Controle de Documentos P11 PDF

Sumrio
Sumrio............................................................................................................................ 1
O AMBIENTE ................................................................................................................... 2
Objetivos instrucionais do curso .................................................................................. 3
Objetivos especficos do curso ..................................................................................... 4
FLUXO OPERACIONAL ................................................................................................... 5
DEFINIES.................................................................................................................... 9
CONFIGURAES DO SISTEMA................................................................................. 10
CADASTROS .................................................................................................................. 17
Cargos e Funes ......................................................................................................... 21
Usurios ......................................................................................................................... 24
Assuntos ........................................................................................................................ 32
Palavras-chave.............................................................................................................. 34
Pastas............................................................................................................................. 36
Normas........................................................................................................................... 39
Tipos de documentos .................................................................................................. 42
LANAMENTOS............................................................................................................. 52
Gravao dos documentos.......................................................................................... 65
Documentos .................................................................................................................. 69
Baixa de Pendncias .................................................................................................... 72
Questionrios ................................................................................................................ 75
Distribuio de documentos:...................................................................................... 81
Solicitaes: .................................................................................................................. 87
Pendncias .................................................................................................................... 93
Devoluo reviso ........................................................................................................ 97
Follow-up leitura........................................................................................................... 99
Treinamento................................................................................................................ 100
Transferncia de Pendncias.................................................................................... 105
MISCLANEA ............................................................................................................... 110
Manuteno de distribuio...................................................................................... 111
Ausncia temporria .................................................................................................. 116
GLOSSRIO ................................................................................................................. 119
O AMBIENTE
O ambiente Controle de Documentos tem como objetivo o gerenciamento dos
documentos, utilizando os seguintes recursos:
Cadastro e edio de todos os procedimentos, instrues, normas, desenho e

demais documentos da empresa: cdigo e reviso.
Controle do ciclo de aprovao: digitao, elaborao, validao, aprovao e

distribuio das cpias eletrnicas ou em papel.
Amarrao da referncia entre um documento e outro.
Emisso do protocolo de recebimento.
Integrao com o Word da Microsoft.
Controle dos treinamentos nos documentos.
Emisso de lista mestra e lista de documentos para cada destinatrio/pasta.
Envio de e-mail, auxiliando o aviso de leitura de novos documentos e/ou revises.
Visualizao rpida dos documentos vigentes.

Antes de iniciar os processamentos dirios, necessrio personalizar o sistema de acordo
com a forma de trabalho de cada empresa. A definio das informaes bsicas chamada
de implantao.
2 Controle de Documentos
Objetivos instrucionais do curso

So habilidades e competncias precisas e especficas, que propiciam uma indicao clara e
completa sobre os conhecimentos pretendidos. Compreendem:
a) Conceitos a serem aprendidos:

- PPrincpio epistemolgico do Protheus;
- NNomenclatura Totvs;
- PPrincpios da Administrao de Controle de Documentos;
- IIntegraes.
b) Habilidades a serem dominadas:

- DDomnio conceitual do Sistema;
- PPropriedade de compreenso e emprego da nomenclatura Totvs - Controle de
Documentos;
- CCapacidade de articulao e relao entre as diversas informaes e dados que
pressupem as funcionalidades do ambiente Controle de Documentos;
- CCapacidade de anlise e adequao: NNecessidades X SSoluo Totvs;
- DDomnio tcnico-operacional do Protheus;
- CCapacidade para aes pr-ativas, tendo como ferramenta de soluo o Sistema.
c) Tcnicas a serem aprendidas:
- IImplantao do ambiente de Controle de Documentos;
- OOperacionalizao do ambiente;
- AAplicao e utilizao plenas das funcionalidades do sistema Controle de
Documentos.
d) Atitudes a serem desenvolvidas:

- CCapacidade de promover aes planejadas e pr-ativas, tendo como ferramenta de
soluo o sistema Protheus Controle de Documentos;
- CCapacidade para resoluo de problemas tcnico-operacionais do ambiente;
- CCapacidade de execuo.
Controle de Documentos - 3
Objetivos especficos do curso

Ao trmino do curso, o treinando dever ser capaz de:
Conhecer e empregar adequada e eficazmente os conceitos e funcionalidades do

Protheus Controle de Documentos.
Dominar e articular com propriedade a linguagem prpria soluo Totvs;
Implantar e operar o sistema no ambiente de Controle de Documentos.
Vislumbrar as solues para as necessidades emergentes atravs do Protheus

Controle de Documentos.
Texto conceitual a respeito do funcionamento do negcio

As Empresas e instituies so divididas em departamentos que realizam desde a criao e
configurao de procedimentos e instrues at a emisso e divulgao dos mesmos para
todos os membros envolvidos.
O processo de criao controlado por todas as fases de elaborao com ou sem crticas
para a aprovao de todos os usurios envolvidos, com acompanhamento de prazos das
pendncias.
Aps concludas as etapas de elaborao dever ser distribudo os documentos com
compravao de entrega.
Os documentos devem estar disposio para consulta eletrnica, com cpias
controladas no papel.
Com a possibilidade de solicitar alteraes e documentos para aprimorar o sistema da
qualidade.
FLUXO OPERACIONAL
A seguir, apresentada uma sugesto do fluxo operacional do ambiente Controle de
Documentos que deve ser utilizado pelo usurio como um apoio quanto forma de
implementao e operao do sistema.
O usurio pode, no entanto, preferir cadastrar as informaes de forma paralela, uma vez
que, nas opes do menu de Atualizao do ambiente Controle de Documentos, a tecla
[F3] possibilita o subcadastramento em arquivos.
Portanto, o usurio pode, por exemplo, cadastrar um assunto quando estiver atualizando o
arquivo de "Documentos". Dessa forma, o fluxo operacional pode assumir algumas
variaes em relao seqncia que o usurio adotar frente s suas necessidades e
convenincias.
O Sistema gerencia a elaborao dos Documentos da Qualidade, obedecendo a seguinte
ordem de operao:
Digitao *
Elaborao *
Reviso
Aprovao *
Homologao
Distribuio *
Leitura
Solicitao de Alterao
Sendo que somente o elaborador do documento pode comentar a digitao e a crtica,

podendo ser realizada a partir da etapa de digitao.
Somente na etapa de leitura do documento ser possvel elaborar uma solicitao de
alterao.
* Preenchimento obrigatrio.
INICIO
Verificar
Parmetro,
Tabela,
Dicionrio
Cadastrar
Departamentos
SIM
Vincular
Pasta x Depto
Cadastrar
Pastas
SIM
Cadastrar
Cargos
Utiliza
Pastas?
NO
NO
Utiliza
PalavrasChave?
SIM
Cadastrar
PalvrasChave
SIM
Cadastrar
Norma
NO
Utiliza
Norma?
NO
Cadastrar
Assuntos
Cadastrar
Tipo de
Documento
Cadastrar
Nveis
Responsveis
Cadastrar
Responsaveis
Importar
Documento
(Word)
Cadastrar
Documento/
Nova Revisao
Cadastrar
Usurios
Gera as
Pendncias dos
Nveis de
Responsveis
Baixar
Pendncia?
Devolve
Documento para
o Responsvel
(Elaborador)
NO
SIM
Ler
Documento
SIM
Gera Critica?
NO
NO
Gera Prxima
Pendncia(s) e
Aviso(s) dos
Nveis de
Responsveis
Ultima
Pendncia do
Nveis de
Responsveis
SIM
Utiliza
Questionrio?
SIM
Cadastrar
Questionrio
NO
Distribuir
Documentos
Emite
Registro de
Treinamento
Registro de
Treinamento
NO
Gera
Pendncia(s) de
Leitura e
Aviso(s)
Reviso Anterior
com Pendncias
de Papel?
SIM
SIM
Gera
Devoluo
Reviso
Consultas
Cadastros
Documentos (Palavras-Chaves)
Lanamentos Pendentes
Doctos Referenc.
Ausncia Temporria
Manut.Distribuio
Status Gerais
NO
Miscelnea
Emite
Protocolos?
SIM
Protocolos
Relatrios
NO
Utiliza
Treinamento?
SIM
Cadastro de
Treinamento/
Retreinamento
NO
Emite
Registro de
Convocao?
SIM
Registro de
Convocao
NO
FIM
Lista Mestra
Pendncias
Solicitaes
Cadastros
Treinamentos
(Registros)
Protocolos
DEFINIES
Introduo
O processo de gesto da qualidade requer um gerenciamento rigoroso de documentos que
pode incluir o controle de formulrios utilizados na corporao, o acervo de normas ou
procedimentos e bancos de conhecimento, auxiliando a empresa na gesto do
conhecimento. Para que este processo seja feito de forma eficiente, importante centralizar
as informaes e, se possvel, armazenar os doucmentos em arquivos eletrnicos, o que
promove reduo de custos com material impresso e simplifica a troca de informaes
entre os processos, principalmente nas etapas de localizao, consulta e recuperao dos
documentos durante todo o seu ciclo de vida.
A documentao eletrnica um recurso dinmico para as organizaes divulgarem suas
regras, planejamentos, objetivos e aes, permitindo que todos os envolvidos cumpram seu
papel no processo de forma padronizada. Entre os principais benefcios da soluo pode-se
destacar:
Melhoria no tempo de processamento e manuseio de papis;
Satisfao do usurio e aumento da produtividade;
Melhoria na qualidade de fluxo dos processos;
Aumento na velocidade da localizao dos documentos;
Melhor atendimento ao cliente por oferecer respostas mais rpidas;
Padronizao dos modelos de documentos e alinhamento da estrutura da

documentao;
Segurana das informaes;
Garantia de controle das revises com identificao dos responsveis e

destinatrios;
Garantia no controle do armazenamento dos documentos;
Fcil manuseio para o controle de manuais do sistema de gesto da qualidade;
Auxlio no controle de formulrios padronizados utilizados na empresa;
Comunicao automtica entre os responsveis e leitores dos documentos;
Incentivo melhoria contnua dos processos por meio das solicitaes e revises
dos documentos;
Ser facilmente distribudo, assegurando que todos posam usar a documentao do

sistema para fins de referncia;
Facilitar a implementao das atividades de atendimento uniforme em toda

organizao.
CONFIGURAES DO SISTEMA
O ambiente Controle de Documentos possui uma srie de parmetros que determinam a
forma de processamento de cada empresa.
A Totvs envia os parmetros com contedos padres que podem ser alterados de acordo
com a necessidade da empresa e so customizados no ambiente CONFIGURADOR.
Os parmetros a seguir so os utilizados pelo ambiente de Controle de Documentos:

Parmetros
MV_QAVIREC
MV_QAVISOR
MV_QAQUEST
MV_QDBXALE
MV_QDCHTM
MV_QDDOTPD
MV_QDHTML
MV_QDIALIM
MV_QDIATR
MV_QDIDTVG
MV_QDLHREV
Tipo
Descrio
Carac-
Define se o relatrio de aviso de recebimento

de documentos ser impresso, no ato da S
distribuio.
ter
Caractter
Caractter
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Contedo
Padro
Informa se o sistema dever imprimir ou no o

S
aviso de recolhimento.
Define se os questionrios relacionados ao
documento estaro habilitados para leitura e N
resposta.
Define se a baixa da etapa dever ser aleatria,
N
quando houver mais de um usurio.
Define se na etapa de leitura, o usurio consulta
N
o documento em HTML.
Define o nome do arquivo .DOT, padro do
ADVSIGA9
Word, utilizado para abertura/criao dos
.DOT
documentos.
Define se grava o documento em HTML,
2
(1 - Sim / 2 No).
Define a quantidade de dias limite para avisar
30
que a validade do documento est terminando.
Quantidade de dias que uma reviso obsoleta
permanece ativa em conjunto com a reviso 15
atual, em virtude da implantao da ltima.
Define se dever ser impressa a data de vigncia
N
no relatrio de Lista Mestra de Documentos.
Define se o contedo do "Motivo da Reviso"
deve ser apagado a cada gerao de novas S
revises.
MV_QDOAVEM
MV_QDOCPO
MV_QDOCPCN
MV_QDOPDEV
MV_QDOPSOL
MV_QDOTPPR
MV_QDPVIEW
MV_QDVIEW
MV_QDTIPED
Carac
ter
Carac
ter
Lgi
co
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Define se h envio de e-mail aos usurios com

2
lanamentos pendentes (1-Sim / 2-No).
Define se haver remisso dos documentos,
N
definidos como cpias eletrnicas.
Indica se deve ser impressa
documentos cancelados.
cpia
de
.T.
Define se aparecero apenas os lanamentos de

devoluo de reviso de documentos N
pendentes.
Define se aparecero apenas os lanamentos de
N
solicitaes pendentes.
Define se dever ser impresso, nos relatrios de
aviso e protocolo de recebimento de
N
documentos, os destinatrios considerados
como cpias eletrnicas ou ambas.
"em
Define o path/diretrio em que est instalado o branco"
WordView.
deve
ser
preenchido
Define se o WordView ser utilizado para
N
consultar os documentos.
Define qual verso, do editor do Word, ser
utilizada para a abertura e criao dos WORD97
documentos.
Indica se os ambientes Quality esto integrados
com o ambiente Gesto Pessoal.
MV_QGINT
Carac
ter
Para que esta integrao seja possvel, a ativao

deste
parmetro
deve
ser
realizada,
SOMENTE se o mdulo de Controle de
Documentos no tenha sido utilizado.
Caso contrrio, se a utilizao desta integrao
for necessria, deve-se entrar em contato
com o departamento de Help-Desk da
Totvs para que, mediante a realizao de alguns
procedimentos, esta integrao seja possvel.
(Consulte informaes detalhadas neste
documento na seo INTEGRAO).

