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PARTEi TÉCNICAS SECRETARIAIS c Capítulo 1 .O Profissional de Secretariado 19 1.1 As Mudanças na
PARTEi TÉCNICAS SECRETARIAIS
PARTEi
TÉCNICAS
SECRETARIAIS
c Capítulo 1 .O Profissional de Secretariado 19 1.1 As Mudanças na Profissão e o
c
Capítulo 1 .O Profissional de Secretariado
19
1.1
As Mudanças na Profissão e o Perfil da Secretária
19
1.2 25
1.2
25

Regulamentação da Profissão Código de-Ética Profissional Questões Práticas

1.3 28
1.3
28
1.4 34
1.4
34
Capítulo 2 .Inserção da Secretária no Mercado de Trabalho 35 2.1 O Mercado de Trabalho
Capítulo 2 .Inserção da Secretária no Mercado de Trabalho
35
2.1 O Mercado de Trabalho e a Secretária
35
2.2 Empregabilidade
37
2.3 38
2.3
38

Rede de Relacionamentos (Networking) Autoconhecimento

2.4 39
2.4
39
2.5 Ingresso e Recolocação no Mercado de Trabalho 39 2.6 Elaboração do Currículo 40 2.7
2.5 Ingresso e Recolocação no Mercado de Trabalho
39
2.6 Elaboração do Currículo
40
2.7 Dicas para Antes da Entrevista e Durante sua Realização
50
2.8 54 2.9 56 2.1 0 57
2.8
54
2.9
56
2.1 0
57

Perguntas que Estão no "Auge" Perguntas que Ajudam a Secretária a Analisar a Empresa Dicas para Obter Êxito em uma Dinâmica de Grupo Questões Práticas

2.1 1 58
2.1 1
58
Capítulo 3 . Ferramentas Essenciais do Cotidiano da Secretária 59
Capítulo 3 . Ferramentas Essenciais do Cotidiano da Secretária
59
3.1 62
3.1
62

Caderno de Anotações Follow-Up Agenda Questões Práticas

3.2 63 3.3 64
3.2
63
3.3
64
3.4 67
3.4
67
Capítulo 4 .Como Administrar o Tempo 69 4.1 O Que É Administração do Tempo? 69
Capítulo 4 .Como Administrar o Tempo
69
4.1 O Que É Administração do Tempo?
69
4.2 Dicas para Melhorar a Administração do Tempo
71
4.3 0s Benefícios da Administração do Tempo
73
*
4.4 Questões Práticas
73
Capítulo 5 . Recepçáo e Emissão de Correspondências 75 5.1 Carta Comercial . Partes 79
Capítulo 5 . Recepçáo e Emissão de Correspondências
75
5.1
Carta Comercial . Partes
79
5.2 Questões Práticas 81
5.2 Questões Práticas
81
Capítulo 6 .Apoio Logístico à Reunião 82 6.1 Aspectos Básicos da Reuniao 82 6.2 83
Capítulo 6 .Apoio Logístico à Reunião
82
6.1
Aspectos Básicos da Reuniao
82
6.2
83
6.3
85

Detalhes que Garantem a Eficácia da Reunião Participação de um Executivo Estrangeiro Modelo de Pauta e de Ata Questões Práticas

6.4 86 6.5 89
6.4
86
6.5
89
Capítulo 7 .Organização de Viagens 90
Capítulo 7 .Organização de Viagens
90
7.1 Questões Práticas 93
7.1 Questões Práticas
93
Capítulo 8 . Organização de Eventos 94 8.1 Questões Práticas 100
Capítulo 8 . Organização de Eventos
94
8.1
Questões Práticas
100
Capítulo 9 .Arquivo ou Esconderijo? 101 9.1 Questões Práticas 104
Capítulo 9 .Arquivo ou Esconderijo?
101
9.1
Questões Práticas
104
- 10 GUIA DE SECRETARIADO . TÉCNICAS E COMPORTAMENTO
-
10
GUIA DE SECRETARIADO . TÉCNICAS
E COMPORTAMENTO
Capítulo 10 . Processo de Comunicação 105
Capítulo 10 . Processo de Comunicação
105
10.1 Falar ao Telefone 107 10.2 Questões Práticas 112
10.1 Falar ao Telefone
107
10.2 Questões Práticas
112
Capítulo 11 .Como Administrar6 Estresse
Capítulo 11 .Como Administrar6 Estresse

113

11.1 Questões Práticas 116
11.1 Questões Práticas
116
PARTE 2 .COMPORTAMENTO
PARTE 2 .COMPORTAMENTO
Capítulo 12 .Marketing Pessoal 119 12.1 Questão Prática 121
Capítulo 12 .Marketing Pessoal
119
12.1
Questão Prática
121
Capítulo 13 .Vestuário do Profissional de Secretariado 122 13.1 Cuidados com a Aparência 124 13.2
Capítulo 13 .Vestuário do Profissional de Secretariado
122
13.1 Cuidados com a Aparência
124
13.2 Questões Práticas
125
Capítulo 14 .Convivência Profissional. Social e com a Equipe
126
14.1 Convivência entre Fumantes e Não Fumantes
129
14.2 O Comportamento Ideal em Eventos Corporativos
130
14.3 Questões Praticas 131
14.3 Questões Praticas
131
Capítulo 15 .Procedimentos 132 15.1 132 15.2 134
Capítulo 15 .Procedimentos
132
15.1
132
15.2
134

Nas Viagens a Trabalho Cartão de Visita Receber e Visitar Pessoas no Local de Trabalho Cumprimentos e Apresentações Questões Práticas

15.3 135
15.3
135
15.4 136 15.5 137
15.4
136
15.5
137
138
138

Capítulo 16 .O Anfitrião e o Hóspede 16.1 Questões Práticas

139
139
Apêndice A .Respostas das Questóes Práticas .<
Apêndice A .Respostas das Questóes Práticas
.<

141

Bibliografia 152
Bibliografia
152
índice Remissivo 153
índice Remissivo
153
O sucesso profissional é pautado, em qualquer carreira, por elemen- tos estruturais, conjunturais, sociais e
O sucesso profissional é pautado, em qualquer carreira, por elemen- tos estruturais, conjunturais, sociais e
O sucesso profissional é pautado, em qualquer carreira, por elemen-
tos estruturais, conjunturais, sociais e psicológicos. Entre eles destacam-se as
condições objetivas para o exehício da profissão, as possibilidades de
desenvolvimento pessoal e profissional, a maturidade intelectual e psíquica,
o reconhecimento social da profissão e muitos outros.
As profissóes, como tudo na vida, mudam guiadas por todos os fatores que lhe são
As profissóes, como tudo na vida, mudam guiadas por todos os fatores
que lhe são determinantes ao sucesso.
Ao final da década de 1970, quando despontaram as primeiras luzes da atual organização internacional
Ao final da década de 1970, quando despontaram as primeiras luzes
da atual organização internacional do trabalho, da nova ordem econômica
globalizada, na mudança no papel da tecnologia, na automação de
escritórios, fábricas e fazendas, alguns analistas sentenciaram o fim de todas
as profissões de apoio e assistência administrativa.
Entre elas, a de secretário executivo era vista como destinada a um fim próximo e
Entre elas, a de secretário executivo era vista como destinada a um
fim próximo e agonizante, pois se pensava que havia uma relação umbilical
entre a profissão e a máquina de escrever. As máquinas se foram, mas as
secretárias e os secretários ficaram.
Aqueles especialistas não perceberam que o desenvolvimento da produtividade humana é marcado por um duplo
Aqueles especialistas não perceberam que o desenvolvimento da
produtividade humana é marcado por um duplo movimento: contração da
força de trabalho e transformação das profissões.
Todas as atividades humanas estão enfeixadas em uma trama na qual sua possibilidade de sobrevivência
Todas as atividades humanas estão enfeixadas em uma trama na qual
sua possibilidade de sobrevivência está associada à semelhante capacidade
de mudança.
Os perfis profissionais mudam permanentemente. No espaço de poucos anos, uma carreira profissional pode se
Os perfis profissionais mudam permanentemente. No espaço de
poucos anos, uma carreira profissional pode se transformar de tal maneira
que um conjunto imenso de atividades novas vai agregar-se ao novo perfil.
Essa transformação vive a carreira do secretariado.
De certa forma, estavam certos os analistas. Não há mais espaço para simples trabalhadores de
De certa forma, estavam certos os analistas. Não há mais espaço para
simples trabalhadores de apoio administrativo nas empresas! A demanda é
por profissionais com amplos conhecimentos técnicos, capacidade analítica
e reflexiva, adaptabilidade funcional, iniciativa, habilidade decisória e comprometimento institucional.
e reflexiva,
adaptabilidade funcional,
iniciativa, habilidade decisória e
comprometimento institucional.
A revolução técnico-científica e a globalização colocaram na ordem do dia novas estratégias de valoração
A revolução técnico-científica e a globalização colocaram na ordem
do dia novas estratégias de valoração das mercadorias com a incorporação
de valores intangíveis, tais como a marca;: a ética e o desenvolvimento
sustentável.
Profissionais com forte adesão aos valores éticos e grande compro- misso com o futuro comum
Profissionais com forte adesão aos valores éticos e grande compro-
misso com o futuro comum da humanidade, ou seja, com a agenda do
século XXI e com a responsabilidade social da empresa são disputados
pelas organizações. Os secretários e secretárias atualmente assumem maior
compromisso com os valores da empresa e gerenciam setores ligados a
essas dimensões essenciais nas organizações.
No momento em que tantas transformações ocorrem no mercado de trabalho, no qual as fronteiras
No momento em que tantas transformações ocorrem no mercado de
trabalho, no qual as fronteiras entre as profissões se reduzem e as certezas
são substituídas por crescentes ondas de mudança e instabilidade, é
oportuno que surjam referências firmes que possam indicar caminhos
possíveis para o aperfeiçoamento profissional.
O trabalho que chega às mãos dos leitores não é resultado apenas de pesquisa, experiência
O trabalho que chega às mãos dos leitores não é resultado apenas de
pesquisa, experiência profissional e dedicação apaixonada. Este livro é fruto
de um imenso amor à profissão de secretariado. Confundi-lo com um
simples manual seria o erro mais primário que se poderia cometer.
O texto é um guia. Pretende servir de orientação e de referência, portanto quer apenas
O texto é um guia. Pretende servir de orientação e de referência,
portanto quer apenas indicar os caminhos que levarão secretárias e
secretários ao sucesso profissional.
Todo processo de mudança da organização do trabalho, no mundo capitalista, ao longo das sucessivas
Todo processo de mudança da organização do trabalho, no mundo
capitalista, ao longo das sucessivas etapas da revolução industrial e técnico-
-científica tem gerado o desaparecimento de
algumas atividades, entretanto
tem feito simultaneamente surgirem novas atividades como produtoras de
valor. Marx chamava esse processo de destruição construtiva.
Em todas as carreiras, os profissionais estão submetidos a uma lógica que é contingencial, arriscada
Em todas as carreiras, os profissionais estão submetidos a uma lógica
que é contingencial, arriscada e imprevista, dependente de fatores dos
quais os seres humanos não possuem pleno controle. Acima de todas,
entretanto, encontra-se o prazer de se realizar naquilo que se goste de fazer, o amor
entretanto, encontra-se o prazer de se realizar naquilo que se goste de
fazer, o amor à profissão.
Um profissional pode exercer uma atividade de alto status ou de grandes recompensas financeiras e
Um profissional pode exercer uma atividade de alto status ou de
grandes recompensas financeiras e não estar realizado, pois a satisfação em
uma profissão centra-se no fazer criativo e positivo. O trabalho deve ser
uma atividade que torne o homem mais humano.
O prestigiado sociólogo italiano Domênico de Mas criou uma hierarquia para as profissões, segundo a
O
prestigiado sociólogo italiano
Domênico de
Mas criou
uma
hierarquia para as profissões, segundo a capacidade de produzir riqueza,
enquanto simultaneamente despertam felicidade e alegria nas outras
pessoas; no topó da escala encontram-se os artistas.
Certamente, quem vive de despertar sentimentos positivos nos outros é movido por muito amor à
Certamente, quem vive de despertar sentimentos positivos nos outros
é movido por muito amor à profissão e torna-se mais humano ao trabalhar.
Servir aos outros e torná-los felizes são, em um mundo de pós-industrialismo,
nova fonte da produção de riqueza.
Esse sentimento permite que a dedicação floresça, que a inovação surja, que o aprendizado seja
Esse sentimento permite que a dedicação floresça, que a inovação
surja, que o aprendizado seja permanente. Nele o conhecimento mescla-se
à inteligência e esta transforma a técnica em vivência e a razão deixa de ser
instrumental e opressora e passa a ser comunicativa e emancipadora.
A busca do sucesso profissional deve ser um dos objetivos da leitura deste guia, mas
A busca do sucesso profissional deve ser um dos objetivos da leitura
deste guia, mas o sucesso profissional, assim como a felicidade pessoal,
deve ser pensado como trajetória e não como meta final ou linha de
chegada. Ambas as situações - ser feliz e realizado - Go instantes de um
continuo chamado vida.
O livro permite que o conhecimento das técnicas secretariais, do comportamento profissional e da ética
O livro permite que o conhecimento das técnicas secretariais, do
comportamento profissional e da ética possa ser associado aos projetos
pessoais de formação de cada leitor e em cada organização onde a ação
desses profissionais torna-se cada dia mais central.
Fazer o prefácio do livro da professora Denize foi uma grande honraria e espero ter
Fazer o prefácio do livro da professora Denize foi
uma grande
honraria e espero ter correspondido às expectativas de autora tão brilhante
e apaixonada.
Prof. Marco Aurélio Nunes de Barros Coordenador Geral do Curso de Secretariado Executivo Trilíngue da
Prof. Marco Aurélio Nunes de Barros
Coordenador Geral do Curso de Secretariado Executivo Trilíngue
da Universidade Estácio de Sá
Este livro foi elaborado com o objetivo de auxiliar na formação e no aperfeiçoamento de
Este livro foi elaborado com o objetivo de auxiliar na formação e no aperfeiçoamento de
Este livro foi elaborado com o objetivo de auxiliar na formação e no
aperfeiçoamento de profissionais d~secretariado,permitindo que cada um
adapte os conhecimentos adquiridos no desempenho de suas atividades
diárias e na sua vida.
A proposta não é desenvolver uma "receita de bolo" e sim um guia que possa
A proposta não é desenvolver uma "receita de bolo" e sim um guia
que possa orientar profissionais que já exercem a atividade de secretariado
e outros que desejam ingressar na profissão.
Compõe-se de duas partes. A primeira trata de questões relacionadas às técnicas secretariais; a segunda,
Compõe-se de duas partes. A primeira trata de questões relacionadas
às técnicas secretariais; a segunda, do comportamento social e profissional.
Este guia deve ser lido e consultado sempre que a secretária sentir
necessidade de esclarecer alguma dúvida. Os capítulos podem ser lidos
aleatoriamente, não havendo uma sequência preestabelecida. 0s procedi-
mentos propostos devem ser adaptados à cultura da empresa.
Além da importância do conhecimento da parte de técnicas secreta- riais, ele dá grande relevância
Além da importância do conhecimento da parte de técnicas secreta-
riais, ele dá grande relevância a atitude e ao comportamento do profissional
de secretariado que conduzem ao sucesso. O que faz um profissional de
secretariado é um conjunto de competências, habilidades, conhecimento e
atitude.
A profissão foi regulamentada no masculino, mas optamos pelo termo secretária porque a maioria dos
A profissão foi regulamentada no masculino, mas optamos pelo termo
secretária porque a maioria dos profissionais que exerce a profissão é do
sexo feminino.
A terceira edição foi revisada e atualizada com pequenas adaptações. No capítulo 8 foram implementados
A terceira edição foi revisada e atualizada com pequenas adaptações.
No capítulo 8 foram implementados os aspectos básicos que devem ser
considerados pela secretária em todas as etapas de um evento, desde o
planejamento até a avaliação.
Esperamos que as sugestões de técnicas e de comportamento colabo- rem no desempenho das suas
Esperamos que as sugestões de técnicas e de comportamento colabo-
rem no desempenho das suas atividades de secretariado.
Afinal, você merece o melhor!
Afinal, você merece o melhor!
A autora -- - -- - , , , 16 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS
A autora
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16
GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS
E COMPORTAMENTO
PARTE 1
PARTE 1
TÉCNICAS SECRETARIAIS
TÉCNICAS SECRETARIAIS
PARTE 1 TÉCNICAS SECRETARIAIS
PARTE 1 TÉCNICAS SECRETARIAIS
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GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS
E COMPORTAMENTO
O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO 1.I AS MUDANÇAS NA PROFISSÃO E O PERFIL DA SECRETÁRIA Atualmente,
O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO
O PROFISSIONAL DE
SECRETARIADO
1.I AS MUDANÇAS NA PROFISSÃO E O PERFIL DA SECRETÁRIA
1.I AS MUDANÇAS NA PROFISSÃO E O PERFIL
DA SECRETÁRIA
Atualmente, não há nada de novo quando se fala em mudança, mas é impressionante a
Atualmente, não há nada de novo quando se fala em mudança, mas
é impressionante a velocidade com que as coisas mudam. Muitas vezes não
há tempo nem para observá-la, apenas constatá-la. A veloz e constante
mudança consequente da globalização resultou em transformações no am-
biente empresarial, decorrentes da abertura do mercado e dos altos pa-
drões exigidos pelos clientes.
Essas transformações fizeram com que as empresas repensassem suas estruturas, estratégias, relações com clientes,
Essas transformações fizeram com que as empresas repensassem
suas estruturas, estratégias, relações com clientes, fornecedores e funcioná-
rios, responsabilidade social, competências e habilidades de seus recursos
humanos e redefinissem seus mercados com a finalidade de se manterem
competitivas.
A partir dos anos de 1980, essas mudanças foram mais intensifica- das, obrigando as empresas,
A partir dos anos de 1980, essas mudanças foram mais intensifica-
das, obrigando as empresas, os gestores e os empregados a se adequarem à
lógica dominante. Cada vez mais as organizações necessitam que seus pro-
fissionais se qualifiquem no menor tempo possível, a fim de acompanhar o
ritmo acelerado das mudanças.
A secretária deve estar atenta às mudanças, interpretar e identificar as novas qualificações exigidas pelo
A secretária deve estar atenta às mudanças, interpretar e identificar as novas qualificações exigidas pelo
A secretária deve estar atenta às mudanças, interpretar e identificar
as novas qualificações exigidas pelo mercado de trabalho, resultado da glo-
balização, com o objetivo de se manter empregável. Lembramos que em
meados da década de'1980, o idioma inglês era considerado um diferen-
cial competitivo para a secretária que dominava essa língua estrangeira. Era
comum encontrar anúncios de emprego para secretária com a seguinte
expressão: "inglês desejável". Na atualidade, a Iíngua inglesa passou a ser
um pré-requisito para o profissional que deseja exercer a profissão. Obser-
vamos que algumas empresas já exigem o mandarim. O diferencial compe-
titivo hoje reside na capacidade que a secretária tem de manter uma postu-
ra proativa e antecipar-se aos acontecimentos.
Nas duas últimas décadas, a profissão que mais sofreu mudanças decorrentes da tecnologia e, principalmente,
Nas duas últimas décadas, a profissão que mais sofreu mudanças
decorrentes da tecnologia e, principalmente, da informática foi a da secre-
tária. A informática invadiu o ambiente de trabalho da secretária e fez com
que as tarefas e a rotina fossem modificadas. Contribuiu para que as tarefas
fossem realizadas de maneira mais eficiente e eficaz, o que resultou em
"ganho"de tempo e qualidade para a profissional.
0s recursos da informática permitiram que o tempo gasto na execu- ção das atividades como
0s recursos da informática permitiram que o tempo gasto na execu-
ção das atividades como digitação de documentos administrativos e elabo-
ração de planilhas fosse otimizado. Anteriormente, essas tarefas eram feitas
com o auxílio da máquina de datilografia manual ou elétrica, e com o
avanço da tecnologia, as tarefas passaram a ser executadas em um tempo
menor. Além disso, a qualidade da apresentação dos trabalhos melhorou
significativamente. Na época, algumas secretárias apresentaram resistência
ao computador, mas com o passar do tempo renderam-se aos benefícios dessa modernidade.
ao computador, mas com o passar do tempo renderam-se aos benefícios
dessa modernidade.
Em paralelo a isso, as organizações começarain a passar por um pro- cesso de downsizing,
Em paralelo a isso, as organizações começarain a passar por um pro-
cesso de downsizing, o que resultou na demissão de empregados, elimina-
ção de cargos e redução de níveis hierárquicos. Em decorrência dessa rees-
truturação, as atividades qte eram desempenhadas pelas gerências médias
foram incorporadas às tarefas da secretária. Essa incorporação fez com que
a secretária começasse a desempenhar atividades diferentes daquelas com
as quais estava acostumada. É cómum encontrarmos secretárias que são
responsáveis por pessoas dentro da organização, por processos de aquisição
de materiais dé escritório, pela elaboração do orçamento da área, organi-
zação de eventos, além das atividades tradicionais. Essas mudanças resul-
taram em aumento de responsabilidades e elevação do grau de comple-
xidade das tarefas exigindo da profissional uma reciclagem contínua. Essa
profissional precisou adequar suas competências, habilidades e conheci-
mento para desempenhar com segurança e profissionalismo as novas ativi-
dades.
A informática e o processo de downsizing foram os grandes respon- sáveis pela mudança no
A informática e o processo de downsizing foram os grandes respon-
sáveis pela mudança no papel que a secretária exerce nas organizações. A
secretária sempre fez parte da estrutura organizacional, entretanto não era
integrada aos processos e à gestão da empresa. Atualmente, a secretária
participa de reuniões, interage com clientes e fornecedores, soluciona pro-
blemas, organiza eventos, gerencia os compromissos pessoais e profissionais
do chefe, administra conflitos, organiza e elabora roteiros de viagens, ela-
bora apresentações; enquanto antigamente somente anotava recado, dati-
lografava documentos administrativos e atendia ligações telefônicas, ou
seja, atividades meramente burocráticas e operacionais.
Aquela profissional elegante, simpática, educada, de boa aparência e apenas executora de ordens cedeu lugar
Aquela profissional elegante, simpática, educada, de boa aparência
e apenas executora de ordens cedeu lugar a uma profissional executiva que
tem consciência da importância do seu cargo dentro da organização. Con-
sequentemente, as responsabilidades aumentaram e surgiu a necessidade
de aperfeiçoar-se constantemente com o objetivo de acompanhar as mu-
danças do mercado e da empresa.
A secretária deixou de desempenhar um papel passivo, de simples executora de ordens e de
A secretária deixou de desempenhar um papel passivo, de simples
executora de ordens e de tarefas mecânicas e passou a ser uma profissional
ativa e participante, cada vez mais integrada aos negócios. A profissional começou a ser mais
ativa e participante, cada vez mais integrada aos negócios. A profissional
começou a ser mais solicitada e vista com outros olhos por seus colegas,
chefes e pelo mercado. Em consequência dessas mudanças, consideramos
que ser "executiva" passou a ser uma função implícita do cargo de secretá-
ria.
Ainda hoje encontramos clefes que não despertaram para essa mu- dança e para a importância
Ainda hoje encontramos clefes que não despertaram para essa mu-
dança e para a importância da secretária e continuam tratando essa profis-
sional como uma simples executora de ordens e de trabalhos operacionais.
O mais relevante é a secretária estar consciente do novo papel que exerce
e, principalmente, da importância do seu cargo para a organização. A se-
cretária é uma facilitadora e um elo entre o chefe, a equipe e o mercado,
contribuindo para que tudo transcorra dentro do esperado e os objetivos
organizacionais sejam alcançados.
Algumas pessoas pensam que a profissão está se extinguindo, em consequência.das reestruturações e das novas
Algumas pessoas pensam que a profissão está se extinguindo, em
consequência.das reestruturações e das novas tecnologias, porém nós não
acreditamos que isso aconteça. Entretanto, não há espaço para a secretária
que desempenha o papel de "leoa de chácara" e que não queira se aperfei-
çoar nem se adaptar às mudanças. As secretárias que não perceberem a
importância da mudança de comportamento e do aperfeiçoamento contí-
nuo estão com seus dias contados no mercado de trabalho.
A tecnologia da informação contribuiu para que os gerentes assumis- sem as tarefas que eram
A tecnologia da informação contribuiu para que os gerentes assumis-
sem as tarefas que eram desempenhadas pela secretária, tornando-os mais
independentes, embora alguns ainda mantenham a antiga postura. Com
isso, a secretária pode se dedicar mais aos assuntos relacionados à empresa,
tornando-a necessária e importante. Hoje, além de desempenhar suas ati-
vidades operacionais, a secretária atua como gestora de processos, de pes-
soas e de informação.
A profissional que desempenha ou pretende desempenhar ativida- des de secretariado precisa ter competência, habilidade,
A profissional que desempenha ou pretende desempenhar ativida-
des de secretariado precisa ter competência, habilidade, conhecimento e,
acima de tudo, comportamento condizente com o cargo. Embora, ainda
hoje, alguns profissionais considerem que qualquer pessoa pode desempe-
nhar essas atividades, sabemos que não. Para o exercício da profissão, é
necessário treinamento específico voltado para a área de secretariado. Ser
secretária não é para quem quer. É preciso estar capacitada para exercer a
profissão com eficiência e eficácia.
Outra mudança significativa foi que a secretária passou a assessorar mais de um chefe e
Outra mudança significativa foi que a secretária passou a assessorar
mais de um chefe e a trabalhar em pool, ou seja, passou a compartilhar a
sua estação de trabalho com outras secretárias. Sendo assim, tornou-se
essencial que essa profissional tenha competência emocional para saber
administrar os conflitos diários, os controles das chefias, as constantes situa-
ções de mudanças, e algumagvezes, a trabalhar em ambiente hostil. A se-
cretária precisa ter competências técnicas e emocionais para manter-se
competitiva no mercado de trabalho.
Apresentamos o perfil ideal para essa profissional que assessora os
chefes no dia a dia e atua como facilitadora entre o chefe, o mercado e
demais membros'da equipe:
o
Conhecer profundamente a sua área de trabalho e ter uma vi-
sáo global de toda a organização.
Desenvolver as competências técnicas (idiomas, Internet, infor-
mática, redação própria etc.).
o
Estabelecer relacionamentos alicerçados em confiança e respei-
to, desenvolvendo uma relação de transparência com chefes,
clientes, colegas e fornecedores.
IZI
Estar comprometida com o resultado do trabalho e com a mis-
são da organização.
IZI
Estar inteirada dos acontecimentos mundiais e das mudanças
internas e externas da organização.
Estar voltada para a inovação, sugerir e aceitar novas ideias.
o
Manter comportamento ético, independentemente das infor-
mações e situações.
o Manter o bom humor.
o Manter o bom humor.
IZI Planejar e cuidar da sua carreira profissional. o Saber administrar o seu tempo e
IZI
Planejar e cuidar da sua carreira profissional.
o
Saber administrar o seu tempo e o do chefe.
o
Saber se comunicar.
Saber tomar decisões.
Saber tomar decisões.
o Ser autocrítica para avaliar suas potencialidades e imperfeições. o Ser dinâmica.
o
Ser autocrítica para avaliar suas potencialidades e imperfeições.
o
Ser dinâmica.
Ser discreta e educada. Ser empreendedora. Ser entusiasta. Ser flexível. Ser leal à empresa e
Ser discreta e educada.
Ser empreendedora.
Ser entusiasta.
Ser flexível.
Ser leal à empresa e ao chefe:
Ser oportunista.
Ser organizada.
Ser persuasiva.
Ser polivalente.
Ser pontual no cumprimento do horário de trabalho e na entre-
ga de trabalhos.
Ser proativa. Ter ambição. Ter autoconhecimento. Ter capacidade e vontade de aprender continuamente. Ter capacidade
Ser proativa.
Ter ambição.
Ter autoconhecimento.
Ter capacidade e vontade de aprender continuamente.
Ter capacidade de liderança.
Ter capacidade para administrar conflitos.
Ter capacidade para assessorar vários chefes.
Ter capacidade para desenvolver, gerenciar, motivar e valorizar
as pessoas.
Ter disponibilidade de horário e saber conciliar vida profissional e pessoal. Ter foco no cliente.
Ter disponibilidade de horário e saber conciliar vida profissional
e pessoal.
Ter foco no cliente.
Ter habilidade para negociação.
Ter habilidade para trabalhar em equipe.
Ter inteligência emocional para saber lidar com as emoções.
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24
GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS
E COMPORTAMENTO
O bom-senso deve permear todo o trabalho da secretária. Além disso, deve ter maturidade e
O bom-senso deve permear todo o trabalho da secretária. Além
disso, deve ter maturidade e postura profissional, pois representa a imagem
da empresa no mercado. Ressaltamos que representar a empresa é diferen-
te de ser comparada a um cartão de visita, porque esse fica velho e é joga-
do no lixo. Finalizando, o sucesso da secretária depende da interação de
três elementos: competência, conhecimento e habilidade, mas é essencial
amar a profissão.
A regulamentação da profissão, em setembro de 1985, contribuiu para o reconhecimento e a valorização
A regulamentação da profissão, em setembro de 1985, contribuiu
para o reconhecimento e a valorização da atividade. A partir dessa data,
somente os profissionais com formação em Secretariado Executivo ou Téc-
nico em Secretariado podem exercer a profissão, salvo aqueles casos que
estão amparados pela lei.
A profissão foi regulamentada pela Lei 7.377, em 30 de setembro de
1985, no governo do presidente da república JoséSarney.
Em 10 de janeiro de 1996, a Lei 9.261, assinada pelo presidente da
república Fernando Henrique Cardoso, alterou a redação dos incisos I e II
do Art. 20, o caput do Art. 3Q, o inciso VI do Art. 40 e o parágrafo único do
Art. 60.
Apresentamos, a seguir, as Leis 7.377 e 9.261.
LEI N. 7.377, de 30 de setembro de 1985. (*I
Dispõe sobre o exercício da profissão de Secretário e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REP~BLICA
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art. lQ- O exercício da profissão de Secretário é regulado pela presente Lei.
Art. 2% Para os efeitos desta Lei, é considerado:
I - Secretário Executivo o profissional diplomado no Brasil por curso superior
de Secretariado, reconhecido na forma da Lei, ou diplomado no exterior por curso
superior de Secretariado, cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma da Lei;
I1 - Técnico em Secretariado o profissional portador de certificado de conclu- são de curso
I1 - Técnico em Secretariado o profissional portador de certificado de conclu-
são de curso de Secretariado,em nível de 2"au.
Art. 3" - Fica assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não
Art. 3" - Fica assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora
não habilitados nos termos do artigo anterior, contem, pelos menos, 5 (cinco) anos
ininterruptos, ou I O (dez) intercalados, de exercício em atividades próprias de secreta-
ria, na data de início de vigência desta Lei, e sejam portadores de diplomas ou certifi-
cados de alguma graduação de nível superior ou de nível médio.
Art. 4" - São atribuições do Secretário Executivo: I - planejamento, organização e direção de
Art. 4" - São atribuições do Secretário Executivo:
I - planejamento, organização e direção de serviçosde secretaria;
I1 - assistência e assessoramento direto a executivos;
I11 - coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de
I11 - coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de

