Dicas e truques facilitam uso do Word

Tem espaço demais:

Para tirar espaços em branco em texto colados do e-mail, use
o recurso AutoFormatação:
No menu Formatar, clique em AutoFormatar e dê OK.
Eliminar formatos: Você recebe um documento e ele está
cheio CTRL + T e, em seguida, CTRL + SHIFT + B. No Word
XP, vá à caixa de estilos da barra de ferramentas Padrão e
clique na alternativa "Limpar Formatação".
Copiar sem formatação: Muitas vezes, quando copiamos e
colamos um texto, principalmente da Internet, ele vem
acompanhado de caracteres estranhos ou formatação
esquisita. Como fazer para ter só o texto? Selecione o texto a
ser copiado e pressione CTRL + C para copiá-lo. Abra o Word e
posicione o cursor no ponto onde será colado o texto copiado. Clique
no menu Editar e depois em Colar especial. No campo "Como",
selecione a opção "Texto não formatado" e depois clique em OK.
Com a cara do original: Você perde o seu precioso tempo
formatando seu documento, escolhendo layout e fontes
especiais, daí o envia para o seu chefe pensando que vai
impressioná-lo. Só que quando ele abre o documento, nada
daquele visual caprichado aparece. O que fazer? Salvar o documento
de modo a incorporar nele todas as características originais
desejadas. No menu "Arquivo", clique em "Salvar Como" e, na caixa
de diálogo, no botão-menu Ferramentas, clique em Opções Gerais
(Opções de Salvar, no Word XP). Nas opções que aparecem, marque
a caixa "Incorporar Fontes TrueType".
Ganhe tempo na edição: Para selecionar uma frase inteira,
aperte a tecla CTRL enquanto clica com o mouse em
qualquer ponto da frase. Para selecionar uma palavra, dê um
duplo clique de mouse sobre ela. Para passar rapidamente de
um documento para outro, pressione CTRL + F6. Para selecionar um
parágrafo inteiro, dê um clique triplo em qualquer ponto do parágrafo.
Tranferir objetos: Esta dica do "Guia Info Word" é bastante
útil para quem trabalha com edição de textos. "O Word 2000
oferece um recurso para mover de uma só vez múltiplos itens
espalhados num documento. Admita que você tem um texto
de cinco parágrafos. Ao revisar o que escreveu, você decide que os
parágrafos 1 e 3, nessa ordem, devem ser transferidos para o final do
texto. Selecione o parágrafo 1 e pressione CRTL + F3. Esse recurso
vale para texto e também para outros objetos no documento, como
imagens e desenhos".
MAIÚSCULAS e minúsculas: Para transformar as letras de
uma palavra em maísculas ou minúsculas, selecione a
palavra ou frase desejada e tecle Shift + F3 para alternar
entre tudo maiúsculo, tudo minúsculo e só iniciais maiúsculas.
Salvar tudo: Você tem vários documentos abertos e quer
salvar e fechar tudo de uma vez? Então, pressione a tecla
SHIFT enquanto clica no menu Arquivo e depois em "Salvar
tudo". Para fechar tudo, repita a operação e escolha "Fechar
tudo".
Reduzir para caber: Quando redigimos uma carta, um
relatório ou outro documento é comum acontecer de algumas
poucas linhas correrem para a segunda página. Além do
desperdício de papel, não é muito elegante um documento
com uma página praticamente em branco. Em vez de perder tempo
testando outras fontes ou tamanhos, deixe que o próprio Word resolva
o problema. Basta acionar a opção Arquivo/Visualizar Impressão e
clicar no botão "Reduzir para Caber"
Copiar num piscar de olhos: Para copiar um texto inteiro
dentro de outro não é preciso abrir o documento desejado,
selecioná-lo e depois copiá-lo para o outro documento.
Você pode fazer isso, claro, se tiver tempo. Mas um modo
de fazer isso rapidamente é usando o recurso "Inserir arquivo".
Posicione o cursor no ponto do texto onde você deseja inserir o
arquivo. No menu Inserir, escolha Arquivo e localize e selecione o
documento desejado. Clique em OK.
Arquivo corrompido: Embora seja incomum, pode
acontecer de o modelo Normal.dot, em que estão
gravadas as configurações- padrão do Word, ser
corrompido. Caso isso aconteça, é bem simples consertar
o problema. Localize o arquivo (use o Iniciar-Localizar do Windows) e
o renomeie para Normal.old. Agora, ao abrir o Word novamente, ele
irá criar um novo Normal.dot. Claro que todas as suas configurações
(fonte, parágrafo, idioma etc) serão perdidas.
Veja a seguir algumas dicas para minimizar a ação da Auto-correção:
Comandos extras: As versões mais novas do Word
marcam em vermelho as palavras que o programa
considera erros de ortografia (caso seu Word não faça
isso, acione a entrada "Opções" do menu "Ferramentas",
vá para a aba "Ortografia e gramática" e marque a caixa "Verificar
ortografia ao digitar"). Caso os sublinhados incomodem, é possível
eliminá-los imediatamente. Basta clicar com o botão direito do mouse
sobre a palavra sublinhada para abrir um menu de contexto. No topo
aparecem as "sugestões de ortografia", palavras com grafia correta
que o Word oferece. O segundo grupo deve ser usado quando não se
deseja alterar a grafia da palavra sublinhada: "Ignorar tudo" faz com
que todas as demais vezes que aquela palavra aparecer no texto
sejam ignoradas. A opção "Adicionar ao dicionário" inclui a palavra em
seu dicionário pessoal.
Linhas de alerta: As linhas vermelhas onduladas que
sublinham os erros em um texto tornam mais difícil
esquecer de corrigi-los antes de terminar o trabalho.
Porém, se você apenas usar o botão direito do mouse
para as correções, em vez de utilizar a caixa de diálogo do corretor
ortográfico, não poderá adicionar palavras às definições de
AutoCorrect (Autocorreção). Ao clicar com o botão direito, vá mais
abaixo no menu até Autocorreção, escolha aí a ortografia correta e o
Word irá adicioná-la à lista automática. Se não deseja guardar uma
correção, seja uma já incorporada seja uma já adicionada, clique na
opção Opções de Autocorreção, nesse mesmo menu: clique na
correção para a desfazer só por esta vez, ou desative-a para que não
apareça no futuro.
Pequenos delizes: Às vezes pode acontecer de
cometermos erros de ortografia justamente onde eles
mais saltam aos olhos: nos títulos e subtítulos de
documentos. A razão mais comum para isso é fácil de
corrigir: caso você tenha o hábito de grafar títulos em caixa alta e
quando encontra neles um erro de ortografia que escapou da
verificação ortográfica, acione a opção "Opções" do menu
"Ferramentas", vá até a aba "Ortografia e gramática" e verifique se a
caixa "Ignorar palavras em MAIÚSCULAS" está marcada. Se estiver,
desmarque-a e seus títulos serão incluídos na verificação.
Se o seu documento estiver no estilo "blocado" (as linhas
são todas do mesmo tamanho), pode ser que deseje
hifenizar o texto automaticamente. Para isso:
1. No menu Ferramentas, aponte para Idioma e clique em
Hifenização.
2. Marque a caixa de seleção Hifenizar o documento
automaticamente.
3. Na caixa Distância tolerada da margem, insira o espaço entre o fim
da última palavra em uma linha e a margem direita. Para reduzir o
número de hifens, aumente a distância tolerada da margem. Para
reduzir a irregularidade da margem direita, diminua a distância
tolerada da margem.
4. Na caixa Limite de hifens consecutivos, insira o número de linhas
consecutivas que podem ser hifenizadas.
5. Para impedir que o Word hifenize automaticamente parte do
documento, selecione o texto e clique em Parágrafo no menu
Formatar. Clique na guia Quebras de linha e de página e marque a
caixa de seleção Não hifenizar.

