Informática – Engenharia Civil Texto de Apoio #4

Licenciatura Engenharia Civil

Cadeira de Informática, 1º Ano, 2º Semestre, 2003
Texto de Apoio #4: Microsoft Project

Gestão de projectos
A gestão de projectos é o processo de planear, organizar e, gerir tarefas e recursos de
forma a atingir um determinado objectivo.

Este processo é normalmente condicionado pelo tempo e recursos disponíveis e pelo seu
custo.

Um projecto pode ser simples ao ponto de se descrever num pequeno número de linhas
com as datas de início e fim das tarefas ou, extremamente complexo envolvendo milhares
de tarefas e recursos e um orçamento de milhões de euros.

A gestão da maioria dos projectos é feita de forma semelhante, ou seja os projectos

dividem-se em tarefas mais pequenas que são facilmente geriveis, é feito o calendário
para realização dessas mesmas tarefas, o plano é comunicado às equipas e, o progresso de
cada tarefa é devidamente acompanhado.

Assim podemos dividir os projectos em três grandes fases:

1 Planificação
2 Acompanhamento das tarefas
3 Conclusão e fecho do projecto

Quanto mais bem sucedidas forem estas três fases, maiores são as hipóteses de sucesso
do projecto.

O MSProject permite planear e organizar as tarefas de um projecto, assim se

conseguirmos introduzir correctamente o tempo, o custo e os recursos utilizados por cada
tarefa facilmente conseguimos ter uma projecção de qual será o tempo total de execução
do projecto, e o custo total.

No fim de se definirem os objectivos do projecto e pensado em quais serão as maiores

fases é altura de iniciar o desenvolvimento do plano.

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Em primeiro lugar deve-se introduzir e organizar a lista de tarefas a realizar, assim como
a sua duração.

A seguir devem-se adicionar ao projecto todos os seus colaboradores, equipamento e

materiais e o seu custo. Depois atribuir os recursos a cada tarefa. Com estas informações
o MSProject já é capaz de apresentar um plano que depois pode ser revisto e actualizado.

Criar um projecto
1- Clicar em New
2- Na caixa de diálogo seleccionar uma data de início para o projecto
3- Clicar Save
4- Introduzir um nome para o ficheiro e salvar.

Informação geral ao projecto

5- No menu File seleccionar Properties, na nova janela escolher Summary.

Figure 1 – Informação geral do projecto

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Calendarização do projecto
6- No menu View escolher Gantt Chart
7- No menu Tools escolher Change Working Time
8- Aqui é possível estabelecer os horários e os dias de trabalho no projecto
a. Se clicar no topo de cada coluna, a alteração que está a fazer irá repetir-se
todas as semanas no dia ou dias da semana escolhidos.
b. Nonworking time é utilizado para definir dias em que não se irá trabalhar
c. Nondefault working time permite introduzir alterações ao calendário
normal de trabalho

Figure 2 – Calendarização do projecto

Introduzir tarefas e a sua duração

9- Nas tabelas, no campo Task Name introduzir o nome da tarefa e pressionar TAB

Figure 3 – Nome da tarefa e duração

10- O formato para introdução da duração é dado pelo valor seguido de uma keyword
(months = mo, weeks = w, days = d, hours = h, minutes = m) seguida ou não de
um ponto de interrogação, se a duração for ou não uma estimativa.

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Criar Milestones
11- Um milestone num diagrama de Gantt representa um ponto chave do projecto, ou
seja não representa em si uma tarefa mas sim um objectivo médio que se pretente
atingir e que pode ou não definir o fim de uma fase do projecto. Por isso mesmo é
introduzido como sendo uma tarefa de duração 0d.

Figure 4 – Milestone

Criar uma tarefa recorrente

Uma tarefa recorrente é uma tarefa que se repete periodicamente. Assim como, por
exemplo, uma reunião semanal. As tarefas recorrentes podem repetir-se diariamente,
semanalmente, mensalmente ou anualmente.
Para estas tarefas é possível definir a sua duração, quantas vezes e quando vai ocorrer.
12- Depois de posicionar o curso numa linha onde deseja criar a tarefa recorrente,
seleccione Recurring Task no menu Insert.
13- Introduza o nome da tarefa, na duração introduza o valor para apenas uma
ocorrência da tarefa, escolha o período de repetição (Recurrence Pattern)
14- Introduza a Start Date, e defina qual a forma como se deverá dar a tarefa por
completa. Se ao fim de n iterações (End After) se numa certa data (End By).
15- Faça OK.

