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Instruções Para Tomada de Inventário Físico

1 - Introdução

A finalidade dessas instruções é determinar os procedimentos básicos para a contagem de inventários. É


necessária sua estrita observância a fim de assegurar um levantamento preciso.

2 - Responsabilidades

A diretoria designará um encarregado de inventário, que será responsável pelos inventários físicos e um
“controller” de inventário que, além das tarefas que lhe serão confiadas conforme abaixo descrito, observará
todo o levantamento do inventário e fará os testes de contagem física que achar necessários.

Independentemente das designações acima, os auditores apontarão seus representantes, que observarão
os procedimentos do levantamento e farão testes das contagens.

3 - Preparação Para o Inventário Físico

(A) Codificação do material: todos os materiais, exceto os itens lançados diretamente como despesa, devem
ser codificados com bastante antecedência da data do levantamento do inventário. A codificação deve
constituir-se somente de algarismos, levando-se em consideração a divisão dos materiais, de acordo com
os registros contábeis.

(B) Disposição dos itens na fábrica: o trabalho de tomada de inventário pode ser grandemente facilitado se
os estoque e os produtos em processo forem ordenados antes do início da contagem. Sempre que um
artigo for estocado em dois ou três lugares diferentes, tal situação deve ser aclarada antes do início da

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contagem.

(C) Divisão da fábrica em áreas: o encarregado do inventário deve estudar cuidadosamente a fábrica e
elaborar um plano dividindo-a previamente em áreas, para a tomada de inventário. Sempre que possível,
divisões físicas como paredes, edifícios independentes, balcões, etc. devem ser usados para dividir as
áreas. Quando não existirem divisões físicas, as áreas devem ser selecionadas de acordo com alas ou
prateleiras. Uma vez dividido em áreas todo o espaço da fábrica, tais áreas podem ser identificadas por
letras (A, B ,C, etc...), e as divisões, sempre que possível, marcadas no chão, a giz, com a letra apropriada.

(D) Material a ser destruído ou a ser desconsiderado: todo o material a ser destruído receberá esse
tratamento sob a supervisão do encarregado do inventário, antes da data da tomada do inventário, a fim de
não se correr o risco de o considerar. No caso de existir material que não deva ser contado na tomada de
inventário, como por exemplo material pertencente a terceiros mas temporariamente sob custódia da
companhia, tal material deve ser colocado num lugar visível devidamente identificado.

(E) Suspensão do movimento de materiais: em nenhuma circunstância poderá ser removido qualquer
material do depósito, ou trazido para o depósito, bem como qualquer produto em processo ser transferido de
uma seção para outra, durante a tomada de inventário. Somente as pessoas autorizadas pelo encarregado
do inventário terão acesso à fábrica até que a tomada de inventário esteja completa.

(F) Designação do pessoal: os funcionários disponíveis para a tomada de inventário devem ser divididos em
dois grupos de duas pessoas para a primeira contagem e considerados recontadores individuais para a
segunda contagem. Para cada grupo deve ser designada uma área ou áreas, e tal área ou áreas, colocada
sob sua responsabilidade. Instruções específicas devem ser dadas antes da data da tomada de inventário, a
fim de que não haja lugar a dúvidas quanto aos métodos, deveres ou a maneira pela qual o estoque deva
ser contado (Ver anexos 1 e 2 ).

(G) Apuração de saldos nas fichas de estoque: o encarregado das fichas de estoque atualizará os saldos de
todas as fichas de estoque durante a semana anterior à data da tomada de inventário. No dia anterior a
essa data, o encarregado de estoque aplicará o carimbo “Inventário” em todas as fichas, diagonalmente na
coluna de Data, três linhas abaixo da linha do último saldo.

(H) Verificação dos últimos movimentos de estoque: o encarregado e o “controller” do inventário devem
anotar as últimas entradas e últimas saídas de cada item, até o fim do dia anterior à data da contagem.
Devem também, verificar que estes movimentos tenham sido lançados nas fichas de estoque.

(I) Fichas de inventário: serão preparadas Fichas de Inventário (Ver anexo 3). A quantidade a ser impressa
será determinada pela experiência obtida dos inventários anteriores. Deve ser dada a máxima atenção a
este assunto, para que estas fichas estejam prontas e totalmente entregues pela tipografia com grande
antecedência à data da tomada anual do inventário.

