Manual UFCD 0626

Disciplina: CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL E ARQUIVO
MODULO 2 – UFCD 0626 – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DO POSTO DE TRABALHO

Duração de referência: 25h/33 aulas
Organização e gestão do posto de trabalho
 Noção de Ergonomia
 Factores ambientais
 Gestão dos espaços
 Equipamento de escritório
 Materiais e utensílios de escritório
Objectivos:
 Compreender a importância da Ergonomia na saúde e bem estar do trabalhador e
consequente produtividade.
 Reconhecer a importância da localização e instalação do escritório na criação de
boas condições de trabalho.
 Relacionar a funcionalidade do escritório com os factores ambientais e a gestão
dos espaços de trabalho.
 Identificar o equipamento, materiais e utensílios de escritório
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
1. ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DO POSTO DE TRABALHO
LOCAL E POSTO DE TRABALHO
Entende-se por local de trabalho todo o local destinado à implantação de postos de trabalho e
por posto de trabalho, o espaço que o trabalhador ocupa quando desempenha uma tarefa.
É importante que um posto de trabalho esteja bem desenhado, para o que deverá obedecer a
regras decorrentes da aplicação dos princípios da fisiologia e da biomecânica, criando
condições para a definição de esforços aceitáveis, pois evitará as doenças relacionadas com
condições laborais deficientes, designadamente, a fadiga excessiva ou desgastante do
organismo, para além de assegurar maior produtividade do trabalho.
De acordo com Freitas (2003), “o posto de trabalho deve ser desenhado tendo em conta o
trabalho e a tarefa que vai realizar, a fim de que esta seja executada de modo confortável e
eficiente”.
Para tanto, há que considerar quer os movimentos exigidos pelo trabalho como, as posturas e
o esforço intelectual. Se o posto de trabalho for adequadamente desenhado, o trabalhador
poderá manter uma postura de trabalho correta e cómoda, sendo certo que se assim não for,
poderão decorrer várias consequências para a saúde.
1
2. CONCEITO DE ERGONOMIA E FATORES A TER EM CONTA NA CONSTRUÇÃO DO LOCAL DE

TRABALHO
A necessidade de rentabilizar o trabalho levou ao estudo das condições em que este é

realizado e da forma como o homem a ele se adapta, dando origem ao conceito de ergonomia.
A Ergonomia é assim a ciência da adaptação das máquinas, equipamentos e ambiente dos

locais de trabalho à fisiologia e à psicologia do homem. Inicialmente dirigida à produção fabril,
alargou-se depois a todos os setores, incluindo o escritório.
2.1. Estudo do trabalho
Cada tipo de trabalho tem as suas próprias exigências, originando por vezes graves
pertubações físicas e/ou psiquicas, ocasionadas não só pelas condições ambientais (ruídos,
emanações, áreas de trabalho exíguas ou inadequadas, etc.) - doenças profissionais e outros
distúrbios, sobretudo o stress decorrente da fadiga nervosa.
É assim necessário fazer um estudo aprofundado das condições em que um trabalho se realiza,
para procurar minimizar os problemas específicos que acarreta, no sentido de conseguir
ajustar a tarefa com o trabalhador.
2.2. Organização científica do trabalho
Qualquer organização procura aumentar a sua produtividade, ou seja, a relação entre o que
produz e os recursos que utiliza. Há assim que estabelecer uma procura científica das
condições de trabalho ideais, que resultam do melhor aproveitamento das capacidades físicas
e mentais do homem, conjuntamente com a criação de condições favoráveis à produção, e a
adaptação dos meios de trabalho às capacidades manifestadas.
2
Quais os principais aspetos a ter em conta?
Os estudos ergonómicos são complexos e interrelacionam várias ciências (anatomia, fisiologia,

psicologia, biomecânica, etc.) e exigem a colaboração conjunta de especialistas.
Podemos contudo dizer que os aspetos principais a ter em conta são os seguintes:
 Adaptação dos locais de trabalho ao trabalho que neles se vai executar;

 A criação de condições favoráveis para cada trabalhador se sinta bem fisica e
psicológicamente e possa atingir o seu máximo de produtividade;
 A prevenção de acidentes de trabalho e de problemas de saúde;
 A organização de métodos e a racionalização do trabalho.
Que resultados se podem conseguir?