A função "AutoCompletar" do Word permite que você

insira itens inteiros (como datas e entradas de AutoTexto)
quando digita alguns caracteres de identificação. Para
obter uma lista completa das alterações de
AutoFormatação, AutoCorreção e AutoCompletar que o Word efetua,
clique em Inserir/AutoTexto/ AutoTexto. Você pode facilmente ativar
ou desativar esses recursos automáticos. Para ativar ou desativar o
AutoCompletar, no menu Inserir, aponte para AutoTexto. Em seguida,
clique em AutoTexto. Depois marque ou desmarque a caixa de
seleção "Sugerir dica de AutoCompletar para AutoTexto e datas".
É possível usar a função AutoTexto para automatizar o
trabalho de digitar expressões ou siglas que você usa com
regularidade em seus trabalhos. Veja como fazer isso:
1. Digite a expressão que deseja. Ex.: Banco Nacional de
Desenvolvimento Econômico e Social - BNDES
2. Formate a expressão como você quer que ela apareça no texto
3. Selecione a expressão digitada
4. Tecle Alt+F3 para abrir a caixa de diálogo Criar AutoTexto
5. No campo "Atribua um nome à sua entrada de AutoTexto" digite a
sigla pela qual o AutoTexto será chamado -exemplo: BNDES. Use no
mínimo 4 dígitos para o nome
6. Dê OK.
Para alterar uma entrada de AutoTexto crie a nova entrada com o
mesmo nome da antiga e o Word perguntará se você quer substituir a
antiga pela nova.
Se você inclui ma palavra errada no dicionário do Word,
clique em Ferramentas- Opções e depois na aba
Ortografia e Gramática. Clique no botão dicionário,
selecione o dicionário (o padrão é dicionario.dic) e clique
em Editar. Agora, localize o termo errado.