(J) Fichas de recontagem de estoque: deve ser mandada imprimir uma quantidade de fichas de recontagem
de estoque equivalente a 10% do número necessário de fichas de inventário.

(K) Listas de inventário: as listas de grupo de inventário físico devem ser datilografadas em cinco vias e
prontas para receber as anotações bem antes da data da tomada de inventário. Logo que seja suspenso
todo o movimento de materiais, o encarregado das fichas de estoque deve lançar os saldos das fichas de
estoque em duas vias das listas de grupo de inventário físico.

4 - Método de Contagem e Listagem do Inventário Físico

Conforme acima descrito, será designada uma área definida a cada grupo. Estes procederão à contagem
metódica de todos os materiais em sua área, não omitindo item algum. Os grupos devem ser alertados para
não considerar os materiais fora de sua área, exceto nos caos em que houver instruções para a contagem
de determinados materiais que adentrem áreas adjacentes.

Cada grupo contará e registrará as quantidades e outras informações necessárias na ficha de inventário
(Ver anexo 3).
No que diz respeito aos itens 1 e 2 (Código e Descrição), deve-se ter o máximo cuidado em registrar tal
informação corretamente.

No item 3 (tipo de mercadoria) deve ser indicado o número da ordem de serviço dos produtos em processo.

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O item 4 (local) deve indicar a área onde o material está localizado assim como qualquer referência especial
a respeito, como por exemplo: fora do depósito nº 2.

Os itens 5 e 6 referem-se ao número de unidades contadas e à espécie de unidades (peças, kgs., etc.).

As pessoas encarregadas da contagem e verificação deverão rubricar os itens 7 e 8.

Qualquer cálculo necessário à contagem do estoque deve ser feito no verso da ficha de cada item, a fim de
poder ser conferido mais tarde, se necessário. Se o mesmo item estiver localizado em dois ou mais lugares
separados, deve ser feita uma ficha separada para cada lote.

Quando se tratar de produtos em processo, as fases já acabadas devem ser indicadas no verso da ficha de
cada item.
Depois de ter sido preenchida a ficha de inventário, esta deve ser afixada ao último item do lote que foi
contado, em lugar visível, com o auxílio de alfinete, fita adesiva, etc.

Imediatamente após a primeira contagem, os recontadores individuais verificarão se a quantidade da


mercadoria contada está de acordo com a anotação nas fichas. Estes funcionários visarão então a ficha no
espaço apropriado.

O “controller” de inventário manterá um registro numérico de todas as fichas de inventário emitidas e


designadas a cada grupo.

Deve ser salientado que os contadores de estoque serão responsáveis por todas as fichas que lhes forem
entregues e que todas as fichas não utilizadas ou canceladas deverão ser devolvidas. Nenhuma ficha deve
ser destruída. Todas as fichas não utilizadas ou canceladas devem ser devolvidas pelos grupos ao
“controller” do inventário, imediatamente após o término da primeira contagem.

Durante a contagem, o encarregado e o “controller” do inventário deverão circular pelas várias áreas, para
verificar os métodos de contagem empregados pelos grupos e confirmar, no ato, os resultados da
contagens. É muito importante que este procedimento seja levado efeito de uma maneira completa e que
comece imediatamente após início da contagem. Desta maneira qualquer grupo de contadores de estoque
que esteja executando o serviço com deficiências, poderá ser corrigido antes de progredir muito com uma
contagem errada. Caso determinado grupo esteja permanentemente sendo encontrado com cálculo errados,
devem ser dadas instruções precisas imediatamente. Neste tipo de tomada de inventário é extremamente
importante que a primeira contagem esteja correta e toda a insistência é pouca em salientarmos que os
bons resultados dependerão grandemente da supervisão e estrito controle exercido pelas partes designadas
para esse fim.

Quando a contagem do inventário estiver completada e verificada, o encarregado e o “controller” do


inventário inspecionarão toda a fábrica, a fim de se certificarem de que todo o estoque foi contado e
rotulado.

Em nenhuma circunstância as fichas de inventário deverão ser recolhidas antes do “controller” do inventário,
acompanhado do representante do Chefe de Contabilidade, inspecionar a fábrica e dar sua aprovação ao
trabalho feito, considerando-se que todos os materiais estão rotulados e contados corretamente.