 A diminuição da fadiga e tensão psicológica,
 A redução de riscos e de doenças profissionais
 O aumento da produtividade
 O estímulo da criatividade,
 A realização profissional.
2.3. Inter-relação homem/local de trabalho/ambiente/máquinas e sistema laboral
Há assim uma relação estreita e interativa entre o Homem, seu local de trabalho, o ambiente
em que este se desenvolve, as máquinas que utiliza e o sistema laboral em que está inserido.
Cada um desses fatores condiciona e influencia os outros.
 É necessário escolher a pessoa certa para um determinado trabalho.

 O local deve ser adequado às tarefas a desempenhar.
 As máquinas devem ser as que melhor e com menos desgaste e custos (financeiros e
de esforço humano) permitam realizar o trabalho.
 O ambiente deve ser propício à sua realização e eficiente e eficaz.
 O sistema laboral deve estabelecer estratégias que permitam a racionalização do
trabalho e a obtenção dos objetivos.
3
3. A localização e instalação do escritório
O bom funcionamento e máximo aproveitamento dos serviços de escritório dependem em

grande parte da instalação correta do escritório.
Já lá vai o tempo, em que os empresários/ dirigentes das empresas se limitavam a exigir dos
seus funcionários o cumprimento das suas tarefas sem olhar às condições de trabalho, a que
estavam sujeitos.
Atualmente a maioria das empresas estuda cuidadosamente o material da construção e o

equipamento. As pessoas estão mais sensibilizadas para estes problemas, porque concluíram
que a rentabilidade de qualquer ser humano, está intimamente relacionada com o ambiente
de trabalho em que está inserido.
Por outro lado, a medicina tem vindo a preocupar-se com a necessidade de criação de boas
condições de trabalho, em consequência de serem crescentes as situações de stress, de
deficiências auditivas e visuais, bem como situações de doença profissional, em consequência
de um local de trabalho agressivo para os profissionais que nele operam.
Deste modo, a escolha do local, onde irá desenvolver-se a atividade de escritório, deve ser
estudada de forma a proporcionar aos profissionais desta actividade, condições de higiene e
segurança.
Para o efeito é necessário que a implementação do local de trabalho respeite alguns princípios
funcionais, que contribuam para criar boas condições de trabalho, nomeadamente os
relacionadas com a iluminação, a climatização, a cor, os ruídos, o design do equipamento, a
organização dos espaços de trabalho, entre outros.
Estes princípios designaram-se por princípios ergonómicos e resultaram do desenvolvimento

de uma nova ciência – a ERGONOMIA.
3.1. Conceito de Ergonomia:
A palavra "Ergonomia" vem de duas palavras Gregas: "ergon" que significa trabalho, e
"nomos" que significa leis. Hoje em dia, a palavra é usada para descrever a ciência de
"conceber uma tarefa que se adapte ao trabalhador, e não forçar o trabalhador a
adaptar-se à tarefa".
Ergonomia – é a ciência cujo objectivo é estudar as características laborais de forma a

adequar o local de trabalho e o equipamento ao trabalhador, gerando mais conforto,
segurança, eficiência e produtividade.
Ergonomia - é a ciência que estuda o Homem no local e em situação de trabalho, com a

finalidade de garantir a sua integridade física e mental e proporcionar-lhe bem-estar.
4
Conhecida comummente como estudo científico da relação entre o homem e seus

ambientes de trabalho, a ergonomia tem alguns objetivos básicos que são: possibilitar
o conforto ao indivíduo e proporcionar a prevenção de acidentes e do aparecimento
de patologias específicas para determinado tipo de trabalho.
São constantes os estudos feitos a respeito da relação do homem com o ambiente de

trabalho, o conforto ou mesmo horas de descanso. Ambos são de grande importância,
mas, poucas pessoas prestam atenção nestes detalhes. A ergonomia vem justamente
estudar estas medidas de conforto, a fim de produzir um melhor rendimento no
trabalho, prevenir acidentes e proporcionar uma maior satisfação do trabalhador.
3.2. Objetivos da Ergonomia:
Numa primeira análise os objetivos da ergonomia são:
Criar ao Homem boas condições de trabalho.

