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LIVRO TRÍADE DO TEMPO

AUTOR: Christian Barbosa


EDITORA: Sextante
ANO: 2011
EDIÇÃO: Primeira

CITAÇÕES

“Algumas pessoas utilizam a urgência como uma fuga de seus problemas pessoais. Quando
estão resolvendo questões urgentes, ficam tão focadas que se esquecem das contas que têm a
pagar, da barriga que não conseguem perder, do filho que está com sérios problemas, do
marido ou da esposa chata que está em casa, etc. Por isso preferem ficar no escritório até
tarde, atendendo ás urgências. Na verdade, estão fugindo de seus problemas.”(p. 52)

“Não existe alguma coisa que seja importante e urgente ao mesmo tempo. Se for importante,
tem prazo, não gera estresse, não exige atenção imediata. A tarefa urgente pode ter sido
importante um dia, mas a partir do momento que foi adiada, deslocou-se sozinha para a esfera
da urgência” (p. 52, 53).

“Veja aqui caraterísticas comuns de tarefas que estão na esfera das circunstanciais.

 Podem ser importantes ou urgente3s para outras pessoas, mas nunca para você.
 São coisas que você faz em excesso e o levam a perder tempo desnecessariamente.
 Estão contra sua plena vontade.
 Você aceita por educação, por condições ou por medo de dizer não.
 Não geram resultados.
 Geram sensação de insatisfação, angústia, saturamento, decepção.” (p. 54)

TRÍADE IDEAL (P. 59)

URGENTE
IMPORTANTE 20%
70%

CIRCUNS-
TANCIAL
10%
“Não podemos nos transformar em robôs, começar a dizer não para tudo e fazer apenas o que
planejamos. É preciso ter flexibilidade. É claro que eu adoraria não ter que ir a alguns eventos
mais ou menos chatos, mas às vezes isso é necessário. ” (p. 59)

“Agora, vamos pensar na tríade em horas em vez de porcentagens. Se você tiver uma jornada
de trabalho de 40 horas, significa que 28 delas estarão dedicadas a tarefas importantes para
você, seu trabalho e seus relacionamentos. Você ainda tem oito horas para atender às
urgências que podem ocorrer durante a semana e quatro horas para gastar com
circunstanciais. Esse é um grande padrão de produtividade pessoal não acha? ” (p.59)

“A melhor maneira de prevenir urgências é o planejamento. ” (p. 61)

“Algumas outras dicas para diminuir sua esfera de urgência:

 Planeje, planeje, planeje – o que você planeja hoje evita a urgência de amanhã.
 Faça previsões de coisas que podem se tornar urgentes e, individualmente ou com sua
equipe, aja para reduzir os riscos.
 Quando uma urgência aparecer, analise-a, aprenda com ela e tome medidas práticas
para evitar que ela apareça de novo nessa esfera.
 Se possível, tente delegar a urgência a alguém que possa ajudá-lo.
 Aja imediatamente diante de uma urgência, não deixe que ela se transforme em uma
catástrofe.
 Não entre em pânico. Resolva sua urgência e reveja suas prioridades do dia para não
ficar sobrecarregado. ” (p. 61)

“Sair da esfera das circunstanciais, em minha opinião, é muitas vezes mais difícil que sair da
esfera da urgência. Para resolver a urgência, disciplina e planejamento são necessários. Mas
para fugir das circunstanciais, além de disciplina e planejamento, é necessário enfrentar certas
coisas que muitas vezes queremos deixar debaixo do tapete. Mudar hábitos exige muita
atitude de sua parte. “ (p.61)

“Uma das formas de lidar com as circunstâncias é definir objetivos, se manter focado neles e
saber dizer não. “ (p.62)

“Também é valido posicionar a pessoa quanto a suas prioridades e pedir ajuda para
estabelecer critérios de priorização. “ (p.63).

“Por isso às vezes estranho o uso do termo administração do tempo. Como ensinar alguém a
administrar o que não pode ser alterado? A única coisa possível de se administrar são as ações
e os eventos que acontecem ao longo do tempo [...]. Lembre-se: todos têm a mesma
quantidade de tempo para usar. Ele é igual para mim, para você e para qualquer pessoa no
mundo. Por isso prefiro trocar o termo administração do tempo por administração pessoal,
porque você pode controlar a si mesmo, certo? “ (p.65)

“Reparem que várias vezes no livro falo sobre ‘modelo mental’. O que quero dizer com isso é
que seu cérebro pode ser treinado para ser mais produtivo para ter mais tempo e aprender a
priorizar. Da mesma forma que uma pessoa treina para andar de bicicleta, jogar tênis, correr e
por aí vai. É a prática repetida com constância e intensidade que desenvolve a plasticidade
cerebral, ou seja, a capacidade que o cérebro tem de aprender e se adaptar a novos
aprendizados. “ (p. 66,67)
“Além das urgências, a utilização da memória como agenda gera ansiedade”. (p. 67)

“Planejar é a melhor forma de ganhar tempo! E a boa notícia é que não é chato”.

