Como Fazer Análise Diplomática PDF

COMO FAZER 8 - COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO
COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA

E ANLISE TIPOLGICA DE
DOCUMENTO DE ARQUIVO
COMO FAZER VOL. 8
GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

Geraldo Alckmin
GOVERNADOR
HELOSA LIBERALLI BELLOTTO
SECRETARIA DE ESTADO DA CULTURA
Marcos Mendona
SECRETRIO
DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOS

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DIRETORA
DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO

Fausto Couto Sobrinho
DIRETOR
IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO

Srgio Kobayashi COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA
DIRETOR PRESIDENTE
Luiz Carlos Frigerio

E ANLISE TIPOLGICA DE
DIRETOR VICE-PRESIDENTE
DOCUMENTO DE ARQUIVO
Carlos Nicolaewsky
DIRETOR INDUSTRIAL COMO FAZER VOL. 8
Richard Vainberg
DIRETOR FINANCEIRO E ADMINISTRATIVO
CEETEPS
CENTRO ESTADUAL DE EDUCAO TECNOLGICA PAULA SOUZA
Prof. Marcos Antnio Monteiro
DIRETOR-SUPERINTENDENTE
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JULIANA PADUA MELO ALKMIN ASSOCIAO DE ARQUIVISTAS
DE SO PAULO
SOBRE O AUTOR 09
Assistente editorial
FERNANDO F. DE SOUSA LIMA Diretora
ANA MARIA DE ALMEIDA CAMARGO INTODUO 11
Reviso dos textos
ADRIANA DE MATOS Vice-Diretora
ALEXANDRE MICHELLIN TRISTO SILVANA GOULART FRANA GUIMARES O QUE DIPLOMTICA 13
Capa Secretria
FERNANDO F. DE SOUSA LIMA RITA DE CSSIA MARTINEZ LO SCHIAVO ORIGEM DA DIPLOMTICA 15
Diagramao Tesoureiro
PAULO F. M. DE BORGIA JOO MARTINS RODRIGUES NETO O OBJETO DA DIPLOMTICA 17
Criao de arte Coordenadora de cursos O QUE TIPOLOGIA DOCUMENTAL 19

TEREZA REGINA CORDIDO IEDA PIMENTA BERNARDES
A METODOLOGIA 21
Fotolito, impresso e acabamento
IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO GNESE DOCUMENTAL 33
Co-edio
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IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO
AS ESPECIES DOCUMENTAIS 45
Apoio Tcnico:
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Governo do Estado de So Paulo OS TIPOS DOCUMENTAIS 91
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COMO FAZER ANLISE TIPOLGICA 93
B386C BELLOTTO, HELOSA LIBERALLI
COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA E ANLISE TIPOLGICA DE
DOCUMENTO DE ARQUIVO / HELOSA LIBERALLI BELLOTTO. - SO TRADIO DOCUMENTAL 105
PAULO : ARQUIVO DO ESTADO, IMPRENSA OFICIAL, 2002.
120 P. (PROJETO COMO FAZER, 8).
BIBLIOGRAFIA DOCUMENTADA 111
BIBLIOGRAFIA P. 111
ISBN: 85-86726-46-X (ARQUIVO DO ESTADO)
85-7060-133-6 (IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO)
1. ANLISE DIPLOMTICA DOCUMENTOS DE ARQUIVO. 2. ANLISE

TIPOLGICA DOCUMENTOS DE ARQUIVO. 3. ARQUIVSTICA 4.
CINCIAS DOCUMENTRIAS. I. TTULO.
II. SRIE.
CDD 025.129
CDU 930.253
APRESENTAO SOBRE O AUTOR

O Arquivo do Estado de So Paulo tem sob a sua tutela um
rico acervo e um grupo tcnico capacitado para o desenvolvimento
de suas atividades, o que lhe permite assumir o papel de relevo que
lhe cabe historicamente na administrao pblica e entre os seus Helosa Liberalli Bellotto licenciada e doutora em Histria
congneres. (USP), bacharel em Biblioteconomia (FESP) e especialista em
Este carter da instituio manifesta-se, entre outros aspectos, Arquivstica (Escuela de Documentalistas, Espanha). Professora
pela ampliao da gama de servios prestados na rea cultural, do Curso de Ps-Graduao em Histria Social da FFLCH/USP, do
dentre os quais destaca-se a publicao sistemtica de instrumentos Curso de Especializao em Organizao de Arquivos do IEB-ECA/
de pesquisa e de manuais tcnicos que auxiliem no processo de USP e da Maestria de Gestin Documental y Administracin de
formao e aperfeioamento dos profissionais da rea de arquivos. Archivos da Universidad Internacional de Andaluzia, Espanha. Foi
O Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, de professora de histria da UNESP (Campus de Assis) e dos cursos
valiosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com a de Arquivologia da UnB, Braslia, e na UNIRIO, Rio de Janeiro.
Imprensa Oficial e a Associao de Arquivistas de So Paulo - consultora dos Sistemas de Arquivo do Estado de So Paulo
SAESP, da USP (SAUSP) e do Projeto Resgate de Documentao
ARQ/SP. A primeira delas vem possibilitando o desenvolvimento de
Histrica do Ministrio da Cultura do Brasil junto aos arquivos
um extenso programa de publicaes e a segunda tem resultado
portugueses. Autora de Arquivos permanente: tratamento
numa assessoria permanente - tanto formal, quanto informal - na documental e co-autora do Dicionrio de Terminologia Arquivstica,
rea da Arquivstica, eis que a ARQ/SP congrega especialistas de alm de outros trabalhos nas reas de Histria do Brasil e da
renome internacional nesse campo de atuao. Arquivstica.
A presente publicao , pois, o resultado do esforo
conjugado das trs instituies e integra o Projeto Como Fazer.
Orientado, como o prprio nome indica, para aspectos prticos do
dia-a-dia dos profissionais da rea, esse projeto prev uma srie de
outras publicaes, sempre de autoria de professores com larga
experincia na organizao de arquivos.
A direo e o corpo tcnico do Arquivo do Estado sentem-se
gratificados pelos excelentes frutos j colhidos desse profcuo
relacionamento, contando que o mesmo se perpetue e se intensifique,
em benefcio da comunidade arquivstica e da cultura em nosso Estado.
Dr. Fausto Couto Sobrinho

Diretor do Arquivo do Estado
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INTRODUO O QUE DIPLOMTICA
O aprendizado sistemtico da anlise diplomtica e da anlise A Diplomtica, por definio, ocupa-se da estrutura formal dos
tipolgica recente entre ns. Apenas alguns cursos de graduao atos escritos de origem governamental e/ou notarial. Trata, portanto,
em Arquivologia e de especializao em organizao de arquivos dos documentos que, emanados das autoridades supremas,
incluem, em seus currculos, a disciplina Diplomtica e/ou Tipologia delegadas ou legitimadoras (como o caso dos notrios), so
Documental. Em seus programas cabem o ensino/aprendizado/ submetidos, para efeito de validade, sistematizao imposta pelo
prtica da anlise ou crtica diplomtica das espcies documentais Direito. Tornam-se esses documentos, por isso mesmo, eivados de
e o estudo das diferentes tipologias. f pblica , que lhes garante a legitimidade de disposio e a
A experincia e a aplicao emanadas dos resultados obrigatoriedade da imposio, bem como a utilizao no meio
desses estudos tm se mostrado promissoras, quanto ao maior sociopoltico regido por aquele mesmo Direito. Assim sendo, no
entendimento que os estudantes passam a ter da estrutura e da possvel dissociar a diagramao e a construo material do
natureza dos documentos arquivsticos, entendimento esse que documento do seu contexto jurdico-administrativo de gnese,
lhes ser til nos mais variados momentos de suas futuras funes produo e aplicao.
nos arquivos. Por outro lado, por parte dos profissionais de mais Nesse sentido, preciso acrescentar algo ao quadro simplista
longa data, a compreenso da crtica diplomtica/tipolgica, e redutor com que vinha sendo entendida a Diplomtica, desde seus
quando aplicada aos processos de avaliao, classificao e primrdios, no sculo XVII, at quase os nossos dias, isto , to
descrio, tem se mostrado, nos casos em que tem ocorrido, no somente como instrumental de fundo paleogrfico, historiogrfico e
Brasil e no exterior, altamente eficiente. jurdico, apto apenas, em seu campo primitivo de ao, a fornecer a
As anlises diplomtica e tipolgica so aplicaes prticas descrio e a explicao da estrutura formal dos atos escritos, sua
dos estudos tericos e metodolgicos da Diplomtica e da Tipologia autenticidade e sua fidedignidade. No obstante fazer do documento
Documental, reas das cincias documentrias que se concentram, singular o seu objeto de anlise, a metodologia diplomatista nada
respectivamente, no estudo formal do documento diplomtico, tem a ver com a influncia positivista na historiografia, na qual
quando considerado individualmente, e no estudo de suas relaes importava uma excessiva iconizao do registro. Essa metodologia
com o contexto orgnico de sua produo e de atuao dos afasta-se, portanto, das aproximaes histricas tradicionais na sua
enunciados do seu contedo, quando considerados dentro dos maneira obsoleta de escrever a Histria.
conjuntos lgicos denominados sries arquivsticas.
11 13
busca e reproduo de documentos e que j tinham realizado

inmeros estudos de heurstica e crtica de textos, no se
ORIGEM DA DIPLOMTICA conformaram. Ficaram indignados com a desconfiana do jesuta e
partiram para o que se denominou Guerra Diplomtica. Um
beneditino, Jean de Mabillon, que era dessa abadia e que se
encontrava na de Saint-Germain-des-Prs justamente para publicar
a vida dos santos da sua Ordem, resolveu, seis anos mais tarde, em
1681, responder quela desconfiana, por meio de uma obra em 6
partes intitulada De re diplomatica libri Sex, na qual estabelecia as
Embora tenha surgido como uma disciplina concreta no sculo regras fundamentais da crtica textual. Pesquisando em muitos
XVI, a origem da Diplomtica est ligada questo da falsificao e arquivos eclesisticos franceses, alemes e italianos, com seu
das dvidas sobre a autenticidade de documentos medievais. trabalho metdico e objetivo, conseguiu, com essa obra, criar muitos
Tudo comeou quando jesutas franceses, em 1643, liderados dos procedimentos acerca da autenticidade, anlise e compreenso
por Jean Bolland, resolveram publicar uma gigantesca histria dos dos atos escritos que, aperfeioados, foram sendo adotados atravs
santos, a Acta Santorum, na qual se queria avaliar criteriosamente a dos tempos (DURANTI, 1995; TESSIER, 1952; VALENTE, 1978).
vida dos santos, procurando separar a realidade das lendas. Essa Nascida assim, muito imbricada Paleografia e ao Direito
tendncia enquadrava-se nos planos revisionistas de ordem Eclesistico, a Diplomtica tem evoludo em direo ao Direito,
teolgica, suscitados pela Reforma e pela Contra-Reforma. Heurstica e Arquivstica, modificando para tanto seus instrumentos
e apresentando maior ampliao de objeto e campo de ao do que
O Conclio de Trento, ordenando a vida da Igreja, margem das heresias, em sua origem.
propiciou o rejuvenescimento das atividades literrias e artsticas e bem
assim da historiografia, animada, ento, de esprito crtico, ao colher dos
documentos os fatos ocorridos, na substituio das lendas, mesmo que
estivessem presentes ainda, as convices de ordem pessoal na anlise
documental. (VALENTE,1978)
Na introduo quela obra, escrita em 1645, um dos jesutas

especialistas no trato documental, Daniel Van Papenbroeck, declarou
ser falso um diploma assinado pelo rei Dagoberto I, o que invalidava
vrios diplomas medievais e que tinham sido preservados e tratados
como completamente autnticos pelos beneditinos da Abadia de
Saint Denis. Estabeleceu o jesuta sua crtica documental, na qual
os documentos seriam tanto menos dignos de f quanto mais antigos
fossem, e ps em dvida algumas peas da poca merovngia
existentes nos arquivos da Ordem de So Bento.
Os beneditinos, que se julgavam especialistas nessas
questes, j que, tradicionalmente, dedicavam-se aos trabalhos de
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todo documento escrito implica: 1. um suporte ou veculo sustentador e

transmissor da mensagem ou assunto (texto); 2. um contedo textual expresso
O OBJETO DA DIPLOMTICA com linguagem, vocabulrio, escrita, estilo, frmulas peculiares de acordo
com a natureza e a importncia do tema e em relao direta com a poca,
chancelaria, tabelionato, lugar, ambiente cultural, autor ou autores e destinatrio;
3. determinada finalidade e ideologia; estruturao e formalidades variveis e
identificativas que lhe servem de garantia (PIQUERAS GARCA, 1999).
Alm disso, reitere-se que o documento diplomtico aquele

que testemunho escrito de natureza jurdica, redigido com
O objeto dos modernos estudos da Diplomtica a unidade observncia a certas formas estabelecidas que se destinam a dar-
arquivstica elementar, analisada enquanto espcie documental, lhe fora probatria. Desse modo, ele ter sua construo semntica
servindo-se dos seus aspectos formais para definir a natureza obrigatria, na qual cabem dados fixos, que ocorrero em todos os
jurdica dos atos nela implicados, tanto relativamente sua produo, documentos que utilizaram como veculo a mesma espcie
como a seus efeitos (CARUCCI, 1987). Concentra-se na gnese, na documental e os dados variveis, prprios de cada documento-
constituio interna, na transmisso e na relao dos documentos indivduo da mesma espcie documental.
entre seu criador e o seu prprio contedo, com a finalidade de Assim, o objeto da Diplomtica a estrutura formal do
identificar, avaliar e demonstrar a sua verdadeira natureza documento. O documento deve conter a mesma construo
(DURANTI, 1995). Hoje, este o objetivo da Diplomtica, muito mais semntica de discurso para a mesma problemtica jurdica.
do que simplesmente a autenticidade formal dos documentos.
O documento diplomtico o registro legitimado do ato
administrativo ou jurdico, conseqncia, por sua vez, do fato
administrativo ou jurdico. Se ato jurdico todo aquele que tenha
por fim imediato adquirir, resguardar, transferir, modificar ou extinguir
direitos, o ato administrativo o ato jurdico, porm, eivado pela
finalidade pblica. Melhor dizendo
ato administrativo toda manifestao unilateral de vontade da administrao

pblica que, agindo nesta qualidade, tenha por fim imediato adquirir,
resguardar, transferir, modificar, extinguir e declarar direitos ou impor obrigaes
aos administrados ou a si prpria.
J o fato administrativo toda realizao material da

administrao, resultante do ato que o determina (MEIRELES, 1989).
E a representao documental deste ato a espcie, em primeiro
lugar, e, a seguir, o tipo documental.
Segundo a arquivista espanhola, professora de Diplomtica na
Universidade de Cdiz, Maria Beln Piqueras Garca:
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Ento, o objeto da Tipologia a lgica orgnica dos

conjuntos documentais. Utiliza-se a mesma construo
O QUE TIPOLOGIA DOCUMENTAL diplomtica para assinalar o registro do que se quer dispor ou do
que j foi cumprido sobre a mesma funo. Por isso mesmo, a Tipologia
pode ser chamada de Diplomtica Arquivstica ou, melhor ainda, de
Diplomtica Contempornea, se se atentar o quanto o objeto e os
objetivos de ambas podem ser amalgamados, como exemplarmente
demonstra Bruno Delmas. Para ele, a preocupao da disciplina ,
A Tipologia Documental a ampliao da Diplomtica em atualmente, menos o estudo da estrutura, forma, gnese ou tradio, e
direo gnese documental, perseguindo a contextualizao nas mais o da tipologia dos documentos (DELMAS,1998).
atribuies, competncias, funes e atividades da entidade
geradora/acumuladora. Assim, o objeto da Diplomtica a
configurao interna do documento, o estudo jurdico de suas partes
e dos seus caracteres para atingir sua autenticidade, enquanto o
objeto da Tipologia, alm disso, estud-lo enquanto componente
de conjuntos orgnicos, isto , como integrante da mesma srie
documental, advinda da juno de documentos correspondentes
mesma atividade. Nesse sentido, o conjunto homogneo de atos est
expresso em um conjunto homogneo de documentos, com
uniformidade de vigncia (BELLOTTO, 1989).
Antonia Heredia chega mesmo a aventar uma cer ta
supremacia da Tipologia Documental sobre a Diplomtica, se o
enfoque for a doutrina arquivstica. Leve-se em conta que a tendncia
futura da predominncia do suporte eletrnico acabar por reduzir a
solenidade do documento e a fazer prevalecer as frmulas jurdicas
sobre as frmulas estritamente diplomticas. Menciona ainda que a
Tipologia, por suas caractersticas intrnsecas, concede uma maior
importncia ao procedimento administrativo, dando relevncia ao
conjunto orgnico no qual o documento se situa, e no ao discurso
de cada um (HEREDIA HERRERA, 1985).
Enquanto a espcie documental o objeto da Diplomtica, a
Tipologia Documental, representando melhor uma extenso da
Diplomtica em direo Arquivstica, tem por objeto o tipo
documental, entendido como a configurao que assume a espcie
documental de acordo com a atividade que a gerou (o que ser
mais detalhadamente conceituado adiante).
19 20
A METODOLOGIA
As metodologias de tratamento documental num e noutro campo

so distintas, porm, ao mesmo tempo, imbricadas. O campo de
aplicao da Diplomtica gira em torno do verdico quanto estrutura e
finalidade do ato jurdico. J o da Tipologia gira em torno da relao
dos documentos com as atividades institucionais/pessoais.
Na identificao diplomtica do documento deve-se
estabelecer e/ou reconhecer, seqencialmente:
1) a sua autenticidade relativamente espcie, ao contedo e

finalidade;
2) a datao (datas tpica e cronolgica);
3) a sua origem/provenincia;
4) a transmisso/tradio documental;
5) a fixao do texto.
Na identificao tipolgica do documento, a seqncia

distinta, devendo-se reconhecer e/ou estabelecer:
1) a sua origem/provenincia;
2) a sua vinculao competncia e as funes da entidade
acumuladora;
3) a associao entre a espcie em causa e o tipo documental;
4) o contedo;
5) a datao.
Para que se chegue compreenso das anlises diplomtica