MV_QLEUDOC
MV_QLIBLEI
MV_QMSGERM
MV_QNSEQDC
Carac
ter
Carac
ter
Lgi
co
Carac
ter
Define a obrigatoriedade
documento.
de
leitura
do
Define que qualquer usurio poder ler o

N
documento.
Indica se devem apresentar mensagens de erro,
T
no envio de e-mails.
Define se o nmero do documento ser
seqencial, de acordo com a seqncia
N
especificada no cadastro de Tipos de
Documento.
\SYSTEM\
DOCS
MV_QPATHW
Carac
ter
"a
Define o diretrio que contm os arquivos dos Obs.:
partir
do
documentos.
diretrio de
instalao
do sistema"
\SYSTEM\
MODELOS
MV_QPATHWD
Carac
ter
"a
Define o diretrio que contm os arquivos Obs.:
partir
do
modelo dos documentos.
diretrio de
instalao
do sistema"
\SYSTEM\
HTML
MV_QPATHWH Carac
ter
MV_QPATHWT
Carac
ter
"a
Define o diretrio que contm os arquivos no Obs.:
partir
do
formato HTML.
diretrio de
instalao
do sistema"
GETTEMP
Define o diretrio que contm os arquivos
PATH()
temporrios do Windows.
Obs.: esta
funo
retorna
o
diretrio
temporrio
do Usurio
logado no
Windows.
MV_QPROT
Carac
ter
MV_QPROTRE
MV_QUDQDO
MV_RELACNT
MV_RELAPSW
MV_RELSERV
MV_EMCONTA
MV_RELAUTH
MV_RELFROM
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Lgi
co
Carac
ter
Define se o relatrio de Protocolo de

Recebimento de Documentos ser impresso, S
no ato da distribuio do documento.
Define se a distribuio do documento dever
emitir o Protocolo de Recolhimento dos S
Documentos.
Define a ltima data de verificao de envio de
e-mails aos usurios com lanamentos, no 01/01/04
ambiente Controle de Documentos.
"em
Define a conta que deve ser utilizada para o branco"
envio de e-mails dos relatrios.
deve
ser
preenchido
"em
Define a senha da conta para o envio de e-mails branco"
dos relatrios.
deve
ser
preenchido
"em
Servidor de envio de e-mails utilizado nos branco"
relatrios.
deve
ser
preenchido
"em
Indica qual conta utilizada para envio de e-mails branco"
automticos pelo sistema.
deve
ser
preenchido
Servidor de e-mail necessita de autenticao?
.F.
E-mail utilizado no campo FROM, no envio de "em

relatrios por e-mail.
branco"
deve
ser
preenchido
MV_QDUPEXT
MV_QDOREVD
MV_QDREVAL
MV_QDOGEAV
MV_QUDQDON
MV_QDWHTML
MV_QDHDTIM
MV_QDXAVLI
MV_QGEMAIL
MV_QDOORPD
MV_QDBXARF
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Carac
ter
Define que, ao gerar reviso do documento tipo

externo, copia-se o documento anterior (1-SIM 2
/ 2-NO).
Define se o digitador pode gerar reviso (1-SIM
2
/ 2-NO).
Define o uso da rotina de revalidao (1-SIM /
1
2-NO).
Define se haver gerao de lanamentos de
1
avisos dos documentos (1-SIM / 2-NAO).
Define o perodo em dias de envio de e-mail,
em
conjunto
com
o
parmetro 0
MV_QUDQDO.
Grava HTML para Workflow 1=Sim / 2=No. 2
Habilita clculo a partir da data de implantao
2
1=Sim / 2=No.
Define se gera a verificao por data do aviso
de vencimento 1=Sim / 2=No.
2
"em
Define o e-mail do responsvel da qualidade branco"
para comunicao de transferncia de
deve
ser
funcionrio/usurios.
preenchido
Define a ordem padro de apresentao dos

dados na tela de pendncias do controle de
Numrico
1
documentos de 1 a 11 (conforme boto Filtra
Pendncias).
Carac
ter
Define se pede confirmao de gerao de

2
reviso para aviso referenciado.
MV_QDSLDEX
MV_QDOCPUM
Carac
ter
Carac
ter
Bloqueio de solicitao de novos documentos.
Define se imprime apenas uma copia do

2
documento na distribuio 1=Sim 2=No.
"em
Envio de e-mail de pendncia de leitura na branco"
MV_QDOEMCC Numrico
distribuio do documento.
deve
ser
preenchido.
MV_QREFDC
Valida doc. com status diferente de Leitura,

para serem utilizados como referncia a outros
documentos em elaborao. As opes
possveis so: 1 para que o Sistema efetue a
Numrico validao e permita somente que sejam 1
utilizados documentos com status Leitura
como referncia; 2 para que o Sistema no
efetue validao, permitindo a utilizao de
documentos com qualquer status.
Observao:
Para utilizao do Office 2007, dever ser utilizado o arquivo
ADVSIGA9.DOTX
CADASTROS
Departamentos
O cadastro de departamentos obrigatrio para a utilizao de qualquer funcionalidade,
relacionada ao ambiente Controle de Documentos.
A tabela a ser utilizada no sistema :
QAD - DEPARTAMENTOS/SETOR.
No cadastro de departamentos, devem ser cadastradas as informaes que definem a

caracterstica de um determinado departamento da empresa.
Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro dos departamentos.
Caminho para este exerccio:
Atualizaes > Cadastros > Departamentos
Logo em seguida, clique na opo Incluir e informe os dados nos campos especificados.
Cdigo = DPMON
Descrio = Dept. de Montagem
Cdigo = DPENG
Descrio = Dept. de Engenharia
Cdigo = DPQUAL
Descrio = Dept. de Qualidade
Cdigo = DPVEN
Descrio = Dept. de Vendas
Aps o cadastro de Usurios, teremos que vincular o usurio responsvel.
Campos obrigatrios:
Cdigo (QAD_CUSTO): Cdigo identificador do departamento junto ao

Sistema. Funciona como identificador nico do departamento: Pode ser criado por
meio da ferramenta de cdigo inteligente.
O cdigo ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.
Descrio (QAD_DESC): Descrio do departamento. Facilita a identificao

do departamento. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em
relatrios e consultas.
Demais campos:
Status (QAD_STATUS): Situao do departamento.

o 1 - Ativo
o 2 Inativo
Indica a situao atual do departamento, em momentos de escolha do
departamento durante o processo de criao/manuteno de um
documento.
Fil Usr Res (QAD_FILMAT): Filial do responsvel do departamento. Indica a

filial do usurio (filial/empresa so definidas na instalao do sistema Protheus) que
responde (assume a responsabilidade) pelo departamento, no processo de
distribuio de documentos como pasta (tipo de cpia do documento como papel).
Quando a tabela QAD - DEPARTAMENTOS/SETOR possuir a situao
do MODO como Exclusivo (este MODO consta no dicionrio de dados
SX2), o Sistema possui uma validao para que o valor do campo Fil Usr
Res NO fique diferente da filial corrente do cadastro, emitindo uma
mensagem de aviso (HELP).
Cod Usr Res (QAD_MAT): Cdigo do responsvel do departamento. Indica o

cdigo do usurio que responde (assume a responsabilidade) pelo departamento no
processo de distribuio de documentos como pasta (tipo de cpia do documento

como papel).
O Cod Usr Res ser alterado conforme a integrao do parmetro
MV_QGINT.
Seguindo do fluxo operacional citado acima, o responsvel ser cadastrado
somente aps o item Cadastrar Usurios.
Grp. Atend. (QAD_GRPTMK): Cdigo do grupo de atendimento no Call Center.

Este campo dever ser preenchido quando houver integrao com o mdulo de
Call Center.
Pastas X Departamentos
O vnculo de pastas no obrigatrio e tem como finalidade criar um filtro, associando
vrias pastas ao departamento que est sendo cadastrado como facilitador do usurio na
escolha (marcao) de departamento x pasta, no momento criao/manuteno do
documento.
Seguindo do fluxo operacional citado acima, as pastas sero vinculadas
somente aps o item Cadastrar Pastas.
Cargos e Funes
O cadastro de cargos obrigatrio para a utilizao de qualquer funcionalidade relacionada
ao ambiente Controle de Documentos.
QAC - CARGOS.
Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro dos cargos.
Atualizaes > Cadastros > Cargos e Funes
Funo = 1001
Descrio Funo = Engenheiro
Funo = 1002
Descrio Funo = Tcnico I
Funo = 1003
Descrio Funo = Supervisor I
Funo = 1004
Descrio Funo = Tcnico de Qualidade
Campos obrigatrios:
Funo (QAC_FUNCAO): Cdigo identificador da funo no sistema.

Funciona como identificador nico da funo. Pode ser criado por meio da
ferramenta de cdigo inteligente.
A funo ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.
Descrio Funo(QAC_DESC): Descrio da funo. Facilita a identificao

da funo. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios
e consultas.
Demais campos:
Cargo (QAC_CARGO): Cdigo identificador do cargo no sistema. Funciona

como identificador nico do cargo.
Descrio Cargo (QAC_DESCCG): Descrio do cargo. Facilita a identificao

do cargo. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios
e consultas.
Usurios
O cadastro de usurios obrigatrio para a utilizao de qualquer funcionalidade
relacionada ao ambiente Controle de Documentos.
QAA - USUARIOS.
No cadastro de usurios, devem ser cadastradas as informaes que definem a caracterstica

e permisses de processo de um determinado usurio da empresa.
Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro dos usurios.
Atualizaes > Cadastros > Usurios
Tipo = Funcionrio
Cdigo = 001
Nome = Usurio01
Nome Reduz. = Usurio01
Cdigo Depto. = DPQUAL <F3>
Cod. Cargo = 1004 <F3>
Data Inicio = (HOJE)
Login = USUARIO01 (conforme usurio do configurador)
Recebe E-mail = SIM
Tipo de E-mail = HTML
End. E-mail = usuario01@totvs.com.br
Distrib. Doc. = SIM
T. Recebim. = Ambos
Recebe FNC = SIM
Tipo = Funcionrio
Cdigo = 002
Nome = Usurio02
Cdigo Depto. = DPENG <F3>
Recebe E-mail = SIM
Distrib. Doc. = SIM
T. Recebim. = Ambos
Recebe FNC = SIM
Tipo = Funcionrio
Cdigo = 003
Nome = Usurio03
Cdigo Depto. = DPMON <F3>

Recebe E-mail = SIM
Distrib. Doc. = SIM
T. Recebim. = Ambos
Recebe FNC = SIM
Tipo = Funcionrio
Cdigo = 004
Nome = Usurio04
Cdigo Depto. = DPVEN <F3>
Recebe E-mail = SIM
Distrib. Doc. = SIM
T. Recebim. = Ambos
Recebe FNC = SIM
Campos obrigatrios:
Tipo Usurio (QAA_TPUSR) - Tipo de usurio do Sistema:

o 1 Funcionrio
o 2 Outros
Funciona como identificador do tipo de usurio, em que o tipo 2 outros, estes sero os
usurios que no fazem parte da folha de pagamento (ambiente Gesto de Pessoal).
Exemplo: Estagirios, gerentes com pr-labore etc.
Sero restringidos ao tipo 2 outros, quando a integrao com o ambiente
Gesto de Pessoal estiver ativa atravs do parmetro MV_QGINT, pois o
tipo 1 funcionrio ser cadastrado apenas no ambiente Gesto de Pessoal.
Cdigo (QAA_MAT): Cdigo identificador do usurio no sistema. Funciona

como identificador nico do usurio. Pode ser criado por meio da ferramenta de
cdigo inteligente.
O cdigo ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.
Nome (QAA_NOME): Nome completo do usurio. Facilita a identificao do

usurio. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em alguns
relatrios e consultas.
. O nome ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.
Nome Reduzid (QAA_APELIDO): Nome resumido do usurio utilizado em

alguns relatrios. Facilita a identificao do usurio. Esta informao
exatamente igual ao campo Login Usr. e apresentada junto ao cdigo em 95%
dos relatrios, consultas e pesquisas.
Cdigo Depto (QAA_CC): Cdigo do departamento do usurio. Funciona

como identificador nico do departamento do usurio.
O cdigo Depto. ser alterado conforme a integrao do parmetro

MV_QGINT.
Cd. Funo (QAA_CODFUN): Cdigo da funo do usurio. Funciona como

identificador nico do cargo do usurio.
O Cd. Cargo ser alterado conforme a integrao do parmetro
MV_QGINT.
Data Incio (QAA_INICIO): Data de incluso do usurio. Registra a data

inicial de cadastro do usurio no Sistema. A informao, da data antecipada da database do Sistema, indica que o usurio estar ativo a partir desta data.
A data incio ser alterada conforme a integrao do parmetro
MV_QGINT.
Demais campos:
Login Usr. (QAA_LOGIN): O login do usurio deve ser igual ao apelido

cadastrado no configurador. Registra a identificao do usurio no Sistema por
meio do login cadastrado no ambiente CONFIGURADOR. A informao
essencial para apresentao e controle de pendncias do usurio e fluxo de criao
do documento.
O Login Usr ser alterado conforme a integrao do parmetro
MV_QGINT.
Status Usr (QAA_STATUS): Situao do usurio.

o 1 - Ativo
o 2 - Inativo
Este campo s habilitado para o uso da opo de alterao. Quando registrado o

status 2: Inativo h um bloqueio do acesso do usurio ao Sistema, sendo necessria
a transferncia de suas pendncias para outro usurio, via rotina de transferncia.
O status Usr ser alterado conforme a integrao do parmetro
MV_QGINT.
Receb E-mail (QAA_RECMAI): Usurio recebe e-mail?

o 1 - Sim
o 2 - No
Registra a permisso do usurio em receber e-mail de avisos e pendncias do sistema.

O recebimento de e-mail ser alterado conforme a integrao do parmetro
MV_QGINT.
Tipo E-mail (QAA_TPMAIL): Tipo do recebimento de e-mail?

o 1 - HTML
o 2 Texto
Registra a permisso do usurio em receber o tipo de e-mail formatado na linguagem
de internet HTML ou sem formatao em texto simples nos avisos e pendncias do
sistema.
Este campo geralmente utilizado quando h restries tcnicas nos servidores de email da empresa quanto ao tamanho ou aos programas de gerenciamento e leitura de
e-mails.
O tipo de e-mail ser alterado conforme a integrao do parmetro
MV_QGINT.
End. E-mail (QAA_EMAIL): e-mail do usurio. Registra o endereo de

correspondncia eletrnica via Internet (e-mail).
Para uso deste campo pelo sistema, necessrio que o campo Receb E-mail
esteja registrado com 1 - Sim.
O endereo de e-mail ser alterado conforme a integrao do parmetro
MV_QGINT.
Distrib.Doc (QAA_DISTSN): Usurio distribuidor de documentos?

o 1 Sim
o 2 No
Registra a permisso do usurio em distribuir um documento.
O uso deste campo permite ter vrios usurios responsveis em distribuio,
usando o princpio de serem controlados no documento por departamento distribuidor.
Exemplo: Departamento 01: Qualidade. Existem trs usurios com Distrib.Doc
igual 1-Sim, portanto os trs recebero cada um, uma pendncia de distribuio do
documento definido como tipo Tipo de Documento o departamento distribuidor
(verifique no Cadastro de Tipo de Documento).
TP Recebim. (QAA_TPRCBT): Tipo de recebimento do documento?