“A metodologia da tríade contém cinco fases distintas, que devem ser postas em prática de
forma sequencial e cíclica. “ (p. 80)

Quais as principais deficiências das pessoas em relação a Administração do tempo (pg. 78)

Reuniões Eficazes 8%
Falta de Organização 13%
Planejar 13%
Saber dizer Não 12%
Falta de metas 9%
Negociação com equipe 3%
Arquivar e recuperar informações e Arquivos 6%
Não sei o que realmente quero 9%
Delegar 8%
Não tenho prioridade 9%
Não tenho um método 10%

AS CINCO FASES DA METODOLOGIA TRÍADE (P.81)

IDENTIDADE

EXECUÇÃO METAS

ORGANIZAÇÃO PLANEJAMENTO

“A grande chave do sucesso na execução é a sua capacidade de treinar o cérebro a adotar uma
nova postura, e isso exige treino e persistência”. (pg. 84)
“[...] descobrimos que o período médio encontra-se entre a 5ª e 7ª Semana. Antes disso as
pessoas tem progressos pequenos, mas depois deste período seu nível de planejamento
aumenta, a capacidade de concluir o planejamento chega a quase 100%, o volume de
urgências cai e o foco em outros papéis além do profissional é ampliado. “ (p.86)

CAPITULO 6 – IDENTIDADE: QUEM SOU EU REALMENTE

“Como seres humanos, nossa grandeza não está tanto em sermos capazes de refazer o
mundo... mas em sermos capazes de refazer a nós mesmos” Mahatma Gandhi (pg.87)

Você tem uma identidade – e ela é especial! Não importa se você será famoso como essas
pessoas. O que importa é a marca que você deixa, no lugar onde vive, nas empresas por onde
passa. O que importa é o exemplo que você dará para seus filhos, sua dedicação à família e a
capacidade que tem de agir para realizar seus ideais” (pg. 87)

“Você troca de papeis de acordo com o ambiente ou a situação. [...]

Veja a seguir, como exemplo uma lista de papéis:

Eu, marido, pai, filho, mãe, irmão, familiar, técnico, avô, estudante, supervisor de vendas, líder,
gerente, jogador, psicólogo, amigo, escritor, namorado, empreendedor, inventor, voluntário,
padre, conselheiro, cantor, esportista, vendedor, palestrante, programador, maestro, médico,
dançarino, motivador, gerador de resultados, galanteador, gênio, professor, investigador,
facilitador, comunicador, presidente, animador, palhaço, etc.

[...]

Não importa o nome do papel, e quão diferente ele possa parecer. O que importa é que ele é
uma função que você exerce em um determinado momento, pertinente e constante em sua
vida, à qual você dedica parte de seu tempo. (pg.90)”

“Definir com precisão o significado de um determinado papel na sua vida e, mãos do que isso,
saber com exatidão os resultados que você espera obter com ele é uma forma de chegar ao
autoconhecimento. É, também, uma maneira de estabelecer os limites de cada um deles e
impedir que eventuais superposições causem a contaminação de papéis.

Essa contaminação acontece quando não trocamos de papéis em cenários que exigem
mudança ou quando um papel está invadindo o espaço do outro.

Esse risco existe e seus efeitos costumam gerar aborrecimentos. A contaminação de papéis é
um grande fator causador de estresse.”(pg. 91)

“Quando você estabelece objetivos para seus papéis e começa a trabalhar para alcança-los,
passa a dedicar parte do seu tempo a um aspecto muito importante de sua vida”(pg. 92)
O papel “Eu”

“Você precisa meditar, relaxar, aprender, amar, dormir, se divertir. Muitas vezes esse é o papel
mais negligenciado. É necessário reservar um tempo para você mesmo, para curtir as coisas
boas da vida, apreciar e agradecer tudo o que tem.” (pg.94)

“Uma vida não seria nada sem as pessoas que fazem parte dela. Muita gente está tão
concentrada em ganhar dinheiro e subir de vida profissional que, depois de conquistar tudo o
que desejava, olha para o seu passado e se arrepende das pessoas que deixou para trás, dos
amigos que esqueceu ou perdeu, da família que se desmanchou, do casamento que não deu
certo, dos filhos que não se tornaram seus amigos. Essas pessoas ficam sozinhas e descobrem,
muito tarde, que a vida não vale a pena pelo tamanho da conta bancária, mas sim pela
intensidade e qualidade dos relacionamentos. “ (pg.95)

“Quando um papel seu interage com o de outra pessoa, é formado um relacionamento.

