buscar meios eficazes de identificar seu pblico.

Ficha Tcnica: Nmero e nomes dos profissionais envolvidos e respectivas funes.36

36

FUNCEB, 2010, p. 6

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Ao montar a equipe, importante lembrar que os profissionais trabalham de formas diferentes, podendo dar direcionamentos totalmente diferentes ao produto. Devemos ter em mente qual o direcionamento e a forma de trabalho que queremos e que cada profissional possui, de modo a compor uma equipe harmnica e compatvel com o que esperamos do projeto. Alm dos nomes dos principais envolvidos, em anexo devem ser enviados breves currculos dos profissionais, destacando as principais atividades na funo que vai executar no projeto. Ainda que o currculo no seja item obrigatrio no processo de seleo, importante para o patrocinador conhea os profissionais ou entidades responsveis pela proposta e possa avaliar sua capacidade empreendedora.37

LEMBRETE Em alguns mecanismos, so solicitadas Cartas de Anuncia dos integrantes da ficha tcnica. A Carta de Anuncia um documento assinado pelo profissional, atestando que tem conhecimento do projeto e que participar do mesmo desempenhando determinada funo. Em alguns modelos, deve ser declarado tambm o valor que o mesmo receber pelo servio. No caso de mecanismos pblicos da Bahia, vedada a participao de servidores pblicos estaduais nos projetos contemplados. Devemos ficar atentos a isso ao montar a equipe, pois caso haja servidores na Ficha Tcnica eles tero que ser substitudos posteriormente.

37 AVELAR, 2005, p. 147

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Plano de Comunicao: so as estratgias que devem ser traadas para a eficiente divulgao das atividades, incluem os veculos de comunicao, material grfico e aes para expor o projeto aos pblicos-alvos.38 O plano de comunicao deve ser elaborado pelo assessor de comunicao do projeto, ou ao menos em conjunto com este, e consiste em definir as estratgias de divulgao para abordar o pblico. Essa definio de estratgias inclui a escolha dos canais de divulgao a serem utilizados: a comunicao pode ser pessoal (boca-a-boca ou por telefone), por meio de anncios em veculos de comunicao de massa (jornal, rdio, televiso ou revista), de assessoria de imprensa, marketing direto (malas diretas, catlogos ou newsletters) e material grfico (cartazes, filipetas, placas, banners, displays, etc.) Pode ainda recorrer a meios eletrnicos (e-mails, sites, blogs, pop-ups, etc), a outdoors e espaos publicitrios em mobilirios urbanos ou a diversos outros canais alternativos.39 Cronograma ou roteiro de execuo: Detalhamento das etapas de realizao do projeto.40 Um cronograma contm todas as atividades necessrias e o perodo de realizao destas. Sempre que possvel o cronograma deve ser elaborado juntamente com as pessoas responsveis por cada atividade, para que sejam fixados prazos reais e suficientes. Assim, cada profissional passa a ter condies de controlar os prazos para cumprimento de suas atribuies e se compromete previamente com seus limites de tempo.41 A montagem de um cronograma detalhado fundamental para a boa execuo do projeto. Uma dos mtodos de elaborao do cronograma consiste em escolher a data ideal de estria ou realizao e, a partir da, fixar os prazos de trs para frente. Na escolha da data, diversos fatores devem ser levados em considerao. Em primeiro lugar, obviamente, de38 39 40 41 FUNCEB, 2010, p. 5 AVELAR, 2005, p. 199 FUNCEB, 2010, p. 4 THIRY-CHERQUES, 2006, p. 201

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vemos levar em considerao se um projeto de comemorao de uma data ou perodo especfico e, sendo assim, a data de realizao j predefinida. o caso de festas como Carnaval, So Joo, festejos de santos e padroeiros de cidades, lavagens, etc. Podemos ter casos onde a data no seja predefinida, mas existam perodos onde a divulgao e a associao ao projeto sejam mais fceis. Em um projeto voltado para o pblico feminino, por exemplo, pode-se pensar em datas de realizao prximas ao dia internacional da mulher. Depois disso, preciso verificar datas que favoream ou prejudiquem a realizao do projeto. Perodos de feriados, por exemplo, podem significar esvaziamento de pblico. Por outro lado, se o evento for realizado em cidades de grande fluxo turstico, pode ser positivo realiz-lo num feriado. Do mesmo modo, devemos estar atentos ao calendrio de eventos da cidade, para evitar datas de realizao de grandes eventos ou de eventos que tenham o mesmo pblico-alvo. Alm disso, devemos levar em conta condies climticas. Convm evitar perodos de chuva, frio ou calor excessivo, principalmente se o evento for ao ar livre ou em espaos sem climatizao. A partir da definio da data, vamos definir datas-limite para cada atividade. Por exemplo, podemos pensar em que data devemos ter o material de divulgao impresso e, para definir tambm a data de entrada do material na grfica e, consequentemente, a data de entrega da arte grfica pelo designer. Partimos da data da apresentao para estipular at que data os atores devem ter o espetculo pronto e ensaiado e, assim, definir o perodo de realizao de ensaios que cumpra esse prazo. Procedemos assim com todas as atividades, at completar o cronograma. O outro mtodo de elaborao do cronograma seguir a ordem de realizao das atividades. Nesse caso, definimos os prazos e a data limite de cada atividade para definir em que perodo o produto estar pronto para ser apresentado ao pblico. Depois de definirmos todos os prazos, deve-

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mos checar se o perodo de realizao do projeto no tem nenhum dos problemas j apontados acima: feriados, realizao de outros eventos com mesmo pblico-alvo ou eventos de grande porte, condies climticas desfavorveis. Se identificarmos algum desses problemas, devemos rever o cronograma, de modo a adiar ou antecipar a realizao. O cronograma pode ser elaborado por semanas, quinzenas ou meses, a depender da durao do projeto e das atividades. No corpo do projeto, o cronograma deve ser estabelecido por datas, mas propomos, a seguir, um modelo de cronograma que pode ser usado para facilitar a visualizao das atividades como um todo. As atividades descritas so apenas para ilustrar o preenchimento, e no representam todas as atividades necessrias ao projeto.

