Da concepo realizao: como administrar eventos de sucesso

Adriana Mantese Gspari

Adriana M. Gspari
E-mail: sdegaspari@uol.com.br

Formao Acadmica:
Especialista em Administrao Hoteleira Especialista em Administrao e Organizao em Eventos

Experincia Profissional:
22 anos de mercado em rede de hotis nacionais e internacionais, Responsvel pela organizao e montagem do Centro de Convenes de Ribeiro Preto Coordenao de Cursos de Graduao em Turismo Coordenao de Curso de Ps Graduao - Senac Consultoria e assessoria na implantao de meios de hospedagem Consultoria e Treinamento a Empresas de Turismo e Eventos

Eventos
Homem sempre viveu situaes de eventos

Viagens de Descobertas / Conquistas de terras / Lutas / Festas

A atividade de EVENTOS teve crescimento favorvel em funo dos diversos aspectos que englobam a atividade. a porta de entrada para o mundo dos negcios

MERCADO DE EVENTOS
Dados Atuais Brasil
Faturamento R$ 45 bilhes / ano 2,9 milhes de empregos 320 mil eventos / ano 26.500 eventos / ms 900 eventos / dia 37 eventos / hora 296 eventos a cada 8 horas 80 milhes de participantes Turista de Eventos fica no pas 8 a 9 dias Gasto mdio / dia = US$ 225,00
Fonte : http://www.revistadoseventos.com.br

MERCADO DE EVENTOS
Empresas especializadas na rea Crescimento da atividade no mundo
Interfere na Sazonalidade
Reduo scio-econmica

Criao de Orgos Nacionais e Internacionais.

OPORTUNIDADES
Valorizao da Marca

Valorizao do turismo na cidade sede.

Crescimento na infraestrutura, nos servios e em tecnologia

Troca de experincias e atualizaes.

Relacionamento

MERCADO DE EVENTOS - Ribeiro Preto/SP

Eventos de Marca

17 AGRISHOW Feira Internacional Agrcola Pblico de 80 a 100 mil pessoas

9 Edio Joo Rock - 30 mil pessoas

14 CARNABEIRO 100 mil pessoas

MERCADO DE EVENTOS - Ribeiro Preto/SP

10 FEIRA NACIONAL DO LIVRO -

17 FESTIVAL TANABATA - 60 MIL

MERCADO DE EVENTOS - Ribeiro Preto/SP

14 AVIRRP - Feira Agentes de viagens - 4 mil agentes

6 VIRADA CULTURAL 30 mil pessoas

1 STOCK CAR - 45 mil pessoas

18 FOLIA DE REIS - 25 mil pessoas

MERCADO DE EVENTOS Diversidade

Turismo de Negcios //// Turismo de Eventos

Turismo de Lazer e Turismo Religioso

Entretenimento

/ Turismo de Compras

Turismo Gastronmico Exposies / Feiras / Mostra / Leiles Corporativos / Educacionais / Incentivos / Cientficos Esportivos / Culturais / Sociais / Sade

Aventura

MERCADO DE EVENTOS Conquistas Cidade Referncia Turismo de Negcios e Turismo de Eventos

Cartilha com potencialidades e deficincias.
Escolhidos dentre o mais de 5.000 municpios brasileiros.

Turismo de Sade: Evento em Los Angeles com + 200 expositores.

Do Brasil, apenas 4 cidades: Belo Horizonte, Porto Alegre, Recife e Ribeiro Preto.

Desafios
Falta de mo de obra qualificada

Multiplicidade de ofertas
Concorrncia

Polticas Trabalhistas
Falta de infraestrutura local Espaos com M Qualidade Ausncia de Polticas Pblicas

Voc convocado a organizar um evento para sua empresa.

E agora . . . por onde comear???

Pr-Requisitos
Pensar nas aes:

Para quem? O que dever ser feito ? Como? Com que finalidade? Onde? Quando?