e tipolgica, cujas metodologias e aplicaes so extremamente
teis para a concretizao das tarefas arquivsticas bsicas
(classificao, avaliao e descrio), preciso que se reiterem as
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conceituaes essenciais desde sua raiz, isto , da informao ao Esse um ponto bsico da informao arquivstica referente
documento, do documento espcie, e da espcie ao tipo. s informaes de outra natureza: a de que ela produzida dentro
Sendo um documento, tomado genericamente, uma unio do contexto do exerccio das funes/objetivos a que se propem
indissolvel entre infor mao/infor maes e supor te, as entidades. nesse sentido que as informaes so orgnicas,
consequentemente, um documento administrativo uma informao porque guardam entre si as mesmas relaes que se formam entre
de ordem administrativa ou jurdica, que se acha materialmente num as atribuies, competncias, funes e atividades das entidades.
suporte material. Entretanto, isto no basta: a informao tem seu Por isso mesmo, o tratamento e a identificao dos documentos no
texto presidido por um modelo. Por isso mesmo ele vem veiculado devem jamais ser considerados isoladamente em relao a seu
na espcie documental, que molda o texto segundo a sua natureza produtor/acumulador (LOPES, 1996).
e a categoria do contedo que se quer transmitir. Alis, os princpios fundamentais da Arquivstica
Os documentos arquivsticos formam conjuntos internamente esclarecem essas peculiaridades dos documentos de arquivo e
inseparveis, correspondendo a conjuntos informacionais devem estar perfeitamente presentes, seno nos estudos
decorrentes do funcionamento de uma entidade pblica ou privada diplomticos, seguramente nos estudos tipolgicos. So eles:
(ou pessoa fsica) no exerccio de suas funes. Esses arquivos,
aps o cumprimento das razes pelas quais foram criados, e 1) o da provenincia. a marca de identidade do documento
eliminados os documentos rotineiros de interesse puramente relativamente ao produtor/acumulador, o seu referencial bsico,
temporal e circunstancial, passam a integrar os acervos dos arquivos o princpio, segundo o qual os arquivos originrios de uma
permanentes ou histricos, devidamente separados material ou instituio ou de uma pessoa devem manter sua
virtualmente em fundos de arquivo. Cada fundo corresponde individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa;
produo e acumulao dos documentos inerentes a determinada 2) o da unicidade, ligado qualidade pela qual os documentos
organizao ou rgo pblico. de arquivo, a despeito da forma, espcie ou tipo, conservam
Se ao tempo da produo, tramitao e vigncia dos carter nico em funo de seu contexto de origem. Esse
documentos (a chamada primeira idade arquivstica), eles serviram princpio nada tem que ver com a questo do documento nico,
dimenso jurdica e administrativa (uso primrio, valor primrio, original, em oposio s suas cpias. Esse ser nico, para a
valor de prova), posteriormente esses documentos passam a ter um teoria arquivstica, designa que, naquele determinado contexto
valor residual, que valer, j no como prova de f, e sim como de produo, no momento de sua gnese, com aqueles
testemunho, como informao. o seu valor secundrio, sendo caracteres externos e internos genunos e determinados dados,
permitido o uso do termo secundrio, realizado pelos historiadores os fixos e os variveis, ele nico, no podendo, em qualquer
e pelos pesquisadores em geral, de cunho mais amplo que o restrito hiptese, haver outro que lhe seja idntico em propsito pontual,
ditado jurdico e administrativo contido no teor documental. nem em seus efeitos;
Ora, se essas acumulaes arquivsticas testemunham a 3) o da organicidade, sua condio existencial. As relaes
existncia e o funcionamento da entidade como um todo, evidencia- administrativas orgnicas refletem-se no interior dos conjuntos
se que tais documentos no tm sentido se tomados isoladamente. documentais. Em outras palavras, a organicidade a
Cada documento singular se considera em relao funcional com outros que qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura,
formam parte do fluxo burocrtico de um determinado ato administrativo. funes e atividades da entidade produtora/acumuladora em
Tem, portanto, a ver com os objetivos, as funes e a estrutura interna da suas relaes internas e externas. Os documentos
entidade produtora. (CARUCCI, 1994) determinantes/resultados/conseqncias dessas atividades
22 23
guardaro entre si as mesmas relaes de hierarquia, substantivo, seu assunto propriamente dito, assim como com a
dependncia e fluxo e natureza da sua provenincia e funo.
4) o da indivisibilidade, sua especificidade de atuao. Fora O conjunto dos elementos externos e internos o que d ao
do seu meio gentico, o documento de arquivo perde o documento seja aquele sobre papel, seja o eletrnico o aspecto
significado. Tambm conhecido como integridade arquivstica, que corresponde sua natureza diplomtica e jurdica, isto , sua
caracterstica que deriva do princpio da provenincia, funo, segundo as regras e os usos da instituio que o estabelece
segundo a qual um fundo deve ser preservado sem disperso, (DELMAS, 1996).
mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimo A questo dos elementos constitutivos dos documentos de
indevido (CAMARGO & BELLOTTO, 1996). arquivo, agregando-os em dois plos estrutura e substncia , foi
amplamente estudada por dois eminentes tericos da Arquivstica,
Levando-se em conta estes princpios, em definitivo, o Vicenta Cor ts Alonso, em 1989, e Theodore Roosevelt
documento de arquivo faz parte de conjuntos, como acima reiterado, Schellenberg, em 1963. Em 1988, tentou-se uma consolidao e
da mesma provenincia, nicos, orgnicos e indivisveis, vindo a sistematizao das argumentaes dos dois estudos, consolidao
ser, individualmente, um suporte modificado por um texto (a que demonstra sua concordncia e complementao (BELLOTTO,
informao) que lhe foi aderido e que foi produzido/recebido por uma 1988). Estudos que levem identificao e compreenso plena
entidade ou indivduo em relao a uma atividade, e que se emprega do lado fsico, material, formal (estrutura) e do lado informacional,
para dispor, obrigar, conceder direitos, comunicar, provar, informar funcional e finalstico (substncia) so imprescindveis para o perfeito
ou testemunhar (VZQUEZ, 1988). Por outro lado, seria possvel entendimento da existncia e da funo do documento de arquivo.
conceituar o mesmo documento de arquivo de modo inverso, como Em resumo, a compreenso da dualidade inseparvel de conscriptio
um texto (a informao), com as mesmas caractersticas orgnicas e actio, como veremos adiante.
e funcionais da definio acima, texto este registrado num suporte Os caracteres ou elementos externos ou fsicos so: o
(papel, fita magntica, disco ptico etc.). De qualquer modo, espao; o volume que o documento ocupa; sua quantidade; o suporte
ressaltem-se os dois plos: de um lado, a matria/suporte, de outro, (material sobre o qual as informaes so registradas, como papel,
o contedo/informao. pergaminho, filme, disco ptico, disco magntico, fita magntica etc.);
Esse quadro simplista, entretanto, no suficiente para retratar o formato (configurao fsica de um suporte, de acordo com a sua
fielmente o documento de arquivo. Isto porque preciso considerar, natureza e o modo como foi confeccionado, tais como caderno,
para que se chegue sua real configurao, enquanto reflexo cdice, folha avulsa, livro, tira de microfilme etc.); a forma ou a tradio
fidedigno do funcionamento de uma entidade, a estrutura do documental, que o estgio de preparao e transmisso de um
documento, os seus elementos externos e internos e como eles se documento (minuta, original, cpia); o gnero (configurao que
traduzem na prtica, isto , como eles ocorrem em casos concretos. assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado
Os caracteres ou elementos externos, extrnsecos, fsicos, de
na comunicao de seu contedo, permitindo que seja denominado
estrutura ou formais tm a ver com a estrutura fsica e com a sua
textual, iconogrfico, sonoro, audiovisual, informtico); e at aqueles
forma de apresentao. Relacionam-se com o gnero, isto , a
elementos menos corpreos que alguns autores consideram
configurao que assume um documento de acordo com o sistema de
intermedirios, tais como a lngua (tambm entendida como elemento
signos de que seus executores se serviram para registrar a mensagem.
interno), o modo da escrita, a espcie e o tipo (CAMARGO &
Os caracteres ou elementos internos, intrnsecos,
BELLOTTO, 1996; CRUZ MUNDET, 1994).
substantivos ou de substncia tm a ver com o contedo
24 25
H autores que distinguem e detalham, no caso do suporte, informao necessita do elemento intermedirio: em primeiro lugar,
seus vrios aspectos: a matria subjetiva (o papiro, pergaminho, a espcie, o seu veculo redacional adequado, redigido e formatado
papel etc.); a matria aparente (as tintas utilizadas); a matria de maneira que torne vlido e credvel o seu contedo; em segundo
instrumental (a pena de ave, a pena metlica etc.); a grafia (o traado lugar, o tipo, isto , a espcie carregada da funo que lhe cabe e a
das letras) e a forma mecnica (pautao, paragrafao, pontuao, categoria jurdico-administrativa desse documento, o que reflete o
abreviaturas etc.) (SPINA, 1977). peso e a hierarquia do seu contedo. Logo, sem estes elementos
Os caracteres ou elementos internos ou substantivos so intermedirios espcie, tipo e categoria , o documento pblico,
a provenincia, isto , a instituio ou pessoa legitimamente administrativo e/ou jurdico no chega consecuo de seus fins.
responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos; Os documentos de arquivo apresentam-se sob a forma material
as funes, as origens funcionais do documento, as razes pelas de espcies documentais, cujos correspondentes coletivos so os
quais foi produzido, tomando-se em considerao - e nesta ordem - tipos documentais.
a funo, a atividade que lhe concerne e os trmites pelos quais Espcie documental a configurao que assume um
passou; o contedo substantivo, que , afinal, o assunto de que trata documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes
o documento, os fins que se quer atingir com sua criao; a data nele contidas (CAMARGO & BELLOTTO, 1996). A espcie documental
tpica, ou seja, o lugar de onde o documento est datado, que pode diplomtica aquela que obedece a frmulas convencionadas, em geral
ser um palcio, um acidente geogrfico, uma cidade e a data estabelecidas pelo Direito administrativo ou notarial.
cronolgica - ano, ms, dia -, que, juntamente data tpica, situa o A vantagem que o conhecimento da espcie documental
documento no tempo e no espao (CRUZ MUNDET, 1994). apresenta para os estudos arquivsticos evidencia-se ao se lembrar
Os dois conjuntos de elementos podem ser simplificados, que ela a configurao que um documento assume de acordo com
falando-se, de um lado, em estrutura, e, de outro, em substncia, a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Portanto,
como os dois plos constituintes do documento, indispensveis para a espcie que identifica o veculo que serviu como base jurdica
que se concretize sua produo, vigncia, uso e guarda. E tanto sua ou consensualmente vlida para que o contedo do documento,
classificao como sua descrio sero eficazes, caso se considere correto em sua estrutura semntica, se tornasse legtimo/fidedigno/
essa realidade. Por mais simplificadas que sejam estas operaes, credvel. Ciente desses conhecimentos, poder o arquivista ter um
nenhum dos dois plos pode deixar de ser levado em conta desempenho muito mais eficaz em suas tarefas de organizao dos
(BELLOTTO, 1992). documentos e de disseminao da informao.
A estrutura corresponde a todo o substrato necessrio A cada setor ou vertente das instncias administrativas
elaborao do documento, seja nos aspectos mais materiais, seja corresponder todo um rol de espcies documentais. Exemplifica-
nos menos palpveis. De qualquer forma, representa o arcabouo a se: a rea legislativa o meio gentico de espcies como projeto de
receber, ou no, o seu devido contedo. lei, decreto, requerimento, moo, entre outros. Na rea notarial,
A substncia a essncia, a razo de existir do documento, o outros exemplos so: o livro de assentamento, a procurao, o
contedo que o tornar nico no seu contexto de produo e utilizao. traslado, a certido, entre outros.
Os elementos intermedirios so aqueles que, no sendo os A espcie documental, enquanto expresso diplomtica,
externos, isto , fsicos (suporte, escrita, formato etc.), portanto de caracteriza um documento-indivduo, tem uma denominao imutvel
estrutura, tambm no so os internos (provenincia, funo, ligada sua estrutura semntica de redao imutvel, vale
assunto propriamente dito e datas), ou seja, de substncia. A individualmente em seu valor primrio (que corresponde s razes
relao matria-contedo ou, em outras palavras, a relao suporte- de sua criao) e define-se nas instncias jurdico-burocrticas, nos
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gabinetes, nas secretarias, nos cartrios e, anteriormente, na Sero documentos normativos os que se enquadram como
administrao colonial, nas chancelarias. manifestaes de vontade de autoridades supremas e que devem
O tipo documental a configurao que assume a espcie obrigatoriamente ser acatados pelos subordinados. Como so
documental de acordo com a atividade que ela representa dispositivos, eles so exarados antes que aconteam os fatos e atos
(CAMARGO & BELLOTTO, 1996). Nessa definio possvel nele implicados. Emanam do Poder Legislativo, Executivo ou de
discernir que o tipo documental, correspondendo a uma atividade autoridades administrativas com poder de deciso. Exemplo: lei,
administrativa, tende a caracterizar coletividades; sua denominao decreto, instruo normativa, estatuto, ordem de servio, regimento,
ser sempre correspondente espcie anexada atividade deciso, regulamento, acrdo, resoluo e despacho decisrio.
concernente e vale como conjunto documental representativo da Os documentos de ajuste so documentos pactuais,
atividade que caracteriza. representados por acordos de vontade entre duas ou mais partes.
O tipo documental pode ser identificado como o atributo de Podem ser: tratado, ajuste, convnio, termo, contrato e pacto. Para o
um documento que, originado na atividade administrativa a que caso dos arquivos pblicos, uma dessas partes dever ser a
serve, manifesta-se em uma diagramao, formato e contedo administrao pblica.
distintivos e serve de elemento para classific-lo, descrev-lo e Os documentos de correspondncia so os que, em geral,
determinar-lhe a categoria diplomtica (VZQUEZ, 1987). derivam dos atos normativos, determinando-lhes a execuo em
A espcie torna-se tipo quando justamente lhe agregamos a mbito mais restrito de jurisdio: alvar, intimao, circular,
sua gnese, a atividade/funo/razo funcional que lhe gera a exposio de motivos, aviso, edital, portaria e memorando.
aplicao de uma actio em uma conscriptio (a espcie), como O segundo caso o dos documentos testemunhais, que so
veremos adiante. os que acontecem depois do cumprimento de um ato dispositivo ou
s atividades, por exemplo, de um Conselho Editorial, derivam de sua no-observncia ou so relativos a observaes
correspondero tipos documentais como resolues sobre sujeitas a relatrios, a termos de visita etc. Podem ser de
publicaes, atas de reunies, editais de convocao de candidatos assentamento os configurados por registros oficialmente escritos
etc. Como exemplos notariais, teremos assentamentos de sobre fatos ou ocorrncias, tais como: ata, termo, apostila, auto de
casamentos e de escrituras de propriedade de imveis etc. infrao etc. Nessa mesma categoria, h tambm os comprobatrios.
No caso do Conselho Ultramarino, colegiado de suma So os que derivam dos de assentamento, comprovando-os, tais
importncia para a administrao colonial luso-brasileira, alguns dos como os atestados, certides, traslados e cpias certificadas.
tipos documentais, correspondendo s suas atribuies, so, por Como terceira e ltima categoria, encontramos os documentos
exemplo: consultas de mercs, confirmao de cartas de sesmarias, informativos, que so opinativos/enunciativos e esclarecem
requerimentos de mudanas de postos militares etc. questes contidas em outros documentos, cujo contedo vai
Quanto s categorias documentais, estas so estipuladas fundamentar uma resoluo: pareceres, informaes, relatrios,
pelas gradaes da representatividade jurdica dos contedos dos votos e despachos interlocutrios (BELLOTTO, 1991).
documentos que nelas se enquadram. Nesse sentido, os documentos Se tomarmos as categorias documentais de forma mais
pblicos e os notariais, no que couber, podem ser: dispositivos, abrangente, ultrapassando o enfoque jurdico e abarcando tambm
testemunhais e informativos (BELLOTTO, 1991). as entidades produtoras/acumuladoras da rea do direito privado (o
No primeiro caso, o dos documentos dispositivos, que no impede que se tenham as mesmas categorias na rea
enquadram-se os documentos normativos, os de ajuste e os de pblica), vamos ter, como tipologias documentais nas empresas
correspondncia. privadas: documentos constitutivos; de reunio; de direo; de
28 29
recursos humanos e relaes de trabalho; de comunicao; contbeis contratos de seguridade, certificado de ao, procurao,
e financeiros; jurdicos, como quer Louise GAGNON-ARGUIN na sua certificado de acionista, certificado de autorizao etc.
obra sobre as tipologias documentais nas organizaes (1998).
Descartando-se algumas pequenas distines que marcam a sua A classificao apresentada pela professora Gagnon-Arguin
origem canadense, percebe-se que as subdivises destas categorias bastante interessante, pois capaz de fazer aproximar, sob cada
tm contornos aceitavelmente internacionais, podendo ser facilmente uma de suas classes, os tipos documentais de forma mais estreita
adaptados s realidades de cada pas ou mesmo de cada ambiente do que a classificao tradicional em apenas normativos,
organizacional. Assim, temos: testemunhais e informativos. Embora direcionada para as empresas,
esta metodologia de anlise tipolgica (detalhada adiante)
1) documentos constitutivos: cartas-patente, estatutos da provavelmente possa ser adaptada tambm para os documentos
constituio, certificados da constituio, declarao de pblicos. De qualquer forma, parece ser um caminho promissor
matrcula, regulamentos gerais, contrato social, livro da seguir para esse tipo de estudo terico dos documentos, com
companhia e seus registros; saudvel repercusso para as tarefas arquivsticas.
2) documentos de reunio: aviso de convocao, ordem do Tratamos dos elementos externos, internos e intermedirios dos
dia/pauta, ata, resoluo e documentos circunstanciais documentos, mas resta ainda abordar os elementos de utilizao,
atinentes aos assuntos discutidos na reunio; que se concentram em:
3) documentos de direo: plano de negcios, plano
estratgico, polticas, diretiva, organograma e relatrio anual; 1) uso primrio, ligado ao valor primrio, o qual definido como
4) documentos de recursos humanos e relaes de a qualidade inerente s razes de criao de todo documento,
trabalho: descrio do cargo, manual de servio, perfil de tpica das fases iniciais de seu ciclo vital (CAMARGO &
exigncias do cargo, oferta de emprego, avaliao de BELLOTTO, 1996). Seu sentido ser dispositivo, probatrio,
rendimento, contrato de trabalho individual, certificado de testemunhal ou informativo, segundo sua categoria;
trabalho, atestado, conveno e livro de ingresso; 2) uso secundrio, ligado ao valor secundrio, que a
5) documentos de comunicao: carta/ofcio, press-release/ qualidade informativa que um documento pode possuir para
comunicado imprensa, memorando/nota, relatrio, jornal alm de seu valor primrio. (CAMARGO & BELLOTTO, 1996)
interno, folhetos publicitrios/filipetas, plano de comunicao, Muitas vezes, chega mesmo a ser bastante diverso deste.
plano de marketing, estudo de mercado e livro de ouro;
6) documentos contbeis e financeiros: requisio de
mercadoria, especificao da mercadoria/nota fiscal,
conhecimento, fatura, cheque/letra de cmbio, extrato bancrio,
dirio, balano, balancete, plano contbil, oramento,
subveno e declarao fiscal;
7) documentos jurdicos: notificao, certificado de inveno,
certificado de direito de autor, certificado de marca de comrcio,
certificado de desenho industrial, contrato de empresa ou de
servios, contrato de seguro, contrato de aluguel, contrato de
venda, contrato de emprstimo de dinheiro, hipoteca e outros
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documentria, conforme antes referido (matria-meio-contedo),

embora diferenciada, porque marcada pelos ditames do Direito, o
GNESE DOCUMENTAL que no acontece com o documento no sentido genrico.
Como matria, podem ser visualizados os aspectos fsicos
estruturais (suporte, escrita, sinal de validao etc.); como meio, a
espcie documental especfica e as frmulas pr-determinadas da
redao. A cada espcie, como j foi acima afirmado, corresponde
uma frmula diplomtica, estrutura e disposio semntica das
palavras dentro do texto. Conscriptio, portanto.
Desde sua gnese, o documento considerando-se aqui, Como contedo, no deve ser entendida s a mensagem
sobretudo, o documento pblico e o diplomtico ser reconhecvel implcita no documento. Isto porque o contedo do documento
por sua provenincia, categoria, espcie e tipo. A gnese documental arquivstico abarca os demais aspectos substanciais: provenincia,
est no algo a determinar, a provar, a cumprir, dentro de funo do documento dentro do seu contexto de produo, a ao/
determinado setor de um determinado rgo pblico ou organizao fato implcitos etc. Actio, portanto.
privada. A elaborao do documento pblico cumpre etapas que se Assim entendido, natural que se veja o documento como a
podem, resumidamente, enumerar: fuso de dois elementos essencialmente necessrios: a actio jurdica,
o fato, a ao documentada e a sua prpria passagem para o escrito,
1) identificao jurdico-administrativa do ato; sua conscriptio. (REAL DIAZ, 1970)
2) seleo da espcie documental; Estamos no campo, como se evidencia, da gnese do
documento. Esse processo foi muito bem analisado recentemente
3) frmula diplomtica, frmula sistematizada ou frmula usual,
pelo professor espanhol de Arquivstica, Alberto Tamayo (TAMAYO,
preenchida com um contedo tpico e circunstancial, que
1996). Em sua anlise, actio pode ser mais profundamente
resulta na redao final;
considerada como ao ou atuao da parte ou das partes
4) divulgao junto aos pblicos a atingir e/ou tramitao de rotina;
interessadas na criao, modificao ou extino de uma
5) guarda ou destinao fixada por sistemticas de
determinada situao jurdica. A conscriptio pode ser vista como a
temporalidade.
passagem para o escrito, sob condies juridicamente vlidas, dessa
atuao das partes (a prpria etimologia da palavra o explica: de
Nesse prembulo tratou-se do concernente estrutura, ao conscribo, consignar por escrito). A conscriptio tambm pode ser
suporte fsico, enfim aos atributos materiais de um lado, e, de outro, necessria (se imposta por lei) ou voluntria (caso dependa
do atinente substncia, do ideogrfico, do informacional nos unicamente do arbtrio e da livre vontade das partes). Uma e outra,
documentos. Ser possvel assim tornar mais clara a concepo actio e conscriptio, so geradas com total independncia entre si.
daquilo que a Diplomtica denomina a actio e conscriptio do Assim, no conveniente considerar a actio como fase prvia ou
documento. inicial do processo da gnese documental, e sim, simplesmente,
O documento pblico , invariavelmente, na sua essncia, a como seu antecedente necessrio, sem o qual nenhum documento
juno de actio (ao, fato, ato) com conscriptio (sua transferncia tem sentido ou razo de ser.
para suporte e meio semntico e juridicamente credvel). Alis, essa A circunstncia do documento implica tanto a presena de
imagem no foge das facetas fundamentais da questo um fato e de uma vontade de manifest-lo como a vontade de dar
origem ao ato.
33 34
Em Diplomtica, o fato, a razo de ser do documento, no deve Essa redao no pode ficar submetida fantasia de quem a redige.
ser confundido com o contedo. Este vem a ser a manifestao do H regras de composio codificadas, comandadas pelo Direito.
primeiro, atravs do documento. O termo contedo d a idia de Portanto, documento diplomtico o testemunho escrito de
representao, comunicao. A produo do documento tambm um ato de natureza jurdica, redigido em observncia a frmulas
indica um propsito. De fato, a existncia de qualquer registro, direta estabelecidas que se destinam a dar-lhe f e fora de prova (NUEZ
ou potencialmente, determina conseqncias, isto , pode criar, CONTRERAS, 1981). O modelo diplomtico funciona para os
preservar, modificar ou concluir situaes. Ademais, o documento documentos governamentais (relaes Estado-cidados) do mesmo
por meio do qual um fato e uma vontade determinam conseqncias modo como funcionam as formas notariais no caso dos documentos
o resultado de um procedimento, de um processo de criao e de privados (o registro de f das relaes entre cidados). Tanto uns
um processo gentico que se ver refletido na categoria documental como outros, se incorretamente veiculados, invalidam a
e que se converte em um dos elementos constitutivos do documento aplicabilidade legal de seu contedo (BELLOTTO, 1981).
arquivstico escrito (DURANTI, 1995). O processo da gnese documental parte da manifestao de
vontade, como referido acima, quando tratamos de actio e conscriptio.
O processo criador da actio comea sempre com uma declarao ou O fato deve transformar-se em ato jurdico. Este adotar a forma
manifestao de vontade da pessoa que deseja outorgar um ato jurdico pelo documental adequada a espcie para que se concretize. O ato
qual se faz nascer uma determinada situao jurdica, ou se modifica ou
extingue uma situao existente. Tal declarao de vontade, quando emana
pode surgir por petio ou requerimento da parte interessada ou
de uma instituio governamental ou administrativa investida de autoridade pode surgir sem mediao, espontaneamente, como um ato da
suficiente, constituir um ato do governo ou da administrao que ser parte administrao, da autoridade no desempenho da sua trplice
de todas as atuaes e funes administrativas ou governamentais que lhe atividade judicial, legislativa ou executiva. (REAL DIAZ, 1970)
sejam prprias, mesmo que a iniciativa que inicie ou provoque a manifestao Evidencia-se que a produo dos documentos difere de um caso
de vontade provenha de outra entidade governamental ou administrativa,
porque tambm esta se mover, ao faz-lo, no mbito das prprias funes.
para outro, no tendo a complexidade uniformizada. No caso dos
Mas, quando a declarao de vontade emana ou procede de uma pessoa ou documentos dispositivos, eles tm um carter decisrio que simplifica
instituio privada, tal declarao no ser, evidentemente, nenhum ato do sensivelmente o processo da redao. Na exposio j aparece a razo
governo nem da administrao encaminhado para a consecuo de de ser da sua origem, o fato/ato que provocou a sua criao.
determinado servio pblico, e sim, somente, manifestao de uma vontade Todo documento tem um autor ou autores, dirigido a um
ou da necessidade de se outorgar aquele ato jurdico. (TAMAYO, 1996)
indivduo ou a uma coletividade, sua gnese est datada de um lugar
(data tpica) e de um tempo (data cronolgica) e se produz por alguma
A passagem da actio para conscriptio provocada, como se
razo contida em seu texto. H condies de aplicao e de sano
v, pela manifestao espontnea de vontade soberana, da
que dele tambm constam. A tramitao do documento, da sua origem
autoridade no desempenho de sua trplice atividade judicial,
sua aplicao, depende da estrutura burocrtica da poca, do pas
legislativa ou jurdica, muito freqentemente provocada pela petitio
e do direito que ali comanda a sociedade.
ou splica.
Podemos tomar como exemplo a relao entre Brasil e Portugal
Os documentos diplomticos, objeto da Diplomtica, se
durante o perodo que antecede a Independncia, de resto
tomados de forma ortodoxa, so os de natureza jurdica, que refletem
semelhante a que ocorria entre a Amrica hispnica e sua metrpole.
no ato escrito as relaes polticas, legais, sociais e administrativas
Para poder seguir os passos da tramitao documental de ento,
entre o Estado e os cidados. Seus elementos semnticos so
convm imaginar a sociedade que os produz como uma pirmide
submetidos a frmulas preestabelecidas. O discurso diplomtico
em cujo pice est o Rei, seguido das autoridades metropolitanas ou
aplicado a um quadro redacional no qual se insere o ato escrito.
35 36
centrais, as autoridades locais, das autoridades menores, e, em ltimo

