Modelo de Plano de Projeto orientado pelo Escopo

Extrado do livro Trabalhando com Projetos - Planejamento e Gesto de Projetos Educacionais Moura, D. G e Barbosa, E. F. , Ed. Vozes - 2006 - Cap. 2

Chamamos de Plano de Projeto o documento que apresenta, de forma completa e organizada, toda a concepo, fundamentao, planejamento e meios de acompanhamento e avaliao do projeto, sendo a referncia bsica para sua execuo. Nesta Seo apresentamos, em linhas gerais, um modelo de elaborao do Plano de Projeto que tem como referncia o Escopo do Projeto. Nosso modelo de Plano de Projeto estruturado a partir de trs componentes bsicos: Escopo, Plano de Ao e Plano de Controle e Avaliao, sendo que o escopo tomado como referncia para a elaborao do Plano de Ao e do Plano de Controle e Avaliao. Por esse motivo, este modelo denominado de Modelo de Planejamento de Projetos orientado pelo Escopo e ser referenciado pelo termo SKOPOS (origem grega da palavra escopo). MODELO SKOPOS
PLANO DE PROJETO = ESCOPO + PLANO DE AO + PLANO DE CONTROLE E AVALIAO

A seguir, apresentamos a descrio dos trs componentes bsicos do modelo SKOPOS.

ESCOPO
Optamos pelo uso da palavra escopo como expresso do conjunto de realizaes que se pretende colocar sob a forma de um projeto.
A palavra escopo nos dicionrios

Alvo, mira, intuito; inteno (Dic. Aurlio Sec. XXI) Extenso, alcance, mbito, campo de atuao (Dic. Michaelis) rea coberta por uma atividade (Dic. American Heritage) Propsito a ser alcanado ou realizado; inteno (Dic. Webster)

No contexto que estamos tratando, o escopo expressa a extenso ou amplitude do projeto (em termos do que se pretende realizar, abarcar ou abranger), estabelece o seu raio de ao ou cobertura, definindo, portanto, seus limites. O escopo , em sntese, a alma do projeto, porque expressa sua essncia e identidade. Nesse modelo, a definio completa do escopo com a indicao dos elementos que o compem torna-se um ponto fundamental para que os outros dois elementos do Plano de Projeto sejam estabelecidos adequadamente: o Plano de Ao e o Plano de Controle e Avaliao. A prtica no desenvolvimento de projetos educacionais tem demonstrado a importncia de uma situao geradora claramente definida; de uma justificativa apresentada de forma bem fundamentada; de objetivos bem elaborados; da definio dos resultados esperados; e da abrangncia do projeto. Os elementos que constituem e definem o escopo so mostrados a seguir.

Definio do problema ou situao geradora do projeto (problema, necessidade, desafio, oportunidades); Justificativa (o porqu) do projeto (que pode conter um diagnstico da situao inicial, tambm denominado de baseline ou linha de base);

ELEMENTOS DO ESCOPO

Objetivos geral e especficos do projeto (a razo de ser e o para qu); Resultados esperados com a realizao do projeto (diretamente relacionados com os objetivos especficos do mesmo); Abrangncia do projeto (pblico alvo e caracterizao da extenso e rea de atuao do projeto);

O Escopo , portanto, um componente do Plano de Projeto que responde s seguintes questes:

De que se trata o projeto? Qual a situao, problema ou necessidade que deu origem ao projeto? Por que vale a pena investir recursos no desenvolvimento do projeto? Para quais finalidades o projeto vai ser conduzido? Que resultados podemos esperar com a realizao do projeto? O que se pretende realizar com seu desenvolvimento? Que benefcios so esperados? Quais sero os beneficiados com sua realizao? Qual a rea de atuao do projeto? Qual sua dimenso em termos de pblico alvo? Que volume de recursos dever ser investido?

No modelo de Planejamento de Projeto orientado pelo Escopo SKOPOS, o Plano de Ao e o Plano de Controle e Avaliao s devem ser desenvolvidos aps se ter uma definio completa do Escopo do projeto. Este aspecto ser abordado com mais detalhes nos Captulos 4 (Plano de Ao) e 5 (Plano de Controle e Avaliao).

Plano de Ao Este componente do Plano de Projeto um documento que apresenta de forma estruturada todos os procedimentos e recursos que sero mobilizados para a execuo daquilo que foi expresso no escopo do projeto. O Plano de Ao de um projeto especifica aes, atividades, tarefas e recursos, logicamente encadeados no tempo e no espao, tendo em vista maximizar a eficincia na realizao dos objetivos do projeto. Em nosso modelo, o Plano de Ao contm os seguintes elementos de estrutura:

Desdobramento de atividades e tarefas (detalhamento de grandes aes em pacotes de trabalho);

ELEMENTOS DO PLANO DE AO

Estimativa de prazos (determinao de tempos e prazos para aes, atividades e tarefas); Estimativa de custos e recursos (determinao de custos e recursos fsicos e humanos requeridos para a execuo das diversas tarefas); Rede de Tarefas (mapa do projeto, contendo sequncia e interdependncia de todas as tarefas, com identificao das tarefas crticas); Cronograma (linha de tempo do projeto, com detalhamento de incio e fim de atividades e tarefas, atribuio de responsveis, etc.)