Em cada papel existem pessoas-chave que compõe esses relacionamentos, que são
importantes. É preciso reservar tempo para conviver com elas. São as pessoas que você viu no
filme da sua vida que irão falar de você (bem ou mal) no seu enterro. São essas pessoas que
vão continuar sua história, perpetuar seu legado.” (pg.95)

“A teoria é linda, mas a prática deve ser efetiva. Você deve se planejar para executar
constantemente ações em cada um de seus papéis, pois, uma vez identificados, pertencem ao
seu foco de importância.”(pg.99)

“O homem possui quatro dimensões de sua existência, conforme mencionamos


anteriormente: física, mental, emocional e espiritual. Juntas, elas formam a unidade do seu
ser, as bases do seu ‘templo’.
[...]
Eles são interdependentes. Logo, o desequilíbrio de um pode afetar todos os demais. Tudo o
que fazemos está relacionado com os nossos quatros corpos e contribui para o equilíbrio ou
desequilíbrio deles.
[...]
O equilíbrio é conquistado quando conseguimos administrar essas quatro dimensões. Somos o
maestro de uma grande orquestra. Precisamos reger a mente para agir com o coração, que
responde ao espirito que age através do corpo. (pg.102)”

O corpo físico
“Se você tivesse uma Ferrari, colocaria gasolina adulterada no tanque? Não? Então, porque
você come comidas gordurosas que elevam seu colesterol e aumentam suas chances de ter um
infarto?
A analogia pode ser distante, mas, se pensarmos bem, qual a diferença entre a Ferrari e o seu
corpo? Qual tem mais valor? Por que cuidamos melhor de um do que de outro?
Se o seu corpo parar de funcionar, sua vida acaba. Precisamos cuidar bem do nosso corpo, pois
ele é o veículo que nos leva aos resultados que desejamos. Por isso, ele precisa de combustível
de qualidade. (pg.103)
O corpo mental
“Se o corpo é o hardware, a mente é o software. E, como todo software, ela pode ser
programada para obter os resultados que gostaríamos.
[...]
Existem diversas formas de você exercitar seu corpo mental, além do seu trabalho diário. Pode
ser através de um bom filme, uma palestra, um curso ou de uma visita à livraria. Você pode
escrever uma carta, ensinar algo e fazer uma série de outras atividades. As possibilidades são
infinitas. ” (pg. 104)

O corpo emocional
“O corpo emocional ou social está vinculado á necessidade básica do ser humano de se
relacionar com seus semelhantes. Todos os sentimentos e emoções manifestados através de
nosso corpo físico são gerados pelo corpo emocional” (pg.105)

O corpo espiritual
“Intuir é uma processo criativo e divino de inspiração, uma forma de se conectar ao Ser
Superior e de ouvi-lo, transformando as palavras em ideias originais e brilhantes”(pg. 106)
“Deus deu aos homens 24 horas todos os dias, mas poucos são aqueles que dedicam 15
minutos diários para reverenciar e agradecer a Deus” (pg. 106).

O equilíbrio dos quatro corpos

“A seguir estão alguns exemplos de atividades para “exercitar” seus corpos ao longo da
semana:

FÍSICO MENTAL EMOCIONAL ESPIRITUAL


Andar Ler Namorar Orar
Ir à academia Escrever Fazer novos amigos Celebrar a natureza
Dormir Trabalhar Ajudar pessoas Refletir
Se alimentar bem Assistir a um filme Deixar alguém feliz Buscar o
Fazer dieta Fazer um curso Demonstrar emoções autoconhecimento
Visitar o médico Ensinar algo Ser sincero Meditar
Fazer exames Aprender idiomas Cantar Relaxar
Sorrir Sorrir Sorrir Viver
Sorrir

[...] Utilize as reuniões com você mesmo para priorizar seu equilíbrio quando necessário ou
peça ajuda a alguém para criar vida de forma a priorizar as atividades importantes e ter uma
ida equilibrada nas quatro dimensões do ser humano.” (pg. 107)

