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Arquivologia Teoria 03 03 2012 20120227174929 PDF
Arquivologia Teoria 03 03 2012 20120227174929 PDF
SUMRIO
Contedo
ARQUIVOS: ORIGEM, HISTRICO, FUNO, CLASSIFICAO E PRINCPIOS ................................................................ 4
ARQUIVO, DOCUMENTO E SUPORTE: CONCEITO .................................................................................................... 4
ORIGEM E HISTRICO......................................................................................................................................... 4
Idade Antiga ......................................................................................................................................................... 5
Idade Mdia .......................................................................................................................................................... 6
Idade Moderna ..................................................................................................................................................... 6
Idade Contempornea .......................................................................................................................................... 7
FUNO E FINALIDADE DOS ARQUIVOS................................................................................................................... 7
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS ............................................................................................................................... 8
Classificao segundo as entidades mantenedoras ............................................................................................. 8
Classificao segundo a natureza dos documentos ............................................................................................. 8
Classificao segundo os estgios de sua evoluo ............................................................................................. 8
Classificao segundo extenso de sua atuao ............................................................................................... 8
PRINCPIOS................................................................................................................................................................ 8
Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos ......................................................................................... 8
Princpio da Cumulatividade ................................................................................................................................. 9
Princpio da Indivisibilidade .................................................................................................................................. 9
Princpio da organicidade ..................................................................................................................................... 9
Princpio da Unicidade .......................................................................................................................................... 9
Princpio do Respeito Ordem Original ............................................................................................................... 9
RGOS DE DOCUMENTAO: CARACTERSTICAS DOS ACERVOS.............................................................................. 9
DISTINO ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA ............................................................................................................. 9
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRS IDADES) ..................................................................................... 9
CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS .......................................................................................................................... 10
QUANTO NATUREZA............................................................................................................................................ 10
QUANTO ESPCIE / TIPOLOGIA ........................................................................................................................... 11
QUANTO AO GNERO ............................................................................................................................................. 11
TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA .................................................................................................................................. 11
PRESERVAO DE DOCUMENTOS .............................................................................................................................. 16
NOES BSICAS DE CONSERVAO PREVENTIVA ............................................................................................... 16
PROTOCOLO: RECEBIMENTO, CLASSIFICAO, REGISTRO, TRAMITAO E EXPEDIO DE DOCUMENTOS ............ 18
RECEBIMENTO ........................................................................................................................................................ 19
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
REGISTRO ................................................................................................................................................................ 19
AUTUAO ............................................................................................................................................................. 19
CLASSIFICAO ....................................................................................................................................................... 19
EXPEDIO/DISTRIBUIO ..................................................................................................................................... 19
CONTROLE DA MOVIMENTAO (TRAMITAO) .................................................................................................. 19
PRODUO, UTILIZAO E DESTINAO DE DOCUMENTOS..................................................................................... 19
PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS ........................................................................................................... 20
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS .............................................................................. 20
VALOR DOS DOCUMENTOS .................................................................................................................................... 20
PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................ 21
DESTINAO FINAL DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................ 21
TABELA DE TEMPORALIDADE ................................................................................................................................. 21
SELEO DOS DOCUMENTOS ................................................................................................................................. 23
AVALIAO DE DOCUMENTOS ............................................................................................................................... 23
SISTEMAS E MTODOS DE ARQUIVAMENTO. ............................................................................................................ 23
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL / VERTICAL ........................................................................................................... 23
MTODOS DIRETOS / INDIRETOS ........................................................................................................................... 24
MTODO ALFABTICO ............................................................................................................................................ 24
Regras de Alfabetao ........................................................................................................................................ 25
MTODO NUMRICO .............................................................................................................................................. 27
Mtodo Numrico Simples ................................................................................................................................. 27
Mtodo NumricoCronolgico ......................................................................................................................... 28
Mtodo Numricodgitoterminal ..................................................................................................................... 28
MTODO GEOGRFICO .......................................................................................................................................... 28
MTODO IDEOGRFICO (POR ASSUNTO) ............................................................................................................... 29
Aplicao Prtica do Mtodo Ideogrfico .......................................................................................................... 30
ESCOLHA DO MTODO A SER ADOTADO ............................................................................................................... 31
NOES DE APLICAES DE TECNOLOGIAS............................................................................................................... 32
GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS GED .................................................................................... 32
CERTIFICAO DIGITAL ........................................................................................................................................... 32
CRIPTOGRAFIA .................................................................................................................................................... 32
ALGORITMOS CRIPTOGRFICOS DE CHAVE PBLICA ........................................................................................ 33
CONFIDENCIALIDADE.......................................................................................................................................... 33
AUTENTICIDADE ................................................................................................................................................. 33
ASSINATURA DIGITAL ......................................................................................................................................... 33
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Segundo Manuel Romero Tallafigo a histria dos O material mais usado no Egito era o papiro.
arquivos est dividida em duas etapas: Antigo Regime e Tambm havia a existncia de outros materiais para
Novo Regime. Tendo a Revoluo Francesa como pontap registro. Os egpcios usavam como suporte couro de
inicial para a Soberania Nacional, isto , os arquivos como animais, madeira, tabletes de argila, pedaos de cermica
uma propriedade da nao. etc.
Idade Antiga
Devido leis como o registro de transaes
Como caracterstica geral, na Idade Mdia, no comerciais e outros, a constante elaborao de decretos
existia uma diviso dos arquivos em correntes e por parte do fara, havia uma crescente acumulao de
intermedirios gerando um princpio de que o arquivo documentos no antigo Egito. Havendo a necessidade de
considerado todo o tipo de documento. organizao destes documentos. Na poca havia a diviso
em quatro departamentos.
Na Mesopotnia e Sria os documentos eram
basicamente formados por tabletes de argila, madeira ou
marfim. Na maioria das vezes surgiam de necessidades
administrativas. No caso da madeira o contedo (a escrita)
no era escrita diretamente sobre ela, mas havia uma
pequena camada de cera onde era feita a impresso. A
argila atendia ao pblico do comrcio com registros de
impostos e balancetes comerciais. Era de fcil manejo e
tinha forma quadrada com as pontas arredondadas.
Os tabletes que tm sido encontrados esto A Grcia, segundo Aristteles, tinha grande
revelando vrias correspondncias entre muitos povos afinidade com os arquivos pois sua poltica se identifica
revelando o valor dos arquivos para a sociedade. com os princpios arquivsticos.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Idade Mdia
Com a instituio da Repblica o Arquivo Central
do Senado se encontrava como tesouro nacional. Guardava Devido s invases dos brbaros-germanos quase
tabletes pblicos e atas do senado (leis, decretos, sensos, todos os arquivos foram destrudos.
cpias de projetos etc.)
O perodo compreendido entre os sc. V e X foi o
Com a Roma Imperial o uso do papiro espalhou-se, trecho da histria onde mais se destruram arquivos e a
contudo os tabletes nunca desapareceram. poca onde havia poucas pessoas que praticavam a
atividade arquivstica.
Devido a centralizao do poder o Tabularium
(lugar onde eram arquivados os tabletes) perdeu seu Com a expanso rabe para o Ocidente atravs da
carter de arquivo pblico, pois os documentos passaram a conquista da Espanha e a tcnica de produo de papel,
ser de interesse somente do imprio. algumas prticas arquivsticas j se tornaram usuais, mas
no havia nenhum Arquivo na Europa.
Com a diviso do imprio e Ocidental e Oriental
houve um crescente aumento do nmero de documentos Um fator que determinou o ressurgimento do
provocando uma grande desorganizao onde no se arquivo na Europa foi a implantao de estudos voltados
encontrava determinados documentos, obrigando os Roma Antiga, onde foram analisados os instrumentos de
oficiais recorrerem a arquivos provinciais e privados para registro como os documentos e os arquivos.
obter cpias de documentos no encontrados.
Os arquivos foram surgindo de forma independente.
A China tem arquivos de documentos ligados
dinastia Shang. Os materiais usados foram casco de No sc. XIII e XIV foi marcado como a Era dos
tartaruga assim como ossos de animais principalmente o registros, formando grandes acervos perante as corte
omoplata bovino. Esse tipo de escritura denominada soberanas.
jinwen.
Idade Moderna
Com constantes evolues no suporte da escrita a
China marcada por essas mudanas. A Cai Lun foi O Estado continua usando o arquivo como um
atribudo o carter de inventor do papel. Ele era um instrumento para o governo e de administrao de muita
servidor do imperador que incentivou esse trabalho. Com importncia para a organizao. Para muitos estados ou
o baixo custo foi levado para o ocidente pelos rabes imprios o arquivo tem sido uma forma de sigilo em
dando origem produo de um grande volume de relao a seus bens contratuais, decretos etc.
documentos. A partir da deu-se incio preocupao com
as tcnicas de preservao e restaurao. J havia a preocupao com que iria manusear os
documentos. Tambm havia uma preocupao na criao
Na frica no vamos nos deparar com grandes de cpias para o emprstimo de documentos, limpeza dos
acervos arquivsticos, mas com a - tradio oral -. Em documentos, ordem de classificao e regras para o acesso
Senegal existe um mtodo de preservao da memria evitando a deteriorao dos originais.
muito interessante, o Cantante. Neste mtodo as pessoas
narram grandes epopias de heris africanos, informaes No ano de 1632, Baldassarp Bonifcio escreveu o
que so transmitidas de gerao em gerao. primeiro tratado que determinava o mtodo de uso e
manuseio do arquivo. Em seguida vrios decretos foram
A Mesoamrica uma rea de definio cultural emitidos por, praticamente, toda a Europa.
(Olmeca, Tolteca, Maya, Azteca etc.). Na cultura Olmeca
a origem das escrituras registrada atravs de hierglifos Com a busca do Novo Mundo (Amricas) a
encontrados em pedras. Os suportes utilizados so muitos Espanha levou consigo seu costumes arquivsticos. Com a
diversificados (pedras, madeiras, pele de animais, pinturas fundao de novas cidades houve o surgimento da atas de
sobre muros, recipientes de cermica etc.) fundao, testamentos, cartas, inventrios etc. Como na
Europa, os documentos foram cuidadosamente reunidos e
A apario do arquivo para os aztecas foi organizados. O regimento de segurana e uso foram os
importante para o registro dos territrios conquistados. mesmos que aplicados na pennsula. Ao invs do Estado
eram os rgos eclesisticos que tomavam conta do
Na Sudamrica, ou Amrica do Sul, o documentos civis.
questionamento sobre a existncia de um arquivo geral.
