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Manual Gestao de Material em Almoxarifado Na Administracao Publica Estadual
Manual Gestao de Material em Almoxarifado Na Administracao Publica Estadual
em Almoxarifado na
Administrao Pblica
Estadual
Realizao
Superintendncia de Servios Administrativos SSA
Diretoria de Material - DM
Elaborao e Reviso
Conceio Souza Vidal Carvalho
Paulo Ridolfi
Tnia Leal de Andrade
Colaboradores
Aristides Julio da Silva Gomes
Equipe de Estoque
Sueli Cristina Mascarenhas
Aroldo Menezes
SUMRIO
Apresentao ................................................................................................................................. 5
1. Introduo ................................................................................................................................ 7
1.1 Estrutura organizacional..................................................................................................... 7
1.2 Compras: influncias sobre o almoxarifado ....................................................................... 8
1.2.1
2. Introduo .............................................................................................................................. 12
2.1. Objetivos da classificao ................................................................................................ 12
2.2. Identificao ..................................................................................................................... 13
2.2.1.
2.3. Codificao....................................................................................................................... 16
2.3.1.
Vantagens ..................................................................................................................................17
3. Introduo .............................................................................................................................. 19
3.1. Administrao de material voltada para o cliente............................................................. 19
3.2. A tarefa de solicitar material ............................................................................................. 20
3.3. O que solicitar?................................................................................................................. 20
3.3.1.
3.4.2.
Calendrio de compras..............................................................................................................24
3.6.2.
Localizao e instalao............................................................................................................30
4.4.2.
4.4.3.
Tipos de almoxarifados..............................................................................................................31
Recebimento ..............................................................................................................................32
4.5.2.
Armazenagem............................................................................................................................34
4.5.2.1.
Arrumao de estoque.....................................................................................................35
4.5.2.2.
4.5.2.3.
4.5.2.4.
4.5.2.5.
Segurana de armazenagem...........................................................................................38
4.5.2.6.
Manuseio do material.......................................................................................................39
Movimentao de estoque.........................................................................................................41
4.6.2.
Distribuio ................................................................................................................................42
4.6.3.
Gesto de estoque.....................................................................................................................43
4.6.4.
4.6.5.
Controle de estoque...................................................................................................................47
4.7. Inventrio.......................................................................................................................... 49
5. Introduo .............................................................................................................................. 51
5.1. Catalogao ..................................................................................................................... 51
5.2. Aquisio de material ....................................................................................................... 52
5.3. Procedimentos a serem adotados aps a gerao e emisso da AFM ........................... 53
5.4. Ordem cronolgica dos lanamentos ............................................................................... 53
5.5. Lanamentos de Nota Fiscal no mdulo Estoque ............................................................ 53
5.6. Conferncia dos lanamentos .......................................................................................... 54
5.7. Relatrios disponveis no mdulo Estoque do SIMPAS para conferncia dos
lanamentos. .................................................................................................................... 54
5.8. Conciliao contbil.......................................................................................................... 55
5.9. Relatrios disponveis no SICOF para conferncia dos lanamentos ............................. 56
5.10.
Anexos
Dicionrio de Estoques ............................................................................................................. 58
Unidades de Medida ................................................................................................................. 63
Grandeza................................................................................................................................... 63
Principais prefixos das Unidades SI.......................................................................................... 64
Modelo Fsico Padro de Almoxarifado .................................................................................... 65
Segurana no Manuseio e Estocagem ..................................................................................... 66
Referncias Bibliogrficas............................................................................................................ 71
Apresentao
Noes de
Administrao
de Material
Captulo 1
1. Introduo
A administrao de material corresponde ao planejamento, organizao, direo,
coordenao e controle de todas as tarefas necessrias definio de especificao,
qualidade, recebimento, guarda, controle, distribuio e aplicao dos materiais
destinados s atividades operacionais em uma organizao, seja ela privada ou pblica,
de natureza industrial, comercial ou de servios.
Assim, podemos dizer que o sucesso da administrao de material s ser alcanado
mediante a integrao das suas atividades bsicas de planejamento, compras e
armazenagem, ancoradas numa eficiente poltica de materiais que defina normas,
diretrizes e procedimentos voltados ao atendimento das necessidades de cada
organizao.
Baseado nisso, podemos afirmar que qualquer empresa seja ela pblica ou privada,
necessita se organizar criando sistemas organizacionais, ou seja, conjunto de rgos
que desenvolvem atividades especficas ou grupos de atividades afins.
Ao conjunto de rgos que desenvolvem as atividades de administrao de materiais
chamamos de SISTEMA DE ADMINISTRAO DE MATERIAL- SAM.
Basicamente, um Sistema de Administrao de Material se constitui de trs subsistemas:
Planejamento
Compras
Armazenagem
RGOS
SUPERIORES
SERVIOS
GERAIS
FINANAS
PLANEJAMENTO
CLASSIFICAO
DE MATERIAL
GESTO DE
ESTOQUES
MATERIAIS
RECURSOS
HUMANOS
COMPRAS
CADASTRO DE
FORNECEDOR
ALMOXARIFADO
COMPRA
DIRETA
COMISSO DE
LICITAO
RECEBIMENTO
ARMAZENAGEM
DISTRIBUIO
1.2.1Compras: legislao.
