Edio Eletrnica de Documentos

3 - Microsoft Word

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Insero de informao
Formas de efetuar a insero Embutida
Informao inserida faz parte definitiva do documento.

Ligada
Grande utilidade para documentos preliminares mantida uma ligao ao objeto inserido Se este for mudado a informao no Word tambm mudada.

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Cabealho e rodap
Um documento tem, em cada pgina, zonas reservadas introduo de um cabealho (texto que se repete no topo de cada folha impressa) e de um rodap (texto que se repete no fundo de cada folha impressa). Estas zonas funcionam com um segundo e terceiro documento que se juntam ao documento base para criar o resultado final (a impresso). So zonas especialmente concebidas para colocar ttulos, nomes de autores, nmero da reviso, data de impresso e, muito especialmente, a numerao de cada pgina.

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Quebras e texto multi-coluna

Quebras de pgina Exemplo: fim de captulo Texto multi-coluna Contribui para uma leitura mais fcil de textos sucintos mas muito ricos Caracterizao do texto multi-coluna
Nmero de colunas Separao entre colunas Barra de separao entre colunas Interrupo de uma coluna
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Uso de seces
Servem para mudar o esquema numa pgina ou entre pginas no mesmo documento. Exemplo mais tpico
Misturar texto a duas colunas com uma coluna

Outras propriedades aplicveis a seces:

Formatao da pgina: Margens, orientao da pgina, cabealhos e rodaps Numerao de pginas e linhas, separao vertical de colunas

Tipos de seces: Esquema de Pgina Quebras Pgina seguinte: Seco inicia-se na pgina seguinte Contnua: Seco inicia-se na mesma pgina Pgina mpar: Seco inicia-se na pgina impar seguinte
Aplicao tpica: iniciao de um novo captulo num livro
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Seces: aspetos prticos

O que de facto uma seco? Poro de texto separado por caracter especial (Quebra de seco) Que acontece se apago esse caracter? O texto da seco anterior a esta quebra assume as propriedades da seco seguinte Como distingo uma seco de outra? Pela numerao da seco (pela ordem de ocorrncia) Como copio as propriedades de uma seco para outra? Em vista Normal
Copio o caracter da seco cujas propriedades pretendo usar Substituo a quebra de seco que termina o texto alvo
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Os estilos: definio e uso

Documentos usam diversos tipos de pargrafo:
Narrativa, Dilogos, Nome do captulo, Anotaes, ndice,

Como tornar mais verstil o documento? Associar ao pargrafo um conjunto de propriedades: estilo.
Nomeadamente, alm das propriedades deste: Tipo de letra, limites (moldura), idioma ou numerao.

Manipular os estilos. Com o cursor no pargrafo:

Criar um estilo Modificar um estilo Aplicar um estilo a um pargrafo

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Os estilos: vantagens
A alterao da formatao de um estilo: Conduz alterao de todos os pargrafos do documento que foram associados ao respetivo estilo Permite mudar o aspeto global do documento em instantes:
O Editor do livro pede: Os pargrafo de dilogo deve ser escrito em itlico e a margem esquerda a 2 cm da pgina. O redator: Experimentado: usa estilos e executa em 8 segundos Incauto: pode demorar dias

Os estilos pr-definidos Alguns estilos esto partida pr-definidos:

O Word reconhece-os de forma imediata para algumas tarefas automticas
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Automatizar o documento: uma necessidade

O que nos aparece num livro ou documento:
Um ndice 1- Ea de Queirs: as obras 1.1 Os Maias 1.2 O Crime do Padre Amaro 2- Almada Negreiros Referncias a elementos do texto: . Podemos ver na figura 1, .. O autor [ref 10] da Uma lista de figuras: Figura 1 O pinheiro manso Figura 10 - O pltano
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opinio que .. O assunto referido no Sub cap. 2.1.2, pgina 15, .....

