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ü Cadastro de Usuários.
Menu Utilitários/ Usuários do Sistema.

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Existem três perfis de cadastros de usuários no Sponte Educacional:

1. No módulo de configurações de usuário a opção: Grupos1 permite


visualizar e criar os grupos de usuários do sistema; por exemplo:
Professores, Atendentes, Coordenação e Financeiro entre outros, após a
criação dos grupos, é possível relacionar os usuários aos seus respectivos
grupos. Ao vincular o grupo ao cadastro de um usuário,
automaticamente as permissões do mesmo lhes serão atribuídas. Para
cadastrar um novo Grupo de usuários é preciso clicar em: Novo, e digitar
a descrição do grupo, posteriormente, é necessário atribuir
cuidadosamente às permissões do grupo, e, por último, é preciso
confirmar.

2. Na opção: Usuários2 são encontrados todos os usuários do sistema


cadastrados, para incluir basta clicar em: Novo. Em seguida, digite o
nome para login, na opção Grupo selecione o grupo a que ele pertence,
assim automaticamente as permissões do grupo serão atribuídas ao
usuário. É preciso determinar a senha escolhida e em seguida confirmar.
A Senha Gerente só esta disponível no cadastro do usuário
Administrador.

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3. O Admin3 é o usuário master do sistema. Suas permissões devem ser
atribuídas ao responsável pela implantação e manutenção do sistema na
escola. Entre as tarefas deste usuário, esta a inclusão dos novos
usuários. Na tela de cadastro do mesmo, há possibilidade de informar a
senha gerente, esta senha deve ser diferente da senha de acesso, pois
possibilitará o acesso a algumas operações extras.
Na tela de login deve ser selecionado o usuário com que deseja acessar o sistema.
Posteriormente é preciso digitar sua senha, no momento que o sistema for aberto,
apenas as permissões que foram concedidas ao usuário estarão habilitadas.

ü Dados da Instituição.
Menu Arquivo/ Dados da Instituição.

1. Este módulo deve ser preenchido com os dados da escola, Nome1, para que
ao visualizar relatórios, recibos, contratos, entre outros, os mesmos saiam
preenchidos com o nome, razão social, telefone da própria escola.
Na aba de Informações e dados do Diretor poderão ser cadastrados os
dados da entidade e também os do diretor que serão usados no Educacenso.
2. Dados do Educacenso2 ,devem ser preenchidas as informações
necessárias para levantamento das características da instituição pelo INEP
(Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira).
Estes dados são de preenchimento obrigatório para as escolas que utilizarem
o Assistente de Migração do Educacenso.

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ü Cadastros Gerais;
Menu arquivo/ Cadastros Gerais.

o Contatos: Cadastrar informações que serão utilizadas para realizar


follow-ups para os alunos. Os dados a serem cadastrados são:

§ Agendamentos: Deve ser informado o: “Motivo Geral” do


contato com o aluno, através dos agendamentos de follow-
ups, é possível obter relatórios específicos, podemos citar
como exemplo de agendamentos: Cobrança, Motivo de Faltas,
entre outros.
§ Graus de Interesse: Deve ser informado o grau de interesse
do aluno perante a escola, por exemplo: Bem interessado,
fazendo pesquisa, pouco interessado.
§ Tipos de contatos: Neste campo deve ser informado o tipo
de contato que a escola terá com o aluno, por exemplo:
Telefone, e-mail, pessoal, entre outros.

o Didáticos: Nestas opções devem ser realizados os cadastros para


serem utilizados na formação de turmas da sua escola.

§ Cursos Extracurriculares: Deverá ser cadastrados os cursos


que a escola oferece, estes não deverão ter notas, pois
apenas realiza o cadastros dos alunos para definir os alunos
participantes.
§ Disciplinas: Deverão ser cadastradas todas as disciplinas que
são aplicadas aos alunos, bem como a sua ordem de
impressão (ordem padrão do MEC) e o qual a base que ela
pertence (comum ou diversificada).
§ Habilitações: Nesta opção deverão ser cadastradas as
habilitações dos professores da escola. Para que possa ser
marcada no cadastro do mesmo quais são as suas

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habilitações. Podemos citar, por exemplo: Pós-Graduado,
Especialista, Mestre.