Nenhuma compra na Administrao Pblica Estadual poder se efetivar sem a
devida observncia Lei Estadual n 9.433/05 e suas alteraes.
Cabe observar que, comumente, tem-se creditado s legislaes a ineficincia
verificada nas aquisies pblicas, sob a argumentao de que ela imperativa e
despreza a qualidade, j que impe a compra pelo menor preo. O que de fato
ocorre que a lei impessoal, no avalia o carter e competncia individual de
cada comprador ou fornecedor, mas estabelece requisitos e regras gerais de
procedimentos e conduta para as unidades organizacionais que executam o
oramento pblico, bem como fornecedores interessados em transacionar com a
Administrao Pblica Estadual. Tudo isso baseado nos princpios constitucionais
da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia.
Assim, a eficcia das compras pblicas s ser alcanada mediante a aplicao dos
recursos de planejamento, que podero nos dar respostas satisfatrias s questes:
o que, quando, quanto, como e onde comprar com qualidade e baixo custo.
E o que tem isso a ver com o almoxarifado? Como j dissemos, dificilmente o
almoxarifado ter eficincia e demonstrar qualidade se esses propsitos no
estiverem presentes tambm nas atividades de compras.
Note-se aqui, que impossvel o funcionamento eficaz de um sistema de
administrao de materiais sem que suas unidades estejam intimamente integradas,
onde no haja um verdadeiro inter-relacionamento de suas rotinas, procedimentos,
recursos e agentes.
Baseado nisso, resolvemos apresentar alguns dos principais artigos (de licitaes
diretas) que impactam diretamente sobre as atividades de compras e, por
conseqncia, sobre o almoxarifado.
FATORES
CUSTO
Art. 30
Art. 31, 6
QUALIDADE
TEMPO
O QUE DIZ:
10
Noes de
Classificao
de Material
Captulo 2
Proibida a Reproduo e Comercializao
11
2. Introduo
Um sistema de classificao de material visa estruturar, consolidar e divulgar, de forma
padronizada, as informaes sobre materiais no mbito da instituio.
A classificao de materiais compreende a identificao, codificao e catalogao dos
materiais destinados produo, venda, consumo ou movimentao de bens e
produtos de uma organizao, alm, de orientar as compras.
Existem vrias formas de classificao que podem ser, em sntese, estruturadas como:
Identificao: a anlise e o registro padronizado dos dados descritivos de cada
material, incluindo as suas caractersticas tcnicas.
Codificao: a representao dos dados descritivos de um material, por meio de um
smbolo ou cdigo de composio alfabtica, numrica ou alfanumrica.
Catalogao: a consolidao e ordenao lgica dos dados de identificao e
codificao
atravs
da
montagem
de
arquivos
manuais
ou
IDENTIFICAO
CODIFICAO
CATALOGAO
12
2.2. Identificao
A identificao de um produto ocorre atravs da completa especificao de suas
caractersticas fsicas, qumicas, de desempenho e funcionamento.
Sem dvida alguma, uma especificao incompleta de material representa um dos
maiores problemas nas aquisies realizadas nas organizaes, sejam elas pblicas ou
privadas. Decorre disso alguns srios prejuzos financeiros e operacionais, j que
inmeros produtos so adquiridos em desacordo com o desejado pela organizao e ou
que deixam a desejar no quesito da qualidade, ficando inutilizados ou sub-utilizados,
pela inadequao de sua aplicao.
Diante dessa realidade, entendemos cabveis as observaes de A. G. Thomaz, em seu
timo trabalho Princpios da Compras Governamentais, que estabelece:
As vantagens que surgem da preciso e exatido das especificaes contidas nas
concorrncias para fornecedores, so mltiplas. Uma especificao completa e
precisa reala grandemente a reputao comercial da Instituio, pelo
conhecimento exato de suas necessidades. Informa aos fornecedores que os
subterfgios no decorrer de um compromisso de compra no fazem parte da
poltica do setor de compras uma certeza que naturalmente estimula a
concorrncia entre fornecedores mais desejveis e garante os menores preos.
Evita o desperdcio de tempo dos comerciantes, motivo importante a ser
considerado, pois descries incompletas geralmente exigem que um comerciante
perca grande parte de seu tempo, ou conte com o seu conhecimento pessoal das
exigncias ou, ento, d os seus preos sem o conhecimento suficiente. Evita o
desperdcio de tempo do comprador em responder aos questionamentos dos
possveis fornecedores e evita, outrossim, o desperdcio de tempo daqueles que
devem receber e utilizar o produto adquirido, pois, pelo contrrio, os fornecedores
iro procur-lo para obter maiores informaes. Por tais razes, a especificao
precisa evitar atritos entre os fornecedores e aqueles que devem receber e utilizar
os artigos comprados. A falta de uma especificao precisa envolver, ainda, o
perigo de que a informao dada verbalmente poder ser compreendida de
diversas formas, por vrios fornecedores.
Assim, podemos dizer que a identificao o primeiro e mais importante passo para
classificao de material, e consiste na anlise e registro dos principais dados
individualizados que caracterizam e particularizam um item em relao ao universo de
outros materiais existentes na organizao.
Ela busca, portanto, estabelecer a identidade do material atravs da especificao das
principais caractersticas do item. Todavia, para especificar necessrio dispor de
determinados dados que descrevam o material, de modo a identific-lo perfeitamente.
nessa pesquisa e no registro dos elementos descritivos do material que se resume o
trabalho de especificao.