o 1 - Cpias Eletrnicas
o 2 - Cpias em Papel
o 3 - Ambos
o 4 - No Recebe
Registra a permisso do usurio em criar um padro ou tipo de destinatrio que o
usurio dever se enquadrar, sendo possvel uma alterao do tipo de recebimento
no momento da escolha do destinatrio ou no momento da distribuio.
Tipo Word (QAA_TPWORD) Tipo de visualizao para documentos em etapa de

leitura.
o 1 - HTML
o 2 - WordView
o 3 - Ms Word
Registra a permisso do usurio em criar um padro ou tipo de programa/arquivo
que o usurio dever utilizar para baixar a sua pendncia de leitura, em todos os
documentos do tipo Interno.
No possvel uma alterao do tipo de recebimento no momento da escolha do

destinatrio, ou no momento da distribuio.
Para o uso de cada tipo, devero ser seguidas as instrues de instalaes e
parmetros abaixo:
HTML:
Para executar esta rotina, deve-se editar o arquivo SMARTCLIENT.INI e incluir a
expresso "BrowserEnabled=1" abaixo da seo "[CONFIG]".
Aps concluir o cadastro de usurio, acessar o cadastro de Departamento e

realizar a amarrao do Departamento X Usurio Responsvel.
Assuntos
O cadastro de assuntos obrigatrio para a utilizao da funcionalidade na pesquisa de
documentos relacionado ao ambiente Controle de Documentos.
QD3 - CADASTRO DE ASSUNTOS.
Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro dos assuntos.
Atualizaes > Cadastros > Assuntos
Cod. Assunto = ASS001
Des Assunto = Desenhos Tcnicos
Des Assunto = Procedimentos de Vendas
Des Assunto = Controles de Engenharia
Des Assunto = Procedimentos de Medio
Des Assunto = Inspeo de Processos
Campos obrigatrios:
Cod. Assunto (QD3_CODASS): Cdigo do assunto do documento.
Des Assunto (QD3_DESCAS): Descrio do assunto do documento.
Palavras-chave
O cadastro de palavras-chave realizado para a utilizao da funcionalidade na pesquisa de
documentos relacionados ao ambiente Controle de Documentos.
QDK - LOCALIZADORES - PALAVRA CHAVE.
No cadastro de palavras-chave, devem ser cadastradas as informaes que definem as

caractersticas do documento como facilitador de pesquisar/localizar documentos por
usurios em necessidade de leitura/consulta a documentos.
Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro das palavras chaves.
Para realizar esse exerccio, v em:
Atualizaes > Cadastros > Palavras Chave
Palavra Chave = Desenho
Palavra Chave = Produto
Palavra Chave = Medio
Palavra Chave = Processos
Palavra Chave = Tcnicas
Campo obrigatrio:
PalavraChave (QDK_CHAVE) Cdigo da palavra chave. Funciona como

identificador
nico
da
palavra-chave.
Exemplos:
PRODUO,
ADMINISTRATIVO, VENDAS etc.
Pastas
O cadastro de pastas obrigatrio para a utilizao da funcionalidade de documentos com
cpias em papel relacionado ao ambiente Controle de Documentos.
QDC - CADASTRO DE PASTAS.
No cadastro de pastas, devem ser cadastradas as informaes que definem as caractersticas

de distribuio de documentos com vias em papel e filtros de departamento, como
facilitador do cadastro da pasta no documento.
Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro das pastas.
Atualizaes > Cadastros > Pastas
Cd. Pasta = 001
Desc. Pasta = Pasta da Produo
Departamentos X Pasta
Filial= 01
Depto. Usr.= DPMON
Cd. Pasta = 002
Desc. Pasta = Pasta da Engenharia
Filial= 01
Depto. Usr.= DPENG
Cd. Pasta = 003
Desc. Pasta = Pasta de Vendas
Filial= 01
Depto. Usr.= DPVEN
Cd. Pasta = 004
Desc. Pasta = Pasta da Qualidade
Filial= 01
Depto. Usr.= DPQUAL
Campos obrigatrios:
Cod Pasta (QDC_CODMAN): Cdigo da pasta utilizada para agrupar os

documentos destinados aos usurios de um mesmo departamento com vias em
papel. Funciona como identificador nico da pasta. Pode ser criado por meio da
ferramenta de cdigo inteligente.
Des Pasta (QDC_DESC): Descrio do departamento. Facilita a identificao da

pasta. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios e
consultas.
Demais campos:
Cod Assunto (QDC_CODASS): Cdigo do assunto relativo a esta pasta.

Funciona como identificador nico do assunto associado a esta pasta, criando
filtros de assunto como facilitador do cadastro da pasta no documento.
Des Assunto (QDC_DESCAS): Descrio do assunto. Facilita a identificao do

assunto. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios e
consultas.
Cod Tipo Doc (QDC_CODTP): Cdigo do tipo de documentos relacionados

a esta pasta. Funciona como identificador nico do tipo de documento associado
a esta pasta, criando filtros de assunto como facilitador do cadastro da pasta no
documento.
Des Tipo Doc (QDC_DESCTP): Descrio do tipo de documento. Facilita a

identificao do tipo de documento. Normalmente, a informao apresentada
junto ao cdigo em relatrios e consultas.
Departamentos X Pastas
O vnculo de departamento no obrigatrio e tem como finalidade criar um filtro,
associando vrios departamentos pasta que est sendo cadastrada como facilitador do
usurio na escolha (marcao) de departamento x pasta, no momento criao/manuteno
do documento.
Normas
Devem-se cadastrar as normas para a utilizao da funcionalidade na pesquisa de
documentos relacionados ao ambiente Controle de Documentos.
QAK - CADASTRO DE NORMAS.
Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro das pastas.
Atualizaes > Cadastros > Normas
Norma = NBR-ISO9001
Desc. Norma = NBR-ISO9001
Campos obrigatrios:
Norma (QAK_NORMA): Cdigo da norma para ser utilizado no cadastro de

documentos. Funciona como identificador nico da norma que poder ser
associada a um documento.
Des Norma (QAK_DESC): Descrio da norma. Facilita a identificao da

norma. Normalmente, a informao apresentada junto ao cdigo em relatrios e
consultas.
Tipos de documentos
O cadastro de Tipo de Documentos obrigatrio para a utilizao da funcionalidade no
cadastro de documentos relacionado ao ambiente Controle de Documentos, formando
uma famlia de documentos.
QD2 TIPOS DE DOCUMENTO
QD5 NIVEIS OBRIGATORIOS
QDD RESPONSVEIS POR TIPO DE DOCUMENTO.
No cadastro de tipos, devem ser cadastradas as informaes que definem as caractersticas

dos tipos de documentos (como uma famlia ou um grupo) utilizados. Devem ser
informadas as caractersticas muito importantes como: matriz de responsabilidade,
departamento distribuidor e cdigo automtico do documento.
Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro dos tipos de documentos.
Atualizaes > Cadastros > Tipos de Documento
Cd. Tipo Doc. = PQPR01
Des. Tipo Doc = Procedimentos de Qualidade Dept. de Produo
Fil Dep Dst = 01
Cod Dep Dst = DPQUAL
Modelo Doc= ADVSIGA9.DOT
Qtde Num Seq = 5
Sigla Doc = PQPR01No campo Txt. Protoc., digite Este protocolo, depois de preenchido, deve ser enviado
ao departamento de Qualidade.
Clique no boto Aes Relacionadas em seguida Niv. Resp., localizado no topo da
janela, e informe os dados a seguir:
Nvel
Elaborao
Reviso
Aprovao
Nr. Mnimo
1
1
1
Altera Doc
SIM
NO
NO
Baixa Pen
SIM
SIM
SIM
Gera Ver
SIM
NO
NO
Confira os dados e confirme o cadastro de Nveis Responsveis; e o cadastro do Tipo

de Documento;
Cd. Tipo Doc = ITMD01
Des. Tipo Doc = Instruo de Trabalho da Metrologia
Fil Dep Dst = 01
Cod Dep Dst = DPENG
Modelo Doc= ADVSIGA8.DOT
Qtde Num Seq = 5
Sigla Doc = ITMD01No campo Txt. Protoc., digite Este protocolo, depois de preenchido, deve ser enviado
ao departamento de Engenharia;
Clique no boto Aes Relacionadas em seguida Niv. Resp., localizado no topo da
janela, e informe os dados a seguir:
Nvel
Elaborao
Reviso
Aprovao
Nr. Mnimo
1
1
1
Altera Doc
SIM
NO
NO
Baixa Pen
SIM
SIM
SIM
Gera Ver
SIM
NO
NO
Confira os dados e confirme o cadastro de Nveis Responsveis; e o cadastro do Tipo

de Documento;
Campos obrigatrios:
Cd Tipo Doc (QD2_CODTP): Cdigo do tipo de documento. Identifica

uma famlia de documentos que possuem a mesma formatao e finalidade.
Dever ser associado a um documento, cdigo do tipo de documento como
sugesto (prtica de mercado) e o prefixo do cdigo do documento.
Exemplos:
o Cd Tipo Doc: IT
o Des Tipo Doc: Instruo de trabalho.
o O documento que ser usado ficar com o cdigo IT-001.
o Cd Tipo Doc: MQ
o Des Tipo Doc: Manual da qualidade.
o O documento que ser usado ficar com o cdigo MQ-001.
o Cd Tipo Doc: PQ
o Des Tipo Doc: Procedimento da qualidade.
o O documento que ser usado ficar com o cdigo PQ-001.
Des Tipo Doc (QD2_DESCTP): Descrio do tipo do documento. Facilita a

identificao do tipo de documento. Normalmente, a informao apresentada
juntamente com cdigo em relatrios e consultas.
Fil Dep Dst (QD2_FILDEP): Filial a qual est associado o departamento
responsvel pela distribuio deste tipo de documento. Indica a filial do
departamento (filial/empresa so definidos na instalao do Sistema Protheus 8)
que responde (assume a responsabilidade) pelo o processo de distribuio de
documentos.
Cod Dep Dst (QD2_FILDEP): Departamento responsvel pela distribuio
deste tipo de documento. Indica o departamento que responde (assume a
responsabilidade) pelo o processo de distribuio de documentos.
Exemplo:
o Fil Dep Dst: 00
o Cod Dep Dst: 0000001

O departamento 0000001 responsvel por todas as distribuies dos futuros
documentos criados e todos os funcionrios associados a esse departamento.
Como o campo Distrib.Doc (descrito acima na tabela de usurios) foi preenchido com 1Sim, foi recebida uma pendncia via sistema e um aviso via e-mail para realizar a
distribuio.
O primeiro usurio distribuidor que baixar a pendncia, ou seja, distribuir o documento,
baixa as pendncias de todos os outros usurios distribuidores.
O Cod Dep Dst ser alterado conforme a integrao do parmetro
MV_QGINT.
Demais campos:
Modelo Doc (QD2_MODELO): Nome do arquivo gerado como modelo

deste tipo de documento. (.DOT). Indica o nome e a extenso do arquivo
utilizado como modelo Word da Microsoft (xxxxxxxx.DOT), ou seja, a capa do
documento. Este campo tem como validador uma pesquisa, seguindo o
MV_QPATHWD a existncia do arquivo cadastrado.
NO um campo obrigatrio e, quando for gravado em branco (sem o nome do
arquivo), o Sistema utiliza o arquivo padro cadastrado no MV_QDDOTPD
advsiga9.DOT.
O arquivo (xxxxxxxx.DOT) dever conter as variveis importantes do Sistema que
so (varivel de cancelamento, varivel de cpia controlada, varivel de documento
obsoleto) e os dados da capa do documento.
Sugerimos que estas variveis sejam alteradas/copiadas baseadas no arquivo

padro descrito no parmetro MV_QDDOTPD (advsiga9.DOT). Esta
alterao/cpia dever ser realizada por um usurio conhecedor do
funcionamento dos modelos Word da Microsoft, para evitar erros de
grafia e sistmicos no preenchimento da varivel.
Para customizaes (personalizao) das variveis da capa, devero ser

usados os pontos de entrada QDOM710.PRW (criao/processo de
elaborao do documento) e QDOM720.PRW (distribuio do documento).
Esses dois pontos de entrada so padres e sero instalados junto com o
sistema.
Qtde Num Seq (QD2_QSEQ): Quantidade de dgitos seqenciais do cdigo

do documento. Indica a quantidade de dgitos numricos na formao do cdigo
do documento.
Para a utilizao da criao do cdigo seqencial do documento,
necessrio ativar o parmetro MV_QNSEQDC igual a S.
Sigla Doc (QD2_SIGLA): Sigla do tipo de documento. Indica a sigla de dgitos

alfanumricos na formao do cdigo do documento.
Exemplo:
o Qtde Num Seq: 3
o Sigla Doc: ITO cdigo seqencial do documento ser IT-001, IT-002, IT-003 etc.
Qtd Dias Val (QD2_QDIASV): Quantidade de dias de validade do

documento. Indica a validade do documento em DIAS e ser calculado conforme
parmetro MV_QDHDTIM. A data da vigncia mais (+) a quantidade de dias
vlidos, sugerindo a data de validade na distribuio do documento.
Txt Protoc. (QD2_PROTOC: QD2_MEMO1) Texto do protocolo. Indica o

texto do protocolo de entrega do documento em sua distribuio.
Acum. Reviso (QDD_GREV): Acmulo de responsveis ao gerar reviso.

No momento da gerao da reviso, o Sistema deve verificar se existem novos
responsveis cadastrados no departamento, para este tipo de documento e que no
esto includos na lista de distribuio. Assim, esses novos funcionrios sero
tambm considerados como responsveis pela nova reviso. Alm disso, o Sistema
verificar se existem funcionrios do departamento com statuts Inativo. Neste
caso, eles no sero includos como responsveis na gerao da reviso.
Botes obrigatrios:
Niv.Resp. (Nveis de responsveis): Cria a matriz de responsabilidade de

elaborao do documento.
Nvel (QD5_AUT) Nvel de responsabilidade perante o documento.Com quatro nveis

fixos:
-Elaborador
-Revisor
-Aprovador
-Homologador
E=Elaborador:
Nvel responsvel pela elaborao, criao, digitao, definio estrutural,

definio de usurios responsveis e usurios leitores do documento.
R=Revisor:
O nvel responsvel pela reviso de todos os itens e textos do documento.
A=Aprovador:
O nvel responsvel pela aprovao de todos os itens e textos do
documento.
H=Homologador:
O nvel responsvel pela homologao de todos os itens e textos do
documento.
Nr Mnimo (QD5_NMIN): Nmero mnimo de responsveis para este nvel de
responsabilidade. Necessrios para este tipo de documento.
Altera Doc (QD5_ALT): Define se este nvel de responsabilidade possui
autorizao para alteraes. Indica SIM ou No para a permisso de alterao do
documento.
Baixa Pend (QD5_BXP): Caso seja atingido o nmero mnimo de pendncias
baixadas para este nvel de responsabilidade, as demais pendncias podero ser
"baixadas" automaticamente pelo sistema. Indica SIM ou No para a baixa de
pendncia de todos os usurios do mesmo nvel pelo primeiro usurio a baixar a
pendncia.
A utilizao deste campo afetada pelo parmetro MV_QDBXALE igual a
S que define a criao e baixas das pendncias seqncias (pendncias
criadas e baixadas conforme matriz, uma a uma) ou aleatrias (todas as
pendncias criadas por nvel e baixadas aleatoriamente).
Gera Reviso (QD5_GREV): Determina se este nvel de responsabilidade

pode gerar revises de documentos. Indica SIM ou No para a permisso de
gerar nova reviso do documento vigente.
Exemplo:
Campo Nr Mnimo: O Sistema ir validar a quantidade de no mnimo 1 (um) usurio para
cada nvel, porm com o cadastro de responsveis no documento poder conter at 99
usurios.
Campo Altera Doc: Como sugesto, esta uma matriz de responsabilidade com todos os
nveis e com a montagem, permitindo que todas as alteraes/crticas do documento
fiquem SEMPRE disponveis para todos os nveis.
Campo Baixa Pend: As baixas das pendncias sero realizadas por apenas um usurio de
cada nvel (conforme contedo do campo Nr Mnimo). Nos demais usurios do mesmo
nvel, o sistema no registra e dirige-se para o prximo nvel.
Campo Gera Reviso: O controle das revises ser centralizado no(s) elaborador(es).
Nvel
Nr Mnimo
Altera Doc
Baixa Pend
Gera Reviso
Elaborador
SIM
NO
SIM
Revisor
NO
NO
NO
Aprovador
NO
NO
NO
Homologador
NO
NO
NAO
Demais botes:
Respons. (Responsveis): Nesta opo, o usurio pode definir os

departamentos/cargos/filiais responsveis pelas fases de criao dos documentos
da qualidade, sendo elas:
o Elaborador
o Revisor
o Aprovador
o Homologador
A definio da matriz no obrigatria; porm, se informada no cadastro de

documentos, o sistema permitir a associao somente dos responsveis que
estiverem relacionados na matriz.
Alm disso, quando utilizada, sero apresentados de forma automtica todos
os usurios relacionados ao departamento/cargo/filial.
LANAMENTOS
Documentos
O cadastro de documento obrigatrio para a utilizao de qualquer funcionalidade
relacionada ao ambiente Controle de Documentos. As principais tabelas utilizadas no
sistema so:
QA2 - Texto Gerais
QA4 - Tabela de Cdigos Internos
QAA - Usurios
QAD - Departamento/Setor
QAG - Questionrios
QD0 - Responsveis pelo Documento
QD1 - Distribuio por Usurio
QD2 - Tipos de Documentos
QD3 - Assuntos
QD4 - Crticas por Documento
QD5 - Nveis Obrigatrios
QD6 - Localizadores
QDB - Referncias
QDC - Pastas
QDD - Responsveis por Tipo de Documento
QDG - Destinatrios
QDH - Documentos
QDJ - Destinos
QDK - Palavras-Chave
QDZ - Distribuidores do Documento
No cadastro de Documento, devem ser cadastradas as informaes que definem a

caracterstica e as opes para a criao/elaborao no processo de implantao de um
documento na empresa.
Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro dos lanamentos dos documentos
Caminho para o exerccio Documento Interno:
Atualizaes > Lanamentos > Documentos
Tipo de Doc
Cod. Doc
Revisao
Doc Int/Ext
As Geral
Tipo de Doc
PQPR01 <F3 Dsponivel>

PQPR01
000
Interno
ASS004
Padroes de medidas do corpo da caneta
Real. Trein.= SIM

Real. Quest.= SIM
Selecione a Pasta Opes.
Clique no boto
Objetivo e digite o texto a seguir:
Realizar medies de comprimento, dimetro interno e externo da caneta esferogrfica.

