Guia de redução de custos para

escritórios de contabilidade
 ÍNDICE

1. INT ROD UÇÃO 3

2. FAÇA O MAPEAMENTO DE CUSTOS 4

3. IDENTIFIQUE AS FALHAS E GARGALOS 16

4. AD EQUE A INFRAE STRUTURA DE TECNOLOGIA 20

D O SEU ESC RITÓRIO C ONTÁB IL

5. AUTOMATIZE OS PRO C E SSOS MANUAIS 22

6. INVISTA NO TRE INAME NTO DA EQUIPE 25

7. FAÇA O GE RE NC IAMENTO CONSTANTE 28

8. CONCL USÃO 30

9. SOBRE A MASTE RMAQ 31

1
3

INTRODUÇÃO

Manter um escritório de contabilidade em funcionamento requer atenção

a diferentes detalhes. Mais do que atender clientes e cuidar de suas
questões contábeis, você precisa focar na gestão do seu negócio e pensar
em estratégias de redução de custos para melhorar a lucratividade do
escritório.

A dúvida é: como fazer isso? Existem algumas práticas que você deve
adotar para diminuir os custos.

Neste e-book, vamos apresentar algumas delas e dar dicas para você
implementá-las no seu dia a dia.

A seguir, falaremos sobre: mapeamento dos custos, identificação de falhas

e gargalos, adequação de infraestrutura de tecnologia, automatização de
processos manuais, treinamento da equipe e gerenciamento constante.

Quer entender mais sobre a redução de custos no seu escritório de

contabilidade? Continue a leitura e descubra 6 dicas para economizar com
algumas medidas práticas!
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2 FAÇA O MAPEAMENTO
DE CUSTOS

O primeiro passo para você conseguir reduzir os custos em seu

escritório é mapeá-los. Assim, você vai conseguir entender exata-
mente o que está sendo gasto, quais são as despesas recorrentes
e o que pode ser cortado.

Essa é a melhor maneira de cortar despesas sem perder a qua-

lidade do serviço ou comprometer a sua atividade principal. A
metodologia usada é a RKW, que propõe que os gastos do seu
escritório sejam incluídos em centros de custo.

De início, esse método é usado para formar o preço de venda

dos serviços, mas você também pode aproveitá-lo para entender
melhor os gastos do seu negócio.

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2.1 COMO CRIAR O MAPA DE CUSTOS

No mapa de custos, você deve fazer algumas etapas básicas para classificar cada despesa do seu
escritório. O objetivo disso é que você consiga somar os custos de cada centro e verificar o total de
despesas de todos eles. Veja o passo a passo para fazer isso:

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Divida o seu escritório em Insira cada um dos colaboradores Faça a soma dos salários dos
centros de custos — ou seja, nos seus respectivos centros de colaboradores de cada um dos centros de
separe-o em administrativo, RH, custo; custos. Adicione os valores referentes aos
gerência e qualquer outro setor encargos sociais, de acordo com o regime
que você achar necessário; tributário adotado por seu escritório;

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Verifique se há depreciação Indique as despesas e faça a Some todas as despesas de cada Encontre o custo fixo por centro
mensal nos centros de custo e distribuição para cada centro de centro de custo, incluindo a de custo, somando os salários,
lance-os em uma outra coluna; custo; depreciação no cálculo; encargos e despesas;

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Para criar o mapa, você pode criar uma tabela com as seguintes colunas: centros de
custo, número de colaboradores e salários. Nas linhas, liste quais são as despesas.
Preparamos um modelo dessa tabela para o seu escritório, onde você só vai precisar
inserir as suas informações - é só clicar aqui!

Seguindo essas etapas, você conseguirá descobrir o valor gasto mensalmente com
cada setor. Assim, você também poderá identificar se existe excesso de colaborado-
res em algum centro de custo e até quais são as despesas desnecessárias.

Nesse processo, você também deve analisar quais são seus custos fixos e variáveis.
Os custos variáveis são os que mudam de acordo com a quantidade de atendimen-
tos que o seu escritório está fazendo. Entre eles estão os gastos com impressão ou
algum tipo de comissão que seja oferecida aos contabilistas da sua equipe.

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AGORA, CONHEÇA QUAIS SÃO OS CUSTOS QUE VOCÊ DEVE MAPEAR:

2.1.1 Rentabilidade por contrato

Calculando a rentabilidade por contrato do seu escritório, você

encontra o percentual de retorno que cada empresa te oferece.
Para isso, você deve mapear os custos operacionais envolvidos
nos contratos e confrontá-los com a receita que seu escritório
recebe em cada caso.