Depois de proceder a esta inspeção, o encarregado do inventário ordenará um recolhimento sistemático da


parte inferior de todas as fichas de inventário. Ao destacar-se esta parte, a ficha deve ser verificada contra o
material que representa, a fim de confirmar-se que o nome e as indicações certas do material foram
indicados na ficha.

As partes destacadas das fichas devem ser colocadas em ordem numérica sob o controle do encarregado e
do “controller” do inventário. Deve ser verificado que todas as fichas tenham sido devolvidas, incluindo-se as
que não foram usadas.

5 - Transição nas Listagens de Grupo

Imediatamente após ser feita completamente a separação das fichas por grupos, devem ser preenchidas as
duas vias das listas de grupo de inventário físico mencionadas em 11.

Esta parte do trabalho deve ser feita transcrevendo-se o resultado da contagem anotado na ficha de

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inventário, apurando-se então as diferenças encontradas. Logo que as primeiras folhas da listagem grupo
estejam completas, devem ser distribuídas em duas vias que as compões: uma cópia ao encarregado e
outra ao “controller” do inventário. Todas as demais folhas devem ter o mesmo destino, o mais breve
possível.

6 - Verificação de Diferenças

Quando forem apuradas diferenças significativas, o encarregado de inventário deverá investigá-las


imediatamente, da seguinte maneira:

(A) Recontagem: deve ser preenchida uma ficha de recontagem de estoque para cada item a ser
investigado, mencionando-se o código, a descrição e todos os números originais da ficha de contagem e da
respectiva área.

A ficha de recontagem de estoque deve ser entregue a um grupo de contadores com instruções para que
recontem todo o item. Quaisquer irregularidades devem ser acusadas imediatamente. É importante que os
contadores não saibam o saldo da ficha de estoque nem o resultado da primeira contagem do item que lhes
for designado.

O estoque deverá ser recontado e os totais encontrados deverão ser relacionados na primeira coluna. A
ficha de recontagem deverá ser devolvida ao encarregado do inventário. Este deverá somar as contagens
de todos os locais e comparar a soma com o total original da tomada do inventário. Caso haja coincidência,
pode ser admitido que a contagem inicial estava correta e que a causa da diferença encontra-se então
noutro lugar.

Se a contagem não coincidir com a contagem original, o encarregado do inventário deverá designar um
terceiro grupo para uma segunda recontagem do estoque em todos os lugares indicados. Esta contagem
deve ser relacionada e identificada numa segunda ficha de recontagem, e comparada com a contagem
original do inventário. Se ainda assim não houver coincidência com nenhuma contagem anterior, devem ser
feitas tantas contagens adicionais quantas forem necessárias para se chegar a uma coincidência de duas
contagens, quaisquer que sejam.

Quando for determinado o resultado realmente correto, pelo procedimento acima, o encarregado do
inventário deverá modificar o resultado mencionado em sua cópia da listagem do grupo do inventário físico,
passando um traço sobre a quantidade original e inserindo o resultado correto. A ficha de recontagem será
aprovada e visada pelo encarregado e pelo “controller” do inventário. Depois de alterada, a ficha de
recontagem será enviada ao “controller” do inventário, que corrigirá a segunda cópia da listagem e anotará o
resultado correto nas fichas de contagem originais.

Quando todas as contagens tiverem sido verificadas, a listagem de grupo, já com as eventuais correções,
deverá ser usada pelo encarregado das fichas de estoque como base para o lançamento dos totais do
inventário nas fichas de estoques, após a palavra “Inventário”.

Quando estiver relacionado algum item de estoque que não tenha ficha, o nome do item e a quantidade
resultante da tomada de inventário devem ser lançados numa ficha de estoque em branco, que será inserida
em seu respectivo lugar no Kardex.

(B) Verificação de registros: quaisquer diferenças significativas existentes devem ser investigadas
verificando-se todos os lançamentos nas respectivas fichas de estoques. Sempre que for localizado um erro
de lançamento ou de apuração de saldo nas fichas de estoque, a correção deverá ser feita num dos três
espaços deixados acima da palavra “Inventário”.

Neste caso, deverão ser feitas as correções respectivas nas duas cópias da listagem de grupo, sendo
visadas pelos encarregados e pelos “controller” do inventário.

7 - Relatório e Aprovação Final

Quando todas as contagens e verificação tiverem sido feitas de acordo com os procedimentos acima, o

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encarregado do inventário providenciará a transcrição das quantidades encontradas nas três cópias
restantes da listagem de grupo. Anotará os custos unitários, fará as extensões para apuração do valor total
de cada item e somará as folhas. Assinará as três cópias e as entregará ao “controller” do inventário.