ATIVIDADES

Semanas/JANEIRO 1 2 3 4

Semanas/FEVEREIRO 1 2 3 4

Semanas/MARO 1 2 3 4

Contratao de professores Elaborao de ementa Elaborao de Edital de Seleo Abertura do Edital de Seleo Perodo de inscrio Perodo de Seleo Divulgao dos alunos selecionados

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Seja qual for o mtodo escolhido para a confeco do cronograma, existem aspectos que devem ser levados em considerao: A definio de datas deve sempre respeitar o prazo mnimo necessrio para a boa execuo de cada atividade e estabelecer margens de segurana em cada prazo. Essa medida evita que todo o cronograma seja comprometido em caso de no cumprimento de um dos prazos. Devemos sempre estipular datas-limite, e no apenas perodos ou quantidade de dias necessrios execuo. Assim, levamos em considerao feriados, recessos e eventos que podem comprometer o andamento das atividades. Da mesma forma, devemos estabelecer os prazos j excluindo fins de semana, feriados e recessos, se for o caso. Sempre que possvel, o cronograma deve ser elaborado e/ou revisado com o restante da equipe, e deve estar sempre mo e disponvel para todos. importante que toda a equipe tenha conhecimento e controle dos seus prazos. Quando o projeto for inscrito em editais e mecanismos de financiamento, devemos atentar para os prazos previstos no regulamento. O cronograma no pode comear em julho se o resultado do edital estiver previsto para ser divulgado em agosto, por exemplo. Devemos lembrar tambm que o recurso no liberado assim que o resultado divulgado: existe um perodo de tramitao do projeto, assinatura de contrato ou convnio e de liberao de recurso. importante se informar (atravs do regulamento, da minuta do contrato, convnio ou termo de acordo de compromisso ou em contato com o rgo responsvel pelo edital ou processo seletivo) sobre esses prazos para elaborar um cronograma real e factvel. Outra dica importante partir do cronograma para elaborar um plano de ao, no qual alm dos prazos e atividades, deve ser explicitado

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quem deve executar cada atividade e qual o custo de cada uma delas, alm de outras informaes importantes (endereo, contatos). Abaixo, um modelo de Plano de Ao, ao qual podem ser acrescentadas novas colunas, como Custos, Contato, Endereo, Observaes, etc., a depender das especificidades do projeto planejado. Assim como no cronograma, as atividades descritas so apenas para ilustrar o preenchimento, e no representam todas as atividades necessrias ao projeto.

Objetivos capacitar 20 novos artistas para executar os nmeros

Metas Contratao de professores

Atividades Anlise de Curriculos Contato com os professores Assinatura de contrato

Responsvel Ana Coordenao Luciano Produo Executiva Patrcia - Jurdico Professores e Ana Coordenao Luciano Produo Executiva Ana Coordenao

Data limite 07/1 10/1

15/1 7/1

Seleo de alunos para receber a capacitao

Elaborao de Edital de Seleo

Realizao das inscries Divulgao dos alunos selecionados

7/3

1/3

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Oramento: Plano financeiro para a implementao de um projeto ou programa42 , ou ainda a indicao dos recursos financeiros necessrios para execuo do projeto, com valores unitrios e totais.43 Ainda encontramos diversos problemas nos oramentos de projetos do campo cultural. Em muitos casos, os custos so estimados, e inseridos no oramento sem a certeza de que h fornecedores ou prestadores de servios que trabalhem com aquele valor. Em outros casos, so esquecidos itens fundamentais na execuo do projeto. Esses problemas acabam gerando custos adicionais para os realizadores, atrasos na execuo por conta do remanejamento de valores e perda da qualidade do projeto. Para elaborar o oramento, devemos comear pelo levantamento de todos os itens de despesa. Primeiramente consultamos, na Matriz de Estrutura Lgica, quais foram os recursos destacados como necessrios realizao do projeto. Em seguida, voltamos ao cronograma e listamos todos os custos necessrios para executar cada uma das aes previstas. recomendvel consultar a equipe de trabalho, alm de buscar arquivos de projetos anteriores ou similares, bem como pesquisar junto a outras pessoas e empresas que costumam realizar projetos desse tipo. Aqui, alm de levantar os itens, devemos pensar em qual a forma de aquisio do item. Por exemplo, no basta definir que vamos gastar com confeco de figurino. Devemos responder a uma sria de perguntas: ser necessrio contratar uma figurinista? Eu vou comprar o material de figurino e contratar algum para costurar? Ou a costureira vai me cobrar um valor por figurino pronto, e o material ser por conta dela?. Questionamentos desse tipo devem ser feitos para todos os itens de despesa, pois a partir deles que vamos identificar qual a unidade de medida e as quantidades, bem como a forma de desembolso de cada item. Devemos evitar ao mximo a indicao de verba para figurino, por exemplo, por se tratar de um item genrico demais, que no explicita o que ser realmente adquirido com esse valor. Podemos aproveitar esse momento de elabo42 AVELAR, 2005, p. 204 43 FUNCEB, 2010, p. 5

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rao do projeto para, junto com a equipe de produo, comear a tomar decises sobre a montagem do projeto ou produto. Comear a imaginar os materiais que sero necessrios, ou as especificaes do produto, por exemplo, so atividades que podem ser iniciadas e que sero importantes na elaborao do oramento. Depois de levantados e revisados todos os itens de despesa, devemos partir para a tomada de preos, que consiste em pesquisar os valores praticados para cada um dos itens. Para que o oramento seja um instrumento confivel, recomendvel efetuar pelo menos trs cotaes de cada item.44 Em alguns casos, esse procedimento no possvel, por existir apenas um fornecedor: o caso dos artistas e tcnicos com trabalho diferenciado, dos profissionais que detm notria especializao, dos servios exclusivos e dos materiais raros45. importante que todas as cotaes realizadas sejam arquivadas, pois podem facilitar a confeco de oramentos futuros. Aps levantar todos os custos, vamos lanar os valores coletados nos itens ou rubricas do oramento. Nesse momento, importante calcular uma mdia dos valores encontrados, bem como avaliar se determinado item costuma ter variaes repentinas, ou se o valor encontrado no um valor promocional, para que seja estabelecido um valor possvel de ser executado alguns meses aps a elaborao do projeto. Cada mecanismo de financiamento costuma ter um padro de oramento que deve ser preenchido, mas neste momento devemos elaborar um oramento no qual conste, pelo menos, a descrio do item, a quantidade, a unidade de medida, o valor unitrio e o valor total de cada item. Ao elaborar o oramento, devemos levar em considerao alguns aspectos: As rubricas do oramento, bem como as unidades de medida e as quantidades, devem ser bem claras e definidas. A legislao dos

44 AVELAR, 2005, p. 207 45 AVELAR, 2005, p. 207

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mecanismos de financiamento do Estado, por exemplo, no permite o custeio de itens genricos. As unidades de medida e quantidades devem refletir exatamente a forma de gasto do recurso. Devemos lembrar que, ao obter recurso para a realizao no projeto, devemos prestar contas do valor recebido, e a prestao de contas vai ocorrer de acordo com o oramento apresentado. O patrocinador ou os mecanismos de financiamento podem limitar a porcentagem de gastos de certos itens do oramento, ou no financiar certos itens. Nos mecanismos de financiamento do Estado, por exemplo, o valor destinado a itens de divulgao no pode ultrapassar 20% do subtotal do projeto. Alm disso, existem itens como coquetel, recepo, dentre outros, considerados estranhos execuo de um projeto cultural, no so permitidos. Nos mecanismos de financiamento pblicos do Estado, no possvel aquisio de material permanente, a no ser por pessoas jurdicas de direito privado, declaradas de utilidade pblica. Nesse caso, o oramento deve ser elaborado com base em valores de aluguel dos materiais que podem ser considerados permanentes.

