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MICROFILMAGEM E DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS

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Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996

Regulamenta a Lei n 5433, de 8 de


maio de 1968, que regula a microfilma-
gem de documentos oficiais, e d ou-
tras providncias.

O Presidente da Repblica, no uso das atribuies que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituio e tendo em vista o disposto no art. 3 da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968
Decreta:

Art.1. A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de


maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qual-
quer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislati-
vo, da Administrao Indireta, da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, bem
como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas.

Art. 2. A emisso de cpias, traslados e certi des extradas de microfilmes, bem assim a
autenticao desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juzo ou fora de-
le, regulada por este Decreto.

Art. 3. Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de re-
produo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em
diferentes graus de reduo.

Art. 4. A microfilmagem ser feita em equipamentos que garantam a fiel reproduo das
informaes, sendo permitida a utilizao de qualquer microforma.

Pargrafo nico. Em se tratando da utilizao de microfichas, alm dos procedimentos


previstos neste Decreto, tanto a original como a cpia tero, na sua parte superior, rea reserva-
da a titulao, a identificao e a numerao seqencial legveis com a vista desarmada, bem
como fotogramas destinados indexao.

Art. 5. A microfilmagem, de qualquer espcie, ser feita sempre em filme original, com o
mnimo de 180 linhas por milmetro de definio, garantida a segurana e qualidade de imagem
e de reproduo.

1. Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia, do filme original.
2. Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis de qualquer tipo, tanto para a confec-
o do original como para a extrao de cpias.
3. O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme c-
pia.
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Art. 6. Na microfilmagem poder ser utilizado qualquer grau de reduo, garantida a legibi-
lidade e a qualidade de reproduo.

Pargrafo nico. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso mxima
do campo fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem poder ser feita por etapas, sen-
do obrigatria a repetio de uma parte da imagem anterior na imagem subseqente, de modo
que se possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfil-
madas.

Art. 7. Na microfilmagem de documentos cada srie ser sempre precedida de imagem


de abertura, com os seguintes elementos:

I - identificao do detentor dos documentos a serem microfilmados;


II - nmero do microfilme, se for o caso;
III - local e a data da microfilmagem;
IV - registro no Ministrio da Justia;
V - ordenao, identificao e resumo da srie de documentos a serem microfilmados;
VI - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos a serem microfilmados
continuao da srie contida em microfilme anterior;
VII - identificao do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de reduo;
VIII - nome por extenso, qualificao funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos
documentos a serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade,
cartrio ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 8 No final da microfilmagem de cada srie ser sempre reproduzida a imagem de en-
cerramento, imediatamente aps o ltimo documento, com os seguintes elementos:
I - identificao do detentor dos documentos microfilmados;
II - informaes complementares relativas ao item V do artigo 6 deste Decreto;
III - termo de encerramento atestando a fiel observncia s disposies do presente Decre-
to;
IV - meno, quando for o caso, de que a srie de documentos microfilmados continua em
microfilme posterior;
V - nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, car-
trio ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 9 Os documentos da mesma srie ou seqncia, eventualmente omitidos quando da


microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no apresentarem legibilidade, por falha de operao
ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte ou in-
sero no filme original.

1 A microfilmagem destes documentos ser precedida de uma imagem de observao,


com os seguintes elementos:
a) identificao do microfilme, local e data;
b) descrio das irregularidades constatadas;
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c) nome por extenso, qualificao funcional e assinatura do responsvel pela unidade, car-
trio ou empresa executora da microfilmagem.
2 obrigatrio fazer indexao remissiva para recuperar as informaes e assegurar a
localizao dos documentos.
3 Caso a complementao no satisfaa os padres de qualidade exigidos, a microfilma-
gem dessa srie de documentos dever ser repetida integralmente.

Art. 10. Para o processamento dos filmes sero utilizados equipamentos e tcnicas que
assegurem ao filme alto poder de definio, densidade uniforme e durabilidade.

Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade


competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua
destinao final.

Art. 12. A eliminao de documentos, aps a micr ofilmagem, dar-se- por meios que garan-
tam sua inutilizao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo prprio e aps a reviso e
a extrao de filme cpia.

Pargrafo nico. A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se a


mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade compe-
tente na esfera de atuao do mesmo e respeitado o disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de
janeiro de 1991.

Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero
ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera
de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor.

Art. 14. Os traslados, as certides e as cpias em papel ou em filme de documentos micro-


filmados, para produzirem efeitos legais em juzo ou fora dele, tero que ser autenticados pela
autoridade competente detentora do filme original.

1 Em se tratando de cpia em filme, extrada de microfilmes de documentos privados,


dever ser emitido termo prprio, no qual dever constar que o filme que o acompanha cpia
fiel do filme original, cuja autenticao far-se- nos cartrios que satisfizerem os requisitos espe-
cificados no artigo seguinte.
2 Em se tratando de cpia em papel, extrada de microfilmes de documentos privados, a
autenticao far-se- por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartrios que satisfizerem
os requisitos especificados no artigo seguinte.
3 A cpia em papel, de que trata o pargrafo ant erior, poder ser extrada utilizando-se
qualquer meio de reproduo, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitu-
ra.
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Art. 15. A microfilmagem de documentos poder ser fe ita por empresas e cartrios habilita-
dos nos termos deste Decreto.

Pargrafo nico. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas


e cartrios, a que se refere este artigo, alm da legislao a que esto sujeitos, devero requerer
registro no Ministrio da Justia e sujeitar-se fiscalizao que por este ser exercida quanto ao
cumprimento do disposto no presente Decreto.

Art. 16 As empresas e os cartrios, que se dedicarem microfilmagem de documentos de


terceiros, fornecero, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:
I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;
II - que se responsabilizam pelo padro de qualidade do servio executado;
III - que o usurio passa a ser responsvel pelo manuseio e conservao das microformas.
Art. 17. Os microfilmes e filmes cpia, produzidos no exterior, somente tero valor
legal, em juzo ou fora dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira competente;
II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangei-
ra que os houver autenticado;
III - forem acompanhados de traduo oficial.

Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cpia resultantes da microfilmagem de docu-


mentos sujeitos fiscalizao, ou necessrios prestao de contas, devero ser mantidos pe-
los prazos de prescrio a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.

Art. 19. As infraes, s normas deste Decreto, por parte dos cartrios e empresas regis-
trados no Ministrio da Justia sujeitaro o infrator, observada a gravidade do fato, s penalida-
des de advertncia ou suspenso do registro, sem prejuzo das sanes penais e civis cabv
eis.
Pargrafo nico. No caso de reincidncia por falta grave, o registro ser cassado definiti-
vamente.

Art. 20. O Ministrio da Justia expedir as instrues que se fizerem necessrias ao cum-
primento deste Decreto.

Art. 21. Revoga-se o decreto n 64.398, de 24 de abril de 1969.

Art. 20. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.


Braslia, 30 de janeiro de 1996, 175 da Independncia e 108 da Repblica

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO


Milton Seligman
Dirio Oficial da Unio, de 31 de janeiro de 1996.