GUIA P RÁT ICO:

A PRENDA COM
ESCOLHER KPI PARA
SEUS PROJETOS
E OTIMIZE SEUS
RESULTADOS
INTRODUÇÃO 3
O PODER DOS INDICADORES DE DESEMPENHO EM PROJETOS 6
OS KPIS MAIS IMPORTANTES PARA ACOMPANHAR 10
O PASSO A PASSO PARA ESCOLHER OS MELHORES KPIS 15
A FORÇA DA TECNOLOGIA PARA OTIMIZAR SEUS RESULTADOS 19
CONCLUSÃO 21
SOBRE A AEVO 23
I N TRO D U ÇÃO
 I NTRO D U ÇÃO

Os responsáveis pelos projetos dentro

das organizações são constantemente
cobrados por melhores resultados e
maior produtividade, já que possuem
orçamentos e recursos humanos limitados.
Essa é a realidade de todas as empresas: é
preciso fazer mais com menos.

Para garantir esses resultados, os projetos

devem ser monitorados durante todo o
ciclo de vida. E o desempenho de cada
tarefa é mensurado para avaliação futura
ou mesmo para possíveis adequações e
otimizações de processos.

Assim, os indicadores de desempenho,

ou KPIs, fazem parte do dia a dia das
empresas e são utilizados para medir a
performance das entregas. Ao escolher
corretamente o KPI para seus projetos,
você consegue otimizar os seus resultados
e aumentar o retorno dos investimentos
que a companhia realiza.

-4-
 I NTRO D U ÇÃO

Com o uso dos indicadores de

desempenho nos projetos, fica mais
fácil reunir informações assertivas no
tempo adequado para tomar as decisões
necessárias, disparar ações ou promover
a conscientização.

E assim, os processos ficam mais

rápidos, eficientes, eficazes e ainda
há o aumento da transparência
e melhora na comunicação com
maior compreensão dos resultados
por todas as partes interessadas.

Somente com o acompanhamento da

performance é possível avaliar se o
projeto está alcançando as metas e os
objetivos propostos. Com este guia, você
vai aprender as principais informações
relacionadas ao KPI e como otimizar os
seus resultados. Boa leitura.

-5-
 O PO D E R D O S
IND ICA D O RE S D E
D E S E M PE NH O E M
PROJE TO S
 O PODER DOS IND I CA D O RE S D E D E SE MPE NH O E M PROJE TO S

A sigla em inglês KPI significa Key Performance Indicator, que pode ser traduzida
como indicador-chave de desempenho. Cada projeto tem os próprios indicadores,
pelos quais o gestor consegue medir a performance em relação à meta.

E a partir deles, é possível avaliar o que deve ser melhorado para alcançar os
objetivos da empresa. Confira mais detalhes a respeito:

ENTENDA A IMPORTÂNCIA DO KPI

Além de mensurar a performance de um projeto, os indicadores de desempenho

auxiliam na troca de informações entre a equipe e as partes interessadas
(stakeholders). Para os funcionários, o KPI é uma forma de aumentar o
engajamento, já que eles saberão como o seu desempenho colabora no
crescimento da empresa.

Para as outras partes interessadas, como clientes e diretoria, os indicadores são

uma maneira mais tangível de apresentar os resultados alcançados. Não apenas
em entregas feitas ou em atraso, mas quantidade de horas-homem necessárias,
otimização de materiais e efeitos no custo e no prazo.

Sobretudo, o ponto fundamental dos KPIs é a oportunidade que eles fornecem

ao responsável pelo projeto de tomar decisões em relação à mudança de rumo
para adequação das entregas conforme as metas e objetivos.

