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Os princpios arquivsticos e o conceito de classificao

Renato Tarciso Barbosa de Sousa

Introduo
A classificao uma funo importante para a transparncia e o compartilhamento de informaes, que so caminhos seguros para a tomada de deciso, para a preservao da memria tcnica e administrativa das organizaes contemporneas e para o pleno exerccio da cidadania. Ela uma atividade reconhecida, pela maior parte dos autores que tratam da questo, como matricial. Ela precede todas as outras atividades. Entretanto, h um espao muito grande entre o reconhecimento de sua importncia e o aprofundamento terico sobre o tema. Esse distanciamento somente poder ser encurtado com o desenvolvimento de pesquisas. E nesse ponto, parte-se do pressuposto formulado pelo arquivista canadense Jean-Pierre Wallot, ex-presidente do Conselho Internacional de Arquivos, que sem a pesquisa, a Arquivstica est condenada a permanecer como um corpo de prticas e de receitas sem racionalidade cientfica. O fato de ser uma disciplina com finalidades pragmticas a coloca em uma fronteira perigosa com o empirismo. necessrio, portanto, buscar uma fundamentao terica para o tratamento da questo da classificao na Arquivstica.
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A dimenso do conhecimento e do que-fazer arquivstico passa pela discusso das vrias funes ou dos vrios momentos de interveno do arquivista, tais como: a criao, a classificao, a avaliao, a descrio, a difuso, a preservao e a transferncia/recolhimento (Couture, 1999). Entendemos, entretanto, que a funo classificao matricial, isto , a partir dela que as outras funes/intervenes ganham corpo, consolidam-se, configuram-se. Para Lopes (1996, p. 98), "a operao de definir a classificao e aplic-la s informaes e acervos matricial. Sem ela, qualquer outra operao descritiva ou avaliativa tender a fracassar. Mesmo no que se refere s atividades de preservao e restaurao, a classificao que permitir definir a prioridade de procedimentos. Acervos guardados sem qualquer classificao esto no limbo do universo do conhecimento, porque no possvel acess-los ao contedo informacional existente". a funo/interveno que d sentido e que preserva o carter orgnico do conjunto, espinha dorsal de todo o conhecimento arquivstico e o que delimita e distingue o objeto (informao) da Arquivstica das outras reas da Cincia da Informao. A classificao insere-se em um espao informacional que de um lado se coloca o estoque informacional (arquivo) e de outro o "necessitador" da informao (o usurio). Ela aparece como uma ponte entre o sujeito (usurio) e o objeto (o arquivo), dando a este ltimo inteligibilidade no apenas como instrumento organizador, mas, tambm, como canal de comunicao. Advoga-se, portanto, um papel fundamental da classificao no trabalho arquivstico. Esse papel, de alguma forma, reconhecido pela literatura arquivstica nacional e internacional, mas o reconhecimento no permitiu ainda uma verticalizao terica sobre o tema, que aprofundasse o debate e encontrasse solues consistentes para essa funo. A verticalizao terica, citada anteriormente, pressupe uma discusso mais ampla que envolva saberes e conquistas de outras reas do conhecimento humano. Isto quer dizer que o arcabouo tericometodolgico utilizado para tratar a questo da classificao de informaes arquivsticas, moldado em meados do sculo XIX, no d mais conta de resolver os problemas impostos pela grande massa de informaes acuRenato Tarciso Barbosa de Sousa

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muladas diariamente pelas organizaes contemporneas, pela disseminao das novas tecnologias, pela instabilidade crnica das instituies e pelo desenvolvimento social, que trouxe tona a figura do cidado e o direito informao. O empirismo e o senso comum devem ser combatidos ou contrapostos por uma reflexo que resulte no estabelecimento, na elaborao de um novo marco referencial para a construo de instrumentos de classificao. Prope-se, ento, a discusso a partir de trs ngulos ou dimenses: o primeiro, os marcos tericos na Arquivstica para a abordagem da classificao, isto , os conceitos e princpios envolvidos. O segundo, o ferramental da Teoria da Classificao para dar consistncia e cientificidade construo de instrumentos de classificao e, por ltimo, a definio de procedimentos metodolgicos para a coleta de dados necessrios a construo de instrumentos de classificao. Entende-se, tambm, que a discusso sobre essas trs dimenses deve ter como pano de fundo a busca em outras reas do conhecimento humano de saberes que possam contribuir para um entendimento melhor do conceito de classificao, isto , no podemos nos restringir ao campo do conhecimento arquivstico.

