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NOTAS DE AULA 1

Profo. Ricardo Villarroel Dávalos, Dr. Eng.

Palhoça, Março de 2006


Organização, Sistemas e Métodos: conceitos 2

1
Organização, Sistemas e Métodos: conceitos

Aspectos Gerais

No final dos anos 50 nasceu a “era da informação”, quando pela primeira vez os
trabalhadores administrativos ultrapassaram em número os trabalhadores da administração
(TAKESHY e SCAICO, 1997).
Segundo estudos da IBM constatou-se que somente 2% de todos os dados das empresas
estão atualmente armazenados em computadores.
O desenvolvimento de Sistemas de Informação (SI) e a adequada implementação das
novas tecnologias da informação no âmbito das organizações constituem-se em uma
evolução na direção de um melhor enfoque sobre a qualidade da informação, e
conseqüentemente de realização dos objetivos empresariais.
A Figura 1.1 ilustra a defasagem (GAP) existente entre o desenvolvimento das tecnologias
em geral e da evolução das técnicas de gestão aplicadas às organizações (TAKESHY e
SCAICO, 1997).

Figura 1.1 Defasagem entre Tecnologia e Técnicas de Gestão

A evolução do desenvolvimento de SI e a adequada implementação das novas tecnologias


passam, necessariamente, pelo estabelecimento da competente compreensão da
organização.
As principais causas da mortalidade empresarial tem raízes fixadas na defasagem (GAP)
entre os desafios criados pela revolução tecnológica e as respostas dadas pelos executivos
das organizações.
Era da informação (terceira onda) tem pouco mas de 50 anos de existência, contra a
evolução dos 300 anos de experiência nos processos produtivos (revolução industrial ou
segunda onda).
A implementação dos SI tem auxiliado a superar o GAP.
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A aplicação das tecnologias da informação desenvolvida no clima criado pelas tendências


empresariais dos anos 70 e 80 ainda não atingiu a sua maturidade tão desejada pelos
executivos das empresas dos tempos modernos.
Nos anos 90, estas aplicações foram mais uma reação, ou mecanização e automatização de
rotinas existentes, do que mudanças proativas voltadas à melhoria dos resultados
corporativos.
Nesta postura proativa é que pode ser inserida a tecnologia de processos sistêmicos
aplicada a resolução das questões críticas, tais como redução do tempo de chegada de
suprimento e de insumos produtivos, do ciclo de entrega e expedição de
produtos/serviços, do tempo de resposta a modificações na empresa e outros fatores
estratégicos à própria sobrevivência das organizações.
A melhoria da produtividade das organizações, advinda da melhoria do fator tecnologia,
compreende não aquela aplicada aos produtos e processos de produção, como também
principalmente, aquela tecnologia aplicada à gestão composta pelos: sistemas/tecnologias
da informação, processos sistêmicos, configuração organizacional, recursos humanos, e
técnicas de organização e métodos (layout, fluxogramas, instrumentos analíticos,
formulários, manuais, etc).
Quatro fases da Engenharia da Informação (MARTIN, 1991):
o Planejamento estratégico de informações: Passos estratégicos, objetivos da alta
administração e fatores de sucesso críticos, etc.
o Análise da área de negócios: Relativa ao levantamento dos processos
necessários.
o Projeto do sistema: Relativo à forma pela qual os processos selecionados são
implementados em procedimentos.
o Construção: Implementação dos procedimentos.

Planejar

Analisar

Projetar

Construir

Figura 1.2 Fases da Engenharia da Informação

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Organização

Associação ou instituição com objetivos definidos (CRUZ, 1998, p.33)

Tipo de associação em que os indivíduos se dedicam a tarefas complexas e estão entre si


relacionados por um consciente e sistemático estabelecimento e consecução de objetivos,
mutuamente aceitos (CURY, 2000, p.115)

Ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e


resultados estabelecidos (OLIVEIRA, 2000, p.80)

Qualquer organização – um departamento de governo, um serviço público, uma


companhia comercial ou mercantil ou qualquer outra associação de pessoas unidas por um
interesse comum – pode ser definida por sua estrutura, pela combinação de pessoas, máquinas
e normas de atuação. Porém, dentro do conceito dinâmico de “sistemas”, pensamos a
organização como um complexo entremeado de canais através dos quais os produtos,
serviços, recursos e fluxo de informações transitam de um ponto a outro dentro da
organização e, também, entre a organização e seu entorno (BALLESTERO-ALVAREZ,
1997, p.17).

Figura 1.3 Estrutura Organizacional da Empresa

Sistema

Disposição das partes ou dos elementos de um todo, coordenados entre si, e que
funcionam com estrutura organizada (CRUZ, 1998, p.33).

Conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo


unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função (OLIVEIRA, 2000,
p.491).

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Von Bertalanffy, o precursor da teoria geral de sistemas, começou comparando sistemas


nas diversas áreas das Ciências Físicas. Suas conclusões permitiram-lhe identificar alguns
conceitos básicos de sistemas que eram suscetíveis de aplicação em outros campos.

Os resultados dessas observações motivaram outros estudos e suposições desenvolvidas


por Wiener, abrindo novos campos para a ciência, como a cibernética. Esta, por sua vez, se
baseia nos conceitos de realimentação para análise de problemas gerais de sistemas. Também
a administração se utiliza desses conceitos para a compreensão de fenômenos dinâmicos.

Sistemas administrativos sofreram forte evolução em sua análise, desenvolvimento e


aplicação por meio da moderna técnica administrativa da reengenharia, quer em nível
estratégico, organizacional, quer de processos. 

Método

Técnica
Ciência Metodologia Método
Processo

Metodologia Científica
Ciência: Conhecimento racional, metódico e sistemático, capaz de ser submetido a verificação
Metodologia: Visão concreta e operacionalização do método
Método: Caminho ordenado e sistemático para se chegar a um fim
Técnica e Processo: Execução do método
Resumo: O método estabelece o que fazer, a técnica nos diz como fazer, assegurando e
instrumentalizando a ação das fases metodológicas.

Definição de Método em O&M


Conjunto de procedimentos ordenados e lógicos para obter-se a melhor performance
operacional (LUPORINI e PINTO, 1985, p.25).

Organização e Métodos (O&M): Introdução de métodos de administração e estruturas


nas organizações para reduzir custos sem causar
danos à estrutura social da empresa.

Processo
Maneira pela qual se realiza uma operação segundo determinadas normas (CRUZ, 1998,
p.33) 

Um processo é um grupo de atividades realizadas numa seqüência lógica com o objetivo


de produzir um bem ou um serviço que tem valor para um grupo específico de clientes
(HAMMER e CHAMPY, 1994, apud GONÇALVES 2000, p.7).

Atividade ou conjunto de atividades que toma um insumo (input), adiciona valor a ele e
fornece uma saída (output) a um cliente específico. Os processos utilizam os recursos da
organização para oferecer resultados objetivos aos seus clientes. A Figura 1.3 a seguir,
apresenta um esquema geral dos processos.
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Insumo saída
(input) (output)

Figura 1.3 Esquema geral dos processos

Um processo de negócio (BP – Business Process) compreende um conjunto de


atividades realizadas na empresa, associadas às informações que manipula, utilizando os
recursos e a organização da empresa. Forma uma unidade coesa e deve ser focalizado em um
tipo de negócio, que normalmente está direcionado a um determinado mercado/cliente, com
fornecedores bem definidos, conforme ilustrado na Figura 1.4.

Figura 1.4 Processo de negócio

A Figura 1.5 ilustra os diversos usos dos processos, tal como, na Reengenharia de
Processos de Negócio, Gestão da Qualidade Total, Custo Baseado em Atividades (ABC),
referência para a realização de atividades de benchmarking e a implantação de Sistemas
Integrados de Gestão Empresarial (ERP – Enterprise Resource Planning).

Figura 1.5 Utilização dos Processos de negócio


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Atividade
Qualquer ação ou trabalho específico (CRUZ, 1998, p.33)

Referencias bibliográficas

AYRES, N. M. Organização, Sistemas e Métodos - Notas de aula. Palhoça, Unisul, 2000.

BALLESTERO-ALVAREZ M. E. Manual de Organização, Sistemas e Métodos: Abordagem


teórica e prática da engenharia da informação. São Paulo: Atlas, 1997, 249 p.

CHINELATO FILHO, J. O & M integrado à informática. Rio de janeiro: Livros Técnicos e


Científicos, 1998, 285 p.

CRUZ, T. Sistemas, organização & métodos. São Paulo: Atlas, 1998.

CRUZ, T. Sistemas de informações gerenciais: tecnologia da informação e a empresa do


século XXI. São Paulo: Atlas, 1998.

CURY, A. Organização e métodos: uma visão holística. 7a. ed, São Paulo: Atlas, 2000.

GONÇALVES, J. As empresas são grandes coleções de processos. RAE – Revista de


Administração de Empresas, São Paulo. v. 40, n. 1, p. 6-19, Jan / Mar. 2000

LUPORINI, C.; PINTO, N. Sistemas Administrativos: uma abordagem moderna de O&M.


São Paulo: Atlas, 1985.

MARTIN, J. Engenharia da Informação: Introdução. Rio de Janeiro: Campus, 1991, 196p.