-7-
 O PODER DOS IND I CA D O RE S D E D E SE MPE NH O E M PROJE TO S
SAIBA A DIFERENÇA ENTRE
KPI E MÉTRICAS
É comum pensar, no primeiro momento, que o KPI, por
ser um indicador de desempenho, seja uma métrica.
No entanto, esse pensamento é equivocado, porque a
métrica é uma medição sem relação com o propósito
da mensuração, com o objetivo do resultado.
Os KPIs, por outro lado, têm um objetivo claro de
melhorar o negócio. Ou seja, a mensuração realizada
por meio deles mantém o foco sempre na otimização
de todas as atividades do projeto. Assim, é com o
uso dos KPIs que o gestor conseguirá aumentar a
produtividade com redução de custos e recursos.
TIPOS DE KPIS
A escolha do indicador de desempenho precisa
levar em consideração o setor da empresa, a meta
estipulada para as suas entregas e, principalmente, o
interesse de quem receberá esta análise.
Por exemplo, para diretores ou clientes, em
geral são apresentados KPIs primários, os
que indicam de fato o desempenho em
relação aos ganhos e objetivos da empresa
de forma estratégica.
Para os supervisores e líderes de setor,
os KPIs secundários detalham com
maior profundidade que os anteriores, a
performance das estratégias tomadas.
Com essa análise mais próxima dos indicadores,
é possível fazer adequação de rumo.Já para os
membros da equipe, o ideal são os KPIs práticos,
que vão mensurar as entregas conforme o
objetivo de cada uma delas.
A seguir, vamos apresentar os indicadores
de desempenho mais importantes
para o seu negócio!
-8-
 OS KPI S MA I S
IMPORTA N T E S PA RA
ACOM PA N H A R

De forma geral, cada projeto terá indicadores próprios, já
que os seus objetivos são diferentes de outras iniciativas.
Mas há alguns indicadores que todos os gestores precisam
acompanhar com atenção para garantir que as metas
sejam alcançadas, como prazo, custo e satisfação do cliente.
Confira quais são os KPIs mais importantes tanto na
perspectiva de resultados, como na de controle
e de maturidade.
DESVIO DE PRAZO
Se o objetivo do projeto é aumentar a receita, um atraso
atrapalha os novos faturamentos. Por outro lado, se a
ideia for reduzir custos, perder o prazo significa ficar mais
tempo gastando mais do que é necessário.
Assim, o desvio de prazo é um indicador fundamental de
desempenho. É importante ter em mente ainda, que
cada projeto tem um limite de atraso aceitável diferente
do outro. Por isso, em geral, o desvio de prazo é
apresentado como um percentual em relação ao
tempo total de duração da iniciativa.
OS KPI S MA I S I MPO RTA NTE S PA RA ACO MPA NHA R
Essa mesma linha de raciocínio deve ser usada para cada
tarefa. Dessa maneira, o gestor consegue controlar os
pequenos atrasos e tomar medidas preventivas para
garantir que o projeto termine no prazo.
DESVIO DE CUSTO
Assim como o prazo, nenhum projeto tem a expectativa
de terminar com o gasto maior do que o orçamento.
Logo, monitorar a performance dos custos é essencial, e
pode representar a diferença entre continuar o plano ou
suspender seu desenvolvimento.
O desvio de custo, nesse sentido, é um indicador que
também deve ser apresentado como um percentual
do valor orçado no planejamento.
E da mesma forma que o prazo, o monitoramento dos
custos deve ser feito rotineiramente tarefa a tarefa, para
que seja possível manter a perspectiva de resultados e
tomar decisões assertivas no momento correto.
- 10 -
OS KPI S MA I S I MPO RTA NTE S PA RA ACO MPA NHA R

SATISFAÇÃO DOS CLIENTES

É possível que mesmo projetos entregues

no prazo e dentro do orçamento não
atendam às necessidades ou expectativas
dos clientes, e por isso não são
considerados um sucesso.

Ter um KPI para medir a satisfação deles,

portanto, é o caminho para assegurar a
aprovação do resultado.

Uma forma de fazer essa mensuração

é utilizando formulários de pesquisa
de satisfação, por exemplo o
surveymonkey ou typeform.

Na tabulação dos dados coletados, quanto

maior o percentual de aprovação, melhor
a posição do projeto em relação à
satisfação do cliente.

- 11 -
OS KPI S MA I S I MPO RTA NTE S PA RA ACO MPA NHA R

DESVIO DE AVANÇO FÍSICO

Durante a execução, é importante

monitorar o avanço físico das entregas,
ou seja, como está o desempenho das
atividades em comparação com o
escopo planejado.

