MANUAL DO ORGANIZADOR DE

CARAVANAS BEAUTY FAIR

Este manual foi desenvolvido para orientá-lo sobre as informações,

regras e procedimentos para organizar e cadastrar sua caravana para a
Beauty Fair – Feira Internacional de Beleza Profissional.

Recomendamos que você leia atentamente todos os tópicos e consulte

este manual sempre que necessário.

Nos encontramos na Beauty Fair!

Expo Center Norte - São Paulo - SP.

Coordenação de Caravanas

Beauty Fair Eventos e Promoções Ltda.

caravanas@beautyfair.com.br www.beautyfair.com.br
Tel.: (11) 3373-4633
(11) 96466-4200

0
 ÍNDICE

REGRAS BÁSICAS DAS CARAVANAS BEAUTY FAIR ....................... 2

PÚBLICO ALVO: .............................................................................. 2
RESPONSABILIDADES DO ORGANIZADOR DE CARAVANA: ............... 4
RESPONSABILIDADES DA BEAUTY FAIR: .......................................... 4
BENEFÍCIOS DAS CARAVANAS ..................................................... 5
CARAVANAS PROJETO ESCOLA ................................................... 7
SOBRE A BEAUTY FAIR ................................................................ 7
1) CADASTRO DO ORGANIZADOR ............................................... 9
2) CREDENCIAMENTO DOS CARAVANISTAS .............................. 11
2.1) PRAZOS: ................................................................................ 13
2.2) PASSO A PASSO DO CREDENCIAMENTO ................................. 13
a) Inclusão de credencial ........................................................................ 13
b) Alteração de Credencial:..................................................................... 15
c) Exclusão de Credencial: ...................................................................... 16
d) Solicitação de Credenciais Adicionais:................................................. 17
e) Impressão Listagem de Credenciais: ......... Erro! Indicador não definido.

3) IDADE MÍNIMA ..................................................................... 18

4) LOGÍSTICA DAS CARAVANAS ................................................. 19
4.1) CHEGADA NA FEIRA – Desembarque dos clientes ................... 19
4.2) SAÍDA DA FEIRA – Embarque dos clientes .............................. 21
5) GLOSSÁRIO – MENUS DO SISTEMA ....................................... 22
6) MODELO DE FICHA DE CADASTRO ........................................ 23
7) RESUMO DOS PROCEDIMENTOS ........................................... 24

1
REGRAS BÁSICAS DAS CARAVANAS BEAUTY FAIR

• Mínimo 25 pessoas* de fora da Grande SP chegando todos

juntos em ônibus e/ou micro-ônibus organizados por um líder
devidamente credenciado.
• A Beauty Fair não cobra a credencial/convite de profissionais e
comerciantes do setor, seja vindo de caravanas ou
individualmente (mediante comprovação). O valor cobrado pelo
organizador referente ao seu pacote deve considerar os custos
com transporte, hospedagem (caso haja), pedágio,
estacionamento e demais benefícios/serviços agregados em
cada pacote.
• O credenciamento de caravanas e de visitação não inclui
participação nos congressos e workshops. As inscrições nos
congressos são pagas.
• O único custo no dia do evento é o estacionamento, que é
cobrado direto pelo Expo Center Norte.
• Credencial de caravana válida para os 3** dias de evento.

*o mínimo de pessoas pode variar conforme região do Brasil,

conforme liberação pela Beauty Fair
**Exceto para Projeto Escola, que a credencial é válida somente para
3ª feira.

PÚBLICO ALVO:
• Profissionais de beleza: cabeleireiro, maquiadores, esteticistas,
manicure, depiladores, micropigmentadores, donos de salão
etc;
• Comerciantes de beleza: donos/compradores de perfumaria,
drogarias e hipermercados; empresários de e-commerce de
produtos de beleza; distribuidores profissionais; representantes
comerciais do setor;
• Estudantes do setor de beleza: Regem as mesmas regras de
caravanas, porém é liberada a visitação exclusivamente na 3ª

2
feira, que é o dia destinado ao Projeto Escola, pois os demais
dias de feira são destinados para visitação profissional.