Devido a problemas coloniais os investigadores negam o A partir do sc. XVIII os arquivos comearam a ser
arquivo durante essa poca. H, porm, depoimentos que implantados nas universidades associada a um carter
afirmam a existncia de primitivos e pequenos arquivos. diplomtico. Tambm surge a carreira universitria
Arquivstica na Universidade de Maguncia (Alemanha).
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
A criao de um servio de arquivo prprio foi uma Em 1841 foi definido pela primeira vez o princpio
das primeiras medidas da Assemblia Nacional. A de provenincia. Segundo o arquivista, diplomata e
Assemblia decretou a custdia e exibio de suas atas a historiador francs Natalis de Wailly, todos os documentos
uma instituio que posteriormente se tornou o Arquivo que vem de um corpo, um estabelecimento, famlia ou um
Nacional de Paris. indivduo formal, um fundo, devem ser guardados juntos
segundo a sua provenincia.
Principais conseqncias do perodo
revolucionrio. Em 1880 foi definido outro princpio, o respeito a
ordem original. Para Max Lehmann, consiste em respeitar
O fim do conceito de que o acervo arquivstico era a ordem que foi dada aos documentos pelo seu rgo
somente para o acesso de autoridades trouxe um novo gerador. Esse princpio a essncia da cincia arquivstica
pblico para os fundos arquivsticos. O valor cultural e moderna.
histrico do arquivo foi decisivo para a abertura de
Arquivos Histricos.
A importncia do arquivo para a instituio est correspondncia, criao dos modelos para documentos e
ligada ao aumento expressivo do volume de documentos criao das normas de gesto documental da instituio.
que a mesma se utiliza no exerccio de suas atividades e a
necessidade de se estabelecerem critrios de guarda e de Para alcanar estes objetivos necessrio que o
eliminao de documentos, quando estes j no so mais arquivo disponha dos seguintes requisitos:
teis para a organizao. A adoo de tcnicas a) contar com pessoal qualificado e em nmero
arquivsticas adequadas permite no apenas a localizao suficiente;
eficiente da informao desejada, mas tambm a economia b) estar instalado em local apropriado;
de recursos para a instituio. c) dispor de instalaes e materiais adequados;
d) utilizar sistemas racionais de arquivamento,
Podemos destacar como finalidades do arquivo: fundamentados na teoria arquivstica moderna;
e) contar com normas de funcionamento;
1 Guarda dos documentos que circulam na f) contar com dirigente qualificado, preferencial,
instituio, utilizando para isso tcnicas que mas no obrigatoriamente, at pela escassez dos
permitam um arquivamento ordenado e mesmos, formado em Arquivologia.
eficiente ;
2 Garantir a preservao dos documentos, Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade
utilizando formas adequadas de dos arquivos servir a administrao, constituindo-se,
acondicionamento, levando em considerao com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da
temperatura, umidade e demais aspectos que histria. Destaca ainda que a funo bsica do arquivo
possam danificar os mesmos; tornar disponvel as informaes contidas no acervo
3 Atendimento aos pedidos de consulta e documental sob sua guarda . Observa-se, portanto, que o
desarquivamento de documentos pelos diversos arquivamento no consiste apenas em guardar
setores da instituio, de forma a atender documentos, mas servir de fonte de pesquisa para toda a
rapidamente demanda pelas informaes ali administrao, servindo de base para eventuais tomadas de
depositadas. decises e ainda para a preservao da histria.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Para Marilena Leite Paes, segundo as entidades a Arquivos setoriais: So aqueles instalados nos
que esto vinculados, os arquivos podem ser classificados prprios setores que utilizam os documentos no
em: dia-a-dia.
pblicos, quando mantidos por um rgo Arquivos centrais/gerais: So aqueles que esto
pblico, em qualquer esfera de atuao; localizados fora dos setores de trabalho e
institucionais: quando mantidos por acumulam, em um nico local, documentos
associaes, igrejas ou entidades sem fins provenientes dos diversos setores da instituio,
lucrativos; de forma centralizada.
comerciais: quando mantidos por firmas,
empresas ou indstrias;
pessoais ou familiares: quando mantidas por PRINCPIOS
pessoas fsicas.
Princpio da Provenincia ou do Respeito aos
Classificao segundo a natureza dos Fundos
documentos
Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o
Arquivos especiais: Arquivos que mantm sob sua arquivo produzido por uma entidade coletiva coletiva,
guarda documentos de formas fsicas variadas e que pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras
exijam cuidados especiais em sua guarda e conservao. entidades produtoras produtoras. Tambm chamado
o caso de arquivos que guardam documentos em meio princpio do respeito aos fundos.
digital (CDs, disquetes, DVDs), fotografias, slides,
microfilmes, fitas de vdeo etc. De um modo geral, este princpio fixa a identidade do
documento, relativamente a seu produtor. Por este
Arquivos especializados: Arquivos que mantm sob princpio, os arquivos devem ser organizados em
guarda documentos de determinada rea do conhecimento. obedincia competncia e s atividades da instituio ou
So exemplos os arquivos mdicos, os arquivos pessoa legitimamente responsvel pela produo,
acumulao ou guarda dos documentos.
jornalsticos e os arquivos de engenharia.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Princpio da organicidade
Fundo: Conjunto de documentos de uma mesma
provenincia (instituio) O acervo deve refletir a estrutura interna e as
competncias / atribuies de seu rgo produtor,
Fundo aberto: Fundo ao qual podem ser mantendo a inter-relao dos conjuntos de um fundo.
acrescentados novos documentos em funo Segundo este princpio, os documentos de arquivo mantm
do fato de a entidade produtora continuar em estreita relao com os demais documentos pertencentes
atividade. ao conjunto e com entidade que os acumula. Um
Fundo fechado: Fundo que no recebe mais documento de arquivo retirado de seu conjunto perde
acrscimos de documentos, em funo de a muito do seu significado.
entidade produtora no se encontrar mais em
atividade. Princpio da Unicidade
A Arquivologia adota a chamada Teoria das trs 1. Arquivo de primeira idade ou corrente,
idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os constitudo de documentos em curso
estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro (emprestados a outros setores com relativa
da instituio (corrente, intermediria e permanente). freqncia) ou consultados freqentemente,
conservados nos escritrios ou nas reparties
Essas fases so definidas por Jean-Jacques Valette que os receberam e os produziram ou em
(1973) como as trs idades dos arquivos: corrente, dependncias prximas de fcil acesso. Por
intermediria e permanente, e so assim descritas: documentos em curso entenda-se que, nesta fase,
os documentos tramitam bastante de um setor
para outro, ou seja, podem ser emprestados a
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
outros setores para atingirem a finalidade para a arquivos propriamente ditos, pois ali os
qual foram criados, o que no quer dizer que, documentos so arquivados de forma definitiva.
necessariamente, estes documentos devam estar
tramitando todo o tempo. So classificados como permanentes os documentos
:
2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio, que revelam a origem e a constituio da
constitudo de documentos que deixaram de ser instituio;
freqentemente consultados, mas cujos rgos que mostram como a instituio funcionou ao
que os receberam e os produziram podem ainda longo do tempo;
solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou normas e regulamentos;
retomar um problema novamente focalizado. No demais documentos que se caracterizem como
h necessidade de serem conservados prximos histricos para a instituio.
aos escritrios. A permanncia dos documentos
nesses arquivos transitria. So por isso Essas fases so complementares, pois os
tambm chamados, em alguns pases que adotam documentos podem passar de uma fase para outra, e cada
esta teoria, de limbo ou purgatrio. uma das fases corresponde a uma maneira diferente de
conservar e tratar os documentos e, conseqentemente,
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, uma organizao adequada, ou seja, as unidades de
constitudo de documentos que perderam todo acondicionamento (pastas suspensas, pastas A-Z etc)
valor de natureza administrativa e que se adotadas na fase corrente sero substitudas por unidades
conservam em razo de seu valor histrico ou mais adequadas ao funcionamento das fases intermediria
documental e que constituem os meios de e permanente, nas quais muito comum a utilizao de
conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os caixas-arquivo.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
FUNDO
DESCRIO Conjunto de documentos de uma mesma
Conjunto de procedimentos que, levando em conta provenincia; termo que eqivale a arquivo. Tambm
os elementos formais e de contedo das unidades de referido como ncleo.
arquivamento, representam-nas nos instrumentos de
pesquisa. FUNDO ABERTO
Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos
DESTINAO documentos, em funo do gerador do arquivo continuar
Deciso, a partir da avaliao, quanto ao em atividade. Tambm referido como ncleo aberto.
encaminhamento dos documentos para guarda permanente
ou eliminao. FUNDO FECHADO
Ver tambm: TABELA DE TEMPORALIDADE. Fundo que, em funo do fato do gerador do
arquivo no se encontrar mais em atividade, no receber
DOCUMENTAO acrscimos de documentos de data posterior a sua
1. Conjunto de documentos. existncia. Tambm referido como ncleo fechado.
2. Ato ou servio de coleta, organizao,
processamento tcnico e disseminao de GNERO DOCUMENTAL
informaes e documentos. Reunio de espcies documentais que se
assemelham por seus caracteres essenciais,
DOCUMENTO particularmente o suporte e a forma de registro da
Unidade de registro de informaes qualquer que informao, como documentao audiovisual,
seja o suporte utilizado. documentao cartogrfica, documentao iconogrfica,
Ver tambm, ITEM DOCUMENTAL. documentao informtica, documentao microgrfica,
documentao textual.
DOCUMENTO OFICIAL
Documento emanado do poder pblico ou de GESTO DE DOCUMENTOS
instituies de direito privado que produz efeitos de ordem Administrao da produo, tramitao,
jurdica na comprovao de um fato. organizao, uso e avaliao de documentos, mediante
tcnicas e prticas arquivsticas, visando a racionalizao e
DOCUMENTO PBLICO eficincia dos arquivos. Tambm referida como
1. Do ponto de vista da acumulao, documento de administrao de documentos.
arquivo pblico.
2. Do ponto de vista da propriedade, documento de GUIA DE RECOLHIMENTO
propriedade do poder pblico. Ver RELAO DE RECOLHIMENTO.
3. Do ponto de vista da produo, documento
emanado do poder pblico. GUIA DE TRANSFERNCIA
Ver RELAO DE TRANSFERNCIA.