A identificao se d a partir da sua Descrio Completa.
13
14
b) Nome Modificador
Trata-se do complemento destinado a estabelecer a diferenciao entre itens de
mesmo Nome Bsico. Para sua determinao no existe regra fixa, podendo ser
estabelecido em funo de:
Composio do material
(tubo, ao galvanizado)
Aplicao do material
(caderno, brochura)
Tipo do material
(barra, chata)
Formato do material
(ARRUELA CNCAVA)
c) Caractersticas Fsicas
Trata-se das informaes detalhadas referentes s propriedades fsicas, qumicas
ou de funcionamento dos materiais. Nelas so informadas:
Peso
Dimenso
Voltagem
Volume
Densidade
Cor
Resistncia
Composio
Capacidade
Outros
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Nome
Bsico
Caractersticas
Fsicas e Descrio
Complementar
Descrio
Completa
= Caderno, Brochura.
2.3. Codificao
A codificao de um material tem por finalidade identificar com facilidade um material,
em meio a tantos outros, sem a necessidade de anlise de suas caractersticas
descritivas.
Como j dissemos, codificar representar esses dados descritivos atravs de um
cdigo, o que garantir maior agilidade e segurana no processamento de informaes
e na movimentao de material.
2.4. Catalogao
Ao final da codificao, recomendvel a criao de um Catlogo de Material que
rena todos os dados de identificao, codificao, unidade de fornecimento e demais
informaes necessrias e especficas da instituio.
Seu principal objetivo a divulgao uniformizao da linguagem e da padronizao
das descries. De ordinrio, os catlogos so organizados a partir dos seguintes
dados:
Cdigo de material
Descrio de material
Unidade de fornecimento
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2.5.1. Vantagens
Simplificao na descrio dos materiais;
Diminuio do nmero dos itens, quantidades e custos de estoque;
Diminuio do trabalho de compras;
Obteno de maior qualidade e uniformidade.
Ampliao do histrico de aquisies
17
Administrao
de Material
Captulo 3
Proibida a Reproduo e Comercializao
18
3. Introduo
Com o advento da globalizao, as empresas privadas tiveram que se reinventar, isto ,
buscaram se organizar de fora para dentro e no como sempre fizeram, condicionando os
clientes a aceitarem os seus produtos, custos e inabilidade produtiva (baixa qualidade).
Com a abertura dos mercados e a evoluo dos processos de comunicao, aliados
aplicao de recursos da tecnologia da informao na produo, surge um modelo
acirrado de competio entre as empresas e o fortalecimento e supervalorizao da figura
do cliente que, se antes sempre tinha razo, agora, considerado um rei, pois
determina a sobrevivncia e ou morte de uma empresa.
Essa nova viso de cliente vem sendo absorvida pelo setor pblico. Nessa linha de
pensamento, procuraremos demonstrar que a sobrevivncia e o sucesso da
administrao pblica de materiais s se dar, se comear e terminar no cliente.
Temos que inverter o processo, isto , averiguar, primeiramente, as necessidades do
cliente e, depois de trabalh-lhas adequ-las s determinaes legais, com base em um
processo racional e otimizado.
Isto s ser factvel se buscarmos municiar nossos clientes com todos os meios e
informaes que iro orientar os processos de compras e de administrao dos
almoxarifados, sempre considerando os seus anseios e desejos, tal como acontece na
iniciativa privada.
19
Por esse motivo, as orientaes contidas neste captulo buscam, de forma clara e
simples, esclarecer as dvidas e questionamentos mais comuns entre os usurios de
um rgo/entidade, desde o passo inicial que a elaborao de uma solicitao de
material. As respostas e esclarecimentos no possuem fora de regra, j que cada
rgo
pode
possuir
especificidades
no
desenvolvimento
das
atividades
de
Para quem
solicitar?
Como
solicitar?
Quando
solicitar?
20
Da surge
21
22
23
Usurio
Catlogo de
Material
Pedido de
Material (PM)
Requisio de
Material (RM)
Almoxarifado
Central
Setor de
Compras
Fornecedor
24
25
26
Locais de
Armazenamento
Captulo 4
Proibida a Reproduo e Comercializao
27
4. Conceitos e diferenas
Podemos dizer, sob a tica da Administrao de Material, que os termos almoxarifado e
armazm possuem o mesmo significado, ou seja, setor responsvel pelo recebimento,
armazenamento e distribuio das matrias primas e materiais consumidos ou
produzidos, utilizando para tanto, tcnicas adequadas e controles especficos.
Quanto ao termo depsito, este designa quase sempre o local utilizado para a guarda de
materiais, seja ele novo ou usado, cuja maior preocupao a segurana, baseada em
primrios controles de entrada e sada, no sendo constatada a utilizao de tcnicas
apropriadas e nem registro algum na conta estoque da organizao. Logo, s existe o
estoque fsico, e no o contbil, o que incorreto e amplamente condenado pelos rgos
de controle interno e externo.
Dentro da nova viso do Estado de possuir almoxarifados padro, o desejvel que
tenhamos almoxarifados conduzidos de forma gerencial, sob o ponto de vista tcnico e
financeiro, ou seja, que sejam administrados estrategicamente.
