Secretariado: origem e evolução da profissão

SECRETARIADO
EXECUTIVO
GRUPO SER > EDUCAÇÃO TRANSFORMA
João Paulo Maciel do Nascimento - paulo.j7.jp89@gmail.com - IP: 177.37.130.126

SECRETARIADO
EXECUTIVO

Sumário
MODULO I ............................................................................................................ 4
AULA I – PROFISSIONAL DE SECRETARIADO ....................................................... 4
Quem é o profissional de Secretariado? Secretária ou Secretário? ....................... 4
Afinal: Secretariado é uma função ou uma profissão? ........................................ 5
Qual o papel do profissional de Secretariado? ................................................... 7
Cursos de capacitação de Formação acadêmica em Secretariado ........................ 7
AULA II – ORIGEM ............................................................................................ 10
IDADE ANTIGA – (de 4.000 a.C. a 476 d.C.) .................................................... 11
IDADE MÉDIA – (476 d.C. e 1453) .................................................................. 13
IDADE MODERNA (entre 1453 e 1789) ............................................................ 15
PÓS-GUERRAS............................................................................................... 15
MODULO II.......................................................................................................... 17
AULA I – REGULAMENTAÇÃO ............................................................................. 18
A profissão de Secretariado Executivo está representada em todo o território
nacional por entidades de classe como a FENASSEC – Federação Nacional de
Secretários e Secretárias composta de vinte e quatro sindicatos que tem como
objetivos:...................................................................................................... 18
Código de Ética do Profissional de Secretariado ................................................ 19
AULA II – PERFIL PROFISSIONAL ....................................................................... 21
NOVO PERFIL DO PROFISSIONAL ................................................................... 21
✓ MUDANÇAS NAS ORGANIZAÇÕES ............................................................. 21
✓ DESENVOLVIMENTO DE COMPETÊNCIAS .................................................. 22
✓ EXIGÊNCIAS ........................................................................................... 23
MODULO III ........................................................................................................ 24
AULA I – GESTÃO DO SISTEMA SECRETARIAL – PARTE I..................................... 25
SISTEMA SECRETARIAL E SEUS SUBSISTEMAS ................................................ 26
AULA II – GESTÃO DO SISTEMA SECRETARIAL – PARTE II .................................. 33
QUESTÕES ....................................................................................................... 38
....................................................................................................................... 46
REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS: ....................................................................... 44

MODULO I
AULA I – PROFISSIONAL DE
SECRETARIADO

SECRETARIADO EXECUTIVO | ELIANE BEZERRA 4
MODULO I
AULA I – PROFISSIONAL DE SECRETARIADO
Quem é o profissional de Secretariado?

Secretária ou Secretário?
A área de atuação dos profissionais de secretariado é bastante

ampla, podem atuar em diversos setores, tanto na esfera pública
quanto na esfera privada, tais como indústrias, instituições de
ensino, hospitais, empresas dos mais diversos segmentos, bancos, escritórios de
advocacia, arquitetura, contabilidade, consultórios, startups, podem se tornar micro
empreendedor individual, entre outros.
De acordo com o dicionário AURÉLIO, Secretário (a) é...
▪ Aquele que se incumbe de determinadas redações, que se ocupa da

organização e do funcionamento de um serviço administrativo.
▪ Pessoa que, no serviço público ou privado, tem por função, classificar,
estenografar, datilografar e redigir correspondência, classificar
documentos, etc.
▪ Aquele que transcreve atas das sessões de uma assembleia
▪ Pessoa encarregada dos afazeres particulares e da correspondência de
alguém
▪ Aquele que guarda os segredos de outrem
Ou seja, Os empregados (as) que no desempenho de suas atividades

administram recursos materiais e humanos, tais como recepção e
encaminhamento de visitas, controle e responsabilidade com motoristas,
mensageiros, agenda, telefone, fax, computador, copiadora etc., caracterizam-
se como secretários (as) e têm um papel relevante junto aos gestores.
Segundo o guia do estudante, os profissionais de secretariado prestam

assessoria dentro de empresas, instituições públicas ou privadas, no que diz

respeito ao planejamento, à organização e à rotina de trabalho dos executivos e

dos setores onde estão lotados, fazendo a ponte com as demais áreas da
empresa.
Além de cuidar da agenda do chefe, este profissional controla os arquivos e a

circulação das informações em seu departamento ou na empresa, coleta dados
usados para tomadas de decisão e gerencia pagamentos e equipes de apoio.
Para isso, domina softwares específicos de planejamento de operações, edição
de textos e planilhas.
Afinal: Secretariado é uma função ou uma profissão?
Entende-se como profissão aquilo que exige uma formação, ou seja, o

conhecimento de uma área específica conferida pela titulação (certificado ou
diploma) em um curso técnico, superior ou de pós-graduação. Ninguém pode
exercer a profissão do outro, isto fere o código de ética de cada uma além de
configurar crime.
Profissão envolve, portanto, uma remuneração, equiparada ao nível

profissional, e capacitação específica para exercer determinada atividade.
FORMAÇÃO PROFISSÃO
Secretariado Executivo (faculdade) Secretária / Secretário
Direito (faculdade) Advogado (a)
Administração de Empresas (escola Técnico em administração de

técnica) empresas
Gestão de pessoas (pós-graduação) Especialista em gestão de pessoas
Cargo é a POSIÇÃO que a pessoa ocupa, nas organizações, sejam elas publicas
ou empresas privadas, por exemplo:
✓ Secretária da diretoria – a profissão dela é secretária, porem ocupa o

cargo especifico para assessorar a diretoria.

✓ Gerente financeiro – pode ter profissão de administrador, contador, por

exemplo, ou outra área e especializado em gestão financeira.
O cargo pertence ao empregador ou empresa, e pode ser dado ou atribuído a

outra pessoa quando a empresa achar necessário. Os cargos podem apresentar
requisitos para serem preenchidos, como a formação em nível ou especialização
adequada, domínio de alguma ferramenta, plataforma ou idioma. Em caso de
demissão ou exoneração outra pessoa poderá ocupar o cargo de outrem desde
que possua as aptidões requeridas para o desempenho.
Função é a atividade (tarefas e responsabilidades) que você executa

diariamente, por meio do cargo que lhe foi atribuído ou que você escolheu
exercer de forma autônoma. Não é exigido um registro profissional para exercê-
la.
Uma boa forma de entender através da diferença entre os verbos “ser e estar”:
✓ Um médico pode ser um médico até o final da vida, porém em certo

período ele pode estar atuando como diretor de um hospital.
✓ Uma contadora pode estar atuando como vendedora de cosméticos
✓ Um administrador pode estar trabalhando como assistente operacional.
Recepcionar, dirigir, gerir, coordenar, vender, entre outras são funções que
podem ser realizadas por qualquer pessoa com habilidades para desempenhá-
las.
Voltando para a análise da Profissão de Secretariado Executivo; na atualidade

utilizamos em geral a nomenclatura profissional de secretariado, pois a sua
atuação no mercado de trabalho independe do gênero. Além disso, como já o
vimos, Secretariado não é uma função e sim uma profissão
regulamentada por Lei Federal; possui código de ética próprio entre outros
dispositivos, possui representatividade de classe e registro na SRTE –
Superintendência Regional do Trabalho e Emprego do Ministério de trabalho,
como veremos mais detalhadamente no II Módulo.