Ao fazer essa comparação, você tem a taxa de rentabilidade

de cada contrato. Empresas que retornam baixa rentabilidade
são desfavoráveis para você, já que aumentam os gastos do seu
escritório e não geram lucro significativo.

Esse estudo de rentabilidade deve ser feito para todos os con-

tratos ativos e as informações encontradas precisam estar pre-
sentes no mapeamento de custos, justificando os investimentos.
Assim, você poderá rever e até encerrar os contratos não-lucra-
tivos, o que ajudará a reduzir os custos do seu escritório.

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AGORA, CONHEÇA QUAIS SÃO OS CUSTOS QUE VOCÊ DEVE MAPEAR:

2.1.2 Estrutura física

Os gastos com a manutenção da estrutura física do seu escritório tam-

bém precisam ser muito bem mapeados. Para isso, você precisa listar des-
de o valor do aluguel do espaço de trabalho (se for o caso) até as despesas
com eletricidade, internet, água, alimentação e limpeza.

Como esses são custos fixos, é importante que, dentro do possível, eles se
mantenham com um valor baixo para que você consiga manter a operação
plenamente. Algumas medidas podem te ajudar na redução dos gastos
com estrutura física, como substituir lâmpadas fluorescentes por lâmpa-
das de LED, por exemplo, podendo reduzir o consumo de energia elétrica
em até 50%.

Outra medida que pode te ajudar nisso é usar cores claras nas paredes - o
que ajuda a refletir melhor a luz - e iluminação natural. Além de reduzir
custos, a luz natural é mais agradável nos ambientes e pode melhorar a
qualidade do dia a dia dos seus colaboradores. Da mesma forma, medidas
educativas que incentivem a manutenção da limpeza e a economia de
água são muito bem-vindas.

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AGORA, CONHEÇA QUAIS SÃO OS CUSTOS QUE VOCÊ DEVE MAPEAR:

2.1.3 Folha de pagamento e faturamento

Os custos com pessoal precisam ser mapeados com cuidado. Nesse ponto,
você deve listar, além dos salários, todos os benefícios que são concedidos aos
colaboradores (como assistência médica, odontológica, farmacêutica, auxílios
de transporte e alimentação).

Além disso, outros custos eventuais, como confraternizações, treinamentos e

cursos, também devem ser mapeados. Dedicaremos um tópico especialmente
para tratar de dois assuntos que costumam gerar dúvidas no mapeamento de
custos: custos de ociosidade e absenteísmo.

a) Custo da ociosidade e absenteísmo

Nenhum negócio é produtivo 100% do tempo. Os períodos em que o po-

tencial do seu escritório não é utilizado têm um preço, o chamado custo da
ociosidade. Alguns especialistas defendem que esse custo deve ser mapeado
como um custo fixo, já que existe inevitavelmente. O cálculo leva em conta o
custo por hora de operação.

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AGORA, CONHEÇA QUAIS SÃO OS CUSTOS QUE VOCÊ DEVE MAPEAR:

Para encontrar esse número, você deve dividir o custo médio mensal da ativi-
dade pelo total de horas mensais que o seu escritório consegue operar. Com
uma estimativa de horas ociosas mensais, você conseguirá mapear quanto
dinheiro é gasto no seu negócio sem que haja retorno.

Essa despesa é impossível de ser eliminada, mas pode ser reduzida com es-
forços de otimização de rotinas, automatização de processos e mapeamento
de gargalos operacionais. Trataremos desses assuntos no próximo capítulo do
e-book!

Além do custo de ociosidade, é importante mapear os custos relacionados ao

absenteísmo, ou seja, às ausências não previstas dos seus colaboradores. Um
dia sem trabalhar gera gastos para o orçamento da empresa, e ter uma base
de cálculo para cada categoria de colaboradores é fundamental para que você
consiga reduzir as despesas.

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AGORA, CONHEÇA QUAIS SÃO OS CUSTOS QUE VOCÊ DEVE MAPEAR:

Existem diversos tipos de faltas: relacionadas a doenças, acidentes de traba-

lho e licenças parentais, por exemplo. Os níveis de absenteísmo podem ser
medidos por meio do controle das folhas de pagamento. Para isso, é funda-
mental que você diferencie as ausências justificáveis daquelas que não são.

Com esses dados em mãos, você deve calcular o quanto cada funcionário cus-
ta diariamente para o seu escritório e, assim, mapear os custos relacionados
às ausências.

Políticas internas podem amenizar esse tipo de custo. A fiscalização e o cum-

primento de protocolos de segurança do trabalho, por exemplo, garantem a
saúde do funcionário, assim como medidas que incentivem hábitos saudáveis
dentro e fora da empresa. Assim, as faltas por motivos médicos podem ser
diminuídas.