3
RESPONSABILIDADES DO ORGANIZADOR DE CARAVANA:

• Captação do grupo,
• Concepção do pacote e seus benefícios;
• Negociação com fornecedores (ônibus, hospedagem, passeios,
alimentação etc) de acordo com o pacote que deseja oferecer
aos clientes;
• Definição e cobrança do valor do seu pacote;
• Ler e seguir as regras do Manual do Organizador;
• Realizar o cadastro dos caravanistas no link de credenciamento
com os dados correto dos clientes conforme campos solicitados
em sistema. É de extrema importância que os dados
cadastrados sejam fiéis a realidade e que não sejam duplicados.
O envio das credenciais será para o endereço do organizador;
• Distribuição das credenciais aos participantes;
• Arcar com as despesas de locação do ônibus, combustível,
pedágio, hospedagem, alimentação, passeios e dos demais
custos envolvidos no pacote.
• Fazer o pagamento do estacionamento no local do evento
(direto com Estapar).
• Prestar atendimento aos seus caravanistas referente as
informações de seu grupo e pacote;
• Coordenar clientes durante viagem e no evento para embarque
e desembarque;

O organizador pode criar seu próprio material de divulgação, porém

deverá submetê-lo ao departamento de comunicação da Beauty Fair
para validação da aplicação do logotipo Beauty Fair, inserção da
campanha e informações institucionais.

RESPONSABILIDADES DA BEAUTY FAIR:

o Divulgar os dados do organizador (caso autorizado) no Portal
da Beauty Fair para que clientes interessados daquela região
possam localizar organizadores disponíveis. A divulgação
4
 dos organizadores no portal tem previsão de início em
maio/2022. As atualizações serão feitas 1 vez por semana.
o Disponibilizar material de divulgação ao organizador:
▪ Digital: peças com chamadas sobre caravanas e seus
benefícios criadas pelo departamento de
comunicação da Beauty Fair para prospecção de
caravanistas
o Disponibilizar login e senha para o organizador acessar a
área exclusiva do sistema, na qual o mesmo fará o cadastro
dos caravanistas para recebimento das credenciais;
o Importante: A organização se reserva o direito de validar os
cadastros dos caravanistas e suspender temporariamente o
acesso do organizador ao link de credenciamento caso seja
identificado cadastros de clientes com dados irregulares,
repetidos, etc.
Caso algum cliente entre em contato com a Beauty Fair
informando que foi cadastrado indevidamente por algum
organizador, a Beauty Fair, como promotora do evento pode
acessar o cadastro e excluir o cliente do grupo.
o Dar suporte aos organizadores de caravanas conforme
solicitado, seguindo as regras definidas no Manual do
Organizador;
o Prestar atendimento ao organizador de caravana nos
dias de evento.

Nos dias de evento de acordo com o volume de visitação, o Expo Center

Norte, a Estapar ou o departamento de infraestrutura da Beauty Fair
pode vir a solicitar alteração de algum fluxo das caravanas. Pedimos a
compreensão dos organizadores.

BENEFÍCIOS DAS CARAVANAS

5
 • Credenciamento antecipado centralizado pelo organizador;
• Entrada e saídas exclusivas ao evento;
• Guarda volumes gratuito exclusivo para caravanistas e
organizadores (somente na área de caravanas);
• Banheiros químicos na área de desembarque;
• Desconto de 10% nos Congressos & Workshops da grade
educacional Beauty Fair (solicite seu cupom de desconto);
• Economia, praticidade e diversão, pois vir em grupo e sem se
preocupar é muito mais gostoso!

