ARQUIVOLOGIA

ARQUIVOLOGIA
Concurso IGP - SC
AUXILIAR CRIMINALSTICO
ARQUIVOLOGIA:
1. Conceito. 2. Tipos de
arquivos. 3. Acessrios
para arquivamento de
papis e fichas. 4.
Sistemas de
arquivamento. 5. Tcnicas
de arquivamento.

Concurseiros Nota 10
Uma Mquina de Aprovar
Fone: (55) 3312 6204
www.concurseirosnota10.com

ARQUIVOLOGIA
Concurseiros Nota 10: Uma mquina de aprovar Fone: (55) 3312 6204
1

4. Conceitos Fundamentais de Arquivologia
1.1 Arquivo: Conceito
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,
instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do
exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica,
qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos
documentos. (Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991)

Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRS conceitos bsicos:
INFORMAO, SUPORTE e DOCUMENTO.
INFORMAO: Idia, Mensagem ou Conhecimento
SUPORTE: Meio no qual a informao est registrada
DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material
INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO
Conjunto de documentos = ACERVO
Os documentos de Arquivo so produzidos ou recebidos. Isto significa que so ACUMULADOS
dessa forma.
Produzidos ou Recebidos = Acumulados
1.2 Importncia do Arquivo Funo e Finalidades do Arquivo
Funo do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponveis as informaes
mantidas sob sua guarda.
Finalidades do Arquivo: Servir a Administrao e Servir a Histria
Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a ADMINISTRAO
1.3 Distino entre Arquivo e Biblioteca
Arquivo: o conjunto de documentos CRIADOS ou RECEBIDOS (ACUMULADOS) por uma instituio
ou pessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de seus objetivos.
Biblioteca: o conjunto de material, em sua maioria impresso e NO produzido pela instituio em que
est inserida. Normalmente constituda de colees temticas e seus documentos so adquiridos por meio de
COMPRA, DOAAO ou PERMUTA.

ARQUIVOLOGIA
2

O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as informaes que evidenciam o funcionamento
da instituio ao longo do tempo.
Os documentos de Arquivo so produzidos ou Recebidos (acumulados) pela Instituio.
A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural guardar informaes para estudo. Seus
documentos so acumulados por meio de compra, doao ou permuta.

1.4 Classificao dos Arquivos
Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o (a):
Entidade Mantenedora: (Pblico ou Privado)
Natureza dos documentos: (Especial ou Especializado)
Estgio de Evoluo: (Corrente, Intermedirio e Permanente)
Extenso de sua atuao: (Setorial ou Central)
1.4.1 Entidade Mantenedora: Podem ser Pblico ou Privado
Pblico: rgos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirios, nas esferas Federal,
Estadual, Municipal e do DF. Tambm so considerados pblicos os Arquivos das Fundaes Pblicas e
Empresas Pblicas.
Privado: So aqueles mantidos por instituio de carter particular. Ex: arquivo do
Bradesco, Arquivo das Lojas Renner, arquivo da TV Braslia.

Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte diviso: Pblicos, Institucionais, Comerciais, Pessoais
ou Familiares. Sobre isso devemos lembrar que os institucionais, comerciais, pessoais ou
familiares devem ser entendidos como Arquivos Privados.

1.4.2 Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados
Especiais: So arquivos em que os documentos cuja forma fsica (suporte) exija cuidado
especial, diferenciado, por causa da sua preservao ou manuseio.
Especializados: So aqueles que mantm em sua guarda documentos de determinada
rea do conhecimento.
Arquivos Especiais: Relacionado a forma fsica do documento, relacionado ao suporte do
documento. Ex: Foto, Filme, Negativo, Microfilme
Arquivos Especializados: Relacionado a assunto especfico, relacionado a uma rea do
conhecimento. Ex: Arquivo Mdico, Arquivo Cartogrfico, Arquivos de Engenharia.
ARQUIVOLOGIA
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1.4.3 Estgio de Evoluo: Podem ser Corrente, Intermedirio e Permanente
Arquivo Corrente: So os Arquivos que guardam os documentos mais novos e mais utilizados
pela instituio. No Arquivo Corrente os documentos possuem grande freqncia de uso,
possuem fim administrativo.
Arquivo Intermedirio: So os Arquivos que guardam os documentos menos utilizados pela
instituio. No Arquivo Intermedirio os documentos possuem baixa freqncia de uso, mas ainda
possuem fim administrativo.
Arquivo Permanente: So os Arquivos que guardam os documentos que, j tendo cumprido seu
fim administrativo, sua funo administrativa, agora so preservados, conservados, pelo seu valor
histrico para Instituio.
O Arquivo Intermedirio tambm pode ser denominado por LIMBO ou PURGATRIO