1 FASE Pr-evento
Planejar Conceber Organizar

Planejamento
2 FASE Evento ou Trans-evento
Executar Realizar

3 FASE Ps-evento
Avaliar Fechar

Pblico Alvo

Data

Hora

Local

Briefing

Tema

Dimenso

Adeso

Servios
Abrangncia

Programao

Partes Envolvidas
Acionistas Fornecedores Pblico Misto Diretores Funcionrios Pblico Interno

Revendedores

Familiares

Empresa Evento
Comunidade Financeira Pblico Externo Poder Pblico Concorrentes Entidades de Classe

Comunidade Geral

Consumidores Imprensa

Modelo de Kunsch (Meirelles, 1999)

PR-EVENTO

Lema: Pensar o evento

Estabelecer estratgias que orientem as aes futuras.
Conhecer onde se pretende chegar

PALAVRAS CHAVES:
Planejar Gesto Financeira Contratar Executar Controlar

Organograma
Comisso Executiva Coordenao Geral
Organizadora de evento

Comisso de Marketing

Comisso Tcnica

Comisso de Finanas

Imprensa Relaes Pblicas Publicidade Propaganda Inscries

Recepo Secretaria

Captao de Recursos

Alimentos e Bebidas

Convidados Palestrantes

Contas a Pagar Receber Tesouraria Inscries

Cerimonial , Protocolo e Etiqueta

Fechamento x Ps Eventos

Infra-estrutura

Estabelecer Contratos
Local
Patrocinadores

Artistas

Parceiros
Apoios

Palestrantes

Contratos

Convidados

Gerenciamento de Eventos

Contratos

Clientes
Expositores
Fornecedores & Terceirizados

Emissoras & Assessorias

Alimentos & Bebidas

Almoo Jantar Coquetel Welcome DrinK Welcome Coffee Caf da Manh Brunch Churrasco

Captao de Recursos

Cerimonial, Protocolo e Etiqueta

Cerimonial, Protocolo e Etiqueta

Arte do bem servir

Cerimonial, Protocolo e Etiqueta

Cerimonial, Protocolo e Etiqueta

Cerimonial, Protocolo e Etiqueta

Hino Nacional

Lei n 5.700 de 01de setembro de 1971 regulamenta uso dos smbolos nacionais Decreto 11.074 de 5 janeiro de 1978 normas Cerimonial Pblico

TRANS-EVENTO ou EVENTO
CHECK LIST

Ser a montagem do evento e a operacionalizao do atendimento ao pblico alvo, fornecedores e contratados durante o pr-evento no local . (Martin, 2003)

TRANS-EVENTO ou ACONTECIMENTO

Vivenciar o Evento
Luz ... Cmera ... Ao!!!
PALAVRAS CHAVES:
Controlar Operacionalizar

Montar
Concretizar

Realizar

TRANS-EVENTO ou ACONTECIMENTO

Execuo Final
Terminou o Evento!!!!
Pagar Conferir Desmontar

Guardar

Ordenar

PS-EVENTO - FASE FINAL

Analisar Resultados
Para o organizador o evento no termina quando acaba . . . somente aps finalizar as pendncias e emitir Relatrio Final.

PALAVRAS CHAVES:
Demitir Prestar contas Arquivar Avaliar Agradecer

Fidelizar

Relatar

Clipping

Impactos Sociais e Culturais

Comportamento Comunitrio e de Multides Pode ser modificado?

O evento interfere na vida da comunidade local? Como evitar transtornos em pontos crticos?

Segurana
Impactos Fsicos, Ambientais e Polticos

Segurana
Impactos Fsicos, Ambientais e Polticos

Pensar no detalhe antes . . .

Far a diferena depois!!!!

Dicas Importantes
Planejamento - Pensar nos detalhes Entender o Perfil do Cliente / Pblico Alvo Cada evento um novo desafio Nunca um evento igual ao outro Pouco tempo para execuo Muitos eventos podem ser simultneos Flexibilidade Segurana Sustentabilidade Solucionar problemas Ter sempre Plano B Manter a equipe motivada Avaliao Crtica Seja tico sempre!

Como dever ser um Evento?

Criar expectativas;
Ser acessvel ao maior n possvel de pessoas - Pblico alvo; Possuir um nome de fcil memorizao; Satisfazer a necessidade do Pblico alvo;

Proporcionar Segurana.

Ateno !!!!

OPORTUNIDADES BRASIL

(Revista Exame - 16/12/2009)

Momento de OURO os Maiores Eventos Esportivos do Mundo Negcios se multiplicaro em todas as reas Expectativa de 600 mil turistas a mais Qual a imagem?
Pacote de Investimentos Esperados Mobilidade Urbana Aeroportos Turismo Estdios Portos 8 bilhes 6 bilhes 5,4 bilhes 4,8 bilhes 0,5 bilho // Total = 24,7 bilhes

OBRIGADA!

Adriana Mantese Gspari

adriana.mgaspari@sp.senac.br