Manual de Registro de Despesas - Fundo Fixo

Setor: Contas a Pagar Pág.
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Título: Manual de Registro de Despesas – Fundo Fixo
Data da última revisão:
Data da emissão inicial: 01/07/2016
16/04/2018
Código: DCMS.CPA.POP.027 Versão: 02
1. FUNDO FIXO
O Fundo Fixo é um recurso em espécie (moeda corrente) disponibilizado pela Diretoria Centro
Marista de Serviços para facilitar a compra de produtos e serviços de pequenos valores. Os
gastos com Fundo Fixo devem respeitar as políticas de Compras, Contratos, Brindes e
Presentes, Viagens e Deslocamentos, Alçadas, Ativo Fixo e Pagamentos. Qualquer gasto em
desacordo a qualquer uma destas políticas será glosado.
Abaixo seguem os passos para realização dos lançamentos dos gastos via Fundo Fixo no
Sistema Benner para ambas as empresas:
Acessar o navegador Internet Explorer e digitar na barra de endereços:

https://app.grupomarista.org.br/RDWeb/Pages/en-US/login.aspx?ReturnUrl=default.aspx
1. Informar Domínio\Usuário;
2. Informar Senha;
3. Clicar em Acessar.
Aprovado por:
Elaborado por: Revisado por:
Gerência Operações
Analista Fiscal JR. Coordenador Contas a Pagar
Financeiras
Data: 16/04/2018 Data: 14/06/2018 Data: 27/06/2018

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1. Acessar o Sistema BENNER:
1. Informar Nome do usuário;

2. Informar Senha;
3. Clicar em Ok.
Caso não possua, deverá ser solicitado ao o Help Desk, através do ramal 1558, ou e -mail:
servicedesk@grupomarista.org.br.
Aprovado por:
Financeiras
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16/04/2018
1. Clicar em: Trocar empresa ou filial.
1. Selecionar a Empresa que receberá o gasto.
Aprovado por:
Financeiras
Data: 16/04/2018 Data: 14/06/2018 Data: 27/06/2018

16/04/2018
1. Acessar: Financeiro;
2. Acessar: Tesouraria.
1. Localizar a conta do Fundo Fixo e direcionar ele para o canto direito da tela.
2.Confirmar.
Aprovado por:
Financeiras
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16/04/2018
1. Clicar em: inserir.
1. Verificar se a conta é do Fundo Fixo;

2. Informar Data de emissão e vencimento, sendo em ambos a data do respectivo
lançamento;
3. Selecionar Operação: 416 – Débito – Pagamentos Diversos;
4. Informar Histórico referente ao lançamento;
5. Clicar em Confirma.
Aprovado por:
Financeiras
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1. Operação: 903 – Despesas a vista;

2. Filial: informar a filial referente ao Fundo Fixo;
3. Fornecedor - Razão Social;
4. CNPJ;
5. Documento;
6. Valor;
7. Histórico;
8. Confirmar.
Aprovado por:
Financeiras
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1. Inserir: conta Financeira conforme a despesa;

2. Confirmar;
3. Inserir: Centro de Custo aonde o gasto sera alocadp;
4.Confirmar;
5. Clicar em: Confirmar, para finanlizar este processo.
Aprovado por:
Financeiras
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1. Após confirmar o lançamento, o sistema listará cada gasto na aba “movimentações”;

2. Conferir se a soma dos documentos comprobatórios está de acordo com o valor informando
no sistema;
Após efetuar todos os lançamentos deverá ser emitido o relatório de prestação de contas,
conforme abaixo:
1. Grupo de Relatórios;
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2. Contas a Pagar;
3. Movimento Fundo Fixo;
4. Prever/ imprimir relatório.
1. Selecionar o Fundo Fixo;

2. Confirmar;
1. Informar o dia ou período do lançamento;

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2. Clicar em: imprimir;
1. Selecionar: prever;
1. Verificar se constam todos os lançamentos;

2. Imprimir, coletar as assinaturas e anexar os documentos originais.
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2. ORIENTAÇÕES PARA USO DE FUNDO FIXO
2.1 Para a prestação de contas de fundo fixo é necessário a comprovação dos gastos com os
documentos abaixo:
A - Notas fiscais de produto, serviço ou consumidor;

B - Cupons Fiscais;
C - Recibos (com CNPJ do emitente impresso ou carimbado), sendo esses somente
nos casos de o estabelecimento estar dispensado de emissão de nota fiscal;
Em todos os comprovantes originais deverá conter (sem rasura):
A data da realização da despesa;

Valor correspondente ao gasto;
Descrição das despesas (campo destinado a discriminação dos produtos/serviços na
NF);
CNPJ e razão social da filial a que se refere o gasto (somente nos casos A e C)
2.2 Documentação: A prestação de contas com a documentação comprobatória deve ser

lançada no sistema Benner no módulo Tesouraria e deverá ser gerado o relatório destas
despesas. No verso da nota fiscal ou recibo deverá constar a justificativa. Esta justificativa
deve ser o motivo pelo qual a compra foi efetuada. O relatório e os documentos
comprobatórios devem ser enviados para a Central de Atendimento Operações Financeiras
– Diretoria Centro Marista de Serviços – 1° Andar do Prédio Administrativo. Rua Imaculada
Conceição, 1155, Prado Velho, Curitiba – PR.
2.3 Nota fiscal de serviço Pessoa Jurídica:

Recorrer ao CAT OF para verificar se é necessária a retenção de impostos ou realizar a baixa
da nota devidamente lançada no Recebimento Físico/Fiscal, será através chamado de
Solicitação de validação e baixas de documentos fiscais do Fundo Fixo e anexando a nota
fiscal digitalizada. O prazo de retorno do CAT OF é de até 02 dias uteis.
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Não haverá mudanças na prestação de contas.

A unidade será responsável pelo pagamento líquido da nota, caso não o faça, deverá
solicitar a devolução do valor pago a maior ao fornecedor.
2.4 Nota fiscal de serviço em nome de Pessoa Física – Somente serão aceitas notas ficais de
serviços em nome de colaborador se houver justificativa detalhada no verso da nota fiscal.
Por exemplo, nos casos de participação em Seminários e Palestras no quais o recibo é emitido
em nome do participante.
Aprovado por:
Financeiras
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1. Informar Nome do usuário;

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1. Clicar em: Trocar empresa ou filial.

1. Selecionar a Empresa que receberá o gasto.

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1. Clicar em: inserir.

1. Verificar se a conta é do Fundo Fixo;

Data: 16/04/2018 Data: 14/06/2018 Data: 27/06/2018

1. Operação: 903 – Despesas a vista;

Data: 16/04/2018 Data: 14/06/2018 Data: 27/06/2018

1. Inserir: conta Financeira conforme a despesa;

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1. Após confirmar o lançamento, o sistema listará cada gasto na aba “movimentações”;

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1. Selecionar o Fundo Fixo;

1. Informar o dia ou período do lançamento;

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2. Clicar em: imprimir;

1. Verificar se constam todos os lançamentos;

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2. ORIENTAÇÕES PARA USO DE FUNDO FIXO

A - Notas fiscais de produto, serviço ou consumidor;

Em todos os comprovantes originais deverá conter (sem rasura):

A data da realização da despesa;

2.2 Documentação: A prestação de contas com a documentação comprobatória deve ser

2.3 Nota fiscal de serviço Pessoa Jurídica:

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Não haverá mudanças na prestação de contas.

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