§ Horários de Turmas: Neste campo devem ser informados os


horários das aulas. O horário deve ser cadastrado de acordo
com o número de aulas. Por exemplo, 1º aula: Inicia
07h00min e termina 07h50min, todas as aulas devem ser
cadastradas informando o horário inicial e horário final. É
preciso informar apenas os horários das aulas do primeiro dia
da semana, caso o horário seja o mesmo para todos os outros
dias basta clicar no botão: "Repetir".
§ Renovação de Reconhecimento: O reconhecimento de um
curso é temporário, ou seja, tem prazo de vigência limitado a
um determinado período. A renovação de reconhecimento de
um curso corresponde ao ato pelo qual o MEC homologa o
parecer do Conselho Nacional de Educação de reconhecimento
do curso por mais um triênio, informação que deve ser
preenchida neste campo.
§ Salas de Aulas: Todas as salas de aulas da escola devem ser
cadastradas, para que possa ser feito um vinculo com a turma
e para montar o quadro de horários.
§ Situações de alunos (turmas): Neste módulo deverão ser
cadastradas as situações de alunos na turma que a escola
utiliza. Estas situações de alunos serão utilizadas
posteriormente para verificação de relatórios de alunos na
situação desejada.
§ Tipos de Download: Serão utilizados no Educacional Online
(Serviço disponibilizado para alunos, pais e professores
através da internet.), na opção de download, de apostilas,
livros e exercícios, disponibilizados pelos professores.
§ Tipos de Ocorrências: Deverão ser cadastrados os tipos de
ocorrências utilizados na escola. Poderá ser Leve, Grave e
Média, por exemplo, estes serão utilizados na inclusão de
ocorrências para alunos, podendo o responsável do aluno
visualizar pelo Educacional Online.
§ Tipos de Salas: Os tipos de salas são utilizados no cadastro
de “Salas de aulas”, o tipo pode ser: Laboratório, Sala de
aula, Sala de vídeo, Auditório, entre outros.

o Financeiros: Todas as informações referentes à bolsa de descontos,


bancos e contas bancárias, tipo de cobrança, entre outros devem ser
cadastrados neste módulo.

§ Bancos: Para fazer um controle das contas bancárias dentro


do sistema, é necessário informar os bancos que a escola
trabalha e a agência, outros dados como telefone são apenas
informativos.
§ Bolsas e Convênios: Todas as bolsas e convênios que a
escola oferece aos alunos devem estar cadastrados
informando o % da bolsa/convênio e a sua instrução CNAB
(instrução de desconto impressa no boleto). Para que possa
ser vinculado ao plano financeiro do aluno.
§ Contas Bancárias: As contas bancárias estarão relacionadas
aos bancos que foram anteriormente cadastrados. Você
precisa apenas informar o número da conta, o banco a qual
ela esta associada e caso queira fazer um controle de saldos
com a conta no banco, você precisa informar o saldo inicial.

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§ Motivos de Cancelamento: Esta informação poderá ser
utilizada quando necessário fazer o cancelamento da parcela
do aluno por algum motivo.
§ Tipos de Cobrança: Este módulo permite controlar todos os
tipos de cobrança utilizados na escola. Caso um tipo de
cobrança deixe de ser utilizado, é recomendável desativá-lo
para que nos procedimentos financeiros, estejam disponíveis
apenas aqueles que são realmente utilizados. É importante
lembrar que, alguns tipos de cobrança são padrões do
sistema, estes, não poderão ser alterados e/ou excluídos.
§ Tipos de Recebimento: Este módulo permite controlar todos
os tipos de recebimentos utilizados na escola. Caso um tipo de
recebimento deixe de ser utilizado, é recomendável desativá-
lo para que nos procedimentos financeiros, estejam
disponíveis apenas aqueles que são realmente utilizados. É
importante lembrar que, alguns tipos de recebimentos são
padrões do sistema, estes, não poderão ser alterados e/ou
excluídos.
o Gerais: Vários cadastros básicos do sistema são feitos neste módulo.
Em todos os itens para inserir um novo cadastro basta digitá-lo na
linha com o (*) e em seguida salvar.