Qual o papel do profissional de Secretariado?
O profissional de secretariado é capaz de executar tarefas de forma

estratégica, a fim de minimizar esforços de seu executivo ou cliente,
garantindo a otimização do tempo e das atividades, sendo, portanto um
facilitador, o (a) secretário (a) é na realidade um elo entre as chefias e seus
subordinados, e até mesmo com os clientes internos e externos das
organizações.
Como este profissional está sempre a par de todos os assuntos, consegue gerir
as informações de forma assertiva.
Naturalmente, o profissional é um organizador de fluxo de processos,

documentos, informações, ambiente, realizado de forma que todos os
envolvidos possam entender a linguagem com clareza e objetividade para que
auxilie na tomada de decisão.
Intraempreendedor, dentro de sua alçada, e através da criatividade e

inovação ele (a) presta auxilio no planejamento e na implementação de
estratégias na sua área de atuação.
É responsável por assessorar os gestores de organizações nos processos

administrativos gerais e de apoio a eventos corporativos acompanhando
projetos, processos e eventos em todas as etapas.
Cursos de capacitação de Formação acadêmica em

Secretariado
Atualmente existem no Brasil cursos de graduação, cursos tecnólogos, cursos

técnicos e os de capacitação na área de secretariado.
As capacitações na área do secretariado ou em áreas correlatas agregam valor

à profissão e podem ter a duração de até três meses. Envolvem cursos,
minicursos, seminários, palestras, especializações entre outras.

Em nível médio tem-se o curso técnico em secretariado, que prepara para o

mercado de trabalho rápido – entre seis meses a um ano – e tem a
possibilidade de ter registro profissional junto ao Ministério do trabalho. É mais
voltado à prática, e qualificação profissional. Proporciona uma visão mais
detalhada de sua atuação, e são bem vindos para quem precisa de uma
especialização de tarefas.
Os cursos de graduação formam o profissional Bacharel em Secretariado

Executivo, que poderá também ser bilíngue ou trilíngue, tem a duração em
média de 3,5 a 4 anos, e são cursos voltados para incentivar habilidades como
liderança, iniciativa, criatividade, autonomia, senso ético e compreensão do
meio social, político, econômico e cultural.
A grade curricular do curso de Bacharelado em Secretariado geralmente

compreende disciplinas voltadas às
✓ Ciências Humanas e Sociais, como Recursos Humanos, Ética e Psicologia.
✓ Conhecimentos em Finanças, Gestão, Contabilidade e,
✓ Idiomas, geralmente inglês e espanhol.
O primeiro curso superior de secretariado no Brasil foi o da Universidade

Federal da Bahia, criado em 1969. E o primeiro curso de secretariado
reconhecido no Brasil foi o da Universidade Federal de Pernambuco, criado em
1970 e reconhecido em 1978.
Já o curso tecnólogo, também é um curso superior, porém mais rápido e

objetivo – geralmente dois anos de duração - indicado para profissionais que
precisam assumir algumas funções bem específicas dentro da empresa em que
atuam ou irão atuar. Ideal para quem já exerce atividade secretarial, e
necessita de uma certificação.
A Pós-graduação dura cerca de mais ou menos um ano e pode ter a

nomenclatura de MBA em secretariado executivo ou assessoria executiva. Ainda
não há o mestrado em secretariado no Brasil, devendo o profissional cursar
áreas correlatas a fim de lecionar.

Curiosidade:
Qual é o dia do profissional de Secretariado?
30 de Setembro.
Em homenagem ao aniversário de Lílian

Sholes, filha de Christopher Sholes – um
inventor americano que criou e
desenvolveu a máquina de escrever e
desenvolveu o teclado QWERTY.
Lilian Sholes foi a primeira mulher a datilografar em público, neste

aparelho revolucionário e também contribuiu para o
aperfeiçoamento do equipamento durante anos.
Em alguns Estados brasileiros o dia foi oficialmente reconhecido.

Em São Paulo, por exemplo, a lei nº 1.421 de 26/10/1977,
reconhece e oficializa 30 de setembro como "Dia da(o)
Secretária(o)"

AULA II – ORIGEM
Pensemos em tempos antigos e comparemos com os dias atuais, já imaginou

como é sobreviver e alcançar produtividade e competitividade? Não seria bem
melhor se pudéssemos contar com alguém para auxiliar, ajudar nas escolhas,
assessorar em assuntos diversos, evitar ou corrigir erros? Alguem que você
pudesse confiar e delegar responsabilidades para diminuir o peso e a sua
preocupação diária.
Grandes pensadores, inventores e descobridores, lideres, proprietários de

terras, reis e governadores; sempre precisaram de ajuda não apenas em
tarefas rotineiras, mas também nas decisões, ponderações, estratégias, na
gestão e liderança de pessoas e grupos, coordenação de projetos, entre outras
atividades.
Desde muito tempo atrás o homem busca conquistar seu espaço e deixar a sua
marca, e para isso procurou contar com assessoria adequada a quem pode
delegar tarefas em que desprenderia muito tempo ou energia se estivesse
sozinho.
Algumas figuras da história parecem que tinham uma missão especial ou eram
escolhidos e preparados para isto. Pessoas com capacidades especiais que
eram separadas e capacitadas apenas para assuntos burocráticos e de
linguística, com habilidades desempenhavam suas funções baseadas no sigilo e
na responsabilidade da continuidade de um povo.
Dentre eles se destacam o escriba e o monge copista, que atuaram em épocas

diferentes, porém com funções e status bem parecidos com as do secretário
dos dias atuais.
Vamos acompanhar essa evolução?

IDADE DIAS ATUIAS

IDADE ANTIGA MODERNA (PROFISSIONAL DE
(ESCRIBAS) (SECRETÁRIO) SECRETARIADO)
IDADE MÉDIA PÓS- GUERRAS

(MONGES) (SECRETÁRIA)
Linha do tempo
IDADE ANTIGA – (de 4.000 a.C. a 476 d.C.)
Neste período da nossa história existiam os Escribas – homens de notório

destaque que dominavam a arte da escrita e leitura e entendiam de
matemática, contabilidade, agrimensura e até de mecânica;
Os escribas sentavam-se com as pernas cruzadas e, com a ajuda

de pena embebida em tinta, redigiam em papiro e comunicavam
as ordens/decretos, documentos administrativos, descreviam
fatos históricos, vitórias e derrotas de guerra, as historias do
faraó, as receitas e procedimentos e tudo o que acontecia no cotidiano,
classificavam arquivos, guardavam e preservavam os pergaminhos.
Curiosidade:
Os escribas citados na bíblia, eles eram

homens que se dedicavam e escreviam, foram
os responsáveis em copiar a palavra de Deus,
livro da torá ou os cinco primeiros
(PENTATEUCO).

O uso de Taquigrafia era comum entre os escribas por ser um sistema de

escrita abreviado que permitia grande rapidez e sigilo.
A taquigrafia utiliza em geral sinais tirados da geometria; alguns sistemas

também cujos sinais são tirados das letras comuns; é uma escrita fonética
(cada sinal refere-se a um determinado som ou sons). O uso dos símbolos tem
o objetivo de ser rápido e indecifrável, serve para um registro simultâneo do
que está sendo falado; discursos, palestras, aulas, etc. e principalmente para
esconder algum segredo.
A profissão de escriba era passada de pai para filho, e eles eram considerados
mestres, doutores, eruditos na lei, respeitados e ilustres e tinham além do
status, regalias, como não pagar impostos.

IDADE MÉDIA – (476 d.C. e 1453)
Na Idade Média a função de secretariar ficava restrita aos monges, nesta época
a Igreja Católica custodiava documentos e informações e eles receberam a
missão de restaurar obras e historias de antigas civilizações que passaram por
guerras e invasões e foram destruídas.
Os monges copistas eram homens íntegros e muito cultos que sabiam ler,
escrever, decifrar e traduzir.
Eles copiavam os livros à mão, com tanto zelo e perfeição que para finalizar
um livro demoravam cerca de um ano. Por esse motivo os livros se tornavam
raros e muito caros, e eram guardados presos por uma corrente para maior
segurança.
Em geral, o trabalho manual de cópia dos manuscritos na Idade Média era

realizado no interior dos mosteiros, em um quarto chamado scriptorium, daí a
terminologia com significado amplo da palavra escritório, tal como adotamos
hoje.
O imenso legado cultural e filosófico das civilizações grega e romana não se

perdeu na história por conta dos monges medievais que conseguiram através
de suas mãos, traduzir, restaurar e transmitir à Civilização Ocidental um
conjunto de obras literárias e manuscritos de um mundo que deixara de existir,
demolido pelas invasões bárbaras do fim da Idade Antiga, isso foi primordial
para que conhecêssemos a cultura e o passado da humanidade.
Com o passar do tempo, dada à funcionalidade do livro nos meios monásticos,

surgiu naturalmente uma necessidade de, no próprio espaço do mosteiro, se
copiar os textos destinados à respectiva biblioteca. Eles desenvolveram, com
isso, técnicas arquivísticas de categorizar e guardar os livros com a finalidade
de preservação e consulta futura.

