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Existe uma forte relao entre a anlise de requisitos de um projeto e a RFP. Se a anlise for
elaborada corretamente e pode ser facilmente includo na RFP, economizando tempo e esforo.
Alm de estabelecer uma linguagem comum entre o processo de aquisio e o gerenciamento de
projetos.
A elaborao de uma RFP deve ser um sub-projeto de um projeto maior. O projeto de uma RFP
envolve:
Preparao;
Definio dos requisitos administrativos;
Definio de como as informaes dos fornecedores sero apresentadas;
Definio dos requisitos tcnicos do produto ou servio a serem adquiridos;
Gerenciamento de requisitos da RFP;
Definio de como sero apresentadas as informaes de preo; e,
Definio do processo de avaliao das propostas.
Deve-se definir quais informaes e em que detalhe sero passadas para os fornecedores.
Quanto maior for quantidade de informaes e seus detalhes melhores sero as propostas dos
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fornecedores, pois tero mais elementos para criar solues mais prximas das necessidades
dos clientes. Todos os documentos enviados devem ser classificados e com referencias no
rodap sobre o nvel de confidencialidade (pblica, proprietria, confidencial ou secreta).
A seo de requisitos tcnicos deve-se dar preferncia a definio dos requerimentos dos
produtos e no h uma especificao. Isso possibilita aos fornecedores maior flexibilidade na
definio do produto ou servio. A linguagem utilizada deve ser clara e conhecida por todos os
fornecedores qualificados para fornecer a soluo. Os requerimentos no podem ser ambguos
ou conter termos subjetivos. Devem ser mensurveis, ter significado e serem completos. No
devem incluir solues pr-definidas e caractersticas desnecessrias.
Para completar o quadro de informaes tcnicas a RFP deve apresentar o ambiente de negcios
e tcnico atual e os ambientes propostos. Devem incluir as necessidades de hardware, software e
aplicaes. Na seo de gerenciamento de requisitos da RFP existe uma longa lista de
atividades, tais como: plano e calendarizao do projeto; plano de preparao do local;
atribuies de responsabilidades; necessidades de pessoal; papeis e responsabilidades;
atividades de design, desenvolvimento e implantao; sistema de manuteno e suporte;
treinamento e outros.
O preo das propostas dos fornecedores de vir acompanhado por informaes que detalhem sua
estrutura, tais como: hardware; software; aplicao; desenvolvimento de software; consumveis;
implantao do projeto; manuteno e suporte; treinamento e outros itens.
Forme uma equipe para a avaliao das propostas. Defina um processo para a solicitao de
esclarecimento aos fornecedores. Use tcnicas de avaliao das solues e preo. Aps a
anlise de todas as propostas, selecione as melhores baseadas em critrios mensurveis e crie
uma lista reduzida, uma short-list. Convide os fornecedores selecionados para apresentaes
presenciais e demonstraes dos produtos ou visitas tcnicas para dar evidncias de
funcionamento da soluo proposta.
Modelos de formulrios
Tambm importante colocar como anexos modelos de formulrios a serem usados no processo.
Exemplos:
Uma RFP de outsourcing deve ter, pelo menos, cinco captulos ou documentos bsicos:
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5. Acordo de nvel de servio (nvel mnimo aceitvel de servio)
Dica:
Evite descries do tipo:
servio de instalao de Windows XP em mquinas Intel
Prefira descries mais resistentes ao tempo:
servio de instalao de software padro em mquinas cliente
Evite dvidas do tipo:
... e se trocar XP por Vista, muda o escopo do servio?
Escopo Permetro
Normalmente se dividem os servios por torres, as mais comuns so:
service desk, suporte de campo, data center, web hosting, gesto de redes (dados e/ou voz),
desenvolvimento de aplicativos e manuteno de sistemas. Estas sete torres cobrem 90% dos
servios de TI. Mas pode haver variaes, como: implantao de sistemas ERP, Collocation,
monitorao da segurana, controle de ativos, testes, site backup e outras. Planejar o recorte de
torres necessrio antes da RFP, quando se define a estratgia de contratao.
Dica: Para testar a definio de escopo pergunte-se: como vou medir a entrega deste
servio?
Minuta de Contrato
Apresente ao fornecedor o modelo de contrato que ser aplicado, que deve ter clusulas de cunho
legal e de servios. No mbito legal tratam-se assuntos como garantias, padres legais do cliente,
normas, resciso, etc. No agrupamento de clusulas relativas a servios, esto as condies para
implantao dos servios e a obrigatoriedade de apoio na sada, alm dos temas como penalidades,
continuidade, sub-contratao. Os anexos geralmente incluem os outros documentos bsicos da
RFP, citados neste white paper. Um bom contrato deve ser de interpretao clara, e o representante
legal da empresa deve revis-lo o quanto antes, pois a aprovao interna do contrato demanda
tempo adequado.
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Dica: Evite recorrer ao fornecedor para estruturar o contrato, prefira usar uma empresa
externa se for necessrio. Os contratos padro de fornecedores nunca tm clusulas de
defesa do cliente, tendem a proteger s os interesses do fornecedor.
Indicadores de Desempenho
Descreva como espera medir o sucesso do servio (o que diferente de SLA).
Indique ao fornecedor, quais os parmetros de desempenho so considerados mais
importantes para que ele desenhe uma proposta de melhoria. Tambm interessante indicar os
quais so as metas que o fornecedor deve perseguir para que o contrato tenha continuidade
(clusulas de resciso motivada por falha de desempenho).
Dica: a clareza do que se espera da evoluo do contrato o fator crtico de sucesso de uma
contratao, pois documenta expectativas e orienta as negociaes futuras.
Dica: quanto mais alta a SLA, mais caro o servio, seja criterioso.
A Proposta
Finalmente, crie um formulrio de avaliao em que o fornecedor responde a vrias perguntas de
qualificao, isso facilita anlise das propostas, nivelando os fornecedores. Especifique que todos
respondam a todas perguntas na mesma seqncia e que os preos estejam nas unidades de
medida estabelecidas pela RFP.
Dica: as propostas so grandes e detalhadas, quanto mais padronizadas, mais fcil se torna a
anlise.
RESUMO
O processo de RFP complexo, no hesite em contratar ajuda externa caso ainda no tenha
conhecimento suficiente para desenvolv-la, pois a experincia dos consultores acelera o processo,
alm de produzir, em geral, um contrato mais adequado para contemplar o interesse das partes
envolvidas.