lugar, dos sditos. Essa mesma estrutura forma uma subestrutura que COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA
pode ser transladada para a Amrica, em relao s autoridades
delegadas, aos vice-reis, aos governadores, s cmaras municipais e
s populaes coloniais (CORTS ALONSO, 1986).
A circulao dos papis feita em direes opostas, segundo
se trate, por um lado, dos que descem do Rei e das autoridades
superiores - os documentos descendentes -, por outro, dos que
As partes do documento diplomtico so decodificadas pela
sobem dos sditos s instncias superiores - os documentos
anlise diplomtica. Muitos dos manuais de Arquivstica abordam essa
ascendentes (CORTS ALONSO, 1986). H ainda os documentos
anlise (REAL DIAZ, 1970; NUEZ CONTRERAS, 1981; BELLOTTO,
horizontais, isto , os que se distribuem entre autoridades/pessoas
1991; TAMAYO, 1996; MARTINHEIRA, 1997, entre outros).
ou autoridades do mesmo nvel.
O texto do discurso diplomtico, na realidade, a unio entre
interessante que, mesmo do ponto de vista geogrfico, isso
partes distintas: o protocolo inicial, o texto propriamente dito e o
que se d: os que sobem do Brasil a Portugal (do hemisfrio sul ao
protocolo final. Nessas trs partes evidenciam-se as coordenadas
norte) e os que dali descem (do hemisfrio norte ao sul). Conforme
(representadas pelas frmulas diplomticas obrigatrias, prprias
a natureza do produtor e a atividade que d origem ao tipo
da espcie documental determinada pelo ato jurdico e seu objetivo)
documental, a direo ser ascendente ou horizontal, e pode terminar
e as variantes (teor pontual e circunstancial relativo s
seu destino (chegar consecuo do que est proposto) sem que
especificidades do ato aplicado a um fato, pessoa ou assunto).
se produza outro documento. Entretanto, pode haver o caso de, na
tramitao, ser necessrio proceder a anexaes; constitui-se, assim,
O protocolo inicial ou protocolo, na seqncia dos dados,
um processo, um documento mltiplo, com exemplares internos de
constitudo por:
uma e de outra categoria (ascendentes e descendentes).
Na verdade, produzem-se caminhos geogrficos de ida e volta,
1) invocao (invocatio) que, em geral, s ocorre nos atos
sem que os documentos percam suas caractersticas genticas. Os
dispositivos mais antigos (a expresso Em nome de Deus
documentos dispositivos reais, como cartas rgias, provises,
um exemplo de invocao);
resolues reais, residncias e outros so sempre descendentes. 2) titulao (intitulatio) , formada pelo nome prprio da
Requerimentos, ofcios (com gamas diversas, como veremos), autoridade (soberana ou delegada) de que emana o ato e por
informaes de servio e outros so ascendentes. H documentos seus ttulos;
ascendentes no mbito da prpria administrao, como os 3) direo ou endereo (inscriptio), parte que nomeia a quem
documentos opinativos que vo dos Conselhos ao Rei. Um exemplo o ato se dirige, seja um destinatrio individual ou coletivo e
tpico dessa categoria, no caso luso-brasileiro, so as consultas do 4) saudao (salutatio), parte final do protocolo.
Conselho Ultramarino.
O texto, que tem todos os seus elementos comandados pela
natureza jurdica do ato e por seu objetivo (TESSIER, 1961),
constitui-se de:
37 39
1) prembulo (prologus ou exordium), no qual se justifica (por atos normativos mais freqentes, as testemunhas incluem os
razes de ordem moral, jurdica ou material) a criao do ato; ministros ou secretrios das pastas com as quais tm a ver os
2) notificao (notificatio ou promulgatio ), que pode ser assuntos tratados.
entendida na expresso tenho a honra de comunicar a vs;
3) exposio (narratio), na qual so explicitadas as causas do Em algumas variedades de documentos, d-se uma inverso
ato, o que o originou, quais as necessidades administrativas, no escatocolo, isto , ocorre primeiramente a datao, com seus dois
polticas, jurdicas, econmicas, sociais ou culturais que o elementos, e, a seguir, o que chamam de validao, a considerando
tornaram necessrio; a subscrio ou as assinaturas e os selos e sinais.
4) dispositivo (dispositio), que a substncia do ato, seu Tomando como exemplo uma carta rgia de D. Joo V, dirigida
assunto propriamente dito, em que se determina o que se quer ao governador e capito general da Capitania do Rio de Janeiro, as
(iniciado por um verbo na primeira pessoa, como ordeno, partes da sua anlise diplomtica sero:
mando, estabeleo, sou servido ... etc;
5) sano (sanctio ou minatio), na qual se assinalam as Protocolo inicial:
penalidades, no caso do no cumprimento do dispositivo e Artur de S e Menezes, Amigo, Eu, El-rei vos envio muito saudar [direo,
titulao, notificao].
6) corroborao ou clusulas finais (valoratio ou corroboratio),
em que se dispe sobre os meios morais ou materiais que Texto:
asseguram a execuo do dispositivo (alguns autores Havendo visto o que escreveste sobre a culpa do Padre Frei Roberto e a
classificam essa parte final do texto segundo suas variantes: conta que o Provedor da Fazenda Real dessa Capitania me deu com a devassa
que tirou das pessoas que faziam cunhos falsos com que marcavam e
cominatrias, que podem ser penais ou espirituais, de garantia, cunhavam o ouro furtado aos quintos na vila de So Paulo em que se achavam
de renncia ou de corroborao). culpados o padre Jos Rodrigues Preto e o Padre Frei Roberto e o mais que
sobre este particular avisou e os representastes a cerca [sic] da culpa destes
dois sujeitos.
O protocolo final ou escatocolo inicia-se aps a corroborao
ou clusulas finais, com: [exposio]
me pareceu dizer-vos que o perdo concedido aos seculares se estende aos
1) subscrio/assinatura (subscriptio), isto , a assinatura do eclesisticos. E assim vos ordeno que toca ao tempo passado. Se no fale
mais neste delito. Nem se proceda pelas devassas tiradas at o tempo do
emissor/autor do documento ou quem o faa por sua ordem;
indulto. E vos encomendo que, quando haja algum que reincida neste crime,
2) datao (datatio). preciso distinguir a data tpica da data procedais com a severidade necessria. [dispositivo]
cronolgica, ou o elemento topogrfico do elemento
cronolgico. A primeira referente forma como est designado Protocolo final:
escrita em Lisboa [data tpica]
no documento o local onde ele foi assinado. A cabe, muitas
a 20 de dezembro de 1700 [data cronolgica]
vezes, no o nome de uma cidade, e sim a denominao de Rei [subscrio]
um palcio, de uma sala ou de um logradouro. Isto deve ser
obedecido, sem que se acrescente a cidade na qual estejam Como j afirmado, nem todas as partes diplomticas surgem
situados. A segunda corresponde ao dia, ms e ano; em todas as espcies. Reiteramos que isso depende da natureza
3) precao (apprecatio), onde, por meio de dois elementos jurdica do instrumento, que por sua vez determinada pelo objetivo
(assinatura de testemunhas e sinais de validao, como visado. No documento analisado, pode-se notar que no h
carimbos e selos), reitera-se a legalidade do documento. Nos corroborao e nem sano, por no caberem no caso.
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J em outro exemplo uma lei do governo federal de 1974, e a clusula revogatria. O protocolo final denominado
que dispe sobre restries a brasileiros naturalizados , podemos encerramento, e abarca o fecho e a assinatura.
detectar a incluso dessas duas partes e a dispensa da exposio Considerando alguns atos normativos mais ocorrentes na
e das datas, que nos atos modernos vm na ementa: administrao do imprio portugus dos sculos XVI ao XIX, o autor
da obra Tipologia documental nos arquivos aponta essas diferenas,
ao decodificar as par tes diplomticas daqueles atos
Protocolo inicial:
O Presidente da Repblica. Fao saber que o Congresso Nacional decreta e (MARTINHEIRA, 1997). Assim, por exemplo, nas espcies carta,
eu sanciono a seguinte lei: [titulao e notificao] carta de lei, lei e decreto, que emanam do soberano, no consta a
direo, justamente pela abrangncia do ato. Justifica-se por serem
Texto: os que abrangem o interesse geral da nao, assim como so os
Art. 1o - vedada qualquer distino entre brasileiros natos e naturalizados.
que mais os tenham a majestade e rgios atributos da soberania.
Art. 2o- A condio de brasileiro nato, exigida em leis ou decretos, para
qualquer fim, fica modificada para a de brasileiro. (FORMULARIO, 1821) Outro exemplo: nos avisos e nas portarias,
Art. 3o - No sero admitidos a registro os atos de constituio de sociedade no h exposio e nem precao.
comercial ou civil que contiverem restrio a brasileiro naturalizado. O entendimento da anlise diplomtica tem, entre outras
Art. 4o - Nos documentos pblicos, a indicao da nacionalidade brasileira vantagens, a de facilitar a elaborao de resumos de documentos,
alcanada mediante naturalizao far-se- sem referncia a esta circunstncia.
uma vez que o documentalista, conhecendo-a, h de realizar uma
[dispositivo]
Art. 5o - A violao no disposto no art. 1o desta lei constitui contraveno leitura documental mais segura. Ademais, esse entendimento pr-
penal, punida com as penas de priso simples de quinze dias a trs meses requisito para o da anlise tipolgica, embora esta possa ser feita
e multa igual a trs vezes o valor do maior salrio mnimo vigente no pas. independentemente. Alis, a anlise tipolgica pode tornar eficiente
[sano] o fazer arquivstico em mltiplos aspectos, como a avaliao, a
Art. 6o Esta lei entrar em vigor na data de sua publicao, revogadas as
classificao e a descrio.
disposies em contrrio. [corroborao]
Protocolo final:
Ernesto Geisel. Presidente da Repblica. [subscrio]
Armando Falco [precao] (Obs.: trata-se do ministro da Justia) .
As espcies que mais se aproximam do modelo completo so os

atos dispositivos, embora, segundo a sua natureza, possam deixar de
conter algumas das partes. Mas todo documento cuja estrutura comporta
dados fixos e dados variveis pode ser submetido anlise diplomtica.
Vale observar que, em tcnica legislativa moderna, algumas
das partes diplomticas so conhecidas por denominao correlata.
Assim, o protocolo inicial chamado de prembulo, compreendendo
a epgrafe, a ementa, o ttulo e a autoria; quanto ao texto, ele formado
de considerata ou consideranda, que equivaleria exposio ou
narrao na Diplomtica; de dispositivo, que recebe a mesma
denominao e de corroborao, que incluiria a clusula de vigncia
42 43
AS ESPCIES DOCUMENTAIS
As espcies documentais, sejam as tpicas dos documentos

dispositivos, sejam as dos probatrios, sejam as dos informativos,
so inmeras, como muito bem se pode averiguar nos vrios
glossrios especializados, dicionrios jurdicos e /ou manuais de
administrao ou de documentao. Mas h as que so produzidas
mais freqentemente, em razo da prpria abundncia dos atos
jurdicos administrativos dos quais so veculo.
Selecionamos, para identificar e definir, algumas dessas
espcies documentais mais usuais na administrao pblica e/ou
na rea notarial, tanto na nossa documentao colonial, como na
atualmente produzida/acumulada pelos vrios rgos pblicos em
suas vrias esferas. Tambm foram escolhidos alguns formatos que
muitas vezes so confundidos com espcies documentais.
No caso do arquivista, durante seus trabalhos preliminares de
anlise, deparar-se com espcies documentais que no constam
dessa pequena listagem, poder recorrer aos glossrios, dicionrios
e manuais de correspondncia mencionados no final deste trabalho.
Ou mesmo poder ele, utilizando o instrumental encontrado neste
Como fazer, estabelecer o conceito bsico, a partir do prprio
documento, sem muita dificuldade, redigindo a definio com muito
pouca margem de erro.
preciso reiterar que a relao de espcies documentais que
se segue no exaustiva e sim representa bem suas respectivas
categorias documentais, categorias assinaladas na listagem, logo
aps o enunciado da espcie documental.
Tais definies podem ser teis porque, trazendo a
conceituao e, em alguns casos, a decodificao diplomtica das
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vrias espcies documentais diplomticas encontrveis nos Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinaturas e cargo
arquivos, podem tambm ter a sua aplicao no dia-a-dia do (presidente do tribunal e relator).
arquivista, sobretudo nas tarefas da identificao, classificao,
avaliao e descrio. Isso porque, alm dos documentos ACORDO - documento diplomtico normativo, pactual,
diplomticos, procurou-se estender o trabalho para as demais horizontal.
espcies documentais que servem de veculo tambm aos Ajuste ou pacto realizados por duas ou mais pessoas, fsicas
documentos no-diplomticos. ou jurdicas, em torno de um interesse comum, ou para resolver
H documentos no-diplomticos vazados nas espcies uma pendncia, demanda ou conflito. Protocolo inicial: Pelo
documentais mais diversas ocorrentes nos arquivos. Como o que presente acordo de... celebrado entre... Segue-se o nome das
se visa com este Como fazer , antes de tudo, orientar os estudantes pessoas pactuantes e suas qualificaes. Texto: fica
e profissionais de arquivo, era preciso que se contemplassem estipulado... Segue-se o motivo do acordo. E como as partes
tambm tais espcies. esto de acordo firmam o presente acordo. Protocolo final:
Segue-se um pequeno glossrio das espcies mais freqentes, datas tpica e cronolgica, assinaturas dos pactuantes e das
com sua caracterizao e anlise diplomtica sumria, de alguns testemunhas (conforme o caso, no obrigatrias).
dos documentos diplomticos mais usuais, assim como de alguns
formatos mais ocorrentes nos arquivos. ALVAR - documento diplomtico dispositivo de
correspondncia, descendente.
ABAIXO-ASSINADO - documento diplomtico informativo, 1. Na administrao colonial: modificao, declarao ou
ascendente. reiterao de normas j estabelecidas pela autoridade
Solicitao coletiva para pedir algo de interesse comum a uma soberana, em geral, com validade de um ano. Protocolo inicial:
autoridade pblica ou para manifestar apoio a algum ou titulao - nome e qualificao: Eu, El-Rei..., por graa de Deus,
demonstrar queixa ou protesto coletivo. Difere do requerimento Rei de... Fao saber aos que este meu Alvar virem... Texto: o
e da petio, que so solicitaes individuais. Difere da objeto da declarao, modificao ou concesso da merc ou
representao, apresentada por um rgo colegiado e no por do direito e nome e qualificao do beneficiado, se for este o
um grupo aleatrio de pessoas. A representao tambm s caso. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. No h
pode comunicar algo ou apresentar queixa e no solicitar. assinatura e sim apenas a subscrio, de prprio punho: Rei
Protocolo inicial: nome e qualificao do destinatrio. Nome e ou Rainha ou Prncipe Regente.
qualificao dos signatrios ou apenas: Ns, abaixo 2. Certificado, licena ou autorizao dada por autoridade
assinados... Texto: o motivo do abaixo-assinado. Protocolo competente de direitos ou para a realizao de atos ou eventos,
final: datas tpica e cronolgica e assinaturas. com validade de um ano ou proviso especial pela qual o juiz
autoriza, aprova ou confirma certo ato, estado ou direito
ACRDO - documento diplomtico informativo enunciativo, (tipologias como: alvar de emancipao ou de soltura).
descendente. Protocolo inicial: ttulo denominao do documento (alvar),
Deciso proferida em grau de recurso por tribunal. Protocolo seguido do nmero de ordem e da data da expedio. Texto:
inicial: ttulo - Acrdo, seguido do nmero e do nome do nome e designao do cargo da autoridade que expede o
tribunal que o expede. Texto: desenvolvimento do que for alvar. Protocolo final: nome e assinatura da autoridade sem
expedido, terminando em: acorda o Tribunal em deferir... designao do cargo, j mencionado. Datas tpica e cronolgica
(dispensvel por estar no ttulo).
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ASSENTO - documento diplomtico testemunhal de Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura, nome
assentamento ou comprobatrio. e cargo do emitente.
Registro de um compromisso passado em livro prprio (cdice).
Se feito a partir de uma declarao, de assentamento; se feito ATO - documento diplomtico dispositivo de correspondncia,
a partir de uma cpia certificada de um ato, comprobatrio. descendente.
Foi usado, na prtica jurdica colonial, no sentido de termo, de Ao dispositiva interna do Estado, emanada de autoridade
contrato. Protocolo inicial: nome e qualificao do delegada, feita, em geral, para designar provimento, vacncia
compromissado. Texto: a obrigao a que se submete, de cargos e funes gratificadas, alterao de vencimentos,
condies etc. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. etc. Protocolo inicial: ttulo de Ato e seu nmero. Titulao:
Assinaturas, registros, certides e precao. qualificao/cargo do emitente (sem o seu nome). Texto: o
assunto do ato, nomes e qualificao dos interessados.
ATA - documento diplomtico testemunhal de assentamento. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura.
Registro resumido das ocorrncias de uma reunio, assemblia
ou sesso, assim como das decises tomadas por seus AUTO - documento diplomtico testemunhal de assentamento,
membros. Se for de eleio, resume o seu desenrolar. horizontal.
Geralmente lavrada em livro prprio. Protocolo inicial: nmero Relato pormenorizado de um acontecimento com a finalidade,
da ata e nome da entidade subscritora da reunio. Data em geral, de conduzir um processo a uma deciso (auto de
cronolgica, inclusive designao da hora, do local, com abertura de testamento, auto de partilha) ou um infrator a uma
endereo. Nome das pessoas presentes, sua qualificao e sano (auto de infrao, auto de flagrante, auto de corpo de
declarao de abertura da sesso pelo presidente e secretrio. delito). Protocolo inicial: timbre do rgo que realiza o auto.
Texto: assuntos discutidos, em obedincia ou no a uma ordem Ttulo que designa o tipo de auto. Designao de data
do dia ou pauta. Protocolo final: fecho: nada mais havendo a cronolgica e local (que tambm pode no constar no protocolo
tratar... eu... secretrio lavrei a presente... Assinaturas do inicial e sim no final). Texto: nomes da(s) pessoa(s) autuada(s),
presidente e do secretrio. motivo da autuao e, penalidade, se for o caso. Protocolo
final: datas tpica e cronolgica (se no tiver sido designada
ATESTADO - documento diplomtico testemunhal de antes). Assinatura da autoridade e designao de seu cargo.
assentamento, notarial ou no. (Obs.: Usa-se a palavra autos como sinnimo de processo, isto
Declarao, por autoridade governamental, civil, militar, , como o conjunto de todos os documentos de diferentes
eclesistica ou notarial, a partir de uma realidade ou de um espcies que compem um processo administrativo ou judicial).
fato constatado. , em geral, a favor de uma pessoa e
confeccionado a seu pedido. Costuma-se confundi-lo com a AVISO - documento diplomtico e/ou no-diplomtico,
certido, por ambos se parecerem na redao, mas vale lembrar informativo, descendente.
que o atestado uma declarao, enquanto a certido uma 1. Na administrao colonial, ofcios nos quais os secretrios
transcrio legitimada. Protocolo inicial: timbre do rgo de Estado transmitem a outros secretrios ou a presidentes de
emissor. Ttulo Atestado de... Atesto para os devidos fins tribunais ordens rgias, expedidas em nome do soberano.
que... (ou o fim especfico). Texto: um pargrafo sobre o que se Portanto, diplomas expedidos pelos ministros e secretrios de
atesta, o nome do interessado e sua identificao/qualificao. Estado por ordem verbal do soberano e em seu nome,
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designando-se diretamente o destinatrio, seja pessoa ou e qualificao do autor (autoridade delegada). Texto: a ordem
instituio. Protocolo inicial: titulao - nome e qualificao objeto do bando. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.
da autoridade expedidora. Direo: nome e qualificao do Subscrio com o nome do autor.
destinatrio. Texto: ...comunicando que o Rei... o assunto do
aviso. Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura. BILHETE - documento diplomtico, informativo, descendente.
2. Notcia ou ordem enviada, transmitida ou afixada, destinada Na administrao colonial: comunicado, em geral, de Secretrio
a uma pessoa ou coletividade. Nesta categoria inserem-se os de Conselho ou de Tribunal, solicitando alguma informao
avisos administrativos, os comerciais e os bancrios. Na sua necessria tramitao de algum documento ou transmitindo
estrutura, os primeiros assemelham-se a editais e, os ltimos, uma notcia ou o anncio da concesso de merc real, que
a ofcios, sendo, portanto, bastante semelhantes aos avisos segue em outro documento. (Obs.: por sua informalidade e pelo
governamentais com relao composio, embora no quanto fato de estarem apensos a outros documentos, muitas vezes,
ao contedo. Logo, seus protocolos e texto sero como os no tm direo nem datao prprias).
daqueles. Assemelham-se ao comunicado e ao edital. No caso
da administrao pblica, trata-se de correspondncia de algum BREVE - documento diplomtico dispositivo normativo,
ministro ou secretrio de Estado a outras autoridades em descendente.
assuntos de servio; tambm pode ser ato mediante o qual um Carta pontifcia, menos solene que a bula papal, tratando de
ministro d conhecimento de decises administrativas. Podem assuntos menos abrangentes que esta e diferindo em alguns
ser includos tambm como autores de avisos os secretrios de seus caracteres externos e na disposio do texto.
da presidncia da Repblica, o consultor-geral da Repblica,
o chefe do Estado Maior das Foras Armadas e o chefe do BULA PAPAL - documento diplomtico dispositivo normativo,
Gabinete Militar da Presidncia da Repblica. Protocolo inicial: descendente.
ttulo - Aviso e respectivo nmero. Direo - nome/cargo do Carta pontifcia, em latim, especialmente solene, na qual o
destinatrio. Datas tpica e cronolgica. Texto: exposio do Papa se dirige aos fiis sobre algum assunto de importncia. O
tema do aviso. Protocolo final: fecho de cortesia, nome e cargo ttulo da bula corresponde s primeiras palavras do texto.
do signatrio.
CARTA - documento no-diplomtico, mas de desenho mais
BANDO - documento diplomtico dispositivo normativo, ou menos padronizado, informativo, ascendente, descendente,
descendente. horizontal, conforme o caso.
Ocorre apenas na administrao colonial. a ordem ou o 1. Correspondncia do alto escalo da administrao pblica
decreto, em geral, dos governadores e capites generais, em comunicaes sociais decorrentes de cargo e funo
proclamada(o) oralmente em prego pblico ou afixada(o) em pblicos. Nas entidades privadas da rea comercial, industrial,
lugar ou veculo de circulao pblica. O mesmo que dito ou bancria, social entre outras, a carta uma forma de
mandato proibitrio. Era utilizada(o) para questes cotidianas correspondncia largamente utilizada para transmitir
relacionadas ao cumprimento de ordens pontuais. Muitas informaes, solicitar favores, fazer convites etc. Sem ser
vezes, funcionava como documento de correspondncia, isto obrigatrio, diplomaticamente, h uma certa padronizao.
, para que se cumprisse em jurisdio mais limitada, uma Protocolo inicial: datas tpica e cronolgica. Endereamento.
ordem mais ampla de origem superior. Protocolo inicial: nome Direo. Texto: paragrafado, com a exposio e o objetivo da
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carta. Protocolo final: fecho de cortesia, assinatura, nome e Na administrao colonial, o mesmo que lei, isto , vigora
cargo do signatrio. perpetuamente ou at a sua revogao e traduz a vontade
2. Dentro das empresas privadas e das instituies sociais, em soberana do monarca nas questes mais abrangentes do
geral, h uma enorme gama de especificidades relativamente interesse da nao. dirigida aos sditos em geral ou a
espcie documental carta, no tanto quanto sua estrutura, determinada autoridade ou pessoa. O protocolo inicial: nome
mas sim quanto sua finalidade e redao de seu contedo, do rei e titulao ou Eu, El Rei. Texto: o motivo da lei. Protocolo
como assinala BELTRO (1987). Como a preocupao desse final: alm das datas, contm a expresso El Rei, sua assinatura
glossrio a identificao e a estrutura das espcies e a guarda (que a rubrica depois da assinatura seguida de
documentais, as variantes aqui assinaladas s recebero cinco pontos em quadra).
alguma explicao se a diferenciao recair sobre esses dois
elementos. Assim, aquelas nas quais apenas a forma de CARTA PATENTE - documento diplomtico comprobatrio de
apresentar o assunto varia, tais como: carta simples, carta com concesso, descendente.
assunto epigrafado, carta com tpicos, carta de apresentao o diploma concedido pelo Rei atestando a concesso de ttulos,
e carta particular, sero tratadas no mesmo item. postos militares e outros privilgios. Tambm pode ser concedido
3. Na administrao colonial: correspondncia enviada por por autoridade delegada dentro dos limites de sua jurisdio. Esse
autoridade subalterna/delegada ou sdito ao Rei, diferindo do direito, em geral, vem fixado no regimento recebido por esta
requerimento ou petio pela natureza do teor documental, j autoridade quando do incio de sua gesto. Protocolo inicial:
que estes ltimos destinam-se a solicitar mercs, privilgios nome e titulao do soberano ou da autoridade. Texto: a concesso
ou direitos de existncia consolidada, desde que preenchidos contendo o nome do interessado e o cargo recebido. Protocolo
os requisitos necessrios. Questes de carter oficial ou final: as datas e a subscrio do soberano.
particular que se desejasse expor ao Rei, quaisquer que fossem
os assuntos, desde que no de carter peditrio, eram-lhe CARTA DE PERDO - documento diplomtico comprobatrio
dirigidas por meio de carta. Assim, tem sido confundida com de concesso, descendente.
ofcio, correspondncia entre as autoridades do Reino (que no Diploma emitido por autoridade subalterna ou delegada que tenha
o Rei) e as subalternas/delegadas em servio no Ultramar ou direito regimental de conceder perdo, dentro do limite de sua
entre elas. Em alguns instrumentos de pesquisa, feitos jurisdio. Protocolo inicial: nome e titulao da autoridade. Texto:
atualmente no Brasil e em Portugal, a identificao dessas duas concesso de perdo e nome do interessado. Protocolo final:
formas exatamente o oposto da prtica burocrtica do Antigo datas tpica e cronolgica e a assinatura da autoridade.
Regime. Tal prtica generalizou-se em muitos arquivos porque,
na concepo moderna, a carta particular e o ofcio oficial CARTA DE SESMARIA - documento diplomtico testemunhal
e, ainda, a carta ascendente, mesmo na rea oficial e o ofcio comprobatrio, descendente.
sempre descendente. Protocolo inicial: Direo - Senhor, Diploma passado por autoridade suprema ou delegada, em
seguido da titulao do signatrio. Texto: contedo, que nos geral governadores e capites generais, quando possuir esse
casos mais freqentes de teor administrativo. Protocolo final: direito fixado em regimento, para conceder datas de terra.
datas tpica e cronolgica e assinatura do autor. Protocolo inicial: nome e titulao da autoridade. Texto:
comea pelo nome do interessado, seguido do tamanho da data
CARTA DE LEI - documento diplomtico dispositivo normativo, de terra e de sua localizao geogrfica. Protocolo final:
descendente. comporta as datas tpica e cronolgica e as assinaturas.
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CARTA RGIA - documento diplomtico, dispositivo normativo, Aprovao governamental de alteraes em estatutos de uma
descendente. sociedade.
Ordem real, dirigida a uma determinada autoridade ou pessoa
e iniciada pelo nome dela. expedida imediatamente pelo CARTA PARTIDA ou DE FRETAMENTO - documento
soberano e por ele assinada como Rei (Rainha ou Prncipe diplomtico testemunhal comprobatrio, descendente.
Regente, se for o caso). Protocolo inicial: Fulano, Eu, El-Rei Comprovante do fretamento de embarcao, emitido por
vos envio muito saudar ou ento, Fulano, amigo, Eu El-Rei autoridades porturias.
vos envio muito saudar. Texto: comporta o objeto, a razo de
ser da carta rgia. Protocolo final: a subscrio: Rei (ou Rainha CARTA PRECATRIA - documento diplomtico informativo,
ou Prncipe Regente). horizontal.
Pedido de um juiz a outro, de outra circunscrio, sobre citaes
CARTA ou MEMORANDO DIPLOMTICO - documento no- e inquiries necessrias a um processo julgado pelo primeiro.
diplomtico informativo, horizontal.
Nota enviada por diplomatas interpares, sem a conotao mais CARTA TESTEMUNHVEL - documento diplomtico
solene de exposio de motivos e de outras espcies informativo, horizontal.
documentais assemelhadas. Instrumento que contm recursos anteriormente denegados, de
uso judicirio.
CARTA INTERNACIONAL - documento diplomtico dispositivo
pactual, normativo, descendente. CARTA REVERSAL - documento diplomtico informativo,
Conjunto de resolues tomadas em comum por vrios horizontal.
governos. Documento que registra concesso trocada por outra.
CARTA DE ALFORRIA - documento diplomtico testemunhal CARTA DE VALIDADE - o mesmo que certificado, estipulando
comprobatrio, descendente. prazos de validade de determinado produto.
Documento nominal comprovante de libertao de escravo,
passado por autoridade notarial. CARTA ABERTA - o mesmo que manifesto.
CARTA PATENTE ou CARTA DE AUTORIZAO - o mesmo CARTO DE CRDITO - documento no-diplomtico,