Segue na prxima pgina um modelo de oramento, que pode ser usado como base. Como nos exemplos anteriores, os custos descritos so apenas para ilustrar o preenchimento, e no representam todos os gastos necessrios ao projeto. Sugerimos que o oramento seja criado em uma planilha eletrnica que possibilite a incluso de frmulas, para evitar erros de clculos.

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Descrio do item Professores Colcho gordo Impresso de apostilas Alimentao professores Hospedagem professores Total

Quantidade 2 1 1 2 2

Unidade de medida h/aula unidade unidade diria diria

Quantidade de unidade 20 2 20 5 5

Valor Unitrio R$ 50 R$ 200 R$ 20 R$ 20 R$ 60

Valor Total R$ 2.000,00 R$ 400,00 R$ 400,00 R$ 200,00 R$ 600,00 R$ 3.600,00

Aps a elaborao de todos esses tpicos, temos o primeiro esboo do projeto. Devemos reler todo o projeto a fim de realizar uma grande reviso: em primeiro lugar, vamos verificar se as informaes esto todas alinhadas, pois, podemos tomar decises no decorrer do planejamento que implicam em alteraes dos campos j escritos. Alm disso, vamos revisar a redao do projeto: verificar se o texto possui objetividade e clareza, bem como corrigir possveis erros de digitao, ortografia, concordncia e pontuao. importante tambm cuidar da aparncia geral do projeto. Em casos de captao direta ao patrocinador, pode ser impresso um projeto com identidade visual especfica, capa destacada e imagens, por exemplo, de modo a torn-lo mais bonito e atrativo. Em casos de projetos inscritos em editais, existem formulrios padres que no devem ser alterados, mas vale o esforo de organizar todos os anexos no timbrado da instituio ou na identidade visual do projeto, com padronizao, identificao dos documentos obrigatrios, etc. Outro fator que devemos atentar aps a elaborao do projeto identificar quais so os documentos que devem ser anexados. Cada mecanismo de financiamento pode solicitar uma srie de anexos, mas, alm destes, cada projeto tem necessidades especficas. Para um projeto de montagem de espetculo teatral, por exemplo, importante anexar o texto, roteiro ou argumento do texto que ser encenado.

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BUSCAR FINANCIAMENTO Com o projeto elaborado, passamos para o momento de buscar formas de financiamento para realiz-lo. No Estado da Bahia, seguindo o modelo do Ministrio de Cultura, os editais e leis de incentivo tm ocupado um espao importante no financiamento de projetos culturais. Vamos entender cada um desses mecanismos: A lei de incentivo um mecanismo governamental que oferece benefcio fiscal a pessoas fsica ou jurdica como atrativo para que faam investimento em cultura. Existem leis de incentivo federais, estaduais e municipais46 . Ou seja, esse tipo de lei possibilita que os patrocinadores descontem, de algum imposto devido, parte do valor aplicado no projeto. O imposto a ser utilizado e a porcentagem a ser descontada variam de acordo com cada lei de incentivo. A lei de incentivo estadual se chama Fazcultura, que prev o abatimento de at 5% do ICMS (Imposto sobre Circulao de Mercadorias e Servios) e patrocina at 80% do valor total do projeto. Ou seja, se uma empresa deve pagar R$ 1.000.000 de ICMS, ela pode destinar at R$ 50.000 desse valor para apoiar projetos culturais aprovados pelo Fazcultura. Mas, para receber o abatimento, a empresa precisa contribuir com recursos prprios equivalentes a pelo menos 20% dos recursos a serem transferidos ao projeto. Sendo assim, a empresa no pode destinar os R$ 50.000,00 para patrocinar um projeto desse valor. No caso de patrocnio de um projeto de R$ 50.000,00 essa empresa poderia abater R$ 40.000,00 do ICMS e os outros R$ 10.000,00 deveriam ser de recursos prprios. Para se inscrever no Fazcultura, o proponente pode acessar o portal da Secretaria de Cultura do Estado da Bahia SECULT atravs do endereo www.cultura.ba.gov.br, e baixar o formulrio de inscrio e demais documentos relacionados. Antes de se inscrever, o ideal que o proponente

46 FUNCEB, 2010, p. 25

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leia a lei n 7015, de 09 de dezembro de 1996, com alteraes das Leis n 9.846 de 28 de dezembro de 2005 e n 11.899, de 30 de maro de 2010, que dispem sobre a concesso de incentivo fiscal atravs do Fazcultura. Atravs dessa lei e dos demais documentos disponibilizados, o proponente se informa sobre prazos para inscrio dos projetos, documentao necessria, tipos de projetos que podem ser apoiados, etc.

LEMBRETE Desde 2007, o Fazcultura tem uma cota estabelecida de 50% da verba a ser destinada para projetos realizados no interior do Estado.

A lei de incentivo federal atual a Lei 8.313, de 23 de dezembro de 2001, conhecida como Lei Rouanet, que est sendo adequada e substituda pelo Programa Nacional de Fomento e Incentivo Cultura - PROCULTURA. A lei de incentivo federal prev o abatimento no Imposto de Renda devido, sendo que os percentuais so de at 4% do valor total para pessoas jurdicas e 6% para pessoas fsicas. Na lei Rouanet, as cotas de iseno so de 30% e 100%, definidas a partir da linguagem artstica. A nova lei de fomento vai prever trs faixas de iseno, de 40%, 60% e 80%, e o percentual de iseno de cada projeto ser definido durante sua anlise, baseado em critrios como contribuio para as linguagens artsticas, o acesso gerado sociedade e o reforo da economia da cultura. Para se inscrever na Lei Rouanet, o proponente deve acessar o portal do Ministrio da Cultura, atravs do endereo www.cultura.gov.br, e cadastrar sua proposta no SalicWeb, sistema de envio de propostas de projetos culturais, que encaminha projetos para o Programa Nacional de

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Apoio Cultura PRONAC. Cabe destacar que o proponente deve seguir os procedimentos estabelecidos pela Instruo Normativa n 1, de 05 de outubro de 2010. Ao ser aprovado em uma lei de incentivo, o projeto recebe uma carta ou um nmero de aprovao. A partir da, o proponente deve captar aquele recurso nas empresas, apresentando a carta de aprovao na lei de iseno fiscal, para que a empresa saiba que, se apoiar aquele projeto, poder abater parte do valor do imposto devido. J o Edital uma forma de divulgao oficial para tornar pblico os processos seletivos de financiamento para projetos, programas ou aes culturais. O edital funciona como um concurso: os interessados apresentam sua proposta atravs de projetos culturais, de acordo as regras de cada edital, que sero analisados e selecionados por uma comisso composta por profissionais, de reconhecida experincia na rea. Principal mecanismo para seleo de projetos culturais, os editais existem nos mbitos federal, estadual e municipal, alm dos editais de empresas privadas.47 Os editais pblicos lanados pelo Governo do Estado da Bahia so realizados atravs da SECULT ou de seus rgos vinculados: Fundao Cultural do Estado da Bahia FUNCEB, Fundao Pedro Calmon FPC, Instituto de Rdio Difuso Educativa da Bahia IRDEB, Instituto do Patrimnio Artstico e Cultural IPAC. Esses editais so, normalmente, realizados com recursos prprios do rgo ou com verba proveniente do Fundo de Cultura do Estado da Bahia FCBA. O formato do edital vai variar a depender da origem dos recursos. Para se inscrever, o proponente deve, em primeiro lugar, identificar quais so os editais que esto com inscries abertas, atravs do site da unidade vinculada ou da SECULT, das cartilhas informativas de editais, de agendas
47 FUNCEB, 2010, p. 26.