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AGORA, CONHEÇA QUAIS SÃO OS CUSTOS QUE VOCÊ DEVE MAPEAR:

2.1.4 Seguros

Ainda que o seu escritório de contabilidade se dedique a manter os pro-

cessos em ordem, a grande quantidade de informações que a sua equipe
lida diariamente coloca em risco a qualidade do trabalho. Inserir os dados
manualmente, usar diferentes ferramentas e precisar conferir os docu-
mentos individualmente são algumas das atividades que aumentam a
dificuldade dos processos.

A contratação de um Seguro de Responsabilidade Civil pode ser a saída

ideal nesse sentido. Considerando que a responsabilidade legal recai so-
bre o seu escritório em caso de danos culposos (os que não foram gerados
de forma voluntária), você pode se proteger de perdas financeiras com
um Seguro.

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AGORA, CONHEÇA QUAIS SÃO OS CUSTOS QUE VOCÊ DEVE MAPEAR:

Esse tipo de serviço é oferecido por corretoras e tem o objetivo de

arcar com danos nas empresas atendidas pelo seu escritório em caso de
falhas. No Seguro, são cobertos erros de cálculo, descumprimento de
prazos, furto ou dano de documentos e geração de multas por causa de
erro ou não lançamento de dados.

Assim, você se vê livre de despesas judiciais e honorários de advogados,

que podem comprometer a continuidade da operação do seu escritório.
O investimento em um Seguro de Responsabilidade Social é uma forma
de se proteger de despesas altas e imprevisíveis e, por isso, é um custo
que deve ser mapeado como estratégia de economia do seu escritório.

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AGORA, CONHEÇA QUAIS SÃO OS CUSTOS QUE VOCÊ DEVE MAPEAR:

2.1.5 Otimização de tributação

É fundamental que você mantenha um controle dos tributos pagos pelo seu
escritório, principalmente para verificar se existe a possibilidade de otimizá-
-los. Pode ser que o regime tributário escolhido no momento da abertura do
seu negócio não seja o mais adequado para o momento atual.

Os escritórios de contabilidade estão incluídos nas modalidades de organi-

zações que podem se enquadrar no Simples Nacional. Esse é um regime de
tributação que favorece as MPEs (Micro e Pequenas Empresas), com alíquo-
tas de impostos reduzidas, que podem diminuir (e muito) os gastos do seu
escritório.

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Mapear os custos com tributos é uma dica muito útil para reduzir gastos
desnecessários. Aqui, sugerimos que você busque a ajuda de um advogado
especialista em tributação, para ter certeza que o seu escritório está sendo
tributado pelo regime ideal.

Agora que você já sabe como mapear os custos, chegou o momento de identi-
ficar as falhas e gargalos que estão impedindo o crescimento do seu negócio.
Vamos lá?

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3 IDENTIFIQUE AS
FALHAS E GARGALOS

É bastante comum encontrar falhas e gargalos nos seus pro-

cessos operacionais. O problema está em não solucioná-los,
pois eles custam dinheiro e tempo do seu escritório de conta-
bilidade. Outra situação negativa é o fato de que esses obstá-
culos dificultam o alcance dos seus objetivos.

Identificar essas situações e pensar em estratégias para re-

solvê-las é uma maneira efetiva de diminuir os custos e ter
melhores resultados financeiros no seu negócio. Vale a pena
destacar que o mapeamento de custos feito anteriormente
pode te dar indicações nesse momento.

Não sabe o que avaliar?

Veja algumas dicas que vão te ajudar!

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3.1 ANALISE OS PROCESSOS DO SEU ESCRITÓRIO

Observe os processos realizados no seu negócio e veja qual é

o desempenho de cada um. Se você identificar que algum deles
tem resultados menores, pode ter certeza de que está diante de
um gargalo.

Um problema bastante comum em escritórios de contabilidade é

a gestão de notas fiscais eletrônicas ( NF-e ). Com a grande quan-
tidade de documentos fiscais dos clientes, é comum ter perda de
tempo procurando arquivos, calculando impostos e armazenan-
do conforme o período determinado pela legislação.

Usar um sistema que automatize o processo fiscal soluciona esse

problema. Com ele, você reduz as falhas humanas, ganha tempo
e produtividade, evita ter notas canceladas e encontra facilmen-
te as NF-e que precisa.