Proporcionar à empresa maior rentabilidade no trabalho produzido pelo Homem
Só criadas boas condições de trabalho é que se torna possível proporcionar à empresa maior
rentabilidade no trabalho produzido pelo homem.
Para além dos objetivos mencionados a Ergonomia também permite:
Diminuir o stress
Diminuir o número de acidentes de trabalho;
Diminuir a incidência de doenças profissionais.
Aumentar a eficácia do trabalho;
Prevenir a fadiga;
Proporcionar maior satisfação do trabalhador
Obter maior eficácia das máquinas e instalações
Legislação: Decreto-Lei nº 243/86 de 20 de Agosto
A aplicação de alguns princípios da Ergonomia permite uma organização do posto de trabalho

mais racional e mais de acordo com as necessidades dos trabalhadores no sentido de se
conseguirem melhores níveis de desempenho por parte destes e consequentemente uma
melhor rentabilização dos investimentos em máquinas e equipamentos.
3.3. Fatores Ambientais
Dos fatores que mais afetam o desempenho do trabalho pelos profissionais são de destacar
os fatores ambientais, aqueles que se relacionam diretamente com o funcionamento das
instalações.
Na instalação de um escritório, devemos atender a um conjunto de factores que influem no

rendimento do trabalho do homem.
5
Entre eles são de destacar os fatores ambientais:
a iluminação,
a cor,
a temperatura,
o arejamento e
os ruídos
que influenciam de uma forma decisiva a produtividade do Homem, bem como a sua própria
saúde física e mental.
Vamos então analisar esses fatores:
A iluminação
Uma boa iluminação é aquela que permite a realização do trabalho com o mínimo esforço.
Uma iluminação insuficiente exige um maior esforço do trabalhador, provocando problemas
de visão, cansaço, dores de cabeça e desconforto, contração dos músculos faciais e postura
incorreta. O trabalhador vê afectada a sua capacidade de trabalho e a sua integridade física.
Uma boa iluminação será, então, aquela que permite a realização do trabalho com o mínimo
de esforço físico.
A luz natural é a mais aconselhada e na sua impossibilidade ou insuficiência deve recorrer-se a
luz artificial fluorescente por se menos agressiva e, simultaneamente mais barata e mais
intensa.
Para uma boa utilização da luz natural, o local deve ter janelas cuja superfície seja um sexto da
área do solo.
Alguns aspetos a considerar relativamente à posição ou incidência da fonte de luz:
A fonte de luz não deve incidir diretamente

nos olhos do trabalhador, antes deve incidir no
trabalho a executar.
A fonte luminosa deve situar-se à esquerda
do operador para os indivíduos destros e à sua
direita para os esquerdinos, de forma a que o
braço do operador não se interponha entre a
fonte luminosa e o trabalho a executar.
Devem evitar-se possíveis fontes de
deslumbramento ou encandeamento.
6
A cor
Estudos recentes vêm provar que a cor tem influência na

luminosidade dos espaços e no estado de espírito dos
indíviduos. À cor mal escolhida atribui-se irritabilidade e
fadiga.
Deste modo, verificou-se que as cores claras são as mais

aconselhadas porque aumentam a luminosidade do espaço,
criam a sensação de maior espaço e também tornam o
ambiente mais relaxante favorecendo a concentração
intelectual.
Os escritórios necessitam de luz, espaço e ambiente
relaxante, pelo que devem ter paredes e tetos com cores
claras.
Todo o restante material necessário para equipar e ornamentar o escritório deve contrastar
com o fundo (para evitar a sensação de monotonia e de rotina).
É importante que o local de trabalho seja equipado com material que contraste com a cor do
meio ambiente e seja alegrado com “notas de cor” por ex. uma pintura na parede ou uma jarra
de flores, etc.
A cor favorece o ambiente
É importante criar um ambiente harmonioso e tonificante, uma vez que influi no conforto
afetivo, daí que:
Para grandes superfícies – cores deslavadas e quentes

Para pequenas superfícies – cores vivas e frescas
Para trabalhos intelectuais – cores calmas
Efeitos psicológicos da cor:
Repousantes – Verde (ação equilibrante), Azul (ação calmante), Violeta (facilita o

sono).
Excitantes – Encarnado (excita o sistema nervoso), Laranja (aumenta a vitalidade),
Amarelo (aumenta a criatividade cerebral)
O Arejamento
O ambiente onde se trabalha deve estar isento de poeiras, odores, fumos, etc..
Um bom ambiente de trabalho exige que nos sintamos confortáveis. Para essa sensação de
bem-estar contribui uma temperatura adequada e um eficaz processo de circulação e
renovação do ar.
É conveniente existir um arejamento natural e suficiente para que haja sempre ar puro. Devem
existir janelas em número adequado para se obter um bom arejamento. No entanto, nem
7
sempre é possível que o arejamento natural seja suficiente, tornando-se necessário recorrer
ao ar condicionado.
A renovação do ar deve ser feita com tanta maior frequência quanto menor for o local de
trabalho e atendendo sempre à temperatura e à humidade que é necessário manter.
A temperatura
A temperatura é um dos fatores que mais influi no rendimento do trabalho do homem. Ao