O encarregado do inventário providenciará também um relatório mencionando todas as diferenças


encontradas nas fichas de estoque e na tomada de inventário, em quantidades e volumes, bem como uma
explicação da razão da diferença tão detalhada quanto possível.

Depois de se ter certificado de que a tomada de inventário seguiu os procedimentos pré-determinados e que
for realizada uma quantidade satisfatória de testes e verificações, o “controller” do inventário dará sua
aprovação final assinando as três cópias das listagens de grupo e o relatório das diferenças, preparado pelo
encarregado do inventário.

A primeira cópia da listagem de grupo e o relatório das diferenças encontradas serão enviados à Diretoria,
que autorizará o Contador a proceder aos respectivos lançamentos.

A segunda a terceira cópias da listagem de grupo serão distribuídas como segue:

2ª cópia: encarregado do inventário


3ª cópia: “controller” do inventário

As fichas de contagem serão arquivadas no arquivo permanente da Companhia.

Anexo 01
Nome: _____________________________________ Área de contagem: ______________

Instruções aos Grupos de Contagem

Ao seu grupo será indicada uma área específica para contagem do inventário, e, a menos que lhes sejam
dadas instruções especiais, tais linhas divisórias deverão ser estritamente respeitadas.

As contagens serão feitas mediante uso de uma ficha de contagem que será preenchida como segue:
Nos itens 1 e 2 (“Código” e “Descrição”) da ficha de contagem que será usada por V.Sa., é essencial que
seja prestada a máxima atenção no sentido da informação ser exata.

O espaço nº 3 deve indicar por exemplo:

“Matéria-prima”, “Produtos em processo”


(Com indicação do número de ordem de serviço, etc.)

Nota: Para os produtos em processo, as fases já acabadas devem ser indicadas no verso da ficha, para
cada item.

O espaço nº 4 (“Local”) deve indicar a área onde o material se encontra, assim como qualquer referência
específica a esse respeito.

Os espaços nºs. 5 e 6 (“Quantidade” e “Unidade”) referem-se ao número de unidade contadas e à espécie


de unidade (peças, kg., etc.).

O espaço nº 7 deve ser assinado por V.Sa.

Se o mesmo material se encontrar parte num lugar e parte noutro, deve ser feita uma ficha para cada lote.
Todas as fichas não usadas ou canceladas devem ser retornadas ao Controlador do Inventário
imediatamente após a primeira contagem.

Durante a contagem, as seguintes instruções devem ser observadas:


1 - Comece a contagem em uma esquina da área que lhe foi confiada; proceda de modo ordenado a partir
deste ponto, a fim de eliminar o perigo de passar por algum material despercebido.
2 - Ao efetuar a contagem, assegure-se de que o código corresponde ao material, e a unidade da medida é
apropriada. Anote no verso dos cartões de contagem se o material contado estiver em mau estado.
3 - Escreva de modo legível. Se cometer um erro ao escrever a quantidade, não emende. Risque
inteiramente e escreva ao lado o número certo.

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4 - Coloque um só material em cada ficha de contagem.


5 - Não conte os materiais marcados com “Não inventariar”.
6 - Havendo necessidade de se fazer cálculos, faça-os no verso do cartão de contagem, de modo que os
mesmos possam ser facilmente verificados posteriormente.
7 - Coloque a ficha de contagem junto ao material contado, de modo seguro, para não se perder, e bem à
vista.
8 - Qualquer dúvida que tenha consulte o Gerente de Inventário.

Anexo 02
Nome: _____________________________________ Área de contagem: ______________

Instruções aos Recontadores

V.Sa. será precedido pelos grupos de contagem que efetuarão a primeira contagem. Caberá a V.Sa.
controlar se a contagem foi feita de forma correta executando o seguinte:

1 - Verificar se cada ficha de contagem contém todos os dados claramente escritos.


2 - Recontar cada item.
3 - Esclarecer as diferenças entre o número achado na primeira contagem e o resultado da recontagem.
Quais diferenças deverão ser esclarecidas imediatamente com a pessoa que efetuou a contagem. ( NÃO
EMENDE. RISQUE INTEIRAMENTE O NÚMERO ERRADO E ESCREVA-O CERTO).
4 - Qualquer divergência com o grupo de contagem respectivo deverá ser levada ao conhecimento do
Gerente do Inventário.
5 - Uma vez achada a ficha em ordem, ou acertadas as diferenças, V.Sa. deverá visá-la no espaço nº 8.