DOSSI IDENTIFICAO
O dossi um conjunto de documentos Processo de reconhecimento, sistematizao e
relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa, registro de informaes sobre arquivos com vistas ao seu
lugar, projeto), que constitui uma unidade de controle fsico e/ou intelectual.
arquivamento.
ITEM DOCUMENTAL
ELIMINAO Unidade documental materialmente indivisvel.
Destruio de documentos que, na avaliao, foram Tambm referido como pea.
considerados sem valor para a guarda permanente. Ver tambm DOCUMENTO.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
PRESERVAO
LISTA DE TRANSFERNCIA Preveno da deteriorao e danos em documentos,
Ver RELAO DE TRANSFERNCIA. por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
SISTEMA DE ARQUIVOS Documento ou conjunto de documentos que se
Conjunto de arquivos que, independentemente da toma por base para fins de armazenamento, notao e
posio que ocupam nas respectivas estruturas arranjo.
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado
na persecuo de objetivos comuns. VALOR ADMINISTRATIVO
Valor que um documento possui para a
TABELA DE TEMPORALIDADE administrao produtora do arquivo, na medida em que
Instrumento de destinao, aprovado pela informa ou aprova seus atos presentes ou futuros.
autoridade competente, que determina prazos de Ver tambm VALOR PRIMRIO.
transferncia, recolhimento ou eliminao de documentos.
VALOR FISCAL
TEORIA DAS TRS IDADES Valor atribudo a documentos ou arquivos para
Teoria segundo a qual os arquivos so correntes, comprovao de operaes financeiras ou fiscais.
intermedirios ou permanentes de acordo com a
freqncia de uso por seus geradores e a identificao de VALOR HISTRICO
seus valores primrio e secundrio. Ver VALOR PERMANENTE.
Ver tambm CICLO VITAL DE DOCUMENTOS.
VALOR INFORMATIVO
TERMO DE ELIMINAO Valor que um documento possui pelas informaes
Instrumento que rene informaes sucintas sobre nele contidas, independente de seu valor probatrio.
os documento que, aps terem cumprido o prazo de guarda
estabelecido na Tabela de Temporalidade, foram VALOR LEGAL
eliminados. Valor que um documento possui perante a lei para
Ver tambm LISTA DE ELIMINAO. comprovar um fato ou constituir um direito.
Ver tambm VALOR PROBATRIO.
TIPO DOCUMENTAL
Diviso de espcie documental que rene VALOR PERMANENTE
documentos por suas caractersticas comuns em termos de Valor probatrio ou valor informativo que justifica
frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do a guarda permanente de um documento em um arquivo.
registro, tais como cartas precatrias, cartas rgias, cartas- Ver tambm VALOR SECUNDRIO.
patentes, decretos sem nmero, decretos-leis, decretos
legislativos, fotografias temticas, retratos, daguerretipos, VALOR PRIMRIO
litogravuras, serigrafias, xilogravuras. Valor atribudo aos documentos em funo do
interesse que possam ter para o gerador do arquivo,
TIPOLOGIA DOCUMENTAL levando-se em conta a sua utilidade para fins
Ver TIPO DOCUMENTAL. administrativos, legais e fiscais.
PRESERVAO DE DOCUMENTOS
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
A restaurao tem por objetivo revitalizar a Objetos metlicos: deve-se evitar o uso de
concepo original, ou seja, a legibilidade do documento. objetos metlicos, como grampos, clipes e
colchetes, pois os mesmos tendem a enferrujar e,
Agentes exteriores que danificam os documentos conseqentemente, acabaro por danificar os
documentos. A opo, sempre que possvel,
Fsicos: dever recair sobre clipes e colchetes (hastes) de
Luminosidade : a luz um dos fatores mais plstico, que no causam tal problema.
agravantes no processo de degradao dos
materiais bibliogrficos, por isso deve-se evitar a Biolgicos:
exposio dos documentos luz natural (luz Insetos: Vrios so os insetos que atacam os
solar) e reproduo, pois tais fatores causam o documentos causando a deteriorao dos
envelhecimento do papel. mesmos. Dentre estes, podemos destacar as
Temperatura : Temperaturas demasiado altas baratas, traas e brocas.
ou baixas aceleram a degradao do papel, que Microorganismos: fungos.
encontra na casa aproximada dos 22 sua Roedores: ratos.
temperatura ideal. Homem: danifica os documentos, por utiliz-lo
Umidade: o excesso de umidade, bem como o constantemente e nem sempre observar a melhor
clima muito seco tambm contribuem para a forma de conserv-los.
acelerao do processo de envelhecimento do
documento. A melhor estratgia preventiva para evitar a
presena de insetos e roedores:
Esses dois ltimos fatores (temperatura e umidade) manter o local de guarda do acervo longe de
so extremamente comuns a nossa realidade de pas de fontes de alimentos;
clima tropical. A umidade o contedo de vapor dgua evitar comer e manter alimentos no local de
presente no ar atmosfrico, resultante da combinao dos guarda do acervo ;
fenmenos de evaporao e condensao dgua, que evitar que a cantina ou refeitrio fiquem em sala
esto diretamente relacionados temperatura do ambiente. ao lado de guarda do acervo;
retirar o lixo do dia aps o final do expediente,
Todo o papel possui uma caracterstica comum: o evitando o pernoite do lixo;
seu carter higroscpio, ou seja, toda a fibra de papel substituir os vidros quebrados das janelas;
absorve gua e perde gua de acordo com a taxa de arejar os armrios onde os livros estejam
umidade existente no local em que est sendo mantido. guardados, abrindo suas portas por algumas
Essa oscilao de umidade faz com que as fibras se horas.
dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao
perder umidade. Esse movimento brusco de contrao e Cuidados gerais na conservao dos
dilatao ocasiona rupturas na estrutura do papel, documentos:
causando o seu enfraquecimento.
Documentos em papel:
A taxa adequada para a manuteno de um acervo As estantes e arquivos devem ser de metal
a seguinte: temperatura de 22 a 25C, umidade relativa de revestido de pintura (para evitar ferrugem) ;
55%. A medio da temperatura se faz com o uso de Deve-se manter as mos limpas ao manusear os
termmetros, e a de umidade com higrmetros, podendo- documentos ;
se utilizar tambm o termoigrmetro (juno dos dois Evitar qualquer tipo de comida junto aos
equipamentos). documentos;
No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas
Qumicos: crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de
Poluio atmosfrica: a poluio atmosfrica um fragmento de um volume em degradao.
uma das principais causas da degradao Esses materiais possuem alta acidez, provocam
qumica, representada normalmente pela poeira e manchas irreversveis onde aplicado ;
fumaa. No escrever nos documentos;
Tintas: a prpria tinta utilizada para escrever nos No dobrar as pginas;
documentos contribui para sua deteriorao. No apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou
Gordura e oleosidade: o prprio manuseio dos consultar;
documentos acaba por danific-los, pois as mos No umedecer os dedos com saliva ou qualquer
deixam oleosidade nos mesmos. Alguns outro lquido;
documentos, como fotografias e negativos so Para a remoo do p das lombadas e partes
ainda mais sensveis que o papel comum, sendo externas dos livros, pode-se usar o aspirador com
recomendado a utilizao de luvas de algodo ao a escova circular especial para livros, adaptada
manuse-los.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Entende-se por protocolo o conjunto de operaes corrente, pois nesta idade que os documentos tramitam
visando o controle dos documentos que ainda tramitam no bastante.
rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e
recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso O protocolo realiza as seguintes atividades :
informao. A atividade de protocolo tpica da fase
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
assegurar a eliminao dos documentos que no acmulo desordenado de papis implicar em maior
tenham valor administrativo fiscal, legal ou para dificuldade do controle das informaes no arquivo.
a pesquisa cientfica;
assegurar o uso adequado da microgrfica, 2 Fase (Utilizao)
processamento automatizado de dados e outras
tcnicas avanadas de gesto da informao; Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos,
contribuir para o acesso e preservao dos necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa,
documentos que meream guarda permanente por assim como sua guarda aps cessar seu trmite.
seus valores histrico e cientfico.
Essa fase envolve mtodos de controle relacionados
Fases s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para
classificao, organizao e elaborao de instrumentos de
As trs fases bsicas da gesto de documentos so: recuperao da informao. O arquivamento tambm ser
produo, utilizao e destinao. controlado nesta etapa. Desenvolve-se, tambm, a gesto
de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de
1 Fase (Produo) sistemas de arquivo e de recuperao da informao.
VALOR DOS DOCUMENTOS documentos para fins diferentes daqueles para os quais
foram originariamente criados, uma vez que, passa a ser
Basicamente, o documento guardado pela considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros
instituio enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e para a prpria administrao. O documento, aps perder
e esse valor, quando existir, se apresentar em uma das seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor
seguintes formas: primrio/administrativo ou histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna
secundrio/histrico. definitivo, ou seja, o documento jamais o perder.
Valor primrio/administrativo: Refere-se aos Enquanto o documento apresentar valor primrio /
documentos que a instituio mantm em sua guarda para administrativo, ele ser arquivado nas fases correntes ou
dar suporte s atividades que a mesma realiza no dia-a-dia. intermediria. Ao prescrever administrativamente, o do-
Est relacionado ao motivo pelo qual o documento foi cumento poder ser eliminado, quando no apresentar
criado e por isso est presente em todo documento quando valor secundrio/histrico, ou poder ser recolhido fase
de sua criao. um valor temporrio, ou seja, todo
permanente, quando apresentar este valor. Uma vez que o
documento, em determinado momento de sua existncia,
valor secundrio/histrico definitivo, podemos concluir
prescrever administrativamente. que documentos histricos jamais sero eliminados ou
destrudos.
Valor histrico: o valor histrico, tambm chamado
de secundrio, refere-se possibilidade de uso dos
20
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
21
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Neste caso, o documento criado na fase corrente, 4 situao (exemplo do documento classificado
onde permanecer durante determinado perodo (no no cdigo 022.11)
exemplo acima, o prazo de guarda na fase corrente da
Escala de frias de 2 anos) e ser eliminado sem passar
pelas fases seguintes. Assim, podemos afirmar que
determinados documentos podem ser eliminados na fase
corrente, desde que a tabela de temporalidade assim o
defina. Conclui-se ainda que o arquivamento nas trs fases
no condio obrigatria para todos os documentos. Na
verdade, a nica fase em que todo documento, com Neste caso, o documento ser criado na fase
certeza, passar, a fase corrente, pois nela que ele ser corrente, onde permanecer por determinado perodo (no
criado. exemplo, enquanto vigorar), e depois ser recolhido ao
arquivo permanente, sem passar pela fase intermediria.
