Captulo

Classificao dos Arquivos

e dos Documentos

I .

Classificao dos arquivos

1.1.

Introduo

Os arquivos possuem inmeras caractersticas. Espelhando-se nelas, com base

na obra da professora Marilena Leite Paes, podemos classific-los de acordo com:
as entidades mantenedoras;
os estgios de sua evoluo;
a extenso de sua atuao;
a natureza dos documentos.
Obs.:

Os estgios de evoluo dos arquivos (as 3 idades ou os 3 ciclos vitais)

j foram objeto de anlise minuciosa no captulo anterior. .

DICA DE PROVA:
Quanto entidade produtora, os arquivos so classificados em:

pblicos

priva4os
Comentrio: De acordo com o artigo 7- da Lei n^ 8.159, de 8 de janeiro de
1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados (que
ser objeto de anlise em outro captulo), "os arquivos pblicos so os conjuntos
de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos
pbUcos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em decorrncia
de suas funes administrativas, legislativas e judicirias." O pargrafo 1- da referida
Lei complementa: "so tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos por instituies de car ter pblico, por entidades privadas encarregadas
da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades".

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TA

Em consonncia com o artigo 11 da Lei citada anteriormente "consideramse arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades."
Exemplos de arquivos privados:

Arquivos pessoais;

Arquivos institucionais (de igrejas, instituies de ensino etc);

Arquivos comerciais (de empresas), entre outros.

t.L

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Exemplos de arquivos pblicos:

Arquivo Nacional (Eederal);

Arquivo Pblico do Distrito Federal, entre outros.

3

I. I. I.

Entidades mantenedoras

Toda organizao possui suas prprias caractersticas. De acordo com elas,

os arquivos gerados podem ser:

Pblicos - em mbitos Eederal, Estadual ou Municipal;

Institucionais - escolas, igrejas, associaes, entidades semfinslucrativos;

Comerciais - corporaes, firmas;

Familiais ou Pessoais.
1. 1.2.

Extenso de sua atuao (abrangncia)

Setoriais - so os localizados junto aos rgos operacionais, devido ao

grande nmero de consulta aos documentos armazenados pelos diversos
setores. Esses arquivos setoriais so, como j foi dito no captulo anterior,
descentralizados. Pelo fato de os documentos serem muito consultados,
tais arquivos so considerados correntes. Os arquivos setoriais podem
descartar documentos que no possuem valor administrativo e jurdico
para eles, considerados, por isso, documentos de guarda eventual.
Centrais ou Gerais - como o prprio nome sugere, esses arquivos
centralizam as atividades dos arquivos correntes. Recebem os
documentos oriundos dos vrios setores integrantes de uma instituio.
Eles servem para atenuar um pouco o problema de espao existente
nos rgos que fazem parte dessa estrutura organizacional, pois
sabemos que os documentos so produzidos e recebidos com bastante
frequncia na 1- idade, tendendo a se acumularem nos setores com o
passar do tempo.

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C a p t u l o 3 Classificao dos Arquivos e dos Documentos

No se esquea:
Arquivos descentralizados - documentos em diversos locais.
Exemplo: arquivos setoriais.
Arquivos centralizados - documentos concentrados em um determinado local.
Exemplo: arquivo central, arquivo intermedirio.
1.1.3.

Natureza dos documentos

Arquivos especiais - custodiam documentos de formas fsicas distintas,
que merecem tratamento especial no seu armazenamento, acondicionamento, registro, controle, conservao, entre outros procedimentos
tcnicos.
Exs.: slides (diapositivos), filmes, fotografias, discos, mapas, cd-rom etc;

Especializados - custodiam documentos procedentes da experincia

do homem em u m campo especfico, no importando a forma fsica
apresentada por eles. Tais arquivos so conhecidos, indevidamente,
como "arquivos tcnicos".
Exs.: de engenharia, contbeis, de imprensa, mdicos ou hospitalares
etc.

2.

Classificao dos documentos

2.1.

introduo

Assim como os arquivos, os documentos tambm possuem caractersticas

diferenciadas. Baseando-se nelas, podemos classific-los de acordo com:

o gnero;

a espcie;

a natureza do assunto.

2.1.1.

'

' '^

Gnero

O gnero dos documentos est ligado maneira de represent-los, de acordo

com os seus dixersos suportes. So eles:

textuais - manuscritos, datilografados ou impressos.

cartogrficos - documentos em formatos e dimenses variveis, ligados
s reas de geografia, engenharia e arquitetura.
Exemplos: mapas, plantas e perfis.