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culturais, etc. A partir da, deve baixar o formulrio de inscrio e demais documentos relativos ao Edital, preencher e encaminhar ao rgo gestor do Edital, atentando para no postar a documentao aps o perodo de inscrio. Os Editais pblicos lanados pelo Governo Federal so lanados atravs do Ministrio da Cultura MinC ou de fundaes ou autarquias vinculados, como a Fundao Nacional de Arte FUNARTE, Fundao Casa de Rui Barbosa FCRB, Fundao Cultural Palmares FCP, Fundao Biblioteca Nacional FBN, Instituto Brasileiro de Museus IBRAM, Instituto do Patrimnio Histrico e Artstico Nacional - IPHAN, Agncia Nacional de Cinema - ANCINE. Para se inscrever, o proponente deve verificar quais so os editais com inscries abertas, atravs do site do rgo vinculado ou do MinC, de cartilhas informativas, agendas culturais, etc. Em seguida, deve baixar o formulrio de inscrio e demais documentos referentes ao edital, preencher e encaminhar para o rgo gestor do edital, respeitando o perodo de inscrio. No so s os rgos pblicos que lanam editais. Diversas empresas pblicas, privadas e de economia mista lanam editais para selecionar projetos a serem financiados. Em alguns casos, as empresas s financiam projetos aprovados em leis de incentivo. Em outros, so selecionados projetos que atendam s expectativas e necessidades da empresa, independente de aprovao prvia nestas leis. O Fundo de Cultura tem como objetivo incentivar e estimular a produo artstico-cultural baiana, custeando total ou parcialmente projetos estritamente culturais, de iniciativa de pessoas fsicas ou jurdicas de direito pblico ou privado48 e regulado pela Lei n 9.431, de 11 de fevereiro de 2005, que cria o Fundo de Cultura da Bahia, e pelo do Decreto n 10.992, de 01 de abril de 2008, que aprova o regulamento do FCBA.O apoio atravs do FCBA pode ser pleiteado atravs dos Editais ou por demanda espontnea, que recebe os projetos que no se encaixam
48 Manual de Elaborao de Projetos, p. 25

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nos editais promovidos pelo Fundo de Cultura e podem ser apresentados Secult, ao longo do ano, no perodo em que as inscries ficam abertas49. Para se inscrever na Demanda Espontnea, o proponente deve acessar o site da SECULT, atravs do endereo www.cultura.ba.gov.br e baixar o formulrio de inscrio e demais documentos, como a lei e decretos j citados, bem como a Portaria n 51, de 20 de maro de 2009, com alteraes da portaria n 18, de 15 de janeiro de 2010, que orienta e indica critrios para a apresentao de projetos. O governo federal tambm tem um Fundo Nacional de Cultura (FNC), que um fundo pblico constitudo por recursos destinados exclusivamente execuo de programas, projetos ou aes culturais. O Ministrio da Cultura pode conceder este benefcio atravs de editais ou apoiando propostas que, por sua singularidade, no se encaixam em linhas especficas de ao, as chamadas propostas culturais de demanda espontnea.50 H ainda, na Fundao Cultural do Estado da Bahia - FUNCEB, um mecanismo de financiamento chamado Calendrio de Apoio a Projetos Culturais, que uma sistematizao de datas para o recebimento de propostas de pequenos apoios a projetos culturais. No Calendrio, pode ser solicitado apoio atravs de recursos diretos ou apoio em servios, como impresso de material grfico, passagens areas e hospedagem em Salvador, no valor mximo de R$ 10.000,00. O regulamento, formulrio de inscrio e demais documentos relativos ao Calendrio de Apoio podem ser encontrados no site da FUNCEB: www.funceb.ba.gov.br

49 Manual de Elaborao de Projetos, p. 25 50 Manual de Elaborao de Projetos, p. 25

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LEMBRETE Nos mecanismos citados acima, existem regulamentos, leis ou portarias especficas que informam sobre os procedimentos para solicitao do recurso. Devemos ler todos esses documentos atentamente, e apresentar o projeto dentro do que solicitado, no formulrio padro (se for o caso), com todos os anexos e documentao pedidos. Normalmente os processos de seleo dos editais e leis de incentivo prevem uma etapa chamada de anlise documental, ou etapa de habilitao, na qual sero verificados se os documentos apresentados esto em conformidade com o que foi solicitado no Edital ou regulamento. Caso algum documento obrigatrio no tenha sido apresentado, o projeto ser considerado inabilitado, ou seja, ser excludo do processo de seleo. A FUNCEB organizou uma lista de editais locais e nacionais, de acordo com as diferentes linguagens artsticas. A lista conta no Manual de Elaborao de Projetos, disponvel no site da Fundao, ou diretamente no endereo: http://fundacaocultural.ba.gov.br/projetos/ manual_de_elaboracao_de_projetos-2010-v1.pdf

Alm desses mecanismos, existe ainda a possibilidade de fazer captao de recursos diretamente com as possveis patrocinadoras, atravs do marketing cultural. Essa ferramenta traz benefcios no s para o projeto e para o artista, mas tambm para o patrocinador: Ao patrocinar um projeto cultural, a empresa se diferencia das demais a partir do momento em que toma para si determinados valores relativos quele projeto (por exemplo, tradio, modernidade, competn-

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cia, criatividade, popularidade etc.). Tambm amplia a forma como se comunica com seu pblico alvo e mostra para a sociedade que no est encastelada em torno da sua lucratividade e de seus negcios.51 Rmulo Avelar aponta alguns princpios bsicos que devem ser observados nesses casos: Relao de troca: Patrocnio no filantropia. essencial que exista clareza quanto s moedas a serem trocadas entre a empresa e o empreendedor cultural. Convergncia de pblicos: para que uma ao nesse campo seja efetiva, fundamental que o pblico do projeto seja coincidente com o pblico-alvo da empresa patrocinadora. Exclusividade por nicho de mercado3: O fechamento de uma cota de patrocnio com determinada empresa exclui a possibilidade de negociao de parcerias com seus concorrentes em um mesmo projeto. As excees essa regra so raras e pressupe a concordncia prvia de todas as partes envolvidas. Limite do nmero de parceiros: O nmero de marcas de empresas e instituies parceiras a serem includas em uma pea grfica ou um anncio tem que ser reduzido, a fim de evitar poluio visual e perda de impacto junto ao pblico para todos os envolvidos. Hierarquizao de crditos: A hierarquia das marcas deve ser clara aos olhos do pblico. preciso zelar para que todo o material de divulgao espelhe com preciso os nveis de envolvimento e os montantes de recursos aportados por cada um dos financiadores. Determinao de prazos: Os prazos de validade dos crditos aos patrocinadores devem ser claros nas negociaes. importante que as partes saibam por quanto tempo cada marca estar associada ao projeto.
51 Revista Marketing Cultural, apud. AVELAR, p. 123