Outro esclarecimento que entendemos ser til quanto aos termos estocagem e
armazenagem que, ao nosso ver, no representam a mesma coisa. Entendemos que
armazenados esto todos os materiais que se encontram dentro de um almoxarifado ou
armazm, pertencentes ou no ao estoque, desde que submetidos s tcnicas de
armazenagem e controles necessrios. J os materiais ditos estocados, so to somente
aqueles cujos valores integram a conta estoque, ou seja, que ainda no foram baixados
do estoque, estando sob a responsabilidade exclusiva do almoxarifado.
Assim, todo material cuja baixa de estoque foi efetuada, ou aquele registro de entrada
que ainda no foi executado, est armazenado e no estocado.
Conclumos dizendo que todo material estocado, necessariamente, est armazenado,
mas nem todo material armazenado est estocado.
28
4.2. Estrutura
O almoxarifado, na maioria dos rgos, se constitui de um setor organizado para a
execuo de trs atividades bsicas: recebimento, armazenagem, distribuio, estando
o planejamento de materiais e gesto de estoque, em algumas ocasies, sob a
responsabilidade de outro setor especfico.
ALMOXARIFADO
RECEBIMENTO
ARMAZENAGEM
DISTRIBUIO
RECEBIMENTO
ARMAZENAGEM
CONTROLE
DISTRIBUIO
4.3. O almoxarife
At meados do sculo passado, o almoxarife ainda era visto como um mero guarda de
materiais. Suas atribuies eram restritas ao trabalho de vigiar os estoques e de
somente distribu-los com autorizao superior, onde a fidelidade e a honestidade eram
requisitos bsicos e nicos, para os candidatos ao exerccio da funo.
Nos dias atuais, a competitividade de mercado e a evoluo dos recursos humanos e
de tecnologia, deram origem a um profissional de almoxarifado mais capacitado e
consciente de sua importncia, conservando virtudes como fidelidade e honestidade,
complementadas pelas qualidades inerentes ao desempenho da funo.
Tratando-se de almoxarife, indispensvel ser organizado, uma vez que dever manter
com exatido uma enorme diversidade de itens. fundamental que seja observador e
atento aos detalhes dos diversos tipos de materiais com os quais ir lidar. essencial a
capacidade de concentrao no desempenho das atividades, j que o almoxarife estar
sempre envolvido com clculos, previses de quantidades, cdigos, etc., onde a
preciso de grande importncia. Desta forma, o responsvel pelo almoxarifado no
mais considerado como um simples almoxarife e sim, um verdadeiro gestor de
almoxarifado.
29
30
Rec
Esc
E
a) o corredor principal deve cortar a rea de um lado a outro, da entrada (E) para a
sada (S);
b) as estantes devem ficar perpendiculares ao corredor principal, formando
corredores secundrios;
c) as reas de recebimento (Rec) e de fornecimento (F) devem ser separadas;
d) o escritrio (Esc) deve ficar junto ao almoxarifado.
31
4.5.1. Recebimento
Constitui-se nas atividades de recebimento propriamente ditas, inspeo e
conferncia do material e suas condies de aquisio, com o conseqente aceite ou
rejeio pelo almoxarifado.
Conferncia documental - o confronto dos dados do documento fiscal (Nota
Fiscal), com a Autorizao de Fornecimento de Material - AFM, verificando as
condies comerciais pactuadas e constantes da AFM.
Esta
verificao
necessria
porque
qualquer
divergncia
verificada
32
Balana
Paqumetro
33
Termmetro
Cronmetro
Manmetro
Calibradores de Rosca
Transferidor de Grau
4.5.2. Armazenagem
Vrios fatores influenciam na determinao do processo de armazenagem, dentre os
quais podemos destacar:
Rotatividade dos materiais;
Peso/volume do material;
Fenmenos naturais;
Natureza dos materiais.
34
35
arrumar nas prateleiras os materiais mais antigos na frente dos adquiridos mais
recentemente, (Primeiro a Entrar Primeiro a Sair -PEPS);
conservar os materiais de acordo com suas caractersticas, ou seja, materiais
ferrosos, por exemplo, sujeitos oxidao, devem receber proteo de graxa e
leo;
no misturar materiais de diferentes tipos;
arrumar os materiais e equipamentos nas prateleiras de tal forma que o peso
fique bem distribudo, sempre observando que os mais pesados e volumosos
devem ficar nas prateleiras inferiores;
estocar os materiais mais pesados em locais de fcil acesso;
arrumar os materiais perecveis em locais de fcil visualizao;
guardar materiais midos como: porcas, presilhas, botes, etc., em caixas
distribudas de forma ordenada nas prateleiras ou em gavetas.
36
Corredor
principal
Corredor secundrio
a) numerar os corredores
secundrios da esquerda
com nmeros mpares e os
da direita com nmeros
pares;
b) identificar cada mdulo do
corredor de estantes com
letras;
c) numerar as prateleiras de
baixo para cima.
37
38
39
Carro Plataforma
Cantilever
Porta Pallet
Escada
40
Aquisio
Doao
Transferncia
Emprstimo
Devoluo
Outras
Sadas
Tambm chamadas de desincorporaes de bens de consumo. Todas sadas de
material de estoque ocasionaro uma baixa no seu saldo fsico e contbil e devero
se dar, ordinariamente, por documento de solicitao de material, cuja finalidade
poder ser para:
consumo;
transferncia;
doao;
alienao
outros.