calor e ao frio em excesso atribui-se uma influência negativa na produtividade. De uma
maneira geral, podemos considerar que a temperatura óptima para o nosso local de trabalho
deve oscilar entre os 18º e os 22º C.
Com o objectivo de se obter, em qualquer época do ano, condições climáticas favoráveis,

recorre-se a aparelhos como, por exemplo, aparelhos de ar condicionado, aquecedores,
ventoinhas, etc.
A produtividade intelectual é seriamente afectada pela inexistência de condições climáticas

favoráveis.
Não devemos esquecer que a temperatura ideal deve atender à natureza do trabalho:
Trabalho sedentário – 19 a 21oC

Trabalho ligeiro de pé – 18o C
Trabalho pesado de pé – 15 a 17o
As temperaturas perfeitas para as pessoas com mais de 40 anos, são 1º C mais

elevadas, que as actividades referenciadas.
8
Ruídos
Ruído é o som que incomoda.

Aos ruídos está associado o “stress”.
Os danos provocados pelo ruído são variados, desde o risco de perda de audição, aumento da
fadiga, doenças do sistema nervoso, diminuição da capacidade de concentração até à
diminuição do rendimento de trabalho.
Assim, aconselha-se a filtrar do escritório todos os barulhos existentes no seu interior,

resultantes, nomeadamente, da normal utilização do equipamento e também os provenientes
do exterior. Daí a razão de não ser favorável a localização do escritório junto da parte fabril das
empresas ou junto a ruas muito movimentadas. Por vezes é necessário recorrer a substâncias
isoladoras, capazes de amortecer o ruído, como a corticite, esferovite, fibra de vidro, …
Os ruídos provenientes do exterior são sintoma de que na escolha do local para o escritório
não foram observadas as condições aconselháveis, pelo que, agora, apenas resta o recurso a
substâncias isoladoras para minimizar os seus efeitos.
Quanto aos ruídos interiores, podemos minimizá-los substituindo o equipamento por outro
mais silencioso, isolar os gabinetes de recepção, alcatifar salas, colocar suportes de borracha
nas cadeiras e nos móveis.
9
4. A GESTÃO DOS ESPAÇOS E DOS EQUIPAMENTOS
“A correta instalação do escritório e consequente criação de boas condições de trabalho,

depende não só da correta harmonização dos fatores ambientais, mas também da escolha do
equipamento e sua distribuição.”
Os escritórios não podem funcionar só com pessoas. As pessoas para poderem desempenhar
convenientemente as tarefas que lhe são distribuídas necessitam de possuir o equipamento
(mobiliário, máquinas e utensílios) adequado ao exercício dessas tarefas e que lhes
proporcione o conforto necessário, de modo a produzirem trabalho rentável, com o mínimo de
saturação possível.
Todos os equipamentos que compõem um posto de trabalho devem estar adequados às
características psicofisiológicas dos trabalhadores e à natureza do trabalho a ser executado.
4.1. O EQUIPAMENTO
O equipamento é constituído pelo:
1. Mobiliário
2. Máquinas e utensílios
de que o local de trabalho dispõe, de forma a tornar possível a realização da atividade

produtiva.
A escolha do equipamento deve obedecer a condições de Ergonomia. Assim, a seleção do

equipamento deve contribuir para maximizar o rendimento, com o mínimo dispêndio de
recursos.
1. MÁQUINAS E UTENSÍLIOS
A escolha da maquinaria e utensílios deverá atender:

 - às funções que irão desempenhar;
 - às qualificações profissionais dos utilizadores;
 - aos ruídos que provocam.
Habitualmente a aquisição de novos equipamentos exige que a empresa proceda a acções de

formação profissional, de forma a dotar os seus operadores das competências necessárias à
sua utilização.
“A máquina passou a exigir do Homem maior qualificação profissional”.
2. O MOBILIÁRIO
A escolha do mobiliário deve ter em atenção diversos factores:
 a função que irá desempenhar;

 o espaço disponível para o receber e o número de trabalhadores;
10
 o conforto (indispensável ao seu bem-estar),

 o aspecto estético (devem ser modernos e atraentes, a cor deve respeitar o fundo em que
se integra).
 o tipo de material (duradouro e de metal de preferência, apesar de serem mais “frios”
protegem os documentos do fogo).
2.1. A mesa e a cadeira do profissional de secretariado
No que respeita ao profissional de secretariado e considerando a importância de que se