Arquivo Corrente: a fase em que os documentos so criados;
- Nesta fase os documentos tramitam bastante e so muito consultados;
- Os arquivos correntes se localizam nos prprios setores que produzem/recebem os documentos (Arquivos
Setoriais) ou em locais prximos a estes (Arquivo Central/Geral).
Arquivo Intermedirio: a fase em que os documentos ainda tm valor administrativo mas so pouco
consultados;
- Permite que os setores otimizem seu espao;
- No h necessidade de serem conservados prximos aos setores;
- Nesta fase, os documentos aguardam sua destinao final (eliminao ou guarda permanente);
- tambm chamado de limbo ou purgatrio.
Arquivo Permanente: a fase em que os documentos j perderam seu valor administrativo e so
guardados pelo seu valor histrico, probatrio ou informativo;
- Os documentos desta fase JAMAIS sero eliminados.
Arquivo Permanente - Documentos de Arquivo Permanente JAMAIS podero ser eliminados
1.4.4 Extenso de sua atuao: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais
Arquivos Setoriais: So aqueles instalados no setores que utilizam os documentos, onde
ficam os documentos do uso do dia a dia.
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Arquivos Centrais: So aqueles localizados fora do local de trabalho, e acumulam em
um nico local, documentos de provenientes dos diversos setores da instituio, de forma
centralizada.
No confundir Arquivo Central com Fase Intermediria ou Arquivo Intermedirio
No confundir Arquivo Central com Fase Intermediria ou Arquivo Intermedirio

Arquivo Setorial: um Arquivo descentralizado.Cada setor de trabalho possui o seu.
Arquivo Central: um Arquivo Centralizado, recebem os documentos correntes dos diversos setores da
instituio.
1.5 Classificao dos Documentos
Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Classificao
Gnero - Espcie / Tipologia Documental - Forma - Formato - Natureza do Assunto
1.5.1 Gnero
Podem ser: 7
Escritos ou Textuais - Iconogrficos - Sonoros - Filmogrficos - Informticos ou digitais -
Cartogrficos - Microgrficos
Documentos escritos ou textuais: Documentos cuja informao esteja escrita ou textual e impressa.
Ex.: Contrato, atas, relatrios, certides
Documentos iconogrficos: Documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica.
Ex.: Fotografia, negativos, diapositivos(slides), desenho e gravuras
Documentos sonoros: Documentos cuja informao esteja em forma de som/audio.
Ex.: Escuta telefnica, discurso gravado em fita cassete
Documentos filmogrficos: Documentos cuja informao esteja em forma de imagem em movimento
(com ou sem som).
Ex.: Pelculas filmogrficas, filmagens, vdeos
Documentos informticos ou digitais: Documentos gravados em meio digital e que, por isso,
necessitam de equipamentos eletrnicos para serem lidos.
Ex.: Arquivo em MP3, Arquivo do Word
Documentos cartogrficos: Documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior.
Ex.: Mapas e Plantas
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Documentos microgrficos: Documentos em microformas.
Ex.: Microfilmes e microfichas
1.5.2 Espcie/Tipologia documental
Espcie a denominao que se d ao aspecto formal de um documento, as instituies possuem
diversas espcies, ex.: Ofcio, memorando, declarao, certido.
Tipologia documental a denominao que se d quando reunimos determinada espcie funo ou
atividade que o documento ir exercer. Ex.: Declarao de Imposto de Renda, Certido de nascimento.

Espcie Tipologia
Contrato Contrato de locao
Alvar Alvar de funcionamento
Certido Certido de nascimento
1.5.3 Forma
classificao relacionada quanto forma do seu estgio de preparao do documento. So as formas
documentais: Rascunho ou Minuta; Original e Cpia.
1.5.4 Formato
Denomina-se formato de um documento o seu aspecto fsico, independente da informao nele registrada.
So formatos documentais, a Ficha, livro, caderno, pergaminho.
1.5.5 Natureza do assunto
Em relao Natureza dos assuntos, os documentos so classificados como OSTENSIVOS ou
SIGILOSOS
DICA LEGAL: Ostensivo = ordinrio
a classificao dada ao documento cuja divulgao no prejudica a administrao.
O documento ostensivo pode ser de livre conhecimento.

DICA LEGAL: Sigiloso
Documento que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito.
Decreto 4.553/2002
O Documento classificado como sigiloso ser diferenciado pelo GRAU DE SIGILO. So 4 os graus de
sigilo.
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DICA LEGAL: Grau de Sigilo 4 GRAUS
Ultrassecreto - Secreto - Confidencial - Reservado
Ultrassecretos: Assuntos que requerem excepcinal grau de segurana e cujo teor s devem se do
conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Secreto: Assuntos que requerem alto grau de segurana e cujo teor podem ser do conhecimento de
pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, so autorizadas a deles tomar
conhecimento, funcionalmente.
Confidencial: Assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por
pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um individuo ou criar embaraos administrativos.
Reservado: Assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral.

2 Ciclo Vital do Documentos Teoria das 3 idades
A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital dos documentos para classificar os
estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro uma instituio. (Corrente, Intermedirio e
Permanente)
1
idade
C Corrente
2
idade
I Intermedirio
3
idade
P Permanente