41
4.6.2. Distribuio
Todo material adquirido e conseqentemente recebido pelo almoxarife, depois de
debitado pela contabilidade, passa a ser de sua inteira responsabilidade, incumbindose da sua guarda e distribuio.
A requisio um pedido oficial, pormenorizado, do setor que vai usar ou consumir o
material. Ao receber uma requisio, o despachante ter que preliminarmente efetuar
diversas conferncias:
i. verificar se o setor emitiu a requisio dentro dos padres previamente
definidos pelo almoxarifado;
ii. constatar se as quantidades pedidas esto normais e dentro das possibilidades
do estoque;
iii. examinar e confrontar a assinatura constante da requisio com aquela
credenciada junto ao almoxarifado, previamente autorizada.
Realizados tais exames e constatada a sua boa origem, tal documento remetido ao
setor de estocagem. O estoquista separa o material, efetua a devida anotao e
remete para a expedio, onde o despachante faz a entrega ao requisitante e realiza
o registro das sadas no mdulo Estoque do sistema SIMPAS.
42
Sugerimos que antes de se efetuar qualquer entrega de material, este passe por uma
ltima conferncia, ainda na rea fsica do almoxarifado, antes de ser entregue ao
requisitante.
Para almoxarifados distantes dos seus usurios finais, sugerimos que a organizao
elabore um cronograma de entrega de materiais. Para isso, dever o almoxarifado
possuir pessoal e veculo disponveis. Ressaltamos para a importncia de que nenhum
material existente no estoque do almoxarifado seja fornecido sem a competente
requisio.
43
44
Etapas:
1. Identifica-se o universo de itens de estoque que se deseja classificar (total, por
tipo de estoque. Ex: s limpeza, informtica, construo, etc. ou todos os itens
com consumo no perodo);
2. Lista-se todos os itens com seus respectivos preos mdios unitrios e
consumo (colunas 1, 2 e 3 do quadro abaixo)
3. Calcula-se o valor de consumo de cada item = preo unitrio x consumo
(coluna 4);
4. Identifica-se a ordem de grandeza de cada item apresentado (coluna 5);
MATERIAL
PREO
UNITRIO (R$)
CONSUMO
MDIO
MENSAL (Qtd)
VALOR DO
CONSUMO (R$)
CLASSIFICAO
POR ORDEM DE
GRANDEZA
M1
M2
M3
M4
M5
M6
M7
M8
M9
M10
12,00
5,50
10,00
7,00
4,50
2,20
1,00
3,50
2,00
0,50
200
40
150
50
100
50
80
200
70
100
2.400,00
220,00
1.500,00
350,00
450,00
110,00
80,00
700,00
140,00
50,00
1
6
2
5
4
8
9
3
7
10
PREO
UNITRIO (R$)
CONSUMO
MDIO
MENSAL (Qtd)
VALOR DO
CONSUMO (R$)
CLASSIFICAO
POR ORDEM DE
GRANDEZA
M1
M2
M3
M4
M5
M6
M7
M8
M9
M10
12,00
5,50
10,00
7,00
4,50
2,20
1,00
3,50
2,00
0,50
200
40
150
50
100
50
80
200
70
100
2.400,00
220,00
1.500,00
350,00
450,00
110,00
80,00
700,00
140,00
50,00
1
6
2
5
4
8
9
3
7
10
45
CLASSE
(MATERIAL)
VALOR R$
TOTAL
ACUMULADO
QTDE
PERCENTUAL
20%
3.900,00
65%
30%
1.500,00
25%
50%
600,00
10%
10
100%
A
(M1, M3)
B
(M4, M5, M8)
C
(M2, M6, M7, M9,
M10)
TOTAL
PERCENTUAL
6.000,00
100%
14/01
16/02
18/02
20/02
20/02
Entrada
Sada
Saldo
100
200
-
50
50
20
100
300
250
200
180
Preo Unitrio R$
Movime
Compra
ntao
6,00
10,00
-
6,00
6,00
10,00
Valores R$.
Entrada
Sada
Saldo
600,00
2.000,00
-
300,00
300,00
200,00
600,00
2.600,00
2.300,00
2.000,00
1.800,00
46
Data
Entrada Sada
Saldo
Preo Unitrio R$
MovimentaCompra
o
6,00
-
Valores R$
Entrada
Sada
Saldo
600,00
600,00
14/01
100
100
16/02
200
300
10,00
2.000,00
2.600,00
18/02
50
250
10,00
500,00
2.100,00
,20/02
70
180
10,00
700,00
1.400,00
14/01
100
Preo Unitrio R$
MovimenSaldo Compra
tao
100
6,00
6,00
16/02
200
300
10,00
18/02
50
250
20/02
70
180
Data
Entrada
Sada
Valores R$.
Entrada
Sada
Saldo
600,00
600,00
8,66
2.000,00
2.600,00
8,66
433,35
2.166,65
8.66
606,69
1.559,96
47
Alm disso, tais parmetros sero considerados como padro para os almoxarifados
estaduais, podendo, posteriormente, serem alterados com a introduo de outros
conceitos gerenciais e estratgicos.
