MANUAL

OPERACIONAL

SISTEMA DE CONTROLE E
ACOMPANHAMENTO DE
DOCUMENTAÇÃO DE
CAIXA ESCOLAR

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 PERFIL – PRESEIDENTE CAIXA ESCOLAR/ DIRETOR DE ESCOLA

Com o objetivo de agilizar o processo de análise da documentação, das Caixas Escolares,

transparência no processo, permitindo que os gestores, das escolas, façam a inclusão dos
documentos fiscais são alguns dos diferenciais, desta nova versão. Que permitirá:

- Poder escanear os documentos fiscais, da Caixa Escolar, por tipo, fazendo a inserção
destas imagens sem a necessidade de encaminhar, o documento físico, para S R E;

- Agilidade no processo, pois, toda comunicação deverá será arquivada, no Sistema, sem a
necessidade de deslocamento para encaminhamento dos mesmos;

- Diminuição de gasto com cópia de documentos, pois, não será necessário a impressão de
cópias de documentos para envio às regionais e Unidade Central;

- A guarda dos documentos passam a ser de responsabilidade, do Presidente da Caixa

Escolar, como isso diminui o gasto com arquivo de documentos pela S R E e Unidade
Central;

- Agilidade na análise, dos documentos, pois, a análise poderá ser feita de qualquer lugar e
em qualquer hora, por um servidor habilitado para tal perfil/ finalidade;

- A Unidade Central, quanto as S R E’s, poderão ajudar a solucionar os problemas em tempo

real;

- Agilidade na disponibilidade, dos documentos, para os Órgãos de Controle, por

disponibilização de perfil de acesso. Sem a necessidade de tramitação, física de
documentos;

- Controle efetivo dos membros que compõem a Caixa Escolar e os seus respectivos
conselhos e colegiado;

- Possibilidade de registro de documento para o exercício corrente e para o novo exercício.

Exemplo: Exercício 2018, tem início em 01/04/2018 até 31/03/2019, acontece que as datas
de validade, dos documentos, são dinâmicas visto as especificidades do processo e de cada
documento. Pensando nisto, um documento com vencimento, no início do ano de 2019, pode
valer tanto para o exercício 2018 quanto para o exercício de 2019 e poderá ser registrado
para os dois exercícios sem a necessidade de replicar a informação, como era feito
anteriormente. Em que, este tipo de situação seria registrado para o exercício de 2018, para
habilitação da Caixa Escolar para 2018 e tão logo começasse o exercício de 2019 teria que
encaminhar a informação novamente. Para isto basta selecionar o ano do exercício desejado
e clique sobre FILTRAR.

Acreditamos que começa aqui um novo marco no processo de Controle de Documentos de

Caixa Escolar e dos demais Sistemas Corporativos integrados a este Sistema.

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 Para o primeiro acesso, ao Sistema de Controle e Acompanhamento de Documentação de
Caixa Escolar, será encaminhado uma mensagem para o e-mail institucional, da Escola, no qual o
Diretor Presidente de Caixa Escolar, possa cadastra uma senha. Para os demais usuários, da
escola, será encaminhado esta mesma mensagem para o e-mail institucional informado, no
cadastro.

Abra a mensagem no qual será exibido um usuário e senha:

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Clique sobre a mensagem:
CLIQUE AQUI PARA REALIZAR O SEU PRIMEIRO ACESSO

Irá ser exibida a seguinte tela:

Gostaria de salientar que o número do CPF já virá preenchido, e deverá informar a senha que veio
informado na mensagem de e-mail, em seguida clique em ENTRAR.

Faça segundo solicitado e especificado, finalizando clique em Salvar. No qual irá retornar para tela
inicial.

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Caso tenha esquecido a senha, acesse o Sistema pelo seguinte endereço:
www.controlecaixas.mg.gov.br - informe o número do CPF, os caracteres e clique em ENTRAR.

Em seguida:

No primeiro acesso a esta funcionalidade será exibida a mensagem:

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Informe o e-mail principal, em caso de gestor de escola, o e-mail institucional da escola, para os
demais o e-mail institucional pessoal.

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Ao acessar o Sistema novamente, o mesmo irá solicitar algumas informações:

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OBERVAÇÃO: A nova versão do Sistema de Controle e Acompanhamento de Documentação de
Caixa Escolar, também permite o acesso utilizando a assinatura digital, neste caso deverá clicar
sobre a imagem: “Acesse via Certificado Digital” informando a senha do Certificado Digital.

Então, entrou no Sistema.

Para registrar os documentos, da caixa escolar, faça o seguinte caminho:

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DOCUMENTOS

– Gerir Documentos Entregues, esta aba tem como objetivo disponibilizar a visualização das
documentações entregues para um determinado exercício passado. Assim como a possibilidade
anexar documentos para o exercício atual e/ ou, se for o caso, para um novo exercício.

Ao clicar sobre o quadro de visualização, poderá verificar a situação, de cada documento, no

período da seleção.

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Após seleção da opção: Documentos Anexados, será exibido a situação dos documentos
anexados, da Caixa Escolar, para atendimento ao Decreto 45.085/2009.

