Plano de comunicação

para eventos corporativos

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Conteúdo
03 Introdução

04 Por que fazer eventos corporativos?

05 Revisão do evento

05 Por que comunicar?

07 Plano de comunicação na prática

12 Conclusão

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Introdução
Os eventos corporativos têm muitas utilidades para empresas de pequeno, médio ou grande porte. Com
organização e dedicação da equipe, é possível colher muitos benefícios dessa estratégia. É claro que o
processo é trabalhoso desde sua ideia inicial até a conclusão das tarefas, que não acaba junto com o evento!

Uma grande parte do trabalho é dedicada justamente na produção do evento, mas não é desse ponto que
iremos tratar aqui no ebook. Independentemente do público-alvo do seu evento, podendo ser interno
(colaboradores, diretoria e afins) ou externo (imprensa, clientes, parceiros), é essencial trabalhar a divulgação
e comunicação dessa ação.

Conhece aquela frase “quem não é visto não é lembrado”? Com os eventos, essa questão é até mais importante
considerando que é só através da promoção e divulgação que o público irá chegar, responder e aumentar
a discussão em torno do encontro. Existem eventos para todo tipo de objetivo, variando em tamanho,
atividades e, consequentemente, nos formatos de comunicação.

Este ebook vai contextualizar os eventos corporativos como estratégia de marketing, relacionamento,
educação e engajamento para então descrever por que e como criar um plano de comunicação para sua
ação especial, em qualquer formato desejado.

A partir do tópico Plano de comunicação na prática, você pode conferir um passo a passo para se
organizar e deixar tudo bem definido para a divulgação do seu evento. Esperamos que o conteúdo possa
te ajudar.

Boa leitura!

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Por que fazer eventos corporativos?
Bem, para estar lendo este ebook você provavelmente já produziu algum
evento para empresa ou tem interesse em propor algo do tipo. Eventos
corporativos existem em diversos formatos e objetivos e podem ser
direcionados aos diferentes públicos já apresentados. Mas, afinal, por que
fazer eventos corporativos considerando todo o investimento de tempo,
dinheiro e pessoal necessário para ter sucesso?

Produzir eventos corporativos pode ser trabalhoso, é verdade, mas traz

muitos benefícios. O primeiro deles é o aumento instantâneo e a longo prazo
no engajamento e relação entre empresa e público. O evento é um meio para
fazer contato direto com seus clientes ou colaboradores, sendo um canal
para divulgar uma mensagem importante, seja um lançamento, alguma
mudança de gestão, ações de endomarketing, treinamentos, etc. Alinhar essa
mensagem junto aos públicos é, também, um benefício.

Outro ponto é como os eventos trabalham a fixação da mensagem e da sua

marca, sendo um meio de apresentar sua marca, divulgá-la e garantir sua
lembrança entre o público. Eventos corporativos, se assim forem estruturados,
podem até mesmo representar um aumento nas vendas e no faturamento.
Também são meios para fechar parcerias com outras empresas ou encontrar
profissionais para seu quadro de funcionários.

Enfim, colher os benefícios dos eventos corporativos vai depender da sua

organização, dedicação e, claro, do plano de comunicação. A partir de agora,
o ebook vai se dedicar especificamente na comunicação de eventos e o que
você vai precisar para colocar tudo em ordem.

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Revisão do evento
Para planejar a comunicação, você vai precisar revisar todos os pontos
do evento, estando ele marcado ou não, para garantir que todos estão
sendo cobertos. Cheque mais de uma vez se a programação está,
pelo menos, predefinida, o status do contrato com os fornecedores,
palestrantes, local de realização e afins, orçamento, cronograma das
estratégias e tudo mais.

Um evento corporativo deve ser bem direcionado para o seu público-

alvo, mesmo que ele seja amplo. Nesse ponto, você já vai conseguir
elaborar melhor qual é a linguagem correta para a comunicação,
quais meios funcionarão para isso, etc. Quanto mais cedo começar
a organização do evento, no sentido de tempo até sua produção e
execução, também fica mais fácil planejar e elaborar essa comunicação.

Então...

Por que comunicar?

Como já citado, um evento vai ter pouca relevância, participação,
engajamento e resultados se não for executada toda uma comunicação
dedicada em torno dele. Essa comunicação contempla tanto a
divulgação, promovendo o evento antes de sua realização, como
também o contato com os participantes, com fornecedores, com a
imprensa e outros tantos públicos relacionados.

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Principalmente para a divulgação de eventos corporativos,
é essencial definir o plano de comunicação cobrindo o
cronograma do evento e da divulgação, pois são trabalhos
paralelos e igualmente importantes. Da mesma forma,
também é necessário respeitar o orçamento, conhecer a
programação, seguir um padrão de comunicação da empresa,
entre outros fatores.