Sub-Tarefas
Rapidamente chegamos à conclusão que algumas tarefas são ainda demasiado complexas
para a planearmos correctamente, assim convém dividi-las em outras mais pequenas.
Com os botões controlamos facilmente este esquema de sub tarefas.
16- Introduza as tarefas de nome task 1, task 2 e task 3, atribua à primeira a duração
de 5 dias, à segunda 1 mês e à terceira 2 dias
17- Divida a task 2 em duas tarefas, faça-o clicando sobre o número da linha
correspondente à task 3 e depois com o botão direito do rato seleccione New
Task. Faça-o duas vezes.
18- Chame task 2b e task 2a às duas novas tarefas, dê a cada uma a duração de 1 mês.
19- Colocando o cursor em cada uma delas click uma vez por cada uma.

Editar a lista de tarefas

Para seleccionar uma tarefa deve clicar sobre o id da tarefa na coluna mais à esquerda.

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Figure 5 – Coluna de id de tarefa

Depois de seleccionada, é possível apagar, mover e copiar a tarefa.

Figure 6 – Aspecto de uma tarefa seleccionada

Para seleccionar mais do que uma tarefa, deve premir-se ‘shift’ à medida que se clica
sobre os ids das tarefas no caso de as tarefas serem adjacentes ou ‘Ctrl’ se as tarefas
forem não adjacentes.
Para copiar utilize , para mover utilize e .

Estabelecer relações entre tarefas

No menu view escolha Gantt Chart.
20- Seleccione as tarefas que pretende relacionar, na ordem pela qual deseja que estas
se relacionem, em seguida pressione .

Figure 7 – Editar uma relação

Figure 8 – Exemplo de uma relação

Na Figure 7, é possível observar a forma como se podem estabelecer os parâmetros de
relações entre as tarefas. Ao fazer duplo click sobre a linha de união entre as tarefas a
janela da é apresentada.

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Figure 9 – Janela de parametrização do relacionamento

Sobreposição de tarefas e introdução de tempos ‘mortos’ entre

tarefas
21- Seleccione a tarefa que pretende modificar e pressione (task information), na
janela escolha o quadro de Predecessors.

Figure 10 – Predecessors window

22- Na coluna Lag pode introduzir o tempo de espera entre a conclusão de cada tarefa
anterior e a que estamos a editar. Esta coluna aceita valores percentuais e
temporais positivos e negativos. (ex: -2d;-12%;+2mo)

Seleccionar uma data de fim ou início

23- Na mesma janela do tópico anterior (Figure 10), escolha agora o quadro
Advanced (Figure 11).

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Figure 11 – Janela de calendarização da tarefa

24- Em Constraint type escolha o tipo restrição temporal a criar e em Constraint date
escolha a data que parametriza essa restrição.

Adicionar um Prazo (Deadline) a uma tarefa

Na mesma janela da Figure 11, em Constraint Task, Deadline, escolha o fim previsto para
a tarefa.

Separar uma tarefa

Por vezes é útil interromper uma tarefa para se trabalhar noutra ou, para se estabelecer
um período de férias de algum membro do projecto.
25- Pressione e depois click na barra da tarefa no momento em que pretende
interromper a tarefa, depois arraste a segunda metade da tarefa para a data em que
pretende recomeça-la.

Figure 12 – Tarefa separada

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Criar uma lista de recursos

De forma a realizar um bom planeamento de projecto, é indispensável identificar todos os
recursos disponíveis para a sua realização (recursos humanos e materiais).

No MsProject é possível introduzir a lista de recursos e atribuir a cada recurso as tarefas

em que participam, ou de outro ponto de vista atribuir a cada tarefa os recursos
necessários à sua realização.
26- Escolha Resource Sheet do menu View.
27- Escolha Table e depois Entry.

Figura 13 – Menu View

28- Na tabela, em Resource Name introduza o nome do recurso.

29- De forma a organizar os recursos em grupos, na coluna relativa a Group introduza
o nome do grupo.
30- Na coluna Type escolha Work se o recurso é relativo a pessoal ou então escolha
Material se o recurso é uma material consumível ao longo do projecto.
31- Para recursos do tipo Work, introduza na coluna MaxUnits o número de elementos
que compõem o recurso na forma de uma percentagem (ex: 300% significa três
elementos disponíveis em full-time).
32- Para recursos do tipo Material introduza a unidade de medida utilizada, por
exemplo ton para toneladas na coluna Material label.