Para efetuar a inclusão, de um novo documento, clique sobre a imagem: do Clipes, no qual será
aberto a possibilidade se seleção do arquivo a ser anexado.

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Após este procedimento, o Sistema, irá gerar uma mensagem que fará uma pergunta: Tem certeza
que deseja efetuar a importação? Em caso negativo, irá retornar para seleção de um novo
documento. Em caso afirmativo, para documento pequeno com poucas páginas, irá exibir uma
imagem com as informações importadas, com as seguintes opções:

- Seleção do Termo de Responsabilidade: permite ao usuário, assumir a responsabilidade

diante das informações, imagens e documentos postados. Que o mesmo está correto,
mediante a seleção desta opção.

- Seleção CANCELAR, não grava os dados e o Sistema retorna para tela anterior, de seleção
do documento.

- Seleção SALVAR, permite concluir o processo gravando as informações, no Banco de

Dados. E automaticamente já fica disponível para visualização e analise, pelos usuários da
S R E, e/ ou, da Unidade Central.

Ao clicar sobre a imagem: do olho, o Sistema, permitirá a visualização do documento. Já a lixeira

permitirá a Remoção/ Exclusão, do documento. Para isso, clique sobre a mesma. Lembrando que

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esta ação é permitida, para o Usuário da Escola, enquanto não tiver sido analisado pelos níveis
superiores. Após análise, dos níveis superiores, somente será possível para as correções
destacadas nas observações.

Tão logo faça o registro de todos os documentos, os mesmos ficarão disponíveis, para análise dos
usuários: da Superintendência Regional de Ensino – S R E, a que pertence, e/ ou, pela Unidade
Central. Que poderá efetuar o procedimento de forma aleatória, a fins de Auditoria, ou por demanda
(atendimento pontual de uma regional que não tenha profissional qualificado para análise).

Lembramos que: é imprescindível, após o envio dos documentos, que seja feito o registro
cadastral de todos os membros, dos Grupos de Responsabilidades.

GRUPOS DE RESPONSABILIDADE

Ao clicar sobre esta opção serão exibidos todos os Grupos de Responsabilidades existentes já
cadastrados, para atendimento ao Decreto 45.085/ 2009.

- Caixa Escolar, será possibilitado verificar os membros da referida escola, clicando na

opção: Filtrar.

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Ao clicar na opção: Novo, será aberto uma nova tela que permitirá o registro dos membros.

Para concluir o processo clique em: Salvar. Para não registrar as informações e voltar para
tela anterior, clique na opção: Voltar.

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Para os casos em que: um ou vários membros já estiverem sido cadastrados e necessita
efetuar alguma correção e/ ou desativá-los, clique no desenho, do lápis, no qual permitirá a
edição das informações.

Selecionando Colegiado, aplicar o mesmo procedimento descrito para o cadastramento de

Caixa Escolar.

Selecionando Conselho Fiscal, aplicar o mesmo procedimento descrito para o

cadastramento de Caixa Escolar.

Selecionando Comissão de Licitação, aplicar o mesmo procedimento descrito para o

cadastramento de Caixa Escolar.

Histórico de Membros Ativos, permite a consulta dos membros responsáveis, pelos Grupos
de Responsabilidade, de uma escola, por período de seleção.

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Ao selecionar Filtrar, serão exibidos os dados incluídos, no filtro. Caso não insira nenhum
período, será exibido, todos os dados registrados, para tal seleção.

Ao clicar em: Gerar Relatório, será gerado um arquivo, em formato XLS, contendo todas as
informações descritas na consulta.

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 CAIXA ESCOLAR

Nesta funcionalidade são disponibilizados relatórios por:

- Situação da Caixa Escolar, Permite a visualização de todos os documentos entregues, por

um determinado período, de seleção. Bem como, as observações inseridas a época. Ao
clicar sobre: Visualizar, será disponibilizado a visualização de todos os documentos. Já a
opção: Gerar Relatório, permitirá a exportação para uma Planilha Excel e a impressão, das
informações, da forma que melhor atender.

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- Situação Individual, permite a visualização da situação, de todos, os documentos entregues
por um determinado período de seleção. Com as descrições das observações inseridas, à
época, e possibilidade de Geração de Relatório para impressão ou análise em planilha Excel.

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- Pendências, permite a visualização de todos os documentos que possuem alguma
pendência para solucionar, por determinado período de seleção. Bem como as observações
inseridas, à época, com possibilidade de Geração de Relatório para Impressão ou análise
em planilha Excel.

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 - Documentação a Vencer, permite a visualização de todos os documentos à vencerem em:
05, 10, 15, 30, 45, 60 e 90 dias. Por um determinado: Ano de Exercício, selecionado pelo
usuário. Bem como as observações inseridas, à época, com possibilidade de Geração de
Relatório para Impressão ou análise em planilha Excel.

- Consulta Documentos Entregues, permite a visualização de todos os documentos

encaminhados para análise e habilitação da Caixa Escolar, que possuam alguma pendência
para solucionar, por um determinado período de seleção.

- Consulta Fechamento Exercício, permite a geração de uma planilha Excel, contendo

informações de um determinado período, em especial para o fechamento de um determinado
exercício, o que não o impede de ser utilizado para outras finalidades.

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