Confirme o Objetivo.
Clique no boto
responsveis:
Responsabil Ordem
Elaborador
01
Revisor
01
Aprovador
01
Filial
01
01
01
Cod. Usurio
002
001
003
Nome Usurio
Usurio02
Usurio01
Usurio03
Clique no boto
Destinatrios, para cadastrarmos todas as Pessoas
que iro receber este documento;
Clique no boto Departamentos;
D um clique duplo sobre o departamento Qualidade , selecione as opes Usurios e
Pastas e confirme, selecione o usurio Usurio01;
Repita o procedimento; d um clique duplo sobre o departamento Engenharia , selecione

as opes Usurios e Pastas e confirme, selecione o usurio Usurio02;
Selecione as pastas de Engenharia e Qualidade e confirme o cadastro.
Clique no boto
Sumrio e informe os dados a seguir:
Digite Exemplo de Sumrio e confirme a incluso do Sumrio;

Clique no boto
Medio (F3 Disponvel);
Localizadores, pressione <Enter> e inclua o localizador
Clique no boto
Motivo Reviso e digite Reviso Inicial: 000
Documento digitado por usurio01.
Clique no boto
atravs do Word;
Documento, para que o Sistema gere o documento atual
OBSERVAO: Note que o Protheus abriu o Word com o modelo de documento

cadastrado no Tipo de Documento, que ser a capa deste documento;
Este modelo, geralmente, est gravado na pasta \System\Modelos, ou no caminho
especificado no Parmetro MV_QPATHWD.
Neste documento, aberto pelo Word, dever ser digitado, ou colado, o contedo do
Documento da Qualidade.
Digite os dados a seguir (no necessria a tabela):
Comprimento:
Dimentro Externo:
Dimentro Interno:
Medidas da Caneta Esferogrfica

1250 MM
75 MM
55 MM
Salve o documento, feche o Word e retorne ao Protheus.

clique no boto
do documento.
Finalizar Documento, para confirmar a incluso
Note que o documento est com status na cor Amarela, ou seja, o documento est
em fase de Elaborao.
Campos obrigatrios (PASTA Documentos):
Tipo Doc (QDH_CODTP): Define, entre outras informaes, o modelo a ser

utilizado pelo editor de textos. Funciona como identificador nico do tipo de
documento. Dever ser associado a um documento, cdigo do tipo de documento
como sugesto (prtica de mercado) e prefixo do cdigo do documento.
Cod Doc (QDH_DOCTO): Cdigo identificador do documento junto ao

Sistema. Funciona como identificador nico do documento. Pode ser criado
automaticamente por meio de parmetro e cadastros do tipo de documento ou
inserido manualmente. Para no haver duplicidade de nmeros ou para consultar a
seqncia numrica padro dos documentos j criados, clique no boto de consulta
do campo ou pressione a tecla [F3] para localizar os documentos j existentes neste
cadastro.
Reviso (QDH_RV): Cdigo identificador da reviso do documento junto ao

sistema. Funciona como identificador nico do documento. A reviso pode ser
controlada pelo sistema ou inserida manualmente.
Doc Int/Ext (QDH_DTOIE): Este campo informa se o documento interno

(digitado) ou externo (cadastrado). Funciona como identificador do tipo de
editor de textos a ser utilizado no processo de elaborao.
o Interno: Utiliza o programa Word da Microsoft.

O tipo interno cria um arquivo no ambiente do servidor Totvs (Server) com
garantia de segurana de senha. O acesso a esta cpia deve ser evitado por
meio da segurana de acesso ao servidor da Totvs.
o Externo: Utiliza o programa associado pelo sistema operacional.

Exemplos: AutoCad, Power Point etc.
O tipo externo mantm uma cpia do arquivo no ambiente do servidor
Totvs (Server) sem garantia de segurana de senha. O acesso a essa cpia
deve ser evitado via segurana de acesso ao servidor da Totvs.
As Geral (QDH_CODASS) Cdigo do assunto principal do documento.

Selecione o cdigo do assunto geral do qual trata o documento. Tecla [F3]
disponvel para consultar o cadastro de assuntos e, assim, preencher
automaticamente o prximo campo "Des. As. Geral." com a descrio do assunto
selecionado, conforme cadastro.
Este campo referente ao assunto tem como funo detalhar em at cinco nveis o
assunto para o qual o documento se destina, facilitando a tarefa de localizao de
documentos, bem como da verificao de existncia de documentos similares no
momento da elaborao dos novos.
Titulo Doc (QDH_TITULO) - Ttulo do documento. Este campo referente ao

ttulo do documento limitado a 100 caracteres alfanumricos.
Demais campos (Pasta Documentos):
Norma (QDH_NORMA) - Cdigo da norma. Selecione o cdigo da norma da

qual trata o documento. Tecla [F3] disponvel para consultar o cadastro de normas
e, assim, preencher automaticamente o prximo campo "Desc. Normal." com a
descrio da norma selecionada, conforme cadastro.
Fil Dep Dist (QDH_FILDEP) Cdigo da filial distribuidor.
Cod Dep Dist (QDH_DEPTO) Departamento responsvel distribuidor.
Des Dis Dist (QDH_NDEPTO) Departamento distribuidor.

Os trs campos acima citados so definidos no cadastro de tipo de documento.
AsSecundario (QDH_CODAS1) Cdigo do assunto secundrio do documento.

Selecione o cdigo deste assunto. Tecla [F3] disponvel para consultar o cadastro de
assuntos, conforme cadastro.
As Detalhe 1 (QDH_CODAS2) Primeiro nvel de detalhamento do assunto do

documento. Selecione o cdigo do detalhe 1 do qual trata o documento. Tecla [F3]
disponvel para consultar o cadastro de assuntos, conforme cadastro.
As Detalhe 2 (QDH_CODAS3) Segundo nvel de detalhamento do assunto do

documento. Selecione o cdigo do assunto detalhe 2 do qual trata o documento.
Tecla [F3] disponvel para consultar o cadastro de assuntos, conforme cadastro.
As Detalhe 3 (QDH_CODAS4) Terceiro nvel de detalhamento do assunto do

documento. Selecione o cdigo do assunto detalhe 3 do qual trata o documento.
Tecla [F3] disponvel para consultar o cadastro de assuntos, conforme cadastro.
Dat Vigncia (QDH_DTVIG) Data de vigncia do documento.
Dat Validade (QDH_DTLIM) Data de validade do documento.
Dat Implanta (QDH_DTIMPL) Data de implantao do documento.
Os trs campos acima citados so definidos no momento da distribuio do

documento.
Real.Trein. (QDH_TREINA) Realizar treinamento. Funciona como

identificador para gerar um aviso ao responsvel de nvel Elaborador que dever
gerar um treinamento atravs da resposta deste mesmo aviso ou no cadastro de
treinamento.
Real.Quest. (QDH_QUEST) Realizar questionrio. Funciona como

identificador para gerar um aviso ao responsvel de nvel Elaborador que dever
gerar um questionrio atravs da resposta deste mesmo aviso ou no cadastro de
questionrio.
Botes obrigatrios (PASTA Opes):
Motivo da Reviso (Utiliza a tabela QA2) Texto do motivo da reviso. O

sistema apresenta uma caixa de texto na forma de um campo memo para digitao
do texto sobre o motivo da reviso do documento.
Exemplo do texto na reviso 000: Reviso inicial ou reviso de implantao do

documento.
Responsveis (Utiliza a tabela QD0) Esta rotina permite a definio dos

responsveis por todas as fases de elaborao do documento. Preenchimento
obrigatrio, conforme os nveis de responsabilidade informados no cadastro de
tipos de documentos.
Responsabilidade
Ordem
Filial
Cdigo
Usurio
Nome
Departamento Usurio
do Usurio
Inativo
Elaborador
01
01
01000001
Andr
Silva
11036
Revisor
01
01
01000002
Gustavo 11036
Aprovador
01
01
01000003
Mariza
01000
Homologador
01
01
01000004
Juliana
Paes
01001
Neste momento, define-se que o documento deve ser elaborado, revisado,

aprovado e homologado, exatamente nesta ordem.
Se o parmetro MV_QDBXALE estiver definido com "Sim" e houver mais
de um responsvel para a etapa atual, so geradas pendncias para todos os
responsveis, seguindo os nveis de responsabilidade e permitindo a baixa
paralelo-aleatria por qualquer responsvel desta etapa. Neste caso, no
seguida a ordem dos responsveis na matriz de responsabilidade.
Caso contrrio, segue-se a ordem dos responsveis definidos nos nveis de
responsabilidade.
Destinatrios (Utiliza as tabelas QAD, QAA, QDG, QDJ) - Esta rotina permite a
definio dos destinatrios dos documentos, podendo ser um usurio ou uma pasta.
O sistema apresenta uma nova tela na qual devero ser informados os
departamentos/destinatrios.
1. Clique sobre o boto Departamentos para selecionar o departamento destino.

Neste momento, o Sistema permite a escolha do(s) destinatrio(s) por funo. Essa
possibilidade atualizada em conjunto com os departamento(s), ou seja, no
momento da escolha da funo, o Sistema rastreia e seleciona o(s) departamento(s)
em que esto inclusos a(s) funes(s) escolhida(s).
2. Se um departamento estiver cadastrado como "Inativo", continuar sendo acessado
pelos documentos j cadastrados, mantendo-os como histricos e validados, apenas
nos prximos documentos a serem includos.
3. Posicione o cursor sobre o departamento desejado ou utilize o boto Pesquisa
Depto. para localiz-lo.
4. Para copiar destinos e destinatrios de documentos j existentes (vigentes),
selecione o boto Copia Destino.
Preencha os dados solicitados para a cpia de destino e selecione o boto
Cadastro para consultar os dados do prprio cadastro de documentos.
5. D duplo clique para marc-lo ou utilize o boto Marcar/Desmarcar Todos para
selecionar todos os departamentos.
Observe, porm, que ao selecionar o departamento, o Sistema apresenta uma nova

tela para a definio da distribuio do documento.
6. Marque as opes de destino: Usurios/Pastas.
7. Usurio - envia o documento eletronicamente, em papel ou ambos para os usurios
responsveis.
8. Pastas - envia o documento em papel para arquivar na pasta do departamento.
9. Confirme.
Na coluna "Tipo Destino", o Sistema apresenta o usurio e a pasta. Dessa

forma, o documento ser distribudo para os usurios responsveis pelo
departamento (eletronicamente ou em papel) e arquivado em sua respectiva
pasta.
1. No quadro "Destinatrios - Usurios", o Sistema apresenta os usurios que

recebero o documento e suas formas de distribuio.
Selecione o usurio e o tipo de distribuio, dando duplo clique sobre o registro
desejado ou, ainda, para marcar todos os usurios, utilize o boto
Marcar/Desmarcar Todos.
O usurio pode tambm utilizar o boto Pesquisa Usurio para posicionar o
cursor no registro desejado.
Para editar os dados do usurio ou pasta, clique no boto Edita Usurio.

Neste item, podemos alterar as configuraes definidas no cadastro de
usurios, tais como:
Nmero de cpias.
Usurio recebe documento (Sim ou No).
Tipo de cpia (eletrnica, papel, ambas ou no recebe).