revestem, para ele, a sua mesa e cadeira, a escolha destas peças deve atender às suas
características pessoais (estatura).
A Mesa
 A mesa deverá apresentar uma superfície adequada às actividades a desempenhar

pelo profissional;
 As mesas deverão ter dimensões que permitam que um homem ou mulher
independentemente da sua estatura, possam trabalhar à vontade e possam alcançar
e atingir qualquer ponto da secretária (sem esforço);
 O tampo deve estar a uma altura do solo de cerca de 78 cm.
 A gaveta central não deverá ter a profundidade do tampo pois, nesse caso, a sua
utilização exige que o profissional se afaste da mesa sempre que precisar de a
utilizar. Uma profundidade de 20 cm parece ser a adequada.
Dimensões da secretária
As dimensões da secretária e dos planos complementares (mesas e secretárias auxiliares)
devem ser estudadas de forma a permitir:
 A colocação dos utensílios e equipamentos de mais frequente utilização sem

prejudicar a área de escrita e consulta de documentos.
 O acesso a qualquer ponto da mesa por parte do utilizador.
Dimensões aconselháveis de uma mesa de trabalho
Máxima: Largura 75 cm x Comprimento 196 cm x Altura 80 cm

Estas dimensões permitem que um profissional de pequena
estatura alcance sem esforço um documento A4 em qualquer
parte da secretária.
11
Mínima: Largura 60 cm x Comprimento 75 cm x Altura 60 cm

Estas dimensões permitem que um profissional de grande estatura
trabalhe à vontade sobre um documento de formato A4.
A cadeira
(deve oferecer ao corpo numerosos pontos de apoio)
Para que a cadeira do profissional de secretariado possa dar ao corpo todos os pontos de
apoio necessários, deve apresentar determinadas características, sob pena de conduzir a
posturas corporais incorrectas, com as consequentes sequelas nos indivíduos.
Deste modo, para permitir uma posição natural do corpo, é desejável que a cadeira possua:
 Um encosto regulável, adequado a um correcto posicionamento da coluna vertebral;
 Um assento regulável (altura), a fim de nos podermos sentar de forma a que os

nossos cotovelos fiquem ligeiramente acima do tampo da mesa;
 Um assento, cuja forma, contribua para uma distribuição do nosso peso por toda a
superfície.
 Apoio para os pés
 Este dispositivo é muito útil para quem não apoia bem os pés no chão. Deve ser
estável para dar aos pés apoio sólido e evitar escorregamentos; Deve ter a altura
regulada de acordo com o nível da cadeira.
12
Gestos e posturas
o mobiliário tem de estar adaptado ao trabalhador e à tarefa que desenvolve no âmbito da sua
atividade profissional (seja de pé, seja sentado).
https://www.youtube.com/watch?v=0pyHm0mUM8c
A postura tem de ser cuidada, pois pode provocar:

• fadiga, dores lombares e cãibras;
• problemas permanentes na coluna.
Estes problemas podem ser evitados com:

• assentos mais adequados a cada tipo de função;
• dimensões do assento adequadas ao utilizador, permitindo variações de postura;
• assento e mesa, num conjunto integrado.
No trabalho de pé o trabalhador deve (se possível):

• sentar-se durante as interrupções de trabalho;
• nos maiores intervalos, colocar as pernas numa posição elevada;
• executar o trabalho sentado sempre que possível.
13
4.2. A DISTRIBUIÇÃO DO EQUIPAMENTO E A GESTÃO DOS ESPAÇOS
Da mesma forma que nos devemos preocupar com os fatores ambientais, também é bastante
importante não esquecermos a correta instalação dos serviços, nomeadamente, no que
concerne à disposição do equipamento: mobiliário e ferramentas de trabalho/utensílios.
Assim para que haja boas condições de trabalho e se obtenha o melhor rendimento possível, é
fundamental gerir adequadamente os espaços:
Assim, é indispensável que cada indivíduo tenha o seu próprio espaço e que esse espaço seja
só por si utilizado e ainda que a sua deslocação nas instalações seja fácil e não colida com o
espaço próprio dos outros colegas.
A independência nos espaços de trabalho é um princípio a considerar na instalação dos

escritórios.
A inexistência de uma boa gestão do espaço poderá sobrelotar o escritório, seja em mobiliário
e restante equipamento, seja em indivíduos e respectivos postos de trabalho.
Esta situação poderá contribuir para um certo atropelo de uns pelos outros, dificultando as
deslocações e o acesso ao material, e para multiplicar o ruído e outras situações que
contribuem para sensações de desconforto e para que o trabalho se torne menos produtivo.
Por vezes não é só a quantidade de mobiliário que cria situações negativas (atropelo, sufoco,
dificuldade de deslocação), mas sim a forma como esse mobiliário é distribuído pelo espaço.
14
Considera-se ideal a disposição em que os móveis não impedem os seus utentes de:
- possuírem o seu próprio espaço de trabalho;