So considerados parmetros de ressuprimento:
Consumo Mdio (CM) a medida do consumo dentro de uma unidade de tempo:
dia, semana, quinzena, ms ou ano. Para efeito de nosso estudo, utilizaremos
o consumo mdio mensal.
CM = Qc1 + Qc2 + Qc3
Pc
Sendo: Qc quantidade consumida a cada ms
Pc perodo de consumo (n de meses)
Tempo de Reposio (TR) o tempo decorrido entre a data da requisio de
compra e a data da efetiva entrada do material no estoque do almoxarifado.
Para o caso em estudo, a base temporal para clculo do TR o ms. O TR
varia de item para item de acordo com a maior ou menor dificuldade de
obteno junto ao mercado. O tempo de reposio pode ser tomado pela sua
mdia, mediante o mesmo mtodo mostrado acima para clculo do consumo
mdio.
Estoque de Segurana (ES) a quantidade destinada a evitar o
desabastecimento decorrente do atraso da compra ou aumento inesperado do
consumo. Dever ser o menor possvel e, para aqueles materiais de alta
criticidade, deve-se fazer maior imobilizao financeira. A frmula mais simples
para o clculo do estoque de segurana :
ES = CMM x TR x IEC
TR = Tempo mdio de reposio
IEC = ndice estratgico de estoque, na forma de percentual que, em funo
do tipo de demanda da curva ABC e da sua criticidade, conforme tratado
acima, pode reduzir ou aumentar o estoque de segurana em funo da
importncia do item.
No desejando utilizar o IEC, a Unidade poder calcular o estoque de
segurana como sendo:
ES = CMM x TR
Ponto de Pedido ou Reposio (PR) a quantidade de material que ao ser
alcanada determina a emisso de um pedido de compra.
PR = (CMM x TR) + ES
48
4.7. Inventrio
O inventrio dos materiais de estoque consiste na contagem fsica dos itens, de modo a
permitir uma boa administrao e a conciliao das posies dos registros contbeis
com os saldos fsicos do estoque.
Atravs do inventrio, podemos avaliar o desempenho do almoxarifado, verificando,
tambm, seus controles, possveis avarias e extravios, deficincia de acondicionamento
e embalagem, os sistemas de identificao e conservao dos materiais.
Principais Tipos de Inventrios:
Inventrio Rotativo (IR) Consiste na contagem dos itens, conforme periodicidade
definida de comum acordo com as convenincias da unidade.
Inventrio Final de Exerccio (IFE) realizado no final de exerccio, que consiste
na contagem fsica dos materiais de modo a permitir a conciliao das posies dos
registros contbeis e dos saldos fsicos do estoque.
49
Aquisies de
Material
Captulo 5
Proibida a Reproduo e Comercializao
50
5. Introduo
So dignas de elogio as iniciativas do Poder Executivo Estadual que objetivam viabilizar e
disponibilizar
aos
rgos
entidades
das
Administraes
Direta
Indireta,
maior celeridade,
5.1. Catalogao
O Poder Executivo do estado da Bahia adotou o Federal Supply Classification - FSC
como referncia para classificao de material e servio, objetivando otimizar os
processos de compras e contratao para o setor pblico. O FSC foi publicado atravs
da Portaria n 2.050, de 18 de maio de 1992, no Dirio Oficial da Unio de 21 de maio
de 1992.
51
75.10.00.00000019 -7
Cdigo gerado pelo SIMPAS
Identifica se o item de uso especfico # 00 ou comum = 00
Famlia
Nota:
Os grupos de 01 a 09 so relacionados a itens de servios.
Os grupos de 10 a 99 so relacionados a itens de materiais.
Conforme a Lei Estadual 2.322/66, art. 171:
... os itens de material adequados ao servio pblico estadual constaro, de
forma genrica ou especfica, do Catlogo de Material...
Quando da necessidade de adquirir materiais, a Unidade Gestora dever consultar
previamente o Catlogo Unificado de Material e Servio no SIMPAS. Caso no encontre
o item desejado, torna-se necessrio a sua composio e solicitao de sua ativao no
Catlogo. Aps esses procedimentos, iniciar o processo de aquisio mediante a
gerao da Requisio de Material - RM.
Limite R$
At
5.600,00
At
56.000,00
At
455.000,00
Acima de
455.000,00
Sem limite
Tipo
Dispensa
Convite
Tomada de Preo
Concorrncia
Prego
Prazo Mnimo
No tem
5 dias teis
15 dias
30 dias
8 dias teis
52
53
54
Relao das Sadas por Data - este relatrio, possibilita ao usurio conferir todas as
sadas realizadas em estoque no perodo que ser informado por ele, exceto aquelas
que foram estornadas dentro do mesmo perodo.
55
56
Anexos
Proibida a Reproduo e Comercializao
57
ANEXO I
Dicionrio de Estoques
A
REA DE EXPEDIO - a rea demarcada nos armazns, prxima das
rampas/plataformas
de
carregamento,
onde
os
materiais
que
sero
58
D
DISTRIBUIO FSICA Compreende as funes de faturamento, separao de
pedidos, transporte e distribuio.
DUAS GAVETAS Mtodo de controle de estoque que utiliza duas gavetas para o
mesmo material, sendo que, ao esvaziar uma delas, supe-se atingido o ponto de
reposio.
E
EMBALAGEM OU PACKAGE - Envoltrio apropriado, aplicado diretamente ao
produto para sua proteo e preservao at o consumo/utilizao final.