OLIVEIRA, D. Sistemas, Organização & Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo,
Atlas, 2000.

SIMCSIK, T. Organização, Sistemas e Métodos. São Paulo: Futura, 2000. 479 p.

TAKESHY, T.; SCAICO, O. Organização flexível: Qualidade na gestão por processos. São
Paulo: Atlas, 1997, 335 p.

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Organização, Sistemas e Métodos: conceitos 8

2
Organização, Sistemas e Métodos: evolução

2.1. Introdução

Origem da O&M:
Wobdrow Wilson (1913 – 1921)
Departamento do Tesouro Britânico (1940)
Serviço Público Brasileiro (1955)

Funções O&M:
Promover eficiência do pessoal
Reduzir o pessoal
Fazer mais trabalho pelo mesmo custo

Escola clássica
Estrutural
Elaborar manuais de procedimentos
Analisar e projetar formulários

Abordagens Atuais:
Estrutural
Tecnológica
Estratégica
Comportamental
Humana

Visão atual exige maior competência dos profissionais de OSM

2.2. Visão tradicional

Organização & Métodos (O&M)

Objetivo: ORGANIZAR

Sistema: Conjunto de eventos cíclicos

Funções: Estudo das organizações por meio da análise de cada uma das suas
atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica
(CRUZ, 1998, p.34)
- desenho, racionalização e normatização de processos e procedimentos
organizacionais
- desenho, formalização e mudança da estrutura organizacional
- desenho, racionalização e normatização de formulários
- normatização e racionalização do uso do espaço físico e layout na empresa
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2.3 Deterioração de empresas (CHINELATO FILHO, 1998)

Tabela 2.1 Processo de deterioração das empresas


Ciclo Vital Empresas Empresas
industriais [%] Comerciais [%]
Até os 10 anos de 81,3 71,9
vida
De 10 a 20 anos de 12,3 17,4
vida
De 20 a 30 anos de 3,8 5,2
vida
De 30 a 40 anos de 1,3 1,8
vida
De 50 a 60 anos de 0,8 1,5
vida
[%] Percentual das empresas que se deterioram ou desaparecem

As causas fundamentais do processo de deterioração são:

Paradigmas ultrapassados
Desconhecimento administrativo
Desequilíbrio e inexperiência dos chefes de empresa
Falta de especialização no setor
Negligencia
Fraude
Infortúnios
Causas desconhecidas

Acrescentando alguns fatores relacionados com as causas:

Indefinição dos objetivos e metas


Incoerência entre planejamento e execução
Indefinição na definição do trabalho
Descoordenação do poder decisório
Obscuridade das políticas e diretrizes
Excesso de centralização e personalismo do chefe superior
Imprecisões no processo de comunicação
Falta de interação com a sociedade e o ambiente externo
Sentimento negativo dos empregados com relação à organização
Existência de focos crônicos de desperdício
o Tempo (atrasos, interrupções, retardamento, etc.)
o Esforços (trabalho sem valor agregado, sincronização,
programação, deslocamento, armazenagem, etc)

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2.4 O destino da área O&M (CALDAS, 1999)

No período 1985-1997, foi diminuída a função da área O&M nas organizações

Fatores condicionantes:
mudanças no modelo de gestão


desenvolvimento da tecnologia de informação




incremento da competitividade


Autodeterioração da O&M tradicional




Destino da área de O&M:

2.5 Visão atual

2.5.1 Analista de Processos

preocupa-se com como fazer


Criação, implantação e melhoria do processo que vai suportar o negócio
Busca o desenvolvimento de atividades que agregam valor ao produto ou serviço
produzido

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2.5.2 Analista de Sistemas

preocupa-se com como automatizar o processo


define sistemas que visam atender às necessidades do usuário

2.5.3 Analista de Negócios

preocupa-se com o que fazer 


busca melhores oportunidades negocio
analisa tendências
cria novos produtos
recria produtos existentes

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2.5.4 Uma Visão integrada

2.5.5 Habilidades

Técnicas
- Levantar dados, analisar, elaborar e implantar sistemas administrativos
- Lidar com programas, processos, processamentos, métodos e técnicas de
análise administrativa,
- Manusear equipamentos específicos, como computadores
- Reunir idéias de forma lógica (concentração e concisão)
- Conhecimento das ferramentas e processos que a empresa usa (generalista que
trabalhará com especialistas sabendo integrar as informações)
Humanas
- Capacidade e discernimento para trabalhar com pessoas, compreender atitudes
e motivações e aplicar uma liderança eficaz. 
- Saber ouvir, observar e argumentar
- Saber lidar com as resistências
Conceituais
- Compreender as complexidades da empresa como um todo e o ajustamento do
comportamento da pessoa dentro da estrutura organizacional da empresa
- Atuar de acordo com os objetivos e as necessidades da empresa

“O profissional de tecnologia é um homem de negócios tanto quanto o de marketing e o


de vendas. Ele precisa pensar o tempo inteiro como a tecnologia pode estar sendo utilizada
para melhorar os processos, diminuir os custos e de que forma pode estar agregando soluções
para que o core business esteja acontecendo de forma cada vez mais competitiva no
mercado.”
(InformationWeek, fev 2001)
)
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Referências bibliográficas

AYRES, N. M. Organização, Sistemas e Métodos - Notas de aula. Palhoça, Unisul, 2000.