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Transparncia: necessrio tratar os assuntos referentes ao patrocnio com transparncia e honestidade, numa perspectiva de construo de uma parceria duradoura. recomendvel, portanto, que eventuais problemas de percurso sejam discutidos abertamente. Flexibilidade: O estabelecimento de uma relao slida, no campo do marketing cultural, requer flexibilidade de ambos os lados. preciso tentar compreender as necessidades do parceiro e, na medida do possvel, buscar supr-las. As duas partes tambm devem colocar-se disponveis para prestar auxlio mtuo, sempre que necessrio. Sutileza: imprescindvel que as aes de marketing cultural sejam pautadas pela sutileza. Logomarcas ostensivas ou aplicadas diretamente no palco do evento, excesso de citaes do patrocinador ou aplicaes pesadas de merchandising podem soar como agresso ao pblico e provocar efeito contrrio ao desejado com o patrocnio. Respeito ao artista e sua obra: Patrocnio uma relao de parceira, e no de submisso. As empresas patrocinadoras no tm o direito de avanar sobre o terreno da criao, sugerindo alteraes conceituais e ideolgicas de qualquer espcie.52 Alm da obedincia a esses princpios, h outros aspectos importantes de se destacar nesse contexto. O primeiro deles entender que o segmento empresarial muito diferente do campo cultural, e que preciso tomar alguns cuidados ao buscar essa parceria entre realidades diferentes. Entender que o campo empresarial exige sobriedade, objetividade, pontualidade, por exemplo, o primeiro passo para uma negociao eficiente. Dominar os valores do oramento e manter uma postura de quem

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AVELAR, 2005, p. 123/124

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prope um investimento, e no de quem pede dinheiro, so outras posturas que devem ser sustentadas por quem faz a captao de recursos. LEMBRETE Nos casos de inscrio de projetos em mecanismos de iseno fiscal (leis de incentivo), preciso cumprir as duas etapas: inscrever o projeto no mecanismo, cumprindo tudo o que solicitado nas leis e portarias que os regulamentam e, depois de aprovado, deve fazer a captao direta nas empresas. A empresa que opt por custear o projeto poder, a partir da aprovao deste na leis de incentivo, abater o imposto devido desse valor de patrocnio.

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COMEAR O PROJETO Aps a obteno do recurso, podemos dar incio ao projeto, de acordo com o cronograma previsto. A captao de recursos deve, assim, preceder qualquer compromisso formal de execuo do projeto, concretizando-se ainda na fase de pr-produo. Iniciar a produo propriamente dita sem que existam garantias de obteno das verbas necessrias ao empreendimento pode ser uma atitude arriscada. Muitas vezes, prefervel recuar estrategicamente, adiando a produo enquanto possvel, at que a questo financeira seja devidamente equacionada.53 O ideal comear a produo aps a assinatura do contrato, convnio, termo de compromisso ou documento equivalente, que garanta o repasse do recurso, e aps a liberao propriamente dita do recurso. Mesmo aps o comeo do projeto ainda podem existir atividades de pr-produo a serem realizadas: definio de cenrio, figurino, atraes de um evento, profissionais para compor a Ficha Tcnica ou equipe de apoio, etc. Essas so atividades de planejamento, que podem ser entendidas ainda como pr-produo, a depender do formato do projeto. As atividades de pr-produo, produo e ps-produo devem ser identificadas caso a caso.

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AVELAR, 2005, p. 211

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A Produo o momento de executar e controlar

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Depois de planejar todos os aspectos do projeto, hora de executar tudo o que foi pensado. A produo uma fase que exige ateno para cumprir o que foi estabelecido, ao mesmo passo que exige flexibilidade e domnio para que sejam feitas as alteraes necessrias no decorrer do percurso. A inteno aqui no tratar de todas as atividades de uma produo, visto que as atividades so totalmente diferentes a depender do tipo de projeto. O que vamos destacar a importncia de executar e de controlar o que foi planejado.

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ASSINAR CONTRATOS Se considerarmos que a pr-produo vai at o momento onde a realizao se torna irreversvel, esse momento a assinatura de contratos. A assinatura de contratos uma prtica cada vez mais presente no campo da cultura, que contribui para a reduo da informalidade que sempre predominou no setor. Aos poucos os profissionais da rea tornam-se mais conscientes da importncia de amarrar juridicamente os direitos e obrigaes de cada uma das partes envolvidas em um projeto cultural.54 Existem diversos tipos de contratos a serem assinados para a realizao de um projeto: contratos com patrocinadores, contratos de locao de espaos, contratos de artistas, tcnicos e demais profissionais, contratos com fornecedores e colaboradores. Em todos os casos, necessrio analisar com cuidado seu contedo e esclarecer previamente todas as dvidas. Para contratao de pessoal, importante conhecer a legislao e entender as relaes de trabalho para que sejam elaborados contratos coerentes com a forma de trabalho de cada profissional. recomendvel consultar um advogado para elaborar e/ou revisar os contratos a serem firmados.

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AVELAR, 2005, p. 220

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EXECUTAR AS ATIVIDADES Aps a assinatura de contratos, chega o momento de colocar em prtica todas as aes planejadas dentro do projeto, de acordo com o cronograma e oramento proposto. extremamente importante que o projeto ocorra, na medida do possvel, da forma como foi planejado. No se pode acreditar que, uma vez obtido o recurso, podem ser feitas quaisquer alteraes. O empreendedor no pode perder de vista que, ao estabelecer parcerias com profissionais, instituies e empresas, est se comprometendo com a realizao do projeto nas bases propostas.55 Dessa forma, cabe ao produtor acompanhar e controlar a realizao das atividades, sempre de acordo com o planejado. Ao mesmo tempo, devemos lembrar que a imprevisibilidade est na essncia da arte e exige flexibilidade e capacidade de adaptao de quem atua na rea56. Ou seja, ao mesmo tempo em que devemos cumprir o projeto de acordo com o planejado, devemos estar abertos a possveis mudanas de rumo. Assim, importante manter constante dilogo com os parceiros, patrocinadores e equipe de trabalho, para que todas as alteraes necessrias sejam feitas com o conhecimento de todos e em comum acordo. importante lembrar que responsabilidade do produtor cuidar para que todos os recursos humanos, materiais e financeiros estejam disponveis nos momentos e locais adequados, a fim de evitar que o processo de criao sofra interrupes57. O produtor , tambm, responsvel por cuidar que a equipe de trabalho tenha todas as informaes necessrias e por manter a comunicao efetiva entre todas as pessoas envolvidas.