que alvar, isto , autorizao ou concesso de direito. informativo.
Documento emitido por instituio financeira, que autoriza o
CARTA DE CHAMADA - documento diplomtico dispositivo titular a ser debitado em seus gastos, mediante clusulas
normativo, descendente. preestabelecidas.
Autorizao padronizada para a entrada de imigrante, a pedido
de parente autorizado j residente no pas para o qual imigrou. CARTO DE VISITA, DE CONTATO COMERCIAL OU
PROFISSIONAL - documento no-diplomtico, informativo.
CARTA DECLARATRIA - documento diplomtico dispositivo primeira vista pode parecer que seja apenas um formato ou
normativo, descendente. uma frmula. Entretanto, o formato, se preenchido com dizeres
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impressos e/ou manuscritos, passa espcie. A sua estrutura CERTIDO - documento diplomtico testemunhal
ser basicamente a da identificao pessoal ou organizacional comprobatrio.
ou ambas, em geral impressas e a cujos dizeres poder ser Documento emanado de funcionrio de f pblica, mediante o
adicionada uma mensagem, em geral, manuscrita. qual se transcreve algo j registrado em documento de
assentamento, elaborado segundo as normas notariais ou
CARTO DE PONTO - documento no-diplomtico, jurdico-administrativas. A certido pode ainda ser retirada de
testemunhal de assentamento. um processo, livro ou documento existente em repartio
Documento nominal de seu titular, emitido por rgo pblico pblica e passada, se no por notrio, por funcionrio
ou empresa, no qual registrada sua freqncia diria ao autorizado. Protocolo inicial: Certifico que... ou pedido de...
trabalho. certifico que... ou o nome e a titulao de quem certifica.
Referncia ao original do qual se extrai a certido. Texto: cpia
CARTAZ - documento no-diplomtico, informativo. do documento original, inclusive de suas datas. Protocolo
Formato de papel, papelo ou outro material, contendo final: datas tpica e cronolgica da certido. Assinatura, nome
propaganda ou aviso, distribudo e colocado, para e titulao de quem certifica.
conhecimento geral, em painel, mural ou muro em ambientes
pblicos ou particulares. A estrutura das imagens e dos dizeres CERTIFICADO - documento diplomtico testemunhal
completamente livre. comprobatrio, descendente, notarial ou no.
Declarao que garante a veracidade de um fato, de um estado
de coisas, o bom estado ou o funcionamento de um objeto/
CDULA DE ELEIO - documento diplomtico testemunhal
equipamento. Assemelha-se ao atestado que, entretanto, mais
de assentamento.
elaborado em relao pessoas. Protocolo inicial: timbre do
Frmula prpria para eleio contendo nome(s) de(s)
emissor. Ttulo - Certificado de garantia...(ou outro). Texto: o
candidato(s) a postos eletivos.
objeto ou a situao garantida. Protocolo final: datas tpica e
cronolgica. Assinaturas, nome e titulao das pessoas ou
CDULA DE IDENTIDADE - documento diplomtico entidades responsveis.
testemunhal de assentamento, descendente.
Carto expedido por rgo competente contendo nome, nmero CHEQUE - documento no-diplomtico, informativo.
do Registro Geral, filiao, naturalidade, data de nascimento, Ordem de pagamento confeccionada por um banco que, quando
fotografia, assinatura e a impresso digital do portador, e que devidamente preenchida por pessoa fsica ou jurdica que ali
serve para sua identificao. tenha conta de depsito, autoriza saque da quantia nela
designada.
CENSO - documento no-diplomtico padronizado,
testemunhal de assentamento. CIRCULAR - documento diplomtico, dispositivo de
Conjunto de dados estatsticos dos habitantes de uma cidade, correspondncia, descendente.
Estado ou pas (demogrfico), dos produtos e rendimentos de Comunicao endereada simultaneamente a vrios
uma determinada rea ou de profissionais, em geral, de uma destinatrios, com contedo idntico e redao semelhante
mesma rea. carta ou ao aviso. Protocolo inicial: ttulo - Circular nmero...
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Texto: a ordem ou comunicado que se quer fazer conhecer. direo. Texto: notcia ou fato a ser comunicado. Protocolo final:
Protocolo final: datas tpica e cronolgica (quando esta no assinatura, nome e titulao dos autores e datas tpica e
aparece aps o nmero da Circular). Assinatura, nome e cronolgica.
titulao do responsvel ou simplesmente Diretor (ou
correspondente). CONSTITUIO - documento diplomtico dispositivo
normativo, descendente.
CITAO - documento diplomtico, informativo. Lei fundamental e suprema de um Estado, que contm normas
Instrumento pelo qual um oficial pblico comunica a algum a respeitantes formao dos poderes pblicos, forma de
ordem de uma autoridade jurisdicional para comparecer ou governo, distribuio de competncias, direitos e deveres dos
responder perante ela. cidados etc. Tambm denomina o conjunto de normas
reguladoras de uma instituio, corporao, rgo, embora o
COMPROMISSO - documento diplomtico dispositivo mais usado, nesse caso, seja o estatuto.
Conjunto de normas que regem as finalidades, funcionamento, CONSULTA - documento no-diplomtico, enunciativo,
direitos e obrigaes dos membros de uma entidade privada. ascendente ou descendente conforme o mbito de atuao, se
Semelhante ao estatuto e ao regimento. Protocolo inicial: ttulo na administrao colonial ou na civil ou militar, atual.
- nome da entidade. Texto: conjunto das normas, em geral, Na administrao colonial: ato pelo qual uma instituio, em
numeradas. Protocolo final: assinaturas e nomes dos geral, conselho, junta ou tribunal assessora o Rei em assunto
compromissados, ou de seus representantes, ou da comisso determinado, passando-lhe o seu parecer ou conselho. Por
fundadora da entidade. extenso, o documento resultante do ato recebe o nome de
consulta. o principal documento-atribuio do Conselho
COMUNICAO/ PAPER - documento no-diplomtico, Ultramarino. Protocolo inicial: direo - Senhor ou Senhora
informativo. (Rei ou Rainha). Segue-se a expresso: Viu-se neste
Forma que tomam os avisos, comunicados, convites, Conselho... ou Por avisos chegados a este Conselho... ou
declaraes, esclarecimentos, notas e participaes quando equivalente. Texto: motivos que levaram consulta e o parecer.
publicados pela imprensa escrita. A redao obedece estrutura Protocolo final: datas tpica e cronolgica. Assinatura do
do documento de origem. Portanto, seus respectivos protocolos presidente do Conselho. Registros.
e textos so os mesmos daqueles documentos. Na atualidade: pode designar o ato de solicitar o parecer, assim
Trabalho cientfico resultado de pesquisa, reflexo ou anlise, como designar o parecer em si. Parecer sobre negcios pblicos,
geralmente apresentado a congressos e seminrios. passado por procuradores ou especialistas. Tambm
solicitao, na rea militar, sobre esclarecimento de algum
COMUNICADO - documento diplomtico dispositivo de dispositivo legal. O mesmo que parecer.
Cientificao de uma notcia ou ordem dirigida pessoalmente CONTA - documento no-diplomtico testemunhal
a algum ou afixada para o conhecimento do pblico em geral. comprobatrio.
Assemelha-se notificao e ao edital. Protocolo inicial: Registro contabilizado de fruio de determinado servio.
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CONTA CORRENTE - documento no-diplomtico informativo. algum objetivo de interesse comum. Diferencia-se do contrato
Registro que assinala crdito existente em determinada por estarem, no convnio, todos os partcipes em igualdade de
entidade financeira para ser movimentado pela pessoa fsica posio jurdica. Protocolo inicial: Ttulo - Convnio. Nome e
ou jurdica (o seu titular). qualificao dos conveniado. Texto: clusulas tratando dos
Registro de contabilidade em que so lanadas separadamente tpicos especficos. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.
as operaes financeiras realizadas com cada pessoa ou Assinaturas das partes conveniadas e das testemunhas.
organismo. Na administrao colonial do sculo XVIII, a
Provedoria abrigava a conta corrente correspondente aos CONVITE - documento no-diplomtico, informativo.
impostos especficos. Solicitao para que algum esteja presente em um lugar ou
um ato deter minado. Modalidade de convocao de
CONTRATO - documento diplomtico dispositivo pactual, interessados nos processos de licitao para prestao de
horizontal. servios ou de vendas aos rgos pblicos.
Registro de acordo pelo qual duas ou mais pessoas fsicas ou
jurdicas estabelecem entre si algum(uns) direito(s) e/ou CONVOCAO - documento diplomtico, dispositivo
obrigao(es). Protocolo inicial: ementa, designao de data normativo, descendente ou horizontal.
e local. Nomes e qualificao dos contratantes. Texto: objeto Comunicao escrita na qual se solicita o comparecimento de
do contrato e todas as clusulas conveniadas. Protocolo final: pessoa(s) ou coletividade(s) a uma reunio. Protocolo inicial:
frmula de praxe - E pr estarem assim justos e contratados, nome da pessoa ou da entidade que convoca, designao da
assinam... Datas tpica e cronolgica. Assinaturas do reunio ou assemblia se ordinria ou extraordinria. A
contratante, do contratado e das testemunhas. expresso: Ficam convocados... Texto: designao da reunio,
do local, da data e da hora da sua realizao, bem como da
CONVENO - documento diplomtico dispositivo pactual, ordem do dia. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.
horizontal. Dispensa a assinatura porque o responsvel aparece no caput
Documento utilizado em conferncias internacionais para a do documento.
oficializao de ajustes parciais. Protocolo inicial: identificao
da conferncia. Texto: exposio de suas decises que levaram CPIA AUTNTICA - documento no-diplomtico testemunhal
conveno e o enunciado desta. Protocolo final: datas tpica comprobatrio. Produo de um novo exemplar (integral ou
e cronolgica. Assinatura do presidente da entidade parcial) de um original, validada por uma autoridade competente
convocatria da conferncia. (notarial ou administrativa, investida para tanto).
Texto que fica estabelecido a partir de um acordo ou contrato
de direitos e obrigaes entre pessoas em torno de um interesse CORRESPONDNCIA INTERNA - ver MEMORANDO.
comum.
CRACH - documento no-diplomtico, padronizado,
CONVNIO - documento diplomtico dispositivo pactual, informativo.
horizontal. Carto com identificao pessoal para fins de controle de
Acordo firmado por entidades pblicas entre si ou entre presena em locais de trabalho, em zonas de segurana vigiada
entidades privadas, ou por estas entre si para a realizao de ou em eventos.
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CRONOGRAMA - documento no-diplomtico informativo. Em alguns casos, endereo. Texto: o assunto que se declara.
Quadro em que se distribui o cumprimento de tarefas, a Protocolo final: datas tpica e cronolgica.
realizao de atos ou os acontecimentos em dias, semanas,
meses e anos. DECRETO - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente.
CURRCULO DE CURSO - documento no-diplomtico Na administrao colonial: diplomas de que o Rei se serve para
informativo, descendente. objeto particular, cuja execuo vai cometida a algum tribunal
Relao de matrias/disciplinas que os alunos devem cumprir ou ministro. Ordem do Rei, assinada apenas por ele, com
legalmente para completar um curso. rubrica. Pode acrescentar, modificar ou revogar alguma lei,
estabelecer um direito novo ou algo a respeito de uma pessoa,
CURRICULUM VITAE - documento no-diplomtico uma instituio ou um negcio particular. Protocolo inicial: Hei
informativo. por bem ou Representando-me... ou Sou servido ou Tendo
Conjunto das informaes sobre uma pessoa, dispostas de em considerao... Texto: narrao dos motivos e o dispositivo,
forma sinttica e ordenada, trazendo dados de sua vida civil e que o objeto do decreto. Protocolo final: datas tpica e
profissional, alm da designao das atividades e publicaes cronolgica e rubrica do Soberano.
tcnicas, cientficas e artsticas, segundo a especificidade da Na administrao atual: ato administrativo que pode ser
carreira profissional do titular. expedido pelos poderes Judicirio, Legislativo ou Executivo,
com fora obrigatria, destinado a assegurar ou promover a
DEBNTURE - documento diplomtico testemunhal de ordem poltica, social, jurdica ou administrativa, podendo ainda
assentamento. ter por objetivo regulamentar uma lei, fixar normas
Ttulo de crdito emitido por sociedade annima. administrativas, nomear, promover ou demitir funcionrios. O
DECRETO EXECUTIVO (federal, estadual, municipal)
DECISO - documento diplomtico dispositivo normativo, determina uma regra legal, cuja execuo da competncia
descendente. do Poder Executivo. Explicita ou regulamenta situaes
Registro numerado de resoluo aprovada por um rgo previstas em leis. O decreto inferior lei. Sua funo mais
colegiado, tanto na administrao colonial como na atual. regulamentadora. Nesse caso, o decreto regulamentar. Se se
Protocolo inicial: ttulo Deciso no... Designao do rgo referir a situaes funcionais, poder ser individual ou coletivo,
que toma a deciso, mencionando, se for o caso, um texto legal conforme o caso. O DECRETO JUDICIRIO corresponde
que lhe permita faz-lo. Texto: o enunciado da deciso, isto , a deciso da autoridade judicial em carter de ordem. o ato
narrao dispositiva. Protocolo final: datas tpica e que exterioriza a deciso ou o julgamento do juiz. O DECRETO
cronolgica. Assinaturas. LEGISLATIVO ato baixado pelo Poder Legislativo em
assuntos de sua competncia. No est sujeito sano do
DECLARAO - documento diplomtico ou no, segundo sua Executivo. promulgado pelo presidente do Legislativo.
solenidade, enunciativo, descendente. Protocolo inicial: ttulo - Decreto, nmero e data. Ementa da
Manifestao de opinio, conceito, resoluo ou observao, matria do decreto. Titulao (nome e cargo da autoridade).
passada por pessoa fsica ou por um colegiado. Protocolo Texto: Considerando... Segue-se a considerata, ou os motivos
inicial: a palavra Declarao. Nome e titulao do declarante. que levam ao dispositivo, que antecedido da palavra Decreta.
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A corroborao ou clusulas de vigncia. Protocolo final: datas Registro de deciso proferida por autoridade, em autos ou
tpica e cronolgica, assinaturas (da autoridade emitente e da papis administrativos, sobre assunto de sua competncia, em
precao que, no caso do decreto executivo, dada pelo caso de matria submetida sua apreciao. Traduzem
ministro ou secretrio da pasta que tenha relao com o assunto resolues, quando decisrios, e representam opinies, quando
do decreto). interlocutrios.
DECRETO-LEI - documento diplomtico dispositivo normativo, DEVOLUTIVA - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente. descendente.
Decreto em forma de lei que, num perodo ditatorial ou anormal Documento produzido como efeito de um recurso que, embora
de governo, expedido exclusivamente pelo chefe de Estado, interposto e processado, no impede a execuo daquilo que
por estar absorvendo, anormalmente, as funes prprias do foi julgado.
Legislativo, eventualmente suspenso. A estrutura a mesma
do decreto executivo. DIRIO - documento no-diplomtico testemunhal de
assentamento.
DELIBERAO - documento diplomtico dispositivo Caderno em que se anotam as principais ocorrncias de cada
normativo, descendente. jornada de trabalho nos canteiros de obras e/ou nas pesquisas
Ato administrativo decisrio sobre assunto submetido a estudo de campo. Tambm chamado caderneta de campo.
e deciso, praticado por rgo colegiado. Protocolo inicial: Livro de anotaes de despesas dirias.
ttulo - Deliberao com a sigla do rgo deliberador e nmero Caderno ou caderneta contendo nomes e freqncia diria de
da deliberao e a sua data cronolgica. Ementa. Texto: alunos. O mesmo que caderneta de classe.
fundamentao do ato (exposio), seguida da palavra Delibera.
Protocolo final: datas tpica e cronolgica. DIPLOMA - documento diplomtico testemunhal comprobatrio,
descendente.
DEPOIMENTO - documento, diplomtico ou no, testemunhal Ttulo pelo qual se confere um cargo, dignidade, merc,
de assentamento. privilgio ou confere as habilitaes ou um grau escolar obtido
Declarao em juzo ou perante autoridade competente, ou pelo seu titular. Tambm usado, antigamente, como sinnimo
ainda, perante um pesquisador sobre pessoa ou assunto que de documento dispositivo pblico.
est sendo investigado/estudado.
DIRETRIZ ORAMENTRIA - documento diplomtico
DESIGNAO - documento diplomtico dispositivo normativo, dispositivo normativo, descendente.
descendente. Conjunto de normas a serem seguidas na elaborao de um
Registro da indicao, por uma autoridade competente, de uma oramento.
pessoa para cargo ou funo.
DISSERTAO - documento no-diplomtico informativo.
DESPACHO - documento diplomtico opinativo, se Texto escrito sobre algum tema. Nas universidades, trabalho
INTERLOCUTRIO ou dispositivo, se DECISRIO, que visa obteno do grau de mestre.
descendente.
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DOSSI - documento no-diplomtico informativo. ESCRITURA - documento diplomtico, testemunhal de