A c l a s s i f i c a o e a construo d o conhecimento arquivstico

A aplicao dos princpios de respeito aos fundos e o de ordem original incide diretamente sobre a funo classificao. Para Lopes (1996, p. 73), da mesma forma que a Teoria das Trs Idades tem sido usada para a avaliao, aqueles dois princpios tm servido, principalmente, para definir estratgias de classificao. Portanto, a discusso sobre esses dois princpios torna-se imprescindvel para fundamentar toda atividade de organizao dos acervos documentais. Para discuti-los, necessrio entender a prpria trajetria da construo do conhecimento arquivstico, que um fenmeno relativamente recente. Os contornos dessa disciplina do conhecimento humano, a Arquivstica, somente tornaram-se perceptveis com a urbanizao das
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sociedades, com a formao dos estados nacionais e o conseqente aumento das instituies pblicas. As primeiras obras que estudaram temas relacionados com o material arquivstico e as tarefas de arquivos foram escritas, segundo Duranti (1995, p.2), por juristas do sculo XI. Entretanto, as primeiras afirmaes gerais sobre a natureza dos documentos e sobre as obrigaes dos responsveis por sua criao e custdia podem ser encontradas na legislao da Roma antiga. No Cdigo de Justiniano, em algumas sees, h enunciados dispondo sobre os objetivos e o modo de criar e preservar documentos, que permaneceram no ncleo da teoria arquivstica durante sculos. A prpria definio de arquivo pode ser encontrada nos enunciados quando se fala dele como "o lugar onde se depositam os documentos pblicos" e que "ali permanecem inclumes e podem ser encontrados rapidamente por quem os busca". inegvel o alcance dos conceitos legais romanos e a influncia que eles tiveram na maioria dos sistemas legais dos pases europeus. As idias, continua Duranti (1995, p. 3), de que a Antigidade outorga aos documentos mxima autoridade; de que depositar um documento em um lugar pblico garantia sua confiabilidade como testemunho de aes e de que a custdia ininterrupta assegurava a autenticidade do documento chegaram a constituir parte do conhecimento arquivstico e assim ficaram at nossos dias. A formao, na segunda metade do sculo XVI, dos estados modernos na Europa possibilitou um considervel desenvolvimento do conhecimento arquivstico. A concentrao dos documentos produzidos pelos distintos rgos do governo em prdios de arquivo teve como conseqncia a promulgao de muitas leis e instrues para regular o modo como se processava o material, especialmente a preservao e a descrio (Duranti, 1995, p.3). Os conceitos arquivsticos elaborados na esfera legal-administrativa foram enriquecidos com aportes da esfera cultural e encontraram sua expresso orgnica entre 1552 e 1684. A partir desse perodo, os arquivistas escreveram obras contendo princpios gerais. Os primeiros elementos de uma doutrina nesta rea podem ser encontrados, segundo Duranti (1993, p. 9), no ltimo volume da obra intitulada De Re Diplomtica, de Jean Mabillon, publicada em 1681.
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Tratava-se de um mtodo sistemtico de investigao para determinar os fatos e os eventos nos quais os documentos se inseriam e no noes sobre a organizao ou sua descrio. Apesar do aumento da quantidade de arquivos, resultado do desenvolvimento das instituies e das relaes sociais, as obras que tratam dos princpios e das prticas seguidas pelos arquivistas somente apareceram no final da primeira metade do sculo XIX (Couture, 1999, p. 220). A primeira exposio sistemtica da diferena entre material de arquivo e de biblioteca estava contida na correspondncia, publicada em 1867, do arquivista Francesco Bonaini com o bibliotecrio Antonio Panizzi. Nessa correspondncia pode-se perceber a distino entre os mtodos de aquisio, organizao, descrio e comunicao existentes entre ambos os materiais (Duranti, 1993, p. 9-10). Era j clara a preocupao com a organizao dos documentos. Na verdade, como nos lembra Schellenberg (1980, p. 75), "desde que se comeou a registrar a histria em documentos, surgiu para o homem o problema de organiz-los". Silva et al. (1998, p. 28), numa viso mais contempornea, expressam que "na realidade, ao longo dos tempos, o Homem sempre teve necessidade de organizar os registros da sua atividade e de criar meios eficazes para aceder ao respectivo contedo". Escavaes arqueolgicas demonstraram a existncia de arquivos reais, religiosos e privados na Antigidade. (SCHELLENBERG, 1980, p. 75-78). Nos suportes da informao (tijolos de argila, papiro, pergaminho, papel etc.) eram registrados os resultados das atividades dos homens que os conceberam. medida que os grupos organizados sentiram necessidade de conserv-los, tornou-se mister trat-los. Desde ento, vrios foram os mtodos utilizados. Presume-se que na Mesopotmia, os tijolos de argila (tabletes) eram amontoados em pilhas com inscries nas bordas para evitar o manuseio desnecessrio. Na Roma Antiga, os dirios de justia (comentarii diurni), registravam, em ordem cronolgica, os documentos expedidos e recebidos. Na Idade Mdia, a Igreja foi a herdeira e a difusora, bem como de outras prticas, desse tipo de classificao dos documentos. Um nico
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elemento, neste caso, era utilizado para a ordenao, o produtor-emissor (SCHELLENBERG, 1973, p. 75-78). Segundo Duranti (1995, p. 4-5), a partir do sculo XVI, os mtodos de ordenao passaram a basear-se nas funes que produziam documentos. Jacob von Rammingen props os seguintes agrupamentos primrios a partir dessa perspectiva: documentos relacionados aos assuntos de soberania territorial; documentos relacionados com assuntos internos e documentos relacionados com assuntos externos. Cada agrupamento primrio era dividido em dois grupos: documentos relacionados com assuntos gerais e documentos relacionados com casos de pessoas ou instituies. Nicolaus Glussianus, com um enfoque diferente, sugeria uma ordenao por corpos, classes e sries. O corpo correspondia rea geogrfica com a qual se relacionava o documento; a classe, natureza jurdica das aes nas quais participava o documento (administrao, concesses, consultas etc.); e as sries ao tipo de atividade que os documentos cumpriam (cobrana de taxas, doaes de terras etc.). No sculo XVIII, surgiu a primeira instituio arquivstica nacional: o Arquivo Nacional da Frana.1 Criada inicialmente como arquivo da Assemblia Nacional, foi transformada, em 1794, no estabelecimento central do Estado francs. Instituiu-se, assim, pela primeira vez, uma administrao orgnica para cobrir toda a rede de reparties pblicas acumuladoras (JARDIM, FONSECA, 1992, p. 24-45). O reconhecimento da importncia dos documentos para a sociedade foi uma conquista da Revoluo Francesa, que gerou importantes realizaes no campo arquivstico: criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos; proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos; reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos documentos de valor, do passado (SCHELLENBERG, 1980, p. 9). As grandes concentraes de arquivos, segundo Silva (1999, p. 79), provocaram o primeiro abalo no sistema tradicional. Para o autor, a
1 Na Inglaterra, um arquivo central, o Public Record Office, foi criado em 1838 e nos Estados Unidos, o National Archives, em 1934.

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fuso de distintos acervos num mesmo depsito atinge propores inusitadas, inclusive em entidades no governamentais. "Os depsitos de documentos aumentaram consideravelmente a partir do sculo XVI (em nmero, em extenso e em diversidade de acervos), mas o carter prtico da profisso manteve-se inaltervel e o conceito de servio foi sempre relativamente fechado. S mais tarde com a ruptura do sistema poltico e burocrtico e com o advento de novas preocupaes sociais que, efetivamente, surgir a teorizao arquivstica. A partir de ento estaro criadas as condies para que surja uma disciplina autnoma (...). Mas o caminho ser penoso e cheio de contradies, at que se possa falar verdadeiramente de uma renovao" (SILVA, 1999, p. 81). A partir do sculo XVI, ainda, o que-fazer arquivstico comea a ser freqentemente disciplinado por normas regulamentares, algumas inclusive de carter oficial. Percebe-se, ento, que elas j tm imanentes os princpios gerais de natureza arquivstica, os quais iro adquirir depois a forma de postulados, levando ao nascimento de uma nova disciplina - a Arquivstica - como construo conceituai e sistemtica do saber adquirido por uma prtica milenar da gesto dos arquivos (SILVA, 1999, p. 93). A criao do Archivo General de ndias, em Sevilha, por Garlos III da Espanha, em 1785, constitui, para Silva (1999, p. 99), um significativo exemplo desse esforo de concentrao de arquivos por parte do Estado. A concentrao dos arquivos trouxe de volta a discusso sobre a organizao dos documentos. As tradicionais formas de ordenao foram colocadas prova a partir de um novo cenrio. Segundo Duchein (1986, p. 15):
"nem administradores, nem arquivistas de diferentes pases, demonstraram o menor escrpulo em dividir e dispersar documentos de uma mesma origem, nem em reagrupar e misturar documentos de provenincias diferentes, quando a necessidade se fazia sentir, por motivo de comodidade (prtica ou intelectual). Todas as antigas classificaes de arquivos que chegaram at ns foram concebidas por assuntos, temas ou locais, fato que indica ter sido rompida, para realiz-las, a ordem na qual os documentos haviam sido produzidos. 0 mal foi relativamente pequeno quando se tratava de classificar
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dessa forma, arquivos de um s organismo (isto , arquivos de uma mesma origem). Muito mais grave se tornou, porm, nos grandes depsitos de arquivos, onde foram reunidos arquivos de diferentes proveniencias".