55 AVELAR, 2005, p. 228 56 AVELAR, 2005, p. 221 57 AVELAR, 2005, p. 220

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ACOMPANHAR O CRONOGRAMA A partir do comeo do projeto, extremamente importante o controle dos prazos definidos no cronograma. O cumprimento dos prazos acertados fundamental para que o encadeamento de atividades transcorra de forma ordenada e no sofra com atrasos comprometedores.58 O atraso no cronograma e o adiamento da realizao do evento podem gerar diversos problemas, tanto em termos de desgaste com patrocinadores, aumento das despesas do projeto e descrdito junto ao pblico. Esse controle de prazos deve ser feito pelo produtor, que deve alertar a equipe sempre que uma das atividades apresentar qualquer atraso que possa comprometer o andamento do projeto. Por outro lado, preciso lembrar que cada membro da equipe responsvel pelo andamento de certas atividades. recomendvel, assim, que seja elaborado um plano de ao, com o detalhamento das atividades, dos prazos, de quem o responsvel por cada ao, dos custos de cada ao. Esse plano de ao deve ser disponibilizado para todos e ser sempre de fcil acesso, para que toda a equipe possa acompanhar o andamento das atividades e ter cincia das suas atribuies dentro do processo.

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AVELAR, 2005, p. 228

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GERIR O ORAMENTO A administrao do oramento uma das principais atribuies do produtor. Cabe a ele acompanhar e realizar as despesas conforme o programado. Dependendo do porte da produo, contratar um profissional para cuidar da gesto oramentria no dia-a-dia pode ser necessrio, mas a responsabilidade pelo controle financeiro no sentido amplo no deve ser delegada59. A consulta ao oramento deve ser sistemtica. Cada gasto deve acontecer na forma prevista no oramento, de acordo com valor unitrio, quantidades e valor total previstos. Caso tenham ocorrido alteraes nos valores orados no momento da elaborao do oramento, o ideal realizar novas cotaes, com outras empresas, ou buscar fechar pacotes e acordos com os fornecedores para obter o preo pr-estabelecido. No entanto, pode ser necessrio realizar alteraes ou remanejamentos no oramento. Quando o projeto for executado com recursos de leis de incentivo ou editais, o produtor deve solicitar ao rgo gestor, com antecedncia, a readequao do oramento. Em projetos com captao direta, o remanejamento deve ser informado aos patrocinadores. O produtor deve tentar manter o equilbrio no oramento, verificando que valores foram maiores e menores no oramento, definindo assim que itens sero remanejados. Caso seja necessrio reduzir ou excluir algum item do oramento para remanejar o valor para um outro item, essa reduo ou excluso deve ser bem justificada, de modo a deixar claro o motivo pelo qual tal item pode ser reduzido ou que outra ao ser tomada a fim de suprir a ausncia de alguma atividade prevista. No momento de executar as despesas, o produtor deve ficar atento para sempre obter produtos e servios de empresas e pessoas idneas e regularizadas. A apresentao de uma nota fiscal fora da validade, fria ou de empresa que fornece servio que no consta nas suas finalidades pode resultar na solicitao de devoluo do recurso. As notas, cupons fiscais
59 AVELAR, 2005, p. 229.

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e recibos devem conter o detalhamento do item adquirido ou do servio prestado, de acordo com o que foi previsto no oramento, e ser corretamente e completamente preenchidos. O produtor deve, medida que as despesas forem sendo realizadas, organizar todos os documentos referentes a cada uma delas. As cpias de cheques, recibos, notas e cupons fiscais, bem como comprovantes de recolhimentos de tributos, pagamento de alvars e taxas, devem ser organizados e guardados na medida em que forem sendo emitidos. O ideal , tambm, retirar extratos regularmente, para que no se corra o risco de ficar sem extrato de determinado perodo. Para o controle do oramento e a facilitao da prestao de contas posterior, o produtor pode manter um fluxo de caixa, registrando todas as entradas e sadas de recursos. Sua utilizao permite visualizar as demandas de ordem financeira ao longo do tempo, bem como os aportes de recursos previstos. O cruzamento de receitas e despesas com o cronograma facilita a administrao das verbas e favorece seu controle60. Outro instrumento que pode ser usado um cronograma de desembolso. Trata-se de um documento que organize os gastos do oramento e detalhe em que perodo cada item ser pago. Num projeto que prev 3 meses de apresentao, com pagamento de cach por ms, o cronograma vai indicar que valor deve ser pago a cada artista por ms, somando o valor que ser gasto com cach naquele ms, e assim por diante. Essa ferramenta especialmente importante para projetos nos quais a verba ser liberada em parcelas. Assim, o produtor tem condio de organizar que itens sero pagos com cada parcela. Uma dica importante fazer o acompanhamento das despesas diretamente no formulrio de prestao de contas, quando for o caso. A cada nova despesa, o produtor insere a informao no formulrio, bem como preenche os campos destinados s notas explicativas sempre que necessrio. Dessa forma, quando chegar o momento da prestao de contas, no se corre o risco de esquecer alguma informao.
60 AVELAR, 2005, p. 230

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LEMBRETE Alguns dos mecanismos de financiamento solicitam abertura de uma conta corrente aberta unicamente para recebimento e movimentao da verba destinada ao projeto, que deve ser encerrada ao fim do projeto. Os mecanismos de financiamento no costumam permitir que as tarifas bancrias sejam custeadas com a verba do apoio. Assim, o produtor deve estar atento para buscar recursos para cobrir tais tarifas. Para uma correta prestao de contas, o ideal que toda movimentao na conta do projeto corresponda a uma despesa no oramento. Ou seja, no se deve retirar todo o dinheiro ou fazer saques aleatrios, que no correspondam a valores do oramento. importante checar com o mecanismo de financiamento e com o patrocinador quais as formas de movimentao financeira que so possveis. H mecanismos que no permitem ou sugerem que no sejam utilizados saques. O produtor deve checar se pode utilizar transferncia entre contas, pagamentos em cheque, dbito em conta, e prever cada despesa j planejando qual a melhor forma de pagamento. Caso haja sobra de recursos, esse valor no pode ser aplicado aleatoriamente no projeto. Normalmente, os mecanismos solicitam que esse valor seja devolvido. Caso o produtor deseje fazer algum remanejamento, este deve ser solicitado com antecedncia.

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REGISTRAR E DOCUMENTAR O PROCESSO Uma atividade que no pode ser esquecida a documentao do processo. Devemos lembrar que a prestao de contas de um projeto envolve no apenas a apresentao de notas fiscais e recibos, mas a comprovao da realizao das atividades e, mais que isso, a comprovao da qualidade e do profissionalismo com o qual o projeto foi realizado. Qualquer patrocinador espera receber um material de qualidade sobre o projeto ao qual dedicou recursos. Alm disso, trata-se aqui de considerar a carreira do artista, grupo ou instituio numa perspectiva histrica, dando importncia ao registro dos fatos61. A equipe deve pensar ainda na documentao para produo e incrementao de portiflio do artista, do grupo ou do prprio produtor e para produo de material grfico de trabalhos futuros. O ideal documentar todas as fases do processo: concepo, montagem, ensaios, apresentaes, bastidores e camarins. Esse registro pode acontecer atravs de diversas ferramentas, como fotografias, vdeos, gravaes, dirios de montagem, livros de visita, coleta de depoimentos, etc. Esse material pode, alm de complementar os relatrios de produo e prestao de contas, dar origem a publicaes, documentrios, exposies e diversas outras aes.