Unidade documental na qual se renem informalmente assentamento, notarial.
documentos de natureza diversa com uma finalidade especfica. Registro autntico de um contrato ou de uma transao feito
por um oficial notarial.
EDITAL - documento no-diplomtico, de convocao,
informativo. ESTATUTO - documento diplomtico dispositivo normativo,
Aviso publicado a mando de autoridade competente em rgo descendente.
de imprensa ou afixado em lugar pblico. Conjunto de normas jurdicas que regem determinada matria
ou corporao.
EMBARGO - documento diplomtico, de apelao, ascendente. Conjunto de normas reguladoras de todos os atos e atividades
Recurso utilizado por uma pessoa para se opor aos efeitos do de um rgo, organizao ou sociedade.
despacho ou da sentena proferido(a) em uma demanda,
mesmo na fase inicial fase executria. EXPEDIENTE - documento no-diplomtico informativo,
horizontal.
EMENDA - documento no-diplomtico informativo. Conjunto de processos ou documentos avulsos em torno de
Proposio apresentada por quem de direito para alterar um uma atividade, assunto ou interessado. Ver tambm DOSSI.
texto original de um projeto de lei ou da constituio. Pode ser
supressiva, substantiva, aditiva ou modificativa. EXPOSIO DE MOTIVOS - documento diplomtico
dispositivo normativo, ascendente ou horizontal.
EMENTA - documento no-diplomtico, enquanto isolado, Sugesto ou justificativa para que se expanda um ato ou se
informativo. tome uma providncia. Tradicionalmente restrito ao expediente
Resumo de ato normativo que antecede ou se segue a seu dirigido ao Presidente da Repblica por ministros ou
autoridades diretamente a ele subordinados para inform-lo de
texto. Resumo de programa de ensino.
algo ou para propor alguma coisa. Tambm se d a prtica da
exposio de motivos nas empresas, na correspondncia dos
ESCALA - documento no-diplomtico informativo.
funcionrios mais graduados aos diretores.
Quadro designativo de horrios consecutivos para a entrada e
sada de funcionrios no desempenho de uma determinada EXTRATO - documento no-diplomtico informativo.
funo. Resumo de um documento, quando considerado isoladamente
e no citado dentro de outro.
ESCRITO DE SECRETRIO - documento diplomtico
informativo, horizontal. EXTRATO BANCRIO - documento no-diplomtico
Na administrao colonial: ordem expedida em nome do informativo.
Soberano pelos secretrios de Estado diretamente aos Relao de dbitos e crditos de determinada conta bancria,
presidentes de tribunais, ou de conselhos, ou a seus designando-se a data e as modalidades da movimentao.
conselheiros, ou a outra autoridade. Tambm chamado de carta
de secretrio e confundido com aviso. FATURA - documento diplomtico testemunhal de
assentamento.
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Relao que acompanha a remessa de mercadorias expedidas. FRMULA/FORMULRIO - documento no-diplomtico

Relao remetida mensalmente ao comprador ou consumidor informativo.
com a designao das quantidades, marcas, pesos, preos e Compilao de modelos de atos jurdicos.
importncias, podendo ser substituda pela meno dos Folha contendo dados fixos impressos e espaos a serem
respectivos valores das notas fiscais, guardadas conforme acrescentados com os dados variveis, usada para registrar
determinao legal. informaes sintticas e pontuais. O vocbulo formulrio usado
freqentemente no lugar de frmula para designar este modelo
F DE OFCIO - documento testemunhal comprobatrio, notarial. quando, na verdade, seria to somente o coletivo de frmula.
Na administrao colonial: registro lavrado em tabelio que
comprova os servios prestados ao governo por funcionrio civil GRADE CURRICULAR - documento no-diplomtico
ou militar. informativo.
Composio, grfica ou no, das vrias disciplinas que
FICHA - documento no-diplomtico informativo. compem um curso.
Formato padronizado que ganha categoria de espcie quando
abriga informaes sucintas para fins especficos, que se GUIA - documento diplomtico testemunhal de assentamento,
evidenciam na prpria denominao da ficha. descendente.
Comprovante de pagamento, de expedio de papis, de
FILIPETA - ver VOLANTE. transferncias ou de encaminhamento de servios.
FLUXOGRAMA - documento no-diplomtico informativo. HISTRICO ESCOLAR - documento diplomtico testemunhal

Representao grfica da definio, anlise e circuito de rotinas comprobatrio, descendente.
de trabalho ou representao grfica da identificao e soluo Instrumento de controle acadmico de alunos, contendo as
de um problema. disciplinas cursadas e as respectivas notas.
FOLHA - documento no-diplomtico, informativo. HOMOLOGAO - documento diplomtico testemunhal

Formato que, quando devidamente preenchido, para casos comprobatrio, descendente.
especficos, corresponde lista ou ao boletim. Instrumento que registra a aprovao por autoridade judicial
ou administrativa de rgo.
FOLHETO/FOLDER - documento no-diplomtico informativo.
Formato correspondente publicao de pequeno informativo INDICAO - documento diplomtico enunciativo, ascendente.
para divulgao de instituio, campanha, curso ou evento. Documento legislativo em que a proposta, depois de aceita por
uma das comisses, passa, ento, para o plenrio.
FORAL - documento diplomtico dispositivo normativo,
descendente. INFORMAO - documento diplomtico testemunhal de
Na administrao colonial: carta de privilgio passada pelo Rei, assentamento.
concedendo a uma pessoa ou a uma corporao uma data de Ato judicial que, no processo, contm os depoimentos das
terras, nela constando normas e condies. testemunhas.
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INFORMAO COMERCIAL - documento no-diplomtico corrente. Autoridades judiciais e notariais que realizam o ato.
informativo, horizontal. Referncias ao inventariado. Assinaturas das autoridades.
Opinio dada por um indivduo sobre outro e que vai informar Texto: dados sobre os filhos. Arrolamento detalhado dos bens
cadastros bancrios ou de crdito. e seus valores. Protocolo final: termos e registros anexos.
INFORMAO DE SERVIO - documento diplomtico INVENTRIO - documento no-diplomtico informativo,

opinativo, ascendente. horizontal.
Esclarecimento passado por autoridade subalterna Lista de itens de um acervo ou de um estoque.
autoridade superior a seu pedido e necessrio para a
elaborao de um parecer (com o qual costuma ser confundida) LANAMENTO - documento no-diplomtico informativo.
ou despacho. Em geral, a informao o resultado do cotejo Anotao contbil, geralmente em livro prprio.
de vrios informes.
LAUDO - documento diplomtico enunciativo opinativo,
INFORME - documento no-diplomtico informativo. descendente.
Descrio de fato ou fenmeno tal como foi visto, constatando- Parecer de especialista no qual se expem observaes e
se que, freqentemente, alimenta a elaborao da informao. estudos a respeito de um objeto sobre o qual se solicitou uma
percia.
INSTRUO NORMATIVA - documento diplomtico
dispositivo normativo, descendente. LAYOUT - documento no-diplomtico informativo.
Orientao feita por diretor de rgo pblico para a execuo Diagramao de desenhos, letras e imagens em suporte
de atos normativos, em que faz meno aos artigos, cujos determinado e limitado; em geral, anterior impresso.
contedos esto sendo detalhados e regulamentados.
Protocolo inicial: ttulo - Instruo, seu nmero. Ementa. Nome LEI - documento diplomtico dispositivo nor mativo,
e qualificao do rgo. Texto: narrao/ considerata e descendente.
dispositivo, antecedido de Resolve. Protocolo final: datas Na administrao colonial: preceito real que obriga os sditos
tpica e cronolgica. Assinaturas. a obedecerem as ordens. a vontade soberana do monarca.
Vigora at sua revogao. Confunde-se com a Carta de Lei,
INSTRUO DE SERVIO - documento diplomtico seguindo sua mesma formalidade e sendo o seu objeto quase
dispositivo normativo, descendente. o mesmo. Difere na assinatura, trazendo Rei e no El-Rei.
Ordem determinando as regras de procedimento ou a execuo Norma jurdica emanada do Poder Legislativo que, com carter
de determinados servios. de obrigatoriedade, cria, extingue ou modifica um direito.
Embora editada pelo Legislativo, deve ser promulgada pelo
INVENTRIO POST MORTEM - documento diplomtico Poder Executivo. Segundo o Poder Legislativo que a formula, a
testemunhal de assentamento, horizontal, notarial. lei no Brasil pode ser municipal, estadual ou federal. A LEI
Lista contendo a descrio individual e pormenorizada de todos GERAL OU ORDINRIA a mais freqente, instituda com
os bens da herana, sejam eles mveis, imveis, semoventes carter geral e comum. H a especificidade de: LEI
e dvidas. Protocolo inicial: datas tpica e cronolgica em texto COMPLEMENTAR, isto , as que complementam disposies
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da Constituio; LEI CONSTITUCIONAL, para o caso especial MANDADO - documento diplomtico dispositivo normativo,
das emendas na Constituio outorgada de 1937; LEI DE descendente.
EXCEO, nos casos dos perodos ditatoriais, nos quais as Ordem expedida por autoridade judicial ou administrativa para
leis podem emanar do detentor do poder; LEI ESPECIAL, para que se realize determinada diligncia.
casos muito restritos e objetivos relativos a certos fatos e
pessoas e LEI DELEGADA, que se d quando o Congresso MANIFESTO - documento no-diplomtico informativo.
delega ao Executivo ou a uma Comisso especial a faculdade Declarao pblica das razes que justificam um ato, utilizada
de emanar a lei. Em geral, as partes Diplomticas so: por autoridades para explicaes diante da sociedade.
protocolo inicial: ttulo - Lei, nmero e data. Ementa da matria tambm a exposio de motivos levada a pblico, dele se
da lei. Titulao - nome e cargo da autoridade responsvel. valendo os idealizadores de algum projeto, sociedade ou
Texto: sano, corroborao. Protocolo final: subscrio e atividades para captar seus adeptos. (Para manifesto de carga,
precao. ver MAPA DE CARGA)
O termo usado ainda na rea comercial como declarao
LEMBRETE - documento no-diplomtico informativo, escrita levada a pblico para lanamento de emprstimos,
horizontal ou descendente. debntures ou subscrio pblica de capital das sociedades
Na administrao colonial: documento anexado a certos annimas.
expedientes, referindo-se a aes a serem executadas durante
a tramitao. Em geral, redigidos por pessoal burocrtico das MAPA - documento no-diplomtico informativo.
vrias reparties, nos vrios trmites. Documento cartogrfico que, num suporte plano, em projeo
horizontal e numa escala de reduo inferior a 1:10.000,
LEVANTAMENTO ESTATSTICO - documento no- representa de forma grfica caractersticas fsicas de parte ou
diplomtico informativo. da totalidade da superfcie terrestre ou, no caso, do mapa
Quadro geral resultado de pesquisa e sistematizao de dados astronmico, do corpo celeste.
estatsticos.
MAPA/MANIFESTO DE CARGA - documento no-diplomtico
LEVANTAMENTO TOPOGRFICO - documento no- informativo.
diplomtico informativo, horizontal. Na administrao colonial, usava-se mais a denominao
Registro do conjunto de operaes de medidas de distncias, mapa para o quadro que relaciona as espcies e as
ngulos e alturas necessrias preparao de uma planta quantidades constantes do carregamento de uma embarcao,
topogrfica. designando os portos de embarque e desembarque.
Na atualidade, a denominao predominante para o mesmo
LISTA/LISTAGEM - documento no-diplomtico testemunhal documento manifesto, estendendo-se tambm para outros
de assentamento ou informativo. veculos de transporte como avies, caminhes etc.
Rol de nomes ou itens diversos reunidos com uma finalidade
MEDIDA PROVISRIA - documento diplomtico dispositivo
especfica. O mesmo que relao, embora, no servio pblico,
haja um consenso de quando usar um ou outro termo. (Ver
Ato normativo de iniciativa do Poder Executivo que prescinde
tambm RELAO)
de tramitao no Poder Legislativo.
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MEMORANDO - documento no-diplomtico informativo, Poderes Legislativo ou Judicirio, como um todo. No caso do
ascendente. Poder Legislativo, em geral, apresentada no incio dos
Forma de correspondncia interna, objetiva e simples, para trabalhos legislativos do ano. Por meio da mensagem, o Poder
assuntos rotineiros, entre chefias de unidades de um mesmo Executivo prope medidas e presta contas relativas ao exerccio
rgo. O memorando no trata de assuntos de ordem pessoal anterior. Na rea jurdica, toda comunicao oficial entre os
e tampouco cria, altera ou suprime direitos e obrigaes. A poderes, sobretudo para a proposio de medidas que podero
denominao memorando, em alguns meios administrativos, se transformar em leis. Protocolo inicial: ttulo - MENSAGEM
est sendo substituda por correspondncia interna. no... data cronolgica. Direo. Texto: a matria da mensagem.
Protocolo final: fecho de cortesia. Assinatura do chefe de
MEMRIA - documento no-diplomtico informativo, Estado, sem que seja datilografado/digitado o seu nome e cargo.
ascendente.
Dissertao acerca de assunto cientfico, literrio ou artstico MINUTA - documento no-diplomtico, com as caractersticas
para ser apresentada ao governo a uma corporao ou do futuro original.
academia. Redao preparatria de um documento textual. o pr-original
j concludo, no tendo apenas os sinais de validade que o
MEMORIAL - documento no-diplomtico informativo, tornaria o original. (Ver RASCUNHO)
ascendente.
Exposio escrita pleiteando algo apresentada a uma MOO - documento diplomtico informativo reivindicatrio,
autoridade, registrando-se uma descrio de fatos e juntando- ascendente.
se documentos comprobatrios. Pode ser de autoria coletiva, Meio pelo qual se prope algo a uma assemblia para ser
como o abaixo-assinado. Na rea comercial, pode significar o votado por todos. Pode ser de desagrado, de apelo, de aplauso,
livro no qual se fazem lanamentos rpidos de operaes de repdio etc. Em geral, origina-se de questes e propostas
comerciais, para mais tarde serem definitivamente anotados feitas durante uma reunio.
nos livros prprios.
NORMA - documento no-diplomtico informativo,
MEMORIAL DESCRITIVO - documento no-diplomtico descendente.
informativo, horizontal ou ascendente. Preceito destinado a facilitar a execuo de atos de rotina e
Texto padronizado usado em engenharia, arquitetura e procedimentos de trabalho.
urbanismo que acompanha os desenhos de um projeto, no qual
so explicitados e justificados os critrios e as solues NOTA - documento no-diplomtico informativo, horizontal.
adotados e outros pormenores. Em direito tambm se usa a Correspondncia oficial padronizada do ministro de um pas a
expresso para a reunio de relatrios de percias ou diligncias outro (NOTA DIPLOMTICA) ou comunicao de carter oficial
esclarecedores de alguma investigao. emanada de altas autoridades (NOTA OFICIAL).
MENSAGEM - documento diplomtico informativo, NOTA DE CONSUMO - documento no-diplomtico

descendente. testemunhal de assentamento.
Instrumento pelo qual o Presidente da Repblica ou os Registro simplificado de despesa efetuada, em geral, em um
governadores dirigem-se ao povo ou especificamente aos estabelecimento comercial.
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NOTA DE CULPA - documento no-diplomtico informativo, respeito de assunto tcnico ou administrativo, cujo teor tenha
descendente. carter exclusivamente institucional. Embora no seja um
Documento que a autoridade obrigada a entregar ao preso, documento diplomtico, o ofcio tem sua redao mais ou menos
em caso de flagrante, no prazo de 24 horas, mediante recibo, padronizada. Suas partes componentes so: o ttulo abreviado
que contm o motivo da priso e os nomes do condutor e das - of., seguido da sigla do rgo expedidor e do nmero do ofcio.
testemunhas. Depois vm as datas tpica e cronolgica. Em seguida, a
direo e o vocativo Senhor. Por ltimo, o texto propriamente
NOTA DE EMPENHO - documento diplomtico informativo, dito, antecedendo o fecho de cortesia e a assinatura do
ascendente. emitente.
Compromisso de pagamento a ser efetuado em razo de
compra de um objeto, um bem ou uma prestao de servio. ORAMENTO - documento no-diplomtico informativo.
Previso de receita e despesa de pessoa fsica ou jurdica ou
NOTA FISCAL - documento diplomtico testemunhal de clculo para se fazer uma obra ou um servio.
assentamento, horizontal.
Relao numerada na qual se especificam as mercadorias ORDEM DE SERVIO - documento diplomtico dispositivo
vendidas, indicando-se os preos unitrios e o total, que normativo, descendente.
obrigatoriamente as acompanha na entrega ao comprador. Determinao tcnica ou administrativa expedida por escrito
por autoridade e dirigida aos responsveis por servios, tarefas
NOTA DE RECEBIMENTO/NOTA DE TRANSFERNCIA - ou obras, autorizando-os. Em alguns rgos confundida com
documento no-diplomtico testemunhal de assentamento, papeleta ou recebe, com alguma diferenciao de
horizontal. caractersticas, a denominao de orientao de servio ou
Comprovante de material recebido ou transferido. determinao de servio, sendo esta ltima reservada para as
chefias subordinadas quelas que emitem a ordem de servio.
NOTIFICAO - documento diplomtico informativo,
descendente. ORDEM DO DIA - documento no-diplomtico informativo,
Cincia dada a pessoa fsica ou jurdica sobre um processo ou horizontal.
um ato no qual ela interessada. Protocolo inicial: ttulo - Expediente predeterminado dos trabalhos de cada dia ou dos
NOTIFICAO. De ordem de... ou De acordo com... Direo. trabalhos a serem desenvolvidos em uma reunio.
Texto: prazo para o comparecimento e a designao do local.
Protocolo final: datas tpica e cronolgica. ORGANOGRAMA - documento no-diplomtico informativo.
Quadro descritivo, em forma geomtrica, de uma organizao
OFCIO - documento no-diplomatico, informativo. ou servio, indicando a estrutura hierrquica.
Meio de comunicao do servio pblico. Forma padronizada
de comunicao escrita entre subalternos e autoridades, entre ORDENAES - documento diplomtico dispositivo
os rgos pblicos e entre estes e os particulares, em carter normativo, descendente.
oficial. Entidades privadas no expedem ofcios e sim cartas. Na administrao colonial: codificao das leis em vigor que
pelo ofcio que se mantm o intercmbio de informaes a se fizeram em Por tugal, nos reinados de D. Afonso V
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(1432-1481) - Ordenaes Afonsinas; de D. Manuel I (1469- PAUTA - documento no-diplomtico informativo.