Missão

“Devo esclarecer que missão não é sinônimo de objetivo. A missão é um exercício de


autoconhecimento, que ajuda a focar, priorizar, direcionar e dar um senso de propósito para o
que somos” (pg. 110)
“Não existe uma missão certa ou errada. Existe, sim, algumas considerações que devem ser
levadas em conta para a criação de uma missão pessoal eficaz:

1. Ela deve ser poderosa, inspiradora, envolvente e motivadora


2. Deve abranger todas as áreas de sua vida, e não apenas a parte profissional ou pessoal
3. Deve ser realista e desafiadora. Uma missão impossível não irá motivá-lo a lutar por
ela
4. Tem de estar no seu limite de atuação ou controle. Fora desse escopo, poderá
transformar-se em uma grande angústia ou infelicidade.
5. Não existe um tamanho mínimo ou máximo para sua missão pessoal
6. Deve ser escrita no infinitivo. Como verbos e palavras que levam à ação, e não a
contemplação.
7. É explicativa por si só e pode ser entendida por outras pessoas
8. É atemporal. Não se restringe a um período de tempo específico.
9. Você descobre a sua missão, você não assume a missão de outra pessoa. É um
processo de dentro para fora.
10. Tem essência e espirito jovem. Pode ser um texto, música, poesia ou declaração. A
forma não tem importância.

Iniciar o processo de descoberta e sua missão pessoal exige concentração e muita introspecção
de sua parte. É necessário que você dedique um tempo para isso, longe de interrupções e
preocupações. Talvez seja necessário se retirar para um local especial, onde você possa ficar
sozinho.” (pg. 112, 113).

CAPITULO 7 – METAS: UM RUPO PARA SUA VIDA

“Sonhar é importante, mas insuficiente. É preciso realizar. E as metas são uma forma eficaz de
transformar sonhos em realidade.”(pg. 119)

“AS metas fazem parte há anos, de preocupações dos estudiosos. O psicólogo David
McClelland, da Universidade de Harvard, estudou durante anos a forma com que as pessoas se
motivam. Ele identificou que pessoas de sucesso têm entre seus traços comportamentais a
nítida capacidade de definir suas metas. Eles sempre fazem algo para alcançar seus resultados
a partir de um objetivo previamente estabelecido. ” (pg. 120)

“[...] a vantagem de ter metas, é dar sentido ao seu tempo e não simplesmente administrá-lo.
Se a pessoa tem uma razão para ter mais tempo, ela gera muito mais comprometimento em
fazer o método funcionar. Ela vê vantagens em uma vida com mais equilíbrio. Começa a achar
a segunda-feira um dia legal, pois é o primeiro dia da semana capaz de realizar seus sonhos.
Metas mudam o significado da vida e por isso são importantes no método.” (p.120)

“Se você tem uma meta e não a escreve, nada garante que ela será alcançada.
[...]
Você pode dizer “eu tenho a meta de comprar uma casa” e achar que não precisa escrevê-la
porque sabe muito bem que precisa da casa nova. Mesmo assim, o registro é fundamental.
Enquanto não é posto no papel, como um compromisso que você assume consigo mesmo,
qualquer desejo que você tenha nunca será uma meta – será, no máximo, um sonho.
AS metas verdadeiras não são definidas apenas com uma linha da qual você possa facilmente
lembrar. Elas são definidas em detalhes, com um plano específico para serem alcançadas. E os
planos não se guardam na memória.”(Pg.123)

“Tudo na vida tem 50% de chances de dar certo e 50% de chances de dar errado. Quando você
escreve uma meta, a percentagem de dar certo comprovadamente sobe. Mesmo que suba
apenas 1%. Talvez seja exatamente essa diferença de que você precisava para ser bem-
sucedido.
[...]
Experimente escrever e ser seus objetivos constantemente. Que tal colá-los no seu guarda-
roupa, na porta ou no teto do seu quarto? Pode fazer diferença na sua realização! ”(pg. 123)

“O resultado de uma equipe de trabalho é sempre superior quando a meta está visível, tem
indicadores claros e é atualizada constantemente” (pg.123)

“Do ponto de vista empresarial, os líderes de verdade são aqueles que conseguem imprimir
importância pessoal às metas de suas companhias – e fazer com que todos os colaboradores
se sintam responsáveis por sua realização. ” (pg. 125)