O Plano de Ao de um projeto um documento estruturado que deve responder a questes do tipo:

Como ser realizado este projeto? Que aes, atividades e tarefas sero realizadas? Que recursos sero empregados? Quanto tempo ser necessrio para cada ao, atividade ou tarefa? Quais sero os responsveis por sua execuo? Quanto custar o projeto?

Plano de Controle e Avaliao Este componente do Plano de Projeto um documento que apresenta, de forma estruturada, todos os procedimentos necessrios para acompanhamento e avaliao sistemtica da execuo do projeto e dos resultados alcanados. A expresso controle est associada a monitoramento, ou seja, acompanhamento sistemtico e detalhado dos processos que sero executados e dos produtos e servios correspondentes.1 Este plano estabelece procedimentos para realizar observaes e verificaes das condies e do estado em que se encontra o projeto em pontos estratgicos ao longo de sua execuo. Permite tambm avaliar em que medida os resultados esperados esto sendo alcanados. No modelo Skopos, o Plano de Monitoramento e Avaliao (PMA) contm os seguintes elementos estruturais:

ELEMENTOS DO PLANO DE MONITORAMENTO E AVALIAO (PMA)

Matriz de Resultados e Produtos (quadro com resumo dos resultados e produtos) Planilha de Procedimentos de Monitoramento (com indicadores e instrumentos de coleta de dados) Planilha de Procedimentos de Avaliao (com indicadores e instrumentos de coleta de dados) Anlise de risco (avaliao dos efeitos condicionantes no desenvolvimento do projeto) de hipteses

O Plano de Monitoramento e Avaliao de um projeto um documento que deve responder a questes do tipo:

De que maneira ser verificado se o projeto est sendo executado conforme planejado? Que observaes sero feitas para avaliar seus resultados? Como sero obtidos os dados sobre o andamento e os resultados do projeto? Que indicadores de resultados sero usados? Que medidas preventivas sero adotadas para assegurar o sucesso do projeto?

Observe que h uma relao direta entre o PMA e o escopo do projeto, uma vez que o escopo, ao estabelecer os objetivos e resultados esperados com a realizao do projeto, serve de base para definir os indicadores de resultados, os instrumentos de coleta de dados e outros procedimentos de avaliao.
1 Neste texto, a expresso Plano de Monitoramento e Avaliao (PMA) equivalente a Plano de Controle e Avaliao (PCA).

O modelo apresentado procura contemplar a realidade dos projetos na rea educacional, em geral, tanto os de pequeno como os de grande porte. Devemos enfatizar que, por estar apoiado em conceitos e mtodos relativos ao mbito mais geral do planejamento e gesto de projetos, esse modelo pode ser aplicado tambm ao planejamento de projetos em diversas outras reas. A aplicao deste modelo bastante flexvel, pois contempla as particularidades de cada tipo de projeto, suas caractersticas de tamanho, complexidade, contexto, recursos, objetivos, etc. Alguns elementos da estrutura geral podem ser enfatizados ou minimizados, dependendo de situaes particulares, adaptando-os segundo necessidades especficas, a critrio de equipes e instituies que desenvolvem projetos. A ttulo de exemplo, o quadro da Figura a seguir mostra diferentes nfases que podem ser atribudas aos elementos estruturais do Plano de Projeto, segundo os tipos de projetos focalizados. A pontuao mostrada na Figura a seguir um exerccio para ilustrar o fato de cada projeto possuir uma particularidade. Esta pontuao deve ser feita pela equipe do projeto em funo de cada situao, podendo variar de acordo com o contexto. Nos projetos do tipo Desenvolvimento (Produto), como j existe um paradigma conhecido sobre os resultados esperados, os objetivos so substitudos pela especificao do produto. Nos projetos de pesquisa, a pontuao mostrada deve considerar a natureza e as dimenses da pesquisa.
ESTRUTURA DO PLANO DO PROJETO EM RELAO AOS TIPOS DE PROJETOS
COMPONENTE
DA ESTRUTURA

ELEMENTOS
ESTRUTURAIS

TIPOS DE PROJETO PESQUISA INTERVENO DESENVOLVIMENTO ENSINO TRABALHO 3333 3333 3333 3333 33 3 3333 333 333 333 333 3 3 3333 3 3333 3333 3333 3333 3333 3333 3333 3333 3333 3333 3333 3333 3333 3333 3333 3333 333 3 33 333 333 3333 3333 3333 3333 3333 33 333 33 3333 3333 3333 3333 3333 333 333 3333 33 33 333 333 33 33 33 3 3333 33 3 333 33 3 3333 33 33 333 3333 3 3 3 3

Situao Geradora

1
ESCOPO

Justificativa Objetivo Geral Objetivo Especfico Result. Esperados Abrangncia Aes, Atividades, Tarefas Estimat. de Custos Prazos Recursos Cronograma Produtos/resultados Indic. Desempenho Instrumentos Anlise de Risco

2
PLANO DE AO

3
PLANO DE CONTROLE E AVALIAO
3333 333 33 3 -

Muito importante (indispensvel) Importante Desejvel (mas no essencial) Dispensvel (opcional)

Exemplo de diferentes nfases nos itens do Plano de Projeto