2 situao (exemplo do documento classificado Observa-se que determinados documentos podem ser
no cdigo 026.13) recolhidos (passarem para o arquivo permanente) sem
serem transferidos (passarem pelo arquivo intermedirio).
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
4) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria, valor, a participao de pessoas ligadas a diversas reas
os documentos podero, de acordo com a profissionais.
Tabela de Temporalidade da instituio, serem
eliminados ou recolhidos (para a fase Como justificativa para essa exigncia, verifica-se a
permanente); necessidade de se identificar a utilidade das informaes
5) Os documentos histricos sero recolhidos contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar,
fase permanente, onde jamais sero eliminados; deve-se constituir equipes tcnicas integradas por
6) A eliminao poder ocorrer em duas das trs profissionais que conheam a estrutura e o funcionamento
fases do ciclo vital (corrente ou intermediria) e da instituio :
nunca na terceira (permanente) ; arquivista ou responsvel pela guarda dos
documentos;
SELEO DOS DOCUMENTOS autoridade administrativa, conhecedora da
estrutura e funcionamento do rgo a que esteja
subordinado o setor responsvel pela guarda dos
realizada no mbito dos arquivos correntes e
documentos;
intermedirios por tcnicos previamente orientados,
profissionais da rea jurdica;
seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou
profissional da rea financeira;
nos relatrios de avaliao. A seleo a separao fsica
profissionais ligados ao campo de conhecimento
dos documentos de acordo com a sua destinao:
de que tratam os documentos, objeto de avaliao
eliminao: trata-se da destruio dos
(historiador, economista, engenheiro, socilogo,
documentos cuja operacionalizao depender de
mdico, estatstico, etc.).
seu volume, podendo ser levada a efeito manual-
mente ou atravs de trituradoras.
Com base na Teoria das Trs Idades, a aplicao
transferncia: envio dos documentos para o
dos critrios de avaliao efetiva-se na fase corrente, a fim
arquivo intermedirio, acompanhados de
de se distinguirem os documentos de valor eventual (de
listagem, onde aguardaro o cumprimento dos
eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou
prazos de guarda e a destinao final;
probatrio. Deve-se evitar a transferncia para arquivo
recolhimento: envio dos documentos para o
intermedirio de documentos que no tenham sido
arquivo permanente. Nessa fase, o arquivo deve
anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do
elaborar instrumentos de recuperao da
processo de avaliao e seleo nessa fase de
informao com vistas sua guarda permanente e
arquivamento extremamente oneroso do ponto de vista
seu acesso pblico. tcnico e gerencial.
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL /
Arquivamento o conjunto das operaes
VERTICAL
destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de
documentos. O mtodo de arquivamento corresponder Quando do acondicionamento e guarda de
forma que os documentos sero armazenados, visando sua documentos em pastas, arquivos, prateleiras e gavetas,
localizao futura. existem duas formas de arquivamento: horizontal e
vertical.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
MTODOS DIRETOS / INDIRETOS A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes
acima expostos?
Com relao ordenao dos documentos em um a) IVIIIIVIVII
arquivo, pode-se dividir os mtodos de arquivamento em b) VIVIVIIIIII
dois grandes sistemas: direto e indireto. c) IIVIVIIIIIV
d) VIIIIIIIIVV
Sistema direto aquele em que a busca do e) IIIIIIIVVVI
documento feita diretamente no local onde se acha
guardado. uma caracterstica dos mtodos que 2) No escritrio de contabilidade O Contador
organizam documentos por nome (alfabtico, geogrfico, organizou as pastas referentes a seus clientes
dicionrio e enciclopdico). utilizando-se do mtodo alfabtico (por nome
das empresas). Foram organizadas as seguintes
Sistema indireto aquele em que, para se localizar pastas:
o documento, necessita-se antes consultar um ndice ou I Supermercado Barato
um cdigo. o caso da utilizao de fichrios. uma II A Feminina
caracterstica dos mtodos que organizam os documentos III Curso Aprovao
por nmero (numrico simples, numrico cronolgico, IV O Globo
numrico dgito terminal, decimal e duplex). V Madeireira Cupim
Podemos identificar como os mtodos mais A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes
comumente utilizados para se organizar arquivos ou acima expostos?
fichrios os seguintes mtodos: a) IIIIVIIIV
b) IIIIIVIVI
a) mtodo alfabtico; c) IIIIIIVVI
b) mtodo numrico, que se divide em: numrico d) IIIIIIIVV
simples, cronolgico ou dgito-terminal ; e) VIVIIIIII
c) mtodo geogrfico;
d) mtodo ideogrfico. 3) A empresa Festil Eventos organizou suas fitas
de vdeo relativas aos eventos que organizou a
Vejamos detalhadamente cada um destes mtodos: partir dos nomes dos referidos eventos,
utilizando-se do mtodo alfabtico. Dessa
forma, foram organizadas as fitas dos seguintes
MTODO ALFABTICO eventos:
I Primeiro Seminrio de Arquivologia
o mtodo que utiliza um nome existente no II 3 Simpsio de Biblioteconomia
documento para organiz-lo de forma alfabtica, III XV Congresso de Direito
utilizando-se desse mesmo nome para localizar o referido IV Quinto Encontro de Contadores do DF
documento, quando necessrio. A ordenao alfabtica V 75 Curso de Medicina Alternativa
utiliza todas as letras do nome, a fim de diferenciar os
documentos que comeam com as mesmas letras. A seu ver, qual seria a ordem correta dos
eventos acima expostos?
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
a) IIIIVIIIV
b) IIIIVIIIV
c) IIIIIVVII
d) IIIVIVIII
e) VIVIIIIII
Exemplo:
Ariovaldo Dias Furtado
Frank Menezes
Gilberto Alves Resende
Otaclio Guedes Marques 3. Os sobrenomes formados com as palavras
Santa, Santo ou So seguem a regra dos
Arquivam-se: sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo, ou seja, quando transpostos, devem
ser acompanhados dos nomes que os sucedem.
Exemplo:
Adriana Santa F
Joo do Santo Cristo
Jos Carlos So Paulo
Ricardo Santa Rita
Arquivam-se:
Exemplo:
Daniele Firme Miranda
Fbio Corra Miranda
Luciano Corra Miranda
Veneza Firme Miranda
4. As iniciais abreviativas de prenomes tm
Arquivam-se: precedncia na classificao de sobrenomes
iguais.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Arquivam-se:
Exemplo:
E. Silva
Edis Silva
Estevo Silva
Everaldo Silva
Arquivam-se:
Exemplo:
Coronel Emrson Pontes
Ministro Jorge Cardoso
Professor Carlos Fernandes
5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, Soldado Wilson R. Silva
da, do, e, um, uma, no so considerados.
Arquivam-se:
Exemplo:
Arnaldo do Couto
Mrcio Mrio do Nascimento
Marcos Roberto Arajo da Silva
Ricardo dAndrade
Arquivam-se:
Exemplos:
Arnold Schwarzenegger
George Walker Bush
Charles Chaplin
6. Os sobrenomes que exprimem grau de Adolf Hitler
parentesco so considerados parte integrante do
ltimo sobrenome, mas no so considerados na Arquivam-se:
ordenao alfabtica. Quando existirem, devem
ser transpostos acompanhados pelo sobrenome
que os antecedem.
Exemplo:
Edison Miranda Jnior
lvis Corra Miranda Jnior
Osrio Miranda Neto
Mrcio Cerqueira Sobrinho
Wilson Rodrigues da Silva Filho
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Exemplo:
9. Os nomes espanhis ou hispnicos (pases de Antonio Silva & Cia.
lngua espanhola) so registrados pelo Associao dos Jornalistas
penltimo sobrenome, e, para isso, os dois Associao Educacional do DF
ltimos sobrenomes devem ser transpostos para A Tentao
o incio. Companhia Petrolfera Nacional
El Pas
Exemplo: Embratel
Enrico Gutierrez Salazar The Washington Post
Juan Ramirez Abada
Maria Pereira de la Fuente Arquivam-se:
Pablo Puentes Hernandez
Arquivam-se:
Arquivam-se:
MTODO NUMRICO
11. Os nomes de firmas, empresas, instituies e Mtodo Numrico Simples
rgos governamentais devem ser transcritos
como se apresentam, no se considerando, Quando o principal elemento a ser considerado em
porm, para fins de ordenao, os artigos e um documento o seu NMERO, a escolha deve recair
preposies que os constituem. Admite-se, para
sobre o mtodo numrico simples.
facilitar a ordenao, que os artigos iniciais
sejam colocados entre parnteses aps o nome.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Note que os estados esto ordenados pertence, pois comum a existncia de mais de uma
alfabeticamente e, em cada estado, a capital est inserida cidade com o mesmo nome em estados diferentes.
em primeiro lugar, sendo que as demais cidades vm na Exemplo:
seqncia, em ordem alfabtica. Anpolis (Gois)
Belm (Par)
a) Organizao por pas Campinas (So Paulo)
Campinas (Tocantins)
Quando o arquivo for organizado por pas, os Fortaleza (Cear)
mesmos devero estar dispostos em ordem alfabtica, Guarulhos (So Paulo)
sendo que, dentro de cada pas, a primeira cidade dever Lages (Santa Catarina)
ser, necessariamente, a capital, independentemente da So Paulo (So Paulo)
ordem alfabtica desta em relao s demais cidades, que
devero estar dispostas aps as capitais. Nos casos em que a organizao geogrfica tenha
como objeto a separao de cidades pertencentes ao
Exemplo: mesmo pas, deve-se observar a precedncia da capital em
relao s demais, cidades, que viro ordenadas
alfabeticamente.
Exemplo:
Pasta dos Estados Unidos:
Washington
Chicago
Dallas
Los Angeles
New York
San Francisco
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Neste caso, o mtodo principal utilizado foi o de arranjo ou classificao adotado pelo arquivo corrente no
arquivamento por local (mtodo geogrfico), tendo sido deve ser alterado quando da transferncia para a segunda
empregados, como mtodos secundrios, o mtodo idade, j que, teoricamente, foi planejado e executado de
numrico cronolgico e o mtodo alfabtico. forma que atenda ao setor em que o documento foi
acumulado.