empresas;

IV - redação de textoi profissionais especializados, inclusive em idioma
IV - redação de textoi profissionais especializados, inclusive em idioma

estrangeiro;

V - interpretação e sinte.tização de textos e documentos; VI - taquigrafia de ditados, discursos,
V - interpretação e sinte.tização de textos e documentos;
VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações,
inclusive em idioma estrangeiro;
VI1 - versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de
comunicação da empresa;
VI11 - registro e distribuição de expedientes e outras tarefas correlatas;
IX - orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de enca-
minhamento à chefia;
X - conhecimentos protocolares.
Art. 5% São atribuições do Técnico em Secretariado;
I - organização e manutenção dos arquivos de secretaria;
I1 - classificação, registro e distribuição da correspondência;
111- redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclu-
sive em idioma estrangeiro;
IV - execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de

compromissos, informações e atendimento telefônico. Art. 6" - O exercício da profissão de Secretário requer prévio registro na De- legacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho e far-se-á mediante a apre- sentação de documento comprobatório de conclusão dos cursos previstos nos incisos I e I1 do Art. 2Qesta Lei e da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS.

e da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS. Parágrafo único - No caso dos
Parágrafo único - No caso dos profissionais incluídos no Art. 3* desta Lei, a prova
Parágrafo único - No caso dos profissionais incluídos no Art. 3* desta Lei, a
prova de atuação será feita por meio das anotações da Carteira de Trabalho e Previ-
dência Social ou por qualquer outro meio permitido em Direito.
26 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO
26
GUIA
DE SECRETARIADO - TÉCNICAS
E COMPORTAMENTO
Art. 7" - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 8"
Art. 7" - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 8" - Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 30 de setembro de 1985; 164qa Independência e 97" da República.
JOSÉ SARNEY
JOSÉ SARNEY
- Almir Pazzianotto
-
Almir Pazzianotto
* Disponível em www.senado.gov.br
* Disponível em www.senado.gov.br
LEI N. 9.261, de 10 de ianeiro de 1996. (*)
LEI N. 9.261, de 10 de ianeiro de 1996. (*)

Altera a redação dos incisos I e I1 do Art. 24 o caput do Art. 35 o inciso VI do Art. 4" e o parágrafo único do Art. 6Qa Lei n" 7.377, de 30 de setembro de 1985.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art. 1% A Lei no 7.377, de 30 de setembro de 1985, passa a vigorar
Art. 1% A Lei no 7.377, de 30 de setembro de 1985, passa a vigorar com a se-
guinte redação para os incisos I e I1 do Art. 2", para o Art. 3", para o inciso VI do Art.
4% para o parágrafo único do Art. 6".
"Art. 2" I - Secretário Executivo: a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior
"Art. 2"
I - Secretário Executivo:
a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, le-
galmente reconhecido, ou diplomado no exterior por curs0 superior de Secretariado,
cujo diploma seja revalidado na forma da lei;
b) portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de início de vi-
gência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o
exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas
no Art. 4" desta Lei;
I1 - Técnico em Secretariado:
a) o profissional portador de certificado de conclusão de curso de Secretaria-
do, em nível
de 2" grau;
b) o portador de certificado de conclusão do 2Qrau que, na data da vigência
desta Lei, houver comprovado, através de declaração de empregadores, o exercício
efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no Art. 5"
desta Lei.
Art. 3" - É assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não
habilitados nos termos do artigo anterior, contem pelo menos cinco anos ininterruptos
ou dez anos intercalados de exercício de atividades próprias de secretaria, na data da vigência
ou dez anos intercalados de exercício de atividades próprias de secretaria, na data da
vigência desta Lei.
Art. 4"
Art. 4"

,

VI - (VETADO) - (VETADO)

-?
-?
Art. 6" Parágrafo único. No caso dos profissionais incluídos no Art. 39 a prova da
Art. 6"
Parágrafo único. No caso dos profissionais incluídos no Art. 39 a prova da
atuação será feita por meio de anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social
e através de declarações das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido
suas respectivas atividades discriminando as atribuições a serem confrontadas com os
elencos especificados nos Art. 4" e 5"."
Art. 2Q- Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 3% ~evo~am-seas disposições em contrário.
Brasilia,
10 de janeiro de 1996; 175" da Independência e 108Qa República.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Paulo Paiva
* Disponível em www.senado.gov.br
CÓDIGO DE ÉTICA PROFISSIONAL
Cada vez mais os conhecimentos, as habilidades e as competências
estão sendo valorizados pelas empresas, mas consideramos que a postura
ética é essencial para todos os profissionais e, principalmente, para as
secretárias que ocupam cargo de confiança nas empresas.
O mercado de trabalho valoriza muito a secretária que constante- mente se aperfeiçoa, mas todo
O mercado de trabalho valoriza muito a secretária que constante-
mente se aperfeiçoa, mas todo esse esforço será em vão se a profissional
não tiver um comportamento ético nas suas ações e atitudes.
A secretária deve ter uma conduta profissional idônea, o que lhe ga- rantirá cabeça erguida.
A secretária deve ter uma conduta profissional idônea, o que lhe ga-
rantirá cabeça erguida. A profissional, além de representar a imagem da
empresa, é o elo entre a empresa e o mercado; logo, sua conduta deve ser
empresa, é o elo entre a empresa e o mercado; logo, sua conduta deve ser
pautada na verdade e na moral.
Atualmente, um atributo requerido dos profissionais é a ambição, entretanto, quando ele é mencionado, algumas
Atualmente, um atributo requerido dos profissionais é a ambição,
entretanto, quando ele é mencionado, algumas pessoas se sentem incomo-
dadas e recriminam. Nem sempre um profissional ambicioso é antiético. A
ambição é positiva para o des~nvolvimentoprofissional da secretária, desde
que a ética seja respeitada.
A secretária deve, diariamente, pensar e escolher a atitude mais adequada, considerando a ética que
A secretária deve, diariamente, pensar e escolher a atitude mais
adequada, considerando a ética que deve permear o seu trabalho e as suas
relações.
O trabalho da secretária deve ter como base:
o
Lealdadeaochefeeàempresa;
Guardar segredo profissional e sigilo das informações;
o
'Discrição no desempenho de suas atividades;
Cumprir e respeitar as normas da empresa;
Não se utilizar da posição do cargo para conseguir vantagens
pessoais;
o
Compartilhar sua experiência e seus conhecimentos com os
membros da equipe;
o
Prestar serviço com o mais alto padrão de qualidade;
o
Colaborar com a equipe sempre que for necessário;
o
Contribuir para a manutenção do clima organizacional agradá-
vel e harmonioso;
o
Não delegar ao colega a realização de um trabalho confidencial
que lhe foi confiado;
o
Não comentar assuntos pertinentes à empresa fora dela;
o
Respeitar a hierarquia e os subordinados;
o
Não comentar com os outros os erros dos chefes e dos colegas;
o
Desenvolver um relacionamento baseado no respeito e na con-
fiança;
o Não chamar a atenção do subordinado na frente da equipe;
o Não chamar a atenção do subordinado na frente da equipe;
o Manter-se imparcial com seus superiores e subordinados;
o
Manter-se imparcial com seus superiores e subordinados;
o Tratar os chefes, colegas, subordinados, clientes e fornecedores com educação e respeito. Apresentamos o
o
Tratar os chefes, colegas, subordinados, clientes e fornecedores
com educação e respeito.
Apresentamos o código de ética profissional (*), no qual constam os
princípios, os direitos e os deveres, a conduta funcional e a ação mais ade-
quada para o dia a dia dessa profissiorial.
Capítulo I Dos Principias Fundamentais
Capítulo I
Dos Principias Fundamentais

Art. 1" - Considera-'se Secretário ou Secretária, com direito ao exercício da profissão, a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor.

a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor. Art. 2" - O presente 'CÓDIGO
Art. 2" - O presente 'CÓDIGO DE ÉTICA PROFISSIONAL tem por objetivo fixar normas de
Art. 2" - O presente 'CÓDIGO DE ÉTICA PROFISSIONAL tem por objetivo
fixar normas de procedimentos dos profissionais, quando no exercício da profissão,
regulando-lhes as relações com a própria categoria, com os poderes públicos e com a
sociedade.
Art. 3" Cabe ao profissional zelar pelo prestígio e respeitabilidade de sua profissão, tratando-a sempre
Art. 3"
Cabe ao profissional zelar pelo prestígio e respeitabilidade de sua
profissão, tratando-a sempre como um bem dos mais nobres, contribuindo, através do
exemplo de seus atos, para elevar e dignificar a categoria, obedecendo aos preceitos
morais e legais.
Capítulo II Dos Direitos Art. 4" - Constituem-se direitos dos Secretáriose Secretárias:
Capítulo II
Dos Direitos
Art. 4" - Constituem-se direitos dos Secretáriose Secretárias:
a) garantir e defender suas atribuições estabelecidas na lei de regulamentação; b) participar de entidades
a) garantir e defender suas atribuições estabelecidas na lei de regulamentação;
b) participar de entidades representativas da categoria;
c) participar de atividades, públicas ou não, que visem defender os direitos da

categoria;

d) defender a integridade moral e social da profissão, denunciando às entida- des da categoria
d) defender a integridade moral e social da profissão, denunciando às entida-
des da categoria qualquer tipo de alusão desmoralizadora;
e) receber remuneração equiparada à dos profissionais de seu nível de escola-

ridade;

f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros eventos, cuja finalidade seja o aprimoramentoprofissional;

eventos, cuja finalidade seja o aprimoramentoprofissional; g) jornada de trabalho compatível com as normas
g) jornada de trabalho compatível com as normas trabalhistas em vigor.
g) jornada de trabalho compatível com as normas trabalhistas em vigor.
Capitulo III Deveres Fundamentais Art. 5% Constituem-sedeveres fundamentais dos Secretários e Secretárias:
Capitulo III
Deveres Fundamentais
Art. 5% Constituem-sedeveres fundamentais dos Secretários e Secretárias:
a) considerar a profissão como um fim para sua realização profissional; b) direcionar seu comportamento
a) considerar a profissão como um fim para sua realização profissional;
b) direcionar seu comportamento profissional sempre a bem da verdade, da
moral e da ética;
--
c) respeitar sua profissão e exercer suas atividades sempre procurando o aper-

feiçoamento;

d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicação com o público; e) ser positivo
d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicação com
o público;
e)
ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisões, sabendo colo-
car e expressar suas atividades;
f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos
avanços tecnológicos que poderão facilitar o desempenho de suas atividades;
g) lutar pelo progresso da profissão;
h) combater o exercício ilegal da profissão;
i) colaborar com as instituições que ministram cursos específicos, oferecendo-
-lhes subsídios e orientações.
Capítulo IV Do Sigilo Profissional
Capítulo IV
Do Sigilo Profissional

Art. 6" - A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão, devem guardar absoluto sigilo sobre os assuntos e documentos que Ihes são confiados.