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Figura 14 – Tabela de recursos

33- Para cada tipo de recurso podem ser associados três tipos de custos: custo padrão
(Std.Rate), custo de sobreutilização (Ovt. Rate) e uma taxa fixa de utilização do
recurso no projecto (Cost/Use). Os dois primeiros tipos de custos relacionam o
preço da sua utilização por unidade de tempo (hora, semana, mês ou ano).
34- No menu Project escolha Resource Information.
35- Na janela de Resource Information escolha Working Time e defina o tempo de
trabalho para este recurso da mesma forma que o fez na calendarização do
projecto.

Figura 15 – Resource information window

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Atribuir recursos a tarefas

36- No menu View escolha Gantt Chart.
37- Pressione depois de escolher na tabela a tarefa.

Figura 16 – Janela de atribuição de recursos a tarefas

38- Escolha o recurso e o valor percentual da sua utilização em units, depois click em
Assign.

Sobreutilização de recursos
Depois de atribuídos os recursos a cada tarefa, é possível saber se existiu sobrealocação
destes. Para isso o MsProject disponibiliza um gráfico que representa a utilização de
recursos ao longo do projecto. Como se pode observar pela Figura 17 a sobreutilização de
recursos é marcada acima da barra horizontal (mais escura).

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Figura 17 – Gráfico de utilização de recursos

A sobreutilização de recursos pode ser eventualmente resolvida aproveitando as folgas
existentes nas actividades. No MsProject isso faz-se recorrendo à opção de Resource
Leveling no menu Tools (ver Figura 18).

Figura 18 – Janela de Resource leveling

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Caminho Crítico
A visualização do caminho crítico permite identificar quais a tarefas que
obrigatoriamente devem ser terminadas no tempo planeado para que o projecto termine
nas datas previstas.
39- Pressione e escolha a opção Critical Path.

Figura 19 – Janela de formatação do caminho crítico

Figura 20 – 2ª janela de formatação do caminho crítico

40- Seleccione a opção Resources and dates.

Figura 21 – 3ª janela de formatação do caminho crítico

41- Escolha a opção de visualização das ligações entre as tarefas.

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Na Figura 22 podemos observar o caminho crítico para um exemplo apresentado nas

aulas teóricas. O caminho crítico é identificado a vermelho.

Figura 22- Visualização do caminho crítico

Uma das principais características do MsProject é permitir múltiplas formas de

visualização da informação. Podendo conjugar o tipo de tabela disponível no lado
esquerdo do ecrãn com o gráfico apresentado no lado direito. É esta característica que nos
conduz ao próximo tópico.

Folgas nas actividades

42- No menu View, escolha a opção More views.

Figura 23 – Detail Gantt

43- Escolha Detail Gantt da lista disponibilizada.

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Figura 24 – Opção de Schedule

44- No menu View, na opção Table escolha a vista Schedule.

Neste momento é possível visualizar a informação no mesmo formato que é apresentado

na Figura 25. Na tabela encontramos a informação sobre a data de início das actividades e
sobre a data de fim. É possível visualizar também a data mais tardia para início da
actividade e para o seu fim. No gráfico ficam identificadas, sempre que existirem, as
folgas nas actividades e a sua dimensão.

Figure 25 – Folgas nas actividades

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Acompanhamento do Projecto
Depois de ultrapassada a primeira fase de planificação e calendarização do projecto é
importante fazer o acompanhamento do projecto de modo a verificar se as tarefas se estão
ou não a cumprir dentro planeado. Caso não estejam é necessário proceder a alterações
no plano inicial do projecto.

Para isso é necessário possuir o planeamento de base do projecto (baseline). Quando se

guarda pela 1ª vez o projecto deve seleccionar-se a opção “Save project with baseline”.
Se quisermos criar uma baseline mais tarde, podemos fazê-lo recorrendo à opção de
Tracking no menu Tools e seleccionando Save Baseline.

É importante também perceber qual a influência que os atrasos observados nas tarefas
correntes poderão ter no início de execução de outras actividades, na conclusão final do
projecto, e nos custos envolvidos.

45- Para visualizar alguma informação estatística do projecto, seleccione Project

Information do menu Project e clique no botão statistics (Figura 26).

Figura 26 – Informação estatística do projecto

A Figura anterior relaciona a calendarização de base com o estado actual do projecto, no
que diz respeito a datas, duração, tempo de execução e custos associados.

46- Para ver todo o projecto escolha Gantt Chart no menu View.
47- Em seguida escolha Zoom no mesmo menu, seleccione Entire Project.

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Figura 27 – Tracking Gantt

Uma opção muito útil é a visualização do Tracking Gantt, que permite relacionar o
estado actual do projecto com o baseline (Figura 27).

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