5 dicas para usar o Word em empresas

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FEV 04 20 11 5 dicas para usar o Word em empresas
11:19 AM

Recursos teis que podem poupar tempo e dinheiro

Orientao para usurios de computadores do local de trabalho

Autor: Kim Komando A maioria das pessoas no usa todos os recursos incorporados a seus aplicativos. A tendncia nos concentrarmos naqueles que achamos teis, e ponto final.

1.

DICA: Voc pode configurar o Word para verificar a ortografia e a gramtica enquanto digita. Primeiro, ser preciso confirmar se o verificador ortogrfico e gramatical automtico est ativado. No menu Ferramentas , clique em Opes e, em seguida, na guia Ortografia e Gramtica . Marque as caixas de seleo Verificar ortografia ao digitar e Verificar gramtica ao digitar . Digite o seu documento. Clique com o boto direito do mouse em uma palavra sublinhada com linha vermelha ou verde ondulada e selecione o comando ou a alternativa de ortografia desejada.

Conhea aqui cinco recursos do Microsoft Word, o editor de texto do Microsoft Office que utilizo em minha empresa para poupar tempo e dinheiro.

Crie e projete o papel timbrado da sua empresa, optando por um clipart gratuito da Microsoft. Todas as empresas precisam de um papel timbrado oficial. No preciso compr-lo. Se souber o que deseja, voc poder cri-lo no Microsoft Word e salv-lo como um modelo para uso regular. Um papel timbrado no precisa ser complicado; pode ter somente o nome, endereo e telefone da empresa. O Word oferece uma grande variedade de fontes e tamanhos de tipos. Se desejar acrescentar uma imagem ao papel timbrado, voc pode digitalizar seu logotipo e us-lo no papel. Ou recorrer a outra opo.

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A Microsoft dispe de uma grande coleo de cliparts gratuitos. Se desejar acrescentar uma flor, por exemplo, a Microsoft tem mais de 1.000 opes. A coleo de cliparts est disponvel para usurios registrados do Word, na Design Gallery Live do Microsoft Office. A Microsoft tambm oferece modelos gratuitos de cartas, etiquetas e formulrios na Galeria de Modelos. (A maioria executada em Word, embora alguns exijam outros programas. Por exemplo, os modelos de gerenciamento de projetos utilizam

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o Microsoft Project 2000 ou verses posteriores.) 2. Envie a mesma carta a vrias pessoas sem precisar enderear cada uma separadamente. s vezes, necessrio enviar peas publicitrias a todos os clientes. Ou anunciar uma mudana na equipe de trabalho. Parece uma tarefa herclea, mas no precisa ser. Para simplificla, existe o recurso de Mala Direta do Word. Basicamente, o Word usa uma lista de nomes e endereos de uma tabela. A tabela pode ser criada no Word, no Microsoft Access ou at mesmo no Microsoft Outlook. Todos fazem parte do Microsoft Office. Isso obviamente funciona melhor com planejamento. Voc provavelmente precisar de um banco de dados, e o Access a melhor soluo para isso. Mas a aprendizagem ser muito mais proveitosa se colocarmos tudo no Excel (que tambm faz parte do Microsoft Office). Usarei o Excel como exemplo, mas lembrese de que existem outras opes. Inicie o processo com a carta. A mesma carta ser enviada a todos; no ser possvel personaliz-la muito. Ao escrever a carta, deixe espao para o endereo da pessoa e uma saudao. Ao configurar o Excel, voc obviamente precisar do nome e do endereo da pessoa. Voc tambm precisar de um campo de saudao. Se Gustavo Camargo for um dos destinatrios da carta, a saudao poder ser Prezado Gustavo. Se sua relao com o Dr. Gustavo Camargo for mais formal, a saudao poder ser Prezado Dr. Camargo. Assim, os nomes da coluna Saudao sero "Gustavo" ou "Dr. Camargo". Em seguida, abra a carta. Clique em Ferramentas > Cartas e Correspondncias > Mala Direta. Siga as orientaes do assistente no lado direito da tela. Para selecionar destinatrios de cartas, procure na lista de contatos do Excel, Outlook ou outro banco de dados. Alm de cartas, voc pode enderear envelopes e etiquetas com o recurso Mala Direta, o que facilita muito a vida do usurio. 3. Adicione uma marca d'gua a um documento para que todos saibam que se trata de um rascunho. Se voc estiver distribuindo uma proposta para a equipe, talvez seja uma boa idia distingui-la do produto final. Uma boa maneira de evitar isso usando uma marca d'gua indicando "Rascunho", "Confidencial", "Amostra" ou algo semelhante. A marca d'gua fica claramente visvel no documento, mas no prejudica a legibilidade do texto. Voc pode at mesmo definila com uma variedade de cores. Tambm possvel usar uma imagem como marca d'gua. Digamos que voc administre uma floricultura. Voc pode usar um desenho ou a imagem de uma flor, que apareceria em todos os documentos impressos. Bacana, no? Para usar a marca d'gua, clique em Formatar > Plano de Fundo > Marca d'gua Impressa. Faa suas selees e clique em OK. Se voc planeja usar uma marca d'gua regularmente, crie um modelo (consulte o N 1 acima). Lembre-se de que tnue o limite entre bacana e irritante. Se a pessoa tiver que se esforar muito para ler o documento por causa da marca d'gua, talvez ela at desista. Selecione "semitransparente" ou "desbotado" ao configurar a marca