Veja abaixo alguns atalhos de teclado que facilitam em muito o uso do

Word:

Trabalhar com documentos:

Aperte as teclas Para

Abrir a Ajuda do Word. Este
F1 recurso só funciona com o
Assistente do Office desativado
CTRL + O Criar um novo documento do
 mesmo tipo do atual ou mais
recente
CTRL + A Abrir um documento
CTRL + W Fechar um documento
ALT + CTRL + S Dividir a janela do documento
Remover a divisão da janela do
ALT + SHIFT + C
documento
CTRL + B Salvar um documento
Localizar texto, formatação e
CTRL + L
itens especiais
Repetir o comando Localizar
ALT + CTRL + Y (após fechar a janela Find and
Replace)
Substituir texto, formatação
CTRL + U
específica e itens específicos
Ir para uma página, um
indicador, uma nota de rodapé,
CTRL + Y uma tabela, um comentário, um
elemento gráfico ou para um
outro local
Voltar para uma página, um
indicador, uma nota de rodapé,
ALT + CTRL + Z uma tabela, um comentário, um
elemento gráfico ou para um
outro local
ALT + CTRL +
Navegar por um documento
HOME/b>

Ações e modo de exibição:

Aperte as teclas Para

ESC Cancelar a ação
CTRL + Z Desfazer a ação
CTRL + Y Refazer ou repetir a ação
Alternar para o modo de exibição
ALT + CTRL + P
de layout de impressão.
Alternar para o modo de exibição
ALT + CTRL + O
de estrutura de tópicos
ALT + CTRL + N Alternar para o modo normal
Mover-se entre um documento
CTRL + \
mestre e seus subdocumentos

Formatação de caracteres e
parágrafos:
Aperte as teclas Para
CTRL + SHIFT + C Copiar a formatação do texto
Aplicar a formatação copiada ao
CTRL + SHIFT + V
texto
CTRL + SHIFT + F Alterar a fonte
CTRL + SHIFT + P Alterar o tamanho da fonte
CTRL + SHIFT + > Aumentar o tamanho da fonte
CTRL + SHIFT + < Diminuir o tamanho da fonte
Aumentar em um ponto o
CTRL + ]
tamanho da fonte
Diminuir em um ponto o tamanho
CTRL + [
da fonte
Formatar todas as letras com
CTRL + SHIFT + A
maiúsculas
CTRL + N Formatar com negrito
CTRL + I Formata com itálico
CTRL + S Aplicar um sublinhado
Sublinhar as palavras, mas não
CTRL + SHIFT + W
os espaços
CTRL + SHIFT + D Aplicar duplo sublinhado ao texto
Aplicar formatação de texto
CTRL + SHIFT + H
oculto
CTRL + 1 Aplicar entrelinhamento simples
CTRL + 2 Aplicar entrelinhamento duplo
Aplicar entrelinhamento de 1,5
CTRL + 5
linha
Adicionar ou remover um espaço
CTRL + 0 (zero) de uma linha antes de um
parágrafo
CTRL + E Centralizar um parágrafo
CTRL + J Justificar um parágrafo
CTRL + G Alinhar um parágrafo à direita
F11 Alinhar um parágrafo à esquerda
CTRL + M Recuar um parágrafo à esquerda
Remover a formatação de
CTRL + Q
parágrafo
Remover um recuo de um
CTRL + SHIFT + M
parágrafo à esqquerda
CTRL + SHIFT + J Criar um recuo deslocado
CTRL + SHIFT + T Reduzir um recuo deslocado
CTRL + SHIFT + U Aplica um estilo
ALT + CTRL + K Inicia a AutoFormat
CTRL + SHIFT + B Aplica o estilo Normal
ALT + CTRL + 1 Aplica o estilo Título 1
ALT + CTRL + 2 Aplica o estilo Título 2
ALT + CTRL + 3 Aplica o estilo Título 3
SHIFT + F11 Aplica o estilo Lista