MÓDULO DE GESTÃO DE EPIs

MANUAL DE ORIENTAÇÃO
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SUMÁRIO
Apresentação 3
Conteúdo: o que faz 4
 Tempo estimado de durabilidade de EPIs 4
 Aquisição de EPIs 4
 Fornecimento de EPIs 5
 Ajuste de estoque de EPIs 5
 EPIs recomendados por setor e função 5
 Estoque e demanda de aquisição de EPIs 5
 Controle de entrega de EPIs 5
 Relatório de motivos de reposição de EPIs 5
 Controle mensal de uso de EPIs 5
 Status de fornecimento de EPIs (anexo ao PPRA) 6
 Gestão interna de fornecimento de EPIs 6
 Avaliação da adequação dos EPIs fornecidos 6
Como operar – atitudes da empresa 7
 Tempo estimado de durabilidade de EPIs 7
 Aquisição de EPIs 9
 Fornecimento de EPIs 10
 Ajuste de estoque de EPIs 12
 Considerações finais 13
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APRESENTAÇÃO

Ao encontro de nossa permanente busca por oferecer a todas as empresas usuárias do

nosso sistema ferramentas de trabalho que permitam pleno atendimento a todas as
demandas atuais e futuras em medicina e segurança do trabalho, estamos
disponibilizando um módulo completo de gestão de EPIs (Equipamentos de Proteção
Individual), que vai oferecer agilidade, segurança e eficiência para os usuários em relação
a este assunto. A ideia é de estarmos promovendo um grande avanço na gestão individual
da informação referente aos EPIs, tanto para o PPP quanto para o eSocial, além de
disponibilizarmos para as empresas usuárias do Sistema AGRAT ferramentas e relatórios
para gestão dos EPIs que irão facilitar de maneira impactante o dia a dia em relação ao
fornecimento, reposição, compra e controle de estoque dos mesmos.
Considerando que o eSocial, no evento 2240, bem como o próprio PPP ainda vigente,
requerem informações do indivíduo; que algumas empresas estão sendo autuadas pelo
fato do auditor encontrar em suas vistorias EPIs com CAs diferentes dos que constam nos
laudos; que a gestão dos EPIs necessita agora também a informação de códigos
específicos; que os EPIs podem ter diferentes CAs para o mesmo risco do mesmo grupo
homogêneo de exposição; a necessidade das funcionalidades se justificam.
O módulo de gestão de EPIs está disponível no painel do cliente.
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CONTEÚDO: O QUE FAZ

Tempo estimado de durabilidade de EPIs

Esta indicação é dependente da experiência e da decisão de cada empresa, considerando
durabilidade e eficiência. O tempo estimado pode variar de um cargo ou setor para outro,
por isto o cadastramento deve ser para todos os cargos/setores. Irá servir para controlar o
tempo e a necessidade de reposição de cada EPI.

Aquisição de EPIs
A empresa vai registrar toda e qualquer aquisição de EPIs, com a seleção de todos os EPIs
indicados nos laudos técnicos, indicando a data, a quantidade e o CA de cada EPI. O
código do laboratório, será inserido automaticamente pelo sistema. Caso a empresa
queira fazer o controle imediato do status de entrega de EPIs para os funcionários ativos,
teria que lançar a última entrega de cada funcionário (acrescentando o número no
estoque, para posteriormente dar baixa dos mesmos). O sistema permite a impressão dos
registros de aquisição, para controle do setor de compras.
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Fornecimento de EPIs
O módulo vai gerenciar todo e qualquer fornecimento de EPIs para o funcionário, fazendo
a seleção dos EPIs indicados nos laudos técnicos, o controle das entregas anteriores
(datas de entrega e prevista de reposição, quantidades, CA), controle de devolução e dos
motivos de reposição (para posteior gerenciamento) e respostas aos questionamentos
pertinentes ao PPP e ao evento 2240 do eSocial. Para cada fornecimento, vai ser gerado
um documento de registro da entrega e treinamento do funcionário, contendo o EPI, CA,
código, número e devolução de cada EPI.

Ajuste de estoque de EPIs

Permite que a empresa faça um “balanço” do estoque de EPIs e possa efetuar ajustes
(caso necessários). Para cada ajuste, ficará o devido registro.

EPIs recomendados por setor e função

Análise de todos os EPIs indicados nos laudos técnicos, com uma estimativa da demanda
e do tempo estimado de durabilidade.

Estoque e demanda de aquisição de EPIs

Controle do estoque da empresa e estimativa de compra de EPIs para um determinado
período, fazendo a análise da demanda, do estoque e do tempo previsto para a aquisição.
Para saber o estoque e a demanda de aquisição “geral” da empresa, deve ser informado
o nº de dias projetado para o cálculo da demanda de compra, verificando por setor, cargo
ou EPI, selecionado (separadamente) um dos itens desejados.

Controle de entrega de EPIs

Registro de entrega de equipamentos de proteção individual para cada funcionário.
Apresenta histórico de entregas com data e quantidade de cada EPI, além de um somatório
de cada EPI no período assinalado.

Relatório de motivos de reposição de EPIs

Discriminação dos motivos (em percentuais) de reposição dos EPIs, abordando itens
pertinentes para posterior gerenciamento da empresa [desgaste natural, baixa
durabilidade, defeito do EPI, uso indevido ou extravio], com análise geral da empresa e
possível seleção de setor, cargo ou funcionário.

Controle mensal de uso de EPIs

Gestão interna da empresa em relação ao uso efetivo dos EPIs indicados para cada
funcionário, durante cada período de trabalho.
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Status de fornecimento de EPIs (anexo ao PPRA)

Em anexo ao PPRA, será colocada uma relação nominal atualizada de todos os
funcionários ativos da empresa, com registro de nome, setor, cargo, EPIs indicados e o
status de cada um deles [em aberto, existente (CA, código)].

Gestão interna de fornecimento de EPIs

Relatório semelhante ao que irá em anexo ao PPRA, incluindo validade do CA, data de
fornecimento, data estimada de troca e sinalização para necessidade de troca. Serve para
inspeção e avaliação das condições dos EPIs, justificando as suas trocas ou não.

Avaliação da adequação dos EPIs fornecidos

Verificação se estão sendo utilizados EPIs adequados para os riscos ambientais previstos
no PPRA. Contém, além de informações já vistas anteriormente, a indicação de uso
conforme o risco previsto no laudo, bem como para que são aprovados os EPIs fornecidos,
conforme disposto o Ministério da Economia.
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COMO OPERAR – ATITUDES DA EMPRESA

Tempo estimado de durabilidade de EPIs
Através do primeiro menu do módulo – tempo estimado de durabilidade de EPIs – o usuário
deve lançar o tempo previsto de durabilidade (para reposição) de cada EPI recomendado
para as funções existentes na empresa.

Ao entrar no menu, a primeira ação deve ser clicar na célula “novo registro”, após selecionar
a função, irão aparecer os EPIs recomendados nos laudos técnicos da empresa, bem como
uma sugestão pré-determinada de duração desses EPIs. O usuário deve estimar o tempo
de duração dos EPIs de cada função e gravar individualmente. Resumindo, clicar na célula
“novo registro”, selecionar a função, verificar os prazos pré-determinados e gravar, após,
repetir os mesmos passos com a próxima função.
Dentro do “novo registro” há um item denominado “EPIs recomendados”, nele será possível
estimar o tempo de duração de um EPI que não está recomendado nos laudos técnicos da
empresa. Para utilizá-lo, o usuário deve selecionar a função e o EPI da lista e clicar na
célula “Adicionar EPI”, após isso é só seguir os mesmos passos citados acima.
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Vale ressaltar que este passo será executado apenas uma vez para cada função, haja vista
que o módulo cria um histórico de lançamento ao passo que os prazos forem sendo
lançados, o mesmo aparecerá na tela inicial do menu e nele será possível editar as
informações que foram lançadas, como editar tempo estimado de durabilidade, adicionar
EPIs pras funções ou até mesmo excluir EPIs recomendados.
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Aquisição de EPIs
Após estimar a durabilidade dos EPIs, o usuário deverá registrar os EPIs existentes em
estoque e/ou adquiridos. Para isso, irá acessar o menu aquisição de EPIs e clicar na célula
de “novo registro”.

Uma vez dentro da célula, o usuário deverá selecionar o EPI que foi adquirido, buscar o
CA no banco de dados, registrar a data de entrada e quantidade. Caso deseje lançar a
aquisição de um EPI que não está recomendado nos laudos técnicos da empresa, deve
desmarcar a caixa “Somente EPIs recomendados” e selecionar um dos EPIs que estão no
nosso banco de dados. Se o usuário quiser controlar um equipamento que não é
considerado um EPI ou caso não posua CA, há a possibilidade de marcar a caixa “Sem
CA” e lançar apenas a data de entrada e quantidade dos mesmos.

Uma vez lançada a aquisição dos EPIs, da mesma forma que o menu de durabilidade, o
módulo irá criar um histórico dos lançamentos realizados, nele também haverá a
possibilidade de edição das informações. Nesse menu há a possiblidade de impressão de
um relatório de compra, este pode ser gerado de uma maneira geral da empresa, bastando
clicar em “imprimir”, como também há a possibilidade de seleção de um determinado
período e/ou EPI.
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Fornecimento de EPIs
Depois de estimar a durabilidade e adquirir os EPIs é hora de fornecê-los aos
colaboradores, mais uma vez o colaborador deve acessar a célula de “novo registro”.

O primeiro campo – “data de saída” – serve para indicar em que data foi fornecido o EPI
ao colaborador, por padrão, puxará a data do dia do lançamento, contudo, essa data pode
ser editada caso o registro ocorra em um dia diferente do fornecimento.
O primeiro passo nesse menu será a seleção do nome do funcionário, após selecioná-lo,
irá aparecer “Fornecer EPIs recomendados”, este onde o usuário deverá fornecer algum
dos EPIs cadastrados no estoque na etapa anterior “aquisição de EPIs”.
Ao lado do nome do EPI há uma caixa – “realizar entrega” - que aparecerá desmarcada,
devendo ser marcada apenas nos EPIs que forem entregues naquela data ao colaborador.
Por exemplo, o usuário quer apenas fornecer um par de luvas ao colaborador e não a bota,
pois a mesma está em condições adequadas de uso. Nesse caso, o usuário deve marcar
apenas a caixa “realizar entrega” da luva.
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Ao clicar em “realizar entrega”, abrirão as opções para fornecimento do EPI escolhido, lá

deve ser selecionado qual EPI do estoque que o usuário deseja entregar ao colaborador,
bem como a quantidade do mesmo. No campo “Prev. Duração”, será possível editar a
previsão da duração do EPI determinada no primeiro menu “tempo estimado de
durabilidade de EPIs” e também para caso o mesmo EPI tenha uma duração diferente
para cada colaborador. Caso a entrega que está sendo registrada seja uma reposição,
deve ser marcado a caixa “Reposição de EPI?”, ao marcá-la será possível indicar se o
colaborador está devolvendo o EPI ou não, bem como marcar o motivo da reposição para
que posteriormente seja gerado um relatório dos motivos de reposição de EPIs.
Caso o usuário deseje fornecer EPIs que não estão indicados dos laudos, ele pode
selecioná-los no último item e seguir todos os passos citados anteriormente.
Depois de lançar todas informações de entrega e clicar em gravar, abrirá um campo para
que seja impressa a ficha de recebimento e treinamento do EPI, nela constam as
informações pertinentes da empresa, dos funcionários e dos EPIs, bem como o treinamento
sobre uso adequado, higienização, guarda e conservação, este consiste em orientações
gerais e personalizadas para cada EPI fornecido. A empresa deve coletar a assinatura do
funcionário para validar que o mesmo recebeu as orientações de treinamento, bem como
está ciente das disposições legais de uso do EPI.
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Ajuste de estoque de EPIs

Caso a empresa faça uma conferência de estoque e existam mais EPIs que os lançados
na aquisição, através desse menu será possível adicionar EPIs ao estoque.

O campo “motivo” é obrigatório e nele, como o prórprio já diz, será necessário expor o
porquê do reajuste. O campo “usuário” pode ser ignorado. Antes de gravar, caso queira
ajustar o estoque naquele momento, o usuário deve marcar a caixa “ajustar estoque” e
gravar.
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CONSIDERAÇÕES FINAIS

O módulo de gestão de EPIs é um grande avanço na gestão ocupacional da empresa, esta

por sua vez, deve estar engajada a utilizá-lo e colocá-lo em prática. É uma ferramenta
completa e de fácil utilização, que além de atender todas as disposições previstas nas
normas vigentes, está totalmente interligada com áreas de suma importância nos laudos
técnicos da empresa. Não bastando isso tudo, ainda permite uma gestão dos setores de
compra e financeiro da empresa através de seus filtros e relatórios que são gerados
automaticamente.