Uma vez que o documento conservado no arquivo
intermedirio ainda atende ao setor que o acumulou, o
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
A vantagem da utilizao de resumos criptogrficos assinatura gerada diferente para cada documento, pois
no processo de autenticao o aumento de desempenho, est relacionada ao resumo do documento.
pois os algoritmos de criptografia assimtrica so muito
lentos. A submisso de resumos criptogrficos ao processo Assinatura Digital
de cifragem com a chave privada reduz o tempo de
operao para gerar uma assinatura por serem os resumos, Apesar das diferenas, a tcnica de assinatura
em geral, muito menores que o documento em si. Assim, digital uma forma eficaz de garantir autoria de
consomem um tempo baixo e uniforme, independente do documentos eletrnicos. Em agosto de 2001, a Medida
tamanho do documento a ser assinado. Provisria 2.200 garantiu a validade jurdica de
documentos eletrnicos e a utilizao de certificados
Na assinatura digital, o documento no sofre digitais para atribuir autenticidade e integridade aos
qualquer alterao e o hash cifrado com a chave privada documentos. Este fato tornou a assinatura digital um
anexado ao documento. instrumento vlido juridicamente.
O texto acima demonstra que o provimento de
autenticao em documentos eletrnicos vivel
tecnicamente, mas ainda restam duas questes
fundamentais: como conseguir as chaves pblicas? Como
garantir a identidade do proprietrio do par de chaves? A
resposta a ambas as questes o certificado digital.
CERTIFICADO DIGITAL
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOES DEE ARQUIVOLLOGIA ___________________________
________________________________
________________
DIGITAL
LIZAO
Digitalizao o processo pello qual uma imagem disponibilizad
d das e reutilizaadas, como, por
p exemplo, em um
ou sinal anaalgico trannsformado emm cdigo digiital. Isso sistema
s de Gerenciament
G to Eletrnico
o de Docum
mentos,
se d atravs de um digitalizador de imagens
i (ou scanner, conhecido
c com
mo GED ou eem bancos dee imagens ou udio.
scner, escnner) ou de umm transdutor de
d sinais.
A digitalizao tam mbm comprreende a connverso
A utiilizao de dispositivos
d e
eletrnicos, c
como os para
p o cdigoo digital de sinais de adio e imageens em
scanners, permitem
p quee documentoos originalmeente em movimento
m (vvdeos), origginalmente em outros foormatos
papel e matteriais similarres, filmes neegativos e positivos,
p como
c as graavaes em discos fono ogrficos em
m vinil
microfilmes e microfichaas sejam convertidos em arquivos (sulcos) e em
m sinal eletroomagntico analgico
a em fios e
digitais, aceessveis em computador. Com isso, grandes fitas
f magnticcas.
volumes de d informaao docum mental podeem ser
armazenados em ambiennte digital o que permitte serem
MICROFILMAGEM
M
Comoo foi visto anteriormente
a e, os documeentos de
arquivo se apresentam
a em
m diversos tippos de suporte (papel,
CD, disqueete...). Ocorrre que, evventualmente, h a
necessidade de se alteerar o suporrte de deterrminados
documentos, de forma a garantir o accesso e a presservao
dos mesmos. As princiipais tcnicaas de atualizzao de
arquivo (muudana de suuporte) so a microfilmaggem e a
digitalizaoo.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
A adoo da microfilmagem exigir da instituio permanentes (de valor histrico), os documentos originais
equipamentos que permitam ler tais documentos, no podero ser eliminados.
chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de
microfichas, que, em alguns casos, permitem a gerao de Para organizar o arquivo de microfilmes, h
uma cpia em papel do documento microfilmado. arquivos prprios como mostrado na figura a seguir. Para
permitir a localizao dos documentos, cada rolo dever
A primeira e mais importante razo para justificar o conter um ndice. Por fora das gavetas so marcados os
uso do microfilme a economia de espao. O microfilme cdigos dos rolos que elas abrigam, tornando muito fcil a
uma imagem reduzida de uma forma maior; portanto o consulta. Naturalmente dever haver junto do arquivo um
tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um aparelho para a leitura dos microfilmes.
documento qualquer.
Poderamos enumerar os seguintes benefcios para
o uso da microfilmagem:
LEGISLAO
Lei 8.159, de 08/01/1991 Dispe sobre arquivos, como instrumento de apoio administrao,
cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos
a poltica nacional de arquivos pblicos
de prova e informao.
e privados e d outras providncias.
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta
O PRESIDENTE DA REPBLICA, lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos
fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu por rgos pblicos, instituies de carter pblico e
sanciono a seguinte lei: entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica,
CAPTULO I
qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza
Disposies Gerais
dos documentos.
Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto
documental e a de proteo especial a documentos de
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 5 A Administrao Pblica franquear a Art. 13. Os arquivos privados identificados como de
consulta aos documentos pblicos na forma desta lei. interesse pblico e social no podero ser alienados com
disperso ou perda da unidade documental, nem
Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao transferidos para o exterior.
pelo dano material ou moral decorrente da violao do Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o
sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa. Poder Pblico exercer preferncia na aquisio.
CAPTULO II Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos
Dos Arquivos Pblicos privados identificados como de interesse pblico e social
poder ser franqueado mediante autorizao de seu
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de proprietrio ou possuidor.
documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas
atividades, por rgos pblicos de mbito federal, Art. 15. Os arquivos privados identificados como de
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia interesse pblico e social podero ser depositados a ttulo
de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.
1 So tambm pblicos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por instituies de Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades
carter pblico, por entidades privadas encarregadas da religiosas produzidos anteriormente vigncia do Cdigo
gesto de servios pblicos no exerccio de suas Civil ficam identificados como de interesse pblico e
atividades. social.
2 A cessao de atividades de instituies
pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de CAPTULO IV
sua documentao instituio arquivstica pblica ou a Da Organizao e Administrao de Instituies
sua transferncia instituio sucessora. Arquivsticas Pblicas
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados
como correntes, intermedirios e permanentes. Art. 17. A administrao da documentao pblica
1 Consideram-se documentos correntes aqueles ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas
em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
de consultas freqentes. 1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do
2 Consideram-se documentos intermedirios Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do
aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder
produtores, por razes de interesse administrativo, Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do
aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do
permanente. Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de 2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder
documentos de valor histrico, probatrio e informativo Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do
que devem ser definitivamente preservados. Poder Judicirio.
3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o
instituies pblicas e de carter pblico ser realizada arquivo do Poder Judicirio.
mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, 4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder
na sua especfica esfera de competncia. Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
5 Os arquivos pblicos dos Territrios so
Art. 10 Os documentos de valor permanente so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica.
inalienveis e imprescritveis.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer
Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o forma, restringir o disposto neste artigo.
acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e
implementar a poltica nacional de arquivos. Disposies Finais
Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas
funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal,
regionais. civil e administrativa, na forma da legislao em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder permanente ou considerado como de interesse pblico e
Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos social.
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo
Federal no exerccio das suas funes, bem como Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional,
guarda. que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo
central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder 1 O Conselho Nacional de Arquivos ser
Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio integrado por representantes de instituies arquivsticas e
Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo acadmicas, pblicas e privadas.
e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar 2 A estrutura e funcionamento do conselho
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento.
Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua
municipal definir os critrios de organizao e vinculao publicao.
dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e
o acesso aos documentos, observado o disposto na Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.
Constituio Federal e nesta lei.
Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e
CAPTULO V 103 da Repblica.
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos
documentos pblicos.(Vide Lei n 12.527, de 2011)
Decreto 4.073, de 03/01/2002
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que
Regulamenta a Lei 8.159, de 08/01/1991,
devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na
classificao dos documentos por eles que dispe sobre a poltica nacional de
produzidos. Regulamento (Vide Lei n 12.527, de 2011) arquivos pblicos e privados e d
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco outras providncias.
a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles
necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da
da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
originariamente sigilosos. Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159,
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes de 8 de janeiro de 1991,
segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um
prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua DECRETA:
produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma Captulo I
nica vez, por igual perodo. DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
3 O acesso aos documentos sigilosos referente
honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos -
mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo
produo. Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer nacional de arquivos pblicos e privados, bem como
instncia, determinar a exibio reservada de qualquer exercer orientao normativa visando gesto documental
documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de e proteo especial aos documentos de arquivo.
direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da
parte. (Vide Lei n 12.527, de 2011)
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a
comisses sero designados pelo Presidente do elaborao de dispositivos legais necessrios ao
CONARQ, ad referendum do Plenrio. aperfeioamento e implementao da poltica nacional
de arquivos pblicos e privados;
Art. 8o considerado de natureza relevante, no VIII - promover a integrao e a modernizao dos
ensejando qualquer remunerao, o exerccio das arquivos em sua esfera de atuao;
atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que
das cmaras e comisses. possam ser considerados de interesse pblico e social;
Art. 9o A aprovao do regimento interno do X - comunicar ao CONARQ, para as devidas
CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico
Ministro de Estado da Justia. (Redao dada pelo Decreto nacional;
n 7.430, de 2011) Vigncia XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional
de arquivos pblicos e privados, bem como no
Captulo II desenvolvimento de atividades censitrias referentes a
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS arquivos;
XII - possibilitar a participao de especialistas nas
Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais
poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando constitudas pelo CONARQ;
gesto, preservao e ao acesso aos documentos de XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem
arquivo. aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante
atualizao.
Art. 11. O SINAR tem como rgo central o
CONARQ. Art. 14. Os integrantes do SINAR seguiro as
diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuzo
Art. 12. Integram o SINAR: de sua subordinao e vinculao administrativa.
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal; Captulo III
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; DOS DOCUMENTOS PBLICOS
IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de
Legislativo e Judicirio; documentos:
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes I - produzidos e recebidos por rgos e entidades
Executivo, Legislativo e Judicirio; pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo municipais, em decorrncia de suas funes
e Legislativo. administrativas, legislativas e judicirias;
1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, II - produzidos e recebidos por agentes do Poder
quando organizados sistemicamente, passam a integrar o Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou deles
SINAR por intermdio de seus rgos centrais. decorrente;
2o As pessoas fsicas e jurdicas de direito III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas
privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR e pelas sociedades de economia mista;
mediante acordo ou ajuste com o rgo central. IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes
Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de
Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR: maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo
I - promover a gesto, a preservao e o acesso s Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei
informaes e aos documentos na sua esfera de no8.246, de 22 de outubro de 1991.
competncia, em conformidade com as diretrizes e normas Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no
emanadas do rgo central; inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ constar
II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico.
e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo
seu cumprimento; Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas
III - implementar a racionalizao das atividades no art. 15 compete a responsabilidade pela preservao
arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo adequada dos documentos produzidos e recebidos no
documental; exerccio de atividades pblicas.