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3.2 DESENVOLVA UM PLANO DE AÇÃO

Conte com a sua equipe para desenvolver um plano de

ação que permita solucionar os problemas do seu escri-
tório. Busque ideias criativas e eficientes. O objetivo é
contar com a ajuda e o engajamento de todos os colabo-
radores — isso aumentará as suas chances de sucesso.

Faça um brainstorming e verifique diferentes planos.

Lembre-se de deixar alguns como segunda alternativa
caso o primeiro não apresente os resultados esperados.

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3.3 EXECUTE O PLANO DE AÇÃO

Execute o plano e pense sempre na otimização dos

processos. Voltando ao exemplo anterior: se você iden-
tificou que um dos problemas realmente é a gestão das
NF-e, analise os softwares disponíveis e contrate aquele
que te oferecerá o melhor custo-benefício.

Em seguida, mostre para todos como o sistema deve ser

utilizado e dê o suporte necessário aos seus colabora-
dores. Assim, você conseguirá reduzir custos sem fazer
grandes investimentos.

A identificação e a redução dos gargalos e custos podem

ser otimizadas com a ajuda da tecnologia. No próximo
tópico, falaremos sobre a infraestrutura de tecnologia
necessária para você ter processos mais eficientes.

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4
ADEQUE A INFRAESTRUTURA
DE TECNOLOGIA DO SEU
ESCRITÓRIO CONTÁBIL

A tecnologia pode contribuir positivamente para os escritórios

de contabilidade em duas frentes: infraestrutura e automação
dos processos. Neste momento, vamos falar sobre o primeiro
benefício, que se torna cada vez mais urgente nos dias de hoje.

A infraestrutura de tecnologia pode trazer diferentes pontos

positivos para os escritórios contábeis. Uma das principais van-
tagens é o fato de você poder se destacar como profissional em
um mercado tão competitivo, o que contribui para a obtenção de
lucros e para a sua permanência no mercado.

Nesse sentido, a implementação do projeto Sistema Público de

Escrituração Digital (SPED), que prevê a digitalização das in-
formações contábeis enviadas ao governo federal, exige que os
escritórios se atualizem e se preparem em questões de infraes-
trutura.

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 21

Os quesitos que devem ser avaliados e atualizados são: rede, veloci-

dade de internet, servidores e segurança dos dados. Como todos os
processos contábeis serão realizados por meios digitais, é preciso que
esses elementos funcionem de maneira adequada. Caso contrário,
os seus colaboradores não conseguirão executar suas funções com o
máximo de eficiência. Isso também pode implicar em perda de prazos e
outros problemas que podem levar até à aplicação de multas.

Os servidores devem servir para o armazenamento dos documentos

fiscais, que precisam ser guardados pelo período mínimo de 5 anos,
conforme determina a legislação. Ao mesmo tempo, você precisa criar
uma política de segurança que assegure a privacidade dos dados dos
clientes e do seu escritório, evitando o vazamento de informações e
outros problemas.

A seguir, falaremos melhor sobre o segundo benefício da tecnologia:

a automação dos processos.

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5 AUTOMATIZE OS
PROCESSOS MANUAIS

Um dos entraves existentes nos escritórios de contabilidade é a

realização de processos manuais. Enquanto o contador faz essas
tarefas, a parte estratégica de suas responsabilidades é deixada
de lado, o que pode fazer com que o seu negócio não atinja o
potencial máximo.

A automatização de processos manuais oferece mais agilidade

e eficiência na realização das atividades. Como os seus colabo-
radores ficam com mais tempo livre, é possível focar em ações
realmente importantes para que o seu escritório cresça de ma-
neira sustentável.

Você conseguirá automatizar os processos em seu escritório

usando softwares de gestão , que integram os dados dos diver-
sos departamentos do escritório e os deixam acessíveis para
todos os colaboradores.

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 23
A ideia, portanto, é deixar a tecnologia cuidar de algumas tarefas
que não precisam ser acompanhadas o tempo todo, para reduzir
custos no seu escritório.

Entre os benefícios obtidos com essa prática, podemos citar:

5.1 INTEGRAÇÃO

A rotina do escritório se torna mais simples com a auto-

mação de processos, pois um software garante a inte-
gração entre os processos do seu negócio. Essa medida
facilita a comunicação com e entre a equipe, asseguran-
do que as tarefas obrigatórias — como a emissão de NF-
e, por exemplo — sejam sempre realizadas.

5.2 AGILIDADE

Os processos se tornam muito mais ágeis a partir da

automação de processos. Ao contar com um software de
gestão, você pode atrelar mais de uma atividade para um
mesmo cliente, acompanhando cada tarefa. O resultado
é a diminuição dos erros e a otimização do trabalho de
forma geral.