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AVELAR, 2005, p. 231.

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REALIZAR O PROJETO A maior parte dos projetos prev realizao de eventos, sejam eles apresentaes, mostras, shows, espetculos, oficinas, lanamentos, etc. Essa apresentao do produto cultural ao pblico o pice de todo o projeto. o momento onde o trabalho de meses ou at anos vai ser apreciado pelas pessoas s quais se destinam. Os dias que precedem realizao costumam ser bastante atribulados: As demandas produo chegam de todos os lados e em grande volume: os artistas, tcnicos e demais integrantes da equipe exigem ateno aos ajustes finais e montagem; a administrao do espao onde ocorrer a estria solicita alguma providncia de ltima hora; os fornecedores entregam produtos ou prestam servios e preciso verificar se esto condizentes com as especificaes; as autoridades fiscalizam o cumprimento das normas do setor; os veculos de comunicao pedem ateno; o pblico solicita convites de forma insistente; e os patrocinadores requerem tratamento especial. Tudo ao mesmo tempo.62 Cabe ao produtor acompanhar a equipe e coordenar o trabalho, com tranquilidade e firmeza. Nesse momento a habilidade e experincia do produtor, somadas a uma equipe tcnica competente e bem dimensionada so extremamente importantes. A equipe deve estar sempre atenta realizao dessas atividades, estando atenta para todo problema ou desvio de percurso, de modo a assegurar que sejam solucionados a tempo e da melhor maneira possvel. Um check list bem feito tambm ajuda a acompanhar todas as atividades e no esquecer de nenhum detalhe. Check list uma lista de verificao que varia conforme o setor no qual utilizada. Pode ser elaborada para verificar as atividades j efetuadas a
62 AVELAR, 2005, p. 245

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ainda a serem feitas.63 Os momentos de ensaios tcnicos, passagens de som, instalao e teste de equipamentos merecem ateno especial. Todos os recursos que sero utilizados devem ser verificados para que no haja problema durante a realizao do evento. Alm disso, preciso se certificar que foram emitidas todas as autorizaes e liberaes necessrias realizao do evento. Durante a realizao do evento, o produtor deve estar atento a todos os detalhes, desde a entrada de pessoas e a chegada de convidados especiais at o funcionamento dos equipamentos e a preparao dos artistas. Alm da ateno especial no dia de realizao, muitos projetos tem atividades que vo alm desse dia: uma exposio se inicia na abertura, mas fica exposta por mais tempo; um projeto de produo de um livro pode prever um lanamento, mas o fundamental a distribuio posterior; um projeto de oficinas tem como marco o primeiro dia de aula, mas continua, podendo inclusive culminar em apresentaes. Existem ainda projetos que no possuem uma data de realizao ou apresentao, visto que o objeto do projeto a distribuio de um bem produzido, ou uma pesquisa, um mapeamento, etc. Cabe ao produtor acompanhar e dar suporte ao criador, nesse processo, at que o produto cultural esteja finalizado e possa ser apresentado e distribudo ao pblico. importante que a equipe mantenha o ritmo de trabalho aps a estria ou lanamento do produto cultural, de modo a garantir que todas as atividades programadas continuem acontecendo da melhor forma possvel e que a qualidade do projeto se mantenha. O produtor deve estar atento para a gesto do oramento e do cronograma, at que o projeto possa ser considerado encerrado. Nos projetos que prevem distribuio, ter o produto cultural pronto apenas uma das etapas para se chegar aos reais objetivos do projeto. A maior preocupao , portanto, garantir que o produto chegue ao pblico
63 REBOUAS, Fernando. Check list. Disponvel em <http://www.infoescola.com/ curiosidades/checklist/>

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final, e uma distribuio eficaz parte do conhecimento do pblico e de um planejamento de como ating-lo.

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A Ps-produo o momento de avaliar.

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Ao obter o produto cultural previsto no projeto, podemos considerar a etapa de produo encerrada. Da comeamos a ps-produo, que a etapa final de um projeto. A ps-produo envolve atividades como desmontagem de estrutura fsica, organizao e guarda de material, avaliao de resultados, elaborao de relatrios e prestao de contas dos recursos recebidos. No podemos ter, aps a finalizao da produo, a sensao de trabalho terminado. A ps-produo mais uma etapa do projeto e deve ser feita com o mesmo empenho e dedicao das demais. Alm disso, uma etapa preparatria para projetos futuros, pois a partir da anlise dos resultados e da boa relao com os patrocinadores, o produtor pode encontrar boas oportunidades para trabalhos futuros.

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DESMONTAR E ORGANIZAR O MATERIAL A primeira ao a ser executada na ps-produo a eliminao de qualquer pendncia. As atividades de desmontagem e limpeza do local devem ser feitas com o maior cuidado, de modo a evitar causar m impresso ou problemas futuros para a equipe e para outros profissionais do campo cultural. O recolhimento de todo o material utilizado, como cenrio e figurino, deve ser feito com calma e ateno, para que nada se perca ou estrague. Para projetos de montagem de espetculos, aconselhvel elaborar uma relao de material, documento onde so enumerados todos os itens que compem os cenrios e figurinos, objetos de cena, adereos, equipamentos, instrumentos musicais e outros materiais necessrios apresentao64. Esse documento funciona como instrumento de controle para conferir o material durante a montagem, desmontagem e deslocamentos, e deve ser utilizado para obter oramentos de transporte, para futuros projetos de circulao de espetculo. Para projetos de exposio, uma listagem das obras, tamanho, dimenso e valor estimado tambm auxilia na obteno de oramento de transporte e seguro.