Arquivo de 1 idade = Arquivo Corrente
Alto grau da freqncia de uso - Documentos em curso - Necessitam estar prximos aos
usurios/setores de trabalho - Serve a Administrao
Arquivo de 2 idade = Arquivo Intermedirio
Baixo grau da freqncia de uso - No necessitam estar prximos aos usurios/setores de trabalho
A permanncia nessa fase transitria - Aguardam destinao final - Tambm conhecido por limbo ou
purgatrio - Serve a Administrao
Arquivo de 3 idade = Arquivo Permanente
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Documentos que no possuem valor de natureza administrativa, mas que so conservados pelo seu valor
histrico - Permitem conhecer a Histria da Instituio - Revelam a origem e constituio da Instituio
- Serve a Histria
2.1 Valor do Documento
O documento s guardado, preservado pela instituio, porque possui algum valor. Esse valor
pode ser Administrativo ou Histrico.
A Arquivologia denomina o valor administrativo como VALOR PRIMRIO.
A Arquivologia denomina o valor histrico como VALOR SECUNDRIO.
Valor Primrio = Valor Administrativo
Dar suporte/apoio s atividades da instituio - um valo temporrio Em determinado momento o valor
administrativo ir acabar - Todo documento nasce com valor administrativo - Finalidade: Servir a Administrao
Valor Secundrio = Valor Histrico
Documento que perdeu seu valor administrativo, mas adquiriu valor histrico - Serve de fonte de
pesquisa para terceiros e ou para prpria instituio Finalidade: Servir a Histria - O documento que possuir valor
secundrio poder ser recolhido ao Arquivo permanente - O documento de valor secundrio JAMAIS poder ser
eliminado
1
idade
C Corrente Valor
Primrio
2
idade
I Intermedirio
3
idade
P Permanente Valor
Secundrio
2.2 Prazo de Guarda dos Documentos
O Prazo de guarda dos documentos o perodo em que o documento deve ser mantido nos
arquivos corrente e intermedirio.
O Prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com seguintes
fatores:
Freqncia do uso das informaes contidas nos documentos
Existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal dos documentos (prazo
prescricional)
Existncias de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos)
Necessidade de guarda de documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas
(prazos precaucionais)
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2.3 Destinao Final dos Documentos
Todo documento, seguindo o ciclo vital, dever ao final ser encaminhado sua destinao final. A
destinao final do documento ir ocorrer no momento em que ele perder seu valor administrivo/valor primrio.
Destinao Final dos Documentos
Eliminao: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, no apresentar valor histrico
Guarda Permanente: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, apresentar valor histrico
2.4 Tabela de Temporalidade de Documentos
o instrumento resultante da etapa de avaliao dos documentos. ela, a tabela de
temporalidade, que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermedirio, bem como
indica a destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente).
A tabela de temporalidade ser elaborada pela CPAD - Comisso Permanente de Avaliao de Documentos
ou Comisso de Anlise de documentos.
Ex:
C
digo
Assunto Prazo de Guarda Destinao
final
C
orrente
Inter
mediria
0
02
Planos e projetos de
trabalho
5
anos
9
anos
Guarda
Permanente
0
22.11
Cursos internos 5
anos
- Guarda
Permanente
0
24.1
Folha de pagamento 5
anos
95
anos
Eliminao
0
24.2
Escala de Frias 7
anos
- Eliminao

A partir dos dados apresentados na tabela acima, podemos verificar a existncia de QUATRO
situaes.
024.2 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser eliminado sem passar pela
fase intermediria.
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024.1 O documento foi criado na fase corrente, cumpre seu prazo de guarda nessa fase, posteriormente
ser transferido para o Arquivo Intermedirio, onde cumprir seu prazo de guarda, cessada essa fase ele ser
eliminado.
022.11 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser recolhido ao Arquivo
Permanente.
002 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser transferido para o Arquivo
Intermedirio, onde cumprir seu prazo de guarda, cessada essa fase ele ser recolhido ao Arquivo Permanente.
DICA LEGAL: Transferncia
a passagem dos documentos da fase corrente para a intermediria
DICA LEGAL: Recolhimento
a passagem dos documentos das fases corrente e intermediria para a fase permanente
3 Mtodo de Arquivamento
Arquivamento conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de
documentos. O mtodo de Arquivamento corresponder forma que os documentos sero armazenados, visando
a sua localizao futura.
DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Horizontal
Os documentos so dispostos uns sobre os outros
Indicados para Arquivo Permanentes e para documentos de grandes dimenses como planta, mapa e
desenho

DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Vertical
Os documentos so dispostos um atrs do outro em gaveta ou estantes
Indicado para Arquivo Corrente, agiliza a busca e a localizao dos documentos

Os Mtodos de Arquivamento, em relao ordenao podem ser divididos em DOIS grandes sistemas:
DIRETO e INDIRETO.
Direto: A busca do documento feita diretamente no local onde est guardado
Caracterstico dos mtodos:
Alfabtico - Geogrfico - Dicionrio - Enciclopdico
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Indireto: aquele em que, para se localizar o documento necessita antes consultar um
ndice ou um cdigo busca do documento feita diretamente no local onde est guardado.
Caracterstico dos mtodos:
Numrico simples - Numrico cronolgico - Numrico digito-terminal - Decimal - Duplex
Os mtodos mais comumente utilizados so os seguintes
Mtodo Alfabtico
Mtodo Numrico Simples, Cronolgico ou Digito Terminal
Mtodo Geogrfico
Mtodo Ideogrfico