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5.3 SEGURANÇA

A tecnologia traz mais segurança aos processos do seu

escritório. Além dos dados dos clientes ficarem protegi-
dos, você pode identificar a necessidade de outras mu-
danças que podem melhorar os seus resultados.

Isso tudo significa que, apesar de existir um investimen-

to inicial na tecnologia, você poderá reduzir custos em
médio e longo prazo.

Você se lembra do que dissemos lá em cima sobre o au-

mento da lucratividade também passar pelo bom apro-
veitamento do tempo e dos recursos disponíveis, certo?
Para conseguir isso com mais eficiência, é preciso inves-
tir em treinamento. É o que veremos a seguir!

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 25

6 INVISTA NO TREINAMENTO
DA EQUIPE

O treinamento dos colaboradores é uma prática essencial para

desenvolver habilidades, aumentar a produtividade , otimizar
o trabalho e evitar erros que podem gerar prejuízo para o seu
escritório.

Se você parar para analisar, verá que uma equipe sem treina-
mento trabalhará por meio de tentativas e erros. Isso não é bom
para o seu negócio nem para os colaboradores, que podem se
sentir desmotivados e desvalorizados. Quando essas sensações
atingem sua equipe, o resultado é a redução da produtividade.
O trabalho também passa a ser realizado sem tanto critério, e
erros mais grotescos podem acontecer.

Por outro lado, o treinamento da equipe traz diversos benefícios.

Veja alguns deles

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6.1 MELHORA A PRODUTIVIDADE

Os colaboradores conseguem tirar suas dúvidas sobre

os sistemas que utilizam e descobrem novas maneiras
de executar os trabalhos. Eles também conhecem as
melhores práticas contábeis, que ajudam a aperfeiçoar
o trabalho realizado.

6.2 AUMENTA A CONFIANÇA DO COLABORADOR

O conhecimento extra gerado pelo treinamento refor-

ça a confiança do seu colaborador, que tende a cometer
menos erros em seu trabalho. Ele consegue desempe-
nhar melhor suas funções e atender os clientes com
mais eficácia.

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6.3 MELHORA A VANTAGEM

COMPETITIVA DO ESCRITÓRIO

O capital humano é o principal ativo de qualquer empre-

sa — e com um escritório de contabilidade não é diferen-
te. Ao incentivar o treinamento da equipe, você deixa
claro que os colaboradores são importantes.

Ao mesmo tempo, eles se tornam mais engajados e

tendem a apresentar excelentes resultados, o que pro-
porciona uma grande vantagem competitiva para o seu
escritório.

Depois de todas as etapas que vimos, chegaremos à

última: o gerenciamento constante. Quer entender mais
sobre esse último tópico? Continue lendo!

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7 FAÇA O GERENCIAMENTO
CONSTANTE

Você pode ter o seu escritório de contabilidade e executar

todas as etapas que destacamos até agora. Porém, sem um
gerenciamento constante , todos os resultados positivos
podem ser deixados de lado.

É preciso estar por dentro de todos os custos, gastos, pro-

cessos e atividades realizadas, além de identificar os erros
que fazem o escritório perder dinheiro. Você também deve
verificar oportunidades que aumentem o seu lucro e ge-
rem economia para o negócio.

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 29

Dessa forma, você conseguirá diminuir os gastos sem perder qualidade. Por isso,
esteja sempre presente e aposte no gerenciamento constante para conquistar os
seguintes benefícios:

Redução de perdas; Aumento de produtividade; Manutenção de talentos;

Registro de processos Redução de custos.

eficientes;

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30

CONCLUSÃO

Como você viu, a redução de custos é necessária para que o seu escritório
de contabilidade tenha sucesso e mais vantagens competitivas. Neste
e-book, mostramos as principais práticas que você pode adotar para
conquistar o seu objetivo.

A ideia é mapear processos, identificar falhas e gargalos, adequar a

infraestrutura de tecnologia, automatizar processos manuais, treinar seus
colaboradores e gerenciar constantemente. Essas ações farão com que a
sua equipe seja mais eficiente, tenha menos retrabalho, reduza erros e gere
menos custos.

Agora que você já sabe o que fazer, lembre-se de contar com a tecnologia
nesse processo e siga em frente: com certeza, você terá muitos resultados
positivos para comemorar!

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9 SOBRE A
MASTERMAQ

A Mastermaq é especialista em soluções para escritórios

contábeis. Com 25 anos no mercado, investe em pesquisa
e desenvolvimento para oferecer produtos e serviços
baseados em softwares que aumentam a produtividade e a
eficiência dos clientes.

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