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de
Art. 17. Os documentos pblicos de valor
valor permanente;
permanente, que integram o acervo arquivstico das
V - apresentar sugestes ao CONARQ para o
empresas em processo de desestatizao, parcial ou total,
aprimoramento do SINAR;
sero recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na
VI - prestar informaes sobre suas atividades ao
sua esfera de competncia.
CONARQ;
41
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
42
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou Art. 31. Fica delegada competncia ao Ministro de
mediante provocao, encaminhar solicitao, Estado da Justia, permitida a subdelegao, para designar
acompanhada de parecer, ao Ministro de Estado da Justia, os membros do CONARQ de que trata o 3o do art. 3o.
com vistas declarao de interesse pblico e social de (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia
arquivos privados pelo Presidente da Repblica. (Redao
dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua
1o O parecer ser instrudo com avaliao tcnica publicao.
procedida por comisso especialmente constituda pelo Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de
CONARQ. 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182,
2o A avaliao referida no 1o ser homologada de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de
pelo Presidente do CONARQ. 1999.
3o Da deciso homologatria caber recurso das
partes afetadas ao Ministro de Estado da Justia, na forma Braslia, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independncia e
prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999 114o da Repblica.
(Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Silvano Gianni
Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo
privado declarado de interesse pblico e social dever Decreto 4.915, de 12/12/2003 Dispe
comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do
sobre o Sistema de Gesto de
local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus
documentos, dentro do territrio nacional. Documentos de Arquivo SIGA, da
Administrao Pblica Federal, e d
Art. 25. A alienao de arquivos privados outras providncias.
declarados de interesse pblico e social deve ser precedida
de notificao Unio, titular do direito de preferncia, O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso das
para que manifeste, no prazo mximo de sessenta dias, atribuies que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI,
interesse na aquisio, na forma do pargrafo nico do art. alnea "a", da Constituio, e tendo em vista o disposto no
13 da Lei no 8.159, de 1991. art. 30 do Decreto-Lei no 200, de 25 de fevereiro de 1967,
no art. 18 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no
Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002,
privados declarados de interesse pblico e social devem
manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando DECRETA:
sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema,
destruir documentos de valor permanente. com a denominao de Sistema de Gesto de Documentos
de Arquivo - SIGA, as atividades de gesto de documentos
Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos no mbito dos rgos e entidades da administrao pblica
privados declarados de interesse pblico e social podero federal.
firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras 1o Para os fins deste Decreto, consideram-se
instituies, objetivando o apoio para o desenvolvimento documentos de arquivo aqueles produzidos e recebidos
de atividades relacionadas organizao, preservao e por rgos e entidades da administrao pblica federal,
divulgao do acervo. em decorrncia do exerccio de funes e atividades
especficas, qualquer que seja o suporte da informao ou
Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de a natureza dos documentos.
arquivos privados declarados de interesse pblico e social 2o Considera-se gesto de documentos, com base
ou de quaisquer de seus documentos dever ser no art. 3o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o
comunicada ao CONARQ, por seus proprietrios ou conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
detentores. produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento dos
documentos, em fase corrente e intermediria,
Captulo VI independente do suporte, visando a sua eliminao ou
DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS recolhimento para guarda permanente.
Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos Art. 2o O SIGA tem por finalidade:
documentos eletrnicos, nos termos da lei. I - garantir ao cidado e aos rgos e entidades da
administrao pblica federal, de forma gil e segura, o
Art. 30. O Ministro de Estado da Justia baixar acesso aos documentos de arquivo e s informaes neles
instrues complementares execuo deste Decreto. contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restries
(Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) administrativas ou legais;
43
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
II - integrar e coordenar as atividades de gesto de entidade, e acompanhar a sua aplicao no seu mbito de
documentos de arquivo desenvolvidas pelos rgos atuao e de seus seccionais;
setoriais e seccionais que o integram; IV - coordenar a aplicao do cdigo de
III - disseminar normas relativas gesto de classificao e da tabela de temporalidade e destinao de
documentos de arquivo; documentos de arquivo relativos as atividades-meio,
IV - racionalizar a produo da documentao instituda para a administrao pblica federal, no seu
arquivstica pblica; mbito de atuao e de seus seccionais;
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e V - elaborar, por intermdio da Comisso
de armazenagem da documentao arquivstica pblica; Permanente de Avaliao de Documentos e de que trata
VI - preservar o patrimnio documental arquivstico o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e
da administrao pblica federal; aplicar, aps aprovao do Arquivo Nacional, a tabela de
VII - articular-se com os demais sistemas que temporalidade e destinao de documentos de arquivo
atuam direta ou indiretamente na gesto da informao relativos s atividades-fim;
pblica federal. VI - promover e manter intercmbio de cooperao
tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e
Art. 3o Integram o SIGA: internacionais;
I - como rgo central, o Arquivo Nacional; VII - proporcionar aos servidores que atuam na rea
II - como rgos setoriais, as unidades responsveis de gesto de documentos de arquivo a capacitao, o
pela coordenao das atividades de gesto de documentos aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem garantindo
de arquivo nos Ministrios e rgos equivalentes; constante atualizao.
III - como rgos seccionais, as unidades
vinculadas aos Ministrios e rgos equivalentes. Art. 6o Fica instituda, junto ao rgo central, a
Comisso de Coordenao do SIGA, cabendo-lhe:
Art. 4o Compete ao rgo central: I - assessorar o rgo central no cumprimento de
I - acompanhar e orientar, junto aos rgos setoriais suas atribuies;
do SIGA, a aplicao das normas relacionadas gesto de II - propor polticas, diretrizes e normas relativas
documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa gesto de documentos de arquivo, a serem implantadas
Civil da Presidncia da Repblica; nos rgos e entidades da administrao pblica federal,
II - orientar a implementao, coordenao e aps aprovao do Chefe da Casa Civil da Presidncia da
controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas Repblica;
gesto de documentos nos rgos setoriais; III - propor aos rgos integrantes do SIGA as
III - promover a disseminao de normas tcnicas e alteraes ou adaptaes necessrias ao aperfeioamento
informaes de interesse para o aperfeioamento do dos mecanismos de gesto de documentos de arquivo;
sistema junto aos rgos setoriais do SIGA; IV - avaliar os resultados da aplicao das normas e
IV - promover e manter intercmbio de cooperao propor os ajustamentos que se fizerem necessrios,
tcnica com instituies e sistemas afins, nacionais e visando modernizao e ao aprimoramento do SIGA.
internacionais;
V - estimular e promover a capacitao, o Art. 7o Compem a Comisso de Coordenao do
aperfeioamento, o treinamento e a reciclagem dos SIGA:
servidores que atuam na rea de gesto de documentos de I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a
arquivo. presidir;
II - um representante do rgo central, responsvel
Art. 5o Compete aos rgos setoriais: pela coordenao do SIGA, designado pelo Diretor-Geral
I - implantar, coordenar e controlar as atividades de do Arquivo Nacional;
gesto de documentos de arquivo, em seu mbito de III - um representante do Sistema de Administrao
atuao e de seus seccionais, em conformidade com as dos Recursos de Informao e Informtica - SISP,
normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento,
da Repblica; Oramento e Gesto;
II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho IV - um representante do Sistema de Servios
desenvolvidas, no seu mbito de atuao e de seus Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento,
seccionais, visando padronizao dos procedimentos Oramento e Gesto;
tcnicos relativos s atividades de produo, classificao, V - os coordenadores das subcomisses dos
registro, tramitao, arquivamento, preservao, Ministrios e rgos equivalentes.
emprstimo, consulta, expedio, avaliao, transferncia 1o Podero participar das reunies como
e recolhimento ou eliminao de documentos de arquivo e membros ad-hoc, por solicitao de seu Presidente,
ao acesso e s informaes neles contidas; especialistas e consultores com direito a voz e no a voto,
III - coordenar a elaborao de cdigo de quando julgado necessrio pela maioria absoluta de seus
classificao de documentos de arquivo, com base nas membros.
funes e atividades desempenhadas pelo rgo ou
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como rgo Art 3 O Poder Executivo regulamentar, no prazo
central do SIGA, o encaminhamento, para aprovao do de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as
Ministro Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e
das normas complementares a este Decreto, deliberadas municipais para a autenticao de traslados e certides
pela Comisso de Coordenao do SIGA. originrias de microfilmagem de documentos oficiais.
1 O decreto de regulamentao determinar,
Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua igualmente, quais os cartrios e rgos pblicos
publicao. capacitados para efetuarem a microfilmagem de
documentos particulares, bem como os requisitos que a
Braslia, 12 de dezembro de 2003; 182o da Independncia microfilmagem realizada por aqules cartrios e rgos
e 115o da Repblica. pblicos devem preencher para serem autenticados, a fim
LUIZ INCIO LULA DA SILVA de produzirem efeitos jurdicos, em juzo ou fora dle,
Jos Dirceu de Oliveira e Silva quer os microfilmes, quer os seus traslados e certides
originrias.
2 Prescrever tambm o decreto as condies que
Lei 5.433, de 08/05/1968 Regula a os cartrios competentes tero de cumprir para a
autenticao de microfilmes realizados por particulares,
microfilmagem de documentos oficiais
para produzir efeitos jurdicos contra terceiros.
e d outras providncias.
Art 4 dispensvel o reconhecimento da firma da
O PRESIDENTE DA REPBLICA , fao saber autoridade que autenticar os documentos oficiais
que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono a arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e
seguinte Lei: certides originais de microfilmes.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art 5 Esta lei entra em vigor na data de sua 3 O armazenamento do filme original dever ser
publicao. feito em local diferente do seu filme cpia.
46
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
47
NOES DEE ARQUIVOLLOGIA ___________________________
________________________________
________________
Consiiderando os dispositivos
d d Lei n 5.4433, de 8
da Art. 2 Esta Resoluuo entra em
m vigor na data
d de
de maio de 1968,
1 regulam
mentada pelo Decreto n 1.799,
1 de sua
s publicaoo.
30 de janeirro de 1996 e da Portaria MJ n 58, de
d 20 de
junho de 1996, que tratam da microfilmaggem de JAIME
E ANTUNES DA SILVA
documentos arquivsticoss;
(SEG
GUEM ANE
EXOS 1 E 2)
O1
ANEXO
SMBOLOS UTILIZADO
OS ISO 98778/1990
Continua em
e outro Continuao de outro
o
rolo. rolo
Continued on Continuedd from
another rooll. another rooll.