3.1 Mtodo Alfabtico
um mtodo direto, no exige a adoo de ndice para que o documento seja localizado. A busca se d
diretamente no documento.
DICA LEGAL: Mtodo Alfabtico
Utiliza um nome existente no documento
Utiliza todas as letras do nome, para diferenciar documentos que comeam com a mesma letra
Exemplos:
1. A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus empregados, utilizou o mtodo
alfabtico(organizao a partir dos nomes dos empregados). Para tanto, foram organizados os
seguintes nomes:
I Alfredo Maia Rodrigues
II Severino Alves dos Santos Jnior
III Joaquim Pereira da Boa Morte
IV Mauricio Soares Filho
V Maria Alves Villas Boas
VI - Fernanda Moreira Aguiar
Qual seria a ordem correta?
a) I
VI III V IV II
b) V
I V IV II III I
c) I
I V I VI III IV
d) V
I III I II IV V
e) I
II III IV V - VI

2. No escritrio de contabilidade, o contador organizou as pastas referente a seus clientes utilizando-se
do mtodo alfabtico (por nome de empresas). Para tanto, foram organizadas as seguintes pastas:
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I Supermercado Barato
II A Feminina
III Curso Aprovao
IV O Globo
V Madeireira Cupim

a) III I V II - IV
b) I
I III V IV I
c) I
II II IV V I
d) I
II III IV V
e) V
IV III II - I

3. A Empresa Festil Eventos organizou suas fitas de vdeo relativas aos eventos que organizou a partir
dos nomes dos referidos eventos utilizado-se do mtodo alfabtico. Foram organizadas as fitas dos
seguintes eventos:
I Primeiro Seminrio de
Arquivologia
II 3 Simpsio de Biblioteconomia
III XV Congresso de Direito
IV Quinto Encontro de Contadores
do DF
V 75 Curso de Medicina Alternativa

a) I II IV III - V
b) I II IV V III
c) III I IV V - II
d) III V IV I II
e ) V IV III II - I
Respostas:
1 d / 2 c / 3 d
3.1.1 Regras de Alfabetao
O Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de alfabetao, que so as
seguintes:
Nome de Pessoas Fsicas: Considerar o ltimo sobrenome, depois o prenome.
Exemplo:
Ariovaldo Dias Furtado
Frank Menezes
Gilberto Alves Resende
Resende, Gilberto Alves
Menezes, Frank
Marques, Otaccio Guedes
Furtado, Ariovaldo Dias
ARQUIVOLOGIA
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Otaclio Guedes Marques

OBS: SOBRENOMES IGUAIS, prevalece a ordem alfabtica do prenome:
Exemplo:
Daniele Firme Miranda
Fbio Corra Miranda
Luciano Corra Miranda
Veneza Firme Miranda

OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfem no se separam,
quando transpostos para o incio.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Joaquim da Boa Morte
Severino Monte Negro

OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfem no se
separam, quando transpostos para o incio.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Joaquim da Boa Morte
Severino Monte Negro

Miranda, Veneza Firme
Miranda, Luciano Corra
Miranda, Fbio Corra
Miranda, Daniele Firme
Villa-Lobos, Heitor
Monte Negro, Severino
Castelo Branco, Camilo
Boa Morte, Joaquim da
Villa-Lobos, Heitor
Monte Negro, Severino
Castelo Branco, Camilo
Boa Morte, Joaquim da
ARQUIVOLOGIA
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OBS: SOBRENOMES formados com as palavras SANTAS ou SO seguem a mesma regra do sobrenome
composto por um substantivo e um adjetivo, quando transpostos para o incio devem ser acompanhandos dos
nomes que os sucedem.
Exemplo:
Adriana P. Santa F
Joo do Santo Cristo
Jos Carlos So Paulo
Ricardo Santa Rita

OBS: AS ABREVITIVAS de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.
Exemplo:
E. Silva
Edis Silva
Estevo Silva
Everaldo Silva
:
OBS: ARTIGOS E PREPOSIES no so considerados.: a, o,de,d`, da, do, e, um, uma.
Exemplo:
Arnaldo do Couto
Mrcio Mrio do Nascimento
Marcos Roberto Arajo da Silva
Ricardo d`Andrade

OBS: SOBRENOMES que exprimem grau de parentesco so considerados parte do ltimo sobrenome.
Exemplo:
Edison Miranda Jnior
Osrio Miranda Neto
Mrcio Cerqueira Sobrinho
So Paulo, Jos Carlos
Santo Cristo, Joo do
Santa Rita, Ricardo
Santa F, Adriana P.
Silva, Everaldo
Silva, Estevo
Silva, Edis
Silva, E.
Silva, Marcos Roberto Arajo da Silva
Nascimento, Marcio Mrio do
Couto, Arnaldo do
Andrade, Ricardo d
Silva, Wilson Rodrigues da Silva Filho
Miranda Neto, Osrio
Miranda Jnior, Edison
Cerqueira Sobrinho, Mrcio
ARQUIVOLOGIA
14

Wilson Rodrigues da Silva Filho

OBS: TTULOS no so considerados, Mas so colocados aps o fim do nome, entre parnteses.
Exemplo:
Coronel Emerson Pontes
Ministro Jorge Cardoso
Professor Carlos Fernandes
Soldado Wilson R. Silva

OBS: NOMES ESTRANGEIROS so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo no caso de nomes
espanhis e orientais.
Exemplo:
Arnold Schwazernegger
George Walker Bush
Charles Chaplin
Adolf Hitlher

OBS: NOMES ESTRANGEIROS ESPANHOIS ou HISPNICOS (pases de lngua espanhola), os dois
ltimos nomes sobrenomes devem ser transportados para o incio. Exemplo:
Enrico Gutierrez Salazar
Juan Ramirez Abadia
Maria Pereira de La Fuente
Pablo Puentes Hernandez