Status
Os monges também possuíam status diferenciado na sociedade. No latim

medieval passou a ser aquele a quem se pode confiar segredo.
De acordo com Pereira (2005), secretário era a pessoa que cuidava de assuntos
e negócios confidenciais, normalmente para uma pessoa de grande poder como
um rei ou o próprio Papa. Ou seja, profissionais que ocupam cargos de
confiança e grande responsabilidade. Como as responsabilidades de uma
secretária moderna ainda hoje incluem lidar com informação confidencial, o
significado inicial ainda é verdadeiro.
Curiosidade:
Secretum e secretarium
A origem da palavra secretário/a vem do

Latim secretarium que significa lugar
retirado, conselho privado;
Também temos secretum que significa: lugar

retirado, retiro, solidão, audiência secreta,
particular, segredo, mistério. (sala de reunião
dos juízes, tribunal secreto; sacristia).

IDADE MODERNA (entre 1453 e 1789)
Surge o secretário num momento histórico de grandes inovações e fatos

marcantes como as Revoluções Francesa e Industrial, surgimento do
capitalismo e muitas outras transformações mundiais.
É preciso então alguém que possua habilidades em vários âmbitos de atuação e

desenvolver atividades provindas do sistema econômico, politico e social. Ainda
predominava o profissional do sexo masculino.
PÓS-GUERRAS
(1914 – 1918) 1ª Guerra Mundial
(1939 – 1945) 2ª Guerra Mundial
Secretária - A mulher entra no mundo dos negócios por dois motivos:
1. Necessidade de mão de obra masculina na operação de máquinas em

fábricas e indústrias provenientes da Revolução Industrial
2. Convocação de homens para o campo de batalha (1ª e 2ª Guerra

Mundial)
Elas assumiram os escritórios das organizações, porem ainda de forma tímida

como eram apenas habituadas a serem donas de casa, preservavam o costume
de cuidar e servir e sua atividade se resumiam a cumprir e executar ordens,
ainda não tinha, portanto, a autonomia para gerenciamento ou tomada de
decisão.
Apenas com o surgimento das multinacionais, nos anos 50, começam a

executar algumas técnicas secretariais e entre 1960 a 1990 a secretária não
parou de evoluir profissionalmente, era o momento de fazer, aprender,
assessorar e gerenciar.

Através de treinamento gerencial, ela pode fazer parte da equipe tática e

estratégica nas organizações, atuando em parceria com o executivo. Hoje em
dia os profissionais de secretariado têm como competências principais as de
ser:
✓ Assessor; atua como um facilitador entre a empresa ou o executivo e seu

publico seja ele, interno ou externo, pois é o profissional que está mais
próximo dos centros decisórios e é o responsável pela gestão da
informação agindo de forma estratégica em busca de soluções.
✓ Gestor; com visão holística da organização, é responsável pelo PODC –
Planejamento, organização, direção e controle em projetos e processos
da empresa ou setor. É flexível e ao mesmo tempo determinado, possui
iniciativa e foco nos objetivos organizacionais, entre outras habilidades.
✓ Empreendedor; cria soluções e práticas inovadoras tendo orientação
para o objetivo/meta da empresa, é criativo e utiliza a positividade no
planejamento a fim de alcançar melhorias através da efetividade na
implementação de métodos.
✓ Consultor; é um agente de mudanças. Pode ser um consultor externo ou
interno à organização, e entende todo o processo operacional da
empresa desde a missão, visão, objetivos e politicas de funcionamento. É
o responsável por reorganizar a empresa e aprimorar processos como o
objetivo de alcançar vantagens competitivas.

MODULO II
AULA I – REGULAMENTAÇÃO

MODULO II
AULA I – REGULAMENTAÇÃO
A profissão de Secretariado Executivo está representada em

todo o território nacional por entidades de classe como a
FENASSEC – Federação Nacional de Secretários e
Secretárias composta de vinte e quatro sindicatos que tem
como objetivos:
• Desenvolver o ser humano como um todo: do estudante ao aposentado,
sempre em sintonia com os padrões internacionais e de vanguarda, por
tratar-se de uma das profissões que mais cresce no mercado.
• Buscar o equilíbrio entre capital e trabalho.
• Trabalhar totalmente independente e autônoma.
Áreas de Atuação:
• Educação Profissional: Formação Acadêmica, Técnica e Cultural,

objetivando a implementação de um currículo básico.
• Conscientização de Cidadania: Direitos e deveres do cidadão e sua
função social.
• Assuntos legais: Acordos salariais, assistência jurídica.
• Ética: Imagem da profissão e do profissional, desempenho profissional,
luta contra a discriminação no trabalho.
• Social: Eventos/Cursos sociais e integração.
A FENASSEC e seus sindicatos vinculados buscam fechar acordos trabalhistas

junto às indústrias, comércios e demais organizações a fim de garantir um piso
salarial justo e equiparado a outros profissionais, melhores condições de
trabalho, e luta também pelo reconhecimento e respeito da profissão a fim de

dirimir injustiças, preconceitos e rótulos aos profissionais no mercado de

trabalho.
A Lei federal nº 7.377 /85 e suas alterações na Lei 9.261 /96 - Dispõem sobre o
Exercício da Profissão de Secretário (a), e dá outras Providências. Essa lei
regulamenta a nossa profissão deixando bem claro quem pode ou não exercê-la
e quais são os requisitos e as atribuições de Secretário (a) Executivo (a) e de
técnico em secretariado.
Um dos instrumentos básicos para o direcionamento correto da nossa atuação

como profissionais é o Código de Ética do Profissional de Secretariado,
ele é como um guia que todo o profissional deve usar como parâmetro.
Ele foi publicado no diário oficial da união D.O.U em 07 de Julho de 1989. Leia
abaixo na íntegra:
Código de Ética do Profissional de Secretariado

Publicado no Diário Oficial da União de 7 de julho de 1989.
Capítulo I
Dos Princípios Fundamentais
Art.1º. - Considera-se Secretário ou Secretária, com direito ao exercício da profissão, a pessoa

legalmente credenciada nos termos da lei em vigor.
Art.2º. - O presente Código de Ética Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos
Profissionais quando no exercício de sua profissão, regulando-lhes as relações com a própria categoria,
com os poderes públicos e com a sociedade.
Art.3º. - Cabe ao profissional zelar pelo prestígio e responsabilidade de sua profissão, tratando-a sempre
como um dos bens mais nobres, contribuindo, através do exemplo de seus atos, para elevar a categoria,
obedecendo aos preceitos morais e legais.
Capítulo II
Dos Direitos
Art.4º. - Constituem-se direitos dos Secretários e Secretárias: a) garantir e defender as atribuições

estabelecidas na Lei de Regulamentação; b) participar de entidades representativas da categoria; c)
participar de atividades públicas ou não, que visem defender os direitos da categoria; d) defender a
integridade moral e social da profissão, denunciando às entidades da categoria qualquer tipo de alusão
desmoralizadora; e) receber remuneração equiparada à dos profissionais de seu nível de escolaridade; f)
ter acesso a cursos de treinamento e a outros Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento
profissional; g) jornada de trabalho compatível com a legislação trabalhista em vigor.
Capítulo III
Dos Deveres Fundamentais
Art.5º. - Constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários: a) considerar a profissão

como um fim para a realização profissional; b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem

da verdade, da moral e da ética; c) respeitar sua profissão e exercer suas atividades, sempre procurando
aperfeiçoamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicação com o
público; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisões, sabendo colocar e expressar
suas atividades; f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços
tecnológicos, que poderão facilitar o desempenho de suas atividades; g) lutar pelo progresso da profissão;
h) combater o exercício ilegal da profissão; i) colaborar com as instituições que ministram cursos
específicos, oferecendo-lhes subsídios e orientações.
Capítulo IV
Do Sigilo Profissional
Art.6º. - A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão, deve guardar absoluto sigilo sobre
assuntos e documentos que lhe são confiados.
Art.7º. - É vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da
dignidade profissional da categoria.
Capítulo V
Das Relações entre Profissionais Secretários
Art.8º. - Compete às Secretárias e Secretários: a) manter entre si a solidariedade e o intercâmbio, como

forma de fortalecimento da categoria; b) estabelecer e manter um clima profissional cortês, no ambiente
de trabalho, não alimentando discórdia e desentendimento profissionais; c) respeitar a capacidade e as
limitações individuais, sem preconceito de cor, religião, cunho político ou posição social; d) estabelecer
um clima de respeito à hierarquia com liderança e competência.
Art.9º. - É vedado aos profissionais: a) usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício de
sua função, para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de outros
profissionais; b) prejudicar deliberadamente a reputação profissional de outro secretário; c) ser, em função
de seu espírito de solidariedade, conivente com erro, contravenção penal ou infração a este Código de
Ética.
Capítulo VI
Das Relações com a Empresa
Art.10º. - Compete ao Profissional, no pleno exercício de suas atividades: a) identificar-se com a filosofia
empresarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantação de mudanças administrativas e
políticas; b) agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação; c) atuar
como figura-chave no fluxo de informações desenvolvendo e mantendo de forma dinâmica e contínua os
sistemas de comunicação.
Art.11º. - É vedado aos Profissionais: a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter
favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relação aos demais; b) prejudicar
deliberadamente outros profissionais, no ambiente de trabalho.
Capítulo VII
Das Relações com as Entidades da Categoria
Art.12º. - A Secretária e o Secretário devem participar ativamente de suas entidades representativas,

colaborando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais.
Art.13º. - Acatar as resoluções aprovadas pelas entidades de classe.
Art.14º. - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria, não se utilizar
dessa posição em proveito próprio.
Art.15º. - Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o seu campo de
atividade profissional.
Art.16º. - As Secretárias e Secretários deverão cumprir suas obrigações, tais como mensalidades e taxas,
legalmente estabelecidas, junto às entidades de classes a que pertencem.
Capítulo VIII
Da Obediência, Aplicação e Vigência do Código de Ética

Art.17º. - Cumprir e fazer cumprir este Código é dever de todo Secretário.

Art.18º. - Cabe aos Secretários docentes informar, esclarecer e orientar os estudantes, quanto aos
princípios e normas contidas neste Código.
Art.19º. - As infrações deste Código de Ética Profissional acarretarão penalidades, desde a advertência à
cassação do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais e/ou regimentais, através da
Federação Nacional das Secretárias e Secretários.
Art.20º. - Constituem infrações: a) transgredir preceitos deste Código; b) exercer a profissão sem que
esteja devidamente habilitado nos termos da legislação específica; c) utilizar o nome da Categoria
Profissional das Secretárias e/ou Secretários para quaisquer fins, sem o endosso dos Sindicatos de
Classe, em nível Estadual e da Federação Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em
nível Nacional.
A portaria nº 3.103, de 29.04.87 – D.O.U de 30.04.87 – reconheceu a

profissão de secretária (o) como categoria diferenciada e possibilitou um
enquadramento sindical, ou seja, independente do setor onde o profissional
atua, ele estará sempre regido por regras próprias e vinculado ao sindicato da
categoria e não ao do setor que atua.
O registro na SRTE - Superintendência Regional do Trabalho e Emprego, do

Ministério do trabalho é o cadastro que habilita o profissional de secretariado a
exercer a profissão de maneira regular de acordo com as exigências
estabelecidas nas Leis 7.377 de 30 de setembro de 1985 e 9.261 de 11 de
janeiro de 1996.
O registro profissional atualmente poderá ser requerido e obtido de forma

online, no site
http://sirpweb.mte.gov.br/sirpweb/pages/solicitacoes/solicitarRegistro.seam
apos o preenchimento de formulário deve-se anexar os documentos e diplomas
de conclusão de curso técnico ou superior em secretariado através de protocolo
eletrônico do Ministério da Economia, todo o procedimento é gratuito.
https://protocolo.planejamento.gov.br/protocolo/login.
AULA II – PERFIL PROFISSIONAL
NOVO PERFIL DO PROFISSIONAL
O perfil de uma pessoa é algo que destaca as particularidades (conjunto de

habilidades e competências) que um indivíduo deve evidenciar no ambiente de
trabalho.
✓ MUDANÇAS NAS ORGANIZAÇÕES

Cada vez mais comum no âmbito empresarial, são entendidas como uma
adequação às exigências do mercado, causadas pela influência do ambiente
externo ou do ambiente interno. Pode ser uma mudança planejada ou não, e
vai buscar sempre a satisfação do cliente, a superioridade competitiva e a
geração de lucros e perduração da empresa ao longo do tempo.
Alguns fatores que influenciam as mudanças no ambiente organizacional:
▪ A globalização / economia planetária: tendo em vista fusões,

aquisições e movimentações financeiras;
▪ A revolução tecnológica: otimizando e transformando diversos
processos;
▪ A velocidade dos negócios: concorrência e pressão por diminuição
de custos (dilema: curto prazo x longo prazo)
▪ Ambiguidade e incertezas
▪ O poder nas mãos dos clientes ou do cidadão quando a empresa é
pública.
▪ Diversificação da gestão e do negocio - permite à empresa entrar

em linhas de negócio adicionais que são diferentes dos produtos,
serviços ou mercados atuais.
▪ O conhecimento é a nova moeda - no mundo corporativo e na

sociedade como um todo, vê-se a troca de conhecimento como
um dos mais preciosos benefícios.
✓ DESENVOLVIMENTO DE COMPETÊNCIAS
De um modo geral entende-se por competência um conjunto de habilidades,

conhecimentos e atitudes que os colaboradores precisam para realizar seu trabalho de
forma eficaz. E como se dá o desenvolvimento dessas competências?
De acordo com o SEBRAE: “Desenvolver competências é importante para a

empresa e para o colaborador, pois proporciona: Excelência do trabalho;
Produtividade; Qualidade; Utilização adequada dos equipamentos; Satisfação
pessoal de contribuir com a empresa e de se tornar especialista no que faz”.
O desenvolvimento de competências a qualquer tempo acontece por intermédio de

capacitação, aperfeiçoamentos e da vivencia profissional do indivíduo. Em cada
período de vida é possível ao ser humano o desenvolvimento de competências.

• Competências técnicas, utilização de conhecimentos técnicos, como uso das

novas tecnologias, ferramentas de trabalho, negociação, domínio de idiomas,
entre outras.
• Competências comportamentais, agir com assertividade nos
relacionamentos interpessoais, na comunicação, ter flexibilidade, equilíbrio
emocional, liderança, etc.
✓ EXIGÊNCIAS
Estamos vivendo uma nova realidade na qual requer dos profissionais de

Secretariado. Hoje se fala muito sobre o desenvolvimento do CHA, vejamos o que isto
significa:
C = conhecimentos
H = habilidades
A = atitudes
Primeiro você deve analisar o quanto que tem de conhecimento das ferramentas e das
atividades para desenvolver. Será que você investiu suficientemente para adquirir os
saberes necessários para atuar na sua profissão?
Contudo os conhecimentos adquiridos de nada adiantam se o individuo não souber

aplicar, porque para isso é imprescindível que o profissional não apenas tenha a
teoria, mas também que saiba fazer na prática (habilidades), e que empregue atitude,
ou seja, que queira realmente fazer.
Ao profissional de Secretariado são exigidas além das competências em gestão,

assessoria, consultoria e empreendedorismo, novas habilidades como, visão de
negócio, comunicação assertiva, inteligência emocional, letramento digital, soft skills,
domínio de idiomas e um bom engajamento, entre outras.
Resumindo: O profissional de secretariado deve estar atento às mudanças globais e

do mercado e entender do negocio; Deve ser um questionador: saber para quê? Por
quê? E como? a organização funciona; Ser também um solucionador, utilizando a
análise e estratégias para apresentar melhorias à organização ou ao setor onde atua.
Ou seja, agir de forma integral, com uma visão holística e entendimento sistêmico
operacional onde está inserido.