Produo automtica de ndices

Os estilos predefinidos Ttulo: Estrutura hierrquica:
Titulo 1 Titulo 2 Titulo 3 1 1.1 1.1.1

Word usa-os para efetuar numerao hierrquica e produzir ndices rapidamente. Como usar para produzir um ndice Aplicar os estilos referidos Numerar os pargrafos associados Inserir o ndice

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ndices
Referncias Legendas, ndice remissivo ou ndice de autoridades ndice de ocorrncia de legendagens no documento. Pode incluir Rtulo, Numerao, Texto e pgina Referir legendagem das
Figuras, das Tabelas, outras

Permite, ao consultar um documento, localizar Informao especfica

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Numerao automtica: legendas

Legendas: Referncias Legendas Inserir Legenda Numerao automtica de objetos inseridos no documento
Tem 3 partes ou elementos: Rtulo, numerao e texto Tabela 5 BlaBla Podem ser aplicadas: Manualmente: o utilizador escolhe o rtulo e insere-o Automaticamente: aps insero do objeto baseado na natureza deste Opes Associar numerao o nmero de um captulo Escolher o formato da numerao

Mais valias
Renumerao efetuada aps incluso/remoo de objeto Objeto pode ser referenciado pelos elementos da sua legenda
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Referncias cruzadas
Referncia a objetos ou sua localizao. Exemplos :
A figura 1 da pgina 15 mostra .... A concluso do captulo 2.1 e a equao 6.8 provam que ... Insero: Referncias Legendas Referncia Cruzada

Temos dois aspetos a ter em considerao

Tipo ou objeto que ser referenciado Entidade numerada, legenda, estilo, nota de rodap, ... Inserir Referncia a: O nmero, a legenda associada, a pgina de ocorrncia, ...

A referncia poder ser includa como hiperligao (hyperlink)

O clique nessa referncia cruzada leva-nos entidade associada. O regresso ao local inicial efetua-se com o boto de retorno

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Documentos Multi-endereados
So documentos com contedos formalmente idnticos. A distribuir por entidades distintas Incluindo informao personalizada Um exemplo: Pedido de pagamento de quotas a scio do Sporting Club de Portugal Caro associado Cunhado Dias Serve a presente carta para informar Vxa, scio n 56890, dignssimo apoiante desde h 25 anos, que esto a pagamento as quotas do ano corrente. Saudaes Sportinguistas

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Documentos Multi-endereados
Seria conveniente: Escrever um documento padro Inserir nos locais apropriados os dados (campos) de cada entidade provenientes de uma base de dados ou tabela
Porque no os contactos do Outlook?

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Produo de Documentos Multiendereados

Menu Mailings Iniciar Impresso em Srie Assistente de Impresso Em srie Passo a Passo Criar o documento modelo ou principal Criar ou abrir um ficheiro origem de dados com:
Nome dos campos e registos de elementos Ficar disponvel uma caixa de dilogo com os nomes dos campos identificados na base e outros botes auxiliares

Inserir os campos de intercalao no documento Produzir o documento ou imprimir diretamente Ficheiros aceitveis como origem de dados Tabelas Excel, livro de contactos do Outlook, tabelas em Word, texto devidamente formatado, bases de dados gerais,
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Cenrios de cooperao: reviso

Documentos so por vezes escritos em cooperao: o documento remetido ao revisor. Convm que : O revisor possa assinalar as suas sugestes sem as efetivar
Efetuando cortes ou inseres no texto Inserindo comentrios: escritos (aparece na margem da pgina) Rever Comentrios

O autor possa navegar, de alterao em alterao, no documento j revisto, e:

Aceitar ou rejeitar cada alterao proposta.

Como usar? Em Rever Registar Alteraes Para inserir sugestes de alterao: Acompanhar alteraes Para rever alteraes do documento: Aceitar/rejeitar alteraes
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Cenrios de Cooperao: Comparao de Verses

O documento por vezes extenso e Assume vrias verses resultado de:
Alteraes faseadas Alteraes em paralelo por vrios utilizadores

Poder ser necessrio

Compar-lo com outro ou outros para localizar diferenas

Como fazer a comparao de verses? Abrir o documento a ser comparado Rever Comparar e abrir os documentos contra os quais ser comparado
As alteraes detetadas em cada verso so assinaladas

Aceitar ou rejeitar alteraes propostas.

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Bibliografia
Utilizar o programa EndNote

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EndNote
Permite criar uma base de dados de referncias

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EndNote
Seleccionar um item e voltar ao World

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Citao e Referncias Bibliogrficas

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Formatao da bibliografia

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Informtica

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