Silva, Wilson R. (Soldado)
Pontes, Emerson (Coronel)
Fernandes, Carlos (Professor)
Cardoso, Jorge (Ministro)
Schwazenegger, Arnold
Hitler, Adolf
Chaplin, Charles
Bush, George Walker
Ramirez Abadia, Juan
Puentes Hernandez, Pablo
Pereira de La Fuente, Maria
Gutierrez Salazar, Enrico
ARQUIVOLOGIA
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OBS: NOMES ESTRANGEIROS ORIENTAIS JAPONESES, CHINESES, COREANOS E ARBES, so
registrados como se apresentam. Exemplo:
Abdulah Mustafah (rabe)
Law Kim Chong (coreano)
Li Yutang (chins)
Sasazaki Yonoyama (japons)

OBS: FIRMAS, EMPRESAS e INSTITUIES, se registra como se apresentam, mas no se consideram
os artigos e preposies. Exemplo:
Antonio Silva e Cia
Associao dos Jornalistas
A Tentao
El Pas
:
OBS: EM TTULOS DE CONGRESSO, CONFERNCIAS, ASSEMBLEIAS, os Nmeros arbicos,
romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.
Exemplo:
II Encontro Nacional de Arquivistas
3 Curso de Cincias Contbeis
Quinto Congresso de Biblioteconomia
24 Seminrio de Direito

3.2 Mtodo Numrico
quando o mtodo de arquivamento feito por ordenao numrica.
DICA LEGAL: MTODO NUMRICO
Mtodo Numrico Simples
Mtodo Numrico-Cronolgico
Mtodo Numrico-Digito-Terminal
Sasazaki Yonoyama
Li Yutang
Law Kim Chong
Abdulah Mustafah
Tentao, ( A)
Pas, (El)
Associao dos Jornalistas
Antonio Silva e Cia
Seminrio de Direito (24)
Encontro Nacional de Arquivistas (II)
Curso de Cincias Contbeis (3)
Congresso de Biblioteconomia (quino)
ARQUIVOLOGIA
16

3.2.1 Mtodo Numrico Simples
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu nmero.
dado um nmero para cada documento
A busca feita por um nome, por isso exige um ndice alfabtico, tambm conhecido como
ONOMSTICO.
DICA LEGAL: MTODO NUMRICO SIMPLES
Mtodos que necessitam de ndices so INDIRETOS
3.2.2 Mtodo Numrico-Cronolgico
Documentos organizados por uma data. No necessrio que seja a data de produo do documento.
o mtodo ideal para arquivar documentos contbeis (balano e balancete, dirio), contas a pagar,
contas a receber.
DICA LEGAL: MTODO NUMRICO-CRONOLGICO
Exemplos:
Balano contbil de : 1998, 1999, 2000
Contas de gua por ms: 01, 02, 03
Pronturio mdico organizado por data de nascimento do paciente.
Joo Paulo Medeiros nascimento 15/10/1980

3.2.3 Mtodo Numrico-Digito-Terminal
Documentos organizados a partir de nmeros que a eles foram atribudos. Muitas vezes, porm, tais
nmeros so enormes, dificultando o trabalho. Assim o mtodo Digito-Terminal ( dois ltimos nmeros) ser o
indicado.

DICA LEGAL: MTODO NUMRICO DIGITO-TERMINAL
Decompor o nmero dois a dois e utilizar os dois ltimos nmeros
Ex: Nmero do documento: 198.465
Para o arquivamento: 19.84.65

OBS: Comparao entre os mtodos Numricos: Simples e Digito-Terminal
ARQUIVOLOGIA
17

Nmeros a serem
organizados
Mtodo Numrico
Simples
Mtodo Numrico
Digito-Terminal
34.758
254.786
915.698
7.666
477.998
7.666
34.758
254.786
477.998
915.698
03-47-58
00-76-66
25-47-86
91-56-98
47-79-98

Organizados em ordem
crescente
Ordenao feita a partir dos dois ltimos dgitos
Organizados em ordem crescente

3.3 Mtodo Geogrfico
Os documentos sero arquivados de acordo com local, lugar ou setor.
considerado a origem, a procedncia do documento.
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO
Local ou Setor de origem = Procedncia = Lugar
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO
Podem ser por: Pas - Estado - Cidade
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO PAS
Os PASES devero ficar em ordem alfabtica
Dentro de cada pas, a 1 cidade dever ser a CAPITAL
As demais cidades seguem em ordem alfabtica
Exemplo:

MALSIA
GRCIA
FRANA
ESPANHA
CANAD
BLGICA
ARGENTINA
Buenos Aires
Crdoba
Mar del Plata
ARQUIVOLOGIA
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DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO ESTADO
Os ESTADOS devero ficar em ordem alfabtica
Dentro de cada estado, a 1 cidade dever ser a CAPITAL
As demais cidades seguem em ordem alfabtica
Exemplo:

DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO CIDADE
Quando o Arquivo organizado por cidade, sem a separao por estado, devero:
As CIDADES devero ficar em ordem alfabtica
Indicar ao final de cada cidade, o estado correspondente.
Exemplo:

Taguatinga (DF)
So Paulo (SP)
Piripiri (PI)
Macap (AP)
Lages (SC)
Campinas (SP)
Arapiraca (AL)