1521) - Ordenaes Manuelinas e de D. Felipe II (1527-1598) - Relao de itens a serem abordados em uma reunio ou
Ordenaes Filipinas. Correspondiam, para todo o Imprio desenvolvidos numa gesto administrativa.
portugus, ao que atualmente uma Constituio nacional.
PETIO - documento diplomtico informativo peticionrio,
PANFLETO - documento no-diplomtico informativo. ascendente.
Em geral, formato que contm um pequeno escrito que pode Instrumento pelo qual se solicita algo autoridade pblica sem
ser polmico ou satrico, ou folha com dizeres de propaganda. se ter a certeza ou a segurana quanto ao amparo legal do
pedido. Difere do requerimento, no qual a reivindicao est
PAPELETA - documento no-diplomtico informativo. baseada em ato legal. Protocolo inicial: nome e qualificao
Correspondncia interna comumente usada na rea contbil. do peticionrio. Texto: o peticionrio justifica o pedido e relata
suas qualificaes. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.
PARECER - documento diplomtico opinativo ou no-
diplomtico e, dependendo da instncia, ascendente ou PLANILHA - documento no-diplomtico informativo.
horizontal. Tabela contendo campos a serem preenchidos com dados.
Opinio tcnica ou cientfica sobre um ato, servindo de base
para a tomada de deciso. O mesmo que consulta. PLANO - documento no-diplomtico informativo.
Projeto com finalidade determinada e prevendo ao a ser
PARTILHA DE SUCESSO - documento diplomtico realizada.
testemunhal de assentamento, notarial.
Instrumento que registra a repartio pelos herdeiros, ou a quem PLANTA - documento no-diplomtico informativo.
de direito, de bens mveis, de raiz e das ddivas ativas de uma Representao grfica da projeo horizontal de cidade, edifcio
herana. ou instalaes. Representao grfica da posio exata de um
terreno com logradouros vizinhos.
PARTITURA - documento no-diplomtico informativo.
Disposio grfica das partes instrumentais e/ou vocais de uma PORTARIA - documento diplomtico dispositivo de
composio musical de modo a permitir a sua leitura, correspondncia, descendente.
interpretao e execuo. Na administrao colonial: ordem rgia expedida em nome do
soberano e que contm instrues sobre a aplicao de leis,
PASSAPORTE - documento diplomtico informativo.
normas de servio, nomeaes, demisses ou punies.
Na administrao colonial, documento passado por rgo
Assemelha-se ao aviso, porm, ao contrrio deste, no explicita
competente que autorizava pessoas, viaturas ou embarcaes
o destinatrio.
a deslocarem-se de um pas a outro em situaes normais ou,
Na atualidade: ato pelo qual as autoridades competentes
de uma regio a outra, em situao de beligerncia.
determinam providncias de carter administrativo, impem
Na atualidade: documento pessoal emitido por rgo
normas, definem situaes funcionais, aplicam penalidades
competente que autoriza algum a sair do pas e serve de
disciplinares e atos semelhantes, com base em atos dispositivos
identificao e garantia aos cidados de um pas quando esto
exarados em jurisdies superiores. Protocolo inicial:
em outro.
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PORTARIA, nmero, data (aqui ou no protocolo final), titulao. administrativa ou judiciria, formando um conjunto
Texto: exposio, dispositivo. Protocolo final: subscrio e materialmente indivisvel.
data (se no no incio).
PROCURAO - documento diplomtico informativo, notarial.
PORTULANO - documento no-diplomtico, informativo. Instrumento pelo qual uma pessoa recebe de outras poderes
Carta geogrfica manuscrita antiga contendo rotas martimas para, em nome delas, praticar atos ou administrar bens.
de um continente ou pas a outro.
PROGRAMA - documento no-diplomtico informativo.
POSTURA - documento diplomtico dispositivo normativo, Exposio sumria de itens conjugados a serem cumpridos em
descendente. prazo previsto.
Deliberao municipal escrita que obriga a populao ao
cumprimento de certos deveres de ordem pblica. Protocolo PROJETO - documento no-diplomtico informativo.
inicial: nome e titulao da autoridade. Texto: narrao Esquema de um empreendimento a ser realizado comportando
contendo os motivos da medida. Dispositivo. Protocolo final: planejamento, pesquisa, preparo e elaborao. Pode ser
datas tpica e cronolgica. arquitetnico, educacional, tcnico, cientfico, artstico etc.
PRECATRIO - documento diplomtico dispositivo normativo, PRONTURIO - documento no-diplomtico informativo.

descendente. Reunio cumulativa de documentos que acompanham o
Documento pelo qual a autoridade governamental do Judicirio desempenho dos interessados na sua atuao profissional em
ou fazendria emite uma ordem relativa apreenso de bens. cursos, estgios, tratamentos mdicos e psicolgicos, assim
Protocolo inicial: nome, titulao e cargo de quem ordena o como em programas educativos e de lazer.
seqestro dos bens. Texto: objeto do seqestro. Protocolo final:
datas tpica e cronolgica. Assinaturas. PRONUNCIAMENTO - documento no-diplomtico
informativo, descendente.
PRESTAO DE CONTAS - documento no-diplomtico Registro de manifestao de opinio em geral coletiva em
testemunhal de assentamento. situao de sublevao contra autoridades governamentais.
Conjunto padronizado de documentos que comprovam o gasto
de numerrio exatamente de acordo com a finalidade PROPOSIO - documento no-diplomtico padronizado
inicialmente proposta. informativo reivindicativo, ascendente.
Pedido padronizado ou sugesto que o participante de assemblia,
PROCESSO - documento no-diplomtico informativo. congresso ou reunio encaminha mesa ou ao plenrio.
Desenvolvimento de um expediente, incluindo tipos diversos
de documentos e que, recebendo informaes, pareceres e PROPOSTA - documento no-diplomtico informativo
despachos tramita at que se cumpra o ato administrativo que reivindicativo, ascendente.
gerou a sua criao. Sugesto encaminhada autoridade para que seu contedo
Unidade documental em que se renem oficialmente venha a fazer parte, se aceita, de um outro ato de valor jurdico
documentos de natureza diversa no decurso de uma ao e/ou administrativo concreto.
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PROTOCOLADO - denominao consagrada pelo uso. QUESTIONRIO - documento no-diplomtico informativo.

Denominao que recebe o documento avulso registrado como Srie de questes previamente formuladas por escrito para
protocolo, mas que no integra um processo. serem respondidas tambm por escrito.
PROTOCOLO - documento no-diplomtico padronizado RASCUNHO - documento no-diplomtico, com as

informativo. caractersticas do original que lhe suceder.
Comprovante padronizado da recepo de documentos, Redao preparatria do original, podendo conter rasuras,
caracterizado por um nmero tambm registrado no respectivo correes e supresses. anterior minuta, que no apresenta
documento. imperfeies.
PROSPECTO - documento no-diplomtico informativo. RAZO - documento no-diplomtico informativo.

Formato igual ao do folheto/folder. Livro contbil padronizado de contas correntes. Tambm
chamado Livro-razo. As operaes so a lanadas por
PROVA - documento no-diplomtico informativo. rubricas separadas, ordenadas em dbito e crdito.
Trabalho escrito para avaliao de aproveitamento de aluno
ou bolsista ou para testar conhecimentos de candidatos a RECEITA - documento no-diplomtico informativo.
cargos ou funes. Prescrio de medicamentos a serem ministrados.
Conjunto dos elementos a serem usados no preparo de
PROVISO - documento diplomtico dispositivo de alimento.
Na administrao colonial: ato pelo qual o rei confere algum RECENSEAMENTO - ver CENSO.
benefcio ou cargo a algum ou emite ordem baseada em
dispositivos anteriores. Pode ser emitida tambm por tribunais RECIBO - documento no-diplomtico padronizado
superiores. testemunhal de assentamento.
Na atualidade: ato mximo pelo qual uma autoridade, em sua Reconhecimento escrito e assinado por pessoa(s) que tenha(m)
jurisdio, no uso de suas atribuies, autoriza o exerccio de recebido dinheiro ou objeto.
um cargo ou expede instrues. Protocolo inicial: titulao
Fao saber a vs (no caso colonial). Nome do destinatrio (no RECOMENDAO - documento no-diplomtico informativo.
caso colonial). Texto: exposio, dispositivo. Protocolo final: Pedido que se faz a algum, em geral, uma autoridade, para
subscrio do responsvel pela transmisso da ordem do rei convencer o destinatrio das qualidades de uma pessoa, para
(no caso colonial) e datas tpica e cronolgica. obter indicao a empregos ou favor ou de um objeto,
empreendimento, idia ou projeto para obter seu apoio.
QUADRO - documento no-diplomtico informativo.
Dados textuais, grficos ou desenhos esquematicamente RECORTE/CLIP - documento no-diplomtico informativo.
dispostos, com cercadura grfica ou no, de modo a tornarem- Seleo de artigo ou ilustrao recortada da imprensa
se facilmente visveis ao observador. peridica, relativa a um determinado assunto ou pessoa e
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colecionada por assunto, nome, lugar ou data, de forma avulsa Documento componente dos acervos dos arquivos paroquiais
ou colada sobre folhas de papel ou carto. da Igreja Catlica e que so, via de regra: livros de batizado, de
casamento, de bito, de crisma, de tombo, de contabilidade etc.
RECURSO - documento diplomtico informativo reivindicatrio,
ascendente. REGULAMENTO - documento diplomtico, dispositivo
Requerimento do interessado quando este no aceita alguma normativo, descendente.
deciso superior sobre assunto que lhe seja afeito ou no Conjunto das condies em que uma lei deve ser executada.
concorda com notas e/ou classificao em prova ou concurso Tambm significa o conjunto de normas que regem o
que tenha realizado. funcionamento de uma subdiviso hierrquica e administrativa
de uma instituio. Tambm chamado REGULAMENTO
REGIMENTO - documento diplomtico dispositivo normativo, INTERNO.
descendente.
Na administrao colonial: manifestao da vontade do rei. RELAO - documento no-diplomtico, informativo.
Representa o conjunto de normas disciplinantes de uma Listagem de nomes de pessoas, objetos, quantias, fatos etc.
entidade, estabelecendo direitos e obrigaes e regendo Quando solicitada por autoridade e a ela enviada, pode ser
finalidades dos tribunais e de outros rgos. Quando passado, considerada documento ascendente.
por ocasio da nomeao, a uma autoridade, um governador,
um comandante, um superintendente etc., a relao de suas RELAO DE REMESSA - documento no-diplomtico,
obrigaes a serem cumpridas frente do governo, comando, informativo.
rgo ou rea pela qual ser responsvel. Lista que contm uma identificao sumria de documentos
Na atualidade: conjunto de princpios e de normas que que acompanham o seu encaminhamento na transferncia ou
estabelece o modo de funcionamento interno de um rgo ou no recolhimento.
o desempenho de cargos ou funes.
RELATRIO - documento no-diplomtico testemunhal de
REGISTRO - documento no-diplomtico testemunhal de assentamento, ascendente.
assentamento. Exposio de ocorrncias, fatos, despesas, transaes ou de
Inscrio ou transcrio de atos, fatos, ttulos e documentos a atividades realizadas por autoridade com a finalidade de prestar
fim de autentic-los. conta de seus atos autoridade superior. Protocolo inicial: ttulo
- RELATRIO. Nome, ttulos e cargos do destinatrio. Texto:
REGISTRO CIVIL - documento diplomtico testemunhal de introduo, desenvolvimento e concluso do assunto objeto do
assentamento. relatrio, trazendo, se for o caso, a recomendao de
Documento componente dos acervos dos arquivos notariais e providncias. Protocolo final: datas tpica e cronolgica,
que so, via de regra, livros de registros de nascimento, casamento, assinatura, nome e cargo do autor do relatrio.
bito, de escrituras, de documentos e de transaes vrias.
RELEASE - documento no-diplomtico informativo.
REGISTRO PAROQUIAL - documento diplomtico testemunhal Texto sobre um evento a ser distribudo imprensa para
de assentamento. divulgao. Tambm denominado press release.
84 85
REPRESENTAO - documento diplomtico informativo, REQUISIO - documento no-diplomtico informativo,

ascendente. peticionrio, ascendente.
Correspondncia assinada por grupo de pessoas ou por rgo Documento que contm pedido de material ou de prestao de
colegiado expondo ou solicitando algo a uma autoridade. Em servios, legalmente embasado.
geral, no assinada por todos e sim pelo diretor ou presidente
do colegiado. Tambm usada no sentido do abaixo-assinado, RESIDNCIA - documento diplomtico testemunhal de
isto , apresentando uma queixa ou reclamao. Em geral, a assentamento.
representao mais utilizada por colegiados Na administrao colonial: inqurito ou sindicncia mandada
institucionalizados e, o abaixo-assinado, por grupo de pessoas. tirar por autoridade da Justia para averiguar o procedimento
Protocolo inicial: nomes, titulao e cargos dos signatrios. de autoridade durante sua gesto. A residncia era ordenada
Designao do nome e ttulo da autoridade a quem dirigida a por uma Proviso Real. No caso dos governadores coloniais,
representao. Texto: desenvolvimento do objeto da embora no fosse obrigatria, era freqentemente levada a efeito.
representao. O enunciado da solicitao, se for o caso.
Protocolo final: datas tpica e cronolgica. RESOLUO - documento dispositivo normativo, descendente.
Ato emanado de rgo colegiado registrando uma deciso ou
REQUERIMENTO - documento diplomtico informativo, uma ordem no mbito de sua rea de atuao. O ato est
peticionrio, ascendente. fundado na prpria atribuio conferida ao rgo ou
Instrumento que serve para solicitar algo a uma autoridade representante. Diz-se que a resoluo conjunta quando o seu
pblica e que, ao contrrio da petio, est baseado em atos dispositivo do interesse e da rea da competncia de mais
legais ou em jurisprudncia. Muitas vezes, o requerimento faz de um rgo pblico. Protocolo inicial: ttulo - Resoluo. Sigla
meno a esses atos, que toma como base jurdica. Embora a do rgo e numerao. Ementa. Denominao completa do
definio possa ser a mesma para os requerimentos antigos e cargo do responsvel. Texto: Resolve... Texto dividido ou no
os atuais, o seu discurso um pouco diferente num e noutro em pargrafos. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.
caso. Nos requerimentos da antiga administrao colonial Assinatura do emitente, presidente ou diretor do rgo
temos: Protocolo inicial: nome e qualificao do requerente. colegiado.
No caso da documentao colonial, muitas vezes o
requerimento contm a palavra Diz antes do nome do RESUMO - documento no-diplomtico informativo.
interessado. Texto: a narrao aludindo aos direitos e/ou Exposio breve de um texto, de uma sucesso de
interesses do signatrio naquilo que pede. O pedido, guisa acontecimentos ou de contas.
de dispositivo. Protocolo final: ERM (e receber merc) e a
assinatura do requerente (ou no) e data cronolgica ausente. ROL - documento no-diplomtico informativo.
Nos requerimentos atuais, a estrutura do texto : protocolo Relao feita com objetivo de transferncia, entrega,
inicial: titulao e nome da autoridade a quem est dirigido o
recolhimento ou emprstimo de objetos.
requerimento. Texto: nome, qualificao profissional e funo
do interessado. Requer..., seguindo-se a exposio da
ROTEIRO - documento no-diplomtico informativo.
solicitao, fazendo aluso ao seu embasamento legal.
Descrio de itinerrio ou viagem, podendo conter grficos e/
Protocolo final: as palavras Nestes termos. Pede deferimento.
ou textos.
Datas tpica e cronolgica.
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SINOPSE - documento no-diplomtico informativo. TESE - documento no-diplomtico informativo.

Apresentao concisa de textos, acontecimentos, fatos ou No meio acadmico, o trabalho de pesquisa escrito e
eventos para informar a uma autoridade ou orientar apresentado para obter-se o grau de doutor.
interessados em geral.
TESTAMENTO - documento diplomtico testemunhal de
SOLICITAO - documento no-diplomtico, ascendente. assentamento, horizontal, notarial.
Pedido justificado para que sejam concedidos benefcios Disposio ou declarao solene da vontade do testador sobre
rotineiros ou providenciadas aes de praxe. aquilo que deseja que se faa, depois da sua morte, com seus
bens e fortuna.
TABELA - documento no-diplomtico informativo.
Quadro no qual se registram esquematicamente nomes, TESTE - documento no-diplomtico informativo. Registro da
clculos, nmeros, cdigos ou grficos, com a finalidade de verificao ou prova para determinar a qualidade, natureza ou
sistematizar e fazer visualizar dados de forma instantnea o comportamento de uma pessoa, animal, coisa ou um sistema
sob certas condies e/ou submetido a determinadas provas.
TALONRIO - documento no-diplomtico testemunhal de
assentamento. TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO (TCC) -
Caderno padronizado formado por folhas divididas em duas documento no-diplomtico informativo.
partes, sendo uma destacvel (o talo) e a outra fixa, que serve Trabalho obrigatrio, a ser apresentado no ltimo ano da
como comprovante, preenchida com dados semelhantes aos graduao, em certos cursos universitrios, e de cuja aprovao
do talo. Contm dados impressos e espaos nos quais os depende a obteno do grau pretendido pelo aluno.
dados variveis so escritos.
TTULO DE CRDITO - documento diplomtico testemunhal
TELEGRAMA - documento no-diplomtico informativo. comprobatrio.
Registro de notcia ou informao que se transmite por meio Documento que formaliza um direito de crdito ordem ou ao
de telgrafo. portador; circulvel, pois pode realizar, de imediato, o valor
que representa.
TERMO - documento diplomtico testemunhal de
assentamento. TRASLADO - documento diplomtico testemunhal
Declarao escrita em processo ou em livro prprio, registrando comprobatrio, notarial.
Cpia ou reproduo integral de documentos autnticos
um ato administrativo, contratual, de ajuste ou uma vontade.
originais, assentados em livros prprios, na rea notarial.
Suas variaes mais freqentes so: TERMO DE ABERTURA,
DE ACORDO, DE ENCERRAMENTO, DE JUNTADA, DE
VALE - documento no-diplomtico testemunhal de
VISITA etc. Protocolo inicial: ttulo - TERMO DE... Livro de ...
assentamento.
n. Ementa. Texto: o discurso ter a peculiaridade do tipo de
Escrito sem formalidade legal representativo de dvida por
termo que se redige. Protocolo final: datas tpica e cronolgica.
emprstimo ou por adiantamento, que autoriza determinadas
Assinaturas.
despesas. Comprovante de determinada retirada de numerrio
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de caixa. Ordem ou letra postal para transferncia de um lugar

para outro de numerrio de particulares.
VOLANTE documento no-diplomtico informativo.

OS TIPOS DOCUMENTAIS
Folha de papel impressa com contedo publicitrio para ser
distribudo.
WARRANT - documento diplomtico testemunhal de

assentamento.
Ttulo de crdito, nominativo e transmissvel por endosso, Sem querer esgotar o universo das espcies documentais que
emitido com o conhecimento do depsito, mediante garantia surgem como veculos documentais que so dos mais variados fatos/
de mercadorias depositadas. atos jurdicos, administrativos e notariais, assim como de vrias aes
burocrticas e tcnicas, procurou-se reunir o maior nmero possvel
de ttulos daqueles veculos, abrangendo as reas de ao mais
ocorrentes nos arquivos.
Uma listagem de tipos documentais, e no de espcies, na qual
se pretendesse abarcar os universos jurdico, administrativo e
notarial, seria impossvel. Isso porque, levando-se em conta que tipo
documental a configurao que assume a espcie documental de
acordo com a atividade que a gerou, sua fixao complexa e
pontual. S vivel a construo de glossrios de tipos documentais
especficos.
O levantamento dos tipos depende do conhecimento das
atividades desenvolvidas pela entidade produtora/acumuladora do
arquivo e das relaes orgnicas entre aquelas atividades entre si,
entre elas e os documentos por ela produzidos/acumulados e entre
os documentos entre si. preciso ficar claro que tal afirmao no
invalida, naturalmente, a existncia de glossrios de tipos
documentais. Entretanto, eles s sero viveis se circunscritos sua
prpria rea de ao, seja ela jurdica, administrativa, notarial,
cientfica, tcnica ou artstica.
Como na base de todo tipo documental est uma espcie
documental, porm, ainda que alijada da funo exercida pelos
documentos que o compem, tal universalidade torna possvel o
glossrio das espcies, mas no o dos tipos, como um todo.
Exemplifiquemos: termos como ata, requerimento, plano, portaria,
entre outros constaro normalmente de um glossrio de espcies
90 91
documentais, pois so veculos semnticos que suportam um

contedo documental. No entanto, se se tratar de atas de conselhos
de graduao, requerimentos de matrcula em curso de ps- COMO FAZER ANLISE TIPOLGICA
graduao, planos de curso ou portarias de nomeao de autoria
do reitor , est-se lidando com tipos documentais da rea da
administrao e do funcionamento de universidades e,
consequentemente, tipos existentes em arquivos universitrios.
Assim, para cada rea de ao nas vrias esferas da sociedade,
poder ser construdo um glossrio de tipos documentais. A
uniformidade de atribuies, competncias e funes que ocorre no Para introduzir os estudos tipolgicos preciso relembrar,
mbito de uma determinada rea que o permitir. uma vez mais, que a espcie documental a configurao que o
documento assume de acordo com a disposio e a natureza de
sua informao (e objeto da Diplomtica), bem como que o tipo
documental a espcie documental, no mais como frmula, e
sim j imbudo da atividade que o gerou (e objeto da Tipologia).
Assim, possvel estabelecer dois pontos de partida para a anlise
tipolgica: o da Diplomtica e o da Arquivstica.
Se se partir da Diplomtica, o elemento inicial a decodificao
do prprio documento, e suas etapas sero: da anatomia do texto ao
discurso; do discurso espcie; da espcie ao tipo; do tipo
atividade; da atividade ao produtor.
J se se partir da Arquivstica, o elemento inicial tem de ser,
necessariamente, a entidade produtora, e o percurso ser: da sua
competncia sua estrutura; da sua estrutura ao seu funcionamento;
do seu funcionamento atividade refletida no documento; da
atividade ao tipo; do tipo espcie; da espcie ao documento.
O resultado ser o mesmo. Chegar-se- ao ponto de encontro
desejado entre o documento (suporte, meio, contextualizao) e sua
funo (aquilo que se pretende ao emitir-se o documento). preciso
que se d a interao entre a especificidade de um ato e a Tipologia
Documental adequada para a sua concretizao, seja a sua
finalidade dispositiva, probatria ou informativa.
O emprego da Tipologia Documental no que-fazer-arquivstico
recente, pois foi iniciado, em meados da dcada de 1980, pelo
Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri. Tem-se
mostrado vantajoso nos vrios segmentos do processamento
documental, tais como:
92 93
1) na classificao/arranjo, por facilitar o entendimento da Na anlise tipolgica a partir da Diplomtica, parte-se da