Art. 7" - É vedado ao profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimentoda dignidade
Art. 7" - É vedado ao profissional assinar documentos que possam resultar no
comprometimentoda dignidade profissional da categoria.
Capítulo V Das Relações entre Profissionais Secretários Art. 8" - Compete às Secretárias e Secretários:
Capítulo V
Das Relações entre Profissionais Secretários
Art. 8" - Compete às
Secretárias e Secretários:
a) manter entre si a solidariedade e o intercâmbio, como forma de fortaleci-
mento da categoria; b) estabelecer e manter um clima profissional cortês no ambiente de trabalho,
mento da categoria;
b) estabelecer e manter um clima profissional cortês no ambiente de trabalho,
não alimentando discórdia e desentendimentosprofissionais;
c) respeitar a capacidade e as limitações individuais sem preconceito de cor, religião, cunho político
c)
respeitar a capacidade e as limitações individuais sem preconceito de cor,
religião, cunho político ou posição social;
d) estabelecer um clima de respeito a hierarquia, com liderança e competência. Art. 9% E
d) estabelecer um clima de respeito a hierarquia, com liderança e competência.
Art. 9% E vedado aos profissionais:
a) usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício da sua função, para conseguir
a) usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício da sua função,
para conseguir qualquer tipo de favoritisnrp pessoal ou facilidades, em detrimento de
outros profissionais;
b) prejudicar deliberadamentea reputação profissional de outro Secretário; c) ser, em função de seu espírito
b) prejudicar deliberadamentea reputação profissional de outro Secretário;
c) ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com contraven-
ção penal ou infração a este Código de Ética.
Capítulo VI Das Relações com a Empresa Art. 10Q- Compete ao profissional no pleno exercício
Capítulo VI
Das Relações com a Empresa
Art. 10Q- Compete ao profissional no pleno exercício de suas atividades:
a) identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e co-
laborador na implantação de mudanças administrativas e políticas; b) agir como elemento facilitador nas relações
laborador na implantação de mudanças administrativas e políticas;
b) agir como elemento facilitador nas relações interpessoais na sua área de

atuação;

c) atuar como figura-chave no fluxo de informações, desenvolvendo e man- tendo de forma dinâmica
c) atuar como figura-chave no fluxo de informações, desenvolvendo e man-
tendo de forma dinâmica e contínua os sistemas de comunicação.
Art. 1 1" - É vedado aos profissionais: a) utilizar-se da proximidade com o superior
Art. 1 1" - É vedado aos profissionais:
a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pes-
soais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relação aos demais; b) prejudicar deliberadamenteoutros
soais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relação aos demais;
b) prejudicar deliberadamenteoutros profissionais no ambiente de trabalho.
Capitulo VI1 Das Relações com as Entidades da Categoria
Capitulo VI1
Das Relações com as Entidades da Categoria
Art. 12" - A Secretária e o Secretário devem participar ativamente de suas en- tidades
Art. 12" - A Secretária e o Secretário devem participar ativamente de suas en-
tidades representativas, colaborando e apoiando os movimentos que tenham por fina-
lidade defender os direitos profissionais.
Art. 13"- Acatar as resoluções aprovadas pelas entidades de classe.
Art.
13"- Acatar as resoluções aprovadas pelas entidades de classe.

Art. 14% Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria, não se utilizar dessa posição em proveito próprio.

não se utilizar dessa posição em proveito próprio. - , , 32 GUIA DE SECRETARIADO -
- , , 32 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNCI AS E COMPORTAMENTO
-
,
,
32
GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNCI AS
E COMPORTAMENTO
Art. 15% Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com seu campo de
Art. 15% Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem
com seu campo de atividade profissional.
Art. 16" - As Secretárias e Secretários deverão cumprir suas obrigações, tais como mensalidades e
Art. 16" - As Secretárias e Secretários deverão cumprir suas obrigações, tais
como mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas,junto as entidades de classe a
que pertencem.
Capítulo VIII Da Obediência,Aplicação e Vigência do Código de Ética Art. 17" Cumprir e fazer
Capítulo VIII
Da Obediência,Aplicação e Vigência do Código de Ética
Art. 17"
Cumprir e fazer cumprir este código é dever de toda(o) Secretá-

ria(o).

Art. 189 - Cabe aos Secretários docentes informar, esclarecer e orientar os es- tudantes quanto
Art. 189 - Cabe aos Secretários docentes informar, esclarecer e orientar os es-
tudantes quanto aos princípios e normas contidas nesse código.
Art. 19"- As infrações deste Código de Ética Profissional acarretarão penali- dades, desde a advertência
Art. 19"- As infrações deste Código de Ética Profissional acarretarão penali-
dades, desde a advertência até a cassação do Registro Profissional, na forma dos dis-
positivos legais e/ou regimentais, através da Federação Nacional das Secretárias e
Secretários.
Art. 20" - Constituem infrações: a) transgredir os preceitos deste código; b) exercer a profissão
Art. 20" - Constituem infrações:
a) transgredir os preceitos deste código;
b) exercer a profissão sem que se esteja devidamente habilitado nos termos da
legislação específica;
c) utilizar o nome da categoria profissional das Secretárias e/ou Secretários para quaisquer fins, sem
c) utilizar o nome da categoria profissional das Secretárias e/ou Secretários
para quaisquer fins, sem o endosso dos sindicatos de classe, em nível estadual e da
federação nacional nas localidades inorganizadas em sindicatos e/ou em nível nacio-
nal.
Diário Oficial - Sexta-feira, 7 dejulho de 1989 Seção I
Diário Oficial - Sexta-feira, 7 dejulho de 1989
Seção I

(*) Disponível em www.sinserj.com.br/codigo~etica.htm

As seguintes questões práticas devem ser respondidas de acordo com a leitura do capítulo 1.
As seguintes questões práticas devem ser respondidas de acordo com a leitura do capítulo 1.
As seguintes questões práticas devem ser respondidas de acordo com a leitura do capítulo 1.
As seguintes questões práticas devem ser respondidas de acordo
com a leitura do capítulo 1.
1) Escreva a respeito das mudanças que ocorreram com a profissão nas últimas duas décadas.
1)
Escreva a respeito das mudanças que ocorreram com a profissão
nas últimas duas décadas.
2) A secretária deve buscar constantemente o seu aperfeiçoamento profissional, a fim de se manter
2)
A secretária deve buscar constantemente o seu aperfeiçoamento
profissional, a fim de se manter empregável no mercado. Certo
ou errado? Comente sua resposta.
3) O mercado de trabalho está cada vez mais exigente quanto à qualificação profissional da
3)
O mercado de trabalho está cada vez mais exigente quanto à
qualificação profissional da secretária. Escreva a respeito do per-
fil ideal para essa profissional.
4) A secretária deve manter-se atualizada sobre os acontecimentos internos e externos da empresa. Certo
4)
A secretária deve manter-se atualizada sobre os acontecimentos
internos e externos da empresa. Certo ou errado? Comente sua
resposta.
5) Escreva sobre a relevância da regulamentação da profissão para as secretárias.
5)
Escreva sobre a relevância da regulamentação da profissão para
as secretárias.
6) Cite, no mínimo, seis princípios éticos que devem nortear o tra- balho da secretária
6)
Cite, no mínimo, seis princípios éticos que devem nortear o tra-
balho da secretária no dia a dia.
INSERÇÃO DA SECRETÁRIA NO MERCADO DE TRABALHO Este capítulo foi elaborado com a finalidade de
INSERÇÃO DA SECRETÁRIA NO MERCADO DE TRABALHO
INSERÇÃO DA SECRETÁRIA NO
MERCADO DE TRABALHO
Este capítulo foi elaborado com a finalidade de orientar as secretá- rias que buscam o
Este capítulo foi elaborado com a finalidade de orientar as secretá-
rias que buscam o primeiro emprego e, também, aquelas que estão pas-
sando por um 'processo de recolocação profissional. No decorrer da leitura,
esclarecemos pontos importantes, relativos à busca do emprego desejado.
Algumas profissionais têm competências, habilidades e conhecimen- tos inerentes ao cargo que estão pleiteando, mas
Algumas profissionais têm competências, habilidades e conhecimen-
tos inerentes ao cargo que estão pleiteando, mas não obtêm êxito no pro-
cesso seletivo em função de vários fatores, entre eles falta de objetividade,
currículo mal elaborado, postura e vestuário inadequados e dificuldade em
expressar a sua experiência profissional e em redigir uma carta de apresen-
tação.
Este capítulo aborda desde a importância da definição do objetivo até as perguntas mais frequentes
Este capítulo aborda desde a importância da definição do objetivo
até as perguntas mais frequentes durante a entrevista, que é considerada
uma das etapas mais tensas do processo.
A nossa proposta não é dar "respostas prontas" para cada pergunta, mas fazer com que
A nossa proposta não é dar "respostas prontas" para cada pergunta,
mas fazer com que a secretária reflita sobre a sua experiência profissional, e
só então esteja apta a respondê-las.
2.1 O MERCADO DE TRABALHO E A SECRETÁRIA
2.1 O MERCADO DE TRABALHO E A SECRETÁRIA
O atual contexto sociotécnico e socioeconômico, a globalização da economia, as fusões de empresas, as
O atual contexto sociotécnico e socioeconômico, a globalização da
economia, as fusões de empresas, as privatizações de alguns setores, as no-
vas tecnologias e também as exigências oriundas dos clientes fizeram com
que as organizações ficassem mais exigentes quanto ao nível de qualifica-
ção de seus funcionários. Verificamos, no mercado de trabalho, um núme-
ro considerável de profissionais de secretariado, entretanto algumas empre-
sas enfrentam grande dificuldade para conseguir contratar um profissional qualificado.
sas enfrentam grande dificuldade para conseguir contratar um profissional
qualificado.
Conforme já foi visto no capítulo anterior, as atividades desempe- nhadas pela secretária nas organizaç6es
Conforme já foi visto no capítulo anterior, as atividades desempe-
nhadas pela secretária nas organizaç6es mudaram bastante, exigindo dessa
profissional um perfil mais gerencial. Na atualidade, é comum encontrar
oportunidades para secretárias com 8s seguintes pré-requisitos: formação
em Secretariado Executivo; MBA (Master in Business Administration); man-
darim; conhecimentos de estratégia empresarial, orçamentos e disponibili-
dade para viagens nacionais e internacionais. 0s idiomas espanhol, francês
e inglês deixaram de ser um diferencial e se tornaram exigências para o
desempenho da profissãó na maioria das empresas.
Na década de 1980, a língua inglesa era desejável para o desempe- nho das atividades
Na década de 1980, a língua inglesa era desejável para o desempe-
nho das atividades de secretariado. É importante que a secretária esteja
atenta às tendências e preparada para as oportunidades, portanto é neces-
sário desenvolver habilidades e competências requeridas para o desempe-
nho da profissão. Além disso, é essencial manter a rede de relacionamentos
ativa e atualizada.
Outro aspecto relevante é a atualização, pois a secretária deve bus- car constantemente o seu
Outro aspecto relevante é a atualização, pois a secretária deve bus-
car constantemente o seu aperfeiçoamento profissional a fim de manter-se
empregável no mercado de trabalho.
Profissão não tem gênero, mas as profissões de Secretário Executivo e Técnico em Secretariado são
Profissão não tem gênero, mas as profissões de Secretário Executivo
e Técnico em Secretariado são exercidas, em sua maioria, pelas mulheres.
Entretanto, alguns executivos preferem contratar secretários a secretárias.
Hoje em dia, é comum a presença de homens nos cursos de Secretariado
Executivo, embora a maior demanda seja do sexo feminino. Independente
do sexo da pessoa que está exercendo a profissão, o profissional qualificado
e atualizado consegue se ajustar melhor às mudanças internas e externas
pelas quais as organizações estão passando. Com isso, mantém a sua em-
pregabilidade e garante o desenvolvimento de sua carreira profissional. Em
função das exigências do mercado de trabalho e da competitividade, não
há espaço para profissionais medíocres, independente da área de atuação.
É preciso ter competência para se estabelecer no mercado de trabalho.
Durante muito tempo, a manutenção do emprego estava ligada à obediência e à lealdade, mas
Durante muito tempo, a manutenção do emprego estava ligada à
obediência e à lealdade, mas em decorrência da crise dos anos de 1980,
da reengenharia, da hipercompetitividade, o mercado necessita de profis- sionais que tenham empregabilidade e façam
da reengenharia, da hipercompetitividade, o mercado necessita de profis-
sionais que tenham empregabilidade e façam a diferença nas empresas.
tenham empregabilidade e façam a diferença nas empresas. EMPREGABILIDADE Compreendemos por empregabilidade a

EMPREGABILIDADE

Compreendemos por empregabilidade a condição daquele profis- sional que está apto a entrar e manter-se
Compreendemos por empregabilidade a condição daquele profis-
sional que está apto a entrar e manter-se no mercado de trabalho, e que
possui flexibilidade para se adaptar às constantes mudanças. O profissional
empregável possui conhecimentos, competências, habilidades e atitudes
que o tornam importante no mercado de trabalho. A relevância não está
associada somente à empresa em que ele trabalha, mas ao mercado de
uma maneira geral.
O profissional que tem empregabilidade decide o rumo de sua car- reira profissional, enquanto o
O profissional que tem empregabilidade decide o rumo de sua car-
reira profissional, enquanto o que tem baixa empregabilidade está sujeito
às circunstâncias. A secretária que tem empregabilidade consegue emprego
mais rápido, independentemente da situação em que esteja o mercado de
trabalho, ou seja, da oferta ou da demanda. Durante muito tempo, as or-
ganizações cuidavam da carreira profissional de seus funcionários. Nos dias
de hoje, essa situação mudou e cabe a cada profissional cuidar do seu bem
mais valioso: a gestão da sua carreira. O profissional empregável está sem-
pre preocupado em aperfeiçoar suas competências, aumentar seus conhe-
cimentos e ampliar sua rede de relacionamentos.
Com o intuito de tornar-se empregável, a secretária deve desenvol- ver competências técnica, mercadológica, de
Com o intuito de tornar-se empregável, a secretária deve desenvol-
ver competências técnica, mercadológica, de relacionamento, de comuni-
cação oral e escrita, educação tecnológica e idiomas. Sugerimos que a se-
cretária faça uma autoavaliação para identificar qual conhecimento está
precisando adquirir ou atualizar e a melhor maneira de aprendê-lo. Além
disso, deve manter e ampliar a sua rede de relacionamentos, pois isso ajuda
a conseguir informações úteis e importantes a respeito do mercado de tra-
balho. Outro aspecto é a ética, muito importante nas relações empresariais
e pessoais, pois garante ao indivíduo cabeça erguida, respeito próprio e dos
demais colegas. Ter uma reserva financeira, principalmente em momentos
de crise e de transição, é muito bom para que o profissional tenha tranqui-
lidade para ir em busca do seu objetivo.
REDE DE RELACIONAMENTOS (NETWORKING) Destacamos que networking é a estratégia que traz resultados mais eficazes,
REDE DE RELACIONAMENTOS (NETWORKING)
Destacamos que networking é a estratégia que traz resultados mais
eficazes, pois muitas colocações no mercado são feitas por indicações de
amigos, colegas, clientes ou conhecidos. A rede de relacionamentos com-
preende desde amigos de infância, de colégio, de faculdade, do bairro, do
esporte, do trabalho até antigos clientes e chefes.
A profissional que cultiva um bom círculo de amizades faz
networking. É muito importante o contato frequente com as pessoas que
fazem parte da sua rede de relacionamento, pois se você necessitar ligar ou
enviar um e-mail solicitando um emprego, por exemplo, não ficará cons-
trangido. Desta forma você evita aquelas situações em que a pessoa procu-
ra a outra somente quando está precisando. Outro aspecto relevante é am-
pliar a rede com pessoas novas. É interessante que você conheça gente
nova nos eventos (seminários, congressos, viagens, cursos etc.). Lembre-se:
quem não "aparece"não é lembrado.
Na atualidade, já existem sites especializados em contatos profissio-
nais. Ressaltamos que conhecer pessoas novas é tão importante quanto
manter contato regularmente com as que pertencem à sua rede de relacio-
namentos.
Quando a pessoa for contactar alguém que não vê ou com o qual
não fala há algum tempo, deve iniciar a conversa falando de amenidades
ou, se for o caso, relembrando o passado para resgatar o vínculo com o
outro. Feito isso, exponha o motivo do contato e em seguida, os objetivos
profissionais. O próximo passo é apresentar o currículo atualizado. Comen-
te sobre as empresas nas quais você tem interesse em trabalhar e verifique
se a pessoa tem algum contato com elas.
Verifique a possibilidade de seu contato
apresentá-lo a outras
pessoas. Fazendo uma analogia, a rede de contatos é como uma planta que
precisa ser cultivada e tratada diariamente.
,
38
GUIA
DE SECRETARIADO
- TÉCNICAS
E COMPORTAMENTO
2.4 AUTOCONHECIMENTO
2.4
AUTOCONHECIMENTO
A busca pelo novo emprego requer clareza e objetividade, portanto a profissional precisa ter noção
A busca pelo novo emprego requer clareza e objetividade, portanto
a profissional precisa ter noção de suas competências, habilidades e conhe-
cimentos. É necessário que a pessoa tenha discernimento de seus pontos
fortes e fracos. Isso facilita na exposição de sua experiência profissional. O
autoconhecimento é um facilitador na busca do emprego desejado, pois as
organizações valorizam esse atributo. Consideramos muito importante que
a profissional identifique aquilo que gosta de fazer e faz bem. A profissional
que desenvolve atividades afins e trabalha naquilo de que gosta tem mais
motivação, maior produtividade, sente-se feliz e realizada.
2.5 INGRESSO E RECOLOCAÇÁO NO MERCADO DE TRABALHO
2.5 INGRESSO E RECOLOCAÇÁO NO MERCADO
DE TRABALHO
Durante o processo de ingresso ou recolocação no mercado de tra- balho, a primeira coisa
Durante o processo de ingresso ou recolocação no mercado de tra-
balho, a primeira coisa a ser definida é o objetivo, ou seja, área e cargo de
interesse. Além disso, é necessário que a secretária avalie as seguintes ques-
tões: disponibilidade para viagens, tipo de empresa em que gostaria de
trabalhar, pois como a profissional, a empresa também tem "personalidade"
e o ideal é que haja um entrosamento entre as duas. O passo seguinte é
escolher a estratégia mais eficaz a fim de atingir o objetivo.
Relacionamos algumas estratégias comuns nos processos de recolo- cação no mercado de trabalho: Rede de
Relacionamos algumas estratégias comuns nos processos de recolo-
cação no mercado de trabalho:
Rede de relacionamentos (networking);
Empresas especializadas em recolocação profissional;
o Aproximação direta às empresas/resposta a anúncios.
Após a escolha da melhor estratégia, a secretária deve confeccionar
o seu currículo.
O processo de recolocação exige da profissional atitude positiva e muita determinação. Algumas profissionais ficam
O processo de recolocação exige da profissional atitude positiva e
muita determinação. Algumas profissionais ficam emocionalmente abaladas
com a perda do emprego, até mesmo aquelas que estavam insatisfeitas
com a empresa ou com a chefia. Nessa situação, a profissional deve fazer
contato com a empresa somente quando estiver bem.
Durante o processo seletivo, é fundamental demonstrar ânimo e disposição, e no caso de um
Durante o processo seletivo, é fundamental demonstrar ânimo e
disposição, e no caso de um contato pessoal, a aparência também é rele-
vante. Além disso, é necessário motivação para vencer os obstáculos e con-
tinuar persistente na busca do objetivo. Isso ocorre em função de alguns
fatores, pois algumas profissionais levam mais tempo para se recolocarem
no mercado de trabalho.
O currículo é um instrumento importante no processo de recoloca- ção profissional, porém-não tão importante
O currículo é um instrumento importante no processo de recoloca-
ção profissional, porém-não tão importante quanto os contatos pessoais
(networking). Ele deve ser claro, objetivo, sucinto e ter boa apresentação.
Deve também ser escrito em uma linguagem simples e não conter muitas
folhas. O currículo deve refletir a imagem do profissional, portanto deve
conter informações básicas e relevantes sobre a pessoa. Pode ser encami-
nhado por carta e e-mail ou entregue diretamente. Algumas profissionais
substituem o currículo por uma carta.
Podemos dizer que o currículo é um complemento do seu programa
de contatos pessoais. A maioria das recolocações é obtida por meio de con-
tatos pessoais e a minoria por distribuição entre consultorias de RH, anún-
cios de jornais e encaminhamento direto às empresas.
O currículo continha informações detalhadas a respeito da profissio-
nal, documentação, escolaridade, referências comerciais e pessoais, entre-
tanto na atualidade ele é sucinto e não deve exceder três folhas.
.
40
GUIA
DE SECRETARIADO - TÉCNICAS
E COMPORTAMENTO
A apresentação do currículo merece alguns cuidados, portanto des- crevemos algumas sugestões: o Não utilize
A apresentação do currículo merece alguns cuidados, portanto des-
crevemos algumas sugestões:
o
Não utilize folhas de rosto.
Não é necessário escrever curriculum vitae ou currículo no cabeçalho. .-
Não é necessário escrever curriculum vitae ou currículo no
cabeçalho.
.-
o Não é obrigatório assinar e colocar data no final do currículo.
o Não é obrigatório assinar e colocar data no final do currículo.
O negrito deve ser utilizado apenas no título das seções. Pode ser usado também no
O
negrito deve ser utilizado apenas no título das seções. Pode
ser usado também no nome do profissional.
o
Use !etra fonte Arial 11 ou 12. Evite letras muito grandes ou
pequenas demais.
O papel pode ser branco ou colorido, porém evite cores fortes. o Utilize papel tamanho
O papel pode ser branco ou colorido, porém evite cores fortes.
o Utilize papel tamanho A4; evite o ofício.
Evite sentenças e parágrafos longos. Currículo em outro idioma deve ser ainda mais objetivo. o
Evite sentenças e parágrafos longos. Currículo em outro idioma
deve ser ainda mais objetivo.
o
Não tire cópias; opte por imprimir a quantidade de cópias
necessária.
o
As
referências (bancárias, comerciais e pessoais) não devem ser
incluídas.
O currículo deve conter informações relevantes e verdadeiras. Basi- camente, devem fazer parte do documento
O currículo deve conter informações relevantes e verdadeiras. Basi-
camente, devem fazer parte do documento dados pessoais, objetivo,
resumo das qualificações (opcional), formação, experiência profissional,
cursos e idiomas. Além disso, podem constar também experiência no exte-
rior, trabalho voluntário e trabalhos publicados (artigos, dissertações, teses
etc.).
Alguns consultores de recursos humanos divergem quanto a infor- mar a pretensão salarial, o estado
Alguns consultores de recursos humanos divergem quanto a infor-
mar a pretensão salarial, o estado civil, o número de filhos e anexar foto.
Entretanto, o estado civil e o número de filhos podem se encaixar em uma
das exigências da empresa, por exemplo, se a empresa quer um profissional
com uma vida estável. Outro ponto de divergência é a questão da assinatu-
ra. Alguns gostam mais de receber o currículo assinado, outros preferem
que o currículo seja assinado na frente do entrevistador.
Agora, analisaremos o que deve constar em cada item do currículo: Dados pessoais - devem
Agora, analisaremos o que deve constar em cada item do currículo:
Dados pessoais - devem constar no cabeçalho do currículo:
Nome completo
Nome completo