TOCANTINS
SO PAULO
PARAN
GOIS
CEAR
BAHIA
ALAGOAS
Macei
Arapiraca
Palmeira dos ndios
ARQUIVOLOGIA
19

Mtodo Ideogrfico
Organiza os documentos por assunto. Uma vez idenficados os assuntos, os temas gerais podem ser
considerados por nome ou cdigos numrico a eles atribudos. Os cdigos numrico sempre apresentao uma
relao do GERAL para o Particular.
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS
Podem ser Alfabtico ou Numricos
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - ALFABTICO
DICIONRICO Ordenao alfabtica, como um dicionrio

Exemplo:

DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - ALFABTICO
ENCICLOPEDICO Organizados, agrupados sob ttulos gerais e dentro dele alfabeticamente
Exemplo:
FINANCEIRO: Contas a pagar - Contas a receber
MATERIAL: Material de consumo - Material permanente
PESSOAL: Abono - Admisso - Frias

DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS NUMERICO: Atribudos a cada assunto: DUPLEX ou
DECIMAL, do Geral para o Particular
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - DECIMAL
Limitado a diviso de 10 classes
o mtodo utilizado pelo CONARQ
Salrios
Frias
Demisso
Controle de estoque
Contas a receber (SC)
Contas a pagar
Admisso

ARQUIVOLOGIA
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Atribudos do Geral para o Particular
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - DUPLEX
NO possui limitao de criao de classes
Exemplos
DUPLEX DECIMAL
1 PESSOAL
1-1 Frias
1-2 Admisso
1-3 Salrios
1-4 Demisso
2 FINACEIRO
2.1 Contas a pagar
2.2 Contas a receber
3 MATERIAL
3.1 Material de consumo
3.2 Material permanente
020 Pessoal
022 Aperfeioamento e
treinamento
022.1 Cursos
022.12 Promovidos por outra
instituio
022.121 No Brasil
022.122 No Exterior
022.2 Estgios
022.21 Promovidos por outra
instituio
022.221 No Brasil
022.222 No Exterior

3.4 Mtodo de Arquivamento que dever ser adotado?
Na hora de escolher o Mtodo de arquivamento devemos considerar a natureza dos documentos (
especiais ou especializados) e a estrutura da instituio. A instituio poder adotar quantos mtodos forem
necessrios para bem organizar seus documentos
DICA LEGAL: MTODO DE ARQUIVAMENTO - A escolha
O Mtodo de Arquivameto escolhido pela Natureza dos documentos e pela estrutura da instituio
A instituio pode ter quantos mtodos forem necessrios

4. Organizao do Arquivo
ARQUIVOLOGIA
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No momento em que uma organizao toma a deciso de organizar seu arquivo, necessrio que seja
realizada uma campanha de sensibilizao a toda empresa, envolvendo os diversos nveis hierrquicos, com o
objetivo de envolver todos no projeto. A organizao do Arquivo de uma instituio ocorre em quatro etapas:
Levantamento de dados;
Anlise dos dados coletados;
Planejamento;
Implantao e acompanhamento
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS 4 ETAPAS
1 Levantamento dos dados - 2 Anlise dos dados coletados
3 Planejamento - 4 Implantao e acompanhamento
4.2
4.3 Levantamento dos dados
Nessa fase necessrio realizar o estudo, o exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas,
organogramas. necessrio, nessa fase, conheecer os dados relativos aos documentos que circulam na
instituio.
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Levantamento: necessrio conhecer, analisar,
estudar: Normas, organogramas, estatuto, regimento,
Gneros documentos ( textual, iconogrfico, sonoro, etc..)
Espcies mais freqentes ( ofcio, relatrio, fatura, projeto, eto..)
Modelos e formulrios em uso
Quantidade e estado de conservao do acervo
Mtodos de Arquivamento utilizados
Existncia de registro e protocolo
Mdia de arquivamento dirio
Controle de emprstimo e consulta
Existncia de normas e manuais de arquivo
necessrio conhecer, tambm:
Quantidade de servidores no arquivo, formao profissional e escolaridade
Quantidade de equipamento, modelo e estado de uso
Situao fsica do arquivo ( rea ocupada, luminosidade, umidade, tipo de proteo contra incndio e
outros sinistros)
ARQUIVOLOGIA
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4.4 Anlise dos dados coletados
Nesta fase com base nos dados coletados no levantamento, ser feito o DIAGNSTICO sobre a real
situao do arquivo. com base nesse diagnstico ir propor as alteraes, modificaes necessrias.
O Diagnstico dever indicar os pontos de atrito, as falhas existentes na instituio quanto ao uso dos
arquivo.
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Anlise de dados
Elaborao do DIAGNSTICO
4.5 Planejamento
nesta fase que ser elaborado o PLANO ARQUIVISTICO.
Ele definir a posio do arquivo na estrutura do rgo, os servios, as normas e todo recurso necessrio
para o bom funcionamento.
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Planejamento
Dever considerar:
Posio do arquivo na estrutura do rgo
Centralizao ou descentralizao do Arquivo
Mtodo de arquivamento
Normas de funcionamento
Qualificao de recursos humanos
Instalaes e equipamentos
Constituio de Arquivos intermedirio e permanente
Recursos financeiros necessrios e os disponveis
4.6 Implantao e Acompanhamento
nessa fase que o que foi planejado ser colocado em prtica, ser executado, ser implantado. nessa
fase que as orientaes e normas descritas no MANUAL DE ARQUIVO sero implantadas na instituio.
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Implantao e Acompanhamento
Implantao e acompanhamento e controle de tudo que foi planejado
Implantao das orientaes descritas no Manual de Arquivo
O Manual de arquivo dever ser sempre revisto, atualizado quando necessrio
5. Gesto de Documentos
ARQUIVOLOGIA
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Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao e uso,
avaliao e arquivamento de documentos em fases corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
Lei 8.159/1991 - 3
A Gesto de documentos atingida por meio do planejamento, organizao, controle, coordenao, dos
recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar o ciclo documental.

DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS
Qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existentes, de forma a assegurar a eficincia
das atividades

DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS - OBJETIVOS
Garantir, assegurar, de forma eficiente: a produo, administrao, manuteno e
destinao de documentos
Garantir que a informao estar disponvel no momento necessrio ao usurio
(instituio, estado, pessoa)
Eliminao de documentos que no possuem administrativo, fiscal, legal ou para fins de
pesquisa cientfica ou histrica
Assegurar uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados, e
outras tcnicas da gesto da informao
Contribui para o acesso e a preservao dos documentos que devero ser guardados e
preservados por seus valores histricos, cintficos, valores secundrios.

5.2 A Gesto Documental acontece em 3 FASES bsicas:
PRODUO - UTILIZAO - DESTINAO
5.2.3 Gesto Documental - PRODUO
Elaborao de documentos em razo das atividades especficas de uma instituio ou setor.
GESTO DE DOCUMENTOS PRODUO 1 FASE: Otmizao na criao de documentos, Evitar a
reproduo desnecessrio de documentos
Acontece na fase corrente
5.2.4 Gesto Documental - UTILIZAO
Elaborao de documentos em razo das atividades especficas de uma instituio ou setor.
ARQUIVOLOGIA
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GESTO DE DOCUMENTOS UTILIZAO 2 FASE: referente ao fluxo percorrido pelos
documentos, necessrios ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps o tramite.
Essa fase envolve as atividades de protocolo, classificao de documentos, controle de acesso e recuperao da
informao
Elaborao de instrumentos de recuperao
desenvolvida a gesto de arquivos correntes e intermedirios
5.2.5 Gesto Documental AVALIAO e DESTINAO
Atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos.
GESTO DE DOCUMENTOS AVALIAA 3 FASE: Decidir quais documentos sero eliminados e
quais sero preservados permanentemente - Acontece no Arquivo Corrente e Intermedirio - regida pela lei
8.159/91
5.2.6 Gesto Documentos Gesto de Arquivos Correntes e Intermedirios
GESTO DE DOCUMENTOS CORRENTES
Procedimentos de classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio e arquivamento
Tm o objetivo de facilitar o acesso as informaes contidas nos documentos
As unidades responsveis por esses servios so o Arquivo e o Protocolo, Arquivo de Comunicaes
administrativas e o servio de comunicaes.
GESTO DE DOCUMENTOS INTERMEDIRIOS
Responsvel pela guarda fsica de documentos de uso pouco freqente
Atendem as consultas aos rgos/setores depositantes
Coordenam a transferncia de documentos ao seu depsito
Aplicam a tabela de temporalidade para fins de eliminao ou recolhimento
Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo da 3 idade.
Os documentos s devem ser aceito para guarda intermediria quando for conhecido: Contedo; prazo de
guarda e data de eliminao ou recolhimento
Os documentos transferidos ao Arquivo Intermedirio, continuam sendo de posse dos setores que os
transferiram
Podem consult-lo
Podem tom-lo emprestado
A consulta por 3 s permitida se autorizada pela unidade que o transferiu
Geralmente o espao fsico (depsitos de arquivamento intermedirio) so localizados fora do
centro urbano. Mas devem permitir a conservao adequada contra incndio, poluio atmosfrica, excesso de
umidade e luz.
ARQUIVOLOGIA
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6. Protocolo
Conjunto de operaes e procedimentos visando o controle dos documentos que ainda tramitam no
rgo, de modo a assegurar, garantir a imediata localizao e recuperao do documento. Garantido assim o
acesso a informao.
O Protocolo realiza as seguintes atividades/operaes:
Recebimento
Registro
Autuao
Classificao
Expedio/Distribuio
Controle/Movimentao

PROTOCOLO: A atividade de protocolo uma atividade tpica de arquivo corrente
PROTOCOLO Recebimento: Receber os documentos produzidos pela instituio ou o aqueles produzidos
por outras instituies, que para l foram encaminhados
PROTOCOLO Registro: Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados bsico do documento -
Cadastrado em um sistema de controle ( manual ou informatizado) - Os dados so utilizados para localizao do
documento
PROTOCOLO Autuao:
Documentos so transformados em processo abertura de processo
Insero de capa especfica
Numerao das pginas
Atribuio de n de identificao do processo
PROTOCOLO Classificao: Uma vez recebido no protocolo, o documento ser analisado para identificar o
assunto, classificando de acordo com o cdigo de classificao de documentos
Documentos que estiverem em envelopes fechados DEVERO SER ABERTOS no PROTOCOLO
Os nicos documentos que no so abertos no protocolo so: PARTICULAR e SIGILOSO (natureza do assunto)
Os documentos OSTENSIVO (natureza do assunto) devero ser abertos, analisados, classificados, registrados,
antes de serem encaminhados aos seus destinatrios
PROTOCOLO Expedio / Distribuio: Enviar os documentos para os seus destinatrios
DISTRIBUIO: remessa de documentos para os destinatrios dentro do prprio rgo
EXPEDIO: remessa de documentos para outro rgo
PROTOCOLO Controle da Movimentao/Tramitao
ARQUIVOLOGIA
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Atividade que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos. Para
recuper-lo com agilidade quando necessrio, bem como identificar possveis atrasos na tramitao.
realizado por sistemas informatizados ou manuais (livro, ficha de protocolo)