§ Cargos: Possibilita o cadastro dos cargos, para que depois


possa ser vinculado ao cadastro de funcionários.
§ Cidades: É possível cadastrar neste módulo todas as cidades
e os bairros que pertencem a ela. Ao matricular um aluno,
pode-se apenas selecionar a cidade que já estará cadastrada,
ou então digitar a cidade que o sistema irá solicitar que o
cadastro seja feito. A importância deste cadastro está em
evitar que sejam cadastradas várias cidades com o nome
semelhante ou igual.
§ Classificação de Itens: Possibilita o cadastro dos tipos de
classificação dos itens de estoques, para que no cadastro dos
mesmos seja possível informar se é para Venda ou consumo,
por exemplo.
§ Cor de alunos (Censo): Cadastrar as cores de alunos
utilizadas pelo Educacenso.
§ Graus de Parentesco: O sistema permite informar no
cadastro do aluno os dados referentes a parentes, com pai,
mãe, tio, entre outros. Portanto será necessário fazer o
cadastro previamente para que depois seja utilizado.
§ Grupos de Documentos: Utilizados no editor de
documentos, para melhor organização dos mesmos.
§ Grupos de Documentos Pendentes: Utilizado para
demarcar no cadastro dos alunos, quais os documentos que
aluno ou funcionários tem pendentes com a escola, é possível
utilizar relatórios para melhor visualização.
§ Mídias: Nesta opção podem-se incluir as formas de mídia que
a escola oferece ao cadastrar um aluno a mídia poderá ser
selecionada, desta forma o sistema irá oferecer relatórios e
gráficos indicando qual é a mídia que trouxe mais retorno para
a escola.
§ Países: É possível cadastrar os países e as nacionalidades
para que possa ser usado no EducaCenso e também nos
contratos.

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§ Situação de Alunos: Utilizadas estas situações no cadastro
do aluno, podendo ser cadastradas diferentes situações de
acordo com a necessidade da escola. Caso não sejam
utilizadas pela escola as situações pré-definidas no sistema as
mesmas não poderão ser excluídas apenas deixadas como
inativas para que não constem na tela do cadastro.
§ Situação de funcionários: Utilizadas estas situações no
cadastro dos funcionários, podendo ser cadastradas diferentes
situações de acordo com a necessidade da escola. Caso não
sejam utilizadas pela escola as situações pré-definidas no
sistema as mesmas não poderão ser excluídas apenas
deixadas como inativas para que não constem na tela do
cadastro.
§ Tabela de Feriados: Devem ser cadastrados todos os
feriados para que depois possa ser utilizado no Calendário
para que possa ser incluso os feriados pré-definidos, este
poderá ser utilizado para outros calendários também.
§ Tipos de Data: Estipular quais os tipos de datas (feriados,
feriados municipais, inicio e termino do período letivo), e
escolher a cor que deseja que seja impresso no calendário.
§ Tipo de Documentos: Deve ser informado quais os
documentos que a escola precisa, pois caso o aluno não
entregue algum destes documentos pode ser marcado os
documentos pendentes pelo aluno ou financeiro.
§ Unidades de Estoques: Utilizados para controlar o estoque
da escola, ao incluir os itens de estoque deve ser informado se
ele é Kit, Item, unidade ou Litros, por exemplo.

ü Calendário Escolar.
Menu Utilitários/ Calendário Didático.

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Quando marcada as data de Inicio do ano Letivo e Término do ano Letivo no


calendário escolar, ao selecionar o calendário no cadastro das turmas as datas serão
preenchidas automaticamente.

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1. Calendário: O sistema permite controlar o calendário didático da escola,
podem ser criados quantos calendários forem necessários, podendo
estabelecer um deles como padrão para utilização.
2. Definir período: Neste campo pode ser informado o período para ser
definido no calendário, estes podem ser de férias, por exemplo, após
informar o período de datas basta clicar no botão: Definir que o mesmo será
aplicado no calendário.
3. Tipo de data: No módulo: “Cadastros gerais” é possível cadastrar os tipos
de dados e as cores para cada um deles, os tipos de datas podem ser: Inicio
das atividades, termino das atividades, recesso, entre outros.
4. Definir: Para definir uma data no calendário, basta clicar sobre o dia
desejado, escolher o tipo de data e em seguida clicar no botão: Definir,
fazendo isso a data será marcada no calendário.
5. Feriados pré – definidos: Ao clicar neste botão o sistema irá verificar o
que foi informado no módulo: “Cadastros gerais” perante aos feriados já
definidos e marcá-los no calendário.
6. Imprimir: Depois de definidas as datas, o calendário poderá ser impresso.