Nacionalidade -

Naturalidade Estado civil Idade (opcional) Filhos (opcional) Endereço completo
Naturalidade
Estado civil
Idade (opcional)
Filhos (opcional)
Endereço completo
Telefone para contato (preferencialmentedois números) E-mail
Telefone para contato (preferencialmentedois números)
E-mail
para contato (preferencialmentedois números) E-mail EI Objetivo, área de atuação ou área de interesse -

EI Objetivo, área de atuação ou área de interesse - pelo objetivo, a profissional informa o que está procurando. Ou seja, é o espa- ço no qual o candidato indica o cargo ou a área em que pre- tende atuar. Algumas profissionais possuem objetivos múltiplos. Nesse caso, devem elaborar um currículo para cada objetivo.

Nesse caso, devem elaborar um currículo para cada objetivo. Resumo, sumário ou resumo das qualificações -
Resumo, sumário ou resumo das qualificações - esse item é op- cional. Caso resolva colocá-lo,
Resumo, sumário ou resumo das qualificações - esse item é op-
cional. Caso resolva colocá-lo, não deve ultrapassar cinco linhas.
A finalidade é ressaltar ao leitor os pontos fortes de sua carreira,
habilidades e conhecimentos.
Formação, formação acadêmica ou formação escolar - esse item deve conter informações importantes sobre sua
Formação, formação acadêmica ou formação escolar - esse
item deve conter informações importantes sobre sua forma-
ção/escolaridade. Mencione os colégios em que estudou desde
que tenha sido uma formação técnica relevante para sua carrei-
ra atual. Descreva esse item em ordem decrescente.
Experiência profissional - deve ser descrita em ordem decres- cente e conter o nome da
Experiência profissional - deve ser descrita em ordem decres-
cente e conter o nome da empresa e o período em que você
trabalhou, as principais atribuições e suas realizações.
Cursos, outros cursos, cursos extracurriculares, cursos comple- mentares ou cursos de extensão - coloque os
Cursos, outros cursos, cursos extracurriculares, cursos comple-
mentares ou cursos de extensão - coloque os cursos relevantes a
sua carreira e evite os que estão obsoletos ou que não agregam
valor ao seu desenvolvimento profissional (por exemplo, datilo-
grafia, pátina etc.). Esse item também deve ser descrito em ordem decrescente.
grafia, pátina etc.). Esse item também deve ser descrito em
ordem decrescente.
o Idioma(s)- citar a língua e o grau de domínio (fluente, interme- diário ou básico).
o
Idioma(s)- citar a língua e o grau de domínio (fluente, interme-
diário ou básico). -
o
Outras atividades QU trabalho voluntário - atividades que se ca-
racterizem como ações de cidadania.

rn

Experiência no exterior - deve constar o período de permanên- cia e o local em
Experiência no exterior - deve constar o período de permanên-
cia e o local em que morou no exterior.
Pretensão salarial - somente se solicitada.
Pretensão salarial - somente se solicitada.
o Pesquisas e simpósios - especificamente para os profissionais que tenham pesquisas, trabalhos publicados e
o
Pesquisas e simpósios - especificamente para os profissionais
que tenham pesquisas, trabalhos publicados e participação em
simpósios.
Apresentamos a seguir um modelo de currículo considerando os
itens apresentados. Informamos que foi baseado em situação fictícia.
MARIQUINHA MARIA DA SILVA Brasileira, casada, 39 anos, 1 filho Rua do Bispo nQ83, ap.105
MARIQUINHA MARIA DA SILVA
Brasileira, casada, 39 anos, 1 filho
Rua do Bispo nQ83, ap.105 - Rio Comprido - RJ - CEP: 20000-000
Tel.: 2222-2222 (res
)
ou 9999-9999 (cel.)
E-mail: mmsilva@abcde.com.br
.v
OBJETIVO
Atuar como secretária
RESUMO DAS QUALIFICAÇÕES
Atuando há vinte e um anos no cargo de secretária, adquiri sólidos conheci-
mentos das rotinas administrativas, desde o atendimento telefônico até a
organização de eventos. Ao longo destes dezoito anos, trabalhei durante tre-
ze meses como secretária particular de um executivo em Londres. Tais ativi-
dades me possibilitaram o desenvolvimento de habilidades de negociação,
trabalho em equipe e visão de negócio.
FORMAÇÃOACADÊMICA
Pós-Graduação em Secretariado Executivo - UniversidadeABC - 1998
Graduação em Secretariado Executivo Trilíngue - UniversidadeABC - 1992
2"rau
- Escola Técnica de Secretariado XYZ - 1985
Habilitação: Técnico em Secretariado
EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL
XYX Business Services - 02/93 até o presente
Cargo: Secretária executiva
Coordenação das atividades da área de administração de serviços, com
acompanhamento das respectivas despesas, visando redução de custos e a
melhoria contínua. Levantamento de dados, análise e elaboração do relatório
gerencial dos gastos das áreas administrativa e financeira. Atendimento a
clientes. Organização de eventos.
DRV Consultores Associados Ltda. - 01186 até 01192 Cargo: Secretária júnior Coordenação dos serviços do
DRV Consultores Associados Ltda. - 01186 até 01192
Cargo: Secretária júnior
Coordenação dos serviços do Departamento de Pessoal. Levantamento de
dados, análise e elaboração do relatório do Programa de Redução de Custos.
Controle de contas a pagar e de aplicações financeiras. Apoio logistico as
reuniões. Provisão de materiakde escritório.
CURSOS
Italiano - Centro EspecializadoOUE - cursando o 6"eríodo,
2003
Qualidade no Atendimento ao Cliente - UniversidadeZUER, 2001
Desenvolvimento Profissional para Secretárias- PKT Consultores - 2000
Atualização para Secretárias - UniversidadeXYZ - 1999
Espanhol - Casa Espanhola - 1987
Francês - Instituto Brasil-França- 1987
Inglês- Right Language Consultants- 1986
IDIOMAS
Inglês - fluente
Espanhol - fluente
Francês - fluente
Italiano- intermediário
OUTRAS ATIVIDADES
Aos sábados, realizo um trabalho voluntário de alfabetização para crianças
menores de dez anos, na Comunidade de São Roque, no interior do Estado
do Rio de Janeiro.
EXPERIÊNCIA NO EXTERIOR
Morei durante treze meses na cidade de Londres, onde trabalhei como secre-
tária particular do CEO de uma das mais importantes empresas de Tecnolo-
gia da Informação da Inglaterra.
De acordo com o que já foi mencionado, algumas candidatas prefe- rem encaminhar o currículo
De acordo com o que já foi mencionado, algumas candidatas prefe-
rem encaminhar o currículo com uma carta e outras substituem-no apenas
por carta. Apresentamos, a seguir, modelos de carta que são encaminhadas
com o currículo, carta que substitui o currículo e em resposta a anúncios. O
teor das cartas foi baseado em situação fictícia.
rr Modelo de carta, encaminhando o currículo à empresa Rio de Janeiro,-1de abril de 2007.
rr
Modelo de carta, encaminhando o currículo à empresa
Rio de Janeiro,-1de abril de 2007.
A
Empresa ABC Ltda.
Av. Presidente Vargas, 642 - 2" andar
Centro - RJ
At. Departamento de Recursos Humanos
Ref.: Recolocação profissional
Prezados Senhores
Em virtude de um processo de reestruturação na empresa em que tra-
balhava, busco uma recolocação no mercado de trabalho.
Meu objetivo é encontrar uma posição de secretária executiva, onde
eu possa aproveitar a minha experiência profissional adquirida ao longo des-
ses vinte e um anos no mercado.
Se o meu currículo se adequar as expectativas de sua empresa, terei
muita satisfação de encontrá-lo para uma entrevista.
Atenciosamente,
Mariquinha Maria da Silva
-.-- 46 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO
-.--
46
GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS
E COMPORTAMENTO
Modelo de carta, encaminhando o currículo para empresas de recolocação profissional
Modelo de carta, encaminhando o currículo para
empresas de recolocação profissional
Rio de Janeiro, 1 de abril-de 2007. A DRV Recursos Humanos Ltda. Av. Presidente Vargas,
Rio de Janeiro, 1 de abril-de 2007.
A
DRV Recursos Humanos Ltda.
Av. Presidente Vargas, 642 - 2"ndar
Centro - RJ-
At. Departamento de Recrutamentoe Seleção de Pessoal
Ref.: Contato pessoal
Prezados Senhores
Sou formada no curso de Secretariado Executivo Trilingue, com espe-
cialização em Administração Financeira.
Trabalho há vinte e um anos na área administrativa, e nos últimos tre-
ze anos exerci o cargo de secretária executiva. Possuo bastante experiência
em editores de texto, planilhas eletrônicas e banco de dados.
Nas empresas onde trabalhei, tive a oportunidade de desenvolver ati-
vidades de controle de custos com foco na qualidade, coordenação de equi-
pes e desenvolvimento de tarefas administrativas.
Pretendo uma posição de secretária executiva em empresas de médio
e grande portes, de preferência situadas nas regiões centro e sul da cidade
do Rio de Janeiro.
Aproveito a oportunidade para anexar o meu currículo. Entretanto,
gostaria de agendar um contato pessoal para conversar sobre a minha expe-
riência profissional e interesses, independentemente da existência da vaga
em aberto no momento.
Atenciosamente,
Mariquinha Maria da Silva
Carta em substituição ao currículo
Carta em substituição ao currículo
Rio de Janeiro, 1 de abril de 2007 7 A Empresa (diretamente a empresa ou
Rio de Janeiro, 1 de abril de 2007
7
A
Empresa (diretamente a empresa ou empresa especializada em reco-
locação)
At. Departamento de-Recrutamentoe Seleção de Pessoal
Ref.: Contato pessoal
Prezados Senhores
Sou formada no curso de Secretariado Executivo Trilingue, com MBA
em Marketing. Atuando há vinte e um anos no cargo de secretária, adquiri
sólidos conhecimentos das rotinas administrativas, desde o atendimento tele-
fônico até a organização de eventos.
Ao longo destes vinte e um anos, trabalhei durante treze meses como
secretária particular de um executivo em Londres. Tais atividades me possibi-
litaram o desenvolvimento de habilidades de negociação, trabalho em equipe
e visão de negócio. Na última empresa em que trabalhei, tive a oportunidade
de praticar meu espanhol e francês, pois frequentemente atendia chamadas
internacionais, recebia e redigia relatórios e correspondências da matriz,
situada na cidade de Barcelona, e da filial situada em Paris.
Aguardo um contato para que eu possa detalhar minha experiência e
interesses.
Atenciosamente,
Mariquinha Maria da Silva
- 48 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO
-
48
GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS
E COMPORTAMENTO
Carta em resposta a anúncios
Carta em resposta a anúncios
Rio de Janeiro, 1 de abril de 2007. -7 (Escrever o nome da empresa, caso
Rio de Janeiro, 1 de abril de 2007.
-7
(Escrever o nome da empresa, caso ele seja citado no anúncio.)
Prezados Senhores
Sou formada no curso de Secretariado Executivo Trilíngue, com MBA
em Marketing. Atuo há dezoito anos no cargo de secretária, com sólidos co-
nhecimentos nas rotinas administrativas.
Encaminho, em anexo, o meu currículo para análise, em resposta ao
anúncio sob o ng000000.
Aguardo contato pessoal para que eu possa detalhar minha experiên-
cia e interesses.
Atenciosamente,
Mariquinha Maria da Silva

DICAS PARA ANTES DA ENTREVISTA E DURANTE SUA REALIZAÇÃO

2.7
2.7
PARA ANTES DA ENTREVISTA E DURANTE SUA REALIZAÇÃO 2.7 Sabe aquele tão sonhado emprego? Pois bem,
Sabe aquele tão sonhado emprego? Pois bem, chegou a hora e basta somente uma entrevista.
Sabe aquele tão sonhado emprego? Pois bem, chegou a hora e basta
somente uma entrevista.
Pode parecer brincadeira, mask um dos momentos de mais ansie- dade na vida de um
Pode parecer brincadeira, mask um dos momentos de mais ansie-
dade na vida de um profissional, inclusive dos mais experientes. A candida-
ta à vaga de emprego deve encarar a entrevista como uma conversa e não
como uma sessão de tortura ou uma batalha a ser vencida. Se pararmos
para analisar, não há perdedoras nem ganhadoras, porque ambos os lados
têm objetivos a serem alcánçados.
Por parte do entrevistador, existe a necessidade de ocupar a vaga que está em aberto,
Por parte do entrevistador, existe a necessidade de ocupar a vaga
que está em aberto, e dolado da candidata o desejo de conseguir aquele
emprego. Fazendo uma análise mais profunda, o objetivo principal do en-
trevistador é determinar se a candidata possui os requisitos para o cargo e
se tem condições de contribuir para o sucesso da empresa.
Outro objetivo a ser levado em consideração é a análise da capaci- dade de adaptação
Outro objetivo a ser levado em consideração é a análise da capaci-
dade de adaptação da candidata ao estilo da empresa. Por este motivo, o
entrevistador faz diversas perguntas, a fim de identificar aspectos da perso-
nalidade e analisar o raciocínio lógico da candidata. Além disso, testa se as
informações contidas no currículo são verdadeiras. Quanto mais entrevistas
o profissionalfizer, mais traquejado ficará.
As candidatas ficam tensas e nervosas antes e durante a entrevista, o que não é
As candidatas ficam tensas e nervosas antes e durante a entrevista, o
que não é muito bom. É importante que a pessoa se mantenha calma e
atenta a todos os detalhes. Reações de garganta seca, transpiração exces-
siva, mãos trêmulas são comuns nas entrevistadas. É fundamental que a
candidata se apresente de maneira segura, demonstrando tranquilidade,
objetividade e disposição. Além disso, cabe a você ficar atento à sua postu-
ra corporal: expressão da face, olhar, forma de sentar etc. Apresentamos
alguns cuidados que a candidata deve ter com a postura durante uma en-
trevista:
Enquanto estiver em pé, mantenha as costas retas, ombros er- guidos e os braços ao
Enquanto estiver em pé, mantenha as costas retas, ombros er-
guidos e os braços ao lado do corpo. As mãos podem ficar
apoiadas uma na outra, na frente ou atrás do corpo.
50
GUIA
DE SECRETARIADO - TÉCNICAS
E COMPORTAMENTO
o
o
Não gesticule muito, mas não há problema em usar as mãos pa- ra enfatizar algum
Não gesticule muito, mas não há problema em usar as mãos pa-
ra enfatizar algum ponto. Gesticulação em excesso dá uma ideia
de excitação.
n Evite cruzar os braços sobre o peito, pois é considerado um si- nal de
n
Evite cruzar os braços sobre o peito, pois é considerado um si-
nal de defensiva ou d_esacordo.
o
Enquanto estiver em 'pé, não fique segurando o cotovelo com a
outra mão, pois indica timidez e insegurança.
o Caminhelande com as costas retas e o queixo erguido. o Evite ficar coçando a
o
Caminhelande com as costas retas e o queixo erguido.
o
Evite ficar coçando a nuca, pois demonstra incerteza.
Evite roer as unhas, não fique mexendo ou enrolando as me- chas do.cabelo, mordendo a
Evite roer as unhas, não fique mexendo ou enrolando as me-
chas do.cabelo, mordendo a boca, acionando o clipe da caneta,
segurando a gravata - no caso dos homens - ou algum outro
adorno, pois demonstra ansiedade.
Olhe nos olhos do entrevistador, pois demonstra interesse pela conversa.
Olhe nos olhos do entrevistador, pois demonstra interesse pela
conversa.
O sorriso demonstra simpatia e abertura, mas o exagero indica suspeita.
O sorriso demonstra simpatia e abertura, mas o exagero indica
suspeita.
Sente-se com elegância e evite cruzar as pernas, pois indica um gesto defensivo. O ideal
Sente-se com elegância e evite cruzar as pernas, pois indica um
gesto defensivo. O ideal é que as pernas fiquem paralelas, mas
não fique balançando.
Não coloque seus pertences ou os braços sobre a mesa do en- trevistador.
Não coloque seus pertences ou os braços sobre a mesa do en-
trevistador.
Além da postura corporal, a candidata deve ficar atenta à sua apa- rência e ao
Além da postura corporal, a candidata deve ficar atenta à sua apa-
rência e ao vestuário. O ideal é que escolha a roupa de acordo com o estilo
da empresa. Na dúvida, sugerimos que tanto o homem quanto a mulher
optem pelo tradicional:
o Ela - terninho ou tailleur. Evite os decotes ousados, as transpa- rências, cores fortes,
o
Ela - terninho ou tailleur. Evite os decotes ousados, as transpa-
rências, cores fortes, saias muito curtas ou compridas e maquia-
gem forte. Sapato salto médio. As joias devem ser discretas. O
perfume deve ser suave, usado com parcimônia.
o
Ele - terno azul-marinho, com gravata ou calça e camisa social.
Pastas ou sapatos surrados e gravata de personagens de desenho
animado estão fora do contexto. Use perfume com moderação.
Ressaltamos a importância da veracidade das respostas, portanto não invente nem omita informações que após
Ressaltamos a importância da veracidade das respostas, portanto
não invente nem omita informações que após a contratação possam ser
descobertas e prejudiciais a sua carreira profissional na empresa.
Em média, a candidata passa por três entrevistas e é o momento mais decisivo no
Em média, a candidata passa por três entrevistas e é o momento
mais decisivo no processo de contratação. E a hora em que a entrevistada
tem para mostrar os seus valores, plahos e de conhecer a empresa em que
está pleiteando uma vaga. Resumindo, é o momento que a secretária tem
para mostrar que é perfeita para ocupar o cargo.
Profissionais de RH apontam duas atitudes como fundamentais para o bom desempenho da entrevistada: demonstrar
Profissionais de RH apontam duas atitudes como fundamentais para
o bom desempenho da entrevistada: demonstrar conhecimento prévio so-
bre a empresa e autoconhecimento.
Existem vários tipos de entrevistas e a mais comum é aquela em que a entrevistada
Existem vários tipos de entrevistas e a mais comum é aquela em que
a entrevistada senta em frente ao entrevistador, discute suas competências
e fala sobre a sua experiência profissional. Há, também, as entrevistas que
são feitas durante o almoço, e para conter despesas, muitas empresas estão
optando por entrevistas por telefone nas primeiras etapas do processo.
Algumas contratações não são bem-sucedidas devido às falhas du- rante a entrevista por parte do
Algumas contratações não são bem-sucedidas devido às falhas du-
rante a entrevista por parte do entrevistado ou do entrevistador. É impor-
tante que o entrevistador esteja preparado para o desempenho dessa ativi-
dade e, também, que o entrevistado entenda que é a hora de "mostrar que
é o melhor".
Relacionamos algumas dicas que podem ajudar na obtenção de êxi- to durante a entrevista:
Relacionamos algumas dicas que podem ajudar na obtenção de êxi-
to durante a entrevista:
Informe-se previamente sobre a empresa a fim de demonstrar interesse. A secretária deve informar-se a
Informe-se previamente sobre a empresa a fim de demonstrar
interesse. A secretária deve informar-se a respeito dos salários
de mercado para o cargo que pretende e que estejam de acor-
do com o porte da empresa.
É importante saber o nome e cargo do entrevistador, o local, a data e o
É importante saber o nome e cargo do entrevistador, o local, a
data e o horário da entrevista.
Chegue para a entrevista cerca de dez a quinze minutos antes do horário marcado.
Chegue para a entrevista cerca de dez a quinze minutos antes
do horário marcado.
Em caso de atraso ou impossibilidade de comparecer, sempre telefone avisando.
Em caso de atraso ou impossibilidade de comparecer, sempre
telefone avisando.
- 52 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO
-
52
GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS
E COMPORTAMENTO
Peça para usar o banheiro e verifique a sua aparência.
Peça para usar o banheiro e verifique a sua aparência.
Seja educada e cordial com todas as pessoas, do porteiro ao en- trevistador.
Seja educada e cordial com todas as pessoas, do porteiro ao en-
trevistador.
Não critique o-sistema de trabalho em empregos anteriores, es- pecialmente fatpndo de antigos colegas ou
Não critique o-sistema de trabalho em empregos anteriores, es-
pecialmente fatpndo de antigos colegas ou chefes.
Responda somente ao que foi perguntado. Não adiante infor-
mações, a não ser que sejam positivas e pertinentes.
Não interrompa o entrevistador. Fique atenta às oportunidades que lhe permitam -fazer pergun- tas que
Não interrompa o entrevistador.
Fique atenta às oportunidades que lhe permitam -fazer pergun-
tas que mostram como você está bem informado sobre a orga-
nização.
Evite colocar os seus resultados mais importantes em respostas às primeiras perguntas. O entrevistador leva
Evite colocar os seus resultados mais importantes em respostas
às primeiras perguntas. O entrevistador leva algum tempo para
se concentrar inteiramente em você e suas realizações, portanto
reserve seus "trunfos" para mais tarde.
Procure estabelecer um diálogo natural com o entrevistador o mais rapidamente possível, mas permita que
Procure estabelecer um diálogo natural com o entrevistador o
mais rapidamente possível, mas permita que ele controle a en-
trevista.
Ao responder às perguntas, evite usar termos negativos; em vez de "problemas", por exemplo, use
Ao responder às perguntas, evite usar termos negativos; em vez
de "problemas", por exemplo, use "desafios" ou "oportunidades".
Passe segurança e evite frases como "acho que sim" ou "pode
ser".
Tente descobrir com naturalidade os detalhes importantes sobre o cargo para que você decida se
Tente descobrir com naturalidade os detalhes importantes sobre
o cargo para que você decida se ele realmente lhe interessa e,
em seguida, fale sobre sua experiência e realizações anteriores e
como atendem às expectativas da empresa.
Esteja preparada para perguntas em outros idiomas, principal- mente se você concorre a uma vaga
Esteja preparada para perguntas em outros idiomas, principal-
mente se você concorre a uma vaga que peça fluência em
alguma língua estrangeira.
Se a recepcionista conduzir você a uma sala e oferecer café, água ou chá, aceite,
Se a recepcionista conduzir você a uma sala e oferecer café,
água ou chá, aceite, se quiser.
Evite perfumar-se exageradamente.
Evite perfumar-se exageradamente.
o
o
Não atenda ao telefone celular na sala de espera e durante a entrevista. Mantenha o
Não atenda ao telefone celular na sala de espera e durante a
entrevista. Mantenha o celular desligado ou no silencioso.