1. Relatrio de Destinatrios de Documentos. Disponvel no menu por
meio da opo Relatrios/Documentos, cujo objetivo listar por
departamento os usurios que receberam o(s) documento(s) e de que forma
os receberam: impresso ou via e-mail.
Se o destino for "Pasta", o Sistema apresenta os destinatrios marcados

conforme relacionamento efetuado no cadastro de "Pasta", opo
"Departamentos X Pastas".
DOCUMENTOS
Para Incluir documentos ou baixar pendncias da matriz de responsabilidades:
Checar os parmetros: MV_QPATHW, MV_QPATHWD, MV_QPATHWT.
O sistema apresenta uma pequena janela, processando os dados do documento e
atualizando
as
variveis,
conforme
documento
modelo.
Quando o campo Doc Int/Ext (Internos)
Este boto ir abrir um aplicativo editor de textos (Word, WordView ou Visio).
Carregue o modelo .DOT definido no cadastro de tipos de documentos e atualize
as variveis do documento, permitindo a edio do documento ou sua leitura.
Configure os dados restantes do documento, se necessrio, e salve o arquivo.
Encerre o Word para que o sistema retorne pasta "Opes".
Quando o campo Doc Int/Ext (Externos)
Este boto ir abrir um aplicativo associado ao arquivo disponvel no sistema
operacional e permitir, caso o usurio tenha acesso ou pertena etapa atual do
documento, a edio do documento ou sua leitura.
Configure os dados restantes do documento, se necessrio, e salve o arquivo.
Encerre o aplicativo para que o sistema retorne pasta "Opes".
possvel visualizar os documentos tambm pelo Microsoft Visio. Para

essa integrao, existe a seguinte funo QDOVIEW(), sendo:
QDOVIEW (cFilDoc,cCodDoc,cRevDoc)
Parmetros:
CFilDoc
Filial do sistema do documento
cCodDoc
Cdigo do documento
cRevDoc
Reviso do documento
Caso no seja informado o parmetro "cRevDoc", o Sistema assume a ltima reviso

vigente do documento.
Essa funo prev a abertura dos documentos em Word e WordView. Para tanto, existe
um ponto de entrada com o mesmo nome da funo "QDOVIEW" para realizar as
customizaes.
Para configurao e criao dos objetos no Microsoft Visio, deve ser consultado o help
que o editor oferece e seguir as instrues de configurao do Protheus para conexo com
o Server.
Demais botes (PASTA Opes):
Objetivo (Utiliza as tabelas QA2) - Esta rotina permite escrever um texto

descritivo sobre os objetivos do documento, ou seja, a que se destina o
documento, quais reas podero utiliz-lo, qual a sua importncia, quais as
conseqncias de efetuar um processo sem ler o documento previamente etc.
O Sistema apresenta uma caixa de texto, na forma de campo memo, para digitao
do texto sobre o objetivo.
Descrito o objetivo, confira-o e confirme.
O sistema retorna pasta "Opes".
Sumrio (Utiliza as tabelas QA2). Esta rotina permite a digitao do sumrio

do documento.
O Sistema apresenta uma caixa de texto, na forma de campo memo, para digitao
do texto sobre o SUMRIO.
Referencias (Utiliza a tabela QDB). Esta rotina permite definir referncias

internas e/ou externas para o documento.
possvel criar documentos com referncia a outro documento, ou seja, utilizando
um documento como base. Neste caso, devem-se informar os documentos
referenciados nas etapas de leitura.
Caso a referncia for interna, possvel visualiz-la por meio do boto Doc.
Localizadores (Utiliza a tabela QDK). Esta rotina permite associar

localizadores (palavras-chave) ao documento.
Os localizadores permitem uma fcil localizao do documento. possvel

cadastrar mais de um localizador por documento e interessante que sejam
palavras envolvidas com o propsito do documento.
Crticas (Utiliza a tabela QD4). Esta rotina permite cadastrar as crticas

efetuadas nas etapas de elaborao do documento.
o Criar uma crtica:
Adicione uma linha, caso j existam crticas cadastradas. Em seguida,
clique no boto Aes Relacionadas em seguida Texto da Crtica para
definio
da
crtica.
O Sistema apresenta uma caixa de texto, na forma de campo memo, para
digitao do texto sobre a crtica ao documento.
Em seguida, clique no boto Devolver Documento.
Se o documento estiver na etapa do elaborador e este for diferente do

digitador, a devoluo do documento ser feita para o digitador.
Se o documento estiver nas etapas de elaborao (reviso, aprovao e
homologao), a devoluo do documento ser feita para o primeiro
elaborador.
Baixar uma crtica:

Clique na Opo Crticas em seguida no boto Aes Relacionadas e Txt. Crit,
verifique a crtica em seguida clique no boto Baixa Critica para encerrar (baixar) a
crtica.
Em seguida, clique no boto Finalizar Documento.
Solicitaes (Utiliza a tabela QDP). Esta opo ser executada apenas pelos usurios
destinatrios que podero levantar todos os pontos questionveis do documento ou fazer
sugestes de melhoria, acessando a rotina atravs do boto "Solicitao de Alterao".
A solicitao de alterao estar disponvel apenas se o documento estiver
com o status de leitura.
Para verificar execuo da rotina Solicitao de Alterao de Documentos, observe o

tpico Solicitaes.
Finalizar Documento: Esta rotina grava o documento e finaliza sua incluso.
Clique no boto "Finaliza Documento" e retorne tela de manuteno.
Gravao dos documentos

Em razo da distncia entre as instalaes das filiais da empresa, h a necessidade de
gravao dos documentos em locais diferentes e, dessa forma, deve-se configurar o Sistema
para que os documentos gerados pelo ambiente Controle de Documentos sejam alocados
na prpria filial, tornando mais rpido seu acesso e leitura.
Para essa configurao, deve-se observar a "mscara de rede" de cada filial, onde o acesso
aos documentos realizado, e defini-la na tabela QX (via ambiente Configurador). A busca
das localizaes do Client automtica, facilitando a localizao de mais de um lugar,
independentemente de estarem na mesma rede.
Para visualizar os documentos gravados, so alocados no diretrio temporrio do sistema
operacional os arquivos temporrios responsveis pela leitura dos documentos, tornando
mais flexvel a utilizao de ambientes de conexo remota.
Se o parmetro MV_QDBXALE estiver definido com "Sim" e houver mais
de um responsvel para a etapa atual, so geradas pendncias para todos os
responsveis, seguindo os nveis de responsabilidade e permitindo a baixa
paralelo-aleatria por qualquer responsvel desta etapa. Dessa forma, no
seguida a ordem dos responsveis na matriz de responsabilidade.
Caso contrrio, segue a ordem dos responsveis definidos nos nveis de
responsabilidade.
Deixar Documento Pendente: Esta rotina deixa o documento pendente para o

usurio atual, gravando as alteraes efetuadas, mas no liberando para a prxima
etapa. O documento permanece com a pendncia no usurio atual at ser baixada.
Devolver Documento: Esta rotina permite devolver o documento quando ele

possuir crticas, gerando pendncia para o usurio elaborador nas etapas de
elaborao (reviso, aprovao e homologao). Caso o usurio da crtica seja o
elaborador, ser gerada pendncia de crtica para o usurio digitador.
Esta rotina s poder ser executada se existirem crticas ao documento.
Distribuidores (Utiliza a tabela QDZ). Na criao do documento, possvel

definir os usurios que realizaro a distribuio de documentos, indicando mais de
um departamento para este procedimento.
Na distribuio, pode ser indicado mais de um departamento, alm de definir
usurios especficos para efetuar sua distribuio.
o Para definir distribuidores de documentos:
1. No momento do cadastro de documentos, clique no boto

"Distribuidores.
2. O sistema apresenta uma pergunta se gostaria de preencher os
usurios automaticamente de acordo com o cadastro de tipo de
documento, caso responda no, o Sistema apresenta uma tela para
seleo do departamento e depois dos usurios.
3. O Sistema retorna tela do cadastro de documentos.
Revalidao Histrico da revalidao. O processo de revalidao est detalhado
no tpico Pendncias.
Opes do menu documentos:

Cancelar: Esta rotina permite cancelar documentos vigentes, podendo ser executado
somente pelos usurios que geram revises.
Na janela de Manuteno de Documentos, posicione o cursor sobre o registro desejado e
selecione
a
opo
"Cancelar.
O Sistema apresenta a mensagem para que o usurio certifique-se sobre o cancelamento.
Em seguida, o Sistema apresenta uma caixa na forma de um campo memo para digitao do
texto sobre o motivo da reviso. Este campo obrigatrio.
Ser apresentada a tela para a visualizao do documento.
No boto "Finalizar Documento", grave o cancelamento.
O cancelamento do documento ser concludo aps sua distribuio. Dessa forma, todos
os usurios envolvidos tomam conhecimento sobre o cancelamento.
Ao finalizar, ser gerado um aviso de pendncia de documento cancelado aos destinatrios.
O documento cancelado poder ser reativado, impresso ou visualizado atravs da opo
"Manuteno de Distribuio", tpico documentos cancelados.
Duplicar: A opo "Duplicar" permite lanar novo documento com base nos dados de um
documento j existente.
Na janela de manuteno de documentos, posicione o cursor sobre o documento desejado
e clique na opo "Duplicar".
O Sistema apresenta a tela de incluso de documentos.
Gerar reviso: O usurio pode gerar uma "Nova Reviso do Documento" quando o
elaborador recebe uma solicitao de alterao ou quando o usurio que possui acesso para
alterar o documento, definido na matriz de responsabilidade no cadastro de tipo de
documento, necessite atualiz-lo.
So geradas novas revises apenas para documentos que j foram concludos, portanto,
esto em status de leitura.
Na reviso do documento, o Sistema traz todos os campos preenchidos, podendo alter-los
nas etapas de elaborao, mantendo o mesmo nmero do documento original e
incrementando o nmero da reviso.
Ao concluir uma nova reviso, o documento de origem torna-se obsoleto e o novo
documento estar em fase de elaborao, conforme legenda.
Detalhe: Todo documento pode passar por diversos processos desde a sua elaborao at
a reviso, aprovao etc.
Por uma melhor organizao das informaes relativas ao documento, o ambiente
Controle de Documentos mantm um histrico de todas as pendncias geradas e baixadas
at o momento atual.
Para consultar histricos de documentos

Na janela de manuteno de Documentos, posicione o cursor sobre o registro desejado e
selecione a opo "Detalhe.
O Sistema apresenta o histrico do documento. Observe ainda que possvel visualizar o
histrico de outros documentos, basta posicionar o cursor no documento desejado.
O boto "Parmetros" configura os filtros na visualizao do documento. Selecione:
Tipo de documento (todos ou selecione um tipo especfico).
Assunto (todos ou selecione um assunto especfico).
Ordem (documento, chave, status, tipo de documento ou assunto).
Status do documento (todos, aprovado, digitao, elaborao etc.).
ltima reviso (Sim ou No).
Verifique a apresentao do histrico conforme filtros selecionados.

O boto "Histrico de Revises" permite a visualizao de todas as revises geradas para
este documento.
Clique no boto "Visualizar" e selecione se deseja visualizar:
Documento;
Cadastro de documentos;
Visualize os dados e confirme.
Somente ser permitida a visualizao do documento ao usurio que tiver

acesso a sua leitura ou elaborao. Caso contrrio, o Sistema apresenta a
mensagem "Documento no liberado".
Soluo de problemas
Observe:
Joo estava operando o sistema normalmente. No entanto, ao verificar o cadastro de
Solicitaes, no conseguiu baixar uma solicitao de um documento novo, o sistema avisa
que o usurio no tem acesso a esta rotina.
Soluo:
No ambiente configurador no cadastro de usurios nas opes de acessos uma delas
baixa de Solicitaes, o qual deve estar habilitada para um usuario responsvel por baixar
as Solicitaes de documentos, uma vez que por ser novo no um responsvel pela
elaborao por motivo de segurana o sistema restringe o acesso pelo cadastro de
senhas/usurios.
Documentos
O cadastro de documento obrigatrio para a utilizao de qualquer funcionalidade
relacionada ao ambiente Controle de Documentos. As principais tabelas utilizadas no
sistema so:
Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro dos lanamentos dos documentos.
Caminho para o exerccio Documento Externo :
Atualizaes > Lanamentos > Documentos
Cod. Doc
Revisao
Doc Int/Ext
As Geral
Tipo de Doc
ITMD01
000
Externo
ASS004
Vistoria do corpo de bombeiros
Selecione a Pasta Opes.

Clique no boto
Objetivo e digite o texto a seguir:
Realizar as vistorias peridicas do corpo de bombeiros.

Confirme o Objetivo.
Clique no boto
responsveis:
Responsabil Ordem
Elaborador
01
Revisor
01
Aprovador
01
Filial
01
01
01
Cod. Usurio
004
003
001
Nome Usurio
Usurio 04
Usurio 03
Usurio 01
Clique no boto
Destinatrios, para cadastrarmos todas as Pessoas,
que iro receber este documento;
Clique no boto Departamentos;
D um clique duplo sobre o departamento DPMON , selecione as opes Usurios e
Pastas e confirme, selecione o usurio Usurio 03;
Repita o procedimento; d um clique duplo sobre o departamento DPVEN , selecione as
opes Usurios e Pastas e confirme, selecione o usurio Usurio 04;
Selecione as pastas de Produo e Vendas e confirme o cadastro.

Clique no boto
Sumrio e informe os dados a seguir:
Digite Exemplo de Sumrio e confirme a incluso do Sumrio;

Clique no boto
Processos (F3 Disponvel);
Clique no boto
Localizadores, pressione <Enter> e inclua o localizador
Motivo da Reviso e informe os dados a seguir:
Reviso Inicial 000 - Documento digitado por usurio 01.

Clique no boto
Documento, como se trata de um Documento Externo
procure o Documento Word o qualquer outro documento na raiz C:
Note que o Protheus abriu o caminho para a seleo do documento;
Salve o documento e confirme.
clique no boto
do documento.
Finalizar Documento, para confirmar a incluso
Note que o documento est com status na cor Amarela, ou seja, o documento
est em fase de Elaborao.
O parmetro MV_QDLRREV define se ao incluir uma nova reviso, o motivo da

reviso atual ser apagado.
Baixa de Pendncias
Com o documento j digitado, devemos agora baixar as pendncias geradas por tal, de
acordo com a consulta feita.
Consulta > Historico Lanamento
Depois s entrar com a senha de cada um dos usurios.
Fazer o login com o usurio 02.
Baixa de pendncias.
Pasta de opes.
Clique no cone documentos e abra o documento.
Confirme o documento em seguida finalize o documento.

Depois faa o mesmo procedimento com os outros usurios.
Questionrios
O cadastro de questionrios ir tornar-se obrigatrio depois que o parmetro
MV_QAQUEST estiver ativo no ambiente Controle de Documentos.
QAG QUESTIONARIOS
QAH - PERGUNTAS
QAI RESPOSTAS.
Esta opo utilizada para cadastrar questionrios com o objetivo de relacion-los ao

Documento.
Este recurso possibilita que na leitura do Documento o leitor responda ao questionrio
vinculado. Neste caso, alm da necessidade da resposta, existe tambm a pontuao
mnima que deve ser obrigatoriamente atingida para a finalizao satisfatria do mesmo.
Questionrio somente ser acionado quando o parmetro MV_QAQUEST

estiver ativo. Para que os usurios recebam uma cpia em papel e
treinamento de documentos, ser necessria a impresso do questionrio
por meio do relatrio "Questionrio".
Exerccio
Agora efetuaremos o cadastro do questionrio
Caminho para eate exerccio:
Atualizaes > Lanamentos > Pendncias
Logo em seguida, clique na pasta avisos e gere o questionrio.
Cod Quest
Revisao
Ttulo Quest
Cod. Docto
Rev. Docto
Pont. Mnima
QUESTPQPR01
000
QUESTIONARIO DOC PQPR01
PQPR01
000
10
Selecione Perguntas.
NR Pergunta
0001
0002
Pergunta
Pergunta A
Pergunta B
Selecione a pergunta 001 e clique no boto Aes Relacionadas em seguida Respostas;
1 A
2 B
5 ,00
0 ,00
Repita o procedimento com a pergunta 0002 considerando resposta "A" com valor 0,00 e
resposta "B" com valor 5,00.
Campos obrigatrios:
Cd Quest (QAG_QUEST) - Cdigo de identificao do questionrio no

sistema. Funciona como identificador nico do questionrio.
Reviso (QAG_RV) - Reviso do questionrio. Funciona como identificador

nico do questionrio.
Titulo Quest (QAG_TITULO) - Ttulo do questionrio.
Cd Docto (QAG_DOCTO) - Documento responsvel pela criao do

questionrio. Funciona identificador para criar o vnculo do questionrio com o
documento.
Rev Docto (QAG_RVDOC) - Documento reviso do documento responsvel

pela criao do questionrio. Funciona como identificador para criar o vnculo
do questionrio com o documento - reviso.
Demais campos:
Pont.Mnima (QAG_PONTMI) - Pontuao mnima exigida para o usurio

baixar o documento na etapa de leitura.
Perguntas
Para incluir uma nova pergunta, clique "Seta para Baixo" na rea perguntas. Ser
apresentada uma nova linha para digitao.
Nr Pergunta (QAH_SEQPER) - Nmero seqencial automtico da pergunta.
Pergunta (QAH_DESPER - QAH_MEMO1) Descrio da pergunta.
Boto "Respostas" Obrigatrio:

Nesta rea, so informados os dados relacionados s perguntas.
Nr Pergunta (QAI_SEQRES) - Nmero seqencial manual da resposta.