6
CARAVANAS PROJETO ESCOLA

A Beauty Fair acredita que os estudantes de beleza de hoje são os

futuros profissionais de amanhã, por isso abre suas portas para a
visitação deste público na 3ª feira, através do Projeto Escola,
proporcionando aos estudantes a oportunidade de conhecer o setor
onde irão ingressar e contribuindo assim com seu desenvolvimento.

As Caravanas para o Projeto Escola regem as mesmas Regras e

orientações das Caravanas com as seguintes diferenças:
• Público Alvo: estudantes de beleza;
• Data de visitação: somente 3ª feira;
• Credenciais: deverá ser impressa exclusivamente pelo
estudante no final do cadastro online.

SOBRE A BEAUTY FAIR

A Beauty Fair está entre as maiores feiras do segmento de beleza do

mundo. Em 75 mil metros quadrados de área expositiva, a feira traz
todos as novidades do mercado com lançamentos de produtos,
equipamentos, móveis, tratamentos e tendências; promove um grande
encontro entre profissionais do setor, além de mais de 100 eventos
educacionais em todas as áreas para a atualização profissional.

Os eventos educacionais, são Congressos & Workshops promovidos pela

Beauty Fair, que dão direito a certificado. As inscrições são pagas e
vagas limitadas. Temos eventos nas seguintes áreas:
• Estética e Cosmetologia
• Micropigmentação
• Depilação
• Podologia
• Extensão de Cílios

7
 • Maquiagem Profissional
• Manicure
• Gestão de Negócios de Beleza
• Hair

Estimule os profissionais da sua caravana a se atualizarem em nossos

congressos!
A Beauty Fair incentiva o organizador de caravana que divulgar e vender
os nossos Congressos & Workshops. Consulte a organização para saber
dos benefícios.

IMPORTANTE: Feira de negócios, não é permitida a entrada de

menores de 16 anos.

8
1) CADASTRO DO ORGANIZADOR

O cadastro deverá ser feito pelo site www.beautyfair.com.br, acessando

o menu ‘Beauty Fair’ e na sequência clicar em ‘Caravanas’. Acesse a área
exclusiva do organizador.
Organizadores já cadastrados em edições anteriores, deverão acessar a
área exclusiva para confirmar/atualizar seus dados.

DIGITE SEU CPF

CLIQUE

O sistema abrirá uma tela de cadastro. Preencha os dados solicitados.

9
Após realizar seu cadastro, é necessário criar uma senha de acesso. Para
organizadores já cadastrados, é possível alterar a senha de acesso nesta
tela.

CRIE SUA SENHA DE ACESSO

E CONFIRME A SENHA

CLIQUE

Atenção: Guarde bem a sua senha. Ela será necessária para você ter acesso
à área de caravanas do nosso site para: credenciar os participantes de sua
caravana, editar informações e imprimir credencial dos caravanista e
listagem dos participantes cadastrados.

A divulgação do nome, telefone e e-mail do organizador em nosso site

estará disponível somente após a liberação do cadastro e autorização de
divulgação. A atualização do Portal é realizada 1 vez por semana,
podendo mudar de periodicidade conforme necessidade identificada
pela Beauty Fair.

Organizador Novo: Após preenchimento dos dados de cadastro e

criação de senha, você deverá aguardar a organização do evento lhe
enviar um e-mail, liberando seu cadastro, para que você possa dar início
ao credenciamento on-line do seu grupo.

10
Após aprovação/liberação do seu cadastro, serão liberadas as
credenciais e o seu link estará pronto para você iniciar o cadastro de
seus caravanistas.