A dimensão das ações de comunicação é correspondente ao

tamanho do evento. Mesmo se for interno e pequeno, ela é
necessária para convidar, garantir a participação e engajamento,
medir os resultados, etc. Isso pode ser feito no boca a boca,
com murais e até através do e-mail ou da intranet. Agora, se o
evento for maior e mais abrangente quanto ao público, maior
é o esforço de comunicação necessário.

Uma comunicação profissional com boas garantias de retorno é

o caminho para isso. Quando o evento é realizado pela primeira
vez, as ações devem focar em fortalecer a marca da empresa e
do evento corporativo para gerar credibilidade entre o público
e o mercado. Essa divulgação é importante até mesmo para
garantir a realização do evento, principalmente quando são
abertos espaços para patrocinadores e investidores.

Existem passos e necessidades que são comuns a todos

tipos de eventos e correspondentes planos de comunicação.
Entraremos nisso agora.

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Plano de comunicação na prática
Mesmo que você não seja um profissional de comunicação
ou produção de eventos, ou ainda que sua empresa não
tenha um setor de comunicação próprio, é possível fazer
um plano de comunicação desde os primeiros passos para
cobrir seu evento corporativo. A ideia principal e maior
necessidade nessa tarefa é organização.

A organização começa com a definição de uma equipe

que irá se dedicar na comunicação, seja na etapa de
planejamento ou de execução, e também do cronograma
de atividades e ações que serão desenvolvidas dentro
do objetivo da divulgação. Defina uma ferramenta ou
plataforma, seja um documento, agenda ou planilha, para
que todos os envolvidos alinhem informações e tudo o
que está sendo programado e entregue.

A comunicação entre os envolvidos não vai acabar no dia

do evento, e é importante considerar isso. O planejamento
deve cobrir também e-mails após a data com pesquisas de
satisfação, envio de materiais, avisos sobre novos eventos,
etc. Isso é o que vai garantir a fixação da sua mensagem
e lembrança da marca. Depois de um evento, o público
está mais aberto ao seu contato até mesmo para comprar
um produto ou serviço. Aproveite para seguir com sua
estratégia nesse período!

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 • Data, horário e local do evento;
• Motivação do evento;
• Missão, visão e valores;
• Tema;
• Programação;
• Palestrantes;
• Ações educativas;
• Público estimado;
• Perfil do público (persona);
Nos próximos tópicos, descrevemos quais são os
• Objetivo;
seis passos que você deve acompanhar e listar para
• Patrocinadores;
fechar seu plano de comunicação para eventos
• Empresas parceiras;
corporativos.
• Resultados esperados e afins.
• Pesquisa e descrição
Essas informações são necessárias para dar uma
base do que será possível abordar e elaborar em seu
O primeiro passo, como em qualquer outra
conteúdo mais à frente. Nessa etapa de pesquisa
estratégia, é fazer uma boa pesquisa sobre
do planejamento também já é o momento de listar
seu evento e tudo o que o cerca e é tocante
todos os pontos seguintes sobre quais serão os
à comunicação.
canais utilizados, qual é sua agenda para produção
e divulgação, orçamento para a promoção do
Principalmente nesse ponto, é interessante ter o
evento (que é um investimento a parte), tudo o que
acompanhamento mais próximo da organização do
vai precisar de encomenda e produção externa à
evento para colher todas as informações necessárias.
organização, etc.
Isso vai incluir:

Se for o caso de contratar uma agência de

comunicação dedicada para essa parte do evento,

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esse ponto de pesquisa e descrição do planejamento
é ainda mais importante justamente porque uma
equipe externa à sua empresa não tem o mesmo
acesso que você e proximidade com a organização
do evento.

Com a pesquisa e toda a descrição inicial do seu

plano de comunicação, fica mais fácil partir para a
definição dos próximos pontos.

• Cronograma

Não confundir com o cronograma do evento! O

plano de comunicação deve seguir um cronograma
próprio considerando seu tempo de pesquisa,
produção de peças, agendamento e envio de
anúncios ou e-mails, recebimento de materiais
gráficos, encomenda de peças especiais, produção
da identidade visual para aplicação na decoração e
local do evento, etc.
Organize um cronograma conforme os dias de
produção até (e após) a realização do evento,
indicando todas as tarefas e atividades conforme
devem ser preparadas e entregues para o evento.
Esse cronograma, dependendo do tamanho
e necessidades do evento, pode chegar ao
detalhamento de horários. Mas, para iniciar, um
calendário de datas e semanas já basta.
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• Comunicação Visual
Seu evento vai precisar de uma comunicação visual
para se apresentar ao público e fixar sua mensagem.
Essa comunicação visual inclui uma identidade, que
é o logo do evento, relacionada ou não à empresa.
A identidade visual inclui também cores e outros
elementos gráficos que vão agregar às peças que
serão produzidas para comunicação visual.
Comunicação visual é aplicável tanto online quanto
offline, logo pode ser utilizada em redes sociais,
sites, e-mail, murais, revistas, banners, folhetos do
evento, brindes corporativos e afins. Esse ponto
vai exigir a parceria ou contrato com um designer
gráfico, o que vai garantir uma aparência bonita e
legível, dentro de um projeto coerente com todo o
evento corporativo.
• Canais
Um último ponto sobre os canais em seu
planejamento é cobrir também quais serão
utilizados após o evento, momento em que você
provavelmente terá mais acesso a números de
telefone, endereços e e-mail dos participantes.