composio das sries; espcie. Portanto, a identificao Diplomtica de um documento
2) na descrio, esclarecendo que os contedos veiculados independe das caractersticas do conjunto. Neste sentido, a anlise
em determinado formato jurdico tm certos dados que so fixos vai verificar se:
e outros variveis, e que este contedo liga-se de forma
obrigatria espcie que o veicula; 1) a expresso Diplomtica (espcie) corresponde realmente
3) no servio aos usurios, pois a identificao dos tipos ao ato jurdico-administrativo para o qual ela est servindo de
documentais traz informaes antecedentes e exteriores ao meio;
prprio contedo do documento, fundamentais para sua 2) a tramitao (procedimento de gesto) corresponde/
compreenso dentro do contedo jurdico-administrativo de correspondeu expresso Diplomtica, j que o ato implcito
produo; na espcie tem trmites obrigatrios;
4) na avaliao, porque as tabelas de temporalidade partem 3) vai abster-se do levantamento das relaes internas dentro
da identificao das funes refletidas nas sries documentais do conjunto documental ao qual a unidade estudada pertence,
que se quer avaliar para estabelecer o destino dos documentos. porque a verificao Diplomtica independe das caractersticas
Alis, a avaliao era o grande objetivo do Grupo de Trabalho do conjunto.
de Madri, ao estabelecer os parmetros da anlise tipolgica,
relacionados adiante. Essa aplicao dos estudos diplomticos Na anlise tipolgica a partir da Arquivstica, parte-se do
foi bastante inovadora e j tem mostrado bons frutos. Alis, a princpio da provenincia e, portanto, a anlise vai verificar se:
avaliao dos documentos , antes de tudo, baseada na sua
estrutura e na sua espcie (GAGNON-ARGUIN, 1998). 1) o conjunto homogneo de atos est expresso em um conjunto
homogneo de documentos;
O trabalho, levado a efeito por aquele grupo de arquivistas 2) os procedimentos de gesto so sempre os mesmos quando
espanhis, visava e visa, pois vem apresentando a conveniente se d a tramitao isolada dos documentos isolados;
continuidade levantar e identificar os tipos documentais 3) os conjuntos (sries) formados pelas mesmas espcies
componentes dos fundos dos arquivos municipais da regio do recebem na avaliao uniformidade de vigncia e de prazos
entorno de Madri. Trata-se, pois, de documentos pblicos. Dada a de guarda ou eliminao;
sua uniformidade, exigida pelo Direito, os modelos preconizados pelo 4) na constituio do fundo e de suas subdivises, os conjuntos
Manual de Tipologia Documental adaptam-se perfeitamente a toda no esto sendo dispersos;
gama de documentos da esfera governamental. Entretanto, o 5) os documentos da srie possuem a devida freqncia de
aportamento canadense aos estudos diplomticos (GAGNON- eliminao.
ARGUIN, 1998), abordando as tipologias documentais das
organizaes, entendendo-se a as entidades paragovernamentais A efetivao da anlise tipolgica a partir da Arquivstica exige
e as privadas, leva-nos certeza de que, tambm neste mbito, ocorre conhecimento prvio:
uma certa padronizao, ainda que haja documentos com finalidades
bastante especficas, de competncia da iniciativa privada. As 1) da estrutura orgnico-funcional da entidade acumuladora;
2) das sucessivas reorganizaes que tenham causado
anlises diplomtica e tipolgica podem ser feitas em ambos os
supresses ou acrscimos de novas atividades e, portanto, de
casos, justamente em razo dessa padronizao.
tipologias/sries;
94 95
3) das funes definidas por leis/regulamentos; 6) Legislao que cria a entidade e a funo/atividade que
4) das funes atpicas circunstanciais; originar a srie.
5) das transformaes decorrentes de intervenes; 7) Tramitao. Seqncia das diligncias e aes (trmites),
6) dos processos, pois eles tm uma tramitao prescritas para o andamento de documentos de natureza
regulamentada. administrativa at seu julgamento ou soluo. o procedimento
que gera e em que atua a tipologia.
Em resumo, a espcie pode ser tomada isoladamente como 8) Documentos bsicos que compem o processo, se for o caso.
expresso Diplomtica. Se tomada coletivamente, em sua expresso 9) Ordenao. Posio dos documentos dentro da srie.
funcional, ela ser um tipo. 10) Contedo. Dados repetitivos na tipologia analisada.
Enquanto expresso diplomtica, a espcie caracteriza um 11) Vigncia. Qualidade que apresenta um documento
documento-indivduo; tem denominao imutvel, vale enquanto permanecem efetivos e vlidos os encargos e
individualmente pela razo de criao do documento; define-se pela disposies nele contidos. [Tempo de arquivamento no arquivo
procedncia, enquanto criao; de interesse imediato do produtor setorial.]
e do interessado e vigora obrigatoriamente para a produo, 12) [Prazos.] [Tempo de permanncia no arquivo setorial.]
tramitao e uso primrio. Eliminao [ou preservao em arquivo permanente]. A fixao
Enquanto tipo documental, ela caracteriza coletividades; pode dos prazos no cabe quando se analisa documentos j de
receber denominaes abrangentes; vale coletivamente pela guarda permanente.
atividade que representa; define-se pela procedncia e, enquanto
acumulao, interessa principalmente ao produtor e ao pesquisador; Os dados entre colchetes so nossos acrscimos ao modelo
vigora para os arquivos corrente, intermedirio, permanente e uso espanhol. No modelo original, os prazos esto implcitos em vigncia,
secundrio. mas nos pareceu que ficariam mais claros se fossem estipulados,
Os itens a serem considerados na anlise tipolgica, segundo pois nem sempre a durao nos arquivos setoriais e centrais pode
o modelo preconizado pelo Grupo de Trabalho dos Arquivistas de ultrapassar quela condio.
Madri, so: Esse modelo de anlise tipolgica, quando concebido pelo
Grupo de Trabalho, estava direcionado para os arquivos correntes e
1) Tipo [Espcie documental + atividade concernente] partia dos princpios da Arquivstica. Entretanto, para analisar
1.1) Denominao a ser buscada na legislao, em tratados documentos em arquivos permanentes, sobretudo os de fundos, cuja
de direito administrativo, manuais de rotinas burocrticas, idade remota dificulta o levantamento dos dados estruturais e
glossrios, dicionrios terminolgicos ou a partir do prprio funcionais e em situaes artificiais de aprendizado em que se
documento. utilizem exemplos de documentos de valor permanente, pode-se
1.2) Caracteres externos (gnero, suporte, formato, forma). partir da Diplomtica, isto , tomando o documento/espcie como
2) Cdigo da srie que corresponde ao tipo no plano de ponto de partida.
classificao. Posio da srie dentro do fundo ou do conjunto maior. O exemplo que podemos demonstrar apresenta obviamente as
3) Entidade produtora acumuladora [atribuies]. Suas limitaes de uma situao artificial, j que se trata de uma
subdivises correspondem, em geral, s funes, se for o caso. observao feita de fora. Entretanto, no se perdem seus efeitos
4) [Atividade(s) que gera(m) o tipo documental em foco]. didticos, uma vez que podem servir de base para os casos concretos.
5) Destinatrio, se for o caso. Tomemos uma srie documental acumulada por um dos arquivos
96 97
setoriais da Universidade de So Paulo, detectvel em seu sistema 9) ORDENAO: alfabtica de unidade de ensino,
de arquivos (SAUSP): a dos processos de estrutura curricular. departamento, curso e numrica (cronolgica) dos processos.
10) CONTEDO: cursos, disciplinas e polticas de ensino.
1) TIPO: processos de estrutura curricular. DEFINIO: unidade 11) VIGNCIA: enquanto for adotada a estrutura curricular
documental em que se renem oficialmente documentos de aprovada.
natureza diversa, relativos estrutura dos currculos dos cursos 12) PRAZOS: cinco anos ou vigncia no arquivo setorial e
de graduao da Universidade, no decurso de uma ao preservao no arquivo permanente.
administrativa ou judiciria, formando um conjunto
materialmente indivisvel. CARACTERES EXTERNOS: Gnero O modelo preconizado por Louise Gagnon-Arguin aproxima-
- textual. Suporte - papel. Forma - original. se do modelo da anlise tipolgica, tal como a desenham os
2) CDIGO: C55000. espanhis, pois os seus elementos de abordagem esto muito
3) ENTIDADE PRODUTORA/ACUMULADORA: Conselho de ligados aos contextos de produo e finalidades do documento.
Graduao (CoG). ATRIBUIO: estabelecimento de diretrizes Entretanto, preciso atentar para o fato de que aquela autora, assim
para orientar a ao da Universidade no ensino da graduao. como ocorre em muitas instncias Arquivsticas internacionais, no
SUBDIVISES: Cmara de Avaliao, Cmara Curricular e distingue a espcie do tipo, configurando-se como tipo o que
Cmara do Vestibular. denominaramos espcie ou o que denominaramos tipo,
4) ATIVIDADE: estudar questes de estrutura curricular indeterminadamente.
realizadas pelas Comisses de Graduao, aprovando as Evidencia-se que, na relao apresentada pela professora
modificaes curriculares propostas pelas Unidades.
canadense, ela chama de tipo o que chamaramos espcie. A sua
5) DESTINATRIO: unidades de ensino.
inteno mesmo apresentar a espcie, a nosso ver, pois todo o
6) LEGISLAO: estatuto da Universidade de So Paulo.
estudo que faz de cada modelo documental realizado de forma
Resoluo 3461, resoluo CO 3732, resoluo CoG 4235,
genrica como estrutura, mas, ao abordar os contextos de produo
resoluo 3765, resoluo 4141, resoluo CoG 3918 e
e das funes s quais o documento est ligado, aproxima-se
resoluo CoG 3740.
bastante do que denominamos tipo. Assim entendido, podemos
7) TRAMITAO: criao ou modificao de currculos
perfeitamente usufruir dos seus ensinamentos, que muito nos podem
elaborados pelos professores dos Depar tamentos;
ajudar a discernir melhor ainda toda a caracterizao e a importncia
apresentao s Comisses de Graduao das unidades de
do conhecimento das espcies e dos tipos documentais.
ensino, museus ou institutos especializados, sua aprovao;
Os elementos que a professora da Universidade de Montreal
entrada no Protocolo da Reitoria para o Conselho de
levanta enquadram a espcie documental adequada dentro de
Graduao; sua incluso em pauta, discusso, anexao de
funes prprias das organizaes e dentro de suas atividades-meio
pareceres e aprovao; subida s instncias superiores - Pr-
e atividades-fins, mesmo que no chegue ao exemplo mais concreto,
Reitoria de Graduao, Conselho Universitrio e Reitor - para
como acontece no Manual espanhol. Isso porque, nesse caso, o
homologao; comunicao unidade interessada e
Grupo de Trabalho espanhol estava objetivamente preocupado com
arquivamento.
as municipalidades e seus arquivos.
8) DOCUMENTOS QUE COMPEM O PROCESSO: proposta
A reside a diferena fundamental: a obra de Louise Gagnon-
dos respectivos departamentos de ensino, pareceres, currculos
Arguin aborda as espcies documentais que podem ser encontradas
atuais e ofcios.
98 99
nas entidades privadas ou mesmo nos rgos estatais com suas 11) leis que normalizem a existncia e/ou conservao daquele
caractersticas sem, entretanto, fazer com que sobre ela incida a tipo de documento, lembrando, quando for o caso, que h
exemplificao direcionada, mesmo que esteja se referindo, como fica modificaes legais relativas ao documento no decurso do
claro, aos documentos das organizaes e no aos atos normativos tempo, as quais sero assinaladas.
governamentais. J a obra do Grupo de Trabalho dos Arquivos
Municipais de Madri trabalha com a espcie j carregada da exata Se comparamos esse modelo com o proposto pelo Grupo de
funo a que se destina. Ambas as metodologias podem, Madri, apercebemo-nos que os dados a serem pesquisados e a
vantajosamente, ser colocadas lado a lado, e o aporte ser claramente figurarem no corpo de anlise so os bsicos sua compreenso
enriquecedor para nossos trabalhos futuros de anlise tipolgica. arquivstica. Isso, ainda que a ordem destes dados seja diversa,
A autora canadense montou o que chamou de grade de segundo a especificidade. Tanto assim que, se aplicarmos este
anlise, levando em conta, relativamente aos documentos, os modelo de anlise tipolgica mesma srie com que exemplificamos
seguintes itens: o modelo anterior, os dados obtidos sero igualmente satisfatrios,
como se v:
1) denominao do tipo documental e sua categoria;
2) contexto de criao para estabelecer as circunstncias que 1) TIPO: processo de estrutura curricular. CATEGORIA:
conduzem criao do documento; documento de ensino (no sendo a entidade de origem do
3) definio, a ser buscada na legislao, nos dicionrios documento analisado uma empresa, no caberiam aqui as
especializados ou na prpria realidade; categorias aventadas por Gagnon-Arguin. Mas, seguindo a sua
4) contedo ou a seqncia dos dados que ocorrem linha de trabalho, j que a entidade acumuladora uma
sistematicamente nos documentos do mesmo tipo; universidade, a categoria poderia ser a de documento de
5) condies de validade do sentido do que, obrigatoriamente, ensino, diferenciando-o dos das outras duas atribuies
do ponto de vista jurdico-administrativo, determinados tipos precpuas da universidade, que seriam os documentos de
de documento devem conter; pesquisa e os de servios de extenso).
6) funes a que se referem as razes mesmas de sua criao, 2) CONTEXTO DE CRIAO: produzido pelo Conselho de
no do ponto de vista pontual, e sim do administrativo- Graduao, cuja atribuio o estabelecimento de diretrizes
organizacional; para orientar a ao da Universidade no ensino da graduao,
7) conservao, referindo-se aos porqus dos prazos por meio de sua Cmara Curricular e a partir das sugestes
sucessivos, nos arquivos correntes e no intermedirio, e as vindas dos departamentos.
razes de sua permanncia, se for o caso; 3) DEFINIO: unidade documental em que se renem
8) autoria responsvel, no sentido da atribuio da funo ou oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de
cargo de quem o detm e o autor do documento; uma ao administrativa ou judiciria, formando um conjunto
9) documentos conexos com o tipo estudado e que, materialmente indivisvel. No caso, documentos relativos
juntamente a este, formam uma cadeia necessria e estrutura dos currculos dos cursos de graduao da
indispensvel de informao. Podem ser anteriores, paralelos Universidade.
ou posteriores; 4) CONTEDO: os documentos que compem o processo so:
10) informaes complementares sobre outros tipos com as proposta dos respectivos departamentos de ensino, pareceres,
mesmas funes ou sobre outras denominaes com que currculos atuais e ofcios.
aquele tipo conhecido e
100 101
5) CONDIES DE VALIDADE [vigncia]: ter sido aprovado Um estudo terico mais acurado de suas partes poderia levar
nos departamentos e ter recebido pareceres favorveis, sendo, elaborao de um terceiro modelo que melhor pudesse satisfazer
depois de aprovado, definitivamente montado no Conselho, as necessidades da produo, avaliao, classificao e descrio.
alm de subir para homologao nas devidas instncias. Mas esse estudo, ou melhor, esse modelo, no poderia ser puramente
6) FUNES: fornecer aos departamentos de ensino a estrutura terico, de gabinete, e sim surgir, em cada rea especfica, dos
dos respectivos cursos, informando alunos, professores e prprios profissionais, tanto da rea da administrao como da
funcionrios sobre os currculos oficialmente aprovados. jurdica ou da Arquivstica, familiarizados com as caractersticas
7) CONSERVAO: nos arquivos setoriais dos departamentos, respectivamente administrativas, jurdicas e arquivsticas de cada
durante sua vigncia. Quando substitudo por outro currculo, o tipo documental. Portanto, o ideal que as prprias reas dos
processo da estrutura curricular no mais vigente dever ser contextos de produo, ao, organizao, guarda e utilizao dos
recolhido ao arquivo permanente da universidade. documentos produzam os seus manuais de tipologia.
8) AUTORIA RESPONSVEL: o processo como um todo de Os estudos diplomticos e tipolgicos, voltados que so para
autoria da responsabilidade do Conselho de Graduao, a estrutura formal do documento, abarcam tambm os estudos da
embora haja as autorias parciais individuais - de pareceres e tradio documental.
ofcios - e as coletivas - de sugestes dos currculos etc.
9) DOCUMENTOS CONEXOS: todos os componentes do
processo, assim como os processos de criao de cursos e os
relativos s suas alteraes.
10) INFORMAES COMPLEMENTARES: a sua tramitao
tem as seguintes etapas: sugesto de novo currculo ou
modificao de currculo anterior, elaborada pelos professores
dos Departamentos; apresentao s Comisses de Graduao
das unidades de ensino, museus ou institutos especializados;
sua aprovao; entrada no Protocolo da Reitoria para o
Conselho de Graduao; sua incluso em pauta, discusso,
anexao de pareceres e aprovao; subida s instncias
superiores - Pr-Reitoria de Graduao, Conselho Universitrio
e Reitor - para homologao; comunicao unidade
interessada e arquivamento.
11) LEIS: estatuto da Universidade de So Paulo. Resoluo
3461, resoluo CO 3732, resoluo CoG 4235, resoluo 3765,
resoluo 4141, resoluo CoG 3918 e resoluo CoG 3740.
Se analisarmos detalhadamente e se formos suficientemente

conhecedores do documento mencionado, podemos deduzir que
ambos os formatos de anlise assemelham-se, e tambm podem
ser complementares.
102 103
verdade, sem validao, as minutas no podem ter f, no

sendo levadas em conta do ponto de vista jurdico. Na
TRADIO DOCUMENTAL arquivstica, muitas vezes, as minutas que ficam acumuladas
no rgo de produo, sendo o original, constando de algum
processo ou isoladamente, enviado para outra entidade ou
pessoa, que o acumula em seu arquivo.
As chancelarias no imprio romano j distinguiam o scheda

(apontamento, esquema) do instrumentum in mundum redactum ou
A Tradio Documental a parte da Diplomtica que se ocupa simplesmente mundum, que era o documento passado a limpo.
dos vrios modos de transmisso do documento no decorrer do No pergaminho distinguia-se a parte pior (pars pili) da parte melhor,
tempo. Ela estabelece a ingenuidade documental, isto , o grau de livre de enrugamentos e ndoas, a parte limpa (pars munda). Esta
relao entre o documento e sua matriz. Conforme o grau de que era usada para os textos definitivos, principalmente os dos atos
ingenuidade em que esteja, o documento apresenta-se em diferentes solenes, atos normativos das autoridades civis e religiosas. As partes
formas. Forma, portanto, a configurao do documento segundo o desprezadas para tal eram utilizadas pelos documentos notariais,
estgio de transmisso ou gradao de ingenuidade documental. comerciais e privados.
Nesta escala, o bsico o original, sendo as outras formas as de O original o documento feito por direta vontade dos autores
antes e depois dele. H, assim, trs momentos na tradio e conservado em matria e formas genunas sob as quais foi
documental: o anterior ao original, o original e o posterior ao original. originalmente emitido (PAOLI; REAL DIAZ, 1980). O original
Reiterando, segundo a forma, o documento apresenta-se como conserva todos os caracteres externos e internos com os quais foi
pr-original, original e ps-original. No entanto, como se ver emitido. Diplomaticamente, considera-se no original: 1. o seu carter
adiante, possvel ainda discernir as chamadas categorias de primeiro, de matriz; 2. o seu carter de acabado, perfeito, limpo.
intermedirias, j que h estgios do documento em que ele, sem Em certos caracteres externos e internos, os originais no sero
ser original, no chega a ser cpia, na real acepo da palavra. diferentes das minutas, nem das cpias (adiante definidas), mas h
O pr-original o texto anterior ao original genuinamente fundamentalmente o que os distinguem: as assinaturas ou
definitivo. Pode apresentar-se em duas etapas: subscries, carimbos e selos inseridos no documento no momento
justamente em que ele se torna original. Um original autgrafo
1) o rascunho, o texto sujeito a correes e a rasuras, contendo
quando contm a subscrio do(s) prprio(s) emitente(s). Procede
supresses, acrscimos e substituies e
materialmente dele(s). Um original hetergrafo quando procede
2) a minuta, que pode ser tomada em dois sentidos. Como a
intelectualmente do autor, mas no materialmente; em outras
forma diminuta, diminuda e abreviada do original, seria um
palavras, no contm a sua assinatura.
escrito preparatrio e reduzido para que, a partir dele, se
Originais mltiplos ocorrem no caso dos documentos pactuais
pudesse confeccionar o original, isto , um conjunto de dados
quando o contedo implica obrigaes recprocas de todos os
essenciais para a redao definitiva do documento. Em outro
implicados (caso dos contratos, convnios, acordos, tratados etc.).
sentido, o mais considerado pela Diplomtica, a minuta o
Todos eles recebem igualmente o mesmo original. Tambm ocorrem
original, portanto, o rascunho j passado a limpo, porm, sem
no caso dos documentos circulares, isto , ordens dirigidas, ao
os sinais de validao (assinaturas, carimbos e selos). Na
mesmo tempo, a vrias reparties que dependem do mesmo
comando. Finalmente, tambm ocorrem quando, por razes de
105 106
segurana, so mandados originais mltiplos ao mesmo destinatrio, validade, com a f notarial, assim se suprindo da fora jurdica do
em datas e em veculos distintos, como aconteceu freqentemente original, e cpia certificada, garantida por uma autoridade civil ou
na nossa histria colonial, dada a precariedade das embarcaes eclesistica e no pelo notrio.
que transportavam os documentos. As cpias imitativas ou figuradas so as que reproduzem
As categorias intermedirias entre original e cpia so as que exatamente alguns dos elementos externos, tais como: o formato
apresentam diferenas sutis entre uma e outra, tratando-se, na das letras, dos desenhos, das assinaturas etc. Acreditava-se,
realidade, de metamorfoses do original. sobretudo na Idade Mdia, que quanto mais fielmente reproduzido
A primeira possibilidade a ampliao, a reproduo do original o original, mais credibilidade teria a cpia. Hoje, as cpias
revestida de autenticidade, a sua segunda expedio em forma mais reprogrficas, fotogrficas e microfotogrficas podem ser
solene, sobretudo em seus elementos extrnsecos. Ocorre, por classificadas numa categoria entre a cpia livre (no sentido da no
exemplo, no caso dos diplomas universitrios. autenticao) e a cpia figurada (j que reproduz o original em toda
A segunda categoria intermediria a renovao ou neo- sua configurao no momento da elaborao).
original. Trata-se da substituio do documento original, assegurada Os cdices diplomticos, ou livros de assentamento, so a
pela existncia de minutas, cpias de originais ou assentamento. ltima categoria das cpias e esto relacionados documentao
Com isso, pode-se emitir um novo original, a chamada segunda via. mais antiga. So os registros e os cartulrios.
A insero outra categoria intermediria, a ocorrncia de um Os registros so livros copiadores, originariamente em branco, e que
documento dentro de outro, no uma simples citao, mas sim, in recebem a cpia de documentos expedidos por uma autoridade ou entidade.
extenso, verbum ad verbum. H a incluso do texto completo de um Os documentos podem ser copiados na ntegra ou abreviados. Esto
ato em outro, j possuidor de individualidade e essncia prprias. corretamente organizados em ordem cronolgica seqencial.
A confirmao um ato jurdico novo, mas que faz meno, Os cartulrios, sendo livros copiadores de correspondncia recebida,
mais ou menos detalhada, a documentos anteriores, que justificam no obedecem estrita ordem cronolgica. Muitos esto organizados em
o presente e o confirmam. datas e, outros, em ordem alfabtica, temtica ou topogrfica.
O ps-original o ltimo estgio das possibilidades da tradio Vistas, portanto, as coordenadas da Diplomtica propriamente
documental. So as cpias (em latim exemplum, sumptum, dita da Tipologia Documental e da Tradio Documental, tem-se um
translatum) que representam um documento formalmente idntico a quadro geral no qual podem repousar os estudos do conhecimento
um original. Elas podem conviver com seus originais ainda e da utilizao do documento arquivstico em si.
existentes ou podem vir a substitu-los. As chamadas cpias As sistemticas das anlises diplomtica e tipolgica podem ser
autgrafas so feitas pelo mesmo autor do original e as hetergrafas de grande valia. No primeiro caso, mais ao pesquisador e como
por outra autoridade que a valida. No devem ser confundidas com treinamento sistemtico para o arquivista, para bem discernir os
os originais mltiplos acima referidos e que se destinam a aes elementos bsicos e os acessrios dos documentos, quando tiver de
jurdicas ou administrativas simultneas. realizar uma descrio unitria. No segundo caso, ao destrinar as
As cpias apresentam-se em quatro modalidades: simples ou caractersticas das vrias tipologias documentais, afloram facilmente
livres; autorizadas; imitativas e em cdices diplomticos. seus elementos e suas caractersticas. Ao conhec-las rigorosamente,
As cpias simples ou livres independem de qualquer controle, os trabalhos de avaliao sero automaticamente facilitados.
no tendo valor jurdico. Sua configurao com os elementos As bases tericas, metodolgicas e as prticas desses estudos,
externos diversos do original. O que prevalece o texto. quando bem assimiladas pelo estudante de Arquivstica, permitem
As cpias autorizadas, que surtem os mesmos efeitos do uma formao profissional mais completa. Com a Diplomtica,
original, apresentam-se em duas modalidades: traslado, cpia
107 108
tomada agora no sentido amplo que abarca as trs reas, os

arquivistas esto aptos a responder expectativa dos
administradores no que concerne s regras de criao dos
documentos, expectativa dos seus usurios no conhecimento e
crtica de seu contedo e s exigncias do seu que-fazer, no
BIBLIOGRAFIA COMENTADA
somente nas tarefas da avaliao e eliminao de documentos, mas
tambm na elaborao de instrumentos de pesquisa e na valorizao
dos fundos de arquivo (DELMAS, 1998).
AMARAL, Sylvio. Falsidade documental. So Paulo: Ed. Revista dos