ü Cadastro de Séries.
Menu Arquivo/ Cadastro de Séries.

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1. Série: é necessário informar o nome de identificação da série para que


seja reconhecido dentro do sistema, o nome escolhido será de acordo
com a escola.

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2. Utilizar padrão de 9 anos para esta série: caso a escola utilize o
padrão de 9 anos para séries do ensino fundamental é necessário marcar
a opção, caso contrário não é necessário.

o Aba Dados Gerais: Nesta aba será inclusas as informações referentes à


série cadastrada.
3. Curso: As informações já estão previamente cadastradas no banco de
dados, é necessário apenas fazer a escolha do cursos.
4. Série Correspondente: ao escolher a opção do curso referente, o
sistema fará uma comparação e trará no campo de Séries
Correspondentes somente as informações da série que fazem parte do
curso escolhido.
5. 1ª a 4ª Série do EF: Se a escola optar por não colocar as faltas no
boletim dos alunos de 1ª a 4ª Série do Ensino fundamental é necessário
marcar esta opção.
6. Máximo de Alunos: Neste campo deve ser digitado o número máximo
de alunos a serem matriculados na turma. Baseado nesta informação o
sistema irá permitir ou não inserir novas matrículas na turma.
7. Ponto de equilíbrio: O ponto de equilíbrio é o número mínimo de
alunos que a série precisa ter para que possa começar a gerar lucros
para a escola. Através de relatórios o sistema irá mostrar qual é o
percentual do ponto de equilíbrio que a turma atingiu, qual seria a
receita gerada pela série de acordo com o número mínimo de alunos e
quanto ela esta gerando, desta forma a escola poderá fazer um
acompanhando da situação financeira de cada uma das séries.
8. Máximo de matérias reprovadas sem repetir a série: Nesta opção
deve ser informado qual é o número máximo de disciplinas em que o
aluno pode reprovar sem perder o ano, esta informação irá definir se o
aluno esta ou não em dependência.
9. Forma de avaliação: Cada série poderá avaliar os alunos de formas
diferentes, seja por notas ou por conceitos.
10. Curso Extracurricular: Marcando está opção será utilizado os cursos
extracurriculares cadastrados no Menu Arquivo/Cadastro Gerais, sendo
que não é possível associar disciplinas e notas.

o Aba Disciplinas;
Deverá ser informada as disciplinas que a série vai estudar, para que
depois possa ser usada a parte didática do sistema, como notas,
impressão de boletim e históricos escolares.

o Aba Financeiro;
Nesta aba deverá ser informado os valores padrões das mensalidades
para que ao realizar o contrato dos alunos o processo fique mais
simplificado, pois ao colocar estas informações poderá clicar apenas no
botão “lançar plano financeiro”.

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ü Cadastro de Funcionários e professores;
Menu Arquivo/ Cadastro de Funcionários.

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Deverá ser incluso os funcionários da escola, para que seja possível vincular
as disciplinas que o professor está habilitado para ministrar aulas e também os
horários disponíveis. Para isso deverá clicar no botão Incluir e depois salvar.

1. Nome/Apelido: Primeiro nome ou mesmo o apelido o funcionário,


usado nos filtros para localização.
2. Cargo: Marcar o cargo utilizado pelo funcionário, caso ele seja professor
é necessário habilitar as abas de disciplinas e disponibilidade, também se
for Secretário(a) deverá ser preenchido corretamente as informações do
cargo na aba de Dados do cargo, colocando o Ato/Ano de designação
correspondentes.
3. Disciplinas: Quando o funcionário é professor está aba precisa ser
configurada, marcando quais as disciplinas que este está habilitado.
4. Disponibilidade: Marcar os horários que o professor está disponível,
para ser utilizado nos horários de turmas e geração do quadro de
horários.
5. Habilitações: Depois de cadastrar no Arquivo Geral, as habilitados
devem ser marcadas, para controle das habilitações que o professor tem.