MODULO III
AULA I – GESTÃO DO
SISTEMA SECRETARIAL

MODULO III
AULA I – GESTÃO DO SISTEMA SECRETARIAL –
PARTE I
Observe ao nosso redor. Tudo é composto por sistemas, que por sua vez, pode
ser constituído por subsistemas. Um exemplo que ilustra essa assertiva é o
nosso corpo: um sistema formado de outro sistema (sistema respiratório,
digestivo, nervoso...).
A teoria Geral dos Sistemas (TGS) foi introduzida pela primeira vez por Ludwing
Von Bertalanffy . Em seu livro Teoria Geral dos Sistemas: Fundamentos,
desenvolvimento e aplicações, (BERTALANFFY, 2012, p.30
As habilidades gerenciais do profissional de secretariado fazem parte do seu

perfil que é constituído de técnicas e humanas. E são duas as possibilidades de
atuação gerencial:
1. 𝗖𝗼𝗴𝗲𝘀𝘁𝗮𝗼 - atuar como parceiro (a) do gerente, ou executivo que

assessora. Neste caso o profissional de secretariado irá desempenhar
atividades correlatas de planejamento, organização, controle e
orientação de equipe em conjunto com a sua chefia e demais gerentes/
diretores;
2. 𝗚𝗲𝘀𝘁𝗮𝗼 𝗱𝗼 𝗦𝗶𝘀𝘁𝗲𝗺𝗮 𝗦𝗲𝗰𝗿𝗲𝘁𝗮𝗿𝗶𝗮𝗹 - promover o ótimo funcionamento das

áreas que são de sua responsabilidade e que o(a) Secretário (a) tem
autoridade no assunto, gerenciando processos
administrativos, executando o apoio logístico, realizando a gestão de
relacionamentos e da comunicação organizacional.

Sem esquecer que o profissional de secretariado também deve gerir a sua

própria rotina pessoal e também poderá gerir a rotina pessoal da sua chefia
caso lhe seja atribuída.
Para isso precisará reforçar suas capacidades de organização, disciplina e
flexibilidade, tornando-se um profissional multifuncional.
SISTEMA SECRETARIAL E SEUS SUBSISTEMAS
Gestão de Gestão de
Processos
Administrati
Relaciona
vos mentos
Gestão para Gestão da

Apoio Comunicação
Logístico Organizacional
Vamos entender melhor os subsistemas que formam o sistema secretarial, ou

seja, o TODO da área Secretarial:
1. GESTÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
Aqui entra toda a atividade que já é conhecida como atributos principais do (a)
secretário (a) executivo (a);

• A organização do ambiente e do espaço de trabalho é essencial para

evitar distrações, bem como movimentos desnecessários que podem
atrapalhar e fazer com que você perca tempo.
Portanto procure fazer um arranjo funcional – que é deixar os móveis e

objetos dispostos de maneira adequada, deixar o mínimo de materiais
possíveis em cima da mesa, apenas os que usa com frequência; e o que
está guardado, que seja de forma organizada, catalogada e sinalizada a fim
de que quando você precisar encontre rápido e fácil.
Imagine só uma mesa cheia de papeis e não encontrar a caneta ou o

carimbo no momento em que precisar?
O layout também deve ser útil não apenas na estética do ambiente, mas
que facilite que você possa “enxergar” movimentos. Por exemplo, o local de
sua mesa/cadeira te possibilita ver quem se aproxima de você ou da sua
sala? Há cadeiras espalhadas em redor de sua mesa que “atraem” colegas
que podem resolver bater papo e te distrair?
Da mesma forma verifique os equipamentos que devem estar “na mão”,

onde possa alcançar rapidamente; computador, calculadora, impressoras,
telefone, pastas classificadoras, agenda, etc.
• Organização do expediente diário – outra ação necessária é administrar

uma metodologia prática e eficaz no dia a dia, como diferenciar as tarefas
urgentes das importantes, crie um cheklist (lista de tarefas) para que você
possa realizar uma coisa de cada vez e saber priorizar atividades e delegar
outras para outro colaborador.
Anote todas as informações necessárias e deixe à vista, oriente o pessoal de

apoio, revise e-mails e organize pastas de arquivo em seu computador para
que não vire um emaranhado de informações.
• Sistematização do fluxo de atividades – adote um mecanismo simples

e eficaz; arquivos físicos devem seguir um plano de catalogação e

temporalidade, procure estudar e entender as regras e princípios da

arquivologia, elas são essenciais à rotina secretarial.
Da mesma maneira saiba utilizar as ferramentas tecnológicas, como

aplicativos e plataformas tanto da própria empresa, quanto outras que
poderão ser implementadas para melhorias e automação do escritório.
Uma dica interessante está na utilização de pastas de follow up, em que

você poderá acompanhar o processo de cliente ou até mesmo da chefia.
• Estabelecimento de métodos e procedimentos para execução das

tarefas. –Algumas empresas contam com um manual de atendimento ou
de funcionamento do setor, outras vezes esse método poderá ser repassado
por outro profissional ou chefia imediata. Porém nem sempre isso acontece.
Muitas vezes o secretário “cai de paraquedas” e lhe são atribuídas atividades
ou o comando de um setor no qual ainda não está familiarizado.
Para isso é imprescindível que você encontre um método de trabalho

eficiente, que economize tempo e custos, além de te dar a liberdade
adequada de desenvolver procedimentos com o mínimo de erros possíveis.
Faz-se necessário aplicar não apenas técnicas secretariais, mas
compreender o contexto em que a organização está inserida, sua missão,
visão e valores, saber sua cultura e hierarquia e quem são os
clientes/interessados.
Que tal criar o seu próprio manual de métodos e procedimentos e adequar

ao seu ambiente de trabalho?
ATENDIMENTO AO TELEFONE
ORIENTAÇÕES BÁSICAS DE UTILIZAÇÃO DO

TELEFONE
Não é bom deixar que o telefone toque muitas vezes,

tente atender o mais breve possível.
Apresente-se de forma objetiva e não apenas

com um ALÔ, tente padronizar com:
a) Nome da empresa (setor) + seu nome + cumprimento: (quando for

ligação externa)
b) Setor + seu nome + cumprimento: (quando for ligação interna)
“OUÇA ATENTAMENTE” para identificar o seu interlocutor e faça anotações

sobre o assunto, conservado ao lado do telefone bloco de papel e lápis, não
confie na memória.
Transfira você mesmo suas ligações, consultando, se necessário, a lista de

ramais internos. Jamais transfira a ligação pra o executivo sem a devida
identificação.
Tenha cuidado com ruídos que atrapalham a comunicação, como por

exemplo, não ouvir a pessoa e falar rápido demais.
Não forneça informações que não foram autorizadas, lembre-se do sigilo

secretarial.
Jamais esqueça palavras de cordialidade como: por favor, obrigado (a),

sempre às ordens, por gentileza, etc.
Deixe que a pessoa que chamou desligue primeiro.
Evite fazer chamadas particulares ou pessoais no telefone da empresa, caso

necessário eu seja rápido.
AGENDA
Existem vários tipos de agenda hoje em dia, as físicas, mais conhecidas,

podem ter a configuração tradicional ou um planner e as online que
armazenam compromissos em nuvem e permitem acesso em diversos
aparelhos, notebook, smartphone além de realizar notificações com
antecedência ao compromisso.
É importante sincronizar horários para que secretário e executivo chequem

compromissos que precisam ser programados com antecedência.

Lembre-se de arquivar a agenda quando o ano terminar, não jogue fora,

pois poderá precisar consultar alguma informação ou procedimento anterior.
FOLLOW-UP
É uma ferramenta para manuseio frequente e de fácil acesso para o

acompanhamento diário de processos e procedimentos. Geralmente usada para
separar e supervisionar o andamento de pendências como, por exemplo,
boletos e pagamentos.
São muito úteis por evitar o acúmulo de documentos espalhados sobre a mesa
e sua organização pode ser feita de forma cronológica ou alfabética, de acordo
com a necessidade da empresa ou do setor.
Pode ser feito a partir da utilização de pastas sanfonadas com divisões

numéricas ou alfabéticas, caixas de metal para pastas suspensas ou mini
arquivos.
Algumas empresas utilizam o GED – gerenciamento eletrônico de documentos,

que são softwares para acompanhamento eletrônico.
Importante: follow-up NÃO É agenda e também NÂO é arquivo
TRÂMITE DE CORRESPONDENCIAS E DOCUMENTOS
Na rotina secretarial sempre há uma grande demanda de documentos, sejam

eles recebidos, sejam expedidos. E é importante estar atento às duas espécies
e acompanhar todo o processo.
1. Ao receber um documento ou correspondência, verificar todos os

dados e conferir o conteúdo;
2. Leia e encaminhe ao destinatário (setor ou pessoa) responsável a
fim de dar seu devido despacho;

3. Ao abrir correspondência tenha cuidado para não danificar o

conteúdo interno, e sempre encaminhe a correspondência junto
com seus devidos anexos.
Utilize livros de protocolo para registrar toda a documentação que chegam e as

que saem por data setor e assunto.
2. GESTÃO PARA APOIO LOGÍSTICO
Segundo a FENASSEC:
Apoio Logístico implica na harmonização dos processos e ações entre o

ambiente interno e externo, na integração entre executivos, equipe
técnica, clientes e fornecedores, e na terceirização de serviços. Essa
técnica depende de sólidos conhecimentos a respeito da filosofia,
políticas, orçamentos da organização, bem como missão da área,
expectativas e metas do executivo e equipe.
• Organização de eventos
Para organizar e coordenar um evento você deve ter em mente que TODOS
os mínimos detalhes precisam ser anotados e verificados sempre. Crie um
CHECKLIST e a cada período marque o que já foi feito e o observe que ainda
falta.
As ações realizadas devem ser desde o pré evento, no decorrer do evento e

também no pós evento onde se fará não apenas a desmontagem de estrutura
mas também a avaliação final.
Você deve ter uma pessoa supervisionando as equipes com extremo senso
crítico, apontando as falhas e pontos fracos. As pessoas que assistirão seu
evento julgarão as falhas e erros com esse mesmo senso crítico.
TIPOS DE EVENTOS:

Corporativos – Comerciais – Culturais – Sociais - Artístico/culturais –

Gastronômicos – Esportivos – Políticos – Históricos – Religiosos - Científicos ou
técnicos – Beneficente.
• Organização de viagens
O planejamento, organização e acompanhamento da viagem de seu executivo

também fazem parte da rotina secretarial.
Mesmo que a empresa tenha apoio de um agente de viagens tornam-se

necessários alguns procedimentos a serem observados:
1. Período: Início e término da viagem
2. Cidades ou países a serem visitados
3. Número de pessoas que irão viajar com o executivo
4. Local, horário das reuniões, pessoas a serem contatadas, ou seja, os

compromissos que devem ser assumidos;
5. Transporte a ser utilizado: rodoviário, aéreo ou marítimo;
6. Locação de veículos: verificando marca, modelo adequado, período de uso e

motorista.
7. Documentação necessária (passaporte e visto)
• Reuniões
O sucesso de uma reunião não depende apenas da atuação do executivo, mas

de um conjunto de fatores que O (a) secretário (a) deve observar e colocar em
prática.
1. Utilize o RSVP - Répondez s’il vous plaît, abreviatura "Responda, por favor",
para confirmação de presença na reunião; (as iniciais dever vir em
envelopes de convites)
2. Informe com antecedência data, hora de início e término, local, nome dos
participantes e assunto a ser abordado (pauta);

3. Verifique com seu executivo a necessidade de confecção de algum relatório,

planilhas, gráficos, apresentação em slides ou material diferenciado.
4. Providencie pastas com papéis, cópia da pauta, lápis.
Não se esqueça de verificar e reservar com antecedência a sala de reuniões ou

providenciar local equivalente, equipamentos eletrônicos e materiais extras,
conexões elétricas, layout adequado, iluminação, coffe break, banheiros, entre
outros.
• Contratação de serviços terceirizados
Os serviços terceirizados deverão ser de boa procedência, para ter um evento,

reunião e /ou viagem eficaz.
Uma boa cotação de preços e de qualidade dos serviços será bem vinda e
deverá se encaixar nos recursos e necessidades da empresa.
Tipos de serviços terceirizados que poderão ser contratados:
1. Limpeza
2. Montagem e decoração
3. Coffee break
4. Transporte
5. Segurança
AULA II – GESTÃO DO SISTEMA SECRETARIAL –

PARTE II
3. GESTÃO DE RELACIONAMENTOS
1. Interno
Os colaboradores e empregados, também chamados de cliente interno, são

aqueles que trabalham na empresa, desde o nível operacional, até a diretoria.
São eles que realizam atividades necessárias para produzir produtos e serviços
de qualidade.

2. Externo
O cliente ou consumidor é o indivíduo que paga pelo produto ou serviço da

empresa, portanto faz parte do seu relacionamento externo, assim como os
fornecedores, prestadores de serviços, bancos, concessionárias de serviços de
água, luz, internet com quem a empresa que você trabalha mantem um
relacionamento.
É importante salientar que toda empresa possui seus Steakholders que são
Partes interessadas na organização. São as pessoas e as organizações que
podem ser afetadas por sua empresa ou projeto, de forma direta ou indireta,
positiva ou negativamente.
Alguns steakholders são internos:
• Acionistas
• Colaboradores
• Gestores da organização.
Outros são externos e nos dão uma visão do contexto organizacional:
• Clientes
• Concorrentes
• Fornecedores
• Instituições financeiras
• Governo
• Mídia
• ONGs
• Sindicatos.
Não é tarefa fácil gerenciar os steakholders, porém muito necessária tendo em

vista a possibilidade de criar estratégias de engajamento e conquistar objetivos.

Relacionamento intrapessoal – conhecer você, seus sentimentos e emoções

para que possa alcançar um equilíbrio emocional e expressar atitudes de forma
empática ao tratar o outro. Entender a sua personalidade, suas qualidades e
seus defeitos pode significar um ponto de partida para uma verdadeira
evolução.
Entenda que o meio em que você está inserido, influencia em quem você é e
em quem você se tornou – Família, costumes, religião, lugar onde mora,
amigos, etc. Somos seres individuais e sociais ao mesmo tempo.
Relacionamento interpessoal – conhecer o outro. A interação entre as

pessoas tem mostrado eficácia no alcance de resultados e ter uma sensibilidade
de perceber a emoção do outro e agir no momento certo faz muita diferença,
ou seja, tratar o outro como gostaria de ser tratado.
As organizações que valorizam e promovem atividades sociais, podem ter como

resultados melhoria no clima organizacional, satisfação no trabalho e maior
produtividade.
Saber respeitar o tempo do outro, utilizar uma comunicação assertiva, clara e

objetiva, gestos e tom de voz que não sejam agressivos, ter empatia, etc. Tudo
isto faz parte de uma melhor cooperação entre os indivíduos no ambiente de
trabalho.
Relacionamento intergrupal – respeitar a todos. Trabalhar em equipe, criar

uma sinergia sabendo que cada pessoa possui uma afinidade com alguém que
lhe é semelhante, ou que defende as mesmas ideias, é importante saber
compreender o ritmo e o ideal do grupo e mesclar atitudes de respeito e
pertencimento entre diversos grupos dentro e fora das organizações.
1. GESTÃO DA COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
O novo papel do (a) secretário (a) é o de atuar como uma “rede”, conectar
informações, documentos e pessoas, dentro e fora da empresa. Além de todo

gerenciamento da informação, ele (a) terá que redimensionar todos os

conhecimentos para interagir com qualidade, com executivos, clientes internos
e externos, e equipes de trabalho.
Algumas atividades da gestão da comunicação envolvem:
• Coletar informações
• Processar e gerar novas informações
• Assegurar a sua distribuição
• Organizar o seu armazenamento e manutenção
O capital intelectual é o novo ativo atual nas organizações, sendo assim a

contribuição do serviço secretarial é extremamente relevante, pois seu perfil é
voltado à capacidade de analise de dados e informações e produção de
conhecimento através de redação de documentos comercias ou oficiais (no caso
de empresas publicas) e geração de novas informações que servirão de base
para o funcionamento dos sistemas da organização.
A comunicação organizacional abrange responsabilidades como:
• Comunicações com funcionários