Para isso, é utilizado o desvio de

avanço físico, um KPI que tem uma
relação bastante próxima com o desvio
de prazo, uma vez que se uma entrega
está abaixo do esperado em um
determinado momento, isso indica um
potencial de atraso.

Versátil e assertivo, pode ser bem

utilizado em diversos níveis de
controle de projetos, desde a análise
macro para os KPIs primários até o
microgerenciamento dos KPIs práticos.

- 12 -

ÍNDICE DE DESEMPENHO
DE FORNECEDORES
As entregas de fornecedores ou parceiros podem
ser gargalos críticos, se tornando parte fundamental
do escopo. Tendo isso em vista, se o seu projeto
tem dependência de fornecedores, você precisa
monitorar de perto o desempenho deles.
Para isso, é preciso identificar os pontos relevantes
para o cliente e avaliá-los periodicamente como se
fizessem parte da sua própria companhia. Uma forma
de aumentar o engajamento dos seus parceiros é
atrelar o desempenho deles a bônus ou penalidades
conforme o resultado atingido.
MATURIDADE ORGANIZACIONAL
EM GESTÃO DE PROJETOS
Quanto maior o nível de maturidade de uma
organização para gerenciar os seus próprios
projetos, melhores são os resultados alcançados
em cada iniciativa.
OS KPI S MA I S I MPO RTA NTE S PA RA ACO MPA NHA R
Essa é a razão primordial para ter um KPI
quantificando numericamente a maturidade da sua
empresa em relação ao gerenciamento.
Inclusive, existem modelos de pesquisas como Prado
MMGP, que fazem uma correlação direta entre a
evolução do nível de maturidade com a melhoria dos
resultados e a redução nos desvios de custo e de prazo.
QUALIFICAÇÃO DA EQUIPE
Por fim, mas não menos importante, os
funcionários são parte imprescindível no sucesso
do projeto e da organização.
Afinal, são eles que vão criar os processos e as
entregas para os clientes. Sendo assim, eles não
podem deixar de ter um indicador de
desempenho próprio.
Um possível KPI para mensurar a qualificação da
equipe é o número ou percentual de profissionais com
expertise nos assuntos necessários aos projetos
- 13 -
 O PASSO A PA S S O PA RA
ESCOL HER O S ME LH ORE S
KP I S
O PASSO A PA SSO PA RA E SCO L H E R O S ME L H O RE S KPI S

Agora que você já conhece os tipos de KPIs

existentes, aprenda como escolher os
melhores indicadores de desempenho
para os seus projetos.

TENHA UM OBJETIVO
CLARO EM MENTE

Conforme dito anteriormente, os indicadores

de desempenho se diferenciam das métricas
por terem uma meta. Para escolher o melhor
KPI e mensurar corretamente a performance
do projeto, você deve ter o foco claro do que
se pretende alcançar.

SELECIONE INDICADORES
ALINHADOS COM AS METAS

Além dos objetivos do projeto, os KPIs precisam

levar em conta as metas da corporação.
Lembre-se de que uma iniciativa é parte
do negócio como um todo e tem um papel
específico no desenvolvimento da empresa.