- facilmente terem acesso a todo e qualquer material;
- desenvolverem o seu trabalho sem atropelos e “sufoco”, apesar de se encontrarem
abertas gavetas ou armários;
- e ainda que lhes facilite ou reduza os movimentos ou deslocações que sejam
obrigados a efectuar.
Os aquecedores, ventoinhas e outros utensílios devem ser dispostos de modo a não
estorvarem nem dificultarem os trabalhos no interior das instalações.
Gerir os espaços, tendo em vista a rentabilidade, é
 conhecer bem as instalações; (no sentido de podermos escolher locais de acordo com
os nossos objectivos)
 conhecer as necessidades de mobiliário e restante equipamento, atendendo às

funções (tarefas que se irão realizar) e também ao pessoal (a fim de adquirir apenas o
mobiliário e equipamento indispensável);
 distribuir o equipamento respeitando:
. a independência dos espaços de trabalho
. a necessidade de espaços amplos que permitam a livre movimentação e circulação.
15
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
Nome: _________________________________________________________Nº _____ Tª _________
Data: ___-___-___ Avaliação: _____________________ Professor: __________________
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
1. Aplicando os conhecimentos que possuis sobre Ergonomia:
Analisa e comenta a seguinte situação, referindo-te aos aspectos que consideras com implicações
negativas para a empresa, e que reflectem más condições de trabalho no escritório. Detectadas as
anomalias, indica o que farias para alterar esta situação.
2. A correcta instalação do escritório e consequente criação de boas condições de trabalho, depende

não só da correcta harmonização dos factores ambientais, mas também da escolha do equipamento e
sua distribuição.
2.1. Para equipar um escritório em termos de mobiliário, a que factores se deve atender?
2.2. A escolha das diferentes máquinas deve atender a que critérios?
2.3. Explica o que significa gerir os espaços?
2.4. Quais as consequências da inexistência de uma boa gestão do espaço?
2.5. Qual a disposição ideal do mobiliário?
2.6. Quais as vantagens de uma adequada gestão dos espaços
16
FICHA DE TRABALHO
RESOLUÇÃO
17
4. O EQUIPAMENTO DE ESCRITÓRIO
Os escritórios não podem funcionar só com pessoas. As pessoas para poderem desempenhar
convenientemente as tarefas que lhe são distribuídas necessitam de um espaço próprio com
condições que promovam e estimulem a sua produtividade, para isso devem dispor de
mobiliário e ferramentas de trabalho que facilitem a sua atividade.
Mobiliário: secretária, cadeiras, estante/armário, mesa de apoio, ficheiros (de armário, de

gavetas, etc.
Máquinas: computador, impressora, fotocopiadora, máquina de calcular, fax, scanner,

telefonedestruidora de papel, projetor de vídeo, videoconferência, etc.
Utensílios de uso corrente: furador, agrafador, saca-agrafos, datadores, numeradores,

carimbos, almofada para caribos, pesa-cartas, cesto para correspondência, molha dedos, etc.
Material de escrita e reprografia: pastas/dossiers, sobrescritos, agendas, papel, réguas, cola,

tesoura, agrafos, fita-cola, clips, tinteiros, bloco memorando/mensagens, etc.
Em seguida, vamos estudar algumas ferramentas fundamentais ao trabalho do profissional de

secretariado e que se encontram presentes em qualquer escritório.
18
Fotocopiadora – A máquina de fotocopiar é um instrumento que permite a reprodução de

documentos, a preto e branco ou a cores, a partir de um original.
Apesar de existirem inúmeros modelos no mercado, as fotocopiadoras assentam,
básicamente, nos mesmos príncipios, apresentando, no entanto, características e funções
diversas:
- cópias a preto e branco ou a cores;