0490 (*) 0491 (*)
48
NOES DEE ARQUIVOLLOGIA ___________________________
________________________________
________________
Damaged teext.
Wrong bindding.
0078 (*)
O2
ANEXO
ROTEIRO
OS DE SINA
ALTICAS QUADRO DE
D APLICA
O
I SINAL
TICAS QUE
E ANTECEDE
EM A SEQU
UNCIA DE DOCUMENT
D TOS A SERE
EM MICROF
FILMADOS:
SIN
NALTICAS
S SM
MBOLOS CORPO DAS INFORMA
AES SOB
BRE O USO
O
ISO LETRRAS E
(AN
NEXO 1) NUME EROS
ARIAAL OU
SIMILAR1
1. INCIO DO 70 ou 18 ou Deve consttar de todos os o rolos para
ROLO O superior superior que no resstem dvidas quanto ao
incio do fiilme.
2. CO
ONTINUA
O 70 ou 18 ou Deve ser uusada para infformar que oss
DE OUTRO
O ROLO superior superior documentoos que preced dem os que
sero microofilmados encontram-se
em outro roolo.
3. IM
MAGEM DE -- 14 a 30 3a7 Deve ser uusada para ind dicar as
OBSE ERVAO omisses, pproblemas dee legibilidade
ou outras oocorrncias prrevistas no
art. 9 do D
Decreto n 1.7799, de 30
janeiro de 1996.
4. DE
ENSIDADE -- -- -- Deve consttar de todos os o rolos uma
UNIFFORME folha em branco, preferrencialmente
com as carractersticas do
d papel
fotogrficoo fosco, que permita
p a
medio daa densidade do d
microfilmee.
5. NU
UMERO DO -- 70 ou 18 ou Cada rolo dde microfilme poder
FILMME superior superior receber umm nmero, parra fins de
identificao, registro, controle
c e
acesso.
49
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausncia dessa fonte, usar letras e nmeros no serifados,
isto , letras e nmeros sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milmetros
(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausncia dessa fonte, usar letras e nmeros no serifados,
isto , letras e nmeros sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milmetros
50
NOES DEE ARQUIVOLLOGIA ___________________________
________________________________
________________
TICAS POS
II SINAL STERIORES SEQUNC
CIA DE DOC
CUMENTOS
S MICROFIL
LMADOS:
SINALT
TICAS SMBOLOSS COORPO DAS INFORMA
ES SOBR
RE O USO
ISO L
LETRAS E
(ANEXO 1)) N
NUMEROS
A
ARIAL OU
1
S
SIMILAR
1. DENSIDA
ADE -- -- -- Deve constar de toodos os rolos uma folha em m
UNIFORME E branco, preferenciaalmente com as
caracttersticas do ppapel fotogrfico fosco, quue
permiita a medioo da densidadee do microfilm me.
2. CARTO
O DE -- -- -- Deve constar de toodos os rolos para permitirr a
RESOLUO realizao de testes de qualidad de.
3. IMAGEM
M DE -- 14 a 20
2 3a7 Deve constar de toodos os rolos, contendo as
ENCERRAMMENTO maes previsstas no art. 8 do Decreto n
inform n
1.799/96.
4. CONTINU
UA EM 70 ouu 18 ouu Deve ser usada parra informar queq documenttos
OUTRO ROOLO superioor superiior do meesmo conjuntto documentaal encontram-se
microofilmados em outro rolo.
5. FIM DO ROLO
R 70 ouu 18 ouu Deve constar de toodos os rolos para que no
superioor superiior restem
m dvidas quaanto ao fim do d filme.
51
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
52
NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Seo II
Da Reclassificao e da Desclassificao Art. 15. A publicao dos atos sigilosos, se for o
caso, limitar-se- aos seus respectivos nmeros, datas de
Art. 8 Dados ou informaes classificados no grau expedio e ementas, redigidas de modo a no
de sigilo ultra-secreto somente podero ser reclassificados comprometer o sigilo.
ou desclassificados, mediante deciso da autoridade
responsvel pela sua classificao. Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas
Art. 9 Para os graus secreto, confidencial e baseados em fotografias areas ou em seus negativos sero
reservado, poder a autoridade responsvel pela classificados em razo dos detalhes que revelem e no da
classificao ou autoridade hierarquicamente superior classificao atribuda s fotografias ou negativos que lhes
competente para dispor sobre o assunto, respeitados os deram origem ou das diretrizes baixadas para obt-las.
interesses da segurana da sociedade e do Estado, alter-la
ou cancel-la, por meio de expediente hbil de Art. 17. Podero ser elaborados extratos de
reclassificao ou desclassificao dirigido ao detentor da documentos sigilosos, para sua divulgao ou execuo,
custdia do dado ou informao sigilosos. mediante consentimento expresso:
Pargrafo nico. Na reclassificao, o novo prazo I - da autoridade classificadora, para documentos
de durao conta-se a partir da data de produo do dado ultra-secretos;
ou informao. (Redao dada pelo Decreto n 5.301, de II - da autoridade classificadora ou autoridade
2004) hierarquicamente superior competente para dispor sobre o
assunto, para documentos secretos; e
Art. 10. A desclassificao de dados ou III - da autoridade classificadora, destinatria ou
informaes nos graus ultra-secreto, confidencial e autoridade hierarquicamente superior competente para
reservado ser automtica aps transcorridos os prazos dispor sobre o assunto, para documentos confidenciais e
previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7o, salvo no caso reservados, exceto quando expressamente vedado no
de sua prorrogao, quando ento a desclassificao prprio documento.
ocorrer ao final de seu termo. (Redao dada pelo Pargrafo nico. Aos extratos de que trata este
Decreto n 5.301, de 2004) artigo sero atribudos graus de sigilo iguais ou inferiores
queles atribudos aos documentos que lhes deram origem,
Art. 11. Dados ou informaes sigilosos de guarda salvo quando elaborados para fins de divulgao.
permanente que forem objeto de desclassificao sero
encaminhados instituio arquivstica pblica Seo II
competente, ou ao arquivo permanente do rgo pblico, Do Documento Sigiloso Controlado
entidade pblica ou instituio de carter pblico, para
fins de organizao, preservao e acesso. Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC)
Pargrafo nico. Consideram-se de guarda aquele que, por sua importncia, requer medidas
permanente os dados ou informaes de valor histrico, adicionais de controle, incluindo:
probatrio e informativo que devam ser definitivamente I - identificao dos destinatrios em protocolo e
preservados. recibo prprios, quando da difuso;
Art. 12. A indicao da reclassificao ou da II - lavratura de termo de custdia e registro em
desclassificao de dados ou informaes sigilosos dever protocolo especfico;
constar das capas, se houver, e da primeira pgina. III - lavratura anual de termo de inventrio, pelo
rgo ou entidade expedidores e pelo rgo ou entidade
CAPTULO III receptores; e
DA GESTO DE DADOS OU INFORMAES IV - lavratura de termo de transferncia, sempre que
SIGILOSOS se proceder transferncia de sua custdia ou guarda.
Pargrafo nico. O termo de inventrio e o termo de
Seo I transferncia sero elaborados de acordo com os modelos
Dos Procedimentos para Classificao de Documentos constantes dos Anexos I e II deste Decreto e ficaro sob a
guarda de um rgo de controle.
Art. 13. As pginas, os pargrafos, as sees, as
partes componentes ou os anexos de um documento Art. 19. O documento ultra-secreto , por sua
sigiloso podem merecer diferentes classificaes, mas ao natureza, considerado DSC, desde sua classificao ou
documento, no seu todo, ser atribudo o grau de sigilo reclassificao.
mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes. Pargrafo nico. A critrio da autoridade
Art. 14. A classificao de um grupo de classificadora ou autoridade hierarquicamente superior
documentos que formem um conjunto deve ser a mesma competente para dispor sobre o assunto, o disposto
atribuda ao documento classificado com o mais alto grau no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo.
de sigilo.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 24. Os documentos sigilosos em suas Art. 29. O destinatrio de documento sigiloso
expedio e tramitao obedecero s seguintes comunicar imediatamente ao remetente qualquer indcio
prescries: de violao ou adulterao do documento.
I - sero acondicionados em envelopes duplos;
II - no envelope externo no constar qualquer Art. 30. Os documentos sigilosos sero mantidos ou
indicao do grau de sigilo ou do teor do documento; guardados em condies especiais de segurana, conforme
III - no envelope interno sero apostos o regulamento.
destinatrio e o grau de sigilo do documento, de modo a 1 Para a guarda de documentos ultra-secretos e
serem identificados logo que removido o envelope secretos obrigatrio o uso de cofre forte ou estrutura que
externo; oferea segurana equivalente ou superior.
IV - o envelope interno ser fechado, lacrado e 2 Na impossibilidade de se adotar o disposto no
expedido mediante recibo, que indicar, necessariamente, 1, os documentos ultra-secretos devero ser mantidos sob
remetente, destinatrio e nmero ou outro indicativo que guarda armada.
identifique o documento; e
V - sempre que o assunto for considerado de Art. 31. Os agentes responsveis pela guarda ou
interesse exclusivo do destinatrio, ser inscrita a palavra custdia de documentos sigilosos os transmitiro a seus
pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem
ou transferncia de responsabilidade.
Art. 25. A expedio, conduo e entrega de Pargrafo nico. Aplica-se o disposto neste artigo
documento ultra-secreto, em princpio, ser efetuada aos responsveis pela guarda ou custdia de material
pessoalmente, por agente pblico autorizado, sendo sigiloso.
vedada a sua postagem.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 32. A reproduo do todo ou de parte de Art. 36. Os documentos permanentes de valor
documento sigiloso ter o mesmo grau de sigilo do histrico, probatrio e informativo no podem ser
documento original. desfigurados ou destrudos, sob pena de responsabilidade
1 A reproduo total ou parcial de documentos penal, civil e administrativa, nos termos da legislao em
sigilosos controlados condiciona-se autorizao expressa vigor.
da autoridade classificadora ou autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o CAPTULO IV
assunto. DO ACESSO
2 Eventuais cpias decorrentes de documentos
sigilosos sero autenticadas pelo chefe da Comisso a que Art. 37. O acesso a dados ou informaes sigilosos
se refere o art. 35 deste Decreto, no mbito dos rgos e em rgos e entidades pblicos e instituies de carter
entidades pblicas ou instituies de carter pblico. pblico admitido:
3 Sero fornecidas certides de documentos I - ao agente pblico, no exerccio de cargo, funo,
sigilosos que no puderem ser reproduzidos devido a seu emprego ou atividade pblica, que tenham necessidade de
estado de conservao, desde que necessrio como prova conhec-los; e
em juzo. II - ao cidado, naquilo que diga respeito sua
pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo
Art. 33. O responsvel pela produo ou reproduo ou geral, mediante requerimento ao rgo ou entidade
de documentos sigilosos dever providenciar a eliminao competente.
de notas manuscritas, tipos, clichs, carbonos, provas ou 1 Todo aquele que tiver conhecimento, nos
qualquer outro recurso, que possam dar origem a cpia termos deste Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito s
no-autorizada do todo ou parte. sanes administrativas, civis e penais decorrentes da
eventual divulgao dos mesmos.