Tribunais, 1973. Para estudar a aplicao da lei penal para os
crimes contra a f pblica, o autor identifica documentos pblicos
e privados e os pblicos por equiparao legal, enumerando as
possibilidades de falsificao.
ATIENZA, Cecilia Andreotti. Documentao jurdica. Rio de Janeiro:
Achiam, 1979. Esta introduo anlise e indexao de atos
legais, visando o trabalho de referncia legislativa, tornou-se
instrumental bsico para a redao de legislao e para a
identificao dos documentos diplomticos da rea legislativa.
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Descrio sumria: soluo de acesso.
In: Arquivo: boletim informativo e histrico. So Paulo: 9(2), p. 65-
71, jul./dez. 1988. Estudo, comparando idias de Schellenberg e
de Vicenta Corts, a respeito dos caracteres internos (substncia)
e dos externos (estrutura) dos documentos, demonstrando sua
utilidade para a descrio.
_____ Glossrio das espcies documentais. In: Documentos
manuscritos avulsos da Capitania de So Paulo: catlogo 1. So
Paulo: FAPESP, 2000, p. 301-316. Identificao diplomtica,
conceituao, anlise e exemplificao das espcies
documentais que ocorrem no conjunto documental referente
Capitania de So Paulo no Arquivo Histrico Ultramarino de
Lisboa.
_____ Identificao Diplomtica dos documentos. In: Arquivos
permanentes. So Paulo: T. A. Queiroz, 1991. Captulo que aborda
informaes gerais sobre a Diplomtica e expe as partes do
discurso diplomtico, exemplificando, com a anlise de
109 111
documentos luso-brasileiros coloniais e com alguns atuais, atos _____ La genesis del documento: redaccin, clasificacin y valor
normativos federais e estaduais. jurdico. In: _____ Documento y archivo de gestin: diplomatica
_____ Tipologia Documental em arquivos: novas abordagens. In: de ahora mismo. Carmona: Universidad Internacional Menndez
Arquivo Rio Claro . Rio Claro: 9(1), p. 4-15, jan. 1990. Pelayo, 1994 (Coll. Biblioteca Archivistica, 2). Estudo da gnese
Desenvolvimento da Tipologia Documental, dentro da documental, correlacionando a natureza da ao jurdica forma
Diplomtica, mostrando sua utilidade em vrias reas do trabalho do ato e aos caracteres formais do documento, levando em conta
arquivstico. Destaca os princpios arquivsticos e as categorias a relao deste com a entidade produtora.
documentais luz da Tipologia. CORTS ALONSO, Vicenta. Captulo II: Atributos de los documentos;
_____ Tipologia Documental em Arquivstica. In: Revista do Arquivo Clases de documentos; Tipos documentales. In: Manual de
Municipal, So Paulo: 195, p. 9-17, jan./dez. 1982. Estudos sobre archivos municipales. Madrid: ANABAD, 1982, p. 46-60.
o conceito diplomtico e o conceito arquivstico do documento, Conceituao e exemplificao dos atributos e tipos dos
estabelecendo um quadro comparativo entre o tipo documental documentos, considerando-se seus elementos ou caracteres
diplomtico e o tipo documental arquivstico. externos e internos, sua classe (gnero, na terminologia brasileira)
_____ Tradio documental. In: Arquivos Permanentes, op. cit. rea e tipos (espcie e tipo, na terminologia brasileira).
da Diplomtica voltada para a transmisso do documento, _____ La forma de los documentos: la tradicin documental. In: La
abordando os pr-originais (rascunhos e minutas), os originais escritura y lo escrito: paleografia y diplomatica de los siglos XVI,
nicos e mltiplos, as cpias e as categorias intermedirias, tais XVII y XVIII. Madrid: Ministerio de Cultura, 1986. p. 51-54. A
como os neo-originais e outros. Tradio Documental, tratando da transmisso do documento
BELTRO, Odacir. Correspondncia: linguagem e comunicao. So atravs do tempo, estuda a identificao dos originais e das
Paulo: Atlas, 1983. Feito para orientar a tcnica redacional em cpias, passando por todas as possibilidades com que se
empresas e rgos pblicos, acaba por ser til para os estudos apresentam, abordando, tambm, sua falsificao.
da documentao pblica, pois traz um captulo especfico sobre _____ Gnesis documental. In: Ibidem. p. 28-31. Estudo da produo
a correspondncia oficial civil, contendo tambm os modelos, dos documentos, sobretudo dos dispositivos, nas chancelarias
com comentrios e exemplos, de 68 espcies documentais. e tribunais metropolitanos, destinados administrao da
CAMARGO, Ana Maria de Almeida & BELLOTTO, Helosa Liberalli. Amrica espanhola, suas caractersticas, sua tramitao e seu
Dicionrio de Terminologia Arquivstica. So Paulo: Secretaria arquivamento.
da Cultura, 1996. Conceitos essenciais para os estudos _____ Necesidad y condiciones de un programa descriptivo de
arquivsticos, trazendo conceitos gerais de interesse para a archivos en nuestros dias. In: Homenaje a Justo Garca Morales.
Diplomtica e Tipologia. No consta no Dicionrio, entretanto, a Madrid, 1986, p. 601-622. Demonstra que a compreenso da
definio de cada uma das espcies documentais, objeto de estrutura (caracteres externos) e da substncia (caracteres
glossrios especficos. internos) inerentes a um documento so essenciais para que se
CARUCCI, Paola. Il documento contemporaneo: diplomatica e criteri di construa adequadamente a descrio dos conjuntos documentais
edizione. Roma: La Nuova Italia Scientifica, 1987. Abordagem do dos arquivos.
mtodo diplomtico para os documentos dos sculos XIX e XX, _____ Nuestro modelo de analisis documental. In: Revista de
partindo do exame do ato jurdico no seu processo de formao e ANABAD, Madrid, 1989. O esquema, estabelecido pela autora,
da relao entre a forma do ato e do documento. Identificao das para a anlise documental, apresentado neste artigo, possibilitou
tipologias e dos elementos constitutivos dos documentos. o estudo homogneo de todos os tipos documentais ocorrentes
112 113
nas administraes municipais na Espanha e serviu de base Brasileiros da Universidade de So Paulo, Coleo Lamego,
para o manual de tipologia levado a efeito pelos arquivos da Cdice 13). Manuscrito do sculo XIX que traz a definio de
Comunidade de Madri. atos normativos expedidos pelas chancelarias reais e pelos
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Caracteres de los documentos. In: tribunais, dando o modelo para sua correta redao nos
Manual de archivistica. Madrid: Fundacin German Sanchez diferentes casos.
Ruiperez, 1994. Fortemente apoiado em Schellenberg, o autor GAGNON-ARGUIN, Louise. Typologie des documents des
analisa os caracteres externos dos documentos (categoria, tipo, organisations: de la cration la conservation. Qubec: Presses
formato, quantidade, forma), assim como os internos (entidade Universitaires de lUniversit de Qubec, 1998. Construindo uma
produtora, origens funcionais, datas tpica e cronolgica e grade de anlise com elementos bem delimitados para cada um
contedo substantivo). dos vrios tipos de documentos prprios das empresas, esclarece
a natureza diplomtica e jurdica dos documentos de arquivo,
DELMAS, Bruno. Manifeste pour une diplomatique contemporaine.
natureza ligada a suas respectivas funes no quadro da
Des documents institutionnels linformation organise. In:
entidade produtora/acumuladora.
Gazette des archives, Paris: 172, p. 49-70, 1996. Demonstrando GRUPO de Trabajo de Archiveros Municipales de Madrid. In: Manual
que os estudos diplomticos no devem se restringir de Tipologia Documental de los Municipios. Madrid: Consejeria
abordagem clssica dos documentos medievais, o autor reitera de Cultura, s.d. (Archivos. Estudios, 2). Obra bsica, introdutora
a ligao do documento com o contexto de produo, com as da metodologia para a anlise tipolgica, resultante de trabalho
atividades da instituio produtora/acumuladora. coletivo, a partir do esquema estabelecido por Vicenta Corts, e
_____ Prface. In: GAGNON-ARGUIN, Louise. Typologie des que tem permitido a seus usurios a concretizao de projetos
documents des organisations, op. cit., 1998, p. 7-10. O autor alude de classificao, avaliao e descrio em diferentes
a que, com a Diplomtica, os arquivistas estaro prontos a modalidades de arquivos.
responder sobre a criao dos documentos e sua relao com a HEREDIA HERRERA, Antonia. Diplomtica y Archivstica. In:
entidade produtora. Para ele, a preocupao da disciplina , Archivistica general: teoria y practica. Sevilla, Diputavin
agora, menos o estudo da estrutura, forma, gnese ou a tradio, Provincial, 1988, p. 36-43. Histrico da Diplomtica e anlise da
importncia da sua aproximao com a Arquivstica, ressaltando
e mais o da tipologia dos documentos.
o quanto isto pode beneficiar a organizao dos documentos,
DURANTI, Luciana. Diplomatica: nuevos usos para una antigua
inclusive, a aplicao da informtica nos arquivos.
ciencia. Trad. VAZQUEZ, Manuel de. Carmona: Asociacin de
KASPARY, Adalberto J. Redao oficial: normas e modelos. 12. ed.
Archiveros de Andaluca, 1997. Atualmente, a obra mais completa Porto Alegre: Prodil, 1995. Caractersticas da redao oficial e
para o estudo da Diplomtica conceitua, historia e define o objeto sua apresentao, trazendo o estudo analtico de 27 espcies
e fins desta cincia. Aborda os fatores que esto na origem do documentais das mais utilizadas, dando para uma delas conceito,
documento: fato e ato (momento da ao e momento da generalidades, partes e modelos.
documentao), os elementos do documento diplomtico, etc. LEAL, Eurpedes Franklin; BERWANGER, Ana Regina. Noes de
FORMULRIO dos diplomas usados pelo Soberano no expediente Paleografia e Diplomtica. Santa Maria: Universidade Federal de
dos negcios relativos ao governo e administrao interna do Santa Maria, 1996. No que concerne Diplomtica, conceitos
Estado. Lisboa, 1821 (ms.) (Arquivo do Instituto de Estudos bsicos, histria e funo dos estudos diplomticos, estudando os
114 115
caracteres externos e internos dos documentos, os tipos portugus, explicados luz do contexto de produo e
documentais, a crtica diplomtica e o objeto da Tradio apresentando a estrutura da redao de cada um.
Documental. MEDEIROS, Joo Bosco. Correspondncia: tcnicas de
LE GOFF, Jacques. Documento/Monumento. In: Enciclopedia comunicao criativa. So Paulo: Atlas, 1997. No sendo livro
Einaudi. Lisboa: Imprensa Nacional, 1984, v.1: Memria-Histria, especfico de Diplomtica, til para esta rea em sua Parte III,
p. 95-106. O alargamento do conceito de documento provoca a relativa correspondncia e a atos oficiais, trazendo conceito,
chamada revoluo documental, na qual o correto que o princpios de redao oficial, alm da definio e comentrios
historiador transforme os documentos em monumentos (no sobre a estrutura e as diversas partes de 67 espcies
sentido do documento comemorativo, supervalorizado) e no, documentais, com os respectivos exemplos.
como no passado, os monumentos em documentos. MEIRELES, Hely Lopes. Direito administrativo brasileiro. So Paulo:
LOPES, Lus Carlos. A informao e os arquivos. Niteri: Eduff/So Revista dos Tribunais, 1989. Apresenta e discute conceitos
Carlos: Edufscar, 1996. O autor demonstra que a compreenso bsicos de interesse do Direito, mas de importncia bsica para
da especificidade da informao arquivstica relativamente aos a compreenso dos estudos diplomticos, sobretudo nos
contextos de produo/acumulao bsica para os estudos captulos relativos a atos administrativos e administrao
das tipologias documentais, facilitando a elaborao dos planos pblica (estrutura administrativa, entidades polticas e
de classificao, tabelas de temporalidade e a descrio. administrativas, rgos pblicos).
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Presidncia da Repblica, 1991. Destinado a uniformizar e documento no-arquivstico, exemplificando como o mesmo ato
padronizar as normas de redao dos atos e comunicaes administrativo pode gerar estas vrias modalidades de
oficiais, pode ser utilizado pelos arquivistas para a identificao documento.
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captulo V. Asociacin Argentina de Archiveros. Buenos Aires, n. 16, 1979.
MANUAL de Redao Oficial do Estado do Rio de Janeiro. Secretaria Acepo bastante original e livre do conceito de Tipologia,
de Estado de Administrao e Reestruturao, 1999. Para uso sugerindo agregaes que poderiam ser feitas, levando-se em
dos servidores do Estado do Rio de Janeiro, conceitua, com
conta no s a natureza basicamente jurdica do documento
grande clareza e objetividade, os atos administrativos, definindo
pblico, mas tambm suas implicaes sociais.
suas finalidades e orientando sua elaborao, mediante
PINHEIRO, Ana Virgnia. Diplomas legais portugueses de acordo
apresentao de modelos.
com os preceitos praticados entre 1752 e 1807 (ined.). Transcrio
MARTINHEIRA, Jos J. Sintra. Tipologia Documental nos arquivos:
do Appendix do ndice de todas as leis, alvars, cartas rgias da
um caso: Tipologias documentais da administrao central do
segunda metade do sculo XVIII at o incio do sculo XIX (1807),
Antigo Regime. Lisboa: Faculdade de Letras, 1997. Os atos
explicando as partes constituintes dos documentos e orientando
normativos da Chancelaria Real, dos Tribunais e os ascendentes
a produo dos futuros atos dispositivos.
reivindicatrios que marcam a administrao do imprio
116 117
_____ Glossrio de codicologia e documentao. In: Anais da Pelayo, 1994. Diferenciao dos conceitos de diplomtica,
Biblioteca Nacional. Rio de Janeiro: 115, p. 123-213, 1995-1998. diploma e documento. Perspectivas e finalidades do estudo da
Definio dos termos mais recorrentes na rea dos documentos estrutura dos documentos. Histrico e atualidade da Diplomtica.
manuscritos pblicos e privados antigos e na rea da _____ La Tradicin Documental. Originales y copias. In: Archivistica:
codicologia, disciplina que se ocupa dos livros anteriores ao estudios bsicos. Sevilla: Diputacin Provincial, 1981. Estudo
aparecimento do livro impresso. da forma dos documentos, isto , das etapas da tradio
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outras cincias e suas fontes, classificando-as em histricas, Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1980, p. 217-240. Os
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dispositivo e comprobatrio, sua tradio documental, sua actio SPINA, Segismundo. Introduo Ecdtica. So Paulo: Cultrix/
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RIBEIRO JNIOR, Jos. Extrato da legislao para o Brasil durante em suas relaes com a Paleografia, com a Codicologia e com
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histrica, mas que til para os estudos diplomticos e tipolgicos diplomatica y sigilografia. Madrid: Ctedra, 1996, p. 55-270. O
por trazer a definio das vrias espcies documentais processo gentico dos documentos, abordando-se, em
dispositivas, descrevendo sua frmula usual no sculo XVIII. profundidade terica, o processo criador da actio e a passagem
RIESCO TERRERO, ngel. Diplomtica general. In: _____. para a conscriptio. Anlise diplomtica dos documentos e as
Introduccin a la paleografa y la diplomtica general. Madrid: vrias possibilidades das tipologias documentais.
Ed. Sintesis, 1999. Sete captulos da segunda parte da obra TESSIER, Georges. La diplomatique. Paris: Presses Universitaires
dedicados a temas de diplomtica: conceito, gneses e tipologia de France, 1952. Sntese clssica sobre os estudos diplomticos,
documental, tradio documental, datao e caracteres externos cujos captulos abrangem noes gerais, histrico da
e internos dos documentos. Apndices sobre crtica diplomtica Diplomtica, a transmisso, forma e elaborao dos atos escritos
e edio de conjuntos documentais. e a sua caracterizao como pblicos ou privados.
ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Ayer y hoy de la Diplomatica: ciencia. VALENTE, Jos Augusto Vaz. Acerca do documento. In: Revista
Introduccin a la paleografa y la diplomtica general. Madrid: Brasileira de Biblioteconomia e Documentao. So Paulo: 11(3/
Ed. Sintesis, 1999. De la autenticidad de los documentos. In: 4), p. 177-198, jul./dez. 1978. Do termo ao conceito de documento,
_____. Documento de archivo y archivo de gestin: Diplomtica o autor discute o que a Diplomtica e como evoluram seus
de ahora mismo. Carmona: Universidad Internacional Menndez
118 119
estudos a partir da chamada Guerra Diplomtica. O documento

enquanto fonte histrica e a metodologia da Heurstica.
VAZQUEZ, Manuel. Estudio del carcter original de los documentos.
Crdoba: Direccin General de Publicaciones, 1988. Estudo dos
caracteres externos e internos dos documentos de arquivo e as
vrias etapas da tradio documental: dos pr-originais aos ps-
originais, passando pela caracterizao dos originais.
_____ Reflexiones sobre el trmino tipo documental. In: De archivos
y archivistas: homenaje a Aurelio Tanodi . Washington:
Organizacin de los Estados Americanos, 1987. Antecedentes
do termo tipo documental, autores de vrios pases que o utilizam,
e tambm que no o utilizam, definio de tipo documental e
explanao sobre as categorias documentais.
120

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COMO FAZER ANLISE DIPLOMTICA

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOS

DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO

IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO

Luiz Carlos Frigerio

Prof. Laura Lagan

Arquivo do Estado de So Paulo Imprensa Oficial do Estado

ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO

Editora responsvel ARQ/SP APRESENTAO 07

Criao de arte Coordenadora de cursos O QUE TIPOLOGIA DOCUMENTAL 19

1. ANLISE DIPLOMTICA DOCUMENTOS DE ARQUIVO. 2. ANLISE

APRESENTAO SOBRE O AUTOR

Dr. Fausto Couto Sobrinho

INTRODUO O QUE DIPLOMTICA

busca e reproduo de documentos e que j tinham realizado

Na introduo quela obra, escrita em 1645, um dos jesutas

todo documento escrito implica: 1. um suporte ou veculo sustentador e

Alm disso, reitere-se que o documento diplomtico aquele

ato administrativo toda manifestao unilateral de vontade da administrao

J o fato administrativo toda realizao material da

Ento, o objeto da Tipologia a lgica orgnica dos

As metodologias de tratamento documental num e noutro campo

1) a sua autenticidade relativamente espcie, ao contedo e

Na identificao tipolgica do documento, a seqncia

Para que se chegue compreenso das anlises diplomtica

documentria, conforme antes referido (matria-meio-contedo),

centrais, as autoridades locais, das autoridades menores, e, em ltimo

As espcies que mais se aproximam do modelo completo so os

As espcies documentais, sejam as tpicas dos documentos

CARTA PATENTE ou CARTA DE AUTORIZAO - o mesmo CARTO DE CRDITO - documento no-diplomtico,

DOSSI - documento no-diplomtico informativo. ESCRITURA - documento diplomtico, testemunhal de

Relao que acompanha a remessa de mercadorias expedidas. FRMULA/FORMULRIO - documento no-diplomtico

FLUXOGRAMA - documento no-diplomtico informativo. HISTRICO ESCOLAR - documento diplomtico testemunhal

FOLHA - documento no-diplomtico, informativo. HOMOLOGAO - documento diplomtico testemunhal

INFORMAO DE SERVIO - documento diplomtico INVENTRIO - documento no-diplomtico informativo,

MENSAGEM - documento diplomtico informativo, NOTA DE CONSUMO - documento no-diplomtico

(1432-1481) - Ordenaes Afonsinas; de D. Manuel I (1469- PAUTA - documento no-diplomtico informativo.

PRECATRIO - documento diplomtico dispositivo normativo, PRONTURIO - documento no-diplomtico informativo.

PROTOCOLADO - denominao consagrada pelo uso. QUESTIONRIO - documento no-diplomtico informativo.

PROTOCOLO - documento no-diplomtico padronizado RASCUNHO - documento no-diplomtico, com as

PROSPECTO - documento no-diplomtico informativo. RAZO - documento no-diplomtico informativo.

REPRESENTAO - documento diplomtico informativo, REQUISIO - documento no-diplomtico informativo,

SINOPSE - documento no-diplomtico informativo. TESE - documento no-diplomtico informativo.

de caixa. Ordem ou letra postal para transferncia de um lugar

VOLANTE documento no-diplomtico informativo.

WARRANT - documento diplomtico testemunhal de

documentais, pois so veculos semnticos que suportam um

1) na classificao/arranjo, por facilitar o entendimento da Na anlise tipolgica a partir da Diplomtica, parte-se da

Se analisarmos detalhadamente e se formos suficientemente

verdade, sem validao, as minutas no podem ter f, no

As chancelarias no imprio romano j distinguiam o scheda

tomada agora no sentido amplo que abarca as trs reas, os

AMARAL, Sylvio. Falsidade documental. So Paulo: Ed. Revista dos

estudos a partir da chamada Guerra Diplomtica. O documento

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