7. Procedimento administrativos em relao ao processo
Processo documento ou conjunto de documentos que exigem estudo detalhado e procedimentos
expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexo, instrues de pagamento de despesa. Que a partir de
autuados, so autorizados pelo rgo a executar tal procedimento.
Autuao
Numerao de folhas
Juntada
Juntada por anexao
Juntada por apensao
Desapensao
Desentranhamento de peas
Desmembramento de peas
Diligncia
Encerramento de processo e abertura de
volume
Encerramento de processo
Abertura de volume
Reconstituio de processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO Autuao
Tambm conhecida como formao, abertura de processo
Colocao de capa, ordenao cronolgica das peas;
Colocar etiqueta na capa com o n de protocolo
Numerar as folhas, apor carimbo e rubrica
Registrar, conferir
Encaminhar fisicamente para o setor pertinente
Descartar o envelope, ele no ser pea do processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO Numerao das folhas
Sero numeradas em ordem crescente, sem rasura, com carimbo prprio para colocao de nmero.
Colocar no canto superior direito da pgina.
A primeira folha a nmero 1
A capa no ser numerada
A numerao inicial feita no protocolo central ou setorial
Cada unidade que receber o processo e colocar mais peas dever numer-las
A pea que estiver em tamanho reduzido dever ser colocada em folha branco maior
Processos vindos de outros rgos pblicos s sero renumerados se a respectiva
numerao estiver incorreta
ARQUIVOLOGIA
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Qualquer solicitao ou informao, dever ser feita por despacho no prprio documento ou
em folha de despacho.

DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada
Ser executada pelo protocolo Central ou Setorial, mediante despacho
ANEXAO: Dependncia entre processos a serem anexados
APENSAO: No h dependncias entre os processos
Na anexao existe o processo PRINCIPAL (MAIS ANTIGO) e o MAIS ACESSRIO (MAIS RECENTE).
Exemplos:
Processo Principal Processo Acessrio
Inqurito Administrativo Recurso contra deciso do inqurito
Aquisio de material Prestao de contas
DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Anexao
O processo acessrio renumerado
Lavrar termo de anexao na ltima folha do mais antigo
Anotar na capa do principal o n do acessrio (anexado)
Registrar no sistema a juntada por anexao
DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Apensao
Colocar os processos um sob o outro, ficando em segundo plano o processo que pediu a
juntada.
Cada processo continua com sua numerao original
Lavrar termo de apensao no processo mais antigo, que ficar em primeiro lugar
Anotar no processo que ficar em primeiro lugar o n do apensado
Registrar nos sistema a juntada por apensao

DICA LEGAL: PROTOCOLO Desapensao
Aps deciso final o processo podero ser desapensados nos protocolo setorial onde se encontrem
executada mediante indicao em despacho
A desapensao ocorrer antes do arquivamento
Lavrar o termo de desapensao no processo que solicitou a juntada
Colocar despacho de encaminhamento em cada processo
Registrar em sistema a desapensao

ARQUIVOLOGIA
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DICA LEGAL: PROTOCOLO Desentramento de peas
A retirada de folha ou pea acontecer onde se encontrar o processo, mediante despacho
Sempre que houver retirada colocar, lavrar termo de desentramento aps o ltimo despacho
A numerao continua a mesma
vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Desmembramento de peas
feita para forma outro processo, ocorrer mediante despacho.
Retirar o documento que constituir outro processo
Apor termo de desentramento no local onde foi retirado o documento
Proceder autuao do documento retirado e renumerar as pginas do novo processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO Diligncia
Quando o processo, tendo deixado de atender a uma formalidade indispensvel ou disposio legal
devolvido ao rgo para sanar a pendncia. Dever ser enviado a instituio para que em prazo especificado
devolva com a diligencia sanada.
Vencido o prazo sem a concluso da exigncia, a instituio anexara cpia da
convocao e o devolver ao rgo que pediu diligncia

DICA LEGAL: PROTOCOLO Encerramento
O encerramento acontecer quando:
Pleito indeferido
Pleito atendido, ou cumprimento dos compromissos arbitrados
Pela expressa desistncia do interessado
Quando o desenvolvimento do processo for interrompido por perodo superior a um ano,
por omisso da parte interessada

DICA LEGAL: PROTOCOLO Abertura de volume
Um processo no deve exceder a 200 folhas
A colocao de colchetes dever ser a 2 cm da margem esquerda
Colocar na ltima folha do volume anterior o termo de encerramento de volume,
devidamente numerado
Colocar no novo volume, logo depois da capa o termo de abertura de volume

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