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AVELAR, 2005, p. 265

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AVALIAR OS RESULTADOS Aps o fim da produo, no basta encaixotar todo o material, preciso olhar para trs e analisar todo o processo. Ao longo da execuo de um projeto cultural, natural que uma srie de aes sejam bem sucedidas e que outras tantas apresentem desvios em relao ao planejado65 . Assim, importante reunir toda a equipe para analisar que atividades podem ser consideradas bem sucedidas e quais os procedimentos que devem ser evitados em prximos projetos. Para fazer essa avaliao, o ideal levantar uma lista de tpicos, que podem ser as aes previstas no cronograma, e colocar em discusso sobre o que foi realizado satisfatoriamente e o que pode ser melhorado. A reflexo conjunta sobre o desempenho de cada rea do empreendimento favorece a identificao de falhas e contribui para a sua eliminao em projetos futuros. Da mesma forma, estimula a incorporao dos procedimentos corretos s rotinas de produo, resultando em aprendizado para todos os envolvidos.66 Alm disso, devemos cumprir todas as aes detalhadas no item Avaliao de Resultados do projeto. fundamental que se apresentem, aos patrocinadores, as pesquisas e documentos prometidos. A ps-produo o momento de analisar os indicadores obtidos, atravs dos meios de verificao, e inserir essas informaes em relatrios e documentos que apresentem os resultados do projeto. No se pode esquecer, nesse momento de anlise, de levantar o mximo de informaes possvel sobre o pblico. Por vezes, o produtor se preocupa tanto com o recolhimento de notas e recibos que acaba atropelando a anlise desse tipo de dado, que um dos mais importantes a constar em relatrios. O patrocinador espera saber que pblico foi atingido, em que
65 AVELAR, 2005, p. 270 66 AVELAR, 2005, p. 271

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nmero, de que perfil, etc. O controle de nmero pode ser feito atravs do border ou de documentos que registrem a bilheteria ou nmero de espectadores, em espao fechado. Para eventos em espao aberto, rgos como Polcia Militar (que deve ser informada sobre a realizao do evento para que faa o patrulhamento) podem informar a mdia de pblico. A realizao do clipping um outro instrumento importante para a avaliao do projeto. O clipping o recorte de uma notcia, informao ou comentrio, de interesse de uma pessoa fsica ou jurdica determinada, para seu conhecimento ou arquivo67. Saber o que foi noticiado, de que forma, em que veculos, uma forma excelente de analisar como o projeto foi percebido pela mdia e comunicado ao pblico.

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EXPECTV. O que Clipping? < http://www.expectv.com.br/o_que_e_clipping.php>

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ELABORAR RELATRIOS E PREENCHER FORMULRIOS Depois de levantadas as informaes sobre os resultados do projeto, chegado o momento de elaborar relatrios, que dem conta de todo o processo e de seus resultados. Os textos devem ser objetivos e claros, apresentando as informaes obtidas e destacando as impresses do produtor e da equipe sobre a realizao do projeto. Podem ser includos depoimentos do pblico, dos envolvidos no projeto, da mdia ou crtica especializada. A manuteno de um dirio de produo facilita muito esse processo de elaborao do relatrio. Como anexos, devem ser encaminhadas fotos, filmagens, gravaes, spots, clipping de todas as matrias veiculadas na mdia, exemplares de todos os materiais grficos produzidos (em casos de banners, outdoors, busdoors, etc., anexar fotos das peas) e demais materiais que comprovem a execuo do projeto. Devem ser encaminhadas, tambm, cpias dos bens culturais produzidos no projeto, quando for o caso. Os mecanismos de financiamento costumam disponibilizar um modelo de formulrio de prestao de contas a ser encaminhado, alm do relatrio de atividades. O produtor deve preench-lo seguindo rigorosamente as orientaes do rgo gestor, bem como instrues normativas, portarias e decretos que regulamentem a apresentao de prestao de contas. Se o proponente j tiver realizado o preenchimento do formulrio ao longo da produo, esse processo ser muito mais simples, se resumindo a uma reviso do preenchimento dos campos, complementao de notas explicativas, etc. importante lembrar que os mecanismos podem exigir a abertura de uma conta especfica para o projeto. Nesse caso, a conta deve ser encerrada ao final do projeto. Antes disso, porm, necessrio calcular os valores debitados devido s tarifas bancrias, para que esse valor seja retornado ao projeto, e devolver todo o valor remanescente, quando for o caso, para o rgo financiador.

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A depender do porte do projeto, necessrio um contador para acompanhar os gastos e realizar a prestao de contas da melhor forma possvel. Em projetos propostos por pessoas jurdicas, as empresas costumam ter contadores para acompanhar seus trabalhos.

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AGRADECER Aps a realizao de todas essas atividades, o projeto pode ser considerado encerrado, mas, neste momento, interessante explicitar a importncia do empenho de todos. Dessa forma, a ltima atividade do projeto pode ser descrita como agradecer a todos os envolvidos. Para isso, podem ser enviadas mensagens de agradecimento, atravs de cartas ou e-mails, ou placas de homenagens para patrocinadores, artistas, equipe tcnica e demais envolvidos. Essas aes funcionam como um encerramento do ciclo e reconhecimento do trabalho e do esforo de cada um, ao passo de que deixa a porta aberta para contatos para produes futuras. Com a entrega da prestao de contas e o envio das cartas de agradecimento, o projeto pode ser considerado encerrado. E que venham os prximos!

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Referncias Bibliogrficas e Sugestes de leitura BOTELHO, Isaura. As Dimenses da Cultura e o Lugar das Polticas Pblicas. Disponvel em: <http://www.centrodametropole.org.br/ pdf/Isaura.pdf> (Acesso em 16/12/10) NATALE, Edson; OLIVIERI, Cristiane. Guia Brasileiro de Produo Cultural. So Paulo: Editora Z do Livro, 2003. FERREIRA, Juca. Discurso do ministro da Cultura, Juca Ferreira, na solenidade de condecorao da Ordem do Mrito Cultural 2008. Rio de Janeiro, 2008. Disponvel em <http://www.cultura.gov.br/ site/2008/10/07/discurso-do-ministro-da-cultura-juca-ferreirana-solenidade-de-condecoracao-da-ordem-do-merito-cultural2008/>(Acesso em 30/10/2010) FRANCEZ, Andrea; NETTO, Jos Carlos Costa; DANTINO, Srgio Fam. Manual do Direito do Entretenimento - Guia de Produo Cultural. So Paulo, Senac Editora, 2009. FUNCEB. Orientaes para Elaborao de Projetos Culturais. Salvador, 2010. GIL, Gilberto. Discurso do ministro Gilberto Gil na solenidade de transmisso do cargo. Braslia, 2003. Disponvel em <http://www.cultura. gov.br/site/2003/01/02/discurso-do-ministro-gilberto-gil-na-solenidade-de-transmissao-do-cargo/> (Acesso em 30/10/2010) GIL, Gilberto. Discurso do ministro Gilberto Gil no Seminrio Cultura XXI. Fortaleza, 2003. Disponvel em <http://www.cultura.gov.br/ site/2003/03/19/discurso-do-ministro-gilberto-gil-no-seminariocultura-xxi/> (Acesso em 30/10/2010) UNESCO. Declarao Universal sobre a Diversidade Cultural, 2002. Disponvel em <http://unesdoc.unesco.org/ images/0012/001271/127160por.pdf> (Acesso em 30/10/2010)

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REIS, Ana Carla Fonseca. Marketing cultural e financiamento da cultura. So Paulo,Thomson, 2003. RUBIM, Linda (org.). Organizao e produo da cultura. Salvador, EDUFBA, 2005. THIRY-CHERQUES, Hermano R. Projetos Culturais: Tcnicas de Modelagem. 2. ed. Rev. - Rio de Janeiro: Editora FGV, 2008.

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