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ü Cadastro de Alunos;
Menu Arquivo/ Cadastro de Alunos.

Este é o cadastro de alunos da sua escola, todos os alunos devem estar neste
controle. O sistema irá gerar um número automático de matrícula para cada aluno.

1. Nome: Nome completo do aluno para identificação do aluno na escola.

2. Situação: Através dos “cadastros Gerais” você poderá criar várias situações
para o seu aluno. Recomendamos que os alunos que estão atualmente
estudando estejam na situação vigente, os demais alunos poderão ter
situação como: desistente, trancado, inativo, reprovado, etc.

3. Responsável pelo pagamento / didático: Caso o aluno não seja o


próprio responsável pelo pagamento / didático, é preciso informar e
cadastrar quem será o responsável, fazendo isso os boletos de cobrança e
carta de cobrança serão impressos no nome do responsável e não no nome
do aluno. Para realizar o cadastro do responsável, acesse a aba:
Responsáveis, clique no botão adicionar, em seguida clique no botão incluir
e digite o nome do responsável, após ter digitado o nome clique no botão de
OK e escolha o grau de parentesco dele com o aluno, ao concluir será
preciso associar o responsável ao cadastro do aluno, para que o cadastro
seja finalizado corretamente.

4. Outras informações: Para cadastrar outras informações referentes ao


aluno, como endereço, bolsa, observações, informações médicas, etc, basta
acessar as abas laterais.

a) Aba Responsáveis;
Os responsáveis devem ser cadastrados por esta aba, para isso clique no
botão adicionar, em seguida clique no botão incluir e digite o nome do responsável,
após ter digitado o nome clique no botão de OK e escolha o grau de parentesco

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dele com o aluno, ao concluir será preciso associar o responsável ao cadastro do
aluno, para que o cadastro seja finalizado corretamente.

b) Aba Educacenso;
Devem ser preenchidas as informações necessárias para levantamento do perfil dos
alunos da escola pelo INEP (Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais
Anísio Teixeira).

ü Controle de turmas;
Menu Didático/ Controle de Turmas.

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1. Turma: Neste campo deve ser digitado o nome da turma. Todas as turmas
existentes na escola devem estar cadastradas neste controle. Para inserir
uma nova turma clique no botão: “Incluir” na tela inicial de turmas.

2. Série: É necessário informar qual é a série que esta turma estará vinculada,
para isso é necessário ter a série previamente cadastrada.

3. Horário: Neste campo é preciso selecionar o horário de aulas para a turma,


este horário já deve estar previamente cadastrado no Módulo: “Cadastros
gerais”.

4. Professor regente: Caso a turma possua algum professor é responsável,


que represente a turma, o mesmo poderá ser selecionado neste campo (não
é obrigatório).

5. Sala: Após ter feito o cadastro das salas no Módulo: “cadastros gerais” é
possível selecioná-la, informando assim em qual sala determinada turma
estuda.

6. Quadro de horários: Através do quadro de horários, é possível informar,


qual será a disciplina, horário e professor de cada aula.

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Vejamos a seguir a tela onde esta configuração será realizada:

1. Visualizar: Esta opção permite que visualizar o quadro de horários,


separando por matéria, professor ou sala. Basta selecionar a opção de
visualização desejada.

2. Para inserir as informações no quadro de horários basta dar dois


cliques sobre a linha da aula desejada, fazendo isso o programa irá
apresentar a tela: Informações de aula, através dela será possível
informar qual é o professor, disciplina e a sala da aula selecionada.
Recomendamos que seja definido o quadro de horários para todas as
turmas, para que posteriormente o mesmo possa ser impresso e
entregue aos professores e turmas.

a) Aba Alunos;
Nesta aba contem os nomes dos alunos que fazem parte desta turma,
situação de cada aluno na turma e também o número de chamada de cada um
deles. O numero de chamada pode ser gerado automaticamente pelo aluno clicando
no botão “Gerar número de chamada”

b) Aba Educacenso;
Devem ser preenchidas as informações necessárias para levantamento do
perfil dos alunos da escola pelo INEP (Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas
Educacionais Anísio Teixeira).

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