Anexo 03

Acompanhamento de Inventário Físicos de Estoques

A apresentação sobre acompanhamento de inventários físicos de estoques pretende destacar um dos


principais aspectos que deverão ser observados pelo auditor quando do seu exame sobre os estoques.

Evidentemente, esta apostila não se constitui num estudo completo sobre a matéria e assim recomendamos

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que, posteriormente, seja feita consulta à literatura que trata do assunto, a fim de complementar os
conhecimentos necessários.

Os estoques de uma empresa são constituídos de bens físicos, o que provoca a necessidade de desdobrar
os procedimentos de auditoria a fim de comprovar a sua existência e propriedade. A existência física dos
estoques poderá ser verificada através do exame físico dos bens, sobre o que falaremos nestas
apresentação, e a propriedade requer o exame de seus registros e elementos suportes. Poderiam também
existir estoques em poder de terceiros o que faz aplicável o procedimento de confirmação direta.

Não há dúvidas quanto à importância dos inventários físicos, porém e necessário mencionar que essa
importância está sujeita à variação de graus, segundo a efetividade de outros aspectos do sistema de
controle interno.

Vamos exemplificar esses diferentes graus de importância, vejamos agora o primeiro:

Numa empresa que não mantém registros permanentes de estoques o inventário físico é um procedimento
fundamental para que o auditor possa concluir sobre o resultado das operações. Por outro lado, se a
empresa possui esses grandes registros, adotando procedimentos contábeis adequados e uma efetiva
custódia dos estoques, não é de se esperar que o inventário físico seja um procedimento significativo para
que o auditor conclua sobre o resultado das operações. Nesse caso o auditor deverá confirmar que os
dados contábeis respondem à realidade; obviamente, nesse caso, o exame do auditor deverá ser muito
mais cuidadoso.

A tomada de inventário físico é um procedimento que deve fazer parte dos controles internos habituais da
empresa, e não, ser um requisito da auditoria.

O auditor somente deverá presenciar o inventário físico e avaliar a efetividade do mesmo, não sendo ele o
encarregado de efetuá-lo. Devemos esclarecer, também, que o auditor não garante o resultado do inventário
nem assume a responsabilidade do mesmo.

Inventários Físicos
Acompanhamento de Inventários Físicos

No sistema de inventário permanente, as compras e vendas de mercadorias normalmente são controladas


contabilmente e através de fichas de controle de estoque. No final do exercício, a soma dos saldos de todas
as fichas de controle deve resultar em valor igual ao saldo das contas de estoques na contabilidade. Antes
desse confronto, porém, a companhia deverá verificar se as fichas de controle de estoque estão acusando
quantidades realmente existentes fisicamente, desde que é sempre possível a existência de erros, ou
mesmo, desvio de mercadorias. Para tanto, a companhia deverá efetuar inventários físicos, que consistem
na contagem de todos os itens em estoque. Feito esse levantamento, as quantidades encontradas são
confrontadas com aquelas indicadas nas fichas de estoque e as diferenças (sobras e faltas) apuradas são
registradas nas fichas, em quantidades e valores.

Após o ajuste das fichas de controle, a soma dos saldos indicados nestas é confrontada com os registros
contábeis e, havendo divergências, são efetuadas os ajustes contábeis necessários. Dessa maneira, o valor
dos estoques registrado na contabilidade fica correspondendo exatamente às quantidades físicas realmente
existentes, valorizadas pelo método adotado pela companhia (PEPS, UEPS, etc.).

Por outro lado, no sistema de inventário periódico, a diferença entre o estoque final (valorizado pelos
métodos PEPS, custo médio, etc.) e o saldo da conta de estoques (estoque inicial mais compra)
representará o custo das mercadorias vendidas. Se somente esse controle for adotado, a companhia terá
poucas condições de verificar a existência de desvios de mercadorias, desde que não há com que comparar
as quantidades encontradas pelo inventário físico. Em vista disso, e para melhor controlar a movimentação
dos seus estoques, muitas empresas que adotam o sistema de inventário periódico controlam seus
estoques através de fichas, as quais registram as quantidades entradas e saídas. Dessa forma, as
quantidades encontradas através de inventário físico podem ser confrontadas com as demonstradas pelas
fichas de controle, e as faltas anormais porventura encontradas devem ser investigadas.