EMPILHADEIRA - Equipamento utilizado com a finalidade de empilhar e mover cargas
em diversos ambientes.
ESPECIFICAES - Requisitos do produto, processo ou sistema da qualidade.
59
ESTOQUE INATIVO - Refere-se a itens que esto obsoletos ou que no tiveram sada
em determinado perodo. Esse perodo pode variar, conforme determinao do
prprio administrador do estoque.
ESTOQUE MXIMO - Refere-se a quantidade determinada previamente para que
ocorra o acionamento da parada de novos pedidos, por motivos de espao ou
financeiro.
ESTOQUE SAZONAL - Refere-se a quantidade determinada previamente para se
antecipar a uma demanda maior que a prevista de ocorrer no futuro, fazendo com
que a produo ou consumo no sejam prejudicados e tenham uma regularidade.
ESTOQUE DE SEGURANA (ES) a quantidade destinada a evitar o
desabastecimento decorrente do atraso da compra ou aumento do consumo.
F
FLUXOGRAMA - Descrio do fluxo de materiais e operaes, inspees,
armazenamentos e transporte por meio do processo, incluindo retrabalho e
operaes de reparo. Tambm chamado de Diagrama de Fluxograma do Processo.
G
GAIOLAS - Estruturas utilizadas para armazenar e transportar materiais de risco ou de
difcil empilhamento no plete.
GESTO DE ESTOQUE - O processo que assegura a disponibilidade de produtos
atravs da atividade de administrao do inventrio, bem como o planejamento, o
controle de saldos dos itens de estoque e de validade dos produtos.
GIRO DE ESTOQUE - Demanda anual dividida pelo estoque mdio mensal. O giro
poder ser alto, mdio ou baixo.
GUINDASTE - Equipamento de movimentao de materiais usado para elevao e
transferncia de itens pesados.
I
IBAMETRO Instituto Baiano de Metrologia e Qualidade.
INMETRO Instituto Nacional de Metrologia, Normalizao e Qualidade.
INSPEO - Atividades de medio, exame, ensaio, verificao com calibres ou
padres, de uma ou mais caractersticas de um produto, e a comparao dos
resultados com requisitos especificados, a fim de determinar a conformidade para
cada uma dessas caractersticas.
60
M
MEDIO: Conjunto de operaes que tem por objetivo determinar um valor de uma
grandeza.
MTODOS DE ANLISE E SOLUO DE PROBLEMAS MASP - Conjunto de
tcnicas utilizadas nos processos de gerenciamento de problemas, tomadas de
decises e melhoria contnua, em que para cada situao, aplica-se uma
metodologia que mais apropriada para identificao da(s) causa(s) e /ou soluo.
P
PAQUMETRO Instrumento empregado para medir pequenas espessuras.
PEPS - a nomenclatura para o mtodo de armazenagem, em que o produto que o
Primeiro a Entrar no estoque o Primeiro a Sair ou First-In, First-Out (FIFO).
PS CBICOS - Medida norte-americana que significa o volume da carga, dado pela
multiplicao do comprimento, pela largura e altura.
PS - Medida norte-americana que equivale a 30,48 cm ou 0,3048 m.
POLEGADAS - Medida norte-americana que equivale a 2,54 cm.
PONTO DE PEDIDO OU REPOSIO (PR) a quantidade de material que ao ser
atingida determina a emisso de um pedido de compra.
Q
QUANTIDADE DE REPOSIO (QR) a quantidade de material a ser solicitada a
compra, sempre que o estoque atingir o ponto de reposio.
R
ROTATIVIDADE - a indicao do nmero de vezes que um estoque se renovou em
determinado perodo.
61
S
SALDO DISPONVEL - a quantidade fsica em estoque, j abatendo as quantidades
em estoque que esto reservadas.
SICOF Sistema de Informaes Contbeis e Financeira.
SIMPAS Sistema Integrado de Material, Patrimnio e Servios.
T
TEMPO DE REPOSIO (TR) o tempo decorrido entre a data da requisio de
compra e a data do efetivo recebimento do material pelo almoxarifado.
TRANSFERIDOR DE GRAU - Instrumento utilizado para medir ngulos at 360.
U
UEPS - a nomenclatura para o mtodo de armazenagem, em que o produto que o
ltimo a Entrar no estoque o Primeiro a Sair ou Last-in, first-out (LIFO).