- 15 -

ESCOLHA KPIS COM
CARACTERÍSTICAS OBRIGATÓRIAS
Todo indicador de desempenho precisa ser
mensurável e quantificável. Do contrário, a sua
métrica não serve para monitorar a performance.
Entre as características obrigatórias dos KPIs estão
a capacidade de medir, avaliar e oferecer resultados
sólidos e úteis para a tomada de decisão.
AVALIE AS CONSEQUÊNCIAS
DA ESCOLHA DOS KPIS
Utilizar um indicador de desempenho sem
considerar como ele pode afetar outros
aspectos da performance do projeto é
um risco desnecessário e que pode ser
evitado com uma abordagem sistemática
da escolha do KPI. Por isso, avalie os efeitos
da mensuração de cada indicador antes de
colocá-lo em prática.
O PASSO A PA SSO PA RA E SCO L H E R O S ME L H O RE S KPI S
TENHA UMA LISTA CONCISA
DE INDICADORES
Manter muitos KPIs pode ser contraprodutivo.
Portanto, tenha uma quantidade pequena de
indicadores, que sejam eficazes e produzam os
dados cruciais para as tomadas de decisão. Em
geral, ter de 5 a 9 indicadores é o suficiente para
manter o foco nos resultados.
DETERMINE INDICADORES
REATIVOS E PROATIVOS
Os KPIs reativos ajudam a avaliar o desempenho
já capturado e a decidir se são necessárias
intervenções ou ações corretivas, de forma a
evitar recorrência.
Já os indicadores proativos apontam a direção
em que a empresa está se movendo e, por isso,
são considerados como geradores de negócios.
Estes KPIs servem como alerta para tomada de
ações preventivas.
- 16 -
 O PASSO A PA SSO PA RA E SCO L H E R O S ME L H O RE S KPI S

EVITE SE PERDER NO JOGO DOS NÚMEROS

Muitas vezes, as mensurações trazem números mais próximos do microgerenciamento, de cada tarefa individualizada e tornam difícil
avaliar o negócio de forma ampla. Ou seja, o responsável pelo projeto precisa ficar atento para não se envolver no jogo dos números e se
perder do objetivo e das metas.

- 17 -
A F ORÇA DA T E CN O LO G I A
PARA OTIMI ZA R S E U S
RES ULTA D OS
A FORÇA DA T EC NO LO G I A PA RA OTI MI ZA R SE U S RE SU LTA D O S

A maior aliada dos gestores no processo de melhorar

os resultados é a tecnologia, e não apenas os e-mails
compartilhados entre a equipe ou os modelos de
mensuração apresentados anteriormente.

Em outras palavras, os responsáveis por gerenciar

projetos precisam de tecnologias que economizem tempo,
simplificando a entrada de informações e agilizando a
análise dos dados. Também é importante aumentar a
transparência da comunicação com as partes interessadas.

Nesse contexto, os softwares de gestão de projetos

auxiliam os gestores com todas as informações disponíveis
em um ambiente integrado. Consequentemente,
essas ferramentas reduzem custos, perdas de tempo,
retrabalhos e conduzem o projeto para o sucesso.

De forma simplificada, é possível planejar os projetos,

controlar a execução, analisar e até mesmo recuperar
os desvios em relação às metas com planos de ação. Isso
tudo ocorre porque um sistema de gestão fornece uma
visão completa das atividades e entregas, com maior
controle dos fatores críticos.

- 19 -
CON C LU S ÃO
 CO NC L U SÃO

O sucesso dos projetos está atrelado

à capacidade do gestor de avaliar o
desempenho da estratégia adotada em
relação ao que foi planejado para cada
iniciativa. Com a escolha correta doKPI
para seus projetos, ele terá uma visão mais
clara de como está percorrendo esse caminho.

Muitas empresas não conseguem

implementar um sistema de medição de
desempenho e, sem KPIs para determinar a
performance dos projetos, atingir a meta se
torna uma questão de sorte e adivinhação.

Ao colocar em prática o conhecimento

adquirido com este guia prático, você
conseguirá melhorar os resultados da
empresa e aumentar o retorno dos
investimentos. Além disso, ficará mais fácil
gerenciar os projetos com orçamento e
recursos humanos limitados por meio dos
indicadores de desempenho.

- 21 -
S OBRE S U A E MP R E S A

A AEVO é uma organização criada há 10 anos a partir

da Time-Now Engenharia, uma empresa de gestão de
projetos industriais com 20 anos de história.

Focada em softwares inovadores de gestão, a empresa

tem sistemas para gerenciamento de projetos e
gestão de inovação corporativa para empresas de
todos os portes e segmentos. Nesse caso, destaca-se
o AEVO Project, uma solução que facilita a gestão de
portfólios de projetos, permite o acompanhamento
deles por meio de gráficos/indicadores e facilita a
análise crítica de processos. Tudo isso no modelo SaaS
(Software as a Service), ou seja, uma solução na nuvem

Quer saber mais sobre nós? Confira nosso site!