Contabilização das divergências entre estoque físico e contábil

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Quando o resultado dos inventários físicos, comparado com os controles contábeis, evidencia a existência
de diferenças, estas devem ser contabilizadas. Através dos dados do exemplo a seguir, vejamos como deve
ser feita a contabilização das diferenças (sobras e faltas).

A contabilização deveria ser feita da seguinte forma:

Em conta T, teríamos:

O motivo do valor da diferença entre sobras e faltas ser lançado na conta de custo das mercadorias
vendidas, deve-se à suposição de que essas divergências são basicamente resultantes de enganos na
contabilização da baixa de estoques por vendas. Assim, através dos ajustes de inventário físico, o saldo da
conta de custo das mercadorias vendidas estaria sendo regularizado. Entretanto, quando as diferenças
(faltas) acusada por inventário físico forem substanciais e anormais, as causas devem investigadas e, na
eventualidade de se comprovar que as mesmas não são relacionadas com as operações normais da
companhia, o valor apurado deve ser considerado como perda não-operacionais, e lançado a débito de
conta específica.

(*) Saldo antes dos ajustes.

(**) Saldo anterior não ajustado.

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Avaliação de estoques: “custo ou mercado, o que for menor”.

Origem da regra do menor entre custo ou mercado

Contabilmente, uma empresa pode controlar seus estoques pelos sistema de inventário periódico ou de
inventário permanente. Da mesma forma pode utilizar, entre os métodos de valorização de estoques, aquele
que lhe for mais conveniente: PEPS, custo médio etc.

Existe, porém, uma regra contábil, que determina que os estoques de uma companhia no final do exercício
não podem ter valor superior ao custo de reposição dos mesmos (valor de mercado). Ou seja, o valor dos
estoques deve ser igual ao inferior àquele valor que seria necessário pagar se as mesmas mercadorias em
estoque fossem compradas naquela data, ou, ao valor que se gastaria naquela ocasião para fabricar
aqueles mesmos produto.

A origem dessa regra, sob o ponto de vista contábil, provém de um conceito de contabilidade (conceito de
conservadorismo) que determina que toda as despesas e prejuízos devem ser previstos, mas as receitas
não deve ser antecipadas. Assim, se o valor de custo de uma mercadoria em estoque no final de exercício
de uma companhia fosse superior ao seu valor de mercado (custo de reposição), significaria que a mesma
não conseguiria ser vendida sequer pelo seu preço de custo. Uma empresa que apresentas essa situação
deveria prever esse prejuízo futuro, contabilizando provisão para desvalorização de estoques de forma que
o valor de custo ficasse igualado ao de mercado. Dessa forma, o prejuízo que somente ria efetivado no
exercício seguinte, quando a mercadoria fosse vendia (por preço inferior ao de custo), é antecipado e
contabilizado no exercício em que foi previsto.

No Brasil, essa regra foi estabelecida pelo Decreto-lei nº- 2.627/40 (Leis da Sociedades Anônimas), e
posteriormente adotada pelo Banco Central Brasil, através da Circular nº- 179, de 11 de maio 1972.

Aplicação da regra de custo ou mercado, o que for menor

A aplicação de regra de custo ou mercado, o que for menor, para efeito de avaliação dos estoques na data
de encerramento do balanço geral é relativamente simples. Consiste em comparar o custo unitário
(encontrado pelos métodos PEPS, UEPS, preço médio etc.) de cada item do estoque na data de
encerramento do balanço com os respectivos preços de mercado (obtidos como explicado no tópico
anterior).

Para ilustrar, suponhamos que no final do exercício uma empresa tenha o seguinte custo e valor de
Mercado respectivamente para os produtos indicados a seguir:

Pelos registros contábeis, portanto, o valor total dos estoques é de R$ 45. Pelo valor de mercado, o
estoque deveria ser avaliado em R$ 48. É pela regra de custo ou mercado o menor, o valor dos estoques
deveria ser de R$ 41. Qual seria, portanto, o valor dos estoques que deveria figurar no balanço geral?