Art. 34. Sempre que a preparao, impresso ou, se 2 Os dados ou informaes sigilosos exigem que
for o caso, reproduo de documento sigiloso for efetuada os procedimentos ou processos que vierem a instruir
em tipografias, impressoras, oficinas grficas ou similar, tambm passem a ter grau de sigilo idntico.
essa operao dever ser acompanhada por pessoa 3 Sero liberados consulta pblica os
oficialmente designada, que ser responsvel pela garantia documentos que contenham informaes pessoais, desde
do sigilo durante a confeco do documento, observado o que previamente autorizada pelo titular ou por seus
disposto no art. 33. herdeiros.
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 55. Dados ou informaes sigilosos Art. 60. Aos rgos e entidades pblicos, bem como
concernentes a programas tcnicos ou aperfeioamento de s instituies de carter pblico, a que os contratantes
material somente sero fornecidos aos que, por suas estejam vinculados, cabe providenciar para que seus
funes oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso. fiscais ou representantes adotem as medidas necessrias
Pargrafo nico. Os rgos e entidades pblicos para a segurana dos documentos ou materiais sigilosos
controlaro e coordenaro o fornecimento s pessoas em poder dos contratados ou subcontratados, ou em curso
fsicas e jurdicas interessadas os dados e informaes de fabricao em suas instalaes.
necessrios ao desenvolvimento de programas.
CAPTULO IX
Seo II DAS DISPOSIES FINAIS
Do Transporte
Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a
Art. 56. A definio do meio de transporte a ser material, rea, instalao e sistema de informao cujo
utilizado para deslocamento de material sigiloso sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do
responsabilidade do detentor da custdia e dever Estado.
considerar o respectivo grau de sigilo.
1 O material sigiloso poder ser transportado por Art. 62. Os rgos e entidades pblicos e
empresas para tal fim contratadas. instituies de carter pblico exigiro termo de
2 As medidas necessrias para a segurana do compromisso de manuteno de sigilo dos seus servidores,
material transportado sero estabelecidas em funcionrios e empregados que direta ou indiretamente
entendimentos prvios, por meio de clusulas contratuais tenham acesso a dados ou informaes sigilosos.
especficas, e sero de responsabilidade da empresa Pargrafo nico. Os agentes de que trata
contratada. o caput deste artigo comprometem-se a, aps o
desligamento, no revelar ou divulgar dados ou
Art. 57. Sempre que possvel, os materiais sigilosos informaes sigilosos dos quais tiverem conhecimento no
sero tratados segundo os critrios indicados para a exerccio de cargo, funo ou emprego pblico.
expedio de documentos sigilosos.
Art. 63. Os agentes responsveis pela custdia de
Art. 58. A critrio da autoridade competente, documentos e materiais e pela segurana de reas,
podero ser empregados guardas armados, civis ou instalaes ou sistemas de informao de natureza sigilosa
militares, para o transporte de material sigiloso. sujeitam-se s normas referentes ao sigilo profissional, em
razo do ofcio, e ao seu cdigo de tica especfico, sem
CAPTULO VIII prejuzo de sanes penais.
DOS CONTRATOS
Art. 64. Os rgos e entidades pblicos e
Art. 59. A celebrao de contrato cujo objeto seja instituies de carter pblico promovero o treinamento,
sigiloso, ou que sua execuo implique a divulgao de a capacitao, a reciclagem e o aperfeioamento de
desenhos, plantas, materiais, dados ou informaes de pessoal que desempenhe atividades inerentes
natureza sigilosa, obedecer aos seguintes requisitos: salvaguarda de documentos, materiais, reas, instalaes e
I - o conhecimento da minuta de contrato estar sistemas de informao de natureza sigilosa.
condicionado assinatura de termo de compromisso de
manuteno de sigilo pelos interessados na contratao; e Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome
II - o estabelecimento de clusulas prevendo a: conhecimento de documento sigiloso, nos termos deste
a) possibilidade de alterao do contrato para Decreto fica, automaticamente, responsvel pela
incluso de clusula de segurana no estipulada por preservao do seu sigilo.
ocasio da sua assinatura;
b) obrigao de o contratado manter o sigilo Art. 66. Na classificao dos documentos ser
relativo ao objeto contratado, bem como sua execuo; utilizado, sempre que possvel, o critrio menos restritivo
c) obrigao de o contratado adotar as medidas de possvel.
segurana adequadas, no mbito das atividades sob seu
controle, para a manuteno do sigilo relativo ao objeto Art. 67. A critrio dos rgos e entidades do Poder
contratado; Executivo Federal sero expedidas instrues
d) identificao, para fins de concesso de complementares, que detalharo os procedimentos
credencial de segurana, das pessoas que, em nome do necessrios plena execuo deste Decreto.
contratado, tero acesso a material, dados e informaes
sigilosos; e Art. 68. Este Decreto entra em vigor aps quarenta
e) responsabilidade do contratado pela segurana do e cinco dias da data de sua publicao.
objeto subcontratado, no todo ou em parte.
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TICA PROFISSIONAL
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documentos excludos da consulta tenham sido nmero, dentro dos limites impostos pela poltica das
retirados momentaneamente do dossi, o usurio deve instituies dependem a necessidade de preservar os
ser modificado. documentos, o respeito legislao e regulamentao,
aos direitos dos indivduos e aos acordos com os
4. Os arquivistas asseguram permanentemente a doadores. Eles definem as restries aos usurios
comunicabilidade e a compreenso dos eventuais e as aplicam com eqidade. Os arquivistas
documentos. desencorajam as limitaes de acesso e de utilizao
dos documentos quando eles no so razoveis, mas
Os arquivistas dirigem sua reflexo sobre a podem aceitar ou sugerir restries claramente definidas
triagem dos documentos a serem conservados ou e de uma durao limitada quando elas so a condio
eliminados, prioritariamente, em funo da necessidade de uma aquisio. Eles observam fielmente e aplicam
de salvaguardar a memria da atividade da pessoa ou da com imparcialidade todos os acordos firmados no
instituio que os produziu ou acumulou, mas momento de uma aquisio, mas, no interesse da
igualmente em funo dos interesses evolutivos dos liberao de acesso aos documentos, eles podem
interesses da pesquisa histrica. Os arquivistas tm renegociar as clusulas quando as circunstncias
conscincia de que a aquisio de documentos de mudam.
origem duvidosa, mesmo de grande interesse, de
natureza a encorajar um comrcio ilegal. Eles prestam a 7. Os arquivistas visam encontrar o justo equilbrio,
sua colaborao a seus colegas e aos servios no quadro da legislao em vigor, entre o direito
pertinentes para a identificao e a procura das pessoas ao conhecimento e o respeito vida privada.
suspeitas de roubos de documentos de arquivos.
Os arquivistas se preocupam para que a vida das
5. Os arquivistas se responsabilizam pelo tratamento pessoas jurdicas e fsicas, assim como a segurana
dos documentos e justificam a maneira como o nacional, sejam protegidas, sem que haja necessidade
fazem. de se destruir as informaes sobretudo no caso dos
arquivos informatizados, onde os dados podem ser
Os arquivistas se preocupam no somente com o deletados e novos dados inseridos, como prtica
recolhimento dos documentos existentes, mas tambm corrente. Os arquivistas defendem o respeito a vida
cooperam com os gestores de documentos de maneira privada das pessoas que esto ligadas origem ou que
que, nos sistemas de informao e arquivamento so a prpria matria dos documentos, sobretudo
eletrnico, sejam levados em conta, desde a origem, os daquelas que no foram consultadas quanto `a
procedimentos destinados proteo de documentos de utilizao ou destino dos documentos.
valor permanente. Os arquivistas quando negociam com
os servios responsveis pela guarda ou com os 8. Os arquivistas servem aos interesses de todos e
proprietrios de documentos, fundamentam sua deciso, evitam tirar de sua posio vantagens para eles
em tal circunstncia, considerando os seguintes mesmos ou para quem quer que seja.
elementos: autorizao de recolhimento, doao ou
venda; negociaes financeiras; planos de tratamento; Os arquivistas se abstm de toda atividade
direitos de produo e condies de acessibilidade. Eles prejudicial sua integridade profissional, sua
aguardam um registro escrito de entrada de objetividade e sua imparcialidade.
documentos, de sua conservao e de seu tratamento.
Os arquivistas no tiram de suas atividades
6. Os arquivistas facilitam o acesso aos arquivos ao nenhuma vantagem pessoal, financeira ou de qualquer
maior nmero possvel de usurios, oferecendo outra ordem que possa resultar em detrimento das
seus servios a todos com imparcialidade. instituies, dos usurios e de seus colegas. Os
arquivistas no colecionam pessoalmente documentos
Os arquivistas produzem instrumento de pesquisa originais nem participam de um comrcio de
gerais e especficos adaptados s exigncias, para a documentos em sua rea de jurisdio. Eles evitam as
totalidade dos fundos que tm sob sua guarda. Em todas atividades que possam ciar no esprito do pblico a
as circunstncias, eles oferecem pareceres com impresso de um conflito de interesses. Os arquivistas
imparcialidade e utilizam os recursos disponveis para podem explorar os fundos arquivsticos de sua
fornecer uma srie de opinies equilibradas. Os instituio para fins de pesquisa e de publicaes
arquivistas respondem com cortesia, e com a pessoais, desde que tal trabalho seja conduzido de
preocupao de ajudar, a todas as pesquisas razoveis acordo coma s mesmas regras impostas aos demais
referentes aos documentos dos quais eles garantem a usurios. Eles no revelam nem utilizam, nos fundos
conservao e encorajam a sua utilizao em grande arquivsticos, onde o acesso limitado, as informaes
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