Lembrete:
• Você não precisa se cadastrar em seu grupo, pois seu cadastro já
está realizado como organizador e credencial está garantida;
• Não é necessário ter o grupo todo fechado para iniciar os
cadastros, você pode incluir a medida que eles confirmam, até
mesmo para não ficar todos o trabalho para a última hora;

11
2) CREDENCIAMENTO DOS CARAVANISTAS

IMPORTANTE:
-Cadastre os dados corretos de cada cliente (CPF, e-mail, endereço,
telefone etc.) conforme campos solicitados no sistema;
-As credenciais será liberada em arquivo PDF para a impressão do seu
grupo;
-Assim que você fizer o cadastro, o sistema enviará um e-mail para seu
cliente, informando que você o cadastrou no grupo. É uma segurança
para seu cliente, que saberá que você é um organizador cadastrado da
Beauty Fair. Neste e-mail ele receberá também o link da área dele, de
visitante, para comprar congresso, caso deseje.
-A Beauty Fair, como promotora do evento avalia os cadastros e pode
vir a lhe advertir quando identificar cadastros inválidos e/ou com dados
repetidos, podendo levar até mesmo a suspensão temporária do seu
credenciamento. Evite transtornos, realize os cadastros conforme as
regras do Manual.

Após liberação das suas credenciais, você já pode iniciar o cadastro dos
participantes do seu grupo.

Toda vez que você acessar a área de organizadores, o procedimento

será o seguinte:

DIGITE SEU CPF

CLIQUE

DIGITE SUA SENHA

12 CLIQUE
2.1) PRAZOS:

• 25 de Agosto : prazo para cadastro dos caravanistas (o arquivo

em PDF será disponibilizado ao organizador para impressão).

2.2) PASSO A PASSO DO CREDENCIAMENTO

Com a finalidade de agilizar seu trabalho, o cadastro dos participantes é

simples e rápido. Basta preencher os campos que seguem.

a)

Inclusão de credencial

13
 CLIQUE

14
b) Alteração de Credencial:
Você poderá alterar credenciais por erro de digitação. Por exemplo:

▪ Nome empresa e e-mail errado

CLIQUE

ALTERE OS
DADOS

CLIQUE

15
c) Exclusão de Credencial:
Quando necessário, você poderá também excluir a credencial de algum
caravanista, como mostra a figura abaixo.

EX.:CARAVANISTA
CANCELOU
PARTICIPAÇÃO

CLIQUE

O sistema irá mostrar uma mensagem de confirmação da exclusão.

16
Para apagar definitivamente a credencial, clique em .

Confirmada a exclusão, o sistema mostrará a mensagem:

Caso não queira excluir, clique em .

Cancelando a exclusão, o sistema voltará para a tela anterior.

d) Solicitação de Credenciais Adicionais:

Caso você já tenha utilizado todas as credenciais disponíveis e precise
de mais quantidade, você pode solicitar a liberação de mais credenciais
clicando no ícone

PREENCHA A
CLIQUE
QUANTIDADE
Máximo 50 unid.

O limite por solicitação de credenciais são 50 unidades.

17
Para imprimir a listagem, basta clicar no ícone OU clicar em cima

da tela com o botão DIREITO do mouse e selecionar a opção IMPRIMIR.

3) IDADE MÍNIMA

Por se tratar de um evento de negócios de grande proporção, não é

permitida a entrada de menores de 16 anos. Caso você traga menores
será de sua responsabilidade

18
4) LOGÍSTICA DAS CARAVANAS

4.1) CHEGADA NA FEIRA – Desembarque dos clientes

Ônibus/Vans – acesso exclusivo ao pavilhão (área caravanas) pela
Rua Galatéa – portão 2.
SAÍDA
PORTÃO 4

ENTRADA
PORTÃO 2

-Portão 2 – Rua Galatéa, desembarque dos caravanistas;

-Na chegada, o pessoal de nossa equipe irá abordar o ônibus, identificar
o organizador da caravana (informar o nome exatamente igual ao do
cadastro) e se comunicar com a secretaria de caravanas. O organizador
deverá se dirigir à secretaria de caravanas e retirar as credenciais de seu
grupo, que já estarão separadas;

19
-Após desembarque, o ônibus deixará a área de desembarque pelo
portão 4 – Rua Cel. Marques Ribeiro e seguirá para um dos bolsões de
estacionamento do Expo Center Norte. Veja valores*:

Tipo de veículo Valor por dia

Ônibus R$ 100,00
Van R$ 65,00
*Valores por tipo de veículo por dia estipulados pela administradora do
estacionamento.

-Devidamente credenciados, os profissionais entrarão na feira por uma

entrada exclusiva e receberão kit de lanche de boas-vindas;
-Seguindo normas do Expo Center Norte o ônibus estacionará num
bolsão exclusivo e utilizará as baias do pavilhão somente para
desembarque dos caravanistas.
-O valor diário do estacionamento é de responsabilidade do
Organizador. A taxa (R$ 100,00) é cobrada por veículo (ônibus e micro-
ônibus) e (R$ 65,00) para vans. Deve ser paga diretamente no acesso do
estacionamento.
-Os organizadores que não pagarem esta taxa não têm acesso à área de
desembarque dentro do pavilhão, tendo que desembarcar os
participantes na rua, estando sujeito à multa da CET.

20
4.2) SAÍDA DA FEIRA – Embarque dos clientes
Temos 2 opções para embarque dos caravanistas:

1- Opção + rápida: Utilizar a saída geral de visitantes da feira. Marcar

um ponto de encontro e quando o grupo estiver todo completo se
dirigir ao bolsão de estacionamento (A pé: 1 quadra) É importante
informar aos clientes o local correto onde o ônibus está localizado.
Desta forma você agiliza e facilita a saída do seu ônibus.

2 - Aguardar todo o grupo na área de caravanas (mesmo lugar onde

entraram) e aguardar o transfer da feira levar até o bolsão do
estacionamento
Segundo normas estipuladas pela CET, nenhum ônibus está autorizado a
fazer o embargue dos passageiros (na saída do evento) pelo portão 2
pois este procedimento trava o trânsito local.

21
5) GLOSSÁRIO – MENUS DO SISTEMA

Onde estão os dados cadastrais completos do

organizador.
Acesso à visualização e impressão da listagem
dos caravanistas cadastrados.
Após término das credenciais disponíveis,
clicar neste ícone para solicitar liberação de
mais credenciais à organização do evento.
Consulta ao Manual do Organizador de
Caravanas Beauty Fair.
Clique neste ícone para escrever suas dúvidas
referentes às caravanas.
Ao terminar seu acesso, clique para sair da
área exclusiva de Organizadores de
Caravanas.
Após digitar os dados do participante da
caravana (nome completo, CPF e selecionar a
atividade) clicar neste ícone para incluir a
credencial deste participante.
Alterações de credenciais, seja por erro de
nome, CPF ou troca de atividade.

Gravar a alteração de credencial.

Cancelar a alteração de credencial.

Apagar credencial.

22
6) MODELO DE FICHA DE CADASTRO

Desenvolvemos um modelo de ficha de cadastro padronizado (com os

dados exigidos em sistema) para facilitar sua captação de informações
dos clientes em suas visitas.

Caso necessite da versão para impressão favor solicitar pelo e-mail

caravanas@beautyfair.com.br

23
7) RESUMO DOS PROCEDIMENTOS

✓ Realizar cadastro como organizador ou Validar seu cadastro no

site www.beautyfair.com.br / Feira / Caravanas / Área
organizador
✓ Ler atentamente o Manual do organizador de caravanas Beauty
Fair.
✓ Aguardar liberação das credenciais e começar o credenciamento
on-line dos participantes.
✓ Realizar o credenciamento dos participantes

✓ Visitar, aproveitar e se atualizar na 17ª Beauty Fair – Feira

Internacional de Beleza Profissional

✓ Horário de funcionamento da feira:

03/09/2022 (sábado) – das 12h às 20h.
04,05 e 06/09/2022 (domingo à 3ª feira) - das 10h às 20h

✓ Valor estacionamento (por dia):

Ônibus/Microônibus: R$ 100,00/cada
Vans: R$ 65,00/cada

24