“Napoleão Hill aconselha as pessoas a lerem suas metas pelo menos duas vezes por dia, uma
ao acordar e outra antes de dormir. Quando comecei a fazer isso, tive várias boas ideias em
meus sonhos. Foi bem interessante o resultado. ” (pg. 135)

“O poder da imaginação ajuda muito no processo de definir metas de longo prazo”. (p.137)

CAPITULO 8 – PLANEJAMENTO: PREPARANDO O CAMINHO

“Planejamento é o ato de criar a imagem mais precisa do sonho que se pretende realizar. É
nesta fase que a mágica acontece.” (p.139)

“O planejamento na administração pessoal é um processo simples, indolor e com resultados


rápidos. A fase de planejamento foi desenvolvida de forma a tornar o processo prazeroso,
organizado e eficaz. A má notícia: não existe forma de melhorar a produtividade que exclua o
bom planejamento.” (pg.140)

A única regra importante no planejamento é a flexibilidade. O cenário pode mudar e, quando


isso acontece o plano deve ser adaptado conforme a nova realidade” (pg. 141).

Projetos

“[...] um projeto é “um empreendimento temporário com objetivo de criar um produto ou


serviço único”. Nesta metodologia, a definição adotada é a seguinte: ‘O projeto é um conjunto
de duas ou mais ações e recursos necessários para concluir uma tarefa não rotineira com prazo
e escopo definido’.

[...]
É importante não confundir metas com projetos. Metas são sonhos, objetivos de vida
relevantes, desafiadores e conectados a sua identidade. Projetos têm menos relevância: o
desafio pessoal é menor ou inexistente e as condições para sua realização já existem ou
podem ser facilmente alcançadas. ” (p.142)

Um projeto, “[...] deve prever todas as ações necessárias até sua conclusão, indicar os
responsáveis por cada um desses passos e definir os prazos para cada etapa. Se, entre essas
tarefas alguma for muito grande ou complexa, talvez seja o caso de elaborar um projeto
específico para ela. Isto mesmo: tarefas de grande porte devem ser transformadas em projetos
para facilitar sua conclusão. ” (p. 142)

“A partir do momento que você prioriza uma tarefa de um projeto, ela tem menor duração e
pode ser executada sob seu controle e conforme a sua motivação. “ (p. 143)

Modelo simplificado de formulário para definição de projetos (p. 143)

Projeto: Desenvolvimento de uma nova logomarca para a empresa

Descrição Remodelar o logotipo da empresa com uma nova identidade visual buscando
específica / Visão conceitos modernos e de acordo com os novos princípios e produtos da
do Projeto empresa. Utilizar cores leves, a tipografia deve ser clássica e qualquer adereço
gráfico deve ser simples e de fácil memorização, com as iniciais da empresa.

Data de Início 03/05/2011 Responsável: Américo


Data de Término 30/05/2011 Horas totais: 15 horas
Prioridade Atividade Data H Responsável
1 Aprovar briefing com diretoria 04/05/2011 3 Fátima, Américo
2 Contratar Agência de propaganda 08/05/2011 3 Allan
3 Reunião de aprovação do layout 14/05/11 14h 2 Todos
4 Criação do book da logomarca 21/05/2011 3 Agência
5 Distribuir logomarca para empresa 28/05/2011 2 Américo
6 Publicação da nova logomarca 28/05/2011 2 Felipe

A fase do planejamento: Como, onde e quando planejar?

“É preciso fazer uma diferenciação entre tarefas e compromissos. [...] Compromissos são ações
com hora determinada para iniciar e acabar. As tarefas não tem a mesma rigidez: elas podem
ser feitas ao longo de um dia ou de uma semana. ” (p. 144)

“Conselho para você conseguir incluir o hábito do planejamento em sua rotina: defina um dia
da semana, um horário fixo e, se possível, um local para realiza-lo. “ (p.145)

“No momento em que estiver planejando, procure estar totalmente concentrado. Previna as
interrupções. Não é necessário despender muito tempo. De modo geral, o planejamento
semanal – que será o mais constante – exigirá pouco mais de dez minutos de tempo
investido.” (p. 144)

A regra 8-4-2

Para a boa construção de um planejamento, foco é um ingrediente importante na realização


das mentas e projetos. É melhor ter uma realização do que passar a vida construindo castelos
de areias. Por essa razão, acredito na regra 8-4-2. Ela foi criada para delimitar seu foco de
atuação.

A regra diz para você ter no máximo 8 metas para serem realizadas no período de um ano, e
destas selecionar 4 para serem trabalhadas ao longo de um mês e 2 para serem executadas
durante a semana.” (p.146)