Também sobre esse aspecto existem duas correntes divergentes de opinião, com respeito a se a regra de
custo ou mercado, o menor, deve ser aplicada para os estoques como um todo (pela qual o valor dos
estoques deveria figurar no balanço do exemplo acima seria o de custo, R$ 45, desde que é inferior ao de
mercado, R$ 48), ou se deve ser observada para item do estoque, individualmente (quando considerado
seria o menor entre o custo ou mercado, no valor de R$ 41).

Conforme a Circular 179 do Banco Central do Brasil, a regra deve ser aplicada a cada item do estoque,
individualmente. Assim, embora no exemplo acima, o produto B seja o único cujo custo é superior ao valor
de mercado, mesmo nesse caso, a provisão para desvalorização deve ser contabilizada. No balanço Geral
deveria figurar, portanto, o valor de R$ 41 para os estoques.

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Valorização e avaliação de estoques

Na realidade, existem diversos problemas relacionados com o ato de contabilizar o custo das vendas, que
represente o valor do estoque vendido. Assim, considerando um determinado volume de compras, as
mercadorias que teremos em estoques (estoques final) no fim do exercício será a diferença entre o que foi
comprado e o que foi vendido. Ou seja, a diferença entre o valor das compras menos o valor de custo das
mercadorias que foram vendidas. Ainda, se no começo do exercício houver um estoque inicial (quando terá
sido o estoque final do ano anterior), o estoque final do exercício corrente será encontrado:

Estoque final = estoque inicial + compras - custo das mercadorias vendidas

Dessa forma, quanto maior for o estoque final, menor será o custo mercadorias vendidas, e vice-versa.
Consequentemente, o resultado do exercício será tanto melhor quanto menor for o custo das vendas. Isso
significa que, se o estoque final for apurado de forma errada, haverá um efeito direto e proporcional nos
resultados de exercício, para mais ou para menos.

Portanto, a valorização do estoque final é de grande importância para os resultados de uma companhia,
desde que é determinante do valor do custo da mercadorias vendidas. por outro lado, toda empresa precisa
decidir se deve manter uma posição sempre atualizada de seus estoques, ou somente fará a apuração do
estoque existente no final do exercício, já que apenas nessa época é que os resultados devem ser
obrigatoriamente apurados.

Surgem, então, duas decisões que devem ser tomadas pela companhia:

• Quando apurar o valor de seus estoques.


• Como atribuir valores aos estoques.

Com respeito a quando apurar o valor dos estoques, a companhia pode fazê-lo de duas formas: através de
controle contábil permanente ou pelo controle contábil periódico, explicados no próximo tópico.

Quanto a como atribuir valores às quantidades estocadas, existem vários métodos de valorização, que
veremos nos tópicos seguintes.

Controle contábil de estoques


Existem duas formas de controlar contabilmente o valor dos estoques inventários:

• Pelo sistema de inventário permanente.


• Através do sistema de inventário periódico.

Sistema de inventário permanente

Dentro do sistema de inventário permanente, a companhia mantém um controle contínuo sobre as entradas
e saídas de mercadorias (em quantidades e valores), de forma que a qualquer momento pode dispor da
posição atualizada dos estoques e do custo das mercadorias vendidas. Adotando este sistema, a
administração de uma companhia pode dispor permanentemente informações básicas para o planejamento
das compras de forma a evitar que hajam faltas de mercadorias ou compras em excesso, bem como
acompanhar a evolução do resultado no decorrer do exercício.

Basicamente, o sistema consiste em contabilizar o valor do estoque vendido logo após a venda ter sido
realizada. Assim, o estoque inicial mais as compras, menos o estoque vendido (custo das vendas) resultará
no estoque final em qualquer data. A contabilização é feita da forma que foi explicado nas linhas anteriores..

Sistema de inventário periódico

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Pelo sistema de inventário periódico, a companhia registra todas as suas compras durante o exercício em
uma conta cumulativa, não apurando ou contabilizando o custo das mercadorias vendidas após cada
venda. No final de cada exercício, é feito um inventário físico para apuração do estoque final, e as
diferenças entre o estoque inicial somados às compras menos estoque final que foi encontrado representará
o custo das mercadorias vendidas.