Define o nmero da resposta. O sistema permite que seja alfanumrico.
o Exemplo: A, B, C ou 01, 02, 03 etc.
Descr Resp. (QAI_DESRES) - Descrio da resposta.

Pontos (QAI_PONTO) - Pontuao da resposta.
A soma de todos os pontos das respostas deve ser maior ou igual ao campo
Pont.Mnima.
Boto "Duplicar"
Esta opo est disponvel no menu do cadastro de questionrios com o objetivo de
duplicar um questionrio j existente, aproveitando as questes e respostas j criadas.
Mediante a opo pesquisar do questionrio, possvel selecionar a qual questionrio
corresponde a duplicao.
Aplicao prtica:
1 - HTML
No diretrio de instalao do sistema, localize a pasta de arquivos de configurao de
acesso, sendo:
\BIN\SMARTCLIENT\
Utilizando uma ferramenta para edio de textos (como o Notepad da Microsoft, por
exemplo), selecione o arquivo solicitado, sendo:
SMARTCLIENT.INI
Na seo "[CONFIG]", inclua a linha:
BrowserEnabled=1
Salve o arquivo.
Configurar os quatro parmetros descritos no incio deste documento:
MV_QPATHWH
valor: \SYSTEM\HTML\
MV_QDHTML
valor: 1
MV_QDCHTM
valor: S
MV_QPATHWT
valor: GETTEMPPATH()
GETTEMPPATH()
Esta funo retorna o diretrio temporrio do usurio logado no
Windows.
2 WordView:
Para executar esta rotina, deve-se instalar o programa WordView da Microsoft em
cada estao de trabalho no qual os usurios devero baixar a sua pendncia de leitura.
Configurar os trs parmetros descritos no incio deste curso:
MV_QDPVIEW
valor: C:\WORDVIEW\ (exemplo)
MV_QDVIEW
valor: S
MV_QPATHWT
GETTEMPPATH()
Windows.
3 Ms Word:
Para executar esta rotina, deve-se instalar o programa Word da Microsoft em cada
estao de trabalho a partir do qual os usurios devero baixar a sua pendncia de leitura.
Configurar os trs parmetros descritos no incio deste curso:
MV_QPATHW
valor: \SYSTEM\DOCS\
MV_QPATHWD
valor: \SYSTEM\MODELOS\
MV_QPATHWT
GETTEMPPATH()
Windows.
Distribuio de documentos:
Com o Documento Aprovado, realizaremos a Distribuio dos Documentos. O
Documento poder ser distribudo a todos os usurios cadastrados no cadastro de
Responsveis.
A distribuio pode ser tanto em meio fsico (papel) como em meio eletrnico, ou seja,
ser enviado um e-mail ao Leitor, a respeito da pendncia de Leitura e assim que o
mesmo entrar no Sistema, ser exibida a tela j conhecida de pendncias.
O Sistema abrir a tela de Distribuio, para que se possa escolher quem receber
cpias do Documento. Perceba que esto aparecendo no quadro Destinatrios, os
usurios cadastrados por ocasio do cadastro do Documento. Note tambm que por meio
desta tela possvel cadastrar um novo destinatrio ou Pasta e ainda excluir um
destinatrio.
Esta rotina realiza o controle da distribuio de documentos.
Aps finalizar todas as etapas de elaborao do documento, realizada a distribuio das
cpias para os usurios cadastrados como destinatrios.
A distribuio dos documentos pode ser realizada por usurios definidos no tipo de
documento, alm de poder ser distribudo a mais de um departamento definidos no boto
Distribuidores no documento.
As principais tabelas utilizadas so:
QAA - Usurios
QAD - Departamento/Setor
QD2 - Tipos de Documentos
QDC - Pastas
QDE - Log de Cpias Emitidas
QDG - Destinatrios
QDH - Documentos
QDJ - Destinos
QDS - Avisos
QDT - Pastas X Departamentos
QDU - Devoluo de Reviso Anterior
Parmetros da rotina:
MV_QDIATR
MV_QDOCPNC
MV_QDOTPPR
MV_QPROTRE
MV_QDOCPUM
MV_QDHDTIM
MV_QAQUEST
MV_QPATHW
MV_QPATHWD
MV_QPATHWH
MV_QPATHWT
MV_RELACNT
MV_RELPSW
MV_RELSERV
MV_EMCONTA
Tipo Cpia/Tipo Recebe

Este campo define o tipo de cpia do documento que ser enviada ao responsvel definido
para o departamento. Os tipos de cpia possveis so:
o Eletrnica - Esta definio deve ser informada no cadastro de usurios, no campo

"Tipo de Recebimento", como "Cpias Eletrnicas", para que o documento seja
distribudo via e-mail para os responsveis.
o Papel - Esta definio deve ser informada no cadastro de usurios, no campo
"Tipo de Recebimento", como "Cpia Papel", para que o documento seja impresso
manualmente e enviado e/ou arquivado, conforme configurao de parmetros
necessrios para este procedimento.
As cpias sero impressas de acordo com o nmero especificado. O protocolo de entrega
ser impresso logo aps todos os documentos/cpias serem impressos.
Essas cpias geram pendncia de devoluo de reviso anterior de documento para que os
distribuidores do documento possam controlar a devoluo das cpias pela rotina de
reviso anterior.
Quando distribudos os documentos cancelados, o sistema checa a configurao do
parmetro MV_QDOCPNC para verificar se sero impressas cpias em papel na
quantidade definida, no envio de impresso via Word, para aqueles destinatrios que
possuem "Cpia em Papel".
o Ambos - Esta definio tambm deve ser informada no cadastro de usurios, no

campo "Tipo de Recebimento", como "Ambos", para que o documento seja
enviado por e-mail e impresso para envio e/ou arquivo, conforme configurao de
parmetros necessrios para este procedimento.
o No Recebe - Definido no campo "Tipo de Recebimento" do cadastro de
usurios para que este no receba os documentos gerados.
Para efetuar a distribuio de documentos:

1. Ao acessar a opo de distribuio, o sistema apresenta a janela de
"Distribuio de Documentos" dividida em reas:
rea "Documentos" - relaciona os documentos finalizados e prontos para
distribuio.
rea "Destinatrios" - apresenta os usurios destinatrios que devem receber
os documentos.
2. Posicione o cursor sobre o documento a ser distribudo.
3. Caso seja necessrio incluir outro destinatrio, posicione o cursor no
documento
e,
em
seguida,
clique
no
boto
"Incluir".
O sistema abre uma nova janela "Destinatrios-Incluir" para a escolha do
tipo de destino:
Usurios
Nesta opo so informados: filial, usurio, departamento, nmero de
cpias, recebe documentos e tipo cpia.
Pastas
Nesta opo so informados: pasta, nmero de cpias, tipo cpia e
departamento.
Ao selecionar a pasta desejada, sero selecionados todos os departamentos
a ela relacionados, conforme amarrao definida no cadastro de pastas ou
no cadastro de departamentos.
4. Caso seja necessrio alterar os dados do destinatrio, clique no boto
"Editar.
Neste item, o usurio poder alterar o nmero de cpias, o tipo da cpia e
se recebe documento.
5. Para "Pesquisa Departamento", informe a filial e o departamento.
6. Para "Excluir" destinatrios, clique no boto.
7. Confirme a distribuio do documento.
O Sistema apresenta uma nova tela "Distribuio", informando:
a data de vigncia
a data de implantao
dias de validade
data de validade
8. Preencha os dados conforme orientao dos helps de campo.
9. Confirme.
10. Ao confirmar, o Sistema finaliza o documento mantendo-o em status de
leitura, gerando os lanamentos de leitura de documento para os
destinatrios e comunicados atravs de e-mail, caso esteja assim
configurado.
Exerccio
Agora efetuaremos a distribuio do documento
Atualizaes > Lanamentos > Distribuio
Logo em seguida, verifique os botes

voc pode alterar incluir e excluir os destinatrios.
nos quais
O sistema abrir a tela de Distribuio, para que se possa escolher quem receber
cpias do Documento. Perceba que esto aparecendo no quadro Destinatrios, os
usurios cadastrados por ocasio do cadastro do Documento. Note tambm que por meio
desta tela possvel cadastrar um novo destinatrio ou Pasta e ainda excluir um
destinatrio.
Clique no boto
e distribua o documento.
No campo Dias Validade, digite 5 e confirme a distribuio;
Note que o sistema processar a Distribuio do Documento e apresentar uma tela,

para emisso do Relatrio do Protocolo. Confirme a Distribuio;
Solicitaes:
O cadastro de solicitaes permite incluir solicitaes para a alterao de documentos j
existentes ou para a incluso de novos documentos.
QA2 - Texto Gerais
QA4 - Tabela de Cdigos Internos
QAA - Usurios
QDP - Solicitaes
QDH - Documentos
QDS - Avisos
Exerccio
Agora efetuaremos a Solicitao de documentos.
Atualizaes > Lanamentos > Solicitaes

Logo em seguida, clique no boto incluir e verifique a tela.
Selecione a opo Documentos Existentes PQPR01-000 e confirme;
D e s c ri o
A lte ra o d e p arm e tro s
Confirme o cadastro.
R azo
A lt. P arm e tro s d o le iau te
Apenas os responsveis pelas etapas de elaborao do documento, definidos

na matriz de responsabilidade, possuem o direito de alterar os documentos
existentes. Por isso, se outro usurio, ao ler um documento, discordar do
seu contedo ou por qualquer motivo levantar a necessidade de alterao
neste documento, poder efetuar uma solicitao de alterao.
Solicitao (QDP_NUMSEQ) Nmero seqencial da solicitao.

Observe que este campo seqencial; porm, as duas primeiras posies so fixas,
utilizando como prefixo as expresses:
o SI - para novos documentos.

Esta simbologia utilizada para representar a solicitao de incluso de
novo documento.
o SA - para documentos existentes.

Esta simbologia utilizada para representar a solicitao de alterao de
documentos existentes.
Se necessrio, o usurio poder anexar documentos a esta solicitao por meio do boto
Anexo ou, ainda, poder criar documentos utilizando o boto Criar Docto. Assim, o
sistema executa o Word para a digitao do documento.
Quando selecionado o boto "Anexo", na alterao do documento, o Sistema apresenta na
tela uma mensagem de alerta. Para visualizar o documento, clique no boto Visualizar
para que o editor de textos Word seja aberto e o documento apresentado.
Podemos anexar documentos, exemplos (sugestes) ou at mesmo normas que referenciam
as solicitaes de alterao/incluso de documentos.
Baixar
Finalizada a solicitao que ficar pendente no sistema at ser baixada por mwio da opo
baixar disponvel no menu, em que possvel tambm, fazer manuteno s solicitaes
existentes.
A solicitao no poder ser excluda caso esteja vinculada a movimentaes
em aberto ou pendentes.
Somente os usurios que tenham acesso rotina "Baixa Solicitaes",

definidos no ambiente Configurador pela opo "Senhas de Usurio" e
"Acesso", podero baixar as solicitaes de incluso de documentos.
Muda seleo
Esta opo depende da configurao do parmetro MV_QDOPSOL.
O contedo informado pode ser:
"No
Ao acessar a rotina "Solicitaes", sero apresentadas todas as solicitaes, classificadas
com status que definem sua situao atual, conforme legenda.
Ao selecionar a opo "Muda Seleo", o sistema filtrar somente as solicitaes em
anlise, executando novamente. Em seguida, volta para o status inicial, apresentando todas
as solicitaes.
"Sim
Ao acessar a rotina, sero apresentadas somente as solicitaes em anlise. N no haver a
opo "Muda Seleo".
A incluso de novos documentos.
A alterao de documentos existentes.
Para gerar a solicitao de alterao de um documento, ele deve ter seu registro classificado
com a marcao na cor verde, ou seja, deve estar em status de leitura, conforme boto
legenda.
Ao concluir uma solicitao, o sistema gera uma pendncia para o elaborador que deve, por
sua vez, ler os motivos e crticas. Se aprovar a alterao do documento ou se rejeitar, deve
justificar no boto Mot. Reprovao.
Pendncias
As pendncias do usurio podero ser visualizadas na entrada do sistema ou podero ser
baixadas a qualquer momento pela rotina de pendncias.
Na interface MDI, a rotina de pendncias inicializada antes da abertura do primeiro item
do menu acessado.
Para realizar a manuteno de pendncias:

Ao acessar a opo de manuteno de "Pendncias", o sistema apresenta a tela de baixa de
pendncias subdividida em pastas que facilitam o gerenciamento das informaes, sendo:
Pasta Pendncias
Selecione uma das pastas e escolha a pendncia. Utilize o boto baixa pendncia.
Para baixar a pendncia, d duplo clique sobre o registro selecionado ou clique no boto
"Baixa Pendncia". O sistema apresenta a tela de cadastro de documentos, permitindo a
alterao dos dados.
Essa operao permitida somente aos responsveis pelas etapas de elaborao do

documento, conforme matriz de responsabilidade definida no cadastro de tipos de
documentos.
Os tipos de pendncias possveis:
Digitao
Uma pendncia de digitao ocorre quando o digitador comea a digitar o documento e,
por qualquer motivo, no termina. Assim, ele deixa o documento pendente (por meio da
opo "Deixar Documento Pendente") para finaliz-lo posteriormente, gerando uma
pendncia de digitao.
Para baixar esta pendncia, necessrio abrir o documento.
Elaborao
Esta pendncia ocorre logo aps a etapa de digitao e, caso o digitador seja o mesmo
responsvel pela elaborao, ser gerada a etapa de elaborao j baixada. A etapa de
elaborao obrigatria e principal na fase de criao/elaborao dos
documentos/revises.
Reviso
Se a empresa trabalha com reviso, ao finalizar o documento, o Sistema gera uma
pendncia de reviso. O revisor deve ler o documento e finaliz-lo, gerando pendncia para
a prxima etapa (aprovao, homologao ou distribuio) ou critic-lo, gerando pendncia
de elaborao com crtica para o elaborador do documento.
Aprovao e homologao
Semelhante pendncia de reviso, deve-se finalizar, gerando uma pendncia para a
prxima etapa (homologao e distribuio), ou criticar, gerando uma pendncia de
elaborao com crtica para o elaborador.
Pasta Avisos
Para baixar o aviso, d duplo clique sobre este registro ou clique sobre o boto "Editar". O
sistema apresenta a tela correspondente ao registro, ou seja, abre-se a tela referente rotina
daquele documento. Por exemplo: cadastro de questionrio, cadastro de treinamento etc.
Tipos de avisos possveis:
Aviso de documento referenciado.