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d'gua. 4. Acompanhe as alteraes feitas nos documentos. Quando um plano de vendas ou outro documento devolvido para voc, s vezes fica difcil ver as alteraes feitas pelos outros. O Word oferece um recurso simples que permite ver essas alteraes. Veja aqui as instrues para Word 2002/2003: primeiro, abra o documento alterado. Clique em Ferramentas > Comparar e Mesclar Documentos. Procure o documento do Word original. Clique nele para real-lo. No canto inferior direito, clique na caixa suspensa e selecione "Mesclar no Documento Atual". No Word 97/2000: clique em Ferramentas. V para Controlar Alteraes. Clique em Comparar Documento. Localize o documento do Word original e clique nele para real-lo. Clique em Abrir. Certas vezes, desenvolver um documento to difcil que perdemos o fio da meada. Rever verses anteriores pode ajudar. Isso fcil no Word. Clique em Arquivo > Verses. Selecione "Salvar uma verso automaticamente ao fechar". Sempre que voc fechar o documento, essa verso ser salva. Quando quiser rever uma verso antiga, siga o mesmo caminho. Todas as verses estaro listadas na caixa. A mais recente ficar no incio. Realce a verso desejada e clique em Abrir. possvel desativar esse recurso de verso desmarcando a caixa "Salvar uma verso automaticamente ao fechar". Voc tambm pode excluir verses separadamente. Realce as verses que desejar descartar e clique em Excluir. 5. Use um atalho para suas tarefas. Com certas tarefas, consigo trabalhar mais rpido usando o teclado em vez do mouse. Voc provavelmente conhece os padres: Ctrl+C para copiar, Ctrl+V para colar, Ctrl+Z para desfazer, Ctrl+T para selecionar tudo e Ctrl+P para imprimir. Mas existe uma lista de outros atalhos que podem ser teis quando trabalhamos no Word.

Grupo de teclas

Resultado

Alt+Ctrl+C

Smbolo de direitos autorais (copyright)

Alt+Ctrl +Ponto

Reticncias

Alt+Ctrl+R

Smbolo de marca comercial

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Alt+Ctrl+T

Smbolo de marca registrada

Ctrl+N

Texto em negrito

Ctrl+E

Centraliza o pargrafo

Ctrl+End

Vai para o fim do documento

Ctrl+Enter

Insere uma quebra de pgina

Ctrl+L

Abre o menu Localizar

Ctrl+G

Vai para uma pgina, marcador, nota de rodap, tabela, comentrio, imagem ou outro local

Ctrl+U

Abre o menu Substituir

Ctrl+Home

Vai para o incio do documento

Ctrl+I

Texto em itlico

Ctrl+O

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Tab

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