Em resumo, o valor do custo das vendas é encontrado pela equação:

Custo das mercadorias vendidas = Estoque inicial + compras - Estoque final

Abreviando, temos:

CMV = EI + C - EF

Assim, supondo um companhia que tinha um estoque inicial em 19 x 8 de $ 8.000, efetuou compras durante
o exercício no valor de $ 98.000, e apurou um estoque final de $ 25.000, o CMV seria encontrado:

CMV = 8.000 + 98.000 - 25.000 = 81.000

Quanto aos procedimentos contábeis utilizados no sistema de inventário periódico, existem dois métodos de
contabilização, explicados a seguir através dos dados abaixo:

Método A

Consiste em manter contas separadas para o estoque inicial (que é o mesmo estoque final do exercício
anterior), para as compras e para o estoque final (que será o estoque inicial do exercício seguinte).

A contabilização seria feita da seguinte forma:

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Os passos seguidos na contabilização demonstrada acima foram, na seqüência indicada:

1 a 3 - Registro de compras à vista.


4 - Registro das vendas do exercício, à vista.
5 e 6 - Transferência dos saldos respectivamente de estoque inicial e compras para CMV.
7 - Registro do estoque final, a crédito de CMV.

Método B

Consiste em controlar o estoque inicial e as compras durante o ano apenas uma conta e, apurado o estoque
final, a diferença entre este a soma do estoque inicial mais compras é transferida para a conta custo das
mercadorias vendidas.

A contabilização é feita da forma abaixo:

Os passos seguidos para a contabilização foram:

1 a 3 - Registro das compras a vista.


4 - Registro das vendas a vista do exercício.
5 - Transferência da conta de estoque para a de CMV, do valor correspondente à diferença entre estoque
inicial mais compras menos montante que deverá ficar na conta como estoque final.

Como se pode observar, o método B exige menor número de lançamentos contábeis, sendo mais prático.

Resumindo, os estoques podem ser controlados contabilmente pelos sistemas de inventário periódico e
permanente.

Entretanto, para que seja possível determinar, em qualquer dos dois sistemas, o valor do custo da
mercadorias vendidas e do estoque final, é necessário que se saiba quanto custa cada unidade de cada tipo
de mercadoria com que a empresa transaciona. E como veremos no tópico a seguir, a determinação do
custo unitário de cada tipo de estoque não é assim tão fácil como pode parece.

Determinação do custo unitário de cada tipo de estoque

O custo unitário de compra de um determinado tipo de estoque, é obtido pelo valor total das mercadorias
compradas, inclusive seguros e fretes, dividido pela quantidade adquirida.

Suponhamos que uma empresa efetue seguinte compra de 50 cadeiras, do fornecedor A:

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O valor unitário de compra dessas cadeiras será, portanto, de R$ 120 (R$ 6.000 / 50).

Suponhamos, agora, que a empresa encare seu estoque como pequenos e decida comprar mais 30
cadeiras do mesmo tipo, tendo que efetuar a compra do fornecedor B (porque o fornecedor A não possuía
cadeiras para vender, aos seguintes custos:

Nesse caso, o custo unitário da compra foi de R$ 130 (3.900 / 30). Observa que temos agora duas compras
da mesma mercadoria realizadas a preços unitários diferentes. A companhia tem em estoque 80 cadeiras, e
o valor total contabilizado é de R$ 155 cada uma, sendo contabilizado como venda o valor de R$ 6.200.
Qual o valor que deve ser baixado do estoque como custo das mercadorias vendidas?

Se considerarmos o custo unitário como sendo de R$ 120 (custo da primeira compra) por cadeira, teríamos:

Se, de outra forma, considerarmos R$ 130 (preço da última compra) como sendo o custo unitário, teríamos:

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Consideramos ainda outro custo obrigatório, o médio, obtido pela soma do valor das compras, dividida pelo
número total de cadeiras compradas, teríamos o custo de R$ 124 por cadeiras. A situação seria:

Façamos agora uma comparação dos resultados obtidos com a aplicação de cada custo unitário:

Observe a variação provocada nos estoques e no lucro bruto sobre vendas pela simples escolha de um
custo unitário, tendo ocorrido apenas duas compras.

Agora, imagine que distorções a escolha de um custo unitário inadequado pode provocar nos estoque e nos
resultados de uma empresa que efetua dezenas de compras por anos, de centenas e até milhares de
diferentes tipos de mercadorias.

É devido ao exposto que a determinação do custo unitário de cada tipo de estoque é matéria de grande
importância para empresas que transacionam com mercadorias. Vejamos agora quais os métodos mais
utilizados para a determinação desses custos, tanto pelo sistema de inventário permanente quanto pelo
sistema de inventário periódico.

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