Informa ao usurio que obrigatria a reviso do documento, pois trata-se de um
documento referenciado, definido para gerar reviso sempre que o documento principal
passar por novas revises. O aviso somente ser baixado quando o usurio gerar nova
reviso do documento.
Aviso de agendamento de treinamento
Informa ao usurio que h um treinamento agendado. O aviso ser baixado quando o

usurio acessar a rotina "Pendncias/Avisos" e visualiz-lo ou na confirmao do
treinamento a partir do cadastro de treinamentos.
Aviso de necessidade de treinamento

Informa a necessidade de efetuar um treinamento para o documento, conforme definio
do campo "Real. Trein." no cadastro de documentos. O aviso somente ser baixado
quando o usurio incluir um treinamento para o documento.
Aviso de documentos cancelados

Informa ao usurio que o documento foi cancelado. O aviso somente ser baixado quando
o usurio acessar a rotina "Pendncias/Avisos", visualizar o documento e efetuar a baixa.
Aviso de documento vencido

Informa ao usurio que o documento est vencido e que necessrio gerar nova reviso. O
aviso somente ser baixado quando a nova reviso do documento estiver vigente.
Os avisos de documentos vencidos/a vencer so gerados com base no parmetro
MV_QDIALIM que indica a quantidade de dias necessria para aviso do prazo limite de
vencimento de um determinado documento (contedo padro = 30 dias).
Processo de Revalidao
A partir da configurao do parmetro MV_QDREVAL, o processo de revalidao para
documentos vencidos ou que estejam prestes a vencer define se este tratamento deve ser
utilizado ou no.
Exemplo:
Ao vencer um documento, o responsvel pela pendncia faz uma avaliao e decide por
sua revalidao ou gerao de uma nova reviso.
Dessa forma, na janela de manuteno de documentos, ser apresentado o aviso de
documento vencido/a vencer. O usurio deve dar um duplo clique sobre o item para
responder sobre a revalidao do documento vencido/a vencer.
Caso o usurio no queira revalidar o documento, deve clicar no boto Cancelar; o
sistema ir perguntar sobre a gerao da reviso do documento, que poder ser confirmada
ou cancelada.
Caso o usurio queira revalidar o documento, deve clicar no boto OK. O sistema
apresentar a janela para a informao dos dados da revalidao.
O histrico da revalidao pode ser consultado na rotina de Cadastro de Documentos,

por meio do boto Revalidao, na barra de ferramentas.
Para impresso do histrico de revalidao na capa do documento, foi disponibilizada a
varivel cRevalid, que deve ser includa nos rdmakes padres QDOM710.PRW e/ou
QDOM720.PRW e no arquivo modelo exemplo ADVSIGA9.DOT.
O processo de revalidao tambm pode ser executado na rotina de Cadastro de
Documentos, por meio da opo Gerar Reviso.
Caso o usurio responsvel pela pendncia esteja ausente temporariamente,
o sistema transferir o aviso de documento vencido/a vencer para o
responsvel substituto. O sistema consiste em o responsvel substituto
possuir permisso para gerar revises, caso no possua, somente ser
possvel efetuar a revalidao do documento.
Este processo de revalidao est sendo utilizado, por alguns clientes, com o objetivo de
atender norma NBR ISO 9001:2000 e tambm ao item de melhoria contnua do sistema
de gesto da qualidade.
Aviso de solicitao de incluso de documentos

Informa ao usurio que existe uma solicitao de incluso de documento. O aviso somente
ser baixado quando o usurio finalizar a solicitao.
Aviso de solicitao de alterao de documentos

Informa ao usurio que existe uma solicitao de alterao do documento. O aviso
somente ser baixado quando o usurio finalizar a solicitao.
Aviso de ausncia temporria

Informa que o responsvel pela etapa indicou o usurio como substituto para a baixa da
etapa, enquanto ele estiver temporariamente afastado da responsabilidade.
Aviso da necessidade de questionrio

Informa a necessidade de incluir um questionrio para o documento, pois o campo
"Realiza Questionrio", no cadastro de documentos, est preenchido com "Sim". O
aviso/pendncia somente desaparecer para o usurio quando incluir um questionrio para
o documento.
Devoluo reviso
Esta rotina utilizada para efetuar a devoluo de documentos, de forma que o distribuidor
possa controlar as cpias devolvidas.
QDU Devoluo de reviso anterior
QD1 Distribuio por usurio
MV_QDOPDEV
Baixar
Para baixar a devoluo das cpias, necessrio que o nmero de cpias devolvidas seja
igual ao nmero de cpias pendentes, havendo excees:
Devoluo das cpias parcial

O usurio deve informar o nmero de cpias devolvidas e no preencher o campo com a
"justificativa da no devoluo das cpias". Ao finalizar a baixa, o nmero de cpias
devolvidas ser baixado e a devoluo continuar pendente para a baixa das cpias
restantes.
Devoluo de cpias total

Mesmo faltando cpias, necessrio justificar a "no devoluo das cpias". Para isso, foi
criado o boto "Justificativa".
Muda seleo
Esta opo depende da forma que foi configurado o parmetro MV_QDOPDEV.
Verifique seu contedo:
"No
Ao acessar a rotina "Reviso Anterior", sero apresentados todos os lanamentos:
pendentes
ou
baixados,
conforme
legenda.
Ao selecionar a opo "Muda Seleo", o sistema filtrar somente os lanamentos
pendentes. Ao executar novamente, volta para o status inicial apresentando todos os
lanamentos.
"Sim
Ao acessar a rotina, sero apresentados somente os lanamentos pendentes e no existir a
opo "Muda Seleo.
Follow-up leitura
O follow-up de leitura de documentos permite a cada usurio efetuar o gerenciamento dos
documentos que devem ser lidos.
Dessa forma, o usurio no corre o risco de ler o mesmo documento duas vezes ou, ainda,
deixar de ler um documento de suma importncia por no ter certeza de t-lo lido
anteriormente ou no, visualizando apenas o cdigo dos documentos.
Atravs desta rotina, os documentos lidos so automaticamente identificados por um
semforo que assume a cor verde. Todos os documentos que ainda no foram lidos ficam
marcados em vermelho.
Principais tabelas utilizadas:
QDH - Documentos
MV_QDVIEW
MV_QDPVIEW
Baixar
Ao execut-la, o sistema apresenta uma janela com a relao dos documentos.
Treinamento
A rotina de treinamento considerada a fase final, ou seja, aps ter criado o documento e
dado baixa nas pendncias de cada usurio, o sistema possibilita a criao de um registro de
treinamento por documento, podendo gerenciar as convocaes de cada usurio e
confirmar os treinamentos j realizados.
Exerccio
Agora efetuaremos a Solicitao de Treinamentos.
Atualizaes > Lanamentos > Treinamentos

Os treinamentos sero gerados a partir da criao do documento.
Ano tre in a
Cod. D oc
Re visa o
Da ta In icio
Da ta fina l
Hora In cio
Hora Fina l
Loc al T re in a
ano atual
P QP R0 1
0 00
D ata de HO JE + 1 dia
D ata de HO JE + 1 dia
0 8:00
1 2:00
T OTV S
Logo em seguida, clique na pasta treinando e selecione por departamentos.

Dep. De Engenharia e Qualidade e confirme.
Ao incluir um treinamento, o sistema mantm os dados cadastrados at que o usurio

realize os procedimentos de:
Confirmar
Os dados do treinamento devem ser confirmados, informando sua data de realizao.
Devem ser justificadas as faltas dos usurios.
Retreinar
Os treinamentos j confirmados podem ser aproveitados para a gerao de novo
treinamento.
Imprimir (emitir os dados dos treinamentos cadastrados)

Ao finalizar a incluso do treinamento, o Sistema envia uma mensagem (e-mail) aos
treinandos, informando que existe um agendamento de treinamento, enquanto os
parmetros para envio de e-mail estiverem configurados e o campo "Recebe e-mail", do
cadastro de usurios, esteja definido como "Sim".
Alm disso, o Sistema gera uma pendncia de aviso de agendamento de treinamento aos
treinandos.
Para incluir treinamentos:

1. Na janela de manuteno de treinamento, selecione a opo "Incluir".
O sistema apresenta a tela de incluso subdividida em pastas que facilitam o
gerenciamento das informaes:
Pasta "Treinamento - Incluir".
Pasta "Treinandos".
2. Na pasta "Treinamento", preencha os campos conforme orientao dos
helps de campo.
Na pasta "Treinandos", so sugeridos os usurios/cargos/departamentos,
conforme definio dos destinatrios no cadastro de documentos.
possvel selecionar outros participantes para o treinamento:
Na rea "Departamento", selecione os departamentos envolvidos.
Verifique que o Sistema traz selecionados todos os usurios e seus respectivos cargos.
Na rea "Cargos", selecione os cargos dos usurios que participaro do

treinamento.
Verifique que o sistema traz selecionados todos os departamentos e usurios

relacionados.
Na rea "Usurios", selecione os usurios.
Verifique que o sistema traz selecionado o departamento e o cargo relacionado.

1. Na barra de ferramentas, esto disponveis os seguintes botes:
Pesquisa por Usurio. Este boto permite consultar usurios cadastrados no
Sistema para inform-los no treinamento.
Pesquisa por Departamento. Este boto permite consultar departamentos
cadastrados no Sistema para inform-los no treinamento.
2. Pesquisa por Funo. Este boto permite consultar as funes
cadastradas no Sistema para inform-las no treinamento.
Utilize-os conforme necessidade e confirme.
Retreinar
A qualquer momento, pode-se selecionar um treinamento e clicar na opo "Retreinar". O
sistema gerar automaticamente um novo treinamento, selecionando todos os usurios que
por ventura estavam planejados para realizar o treinamento anterior e que no realizaram,
permitindo a seleo de outros usurios mesmo que j treinados anteriormente.
Se houver necessidade de realizar um novo treinamento para um documento que j sofreu
treinamento, o sistema permite que ele seja realizado de forma prtica, sem que haja
necessidade de redigitar todos os dados.
Para efetuar retreinamentos:

1. Na janela de manuteno de treinamento, posicione o cursor sobre o
treinamento que deseja usar como base para o novo treinamento e clique na
opo "Retreinar.
O sistema apresenta uma nova tela semelhante tela de incluso, porm com
alguns dados j preenchidos.
Confira e preencha os dados necessrios, conforme orientao do help de
campo.
2. Em
seguida,
na
pasta
"Treinandos",
selecione
usurios/cargos/departamentos que participaro de novo treinamento.
os
Confirme.
Ao finalizar, o sistema envia uma mensagem (e-mail) aos usurios, informando
que existe um agendamento de treinamento.
3.
Alguns dos campos que j vm preenchidos no podero ser alterados, pois

a alterao descaracterizaria o treinamento-base.
Transferncia de Pendncias
Opo do menu "Transferir"
Esta opo permite realizar a transferncia de usurios/pendncias de local (filial ou
departamento), possibilitando transferir as pendncias para um nico usurio ou para
usurios diferentes.
Se o documento estiver em fase de elaborao (digitao, elaborao, reviso, aprovao,
homologao ou distribuio), poder ser transferido.
Para transferir usurios:

Na janela de manuteno de usurios, posicione o cursor sobre o usurio desejado em
seguida clique no boto Aes Relacionadas e selecione a opo "Transferir".
O sistema apresenta a tela de transferncia de usurios dividida em pastas que facilitam o
gerenciamento das informaes:
Usurio
Subdividida nos seguintes quadros:
Tipos de pendncia
Indica os tipos de pendncias que podero ser transferidas, obedecendo seguinte legenda:
A primeira coluna indica o tipo de pendncia selecionada para transferncia.

Observe que foram selecionados os nveis "Digitao", "Elaborao", "Reviso" e
"Homologao", conforme definio no "Tipo de Documento".
A segunda coluna indica a existncia de pendncias.
Se a marcao estiver em vermelho ( ) significa que no h pendncias a serem
transferidas, caso contrrio ( ), elas existem e podero ser transferidas.
Observe os nveis "Reviso" e "Aprovao'; suas marcaes esto em verde ( ), indicando
a existncia de pendncias a serem transferidas nesta fase.
A terceira coluna indica se foi selecionado o "Usurio Destino" para receber os
lanamentos de pendncias.
Se a marcao estiver em verde ( ), h usurio selecionado.
Documentos/Pastas
Relaciona os documentos/departamentos de acordo com o tipo de pendncia selecionado.
A parte superior indica que o documento/departamento foi selecionado para a

transferncia.
Observe que foi selecionado o documento "ITMD01".
A seleo de documento da "Segunda Coluna" somente estar

disponvel se a opo "Por documento", indicada pelo
quadro
, estiver selecionada. Caso no haja usurio
selecionado, ser assumido o "Usurio Destino", selecionado no tipo de
pendncias.
Marca/Desmarca Usurios
Para marcar o "Usurio Destino", basta clicar no boto "Marcar/Desmarcar Usurios

depois de selecionado o usurio no quadro Usurio Destino.
Usurios Destino/Pesquisar Usurio/Ordenao de Usurio
Neste quadro, so relacionados todos os usurios cadastrados disponveis para seleo,

sendo vlido apenas os ativos.
Boto Pesquisar Usurio

Este boto est disponvel para realizar a busca de usurios, operando de forma idntica
tecla [F3] de consulta, em que sero apresentados todos os usurios cadastrados.
Boto Ordenao Usurios

Este boto permite ordenar a apresentao dos usurios no quadro "Usurio Destino",
sendo classificados na seguinte ordem:
Matrcula
Nome
Apelido
Departamento
Opes
Esta opo permite a seleo por filial/departamento ou por pendncias.
Filial/Departamento
O Sistema transferir as pendncias marcadas para o filial/departamento especfico.
Ao selecionar esta opo, ser apresentada a janela "Departamentos" para a escolha do
usurio/departamento/filial destino.
Pendncias
O Sistema permitir transferi-las para filiais/usurios/departamentos distintos.
Esta opo permite marcar todas as pendncias de uma nica vez ou selecionar,
classificando-as conforme seu tipo ou usurio/departamento destino.
Nesta opo, definimos se podemos transferir pendncias:
Ambas
Baixadas - j lidas pelo usurio.
Pendentes - ainda no lidas.
Ao transferir as pendncias/documentos, podemos selecionar:
Transferir e ativar
Transfere as pendncias selecionadas, ativando-as como "leitura". Assim, o usurio-destino
poder ler os documentos recebidos.
Transferir sem baixar

Transfere as pendncias selecionadas sem baixar os lanamentos pendentes, no sofrendo
qualquer alterao. Se o documento estiver pendente, continuar pendente para o usurioorigem e ser transferido como pendente ao usurio-destino.
Transferir e baixar
Transfere as pendncias selecionadas, baixando os lanamentos pendentes de qualquer
tipo.
Baixar sem transferir

Baixa os lanamentos pendentes de qualquer tipo sem transferi-los, sendo utilizado quando
o funcionrio demitido.
Esta opo dever ser atualizada conforme os tipos de pendncias e/ou documentos, para
que eles sejam transferidos/baixados a usurios com mesmo nvel de hierarquia da
administrao.
Departamento
Subdivida em duas reas distintas:
Transferncia de departamento
Ser apresentado a filial/usurio origem e o cdigo/departamento destino.
Histrico de transferncias de departamento

Sero relacionadas as transferncias efetuadas anteriormente.
Selecione uma das opes para transferncia de pendncias.
O Sistema apresenta a tela de confirmao da transferncia.
Informe o motivo da transferncia e confirme.

