BBP Dms Encalso

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PROJETO: ENCALSO / DHAMA SAP ERP
CLIENTE: ENCALSO
PREPARADO POR: Alexandre Berloffe DATA: 16/01/12
APROVADO POR: Amauri Junior
MÓDULO: DMS – Document Management System
PROCESSOS/CENÁRIOS: Fase de Licitação e Orçamento
1. Blueprint DMS da Fase de Licitação e Orçamento
Figura 1. Visão Geral de Processos
1.1 Visão Geral do Processo de Negócios
A ENCALSO Construtora trabalha com obras de engenharia pesada, para clientes de grande porte, tais
como a Petrobrás e governos municipais, estaduais e federais.
Seus controles atualmente se baseiam no sistema DSI, combinado com o uso de aplicativos Microsoft
Excel, Microsoft Project, e um sistema de BI baseado em web, chamado Qlikview.
Na ENCALSO serão utilizados os módulos SAP PS (Project System - Sistema de Projetos) e o SAP DMS
(Document Mgmt System - Sistema de Gestão de Documentos), para os quais definiremos um escopo
conjunto, um complementando o outro.
(próxima página)
Aderente ao SAP Não aderente ao SAP

Preparado por: Alexandre Berloffe] Projeto: ENCALSO / DHAMA SAP
Aprovado por: Amauri Junior Data: 16/01/2012 Pág:1 de 11
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1.2 Gestão de Documentos na Fase de Licitação e Orçamento
1.2.1 Análise de Editais
Figura 2. Fase de Editais – Gestão de Documentos
Vejamos o processo de Análise de Editais, sob a ótica do SAP DMS:
 Busca de Editais - via Web e ferramentas específicas

 Filtro de obras pela equipe de Licitação
o Envio de informações para decisão, via e-mail ou meio físico
 Ronaldo Machado/ Marcos Rampone
 Dr. Vandersi
o Em caso da decisão ser por atender ao edital, inicia-se o processo no SAP
 Caso contrário, o processo é arquivado (fora do SAP).
O processo no SAP se dará da seguinte forma:
 É criado um novo elemento PEP dentro da estrutura correspondente, no projeto de gestão de

análise de editais – ver documento BBP_PS_Encalso_01_Fase de Licitacao e Orcamento
o Exemplo: Elemento PEP E.0001.SP001 – Edital SP 001 criado
 (próxima página)

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 Sobre os tipos de documentos: No SAP DMS, para essa etapa do processo, os usuários
definiram os seguintes tipos de documentos:
o ANE – Análise do Edital

o DIV – Outros documentos
Exemplo de Documento:
Tipo: ANE 1 Parte 000

Versão 00
Em status: “AL” (Criação)
Responsável: ALEXANDREB
Lab/Escritório: 003 – Área de
Análise de Editais
Grupo Autor: A001 (a definir)
 Sobre as ligações de documentos com objetos SAP: Os documentos gerados pela análise do
edital devem ser anexados ao elemento PEP (ver exemplo abaixo, em que o documento foi
anexado ao Elemento PEP E.0001.SP001).
Visão do documento
ANE 1, amarrando o PEP
E.0001.SP001
Visão do PEP
E.0001.SP001
amarrando o
Documento
ANE 1

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 Sobre os aplicativos: No SAP DMS, para essa etapa do processo, os usuários definiram os
seguintes aplicativos:
o Microsoft Office (Word / Excel / Powerpoint)

o Imagens (JPEG / GIF / BMP)
o Adobe Acrobat (PDF)
 Sobre os Grupos de Distribuição: Ver seção 1.3 – Gaps Identificados – utilização do workflow.
 Sobre os Status de cada tipo de documento: A definição de grades de status por tipo de
documento será realizada durante a fase 03 - Realização.
 Sobre os Perfis de Autorização para cada tipo de documento: A identificação de responsáveis e

atribuição de acessos será definida em detalhes durante a fase 03 - Realização.
 Sobre os critérios de decisão para gerenciar (ou não) um documento no SAP DMS: De acordo
com os usuários, os critérios específicos de uso do DMS serão definidos na fase 03 – Realização.
Para o BBP, os usuários definiram que irão considerar a praticidade do SAP, e que manterão um
número reduzido de documentos relevantes.
 Sobre os critérios de numeração de documentos: Na fase 03 – Realização serão avaliados os

crescimentos do número de documentos de cada tipo, visando assim definir intervalos de
numeração coerentes.
 Sobre os critérios de classificação de documentos: Na fase 03 – Realização serão avaliados os

critérios de classificação e busca de documentos de cada tipo.
 (próxima página)