• Intranet corporativa
• Mídias sociais internas
• Pesquisas com funcionários
• Treinamentos de comunicação para equipes, líderes/gerentes
Pode-se então compreender que para o levantamento de dados, ou para

processá-los e transformá-los em informações qualquer pessoa poderá realizar.
Porém o papel do profissional é a gestão do conhecimento. O conhecimento é
um ativo intangível, quem o possui tem um diferencial.
Invista em você, se atualize e acredite que você tem potencial!

Compreenda seus pontos de melhoria e corra atrás de seu desenvolvimento

pessoal e profissional a fim de alcançar seus objetivos com os melhores
resultados possíveis.

QUESTÕES
1) Exclui-se do rol das atribuições de um secretário executivo a redação de textos

profissionais especializados em idioma estrangeiro, devendo essa atividade ser
executada apenas por profissional que tenha habilitação de tradutor.
( ) Certo
( ) Errado
2) A Secretária Executiva da presidência de uma empresa, por força de sua função, tem
acesso a informações privilegiadas e a privilégios no exercício da sua atividade,
inclusive com horários diferenciados dos demais funcionários. Nos termos do Código
de Ética Profissional de Secretariado assinale a alternativa correta:
(A) a atitude é perfeitamente normal e decorre da função exercida.
(B) como assessora de confiança, ela tem direitos a determinadas regalias.
(C) não se deve utilizar um relacionamento pessoal para realizar rotina de trabalho
diferenciada dos demais funcionários.
(D) não se deve, em princípio, propor excepcionalidades, mas admite-se, de forma

eventual, a quebra da rotina.
(E) os privilégios são inerentes à profissão de secretariado e devem ser estimulados.
3) A profissão de Secretário Executivo pode ser exercida nos seguintes termos:

(A) Por qualquer pessoa que se formou em curso de nível superior desde que tenha
interesse em atuar na área.
(B) Por estrangeiros que possuam diploma de nível médio e que falem português
(C) O profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, legalmente
reconhecido, ou diplomado no exterior por curso superior de Secretariado, cujo
diploma seja revalidado na forma da lei;
(D) Portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de 2021, houver
comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo,
durante pelo menos seis meses, das atribuições secretariais.

4) A profissão de Secretário é regulamentada pela Lei nº 7.377/1985 e pelas alterações

constantes na Lei nº 9.261/1996. Sobre as atribuições do Secretário Executivo
constantes dessas leis, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.
a) ( ) Entre as atribuições do Secretário Executivo estão: planejamento, organização

e direção de serviços de secretaria; assistência e assessoramento direto a
executivos; coleta de informações para consecução de objetivos e metas de
empresas; limpeza e manutenção dos equipamentos da secretaria.
b) ( ) Entre as atribuições do Secretário Executivo estão: planejamento, criação e
distribuição de serviços de secretaria; coleta de informações para consecução de
objetivos e metas de empresas; interpretação e sintetização de textos e
documentos; organização e manutenção dos arquivos da secretaria.
c) ( ) Entre as atribuições do Secretário Executivo estão: planejamento, organização
e direção de serviços de secretaria; assistência e assessoramento direto a
executivos; coleta de informações para consecução de objetivos e metas de
empresas; versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às
necessidades de comunicação da empresa.
d) ( ) Entre as atribuições do Secretário Executivo estão: planejamento, organização
e direção de serviços de secretaria; coleta de informações para consecução de
objetivos e metas de empresas; interpretação e sintetização de textos e
documentos; palestras e treinamentos em idioma estrangeiro, para atender às
necessidades de comunicação da empresa.
5) Observando a história da profissão de secretariado, havia no Antigo Egito

um grupo de profissionais muito requisitados pelos governantes, por conta
de serem competentes, letrados, dominarem vários idiomas e possuírem
alto nível de conhecimentos gerais. Esses profissionais, que tiveram
importância grande para o surgimento da profissão de secretário, eram
denominados:
(A) felás
(B) faraós
(C) hetepes
(D) escribas
(E) sacerdotes

6) Competências de Assessor, Gestor, Empreendedor e Consultor, são os

quatro pilares do profissional de Secretariado.
( ) CERTO
( ) ERRADO
7) Relacione corretamente as colunas:
(a) Exige uma formação, ou seja, o conhecimento de uma ( ) Monges Copistas

área específica conferida pela titulação (certificado ou
diploma) em um curso técnico, superior ou de pós- ( ) Intraempreendedor
graduação.
(b) Pertence ao empregador ou empresa, e pode ser dado ( ) FENASSEC e
ou atribuído a outra pessoa quando a empresa achar
sindicatos
necessário.
(c) Dentro de sua alçada, e através da criatividade e
( ) Cargo
inovação ele (a) presta auxilio no planejamento e na
implementação de estratégias na sua área de atuação.
( ) Profissão
(d) O imenso legado cultural e filosófico das
civilizações grega e romana não se perdeu na
história por suas mãos.
.
(e) Buscam fechar acordos trabalhistas junto às
indústrias, comércios e demais organizações a fim
de garantir um piso salarial justo e equiparado a
outros profissionais, melhores condições de
trabalho.
8) Assinale a alternativa correta de acordo com a 𝗚𝗲𝘀𝘁𝗮𝗼 𝗱𝗼 𝗦𝗶𝘀𝘁𝗲𝗺𝗮 𝗦𝗲𝗰𝗿𝗲𝘁𝗮𝗿𝗶𝗮𝗹:

a) Existem quatro subsistemas que completam a área secretarial; gestão de
problemas administrativos; gestão de apoio logístico; gestão de
relacionamentos e gestão da comunicação organizacional;
b) A área secretarial é formada por quatro subsistemas: gestão de
processos administrativos; gestão de apoio logístico; gestão de
relacionamentos e gestão da comunicação organizacional;

c) A secretária executiva não precisa se preocupar com gerenciamento de

sistemas, visto que isto cabe aos diretores e gerentes da empresa, eles
têm o poder de decisão;
d) Na própria rotina secretarial já acontece a gestão do sistema secretarial
que é composto de quatro subsistemas: planejamento, organização,
direção e controle.
9) Ao atender ao telefone “ouça atentamente” para identificar o seu

interlocutor e faça anotações sobre o assunto, conservado ao lado do
telefone bloco de papel e lápis, não confie na memória.
( ) CERTO
( ) ERRADO
10)Na Gestão de Processos administrativos existem alguns métodos e

procedimentos que devem ser bem realizados, como por exemplo:
(a) Adotar uma agenda do tipo tradicional ou ate mesmo online para anotar
os compromissos, eventos, viagens e reuniões do executivo; utilizar
pastas sanfonadas, ou pastas suspensas em caixa de metal, que podem
ser numeradas ou alfabéticas, para acompanhamento de processos em
andamento.
(b) Não esquecer papel e caneta e anotar sempre tudo o que lhe foi dito
mesmo que em folhas soltas e bloquinhos, deixe tudo em cima da mesa
junto com os demais documentos espalhados para que você encontre
rápido todas as anotações;
(c) O Feedback é uma ferramenta muito eficaz para o acompanhamento de
processos, visto que viabiliza uma organização de documentos que ainda
estão em tramitação e devem ser acompanhados ate a sua resolução.
(d) No atendimento ao telefone tenha sempre a mão um guardanapo e um
copo de água para que você possa se expressar corretamente no caso

de estar ainda mastigando. Só não permita que seu interlocutor fique

sem atendimento no horário de almoço.
11)Os Steakholders são as partes interessadas na organização, são as pessoas

e as organizações que podem ser afetadas por sua empresa ou projeto, de
forma direta ou indireta, positiva ou negativamente. São eles:
(a) Atacadistas, Colaboradores, Gestores da organização, Varejo,