Duchein cita, inclusive, o exemplo francs. Quando da criao dos Arquivos Nacionais foram reunidos em um mesmo depsito documentos do Tesouro de Cartas Reais, os arquivos do Parlamento de Paris, os das abadias e conventos da regio parisiense, os dos ministrios do governo real, os dos prncipes emigrados e, em seguida, os provenientes das novas assemblias e administraes criadas pela Revoluo Francesa. Os primeiros diretores dos Arquivos Nacionais elaboraram um plano para tratar todos esses acervos de variadas provenincias como um nico conjunto dividido em cinco sees metdico-cronolgicas: seo legislativa para os documentos das assemblias revolucionrias, administrativa para aqueles dos ministrios, dominial para os ttulos de propriedade do Estado, judiciria para os documentos de tribunais e a seo histrica. Esta ltima seo foi constituda de documentos arbitrariamente considerados de valor histrico selecionados das sees anteriores. Os documentos da seo histrica foram ordenados por "local, reinados etc., de tal forma que, na maioria dos casos, tornou impossvel determinar sua origem, ficando tudo profundamente misturado e disperso" (Duchein, 1999, p. 15). A classificao temtica adotada refletia, em parte, o que estava ocorrendo com outras reas do conhecimento humano. Para Duchein, "esta concepo ideolgica da classificao de arquivos achava-se, ento, universalmente disseminada. Era a poca dos grandes sistemas de classificao cientfica, como o de Curvier para a Zoologia, o de Linneo para a Botnica, e o de Berzluis para a Qumica. Pela tica dos historiadores de ento, o documento de arquivo era considerado por seu valor intrnseco, independentemente de seu contexto, da mesma maneira que, nas escavaes arqueolgicas - em Pompia, por exemplo, ou no Egito durante a expedio de Bonaparte - s houve interesse pelos objetos de arte encontrados, como peas de coleo, sem a preocupao de conservlos no mbito de seu desenvolvimento".
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Silva (1999, p. 107) afirma que essa poltica de incorporaes em massa e a posterior reordenao dos arquivos, fundamentadas em concepes ideolgicas, atingiram as maiores propores na Frana, a ponto de considerar essa situao incontrolvel e alarmante do ponto de vista arquivstico. Era necessrio, portanto, colocar ordem no caos. A criao das escolas arquivsticas e os sucessos da Revoluo Francesa mudaram, para Duranti (1995, p. 8), completamente a direo em que se desenvolvia a cincia arquivstica. A declarao dos documentos da nao francesa como propriedade pblica, abertos aos cidados para a consulta, determinou a proliferao de legislao e regulamentaes dirigidas a proteger o contexto dos documentos. Entre 1812 e 1857 promulgaram-se leis em Npolis, Holanda e Frana que prescreviam que os arquivos de um criador (isto , uma pessoa ou organizao que produz ou recebe documentos integrando os arquivos no curso de sua atividade) deviam ser mantidos separados dos arquivos de outro criador e guardados na mesma ordem na qual estavam quando funcionavam seus criadores. Na Frana, em 1841, elaborou-se um dos fundamentos da Arquivstica moderna. Trata-se do princpio de respeito aos fundos, que consiste em manter agrupados, sem mistur-los a outros, os arquivos provenientes de uma administrao, de uma instituio ou de uma pessoa fsica ou jurdica (Duchein, 1983, p. 14). A classificao, at as primeiras dcadas do sculo XIX, era elaborada sem levar em conta a origem administrativa dos documentos. Considerava-se como um conjunto nico a grande massa documental reunida no Arquivo Nacional francs. Segundo Jos Maria Jardim e Maria Odila Fonseca (1992, p. 34), isso era reflexo da tica historiogrfica predominante poca. O documento era considerado por seu valor intrnseco, independentemente de seu contexto gerador. A autoria do conceito de respeito aos fundos atribuda ao historiador francs Natalis de Wailly, chefe da Seo Administrativa dos Arquivos Departamentais do Ministrio do Interior. Ele foi o inspirador de uma circular assinada pelo ministro Ducharel e publicada em 24 de abril de 1841. Segundo Michel Duchein (1983, p.15), essa circular foi a "certido de nascimento da noo de fundos de arquivos". A circular
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dispunha: "(...) agregar os documentos por fundos, isto , reunir todos os ttulos (documentos) provenientes de um corpo, de um estabelecimento, de uma famlia ou de um indivduo, e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos (...)". E para evitar qualquer tentativa de constituio de colees, a circular acrescentava: "(...) os documentos que apenas tm relao com o estabelecimento, um corpo ou uma famlia no devem ser confundidos com fundo desse estabelecimento, desse corpo ou dessa famlia (...)". Para Rousseau e Couture (1998, p. 80), Natalis de Wailly acabava, com estas propostas, "de dar uma personalidade disciplinar prpria aos arquivistas fornecendo-lhes uma maneira original de abordar os arquivos, que permitia evitar os graves e irreparveis erros que cometiam desde h muito com a organizao dos arquivos por assunto, por tema ou por outro qualquer fator". Rousseau e Couture (1998, p. 81) fazem, entretanto, o seguinte questionamento: qual era o alcance da circular de Natalis de Wailly? O autor tinha unicamente em vista um objetivo arquivstico? Que queria ele proteger? Acreditam os canadenses que, apesar da dificuldade de entender o que queria um administrador francs de meados do sculo XIX, objetivava-se, sobretudo, a gesto administrativa, mas sem perder de vista que "os arquivos so em primeiro lugar o produto das atividades de uma pessoa fsica ou moral e que uma parte importante de seu valor provm justamente do fato de poderem, para fins administrativos ou de investigao, testemunhar de modo privilegiado essas mesmas atividades". Os dois princpios, formalmente proclamados como normas jurdicas, converteram-se no ncleo histrico da cincia arquivstica, defende Duranti (1995, p. 9). O princpio de proveniencia (principio di pronienza, em italiano; provenienzprinzip, em alemo; herkomstbeginsel, em holands; respect des fonds, em francs; principle of provenance, em ingls) e o princpio da ordem original (metodo storico, strukturprinzip ou registraturprinzip, respect de Vordre primitif, principle of original order) evoluram a partir de uma obrigao legal at uma opo cientfica e cultural. Esse princpio foi consagrado somente em 1964, quando da realizao, em Paris, do Congresso Internacional de Arquivos (Rousseau, Couture, 1994, p. 34).
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Apesar da literatura apontar a Frana como precursora do princpio, Herrera (1991, p. 33) afirma, a partir de Lodolini, que o princpio de provenincia foi aplicado pela primeira vez na Dinamarca, em 1791, com a instruo de uma comisso para a ordenao dos arquivos. Brenneke considera precursor desse princpio Philipo Ernst Spiers em sua obra Von Archiven (1777). Entretanto, em 1826, foi aplicado em alguns arquivos da Holanda e, no ano seguinte, nos arquivos toscanos. As transformaes ocorridas no mundo, principalmente a partir do ps-guerra, deram um rumo diferente Arquivstica. A urbanizao e a expanso das atividades do Estado foram alguns dos fatores que criaram as condies para o crescimento vertiginoso da produo documental. Paralelamente, houve um aumento das necessidades de informao dentro das organizaes (MELLO, 1988, p. 12). Os mtodos de tratamento dos documentos at ento existentes eram suficientes para responder s necessidades das organizaes, mas no eram adequados para a nova situao que se configurava. O aumento do acervo documental criou uma nova realidade e exigiu novos mtodos. Atualmente, possvel encontrar na Europa, nos Estados Unidos e no Canad um corpo considervel de profissionais preocupados em refletir sobre esses problemas. Entretanto, o estabelecimento de normas internacionalmente aceitas e adotadas ainda no muito difundido.