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1.2.2 Elaboração de Proposta
Figura 3. Fase de Elaboração da Proposta – Gestão de Documentos
Vejamos o processo de Elaboração de Propostas, sob a ótica do SAP DMS:
 Análise de Edital (ver item 1.2.1 – Análise de Editais)

 Atendimento a Condicionantes e Busca de Empresa Parceira (gerando documentos no DMS)
 Em caso de decisão de atender ao Edital, inicia-se a Elaboração de Proposta (com DMS)
 Caso contrário, o processo é arquivado (no DMS).
(próxima página)

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 É criado um novo elemento PEP dentro da estrutura correspondente, no projeto de gestão de

Propostas – ver documento BBP_PS_Encalso_01_Fase de Licitacao e Orcamento
o Exemplo: Elemento PEP E.0002.RJ001 – Proposta RJ 001 criado
definiram o seguinte tipo de documento:
o PRO – Propostas
Exemplo de Documento:
Tipo: PRO 1 Versão 00

Parte 000
Em status: “AL” (Criação)
Responsável: ALEXANDREB
Lab/Escritório: 003 – Área de
Análise de Editais
Grupo Autor: A001 (a definir)

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edital devem ser anexados ao elemento PEP (ver exemplo abaixo, em que o documento foi
anexado ao Elemento PEP E.0001.SP001).
Visão do documento
PRO 1, amarrando o PEP
E.0002.RJ001
Visão do PEP
E.0002.RJ001
amarrando o
Documento
PRO 1 00 000





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1.2.3 Fase de Execução de Projeto
Figura 4. Fase de Execução de Projeto – Gestão de Documentos
Vejamos o processo de Execução de Projetos, sob a ótica do SAP DMS:
 Assinatura do Contrato após a Proposta ser aprovada (ver item 1.2.2 – Elab. de Propostas)
 Serão considerados os documentos envolvidos no processo de execução da obra
 É criado um novo PROJETO de execução de obras – ver documento BBP_PS_Encalso_02_Fase

de Planejamento
o Exemplo: PROJETO E-001 – AEROPORTO DE MANAUS criado

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definiram o seguinte tipo de documento:
o CON - CONTRATO
o SCO - SÍNTESE DO CONTRATO
o EDT - EDITAL
o FAT - FATURA / NOTA FISCAL
o MED - MEDIÇÃO
o ADT - ADITIVO
o SEG - SEGURO
o CFT - CONTROLE DE FATURAMENTO
o REP - REPORTAGENS / ARTIGOS
o TRP - TERMO DE RECEBIMENTO PARCIAL
o TRD - TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO
edital devem ser anexados ao elemento PEP correspondente no projeto de execução.





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1.3 Relatórios Standard SAP DMS
O SAP DMS não possui Relatórios Standard – apenas uma transação de pesquisa de documentos, que
permite realizar buscas por campos-chave, por campos de classificação, por ligações de objetos e por
textos inseridos no campo “Descrição” do documento:
Texto no campo
Descrição do
 Transação CV04n – Pesquisa de Documentos Documento
1.4 GAPS Identificados
 Workflow para Grupos de Distribuição: Foi identificado um requerimento para distribuição de

documentos combinada com um processo de aprovações, que requer funcionalidades não
previstas no escopo básico do projeto:
o Desenvolvimento de Workflow de Aprovações (combinado com Status de Documentos)
 O exemplo abaixo ilustra um fluxo de aprovações complexo (4 revisões de

propostas, aprovações de gerência, diretoria e homologação, liberação do
documento para uso e obsolescência)
 Esse processo, para funcionar entre diversos usuários de SAP, requer a

implementação do módulo SAP WF (Workflow), que automatiza a distribuição
da informação entre os responsáveis exigíveis, e coleta suas aprovações.
 Esse “gap” será discutido na fase 03 – Realização.