O Sistema apresenta a tela para preencher o motivo da transferncia.
MISCLANEA
Importar documentos
Esta rotina permite importar documentos j existentes para o formato utilizado no
ambiente Controle de Documentos, facilitando o processo de digitao. Ao execut-la, o
sistema atualiza o cadastro de documentos.
Para importar documentos:

1. Na janela de Importao de Arquivo Documentos, preencha os campos
conforme orientao dos helps.
2. Em seguida, clique no boto "Abre arquivo documento" para selecionar o
arquivo existente.
3. Selecione um arquivo do tipo ".DOC" ou ".TXT".
4. Confirme.
O sistema executa o Word, gerando o documento a ser gravado no formato
utilizado pelo ambiente Controle de Documentos.
5. Verifique e finalize a rotina.
Ao finalizar, o sistema apresenta a mensagem que a importao foi realizada
com sucesso, gerando o registro no cadastro de documentos e gerando
pendncias de leitura para os usurios envolvidos.
Manuteno de distribuio
A manuteno de distribuio possui como funcionalidade principal ativar/desativar
destinatrios e distribuir documentos aos usurios que no receberam.
Para realizar a manuteno da distribuio de documentos:

1. Na janela Manuteno de Distribuio, o sistema apresenta vrios quadros com opes
de distribuio, ativao e desativao de documentos.
2. Selecione a opo desejada:
Distribuir por destinatrio.

Esta rotina permite realizar a distribuio dos documentos por destinatrios, configurando
e selecionando os documentos, os usurios ou pastas e forma de recebimento.
Para distribuir documentos por destinatrios:

Ao selecionar esta rotina, o sistema apresenta a janela para a definio do destinatrio:
Usurios
Pastas
Selecione o destinatrio e confirme.
O Sistema abre a janela para a "Seleo do Usurio" ou "Seleo da Pasta".

Se a opo escolhida for "Usurio", posicione o cursor sobre o usurio desejado e
confirme.
Poder ser usado o boto "Editar Usurio" para verificar seus detalhes.
Se a opo escolhida for "Pasta", selecione a pasta desejada, os departamentos envolvidos e
confirme.
Pode-se utilizar o boto "Marca/Desmarca Todos" para selecionar todos os
departamentos.
Em seguida, o sistema abre uma nova janela para a "Seleo dos Documentos".
Selecione os documentos a serem distribudos, dando duplo clique sobre o registro e
confirme.
Distribuir por documento

Esta opo permite realizar a distribuio por documentos, configurando e selecionando os
documentos, os usurios e a forma de distribuio e recebimento.
Para distribuir documentos:

1. Ao selecionar esta rotina, o sistema apresenta a janela para a "Seleo de Documentos".
2. Posicione o cursor sobre o documento desejado e confirme.
Marque os usurios destinatrios dando duplo clique sobre o registro ou utilize o
boto para
marcar/desmarcar
todos.
Poder ser usado o boto "Editar Usurio" para verificar seus detalhes.
3. Confirme.
Ao finalizar, o Sistema apresenta a mensagem para a confirmao da execuo da baixa
de
leitura
dos
documentos.
Confirme.
Inativar por destinatrio

Esta opo permite desativar destinatrios dos documentos para que no recebam
pendncias de leitura na prxima reviso.
Para inativar por destinatrio:

Ao selecionar esta rotina, o Sistema apresenta a janela para a definio do destinatrio:
Usurios
Pastas
O sistema abre a janela para a "Seleo do Usurio" ou "Seleo da Pasta".

confirme.
Poder ser usado o boto "Editar Usurio" para verificar os detalhes.
Se a opo escolhida for "Pasta", selecione a pasta desejada, os departamentos envolvidos e
confirme.
O usurio poder utilizar o boto "Marca/Desmarca Todos" para selecionar todos os
departamentos.
Em seguida, o sistema abre uma nova janela para a "Seleo dos Documentos".
Marque os documentos a serem inativados, dando duplo clique sobre o registro e confirme
a operao.
Inativar por documento:

Esta opo permite desativar destinatrios dos documentos para que no recebam
pendncias de leitura na prxima reviso.
Para inativar por documentos:

Nesta opo, o sistema apresenta a janela para a "Seleo de Documentos".
Posicione o cursor sobre o registro desejado e confirme.
Marque os usurios, dando duplo clique sobre o registro desejado ou utilize o boto para
marcar/desmarcar
todos.
Poder ser usado o boto "Editar Usurio" para verificar os detalhes do mesmo.
Confirme a operao.
Ativar por destinatrio:

Esta opo permite ativar destinatrios aos documentos para que recebam as pendncias de
leitura na prxima reviso, configurando usurios ou pastas e a forma de distribuio e
recebimento.
Para ativar documentos por destinatrios:

Ao acessar esta opo, o Sistema apresenta a janela para a definio do destinatrio:
Usurios
Pastas
O Sistema abre a janela para a "Seleo do Usurio" ou "Seleo da Pasta".

confirme.
Poder ser usado o boto "Editar Usurio" para verificar os detalhes.
Se a opo escolhida for "Pasta", selecione a pasta desejada, marque os departamentos
envolvidos
e
confirme.
O usurio poder utilizar o boto "Marca/Desmarca Todos" para selecionar todos os
departamentos.
Em seguida, o Sistema abre uma nova janela para a "Seleo dos Documentos".
Marque os documentos a serem ativados dando duplo clique sobre o registro.
Confirme a operao
Ativar por documento:

Esta opo permite ativar destinatrios aos documentos para que recebam as pendncias de
leitura na prxima reviso, configurando usurios ou pastas e a forma de distribuio e
recebimento.
Para ativar por documentos:

Ao selecionar esta opo, o Sistema apresenta a janela para a "Seleo de Documentos".
Posicione o cursor sobre o documento desejado e confirme.
Em seguida, marque o usurio destinatrio dando duplo clique sobre o registro.
Poder ser utilizado o boto "Marca/Desmarca Todos" para selecionar todos os usurios.
Para verificar os detalhes do usurio, clique no boto "Editar Usurio".
Documentos cancelados
Esta opo permite verificar, imprimir ou reativar documentos que foram cancelados no
sistema.
Para consultar documentos cancelados:

Ao acessar esta opo, o Sistema apresenta a janela "Seleo de Documentos Cancelados".
Nesta opo, pode-se visualizar o documento cancelado, clicando no boto, e imprimi-lo.
Posicione o cursor sobre o documento desejado e clique no boto Reativa para reativlo.
Aps a confirmao, ser exibida a janela para a descrio do "Motivo da Reviso".
Digite o texto correspondente.
Em seguida, o Sistema apresenta os dados cadastrais do documento.
Confira-os e finalize o documento.

Somente os usurios que tenham acesso s rotinas "Imprime" e "Reativa" documentos
cancelados, definidos no ambiente Configurador por meio da opo "Senhas de Usurio" e
"Acesso", podero imprimir, visualizar e reativar os documentos cancelados.
Ausncia temporria
Esta rotina utilizada para controlar a ausncia temporria dos usurios durante um
perodo predeterminado, permitindo a escolha de usurios substitutos por etapa/pendncia
e definindo as datas previstas para incio e fim da ausncia.
A ausncia temporria somente ser vlida para aquele usurio que j possua documentos
na fase de "pendncia", atualizando a tabela QD1 - Pendncias de Documentos.
Principais tabelas:
QAE Ausncia Temporria Origem
QAF Ausncia Temporria Destino
QD1 - Pendncias de Documentos
QDS Avisos
Exemplo:
Um documento em digitao, cuja matriz de responsabilidade "Responsveis" esteja

preenchida, no ser afetado em qualquer uma das demais fases de elaborao do
documento.
A forma alternativa de definir um usurio com ausncia temporria pela transferncia de
usurios/pendncias.
A manuteno da ausncia temporria permitida ao usurio responsvel pela
etapa/pendncia ou por outro usurio que possua acesso manuteno de todos os
registros de ausncia temporria, conforme definido no ambiente Configurador em Senhas
de Usurios.
Para cadastrar a ausncia temporria:

Na janela de manuteno da rotina Ausncia Temporria, clique na opo "Incluir".
O Sistema apresenta a janela de incluso dividida em reas:
Cabealho
Nesta rea so definidos os dados relacionados ao usurio origem como: filial, usurio,
departamento, data prevista incio da ausncia, data prevista fim da ausncia, motivo etc.
Usurio Destino (Itens)
Aps selecionar a linha do usurio destino, a tela permite escolher os dados do nico
usurio destino para todas as opes como: tipo de pendncia, filial, usurio e
departamento.
Para incluir outro usurio destino, posicione "Seta para Baixo"

Destino", onde ser apresentada uma nova linha para digitao.
na rea "Usurio
Para verificar o status dos registros de ausncia temporria, selecione a opo "Legenda"
disponvel no menu da rotina.
Ao finalizar, o sistema apresenta uma validao no momento da criao de ausncia
temporria. O sistema pesquisar todos os documentos para evitar cadastramentos de
usurios de mesma responsabilidade no mesmo documento.
Apesar da rotina ausncia temporria ser vlida somente para as pendncias, nesta
validao esto includos tambm os documentos em criao como ao preventiva, ou
seja, em fase de elaborao, mas sem as pendncias criadas.
Se a validao encontrar algum caso, ser apresentada uma tela que indica a(s) pendncia(s),
responsabilidade(s), usurio(s) e documento(s). Assim, ser necessrio escolher outro
destinatrio.
Conforme a resposta da pergunta, "Atualizar Lanamentos, esta Atualizao pode ser um
processo demorado. Confirma?"
SIM. O Sistema rodar a rotina de transferncias das pendncias entre o usurio

ausente e o substituto.
NO. O Sistema aguardar o Login (Entrada) do prximo usurio, no ambiente

Controle de Documentos (SIGAQDO), para rodar a rotina de transferncias das
pendncias entre o usurio ausente e o(s) substituto(s).
Na "data incio", as pendncias sero transferidas automaticamente para os usurios

substitutos.
Na "data fim", as pendncias retornaro automaticamente ao usurio origem, aps o Login
(Entrada) do prximo usurio, no ambiente Controle de Documentos.
Se necessrio, possvel efetuar a finalizao antecipada da Ausncia Temporria. Para isso,
basta preencher o campo "Data Fim", apresentado na rea "Cabealho".
GLOSSRIO
Procedimentos: Conjunto de passos e condutas para atingir o objetivo dentro da
empresa/instituio regida pelas normas da qualidade, geralmente baseados em
normas da ISO-9001 e/ou outras normas da qualidade.
Intrues de Trabalho: Conjunto de passos e condutas para atingir o objetivo de
produzir ou reliazar um produto ou servio dentro da empresa/instituio regida
pelas normas da qualidade, e normas de segurana, leis e etc, geramente baseados
em normas da ISO-9001 e/ou outras normas da qualidade.
Manual da Qualidade: Conjunto de condutas para especificar qual a direo e
comprometimento da alta direo da instituio/empresa a atingir os objetivos
regidos pelas normas da qualidade geramente baseados em normas da ISO-9001
e/ou outras normas da qualidade.
Elaborao do Documento: o processo de criao do documento
(digitao/pesquisa e adequao), geralmente realizado pelo(s) responsvel (is) da
rea com a superviso da equipe da qualidade.
Distribuio do Documento: o processo de exposio do documento criado
aos usurios leitores e participantes do processo de qualidade da
empresa/instituio, no sistema controle de Documento a duas maneiras de expor
o documento via eletrnica ou via papel.
Lista Mestra: Um relatrio criado como base de uma auditoria no controle de
documentos da empresa/instituio, por conveno neste relatrio consta apenas a
ultima verso vigente de cada documento e onde este atinge (rea/depto.) e est
fisicamente, no caso de cpias em papel, geralmente usado pelo Auditor para
questionar usurios, se esto utilizando o documento correto e na verso correta.

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Sumrio

Cadastro e edio de todos os procedimentos, instrues, normas, desenho e

Controle do ciclo de aprovao: digitao, elaborao, validao, aprovao e

Amarrao da referncia entre um documento e outro.

Emisso do protocolo de recebimento.

Integrao com o Word da Microsoft.

Controle dos treinamentos nos documentos.

Emisso de lista mestra e lista de documentos para cada destinatrio/pasta.

Envio de e-mail, auxiliando o aviso de leitura de novos documentos e/ou revises.

Visualizao rpida dos documentos vigentes.

Objetivos instrucionais do curso

a) Conceitos a serem aprendidos:

b) Habilidades a serem dominadas:

d) Atitudes a serem desenvolvidas:

Objetivos especficos do curso

Conhecer e empregar adequada e eficazmente os conceitos e funcionalidades do

Dominar e articular com propriedade a linguagem prpria soluo Totvs;

Implantar e operar o sistema no ambiente de Controle de Documentos.

Vislumbrar as solues para as necessidades emergentes atravs do Protheus

Texto conceitual a respeito do funcionamento do negcio

Sendo que somente o elaborador do documento pode comentar a digitao e a crtica,

Melhoria no tempo de processamento e manuseio de papis;

Satisfao do usurio e aumento da produtividade;

Melhoria na qualidade de fluxo dos processos;

Aumento na velocidade da localizao dos documentos;

Melhor atendimento ao cliente por oferecer respostas mais rpidas;

Padronizao dos modelos de documentos e alinhamento da estrutura da

Segurana das informaes;

Garantia de controle das revises com identificao dos responsveis e

Garantia no controle do armazenamento dos documentos;

Fcil manuseio para o controle de manuais do sistema de gesto da qualidade;

Auxlio no controle de formulrios padronizados utilizados na empresa;

Comunicao automtica entre os responsveis e leitores dos documentos;

Ser facilmente distribudo, assegurando que todos posam usar a documentao do

Facilitar a implementao das atividades de atendimento uniforme em toda

Os parmetros a seguir so os utilizados pelo ambiente de Controle de Documentos:

Define se o relatrio de aviso de recebimento

Informa se o sistema dever imprimir ou no o

Define se h envio de e-mail aos usurios com

Define se aparecero apenas os lanamentos de

Para que esta integrao seja possvel, a ativao

documento na seo INTEGRAO).

Define que qualquer usurio poder ler o

Define se o relatrio de Protocolo de

E-mail utilizado no campo FROM, no envio de "em

Define que, ao gerar reviso do documento tipo

Define a ordem padro de apresentao dos

Define se pede confirmao de gerao de

Bloqueio de solicitao de novos documentos.

Define se imprime apenas uma copia do

Valida doc. com status diferente de Leitura,

No cadastro de departamentos, devem ser cadastradas as informaes que definem a

Cdigo (QAD_CUSTO): Cdigo identificador do departamento junto ao

O cdigo ser alterado conforme a integrao do parmetro MV_QGINT.

Descrio (QAD_DESC): Descrio do departamento. Facilita a identificao

Status (QAD_STATUS): Situao do departamento.

Fil Usr Res (QAD_FILMAT): Filial do responsvel do departamento. Indica a

Cod Usr Res (QAD_MAT): Cdigo do responsvel do departamento. Indica o

processo de distribuio de documentos como pasta (tipo de cpia do documento

Grp. Atend. (QAD_GRPTMK): Cdigo do grupo de atendimento no Call Center.

Funo (QAC_FUNCAO): Cdigo identificador da funo no sistema.

Descrio Funo(QAC_DESC): Descrio da funo. Facilita a identificao

Cargo (QAC_CARGO): Cdigo identificador do cargo no sistema. Funciona