Os princpios de respeito aos fundos e do ordem original e o classificao

Os princpios de respeito aos fundos e o da ordem original so as bases que fundamentam toda a atividade de classificao, da mesma forma, como foi dito anteriormente, a Teoria das Trs Idades estabelece as estratgias de avaliao. Na verdade, aqueles princpios so para a Teoria da Classificao a caracterstica ou princpio da classificao ou princpio da diviso, isto , a qualidade ou o atributo escolhido para servir de base classificao. Assim, existem tantas classificaes quantas forem as caractersticas possveis de ser empregadas como base da diviso.
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Ainda, segundo a Teoria da Classificao, classificar significa distribuir indivduos em grupos distintos, de acordo com caracteres comuns e caracteres diferenciadores. Pode-se fazer essa distribuio observando-se caractersticas superficiais e mutveis ou ento tendo-se em vista caracteres essenciais e permanentes. No primeiro caso, a classificao elaborada a partir de um princpio de diviso ou classificao artificial. No segundo caso, o princpio ser natural. A classificao que utiliza princpios de diviso ou de classificao artificiais no se prende essncia dos objetos distribudos e podem ser modificados, suprimidos mesmo, sem a alterao dessa essncia. o caso, por exemplo, de distribuir os homens pela cor do cabelo ou arranjar os livros em uma estante de acordo com o formato ou encadernao. Entretanto, a classificao que parte de princpios de diviso ou de classificao naturais encontra e exprime a ordem seguida pela natureza no meio das dissemelhanas quase infinitas dos seres. Ela parte da observao dos indivduos e, em seguida, compara-os. Observando caracteres comuns em certo nmero de indivduos dissemelhantes, elimina as diferenas, conserva as analogias e com estas constitui tipos de varivel extenso. Podemos, a partir dessas definies, entender os princpios de respeito aos fundos e o da ordem original como princpios de diviso ou de classificao naturais, pois so atributos essenciais e permanentes ao conjunto (arquivo) a ser dividido. O Dicionrio internacional de terminologia arquivstica, publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos, em 1984, definiu Arquivo como "o conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas fsicas e jurdicas, de direito pblico ou privado no desempenho de suas atividades." Arquivo , ento, um conjunto de documentos acumulados por um sujeito (pessoa fsica ou jurdica) com atividades conhecidas. Portanto, a origem desse conjunto de documentos uma marca indelvel, inseparvel e o que lhe d inteligibilidade e identidade. As caractersticas desse conjunto documental so delimitadas pelo sujeito acumulador (pessoa fsica ou jurdica). No deve-se perder de vista que a noo de provenincia (origem dos docuRenato Tarciso Barbosa de Sousa

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mentos) est ligada noo de acumulao (produo ou recebimento) e no de recolhimento (DUCHEIN, 1996, p. 24). De forma diferente ocorreu com os mtodos de agrupamento dos documentos na fase anterior s determinaes de Natalis de Wailly. Naquela poca, os registros documentais eram reunidos a partir de caractersticas artificiais, isto , de princpios de diviso ou de classificao baseados em caractersticas superficiais e fceis de observar, mas que no representavam relaes verdadeiras e, por esta razo, a classificao tornava-se menos perene.

A aplicao do Princpio de Respeito aos Fundos e a realidade brasileira

Michel Duchein foi quem conseguiu melhor defender e sistematizar a aplicao do Princpio de Respeito aos Fundos, pois como afirma Lopes (1996, p. 69), ele ligou, firmemente, a sua concepo de fundo de arquivo existncia jurdica, administrativa e estrutural de uma organizao. Os critrios formulados por Duchein (1986, p. 20) para a definio do organismo produtor de fundos de arquivos continuam vlidos. So eles:
- para produzir um fundo de arquivos, no sentido atribudo ao termo pela Arquivstica (isto , um conjunto indivisvel de arquivos), um organismo, seja pblico ou privado, deve assumir denominao e existncia jurdica prprias, resultantes de um ato (lei, decreto, resoluo etc.) preciso e datado; - deve possuir atribuies especficas e estveis, legitimadas por um texto dotado de valor legal ou regulamentar; - sua posio na hierarquia administrativa deve estar definida com exatido pelo ato que lhe deu origem; em especial, sua subordinao a outro organismo de posio hierrquica mais elevada deve estar claramente estabelecida; - deve ter um chefe responsvel, em pleno gozo do poder decisrio correspondente a seu nvel hierrquico. Ou seja, capaz de tratar os assuntos de sua competncia sem precisar submet-los, automaticamente, deciso de uma autoridade superior. Isto no significa, evidentemente, que ele deva gozar de poder de deciso em relao a todos
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os assuntos; certos assuntos importantes podem ser submetidos deciso do escalo superior da hierarquia administrativa. Entretanto, para poder produzir um fundo de arquivos que seja prprio, um organismo deve gozar de poder decisorio, pelo menos, no que disser respeito a determinados assuntos; - sua organizao interna deve ser, na medida do possvel, conhecida e fixada num organograma.

Segundo Duchein (1986, p. 21), a aplicao desses critrios acarreta as seguintes conseqncias:
- as divises ou sees internas de um organismo no correspondem s condies requeridas para produzir um fundo de arquivos; - em contrapartida, todo organismo que possuir existncia jurdica e nvel de competncia prprios, produz um fundo de arquivos, mesmo estando subordinado a outro organismo de nvel superior; - os rgos locais dependentes de um organismo central produzem fundos de arquivos prprios; - a introduo de uma hierarquia de fundos correspondendo hierarquia dos organismos, acarretando a subordinao de fundos em relao a outros.