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Figura 5. Fluxo de Status com Workflow de Aprovações – A ser discutido como um “gap” na Fase 03 - Realização
1.2.1 Gestão de Elab de Propostas Status Observação

BBP
1. Como serão os processos no SAP  Processos detalhados pelos usuários
2. Relação de GAP’s  Detalhados no documento
3. Interfaces c/ Legado: Manut, Lot, Fopag n/a Na fase de BBP, não estão previstas interfaces nesse processo.
4. Relação relatórios Standards disponíveis  Na fase de BBP foram apresentados reports standard aos usuários.
5. Cargas de Dados  A ser avaliada durante a fase 03 - Realização.
6. Programas ABAP’s se aplicável n/a Não estão previstos programas ABAP para essa fase do processo.
2. Aprovações
Nome / Cargo Documento (RG) Assinatura

Alex Cardoso / Usuário-chave PS [Favor informar Número]
Validador DMS [Favor informar nomes] [Favor informar Número]
Marcio Saragiotto / Coordenador de TI 32.521.596-0
Renato Carreira / Coordenador de TI 30.399.297-9
Amauri B. Júnior / Gerente de Projetos 20.248.832-9
Alexandre Berloffe / Consultor SAP PS 14.010.787-3


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PROJETO: ENCALSO / DHAMA SAP ERP

PREPARADO POR: Alexandre Berloffe DATA: 16/01/12

APROVADO POR: Amauri Junior

MÓDULO: DMS – Document Management System

PROCESSOS/CENÁRIOS: Fase de Licitação e Orçamento

1. Blueprint DMS da Fase de Licitação e Orçamento

Figura 1. Visão Geral de Processos

1.1 Visão Geral do Processo de Negócios

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1.2 Gestão de Documentos na Fase de Licitação e Orçamento

1.2.1 Análise de Editais

Figura 2. Fase de Editais – Gestão de Documentos

Vejamos o processo de Análise de Editais, sob a ótica do SAP DMS:

 Busca de Editais - via Web e ferramentas específicas

O processo no SAP se dará da seguinte forma:

 É criado um novo elemento PEP dentro da estrutura correspondente, no projeto de gestão de

o Exemplo: Elemento PEP E.0001.SP001 – Edital SP 001 criado

Aderente ao SAP Não aderente ao SAP

o ANE – Análise do Edital

Tipo: ANE 1 Parte 000

Aderente ao SAP Não aderente ao SAP

o Microsoft Office (Word / Excel / Powerpoint)

 Sobre os Perfis de Autorização para cada tipo de documento: A identificação de responsáveis e

 Sobre os critérios de numeração de documentos: Na fase 03 – Realização serão avaliados os

 Sobre os critérios de classificação de documentos: Na fase 03 – Realização serão avaliados os

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1.2.2 Elaboração de Proposta

Figura 3. Fase de Elaboração da Proposta – Gestão de Documentos

Vejamos o processo de Elaboração de Propostas, sob a ótica do SAP DMS:

 Análise de Edital (ver item 1.2.1 – Análise de Editais)

Aderente ao SAP Não aderente ao SAP

O processo no SAP se dará da seguinte forma:

 É criado um novo elemento PEP dentro da estrutura correspondente, no projeto de gestão de

o Exemplo: Elemento PEP E.0002.RJ001 – Proposta RJ 001 criado

Tipo: PRO 1 Versão 00

Aderente ao SAP Não aderente ao SAP

o Microsoft Office (Word / Excel / Powerpoint)

 Sobre os Perfis de Autorização para cada tipo de documento: A identificação de responsáveis e

 Sobre os critérios de numeração de documentos: Na fase 03 – Realização serão avaliados os

 Sobre os critérios de classificação de documentos: Na fase 03 – Realização serão avaliados os

Aderente ao SAP Não aderente ao SAP

1.2.3 Fase de Execução de Projeto

Figura 4. Fase de Execução de Projeto – Gestão de Documentos

Vejamos o processo de Execução de Projetos, sob a ótica do SAP DMS:

O processo no SAP se dará da seguinte forma:

 É criado um novo PROJETO de execução de obras – ver documento BBP_PS_Encalso_02_Fase

o Exemplo: PROJETO E-001 – AEROPORTO DE MANAUS criado

Aderente ao SAP Não aderente ao SAP

o Microsoft Office (Word / Excel / Powerpoint)

 Sobre os Perfis de Autorização para cada tipo de documento: A identificação de responsáveis e

 Sobre os critérios de numeração de documentos: Na fase 03 – Realização serão avaliados os

 Sobre os critérios de classificação de documentos: Na fase 03 – Realização serão avaliados os

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1.3 Relatórios Standard SAP DMS

1.4 GAPS Identificados

 Workflow para Grupos de Distribuição: Foi identificado um requerimento para distribuição de

o Desenvolvimento de Workflow de Aprovações (combinado com Status de Documentos)

 O exemplo abaixo ilustra um fluxo de aprovações complexo (4 revisões de

 Esse processo, para funcionar entre diversos usuários de SAP, requer a

 Esse “gap” será discutido na fase 03 – Realização.

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