62
ANEXO II
Unidades de Medida
Principais Unidades do Sistema Internacional de Unidades - SI
Grandeza
Nome
Plural
Smbolo
comprimento
rea
metro
metro quadrado
metros
metros quadrados
m
m2
Volume
ngulo plano
Tempo
Freqncia
Velocidade
metro cbico
radiano
segundo
Hertz
metro por segundo
metro por segundo por
segundo
quilograma
quilograma por metro
cbico
metro cbico por
segundo
mol
newton
pascal
metros cbicos
radianos
segundos
hertz
metros por segundo
metros por segundo por
segundo
quilogramas
quilogramas por metro
cbico
metros cbicos por
segundo
mols
newtons
pascals
m
rad
s
Hz
m/s
joule
joules
watt
ampre
coulomb
volt
ohm
siemens
farad
grau Celsius
kelvin
candela
lmen
lux
watts
ampres
coulombs
volts
ohms
siemens
farads
graus Celsius
kelvins
candelas
lmens
lux
W
A
C
V
Acelerao
Massa
massa especfica
Vazo
Quantidade de matria
Fora
Presso
trabalho, energia quantidade
de calor
potncia, fluxo de energia
corrente eltrica
carga eltrica
tenso eltrica
Resistncia eltrica
condutncia
capacitncia
temperatura Celsius
temp. termodinmica
intensidade luminosa
fluxo luminoso
iluminamento
m/s
kg
kg/m
m/s
mol
N
Pa
S
F
C
K
cd
lm
lx
63
ANEXO III
T
G
M
k
h
da
unidade
deci
centi
mili
micro
nano
pico
d
c
m
n
p
= 0,1
= 0,01
= 0,001
= 0,000 001
= 0,000 000 001
= 0,000 000 000 001
Massa
1 QUILOGRAMA (kg)
1 TONELADA (T)
1 QUILATE
1 ONA (oz)
1 LIBRA (lb)
1 LIBRA (lb)
1 ARROBA
1 ARROBA
1000 g
1000 kg
0,205 g
28,352 g
16 oz
453,6 g
32,38 lb
14,687 kg
Distncia
1 METRO
1 QUILMETRO (km)
1 POLEGADA
1 P
1 JARDA
1 MILHA
1 MILHA MARTIMA
1 BRAA
100 cm
1000 m
2,54 cm
30,48 cm
0,914 m
1,6093 km
1,853 km
2,2 m
rea
1 M
1 CM
1 ARE (A)
1 HECTARE (HA)
1 HECTARE (HA)
1 ACRE
1 ALQUEIRE PAULISTA
1ALQUEIRE MINEIRO
10000 cm
100 mm
100 m
100 A
10000 m
4064 m
24200 m
48400 m
64
ANEXO IV
EXPEDIO
RECEBIMENTO
ESTANTES
M P A R E S
03
05
07
09
C ir c u la o p r in c ip a l
04
06
08
10
12
Circulao Secundria
02
SADA
ENTRADA
01
ESCRITRIO
C L IQ
E USET PAANRTAE S
V EPRA M
RA
E ISS
65
ANEXO V
com Chemizorb
66
Substncias
Incompatvel com
Acetileno
Acetona
cido Actico
cido ciandrico
cido crmico
cido fluordrico
cido Frmico
cido Ntrico
(concentrado)
cido ntrico
cido Oxlico
cido Perclrico
cido pcrico
cido sulfdrico
gua
Amnia
Amnio Nitrato
Anilina
cido perclrico
Bromo
Carbeto de clcio ou de
sdio
Carvo Ativo
Cianetos
Cloratos e percloratos
Cloratos ou percloratos
de potssio
67
Substncias
Incompatvel com
Cloratos de sdio
Cloreto de zinco
Cloro
Cobre
Cromo IV xido
Dixido de cloro
Flor
Enxofre
Fsforo
Fsforo branco
Fsforo vermelho
Matria oxidante
Hidreto de ltio e
alumnio
Hidrocarbonetos
(benzeno, butano,
gasolina, propano,
terebentina, etc.)
Hidrognio Perxido
Hidroperxido de
cumeno
Hipoclorito de clcio
Iodo
Lquidos inflamveis
Ltio
Acetileno, amnia, metais alcalinos, cido ntrico com etanol, cido oxlico.
Metais Alcalinos e
alcalinos terrosos (Ca,
Ce, Li, Mg, K, Na)
Nitrato
Nitrato de amnio
Nitrito
Nitrito de sdio
Nitro-parafinas
lcoois inorgnicos
xido de mercrio
Enxofre
Oxignio (lquido ou ar Gases inflamveis, lquidos ou slidos como acetona, acetileno, graxas,
enriquecido com O2)
hidrognio, leos, fsforo.
Pentxido de fsforo
68
Substncias
Incompatvel com
Perclorato de amnio,
Materiais combustveis, materiais oxidantes tais como cidos, cloratos e
permanganato
ou
nitratos.
persulfato
Permanganato de
Potssio
Perxidos
Perxido de
hidrognio 3%
Crmio, cobre, ferro, com a maioria dos metais ou seus sais, lcoois,
acetona, substncia orgnica.
Perxido de sdio
Potssio
Prata
Zinco em p
cidos ou gua
Zircnio (principal /
em p)
69
Referncias
Bibliogrficas
Proibida a Reproduo e Comercializao
70
Referncias Bibliogrficas
Administrao de Material Teoria e prtica, Renaud B. da Silva, 2. Edio, ABAM,
RJ, 1986
Administrao de Material Um Enfoque Prtico, Joo Viana, 1. Edio, Ed. Atlas,
SP, 2002
Gesto de Almoxarifado Gerson dos Santos, 1. Edio, CIP, SC, 2001
Administrao de Material Um Enfoque sistmico, Jos Carlos de F. Fernandes, 2.
Edio, Ed. LTC, RJ, 1984
Compras: Princpio e Aplicaes Stuart F. Heinritz e Paul V. Farrell, 1. Edio, Ed.
Atlas, SP, 1983
Manual do Comprador: Conceitos, Tcnicas e Prticas Indispensveis em
Departamento de Compras Mrio Dias e Roberto Figueiredo Costa, Ed. Edicta, 1.
Edio, SP, 2000
71