O plano de comunicação deve se atentar também

aos canais que estarão disponíveis e podem
ser utilizados para o contato com participantes,
divulgação, orientações durante o evento, etc.
Existem, basicamente, os canais online e offline já
citados acima. Eles também podem ser divididos
entre canais internos, fechados dentro de sua
empresa e em comunicações privadas (e-mail, carta,
telefone), ou externos, que são abertos a um público
mais generalizado, a exemplo das redes sociais,
propagandas em rádio e televisão, etc.

Cada canal tem seu diferencial entre formatos

suportados, alcance e também em valores para
criação ou utilização eficaz. Ao escolher os seus
canais de comunicação, considere em primeiro lugar
quais são aqueles em que seu público-alvo está
presente. Sempre que possível, opte por meios mais
direcionados, assim há um maior controle sobre
quem é atingido e engajado.

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• Conteúdo pré e pós evento
Esse ponto é o momento em que o planejamento
vai se voltar a parte de execução criativa das peças
gráficas ou de textos. Tudo que será enviado, entregue
ou utilizado durante o evento precisa ter conteúdo
original, interessante e muito bem relacionado ao
tema e objetivos da ação. Escreva e revise, faça as
imagens e fotos e revise novamente, sempre com a
ideia de deixar tudo alinhado à persona do evento,
ou seja, o perfil do público-alvo.
• Brindes personalizados
Os brindes corporativos também são canais
de comunicação e demandam a aplicação da
identidade visual. Eles não são apenas “mimos”, mas
elementos que chamam atenção e fixam sua marca
na lembrança do público. Um brinde personalizado
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pode acompanhar uma utilidade dentro do próprio
evento, a exemplo das canetas, garrafas e blocos
de nota, ou então servir como um agrado no
dia a dia como os chaveiros, bottons, camisetas,
miniaturas, etc.
Eventos, mesmo que de menor porte, se beneficiam
muito dos brindes personalizados. Considere seu
público e o orçamento para então procurar um
bom fornecedor dentro da sua ideia de brinde e do
cronograma até o evento. Podem ser feitos brindes
mais direcionados, por exemplo, para premiar
apenas os que participam ativamente de ações,
entram em concursos, propõe ideias e afins.
De qualquer forma, pense bem sobre como e
em que momento introduzir os brindes em seu
evento corporativo.
Conclusão
Com tudo isso listado, descrito e programado, a comunicação do
evento corporativo estará muito melhor encaminhada. Considere que
nada está escrito em pedra, assim correções e adaptações podem ser
necessárias sempre para proporcionar uma melhor experiência para os
participantes. Uma última dica é disponibilizar durante todo o evento
uma equipe para fazer fotos ou vídeos e também colher depoimentos
do público já para criar uma base de conteúdos para futuras ações da
sua empresa, relacionadas ao evento ou não.

A comunicação é o melhor caminho para colher feedbacks do

público, por isso invista também após o evento. Em todos pontos que
necessitarem de atuação externa, como na contração dos fornecedores
de brindes ou infraestrutura, pesquise e busque por referências para
garantir que tudo corra bem antes, durante e após o evento corporativo.

Eventos são experiências, por isso a organização e a comunicação

enriquecem tudo e garantem os resultados. Tudo pronto para colocar a
mão na massa - digo, no seu plano de comunicação?

Um bom evento!

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Sobre nós
A Mr Metais é a Empresa Gestora do Grupo MR Brindes, cuja vocação é
desenvolver e produzir correntes, artigos promocionais e acessórios de moda
em couro e metal.
Assim como as primeiras correntes em prata, a MR Metais foi forjada nas mãos
e mente de um artesão. Seu fundador produziu as primeiras peças em 1963
em Caxias do Sul.
Nos mais de 50 anos de existência,a empresa se banhou de tecnologia e hoje
conta com um extenso parque industrial no interior de São Paulo administrado
pela segunda geração de artesãos do metal.
Em sua carteira de clientes estão os principais produtores de joias do país,
indústria automotiva, grifes de moda, empresas de entretenimento e eventos.

MR Metais, pode imaginar que a gente fabrica.

TELEFONE
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(11) 4686-1730
E-MAIL (11) 94197-7510
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