Concorrentes, Fornecedores, Instituições financeiras, Governo, Mídia,
ONGs, Sindicatos.
(b) Acionistas, Colaboradores, Gestores da organização, Clientes,
Concorrentes, Farmácias, Instituições financeiras, Governo, Mídia,
ONGs, Sindicatos.
(c) Acionistas, Celebridades, Gestores da organização, Clientes,
INSS, Siderúrgicas.
(d) Acionistas, Colaboradores, Gestores da organização, Clientes,
ONGs, Sindicatos.
12)No que se refere ao relacionamento dentro das organizações, vimos a

importância do autoconhecimento, a fim de obter autocontrole e equilíbrio
emocional diante das situações, e se auto motivar no seu dia a dia, estas
atitudes estão no:
(a) Relacionamento intergrupal

(b) Relacionamento interpessoal
(c) Relacionamento intrapessoal
(d) Relacionamento interacional
13)Fazem parte da preparação de reuniões:

(a) Reservar com antecedência a sala de reuniões ou providenciar local

equivalente; Enviar o convite ou aviso utilizando no envelope ou e-mail
as siglas R.S.V.P. a fim de receber a confirmação de presença; Verificar
com o executivo a necessidade de confecção de algum relatório,
planilhas, gráficos, apresentação em slides ou material diferenciado.
(b) Reservar com antecedência uma copa improvisada para preparar os
lanches; Convidar todas as pessoas e funcionários da empresa para que
tenham a oportunidade de participar da reunião. Verificar com o
executivo a necessidade de contratar um palestrante profissional.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS:
CAPACITAR e desenvolver competências é um processo. [S. l.]: SEBRAE, 3 jun. 2014.

Disponível em: https://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/capacitar-e-
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processo,cc55438af1c92410VgnVCM100000b272010aRCRD. Acesso em: 30 mar. 2021.
Dia Nacional da (o) Secretária (o). [S. l.]: FENASSEC - Federação Nacional das Secretárias
e Secretários, [entre 1999 e 2018]. Fonte: Apostila de Maria Liana Natalense. Disponível
em: http://fenassec.com.br/b_osecretariado_dia_secretaria.html. Acesso em: 28 mar,
2021.
GIORNI, SOLANGE. Consultoria: um pilar do profissional de Secretariado. 22. ed.

Belo Horizonte: Ophicina de arte & prosa, 2016. 136 p.
GIORNI, Solange. Profissional de Secretariado na Coordenação de Eventos. 22. ed.

Belo Horizinte: Ophicina de arte & prosa, 2015. 172 p.
GIORNI, SOLANGE. Secretariado, uma profissão. 1ª. ed. Belo Horizonte: Quantum
Projetos, 2017. 236 p.
MONGES copistas: A Civilização Ocidental passou por suas mãos…. [S. l.]: Diác. Felipe
de Azevedo Ramos, EP, [2012?]. Disponível em:
https://academico.arautos.org/2011/08/monges-copistas-a-civilizacao-ocidental-
passou-por-suas-maos/. Acesso em: 31 mar. 2021.
PIÑOL, Susana Taulé; CASSIANO, Reinaldo Mesquita. Secretariado Executivo:

Expansão do Curso e Perfil dos Alunos em Rondonópolis-MT. IV Colóquio
Internacional Sobre Gestão Universitária da América do Sul. 2004.12p.
QUAL O CONCEITO E OS TIPOS DE MUDANÇAS ORGANIZACIONAIS. [S. l.]: IBC -

Instituto Brasileiro de Coaching, 21 maio 2019. Disponível em:
https://www.ibccoaching.com.br/portal/rh-gestao-pessoas/qual-conceito-tipos-
mudancas-organizacionais/. Acesso em: 30 mar. 2021.

ROSARIO, Bianca. História do Secretariado Executivo. Artigo. Disponível em:

https://manualdasecretaria.com.br/historia-secretariado-executivo/. Acesso em: 8 abr.
2021.
SECRETARIADO Executivo: Orientação Profissional. In: Secretariado Executivo:

Orientação Profissional. Guia do estudante, 22 maio 2019. Disponível em:
https://guiadoestudante.abril.com.br/profissoes/secretariado-executivo/. Acesso em: 5
abr. 2021.
STAKEHOLDERS:: O que são, exemplos, importância e tipos. Neilpatel, [2020?].

Disponível em: https://neilpatel.com/br/blog/stakeholders-o-que-sao/. Acesso em: 13
abr. 2021.
TAMAAYO, ALVARO. Valores Organizacionais e Comprometimento

Afetivo, REVISTA DE ADMINISTRAÇÃO MACKENZIE Ano 6, n.3, p. 192-213

GABARITO
GABARITO:
1) ERRADO
2) C
3) C
4) C
5) D
6) CERTO
7) D,C,E,B,A
8) B
9) CERTO
10) A
11) D
12) C
13) A

Secretariado: origem e evolução da profissão

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AULA I – PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

Quem é o profissional de Secretariado?

A área de atuação dos profissionais de secretariado é bastante

De acordo com o dicionário AURÉLIO, Secretário (a) é...

▪ Aquele que se incumbe de determinadas redações, que se ocupa da

Ou seja, Os empregados (as) que no desempenho de suas atividades

Segundo o guia do estudante, os profissionais de secretariado prestam

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respeito ao planejamento, à organização e à rotina de trabalho dos executivos e

Além de cuidar da agenda do chefe, este profissional controla os arquivos e a

Afinal: Secretariado é uma função ou uma profissão?

Entende-se como profissão aquilo que exige uma formação, ou seja, o

Profissão envolve, portanto, uma remuneração, equiparada ao nível

Secretariado Executivo (faculdade) Secretária / Secretário

Direito (faculdade) Advogado (a)

Administração de Empresas (escola Técnico em administração de

Gestão de pessoas (pós-graduação) Especialista em gestão de pessoas

✓ Secretária da diretoria – a profissão dela é secretária, porem ocupa o

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✓ Gerente financeiro – pode ter profissão de administrador, contador, por

O cargo pertence ao empregador ou empresa, e pode ser dado ou atribuído a

Função é a atividade (tarefas e responsabilidades) que você executa

✓ Um médico pode ser um médico até o final da vida, porém em certo

Voltando para a análise da Profissão de Secretariado Executivo; na atualidade

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Qual o papel do profissional de Secretariado?

O profissional de secretariado é capaz de executar tarefas de forma

Naturalmente, o profissional é um organizador de fluxo de processos,

Intraempreendedor, dentro de sua alçada, e através da criatividade e

É responsável por assessorar os gestores de organizações nos processos

Cursos de capacitação de Formação acadêmica em

Atualmente existem no Brasil cursos de graduação, cursos tecnólogos, cursos

As capacitações na área do secretariado ou em áreas correlatas agregam valor

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Em nível médio tem-se o curso técnico em secretariado, que prepara para o

Os cursos de graduação formam o profissional Bacharel em Secretariado

A grade curricular do curso de Bacharelado em Secretariado geralmente

✓ Ciências Humanas e Sociais, como Recursos Humanos, Ética e Psicologia.

✓ Conhecimentos em Finanças, Gestão, Contabilidade e,

✓ Idiomas, geralmente inglês e espanhol.

O primeiro curso superior de secretariado no Brasil foi o da Universidade

Já o curso tecnólogo, também é um curso superior, porém mais rápido e

A Pós-graduação dura cerca de mais ou menos um ano e pode ter a

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Em homenagem ao aniversário de Lílian

Lilian Sholes foi a primeira mulher a datilografar em público, neste

Em alguns Estados brasileiros o dia foi oficialmente reconhecido.

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