No esquecido no trabalho do autor francs nem a importante questo das variaes de competncia dos organismos produtores de arquivos e suas repercusses no plano arquivstico. Duchein (1986, p. 21) elenca os principais aspectos dessa questo. No caso de supresso de competncias, ele entende que todo organismo produtor de arquivos pode, no curso de sua existncia, ter suprimida uma de suas atribuies, por no mais corresponder a uma necessidade (por exemplo, as atribuies relativas aplicao de uma legislao abolida). A situao da criao de competncias, de modo inverso, novas competncias podem ser atribudas a um organismo (correspondendo a novas necessidades, especialmente para a aplicao de uma nova legislao). A transferncia de competncias de um organismo a outro; tais transferncias equivalem supresso de competncia de um organismo e criao de uma competncia para outro. As transferncias podem, ainda, ser internas,
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isto : a atribuio passa de uma diviso para outra no interior do prprio organismo. Nesses casos as competncias podem, alm de modificadas, ser diminudas ou ampliadas. E, por ltimo, a situao das competncias temporrias. Certas atribuies que correspondem a necessidades temporrias podem ser atribudas, s vezes, a organismos j existentes, em acrscimo s suas atribuies regulares; as novas atribuies no entanto, so suprimidas uma vez desaparecidas as necessidades que lhes deram origem. Essas formas de variaes de competncia, que, segundo Duchein (1986, p. 21), se combinam entre si, com uma multiplicidade de variantes especficas, traduzem-se, geralmente, na organizao dos servios, em toda a sorte de modificaes de estruturas: criao ou supresso de sees ou divises, criao de novos organismos, vinculados ou subordinados a organismos j existentes, transferncias de um organismo para outro. Os critrios estabelecidos por Michel Duchein so fundamentais para a aplicao do conceito de fundo de arquivos no Brasil, principalmente pelas caractersticas da administrao pblica brasileira. Para Freitas Filho (1989, p. 79), h: "(...) uma tendncia burocratizao administrativa herdada do centralismo portugus que, ao impor a forma como condio de confiabilidade, se degenera no trfico de influncia, no empreguismo, no compadrio, no nepotismo, no servilismo, na servido a grupos e no primado do interesse individual sobre o social: um administrar contra e apesar de formalismos inconseqentes (...); um administrar pessoas impostas, num ritual de fatos consumados que culminam num acomodamento estril ou improdutivo, altamente oneroso Nao; um eterno administrar com escassez de recursos financeiros, inviabilizando qualquer planejamento estratgico; um horror a mudanas pela forte tendncia inrcia das situaes criadas e por vezes institucionalizadas; em suma, um alheiamento e mesmo descaso das tcnicas da Administrao eficiente, eficaz e efetiva." O processo de desenvolvimento da administrao pblica brasileira tem, para Couto (1993), trs momentos histricos de inflexo que ainda apresentam conseqncias importantes para o funcionamento atual. O primeiro a reforma que conduziu formao do Departamento de
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Administrao do Setor Pblico (Dasp), durante o Estado Novo. Criaram-se e instituram-se regras rgidas de admisso de pessoal, concurso pblico, critrios meritocrticos de avaliao e transformaes no plano organizacional. Foi implementado um modelo hbrido. Havia traos de um paradigma burocrtico tradicional, preocupado com a simples gesto das funes tpicas de governo, e de relaes de cunho patrimonialista. O segundo momento teve incio com a publicao do Decreto-Lei 200, de 1967. Esse dispositivo definiu as atribuies da administrao direta e indireta, assim como as categorias compreendidas por esta autarquias, empresas pblicas, sociedades de economia mista e fundaes. Houve uma exploso da administrao indireta, com aumento do nmero de empresas. O modelo implantado, segundo seus idealizadores, incentivaria a descentralizao por meio de empresas estatais, que propiciaria uma maior flexibilidade administrativa. A autonomia das empresas gerou, para Couto (1993, p. 115), alguns problemas, tanto que estas passaram a agir independentemente das diretrizes governamentais, criando at mesmo empresas subsidirias. O terceiro momento definido pelo autor como o da modernizao, que no houve. Ele se refere aos governos Jos Sarney e Fernando Collor de Mello - caracterizados pela incapacidade de implementar qualquer poltica de reforma que resultasse mudanas significativas e pela desorganizao da administrao pblica federal. A estabilidade institucional dos rgos governamentais colocada prova a cada mudana de governo. As transformaes no organograma governamental se aceleraram a partir dos governos civis. A macroestrutura federal (ministrios, rgos da Presidncia da Repblica e ministrios extraordinrios) sofreu, por exemplo, durante a administrao de Jos Sarney dez modificaes e a de Fernando Collor, 25. Foram alteraes motivadas, sobretudo, pela busca de apoios polticos. Os rgos foram criados, fundidos, remembrados e extintos sempre com o objetivo de compor situaes polticas meramente circunstanciais. O alicerce que sustenta as instituies muito frgil. No h uma poltica que garanta a continuidade dos projetos. A sada de alguns dirigentes ou tcnicos o suficiente para destruir ou paralisar atividades
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que estavam sendo desenvolvidas com xito. A estruturao e o planejamento das aes do Estado so, muitas vezes, movidos por interesses clientelsticos e casusticos de grupos ou de pessoas com poder. O aparato estatal necessita de profundas reformas, e no de arremedos. Couto (1993, p. 130) entende que a macroestrutura organizacional deve ser relativamente estvel. Para o autor isso permitiria o fortalecimento da diviso do trabalho entre os rgos, a acumulao de experincia, conhecimentos burocrticos e da dinmica organizacional por parte dos servidores, a preservao da memria administrativa advinda das experincias anteriores de governo, a formao de quadros superiores com larga experincia e coeso de equipe e o estabelecimento de parmetros institucionais estveis para as decises dos agentes privados. A instabilidade do aparato estatal brasileiro certamente motivou o Conselho Nacional de Arquivos a elaborao da Resoluo n 11, de 7 de dezembro de 1999, que disps sobre os arquivos pblicos que integram o acervo das agncias reguladoras, das empresas em processo de desestatizao, das empresas desestatizadas, das concessionrias, permissionrias e autorizatrias de servios pblicos, e de pessoas jurdicas de direito privado. Alm das vicissitudes histrico-administrativas do governo no Brasil, a aplicao dos critrios propostos por Duchein tornam-se mais difceis pela ausncia de pesquisa sobre histria administrativa. Tessitore (1996, p. 33-34) afirma que: "diferentes correntes terico-metodolgicas da historiografia contemporneas concordam em que h uma grande ausncia na produo historiogrfica recente, uma rea em que ela mostra-se quantitativamente pequena e qualitativamente lacunar: os estudos sobre as funes e estruturas administrativas do Estado esto, desde h muito, marginalizados, embora a Administrao Pblica se constitua em vasto campo de anlise para o historiador". A autora acredita que a escassez de trabalhos motivada pelo preconceito, pois a histria administrativa seria vista como "histria oficial".. Conhecer como os rgos so estruturados, quais so as suas funes e como eles executam suas atividades revela muito sobre a gnese
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dos registros documentais. Alm disso a histria administrativa uma fonte para a definio do organismo produtor. Acredita-se que tanto a instabilidade institucional e a ausncia de trabalhos de histria administrativa dificultam a aplicao do conceito de fundo de arquivos e, conseqentemente, do princpio de respeito aos fundos. A identificao e a delimitao de um fundo de arquivos ficam, sem dvida nenhuma, prejudicadas por essas caractersticas da realidade institucional brasileira.

A aplicao do Princpio do Ordem Original e o realidade brasileira

O outro princpio que fundamenta as aes de classificao de informaes arquivsticas o princpio da ordem original. H uma relao e uma vinculao significativa entre esse princpio e o anterior de respeito aos fundos de arquivo. Para Rousseau e Couture (1998, p. 83), essa vinculao representada, inclusive, na denominao adotada para os dois princpios: primeiro grau do princpio da provenincia e segundo grau do princpio da provenincia. Este ltimo visa o respeito ou a reconstituio da ordem interna do fundo. No ponto pacfico na literatura arquivstica o entendimento desse segundo princpio. Couture (1999, p. 225) observa que:
"de uma maneira mais draconiana, o arquivista ingls Hilary Jenkinson exigia que se mantivesse de maneira absoluta a ordem original dos documentos recebidos das administraes, sem nenhuma interveno de avaliao ou de classificao: se os dossis so os subprodutos inconscientes da administrao, a prova bruta dos atos e das trocas, ento nenhuma interveno posterior criao desses dossis no podem ser autorizadas sem que sua caracterstica de prova imparcial encontre-se em perigo".

Lopes (1996, p. 70-71) nos lembra que o italiano Elio Lodolini manteve-se, tambm, fiel ao princpio da ordem original, pois, para ele, o modo como o arquivo era organizado na sua origem essencial e faz
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parte da natureza dos arquivos. Lodolini (1993, p. 194-204) defendeu a idia de que qualquer alterao significa ser contrrio ao conceito de arquivo, definido como um conjunto de documentos relacionados entre si, como um sistema solar, composto por certo nmero de corpos celestes e tambm pelas foras e atraes recprocas de gravitao que determinam o seu movimento e suas posies. Duchein, Schellenberg e os prprios arquivistas holandeses relativizaram a rigidez do princpio. Para Duchein (1986, p. 27-32) a aplicao desse princpio era difcil nos pases de tradio latina (Frana, Espanha e Itlia). Nesses pases, quando os arquivos correntes so classificados, o so pela administrao, sem a intervenincia de profissionais especializados. Dessa forma, os arquivistas no so obrigados a respeitar a classificao original, se a mesma defeituosa ou dificulta a pesquisa. Os arquivistas holandeses (1973, p. 49-50) entendiam que o princpio no repousa na obedincia servil antiga organizao do arquivo, nem requer a restaurao da ordem mais remota sob a alegao de que, em si mesma, no era suscetvel de aperfeioamento. Rousseau e Couture (1998, p. 84) propuseram o realismo como o guia mais seguro nesta matria. Assim, quando um fundo de arquivo j foi organizado e ordenado pela administrao produtora, seria um abuso que o arquivista quisesse voltar a organiz-lo. A questo que se coloca a seguinte: que tipo de organizao a administrao produtora deu aos arquivos? Vejamos o caso brasileiro. O cenrio arquivstico brasileiro formado por dois tipos de acervos: os arquivos montados nos setores de trabalho e a massas documentais acumuladas. Os arquivos montados nos setores de trabalho so acervos arquivsticos constitudos de documentos ativos, semi-ativos e inativos, misturados a outros passveis de eliminao e a documentos no orgnicos, que no so considerados de arquivo e que so produzidos ou recebidos fora do quadro das misses de uma organizao. Encontrase ainda, nesses mesmos conjuntos, uma quantidade significativa de documentos duplicados. Acredita-se que, possivelmente, 5% do contedo desses acervos sejam formados por cpias. Isso pode ser resultado da
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ausncia de um gerenciamento da reprografia e da falta de confiana nos mtodos de classificao utilizados. comum que cada setor mantenha o seu prprio arquivo. Eles atuam autonomamente no que se refere organizao dos documentos. A autonomia, neste caso, menos em relao articulao entre os setores do que a mtodos diferenciados. Percebe-se que a metodologia para o tratamento dos registros documentais se reproduz por vrias sees, divises, departamentos e diretorias. Trata-se de uma tradio sedimentada na administrao pblica brasileira que, provavelmente, venha sendo utilizada h vrias dcadas. A organizao, quando existe, fundamenta-se no empirismo e na improvisao. Os mtodos utilizados oscilam entre a fragmentao dos dossis de assunto, o arquivamento por espcie documental, por ato de recebimento ou expedio, pela numerao etc. As correspondncias, por exemplo, so dispostas por suas variantes (ofcio externo, ofcio interno, circular, memorando etc.) ou em "recebidas" e "expedidas". Os processos so ordenados numericamente. Os outros tipos so classificados pelos nomes a eles atribudos, tais como: projetos, relatrios, atas, pareceres etc. O mtodo empregado, quase sempre, no est consolidado em um plano preestabelecido. A denominao dos dossis e dos conjuntos documentais criada aleatoriamente e, muitas vezes, dissociada dos elementos que representam. O carter mnemnico desses ttulos nem sempre respeitado. H casos em que esse trabalho feito por bibliotecrios. Eles criam cdigos de classificao baseados na lgica e na metodologia da sua profisso. Em geral, dispem os documentos por assuntos ou pelo nome pelos quais so conhecidos e aplicam a codificao decimal extrada do mtodo de Melvil Dewey. Uma das principais caractersticas desses instrumentos a fragmentao das unidades documentais. Dessa forma, tratam os documentos individualmente, como se fossem livros ou peridicos. Por outro lado, no significa que os mtodos empricos e improvisados pelos quais os setores de trabalho organizam seus documentos no funcionem. Eles so suficientes para atender s principais
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necessidades. Paradoxalmente, esses mtodos no garantem que o arquivamento e a busca informao contida nos arquivos sejam acessveis a todos. Em cada setor, o funcionrio responsvel pela documentao imprime uma caracterstica prpria ao mtodo, o que impossibilita a sua operao por outras pessoas. A ausncia daquele dificulta ou, s vezes, impede a recuperao da informao. A melhoria das condies de organizao dos arquivos s lembrada quando se procura uma informao e esta no encontrada. Os documentos no so eliminados mas tambm no so tratados de forma tcnico-cientfica. Os arquivos acumulados nos setores de trabalho so, em muitos casos, grandes conjuntos documentais. A fetichizao dos documentos dificulta a sua eliminao. Os instrumentos de gerenciamento dos prazos de guarda, responsveis pela destinao dos documentos, nem sempre so encontrados. As tabelas de temporalidade, quando existem, so elaboradas separadamente de um processo de organizao. So, em geral, utilizadas metodologias equivocadas e distanciadas dos preceitos defendidos pela Arquivstica contempornea. Na verdade, so construes de difcil aplicao. As eliminaes, assim, so resultado do descaso e das condies de armazenamento e de acondicionamento. A avaliao, no Brasil, feita comumente quando os documentos so recolhidos aos arquivos permanentes. O armazenamento dos documentos feito em arquivos verticais, em estantes e armrios de ao ou de madeira, em cima do prprio mobilirio e, em menor quantidade, em arquivos deslizantes modulares. comum encontr-los simplesmente amontoados. Para o acondicionamento, so utilizadas as pastas suspensas, as pastas A-Z, as poliondas, os sacos plsticos, as caixas-arquivo, os envelopes etc. No h uma padronizao. O mobilirio e o material de acondicionamento nem sempre so os mais adequados. Observou-se a utilizao de caixas-arquivo dentro de um arquivo vertical de quatro gavetas, fabricado para ser ocupado por pastas suspensas. A guarda de documentos nas gavetas das mesas de trabalho uma prtica comum nos rgos pblicos. Acredita-se que isso acontea pela desconfiana de alguns funcionrios na eficincia dos arquivos. Por outro
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lado, os servidores no fazem uma distino muito clara entre o pblico e o privado. Isso ocorre em todos os nveis hierrquicos. Tratam, algumas vezes, os resultados de seus trabalhos, que incluem os documentos produzidos e/ou recebidos, como propriedade privada. O registro e o controle da tramitao dos documentos uma atividade desenvolvida por unidades especficas, que figuram nas estruturas organizacionais com a denominao de "protocolo", "protocolo e arquivo", "comunicao administrativa", "documentao e comunicao administrativa" etc. Estes setores, na maior parte dos casos, so responsveis pelo registro e distribuio das correspondncias produzidas e recebidas pelos rgos, bem como pela protocolizao dos processos e sua tramitao. Nem todos os documentos so registrados nesses setores. Muitos tramitam sem qualquer tipo de controle. Normalmente, apenas os processos recebem um nmero, que se constitui na chave de busca dele. Essas atividades geram uma quantidade muito grande de fichas, livros e formulrios. No h, salvo raras excees, relao entre essas atividades e aquelas executadas nas outras sees dos rgos, no que se refere classificao dos documentos arquivsticos. O uso cada vez mais freqente da Informtica possibilitou, em muitos rgos governamentais, a substituio do registro e controle manual da tramitao por sistemas automatizados. possvel encontrlos disponibilizados em redes locais e remotas. Esses sistemas tm sido desenvolvidos por profissionais de Informtica. A estrutura das bases de dados criadas para este fim, reproduz os mesmos campos definidos nas fichas, formulrios e livros de protocolo. Esses conjuntos arquivsticos no so formados apenas por documentos em suporte papel. possvel encontrar um nmero significativo de informaes fixadas em outros tipos de bases materiais, tais como pelculas fotogrficas, videogrficas e microflmicas. Nos ltimos anos, com o avano e a banalizao da microinformtica, tem aumentado sensivelmente o nmero de documentos em suportes informticos. Eles so guardados em armrios de ao ou de madeira ou, no caso dos disquetes, nas suas embalagens de fbrica ou em pequenos arquivos de acrlico, postos sobre as mesas de trabalho.
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Normalmente, eles no so considerados documentos de arquivo, apesar de terem sido produzidos ou recebidos no quadro das funes e das atividades dos rgos. Permanecem, geralmente, nos setores que os acumularam. Em alguns casos, recebem a denominao "tcnicos" e so enviados a bibliotecas e a centros de documentao. Nos rgos governamentais, possvel encontrar conjuntos arquivsticos que so resultado da transferncia dos documentos dos arquivos montados nos setores de trabalho. Esses acervos so denominados, comumente, "arquivos mortos". Eles so identificados, tambm, por "arquivo geral" e "arquivo central". Para Lopes (1993), "qualquer organizao pblica ou privada, com mais de dois anos de existncia, convive com o dilema do que fazer com os documentos produzidos e/ou recebidos no desenvolvimento de suas funes". Os americanos intitularam esses acervos de "voluminous and loosely organized bodies of records created by modern institutions". No Brasil, eles ficaram conhecidos como massas documentais acumuladas. So compostos, segundo Lopes (1994, p. 41), por documentos: ativos; eliminveis de imediato, isto , sem nenhum valor administrativo, tcnico, legal ou histrico; de valor intermedirio, ou seja, que podero ser descartados depois de um prazo administrativo, legal ou guardados para sempre; de valor permanente, que interessam pesquisa de carter histrico. A relao dos arquivos montados nos postos de trabalho com as massas documentais acumuladas a de depsito. Estes ltimos guardam aquilo o que foi considerado desnecessrio manter nos primeiros. No h organicidade, recolhimentos peridicos e controle do fluxo. A transferncia se d, principalmente, por questes relacionadas com o espao fsico e com o encerramento do ano em que os documentos foram produzidos ou recebidos. Secundariamente, a perda do valor administrativo e tcnico, o encerramento de uma atividade e a falta de perspectiva de utilizao futura norteiam essa passagem. Nas massas documentais acumuladas, predominam, segundo os diagnsticos da situao arquivstica elaborados por instituies pblicas, documentos produzidos e/ou recebidos pelas atividades-meio. Em geral,
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considera-se documento de arquivo somente os produzidos por essa atividade. So, principalmente, processos administrativos e correspondncias. Os produzidos pelas atividades-fim, que, s vezes, recebem a denominao "tcnicos", so mantidos nos prprios setores, conduzidos para bibliotecas ou transferidos, em menor nmero, queles depsitos. Salvo excees, h um certo descrdito e ceticismo com relao aos trabalhos desenvolvidos pelo "arquivo geral". As estimativas, de acordo com Lopes (1994, p. 41), a partir dos poucos levantamentos realizados indicam a existncia de mais de 5.000 km de papis2. Esse nmero se refere apenas aos documentos dos rgos do governo federal, dispersos por vrias regies brasileiras. Os acumulados pelos governos estaduais e municipais no foram computados. possvel encontrar nessa massa documentos produzidos na poca colonial. A guarda dos "arquivos mortos" feita, geralmente, em subsolos, garagens, pores, almoxarifados, corredores, prdios abandonados etc. Muitos desses locais tm problemas nas instalaes eltricas e hidrulicas e na ventilao. Os equipamentos de segurana, quando existem, so inadequados e colocados em locais de difcil acesso, no caso de um sinistro. No h notcias de planos preparados previamente para situaes de emergncia. Percebe-se o acmulo de lixo e de poeira. Essa situao possibilita a proliferao de roedores e insetos. Os documentos so armazenados em estantes e arquivos de ao, armrios e estantes de madeira, entre outros. Observa-se que uma parcela do mobilirio necessita de alguns reparos ou mesmo de sua substituio. O acondicionamento feito em caixa-arquivo conhecida tambm como caixa-box, em pasta suspensa, em pasta A-Z, em pasta polionda, em caixa de papelo, em pacote ou simplesmente amontoado. Verifica-se a prtica comum de encadernao dos documentos, principalmente correspondncias, atos normativos e documentos contbeis. relativamente usual a guarda desses conjuntos em almoxarifados e depsitos de materiais junto a equipamentos inservveis e sobras de material de escritrio.
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A unidade de medida utilizada para quantificao de acervos arquivsticos o metro linear, que corresponde a, aproximadamente, seis mil folhas de documentos.

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A disposio da documentao existente nos setores de trabalho dos rgos invariavelmente abandonada nesses depsitos de massas documentais acumuladas. Perde-se o controle sobre o acervo e, por conseqncia, torna-se difcil acessar as informaes nele contidas. As solues encontradas resumem-se, em muitos casos, na microfilmagem sem critrios predefinidos. Transfere-se para outros suportes a desorganizao existente nos suportes originais. Observa-se, hoje, a substituio desse processo pelo de digitalizao. Acreditamos que o baixo nvel de formulao de uma poltica arquivstica, a ausncia de uma mo-de-obra qualificada, a escassez de reflexo terica sobre o tema e a falta de presso social interna e externa so os principais fatores que explicam essa situao. O caminho para a compreenso do problema vai alm do mbito estritamente tcnico. As particularidades do aparato estatal brasileiro, a instabilidade de suas instituies, o nvel de qualificao de seus quadros so elementos que ajudam a esclarecer a questo. Compe o quadro traado acima a questo da formao do funcionrio pblico. A partir da criao do Dasp procurou-se vincular dentro do servio pblico, o mrito ao desenvolvimento e formao do profissional. Contudo, as escolas de formao existem apenas para algumas carreiras especficas, tais como: a Escola Superior de Administrao Postal e o Instituto Rio Branco, este ltimo o mais tradicional centro de formao do servio pblico federal. A Escola Nacional de Administrao (Enap), antiga Fundao Centro de Formao do Servidor Pblico (Funcep), ainda no se consolidou como uma instituio que se encarregasse da formao de profissionais destinados a ocupar altos escales da administrao pblica. Para os outros nveis, tambm no se tem notcia de um programa srio e abrangente de formao. Entre as causas dessa situao, podem-se enumerar as seguintes: a ausncia de uma carreira de dirigente pblico; a dificuldade para a criao de uma escola nacional de administrao pblica; a inexistncia de qualquer tipo de formao no estgio probatrio. O ingresso, que o meio pelo qual o indivduo admitido no servio pblico, feito, aps a promulgao da Constituio Federal de 1988, por
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meio de concurso. Abrucio (1993, p. 61-65) identificou nove problemas relativos a essa questo: a concepo restrita dos mtodos e critrios de avaliao; o nmero excessivo de exames desvinculados das especificidades e necessidades de rgos distintos; a no-aplicao do estgio probatrio; a falta de coordenao na poltica de concursos pblicos; a politizao das normas reguladoras; a rigidez do atual Regime Jurdico nico; a no-regulamentao do regime de contratao temporria; a inexistncia de garantias ou incentivos ao funcionrio efetivo para a ascenso funcional; a impossibilidade de efetivao de estrangeiros em determinadas atividades. A burocracia brasileira entende, quase sempre, os arquivos como uma atividade sem muito prestgio, na qual so alocados funcionrios sem nenhuma qualificao ou considerados problemticos. As condies insalubres dos depsitos, a execuo de procedimentos desnecessrios, o descaso com o setor, que se reveste em um baixo investimento com relao a equipamento, material de consumo e treinamento, transformam-nos em locais de punio. O desleixo com os arquivos pode ser observado tanto na esfera pblica quanto na privada, apesar de estar na moda dizer que o Estado o nico "paquiderme" ineficiente no Pas. Compreender o real motivo que leva a essa situao nos rgos governamentais um exerccio que passa tambm pelo entendimento da relao que o funcionrio estabelece com o seu trabalho. O arquivamento indiscriminado de cpias, o engavetamento e o extravio de documentos so cenas comuns nas organizaes brasileiras. A interface da questo arquivstica com a relao entre o funcionrio e o seu trabalho se d pelo fato de o documento ser a sedimentao de um conjunto de funes, atividades e atos realizados cotidianamente. Em sntese, o registro documental o resultado do trabalho. Se ocorrem atividades mal planejadas e dispensveis, acabam-se gerando documentos com as mesmas caractersticas. A descontinuidade das atividades e projetos, a inexistncia de planos de trabalho a curto, mdio e longo prazos, a falta de padronizao dos procedimentos, mobilirio e equipamentos so aspectos que ocorrem em todas as funes nos rgos governamentais, no s com relao aos arquivsticos. So do domnio pblico, por exemplo, a compra de equipamentos avanadssimos que
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ficam apodrecendo em depsitos por falta de pessoal especializado para oper-los. Isso demonstra a ausncia de aes articuladas para o desempenho eficiente das tarefas confiadas ao Estado. A inexistncia de planejamento racional, a baixa qualificao profissional, o pssimo servio, em geral, prestado sociedade so elementos constitutivos de um mesmo contexto histrico, no qual se inserem as questes arquivsticas. O tratamento tcnico dos arquivos ativos e das massas documentais acumuladas na administrao pblica brasileira um dos grandes desafios da Arquivstica no Pas. A aplicao, ainda no muito comum, do conceito das trs idades documentais necessria para dar inteligibilidade a esses acervos. Pensamos que o quadro descrito pelos diagnsticos da situao arquivstica se reproduz em todo o complexo administrativo do Estado brasileiro, em todas as esferas. Pode-se verificar que os problemas, com pequenas variaes, so os mesmos nos vrios rgos pesquisados. importante ressaltar que se trata de unidades poltico-administrativas com configuraes distintas. Os problemas arquivsticos principais dos rgos governamentais observados nos diagnsticos so, em geral, dois: a perda de controle do acervo e a dificuldade de acessar as informaes. Mesmo utilizando uma forma de tratamento dos documentos fundamentada no senso comum, que se tornou uma tradio burocrtica da administrao pblica brasileira, os arquivos ativos funcionam. Geralmente, para os gestores imediatos possvel localizar os documentos mais importantes para as atividades cotidianas. Trata-se de um modo personalizado. A ausncia desses funcionrios normalmente inviabiliza essa tarefa. Os mtodos de organizao dos arquivos utilizados so construes empricas, que se foram reproduzindo e se perpetuando. Baseiamse em elementos, tais como: a data, o formato de apresentao (espcie documental), o produtor, a origem geogrfica, o tema (assunto). A falta de uma padronizao do material de acondicionamento e armazenamento patente. Alm disso, percebeu-se que nem sempre so utilizados os equipamentos adequados. O mobilirio , em muitos casos, antiquado e antifuncional em relao capacidade de armazenamento e
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facilidade de acesso s informaes. Os investimentos em equipamento e espao fsico so quase irrisrios. A compra conjunta e planejada de mobilirio e embalagens podem resultar em economia para os organismos governamentais. Aspectos de uma gesto racional do patrimnio pblico nem sempre so observados. A ausncia de um instrumento de gerenciamento dos prazos de guarda, concebido a partir de um processo de integrao das vrias atividades necessrias a uma modernizao dos arquivos correntes, facilitou a criao das grandes massas documentais acumuladas, depositadas em locais como garagens, subsolos, stos etc. A eliminao de documentos comumente ocorre pelas pssimas condies de seu armazenamento e acondicionamento. A aplicao da Informtica na organizao dos arquivos ativos ainda incipiente. Os protocolos eletrnicos reproduzem em uma nova mdia os problemas detectados nos servios manuais. Geralmente, so elaborados sem a interveno de arquivistas. H, tambm, uma compreenso por parte dos dirigentes e dos funcionrios de que documentos arquivsticos so, basicamente, processos administrativos e correspondncias acumulados pela atividade-meio dos rgos. A espcie documental mais encontrada nos arquivos o processo, que, segundo Bellotto (1991, p. 59), o "desenvolvimento de um expediente, incluindo tipos diversos de documentos e que recebendo informaes, pareceres e despachos tramita at que se cumpra o ato administrativo que gerou sua criao". O processo transformou-se, de acordo com o senso comum, no meio mais seguro de se evitarem extravos e perdas. Na maior parte dos casos, a morosidade na tramitao pode ser explicada por todo o ritual burocrtico que os envolve, tornando ainda mais complexa a soluo de simples problemas tcnicos e administrativos. Pode-se questionar se essa espcie a melhor forma de agilizar a circulao e resoluo dos assuntos. Lopes (1996, p. 70-71), em um esforo de sntese, afirma que no era difcil encontrar instituies extremamente avanadas em suas atividades fim e bastante atrasadas na gesto da informao arquivstica, usando, por exemplo:
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- dossis de correspondncia expedida e recebida; - ordem ou desordem cronolgica dos documentos; - classificao aleatria por assunto, decidida ao sabor dos humores cotidianos; - espcies ou, na maioria dos casos, subespcies documentais - memorandos, processos, ofcios etc. -, servindo como elemento de classificao; - inexistncia de planos de classificao e de tabelas de temporalidade feitas com algum rigor cientfico; - mistura de documentos de arquivo, com publicaes sem relao direta com a organizao; - no considerao de documentos tcnicos e cientficos como de arquivo.