CALDAS, M. O triste destino da área de O&M – I. RAE– Revista de Administração de


Empresas, São Paulo, v.39, n.3, p.6-16, Jul./Set. 1999.

CALDAS, M. O Triste Destino da Área de O&M – II. ERA – Revista de Administração de


Empresas, São Paulo.

CHINELATO FILHO, J. O & M integrado à informática. Rio de janeiro: Livros Técnicos e


Científicos, 1998, 285 p.

CRUZ, T. Sistemas, organização & métodos. São Paulo: Atlas, 1998.

CRUZ, T. Sistemas de informações gerenciais: tecnologia da informação e a empresa do


século XXI. São Paulo: Atlas, 1998.

OLIVEIRA, D. Sistemas, Organização & Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo,
Atlas, 2000.

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Evolução das Organizações e Teorias administrativas

3.1. Fases das empresas

3.2. Teorias administrativas

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Teorias
Principais enfoques Ênfase
Administrativas

Racionalização do Trabalho no Nível


Nas tarefas
Operacional.

Clássica
Organização Formal.
Princípios Gerais da Administração.
Funções do Administrador.

Múltipla Abordagem: Na estrutura


Organização Formal e Informal.
Estruturalista
Análise Intra-Organizacional e
Análise Interorganizacional.

Sistemas Abertos Relação entre Estrutura e Ambiente

No Ambiente
Análise Ambiental
(imperativo Ambiental).
Teoria da Contingência Administração da Tecnologia
(imperativo Tecnológico). Na Tecnologia
Abordagem de Sistema Aberto.

Organização Informal.
Relações Humanas Motivação, Liderança, Comunicação e Nas Pessoas
Dinâmica de grupo.

ENFASE NAS TAREFAS


A ênfase nas tarefas é uma abordagem microscópica feita no nível do operário e não no nível
da empresa tomada como urna totalidade. É uma abordagem mecanicista por envolver um
conjunto de fatores (estudo de tempos e movimentos, seleção científica do operário, aplicação
do método planejado racionalmente, medidas para reduzir ou neutralizar a fadiga,
estabelecimento de padrões de produção etc.), como se cada um deles contribuísse
deterministicamente para a maximização da eficiência, como se fossem dentes de uma grande
engrenagem.

ÊNFASE NAS PESSOAS


A ênfase nas pessoas centra em que administrar é, sobretudo, lidar com pessoas. Esta
abordagem procura enfatizar as pessoas dentro das empresas, deixando em segundo plano a
estrutura e as tarefas. É a chamada abordagem humanística.

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ENFASE NA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL


A ênfase na estrutura traz embutido que administrar é sobretudo planejar e organizar a
estrutura de órgãos e de cargos que compõem a empresa, e dirigir e controlar as suas
atividades. Verifica-se que a eficiência da empresa é muito mais do que a soma da eficiência
dos seus trabalhadores, e que ela deve ser alcançada por meio da racionalidade, isto é, da
adequação dos meios (órgãos e cargos) aos fins que se deseja alcançar. A preocupação com a
estrutura da organização constitui uma enorme ampliação do objeto de estudo da T.A. A
microabordagem no nível individual de cada operário com relação à tarefa é enormemente
ampliada no nível da empresa como uma totalidade em relação a sua estrutura
organizacional.

ENFASE NA TECNOLOCIA
A ênfase na tecnologia aborda que administrar é lidar com a tecnologia, a fim de extrair dela
a máxima eficiência possível.

ENFASE NO AMBIENTE
A ênfase no ambiente traz que administrar é, sobretudo, lidar com as demandas do ambiente e
obter o máximo de e.ficácia da empresa.

Referencias bibliográficas

ARAUJO, L. Organização, Sistemas e Métodos e as modernas ferramentas de gestão


organizacional. São Paulo: Atlas, 2000.

CHIAVENATO, I. Administração: teoria, processo e prática. 3a. ed. São Paulo: Makron
Books, 2000.

CRUZ, T. Sistemas, organização & métodos. São Paulo: Atlas, 1998.

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