a

Não faça perguntas sobre a empresa para a recepcionista ou pa- ra a secretária nem
Não faça perguntas sobre a empresa para a recepcionista ou pa-
ra a secretária nem bisbilhote.-
quadros, fotografias e documentos
na sala de espera.
Procure não se exaltar ao abordar temas polêmicos.
Procure não se exaltar ao abordar temas polêmicos.
A contratação acontece quando o entrevistador identifica que os conhecimentos, as habilidades e a experiência
A contratação acontece quando o entrevistador identifica que os
conhecimentos, as habilidades e a experiência do candidato contribuirão
para o crescimento e o desenvolvimento da organização. Outro fator subje-
tivo a ser levado em consideração é a "química" entre o entrevistador e a
candidata.
PERGUNTAS QUE ESTÃO NO "AUGE" Relacionamos uma série de perguntas que costumam ser feitas du-
PERGUNTAS QUE ESTÃO NO "AUGE"
Relacionamos uma série de perguntas que costumam ser feitas du-
rante as entrevistas. A nossa proposta é que você pense e prepare as
respostas. O ideal é que seja sincera, rápida, concisa e objetiva nas res-
postas. Não queira ser na entrevista o que você não é nem inventar res-
postas quando você não sabe o que dizer. Responda à pergunta somente se
entendê-la; caso contrário, peça esclarecimentos.
Quem é você?
O que você conhece sobre nosso negócio?
o
Por que você quer trabalhar aqui?
a
Por que deveríamos contratá-la?
o
Você tem críticas a nossa empresa?
Você ouviu ou leu alguma coisa sobre a nossa empresa de que
não gostou?
O que você pode fazer por esta empresa?
Quanto tempo você levaria para fazer uma contribuição signifi-
cativa para nossa empresa?
-
-
-.-
-
-
,
54
GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS
E COMPORTAMENTO
rn Onde você se vê em cinco anos? O que você espera da sua carreira?
rn
Onde você se vê em cinco anos?
O que você espera da sua carreira?
Se pudesse começar sua carreira novamente, o que faria de di-
ferente?
Conte-me uma sittmção em que você falhou em sua carreira. Resuma seu histórico profissional em
Conte-me uma sittmção em que você falhou em sua carreira.
Resuma seu histórico profissional em um minuto.
Você tem disponibilidade para viajar?
Qual a sua expectativa de salário?
Fale-me sobre você.
Quais são os seus pontos fortes e fracos?
Caso eu encontre o seu chefe (antigo chefe) e peça que ele des-
creva você, o que ouvirei?
Se você pudesse mudar alguma coisa na sua personalidade, o
que seria?
O que gosta de fazer nas horas de lazer? Qual foi o último livro que
O que gosta de fazer nas horas de lazer?
Qual foi o último livro que leu? Filmes a que assistiu? Evento
esportivo de que participou?
Por que você está pensando em deixar seu emprego? - caso o candidato esteja trabalhando.
Por que você está pensando em deixar seu emprego? - caso o
candidato esteja trabalhando.
O que você pensa sobre seu chefe? - caso o candidato esteja trabalhando.
O que você pensa sobre seu chefe? - caso o candidato esteja
trabalhando.
Como você descreveria a sua empresa atual? - caso o candidato esteja trabalhando.
Como você descreveria a sua empresa atual? - caso o candidato
esteja trabalhando.
Você tem mudado de emprego com certa frequência. Como podemos saber se não vai nos
Você tem mudado de emprego com certa frequência. Como
podemos saber se não vai nos deixar? - se for o caso.
Como é (era) a sua relação com o seu (antigo) chefe? Quando você pode começar?
Como é (era) a sua relação com o seu (antigo) chefe?
Quando você pode começar?
Você está considerando outros cargos ou empresas?
Você consegue trabalhar sob pressão, com prazos limitados?
Descreva o que você considera um ambiente ideal.
Descreva o que você considera um ambiente ideal.
Descreva o que você considera um ambiente ideal. Você tem alguma pergunta para fazer? Há algo
Você tem alguma pergunta para fazer? Há algo que queira saber sobre nós ou sobre
Você tem alguma pergunta para fazer? Há algo que queira saber
sobre nós ou sobre o cargo?
2.9 PERGUNTAS QUE AJWAM A SECRETÁRIA A ANALISAR A EMPRESA
2.9 PERGUNTAS QUE AJWAM A SECRETÁRIA A
ANALISAR A EMPRESA
A secretária deve aproveitar o momento da entrevista para avaliar se a empresa a que
A secretária deve aproveitar o momento da entrevista para avaliar se
a empresa a que ela está se candidatando é o local ideal para o seu desen-
volvimento profissional. A secretária não pode deixar o local da entrevista
com dúvidas sobre a empresa, por isso no final da entrevista deve esclare-
cê-las.
Com o intuito de contribuir para o esclarecimento das dúvidas mais frequentes, relacionamos algumas perguntas
Com o intuito de contribuir para o esclarecimento das dúvidas mais
frequentes, relacionamos algumas perguntas que auxiliarão na análise:
o Por que essa vaga está em aberto?
o
O que você gostaria que a pessoa a ser contratada faça de dife-
rente?
Que objetivos a empresa pretende atingir?
o
O que a empresa oferece como oportunidades de desenvolvi-
mento e carreira?
o Como é um dia típico de trabalho nessa empresa? o Que responsabilidadesterei nesse cargo?
o
Como é um dia típico de trabalho nessa empresa?
o
Que responsabilidadesterei nesse cargo?
o
A quem vou me reportar?
o
Qual o tamanho da equipe da qual farei parte?
o
Qual o estilo de gerenciamento da empresa?
o
Como o(a) senhor(a) vê a empresa em cinco anos?
Devemos lembrar que a secretária é a entrevistada, portanto não deve conduzir a entrevista. É
Devemos lembrar que a secretária é a entrevistada, portanto não
deve conduzir a entrevista. É recomendável que essas perguntas sejam fei-
tas ao entrevistador no término, ou seja, no momento em que nos fazem a
seguinte pergunta: "você tem alguma dúvida?"ou "gostaria de fazer alguma
pergunta?".
Caso o entrevistador não tenha mencionado durante a entrevista a questão salarial ou benefícios, você
Caso o entrevistador não tenha mencionado durante a entrevista a
questão salarial ou benefícios, você pode perguntar no final.

DICAS PARA OBTER ÊXITO EM UMA DINÂMICA DE GRUPO

.
.
2.10
2.10
A dinâmica de grupo faz parte do processo de seleção e é nessa eta- pa
A dinâmica de grupo faz parte do processo de seleção e é nessa eta-
pa que se analisa a capacidade do candidato em expressar suas ideias e
relacionar-se com o grupo.
em expressar suas ideias e relacionar-se com o grupo. Seguem algumas sugestões que podem ajudar a
Seguem algumas sugestões que podem ajudar a candidata a obter sucesso durante a dinâmica:
Seguem algumas sugestões que podem ajudar a candidata a obter
sucesso durante a dinâmica:
o Não chegue atrasada. Evite tomar tranquilizantes. o Vista-se de acordo com o ambiente.
o
Não chegue atrasada.
Evite tomar tranquilizantes.
o
Vista-se de acordo com o ambiente.
o Não fale sobre o que desconhece. o Fique atenta e saiba o momento de
o
Não fale sobre o que desconhece.
o
Fique atenta e saiba o momento de se colocar.
o
Defenda seu ponto de vista sem ser agressiva ou mal-educada.
o
Fale de maneira clara, simples e objetiva.
o
Preste atenção no grupo.
o
Emita opiniões relevantes.
As questões práticas, a seguir, devem ser respondidas de acordo com a leitura do capítulo
As questões práticas, a seguir, devem ser respondidas de acordo com a leitura do capítulo
As questões práticas, a seguir, devem ser respondidas de acordo
com a leitura do capítulo 2.
1) Escreva a respeito dos cuidados que a secretária deve ter antes da entrevista de
1)
Escreva a respeito dos cuidados que a secretária deve ter antes
da entrevista de emprego a durante sua realizasão.
2) Escreva sobre o comportamento adequado para a secretária que deseja manter-se empregável no mercado
2)
Escreva sobre o comportamento adequado para a secretária que
deseja manter-se empregável no mercado de trabalho.
3) Comente o vestuário mais apropriado para a secretária que vai participar de um processo
3)
Comente o vestuário mais apropriado para a secretária que vai
participar de um processo seletivo.
4) Elabore o seu currículo, segundo o modelo proposto.
4)
Elabore o seu currículo, segundo o modelo proposto.
FERRAMENTAS ESSENCIAIS DO COTIDIANO DA SECRETÁRIA A secretária desempenha diversas atividades no dia a dia
FERRAMENTAS ESSENCIAIS DO COTIDIANO DA SECRETÁRIA
FERRAMENTAS ESSENCIAIS DO
COTIDIANO DA SECRETÁRIA
A secretária desempenha diversas atividades no dia a dia profissio- nal, entre as quais se
A secretária desempenha diversas atividades no dia a dia profissio-
nal, entre as quais se destacam:
o
apoio logístico às reuniões;
o
atendimento a clientes internos e externos e fornecedores;
o solicitação e controle de material de expediente;
anotação e transmissão de recados;
o
controle das contas-correntes e das aplicações financeiras do
chefe;
arquivo; o assessoria ao(s) chefe(s); o atendimento telefônico; o elaboração de agenda; o contatos com
arquivo;
o
assessoria ao(s) chefe(s);
o
atendimento telefônico;
o
elaboração de agenda;
o
contatos com outros departamentos;
rsr
controle do follow-up;
o organização da mesa do executivo;
organização de eventos; o organização e elaboração de roteiros de viagens (nacionais e internacionais);
organização de eventos;
o organização e elaboração de roteiros de viagens (nacionais e
internacionais);
o gerenciamento de correspondências; o redação e digitação de documentos administrativos.
o
gerenciamento de correspondências;
o
redação e digitação de documentos administrativos.
Para que estas e outras atribuições sejam desempenhadas eficiente- mente pela secretária, é necessário levar
Para que estas e outras atribuições sejam desempenhadas eficiente- mente pela secretária, é necessário levar
Para que estas e outras atribuições sejam desempenhadas eficiente-
mente pela secretária, é necessário levar em consideração dois princípios
básicos: "a organização do trabalho" e "a administração do tempo".
Quanto à organização do trabalho, é necessário que a secretária te- nha determinação, autodisciplina, bom-senso,
Quanto à organização do trabalho, é necessário que a secretária te-
nha determinação, autodisciplina, bom-senso, pontualidade, senso de dire-
ção, conhecimento de técnicas secretariais e que conheça os integrantes da
sua equipe de trabalho, bem como a estrutura hierárquica da organização.
A organização é essencial para a prática do secretariado. A falta desse atributo compromete a
A organização é essencial para a prática do secretariado. A falta
desse atributo compromete a qualidade do trabalho da profissional. Além
disso, o trabalho torna-se mais estressante, dificulta a localização de infor-
mações e prejudica a produtividade, ou seja, a vida da secretária na organi-
zação se torna o caos.
Relacionamos alguns procedimentos que auxiliam a secretária a ob-
ter sucesso em suas atividades:
o
Manter a mesa sempre organizada e ao seu alcance o material
necessário (pastas, documentos, papel, agenda, lápis, caneta,
marcador de texto, clipes, borracha, bloco etc.) para o desem-
penho de suas atividades.
Ter disciplina no desenvolvimento de qualquer tarefa, ou seja,
desempenhar uma atividade por vez e até o fim.
Iniciar o dia realizando as tarefas mais complexas.
o
Deixar os documentos que estão pendentes ou aguardando a
data para solução no follow-up.
o Planejar e priorizar as atividades diárias. o Registrar as chamadas telefônicas (recebidas e expedidas).
o
Planejar e priorizar as atividades diárias.
o
Registrar as chamadas telefônicas (recebidas e expedidas).
o
Registrar as correspondências (recebidas e expedidas).
o Determinar um caléndário semanal das tarefas a serem realiza- das. .- o Manter o
o
Determinar um caléndário semanal das tarefas a serem realiza-
das.
.-
o
Manter o arquivo atualizado e organizado.
o
Listar os assuntos pendentes em ordem de importância.
o
Planejar os recursos que são necessários para desempenhar a
atividade e disponibilizá-10s antes de iniciar a tarefa.
o
Manter a bandeja de entrada e saída de documentos sempre va-
zia, a fim de não prejudicar o fluxo de informação da empresa.
o
0s documentos a serem arquivados devem ser mantidos em um
local apropriado.
rsr
Evitar empilhar papéis sobre a sua mesa ou móveis.
o
Arquivar somente os documentos importantes e úteis.
Evitar guardar jornais e revistas velhos.
5
Evitar excesso de objetos pessoais sobre a sua mesa de trabalho.
Eliminar os papeizinhos autocolantes sobre o monitor do com-
putador ou sobre sua mesa de trabalho.
o
Anotar no caderno todas as informações, recados e pendências
do dia, evitando que a informação se perca.
o
Anotar os compromissos do chefe na agenda e mantê-la atuali-
zada.
Sugerimos que a secretária procure chegar à empresa alguns minu-
tos antes do chefe e estabeleça a rotina de trabalho desde ligar o computa-
dor até verificar o follow-up e a agenda do dia. Em seguida, deve observar
se a estação de trabalho do executivo está organizada, verificar as notícias
da sua empresa na Intranet, se for o caso, ler as manchetes dos principais
jornais, reexaminar as prioridades do dia que estão no caderno de anota-
ções e verificar as ligações telefônicas que estão pendentes. Essas ações têm
como objetivo criar um ambiente favorável para o início de mais um dia de trabalho.
como objetivo criar um ambiente favorável para o início de mais um dia de
trabalho.
A secretária é a grande responsável pelos processos administrativos e pelas informações que circulam em
A secretária é a grande responsável pelos processos administrativos e
pelas informações que circulam em seu departamento, portanto é neces-
sário manter o controle do que está acontecendo, sem exceder na burocra-
cia. A secretária tem a função de m"anter tudo funcionando perfeitamente,
entretanto a agitação do trabalho pode propiciar o esquecimento de alguns
compromissos e/ou recados. Os esquecimentos por parte da secretária são
considerados inaceitáveis, porque, além de suas atividades diárias, ela é a
memória do chefe. Tal falha pode comprometer a imagem e a confiança
que o chefe deposita na secretária.
A fim de evitar esses transtornos, é necessário que a secretária traba- lhe com três
A fim de evitar esses transtornos, é necessário que a secretária traba-
lhe com três ferramentas essenciais e insubstituíveis: o caderno de anota-
ções, o follow-up e a agenda. Hoje, a secretária atua como uma gestora de
processos e informações nas empresas. Para que ela consiga desempenhar
com eficiência e eficácia suas atribuições, além de manter o controle de
tudo que está acontecendo ao seu redor, deve utilizar essas ferramentas
corretamente.
3.1 CADERNO DE ANOTAÇÕES
3.1 CADERNO
DE ANOTAÇÕES
Esse caderno tem várias utilidades, entre elas apontamos a elimina- ção dos papeizinhos sobre a
Esse caderno tem várias utilidades, entre elas apontamos a elimina-
ção dos papeizinhos sobre a mesa e aqueles colados no monitor do
computador. O caderno de anotações pode ser utilizado com a finalidade
de eliminar as possibilidades de esquecimento.
A secretária deve anotar no caderno as solicitações do chefe, infor- mações, recados, pendências, ligações
A secretária deve anotar no caderno as solicitações do chefe, infor-
mações, recados, pendências, ligações telefônicas (recebidas e realizadas),
tarefas delegadas e o planejamento diário das atividades. Se a secretária
não utiliza uma planilha para controlar as ligações telefônicas e as tarefas
delegadas, deve anotá-las no caderno. Não é indicado que o controle das
ligações seja feito diretamente no computador, pois caso haja algum pro-
blema técnico, a profissional ficará sem as informações. Nessa situação, a
profissional deve imprimir folhas da planilha e deixá-las próximo do apare-
lho telefônico. Com o intuito de não perder nenhuma folha, pode gram-
peá-las. A planilha deve conter as seguintes informações:
<luem Data Hora Empresa Assunto Telefone Observação ligou? Divergencia Ficará na XPTO 3010312007 10h25
<luem
Data
Hora
Empresa
Assunto
Telefone
Observação
ligou?
Divergencia
Ficará na
XPTO
3010312007
10h25
Sr. Vagner
Sra. Juliana
2222-2222
empresa
Consultores
faturano valordo da
de fevereiro.
at6 9s 12h.
Ressaltamos que no caso das tarefas delegadas, a secretária deve anotar o prazo estabelecido para
Ressaltamos que no caso das tarefas delegadas, a secretária deve
anotar o prazo estabelecido para a realização e o responsável pelo anda-
mento da atividade.
Se a secretária assessora mais de um chefe, deve reservar uma ou mais divisórias do
Se a secretária assessora mais de um chefe, deve reservar uma ou
mais divisórias do caderno para cada executivo. Sugerimos que, após todas
as folhas preenchidas, a secretária guarde o caderno durante um período
para possíveis consultas.
o caderno durante um período para possíveis consultas. FOLLOW-UP O follow-up é o local (pasta) destinado

FOLLOW-UP

O follow-up é o local (pasta) destinado à guarda provisória dos do- cumentos (pagamentos, trabalho
O follow-up é o local (pasta) destinado à guarda provisória dos do-
cumentos (pagamentos, trabalho a ser feito etc.) que estão pendentes,
aguardando a data para solução ou realização.
A secretária deve providenciar uma pasta sanfonada, flexível, resis- tente e que contenha trinta e
A secretária deve providenciar uma pasta sanfonada, flexível, resis-
tente e que contenha trinta e uma divisórias numeradas (I-31); cada parte
representa um dia do mês. A flexibilidade do material da pasta é funda-
mental para que os documentos fiquem bem acomodados. A secretária
deve colocar em cada divisão os assuntos pendentes que serão resolvidos
naquela data (dia/mês/ano). Outro aspecto importante a ser observado
é o tamanho da pasta. Sugerimos que a secretária opte por uma pasta
grande, tamanho ofício 11. Contudo, em função do tamanho ou volume do
material/documento, algumas pastas não comportam o conteúdo. Nesses
casos, a secretária deve colocar um lembrete na divisória correspondente
ao dia e guardar o material na gaveta ou no armário.
A secretária deve observar esse material diariamente, no início do expediente, e retirar todos os
A secretária deve observar esse material diariamente, no início do
expediente, e retirar todos os assuntos referentes àquela data. Ressaltamos
que os demais devem permanecer dentro da divisória aguardando a data.
Às sextas-feiras, véspera de períodos em que o chefe fica ausente da em-
presa (férias, viagens etc.) e feriados, a secretária deve verificar se há algum
assunto relativo àquele período que necessite ser antecipado, exija a pre- sença do chefe ou
assunto relativo àquele período que necessite ser antecipado, exija a pre-
sença do chefe ou possa ser prorrogado.
exija a pre- sença do chefe ou possa ser prorrogado. A agenda é uma imp0rtante:ferramenta de
A agenda é uma imp0rtante:ferramenta de trabalho, pois possibilita organizar, planejar e lembrar os compromissos
A agenda é uma imp0rtante:ferramenta
de trabalho, pois possibilita
organizar, planejar e lembrar os compromissos assumidos. Nela devemos
anotar os compromissos do chefe e suas atividades a fim de lembrá-lo com
antecedência. A agenda deve estar constantemente atualizada e organiza-
da, e tanto a da secretária quanto a do chefe devem estar idênticas e qual-
quer alteração precisa ser comunicada.
idênticas e qual- quer alteração precisa ser comunicada. Atualmente, é comum as secretárias utilizarem softwares
Atualmente, é comum as secretárias utilizarem softwares gerenciado- res, mas sugerimos que a agenda de
Atualmente, é comum as secretárias utilizarem softwares gerenciado-
res, mas sugerimos que a agenda de papel sirva de backup para eventuais
problemas de vírus no computador, falta de energia etc. A secretária deve
escrever a lápis na agenda, para facilitar em caso de rasuras.
A secretária deve anotar na agenda todos os compromissos do chefe (data, local, horário de
A secretária deve anotar na agenda todos os compromissos do chefe
(data, local, horário de início e término, assunto, participantes e telefone da
pessoa que está assumindo o compromisso).
Alguns chefes permitem que a secretária agende os compromissos sem consultá-los previamente. Nesse caso, a
Alguns chefes permitem que a secretária agende os compromissos
sem consultá-los previamente. Nesse caso, a secretária deve evitar marcar
compromissos com pessoas as quais o executivo não tem interesse em
atender ou ainda não tem resposta. Além disso, deve verificar com o chefe
os espaços de tempo em que podem ser marcados compromissos sem pré-
via consulta. Nessas situações, a secretária deve combinar com a pessoa
interessada que verificará com o chefe a possibilidade de marcar uma data
e ligará tão logo consiga agendar a reunião.
* 64 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO
*
64
GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS
E COMPORTAMENTO
A secretária deve lembrar ao chefe, pela manhã, a respeito dos compromissos que ele terá
A secretária deve lembrar ao chefe, pela manhã, a respeito dos
compromissos que ele terá no decorrer do dia. Se acontecer algum impre-
visto e o chefe não puder comparecer, a secretária deve ligar desmarcando
e sugerir uma nova data e horário. É aconselhável que a secretária recon-
firme, por telefone, todos os'compromissos assumidos pelo chefe, com a
finalidade de evitar possíveis transtornos. Ela pode aproveitar o horário do
despacho para informar ao chefe os novos compromissos agendados a fim
de que ele fique ciente de tudo que está acontecendo. Deve aproveitar a
oportunidade e verificar se o chefe agendou algum compromisso.
Quando o executivo participar de algum evento fora da empresa, a secretária deve anotar em
Quando o executivo participar de algum evento fora da empresa, a
secretária deve anotar em um papel o nome da pessoa que ele encontrará,
o endereço (com um ponto de referência) e o telefone - caso necessite ligar
durante o caminho. Outra opção é fazer a anotação no palmtop, caso o
chefe disponha desse equipamento.
É muito importante que a secretária planeje um intervalo entre um compromisso e outro, para
É muito importante que a secretária planeje um intervalo entre um
compromisso e outro, para que o chefe possa se atualizar dos acontecimen-
tos e retornar as ligações telefônicas. Outro aspecto é nos casos de possíveis
atrasos ou imprevistos. Não é aconselhável marcar muitos compromissos
para o chefe em véspera de período em que ele ficará ausente da empresa
(férias, viagens etc.). A secretária deve ter uma agenda de compromissos
para cada chefe.
A secretária deve possuir uma agenda de endereços e telefones, na qual anotará os contatos
A secretária deve possuir uma agenda de endereços e telefones, na
qual anotará os contatos profissionais do chefe: nome do profissional, car-
go, nome da empresa, nome da secretária, endereço, telefone, e-mail e
nome da secretária, se for o caso. Devem ser colocados os dados cadastrais
relativos a sua empresa, tais como razão social, endereço completo, CNPJ,
inscrições municipal e estadual, se houver. Pode ser útil manter na agenda
contatos com livrarias técnicas, papelarias, restaurantes, preferencialmente
aqueles que têm espaço para a realização de reuniões, médicos, agências
de viagens, floriculturas e telefones dos familiares próximos ao chefe.
Na divisória relativa à inicial do nome do chefe, a secretária deve re- servar uma
Na divisória relativa à inicial do nome do chefe, a secretária deve re-
servar uma folha para os dados pessoais, tais como nome completo, ende-
reço, data de nascimento, telefone residencial e celular, filiação, nome do
cônjuge, data de nascimento do cônjuge, nome dos filhos, data de nasci-
mento dos filhos, número do RG e CIC, dados bancários (nome e número
do banco e da agência, telefone da agência e nome do gerente da conta). Alertamos
do banco e da agência, telefone da agência e nome do gerente da conta).
Alertamos que a secretária não deve colocar as senhas das contas-correntes
com os dados bancários.
Deve providenciar também uma agenda para anotar as datas co- memorativas, com o objetivo de
Deve providenciar também uma agenda para anotar as datas co-
memorativas, com o objetivo de infórmar ao chefe com antecedência e
tomar as providências necessárias. É aconselhável que, no último dia útil do
mês, anote na agenda de compromissos todas as datas festivas, relativas ao
mês subsequente ou verifique diariamente na agenda se há alguma come-
moração naquele dia. O mais eficaz é anotar as datas comemorativas do
mês subsequente na agenda de compromissos. Alguns chefes são muito
desatentos, .por isso a secretária deve lembrá-10s com alguma antecedência
determinadas datas importantes, tais como aniversário do cônjuge, aniver-
sário de casamento etc.
Os softwares gerenciadores permitem que a secretária tenha todas essas informações, ou seja, compromissos, endereços,
Os softwares gerenciadores permitem que a secretária tenha todas
essas informações, ou seja, compromissos, endereços, telefones e datas
comemorativas em um mesmo local. Por uma questão de segurança, essas
informações devem constar também em um meio físico (papel).
É interessante ter uma pasta no seu arquivo contendo cópia de alguns documentos do chefe,
É interessante ter uma pasta no seu arquivo contendo cópia de
alguns documentos do chefe, tais como cópia do RG, CIC, carteira de mo-
torista, passaporte, certidão de nascimento ou casamento, certidão de nas-
cimento dos filhos, cartões de crédito, cartão de vacinação dos filhos - se
menores de idade - para qualquer eventualidade.
A secretária deve dispor de uma boa gramática da língua portugue- sa, dicionários das línguas
A secretária deve dispor de uma boa gramática da língua portugue-
sa, dicionários das línguas inglesa e portuguesa, código de endereçamento
postal, lista de códigos DDD e DDI, lista de ramais atualizada, com o nome
dos gestores e os respectivos departamentos, a fim de facilitar a realização e
transferência de ligações.
de facilitar a realização e transferência de ligações. O caderno de anotações, o follow-up e a

O caderno de anotações, o follow-up e a agenda são ferramentas que se complementam e contribuem significativamente para o bom desempenho da secretária, permitindo que ela se lembre de todos os com- promissos e mantenha o controle do seu trabalho.

de todos os com- promissos e mantenha o controle do seu trabalho. . 66 GUIA DE
. 66 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO
.
66
GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS
E COMPORTAMENTO
As questões práticas, a seguir, devem ser respondidas de acordo com a leitura do capítulo
As questões práticas, a seguir, devem ser respondidas de acordo com a leitura do capítulo
As questões práticas, a seguir, devem ser respondidas de acordo com a leitura do capítulo
As questões práticas, a seguir, devem ser respondidas de acordo
com a leitura do capítulo 3.
1) Cite no mínimo seis atribuições que fazem parte da rotina de trabalho da secretá2ia.
1)
Cite no mínimo seis atribuições que fazem parte da rotina de
trabalho da secretá2ia.
2) Escreva sobre os procedimentos que a secretária deve imple- mentar na sua rotina diária
2)
Escreva sobre os procedimentos que a secretária deve imple-
mentar na sua rotina diária com a finalidade de contribuir para a
organização do seu trabalho.
3) A agenda, o caderno de anotações e o follow-up são ferramen- tas que se
3)
A agenda, o caderno de anotações e o follow-up são ferramen-
tas que se complementam e contribuem para o dia a dia da se-
cretária. Comente os benefícios decorrentes da utilização cor-
reta dessas ferramentas.
4) Escreva sobre os cuidados que a secretária deve ter no manuseio do follow-up.
4)
Escreva sobre os cuidados que a secretária deve ter no manuseio
do follow-up.
5) Descreva as ações que a secretária deve tomar com o objetivo de evitar os
5)
Descreva as ações que a secretária deve tomar com o objetivo
de evitar os esquecimentos.
6) Escreva a respeito das vantagens decorrentes da organização do trabalho para a secretária.
6)
Escreva a respeito das vantagens decorrentes da organização do
trabalho para a secretária.
68 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO
68 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO
68 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO
68 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO

68

GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO
GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS
E COMPORTAMENTO
COMOADMINISTRAR OTEMPO O QUE ÉADMINISTRAÇÃO DO TEMPO? Conforme o capítulo 3, a eficiência do trabalho
COMOADMINISTRAR OTEMPO
COMOADMINISTRAR
OTEMPO
O QUE ÉADMINISTRAÇÃO DO TEMPO? Conforme o capítulo 3, a eficiência do trabalho da secretária
O QUE ÉADMINISTRAÇÃO
DO TEMPO?
Conforme o capítulo 3, a eficiência do trabalho da secretária está
pautada em dois princípios, entre os quais destacamos a administração do
tempo. A secretária que sabe administrar de maneira eficiente o seu tempo
e o do seu chefe consegue ser mais produtiva e realiza as atividades dentro
do prazo estabelecido.
Em decorrência do corre-corre diário, da agitação do cotidiano das
metrópoles, da grande quantidade de atividades, é comum ouvir pessoas
reclamarem da falta de tempo, entretanto outras conseguem realizar suas
atividades dentro do estabelecido. Todos nós possuímos o mesmo tempo
(24 horas), mas o que varia é como este é planejado, utilizado e controla-
do. A administração do tempo pode ser definida "como um plano de utili-
zação e controle do mesmo da forma mais eficiente e eficaz possível"
(MAITLAND, 2000, p.7). Conclui-se que o tempo não é variável, entretanto
a administração do tempo muda a fim de atender às necessidades de cada
pessoa. O plano deve ser elaborado de maneira a atender às necessidades
individuais. Logo, são equivocadas as expressões "ganhar tempo" e "perder
tempo", já que o tempo é limitado.
É essencial identificar as prioridades e as situações que propiciam o desperdício desse recurso e
É essencial identificar as prioridades e as situações que propiciam o desperdício desse recurso e
É essencial identificar as prioridades e as situações que propiciam o
desperdício desse recurso e definir os objetivos pessoais e profissionais. A
secretária deve ser capaz de diferenciar as atividades importantes das ur-
gentes.
A proposta da administração do tempo não é tornar a profissional escrava dele, e sim
A proposta da administração do tempo não é tornar a profissional
escrava dele, e sim melhorar a sua qualidade de vida e o seu desempenho
profissional. Alertamos que o excesso de administração de tempo é tão no-
civo para o indivíduo quanto a sua falta.
Diversas situações propiciam o desperdício de tempo:
PI
uso inadequado do telefone;
interrupções frequentes;
FI
dificuldade em distinguir o
te";
que é "urgente" e o que é "importan-
falta de planejamento e de definição de objetivos; o dificuldade de estabelecer as prioridades; PI
falta de planejamento e de definição de objetivos;
o dificuldade de estabelecer as prioridades;
PI
falta de conhecimento da atividade a ser desempenhada;
bate-papo com colegas;
falta de organização;
o dificuldade em delegar tarefas;
FI
excesso de reuniões.
4.2
4.2

DICAS PARA MELHORARA ADMINISTRAÇAO DO TEMPO

4.2 DICAS PARA MELHORARA ADMINISTRAÇAO DO TEMPO Relacionamos algumas sugestões para ajudar na administração do
Relacionamos algumas sugestões para ajudar na administração do tempo da secretária: ": IJ Conhecer as
Relacionamos algumas sugestões para ajudar na administração do
tempo da secretária:
":
IJ
Conhecer as atividades a serem realizadas, a fim de que o tem-
po de execução seja planejado adequadamente.
Faltando meia hora para terminar o seu expediente, planeje as atividades do dia seguinte no
Faltando meia hora para terminar o seu expediente, planeje as
atividades do dia seguinte no caderno de anotações. Em segui-
da, estabeleça as prioridades. Se a secretária tiver dúvida para
priorizar alguma atividade, deve pedir auxílio ao chefe.
Ao chegar à empresa, reexamine as prioridades, e no decorrer do dia também.
Ao chegar à empresa, reexamine as prioridades, e no decorrer
do dia também.
Iniciar o seu expediente desempenhando as atividades mais im- portantes, mais complexas e aquelas que
Iniciar o seu expediente desempenhando as atividades mais im-
portantes, mais complexas e aquelas que dependem somente
de você.
Realizar uma atividade de cada vez, finalizando-a. Evite iniciar várias atividades ao mesmo tempo sem
Realizar uma atividade de cada vez, finalizando-a. Evite iniciar
várias atividades ao mesmo tempo sem concluí-Ias.
As tarefas que não puderem ser realizadas de acordo com o planejamento devem ficar no
As tarefas que não puderem ser realizadas de acordo com o
planejamento devem ficar no follow-up aguardando solução.
Identificar as situações e atividades que geram desperdício de tempo.
Identificar as situações e atividades que geram desperdício de
tempo.
Definir com o seu chefe dois horários para despachar com ele. Sugerimos que o primeiro
Definir com o seu chefe dois horários para despachar com ele.
Sugerimos que o primeiro seja no início do expediente e o
outro após o almoço.
o Ser breve no cafezinho.
o Ser breve no cafezinho.
n Estabelecer um tempo livre para aquelas tarefas de última hora, ou seja, que não
n
Estabelecer um tempo livre para aquelas tarefas de última hora,
ou seja, que não foram planejadas.
o
Planejar e separar os recursos necessários para o desempenho
das atividades a fim de evitar as interrupções.
o
Manter a estação de trabalho e o arquivo organizados para não
perder tempo à procura de documentos e informações.
4.2
4.2

DICAS PARA MELHORAR A ADMINISTRAÇ~O DO TEMPO

4.2 DICAS PARA MELHORAR A ADMINISTRAÇ~O DO TEMPO Relacionamos algumas sugestões para ajudar na administração do
Relacionamos algumas sugestões para ajudar na administração do tempo da secretária: 7 Conhecer as atividades
Relacionamos algumas sugestões para ajudar na administração do
tempo da secretária:
7
Conhecer as atividades a serem realizadas, a fim de que o tem-
po de execução seja planejado adequadamente.
Faltando meia hora para terminar o seu expediente, planeje as atividades do dia seguinte no
Faltando meia hora para terminar o seu expediente, planeje as
atividades do dia seguinte no caderno de anotações. Em segui-
da, estabeleça as prioridades. Se a secretária tiver dúvida para
priorizar alguma atividade, deve pedir auxílio ao chefe.
Ao chegar à empresa, reexamine as prioridades, e no decorrer do dia também.
Ao chegar à empresa, reexamine as prioridades, e no decorrer
do dia também.
Iniciar o seu expediente desempenhando as atividades mais im- portantes, mais complexas e aquelas que
Iniciar o seu expediente desempenhando as atividades mais im-
portantes, mais complexas e aquelas que dependem somente
de você.
Realizar uma atividade de cada vez, finalizando-a. Evite iniciar várias atividades ao mesmo tempo sem
Realizar uma atividade de cada vez, finalizando-a. Evite iniciar
várias atividades ao mesmo tempo sem conclui-las.
As tarefas que não puderem ser realizadas de acordo com o planejamento devem ficar no
As tarefas que não puderem ser realizadas de acordo com o
planejamento devem ficar no follow-up aguardando solução.
Identificar as situações e atividades que geram desperdício de tempo.
Identificar as situações e atividades que geram desperdício de
tempo.
Definir com o seu chefe dois horários para despachar com ele. Sugerimos que o primeiro
Definir com o seu chefe dois horários para despachar com ele.
Sugerimos que o primeiro seja no início do expediente e o
outro após o almoço.
Ser breve no cafezinho.
Ser breve no cafezinho.
n Estabelecer um tempo livre para aquelas tarefas de última hora, ou seja, que não
n
Estabelecer um tempo livre para aquelas tarefas de última hora,
ou seja, que não foram planejadas.
o
Planejar e separar os recursos necessários para o desempenho
das atividades a fim de evitar as interrupções.
Manter a estação de trabalho e o arquivo organizados para não
perder tempo à procura de documentos e informações.
A secretária deve prestar atenção enquanto o chefe lhe solicita um trabalho ou explica como
A secretária deve prestar atenção enquanto o chefe lhe solicita um
trabalho ou explica como deve ser feito e quando deve ser entregue, para
não precisar interrompê-lo posteriormente para esclarecer as dúvidas.
4.3 OS BENEF~CIOSDAADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
4.3 OS BENEF~CIOSDAADMINISTRAÇÃO
DO TEMPO
A secretária que administra o seu tempo adequadamente tem os dias menos estressantes; consegue cumprir
A secretária que administra o seu tempo adequadamente tem os
dias menos estressantes; consegue cumprir os compromissos assumidos; as
atividades são realizadas dentro do prazo estabelecido, consequentemente,
os objetivos são alcançados; o convívio com a família e com os amigos
melhora; auménta o tempo livre, permitindo que a secretária desenvolva
outras atividades; melhora a produtividade e permite um controle eficiente
e eficaz do tempo.
e permite um controle eficiente e eficaz do tempo. As seguintes questões práticas devem ser respondidas
As seguintes questões práticas devem ser respondidas de acordo com a leitura do capítulo 4.
As seguintes questões práticas devem ser respondidas de acordo
com a leitura do capítulo 4.
1)
Expliqueaadministraçãodotempo.
2) A administração do tempo é igual para toda secretária. Certo ou errado? Comente sua
2)
A administração do tempo é igual para toda secretária. Certo ou
errado? Comente sua resposta.
3) Escreva a respeito dos benefícios decorrentes da administração do tempo para a secretária:
3)
Escreva a respeito dos benefícios decorrentes da administração
do tempo para a secretária:
4) Cite as ações que a secretária deve tomar no dia a dia com o
4)
Cite as ações que a secretária deve tomar no dia a dia com o in-
tuito de melhorar a administração e o controle do seu tempo.
5) Enumere as situações do dia a dia da secretária que propiciam o desperdício do
5)
Enumere as situações do dia a dia da secretária que propiciam o
desperdício do tempo.
74 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO
Conforme já foi mencionado, a secretária atua nas empresas como gestora da informação, portanto deve
Conforme já foi mencionado, a secretária atua nas empresas como gestora da informação, portanto deve
Conforme já foi mencionado, a secretária atua nas empresas como
gestora da informação, portanto deve ter atenção e agilidade para que o
fluxo da informação não fique prejudicado. Em algumas empresas, as cor-
respondências são entregues diretamente à secretária; em outras, à recep-
cionista ou ao Departamento de Administração de Serviços.
As correspondências chegam até a secretária de diversas maneiras:
As correspondências chegam até a secretária de diversas maneiras:

mensageiros internos, portadores particulares, correios e empresas de courrier.

Quando o recebimento e a expedição de correspondências são cen- tralizados no Departamento de Administração
Quando o recebimento e a expedição de correspondências são cen-
tralizados no Departamento de Administração de Serviços, antigo Serviços
Gerais, os mensageiros internos são os responsáveis pela sua triagem inter-
namente. Geralmente, eles entregam todas as correspondências relativas ao
setor para a secretária fazer a distribuição ou colocam sobre a mesa de ca-
da destinatário. Os mensageiros internos são encarregados da coleta dos
documentos que ficam sobre a mesa dos funcionários ou centralizados na
bandeja de saída da mesa da secretária, pela retirada das correspondências
que são depositadas diariamente na caixa postal da empresa e pela posta-
gem das correspondências.
No momento da entrega das correspondências, os mensageiros soli- citam que a secretária ou o
No momento da entrega das correspondências, os mensageiros soli-
citam que a secretária ou o destinatário assine o protocolo de recebimento
de correspondências registradas e confidenciais. 0s mensageiros internos
seguem a sua rotina diária, relativa aos horários e andares de coleta e
entrega de correspondência, portanto a secretária deve comunicar ao
Departamento de Administração de Serviços sempre que houver alguma
correspondência importante ou urgente a ser entregue.
As correspondências entregues por portadores particulares e ende- reçadas ao chefe vão diretamente à secretária.
As correspondências entregues por portadores particulares e ende-
reçadas ao chefe vão diretamente à secretária. As que forem entregues pe-
los correios são acompanhadas por um controle interno que é assinado
pela pessoa que recebeu a correspondência e devolvido ao carteiro. Nesse
caso, o protocolo pode ser assinado pela secretária ou pelo funcionário do
Departamento de Administração de Serviços. Algumas cartas registradas
vêm acompanhadas de aviso de recebimento (AR). Em seguida, o destinatá-
rio assina o formulário anexo à correspondência e posteriormente os cor-
reios devolvem o formulário ao remetente. Há também o serviço de enco-
menda expressa (SEDEX) que é feito pelos correios. O procedimento de
recebimento do SEDEX é igual ao da carta registrada.
O courrier é um serviço de entrega porta a porta, seja no território nacional ou
O courrier é um serviço de entrega porta a porta, seja no território
nacional ou internacional. Esse serviço é prestado por empresas especiali-
zadas em "entregas rápidas" (Federal Express, TNT, DHL, UPS etc.) e pelos
correios. Nesses casos, há necessidade de assinar protocolo de recebimen-
to, que devem ser arquivados para eventuais consultas e conferência da
fatura de pagamento. Consideramos interessante estipular um prazo para a
guarda desses protocolos para não acumular papel no departamento. A
secretária deve ter muita atenção ao conferir o protocolo antes de assiná-lo.
Geralmente, essas empresas de courrier fornecem um número de protocolo
que permite ao remetente acompanhar a correspondência enquanto ela
estiver em trânsito.
a correspondência enquanto ela estiver em trânsito. - -- - - - 76 GUIA DE SECRETARIADO
- -- - - - 76 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO
-
-- -
- -
76
GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS
E COMPORTAMENTO
Relacionamos alguns procedimentos que podem contribuir com a logística de distribuição das correspondências: Separar
Relacionamos alguns procedimentos que podem contribuir com a
logística de distribuição das correspondências:
Separar as correspondências em pilhas: particular, confidencial,
publicidade, jornais e revistas, endereçada a outros departa-
mentos e ao seu departamento. As correspondências confiden-
ciais e particular& devem ser entregues fechadas, entretanto
algumas secretárias estão autorizadas pelo chefe a abri-las.
Ressaltamos que as mais importantes devem ser colocadas por
cima.
Abrir o envelope com cuidado para não rasgar o conteúdo e ve- rifica; se ficou
Abrir o envelope com cuidado para não rasgar o conteúdo e ve-
rifica; se ficou alguma coisa dentro dele.
Entregar as correspondências recebidas para o seu chefe e para os outros a quem se
Entregar as correspondências recebidas para o seu chefe e para
os outros a quem se destinam o mais rápido possível.
Manter o envelope anexo à correspondência quando a carta for anônima ou se a data
Manter o envelope anexo à correspondência quando a carta for
anônima ou se a data da postagem for importante. Se no papel
não constar o endereço, a secretária deve transcrevê-lo a lápis.
Manter os anexos com a correspondência. Quando o teor da carta mencionar algum anexo e
Manter os anexos com a correspondência. Quando o teor da
carta mencionar algum anexo e ele não for recebido, a secretá-
ria deve entrar em contato com o destinatário e manter a cor-
respondência em follow-up. A secretária deve anotar sempre
que uma carta avisar que algo será enviado posteriormente e
manter em follow-up também.
Ler as correspondências endereçadas a sua chefia, inclusive as particulares e as confidenciais, desde que
Ler as correspondências endereçadas a sua chefia, inclusive as
particulares e as confidenciais, desde que esteja autorizado, e
sublinhar os trechos mais relevantes, a fim de colaborar.
Escrever a Iápis na correspondência as providências que preci- sam ser tomadas.
Escrever a Iápis na correspondência as providências que preci-
sam ser tomadas.
Carimbar a data de recebimento da carta e rubricar sobre o ca- rimbo, mas esse
Carimbar a data de recebimento da carta e rubricar sobre o ca-
rimbo, mas esse procedimento não deve ser adotado em alguns
documentos: cheques, certificados, apólices etc.
Utilizar envelopes de circulação/distribuição interna para enca- minhar as correspondências para outros
Utilizar envelopes de circulação/distribuição interna para enca-
minhar as correspondências para outros departamentos da
empresa. Ressaltamos que todos os espaços do envelope devem
ser preenchidos. Algumas empresas aproveitam envelopes rece-
bidos, ou seja, que já foram usados, mas é preciso evitar que os envelopes da
bidos, ou seja, que já foram usados, mas é preciso evitar que os
envelopes da concorrência circulem dentro da empresa.
Utilize os envelopes de acordo com o destino da correspondên- cia, ou seja, não utilize
Utilize os envelopes de acordo com o destino da correspondên-
cia, ou seja, não utilize ,envelopes de circulação/distribuição
interna para remeter uma correspondência externa e vice-versa.
A secretária deve ficar atenta quanto à norma de utilização do
envelope de circulação interna.
As correspondências ou periódicos (jornais, revistas, boletins etc.) que circulam em mais de dois departamentos
As correspondências ou periódicos (jornais, revistas, boletins
etc.) que circulam em mais de dois departamentos devem ser
colocados dentro de uma pasta com a indicação do nome dos
departamentos elou dos funcionários que lerão o material. A
correspondência ou o periódico só pode ser arquivado após a
circulação e rubrica de todos os interessados.
Fazer controle das correspondências expedidas e das faturas encaminhadas ao Departamento de Contas a Pagar
Fazer controle das correspondências expedidas e das faturas
encaminhadas ao Departamento de Contas a Pagar ou Tesoura-
ria. No controle devem constar data, referência, destinatário e
remetente.
Antes de despachar a correspondência, verificar se o chefe assinou e se contém todos os
Antes de despachar a correspondência, verificar se o chefe
assinou e se contém todos os anexos.
As contas e faturas recebidas devem ser enviadas ao Departa- mento de Contas a Pagar
As contas e faturas recebidas devem ser enviadas ao Departa-
mento de Contas a Pagar ou Tesouraria após o visto do chefe.
Descartar o material publicitário recebido que não interessa ao chefe ou a qualquer outro profissional
Descartar o material publicitário recebido que não interessa ao
chefe ou a qualquer outro profissional da empresa.
A secretária deve verificar com o chefe como proceder com as correspondências no período em
A secretária deve verificar com o chefe como proceder com as
correspondências no período em que ele ficar ausente da em-
presa.
0s procedimentos propostos variam de acordo com a empresa. Além disso, excesso de controle e
0s procedimentos propostos variam de acordo com a empresa.
Além disso, excesso de controle e de burocracia é prejudicial à organiza-
ção. O ideal é que a secretária esteja ciente das informações que circulam
no departamento.
CARTA COMERCIAL - PARTES
CARTA COMERCIAL - PARTES
Apresentamos as partes da carta comercial a serem consideradas por uma secretária no momento de
Apresentamos as partes da carta comercial a serem consideradas por
uma secretária no momento de elaborá-la:
consideradas por uma secretária no momento de elaborá-la: Cabeçalho - quando o papel da empresa não
Cabeçalho - quando o papel da empresa não for original tim- brado, digitea ra&o social
Cabeçalho - quando o papel da empresa não for original tim-
brado, digitea ra&o social da empresa centralizada no cabeça-
lho e o endereço centralizado no rodapé.
índice e número - no índice devem constar as iniciais do depar- tamento expedidor da
índice e número - no índice devem constar as iniciais do depar-
tamento expedidor da correspondência e o número da carta,
seguindo uma ordem cronológica.
Data - a inicial do mês é minúscula e de 1 a 9, não se
Data - a inicial do mês é minúscula e de 1 a 9, não se deve co-
locar o zero na frente do algarismo. A milhar do ano não pode
ser separada por um ponto.
Destinatário - deve ser colocado à esquerda do papel. No desti- natário, coloque o nome
Destinatário - deve ser colocado à esquerda do papel. No desti-
natário, coloque o nome e o endereço. Não há obrigatoriedade
de colocar o endereço no papel, se este constar no envelope.
Atenção (At.) - é usada quando a carta é enviada a uma empre- sa e
Atenção (At.) - é usada quando a carta é enviada a uma empre-
sa e dirigida a uma pessoa em especial.
Referência (Ref.:) - é usada para colocar uma referência à carta anterior ou para resposta.
Referência (Ref.:) - é usada para colocar uma referência à carta
anterior ou para resposta.
Vocativo ou saudação - colocado abaixo do destinatário e ali- nhado a ele.
Vocativo ou saudação - colocado abaixo do destinatário e ali-
nhado a ele.
Texto - o texto deve ser claro, sucinto, objetivo e não conter erros.
Texto - o texto deve ser claro, sucinto, objetivo e não conter
erros.
Despedida - a fórmula de despedida mais empregada é "aten- ciosamente".
Despedida - a fórmula de despedida mais empregada é "aten-
ciosamente".
Assinatura - vem abaixo da fórmula de despedida. Quando houver a necessidade de a secretária
Assinatura - vem abaixo da fórmula de despedida. Quando
houver a necessidade de a secretária assinar no lugar do reme-
tente, deve usar "p.p." (por procuração) ou "p/" (pelo).
Anexo(s) - se for o caso - deve-se observar a concordância no- minal.
Anexo(s) - se for o caso - deve-se observar a concordância no-
minal.
Identificação - são as iniciais de quem as ditou e de quem as digitou. Em
Identificação - são as iniciais de quem as ditou e de quem as digitou. Em
Identificação - são as iniciais de quem as ditou e de quem as
digitou. Em primeiro lugar e em maiúsculas as iniciais de quem
ditou, e em minúsculas as iniciais de quem digitou. Na atuali-
dade, a maioria das cartas é elaborada sem a identificação.
A seguir apresentamos uma carta comercial que serve de modelo para a profissional. *
A seguir apresentamos uma carta comercial que serve de modelo
para a profissional.
*
DRV CONSULTORES ASSOCIADOS DIRAD-001/2007 Rio de Janeiro, 1 de abril de 2007. A UniversidadeABC Rua
DRV CONSULTORES ASSOCIADOS
DIRAD-001/2007
Rio de Janeiro, 1 de abril de 2007.
A
UniversidadeABC
Rua Sobe e Desce, nW0
Centro - RJ
CEP: 00000-00
At. Profa. Ana Mariquinha da Silva
Ref.: Carta ABC-26
Prezados Senhores
Atendendo às solicitações constantes de sua carta ABC-26, de 1.2.2007,
encaminhamos, anexa, a nossa programação de Cursos de Extensão para o
ano letivo de 2007.
Informamos que o conteúdo programático dos cursos foi estruturado, de
forma que atenda às necessidades dos alunos que buscam aperfeiçoamento
e desenvolvimento profissional nas áreas administrativa e financeira.
Atenciosamente,
Maria Josefina dos Santos
Diretora Administrativa
Anexa: programação
As questões práticas, a seguir, devem ser respondidas de acordo com a leitura do capítulo
As questões práticas, a seguir, devem ser respondidas de acordo com a leitura do capítulo
As questões práticas, a seguir, devem ser respondidas de acordo
com a leitura do capítulo 5.
1) A secretária recebe diariamente diversas correspondências. Es- creva a respeito do3 cuidados que ela
1) A secretária recebe diariamente diversas correspondências. Es-
creva a respeito do3 cuidados que ela deve ter ao manuseá-las.
2) Escreva sobre a atitude que a secretária deve ter ao receber uma correspondênciaconfidencial endereçada
2)
Escreva sobre a atitude que a secretária deve ter ao receber uma
correspondênciaconfidencial endereçada ao chefe.
APOIO LOGISTICO
APOIO LOGISTICO
APOIO LOGISTICO 6.1 ASPECTOS BÁSICOS DA REUNIÁO Para que a reunião atinja o seu objetivo, é
6.1 ASPECTOS BÁSICOS DA REUNIÁO
6.1 ASPECTOS BÁSICOS DA REUNIÁO
Para que a reunião atinja o seu objetivo, é preciso que algumas providências sejam tomadas
Para que a reunião atinja o seu objetivo, é preciso que algumas
providências sejam tomadas e cabe à secretária encarregar-se delas.
Tempos atrás, a secretária somente agendava a reunião, mas atualmente é a
responsável pelo apoio logístico desta. A logística da reunião compreende
desde a convocação dos participantes até o envio da ata. Existem situaçóes
em que a secretária é a responsável pela condução da reunião, seja para
tratar de assuntos da sua alçada ou em substituição ao chefe, embora essa
prática ainda seja pouco comum nas empresas.
A realização de uma reunião envolve alguns aspectos básicos:
A realização de uma reunião envolve alguns aspectos básicos:
Convocação dos participantes - deve ser feita o mais breve pos- sível, para que todos
Convocação dos participantes - deve ser feita o mais breve pos-
sível, para que todos possam se preparar. Dependendo do cará-
ter da reunião, a convocação pode ser feita por e-mail, telefone,
fax e edital.
Pauta - representa a agenda da reunião. Devem constar o título da reunião, a data,
Pauta - representa a agenda da reunião. Devem constar o título
da reunião, a data, o horário, o local, os nomes dos participan-
tes (em ordem alfabética ou hierárquica), os assuntos que serão
discutidos em ordem de importância e o tempo disponibilizado
para cada item.
Lista de presença - devem constar título da reunião, data, horá- rio, local e nome
Lista de presença - devem constar título da reunião, data, horá-
rio, local e nome dos participantes (em ordem alfabética ou hie-
rárquica), com respectivo espaço para assinatura.
- , 82 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO
-
,
82
GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS
E COMPORTAMENTO
o Ata - é o documento no qual fica registrado tudo o que foi dis-
o
Ata - é o documento no qual fica registrado tudo o que foi dis-
cutido e acordado pelos participantes durante a reunião. Deve
ser escrita em linguagem objetiva e simples. O responsável pela
elaboração da ata deve relatar os assuntos e as discussões da
maneira como aconteceram. A ata deve ser encaminhada para
os participantes o &ais breve possível, para que todos possam
acompanhar e tomar as providências referentes aos assuntos da
sua área. Nem sempre a secretária é a responsável pela redação
da ata. Em algumas ocasiões, a secretária da reunião é escolhida
pela pessoa que fez a convocação da reunião. Fazem parte da
ata os Seguintes itens: título da reunião, data, horário, local, pre-
sença, mesa dirigente, assuntos discutidos, as votações realiza-
das, as deliberações e as assinaturas.
6.2 DETALHES QUE GARANTEMA EFICÁCIA
DA REUNIÁO
Relacionamos alguns detalhes que precisam ser considerados na or-
ganização da reunião:
o Definir com o chefe a data, o horário (início e término), o local, os
o
Definir com o chefe a data, o horário (início e término), o local,
os participantes, os assuntos a serem tratados, com os respec-
tivos tempos, e se há necessidade de material de apoio
(data show, flip chart, retroprojetor, televisão, vídeo, videocon-
ferência, quadro branco etc.).
o
Verificar e reservar espaço físico adequado ao número de parti-
cipantes.
o Elaborar a pauta da reunião e encaminhar para os convocados. o Convocar os participantes
o
Elaborar a pauta da reunião e encaminhar para os convocados.
o
Convocar os participantes e informá-los sobre a pauta.

a

Providenciar o material de apoio solicitado pelo chefe - se for necessário.
Providenciar o material de apoio solicitado pelo chefe - se for
necessário.
o Elaborar a lista de presença. o Confirmar a presença das pessoas.
o
Elaborar a lista de presença.
o
Confirmar a presença das pessoas.
o
o
Elaborar o material que será utilizado pelo chefe (apresentação, relatórios etc.) e reproduzi-lo para os
Elaborar o material que será utilizado pelo chefe (apresentação,
relatórios etc.) e reproduzi-lo para os participantes.
o Providenciar crachá de mesa - se for necessário.
o Providenciar crachá de mesa - se for necessário.
Caso a reunião se estenda pelo horário do almoço, providenciar refeições leves, saborosas e práticas
Caso a reunião se estenda pelo horário do almoço, providenciar
refeições leves, saborosas e práticas aos participantes. Se pos-
sível, verifique com antécedência a preferência de cada pessoa.
Outra alternativa é fazer uma reserva em algum restaurante
próximo à empresa, e que esteja dentro do padrão dos executi-
vos.
Avisar o seryiço de copa sobre a data, o horário e a quantidade de participantes
Avisar o seryiço de copa sobre a data, o horário e a quantidade
de participantes da reunião para que eles fiquem cientes e pos-
sam se organizar.
Se a reunião ocorrer nas primeiras horas da manhã, verificar com o chefe se há
Se a reunião ocorrer nas primeiras horas da manhã, verificar
com o chefe se há necessidade de providenciar café da manhã.
Verificar se os participantes são locais. Em caso negativo, a secretária deve verificar com o
Verificar se os participantes são locais. Em caso negativo, a
secretária deve verificar com o chefe quem providenciará a
hospedagem, pagará as despesas e pegará os participantes no
aeroporto.
Se a reunião for longa, estabeleça alguns intervalos para que os participantes possam ir ao
Se a reunião for longa, estabeleça alguns intervalos para que os
participantes possam ir ao banheiro e fazer contatos telefônicos.
A secretária deve providenciar lanches para essas reuniões.
Se a secretária não for a responsável pela redação da ata, deve digitá-Ia tão logo
Se a secretária não for a responsável pela redação da ata, deve
digitá-Ia tão logo seja entregue e submetê-la à aprovação do
chefe. Em seguida, deve colher a assinatura dos participantes, ti-
rar cópia e liberá-la.
No dia da reunião e momentos antes de começá-la, a secretária precisa verificar se o
No dia da reunião e momentos antes de começá-la, a secretária
precisa verificar se o ambiente está arrumado adequadamente, se possui
quantidade suficiente de cadeiras para os participantes, se as instalações
elétricas e os equipamentos estão funcionando, se há papel e canetas esfe-
rográficas para todos, combinar com o chefe se as ligações telefônicas serão
ou não transferidas durante a reunião. Quando houver a necessidade de
flip chart, a secretária deve verificar se o bloco tem folhas em branco para a
reunião. Testar os marcadores para quadro branco e bloco - ser for neces-
sário - e ter mais de uma cor.
- 84 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO
-
84
GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS
E COMPORTAMENTO
T
T

Cabe à secretária receber os participantes e encaminhá-los para o local da reunião. Outro aspecto importante é verificar se o chefe pegou todo o material relativo à reunião. Quando a reunião terminar, a secretária deve solicitar que o serviço de copa recolha a louça na sala de reunião. Após isso, pode recolher o material de apoio e guardá-lo para a próxima reunião.

Algumas empresas dispõem de salas para reuniões. Nesse caso, su- gerimos que a secretária providencie
Algumas empresas dispõem de salas para reuniões. Nesse caso, su-
gerimos que a secretária providencie pastas que tenham espaço destinado
para colocar um bloco pautado e uma caneta esferográfica. A ideia é facili-
tar a organizaçao do material e evitar o extravio de blocos e canetas.
A secretária precisa providenciar uma pessoa para substituí-Ia, se for necessária a sua presença durante
A secretária precisa providenciar uma pessoa para substituí-Ia, se for
necessária a sua presença durante a reunião. A pessoa escolhida deve ser
capaz de atender ao telefone corretamente, anotar recado e receber as
pessoas que porventura apareçam no departamento durante a reunião.
PARTICIPAÇÁO DE UM EXECUTIVO ESTRANGEIRO Algumas reuniões contam com a presença de um participante estrangeiro.
PARTICIPAÇÁO DE UM EXECUTIVO ESTRANGEIRO
Algumas reuniões contam com a presença de um participante
estrangeiro. Nesses casos, a secretária deve ter outros cuidados, além dos
mencionados. A reunião deve ser agendada com maior antecedência, para
que todas as providências quanto à viagem do executivo sejam tomadas.
Um aspecto importante é verificar com o chefe quem será o responsável
pela reserva das passagens e do hotel e pelo pagamento das despesas. E
responsabilidade da secretária verificar, também, se ele viajará sozinho ou
acompanhado. Caso ele viaje acompanhado de um familiar, a secretária
deve elaborar um programa alternativo para o período em que o executivo
estiver participando dos compromissos profissionais. Independentemente
de o estrangeiro viajar sozinho ou acompanhado, e de acordo com o
período em que ele ficar na cidade, a secretária pode elaborar e sugerir
uma programação cultural, desde que seja do interesse do estrangeiro.
Quando é a primeira vez que o executivo vem à cidade, a secretária deve
sugerir ao executivo que conheça os principais pontos turísticos de acordo
com a sua disponibilidade de tempo e interesse.
O material da reunião (pauta, ata etc.) deve ser bilíngue. Outro aspecto a ser observado
O material da reunião (pauta, ata etc.) deve ser bilíngue. Outro
aspecto a ser observado é a necessidade de contratar um intérprete para a
reunião. A secretária precisa providenciar uma pessoa para buscá-lo no
aeroporto. O portador deve levar uma placa (papel) com o nome da em-
presa ou nome do executivo estrangeiro que vai chegar. Sugerimos que a
placa seja digitada e a secretária utilize um estilo de fonte e tamanho que
sejam de fácil leitura. Então, a secretária entra em contato com o Departa-
mento de Administração de Serviços, a fim de providenciar um crachá para
o estrangeiro circular pela empresa.
O motorista que irá pegá-lo no aeroporto deve ligar para a secretária informando a chegada
O motorista que irá pegá-lo no aeroporto deve ligar para a secretária
informando a chegada com o participante, para que ela ou seu chefe pos-
sam buscá-lo na recepção. Em seguida, verificar com o chefe se o executivo
permanece com o motorista durante a estada ou se a empresa aluga um
carro para ele.
Algumas empresas costumam disponibilizar ao visitante um kit de boas-vindas. O kit contempla um aparelho
Algumas empresas costumam disponibilizar ao visitante um kit de
boas-vindas. O kit contempla um aparelho celular habilitado, um carrega-
dor de bateria, lista de telefones úteis e guia turístico da cidade. O celular,
o carregador e o crachá devem ser devolvidos no último dia da estada do
estrangeiro na empresa. A secretária precisa ficar atenta à devolução, pois
alguns executivos se esquecem de devolvê-los.
MODELO DE PAUTA E DE ATA Apresentamos, a seguir, modelo de pauta e de ata
MODELO DE PAUTA E DE ATA
Apresentamos, a seguir, modelo de pauta e de ata de reuniáo.
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86
GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNCI AS
E COMPORTAMENTO

Pauta

ASSEMBLEIA GERAL EXTRAORDINÁRIA Data: 1 de abril de $007. Horário: 9 horas Local:. Sede Social
ASSEMBLEIA GERAL EXTRAORDINÁRIA
Data: 1 de abril de $007.
Horário: 9 horas
Local:. Sede Social da ABC Capitalização S.A., Avenida Presidente
Vargas, nQ642, Centro, Capital do Rio de Janeiro.
Assuntos da Ordem do Dia:
Mudança da matriz da ABC Capitalização S.A. da cidade do Rio
de Janeiro para a cidade de Salvador, a partir do mês de março
de 2006. (40 minutos)
Apresentação da proposta da Diretoria. (40 minutos)
Votação. (20 minutos)
ABC CAPITALIZAÇÃO S.A. CGC.N200.000.000/0001-00 Inscrição Estadual: 00111222-00 Livro Registro de Atas de
ABC CAPITALIZAÇÃO S.A.
CGC.N200.000.000/0001-00
Inscrição Estadual: 00111222-00
Livro Registro de Atas de Assembleias Gerais
ATA DE-ASSEMBLEIA GERAL EXTRAORDINARIA, REALIZADA
EM 2 DE ABRIL DE 2007.
Aos dois dias do mês de abril de dois mil e sete, as nove horas, na
sede social, Avenida Presidente Vargas, n-42, Centro, Capital do Rio de
Janeiro. Diretores presentes em número suficiente com direito a voto, de
acordo com o Estatuto Social. Carlos Silva Fulano, Presidente; Frederico
Frente e Verso, Secretária. Após a constituição da mesa, o senhor
Presidente declarou abertos os trabalhos e solicitou que a secretária fizes-
se a leitura da pauta da reunião. Cientes do conteúdo da ordem do dia, o
Presidente solicitou que fosse lida a proposta da diretoria, documento este
com o seguinte teor: " . Após a leitura do documen-
to mencionado, o Presidente iniciou a discussão e, em seguida, começou a
votação. Os presentes foram unânimes quanto a mudança da matriz da
empresa para a cidade de Salvador, a partir do mês de março. Cada
Diretoria ficou responsável por tomar as medidas administrativas de sua
competência, necessárias a regularização da transferência. Nada mais ha-
vendo a tratar, os trabalhos foram encerrados e foi lavrada a presente ata
que, lida e aprovada, vai assinada pelo Presidente, secretária e demais
presentes.
Ata aprovada em reunião de 2/4/2007.
Carlos Silva Fulano, Presidente.
Frederico Frente e Verso, Secretária.
Fulano de Tal, Diretor Superintendente.
Maria Mariquinha da Silva, Diretora Financeira.
As seguintes questões práticas devem ser respondidas de acordo com a leitura do capítulo 6.
As seguintes questões práticas devem ser respondidas de acordo com a leitura do capítulo 6.
As seguintes questões práticas devem ser respondidas de acordo com a leitura do capítulo 6.
As seguintes questões práticas devem ser respondidas de acordo
com a leitura do capítulo 6.
1) Para que a reunião transcorra bem e atinja o seu objetivo, é ne- cessário
1)
Para que a reunião transcorra bem e atinja o seu objetivo, é ne-
cessário que a.?secretáriatome algumas providências. Escreva a
respeito delas.
2) Escreva sobre os cuidados a serem considerados pela secretária quando houver a presença de
2)
Escreva sobre os cuidados a serem considerados pela secretária
quando houver a presença de um estrangeiro na reunião.
3) Cite todos os itens de uma pauta. 4) Comente os cuidados que a secretária
3)
Cite todos os itens de uma pauta.
4)
Comente os cuidados que a secretária deve ter ao redigir a ata
da reunião.
5) Explique a importância da pauta e da ata de reunião.
ORGANIZAÇÃO DE VIAGENS Outra atividade -desempenhada pela secretária no seu dia a dia é a

ORGANIZAÇÃO DE VIAGENS

ORGANIZAÇÃO DE VIAGENS Outra atividade -desempenhada pela secretária no seu dia a dia é a organização
Outra atividade -desempenhada pela secretária no seu dia a dia é a organização de viagens
Outra atividade -desempenhada pela secretária no seu dia a dia é a
organização de viagens nacionais e internacionais do chefe e de sua equi-
pe. Algumas empresas contam, em sua estrutura organizacional, com uma
agência que cuida de todos os procedimentos da viagem, entretanto em
outras empresas a secretária é a responsável por toda a organização.
Atualmente, com a Internet tudo ficou mais fácil, mas mesmo assim é preci-
so considerar alguns aspectos importantes.
Com o intuito de contribuir com o planejamento e a organização da
viagem, elaboramos um check-list que deve ser considerado na ocasião de
uma viagem. A secretária necessita verificar com o chefe ou com quem está
solicitando a viagem o seguinte:
A viagem - o destino, a data (ida e volta), o horário de preferên-
cia, a melhor opção de voo no que se refere aos horários, às
conexões, às escalas e à tarifa que atendam às exigências do so-
licitante. Observe que nem sempre a tarifa mais barata é a me-
Ihor opção, pois deve ser considerado o tempo entre as cone- xões e as escalas.
Ihor opção, pois deve ser considerado o tempo entre as cone-
xões e as escalas.
Qual é a companhia aérea e o assento de preferência do pas- sageiro.
Qual é a companhia aérea e o assento de preferência do pas-
sageiro.
Se o solicitante viajará sozinho ou não. Caso ele viaje acompa- nhado, a secretária deve
Se o solicitante viajará sozinho ou não. Caso ele viaje acompa-
nhado, a secretária deve verificar os nomes das pessoas que o
acompanharão. Se viajar com menores, verificar a documenta-
ção necessária exigida pelo Juizado de Menores para o embar-
que. Esses detalhes podem ser verificados com a companhia
aérea escolhida.
Hospedagem - em caso afirmativo, verificar se o solicitante tem preferência por algum hotel. Ressaltamos
Hospedagem - em caso afirmativo, verificar se o solicitante tem
preferência por algum hotel. Ressaltamos que algumas empresas
trabalham com determinados hotéis e a escolha está condicio-
nada ao cargo que o indivíduo ocupa na empresa. Se o solici-
tante for adepto à prática de exercícios físicos, a secretária deve
selecionar o hotel que tenha academia de ginástica. Entretanto,
o hotel deve ser próximo ao local dos compromissos, para evitar
a perda de tempo nos deslocamentos e o gasto com transporte.
No momento da solicitação da hospedagem, é importante veri-
ficar se o hóspede tem preferência por andares baixos ou altos.
É fundamental solicitar ao hotel a confirmação da reserva e o
seu respectivo código. As operadoras e agências de viagem cos-
tumam ter tarifas especiais em hotéis ou até promoções na com-
pra do bilhete aéreo/reserva do hotel.
Aluguel de automóvel - com motorista ou somente o automó- vel. Nesse caso, a secretária
Aluguel de automóvel - com motorista ou somente o automó-
vel. Nesse caso, a secretária aluga um veículo que atenda às
exigências do solicitante. A secretária deve negociar com a
locadora a melhor opção, se é quilometragem livre ou a prees-
tabelecida pela locadora.
Diárias - providenciar com o Departamento de Tesouraria as diárias relativas ao período em que
Diárias - providenciar com o Departamento de Tesouraria as
diárias relativas ao período em que o solicitante estará em
viagem. A política quanto às diárias de viagens varia entre as
empresas. Em algumas organizações o funcionário viaja e no re-
torno presta contas do que gastou e a empresa reembolsa, exce-
to despesa com bebidas alcoólicas. Outra prática é o funcioná-
contas do que gastou e a empresa reembolsa, exce- to despesa com bebidas alcoólicas. Outra prática
rio pegar o valor da diária de acordo com o seu cargo. Nesse caso, se
rio pegar o valor da diária de acordo com o seu cargo. Nesse
caso, se o valor da despesa exceder o limite das diárias, a em-
presa não reembolsa.
Uso de celular - verificar se há necessidade de algum procedi- mento com a operadora
Uso de celular - verificar se há necessidade de algum procedi-
mento com a operadora de telefonia celular, a fim de habilitar o
aparelho. No caso de viage"ns internacionais, é importante veri-
ficar se a operadora tem cobertura no país de destino.
Cartões de crédito - conferir a validade, inclusive os internacio- nais, no caso de viagens
Cartões de crédito - conferir a validade, inclusive os internacio-
nais, no caso de viagens para fora do país.
Verificar se o solicitante tem interesse e possibilidade de ficar alguns dias a mais do
Verificar se o solicitante tem interesse e possibilidade de ficar
alguns dias a mais do previsto para fazer passeio turístico.
Além dos detalhes apresentados, nas viagens internacionais precisam ser considerados outros fatores específicos:
Além dos detalhes apresentados, nas viagens internacionais precisam
ser considerados outros fatores específicos:
Apresentação de passaporte - o passaporte é um documento emitido pela Polícia Federal que permite
Apresentação de passaporte - o passaporte é um documento
emitido pela Polícia Federal que permite a saída do brasileiro
para outro país. Outro aspecto relevante é a validade do docu-
mento. O passaporte pode ser obtido nas unidades descentrali-
zadas ou nos postos de atendimento do Departamento de
Polícia Federal. Para que o indivíduo consiga obter o passapor-
te, deve atender aos seguintes requisitos: provar que é brasilei-
ro, nato ou naturalizado; pagar uma taxa e apresentar em origi-
nal alguns documentos. Sugerimos que a secretária acesse o site
da Polícia Federal (www.dpf.gov.br) para certificar-se a respeito
dos documentos que são exigidos para emissão de passaporte.
Visto - visto consular é um documento emitido pelo país, ou se- ja, pelo consulado
Visto - visto consular é um documento emitido pelo país, ou se-
ja, pelo consulado do país para o qual o indivíduo deseja viajar
e que permite a sua entrada naquele país. 0s procedimentos
para aquisição dos vistos variam entre os países, e deve ser soli-
citado com antecedência, pois sua tramitação, geralmente, leva
algum tempo. Sugerimos o site www.consulados.com.br, a fim
de se informar a respeito dos procedimentos.
Verificar a necessidade de solicitar refeição especial à compa- nhia aérea, como, por exemplo, vegetariana,
Verificar a necessidade de solicitar refeição especial à compa-
nhia aérea, como, por exemplo, vegetariana, kosher, oriental,
infantil etc.
. Conferir a estação do ano e o fuso horário. isr Verificar a validade da
. Conferir a estação do ano e o fuso horário.
isr Verificar a validade da carteira de habilitação internacional.
isr Conferir a validade do Certificado Internacional de Vacinação.
o
Verificar se o país de destino exige apresentação do Certificado
Internacional de Vacinação contra Febre Amarela.

isr

a

Verificar se o solicitante faz uso de algum medicamento que não tem entrada liberada no
Verificar se o solicitante faz uso de algum medicamento que
não tem entrada liberada no país de destino.
Informar ao executivo o concernente às etiquetas protocolares exigidas pelo país de destino.
Informar ao executivo o concernente às etiquetas protocolares
exigidas pelo país de destino.
Após a definição de todos esses detalhes, a secretária contata um agente de viagens ou
Após a definição de todos esses detalhes, a secretária contata um
agente de viagens ou providencia tudo pela Internet.
Na véspera da viagem, a secretária entrega as passagens, o passapor- te - se for
Na véspera da viagem, a secretária entrega as passagens, o passapor-
te - se for o caso - os cartões de visita, os documentos relativos aos com-
promissos, o voucher do hotel, a agenda de compromissos e os respectivos
contatos.
A seguinte questão prática deve ser respondida de acordo com a lei- tura do capítulo
A seguinte questão prática deve ser respondida de acordo com a lei-
tura do capítulo 7.
1) O chefe tem, entre suas atividades, o cumprimento de viagens internacionais a negócios e
1) O chefe tem, entre suas atividades, o cumprimento de viagens
internacionais a negócios e cabe à secretária o planejamento da
viagem. Escreva a respeito dos aspectos que devem ser conside-
rados pela secretária durante o planejamento da viagem inter-
nacional.
I : m , S , .:::O8 . .
I
:
m
,
S
,
.:::O8
.
.

ORG~NIZAÇÃO

DE EVENTOS
DE EVENTOS
Geralmente, quando a empresa não tem um departamento de even- tos, a secretária da área
Geralmente, quando a empresa não tem um departamento de even-
tos, a secretária da área envolvida fica responsável pela organização ou de-
termina uma pessoa para realizar a coordenação, pois nem sempre conse-
gue se ausentar do local de trabalho para cuidar de todos os detalhes.
Nesse caso, cabe à secretária planejar, organizar e coordenar todas as ações
para que o evento aconteça e atenda às expectativas.
para que o evento aconteça e atenda às expectativas. Alguns aspectos básicos devem ser considerados na
Alguns aspectos básicos devem ser considerados na organização do evento: a natureza, a quantidade de
Alguns aspectos básicos devem ser considerados na organização do
evento: a natureza, a quantidade de pessoas, a antecedência do convite, o
cardápio a ser servido e conhecer o espaço para realização.
No que se refere à natureza, o evento pode ser corporativo (con- gresso, seminário, workshop,
No que se refere à natureza, o evento pode ser corporativo (con-
gresso, seminário, workshop, palestra, festa de confraternização) ou social
(casamento, bodas, batizado, aniversário). 0s eventos corporativos podem
ser realizados em hotéis, centros de convenções, casas de show, espaços
culturais, casas de festas e na empresa, desde que comporte a quantidade
-- , , ,,., , , 94 GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS E COMPORTAMENTO
--
,
, ,,.,
, ,
94
GUIA DE SECRETARIADO - TÉCNICAS
E COMPORTAMENTO
de convidados. Já os eventos sociais podem ser realizados em casas de fes- tas, na
de convidados. Já os eventos sociais podem ser realizados em casas de fes-
tas, na casa do anfitrião e em hotéis.
Existem no mercado agências de eventos que contam com uma infraestrutura capaz de assessorar a
Existem no mercado agências de eventos que contam com uma
infraestrutura capaz de assessorar a empresa (evento corporativo) ou a pes-
soa (evento social) na organização. Essas empresas são especializadas nesse
tipo de serviço e permitem ~"kucessodo evento. A profissional pode contar
com esse serviço desde que a empresa ou o chefe tenha orçamento dispo-
nível para contratá-lo. Ressaltamos que talvez a secretária tenha de asses-
sorar o chefe na organização de um evento social.
Definir a quantidade de pessoas é essencial para que se escolha o local adequado ao
Definir a quantidade de pessoas é essencial para que se escolha o
local adequado ao número de convidados, providencie comida e bebida,
além da confecção dos convites e do material que será utilizado pelo parti-
cipante, no caso de evento corporativo.
A antecedência do convite é outro aspecto que merece destaque, pois a realização do evento
A antecedência do convite é outro aspecto que merece destaque,
pois a realização do evento depende, entre outros fatores, da presença das
pessoas. O convite deve ser enviado com antecedência para que os convi-
dados se programem e possam comparecer.
Quanto ao cardápio a ser servido, devem ser considerados aspectos culturais, religiosos e o horário
Quanto ao cardápio a ser servido, devem ser considerados aspectos
culturais, religiosos e o horário do evento.
É fundamental que a secretária tenha bom-senso ao escolher o local. A profissional deve buscar
É fundamental que a secretária tenha bom-senso ao escolher o local.
A profissional deve buscar referência a respeito do espaço que pretende
alugar para o evento, antes de realizar a reserva. É importantíssimo conhe-
cer o local.