- redução e ampliação das cópias;
- reprodução frente e verso;
- Alimentação automática e folha a folha;
- Separar conjuntos de cópias e agrafar;
- vários tamanhos de papel;
- etc.
Quanto aos formatos, temos fotocopiadoras

de secretária, de carro móvel e portáteis.
Computador – o computador é uma máquina capaz de

receber, tratar, armazenar e fornecer informações de
forma automática, com grande rapidez e precisão.
Dispondo de inúmeros programas operacionais como
processador de texto, folhas de cálculo, base de dados,
agendas, correio eletrónico, tonou-se uma ferramenta
indispensável no escritório atual. Um profissional de
secretariado, consciente e atualizado, tem hoje de ter
conhecimentos de informática, na ótica do utilizador,
dominando programas indispensáveis como os que
mencionámos acima.
Telefax – é uma máquina que permite a transmissão, via

telefónica, de um documento, para qualquer parte do mundo,
em poucos segundo. Através do fax o documento é transmitido
de um aparelho para outro. Tem a vantagem de permitir o
envio, bastante rápido, de textos, fotografias, desenhos, etc..
Embora tenha vindo a ser substituído, em algumas situações,
pelo correio eletrónico, o fax continua a ser muito utilizado em quase todos os escritórios. Para
o escritório, o fax apresenta uma vantagem acrescida: permite enviar documentos que exijam
assinaturas para identificação, como contratos, documentos de operações bancárias, tornando
muito mais fácil a circulação de documentação oficial.
Scanner – é uma máquina que permite digitalizar textos, imagens e fotografias.
19
Projetor de vídeo – é um projetor de imagem num ecran e assemelha-se a

um retoprojetor.
Videoconferência – Serviço de comunicação que permite a reunião de

um grupo de pessoas situadas em diferentes locais, ligadas entre si
através de uma rede de computadores, câmaras de vídeo e
microfones. É uma maneira úril de conduzir uma reunião e poupa em
tempo de viagens e custos.
Destruidora de papel – Permite destruir papel para mais tarde ser reciclado.
Calculadora – é uma máquina que permite fazer operações aritmeticas. Com

elas podem-se efetuar desde as mais elmentares operações aritméticas até
outros cálculos de maior complexidade, com eficiência, rapidez e com esforço mental
reduzido.
Quanto à forma de registo, as calculadoras podem ser escreventes/Impressoras (apresentam
os registos numa fita de papel); não escreventes/não impressoras (os registos aparecem num
visor luminoso) e mistas (apresentam os registor num visor luminoso e numa fita de papel).
Atividade proposta:
- Classifica as calculadoras representadas nestas imagens.
20
Utensílios de uso corrente
Além de todas estas ferramentas de trabalho que acabámos de estudar, existem, também
diversos utensílios de escritório – furadores, agrafadores, saca-agrafos, datadores,
numeradores, carimbos, pesa-cartas, etc – indispensáveis em qualquer escritório.
Estes utensílios são objetos de uso quotidiano, facilmente manuseados por qualquer pessoa,
uma vez que a sua utilização não é muito exigente.
A breve descrição que vamos fazer pretende dar algumas noções sobre o seu modo de
funcionar e também sobre a sua utilidade.
Furador – Destina-se a permitir, através das perfurações que faz, o arquivo de

folhas e documentos em pastas apropriadas.
Agrafador – Utiliza-se para prender documentos através de agrafos ou grampos.

Os agrafadores utilizam agrafos de medidas diferentes, que são introduzidos
num carregador.
Normalmente, os agrafadores têm dois modos distintos de colocar os agrafos nas
folhas (agrafos fechados ou agrafos com braços abertos)
Saca-agrafos – É um pequeno aparelho que se destina a retirar os agrafos

colocados em folhas quando já não são necessários ou então quando foram
colocados indevidamente. Para se retirar um agrafo que une um grupo de folhas,
colocam-se os ganchos que estão nas extremidades dos braços, junto do agrafo
e pressiona-se. Deste modo o agrafo desprende-se da folha com facilidade e sem rasgar.
Carimbos – são de vários tipos e têm finalidades diferentes, permitindo desde

a simplificação de trabalhos repetitivos, até a autenticidade de documentos.
Utiliza-se molhando numa almofada própria com tinta.
Datador – é um tipo de carimbo utilizado para imprimir datas. Tem anexa uma
almofada embebida em tinta de óleo que permite a impressão. Com um estilete
deslocam-se os discos giratórios (dia, mês e ano) de modo a obter-se a data
pretendida.
Numerador – é um tipo de carimbo de estrutura semelhante ao datador, embora de

maiores dimensões. É utilizado para imprimir números
21
Além dos utensílios já referidos, outros poderemos mencionar, como por exemplo, o pesa-
cartas, o suporte para carimbos, a almofada de carimbos, o molha-selos, o molha-dedos, etc.
Pesa-cartas - pequena balança para determinar o peso de uma carta
Separador de correspondência - cesto (normalmente) triplo utilizado

para separar a correspondência/processos que deu entrada, da que está
pronta para sair e da que está pendente.
FIM
22