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i c o n o g r f i c o s - documentos c o m i m a g e n s e s t t i c a s .
E x e m p l o s : fotografias (negativos, a m p l i a e s e t c ) , desenhos, gravuras,
l i t o g r a v u r a s (litografias),

cartazes, c a r t e s postais, estampas, dia-

positivos (slides), partituras.

filmogrficos - documentos c o m i m a g e n s e m m o v i m e n t o .
E x e m p l o s : filmes, fitas v i d e o m a g n t i c a s .

sonoros - documentos c o m registros f o n o g r f i c o s .

E x e m p l o s : discos, fitas a u d i o m a g n t i c a s .

m i c r o g r f i c o s - documentos ligados m i c r o f i l m a g e m de documentos

(assunto a ser tratado e m outro c a p t u l o ) .
E x e m p l o s : rolos, microfichas, jaquetas, c a r t e s - j a n e l a .

i n f o r m t i c o - documentos ligados ao computador.

E x e m p l o s : disquetes, discos r g i d o s , discos p t i c o s .

Comentrios:
1-)

A d o c u m e n t a o textual mensurada e m metros lineares. O s documentos

pertencentes a outros g n e r o s s o quantificados e m unidades.

2^) D e a c o r d o c o m o P r o f e s s o r A u r l i o B u a r q u e de H o l a n d a , o t e r m o
a u d i o v i s u a l "diz-se dos sistemas, meios o u v e c u l o s de c o m u n i c a o , o u de
mensagens, que atingem o i n d i v d u o a t r a v s da vista e da a u d i o , o u da
imagem e do s o m " . D - n o s ainda u m outro significado: "diz-se do meio
p e d a g g i c o e m que se l a n a m o do s o m e da imagem por meio de livros,
filmes, discos etc."
L o g o , u m f i l m e ( g n e r o f i l m o g r f i c o - t e r m o e s p e c f i c o ) p o d e ser
considerado t a m b m do " g n e r o a u d i o v i s u a l - termo g e n r i c o " . L g i c o
que e m u m a p r o v a daremos sempre p r e f e r n c i a pelo termo m a i s especfico.
3-)

A s bancas organizadoras dos concursos n o v o perguntar ao candidato o

que u m a fotografia o u u m disco, mas s i m o g n e r o a que pertencem esses
documentos ( i c o n o g r f i c o e sonoro, respectivamente).

4)

O g n e r o se divide e m e s p c i e documental; a e s p c i e se divide e m tipo

documental, assunto a ser visto e m seguida.

5)

D e acordo c o m a Professora H e l o s a Bellotto, e s p c i e d o c u m e n t a l a

" c o n f i g u r a o que assume u m documento de acordo c o m a d i s p o s i o e a
natureza das i n f o r m a e s nele contidas". T i p o d o c u m e n t a l definido por
Bellotto como " c o n f i g u r a o que assume a e s p c i e d o c u m e n t a l de acordo
c o m a atividade que a gerou".

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2.1.2.

C a p t u l o 3 Classificao dos Arquivos e dos Documentos

Espcie

A espcie dos documentos est ligada ao seu aspecto formal. Existem vrios atos
que do origem s espcies, alm da maneira de se registrar as informaes nos
documentos (como esto dispostas). De acordo com Helosa Bellotto, so eles:

atos normativos - ditam regras e normas expedidas por autoridades

administrativas (de cumprimento obrigatrio).
Exemplos: leis, decretos, medidas provisrias, regulamentos, portarias.

atos enunciativos - emitem uma opinio, esclarecendo sobre certo

assunto. Exemplos: pareceres, votos, relatrios.

atos de assentamento - formados por registros, -firmando fatos ou

ocorrncias.
Exemplos: atas, autos de infrao, termos.

atos c o m p r o b a t r i o s - comprovam assentamentos, d e c i s e s ,

apontamentos.
Exemplos: certides, atestados, traslados, cpias autenticadas.

atos de ajuste - representam acordos firmados (entre duas ou mais

partes). So representados pelos documentos pactuais.
Exemplos: convnios, contratos, ajustes.
Ateno: um contrato de "prestao de servios" exemplo de tipo
documental, porque a e s p c i e documental se divide em tipo
documental.
Logo, u m contrato exemplo de "espcie documental". Quando
especificamos o contrato (prestao de servios), como j foi dito
anteriormente, temos um exemplo de "tipo documental".

atos de correspondncia - so criados com o propsito de os atos

normativos serem executados.
Exemplos: editais, avisos, memorandos, telegramas, notificaes, ofcios,
cartas.

2.1.3.

Natureza do assunto

"

'

Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser caracterizados como:

Ostensivos ou O r d i n r i o s - Qualquer pessoa pode consultar o

documento (a sua divulgao no prejudica a instituio).

Sigilosos - Tais documentos so limitados a um nmero restrito de

pessoas. Por essa razo, devem ser adotadas medidas especiais de
salvaguarda (segurana, proteo) na sua custdia e disseminao.

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