impossvel, portanto, pensar na aplicao do princpio da ordem original em um cenrio como o descrito acima. Qual a soluo para esse problema? A proposta buscar nas caractersticas dos documentos arquivsticos o entendimento do que "ordem original". Entendemos que a gnese documental um caminho seguro para a garantia dessa ordem e para orientar a interveno dos arquivistas. Nenhum funcionrio, em s conscincia, elabora documentos por um desejo pessoal e obscuro. Ele s faz isso como resultado de uma tarefa (conjunto de aes executadas por um indivduo, enquanto membro de uma organizao e ocupante de um papel ocupacional). As tarefas, geralmente, so distribudas a partir das atividades (que so conjuntos de procedimentos necessrios para a execuo de um processo ou funo). As atividades so vinculadas s funes (isto , conjunto de atividades similares e conexas ou interdependentes, de execuo contnua, de carter duradouro e sem trmino previsto, que prov suporte para a viabilizao da misso da organizao. A funo indica "o que" feito, sem detalhar "como" feito vinculada misso ( a razo da existncia da organizao dentro de seu campo de atuao). a finalidade mais ampla ou o objetivo maior que engloba a contribuio social da organizao, a partir das expectativas da sociedade. Deve ser de conhecimento amplo, tanto interno como externamente. Alguns sinnimos de misso geralmente utilizados pela literatura: finalidade, propsito e objetivo principal).
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Podemos entender essa cadeia como a gnese documental. Dessa forma, ao final dela surgem os documentos por razes funcionais, administrativas e legais. Tratam, sobretudo, de provar, de testemunhar alguma coisa (BELLOTTO, 1991, p. 15). Defende-se, portanto, que a ordem original esteja vinculada proteo dessa cadeia, dessa gnese, isto , manter a ordem original preservar essa ligao orgnica que os documentos tm e representam da misso, das funes, das atividades e das tarefas. A interveno do arquivista est em identificar essa cadeia e organizar os documentos a partir dela. Isso exige, sem sombra de dvida, de um significativo esforo de pesquisa, mas garante a integridade dessa caracterstica (organicidade), que diferencia o documento arquivstico de todos os outros tipos.

Consideraes finais
Entendemos como vlida a utilizao dos princpios de respeito aos fundos e o da ordem original como princpios de diviso ou de classificao. Principalmente, no que se refere ao segundo (ordem original), precisamos ter uma outra leitura, que possibilite a manuteno da ordem original desde que ela represente, reflita a prpria gnese documental e as relaes orgnicas estabelecidas pelos documentos. A aplicao dos princpios de respeito aos fundos de arquivos e o da ordem original na realidade arquivstica brasileira dificultada, sobremaneira, por uma nuvem de fumaa, que embaa, que desvirtua e que engana. Essa nuvem formada pela instabilidade institucional, pela ausncia de trabalhos em histria administrativa e pela falta de critrios para a estruturao das organizaes pblicas. As organizaes deveriam ser estruturadas a partir de uma anlise funcional, isto , com a definio e o entendimento das funes da organizao deveria ser desenhado o organograma (representao grfica da estrutura organizacional. Indica a forma como o poder administrativo dividido. Delimita os nveis de autoridade, a linha de comando em seu sentido vertical).
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