Manual UFCD 0626

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Manual UFCD 0626

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Disciplina: CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL E ARQUIVO

MODULO 2 – UFCD 0626 – ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DO POSTO DE TRABALHO

Organização e gestão do posto de trabalho

1. ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DO POSTO DE TRABALHO

LOCAL E POSTO DE TRABALHO

2. CONCEITO DE ERGONOMIA E FATORES A TER EM CONTA NA CONSTRUÇÃO DO LOCAL DE

A necessidade de rentabilizar o trabalho levou ao estudo das condições em que este é

A Ergonomia é assim a ciência da adaptação das máquinas, equipamentos e ambiente dos

2.1. Estudo do trabalho

2.2. Organização científica do trabalho

Quais os principais aspetos a ter em conta?

Os estudos ergonómicos são complexos e interrelacionam várias ciências (anatomia, fisiologia,

 Adaptação dos locais de trabalho ao trabalho que neles se vai executar;

Que resultados se podem conseguir?

2.3. Inter-relação homem/local de trabalho/ambiente/máquinas e sistema laboral

Cada um desses fatores condiciona e influencia os outros.

 É necessário escolher a pessoa certa para um determinado trabalho.

3. A localização e instalação do escritório

O bom funcionamento e máximo aproveitamento dos serviços de escritório dependem em

Atualmente a maioria das empresas estuda cuidadosamente o material da construção e o

Estes princípios designaram-se por princípios ergonómicos e resultaram do desenvolvimento

3.1. Conceito de Ergonomia:

Ergonomia – é a ciência cujo objectivo é estudar as características laborais de forma a

Ergonomia - é a ciência que estuda o Homem no local e em situação de trabalho, com a

Conhecida comummente como estudo científico da relação entre o homem e seus

São constantes os estudos feitos a respeito da relação do homem com o ambiente de

3.2. Objetivos da Ergonomia:

Numa primeira análise os objetivos da ergonomia são:

Criar ao Homem boas condições de trabalho.

Para além dos objetivos mencionados a Ergonomia também permite:

Legislação: Decreto-Lei nº 243/86 de 20 de Agosto

A aplicação de alguns princípios da Ergonomia permite uma organização do posto de trabalho

3.3. Fatores Ambientais

Na instalação de um escritório, devemos atender a um conjunto de factores que influem no

Entre eles são de destacar os fatores ambientais:

Vamos então analisar esses fatores:

Alguns aspetos a considerar relativamente à posição ou incidência da fonte de luz:

A fonte de luz não deve incidir diretamente

Estudos recentes vêm provar que a cor tem influência na

Deste modo, verificou-se que as cores claras são as mais

A cor favorece o ambiente

Para grandes superfícies – cores deslavadas e quentes

Efeitos psicológicos da cor:

Repousantes – Verde (ação equilibrante), Azul (ação calmante), Violeta (facilita o

A temperatura é um dos fatores que mais influi no rendimento do trabalho do homem. Ao

Com o objectivo de se obter, em qualquer época do ano, condições climáticas favoráveis,

A produtividade intelectual é seriamente afectada pela inexistência de condições climáticas

Trabalho sedentário – 19 a 21oC

As temperaturas perfeitas para as pessoas com mais de 40 anos, são 1º C mais

Ruído é o som que incomoda.

Assim, aconselha-se a filtrar do escritório todos os barulhos existentes no seu interior,

4. A GESTÃO DOS ESPAÇOS E DOS EQUIPAMENTOS

“A correta instalação do escritório e consequente criação de boas condições de trabalho,

de que o local de trabalho dispõe, de forma a tornar possível a realização da atividade

A escolha do equipamento deve obedecer a condições de Ergonomia. Assim, a seleção do

A escolha da maquinaria e utensílios deverá atender:

Habitualmente a aquisição de novos equipamentos exige que a empresa proceda a acções de

A escolha do mobiliário deve ter em atenção diversos factores:

 a função que irá desempenhar;

 o conforto (indispensável ao seu bem-estar),

2.1. A mesa e a cadeira do profissional de secretariado

No que respeita ao profissional de secretariado e considerando a importância de que se

 A mesa deverá apresentar uma superfície adequada às actividades a desempenhar

 A colocação dos utensílios e equipamentos de mais frequente utilização sem

Nome: _______________________________________________________Nº _ Tª _______

Data: _-_-_ Avaliação: _ Professor: