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Ref: RACF-Ano-2014/2015 Relatório de Auditoria Condomínio Residencial Parque Sun Garden Período examinado: Julho/2014 a

Relatório de Auditoria Condomínio Residencial Parque Sun Garden

Período examinado:

Julho/2014 a Marco de 2015

Ref: RACF-Ano-2014/2015 RELATÓRIO DE AUDITORIA DE PROCEDIMENTOS PREVIAMENTE ACORDADOS (Revisão das Prestações de

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RELATÓRIO DE AUDITORIA DE PROCEDIMENTOS PREVIAMENTE ACORDADOS (Revisão das Prestações de Contas do período de Julho/2014 a Marco de 2015)

Ao Síndico, Conselheiros e Condôminos do Condomínio Residencial Parque Sun Garden Salvador - BA

Prezados Senhores, Sindico e Conselheiros,

Salvador, 09 de dezembro de 2015

Revisamos as prestações de contas do período de Julho/2014 a Marco de 2015 e os demonstrativos financeiros do Condomínio Residencial Parque Sun Garden, elaborados sob a responsabilidade de sua administração, de acordo com os procedimentos previamente acordados com a mesma, conforme nossa proposta e descritos a seguir:

a) Conferir os registros das receitas e despesas do demonstrativo financeiro de prestação de contas com os documentos comprobatórios;

b) Conferir as retenções, os recolhimentos e os registros dos tributos e contribuições ocorridos sobre os pagamentos efetuados às pessoas físicas e jurídicas;

c) Conferir os saldos das contas bancárias e de fundo de caixa mantidas pelo Condomínio, com os respectivos extratos e boletins de caixa disponibilizados;

d) Comparar esses extratos com os valores registrados no demonstrativo financeiro das prestações de contas;

e) Verificar a regularidade fiscal do Condomínio, junto aos órgãos, através de consulta (internet) das certidões;

f) Conferencia e análise dos recibos e notas fiscais disponíveis;

g) Conferencia da real existência dos itens adquiridos (bens imobilizados e benfeitorias);

h) Visita in loco das obras realizadas; quando aplicável;

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dos itens adquiridos (bens imobilizados e benfeitorias); h) Visita in loco das obras realizadas; quando aplicável;
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Ref: RACF-Ano-2014/2015 i) Solicitação de esclarecimentos e documentos comprobatórios dirigidas ao síndico, quando

i) Solicitação de esclarecimentos e documentos comprobatórios dirigidas ao síndico, quando aplicável; e

j) Análise dos contratos firmados com terceiros durante o período em exame e o seu fiel comprimento nos moldes acordados, e as respectivas cotações de preços, quando aplicável.

Para a realização desta auditoria preventiva que vai muito além de uma simples conferência documental, os procedimentos foram aplicados com o único intuito de auxiliar V.Sas, a avaliar a adequação e lisura da prestação de contas do período de Julho/2014 a Marco de 2015 , elaborada pelo registro das entradas e saídas financeiras pelo regime de caixa, procedimento este aceito para condomínios.

Salientamos que o Condomínio não elabora demonstrações contábeis de acordo com as práticas contábeis adotadas no Brasil, que requerem, dentre outros procedimentos, a adoção do regime de competência, e por isso, o nosso trabalho foi realizado de acordo com a Norma brasileira de Contabilidade - NBC TSC 4400, aprovada pela Resolução CFC nº 1.277/2010, emitida pelo Conselho Federal de Contabilidade, porém este condomínio esta de acordo com as seguintes legislações adotadas no Brasil, aplicadas para constituições sob forma de condomínio, a saber:

a) Código Civil (CC 2002)

b) Decreto Lei 268 de 25 de Novembro de 1994

c) Decreto Lei 269 de 25 de Novembro de 1994

0 presente relatório destina-se exclusivamente ao uso e informação do Condomínio Residencial Parque Sun Garden, não sendo destinado ao uso, nem podendo ser utilizado por outras partes que não tenham familiaridade com os objetivos do presente trabalho e com os procedimentos previamente acordados.

Conclusão - Nossa Opinião

Com base nos procedimentos acima descritos, na documentação apresentada, e nos pontos levantados em nosso relatório, relativo às prestações de contas do período de Julho/2014 a Marco de 2015, e conforme saldo final em 31 de marco de 2015, "Anexo I", da prestação de contas do mês de marco de 2015, deste relatório, e considerando que nossos exames estão suportados por verificação dos relatórios e de documentos constantes nas pastas das prestações de contas do período de Julho/2014 a Marco de 2015 a nós apresentados, podemos concluir que as cotas condominiais recebidas não estão adequadamente controladas e utilizadas para cobrir gastos com as atividades normais do condomínio, e as despesas apesar de suportadas por documentação em parte fidedigna, que comprovam os seus respectivos desembolsos, não foram adequadamente planejadas na gestão do período examinado, necessitando de melhorias em vários aspectos, para o gerenciamentos destes gastos, afim de evitar, alem de descontroles nos gastos, possíveis passivos contingenciais de natureza cível, trabalhista tributaria e comercial para o Condomínio Parque Sun Garden.

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passivos contingenciais de natureza cível, trabalhista tributaria e comercial para o Condomínio Parque Sun Garden. 2
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Ref: RACF-Ano-2014/2015 Por fim, o saldo de R $ 3.168,56 , conforme extrato bancário, apesar de

Por fim, o saldo de R$ 3.168,56, conforme extrato bancário, apesar de refletir a posição financeira do Condomínio Residencial Parque Sun Garden em 31 de marco de 2015, somos da opinião que as prestações de contas examinadas, não merecem a aprovação dos Senhores Condôminos ate que os pontos de inconsistências aqui levantados sejam corrigidos.

Como produto dos nossos exames, e base para a conclusão acima dos nossos trabalhos, relacionados com a revisão da prestação de contas do período de Julho/2014 a Marco de 2015, e elaborada pelas empresas administradoras COMPTE Administração de Condomínios (Julho/2014 a Setembro/2014), e pela BIOSERVICE Administração de Condomínio Ltda. ( Outubro/2014 a Marco/2015), cumpre-nos informar a seguir, a V. Sas., nosso relatório circunstanciado com os procedimentos por nós aplicados, para avaliar os controles contábeis, controles internos, dos gastos e dos recebimentos financeiros, a fidedignidade dos saldos patrimoniais, a consistência da prestação de contas, e o cumprimento ao estabelecido na Convenção do condomínio aprovada em Assembleia, para o período examinado, e sendo assim, indicamos a não aprovação das contas do período de Julho/2014 a Marco de 2015.

Salientamos que não é comum que o auditor verifique todas as operações realizadas pelo condomínio, e ao determinar a extensão de um teste de auditoria ou método de seleção de itens a testar, o auditor pode empregar técnicas de amostragem, dentre outros procedimentos de auditoria, e que é o mais comum e está definido na Resolução CFC nº 1.203/2009 - Objetivos gerais de Auditoria, que aprovou a NBC TA 200, emitida pelo Conselho Federal de Contabilidade.

Atenciosamente,

Marcio Santana Sampaio Contador CRC - BA 18.856/O-8

Marcio Santana Sampaio Contador CRC - BA – 18.856/O-8 SANTANA & SOUSA Auditores Independentes CRC- BA

SANTANA & SOUSA Auditores Independentes CRC- BA - 612

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Ref: RACF-Ano-2014/2015 ANEXO I CONDOM Í NIO SUN GARDEN DEMONSTRATIVO DAS RECEITAS E DESPESAS 01 A

ANEXO I

CONDOM ÍNIO SUN GARDEN

DEMONSTRATIVO DAS RECEITAS E DESPESAS

01 A 31 DE MARCO

DE 2015

 

936,00

41,04

Relogio de Gas no mes

0,19%

175,56

Relogio de Gas em atraso

0,35%

332,91

RECEITAS

RECEITAS OPERACIONAIS

Taxas de Condominio do mes

Taxas de condominio em atraso

Taxa extra

Acordos Judiciais

Acordos Extra Judiciais

Taxa do Gas do Mes

Taxa do Gas Gas em atraso

Uso da Churrasqueira e salao de festas

Mangueira no mes

Mangueira em atraso

% R$ 100,00% 94.419,73 100,00% 94.419,73 69,51% 65.628,61 16,23% 15.327,91 0,68% 640,06 0,57% 535,29 7,58%
%
R$
100,00%
94.419,73
100,00%
94.419,73
69,51%
65.628,61
16,23%
15.327,91
0,68%
640,06
0,57%
535,29
7,58%
7.161,29
3,21%
3.028,72
0,27%
252,34
0,38%
360,00
0,99%
0,04%

DESPESAS

DESPESAS OPERACIONAIS

Com Pessoal

Com consumo

Administrativas

Com manutencao e material

Servicos prestados

DESPESAS FINANCEIRAS

Tarifa de Cobranca

Taxas diversas e descontos concedidos

Com Enxoval

Aquisicao de bens

%

100,00%

88,22%

41,01%

25,51%

3,16%

22,03%

20,19%

1,34%

1,28%

0,05%

10,45%

-

10,45%

-

R$

-123.192,65

-108.675,95

-44.571,20

-27.726,06

-3.436,47

-23.942,22

-9.000,00

-1.649,20

-1.581,60

-67,60

12.867,50

12.867,50

SUPERÁVIT (DÉFICT) DO MÊS 05/2015 -28.772,92

SUPERÁVIT (DÉFICT) DO MÊS 05/2015

-28.772,92

SUPERÁVIT (DÉFICT) DO MÊS 05/2015 -28.772,92
SUPERÁVIT (DÉFICT) DO MÊS 05/2015 -28.772,92

SALDO DAS DISPONIBILIDADES CONFORME EXTRATOS BANCARIOS

31/05/2015

01 - Conta movimento - Bradesco Ag. 3946-2

c/c 6.776-8

3.168,56

02 - Caixa/fundo fixo

308,38

TOTAL DOS SALDOS DAS DISPONIBILIDADES

3.476,94

(+) RECEITAS 94.419,73 (-) DESPESAS + transferencia para o caixa -123.192,65 SALDO CONTABIL DAS

(+) RECEITAS

94.419,73

(-) DESPESAS + transferencia para o caixa

-123.192,65

SALDO CONTABIL DAS DISPONIBILIDADES EM 31/05/2015

3.476,94

DESPESAS + transferencia para o caixa -123.192,65 SALDO CONTABIL DAS DISPONIBILIDADES EM 31/05/2015 3.476,94

SALDO CONTABIL DAS DISPONIBILIDADES EM 28/02/2015

SALDO CONTABIL DAS DISPONIBILIDADES EM 28/02/2015 32.249,86

32.249,86

CONTABIL DAS DISPONIBILIDADES EM 31/05/2015 3.476,94 SALDO CONTABIL DAS DISPONIBILIDADES EM 28/02/2015 32.249,86 4

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Ref: RACF-Ano-2014/2015 CONDOM Í NIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO DE AUDITORIA DE

CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN

RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO DE AUDITORIA DE PROCEDIMENTOS PREVIAMENTE ACORDADOS DOS AUDITORES INDEPENDENTES SOBRE O SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS E ASPECTOS CONTÁBEIS E FINANCEIROS PARA A PRESTAÇÃO DE CONTAS DO PERIODO DE JULHO DE 2014 A MARCO DE 2015.

SUMÁRIO

ANEXO A DESCRIÇÃO DOS ASPECTOS DE CONTROLES INTERNOS, ASPECTOS CONTÁBEIS DO CONDOMÍNIO, E RELATÓRIOS PREPARADOS PELAS ADMINISTRADORAS COMPTE Administração de Condomínios e BIOSERVICE Administração de Condomínio Ltda.

1. Considerações iniciais

6

2. Análise dos Relatórios Contábeis Elaborados na Prestação de Contas

7

3. Análise dos registros e controles de Colaboradores

8

4. Análise do controle dos bens do imobilizado - Ativo Fixo

8

5. Pagamentos em espécie - "Caixa"

9

6. Conflito de Interesses - Segregação de Funções

10

7. Certidões Negativas

10

ANEXO B DESCRIÇÃO DOS EXAMES DAS RECEITAS E DESPESAS

14

1.

Análise das Receitas Condominiais

14

1.1. Inadimplência - Cotas em aberto

14

2. Análise das Despesas Condominiais x Análise das retenções, cálculo, recolhimentos de

 

tributos e declarações obrigatórias

15

3. Encerramento

18

cálculo, recolhimentos de   tributos e declarações obrigatórias 15 3 . Encerramento 18 5

5

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CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO A DESCRIÇÃO DOS ASPECTOS DE CONTROLES INTERNOS E ASPECTOS CONTÁBEIS DO CONDOMÍNIO, E RELATÓRIOS PREPARADOS PELAS ADMINISTRADORAS

Salvador, 09 de dezembro de 2015

ANEXO A DESCRIÇÃO DOS ASPECTOS DE CONTROLES INTERNOS, ASPECTOS CONTÁBEIS DO CONDOMÍNIO, E RELATÓRIOS PREPARADOS PELAS ADMINISTRADORAS COMPTE Administração de Condomínios e BIOSERVICE Administração de Condomínio Ltda.

1. Considerações Iniciais

O CONDOMINIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN, possui sua Convenção de

Condomínio, datada de 19 de maio de 2014, e a Assembleia de Implantação do Condomínio, ainda sem o habite-se, ocorrida em 20/02/2014, com registro no Cartório de Registro de Títulos e Documentos e Pessoas Jurídicas da Cidade de Lauro de Freitas - BA .

Conforme Ata de Assembleia de Instalação ocorrida em 20/02/2014, a administração do condomínio, assim como as prestações de contas, passaram a ser de responsabilidade do Sindico Valfredo Guedes de Jesus, Apt 402, com o mandato ate 20/08/2014. Conforme Ata de Assembleia de 09/08/2014, a administração do condomínio, assim como as prestações de contas passaram a ser de responsabilidade do novo Sindico Abimael Gomes de Lima, para o mandato de 1 (hum) ano conforme art. 8º da convenção do condomínio Sun Garden. Salientamos que apesar de constar no no art. 11º da convenção que "O sindico poderá propor para deliberação da AGC., a contratação de empresa especializada em administração de condomínio, com comprovada qualificação, sendo responsabilidade do Sindico, a escolha de tal empresa, após obtenção de, no mínimo, 03 orçamentos, e avaliação da comissão com o objetivo de aprovar a qualificação", a empresa administradora de condomínio Bioservice Adm. de Condomínio foi contratada após a aprovação em Assembleia realizada em 11/10/2014, sem ser mencionada na ata ou para nós apresentada, a devida cotação de preço e avaliação exigida na convenção conforme art. 11º acima mencionado.

Do período examinado, as analises iniciaram com o saldo do mês de julho de 2014 "credor"

de disponibilidades no valor de R$ 15.487,29, conforme demonstrado abaixo:

Instituição Financeira

Saldo-R$

Conta Corrente - CEF - c/c 581-8 Ag. 3871 FIC Caixa Giro Referenciado DI - Investimentos Saldo das disponibilidades em 31/07/2014

50,00

15.437,29

15.487,29

Caixa Giro Referenciado DI - Investimentos Saldo das disponibilidades em 31/07/2014 50,00 15.437,29 15.487,29 6

6

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Ref: RACF-Ano-2014/2015 CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO A – DESCRIÇÃO DOS ASPECTOS DE CONTROLES

CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO A DESCRIÇÃO DOS ASPECTOS DE CONTROLES INTERNOS E ASPECTOS CONTÁBEIS DO CONDOMÍNIO, E RELATÓRIOS PREPARADOS PELAS ADMINISTRADORAS

2. Análise dos Relatórios Contábeis Elaborados na Prestação de Contas

Examinamos a prestação de contas do período de julho de 2014 a marco de 2015 , que são confeccionados por meio de Relatórios Mensais de Prestações de Contas, instrumento contábil hábil e de formalidade clara e incontestável. Para o período examinado, demonstramos abaixo a situação mensal das obrigações por nós julgadas mínimas necessárias, e que devem ser cumpridas em cada um dos balancetes, a saber:

Prestaçoes de contas

Periodo de julho/2014 a marco/2015

DEMONSTRATIVOS

RESULTADO DO EXAME

Demonstrativo de contas analíticas e

Fechamento das Somas Aritiméticas

Demonstrativo das despesas x Receitas

Demonstrativo das Conciliac õ es

bancárias e extratos

Relatório de inadimplentes

Relatório de tarifas bancárias

Relatório de arrecadação

Demonstrativo de Rateio

Conferimos as somas aritiméticas do demonstrativo sem

encontrar inconsistências.

Demonstrativo presente e sem inconsistências.

Demonstrativo presente e sem inconsistências.

Demonstrativo presente porem sem inadimplencia

acumulada, apenas a do mes. Meses 10/14 a 03/15

Demonstrativo presente e sem inconsistências.

Demonstrativo presente e sem inconsistências

Demonstrativo Ausente

7

Demonstrativo presente e sem inconsistências. Demonstrativo presente e sem inconsistências Demonstrativo Ausente 7
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Ref: RACF-Ano-2014/2015 CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO A – DESCRIÇÃO DOS ASPECTOS DE CONTROLES

CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO A DESCRIÇÃO DOS ASPECTOS DE CONTROLES INTERNOS E ASPECTOS CONTÁBEIS DO CONDOMÍNIO, E RELATÓRIOS PREPARADOS PELAS ADMINISTRADORAS

3. Análise dos registros e controles de colaboradores

O Condomínio, durante o período examinado, não tinha registro de colaboradores, pois a gestão da administração decidiu por terceirizar todos os serviços que demandam recursos humanos, através de contratos de cessão de mão de obra. Durante nossos exames de auditoria, detectamos que não foram Solicitadas e/ou anexadas nas prestações de contas para o período examinado, as Declarações da SEFIP/GFIP e declarações de Micro empresa quando dos pagamentos para empresa prestadoras de serviço dessa natureza (vide item "2" do "Anexo B" deste relatório).

4. Controle dos bens do imobilizado - Ativo Fixo

Conforme Ata de Assembleia realizada em 21/06/2014, os Condôminos deliberaram pela aquisição de bens para a área comum do Condomínio denominado "Enxoval do Condomínio". Para as aquisições realizadas durante nossos exames de auditoria, identificamos que o condomínio não possuía, e ate o final de nossos exames ainda não possui, tombamento físico desses seu mobiliário alocados nas áreas comuns do condomínio, não possuindo assim o controle físico individualizado por bem desse seu ativo fixo, o que seria um procedimento de controle interno utilizado para a proteção, controle e guarda dos mesmos. Detectamos que no período foram adquiridos os seguintes bens:

Data

Bem

Fornecedor

Valor-R$

30.07.2014

10 Contentores de lixo 240 litros

NF 3542 Pezo Com. Varejista NF 12246 Casa do Cartucho NF 4003 Casa do Cartucho NF 97670 Bompreço NF 44204 Terwal Maquinas NF 13384 P3 Comunicação NF 0580 - ICA Comercial Ltda. NF 0580 - ICA Comercial Ltda. NF 0580 - ICA Comercial Ltda. NF 18 - Litoral Vime NF 18 - Litoral Vime Boleto Bancário Santander (1) NF 28 LUPE Comercio Varejista Boleto Bancário Bradesco (2) NF 196901 - Extra.com.br Boleto Bancário Santander (3)

3.200,00

21.10.2014

01 Radio Motorola MJ270BR

430,00

21.10.2014

02 Radio Motorola MJ270BR

860,00

24.10.2014

01 Forno Micro-ondas LG 30 L

349,00

23.10.2014

01 Roçadeira Lateral gasolina

1.052,58

13.10.2014

06 Placas Poliestireno/Adesivo

936,00

23.12.2014

06 Guarda Sol Eucalipto Bco

1.380,00

23.12.2014

06 Espreguiçadeiras Branca BR

1.440,00

23.12.2014

24 Cadeiras Miami Bistrô

816,00

26.11.2014

40 Cadeiras Camelo p/ salão

9.500,00

26.11.2014

10 Mesas p/ salão

5.500,00

10.12.2014

01 relógio de gás da IGAS

4.000,00

09.10.2014

07 Contentores de lixo 240 litros

2.205,00

28.01.2015

01 Freezer

1.698,90

20.02.2015

01 Mine Gabinete

905,51

07.02.2015

01 Mangueira de gás

1.000,00

8

01 Freezer 1.698,90 20.02.2015 01 Mine Gabinete 905,51 07.02.2015 01 Mangueira de gás 1.000,00 8
01 Freezer 1.698,90 20.02.2015 01 Mine Gabinete 905,51 07.02.2015 01 Mangueira de gás 1.000,00 8
Ref: RACF-Ano-2014/2015 CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO A – DESCRIÇÃO DOS ASPECTOS DE CONTROLES

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CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO A DESCRIÇÃO DOS ASPECTOS DE CONTROLES INTERNOS E ASPECTOS CONTÁBEIS DO CONDOMÍNIO, E RELATÓRIOS PREPARADOS PELAS ADMINISTRADORAS

16.04.2015

26 Câmeras VM 3350 IR

NF 01 Newfone NF 01 Newfone

6.500,00

16.04.2015

01 Gravador digital de Vídeo

2.640,00

 

40.812,99

(1) - Não foi anexada a NF referente a venda da peca "Relógio do gás" apenas o boleto com a descrição "demonstrativo de Consumo".

(2) - Não foi anexada a NF referente a venda da peca Freezer", apenas o boleto do Bradesco.

(3)- Não foi anexada a NF referente a venda da peca "Mangueira de gás" apenas o boleto com a descrição "demonstrativo de Consumo".

Salientamos que para as compras acima, não localizamos nas prestações de contas, as cotações de preços formalizadas com a autorização devida, aprovando a empresa vencedora escolhida pelo critério do menor preço/prazo. No dia 02/02/2016, realizamos uma inspeção física no Condomínio, referente aos bens acima relacionados, e dentre os bens inspecionados, não localizamos o "Mine Gabinete" adquirido em 20.02.2015 na rede de mercados do Extra através da NF 196901 por R$ 905,51.

Recomendamos que seja elaborado um formulário próprio para relacionar as empresas cotadas, informando o objeto a ser adquirido, os valores de cada empresa, as condições de pagamento, o nome de cada empresa, e o campo para as assinaturas de quem fez as cotações e de quem autorizou a compra pela empresa selecionada, assim como tombamentos físicos periodicamente, registrando a localização dos bens e estado de conservação,

5. Pagamento em espécie - "Caixa"

Analisamos os pagamentos realizados em espécie pelo condomínio, e atestamos que para os mesmos, foram detectados pagamentos com valores expressivos. e tais pagamentos foram realizados em espécie após saques com talão de cheques do condomínio e alguns sem transitar pelo caixa do condomínio. Recomendamos que sejam feitos para os valores expressivos, prioritariamente pagamentos eletrônicos com Boletos do fornecedor "via internet", pois essa pratica alem de facilitar a conciliação das saídas, facilita o controle dos gastos e o registro do próprio pagamento, e para os gastos pequenos, que esses sejam feitos pelo caixa.

Data

Discriminação

Pagamentos expressivos em espécie:

Valor-R$

11.12.2014

Reforma Guarita NF 556 JB Barreto

2.992,94

24.10.2014

01 Forno Micro-ondas LG 30 L NF 97670 Bompreço

349,00

22.09.2014

10 Contentores de lixo NF 3542 Pezo Com. Varejista

3.339,93

9

LG 30 L NF 97670 Bompreço 349,00 22.09.2014 10 Contentores de lixo NF 3542 Pezo Com.
LG 30 L NF 97670 Bompreço 349,00 22.09.2014 10 Contentores de lixo NF 3542 Pezo Com.
Ref: RACF-Ano-2014/2015 CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO A – DESCRIÇÃO DOS ASPECTOS DE CONTROLES

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CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO A DESCRIÇÃO DOS ASPECTOS DE CONTROLES INTERNOS E ASPECTOS CONTÁBEIS DO CONDOMÍNIO, E RELATÓRIOS PREPARADOS PELAS ADMINISTRADORAS

Não foi localizado e/ou elaborado "Termo de Abertura do Fundo de Caixa/Gerencia" devidamente assinado, responsabilizando o funcionaria da administradora pelo numerário recebido.

Recomendamos a elaboração do termo de abertura acima citado, tendo em vista a gestão de valores em espécie do Condomínio não depositados em conta corrente e em poder de terceiros e o limite do valor do caixa.

6. Conflito de interesses - Segregação de funções

Durante nossos trabalhos de auditoria, identificamos que um dos membros do Conselho fiscal do Condômino Sun Garden, o Sr. Hirohidon Luz Cunha Junior, também faz parte do quadro de colaboradores da Administradora BioService Adm de Condomínio Ltda. no setor de Marketing no Cargo de Mercadólogo, ou seja, responsável por vender a "boa" imagem da empresa administradora de condomínios para o mercado. Considerando que a função do conselho fiscal é a de fiscalizar mensalmente as contas do condomínio através das analises das prestações contas elaboradas pela Administradora Bioservice Adm Ltda., da qual o Sr. Hirohidon Luz Cunha Junior ocupa um cargo estratégico, somos da opinião de que existe um conflito de interesses nessas duas funções, e portanto uma incompatibilidade para ambas serem exercidas simultaneamente.

Recomendamos a substituição imediata do Conselheiro fiscal em tela, adotando assim umas das premissas básicas de um eficiente ambiente de controle interno, a segregação de funções.

7. Certidões Negativas

Após a inscrição no CNPJ da RFB - Receita Federal do Brasil, foram solicitadas, via internet, nos respectivos sites, as emissões das Certidões negativas na data de 09/12/2015, obtendo as seguintes situações:

Certidões Solicitadas

Certidão Negativa Conjunta de Tributos Federais e a divida ativa da União e Previdência Social Certidão de Regularidade do FGTS Certidão Negativa de Débitos Mobiliários Certidão Negativa de Débitos trabalhistas

Situação

Pendência Sem cadastro na CEF Site Indisponível Regular

– Certidão Negativa de Débitos trabalhistas Situação Pendência Sem cadastro na CEF Site Indisponível Regular 10

10

Ref: RACF-Ano-2014/2015 CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO A – DESCRIÇÃO DOS ASPECTOS DE CONTROLES

Ref: RACF-Ano-2014/2015

CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO A DESCRIÇÃO DOS ASPECTOS DE CONTROLES INTERNOS E ASPECTOS CONTÁBEIS DO CONDOMÍNIO, E RELATÓRIOS PREPARADOS PELAS ADMINISTRADORAS

Diante do exposto acima, recomendamos que a administradora solicite os extratos de pendências em cada órgão/instituição acima, e após a analise e eliminação das pendências, solicite novas consultas para a emissão de certidões negativas.

Seguem as certidões Negativas emitidas em 09/12/2015:

a) Certidão Negativa Conjunta de Tributos Federais e a divida ativa da União e Débitos Previdenciários

Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União

Resultado da Consulta

As informações disponíveis na Secretaria da Receita Federal do Brasil - RFB sobre o contribuinte 20.148.818/0001-63 são insuficientes para a emissão de certidão por meio da Internet. Para consultar sua situação fiscal, acesse. www.receita.fazenda.gov.br

Recomendamos solicitar junto a Receita Federal do Brasil, o relatório de pendências para que as mesmas sejam sanadas, e que também se crie uma rotina bimestral de acompanhamento dessa certidão, com o objetivo de não acumular pendências e/ou débitos antigos que muitas vezes pelo longo tempo já decorrido, se tornam difíceis de se resolver.

b) Certidão de Regularidade do FGTS - Caixa Econômica Federal

Situação de Regularidade do Empregador

Inscrição (CNPJ): 20148818 UF: BA

Empregador não possui estabelecimento na UF informada.

Para cadastrá-lo, se for o caso, dirija-se a uma das agencias da CEF munido dos documentos de constituição da empresa.

Recomendamos solicitar junto a Caixa Econômica Federal, o relatório de pendências para que as mesmas sejam sanadas, e que também se crie uma rotina bimestral de acompanhamento dessa certidão, com o objetivo de não acumular pendências e/ou débitos antigos que muitas vezes pelo longo tempo já decorrido, se tornam difíceis de se resolver

pendências e/ou débitos antigos que muitas vezes pelo longo tempo já decorrido, se tornam difíceis de

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Ref: RACF-Ano-2014/2015
Ref: RACF-Ano-2014/2015
Ref: RACF-Ano-2014/2015 CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO A – DESCRIÇÃO DOS ASPECTOS DE CONTROLES

CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO A DESCRIÇÃO DOS ASPECTOS DE CONTROLES INTERNOS E ASPECTOS CONTÁBEIS DO CONDOMÍNIO, E RELATÓRIOS PREPARADOS PELAS ADMINISTRADORAS

c) Certidão Negativa de Débitos Mobiliários - Prefeitura Municipal de Salvador

Site indisponível para consulta da certidão:

http://sefaz.laurodefreitas.ba.gov.br/index.php?url=servicos/index

Recomendamos solicitar junto a SEFAZ municipal, certidão do Condomínio para fins de regularidade de débitos mobiliários (do Imóvel)

d) Certidão Negativa de Débitos trabalhistas

Segue certidão na folha seguinte

de débitos mobiliários (do Imóvel) d) Certidão Negativa de Débitos trabalhistas Segue certidão na folha seguinte

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Ref: RACF-Ano-2014/2015
Ref: RACF-Ano-2014/2015
Ref: RACF-Ano-2014/2015 ANEXO B – DESCRIÇÃO DOS EXAMES DAS RECEITAS E DESPESAS ANEXO B – DESCRIÇÃO

ANEXO B DESCRIÇÃO DOS EXAMES DAS RECEITAS E DESPESAS

ANEXO B DESCRIÇÃO DOS EXAMES DAS RECEITAS E DESPESAS

1. Análise das Receitas Condominiais

A rubrica esta composta basicamente por taxas de cota condominial, taxas de gás, e taxas

extras e multas por descumprimento da convenção, de taxas que encontram-se pendentes de recebimentos.

A administradora cobra os juros e multas incidentes sobre os valores em aberto, com base no

art. 110 da convenção, que apesar de omisso nos percentuais de cobrança, estão em

consonância com o art. 1.336, do Código Civil de 2002.

1.1 Inadimplência - Cotas em aberto

Conforme demonstrado nas prestações de contas dos meses examinados referente as cotas em aberto das taxas de condomínio e demais taxas, verificamos que não são elaborados, para algumas prestações e contas, relatórios da inadimplência acumulada, e sim apenas a inadimplência do mês, conforme demonstrado abaixo:

Mês

Administradora

Valor-R$

Prestações sem Relatórios da Inadimplência Acumulada:

 

Marco/2015

Bioservice Adm. Bioservice Adm. Bioservice Adm. Bioservice Adm. Bioservice Adm. Bioservice Adm.

50.765,67

Fevereiro/2015

43.817,74

Janeiro/2015

52.092,04

Dezembro/2014

41.539,81

Novembro/2014

69.270,54

Outubro/2014

131.583,90

Prestações com Relatório da Inadimplência Acumulada:

Ate Setembro/2014 Ate Agosto/2014 Ate Julho/2014

 

Compte Adm.

46.337,45

Compte Adm.

76.003,18

Compte Adm.

16.738,23

Agosto/2014 Ate Julho/2014   Compte Adm. 46.337,45 Compte Adm. 76.003,18 Compte Adm. 16.738,23 14

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Ref: RACF-Ano-2014/2015
Ref: RACF-Ano-2014/2015 CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO B – DESCRIÇÃO DOS EXAMES DAS RECEITAS E

CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO B DESCRIÇÃO DOS EXAMES DAS RECEITAS E DESPESAS

O controle mensal e acumulado da inadimplência é de grande importância para a gestão desses recebíveis quanto as providências a serem tomadas na tentativa de recuperação desses valores, e a falta desse controle dificulta tanto a cobrança quanto a visualização do êxito das mesmas. Durante nossos trabalhos de auditoria, sugerimos a circularização por apartamento, desses valores em aberto, com o objetivo de tentar visualizar um saldo de inadimplência mais próximo possível da realidade, e após um trabalho de levantamento de inadimplência acumulada realizado pela nova Administradora Adiserv Gestão em Recursos Humanos Ltda., fomos informados que o valor acumulado em 11/12/2015 era de R$ 656.035,20, assim como foram informados também depósitos e boletos não identificados no valor total de R$ 6.259,21.

que Codominiais não

649.775,99.

Considerando

esses baixados, temos

creditos

não

identificados

se

referem

a

pagamentos

de

taxas

um valor liquido de inadimplência acumulada de R$

O aumento da inadimplência seja por falta de cobrança ou má gestão na cobrança desses recebíveis, pode provocar aumento das taxas extras, e dificuldades financeiras para honrar as obrigações referentes a necessidades básicas de consumo do Condomínio, inviabilizando a convivência e a moradia dos condôminos. Fomos informados pela atual administração, que algumas unidades imobiliárias que estão na lista de inadimplentes, foram incluídos equivocadamente por estarem em dia com os pagamentos das taxas de condomínio, porem devido a falta da informação da circularização dos condôminos, não foi possível confirmar essa informação.

Salientamos que não foram disponibilizados para nossa analise, se existiram, os acordos judiciais ou extra judiciais na cobrança das taxas de condomínio, firmados com o Condomínio Sun Garden, no período examinado por nós.

2. Análise das Despesas Condominiais x Análise das retenções, cálculo, recolhimentos de tributos e declarações obrigatórias.

O condomínio realizou despesas referentes a contratos com terceiros, conservação e Manutenção, conforme discriminação abaixo da planilha, assim como com despesas gerais, Impostos, taxas e serviços públicos de despesas bancárias, despesas essas que foram examinadas conforme documentos anexados a prestações de contas. Os pagamentos à prestadores de serviços com atividades especificas, inclusive de Cessão de Mao de obra, e os pagamentos realizados à Pessoas Físicas, configuraram fatos geradores de retenções de tributos municipais e federais por parte da fonte pagadora, e torna como responsável solidário previsto na legislação aplicada a cada situação, o Condomínio Sun Garden. Após as nossas análises, observamos que o Condomínio não realizou as devidas retenções e recolhimentos desses tributos federais e municipais, assim como não solicitou as declarações

devidas retenções e recolhimentos desses tributos federais e municipais, assim como não solicitou as declarações 15

15

devidas retenções e recolhimentos desses tributos federais e municipais, assim como não solicitou as declarações 15
Ref: RACF-Ano-2014/2015
Ref: RACF-Ano-2014/2015
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CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO B DESCRIÇÃO DOS EXAMES DAS RECEITAS E DESPESAS

da SEFIP/GFIP, e da Declaração de Microempresa/Simples Nacional das prestadoras, com o objetivo de confirmar se as obrigações trabalhistas e previdenciárias (INSS e FGTS) dos

funcionários terceirizados estavam sendo recolhidas, evitando futuros processos judiciais na esfera trabalhista, assim como para não obrigação das retenções Federais respectivamente.

A tabela a seguir demonstra em síntese, as obrigações por parte da fonte pagadora, das

retenções dos tributos, em todas as suas situações, e os respectivos amparos legais a saber:

Tributo

Prestador

Assunto

Fundamentacao - Amparo legal

 

Pessoa Fisica

Retencao

RIR/1999 (Decreto 3.000/1999) art. 628 e 629

IR

Deducao

RIR/1999 (Decreto 3.000/1999) art. 641 a 645

Pessoa Juridica

Retencao

RIR/1999 (Decreto 3.000/1999) art. 647 a 653

PIS/Cofin

Pessoa Juridica

 

Lei 10.833/2003, art. 30 e 31

s e CSLL

Retencao

   

Retencao

IN RFB 971/2009, art. 78, incisos III e IV

Aliquota

IN RFB 971/2009, art. 65, incisos II, alineas "a" e

INSS

Pessoa Fisica

"b"

Base de

 
 

Calculo

IN RFB 971/2009, art. 55, § 2º.

Pessoa Juridica

Retencao

IN RFB 971/2009, art. 112 e seguintes

A seguir demonstramos os valores pagos a prestadores de serviços, e se suas respectivas

retenções/recolhimentos quando devidos foram efetivadas pelo Condomínio, assim como se

as declarações obrigatórias foram solicitadas ao prestador dos serviços, e anexadas a prestação de contas:

se as declarações obrigatórias foram solicitadas ao prestador dos serviços, e anexadas a prestação de contas:

16

se as declarações obrigatórias foram solicitadas ao prestador dos serviços, e anexadas a prestação de contas:
Ref: RACF-Ano-2014/2015
Ref: RACF-Ano-2014/2015
Ref: RACF-Ano-2014/2015 CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO B – DESCRIÇÃO DOS EXAMES DAS RECEITAS E
CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO B – DESCRIÇÃO DOS EXAMES DAS RECEITAS E DESPESAS
CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN
ANEXO B – DESCRIÇÃO DOS EXAMES DAS
RECEITAS E DESPESAS
DOCUMENTACAO DO FORNECEDOR
RECOLHIMENTOS EXAMINADOS
NA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Declaracao de
SEFIP/GFIP/RE
Pis/Cofins/
Guias de
Micro
NOTA
e Folha de
EMPRESA /DATA
VALOR-R$
ISS retido
CSLL
INSS retido
Recolhimentos
Empresa/Simpl
FISCAL
pagamento com
retidos
de FGTS e INSS
es Nacional/
Funcionários
Faturamento
Raumindo Oliveira de Santana
Manutencao da Picina/Castelo Agu
24/09/2014
1.000,00
0,00
81119
(4)
(2)
N/A
N/A
NAO
05/09/2014
1.000,00
0,00
80365
(4)
(2)
N/A
N/A
NAO
17/10/2014
1.000,00
0,00
82298
(4)
(2)
N/A
N/A
NAO
06/11/2014
1.200,00
0,00
83150
(4)
(2)
N/A
N/A
NAO
24/11/2014
1.200,00
0,00
83770
(4)
(2)
N/A
N/A
NAO
23/12/2014
1.200,00
0,00
85402
(4)
(2)
N/A
N/A
NAO
23/12/2014
1.800,00
0,00
85406
(4)
(2)
N/A
N/A
NAO
20/03/2015
1.800,00
0,00
88807
(4)
(2)
N/A
N/A
NAO
20/03/2015
1.200,00
0,00
88808
(4)
(2)
N/A
N/A
NAO
SUB-TOTAL
11.400,00
0,00
0,00
0,00
xxx
xxx
xxx
Vitor Emanuel Santos Caldas
Manutencao Estacao de Esgoto
05/11/2014
201446
2.700,00
(4)
(2)
0,00
NAO
NAO
NAO
09/12/2014
(5)
201454
2.700,00
(4)
(2)
0,00
NAO
NAO
NAO
23/12/2014
85406
1.800,00
(4)
(2)
0,00
NAO
NAO
NAO
09/12/2014
(5)
201454
2.700,00
(4)
(2)
0,00
NAO
NAO
NAO
03/02/2015
201562
3.500,00
(4)
(2)
0,00
NAO
NAO
NAO
SUB-TOTAL
13.400,00
0,00
0,00
0,00
xxx
xxx
xxx
Edson Costa do Nascimento
Manutencao dos Jardins
09/12/2014
5
400,00
0,00
(2)
0,00
NAO
NAO
NAO
SUB-TOTAL
400,00
0,00
0,00
0,00
xxx
xxx
xxx
Edvan Oliveira da Silva
Manutencao da caixa de Esgoto
19/02/2015
87507
1.500,00
(4)
(2)
0,00
NAO
NAO
NAO
11/03/2015
88421
1.500,00
(4)
(2)
0,00
NAO
NAO
NAO
SUB-TOTAL
3.000,00
0,00
0,00
0,00
xxx
xxx
xxx
Andre Martinez Caramelo Vazquez
Manutencao dos Jardins
02/03/2015
5
4.500,00
0,00
(2)
0,00
NAO
NAO
NAO
SUB-TOTAL
0,00
xxx
xxx
xxx
4.500,00
0,00
0,00
Rosalvo Bento Rocha Filho
Manutencao de Interfones
20/02/2015
0,00
87565
1.700,00
(4)
(2)
N/A
N/A
NAO
SUB-TOTAL
0,00
xxx
xxx
xxx
1.700,00
0,00
0,00
TOTAL GERAL
34.400,00
0,00
0,00
0,00

Legenda:

0,00 TOTAL GERAL 34.400,00 0,00 0,00 0,00 Legenda: (1) Empresa Optante pela tributação na modalidade do

(1) Empresa Optante pela tributação na modalidade do Simples Nacional - Declaração anexada à prestação de contas. Art. 30 Lei 10.833/2003

(2) Valor inferior a R$ 5.000,00 - Retenção nao devida, conforme Lei 10.833/2003, ou ja retido anteriormente.

(3) Retenção nao devida pela natureza dos serviços do prestador, discriminada na NF, conforme IN RFB 971/2009, ou ja descontado.

(4) ISS recolhido pelo prestador como contribuinte com inscrição municipal, e/ou aliquota fixa

ou ja descontado. (4) ISS recolhido pelo prestador como contribuinte com inscrição municipal, e/ou aliquota fixa

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Ref: RACF-Ano-2014/2015
Ref: RACF-Ano-2014/2015
Ref: RACF-Ano-2014/2015 CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO B – DESCRIÇÃO DOS EXAMES DAS RECEITAS E

CONDOMÍNIO RESIDENCIAL PARQUE SUN GARDEN ANEXO B DESCRIÇÃO DOS EXAMES DAS RECEITAS E DESPESAS

(5) O Condomínio desembolsou recursos através da mesma NF 201454 anexada as prestações de contas dos meses de dezembro/2014 e de janeiro de 2015, no valor de R$ 2.700,00, por meio de boletos diferentes, para os serviços de "Manutenção ETE Estação de Tratamento de Esgoto" conforme mencionado na NF em tela.

Salientamos que em 08/10/2014, foi efetuado um pagamento através do Cheque Nº 09 do banco Bradesco no valor de R$ 350,00, nominal ao Sr. Abimael Gomes de Lima, acompanhado de um recibo simples preenchido manualmente a titulo de " ajuda de Custo", sem maiores especificações da finalidade desse desembolso.

Recomendamos um maior cuidado quando do pagamento, e elaboração das prestações de contas, alem de averiguar sempre a efetiva realização física da prestação dos serviços e a adequação da documentação fidedigna.

Salientamos que durante nossas analises, para as despesas de menor valor comprovadas por cupons fiscais em papel termino, não foram tiradas Xerox das mesmas. No período em media de 1 ano, a impressão em papel térmico praticamente desaparece, perdendo a memória dos valores, e consequentemente a única comprovação do desembolso.

3. Encerramento

Tendo encerrado os trabalhos, dou por finalizado o presente relatório que contém 18 (dezoito) páginas, numeradas sequencialmente, impressas e rubricadas.

Atenciosamente,

sequencialmente, impressas e rubricadas. Atenciosamente, Marcio Santana Sampaio Contador CRC - BA – 18.856/O-8

Marcio Santana Sampaio Contador CRC - BA 18.856/O-8

SANTANA & SOUSA Auditores Independentes CRC- BA 612

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